引論：我們?yōu)槟砹?3篇數(shù)字檔案管理論文范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
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3．檔案保管方式不同。傳統(tǒng)的項(xiàng)目圖紙等實(shí)物檔案，按照卷冊(cè)號(hào)有序地存放于庫(kù)房的檔案排架上，依照檔案庫(kù)的防火、防霉、防盜等規(guī)定進(jìn)行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設(shè)備操作管理、訪問權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上，側(cè)重于防病毒、防攻擊、防災(zāi)害等數(shù)據(jù)安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。
4．檔案利用方式不同。傳統(tǒng)檔案利用需要設(shè)計(jì)人員親自到檔案館借閱，且受限于實(shí)體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時(shí)間等，利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯?shí)時(shí)性，隨時(shí)為用戶提供瀏覽或下載檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的使用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價(jià)值。但是，數(shù)字檔案的頻繁訪問也對(duì)數(shù)字檔案管理在電力工程設(shè)計(jì)中的應(yīng)用分析文/周惠平檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性、檔案編研的科學(xué)性，提出了更高的要求。
二、在電力工程設(shè)計(jì)中加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的對(duì)策
1．加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)建設(shè)。檔案管理服務(wù)于電力工程設(shè)計(jì)工作，所以，數(shù)字檔案管理平臺(tái)不是孤立的，而是與協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)集成于同一工作平臺(tái)。電力設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)人員與檔案管理人員，都使用該平臺(tái)進(jìn)行設(shè)計(jì)和檔案管理等工作，并通過該平臺(tái)實(shí)時(shí)在線溝通。在協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)上設(shè)計(jì)完成的電力工程，其電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)審核合格后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)接收、整理和網(wǎng)上歸檔。應(yīng)用檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)在線檔案收集，保證了電子文檔的真實(shí)性、及時(shí)性和有效性，并能定期對(duì)電子文檔進(jìn)行版本更新，極大地提高了工作效率。
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1.2工作制度缺乏。很多公共圖書館沒有一個(gè)檔案管理工作的制度，以至于出現(xiàn)了沒有專業(yè)的檔案管理者、管理責(zé)任不明、分工不清、管理人員混雜的狀況。在這種情況下，公共圖書館檔案管理工作效率低下，時(shí)常出現(xiàn)檔案文件分散、檔案無法準(zhǔn)確查詢甚至丟失的現(xiàn)象。
1.3檔案利用率低下。公共圖書館建設(shè)的主要目的是方便大眾的需求，然而由于公共圖書館檔案管理受到傳統(tǒng)管理模式的制約，存在一定滯后性和不完備性，因此難以及時(shí)地充分地被廣大用戶所利用。究其原因，正是由于檔案資料所涉及的信息太過豐富與廣泛，依靠傳統(tǒng)的管理模式很難快速準(zhǔn)確地被用戶所檢索，使得檔案信息利用率極其低下，其價(jià)值得不到充分的體現(xiàn)。鑒于上述問題，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化的檔案資料應(yīng)運(yùn)而生，它將在一段時(shí)間內(nèi)逐漸取代低效率、高污染的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。數(shù)字化的檔案資料將成為圖書館檔案的重要組成部分。
2實(shí)施圖書館檔案數(shù)字化管理的阻礙
2.1資金問題。由于我國(guó)很多地區(qū)的公共圖書館的條件相對(duì)較差，而新型檔案管理模式的運(yùn)用必須依靠大量的資金投入，購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備。而這對(duì)于本身經(jīng)費(fèi)不足的公共圖書館來說，成了制約當(dāng)前公共圖書館數(shù)字化建設(shè)的最直接的問題。沒有資金的支撐，一切發(fā)展都是空談。
2.2技術(shù)問題。實(shí)施檔案的數(shù)字化管理就是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的操作、傳輸、存儲(chǔ)、檢索、利用等，它能夠有效地節(jié)約時(shí)間，實(shí)現(xiàn)圖書館用戶的高效辦公，但是，構(gòu)建這樣的數(shù)字平臺(tái)受到了相關(guān)的技術(shù)條件的制約，許多公共圖書館缺乏相關(guān)的技術(shù)人才，導(dǎo)致數(shù)字化工作遲遲未能開展。
2.2.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的規(guī)范性問題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工需要掃描、處理、存儲(chǔ)等工序，此項(xiàng)工作需要有規(guī)范化且標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)操作才能保證紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量。因此，公共圖書館需要制定完善的制度，使工作人員在做檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)等工作時(shí)，可以參照標(biāo)準(zhǔn)完成，確保紙質(zhì)文件的正確轉(zhuǎn)化。
2.2.2數(shù)字化檔案的信息安全問題。隨著全球信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，在帶給人們巨大利益的同時(shí)，也對(duì)數(shù)字化的檔案信息安全管理造成了很大的技術(shù)困擾，主要表現(xiàn)在以下五個(gè)方面：（1）管理數(shù)字化檔案的計(jì)算機(jī)硬件出現(xiàn)故障問題。計(jì)算機(jī)硬件有可能會(huì)因?yàn)樯a(chǎn)廠商、使用年限、外部環(huán)境影響等因素而出現(xiàn)硬盤、磁盤、光盤、服務(wù)器設(shè)備破損等故障，這就會(huì)對(duì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)造成一定的破壞或缺失，從而致使數(shù)字化檔案信息的長(zhǎng)期安全完整存儲(chǔ)受到嚴(yán)重威脅。（2）檔案數(shù)字化計(jì)算機(jī)管理軟件出現(xiàn)故障問題。公共圖書館的檔案資源經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)化之后，必須有一個(gè)生命力很強(qiáng)大、穩(wěn)定性很好、可操作性與靈活性較強(qiáng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件作為支撐。然而，目前實(shí)際管理工作中，并沒有一個(gè)統(tǒng)一的質(zhì)量先進(jìn)、接口靈活、保存數(shù)據(jù)類型一致、信息能共享的標(biāo)準(zhǔn)化軟件系統(tǒng)，因此，在數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的管理操作過程中，通常出現(xiàn)軟件系統(tǒng)崩潰等故障問題，致使數(shù)字關(guān)于公共圖書館檔案數(shù)字化管理的探討化檔案信息遭到破壞或缺失。（3）檔案數(shù)字化管理計(jì)算機(jī)遭遇網(wǎng)絡(luò)黑客或病毒的入侵問題。近幾年網(wǎng)絡(luò)安全事件發(fā)生較為頻繁，如網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、病毒入侵等，一旦計(jì)算機(jī)遭遇黑客攻擊或病毒入侵，一般都會(huì)癱瘓，甚者丟失全部數(shù)據(jù)，這將是一個(gè)非常嚴(yán)峻的問題。因此，這方面專業(yè)防護(hù)的技術(shù)問題亟待解決。（4）計(jì)算機(jī)軟硬件不兼容及系統(tǒng)更換出現(xiàn)故障問題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，是從原來的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)移到了磁盤或光盤等新載體上，當(dāng)原有數(shù)字化檔案管理計(jì)算機(jī)軟硬件或系統(tǒng)過時(shí)需要更新（更換）時(shí)，就很可能會(huì)出現(xiàn)計(jì)算機(jī)軟硬件不兼容或系統(tǒng)不兼容問題，從而導(dǎo)致計(jì)算機(jī)出現(xiàn)死機(jī)或藍(lán)屏等故障，進(jìn)而丟失數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)。（5）管理人員對(duì)檔案數(shù)字化管理軟件操作不當(dāng)引起的故障問題。檔案數(shù)字化建設(shè)與管理在我國(guó)還不成熟，很多管理人員并不具備很專業(yè)的管理知識(shí)，因此，在對(duì)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)安全維護(hù)的時(shí)候，可能會(huì)誤刪某些文件或誤點(diǎn)某些不可逆轉(zhuǎn)的操作程序而致使軟件與計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，進(jìn)而導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息的缺失。
2.3人才問題。首先，公共圖書館管理人員的老齡化現(xiàn)象較為嚴(yán)重，這些管理者在思想上對(duì)數(shù)字化建設(shè)缺乏了解，同時(shí)受到身體等原因的限制對(duì)于新知識(shí)的學(xué)習(xí)接受的效果并不明顯，對(duì)于高科技的運(yùn)用能力差，因此，對(duì)數(shù)字化圖書館檔案的管理能力較差。其次，公共圖書館檔案專業(yè)化的管理人才奇缺，在人才引進(jìn)的過程中，也出現(xiàn)了專業(yè)人才稀缺的現(xiàn)象，比如信息化管理的技術(shù)開發(fā)人員和維護(hù)人員。很多高校也沒有開設(shè)能滿足公共圖書館檔案現(xiàn)代化管理需要的課程，這也是我們所要重視的。最后，由于受到人力資源的限制，很多公共圖書館管理人員身兼數(shù)職，一個(gè)人精力和專業(yè)能力始終有限，不能保證自己在有效的工作時(shí)間里準(zhǔn)確地錄入相關(guān)的檔案信息，從而造成工作失誤。
3實(shí)施公共圖書館檔案數(shù)字化管理的有效措施
3.1管理觀念與時(shí)俱進(jìn)，多渠道籌集資金。現(xiàn)在，構(gòu)建數(shù)字化的公共圖書館是時(shí)展的必然的需求，因此必須重視數(shù)字化檔案的管理工作。各地公共圖書館必須設(shè)法力爭(zhēng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本地公共圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)的資金支持。只有經(jīng)費(fèi)及時(shí)到位，檔案數(shù)字化管理工作才可以順利開展。而且，圖書館如果要獲得長(zhǎng)效的發(fā)展資金，必須依靠法律、制度和地方性法規(guī)、政策的支持才能獲得可持續(xù)發(fā)展。另外，除了政府部門政策資金方面的支持外，還應(yīng)該加大對(duì)圖書館功能的宣傳，鼓勵(lì)更多的人關(guān)注圖書館的改革和創(chuàng)新，吸引企業(yè)和社會(huì)愛心人士的資金，進(jìn)行相關(guān)系統(tǒng)的建設(shè)和完善。
3.2合理制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的技術(shù)規(guī)范。①紙質(zhì)檔案掃描工作：應(yīng)該根據(jù)幅面的大小、紙張的狀況、頁面顏色、字跡清晰度、是否帶插圖、檔案重要程度等因素合理選擇掃描方式；②掃描后圖像的處理工作：一方面對(duì)掃描后圖像的處理應(yīng)該采用統(tǒng)一的圖像處理軟件進(jìn)行，另一方面視原紙質(zhì)檔案紙張大小是否一致、紙張間是否有粘連、是否有裝訂孔等因素來決定圖像的處理流程；③掃描圖像處理完成后的存儲(chǔ)工作：為方便用戶使用，需將處理后圖像按標(biāo)準(zhǔn)格式存儲(chǔ)，一般不同掃描模式掃描處理后的圖像存儲(chǔ)格式都有區(qū)別，各地圖書館需事先統(tǒng)一規(guī)定好，以方便存儲(chǔ)管理，從而更高效地為用戶服務(wù)。
3.3多重技術(shù)保障數(shù)字檔案長(zhǎng)期安全保存。數(shù)字化檔案信息的長(zhǎng)期保存是公共圖書館在實(shí)施數(shù)字化檔案管理的過程中最重要的一項(xiàng)內(nèi)容，必須做到以下幾點(diǎn)：第一，采用必要的加密技術(shù)，通過對(duì)相關(guān)信息設(shè)定的變化和編碼保障自身數(shù)據(jù)庫(kù)的安全；第二，購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的防火墻技術(shù)、操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)、生物識(shí)別技術(shù)，而且應(yīng)該不斷實(shí)時(shí)更新，確保檔案的安全性；第三，注意計(jì)算機(jī)、磁盤、光盤等載體的使用期限以及管理軟件系統(tǒng)的實(shí)時(shí)更新；第四，要注意必須嚴(yán)格挑選可靠存儲(chǔ)介質(zhì)做好信息數(shù)據(jù)的備份工作，以防計(jì)算機(jī)癱瘓導(dǎo)致的數(shù)據(jù)信息缺失。
3.4重視人才培養(yǎng)，提高管理水平。公共圖書館檔案實(shí)施數(shù)字化管理想要得到長(zhǎng)足發(fā)展，必須有滿足工作所需的專業(yè)技術(shù)人才。因此，對(duì)既熟悉信息技術(shù)又精通檔案管理的復(fù)合型人才的培養(yǎng)就顯得極為重要。首先，要加大對(duì)現(xiàn)有員工新觀念的養(yǎng)成和新技術(shù)的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思想，并能夠熟練運(yùn)用相關(guān)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)；其次，圖書館在不斷完善的過程中應(yīng)加強(qiáng)與當(dāng)?shù)馗咝５拿芮信浜?，為高校圖書館相關(guān)專業(yè)的學(xué)生提供實(shí)習(xí)基地，以期高校根據(jù)公共圖書館實(shí)際管理的需要制定培養(yǎng)相關(guān)人才的計(jì)劃。
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2.人力資源檔案數(shù)字化管理面臨的問題。
當(dāng)前企事業(yè)單位人力資源檔案管理數(shù)字化主要面臨以下難題：首先，檔案數(shù)量巨大難以快速電子化。當(dāng)前，我國(guó)很多企事業(yè)單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息化和溝通信息化，但由于大中型企業(yè)的員工數(shù)量多，年代資料積累豐富，使得數(shù)量巨大的人力資源檔案難以快速數(shù)字化。而中小企業(yè)常常受限于網(wǎng)絡(luò)、通訊設(shè)備等成本因素，也很少實(shí)現(xiàn)人力資源檔案數(shù)字化管理。其次，難以保證HR檔案資料的安全性。由于所有人力資源檔案的查閱都在網(wǎng)上進(jìn)行，其檔案原始資料被外部黑客或經(jīng)濟(jì)間諜竊取的機(jī)會(huì)就會(huì)增加。部分企事業(yè)單位仍然未意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的采購(gòu)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)供應(yīng)商都沒有嚴(yán)格的限制要求，導(dǎo)致黑客和經(jīng)濟(jì)間諜可以較為輕松地潛入公司數(shù)字檔案資料庫(kù)竊取情報(bào)。而部分企事業(yè)單位的員工警惕性也較低，對(duì)于賬戶信息保存不當(dāng)，原始密碼或登錄密碼設(shè)置非常隨意，增加了數(shù)字檔案的管理風(fēng)險(xiǎn)，比如2014年湖南冷水江市工資條泄密事件，直接反映了員工對(duì)于信息安全的忽視。
二、信息安全背景下HR檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)路徑
由于信息安全是影響檔案數(shù)字化的重要因素之一，因此本文建議實(shí)現(xiàn)人力資源管理的實(shí)現(xiàn)途徑如下：首先，在保證安全第一位的背景下開發(fā)人力資源管理系統(tǒng)。管理平臺(tái)可以通過Web搭建，或者通過內(nèi)部局域網(wǎng)建立人力資源檔案管理系統(tǒng)，重點(diǎn)是與企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)類似的權(quán)限管理策略，以保證內(nèi)部信息安全。企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)也需建立防火墻，以防御外部攻擊。其次，建立人才信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)。人力資源已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)最為重要的無形資產(chǎn)，準(zhǔn)確的人才匹配能夠極大地提高人力資源的價(jià)值，避免造成人才流失和人力成本浪費(fèi)。因此本文建議在HR檔案數(shù)字化管理中建立適合企業(yè)需求的人才數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案資料中的人才信息統(tǒng)一納入數(shù)據(jù)庫(kù)中。通過人才數(shù)據(jù)庫(kù)，可以預(yù)先設(shè)定內(nèi)部招聘和崗位管理的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析和崗位匹配，以快速確定應(yīng)聘人員要求和工作要求，并在人才招聘的過程中，以現(xiàn)有的優(yōu)秀員工樣本作為參照樣本選取更為合適的應(yīng)聘者，以實(shí)現(xiàn)高效招聘和培訓(xùn)。企業(yè)還可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)視頻面試，降低異地招聘的成本，擴(kuò)大招聘半徑，以完善企業(yè)員工隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)。第三，建立崗位信息管理模塊。企業(yè)現(xiàn)有的崗位信息不但包括工作內(nèi)容、工作資質(zhì)要求等信息，還應(yīng)當(dāng)包括崗位輪換等重要信息，特別是在化工等有毒有害企業(yè)，崗位輪換提醒設(shè)置可以避免人為失誤導(dǎo)致的嚴(yán)重的工傷事故。在提高工作效率的同時(shí)，可以更為準(zhǔn)確地估計(jì)崗位的設(shè)置和價(jià)值相關(guān)性，也使崗位設(shè)置管理和崗位價(jià)值管理更符合現(xiàn)代企業(yè)管理理念。第四，建立績(jī)效考核信息管理模塊。績(jī)效考核的具體指標(biāo)和信息不但能夠反映出員工的工作狀態(tài)和效率，還可以反映出整個(gè)工作鏈條上工作效率和合作水平?？?jī)效考核的數(shù)據(jù)信息也可以成為采購(gòu)等部分的重要參考信息，特別是一線操作工的壞件率等信息，不但可以反映出員工的熟練程度，也可以在一定時(shí)期內(nèi)反映出原材料的質(zhì)量合格率等，為企業(yè)管理和決策提供重要的參考數(shù)據(jù)。第五，建立薪酬管理模塊。員工的薪酬信息是企業(yè)的重要核心機(jī)密，有競(jìng)爭(zhēng)力的薪酬可以穩(wěn)定員工的效率，提高員工的忠誠(chéng)度，激發(fā)員工的工作積極性，而薪酬信息的統(tǒng)計(jì)和分析也可以成為企業(yè)人力資源戰(zhàn)略甚至企業(yè)戰(zhàn)略的重要參考數(shù)據(jù)，數(shù)字化管理的薪酬檔案能夠更為準(zhǔn)確地篩選和分析數(shù)據(jù)，因此人力資源檔案數(shù)字化管理將為管理者和決策者提供更有價(jià)值的數(shù)據(jù)資料。
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本文建議從以下幾方面來加強(qiáng)少數(shù)民族檔案的保護(hù)，首先國(guó)家檔案相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)征集流失國(guó)外以及民間的檔案文獻(xiàn)工作，盡量使散落在各地的少數(shù)民族歷史檔案搜集在檔案館中，以便能夠進(jìn)行更好地保管。具體而言，可以定期組織宣傳，提高人們對(duì)于檔案重要性的認(rèn)識(shí)，鼓勵(lì)民間收藏者捐獻(xiàn)出收藏的檔案文獻(xiàn)。對(duì)少數(shù)民族宣傳我國(guó)的《檔案法》，使人們認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，也可以通過各種宣傳來鼓勵(lì)相關(guān)人員捐獻(xiàn)檔案，并給予一些物質(zhì)以及精神上的獎(jiǎng)勵(lì)。不斷加強(qiáng)搜集散落在國(guó)外的檔案文獻(xiàn)工作，在前文提到由于戰(zhàn)亂，導(dǎo)致我國(guó)的一些文獻(xiàn)流失到國(guó)外，國(guó)外的一些出版社有時(shí)候會(huì)將檔案文獻(xiàn)出版，我國(guó)的相關(guān)部門應(yīng)抓緊這個(gè)機(jī)會(huì)，搜集檔案文獻(xiàn)，爭(zhēng)取以購(gòu)買等方式來獲取檔案，對(duì)于具有特殊意義的檔案文獻(xiàn)，可以考慮以外交的方式來進(jìn)行獲取，利用可以利用的所有機(jī)遇來搜集流落在外的檔案文獻(xiàn)。第二建立健全檔案保護(hù)法等的相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)于從事歷史檔案文獻(xiàn)倒賣人員進(jìn)行嚴(yán)厲打擊。目前我國(guó)檔案法以及文物法中對(duì)相關(guān)販賣檔案文獻(xiàn)的處罰，公安以及一些執(zhí)法機(jī)關(guān)都應(yīng)嚴(yán)格依照法律對(duì)違法行為進(jìn)行嚴(yán)厲制裁，另外對(duì)于歷史檔案販賣活動(dòng)也要進(jìn)行嚴(yán)格的排查，一旦發(fā)現(xiàn)不法行為，就要進(jìn)行嚴(yán)格的處罰。第三對(duì)于一些紙質(zhì)歷史檔案以及其他的一些特殊檔案，要做好保護(hù)工作。由于這類檔案文獻(xiàn)容易受到環(huán)境的影響而造成損壞，因此檔案管理人員一定要加強(qiáng)保護(hù)意識(shí)，對(duì)于這類檔案進(jìn)行一些技術(shù)性的保護(hù)，如對(duì)于保管的地方要能夠防火、防塵以及防高溫，紙質(zhì)檔案保存在溫度在14℃~18℃之間的環(huán)境中，相對(duì)濕度保持在50％~60％，若是紙質(zhì)檔案出現(xiàn)了破損以及粘連現(xiàn)象可以采取一定的古籍修補(bǔ)技術(shù)來進(jìn)行恢復(fù)。建立檔案管理管理體系與監(jiān)督體制，逐漸更新改造檔案館陳舊的設(shè)備等，如果遇到技術(shù)問題，一定要及時(shí)的求助一些技術(shù)人員，盡最大程度保證檔案的完整性。對(duì)于不易于保存在檔案館的少數(shù)民族檔案，如一些大型的不宜挪動(dòng)的碑刻等，可以采取其他的一些手段來保護(hù)檔案，如可以采用拍攝等手段來記錄下檔案內(nèi)容，在石碑上涂一些有機(jī)硅材料來進(jìn)行防腐工作。
三、檔案數(shù)字化管理策略
除了以上幾種保護(hù)少數(shù)民族檔案的策略，我國(guó)也要盡快實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。要想加快少數(shù)民族檔案數(shù)字化管理建設(shè)，首先要做的就是提高工作人員對(duì)少數(shù)民族檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)?？梢哉f少數(shù)民族檔案信息化建設(shè)是一個(gè)比較長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展歷程，不可能一蹴而就，在建設(shè)過程中需要對(duì)少數(shù)民族檔案管理工作進(jìn)行深入的改革，檔案管理部門要認(rèn)清這一點(diǎn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)“重藏輕用”的觀念，使得服務(wù)模式變得更加的主動(dòng)，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段來改變傳統(tǒng)的手工操作和查詢的方式，做好信息化建設(shè)的思想準(zhǔn)備，為檔案管理信息化創(chuàng)造良好的條件。盡快實(shí)現(xiàn)少數(shù)民族檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)常用少數(shù)民族檔案的數(shù)字化，檔案的數(shù)字化管理能為使用者提供更加明確的檔案類型，極大地提高少數(shù)民族檔案管理人員和利用者的工作效率。從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，加大資金投入，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要硬件設(shè)施建設(shè)包括數(shù)據(jù)服務(wù)器、圖文影像掃描設(shè)備、數(shù)碼攝像機(jī)等，軟件設(shè)施包括規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)等都需要進(jìn)行完善，少數(shù)民族檔案管理軟件要涵蓋檔案信息的收集、處理、整理以及檢索、利用等的服務(wù)功能，同時(shí)還必須適應(yīng)多種平臺(tái)以及不同操作系統(tǒng)的運(yùn)行，本身要具備較強(qiáng)的安全控制能力以及連接其他數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)并進(jìn)行交換數(shù)據(jù)的能力，保證各系統(tǒng)管理網(wǎng)絡(luò)順利進(jìn)行。在建設(shè)少數(shù)民族檔案信息化管理體系方面，首先就是建立一個(gè)比較新型的管理機(jī)構(gòu)，使得管理網(wǎng)絡(luò)能夠覆蓋到所有檔案，檔案管理各部門要根據(jù)具體情況建立雙向、開放的交互式檔案管理網(wǎng)絡(luò)。第二建立一套比較科學(xué)的少數(shù)民族檔案管理機(jī)制，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求，來制定比較詳細(xì)的管理辦法，提高檔案管理水平。少數(shù)民族檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵問題就是信息的安全性、真實(shí)性、完整性、可靠性以及其實(shí)用性能。為滿足這些問題，就需要制定相對(duì)統(tǒng)一的電子文檔歸檔管理制度，整體保管，加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和信息安全基礎(chǔ)設(shè)施的統(tǒng)一化建設(shè)。另一方面也要注意少數(shù)民族檔案資料的質(zhì)量，多多加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、服務(wù)設(shè)施以及網(wǎng)上檔案資源開發(fā)等工作，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，使得檔案網(wǎng)絡(luò)更加的具有統(tǒng)一化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。少數(shù)民族檔案人員素質(zhì)將會(huì)影響到檔案利用的效率，現(xiàn)代的高效管理人員一定要具備現(xiàn)代化信息技術(shù)，能夠熟練的使用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行信息化的辦公，否則無法滿足檔案信息化管理的要求，電子文件的收集和管理也就無從談起，檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理和服務(wù)也不可能完成，所以少數(shù)民族檔案管理部門一定要注意這一點(diǎn)，盡量為檔案管理工作配備計(jì)算機(jī)專業(yè)的人士，為檔案利用者提供技術(shù)上的支持，減少檔案利用者的麻煩，同時(shí)還要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行在職培訓(xùn)，提高工作效率。
篇5
首先，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代要求檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，擴(kuò)大知識(shí)的傳播與共享成為數(shù)字檔案館的最新職能。面對(duì)機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案館只有實(shí)施知識(shí)管理才能促進(jìn)其新的發(fā)展。數(shù)字檔案館的知識(shí)管理，是在開放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，借助于網(wǎng)絡(luò)和高科技設(shè)備等手段，檔案館開展知識(shí)資源的獲取、整合和開發(fā)利用等服務(wù)。它將一改傳統(tǒng)的檔案工作結(jié)構(gòu)，突破簡(jiǎn)單的信息管理和信息利用模式，轉(zhuǎn)向知識(shí)管理和知識(shí)服務(wù)。其次，數(shù)字檔案館實(shí)質(zhì)上是一種開放環(huán)境下面向用戶的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字資源體系，在這個(gè)體系里面既有整合的知識(shí)，又有參與知識(shí)整合的管理者，還有參與整個(gè)運(yùn)作的知識(shí)管理模式，它一改簡(jiǎn)單通過資源管理向用戶提供零散、淺層次的一次信息，轉(zhuǎn)向?yàn)橛脩籼峁┯行虻摹⑸顚哟蔚南到y(tǒng)知識(shí)服務(wù)，這就構(gòu)成了一種新的知識(shí)型實(shí)體，而知識(shí)管理就是根源于這種體系并被創(chuàng)造出來促進(jìn)其本身發(fā)展的一種最佳模式，這早已在其它多種知識(shí)型組織中實(shí)踐過。再次，傳統(tǒng)的數(shù)字檔案館建設(shè)已初顯成效、循序漸進(jìn)，但是又很難達(dá)到另一個(gè)新的高度，服務(wù)要深化、資源要共享的設(shè)想還是遙不可及。因此，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，迫切需要添加一種新的理念、新的元素，而知識(shí)管理作為一種全新的管理理念與模式，它的注入，將突破原先數(shù)字檔案館建設(shè)中固有的思維，給數(shù)字檔案館建設(shè)以重要啟示，帶動(dòng)數(shù)字檔案館的建設(shè)上到一個(gè)新的水平，實(shí)現(xiàn)其生存發(fā)展的又一次飛躍。
三、數(shù)字檔案館知識(shí)管理的策略
1．加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案館知識(shí)管理的認(rèn)知
知識(shí)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展強(qiáng)烈要求檔案館服務(wù)層次的提升，真正發(fā)揮數(shù)字檔案館知識(shí)信息中心和知識(shí)寶庫(kù)的強(qiáng)大作用。面對(duì)這種機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如何才能使知識(shí)更為有效地發(fā)揮作用，以滿足人們對(duì)知識(shí)更迫切、更復(fù)雜的需要成為檔案部門的首要任務(wù)，而數(shù)字檔案館只有積極實(shí)施知識(shí)管理的運(yùn)作模式，通過對(duì)包括檔案信息在內(nèi)的所有知識(shí)資源進(jìn)行整合并提供利用才能達(dá)到預(yù)期效果。檔案部門在其必要性和緊迫性上必須統(tǒng)一思想、加強(qiáng)認(rèn)知、達(dá)成共識(shí)。
2．創(chuàng)新數(shù)字檔案館知識(shí)管理的工作機(jī)制
數(shù)字檔案館的建設(shè)，不僅意味著傳統(tǒng)意義上的完善，而且是對(duì)現(xiàn)有檔案管理體制、服務(wù)體系的全面優(yōu)化和深層次改革，建立與之相適應(yīng)的工作機(jī)制才能有效實(shí)施數(shù)字檔案館的知識(shí)管理。數(shù)字檔案館的知識(shí)管理應(yīng)強(qiáng)調(diào)知識(shí)資源管理、知識(shí)服務(wù)中人文因素的研究和運(yùn)用，而不是僅僅強(qiáng)調(diào)技術(shù)。圍繞知識(shí)管理目標(biāo)確定工作機(jī)制:一是確保檔案管理人員能管理好檔案知識(shí);二是通過對(duì)知識(shí)的整合利用，增強(qiáng)對(duì)用戶需求的快速反應(yīng)能力;三是開發(fā)新的知識(shí)產(chǎn)品，以滿足更深層次的知識(shí)服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)更大范圍的知識(shí)共享。
3．獲取和轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案館的隱性知識(shí)
知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，隱性知識(shí)是最關(guān)鍵、最具有競(jìng)爭(zhēng)力的資源，是數(shù)字檔案館能否成功實(shí)施知識(shí)管理的前提條件之一，數(shù)字檔案館應(yīng)更加注重對(duì)隱性知識(shí)的收集、加工、提煉與服務(wù)。隱性知識(shí)主要是指檔案人員頭腦中所包含的直覺、知識(shí)、閱歷、情感等(如一些重要的傳統(tǒng)工藝、技術(shù)訣竅、專業(yè)知識(shí)和豐富經(jīng)驗(yàn)等)，因此知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)對(duì)隱性知識(shí)的管理，實(shí)際是注重對(duì)數(shù)字檔案館中人的有效管理，鼓勵(lì)其頭腦中隱性知識(shí)的轉(zhuǎn)化與創(chuàng)新。數(shù)字檔案館的建設(shè)要求檔案人員能綜合運(yùn)用各種資源，發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，突破傳統(tǒng)束縛，更新陳舊觀念，探索新的信息規(guī)律，以新的視角開發(fā)檔案信息資源，使其隱性知識(shí)得到更好地發(fā)揮、交流和增值并轉(zhuǎn)化。所以數(shù)字檔案館承擔(dān)著及時(shí)將隱性知識(shí)獲取出來并共享，轉(zhuǎn)化為社會(huì)記憶，縮短隱性知識(shí)顯性化周期的任務(wù)。
4．深化數(shù)字檔案館的知識(shí)服務(wù)
檔案館歷來把“為利用者服務(wù)”作為最高宗旨，但落實(shí)到行動(dòng)上往往只是滿足于提供表面的“你查我找”等淺層次服務(wù)。進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，數(shù)字檔案館的發(fā)展需要更加強(qiáng)勁的動(dòng)力支持和更為有力的保障，尤其在數(shù)字檔案館中引入并推行知識(shí)管理后，只有把知識(shí)服務(wù)當(dāng)作數(shù)字檔案館的首要目標(biāo)和最高標(biāo)準(zhǔn)來追求，才能滿足用戶日益多樣化的知識(shí)需求。數(shù)字檔案館的知識(shí)服務(wù)是一種面向知識(shí)創(chuàng)新、知識(shí)傳播與知識(shí)應(yīng)用的服務(wù)方式，是傳統(tǒng)的“檔案利用服務(wù)”的高級(jí)形式，服務(wù)的高知識(shí)含量是其優(yōu)于傳統(tǒng)檔案館的主要特征，因?yàn)橹R(shí)服務(wù)“是在運(yùn)用館藏檔案信息的同時(shí)，大量吸收并運(yùn)用館外各種非檔案信息和檔案人員頭腦中的隱性知識(shí)”。從一定意義上看，數(shù)字檔案館的知識(shí)管理是通過整合館藏檔案信息等顯性知識(shí)，綜合檔案人員的隱性知識(shí)，依靠隱性知識(shí)與顯性知識(shí)的互動(dòng)，發(fā)揮數(shù)字檔案館強(qiáng)大的知識(shí)庫(kù)作用，為利用者提供更為有效、更廣泛的深層次的知識(shí)服務(wù)，從而充分實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源價(jià)值。同時(shí)，數(shù)字檔案館在綜合利用顯性檔案信息與隱性知識(shí)的過程中，要注重以用戶的知識(shí)需求為導(dǎo)向，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深層組織，揭示并挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，形成知識(shí)產(chǎn)品，提供知識(shí)與價(jià)值服務(wù)。
篇6
（二）數(shù)字化管理能夠適用國(guó)土資源易變更性特點(diǎn)
國(guó)土資源種類繁多，其中地籍方面檔案資源就非常容易出現(xiàn)信息變化。特別是當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，城鎮(zhèn)化建設(shè)速度不斷加快，地籍信息經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)改變。如采用傳統(tǒng)的手工管理模式顯然會(huì)對(duì)很多檔案資料進(jìn)行追溯性修改，而在數(shù)字化管理模式下，利用智能化的信息系統(tǒng)，將相關(guān)的信息統(tǒng)一搜索出來，并統(tǒng)一進(jìn)行修改，從而極大地提升管理效率。因此，數(shù)字化管理能夠輕松應(yīng)對(duì)國(guó)土資源信息容易變更的問題。
（三）數(shù)字化管理能夠適用國(guó)土資源完整性特點(diǎn)
國(guó)土資源檔案是一個(gè)系統(tǒng)性的資源集合，很多資源并不是獨(dú)立信息個(gè)體，而是將多種信息資源綜合在一起形成一個(gè)完整性資源，因此如果某一個(gè)資源信息出現(xiàn)缺失就容易造成國(guó)土資源信息的不完整，從而影響資源的檢查和監(jiān)督作用。在傳統(tǒng)的手工管理模式下，這種完整性特點(diǎn)成為國(guó)土資源檔案管理難以解決的難題，一旦出現(xiàn)某一個(gè)信息變更，就需要追溯這個(gè)資源的所有相關(guān)性信息，并對(duì)此進(jìn)行修改。但是在數(shù)字化管理模式下，這種相關(guān)性的建立已經(jīng)通過數(shù)據(jù)庫(kù)完成，因此很容易輕松調(diào)用并進(jìn)行修改，極大地提升了國(guó)土資源檔案管理的效率。
二、推進(jìn)國(guó)土資源檔案數(shù)字化管理的主要措施
（一）改變觀念充分認(rèn)識(shí)數(shù)字化管理的重要作用
只有充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理在國(guó)土資源檔案管理方面的適用性，就能夠有利于改變相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念，在推進(jìn)國(guó)土資源檔案管理的數(shù)字化過程中，必須要有相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行推動(dòng)才能夠?qū)嵤驗(yàn)閲?guó)土資源本身的復(fù)雜性會(huì)涉及到諸多部門的通力合作，如果這些部門的信息沒有納入到數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，就難以轉(zhuǎn)化成知識(shí)庫(kù)，從而實(shí)現(xiàn)高效的系統(tǒng)化管理。所以只有所有領(lǐng)導(dǎo)摒棄門戶之見，轉(zhuǎn)變觀念，將國(guó)土資源檔案信息統(tǒng)一收集被納入到數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，并在日常的工作中使用數(shù)字化管理系統(tǒng)，才能夠有效提升國(guó)土資源管理效率。
（二）制定實(shí)施計(jì)劃分步實(shí)施
首先要明白國(guó)土資源檔案數(shù)字化管理的難度，這是一個(gè)系統(tǒng)性的綜合工程，涉及到諸多部門的支持，同時(shí)還需要相關(guān)人才的支持。所以不可能一步完成，所以在實(shí)施過程中要通過制定完善的實(shí)施計(jì)劃著手。然后再進(jìn)一步落實(shí)資金、實(shí)施單位和基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建、人才培訓(xùn)和意識(shí)培養(yǎng)等一系列工作。接著當(dāng)數(shù)字化管理系統(tǒng)搭建完成之后，就需要組織相關(guān)的人員對(duì)傳統(tǒng)的國(guó)土信息資源，如紙質(zhì)檔案、錄像帶資料等進(jìn)行手工錄入和數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并且在錄入數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)時(shí)，需要對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中，信息資源沒有失真，只有如此才能夠有效提升國(guó)土資源檔案的使用效果。
篇7
數(shù)字化檔案管理不僅可以加強(qiáng)電力企業(yè)對(duì)檔案的管理力度，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在問題，及時(shí)采取有效措施進(jìn)行改進(jìn)，還可以進(jìn)一步提高電力企業(yè)檔案管理水平。檔案管理是一項(xiàng)繁雜且重要的工作，由于信息量龐大，管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行分類、存檔時(shí)容易混淆，且需要進(jìn)行防潮、防火、防蟲工作，占用存儲(chǔ)空間大，不易于收集和管理。而檔案數(shù)字化管理符合現(xiàn)代先進(jìn)管理模式，提高了管理人員的工作效率，保證了部門管理的穩(wěn)定性與健全性。此外，數(shù)字化管理的替代可以延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的壽命，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，適應(yīng)節(jié)約型社會(huì)的發(fā)展要求。一方面，跟進(jìn)多媒體時(shí)代的步伐，滿足檔案管理人員的工作需求，另一方面，促進(jìn)了電力企業(yè)在全球信息化時(shí)代的發(fā)展。
3建立健全電力企業(yè)數(shù)字化數(shù)據(jù)管理庫(kù)
數(shù)字化管理技術(shù)是采用數(shù)字化進(jìn)行存儲(chǔ)的一種方法。數(shù)字化信息主要存儲(chǔ)在光盤、硬盤和軟盤上，這為因信息量大導(dǎo)致檔案庫(kù)房擁擠、保管困難的問題提供了很好的解決方法。檔案信息量的迅速增長(zhǎng)與社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和科技的迅猛發(fā)展有關(guān)，為了更好地統(tǒng)籌管理，建立健全的電力企業(yè)數(shù)字化數(shù)據(jù)管理庫(kù)是最佳選擇。首先，可先從建立良好的電力企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)開始，給電力企業(yè)檔案進(jìn)行分門別類，標(biāo)上“套”“冊(cè)”等分號(hào)，寫上相應(yīng)的檔案名稱，這樣在查找檔案時(shí)，只要在電腦的檔案目錄上輸入名稱或是具體的套、冊(cè)數(shù)，就可以方便快捷地找到。此外，可以建立檔案時(shí)間數(shù)據(jù)庫(kù)，時(shí)間信息的錄入也可以幫助查找者快速搜索查閱。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)錄入的時(shí)間及內(nèi)容進(jìn)行保存，系統(tǒng)自行將信息收集傳輸?shù)綑n案時(shí)間數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理，方便管理人員對(duì)信息進(jìn)行管理的同時(shí)，也能夠區(qū)分新舊檔案，便于提取信息。
篇8
電子檔案安全評(píng)價(jià)方法有許多，但基于高校電子檔案性質(zhì)，其安全風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)價(jià)方法主要有定量分析法、定性分析法、定量與定性結(jié)合分析法。信息安全評(píng)價(jià)體系的構(gòu)建需遵循科學(xué)性、層次性、全面性、獨(dú)立性、可操作性、動(dòng)態(tài)穩(wěn)定性等原則。
（一）評(píng)價(jià)指標(biāo)的組成。電子檔案信息安全評(píng)價(jià)通常涉及檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)學(xué)、密碼技術(shù)學(xué)、信息學(xué)等多個(gè)學(xué)科。同時(shí)其安全評(píng)價(jià)涉及的范圍也是多層次的，包括硬件層、軟件層、網(wǎng)絡(luò)層等。因此其評(píng)價(jià)指標(biāo)也是多元化、多學(xué)科交叉、多層次的。
（二）確定指標(biāo)權(quán)重方法。結(jié)合高校電子檔案信息特點(diǎn)，對(duì)于諸多安全評(píng)價(jià)指標(biāo)，需確定與之對(duì)應(yīng)的權(quán)重，對(duì)安全級(jí)別和要求進(jìn)行分級(jí)，避免一概而論帶來的資源浪費(fèi)。通常權(quán)重確定的標(biāo)準(zhǔn)是依據(jù)檔案信息量的大小、重要等級(jí)、敏感性等。對(duì)于高校電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)權(quán)重確定的計(jì)算方法主要有：德爾菲法、層次分析法、環(huán)比法等。其中最為常用且實(shí)際效果較符合高校信息化安全管理實(shí)際的是德爾菲法和層次分析法。
（三）綜合評(píng)價(jià)方法。綜合評(píng)價(jià)是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，許多相關(guān)學(xué)者都對(duì)其進(jìn)行了長(zhǎng)期的研究，并取得了一定的研究成果。對(duì)于高校電子檔案安全的綜合評(píng)價(jià)研究，總結(jié)起來大致分為以下幾類：系統(tǒng)模擬與仿真評(píng)價(jià)、信息論方法、灰色系統(tǒng)理論與灰色綜合評(píng)價(jià)、智能化方法、可拓物元分析法、動(dòng)態(tài)綜合評(píng)價(jià)法、交互式多目標(biāo)的綜合評(píng)價(jià)法、交合分析法等。
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（一）技術(shù)步驟為了實(shí)現(xiàn)音像檔案數(shù)字化管理，就需要技術(shù)的支撐。在電子計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已走進(jìn)千家萬戶。再加上國(guó)家對(duì)檔案事業(yè)的大力支持，檔案法律的不斷完善以及檔案工作國(guó)際環(huán)境合作的開展等等，為音像檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)支持。以下步驟是關(guān)于音像檔案數(shù)字化管理的具體操作步驟。第一，數(shù)字化采集。數(shù)字化采集是指將傳統(tǒng)介質(zhì)、傳統(tǒng)信號(hào)經(jīng)過計(jì)算機(jī)軟件的處理，生產(chǎn)數(shù)字化媒體數(shù)據(jù)，并保存在數(shù)字化媒體介質(zhì)上，如：硬盤、數(shù)據(jù)路磁帶、光盤等。第二，編目信息標(biāo)引。在將各類音像檔案入庫(kù)之前必須經(jīng)過編目，不然隨著越來越多的資料入庫(kù)，將很難管理與使用。并且編目系統(tǒng)，能將無序的信息變?yōu)橛行虻馁Y源，為檢索提供必要的多種檢索途徑。第三，數(shù)據(jù)檢索。標(biāo)好編目之后，使用者可以利用檢索軟件，填寫相關(guān)的查詢條件，使用者能快速、準(zhǔn)確、全面的找到想要的資料。第四，數(shù)據(jù)下載。如果有需要，可以向系統(tǒng)提出下載的請(qǐng)求。這樣那些珍貴的資料就能很容易的走進(jìn)大家的生活，不會(huì)蒙上歷史的灰塵。第五，存儲(chǔ)管理，互聯(lián)網(wǎng)及其系統(tǒng)，工作人員能夠輕松監(jiān)控整個(gè)儲(chǔ)存系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)情況，便于管理。
（二）音像檔案數(shù)字化管理面臨的問題雖然音像檔案數(shù)字化管理有諸多的優(yōu)勢(shì)，也是歷史進(jìn)程中的必然，但是我國(guó)音像檔案數(shù)字化發(fā)展明顯滯后，除了一些電視臺(tái)和極少數(shù)的檔案館開展了音像檔案數(shù)字化，更多的音像檔案還在沉睡。一部分是由于技術(shù)方面的不過關(guān)，另一部分是由于國(guó)家發(fā)展中的資金不到位，各個(gè)地方的發(fā)展不平衡，還有的就是對(duì)音像檔案數(shù)字化沒有引起足夠的重視。
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1.3檔案資料的收集不完整?；谥新殞W(xué)校廣大教育者對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)程度還不夠，導(dǎo)致人們?nèi)狈n案材料的收集意識(shí)，導(dǎo)致相關(guān)檔案信息的缺乏；同時(shí)中職學(xué)校在選擇檔案材料的時(shí)候存在很大的隨意性，選擇什么樣的檔案材料信息沒有明確的規(guī)定，具體表現(xiàn)為中職學(xué)校的管理者決定著學(xué)校檔案的信息內(nèi)容，比如對(duì)學(xué)校負(fù)面信息不保存，而只保存關(guān)于學(xué)校良好報(bào)道的信息。
2新時(shí)期完善中職學(xué)校檔案管理工作的具體對(duì)策
基于新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作所存在的問題，我們要大力發(fā)展檔案信息化建設(shè)，通過實(shí)現(xiàn)檔案的信息化提高中職學(xué)校檔案管理工作的水平。
2.1加強(qiáng)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)。檔案信息的數(shù)字化建設(shè)是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)將傳統(tǒng)的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式并存放于計(jì)算機(jī)中，通過實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化可以方便人們的使用，提高檔案信息的重復(fù)利用率：首先，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化。紙質(zhì)的檔案信息受環(huán)境、人為因素的影響比較大，其存在被丟失、破壞的可能性，而實(shí)現(xiàn)電子化就可以避免因?yàn)槭艹钡葘?dǎo)致的檔案損壞現(xiàn)象出現(xiàn)；其次，照片檔案的信息化。照片是檔案中的重要信息資源，其能夠直觀地表現(xiàn)出所要反映的信息，實(shí)現(xiàn)照片的信息化主要通過計(jì)算機(jī)掃描和數(shù)碼設(shè)備直接形成數(shù)字照片。
2.2加大投入，提高硬件設(shè)施。中職學(xué)校檔案管理工作水平的提高，離不開完善的基礎(chǔ)設(shè)施，因此中職學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案管理工作的支持力度，設(shè)立專門檔案室收集、整理全校各類檔案，配備檔案專用裝訂、打印等設(shè)備，提高檔案館(室)的建設(shè)，確保檔案材料保管安全、利用方便管理規(guī)范。
2.3增強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力。學(xué)校檔案信息化建設(shè)需要高素質(zhì)的檔案管理人員，尤其是需要懂現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合型技能人才，因此中職學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息技能的培訓(xùn)：一是學(xué)校應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案在職人員的繼續(xù)教育，打造一支成熟的檔案隊(duì)伍；二是學(xué)校要增加檔案管理人員編制，積極引進(jìn)一批懂計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的綜合型檔案管理人才，同時(shí)也要積極聘請(qǐng)社會(huì)上懂檔案信息化管理技能方面的人才到學(xué)校擔(dān)任名譽(yù)教師，定期對(duì)現(xiàn)有教師進(jìn)行培訓(xùn)。
2.4加強(qiáng)檔案的收集和整理。學(xué)校要建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)收集學(xué)校的各種檔案信息，并且要制定統(tǒng)一的歸檔和保管期限。在歸檔過程中應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的歸檔原則，根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。各部門要加強(qiáng)檔案的收集、保管和歸檔工作，這是檔案工作的基礎(chǔ)。
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1.2數(shù)字化檔案管理技術(shù)的服務(wù)價(jià)值
社會(huì)發(fā)展需要檔案作為基礎(chǔ)，經(jīng)濟(jì)和建設(shè)速度越快，就越需要檔案工作提供更為準(zhǔn)確、更為高效的信息，當(dāng)前人們對(duì)于檔案的重視程度正在逐步提高，各類型的生產(chǎn)生活對(duì)于檔案需要越來越多。數(shù)字化檔案管理技術(shù)可以有效適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，使數(shù)字化檔案工作向高效率、個(gè)性化的方向發(fā)展，有利于構(gòu)建新型數(shù)字化檔案服務(wù)體系。
1.3數(shù)字化檔案管理技術(shù)的管理價(jià)值
數(shù)字化檔案管理工作千頭萬緒，數(shù)字化技術(shù)日新月異，如果片面追求檔案管理的規(guī)范性和數(shù)字化技術(shù)的先進(jìn)性，無疑將會(huì)落入到片面發(fā)展的死循環(huán)，進(jìn)而會(huì)被社會(huì)發(fā)展所淘汰。當(dāng)前應(yīng)該應(yīng)用好數(shù)字化檔案管理技術(shù)，使檔案管理有一個(gè)穩(wěn)定的核心，使檔案管理的重點(diǎn)得以突出，進(jìn)而使各種數(shù)字化產(chǎn)品和信息技術(shù)更為準(zhǔn)確地應(yīng)用到檔案管理的實(shí)際之中，在提高檔案管理水平的同時(shí)，加速數(shù)字化檔案管理工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
2創(chuàng)新發(fā)展數(shù)字化檔案管理技術(shù)的策略
2.1做好檔案信息電子文檔的處理
第一，要規(guī)范電子檔案文檔歸檔的方法。歸檔電子檔案要嚴(yán)格遵循數(shù)字化檔案管理的程序，要在歸檔過程中做好安全防范，避免出現(xiàn)電子檔案的丟失，在歸檔的重點(diǎn)環(huán)節(jié)要突出防火墻和備份這兩個(gè)要素，達(dá)到對(duì)電子檔案和資料的安全保障。第二，擴(kuò)展檔案信息電子文檔的處理方法。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的背景下，可以通過無線設(shè)備、移動(dòng)設(shè)施的擴(kuò)大，增加檔案信息處理方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化檔案管理技術(shù)的豐富，要積極利用新型的技術(shù)，在提高處理效率的同時(shí)，保障處理質(zhì)量。第三，要做好數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)工作。云計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)硬盤擴(kuò)大了數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)空間，同時(shí)也轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)的模式，在數(shù)字化的時(shí)代背景下，應(yīng)該從數(shù)據(jù)采集、信息備份、檔案資料恢復(fù)等方面入手，利用電子存儲(chǔ)空間來解決傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式的實(shí)際矛盾。第四，要規(guī)范數(shù)字化檔案資料的應(yīng)用。合理應(yīng)用數(shù)字化檔案資料是社會(huì)的需要，檔案信息電子文檔處理的過程中要尊重這一實(shí)際，應(yīng)該從數(shù)字化檔案資料入手，將重要的檔案形成通用的電子文檔，以便擴(kuò)大電子檔案信息的影響和應(yīng)用。同時(shí)，要對(duì)現(xiàn)有的電子檔案資料進(jìn)行必要的加工，以便更好地滿足社會(huì)的需要，使其在應(yīng)用中發(fā)揮出更多的價(jià)值。
2.2做好檔案資料數(shù)字化工作
檔案資料數(shù)字化工作可以借用物聯(lián)網(wǎng)中RFID技術(shù)（電子標(biāo)簽技術(shù)）作為基礎(chǔ)，RFID技術(shù)具有無線通信識(shí)別能力，能夠?qū)Ω街奈矬w信息予以處理，這種新型技術(shù)具有很多優(yōu)點(diǎn)，如感知距離遠(yuǎn)、不用實(shí)際接觸、容易操作、能夠感知、適應(yīng)性強(qiáng)等。有了這項(xiàng)技術(shù)，就能夠?qū)τ袃r(jià)值的檔案資源添加RFID標(biāo)簽，對(duì)有價(jià)值的檔案資料放置的位置、號(hào)碼、檔案名稱、歸檔日期進(jìn)行記憶。利用這些有效信息，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，不用動(dòng)手查找與整理檔案，可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)物檔案管理，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和記錄的檔案位置迅速找到所需檔案。
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(一)管理與理念創(chuàng)新
隨著科技的快速發(fā)展，人類社會(huì)的不斷進(jìn)步，人民群眾對(duì)檔案信息的利用要求越來越高。就拿招投標(biāo)檔案而言，很多企業(yè)都有訴求反映到招標(biāo)單位，如果能方便的瀏覽過去在該單位的投標(biāo)記錄和投標(biāo)文件，企業(yè)愿意為此支付費(fèi)用。所以在管理上，要考慮滿足個(gè)人和企業(yè)法人的需求，在理念上，檔案不再是“包袱”，它也可以創(chuàng)收。之前憑介紹信到窗口查閱的非保密檔案，完全可以利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，電子商務(wù)交易辦法處理，輔以個(gè)人、法人身份驗(yàn)證，屆時(shí)，用戶瀏覽授權(quán)內(nèi)的網(wǎng)站就如同網(wǎng)購(gòu)一樣方便。
(二)技術(shù)與架構(gòu)創(chuàng)新
應(yīng)充分利用云計(jì)算技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)行技術(shù)升級(jí)與架構(gòu)創(chuàng)新。基于云計(jì)算的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)主要由云計(jì)算數(shù)字檔案管理應(yīng)用程序，數(shù)字化檔案管理節(jié)點(diǎn)，計(jì)算機(jī)專用網(wǎng)絡(luò)、信息安全設(shè)備等構(gòu)成。利用物聯(lián)網(wǎng)的RFID技術(shù)可將電子檔案與紙質(zhì)檔案完美結(jié)合，一一對(duì)應(yīng)?；诖髷?shù)據(jù)的數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)分析技術(shù)，則為檔案信息化增值服務(wù)提供了想象空間。招投標(biāo)雙方能夠從歷史文件庫(kù)中找到與當(dāng)期項(xiàng)目相似的案例，對(duì)于招投標(biāo)文件的理解，對(duì)于招投標(biāo)工作的組織，都是非常有利的。
(三)規(guī)范與流程創(chuàng)新
真正把招投標(biāo)工作和檔案管理工作以及數(shù)字化技術(shù)結(jié)合起來，需要更新標(biāo)準(zhǔn)、再造流程?！峨娮诱袠?biāo)投標(biāo)辦法》雖然對(duì)電子招投標(biāo)的歸檔也進(jìn)行了約束，但還是從大框架上給的要求。實(shí)際操作上，很多檔案工作都是事后再次歸口相關(guān)人員整理。如能夠更新一下流程，把招投標(biāo)工作的任何一項(xiàng)活動(dòng)記錄文件都作為檔案組成因子，自動(dòng)操作、隨時(shí)歸檔，那么當(dāng)一次招投標(biāo)實(shí)例完成時(shí)，全部歸檔工作就自動(dòng)完成。一切都可以靠程序完成，不再依賴人工，即提高效率又降低了人為錯(cuò)誤。除了在招標(biāo)機(jī)構(gòu)內(nèi)部考慮電子招投標(biāo)與歸檔的實(shí)時(shí)結(jié)合，還可以由專業(yè)檔案部門考慮各部門各機(jī)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一入庫(kù)整合，這都是標(biāo)準(zhǔn)流程適應(yīng)招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理發(fā)展需求的體現(xiàn)。
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1加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的價(jià)值
1.1提升管理效率
農(nóng)業(yè)科研檔案工作以農(nóng)業(yè)服務(wù)為宗旨，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理，把不同載體的農(nóng)業(yè)科研檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相鏈接，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序的信息庫(kù)，有利于提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理的水平和效率，極大程度上節(jié)約了農(nóng)業(yè)科研檔案的人力投入和成本投入，實(shí)現(xiàn)資源共享與傳承，切實(shí)有效地滿足科研人員的檔案查詢、借鑒與存檔，對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的各項(xiàng)資源進(jìn)行高效配置，優(yōu)化農(nóng)業(yè)科研檔案管理結(jié)構(gòu)，以便更好地為相關(guān)科研人員所服務(wù)。
1.2保持檔案完整性
加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理，有利于保持檔案完整性，防治檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生。農(nóng)業(yè)科研檔案管理是在農(nóng)業(yè)科研研究工作基礎(chǔ)上逐步完善的，傳統(tǒng)的農(nóng)業(yè)科研檔案管理以紙質(zhì)管理為主要方式，但是因我國(guó)農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作起步較早，傳統(tǒng)紙質(zhì)化的農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作極易發(fā)生變質(zhì)，特別是在每一次查閱過程中均會(huì)發(fā)生不同程度的損耗，這對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展極為不利。對(duì)此，以數(shù)字化為主要途徑開展農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，能夠在一定程度上減少對(duì)科研檔案的損壞，實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)資源到數(shù)字化資源的系統(tǒng)轉(zhuǎn)換，為農(nóng)業(yè)科研檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立奠定基礎(chǔ)。
2加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的策略
2.1建立健全農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理制度
要建立健全農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理制度，為農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的順利開展和科學(xué)進(jìn)行提供良好的外部框架，從而更好地制定與之相對(duì)應(yīng)的數(shù)字化管理方案，不斷提高農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的實(shí)效性。農(nóng)業(yè)科研單位要根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況，制定行之有效的檔案數(shù)字化管理制度，保證各項(xiàng)管理制度符合我國(guó)相關(guān)的法律法規(guī)，引導(dǎo)其朝著規(guī)范化、科學(xué)化和制度化的方向發(fā)展。相關(guān)管理人員還要不斷強(qiáng)化自身的管理意識(shí)，樹立正確的管理理念，保證各項(xiàng)制度內(nèi)容的貫徹與落實(shí)，強(qiáng)化檔案管理工作的保密程度。
2.2加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
要加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定重要的硬件基礎(chǔ)，確定技術(shù)路線、技術(shù)結(jié)構(gòu)及基礎(chǔ)平臺(tái)功能，并做好相關(guān)的安全保障措施。不斷增強(qiáng)農(nóng)科科研檔案管理工作的現(xiàn)代化含量和技術(shù)化含量，從根本上提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的水平和質(zhì)量。相關(guān)工作人員要在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，以計(jì)算機(jī)錄入的方式對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)配置，相關(guān)人員要對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的各項(xiàng)設(shè)備進(jìn)行更換，結(jié)合當(dāng)前時(shí)展的現(xiàn)實(shí)情況充分發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)設(shè)備在檔案管理中的重要作用。要建立農(nóng)業(yè)科研檔案管理的數(shù)字化平臺(tái)，連接農(nóng)業(yè)科研單位的內(nèi)部系統(tǒng)，將檔案的形成、整理、傳輸和歸檔等內(nèi)容放置于同一個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)之中，實(shí)現(xiàn)各模塊之間檔案資源的共享互惠。
