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現在科學技術發展的速度比較快,事業單位在檔案管理的工作中也要緊緊追隨時展的步伐,在具體的工作中對檔案管理進行創新,通過運用科學管理的規律和一些成功的案例,把各種比較有用的檔案信息資源整合起來加以利用,進一步提高服務的質量,有利于檔案工作的科學化、規范化、現代化。檔案管理也能夠體現一個單位發展的歷程,記錄發展的具體情況,檔案憑借信息的可靠性、原始性、技術成果的可重復性和可查性等讓它發揮更大的價值。在這種情況下,提高單位檔案管理工作的創新性,來實現檔案管理的信息化,為單位發展創造新的機遇和空間是非常重要的。
一、新時期事業單位檔案管理現狀
1.事業單位對檔案管理工作不是很重視，管理理念不先進
一些事業單位的領導者沒有重視的檔案管理，把它簡單的視作整理資料，認為檔案管理不是很重要，沒必要投入太多的人力和物力，不利于檔案管理工作的進行。能夠看出檔案管理過程不夠規范，檔案管理工作不是很重視。
2.事業單位檔案管理制度不健全
一些事業單位都有制度混亂的情況，不夠清晰，員工在整理檔案的過程中經常不知道怎么入手。事業單位制度只不過是走個形式，沒有得到真正的實施，制度的制定也沒有具體到負責人，檔案管理制度跟不上單位的發展，長時間下去嚴重阻礙了事業單位的可持續發展。
3.事業單位檔案管理手段過于陳舊
事業單位檔案管理的設施不夠先進，硬件設施不齊全，資金投入不多，檔案管理過程管理手段落后，現代化程度不高。現在的計算機技術和科學技術都得到很大的發展，但許多事業單位的工作人員還是在使用傳統的資料整理方法，方法的局限性對事業單位檔案管理工作產生不利的影響。
4.事業單位檔案管理人員水平和素質偏低
事業單位在招聘檔案管理人員的過程中，沒有一套合理的選拔機制，而且在招聘的過程中對學歷和工作經驗也沒有硬性的要求，導致招聘的檔案管理工作人員專業性和能力不是很高，影響工作質量。
二、新時期創新檔案管理的建議
1.創新管理理念，事業單位提高對檔案管理的重視
事業單位應該創新管理理念，事業單位的領導要重視檔案的管理，加大檔案管理的宣傳力度，讓每個員工意識到檔案管理的重要性，讓員工積極參與到管理工作上，讓員工發揮工作的積極性和主動性。領導要給優秀的員工一定的獎勵，創造一個良好的工作環境，讓每一位員工肯定自己，能夠積極發揮自己的作用，投入到事業單位的發展，為單位發展貢獻力量。
2.加大資金投入，引進科學的管理手段
政府應該利用更多的方法引入資金，能夠引進更多的先進的管理設備，為管理檔案的工作人員提供學習機會和培訓機會。因此，第一步做好工具的創新，這是創新管理方法的關鍵步驟，也就是新時期下要求檔案管理人員利用計算機技術的科學性、準確性，提高他們的計算機的操作能力，有利于檔案的自動化歸檔和電子化處理的快速進行。在對檔案工作保密的基礎上，做到對檔案信息資源的開發，也就充分利用新時期網絡技術，緊緊圍繞事業單位檔案管理的核心工作，然后總結工作經驗，有利于保證信息的準確性和真實性。
3.完善和創新事業單位檔案管理機制，提高信息利用率
事業單位在制度的制定上要同國家的法律條文一致，不僅能夠做到對內部員工的約束，也能實現對單位領導的約束，避免管理機制的形式化。檔案管理機制的完善和創新要對每一環節的每一分工都要面面俱到，要包括具體的工作準則、管理要求、應急預案和人性化的懲罰獎勵等，這樣有利于提高檔案管理人員的警惕性，能夠做到對檔案的妥善處理和保密，甚至在很大程度上降低了檔案管理風險。檔案管理制度應注重于信息安全管理制度的建設，當今社會是信息化的社會，這就使得很多電子文檔極易受到網絡病毒的攻擊和入侵，信息安全制度能夠起到全方位保護的作用。
4.加強員工內部培訓，提高員工綜合素質
事業單位在進行招聘的過程中，要做好人才選拔關，即積極引進專業的人才，不受到編制內的限制，一方面要求人才較高的文化水平，另一方面則要求人才過硬的專業知識，以實現人才為我所用。其次要建立完善的內部競爭機制，鑒于目前很多員工都有消極怠工的現象存在，事業單位的檔案管理部門就可以設立末位淘汰機制，對于每次業績都不突出的員工，實施警告、教育和開除的機制，提高其他員工的重視。定期對檔案管理員工進行培訓。對于新員工，要做好崗前培訓，使他們盡快熟悉工作的內容和流程，也盡快了解哪些事情是工作過程中可以做的，哪些事情是不可以做的，提供更加專業化的培訓，實現人才的成長。
5.加強硬件設施建設
要加大信息化經費投入,加強硬件設施建設,實現裝備和技術的現代化。要配備檔案管理所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備,運用這些設備來縮微檔案資料,進行數字化、科學化處理及保存。檔案部門要利用現代化的檔案管理模式,挖掘各方面的潛力,發揮自己的專業水平,有效利用信息技術滿足社會各界的需要。要將檔案管理轉化為經濟效益,通過信息技術的廣泛運用,創造出更為可觀的社會效益和社會價值,給檔案工作注入新的活力和生機,為檔案工作的現代化提供持續有力的支持。
總的來說，事業單位的檔案管理不只是對事業單位自身的發展有一定的積極作用，對社會的發展也是至關重要的。這就要求每個事業單位的領導和工作人員不只是在思想上重視檔案管理工作，而且還要應在具體的工作過程中，積極尋求新的解決思路和方法，來提高事業單位的檔案管理工作的效率，進而讓事業單位更加適應經濟的發展和進步。所以，這需要事業單位領導和工作人員堅持不懈的努力和探索，才能真正做好本質工作，為實現中華民族的偉大復興貢獻一份力量。
作者：劉奉莉 單位：煙臺市中心血站
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2．提升醫療保險檔案管理水平的舉措
提升醫療保險檔案管理水平要緊跟目前信息化潮流，圍繞檔案管理信息化這一核心適應新形勢需要進行管理革新與改造，要積極引進相關信息技術，利用網絡、計算機、云計算、數據挖掘等技術對醫保檔案進行更加專業的高水平管理，從而最大限度發揮醫保檔案服務價值，真正做到管理中權責分明，管理舉措切實到位，減少管理工作中的風險與問題。在管理醫保檔案的過程中，要積極對現有各項規章制度進行完善與創新，打造堅實的管理基礎，緊抓管理人才隊伍建設、管理制度落實、技術升級等，達到提升業務水平的目的。通過切實可依的管理制度進行醫保檔案管理，以助于減少執行中各個流程的潛在問題，便于問責，做到高效管理，切實履行各類獎懲機制，保障檔案管理的順利開展。在加強醫保檔案管理的過程中，要積極做好硬件設施建設，為管理與服務創造良好的平臺與基礎，這也是得以持續推進醫保檔案工作進步的必要前提條件。醫保檔案實際管理工作中，要重視并切實落實管理硬件設施的建設，積極予以完善，在及時更新換代的情況下為管理、服務質量的提升予以支持。比如某地區醫保局在經費、資源緊張的情況下，對醫保檔案管理優先安排資料室，購置各類計算機設備等進行檔案管理，在后續的醫保檔案服務工作中發揮了極大的作用，保證了醫保檔案信息的及時開發與利用，提升了檔案管理的安全性，也為后續管理工作的創新與改革提供了有力保障。醫保檔案管理中要做好各類檔案的接收與歸檔工作，嚴格把關檔案質量，在醫保工作將檔案的合理管理與應用作為重點，從而為基礎業務的順利執行提供切實依據，通過規范化、程序化的運作最終實現流程優化。比如某地區醫保局在醫保檔案管理改革中積極探索管理科學化與制度化，在認清以往管理工作問題的基礎上探索綜合管理新模式，利用多項創新舉措對不同門類、載體的醫保檔案進行開發，從而極大地挖掘了醫保信息的服務價值，提升了醫療服務工作質量。在醫保檔案管理中首先要針對檔案內容與類別進行分門別類的管理，做好不同載體檔案的有序化管理，確保檔案按照正確的時間、順序與類別進行排列，減少管理中的丟失、損壞、遺漏、篡改等問題。關于醫保檔案的建檔工作，要著重對目錄進行梳理與編寫，確保目錄清晰可查，檔案裝訂整潔牢固，以此達到提升醫保檔案整理質量的目的。另外，對于醫保檔案要加強管理監督與核查，將工作監督與考核列入必要的日常管理中，經常組織對檔案的梳理、核查等工作，確保檔案工作無疏漏。對檔案管理工作人員要定期組織培訓與教育，提升其職業道德水平與專業管理水準，積極組織各種醫保檔案管理交流的工作會議，聯合多個部門加強監督與考核，從而及時發現并處理管理工作中的各項問題，達到提升管理水平的目的。加強醫保檔案服務能力建設。醫保檔案的服務對象主要為各級參保單位與參保人員，要積極樹立人本化觀念，將僵硬死板的醫保檔案管理打造成為從參保單位與人員實際需求出發、符合他們醫保保險業務需求的新服務模式，為其提供便捷、快速、高質量的檔案服務，利用信息化、計算機等做到醫保信息的隨時查詢與共享，并且與各大醫療結構聯合共同建立專門的醫保網站，以確保醫保檔案得以最大限度地發揮服務功能與價值。考慮到醫保檔案的服務價值，要切身挖掘檔案本身信息的服務潛力，積極與社會各界溝通發掘醫保檔案管理與運用的各類問題，并及時提出合理的改善舉措予以解決，通過各類交流工作會議推動檔案信息的深挖掘與深加工，為醫保行業的決策與發展提供參考。為確保醫保制度的順利運行，未來要進一步研究參保人員結構、醫保基金投資、不同地區醫保水平與變化、醫保待遇變化規律等諸多內容，這些都必須以完善、準確的醫保檔案為基礎才能進行研究，因此為保障醫保制度的順利推行，必須做好醫保檔案的管理，從而確保我國醫療保險服務現狀得到進一步改善，實現平穩健康的過渡與發展。
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一、城建檔案在城市建設中的作用分析
1.城建檔案在城市規劃、城市建設以及城市管理中的作用
在城市規劃的制定中，必須以記載著城市在建設中所形成的檔案資料為基礎進行規劃的制定。以城市建設中所進行的舊城區改造為例，如果缺乏有效的城建檔案作為資料借鑒，那么就會增加舊城區改造工作的難度。同樣的，具有系統與可靠的城建檔案資料對城市建設以及城市管理也有著重要的作用。以地下管線工程為例，如果在城市建設中不注意地下管線檔案的管理，就會加大地下管線管網普查的工作難度，甚至會給地下管網管理帶來不必要的麻煩。
2、城建檔案在人們生活與工作秩序方面的作用
城建檔案不止對城市規劃以及城市建設等政府管理產生影響，同樣的也對人們的日常生活與工作產生不可低估的影響。對于人們來說，人們的日常生活工作離不開水、電、通信、住房以及交通等等基礎設施，確保這些基礎設施檔案的完整性與系統性，對保證人們日常工作生活的正常運行有著不可取代的作用。
3、城建檔案在防災抗災方面的作用
對于城市管理來說，不可避免的會出現地震之類的自然災害。在汶川地震中，四川災區的城建檔案管理部門就極好的發揮了城建檔案在救災方面的作用。除此以外，城建檔案在防災方面所具有的作用也是不可取代的。
這是由城建檔案本身作為城市規劃與城市基礎建設的歷史記錄資料的本質所決定的。除此以外，城建檔案本身也是重要的科研資料，城建檔案不僅僅能為城市建設、城市管理以及城市規劃等等提供必要的科研資料，更為城市科學的理論研究與實踐應用提供重要的基礎性資料。
二、目前城建檔案管理存在的一些難點問題
1、缺乏檔案意識，無法及時準確建檔
在城市建設如此快速發展的今天，我們的城建檔案管理部門，嚴重缺乏城建檔案的管理意識，對城建檔案管理不夠重視，在加上缺乏專業檔案管理人員，建檔不及時、資料收集不全面、編排維護不到位，甚至根本就不建檔，工作往往就是走走形式而已，應付差事罷了，嚴重的影響了城建檔案管理工作的順利進行，結果會給城市的發展帶來不可估量的危害。
2、管理方式、技術陳舊落后，缺乏系統性
現在許多城市的城建檔案管理部門，還都是一些陳舊的管理模式，都是舊體制留下的一些制度，管理技術基本還停留在紙質實體進檔，雖然也開始使用計算機管理，但管理的模式依然還是傳統的，對知識的占有、信息的轉化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎上，不適應信息化建設的發展及社會對其新的需求。本來就沒有系統的管理模式，再加上技術的落后，導致在城建檔案管理十分混亂。
3、檔案管理人員缺乏專業管理技能、自身素質低
目前的城建檔案管理人員，大都是以前從一些其它崗位上，由于一些原因，而進到這個部門工作的，本身專業素質低、技能差，對檔案管理知識知之甚少，責任心不強等，在這管理已經走向電子信息管理時代的今天，他們是根本無法適應如此快速發展的需要，大大阻礙了城建檔案工作的順利發展。
4、管理人員斷檔、缺失嚴重
城建檔案管理工作本身固有的特點，是現如今年輕人都無法喜歡和選擇的。首先，工作重復性勞動極高，勞動強度過大;其次收集資料、建檔整理這樣的性質工作特別枯燥、、忙心、繁瑣;再有就是這事職業病高發的工作，其工作特點極易引發腰椎、頸椎疾病。這樣的工作基本沒有人愿意干，老的員工退休的退休、轉行的轉行，留下了的很少，而且沒有工作熱情。大學生都覺得這樣工作沒有激情、沒有創造、沒有發展都不愿意選擇這工作，人員缺失、斷檔也就成為這工作一個普遍的現象。
5、城建檔案管理相應的法律法規不夠完善
國家近些年相繼頒布了一些城建檔案管理方面的法律法規，也對其管理發展起到了積極的推動作用，但是這還遠遠不夠。從大局統一的角度看，我們還沒有真正的形成完整的管理體系，中央與地方法規不一致;城建檔案法規與建設行業以及文書檔案相關法規的銜接與配套方面存在一定的沖突及矛盾;城建檔案工作現已經成為全國規模的事業體系，但是其在立法方面卻非常緩慢，無法跟上工作發展的需要。
三、加強城建檔案管理的對策與建議
1、以思想為根本，高度重視城建檔案管理
想要加強城建檔案管理，就需要在思想上高度重視城建檔案管理工作。城建檔案管理需要從長期謀略和監督檢查兩方面做好。對于長期謀略，首先需要在高度重視的基礎，將檔案管理與城市建設相融合，共同謀略、共同發展，讓城市建設工作做到日益完善的同時檔案管理工作也能夠盡量完善化。做好這方面的工作城建檔案管理部門需要制定相應的工作計劃，以此確保在城建檔案管理工作中能夠得到有效地保障。對于監督檢查，它是工作落實的前提，監督檢查應該歸納于整體部門的考核體系，以科學嚴謹的態度考核工作人員的績效，對優秀的員工進行物質上和精神上的獎勵與鼓舞，讓他們能夠充分地激發出工作的積極性與創新性。
2、加快新技術應用、創新管理
社會的發展已近進入高科技信息化時代，各行各業都在加大高科技的投入和應用，不但提高了工作效率，也提高經濟效益。我們已經落后的城建檔案管理工作如今更要就快我們的步伐，對傳統的管理模式進行優化制定大膽、創新管理模式，果斷的加大各方面的投入，從人員的配備、設備的更新、網絡的建設等不斷的完善，堅持‘用戶為中心’的原則，應用先進的檔案管理技術，從內容、形式上實現完全不同與以往的主動服務。
3、加強隊伍建設、提高專業技能
領導的重視、創新的管理，還需要過硬的隊伍。城建檔案管理工作從內容、方式方法直到技術都在改變，這樣不斷的變化對管理人員的各項要求就在不斷的提高，要想打造一支過得硬的管理隊伍，我們要做好以下幾點:
(1)制定完善的培訓制度，‘走出去、請進來’相結合，快速的提高我們管理人員的業務素質和專業技能;(2)強化服務意識，注重職業道德培養;(3)提高管理人員各項待遇，留住管理人才;(4)積極招入專業的技術人才，管理人員合理配置，明確分工、各盡其責。
4、加強橫向聯合、適時維護更新、充分開發利用
城建檔案對城市發展的作用是至關重要的，想關單位都要積極的行動起來，主動配合，提供準確、全面、真實的資料，這樣才會使城建檔案資料才能夠更好的得到利用;再有相關單位之間相互聯手，統一合作、真正實現資源共享，為城建檔案資料的交流提供可靠便捷的平臺。
5、加快完善和健全城建檔案管理相關的法律法規
從中央到地方，各級城建檔案管理部門，都要以中央出臺的對城建檔案管理的政策為主導，加快完善和健全其相關的法律法規。積極做好各項工作的規劃，組織相關各級人員認真學習，在實際工作中全面落實，逐步的把城建檔案管理納入法制的軌道上。
6、做好城建檔案管理工作的監督
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1 科研檔案管理中電子檔案的優勢
科研檔案管理相對文書檔案管理較復雜，一個科研項目或課題歷時短則幾月、多則數年，項目課題中各類材料復雜且珍貴，運用傳統的紙質檔案管理不僅耗時耗力，時間一久更不利于分類歸檔，并且在過程中查找起來也較麻煩，相比傳統紙質檔案，電子文檔的優勢凸顯：
（一）減輕勞動強度
傳統的科研檔案管理通常是在科研項目（課題）完結后，再移交檔案室進行整理歸檔，分類整理、裝訂立卷等全靠人腦、手工，檔案管理員的大量工作時間耗費在枯燥乏味的手工建檔工作中。使用電子檔案，就可以把按“卷”整理歸檔，改為按“件”整理歸檔，換言之任何一件材料都可以在科研項目（課題）未完結時按類別進行歸檔存儲，避免了檔案形成積存，平時就可以隨時整理立卷，節約了應對紙質檔案大量的分類、歸類、裝訂、立卷的時間，直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，使其從中解放出來，將寶貴的時間花在更有意義的地方。
（二）提高查閱速度
由于傳統紙質檔案存儲的固定性，查閱往往需要在工作時間內、到固定地點、并由專人找出才能翻閱，不僅浪費時間，更受到地域限制，嚴重的甚至會耽誤科研人員的科研進度。電子文檔的查閱則打破了這種限制，一方面查閱者可以不受地域、時間限制，而是通過網絡信息技術，任何時間、任何地點遠程查閱所需信息；另一方面也解決了一份檔案同時只能一個人查閱的限制，通過電子信息技術，可以多人共享同一份文檔。
（三）利于檔案保護
隨著科研檔案工作不斷完善，科技人員對科研檔案的查閱需求逐漸增加，重復的翻閱查看紙質的文檔，必然會造成原件的受損。同時，查閱檔案通常是整件、整卷提供，科研人員或許只是需要文檔中某一頁的信息，卻能夠看到整件、整卷檔案，不利于檔案管理的保密性。電子檔案不僅解決了紙質文檔易受損的問題，通過檔案管理系統對不同密級的檔案進行權限設置，也達到了檔案管理的保密性。
2 目前電子檔案的一些問題
任何事物都是一把雙刃劍，有優勢必然有劣勢，通過電子檔案的逐步普及使用，也暴露出一些問題。
一是真實性無法保證。紙質檔案具有真實的本質屬性，它們通過紙張、字跡、印章等結合在一起，再進行任何篡改都會留下明顯痕跡，是無法篡改的最原始記錄。而電子檔案的可重寫性就無法避免檔案被篡改，電子檔案可以輕松的被復制、被修改、被刪除，篡改后不會留下痕跡，無法保證檔案的可信度。二是面臨安全隱患。電子檔案依附計算機、網絡等載體而存在，現代社會網絡安全等問題頻發，病毒、木馬、黑客等都讓電子檔案面臨被盜取、篡改的危險，不僅保密性得不到保障，安全也面臨隱患。三是依附性過強。電子檔案的依附性讓承載它的計算機、硬盤等顯得尤為關鍵，高溫、高濕、磁場和電場等都會對電子檔案的載體產生各種影響，他的存在和安全取決于載體的存在和安全。
3 進一步完善科研電子檔案管理的幾點建議
第一，根據電子檔案管理需求，提高檔案管理者綜合素質。不論紙質檔案還是電子檔案，歸根結底是人的工作，檔案管理員不僅要加強檔案管理能力，還要提升專業素養。不僅要熟悉檔案管理知識，更要提升電腦操作、職業道德等專業素養。電子文檔的歸檔、管理等所有流程都離不開檔案管理員，管理員的素質決定了檔案的可靠和質量。因此需要不斷的對其進行業務培訓、思想培訓，認真負責的工作作風和善于鉆研的專業技術，是現代檔案管理員不可缺少的素質。
第二，針對電子檔案暴露的問題，優化管理方式。一是將電子文檔設置為“只讀”狀態，該狀態下可以讀取信息不能更改文檔；二是重要或保密案卷，禁止聯網查詢；三是采用光筆簽署方式，對電子檔案進行標記；四是重視網絡、計算機、軟件自身安全，設置安全保障系統并定期檢測等。
第三，建立完善電子檔案管理查閱制度，規范管理。根據科研人員查閱習慣和單位實際情況，建立一套既能對科研檔案的歸檔制定科學合理標準，又便于實際操作的制度。
第四，取長補短，電子檔案與紙質檔案并存。兩者有互相不能取代的優勢，也有各自無法避免的劣勢。因此，純粹的用電子檔案代替紙質檔案不可取，兩者相輔相成、取長補短，并存或許是未來科研檔案管理的主旋律。
4 結語
電子檔案是時展的必然趨勢，如何順應時展，做好檔案管理工作，這是對檔案管理工作者提出的新要求和挑戰。我們只有在不斷的學習、完善、提高中，不斷摸索、創新，跟上時展步伐，提升檔案管理工作水平和效率。
參考文獻
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1.2含義
在企業中，檔案管理這項工作的含義是在作業、生產當中、交易流程當中將關乎于社會和國家及企業本身重要的過程以數據、照片、錄像、規定表格、文字記錄的形式進行詳細記載。所以檔案管理工作的質量，直接關乎著這些流程中的重要信息。這樣一來、只有通過不懈的努力，提升檔案管理工作的質量水平，接受新科技、新事物、保證檔案的真實性、可查性，方可將此項工作的成效提升。檔案管理工作的成效直接關乎著企業生產交易過程中的原始憑證。它將作為一項重要的內容，使得企業在時代的長河中不斷進步、發展。從而在高科技化時代中能夠更好的生存、競爭。
2進行全面的檔案管理工作的意義及特殊性
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1、交通檔案管理的必要性
目前，隨著我國交通行業的不斷發展，從而給檔案管理工作帶來了一些改革與創新。交通檔案管理是社會生活中不可缺少的部分，對確保交通管理工作的正常開展和維護社會的穩定進行起到關鍵性的作用。在交通檔案管理當中，我們要遵循國家“統一管理、分級負責的”統一管理原則，在國家檔案行政管理部門的組織協調，統一監督和指導下，我們不僅要執行交通行業檔案管理的制度，又要接受當地檔案行政管理部門的監督與管理。交通行業開展檔案管理工作具有以下幾個方面的意義：（1）確保交通檔案管理的順利開展，對交通部門的相關工作起到協調的作用。交通檔案管理工作順利完成后，能夠在相一時間內完成更多的工作量，這樣可以大幅度地提高管理工作效率，提高交通行業的經濟效益。（2）交通檔案管理的有序開展，能夠提高人們的就業率，促進交通行業的持續發展。總之，伴隨著交通檔案管理工作的不斷發展和進步，企業對專業人員提出了更高的要求，這樣有利于促進檔案管理工作的改革與創新，以滿足時展的需求，以培養出更多專業檔案管理人才，促進社會更好、更快發展。
2、交通檔案管理中常見問題分析
隨著人們的生活質量的提高，人們對于車輛的需求量不斷增加。車輛的增加和缺乏經驗的駕駛人員數量的遞增，引起了許多交通堵塞問題，進而產生了較多的交通檔案，這大大增加了交通檔案管理的力度。因此，為了解決以上問題，我們應采用科學合理的管理措施。目前來說，在我國交通檔案管理過程中，仍然存在著以下幾個方面的問題：
2.1人員信息銜接性不足，紙質檔案工作量大。
隨著交通事業的迅速發展，交通部門的網絡設備仍然較為落后，從而造成大量陳舊紙質檔案的出現，由于存放的時間過長，檔案記錄的信息大部分已經變得模糊了，且由于過去沒有詳細地記錄好檔案空間的有限記錄，且都是通過將紙質檔案轉錄到電腦中方式進行電子文檔的儲存，這樣的工作將會消耗大量人力和時間，從而給電子檔案的完善與發展帶來了較大的阻礙。
2.2檔案管理人員的整體素質較差。
在交通檔案管理工作中，有些檔案管理人員沒有認識到自身工作的重要性，總是認為自己是一個小小的資料保管員而已，不重視檔案管理工作，這種錯誤的觀念導致他們在實際的工作當中缺乏一定的嚴謹性，進而造成一些檔案信息丟失事件的出現。
2.3檔案管理不夠規范，實際檢索效果差。
目前來說，在大部分交通檔案管理工作中，仍然存在管理不規范的現象，同時檔案管理部門沒有建立完善的檔案管理制度和標準，從而導致檔案管理人員沒有按照相關的規范要求進行檔案的保存和記錄，加上一些檢索工具缺乏一定的精度，檢索效果達不到要求。例如，在檔案中明明顯示了個人的檔案信息，但是利用檢索工具進行檢索時即顯示不出來，這樣不方便人們對檔案的使用，同時，還存在搜索方式設計不合理問題，需要到檔案存放的地方才能查找到檔案值，這樣將會浪費了大量的人力和時間，大大地降低了檔案管理工作的質量，難以滿足公眾的需求。
2.4電子檔案存放系統設備差，更新緩慢。
近年來，隨著我國網絡信息技術的迅速發展與進步，網絡技術出現了更新換代的局面，在交通行業檔案管理工作中，經濟出現管理系統使用幾年后就難以滿足新的發展要求。如交通檔案管理系統經過幾年的使用后，存在著軟件和硬件配套設施差，打印、掃描效率低，系統軟件不能及時得到升級等漏洞，從而造成檔案在使用的過程中不難直接錄入和上網，大大降低了檔案管理工作的效率。
3、做好交通檔案管理工作的建議
根據以上交通檔案管理中常見問題分析，這些問題將大大降低了檔案管理工作效率，因此，我們有必要采取一些針對性的解決措施，以提升檔案管理的工作效率，以滿足人們的使用需求。具體的措施如下：
3.1建立完善、規范的檔案管理體系。
古人說：“無規矩不成方圓”，任何一種管理活動都不能隨意開展，一般是在完善的計劃方案的指導下進行的，交通檔案的管理也不例外。在交通檔案管理的過程中，我們需要建立完善、規范的管理體系。在檔案管理工作中，要建立一個統一的管理系統，對交通各層部門進行自上而下的監管，如對交通部門的領導和工作人員進行管理，使他們充分認識到檔案的管理的標準和要求，掌握好系統的檔案管理內容和管理行為的規范性
3.2要不斷提高檔案管理人員綜合素質。
在交通檔案管理時，我們應加強對檔案管理工作人員的專業培訓，同時引進一些先進的管理技術，提高管理人員的水平。同時通過專業技能考核方法，提高檔案管理人員的工作積極性，使他們長期保持一種積極工作的狀態。
3.3加強交通檔案的信息化管理。
在檔案管理過程中，交通部門應引進先進的計算機技術，將檔案信息全部錄入到計算機系統當中，通過計算機網絡系統實施檔案管理，使得檢索設備及時、迅速地檢測出檔案信息，實現檔案管理由查詢業務向信息化管理的轉變。促進人機的完美結合，實現交通檔案自動化管理目標，提高檔案管理工作的效率，促進交通事業的穩步發展。
3.4完善交通行業配套設施。
隨著我國交通事業也隨之得到了迅速發展，檔案數量不斷增多，人們對檔案管理提出了更高的要求。然而，我國交通行業在配套設施方面仍存在許多問題。
4、結語
總之，隨著我國交通事業的持續發展，給交通部門的工作帶來一些機遇和挑戰，同時對檔案管理的工作人員的要求越來越高。因此，我們有必要做好交通檔案管理工作，善于總結和研究檔案管理工作中存在的難題，不斷完善檔案的管理工作，促進交通行業的長久發展。
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3、人事檔案管理人員配備不足，管理隊伍有待加強。隨著高校師資隊伍的不斷壯大，教職工人事檔案數量增多，個人材料進檔頻繁，檔案管理工作任務繁重，但由于重視不夠，高校人事檔案室很少設置有專職的檔案管理人員，少數有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓；兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導致高校人事檔案建設滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行。這將不利于高校人事檔案管理工作水平的提高。
4、人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求。檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設施，與檔案安全保管要求差距很大。
5、人事檔案信息化、現代化水平不高。目前很多高校人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導致很多人事統計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。這些問題的存在與高校人事制度改革的需要嚴重沖突。
二、加強高校人事檔案管理的幾點建議
1、加強人事檔案的宣傳教育工作，切實提高廣大教職工的人事檔案意識。人事檔案管理部門要加強宣傳力度，真正從思想上引起廣大教職工對人事檔案工作的高度重視和支持。各級領導要高度重視，切實加強領導，經常了解檔案工作情況和存在的問題；同時在組織上、制度上給予保證，并在人力、物力、財力上給予大力支持，使人事檔案管理工作得以順利進行。人事檔案管理人員應當增強服務意識，積極主動地開發利用人事信息，為高校人事制度改革、人才評聘等重大人事決策提供具有前瞻性、參考性的人事檔案信息，真正把人事檔案部門轉變成具有較強綜合服務職能的人事檔案信息中心。
2、要建立健全并認真貫徹落實人事檔案方面的各項規章制度，使檔案管理工作有章可循，促進人事檔案管理工作制度化、規范化發展。面對新時期新任務新要求，緊密圍繞《干部檔案工作條例》的要求，結合高校人事檔案管理工作的實際，進一步完善各項相關制度，對人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、審核、整理等環節做出明確而嚴格的規定。檔案工作者必須嚴格遵守相關制度，不斷規范人事檔案管理。
3、增加人事檔案管理人員配備，不斷提高人員業務素質。首先，高校人事檔案部門應該落實有專人負責，根據檔案冊數的增長配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時間和精力對人事檔案進行歸檔、建檔及對檔案材料進行開發利用。其次，人事檔案工作是一項政策性、專業性、技術性很強的工作，因此要求工作人員嚴守工作紀律，不斷提高自身的政治素質、業務素質和職業道德修養，拓寬知識面，不斷提高檔案管理人員的政策水平和業務技能，充分應用現代科學技術來推進人事檔案管理工作的科學化和規范化。
4、加強檔案保管的基礎設施建設，提供必要的物質基礎。要積極采取措施，加大基礎設施建設力度，設立專門的檔案室，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護設備，確保人事檔案的完好保存。
5、加快高校人事檔案信息化建設，依靠現代化科技手段實現檔案的現代化管理。充分聽取人事檔案工作第一線人員的意見，選用適合本校人事檔案管理工作的管理軟件，實現人事檔案信息化。在此基礎上，建立人事檔案信息查詢系統，對相關管理部門和個人設置訪問權限，利用網絡平臺了解人事檔案信息，在一定范圍內實現人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更快捷、更準確地為人事工作提供全方位的優質服務。
全面加強高校人事檔案管理，促進檔案管理盡快從封閉型向開放型轉變，從手工操作型向現代管理型轉變，從實體檔案管理向虛擬檔案管理轉變，使檔案管理者向信息管理者轉變，這樣，才能更好地推動人事檔案工作更好的發展。
論文關鍵詞：高校人事檔案管理人事檔案管理制度信息化建設
論文摘要：長期以來，我國人事檔案管理工作相對滯后，存在人事檔案意識薄弱，管理制度不健全，管理人員配備不足，硬件條件不完全符合檔案安全保管要求，信息化、現代化水平不高等問題，在一定程度上限制了人事檔案作用的發揮。本文對此進行了分析，針對這些問題，提出了全面加強高校人事檔案管理工作的幾點建議。
參考文獻：
[1]賀焱，改革學校人事檔案管理工作的思考[J].云南檔案，2008.3
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1.人事檔案管理存在的問題
1.1檔案材料內容不準確。現有的檔案材料中存在許多內容前后不符及內容失真的現象。如：“三齡一歷”記載多樣。出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明。甚至有個別干部的出生年月前后相差較大，參加工作時間、入黨入團時間前后不一致，基礎學歷越來越高。
1.2檔案材料不齊全。一些年度考核表、履歷表短缺或雖有表但未蓋公章。還有一些如學歷、培訓、職稱、獎懲等材料仍在個人手中而未能及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，有時只是將檔案材料作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，這也是導致個人檔案中材料不齊全的一個重要因素。
1.3人事檔案管理方式和手段相對落后，運行效率較低。管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案管理需要專人管理，單獨存放。但現在大多數事業單位的從事人事檔案管理的人員往往身兼數職，且大部分靠手工操作，未使用干部人事檔案電子信息化管理系統，費時、費力，效率低。
1.4人事檔案利用范圍狹窄。提供利用是檔案工作的目的之所在。從我國人事工作的現狀及傳統的人事檔案管理制度來看，現有的人事檔案利用范圍小，頻率低。但隨著社會主義經濟體制改革的深入，以及企事業單位人事制度和大中專畢業生就業制度的改革，事業單位工作人員由“單位人”變成了“社會人”，這就要求人事檔案要更加符合社會需求，擴大利用范圍，提高利用頻率。
2.人事檔案管理的建議
2.1完善人事檔案管理制度，提高人事檔案管理的制度化建設水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。應結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下功夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。
2.2注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集工作提出了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。
2.3采用現代化管理手段，加強人事檔案管理現代化和信息化建設。人事檔案是人才信息資源庫，為合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔案管理現代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，可通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享，既方便利用者，又提高人事檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。
2.4提高人事檔案管理人員的素質。人事檔案管理的質量在很大程度上取決于檔案工作人員的素質。人事檔案工作人員要不斷提高自身政治素質和專業素質。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作是一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，才能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密，在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，認真鑒別材料的真偽，按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，將人事檔案材料當作一種資源。人事檔案工作人員要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌；要努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量；還要積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。
參考文獻：
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Key words: personnel files;management;proposal
中圖分類號:G27 文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)15-0120-01
隨著社會主義經濟體制改革的深入,非公有制經濟的迅速發展非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道,而與此同時,隨著國有企事業單位人事制度和大中專畢業生就業制度的改革,國有企事業單位人員由“單位人”變成了“社會人”,大中專畢業生要面向市場自主擇業,這些變化主要是通過市場機制的作用使國有企事業單位人員、大中專畢業生流向非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等,而市場化配置人才資源又加快了人才流動的頻率。顯然,傳統人事檔案的利用制度不能適應現代人力資源開發的需要。人事檔案的利用應當延伸到非公有制經濟組織、社會化中介組織甚至外資企業,人事檔案的利用頻率應當適應人才流動的頻率,這是一個具有重大現實意義的問題,下面就人事檔案管理中存在的問題提幾點建議:
①提高檔案管理人員素質。人事檔案管理的好壞,在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員,不斷提高自身的政治素質和專業素質在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質,加強責任感,把人事檔案工作看作一項政治工作,在平常的管理中體現它的嚴肅性,能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心,減少工作中的失誤和差錯。有了責任心,才能不厭其煩地去收集材料,才能認真鑒別材料的真偽,才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊,才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業水平的提高,通過自學、參加培訓等方式,熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求,尤其是對材料的鑒別、分類,更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法,提高工作效率,提高檔案質量。積極探索新的管理模式,使人事檔案工作更科學、更實用,為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。
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（二）單位的文書檔案管理主要是文書工作。單位的文書工作主要包含了文件資料的收集、記載、歸類、整理以及存檔等工作。單位的文書工作的全過程也就是檔案從收集到整理保存的過程。但是，單位檔案的工作是在文書工作的基礎上對單位的檔案進行收集和整理保存的。所以文書工作就成為了單位檔案工作的基礎。檔案主要是來自于文書的工作，文書部門將單位組織和運營過程中的相關資料通過整理和保存，進行整理，定期的向單位的檔案部門提供歸檔。所以，單位的文書工作在很大程度上直接決定了單位檔案的質量。
二、單位文書檔案管理中存在的問題
（一）文書工作與檔案工作的銜接問題。文書工作與檔案的管理工作有一定的聯系，但是兩者之間又有很大的區別。所以，在現實工作中，只有將單位的文書工作與單位的檔案管理工作相互結合，形成統一的管理整體，才能夠在實際工作中取得更好的效果。在實際工作中，大部分的單位都是將單位的文書工作與檔案管理工作分開進行。這樣的工作方式是一個比較科學有效的方式，但是在這樣的工作方式下，單位的文書工作與單位的檔案管理工作就產生了一定的距離。文書工作人員在工作的過程中不重視檔案管理的后期工作，而檔案的管理人員也很少會考慮文書工作的相關問題。這樣的話就使得單位的文書工作與檔案管理工作出現了更大的距離，使得相互之間的銜接存在比較大的漏洞，從而影響到了單位檔案工作的質量。
（二）文書檔案工作人員的缺乏。當前，在實際工作中，單位的文書檔案工作人員一般情況下都是由別的部門工作人員兼任。這樣雖然在一定程度上節省了人力資源，并且也節省了開支。但是，文書檔案工作本身是一項比較專業性的工作，其要求文書檔案的工作人員能夠有比較好的專業基礎知識，要有一定的檔案管理知識和經驗。所以，這樣的用人模式使得在單位的檔案工作中存在諸如檔案管理范圍不明確，檔案收集不及時、檔案的材料真偽不明、檔案的分類出現錯誤等。這些問題主要是由于文書檔案的工作人員自身疏忽造成的，這也在一定程度上反映出了檔案文書檔案管理工作人員的自身素質問題。
（三）領導的重視程度不足。文書檔案的管理工作，在當前大多數的單位中都是一項比較瑣碎的工作，同時也只是眾多辦公室職能中的一個小部分。大部分的領導對單位的檔案管理工作不夠重視。大部分領導的心中都認為檔案的管理工作只是一個比較簡單的工作，并且在單位的眾多職能部門中也只是一個次要的部門。所以，單位的檔案管理投入缺乏，使得單位的檔案不能發揮出應該有的作用來。
三、提高單位文書檔案管理水平的建議
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一、背景介紹
城市建設檔案是城市建設的真實記錄，是城市可持續發展的寶貴資源，在進行社會管理、提供公共服務、保障城市生產生活秩序、維護城市安全、應對城市突發事件等工作中，發揮著重要作用。做好建設檔案工作，對促進城市建設的健康發展，更好地為經濟建設和城市建設服務有著十分重要的意義。近年來，全國各地建設檔案工作發展迅速，建設檔案管理體系已經形成，基礎工作進一步加強，館藏日益豐富，建設檔案的開發利用取得了顯著的經濟效益和社會效益。但也存在著發展不平衡、依法行政力度不夠、檔案資源結構失衡、信息化建設步伐較慢、檔案干部隊伍整體素質有待提高、城建檔案服務模式化單一，特別是城建檔案的移交工作一直以來沒有一套統一的接收方法，造成城市建設檔案利用率不高、服務質量不高等問題。
二、城市建設檔案管理的困境存在的困境
城建檔案管理工作經過長期的探索和實踐, 取得了許多寶貴的經驗并不斷的完善, 已經成為做好城建管理工作不可缺少的寶貴財富但是還存在著一些問題和不足這些因素嚴重影響和制約著城建檔案管理質量的提高。
1、城建檔案基礎工作開展不夠，館藏信息資源不足，種類不全面。城建檔案基本工資是城建檔案開發和利用的基礎工作，而檔案的有效開發利用又能夠在很大程度上促進城建檔案基礎業務的發展，它們之間是相互聯系相互作用的。在對城建檔案資料的收集整理過程，常常會存在一些失誤，例如建筑工程檔案材料收集比較齊全，而忽略了市政設施建設檔案資料的收集，而一些聲像檔案以及電子檔案就更是屈指可數，這對于城建檔案的開發利用工作造成了很大的影響。建設單位自身在城市建設檔案的管理上也存在誤區和不足。大多數建設單位僅重視需要移交進城建館的那部分檔案，而單位本身不做保存或只保存不需進館的那部分檔案，這種現象在房地產企業尤為突出。
2、庫存檔案內容單一結構不合理質量不高。各基層城建檔案館( 室) 普遍存在檔案內容單一、門類不全、結構不合理、質量不高等現象。主要體現在各類工程建設檔案, 尤其是民用建筑檔案所占比重較大的集中體現在管網工程和聲像照片檔案數量偏少,匾乏的檔案資源成為制約城建檔案信息開發利用、編研工作的障礙。幾乎所有的企業都存在一個現象:購房合同檔案與客戶資料檔案保存都比較完整，且較為重視，房產項目檔案的歸檔則參差不齊，有的是將項目資料集中堆放，未作系統的歸檔整理，有的干脆不作收集，僅僅滿足城建檔案館進館的需求，單位本身不做保留。實際上，城建檔案館所接收的檔案只是整個建設項目過程的一部分，有大量的項目文件都需要建設單位歸檔保存，建立一套完整、系統的項目檔案才是建設單位應充分給子重視的。
3、信息化建設比較薄弱管理手段相對落后。城建檔案信息網絡尚未形成。城建檔案信息加工層次偏低，不能適應社會各界對系列型和智能型城建檔案信息成品的需求，只能提供低層次的城建檔案信息。這樣，難以充分發揮城建檔案信息的社會作用，也難以實現城建檔案管理工作的最佳社會效益。城市是一個規模龐大，關系復雜，多層次、多功能的大系統。城市檔案管理需要借助新型科學技術改變服務方式單一和落后的服務手段，大力提升城建檔案服務質量,有效開發城建檔案信息。
4、城建檔案資源的開發利用意識還不夠。檔案意識主要指的是檔案獲取、傳播、保密等意識。一直以來，城建檔案的利用者在查閱檔案時，都需要根據相關的規范制度辦理很多復雜的手續才可以查閱，因此很多有意查閱利用城建檔案的工程人員不敢去也不想去查閱，這樣一來城建檔案的價值就很難被需要的人使用和開發。因此，在城市建設發展過程中產生的一些矛盾和問題也無法依據城建檔案來進行解決。
5、城建檔案管理經費不足，人員素質有待提高。城建檔案人員的配備同其工作要求不盡適應。目前，部分城建檔案工作人員的專業不對口，素質偏低,有些單位常常安排一些專業不對口，或文化水平較低或老、弱、病、殘等照顧對象從事城建檔案工作。大多數城建檔案館( 室) 經費不足購置檔案設備及人員經費支出困難。
三、城市建設檔案管理建議
1、強化社會檔案意識，提高服務質量。城建檔案管理部門要牢固樹立大局意識，將城建檔案工作納入城市建設總體規劃，不斷增加檔案工作的透明度，合理、適度的加大檔案信息開放力度不斷滿足社會和人民群眾對城建檔案的利用需求不斷增強社會檔案意識城建檔案管理人員要更新觀念，樹立主動服務用戶至上的理念正確處理并協調好各種關系，以創造性的思維方式解決工作中遇到的各種重點、難點和關鍵問題提高服務質量。
2、強化宣傳力度，做到依法治檔。當前檔案工作所依據的法律有《檔案法》、《城市規劃法》、《建筑法》等法律和有關法律條款，依據的部門規章有建設部90號令《城市建設檔案管理規定》及國家檔案局頒布的《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》，城建檔案法規建設初具規模，依法行政的法律依據充分有力。城建檔案管理部門，通過靈活地運用文字、實物、模刑、錄像等多種傳播工具，圖文并茂，使更多人了解城建檔案的法律法規和工作內容,增強城市檔案管理的法律意識。
3、加強硬件設施建設，提升城建檔案質量。首先我們要根據檔案科學、規范管理要求制定好各項業務規劃，并在工作規劃的指導下按時保質保量的完成既定目標。加強城建檔案管理機構的建設，完善城建檔案管理網絡理順各種關系，加強各部門各領域各專業之間的協調，加大培訓力度加強業務指導監督工作。其次我們要加強城建檔案的收集、整理、鑒定等業務基礎工作根據檔案來源原則檔案收集工作是整個檔案工作的重要環節。
4、利用信息技術，改進服務手段。根據國家有關城建檔案管理的標準和規范，實現檔案資源共享，為城市規劃、建設、管理服務創造更方便、快捷的條件以適應社會發展和城市現代化建設對城建檔案利用的要求，縮短檔案信息開發與當前需求相匹配。要加強檔案數字化建設建立內部局域網，改進過去以手工直接查詢為主對外查詢方式，更好的開發利用城建檔案信息資源，城建檔案管理部門應面向社會通過各種方式和手段向社會提供更多有利用價值的城建檔案信息，以滿足社會各界的需求。
5、加強人才隊伍建設，提升城建檔案工作人員素質。要加大城建檔案管理人才培訓力度，提高檔案管理人員專業水平。同時，在城建檔案工作機構中配備工程專業人員、檔案專業人員、計算機專業人員等多種專業的工作人員。同時，要加大城建檔案部門的經費投入，購置并充實檔案設備。
結語
總之，城市檔案信息資源利用對社會管理、公共服務、保障城市生產生活秩序、維護城市安全、應對城市突發事件等工作中，發揮著重要作用。城市建設檔案管理要堅持與時俱進，從硬件設施、智力支持、現代技術和管理層面入手，才能發揮更大的價值。
參考文獻
[1]吳文杰.在建設項目文件歸檔與整理中兩種規范的差異比較[J]佛山檔案,2008(23).
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1 篆刻藝術人才檔案的定義
篆刻藝術人才檔案是指篆刻藝術人員在篆刻藝術活動中直接形成的，應當歸檔保存的文字材料、藝術作品、學術成果、活動照片、獲獎證書、錄影錄像等材料。篆刻藝術人才檔案與一般人事檔案的區別在于，篆刻藝術人才檔案更側重于收集藝術領域活動、成果方面的資料，能較詳實的反映個人各個時期的藝術水平，能較全面的展示篆刻藝術的發展演變，為篆刻藝術研究提供史料，為篆刻愛好者學習提供教材，對推動民族文化傳承具有重大參考價值。
2 西泠印社篆刻藝術人才檔案管理中存在的問題
西泠印社一直以來就十分重視對篆刻藝術人才檔案的收集、整理、歸檔和利用，力求做到檔案收集更全面、歸檔更科學、保護更完善，當然在檔案的日常管理中也存在一些問題，主要有：
1、檔案形式比較單一
目前西泠印社篆刻藝術人才檔案以文書檔案為主， 照片、錄音錄像、藝術作品等資料比較少，對每個藝術人才的藝術成就、藝術流派大都以文字表述為主，很少有相應的藝術作品加以佐證，檔案內容不全面，載體形式比較單一，使得藝術檔案不夠直觀，不能很好的體現藝術人才檔案的特點和藝術人才的藝術價值。
2、缺少規范化制度
長期以來，沒有制定專門的篆刻藝術人才檔案管理制度，檔案的歸檔、整理、保護、借閱等工作無章可循，一直按照以往慣例進行，隨意性比較大。檔案管理人員也常常因為忙于其它事務，疏忽對檔案的收集、管理，使得檔案管理程序不夠規范、收集時間不夠固定、內容更新不及時。
3、檔案電子化程度不高
目前篆刻藝術人才檔案以紙質檔案為主，輔以少量電子檔案，檔案管理基本還是沿用文書檔案的管理辦法，查閱檔案大都只能調閱紙質檔案，費時費力，而且經常會出現漏查現象，檔案的查閱、利用效率不高。
4、檔案資源利用率不高
篆刻藝術人才檔案公開程度不夠，差不多算是“養在深閨人不知”的檔案，平時檔案的利用也基本僅限于單位內部人員，社會上很多都不知道西泠印社有個篆刻人才檔案，檔案資源的社會利用率很低。
3 篆刻藝術人才檔案管理建議
1、完善檔案載體結構
篆刻藝術人才檔案應重點體現出藝術人才的藝術成果和研究成果，在收集檔案過程中，除了收集人事履歷、簡歷、參賽獲獎情況、學習經歷、工作經歷、藝術師承、篆刻流派、藝術觀點、藝術特色、藝術活動、著作發表和出版情況等文書材料外，更要重視篆刻作品、篆刻研究成果等實物檔案的積累，具體包括照片、視頻、作品原石、印屏、印譜等。措施一是向藝術人才征集各階段代表作品原石（原石照片）、印蛻、創作手記等，并對代表作品的印面內容、邊款內容、創作背景、師承流派等情況作相應介紹，對有論文著作發表的藝術人才征集其研究成果原著（期刊、書籍照片）。措施二是對在創作技法上具有流派代表性、藝術風格鮮明、在專業領域地位和影響突出的篆刻藝術傳承代表人物，以視頻影像的形式，對其創作技藝進行記錄，如開展對劉江、高式熊、呂國璋、張銳、韓天衡等前輩名家的創作視頻資料拍攝，匯集為篆刻傳承人藝術影像資料和檔案庫，使藝術人才檔案更形象、更直觀，充分發揮藝術人才檔案的特點和藝術人才的藝術價值。
2、制定篆刻藝術人才檔案制度體系
要規范檔案的管理，首先需要建立一整套檔案管理制度，并嚴格按照制度管人、管事。建議制定完善篆刻藝術人才檔案工作人員崗位責任制度、定期更新藝術人才檔案制度、檔案庫房管理制度、檔案借閱利用制度、檔案檢查盤點制度，檔案數據維護制度等，規范篆刻藝術人才檔案的收集、整理、歸檔、查閱、保護等工作以及檔案管理人員工作流程和要求，嚴格按照制度管理檔案，確保人才檔案及時更新、定期歸檔、程序規范、保護到位，有效解決篆刻藝術人才檔案管理過程中存在的信息資料時效滯后、個人檔案內容不全、檔案人員疏于管理、檔案資料保管不力、檔案借閱手續不全等突出問題。
3、建立篆刻藝術人才檔案信息資源平臺
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一、現階段建筑工程檔案管理中存在的難點
雖然已經有很多的建筑工程開始重視了檔案管理的工作，也開始逐步的實施了這項工作，可是在現實的建筑工程檔案管理工作中的難點有很多，作者將其主要分為了以下幾個方面，具體表現如下所示：
1.1檔案的收集過程復雜[1]。建筑工程檔案管理工作中最基礎的工作就是檔案的收集，一旦檔案的收集出了問題，那么之后的檔案管理也就會出現相應的問題了。許多的建筑工程在工程建造的過程中，由于工程量大、工程建設時間久等問題而忽略了檔案的收集，或者說在工程建造的過程中丟失了部分資料，這都會造成檔案收集的困難。
1.2很難實現對于建設工程的各個部門的監督管理。建筑工程的檔案管理是復雜而系統的，要想做好建筑工程的檔案管理就必須對于工程建設的各個部門進行監督管理。一般來說，建筑工程的施工是由多個部門共同實施的，在這種情況下很難實現對于所有部門進行管理，無法實現對于所有部門的監督就會導致檔案收集的不全面，這對于檔案管理來說是非常不利的。
1.3檔案的編制與組卷的工作比較困難[2]。在一項建筑工程的建設完成之后，檔案管理的工作人員需要進行整理資料，將檔案進行編制與裝訂成冊，這兩項工作的要求是非常高的，因為它需要工作人員擁有較高的專業素質。可是現階段檔案管理工作人員普遍面臨著專業素質不夠高的問題。
二、如何做好建筑工程的檔案管理工作
如何才能科學、有效地解決以上提到的建筑工程檔案管理中的難點，如何才能做好檔案管理的工作是目前建筑工程需要迫切解決的問題之一。本文作者根據自身的經驗以及理解，將解決的措施分為了以下幾點：
2.1完善建筑工程的檔案管理系統[3]。良好有效地檔案管理系統是進行有效地檔案管理工作的前提條件。建筑企業必須為檔案管理提供良好的環境，比如說將建設單位的各個部門結合起來，建立檔案管理系統，來避免收集資料困難的問題。除此之外，還應該全面的實行責任制度。這種責任制度是指將責任具體的劃分到檔案管理的每一位工作人員的身上，實現工作內容與責任相結合的制度，這樣的話哪一環節出現問題可以直接找到相應的負責人。這樣既可以快速的收集資料信息，還可以減少檔案管理中的失誤情況。所以建立完善的建筑工程檔案管理系統是非常有必要的。
2.2頒布相關的檔案管理的法律法規[4]，使得檔案管理工作“有法可依”。目前關于建筑工程檔案管理的相關法律法規相對來說還比較少，政府應該積極的頒布相關的法律來規范檔案管理的各項工作。比如說，在建筑工程檔案管理的過程中，應該嚴格按照《建筑工程資料管理規程》來進行一系列的工作，這樣的檔案管理才能更加的合理、有效。同時，頒布的相關檔案管理法律還應該嚴格的規定檔案管理的相關工作流程，讓這些法律起到真實的指導、管理作用。
2.3強化對于檔案管理工作人員的培訓，在培訓的基礎上對于工作人員進行認真的考核。建筑企業應該積極的對于檔案管理的工作人員進行培訓來提高工作人員的專業素質，可以開展檔案管理專業的課程，來教授檔案收集的方法、管理的方法等等內容，使其在將檔案進行編制等等的工作完成的更加出色。在對于工作人員進行培訓之后，還應該對其進行嚴格的考核，實施嚴格地考核制度。對于優秀的工作人員進行相應的獎勵，增加工作人員的信心與熱情；而對于工作表現不太好，能力不突出的檔案管理工作人員則要給與一定的懲罰，這種懲罰的目的并不是單純的懲罰，而是起到警醒的作用，是讓工作人員在以后的檔案管理工作中更加細心的目的。檔案管理的工作人員還應該積極地對于工作進行總結思考，努力將檔案管理工作做到最好。
2.4加強對于建筑工程的各項監督工作[5]，使得檔案管理工作人員能夠輕松的收集資料。面對檔案管理資料收集困難的問題，建筑工程只有對于建設過程的各方面進行嚴格的監督，對于各個參與建設的單位檔案進行監督才能切實的收集到相關資料。比如說，對于參與建設單位的實際情況進行監督；對于原材料的質量進行監督等等。但是在資料收集的過程中會出現不容易收集的部分，這種時候檔案管理工作人員應該特別注意，比如各類原材料的檢驗證書等等，這些尤其要注意收集管理，這樣才能為將來的工作提高保障。
2.5做好建筑工程檔案交底的各項工作。檔案交底的工作是非常重要的，它能夠進一步的對于建筑工程的檔案進行管理。尤其是在某些較大的施工建筑中，這項工作更是十分重要，一般來說都是由工程負責人、檔案管理負責人。技術人員等等一起舉辦交底的會議。很多情況下，交底主要是探討了以下幾個問題，具體如下：
2.5.1明確每個部門的責任，提出相應的檔案管理的工作方法。這一點主要是工程建設單位對于檔案管理的詳細情形進行交底，使得檔案管理順利進行。
2.5.2工程建設單位為其他部門或者是單位就工程的基本問題進行介紹。這里介紹的內容包括了工程的建設方案、預算工期等等。通過這一類介紹，檔案管理的工作人員可以迅速的了解需要收集的資料種類，也便于檔案管理者做好最終的檔案編制工作。
2.5.3監督部門就檔案的監督管理工作進行了明確的交底[6]。包括了檔案的歸類、整理等等部分。
三、結語
隨著社會的不斷發展與進步，建筑工程在施工方法、管理方法等等方面都會進行改革，隨之建筑工程的檔案管理工作也會變得越來越困難，也需要進行一定的改革。本文作者認為，只有首先認識到了檔案管理中的難點才有可能克服這些難點，其次需要建筑部門、檔案管理人員等等各方面的努力，最后切實的做到了以上提出的幾點措施，建筑工程的檔案管理工作才能真正的有效地完成，最終建筑工程的發展才會更好。
參考文獻
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