引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案管理工作計劃范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
增強檔案管理工作相關(guān)人員的責任感，有序推動檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平的提升，規(guī)范流程，重視保密，不出遺漏，加快編制分類大綱工作和相關(guān)配套設(shè)施的補充完善工作，要超前主動工作，將創(chuàng)建省檔案室AA級標準工作提上日程，堅持相關(guān)標準化工作的開展，全面適應(yīng)公司在新形勢下的各項工作需要。
二、工作計劃：
（一）細化領(lǐng)導分公司，健全規(guī)章制度
調(diào)整檔案管理工作領(lǐng)導小組，負責解決檔案工作的人員配備、檔案室等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和經(jīng)費保障等問題，特別是明確基層一名科級以上領(lǐng)導對口負責檔案工作，進一步明確基層檔案責任人，切實將建設(shè)省級檔案室AA級標準相關(guān)檔案工作提上日程。
（二）對標省級檔案室AA級管理要求查漏補缺
1、切實將建設(shè)省級AA級檔案室標準列入年度主要工作計劃。切實做到“三專”“八防”“十不準”。“三專”：專柜和專室；“八防”指防盜、防火、防潮、防蟲、防暑、防塵、防高溫、防光；“十不準”即不準檔案手續(xù)不全者查檔，不準借閱手續(xù)不全者借閱，不準翻看與查閱范圍無關(guān)的內(nèi)容，不準私自抄寫檔案內(nèi)容，不準在明碼電話上傳遞檔案內(nèi)容，不準與無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容，不準公開郵寄檔案或檔案材料，不準涂改檔案材料，不準攜帶檔案進入公共場所，不準把檔案柜鑰匙交給非管檔案人員。
2、對照省AA級檔案室管理標準，進一步完善檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施，在上半年努力完成各級短板查找整改工作，要在落實組織領(lǐng)導、人員設(shè)置“八防”設(shè)施各項配套設(shè)備是否符合省級檔案室AA級標準上一一查看，進行整改完善、檔案密集架、除濕機、掃描儀、打印機、復印機、移動硬盤、煙霧報警器等設(shè)施要提前申請配備，密集架不能使用的要及時更換。
（三）繼續(xù)加強檔案信息化、標準化建設(shè)
1、發(fā)揮公司內(nèi)網(wǎng)的作用，以發(fā)供電分公司一站式辦公系統(tǒng)為依托，加強公司檔案專欄網(wǎng)頁的建設(shè)，豐富網(wǎng)頁內(nèi)容，逐步實現(xiàn)內(nèi)部目錄信息檔案資源共享、方便各單位無紙化檢索作用。
2、做好檔案信息系統(tǒng)及檔案數(shù)據(jù)庫保密、安全、備份工作，確保檔案信息安全、可靠。
3、按照集團公司檔案工作要求，利用好現(xiàn)有檔案軟件，做好電子文件收集、歸檔和管理工作，建立和完善電子公文歸檔工作辦法，探索電子檔案保存、保密、保真的技術(shù)方法和手段，逐步實現(xiàn)電子公實時歸檔，科學保管和有效利用。
篇2
一、對公司檔案室現(xiàn)存檔案進行了解
作為一名新入職的員工，我先從對公司的了解及對現(xiàn)存檔案的了解而漸漸展開今后的檔案管理工作。所以，入職以來我先學習了公司的檔案管理辦法，及檔案歸檔目錄指引，并對公司的組織架構(gòu)、部門設(shè)置等進行了了解，之后對檔案室現(xiàn)存檔案進行了逐一查閱。目前此項工作已基本完成。
二、對公司檔案室現(xiàn)存檔案進行分類、整理。
通過對公司檔案室檔案的查閱，了解了現(xiàn)存檔案的大致內(nèi)容，同時結(jié)合公司的檔案管理辦法、檔案歸檔目錄指引、濱海新區(qū)城建檔案2012年工程檔案歸檔細則及自己以往工作經(jīng)驗對檔案室現(xiàn)存檔案進行分類、整理，做好卷內(nèi)目錄的編制工作，使得公司檔案的分類在符合國家檔案管理規(guī)定前提下，根據(jù)公司實際情況進行分類。保證檔案工作能夠為企業(yè)的經(jīng)營管理和各項工作服務(wù)。由于現(xiàn)存檔案基本沒有卷內(nèi)目錄，需要逐一分類、編碼，并建立電子版的資料索引目錄，使檔案室所有檔案能夠更加方便、快捷的被查閱和有效利用。所以將此項工作的完成時間暫定在8月底。
三、跟領(lǐng)導及同事探討、修訂公司檔案管理辦法。
具體工作計劃為以公司現(xiàn)有檔案管理辦法為基礎(chǔ)，征求各部門兼職檔案管理員意見進行修訂，對于檔案管理辦法的修訂暫時計劃從以下幾方面進行補充修訂，大致提綱為：1總則；2工作職責；3檔案類目設(shè)置及分類；4檔案管理實施細則；5檔案借閱規(guī)定；6檔案保密規(guī)定；7紀律與處分；修訂完成后報部門領(lǐng)導進行審批，之后將根據(jù)部門領(lǐng)導的審批意見修改后的修訂版報分管領(lǐng)導審批。(此項工作預計在9月下旬完成)。
四、根據(jù)新版檔案管理辦法進行檔案室的二次整理及檔案收集
在檔案管理制度修訂完畢后，對初步整理的檔案進行系統(tǒng)整理。同時希望能使各個部門都真正參與到檔案管理工作中，將各自手頭檔案進行分類、整理、制定電子版卷內(nèi)目錄，并將部分重要檔案移交檔案室，使得每一份檔案都具有可查性。保證公司各類檔案的完成性。此項工作計劃在十月完成。
五、 檔案管理辦法試行、修改
篇3
二、加強檔案業(yè)務(wù)學習，提高檔案人員的自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平
首先要組織全體干部職工認真學習貫徹《檔案法》使大家進一步提高對檔案工作重要性的認識；尤其是檔案人員要堅持經(jīng)常學、自覺學、熟悉和掌握檔案知識，增強依法治檔的意識，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。
三、狠抓檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，使之達到規(guī)范化、科學化和制度化
篇4
收錄日期：2013年2月27日
凡在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形成，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類檔案歸檔材料。高校基建檔案是反映學校基本建設(shè)工作的真實原始記錄，是學校檔案的重要組成部分，也是學校的寶貴財富。做好高校基建檔案管理，逐步完善管理方法具有現(xiàn)實意義。
一、我國高校基建檔案管理現(xiàn)狀
1、檔案意識淡薄，材料收集不齊全。檔案部門的宣傳力度不夠，導致高校的基建部門以及主管領(lǐng)導對基建檔案工作重視不夠，造成一些基建管理人員檔案意識淡薄，存在“重建設(shè)，輕檔案”的思想，基建檔案材料收集不齊全，案卷管理不規(guī)范的現(xiàn)象較普遍。
2、制度不嚴，缺少保障措施。雖然《普通高校檔案管理辦法》頒布實施了多年，但是許多高校沒有制定相關(guān)基建檔案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建檔案因政策水平的差異而大相徑庭；有的高校的規(guī)范、制度甚至只有大致框架，沒有細則，造成基建檔案工作沒有納入年度工作計劃、崗位責任制及考核范圍。保障制度的缺失，表現(xiàn)在經(jīng)費保障問題上。基建檔案管理和其他類別的檔案管理一樣，需要專用的設(shè)備和經(jīng)費支持，但學校每年用于檔案的專項費用很少，使基建檔案管理缺少必要的設(shè)施和設(shè)備。保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。
3、歸檔的基建檔案質(zhì)量不高。從已歸檔的材料中發(fā)現(xiàn)，基建檔案的材料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復印件；有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍較低，在已歸檔的基建檔案中，一般學校只能做到“目錄級”的管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒有相應(yīng)的電子文件。還有的學校因為未能進行部門立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門進一步整理。
4、檔案載體不豐富。按規(guī)定，施工過程每個階段均要留下照片或是電子文件，但實際情況是，要么特殊載體的材料匱乏，要么沒有相應(yīng)的材料，給學校造成不可彌補的損失。
二、加強高校基建檔案科學化管理的對策
1、加強基建檔案工作領(lǐng)導。國家教委6號令《普通高等學校檔案管理辦法》中第三條明確指出：“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎(chǔ)工作之一，各高校必須把檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，加強對檔案工作的領(lǐng)導和管理。”可見，檔案管理工作是整個學校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部分，領(lǐng)導對檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作的主要因素。這就要求學校領(lǐng)導高度重視基建檔案工作，在人員、經(jīng)費、設(shè)施上給予大力支持，切實將檔案工作納入學校的目標管理，加大檔案執(zhí)法力度，認真研究和解決檔案工作中的實際問題。
2、提高檔案人員素質(zhì)。搞好工程建設(shè)，要把提高檔案人員的素質(zhì)放在重要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是否具有良好的愛崗敬業(yè)精神和服務(wù)態(tài)度。基建管理部門作為基建檔案的產(chǎn)生和使用部門，檔案人員更應(yīng)當自覺提高對各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責任心和自覺性。在具體工作中，注重加強檔案人員素質(zhì)訓練、加強科學管理，要從基建管理和檔案管理兩方面進行專業(yè)學習知識和培訓，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平及檔案管理能力。
3、完善基建檔案管理制度。一個工程項目的檔案資料收集齊全與否，完善制度是關(guān)鍵。將基建檔案工作納入日常管理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這是保證基建檔案工作規(guī)范化、標準化、制度化的前提。高校要結(jié)合本校的工作實際，制定出一套切實可行的規(guī)章制度，并經(jīng)常進行檢查、督促。在實際運作中，因基本建設(shè)檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù)性強，所有參建單位的檔案工作質(zhì)量更應(yīng)該及時地進行約束和指導。工程建設(shè)項目完成后，不論是總承包還是分包，不論建設(shè)工程項目大小，必須堅持工程項目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗收同步；堅持檔案部門與基建部門相結(jié)合，齊抓共管做好基建竣工歸檔工作，明確項目檔案工作的分管領(lǐng)導到位；指定項目專職檔案人員到位；落實項目施工、安裝編制竣工技術(shù)資料、圖紙的人員到位。
4、做好基建檔案工作“三同步”管理。“三同步”是國家對基建檔案管理提出的基本要求，其內(nèi)涵主要包括：基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設(shè)過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的施工圖的驗收同步進行。在制定本單位或本部門的規(guī)定、規(guī)范、細則等規(guī)章制度的同時，應(yīng)建立項目基建檔案管理工作制度，在與施工單位簽訂合同時，把項目基建檔案工作要求附在合同中，使施工單位既明確基建檔案的總要求，又明確如何做好這項工作，以及竣工驗收應(yīng)提供的檔案資料，以及資料套數(shù)，從而克服管理工作的無章可循、無據(jù)可依的混亂現(xiàn)象，使基建檔案進入正常化管理。
5、實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理。隨著高校對計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面普及使用，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)對基建檔案進行管理，將大大提高工作效率，更好地為工程建設(shè)與管理服務(wù)。目前，高校基本建設(shè)檔案的管理工作，已經(jīng)進入從經(jīng)驗管理向先進科學技術(shù)管理階段，傳統(tǒng)的檔案管理方法往往工作量大、存檔不方便，而且不利于及時查找。如果管理方法仍停滯不前，就不能有效保護及利用基建檔案為學校服務(wù)。如果參與了高校網(wǎng)絡(luò)整體建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理，基建檔案將更好地被管理和利用，更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要。
主要參考文獻：
篇5
以《檔案法》頒布為契機，有計劃、有步驟地開展學習、宣傳、貫徹活動，增強全校教職員工的法制觀念和檔案意識，強化行政執(zhí)法的力度，提高全員執(zhí)法的自覺性，推動學校檔案工作向高標準持續(xù)發(fā)展。
1.組織學校全體教職員工和檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員認真學習《檔案法》，參照蘇州市檔案局學習、宣傳、貫徹《蘇州市檔案管理辦法》活動實施方案，進行有計劃、有組織地宣傳、學習和落實。
2.在認真學習、貫徹《蘇州市檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合學校政治學習對全校教職員工進行宣傳、學習，通過印發(fā)宣傳材料、做檔案知識測試卷，提高法制意識和檔案意識。
3.按照《常熟市教育系統(tǒng)學校歸檔辦法》收集好各處、室、組等部門所形成的文件、材料，按分類方案進行裝訂、分類、排列、編號、裝合，并在今年8月底，完成年度各種檔案資料的立卷工作，寫好立卷說明及簽定報告。
4.做好檔案臺帳，對各項內(nèi)容認真填寫，為迎接一年一度的檔案法規(guī)性檢查作好準備。
5.及時收取、處理各類文檔資料，為學校提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
6.配合學校做好各類評估、評審、考核工作。
7.根據(jù)學校發(fā)展情況，及時做好資料的匯編、索引的延續(xù)工作，為學校擴大社會效益。
三、工作安排：
第一季度：
1.制訂學校年工作計劃
2.收集本校年各科室所形成的文件、材料
3.做好本校新年度的文書處理工作
第二季度：
1.整理本校年文件資料，按《常熟市教育系統(tǒng)學校歸檔辦法》規(guī)定做好裝訂、分類、排列、編號、裝合工作，確保門類齊全，完成立卷任務(wù)
2.參加教育系統(tǒng)開展的檔案法制宣傳周活動
3.檢查本校檔案保管情況，如有不到位之處，及時向校領(lǐng)導匯報處理
第三季度：
1.做好本校檔案編制專題匯編及索引的延續(xù)工作
2.做好局檔案室、協(xié)作組來校年度檢查的準備工作
3.做好年度安全檢查工作，迎接局檔案室對本校檔案安全情況的考核
第四季度：
篇6
1 檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計算機工作的技術(shù)要求。
那么我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏，內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。
2 實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。
（一）全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。
（二）重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
（三）結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
（四）統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。
（五）規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委，北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委；還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種；必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
3 加快數(shù)據(jù)儲備，積極推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
（一）分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
（二）分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄？對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
（三）分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引；而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
（四）用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率
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二、加強基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理水平
通過實踐經(jīng)驗證明，要想在實際工作中提高檔案管理水平，就需要管理者規(guī)范自己的行為，采取最科學合理的管理方法對檔案信息進行管理。
1、檔案館藏去粗取精，對檔案信息全面普查
對于館藏信息進行全面復查是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的首要工作。目前，大多數(shù)檔案館在對當心信息進行管理的過程中都不會進行清查，知識很多檔案信息繁雜、凌亂，這既不利于管理者的管理，因此我們很有必要對檔案信息進行全面普查，針對于其中已經(jīng)過期或者無用的文件剔除，這樣才能夠提高檔案信息的管理效率。
2、案卷重新組合，實現(xiàn)檔案信息管理的規(guī)范化
在檔案館內(nèi)，有大部分案卷過厚，內(nèi)容相對較為混雜，這就需要管理者對其進行重新組合，將其中聯(lián)系緊密的文件組合在一起，而其中若還存在缺少頁碼或者沒有案卷標題的檔案，還要求管理人員在重新加工一遍從而保證案卷的規(guī)范化。通過對案卷的重新組合，不僅能夠提高檔案管理水平，還能夠提高檔案的利用率，有助于檔案信息管理實現(xiàn)現(xiàn)代化與自動化。
3、對案卷統(tǒng)一分類，方便用戶對檔案信息的檢索
在檔案管理工作中，通過計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用有利于用戶對檔案信息的檢索，因此再來滿足用戶的需求，管理者在對案卷進行管理的過程中必須要嚴格按照國家現(xiàn)行的相關(guān)規(guī)定編制一套完善的分類規(guī)則，然后嚴格按照這一規(guī)則進行分類，并統(tǒng)一檔案信息的分類號，這樣也就有利于檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化與標準化，達到理想的管理效果。
4、規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。凡是要求批復的文件寫“請示”，凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程，尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。
1、分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的，就是要使檔案為社會所用。而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力
在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進行著錄，即：將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
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會計電算化的檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存貯的會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。電算化會計系統(tǒng)的檔案管理在整個會計電算化工作中起著重要的作用,因此,要把會計電算化檔案的管理工作做好,就要了解和掌握以下幾個方面的知識:
一、會計電算化檔案管理的意義
1、 良好的檔案管理是電算化后會計工作連續(xù)進行的保障。會計檔案是各項經(jīng)濟活動的歷史記錄,也是檢查各種責任事故的依據(jù),只有會計檔案保存良好,才能連續(xù)反映單位的經(jīng)濟情況,才能了解單位經(jīng)營管理過程的各種弊端、差錯、不足,才能保證信息前后期的相互利用,才能保證系統(tǒng)操作的正確性、可繼續(xù)培訓性和系統(tǒng)的可維護性。
2、 良好的檔案管理是電算化會計系統(tǒng)維護的保證。電算化會計系統(tǒng)是一個非常龐大的系統(tǒng),就是其中的一個子系統(tǒng)也是非常復雜的,而且其還跨越了會計與計算機兩方面的專業(yè)知識,了解與維護系統(tǒng)非常困難。所以,如果沒有保存完整的系統(tǒng)開發(fā)文檔,系統(tǒng)的維護將非常困難,甚至不可能。
3、 良好的檔案管理是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。當系統(tǒng)程序、數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時,往往需要利用備份的程序與數(shù)據(jù)進行恢復;當系統(tǒng)處理需要以前年度或機內(nèi)沒有的數(shù)據(jù)時,也需要將備份的數(shù)據(jù)拷貝到機內(nèi);系統(tǒng)的維護也需要各種開發(fā)文檔。因此,保存良好的檔案是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
4、 良好的檔案管理是會計信息得以充分利用,更好地為管理服務(wù)的保證。讓會計人員從繁雜的事務(wù)性工作中解脫出來,充分利用計算機的優(yōu)勢,及時為管理人員提供各種管理決策信息,是會計電算化的最高目標。只有良好的檔案管理,才可能在出現(xiàn)各種系統(tǒng)故障的情況下,及時恢復被毀壞的數(shù)據(jù);只有保存完整的會計數(shù)據(jù),才可能利用各個時期的數(shù)據(jù),進行對比分析、趨勢分析、決策分析等。
二、會計電算化檔案的生成與管理
1、 數(shù)據(jù)資料的生成與管理
機內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表,應(yīng)按有關(guān)財會制度使用、保管。
現(xiàn)金、銀行記賬憑證和轉(zhuǎn)賬憑證包括機制憑證和手編記賬憑證兩種, 機制憑證在輸入計算機后要打印輸出,采取匯總的方式與手編憑證同樣裝訂成冊,妥為保管。
現(xiàn)金、銀行日記賬每天打印;銀行余額調(diào)整表每月打印一次;總分類賬和各種明細分類賬每月打印一次;現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一次,并同該本記賬憑證一起裝訂;會計報表、計算表、分析表,按管理要求和時間打印輸出,經(jīng)有關(guān)財會人員審核無誤后簽字生效。
由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時,必須補充打印,并要求操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章,財務(wù)主管簽字蓋章認可。
2、數(shù)據(jù)備份管理
由于會計核算數(shù)據(jù)的重要性,必須經(jīng)常進行備份工作,在日常工作中,準備三套軟盤循環(huán)使用,隔日進行備份,以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。機內(nèi)憑證及總分類賬、明細分類賬、報表,應(yīng)視同會計資料按月做兩套軟盤備份,交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。
需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。
3、會計檔案管理
打印輸出的憑證、賬冊、報表,必須有會計主管的簽章才能存檔保管。為保證備份數(shù)據(jù)的安全,備份軟盤必須貼上寫保護標簽,裝入盤套,放進硬盒,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。由打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理;隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件,和以上軟件的備份磁盤,作為會計檔案保管。
各類會計檔案的出借,均必須經(jīng)過會計主管審批同意并簽章,如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性,應(yīng)制作該備份磁盤的復制件,使用復制件進行操作。
必須加強會計檔案的保密工作,任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤等的行為,將受到行政處分,情節(jié)嚴重者,將追究其法律責任。
三、電算化會計檔案管理應(yīng)注意的問題
鑒于電算化會計檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會計檔案的特點,在電算化會計檔案的管理工作中,除了傳統(tǒng)會計檔案管理應(yīng)注意的問題外,還應(yīng)特別注意以下幾個問題:
1.要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進行會計信息系統(tǒng)維護必不可少的資料,如果沒有保存完整的軟件文檔,系統(tǒng)的維護將非常困難,甚至不可能。
2.針對電算化會計檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大,易受破壞的特點。在管理時應(yīng)注意:在選用保存會計檔案的存貯介質(zhì)時,應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì);對存放在存貯介質(zhì)上的會計檔案應(yīng)寫好保護字樣,存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所;對存放往年會計檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復制雙份存放在不同的地點;對使用時間較長的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進行替換;對硬盤上的會計檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。
3.針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點,在進行管理時應(yīng)注意:對硬盤上的會計檔案,應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施,防止對會計檔案進行修改;對存放在軟盤或光盤上的會計檔案應(yīng)至少一式兩份分別在會計和計算機操作部門的檔案柜存放,以防止某一方面存貯介質(zhì)損壞造成數(shù)據(jù)丟失或單方面修改會計數(shù)據(jù)。
4.針對電算化會計檔案和軟件版本密切相關(guān)的特點,在對電算化會計檔案進行管理時應(yīng)注意保存各種版本軟件系統(tǒng)的軟件檔案和相應(yīng)的磁性介質(zhì)或光盤會計檔案。在具體進行操作時可在存貯介質(zhì)的標簽上注明軟件的版本號,保存會計檔案的介質(zhì)上標明與哪個版本的會計軟件相對應(yīng)。
5.針對電算化會計檔案必須借助于特定的環(huán)境才能再現(xiàn)的特點,在進行管理時必須注意組織力量編寫一套電算化會計檔案管理軟件,以便對往年資料進行管理;同時利用電算化會計檔案處理方便、快捷、直觀,對管理和決策支持性好的特點,利用保存完好的各個時期的數(shù)據(jù),進行財務(wù)分析(趨勢分析、對比分析)和預測,為企業(yè)的經(jīng)營管理服務(wù)。
參考文獻:
1、《會計電算化原理與應(yīng)用》清華大學出版社 毛華揚 陳旭等編2005.3
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二、檔案管理基礎(chǔ)工作中的問題
目前，我國的綜合性檔案館數(shù)量眾多，其中的館藏內(nèi)容也較為繁雜，由于檔案信息保存的跨度時間較長，所以大部分檔案信息均屬于封閉式管理狀態(tài)，主要目的在于保證檔案信息的完整性、安全性，同時不同時期的檔案管理方式和整理質(zhì)量均不統(tǒng)一[3]，所以在檔案管理基礎(chǔ)工作中仍然存在不足和問題，具體體現(xiàn)在以下幾方面：
（一）檔案信息保存的時間較長，所以部分檔案檔號不規(guī)范，經(jīng)常會出現(xiàn)無目錄的狀況，或者存在同一目錄號多個檔案信息的現(xiàn)象。
（二）檔案的全標題書寫不規(guī)范，部分標題無法反映內(nèi)部檔案的具體內(nèi)容，甚至部分檔案存在無標題的狀況。
（三）在檔案信息中存在檔案標題沒有涵蓋的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，從而產(chǎn)生信息檢索困難的問題。
（四）檔案信息存在頁碼標記混亂的問題。
（五）部分檔案卷宗存在保存問題，時間上存在混亂，信息的種類和保存等級上也存在嚴重問題。
（六）檔案卷宗在歸檔后進行保存，但是由于沒有規(guī)范性，所以造成檔案保存沒有規(guī)律性，從而為日后的管理帶來麻煩。
檔案館的建館時間越長，檔案數(shù)據(jù)量越來越大，則問題就越多，也越嚴重，所以針對這一現(xiàn)象，加緊完善檔案館的管理系統(tǒng)，并且將計算機應(yīng)用技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等全部納入到檔案管理中，從而實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，有效提高檔案管理效率，同時能夠快速解決檔案管理信息中所遇到的問題。
三、檔案基礎(chǔ)管理工作在現(xiàn)代管理中發(fā)揮的作用
現(xiàn)代化檔案管理中，要促進其完整性，為人們的信息查詢工作和搜索工作提供便利，需要將創(chuàng)新理念應(yīng)用其中，促進檔案管理工作在執(zhí)行期間更為系統(tǒng)、更合理。并且，實現(xiàn)檔案的基礎(chǔ)管理工作，也能推動檔案管理工作的有效進步，從而為其發(fā)展提供有力決策。
（一）提高了檔案管理的標準
社會經(jīng)濟的發(fā)展，促使人們提高了檔案管理的要求。隨著科技不斷更新，現(xiàn)代化檔案管理逐步轉(zhuǎn)向標準化、規(guī)范化的發(fā)展道路。由于檔案管理發(fā)展的較為迅速，所以在管理過程中工作人員的能力無法滿足現(xiàn)代化檔案管理需求，則無法讓檔案管理工作得到發(fā)展[4]，所以應(yīng)該有意識的培養(yǎng)檔案管理工作人員的管理意識，使工作人員能夠了解檔案管理基礎(chǔ)工作重要性，并且也要注重培養(yǎng)自身的基本能力，從而使檔案保管工作得到科學、全面的監(jiān)管，并且能夠有效保障檔案信息的安全性。同時應(yīng)該制定專業(yè)化的管理責任制度，使工作人員能夠銘記自身的工作責任，同時能夠保障檔案管理工作的順利進行，利用獎罰制度，能夠激發(fā)員工的工作積極性，有效完善檔案管理工作。
（二）檔案管理基礎(chǔ)工作能夠取出雜劣信息
在進行檔案管理的時候，經(jīng)常會因為檔案信息未編碼、檔案信息資料雜亂等等問題而造成檔案數(shù)據(jù)信息檢索困難，所以需要進行徹底的檔案信息資料重新整理，從而將混入到卷宗內(nèi)的雜亂內(nèi)容全部整理出來，有效杜絕出選卷宗過厚、未編頁碼等現(xiàn)象。如果在重新整理的過程中出現(xiàn)目錄、項目號、案卷號、頁碼、類別號、標題、件號等信息不完整狀況，則需要立即進行備注，并且進行重新整理和填寫，通過這種處理方式不但能夠提高檔案信息的使用效率，還能夠改善檔案數(shù)據(jù)信息的拓展性，讓檔案信息容量保持在適度的水平和狀態(tài)，從而有效實現(xiàn)規(guī)范化、科學化的檔案管理。
（三）檔案管理基礎(chǔ)工作能夠促進檔案管理規(guī)范化發(fā)展
現(xiàn)代化檔案管理工作要順利進行，必須要強化管理工作人員的工作技能和職業(yè)素養(yǎng)，而管理工作人員如果要想強化自身的管理能力，則需要對案卷要求、歸類要求和歸檔要求等工作內(nèi)容進行全面完善，從而有效實現(xiàn)檔案管理工作的標準化發(fā)展。在檔案管理工作中如果出現(xiàn)檔案信息不正確、檔案內(nèi)容不齊全等問題，即使應(yīng)用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也無法提高檔案管理工作的水平[5]。所以檔案管理部門應(yīng)該制定嚴格的規(guī)章制度，并且結(jié)合自身的實際情況來規(guī)劃規(guī)章制度的執(zhí)行標準，并且管理工作人員的日常行為規(guī)范，并且嚴格監(jiān)管檔案管理工作的各項環(huán)節(jié)，從而保障檔案管理基礎(chǔ)工作的順利完成，另外在檔案信息歸檔以后，還需要嚴格管理檔案信息的保存工作，保證檔案信息能夠及時的歸檔入庫，使數(shù)據(jù)信息能夠得到完整的保存，對以后的檔案信息檢索和應(yīng)用都有積極作用。
（四）檔案管理基礎(chǔ)工作能夠使信息檢索工作順利應(yīng)用
在進行檔案信息管理的過程中，檔案信息的歸檔和錄入是最基礎(chǔ)的檔案管理工作，只有掌握基礎(chǔ)的檔案管理工作，并且能夠?qū)n案基礎(chǔ)工作執(zhí)行到極致，才能夠進一步提升檔案信息的現(xiàn)代化管理水平，保證檔案信息的準確性。做好檔案基礎(chǔ)管理工作，能夠為使用者提供完善的檢索功能，并且便于使用者查找有效的檔案信息[6]。社會科技的不斷進步，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)不斷的應(yīng)用到檔案管理中，從而使檔案管理工作更具有公開性，只有不斷完善檔案管理基礎(chǔ)工作，才能夠使檔案管理工作與現(xiàn)代化技術(shù)接軌，并且迅速提高管理的效率和水平。在人們進行數(shù)據(jù)信息檢索的過程中，只有保障數(shù)據(jù)信息、案卷號等信息準確無誤后，才能夠提供完善的數(shù)據(jù)信息檢索服務(wù)。另外，應(yīng)該創(chuàng)建專業(yè)化的檔案信息收集小組，對檔案信息進行收集、整理等工作，編制規(guī)范化的目錄，然后裝訂成冊進行保存，從而節(jié)約了檔案管理工作人員數(shù)據(jù)收集、整理的時間。
（五）提升檔案利用率
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檔案工作不僅是一項專業(yè)性工作，也是我們整個疾病預防控制管理工作不可分割的一部分，是考核整個單位實際工作的重要依據(jù)，更是一個疾病預防控制中心日常數(shù)據(jù)信息資料的來源。在機構(gòu)改革和信息技術(shù)發(fā)展帶給其發(fā)展機遇的同時，也面臨著諸多挑戰(zhàn)。如何實現(xiàn)在機構(gòu)改革中檔案管理的現(xiàn)代化，去適應(yīng)新的挑戰(zhàn)，是目前疾病預防控制機構(gòu)所要面對的新任務(wù)、新要求。
1現(xiàn)代化觀念，提高對檔案管理工作重要性的認識
國家衛(wèi)生部、檔案局在《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》中提出：“檔案信息化建設(shè)要與本單位的信息化建設(shè)同步發(fā)展，逐步實現(xiàn)檔案管理信息化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理水平”。因此，疾病控制中心將檔案的信息化管理工作納入中心發(fā)展規(guī)劃中來是很有必要的。而要保證信息化管理工作的順利進行，重要的是保證良好的工作條件的配置，如相應(yīng)的檔案存儲庫房、服務(wù)器、統(tǒng)一規(guī)范的檔案裝具、優(yōu)良的閱檔環(huán)境等硬件的投入，以便于規(guī)范；在軟件方面，在人員配備的基礎(chǔ)上要加強人員的培訓和規(guī)范化的管理要求、設(shè)置專門的檔案管理科室和主管領(lǐng)導，以及良好暢通的網(wǎng)絡(luò)管理體系等。
2現(xiàn)代化內(nèi)容，全面開發(fā)檔案信息資源的來源
機構(gòu)調(diào)整后,衛(wèi)生防病工作成為疾控中心的重頭戲,不斷充實完善衛(wèi)生防病業(yè)務(wù)檔案尤為重要,館藏量的豐富和優(yōu)化與否,是實現(xiàn)檔案利用需求的前提條件,是檔案管理的基礎(chǔ)。從調(diào)查情況看我省各級疾控中心檔案室目前收藏數(shù)量都很有限,所以檔案人員更要開闊工作思路,深入科室指導,加強以下內(nèi)容的收集。①歷年主要傳染病流行趨勢預測、傳染病疫情爆發(fā)流行調(diào)查處理及分析的總結(jié)性報告;②人群免疫、免疫接種質(zhì)量的效果評價及重大異常反應(yīng)、接種事故的調(diào)查處理、分析和總結(jié)性報告;③主要傳染病病原學及血清學監(jiān)測分析與總結(jié);④重大疫情、食物中毒及飲水污染的調(diào)查處理、分析和總結(jié)性報告;⑤微生物學、衛(wèi)生理化和毒理檢驗技術(shù)性總結(jié);⑥病媒醫(yī)學昆蟲各項監(jiān)測工作總結(jié)以及專題性調(diào)查分析;⑦健康教育與健康促進專題性總結(jié);⑧針對衛(wèi)生防病工作的建設(shè)性、指導性,管理性、綜合性論述以及學術(shù)論文等。特別是對核對無誤的疫情材料和各種疫情統(tǒng)計報表等資料采用檔案室集中統(tǒng)一管理的形式,按一文一件操作規(guī)范統(tǒng)一編目,并確定保管期限為永久,然后將數(shù)據(jù)錄入檔案管理系統(tǒng)軟件保存,做到有序化且有目可查。
疾病預防控制機構(gòu)是集疾病預防控制衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測健康教育科研培訓于一體的公共衛(wèi)生體系，其信息資源是疾病預防控制工作者實踐業(yè)務(wù)工作的重要支柱疾病預防控制機構(gòu)檔案部門應(yīng)加強檔案信息資源的開發(fā)，利用館藏的信息資料和檢索工具，對檔案信息進行分析研究篩選加工整理歸納，有效進行深加工，以便于查找利用；根據(jù)預防醫(yī)學的不同學科，對機讀檔案進行分類，編制各類檢索目錄，準確迅速全面地查找檔案，實現(xiàn)檔案信息資源的快速利用，提高工作效率。
3現(xiàn)代化管理，健全檔案管理的規(guī)章制度
疾病預防控制檔案大致可以分為文書業(yè)務(wù)會計設(shè)備聲像實物等類，一般多采用中心檔案室和科室兩級管理的模式，由中心領(lǐng)導主抓檔案管理工作，中心檔案室設(shè)專職檔案員負責全單位檔案的整體管理工作，統(tǒng)一管理各種門類和載體的檔案，全面負責檔案的收集整理保管利用統(tǒng)計鑒定和銷毀等工作各科室設(shè)兼職檔案員應(yīng)由中心檔案室管理的檔案，各科室整理立卷后向中心檔案室定期移交；科室檔案由科室內(nèi)兼職檔案員在年終整理裝訂立卷后存科室備查，在保證單位內(nèi)重要資料得到有效保存的同時，也使得科室檔案內(nèi)容的延續(xù)性使用的便利性得到了保障檔案員在學歷和專業(yè)方面應(yīng)滿足一定的要求，必須具備公共衛(wèi)生檔案管理計算機管理等知識和技能同時，要建立健全疾病預防控制檔案的管理制度，并將其納入有關(guān)部門和人員的崗位責任中納入年末績效考核中，統(tǒng)一規(guī)范檔案的收集歸檔保管利用等操作流程，規(guī)范檔案管理行為，做到有法可依有章可循應(yīng)保證檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平，配備現(xiàn)代化的計算機、打印機、移動硬盤等辦公設(shè)備及充足的檔案裝具。
4現(xiàn)代化服務(wù)，提高檔案信息的利用率
檔案管理的最終目的就是利用，發(fā)揮出它潛在的經(jīng)濟效益和社會效益因此，疾病預防控制機構(gòu)檔案部門要多渠道多途徑地開展檔案信息服務(wù)工作，使檔案為疾病預防各項工作服務(wù)首先要改變長期以來單一的借閱模式，改變以往坐等上門的封閉式服務(wù)方式，擴充服務(wù)內(nèi)容，更新服務(wù)手段，開展多種形式的檔案信息開發(fā)利用工作，積極主動熱情地為疾病預防控制工作服務(wù)如可直接或間接參與課題組的研究工作，配合研究任務(wù)分工收集整理有關(guān)課題的檔案資料其次要優(yōu)化綜合檔案室的硬件環(huán)境，接入計算機網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案信息資源共享，使借閱者不用到檔案室就能查閱檔案目錄，減少查閱時間，提高利用率。
參考文獻
[1]李翠蘭.加強疾控檔案管理提高中心服務(wù)水平[J].中國中醫(yī)藥現(xiàn)代遠程教育，2009.6
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1 檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理工作中的重要作用
1.1 使檔案管理工作變得標準規(guī)范
n案的標準，規(guī)范是現(xiàn)代化檔案管理的一個基本的要求，檔案管理基礎(chǔ)工作通過將檔案進行分類整理從而可以實現(xiàn)檔案規(guī)范化的這一要求，方便對檔案信息的查閱，同時做好檔案管理基礎(chǔ)工作還可以使檔案的管理實現(xiàn)分部門分事項的針對性的管理，提高檔案管理的精準性。然而現(xiàn)階段一些單位并沒有充分認識到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，在檔案管理工作中不愿意投入很多的人力和財力，從而導致很多企業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)工作出現(xiàn)問題，出現(xiàn)整體不規(guī)范分類不準確等各種情況。例如由于單位對檔案管理工作的不重視的原因，導致在檔案的基礎(chǔ)工作中造成檔案的丟失損害，或者在檔案的分類中出現(xiàn)錯誤，檔案管理基礎(chǔ)工作沒有做好會影響檔案的完整性，也不利于檔案的規(guī)整，非常不利于現(xiàn)代化的檔案管理。
1.2 檔案管理基礎(chǔ)工作可以保障檔案檢索的準確性
檔案管理的基礎(chǔ)工作不僅要求檔案基礎(chǔ)工作人員做好檔案的規(guī)范性，還要確保檔案檢索的準確性。在檔案管理基礎(chǔ)工作中，檔案管理人員需要在檔案的輸入和歸納過程中保證檔案內(nèi)容的準確性，提供關(guān)鍵詞或者相關(guān)的內(nèi)容概括，對于檔案中內(nèi)容不完整的內(nèi)容要進行重新編寫，方便用關(guān)鍵詞或者內(nèi)容概括進行檢索查找，使人們更快的查找到所需檔案的資料。伴隨著信息技術(shù)的不斷普及，檔案檢索技術(shù)也在不斷的進步，檔案管理基礎(chǔ)工作可以利用現(xiàn)代化的檢索技術(shù)提升檔案管理的水平。
1.3 檔案管理基礎(chǔ)工作保障檔案管理的利用率
檔案管理基礎(chǔ)工作要求檔案規(guī)范并且方便檢索查找，這就會有效提高檔案的利用率，如果檔案基礎(chǔ)工作沒有做好，就會限制檔案更好的發(fā)揮其作用。檔案也有輕重緩解，有的檔案企業(yè)會經(jīng)常用到，使用率非常高，而有的檔案相對使用率就會低，因此在檔案管理基礎(chǔ)工作進行歸納整理分類過程中，可以有選擇的先去歸納整理那些相對比較重要的，使用率高的檔案內(nèi)容，然后再對使用率較低的內(nèi)容進行分類整理保存，同時注意不能因為檔案的使用率較低就不整理，要確保檔案內(nèi)容的完整。
2 檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀
2.1 檔案管理人員的整體素質(zhì)不夠高
現(xiàn)階段我國很多單位的檔案管理人員年齡比較偏大，相對年輕人他們的對新知識的接收能力會比較弱，因此就會很難接受新的現(xiàn)代化的檔案管理知識，無法適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理對員工素質(zhì)的要求，限制了檔案管理水平，另一方面隨著檔案管理現(xiàn)代化的不斷普及，對檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，而現(xiàn)階段檔案管理的工作人員普遍缺乏現(xiàn)代化的檔案管理知識，檔案管理的知識結(jié)構(gòu)比較傳統(tǒng)落后，對計算機知識的掌握也比較缺乏，傳統(tǒng)的檔案管理方法無法適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理要求。
2.2 檔案管理不夠規(guī)范
檔案管理基礎(chǔ)工作的一個重要的途徑就是檔案的檔號，然后在實際的檔案管理基礎(chǔ)工作中，由于缺乏對檔案管理的重視，很多員工缺乏專業(yè)的檔案分類整理知識，導致很是多員工在進行檔案管理基礎(chǔ)工作時行為不規(guī)范，例如在檔案管理基礎(chǔ)工作中，可能會出現(xiàn)缺少目錄號或者檔號的命名不規(guī)范等一些列的問題，導致檔案不能及時查找。另外，還有的情況是檔案的標題命名非常不合理，導致檔案內(nèi)容和檔案標題形成巨大反差，使單位很難精準的查找到所需檔案信息，增加了檢索的難度。另外，由于員工檔案專業(yè)知識的缺乏也會導致員工在對檔案進行整理分類時，出現(xiàn)分類不準的情況，使檔案資源變得非常混亂，無法更好的為人們提供服務(wù)。
2.3 檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)普及度較低
現(xiàn)階段我國的檔案管理大部分還沒有普及計算機管理，還是以人工度檔案進行整理歸檔，而人的精準率很顯然不能和現(xiàn)代化的計算機相比，這樣就不可避免的會出現(xiàn)一些人為的失誤。另外，現(xiàn)代化技術(shù)的普及率較低，導致在信息檢索方面不利于檔案的全面查找，在檢索過程中由于內(nèi)容的漏洞導致查找不到所需資源，使檔案的利用率降低，檔案檢索效率低而且麻煩等一些列問題都限制了檔案的現(xiàn)代化管理進程。
2.4 檔案保管不當造成缺失
現(xiàn)在很多的檔案還沒有完全實現(xiàn)實體向電子檔案的轉(zhuǎn)化，很多的實體檔案由于單位對檔案管理的不重視導致出現(xiàn)保存不當?shù)默F(xiàn)象，有些檔案已經(jīng)出現(xiàn)少頁，缺角等情況，甚至有些檔案已經(jīng)完全丟失，無法找回。
3 有效展開檔案管理基礎(chǔ)工作的幾點建議
3.1 提高檔案管理工作人員的素質(zhì)
檔案管理工作人員的素質(zhì)很大程度上影響著檔案管理基礎(chǔ)工作的好壞，首先注重檔案管理工作人員的思想道德文化修養(yǎng)和職業(yè)道德的建設(shè)，使檔案管理人員認真履行自己應(yīng)該履行的責任，做好自己的工作。另外要加強檔案管理人員專業(yè)知識的建設(shè)，一方面是檔案管理方面的專業(yè)知識，通過提升工作人員檔案專業(yè)知識確保檔案工作人員能夠?qū)n案進行合理的整理分類，操作規(guī)范，保證員工可以高效率的完成需要做的工作，另外隨著檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，要求檔案管理工作人員掌握一定的計算機知識，因此需要加強對員工計算機知識的培訓，通過一些現(xiàn)代化的技術(shù)的應(yīng)用來輔助檔案管理工作人員更好的展開檔案管理基礎(chǔ)工作。
3.2 注意檔案管理從起草公文開始，做好檔案管理的前期工作
在檔案管理工作中需要嚴格要求檔案工作的每一個流程，從開始到結(jié)束，檔案工作是從公文開始進行的，因此就需要在起草公文的時候就進行嚴格的要求，首先注重收集整理手稿，然后再到文件的接收，做到從文件的手稿到后期接收的文件，每一個流程都有明確的記錄。對于非常重要的文件，要填寫明確的承辦單，保證文件的每一個傳閱過程都有詳細的記錄，隨時可以查閱到文件的去向，方便文件的及時收回，單位領(lǐng)導需要清楚地知道文件的信息報告和處理結(jié)果。檔案管理工作應(yīng)該對文件處理的每一個具體的流程都進行管理，每一份文件的記錄都應(yīng)該得到妥善保管，做好檔案管理的前期工作，從而確保檔案的完整性。
3.3 推進檔案管理基礎(chǔ)工作向現(xiàn)代化邁進
要想更好的展開檔案管理基礎(chǔ)工作，就需要充分應(yīng)用現(xiàn)代化的科技技術(shù)來提高檔案管理基礎(chǔ)工作的效率，尤其是在進行檔案管理的檢索時，運用現(xiàn)代化的檢索技術(shù)可以有效的提高工作效率，通過關(guān)鍵詞，目錄等進行檢索方便快捷。另外，推進檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)代化建設(shè)，可以很多程度上避免一些人為的出現(xiàn)的錯誤，提高了檔案信息的準確率。通過現(xiàn)代化技術(shù)對檔案信息整理劃分，統(tǒng)一劃分，逐步使檔案管理信息化。當然在檔案管理信息化的同時一定要注意保證電子檔案的安全性，畢竟現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較復雜，還有可能會受到病毒入侵，存著一些網(wǎng)絡(luò)安全隱患，所以在對電子檔案保存時一定要注意電子檔案的安全性儲存，提升對電子檔案的維護水平。
3.4 加強對檔案管理基礎(chǔ)工作的管理監(jiān)督力度
檔案管理基礎(chǔ)工作的有效展開需要加強對檔案管理的監(jiān)督力度，明確每個員工的具體職責，由專人負責檔案管理的監(jiān)督工作，對檔案管理工作人員的工作情況進行定時或者不定時的抽查，確保每個員工都認真的完成好自己的工作。另外，需要健全檔案管理工作的操作流程，明確檔案基礎(chǔ)工作的具體操作步驟，嚴格要求員工按照具體的檔案操作流程來進行檔案管理工作，確保檔案的規(guī)范性，避免出現(xiàn)一些列整理分類的差錯。
3.5 提升員工的檔案意識和服務(wù)意識
首先對檔案管理工作人員進行經(jīng)常性的培訓，是員工有能力做好檔案的整理歸類工作，確保檔案的完整性和正確性，其次，就是要培養(yǎng)員工的服務(wù)意識，無論是檔案工作還是檔案工作的管理都需要提升員工的服務(wù)精神，現(xiàn)階段伴隨著信息化時代的不斷普及，檔案管理工作越來越趨向于可以網(wǎng)上辦公，方便員工更好的為人民提供檔案服務(wù)，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)保證檔案管理工作的有效展開。
3.6 將之前的案卷進行重新整理
現(xiàn)階段，各單位隨著檔案的不斷增加，對檔案的整理提出了新的要求，因此對之前的一些整理并不規(guī)范的檔案需要進行重新整理的工作，從而使檔案能夠更好的為人們提供服務(wù)，適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理。在將之前的檔案進行整理的時候應(yīng)該注意，需要將那些相互之間有管理的檔案整理在一塊。同時對于那些沒有卷內(nèi)目錄，沒有頁碼，缺少案卷標題或者案卷標題不清楚的檔案要將缺失的內(nèi)容進行添加，從而確保檔案的規(guī)范，檔案的重新整理可以更加方面檔案的保存，也能提高檔案的檢索效率。
4 結(jié)語
綜上所述，檔案管理基礎(chǔ)工作作為現(xiàn)代換檔案管理中的一個重要的組成部分，有效的展開檔案管理基礎(chǔ)工作有助于確保檔案的規(guī)范性，準確性，提高檔案的使用率，使檔案更好的為人民服務(wù)，提升檔案管理水平的同時推進現(xiàn)代化管理的進程。
⒖嘉南
[1]于夢.淺談檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].赤子（上中旬），2014，21：254.
[2]于彬彬，王櫻蓓.檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].人力資源管理，2015，03：189.
[3]許麗英.淺談檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代化管理的作用[J].經(jīng)營管理者，2015，11：264.
篇12
隨著社會的進步，檔案工作顯得愈發(fā)重要，我們要不斷發(fā)展檔案館中的檔案類型，促進檔案事業(yè)的發(fā)展，要想做到檔案資源的豐富，就要進行檔案的收集工作。在我國的眾多地區(qū)，都已經(jīng)逐步開展了檔案征集工作，并且取得了明顯的效果。本文通過借鑒一些省市的檔案收集工作的經(jīng)驗，進一步探討了如何對檔案的收集工作進行規(guī)范化的管理，希望在今后的收集工作中，相關(guān)人員能夠不斷提升工作效率，為我國的檔案事業(yè)作出應(yīng)有的貢獻，豐富檔案館內(nèi)的收藏。
一、檔案征集工作的涵義
要相對檔案進行有效的收集，首先我們要明確檔案征集工作所具有涵義，這樣才能使人們重視起檔案的收集工作，將這一工作作為發(fā)展檔案事業(yè)的重點任務(wù)。檔案征集就是將檔案進行收集整理的工作，這些檔案散落在各處，需要相關(guān)工作人員進行細致的分析，進行查找，最終將遺落在民間的檔案回收進檔案館內(nèi)。檔案具有重要的意義，不僅能夠體現(xiàn)出一個國家發(fā)展的狀況，還能預示今后國家的進一步發(fā)展，所以我們要加強檔案的征集工作。但是要注意的是，本文中所提及的檔案征集，主要是指收集的行為，并不包含在完成收集后對檔案進行的進一步整理或是保管工作。
二、檔案征集工作的流程
在檔案征集的過程中，我們應(yīng)該從如下幾個方面開展，大致的流程可以分為五個部分，其中又可以細化為多個步驟，下面我們來進行大致的了解。首先，要想進行檔案的收集，就要制定合理的計劃，這樣才能有序的進行工作，在完成規(guī)劃的制定后，我們就可以廣泛對檔案的征集提出意向了，在此基礎(chǔ)上，對檔案的規(guī)劃進行評估，看使其否符合檔案征集的相關(guān)要求，并且召開專家會議，對檔案征集的可行性進行詳細的探討，在完成上述步驟后，就可以進行檔案的審批了，如果審批通過，我們就可以開展檔案征集工作了。其次，從全國各地進行檔案的收集過程中，篩選出有價值的檔案進行接收，將這些收集到的檔案交接給其他部門進行整理，同時要對檔案的捐贈者進行一定的獎勵，在完成檔案的整理后，就可以移送至庫房進行保管了，在保管的同時，還應(yīng)該建立專門的業(yè)務(wù)檔案，以便做到有據(jù)可依，也便于對檔案進行查找。
三、檔案征集工作流程規(guī)范化管理探討
檔案的征集工作每一個環(huán)節(jié)、每一個步驟都要設(shè)立相應(yīng)的制度，以便在今后的檔案查找過程中具有一定的依據(jù)。只有進行規(guī)范化的管理，才能將我國的檔案事業(yè)發(fā)展得越來越好，同時也能夠促進檔案征集工作的進一步發(fā)展，下面我們對其中的幾個環(huán)節(jié)進行一定的分析。
1、“檔案的征集規(guī)劃”是保證檔案征集工作順利實施的基礎(chǔ)，工作人員在對檔案進行征集的過程中，都是以該規(guī)劃為向?qū)Ф_展工作的。對檔案征集進行規(guī)劃其中包含了較多的內(nèi)容，以征集原則為基礎(chǔ)，涵蓋了各個方面的內(nèi)容，例如征集的方式，對不同的檔案信息進行不同方式的征集工作，還有從經(jīng)費的方面進行考慮，進行經(jīng)費的預算等。其中征集原則是十分重要的，因為其涵蓋了檔案征集工作的重要內(nèi)容。要在檔案館的收藏范圍內(nèi)進行檔案的征集，并不是所有的檔案信息都要收藏進館的，如果將所有的信息都收集進檔案館內(nèi)，其空間也不能夠滿足相應(yīng)的要求，所以我們應(yīng)該從實際出發(fā)，充分考慮到檔案館內(nèi)所需要的資源。除此之外，對檔案收集的信息來源要明確，工作人員要對檔案的相關(guān)信息進行詳細的記錄，以便在今后的工作中向貢獻檔案的人員進行一定的獎勵。
2、“召開專家鑒定會”并不是檔案征集工作必需的程序，只有當單件或批量征集金額超過規(guī)定金額，或?qū)φ骷瘜ο蟮恼鎮(zhèn)位蛘邇r值存在爭議的時候，才由檔案館或者征集對象持有人提請召開專家鑒定會。“征集檔案移交整理”，整理人員可以由檔案征集人員兼任，也可以是獨立于征集人員的其他人員。筆者認為，為了保證征集檔案及時交到檔案館，及時完成整理工作進入庫房，由獨立于檔案征集人員的其他人員來完成征集檔案進館后未能進入庫房這一暫存時期的管理，更為穩(wěn)妥。
3、“獎勵捐贈”。獎勵僅適用于持有人無償向檔案館捐贈檔案的行為。為了達到規(guī)范的目的，在控制流程的基礎(chǔ)上，需要制定系列配套的制度和相應(yīng)的文本。
四、規(guī)范檔案征集人員行為
1、現(xiàn)有的行政規(guī)章，如某省《檔案征集辦法》對征集人員的行為做出了規(guī)定“：檔案館征集檔案，應(yīng)當有2名以上工作人員共同進行。征集檔案時，檔案征集人員應(yīng)當主動出示表明身份和工作任務(wù)的證明文件。檔案征集人員應(yīng)當自征集完成之日起10日內(nèi)將征集到的檔案交檔案館。檔案館應(yīng)當將征集的檔案登記造冊。檔案征集人員將征集的檔案據(jù)為己有的，由縣級以上地方人民政府檔案行政管理部門責令其交檔案館，并依法給予行政處分；造成損失的，依法賠償損失；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。
2、征集工作是一項政策性、技術(shù)性都很強的工作，檔案館可以在行政規(guī)章的基礎(chǔ)上，依據(jù)《檔案工作者職業(yè)道德準則》和《國際博物館協(xié)會職業(yè)道德準則》等，制訂《檔案征集人員行為規(guī)范》，對檔案征集人員提出道德、行為方面的要求：一是平等坦誠地對待征集對象持有人。征集人員不能以欺騙等不良手段從持有人手中取得征集對象；二是必須認真收集、科學記錄擬征集對象的原始資料；三是嚴格執(zhí)行新征集檔案移交制度；四是不得開展與職務(wù)工作領(lǐng)域相同的私人收藏活動；五是嚴格執(zhí)行保密制度。
3、加強檔案征集工作，是檔案館豐富館藏的重要途徑之一。全國各級各類檔案館積極開展檔案征集工作，這些行政規(guī)章的出臺，對加強、規(guī)范檔案征集工作，有效地保護和利用檔案是十分必要的。《檔案法》、《檔案法實施辦法》等檔案法律法規(guī)雖然對檔案征集有所規(guī)定，但涉及條款不多且較為原則，各省出臺的行政規(guī)章則較為具體。筆者工作在檔案征集崗位上，深感為了規(guī)范檔案征集工作，有必要在上述法規(guī)規(guī)章的基礎(chǔ)上進一步認真梳理檔案征集工作流程，制定工作規(guī)范。
五、結(jié)語
綜上所述，檔案的征集工作是檔案事業(yè)進一步發(fā)展的重點環(huán)節(jié)之一，為了不使眾多具有價值的檔案流落在民間，我們要加強檔案的征集工作，使檔案征集工作順利、規(guī)范的進行，促進檔案征集工作的發(fā)展。
參考文獻：
[1]李林森.走出檔案征集工作的困境[J].山西檔案.2007(S2)
篇13
二、強化民生檔案管理工作的策略
（一）規(guī)范民生檔案管理工作
規(guī)范各類民生檔案管理工作是充分發(fā)揮民生檔案價值的重要保障。建立健全的檔案管理規(guī)章制度，健全民生檔案工作規(guī)范，根據(jù)不同形式、不同服務(wù)人群等制定相關(guān)的業(yè)務(wù)標準、管理標準及其需要遵循的行業(yè)標準，實現(xiàn)民生檔案的實體進行分散保管，同時進行統(tǒng)一指導管理。完善民生檔案管理制度體系，包括歸檔范圍、分類標準、立卷要求、移交手續(xù)、工作職責及保管、借閱、記錄、統(tǒng)計等各個方面，以規(guī)范化的民生檔案工作及符合實際的業(yè)務(wù)標準對民生檔案相關(guān)部門加以指導，制定本行業(yè)民生檔案歸檔范圍和保管期限、整理辦法、管理規(guī)范等標準文件，實現(xiàn)檔案管理各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理。完善民生檔案歸檔制度，設(shè)置分類方案和保管期限表，完善檔案整理、檢索目錄編制、檔案鑒定銷毀移交等業(yè)務(wù)標準。制定民生檔案分類整理的方法及規(guī)定，保持檔案整理方法的一致性與正確性，切勿將立卷與組件混用，采用定時制的標識方法劃分保管期限。依照國家相關(guān)規(guī)定，運用雙套制歸檔對電子文件或電子數(shù)據(jù)進行整理歸檔，做好數(shù)據(jù)的脫機備份，及電子檔案的紙質(zhì)化管理及異地備份。建立民生檔案登記及年檢制度，對各類民生檔案進行排查和登記工作，詳細記錄當?shù)孛裆鷻n案的形成和管理單位、主要內(nèi)容、數(shù)量、整理規(guī)范和標準、信息化建設(shè)、開放利用規(guī)定和利用情況、移交進館規(guī)定等信息，利于有效掌握民生檔案的形成規(guī)律、利用情況及管理現(xiàn)狀，便于監(jiān)督。強化對民生檔案管理工作的監(jiān)督力度，加大業(yè)務(wù)指導監(jiān)督力度，從源頭上抓起，明確相關(guān)部門責任，切實抓好與群眾切身利益密切相關(guān)的各類民生檔案管理和利用的監(jiān)督指導。將民生檔案管理工作納入考核范圍，使考核的結(jié)果能成為評判單位檔案管理成效的重要依據(jù)，同時嚴格開展執(zhí)法檢查，及時發(fā)現(xiàn)民生檔案工作中存在的違法現(xiàn)象，嚴格加以查處，不斷提高工作人員依法管理民生檔案的意識，促進民生檔案工作走向規(guī)范化、制度化、標準化，逐步推動民生檔案工作的法制化發(fā)展。
（二）加大民生檔案的現(xiàn)代化建設(shè)
進入信息時代以來，電子計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到廣泛地利用，越來越多的電子文件應(yīng)運而生，人民群眾對信息有了更快、更全、量更多的需求，在這樣的形式下，只有加大民生檔案的現(xiàn)代化建設(shè)，改善民生檔案工作場所的基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案室配備各種專業(yè)設(shè)施設(shè)備，加速民生檔案信息化進程，在接收新的檔案進館的同時，接收檔案電子信息進館，以關(guān)注民生、改善民生為著眼點，全面部署民生檔案數(shù)字化工作，實現(xiàn)責任到人、任務(wù)到人，安排專門人員深入挖掘現(xiàn)有的民生的檔案資源，加強整理、編目，大力推進檔案信息的深加工，并對館藏利用較高、最頻繁的檔案優(yōu)先進行數(shù)字化加工，實施檔案的全文掃描，同時結(jié)合檔案利用工作的實際情況，制作電子民生檔案目錄，加快館藏檔案的劃控和數(shù)字化工作，逐步發(fā)展成可以提供網(wǎng)上在線查詢服務(wù)，提高民生檔案利用的效率。利用電子技術(shù)提供電子信息服務(wù)，拓寬利用渠道，充分發(fā)揮檔案的參考和資政作用。加快實現(xiàn)運用電子信息技術(shù)手段提高查檔工作效率，通過計算機檢索系統(tǒng)迅速獲取所需信息，避免群眾因無法確定所需檔案保存地而到處奔波的現(xiàn)象，以滿足日益增多的查檔人員的需求。運用現(xiàn)代技術(shù)，制作與人民群眾息息相關(guān)的民生專題檔案，并將其連接至接待窗口，以提高查檔的工作效率。將人民群眾關(guān)注的熱點進行數(shù)字化掃描，并將著錄條口與掃描全文進行掛接，最大限度地方便百姓對民生檔案的利用，提升民生檔案管理工作的水平及效率。
（三）增強民生檔案的利用效能
