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篇1
應建立健全保障性住房的保障對象家庭的誠信檔案體系，通過電視、網站、報紙、舉報電話等手段，將保障性住房申請家庭的收入、住房信息等審查情況定期進行公示，以此加強社會監督力度，體現保障性住房分配的公開透明性。對于保障性住房資格審查，可以安排保障性住房申請者所居住小區的社區工作人員先對申請者的基本情況進行核實，構建居委會、房管局、區縣到市的四個層級的聯合審核體系。各地住房管理部門，應該把城區內所有現有房屋的產權進行登記，將其納入個人住房信息系統，并在全省范圍內將資源信息共享。通過建立個人住房信息系統，從源頭上杜絕沒有保障性住房保障資格的群體通過不合理的手段獲得保障性住房的情況出現。
2 建立主動退出保障房的檔案管理系統
個人及家庭的收入會隨著工作、經濟環境等方面的變化而有所改善，保障性住房的建設面積大小、相關配套設施等要既要滿足低收入住房家庭困難家庭的住房需求，又不足以對較高收入群體產生吸引力，從而減少投機性行為的產生。一方面，當保障對象的收入條件改善或者住房面積改變時，我們應該鼓勵其主動退出保障性住房的保障對象行列；另一方面，當發現違反保障性住房法律法規行為發生時，可以增加對相關行為的處罰力度。現行的相關法律性文件中，對于違反保障性住房相關規定的處罰較輕，多實行勸退、補交租金等方式，今后可以將罰金提高至租金的數倍、提高罰款金額，延長不能再次取得獲保資格的年限，甚至規定違反規定者終生不得再申請保障性住房，還可以增加法律處罰的種類等方式。
為公眾提供住房保障是我國社會保障的重要內容，但是為保障對象提供良好的居住環境，不斷完善保障性住房居住小區的醫療衛生、文化教育、交通出行、物業管理等方面的工作， 也是政府應盡的責任和義務。首先是加強物業管理，由于居住社會保障性住房的群體均是城市中低收入人員、收入較低，為社會保障性住房小區提供物業管理尤為重要，政府可以直接提供物業管理服務，或由社會物業管理公司運作并由政府對其提供補貼的方式來加強物業管理。其次是完善配套服務，政府應該為保障性住房的入住居民提供公共交通、醫療衛生、教育文化、體育鍛煉設施等配套服務，為入居人員提供良好的生活環境。
3 設立專門的住房保障檔案管理機構
住房問題是一個涉及面廣、專業性強的問題，必須設立專門的管理機構來進行統一的管理，西方發達國家均設有專門的部門和機構來負責住房保障的相應工作，如美國的住房與城市發展部、日本建設省住宅局等。從國家層面來講，相關機構的設置較薄弱，而且相關的保障性住房的建設及后續管理都歸入國家建設部門，從長遠來看，應該將住房市場中住房保障職能歸入國家社會保障部門；就地方而言，有必要建立一個專門機構來對保障性住房進行統一管理，應該將保障性政策制定與執行的職能分開。例如政策制定機構，可以推行地方政府設立“住房保障辦公室”，住房和房地產管理機構聯合辦公，而執行機構在可以在原有的廉租房管理中心和經濟適用住房管理中心的基礎上增設保障中心，負責對保障對象的登記和審查等相關工作。此外，還可以將保障性住房的開工率、竣工率、入住率均列入對地方政府進行考核評價的指標中，提高地方政府對保障性住房建設的建設力度。
4 提高檔案管理的對策建議
4.1 強化保障房檔案管理的思想意識
當前檔案管理水平較低、效率不高的現象在很大程度上歸結于對檔案管理科學化的思想意識不夠，沒有意識到新形勢對檔案管理工作的更高層次的要求，因而導致不少領域和單位仍然沿襲傳統的檔案管理模式，保持傳統的檔案管理服務意識，使得檔案管理工作嚴重滯后于經濟社會的發展需要。所以，在思想意識方面需要要加強認識，第一，檔案管理工作必須服務于社會主義精神文明建設，用真實、高效的方法收集、儲存經濟社會的數據和信息；第二，檔案管理的社會功能已逐漸轉向服務型功能，這就要求檔案管理人員必須加強服務意識，并以服務意識指導工作；第三，檔案管理工作有內在的科學化要求，進而需要檔案管理工作人員加強自我學習和自身業務素質的提高，以加快檔案管理科學化水平的提升速度。
4.2 進一步規范的檔案管理規章
保障房檔案管理規章是對檔案管理工作的原則性要求，包括制度安排、體系構建、人員配備、操作規范等各方面。當前大多的檔案管理規章要么太過隨意性而無章可循，要么太過原則性而有章難循。一個完善、科學的檔案管理規章，既要從法律法規的角度進行制度建設，確立檔案管理規章執行的強制力，又要結合各個領域和單位的個體差異，進行具體問題具體分析，避免管理規章的同質而缺乏效力，進而提高檔案管理規章的可操作性。另外，在現代管理制度中，任何一個工作崗位都需要規定明確的崗位職責和績效考核。檔案管理工作也一樣，針對不同的領域和單位，需要設計一套自上而下的崗位職責明細，并落實責任到具體崗位和個人。同時，根據崗位職責制定相應的績效考核管理辦法，做到獎懲分明，隨時發展問題隨時解決問題。
4.3 強化對檔案管理的人才培養
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一、路政檔案歸檔管理工作中存在的問題
（一）檔案管理人員素質有待提高。路政檔案具有專業性強、獨立性強、保存性強、規范性強的特點，是一項系統性很強的工作，從事路政檔案管理人員必須具有較強的責任心和事業心，不僅要熟悉路政業務還要集文字、管理等綜合能力于一體，除了要熟悉各種檔案、臺賬、工作報表之外，還要做好各種文字材料的撰寫工作，協調路政與各方面的關系等等。日常工作中，由于認識的差距和管理工作的漏洞，導致路政內外業工作關系銜接不到位，很多外業數據不能及時反饋到檔案管理人員手中，漏報、誤報現象時有發生，該收集的第一手資料得不到收集，導致各種數據失真，影響領導的正確決策，造成不必要的損失，制約了路政管理工作的全面發展。
（二）路政檔案歸檔管理不規范。路政檔案管理中存在歸檔不健全、收集不完整、整理不規范、管理不集中等問題。具體表現在：一是．有關處罰案件、許可審批不能及時錄入路政業務系統，使紙質文檔和電子檔案存在一定的沖突，紙質文檔和電子檔案在某些案卷上不能完全匹對，信息傳遞不暢，工作效率低下：二是，電子檔案中樁號有參差。由于公路的改擴建，安保工程的實施，及地方上的城鎮建設，公路縣別名稱不斷變化，電子檔案的樁號沒有及時更新和補全。造成前幾年的臺賬與現今的臺賬不一致。檔案出現前后不統一；三是，有些路政管理部門不嚴格按照檔案管理制度執行，有檔案專柜，無檔案室和防盜設施，缺乏防蟲、防潮、防鼠設施，缺乏必要的保密措施，存在未經路政檔案管理員同意就隨意翻動的現象。
二、加強路政檔案管理的幾點建議
路政檔案管理是路政工作的主要內容之一，要以《中華人民共和國檔案法》和相關法律、法規為依據，切實做好檔案管理工作。
（一）建立健全檔案管理運作機制。搞好路政檔案的管理，單位和部門領導要充分認識路政檔案的作用，要從思想上、組織上保障檔案管理人員的地位和作用，而且要正確協調好內外的關系，使內外人員團結合作，促進路政管理工作的全面發展。單位和路政部門應加強對檔案管理工作的領導和檢查，發現問題及時整改，及時查漏補缺，并將檔案管理工作納入工作日程，真正做到認識到位、組織到位、措施到位，將路政檔案工作作為行政管理的一項重要內容納入年度目標與路政工作同部署、同組織、同考核，使之更加規范化、標準化。
篇3
城鄉居民社會養老保險檔案管理的范圍較為廣，與社會養老保險業務相關的資料、數據和文件等都屬于城鄉居民的社會養老保險檔案管理的范疇。
（二）管理信息化要求較高
隨著計算機技術和網絡技術的廣泛應用，在城鄉居民社會養老保險檔案管理工作中信息化的程度也不斷提升，城市居民社會養老保險檔案信息化建設速度不斷加快，檔案管理工作更加高效化、科學化和規范化。
（三）存儲和保存的期限較長
城鄉居民的社會養老保險業務是一個持續的過程，所以社會養老保險檔案存儲和保存的時間較長，只要參保居民存在，那么養老保險的業務的辦量也不就停止，即養老保險檔案的管理工作中就需要對參保人進行信息的采集和存儲，所以檔案管理工作是一個時間跨度較大而且需要很長保存期限的一個過程。
（四）安全系數要求很高
城市居民社會養老保險業務處理中，其內容不僅較為繁雜，記錄的信息較多，而且這些信息與居民的切身利益息息相關，而且當前城鄉居民社會養老保險檔案的形式也較為多樣，不僅有紙質檔案，還存在電子版檔案，這些檔案具有唯一性和不可替代性及較強的隱私性，所以在對城鄉居民的社會養老保險檔案進行管理需要較強的安全性要求，需要妥善保管，嚴禁檔案信息外漏及被篡改等情況發生。
二、優化城鄉居民社會養老保險檔案管理的策略
（一）提高檔案管理意識，強化檔案基礎管理
就目前來說，雖然我國對社會保險的管理水平有了很大的提高，但是人們對社會保險的認識還不到位，在從業人員中，消極怠工現象時存在，對檔案管理的意識還沒有提升到與社會保險發展所適應的程度?，F在的從業人員，對檔案管理工作不認真.認為檔案管理不重要，這些思想對其工作質量有著巨大的阻礙作用，導致檔案管理工作雜亂無章，沒有發揮檔案在社會養老保險中應有的作用.嚴重損害了老百姓的利益。為此，必須提高從業人員的思想意識，提高對檔案管理工作的認識，強化思想教育，止其重視檔案管理工作。
（二）對檔案科學分類，進行有序整理
對于城鄉居民的社會保險工作來說，工作難度較大，內容較多。優化檔案管理工作就必須分門別類，把養老保險的檔案進行有差異的歸檔.并有序地整理和管理。對于檔案的分類，必須有一定的科學依據和分類標準，做到繁而不亂，井然有序。一般來說，對于政策性文件檔案的管理.一般都是按照文件的出處、類型、文號及時間來分類歸檔：對于經辦機構在養老保險的記錄管理中，可以按照部門、時間等要素進行分類;對于城鄉居民個人來說，比如保險手冊、賬戶等情況就行分類;對這些檔案的整理必須有序進行，不可雜亂無章。對于檔案的有序整理，需要做到編號使用的科學性和規范性，把握保險業務發展的規律，另外還要做好動態管理，做好常態下的工作。
（三）完善檔案管理制度建設，提高從業人員素質
對于檔案管理來說，需要一定的制度支撐，對于城鄉居民社會養老保險檔案管理也是如此，需要規范檔案管理的流程，明確從業人員的職責，對養老保險的檔案建立、查閱、維護、保存等都要實現制度化的管理規范。對于紙質的檔案要排列有序，做好保存和維護工作，對于極為重要的檔案資料還要備份，對于電子版的檔案要注意網絡安全。對于從業人員，要求掌握基本的檔案備份、記錄、查閱、保存等知識，要維護好檔案資料，確保檔案管理的安全性。檔案從業人員要提高自身工作的積極性和主動性，認真履行職責，做好本職工作。
（四）加快推動檔案管理信息化的實現
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1 城管檔案的重要性
城管檔案是對過去城市管理工作和歷史情況的記錄，完整翔實的城管檔案可以為機關工作提供備查依據，對城管檔案進行調研，則可以深入挖掘城市管理工作內在的規律，為城市管理工作的發展提供最基礎的參考資料。隨著我國城市化進程的不斷加快，城市人口、規模不斷增擴，城市管理工作的難度也不斷增加，問題不斷增多。城管檔案在此種發展形勢下，其重要性越發突顯，成為我國解決城市矛盾問題、提升城市管理水平、指引城市發展方向的最重要的數據信息來源與依據。
2 城管檔案歸檔整理工作中存在的問題
目前，我國城管檔案收集、歸檔整理工作主要是由城管局來負責進行。城管局是城市管理中負責綜合行政執法的部門，是由原事業單位“城管辦”、“聯合執法大隊”演變而來。工作內容繁雜、檔案管理意識不強等諸多因素使得城管檔案工作一直是城管工作中一項次要性的工作。對城管檔案管理工作重要性的認識不足使得城管檔案工作在相當長的一段時間內處于被動的局面，在檔案收集、歸檔整理、保管、編研利用等方面存在不足之處，尤其是在城管檔案的歸檔整理方面。
歸檔整理是檔案管理工作的重要環節，也是檔案管理工作的基礎與起點。檔案歸檔整理工作，就是按照一定的原則和方法，將處于零散和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列與編目，組成有序體系的過程[2]。目前，在城管檔案歸檔整理過程中，存在著諸多問題，包括了檔案的裝訂、分類以及排列等方面，其中，檔案分類是問題較為突出的環節。
在檔案分類上，沒有根據工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，而既使用“機構”又使用“問題” 標準來進行分類是較為常見的問題，這種分類標準的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發文分類法、文號分類法等方法的現象多有存在，這些分類方法不是全國統一的分類標準，在反映歸檔文件間的歷史聯系、形成規律以及文件內容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。
對于歸檔文件的排列問題，《歸檔文件整理規則》中有著明確的規定：歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間排列。但在實際的工作中，按文號排列、按問題排列或是全部文件都按時間順序排列的現象十分普遍，給歸檔文件的存取以及整理造成困難。
3 歸檔整理問題的成因分析
任何問題的存在都有其產生的深層原因，城管檔案的歸檔整理問題也不例外，只有對問題的成因進行深入分析，才能有效的解決問題。就城管檔案管理中的歸檔整理問題而言，其成因主要是檔案工作人員的專業水平與素質因素，當然，更深層的原因也與管理者對檔案工作的重視程度有關。
檔案管理是一項專業性較強的工作，而檔案整理環節，尤其是檔案的分類，是最能體現其專業性的地方。目前，城管系統內的檔案管理工作大多是粗放型的管理狀態，遠未達到專業化管理的水平。檔案工作人員大多是兼職，設有專職檔案員的部門較少，而即便在設有專職檔案員的部門，具備檔案專業高等教育水平的人才也是少之又少。檔案專業人才的缺乏，導致了城管檔案管理工作一直滯后于城管部門的整體發展。長時間停留在表面意義上的管理，未能達到專業化的管理水平，對城管檔案管理工作向更高層次發展造成了重要影響。
城管檔案管理專業人員的缺乏，也使得城管檔案管理各項制度的建立與完善缺少了專業指導。如專業人員的缺乏使得檔案分類方案的制訂無法從單位實際出發來有效規范檔案的歸檔整理工作，導致了分類方法不具體、檔案保管期限設置不合理等問題的發生。
4 提高城管檔案歸檔整理工作成效的方法
4.1 加強檔案管理專職專業人員的設置與引進
專職與專業人員的設置與引進既是兩個方面的事情，同時也是合二為一的。目前，多數城管部門的檔案員是兼職，但隨著城管檔案管理事務的增多，兼職檔案員已經無法勝任與滿足城管部門檔案管理工作的需求，只有設立專職的檔案管理工作人員，才能更好的完成檔案管理工作的要求，同時，專職的崗位設立也體現了對檔案管理工作的重視程度，也是吸引檔案管理專業人才的基本條件。而對于專業檔案管理人才的引進，要從多渠道、多方面來進行，要從城管部門人力資源戰略層面出發來進行。單位應投入更多的資金支持，應提供更多的人才吸引條件，加強人才培訓與平臺的提升建設，為人才的發展提供上升的空間，只有如此，才能吸引到高素質、高水平的檔案管理專業人才投身到城管事業，才能為城管檔案管理的長遠發展打下堅實的人力資源基礎。
4.2 加強現有檔案管理人員的專業技能培訓
加強對現有檔案管理人員專業技能的培訓無疑是快速提升檔案歸檔整理工作成效的有效方法。檔案管理人員應對《文書檔案管理歸檔文件整理規則》進行學習領會，對實施細則要加強理解。培訓內容應以日常工作的常用技能與常見問題進行重點加強，要少理論性多實用性，注重實效。培訓應定期舉行，可以派員進行外部培訓，也可以在單位內部組織，聘請省市檔案館的專業人士進行指導講座。
4.3 制定科學合理的檔案分類方案
檔案分類是檔案歸檔整理最重要的也是核心的內容，因此，制訂科學合理的檔案分類方案對于檔案歸檔整理工作來說是至關重要的。檔案分類方案要根據國家檔案局2006年公布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要求以及《文書檔案管理歸檔文件整理規則》來制定。檔案分類方案要使用正確的分類方法，要正確界定城管局文件材料的歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使保存的檔案反映本局職能活動情況，維護其歷史面貌。
科學合理的檔案分類方案，需要專業的檔案管理人員來完成，而且還要熟悉掌握本單位的工作職能、主要工作內容。鑒于城管局檔案管理的專業水平，可以在檔案分類方案的制定時請上級檔案管理部門進行協助指導，方案一旦確定，文件的歸檔整理便可以按照整理規則順理成章的進行。
5 結束語
檔案整理工作的基本任務是建立檔案實體的管理秩序，使檔案實體有序化、條理化，其意義與價值在于為整個管理工作提供一個嚴格有序的工作基礎。城管檔案歸檔整理工作中存在的問題，除缺乏專業的檔案管理人員外，對于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素。因此，加強檔案管理工作重要性的宣傳，強化檔案管理意識，也是提高城管檔案管理工作成效的重要內容。
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1.3 檔案信息化建設上“松”。很多單位對檔案信息化建設的緊迫性、重要性認識不足，不能夠把檔案信息化建設列入電子政務建設規劃，與之同步實施，同步發展。應配備的計算機、刻錄機、掃描儀、檔案管理軟件未能配備，文檔一體化管理難以實行。
1.4 檔案提供利用上弱。檔案檢索工具編制不全，編研材料單薄，提供利用效果不明顯。
2 機關檔案工作存在問題的原因
2.1 領導認識不到位。由于機關領導認識不到檔案工作的重要性，在工作中不重視檔案工作。檔案管理制度不健全，責任不明確，工作被動。
2.2 對檔案工作人員管理不到位。第一，機關檔案員不能保持相對穩定，調動過于頻繁。第二，機關檔案工作人員少，不適應檔案工作的需要。如濮陽市法院有訴訟檔案、文書檔案四萬多卷，工作量大，檔案員疲于應付。第三，檔案員業務素質不高。有的檔案員不是學檔案專業的，有的是從其他崗位上調動過來的，對檔案工作知之不多。第四，檔案員待遇低，其積極主動性很難發揮，機關檔案工作也很難有起色。
2.3 經費投入不到位。機關檔案工作需要適量的資金投入，但很多單位沒有投入開展檔案工作必需的資金，該配備的空調機、去濕機、滅火器和計算機等沒有配備或配備不全，機關檔案庫房達不到“十防”措施的要求，影響了檔案信息化建設工作開展。
3 機關檔案工作規范化管理認證對策
3.1 抓領導，不斷提高思想認識。①凡是召開檔案工作會議，就請分管領導、主管負責人參加，增強其重視支持檔案工作的責任感；②檔案行政管理部門可以收集編輯檔案利用實例匯編，發給機關領導學習，加深他們對機關檔案工作的認識和理解；③檔案部門的干部在對機關單位檢查工作、業務指導時，利用正反實例宣傳機關檔案工作的重要性和必要性。
3.2 抓隊伍，加強對機關檔案干部的管理。首先，要保持機關檔案干部的相對穩定。實行機關檔案干部備案制度，各機關檔案干部交流調動前，要向當地檔案行政管理部門備案，征得同意后，原檔案干部方可調動。其次，提高機關檔案室的規格。如能把機關檔案室編制為機關內部科室，提高其規格，既能保持機關檔案干部的相對穩定，發揮檔案干部的積極主動性，又能提高機關工作效率。最后，提高機關檔案干部業務素質。理論與實踐相結合，“走出去，請進來”，集中與分散，有計劃有步驟地對各級機關檔案干部分期分批進行輪訓，使其提高業務素質，推進機關檔案工作開展。
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1.1 我國各級民政部門工作人員缺乏對民政檔案的管理的重視程度
造成這種情況出現的主要原因是由于各級民政部門對民政官案管理工作的重視程度不夠，使得民政檔案管理工作一種沒有得到重視。雖然上級單位與基層單位對民政檔案管理的認識得到了同意，同時也對提升了對民政檔案管理工作的重視程度，同時也在民政檔案管理方面增加的投入。但是雖然民政檔案管理工作在整體上朝著正規化的方向發展，但是在個別基層單位中仍然存在著一些檔案管理人員對民政檔案管理的重要程度重視程度不夠的情況出現，缺乏工作所必須的檔案管理相關知識以及法律知識，在檔案管理的過程中依舊使用傳統的方式，重視業務、輕視工作。并且存在著極為個別的領導缺乏正確的思想認識，這直接導致了檔案管理人員在民政檔案管理的過程中只出工不出力。
1.2 在檔案管理過程中對檔案資料的收集不全
在民政檔案管理過程中的資料收集過程中，是由多科室協同進行的。但是由于在民政管理過程中，不同科室之間的工作步調并不一致，這就造成了民政管理部門在進行檔案材料收集管理的過程中信息收集不全面，甚至一些人員為了今后工作的方便，對某些有重要參考價值的材料留在手中，不上交，這就造成了一些民政檔案的缺失，嚴重的影響了民政檔案的完整性，同時也在一定看程度上影響了對檔案的發掘與利用，同時也對日常的服務工作造成了極大的影響。
1.3 民政檔案的利用效率較低
基層民政檔案管理有其自身的特點，例如：民政檔案管理涉及到的種類多也比較復雜、同時管理的數量非常大。但是由于在檔案收集過程中的問題，造成檔案收集不全，使得在進行優待撫恤、復轉軍人接受、安置等工作時有很大的工作阻礙，嚴重的影響了了民政部門的工作效率。
2民政檔案管理的對策
2.1 增加相關法律法規的宣傳力度，加強檔案管理工作人員的意識
對于民政部門的領導來講，必須要加強對檔案管理工作的重視程度，與此同時也要求相應的檔案管理人員需要重視對檔案管理系統使用的學習，加強對檔案管理目的、要求的認識程度，加強對民政檔案管理的認識。并要動員和組織民政部門的全體工作人員參與到檔案管理的工作中來，同時要加強對工作中的一些文件的收集與管理工作。對于那些不能即時收集的資料要進行記錄，以便于日后對其進行填補。
2.2 需要加強基層民政檔案工作的管理
2.2.1 領導需要加強對民政檔案管理工作的重視程度，同時加大投入的力度
基層民政部門的領導需要根據民政檔案管理工作中的實際情況，加大對民政檔案管理工作的投入，例如，為方便民政檔案管理工作的開展可以按照相關的工作要求，購買具有明顯分類功能的檔案盒、對專用的檔案計算機以及檔案管理工具進行更新。
2.2.2 加大宣傳力度，強化收集意識
對全體民政干部進行培訓，使民政干部了解檔案管理的相關規定和目的，不斷提高民政干部參與檔案管理工作的主動性、積極性和自覺性，認真督促各股室、局屬各單位主動整理檔案資料。同時加強對日常資料的收集、保管，對不能立即收集的，要做好登記，便于以后的整理歸檔，確保檔案的完整性和實用性，為領導查閱和決策做好服務工作。
2.2.3 是及時整理檢查，提高管理效率
對全面地收集干部人事檔案資料及時進行整理歸檔、登記等，充實完善干部人事檔案，同時采取定期和不定期自檢，做好有關材料的查漏補缺工作。加強日常規范檔案查閱、復印以及借閱程序。對于需要歸檔的人動、工資調整等材料，及時通知相關人和局屬單位負責檔案管理工作人員，并按干部管理權限及時收集存檔，確保現存檔案不丟失，無紕漏。
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教務教學、學生學籍、文書和招生檔案以及函授站（點）和教學站（點）的檔案管理是成人教育檔案主要組成部分。期間包括了錄取成人學生、引導學生入學、學生在讀情況和學生畢業等一切校內活動，到學生網上信息收集、上報畢業生名單、頒發學生畢業證書、學生離校等，這些都離不開教育檔案的管理，檔案管理工作也是展示高校工作水平的一個重要窗口，且成人教育檔案亦擁有屬于其自身的特性。（一）涉及范圍廣泛且社會性較強。與普通教育相比，成人教育的社會基礎十分之廣泛，除了普通教育院校的青少年學之外，其余所有在職從業人員或社會青年幾乎都是其招生對象，所招收的學子不僅數量龐大，并且涉及社會各階層。正是成人教育的這一原因導致了成人教育檔案的復雜性和社會性，也正因為如此，成人教育檔案具有極強的社會性。高專成人教育的學生主體大都是社會青年和在崗人員，因招生范圍廣，形式多樣，而且相對于普高生來說配備的人手也少，管理的難度加大，學校往往只重視普通教育學生的檔案工作，認為成人教育學生檔案管理工作是多此一舉，對于成人教育學生檔案工作的重要性沒有認識到位，因此在檔案管理機構中沒有配備專職人員，沒有對成人教育檔案工作進行必要的檢查監督和創新，只是被動地采用傳統的管理模式，致使成人教育學生檔案管理工作缺乏一套完善的檔案管理制度。（二）成人教育檔案工作服務環節部分功能缺失或不完善。由于成人教育檔案種類繁多、涉及面比較廣泛，相對于普通教育檔案而言條理性要弱一些，同時有的學校對于成人教育檔案的管理工作相對于普通教育檔案管理工作在規范性、科學性上給予的關注度不高，更有甚者對于成人教育檔案幾乎根本不會予以針對性的分類或集中管理，而是將檔案直接保存在成人教育主管部門或其他相關部門處，這進一步給成人學校檔案管理工作在無形之中加大了壓力同時也埋下了隱患。成人檔案管理的混亂無疑為相關社會人士查閱或者借閱成人檔案信息增添阻礙，使得成人教育檔案服務環節有部分的缺失，無法保證良好的用戶體驗，拉低高校檔案管理工作的整體水平。（三）高校成人教育檔案的使用率不高，社會價值偏低。檔案管理的最終目的是為相關人士以及部門提供開發利用成人教育檔案資料的機會，但因材料采集缺乏全面性、所使用的管理措施不夠科學合理以及檔案管理工作人員的專業綜合能力和服務意識普遍較低等系列因素，導致該類檔案信息的利用率越來越低，得不到充分的利用，僅僅停留在被動服務的狀態之中，最終致使這些檔案的作用無法得以最大化的發揮，成為“死檔”，這也意味著成人教育檔案管理的社會價值不復存在，前期簡單的收集、管理工作都成了無用功，白白浪費了人力、物力、財力資源，對于高校而言這無疑是得不償失的。
三、優化成人教育檔案管理的對策
在優化高校成人教育檔案管理工作中，各級領導和管理人員應當端正態度，將成人教育管理工作作為各項工作的重中之重，積極樹立并提高信息化檔案管理的意識。除此之外，為進一步優化成人教育檔案管理工作，以信息化促進檔案管理工作的良好發展，更好地為社會服務，更好的社會各界人士服務，提高整個學校的管理工作水平，還應做到以下幾點：（一）一手積極做好成人教育檔案的采集與分類工作。優化檔案管理工作的第一步就是做好高校成人教育檔案的采集建檔。為進一步提高成人教育檔案信息的利用率和時效性，將該項工作落實很有必要，并且也只有這樣才可確保后期的管理工作能夠得到理想的效果。實際上，并不是說該類檔案的相關資料收集得越多就越好，就越能提供更全面細致的服務，但這也是一個不可或缺的條件，采集信息之后的分類整理工作也不容小覷。做好這一點，優化成人教育檔案管理工作就有了一個堅實的基礎和后盾。（二）強化成人教育檔案管理力量，完善成人教育檔案檔案管理模式。從綜合的角度來看，院校的教學科研與成人教育檔案之間有著千絲萬縷的聯系，因此應從實際出發，建立特色的院校檔案管理機制，建立有助于成人教育檔案管理工作的順利開展。為快速實現這一目標，應將各相關崗位的管理工作進一步細致化和明確化，做好組織內分工協作的工作。同時提高管理人員的素質，并且健全檔案管理制度，建立符合成人教育工作實際的檔案管理新模式。
四、總結
加強普通高校成人教育檔案管理隊伍建設是做好普通高校成人教育檔案管理的重要舉措。為進一步挖掘出檔案管理工作的利用價值，以確保高校成人教育的招生錄取、學籍管理、教務管理等各項工作能更加順利、有序地開展，就必須積極應用信息技術，以提升高校成教檔案管理的信息化水平，實現檔案管理工作服務水平與管理水平的綜合性提升。
作者:孫紅玲 單位:濰坊護理職業學院
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一、開展加強公證檔案管理工作的對策的研究的重要性
公證機關的公證檔案管理工作的開展，對于機關工作人員的工作的專業性有著很高的要求，因此需要公證機關對于公證管理工作的開展給予足夠的重視，才能夠保障公證檔案管理工作的開展的高效性和精確性。但是實際在部分公證機關的工作開展進程中，認為公證檔案管理工作可有可無，投入的精力較少，也沒有將先進的科學技術應用到公證機關的檔案管理工作之中。這種消極的公證檔案管理方式，導致這些公證機關的檔案管理工作的開展較為繁瑣，浪費了大量的人力物力資源，卻沒有良好的管理效果，查找檔案的效率慢，存在的檔文件的內容不完整，都是公證檔案工作的開展進程中，經常出現的難題，這都阻礙了公證機關的整體工作的順利開展，由此可知，開展加強公證檔案管理工作的對策研究，全面完善公證機關的公證檔案的管理模式，其重要性不容忽視。
二、開展加強公證檔案管理工作的對策內容的研究
（一）完善公證檔案管理工作的開展的每個步驟，進而加強公證檔案管理工作
完善公證檔案管理工作的開展的每個步驟，可以有效的從根本上加強公證檔案工作的管理力度。在管理公證檔案時，首先應當保障公證檔案的排列順序嚴格遵照實踐順序，而后在進行裝訂。進而開展公證檔案的歸檔工作，歸檔工作的開展是保障公證檔案的管理質量最為關鍵的步驟之一。在開展工作檔案的歸檔工作的過程中，需要遵循以下原則：
精確完成公證檔案的組卷工作。根據每一份公證檔案的具體內容，按照年份和1證1卷1號的基本原則進行組卷，進而有效的保證公證檔案的組卷具有順序性和規律性，同時在開展組卷工作的過程中也需要嚴格遵照國家的檔案管理要求，定期的核查每一份歷史公證文書材料，并且根據公證機關的實際工作的開展情況對于這些歷史公證文書材料的組卷類別進行調整。同時在公證機關完成公證事項的開展工作之后，也必須在三個月的期限內，將公證文書進行歸檔，同時為了保證檔案所涉及的人員的個人隱私不受到侵害，公證機關在開展檔案管理工作時，也需要確保檔案在歸檔時已經被加密蓋章。同時由于公證檔案的文件形式除了文書文件外還有音像文件和錄像文件。在保存這些檔案時，檔案的管理工作人員也需要每一盤磁帶或者是錄像帶上明確的標注出當事人的姓名、錄制時間以及檔案編號，以方便檔案的管理工作以及日后的查找工作的開展。同時公證機關在開展檔案管理工作的過程中，也需要安排專門的人員，定期的進行檔案管理審查工作以及不定期的檔案管理抽查工作，要求公證檔案管理人員重新整理管理方式不合格的檔案，以確保公證檔案的管理工作開展的管理力度得以真正有效的提高。
（二）全面提升公檔案證管理人員和專業性和職業素養，進而加強公證檔案管理工作
全面提升公證檔案管理人員和專業性和職業素養，進而加強公證檔案管理工作，需要公證機關對于公證檔案的管理工作的開展給予足夠的重視，為公證檔案管理人員提供更多的職業技能培訓機會，并且建立明確的賞罰制度，對于良好的完成公證檔案的管理工作的工作人員給予一定的表彰和獎勵，進而調動公證檔案管理人員的工作的積極主動性，全面提升自身素質，將有效推進公證檔案管理加強工作的高效開展。在國家頒布的《中華人民共和國公證法》的內容中，對于公證單位的公證檔案管理人員的專業性有了最新的標準，公證機關在聘用公證檔案管理人員時，也應當嚴格的按照這一標準執行，并且建立定期的考核制度，保證公證機關的公證檔案管理的工作的開展具有良好的人才推動力。
三、結語
探究加強公證檔案管理工作的對策，首先應當明確開展加強公證檔案管理工作的對策的研究的重要性，進而開展加強公證檔案管理工作的對策內容的研究，加強公證檔案管理工作的對策內容主要包括：完善公證檔案管理工作的開展的每個步驟，進而加強公證檔案管理工作和全面提升公檔案證管理人員和專業性和職業素養，進而加強公證檔案管理工作。開展加強公證檔案管理對策研究，提升公證檔案開展的高效性和精確性，確保公證檔案的內容查找工作速度能夠得以有效的提升，可以為公證機關的各項工作的順利開展提供更加全面的、系統性的以及完整性的資料，進而可以有效保障公證機關的各項工作的開展更加有據可依。
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路政檔案管理制度不完善。在進行路政檔案管理工作的過程中，由于缺乏相關的檔案管理制度，導致檔案管理人員在進行檔案整理時，無法按照有關的管理制度執行，全評檔案管理人員的主觀意識。由于沒有統一的規范，導致每個人的路政檔案管理工作存在差異性，無法將檔案管理工作持續有效的進行。同時，在某些案卷上，由于整理人員的不同，導致檔案出現不匹配的問題，嚴重影響了路程檔案管理工作的效率。而且由于沒有完善的路政檔案管理制度，路政的各個管理部門在執行管理制度時的力度也不同，造成了路政管理的差異性，嚴重影響了路政執法行為的權威性。
路政檔案管理人員的綜合素質有待提升。公路路政檔案管理工作是一項專業要求高、復雜程度高、保存要求高的綜合性管理工作，這就對進行檔案管理的工作人員提出了很高的要求。但是某些路程檔案管理人員的綜合素質并不高，再加上在檔案管理工作中責任心不強，造成了路政檔案管理混亂，致使檔案的內業工作和外業工作無法進行有效的銜接。外業的各類資料沒有及時地進行整理、歸檔和移交，造成了檔案資料的嚴重缺失，也就無法為以后的檔案管理工作提供資料支持。
路政檔案管理缺乏有效的監督指導。公路管理機構在進行路政檔案的收集、整理、歸檔時，缺乏有效的監督管理，導致檔案管理工作進行的程度無法得到保障，全靠管理機構自身的自覺性進行管理。由于沒有相關單位的監督，某些責任心較低的檔案管理人員就會疏于檔案管理，對檔案資料沒有進行詳細細致的收集，造成檔案資料的缺失，影響了檔案資料的完整性。同時，在檔案管理過程中缺乏有效的指導，致使某些路政檔案管理工作沒有經過統籌規劃、合理安排，造成了檔案管理工作事倍功半。
公路路政檔案管理的改進對策
健全路政檔案管理制度。根據公路管理單位自身的實際情況和公路路政檔案管理的要求，制定一個全面的行之有效的路政檔案管理制度。確保檔案管理人員在進行工作時有據可循，能形成統一形式的路政檔案資料，進而保障路政檔案工作的連續性，從而確保檔案資料的完整歸檔。檔案管理人員在進行檔案管理時，要自覺地遵守各項規章制度，嚴格的按照管理制度的要求進行檔案的管理，從而保證檔案管理工作的有效性。全面的管理制度還能將檔案的管理工作進行合理的分割，將具體的管理工作落實到個人，從而保障每項檔案管理工作都能得以實行。
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(1)檔案的原始性、真實性不夠完全。原始性以及真實性是電子文件檔案的固有屬性。紙質檔案在實際工作中無比容易就可對于其原始性以及真實性進行確認,而電子文件檔案在其構成以及處理進程中,信息的可變性是無比大的,如果在處理進程中刪除了或者者修改了原始文件,是不容易被識破的。同時,在電子檔案的處理進程中還擁有與信息載體互相分離的屬性,因而,電子檔案很容易在構成的進程中被人修改,對于檔案的原始性、真實性以及可靠性都造成為了影響。
(2)檔案難以久長貯存。硬件、軟件和環境等因素都會在電子檔案的生成、傳輸、利用等階段發生影響。在貯存進程中,電子檔案對于載體的機能和環境的請求無比嚴格,加之其使用壽命其實不長,貯存載體沒法對于自然災難或者者病毒的腐蝕進行有效抵抗,操作失誤或者者電壓不穩都會嚴重破壞或者者丟失信息內容。因而,檔案信息難以進行長期的貯存。
(3)檔案的安全性、不亂性不高。跟著信息全世界化的發展,世界各個角落的人們都能享遭到網絡技術所帶來的便捷,因為因特網的開放性較強,籠蓋于世界的各個地區,因而每一個人均可自由進入因特網實現資源同享。在電子政務環境下,首要文件的傳輸大部份是通過因特網來施行的,在傳輸進程中,電子文件極易遭受黑客襲擊,致使文件內容被捏造或者者泄漏出來。電子檔案在保留、管理以及接管進程中極易遭到病毒的影響,目前熟識計算機技術的黑客較多,就算電腦中安裝了防火墻,簡易防火墻系統也易被其攻破。所以,電子檔案在管理方面還存在較大的安全隱患,安全性以及不亂性均不高。
3、電子政務環境下的檔案管理策略分析
(1)樹立健全的檔案資源數據庫。健全的檔案資源數據可為政府提供更可靠、更全面的信息,有益于其查詢與應用。確保檔案信息的全面性、真實性以及完全性是樹立健全檔案資源數據庫的條件與基礎,由于這樣才能使檔案資源數據系統與電子政務的需求符合。健全的檔案資源數據庫不但能深度發掘信息數據,還能提供更好的服務為政府決策。
(2)施行“前端節制”。檔案管理在電子政務環境下的特色是總體性、連續性以及現實性,要想使其作用患上到優良施展,就不能長期地停留于“后端節制”的服務階段,必需將這類傳統后進的策略進行轉換,施行“前端節制”策略。檔案管理部門主動地提早接入對于信息資源的收拾、搜集以及應用工作中的法子就是“前端節制”,這類法子可實現本身管理工作以及電子政務系統的同步發展?！扒岸斯澲啤辈坏请娮诱窄h境下的檔案系統管理原理、檔案即時歸檔以及長時間應用的請求,也是保障檔案信息安全性的需要。
(3)加強信息安全與標準規范。檔案信息的多樣性以及繁雜性使其管理在電子政務環境下發生了良多問題,檔案信息的安全以及標準規范問題可保障檔案管理順利進行。因為電子政務系統的安全管理體制尚未完美,致使檔案信息要面臨的問題較多,為了加強在電子政務環境下的檔案管理工作,必需對于電子政務中內部網絡的建設進行加強,這也是管理部門對于檔案進行有效管理的首要手腕。網絡安全的保證對于電子政務下的檔案管理工作擁有無比首要的作用。此外,從根本上說,政府部門對于檔案信息的安全管理也體現出國家對于檔案信息的建設。所以,政府中的檔案管理部門應嚴格依照國家所制訂的信息安全規范和框架施行對于檔案信息的安全建設工作,從更深層次上解決信息安全中存在的問題。
(4)樹立信譽檔案模式。在電子政務環境下對于信譽檔案模式的樹立可將某對于象的信譽情況進行及時記錄、反應和證明。在電子政務環境下的信譽檔案建設可為政府機構的聯合監管提供更好的服務,無論是對于政府檔案信息所施行的公然決策,仍是對于檔案資源數據庫的建設以使其服務能力擴大于社會中,都是以信譽檔案為基礎的。檔案信息管理中的信譽檔案建設使科學、公道地管理信息資源的目的患上以實現。因而,在電子政務環境下,信譽檔案的樹立對于我國電子政務的快速發展擁有增進作用。
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其一，對檔案文件管理的不夠集中，導致材料處理工作不夠規范。因為政府機關的檔案管理工作比較復雜，需要各個工作人員之間的相互分工、相互配合，但面對這種復雜性，導致在管理工作中經常出現遺漏、資料不完整等現象。
其二，對檔案信息收集的不夠完整，無法準確分類。每個政府機關在工作中，都需要建立屬于自己的長效機制，但是，常常會增加一些臨時、短期任務，這些任務種類多，豐富多樣，導致一些工作人員只重視主件，無法完成附件管理工作，從而影響了信息的完整性[1]。
其三，使用的電子政務系統比較落后，不符合當代社會的發展需要。在政府機關中使用的大量文件都是利用計算機打印完成的，根據工作需要以及工作任務的實施，將其轉換為紙質文件。但面對這種落后現象，與國際化相比還存在較大差距，不僅會造成工作成本增加現象，還會影響政府機關工作效率的提升。
其四，檔案管理人員與工作人員的自身素質不高，自身的專業性、分析問題的能力都不高。我國政府機關檔案管理團隊在整體上不夠穩定，缺乏積極思想意識和創新意識。雖然在一定程度上能夠使檔案工作人員符合數字化工作需要，但由于他們缺乏專業性和較強能力，無法熟練使用計算機技術，導致文件管理方法和實際使用的方式存在較大差距，無法實現一致性，從而影響了政府機關檔案管理工作的積極發展，制約我國社會的和諧發展[2]。
二、政府機關檔案管理問題的解決對策
在和諧社會發展理念提出下，我國政府機關的檔案管理工作作用充分發揮，對和諧社會的積極發展提高意見。在現代社會發展下，需要結合和諧社會發展下的具體要求，促進管理工作的優化實施，保證檔案管理工作發揮的服務職能，為和諧社會的積極發展提供動力。在這種執行下，需要各個單位的管理人員、工作人員從幾方面，實現系統化發展需要。
（一）加強調查與監督
對政府機關的檔案管理工作進行調查與分析，針對其存在的問題，需要對其優化、改正。同時，還需要根據政府機關的實際發展情況，促進管理方法的嚴格性與完善性，保證能夠對檔案文件進行合理記錄、有效整理與分析等，促進其檔案分析工作更合理，為檔案信息的安全保存、規范管理提供較大方便。在政府各個部門的相互執行下，不僅能將各個規范與標準充分落實，還能促進工作效率的穩定提升[3]。
（二）實現材料的分類整理
在對政府機關的檔案信息進行分類處理期間，需要根據機關的實施工作需求以及實際的工作情況，對全部的檔案進行科學分類、有效整理，保證能夠減少政府機關內部管理難度，減少其存在的各個問題。在各個部門相互聯合下，工作人員還需要注意到檔案的結合問題，嚴格解決檔案文件存在的重復性與混亂性。政府機關內部管理工作比較復雜，各個部門需要對工作任務、工作檔案等進行處理，在這種執行條件下，不僅能減少檔案信息出現遺漏、丟失等現象，還能維持檔案信息使用的全面性與可靠性。
（三）促進檔案管理體制的創新
促進檔案管理體系的創新性，保證能夠將電子政務充分滲透到檔案日常管理工作中。在工作執行期間，工作人員需要對電子檔案文件的形成、歸檔以及開發等各個工作進行全面管理，促進政府機關的自動化發展，為信息的實時性發展提供較大保障，促進政府工作的高效運行和穩定發展。不僅如此，還需要利用電子政務建設，實現業務擴展，保證各個單位之間在服務與管理工作中，都能為社會、為人們發展提供更好服務，保證政府機關的檔案工作滿足現代社會的發展需要[4]。
（四）加強思想黨風建設
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所謂檔案管理，主要是指檔案的收集、整理及保管等活動的總和。就本質來看，檔案管理工作是一項管理性、服務性及政治性工作，在整個管理過程中，它不生產物質財富，主要負責各個部門歷史文件管理工作。同時檔案管理并非獨立性工作，滲透至社會管理系統中的各個環節，為社會實踐工作提供服務和支持，這也是區別于其他工作的主要特點。目前，我國檔案管理工作尚處于發展階段，整體管理水平還有待提升，需要我們給予更多的關注，并加大研究力度，從根本上實現檔案管理制度化、規劃化發展目標。
三、檔案管理規范化的重要意義
加強對檔案的規范化管理是一項具有現代意義的工作，特別是在信息時代下，檔案中蘊含著的大量資料信息，也是以往工作的總結，能夠為行政辦公室未來工作提供更多依據和支持。具體來說，規范化管理的意義表現在以下幾個方面：
第一，順應時展趨勢。新經濟環境下，市場經濟、新理念等外部環境發生了根本性變化。而萬物發展規律證明了應時而謀、因勢而動、順勢而為，才是持續、穩定發展的基本規律，只有順應時展，反思自身存在的不足，不斷革新自身理念、處事方式，才能夠獲得長足發展。檔案管理工作作為行政工作的一部分，記載著行政工作的過往，具有較強的參考意義，落實好該項工作，是行政工作順應時代的具體表現。
第二，提高服務中心管理水平的具體表現。檔案管理是行政辦公室的主要內容，具體來說，就是檔案人員對以往工作相關的資料等進行整理、歸檔，并幫助行政工作發現其中存在的不足及問題，采取針對性措施，加以調整和優化，不斷提高行政服務質量。同時，檔案管理作為行政文化建設的基本內容，對于樹立良好政府形象具有積極地推進作用，最為關鍵的是能夠通過對檔案資料的充分利用，對職工進行績效考核，實現對職工的全面、具體化管理，從而真正意義上落實行政現代化管理目標。
第三，有利于行政事業持續發展。管理工作貫穿于行政服務工作全過程，檔案管理作為其中的一部分，通過行政工作的歷程、經驗等資料進行回顧和整理，能夠總結其中的經驗。尤其是檔案中的資料都是部門的精華之所在，任何事物發展過程都并非一帆風順，通過檔案工作這一載體，我們能夠進行反思，并結合外部發展趨勢，制定科學的發展規劃，從而促進服務中心持續發展，為社會主義社會建設奠定堅實的基礎，取得公眾們的信任和認可，并與我黨共同創建美好的未來。
四、提高規范化水平的措施
現階段，規范化管理是行政服務中心新時期發展的必然要求，其不僅體現在制度、管理等方面，還表現在管理方式及人員培訓等更為具體的方面。因此筆者結合多年工作經驗，建議該項工作可以從下列方面人手：
（1）重視規劃管理，完善管理制度
目前，我國正處于市場經濟轉型階段，人民群眾對于行政服務質量提出了更高的要求，而作為影響質量的主要因素，檔案管理工作規范化水平成為實現上述目標的重中之重，只有真正落實了規劃化管理目標，才能夠為檔案管理工作提供保障。具體來說，行政部門領導作為―個部門的組織者和引導者，要從自身人手，樹立新型管理理念，重視檔案管理工作在整個行政服務中心的積極作用的發揮，并經常過問該項工作實施現狀，適當增加人力、資金等方面的投入，為該項工作的有序開展保駕護航。同時在部門內部應積極宣傳該項工作，并成立專門的管理部門，由領導負責，領導檔案人員全面開展檔案規劃化管理工作，立足于當前工作現狀，收集并梳理存在的問題，提出解決對策，提供組織保障。
制度具有根本、長期等特點，是檔案規范化管理的關鍵。因此在檔案規劃化管理工作中，我們要充分利用制度手段，約束和限制不規范行為。在實踐中，要立足于部門發展新目標、新形勢，將制度完善工作列入到重點工作列表當中，對現有檔案制度中存在的不足和缺陷進行完善，及時取消不合理內容，并在此基礎上提出相應的內容，形成系統化制度體系。不僅如此，還應重視對制度的執行，定期對檔案人員進行培訓，構建相應的激勵機制，促使檔案管理人員能夠在工作中，發揮主觀能動性，實現對檔案管理的規劃化處理，減少檔案遺漏、丟失等不良問題。
（2）強化管理體系，保證信息真實性
筆者認為針對檔案規范化管理工作，我們在開展工作中，應進一步完善檔案管理體系，實現對檔案工作的統一管理，形成合力，重視對該項工作的協同體系建設，將各個部門整合到一起，共同構建聯席會議制度，將該項工作拓展至領域、部門及環節全過程，特別是要重視人員能力建設。21世紀，知識更新速度遠遠超過我們的想象，只有掌握新知識、新技術，才能夠更好地擔任這份工作，繼而實現對檔案資源的深度挖掘，提高信息資源利用價值。值得注意的是，不同于其他信息，檔案信息資源具有保密性特點，需要我們對管理人員進行保密知識教育，保證管理人員的綜合素質能夠與時展趨勢相契合。
新時期下的檔案管理人員要轉變工作風格，由原來的等、靠、要被動狀態轉變為主動與其他部門保持非常密切的聯系，能夠在第一實踐收集各類資料信息，做到認真檢查和核實，科學歸檔并保存，從而確保信息的真實、可靠性。不同于傳統時代，如果一味堅持傳統方式無法全面反映行政事業發展歷程，且信息價值也無法得到最大限度的發揮。因此檔案人員應立足于社會發展現狀，擴大檔案資料收集范圍，無論是業務、還是職工都應成為其中的一部分，促使檔案規范化工作能夠改進行政工作，從而為進一步挖掘行政工作資源創建良好的平臺。
（3）構建網絡體系，規范檔案利用
現階段，信息技術與我國行政工作的深度結合，電子政務應運而生。在此基礎上，行政工作信息化、現代化建設已然成為現實。目前，筆者所在行政服務中心基本實現了網絡服務系統，為檔案管理工作提供了技術保障。同時在計算機飛速發展趨勢下，檔案網絡化將會得到了進一步推廣和普及。但是信息化水平尚未達到預期的目標。因此服務中心應堅持與時俱進，積極引進先進信息處理技術，邀請專業技術人員，結合服務中心的工作特點，構建針對性的網絡服務體系，提高檔案管理規范化水平，促使檔案資料收集、整理及歸檔等工作都能夠按照既定的要求進行，從而有效提高管理有效性。為了加快檔案規劃化管理進程，我們要明確認識到培養技術人員的重要性，促使其能夠兼顧檔案與技術操作等專業知識，在系統出現問題時，能夠及時解決問題，確保系統始終處于健康運行狀態當中。更為重要的是，我們還需要與政府其他部門建立合作關系，構建網絡化管理體系，實現信息共享及傳達，以此來適應服務型政府發展需求。
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水政執法案卷不但有一般文書檔案的性能，同時具有法律文書的法律憑證性能，所以其齊全完整尤為重要。在目前的管理過程中，水政執法檔案存在管理分散、缺失不全問題。造成這個問題的原因，一是我市水政執法隊伍的橫向指導、縱向監管的職責不清，市水政監察綜合執法支隊與其它水利業務部門、科室管理、執法有交叉。各水利業務部門有的自行處理、自行立卷歸檔；有的直接融合到了業務工作中，沒有形成專門的水政執法檔案。二是秦皇島市市級水政執法隊伍與各區、縣的水政執法隊伍的縱向監管職責不明確，造成區、縣執法隊伍各自處罰、各自管理立卷。同時處罰完畢后不能及時主動向市水政執法支隊檔案室移交，造成水政執法案卷在各業務科室和區、縣均有散落，對集中保管、提供利用造成困難。
2、卷內文件排列不規范，材料有缺失
秦皇島市的水政執法案卷目前案卷狀況是有單獨排列的、有按文書檔案屬性排列的、也有單獨排列與文書檔案屬性相結合排列的；同時存在結論、決定、結案處理性文件與依據材料不分先后，隨意穿插排列的；有的案卷還存在材料不齊、證據材料缺失等問題，這些造成收集上來的案卷有很多各不相同，為今后的查找利用造成隱患。造成上述問題的原因主要是因為水政執法檔案保管分散、管理人員素質參差不齊，沒有針對水政執法檔案管理的規范性文件。
在實際工作中，水政執法檔案證據資料缺失造成的危害已逐漸顯現。去年的一起水政處罰案件中，由于當事人對海港區水政監察支隊的水土保持處罰款項不服，向法院提訟。在應訴過程中，水政執法部門在水政執法案卷中查找不到該地方被建成建筑物前植被狀況原貌照片，只有文字記錄，很難有說服力，（因為處罰力度是根據原地點原水土損失程度決定的）。由于卷內缺少損害前水政執法人員現場取證照片，使水政部門的應訴工作產生了極大難度。造成這個問題的原因主要是執法人員檔案意識不強，只注重水政執法行為的程序和結果，而沒有檔案積累意識。
3、卷內文件填寫問題突出
在對收集上來的水政執法案卷進行整理的過程中，我們發現，有的執法文書字跡潦草，用圓珠筆書寫；有的有隨意涂改的現象；有的案卷送達回證中沒有當事人的簽字；個別案卷承辦人及領導審批簽字是機打的；詢問筆錄中沒有注明“記錄屬實”字樣；有的詢問筆錄只有一名執法人員簽字；有的案卷的行政處罰告知書中被告人簽字時間早于發案時間等。這些問題的出現主要是因為水政執法人員的業務素質不過硬，檔案知識缺乏造成的。因為水政執法案卷的法律文書憑證的特性，很多材料不能隨便補充、修改，這樣對案卷質量造成了很大影響。
二、加強水政執法檔案管理的對策
1、理順管理體制，促進水政執法檔案統一、系統管理
在目前存在的水政執法檔案管理問題中，重要的源頭因素就是由于水政執法機構的管理機制不順暢，造成移交、歸檔混亂。由于市、區、縣水政執法機構之間管理權限交叉重疊，縱向職權劃分不清，造成水政執法檔案處于多頭管理狀態。同時很多保管單位不能對相關的執法檔案內容進行及時補充，使水政執法檔案依據性缺乏。所以建立順暢、清晰、明確的水行政執法管理體制，不僅是水政執法管理工作的迫切需要，也是水政檔案管理工作的必然要求。
2、建立水政執法檔案管理制度，促進水政執法檔案規范化管理
制定水政執法檔案管理各項規章制度，是做好水政執法檔案管理工作的關鍵，是規范管理者行為的主要手段。在我市現有水政檔案存在的問題中，我們看到卷內文件目錄與卷內文書名稱不一致、文書裝訂不整齊，排列不規范、無目錄等問題屢屢出現。這些問題的存在都是因為沒有統一的“水政檔案管理制度”來制約立卷歸檔工作，而是由基層檔案管理人員和執法人員憑借自己的工作經驗和一般文書檔案的知識來管理而造成的。要想使水政執法檔案更好地服務于水政執法工作，必須健全機制，全市水務系統實施統一的行政執法文書樣本，按照統一的“水政檔案管理辦法”要求搜集、整理、歸檔、立卷，遵循一致的案卷樣式、裝訂格式、排列順序。
3、全面提高水政執法人員的業務素質和檔案意識
加強水政執法人員業務素質培訓，不但是水政執法工作的需要，也是水政執法檔案管理的必然要求。水行政執法人員不熟悉水行政處罰的業務知識，是造成水行政處罰案卷上述問題的一個基本原因。如案卷中有被處罰文書與繳款文書主體不一致現象；檢查筆錄、詢問筆錄、行政處罰決定書等不同的法律文書中對違法事實的基本要素記述不一致；詢問筆錄中缺少“以上情況屬實”“和我說的一樣”的意思表示；授權委托書制度不規范；時間倒置，處罰決定書日期和水行政機關負責人批準或決定日期不一致等。同時，個別執法人員檔案意識缺乏，只重實體，認為只要把違法事實查清了，追究了當事人的違法責任就行了，不注重問題材料的形成和積累。水政執法檔案記錄了水政執法人員依法管水的具體過程，是依法行政的重要依據，因此，執法人員必須增強檔案管理意識，認真學習檔案管理的有關規定和業務知識，自覺遵守，身體力行。
4、加強水政檔案管理人員的業務素質培訓，提高業務技能
