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高校會計電算化思考分析:當前高校會計電算化存在的問題及對策

【摘 要】 會計電算化的應用是高校會計制度改革和高等教育發(fā)展的必然結(jié)果。本文探討了當前高校會計電算化工作中存在的一些問題，提出了選擇適用的會計核算軟件、改善會計電算化的運行環(huán)境、落實會計電算化檔案管理、完善內(nèi)部控制制度、加快會計信息化建設(shè)的對策建議。

【關(guān)鍵詞】 高校； 會計電算化； 問題； 對策

一、引言

會計電算化是信息時代的產(chǎn)物，隨著近年來知識經(jīng)濟的蓬勃興起，高校會計電算化取得了突破性的進展，形成了政府大力支持、高校積極參與、軟件商競爭有序的格局。我國加入wto后，高校對財務信息的要求越來越高，財務管理從會計電算化的核算型向管理型轉(zhuǎn)變，對會計電算化提出了更高的要求，標志著會計電算化新的一場革命的到來。與此相應的是，會計電算化系統(tǒng)的安全問題日益突出，制約了會計電算化的進一步發(fā)展，在工作實踐中存在著一系列亟待解決的問題。

二、高校會計電算化問題分析

隨著高校會計電算化程度的日益提高，高校會計電算化軟件、基礎(chǔ)、安全和人才都出現(xiàn)了不同程度的滯后現(xiàn)象。

（一）會計電算化軟件開發(fā)滯后

市場上的財務軟件可謂百花齊放，各軟件的水平參差不齊。我國高校財務軟件設(shè)計思想大多是考慮會計核算，不具有事前預測、事中控制、事后分析決策等管理會計功能，軟件沒有充分發(fā)揮電算化對強化財務管理的作用，缺少財務分析功能，使得財務部門不能在資金管理、投資決策、分配政策等方面很好地發(fā)揮監(jiān)督和參謀助手作用。

1.會計電算化系統(tǒng)是對傳統(tǒng)會計處理手段的“模擬”。會計電算化可以說是傳統(tǒng)手工會計信息系統(tǒng)的“計算機復制”，這種電算化僅僅是把計算機當作高速運算的工具，模擬手工會計模式去完成原有的數(shù)據(jù)處理任務，遵循的仍然是傳統(tǒng)的會計循環(huán)理論，忽視了應用現(xiàn)代信息技術(shù)去改造傳統(tǒng)會計，從而達到高校財務信息管理的需求。

2.會計電算化程度不深。目前，我國會計電算化僅僅實現(xiàn)了財務會計的電算化，沒有實現(xiàn)管理會計電算化，更不是完整意義上的會計電算化。完整意義的會計電算化應該是財務會計電算化和管理會計電算化的有機結(jié)合。既然財務會計與管理會計數(shù)據(jù)同源，管理會計電算化就可以采用財務會計電算化提供的數(shù)據(jù)生成管理報表。然而，由于管理會計的規(guī)范性和可操作性都不及財務會計，少數(shù)軟件開發(fā)商雖已涉及到erp，但其技術(shù)還不夠成熟，離高校財務信息的實際需要相差甚遠。

3.會計電算化信息共享程度不高，財務軟件局限于財務部門使用，其他部門不能及時查閱和掌握相關(guān)的財務信息，財務人員必須對會計電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)輸出后進行整理，提供決策的信息總是滯后于經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生，同時也增加了財務部門的管理成本。

作為通用的高校財務軟件，應該既符合高校實際情況，又要滿足各種類型學校的管理工作需求，這就需要軟件功能具有很強的靈活性。隨著高校間的市場競爭日趨激烈，如何加強財務管理、控制費用、增加收入都對高校財務軟件提出了更高的管理要求。

（二）會計電算化基礎(chǔ)工作薄弱

當前，高校電算化管理工作薄弱，新的內(nèi)部控制制度、會計基礎(chǔ)管理工作存在著很多不足，使得會計電算化不能正常健康地發(fā)展。會計電算化基礎(chǔ)管理工作主要包括會計制度是否健全、核算規(guī)程是否規(guī)范、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否完整等，這是搞好電算化工作的重要保障。計算機處理業(yè)務，要求會計數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務處理及相關(guān)制度規(guī)范化、標準化，使電算化會計信息系統(tǒng)順利運行。會計電算化的應用和發(fā)展把高校財務人員從繁重的手工工作中解脫出來，但高校會計基礎(chǔ)工作的不健全，使得會計信息不能被合理使用，沒有充分發(fā)揮會計電算化對高校會計工作的作用。

（三）會計電算化系統(tǒng)脆弱

1.數(shù)據(jù)安全風險。在手工方式下，財務信息以賬、證、表等形式存儲在紙介質(zhì)上，修改過的會計憑證或賬簿可以從財務人員筆跡和印章上分清責任，但是電算化系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)直接存儲在磁盤上，對電子數(shù)據(jù)的非法修改可以做到不留痕跡，存在著檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的數(shù)據(jù)風險。利用計算機的舞弊具有很大的隱蔽性，被發(fā)現(xiàn)的難度較之手工會計系統(tǒng)更大，其造成的危害和損失也更大。因此，在電算化系統(tǒng)下做好安全保密工作意義重大。

2.管理安全風險。由于相關(guān)人員缺乏計算機信息安全基本知識，不遵守本部門的信息安全規(guī)則，造成數(shù)據(jù)損失等，很多財務工作人員普遍對病毒的危害性程度認識不夠，任意從互聯(lián)網(wǎng)上下載資料，在計算機間、局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)之間交替使用軟盤和可移動硬盤、u盤，將計算機病毒帶入財務系統(tǒng)中。另外，由于一些計算機的配置較低，安裝防病毒軟件后計算機運行速度會受到影響，一些員工對安裝的防病毒軟件私自卸載，造成整體防病毒工作的被動。因此，往往由于某一個人使用過程中的疏忽而給整個會計電算化系統(tǒng)帶來風險。

3.非人為事故風險。如意外事故，包括非預期的、不正常的程序結(jié)束操作造成的故障、由于電源故障造成各種設(shè)備無法使用、存儲數(shù)據(jù)的輔助介質(zhì)部分或全部遭到破壞、已輸入數(shù)據(jù)的憑證丟失等。如果這些數(shù)據(jù)已經(jīng)及時備份尚可恢復，如果未及時備份，則造成財務數(shù)據(jù)將長期丟失，給高校造成不可估量的損失。

（四）會計電算化人才緊缺

會計電算化方面的專業(yè)人才缺乏一直是制約會計電算化發(fā)展的“瓶頸”問題。目前，相當一部分高校財務人員的會計實踐工作經(jīng)驗豐富，但對計算機的軟硬件知識了解甚少，他們只能機械性地使用財務軟件，一旦計算機出現(xiàn)故障，就束手無策。如果出現(xiàn)誤操作，可能就會使自己長時間的工作成果付諸東流，嚴重的可導致財務數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)崩潰。人才因素在一定程度上成為制約我國高校會計電算化進程的重要因素。

三、高校會計電算化發(fā)展的對策建議

（一）選擇適用的會計核算軟件

在會計電算化實施過程當中，使用的財務軟件必須符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，保障會計資料質(zhì)量和財務工作正常進行。高校要重視財務軟件的選購問題，選擇適用于財務管理需要的會計核算軟件，一方面進行大量的市場調(diào)研和測試，選擇能滿足高校內(nèi)部管理需要的、適合本校的財務軟件；另一方面，高校應將應用商品化財務軟件與自主開發(fā)相結(jié)合。通常的商品化軟件總是只能反映某一類用戶共同的需求，而不能充分照顧到每一個用戶的具體情況。為了提高財務工作的效率，有實力的高校應將商品化財務軟件和自主開發(fā)結(jié)合起來，利用本校的計算機技術(shù)力量，對商品化財務軟件未能提供的功能加以補充，對其不完善的功能加以完善，服務于高校管理需要。

另外，從網(wǎng)絡(luò)技術(shù)角度出發(fā)，著眼于今后軟件的升級換代和功能的提升，應充分考慮到網(wǎng)絡(luò)安全、第三方接口輸入輸出的開放、大型數(shù)據(jù)庫技術(shù)等內(nèi)容，讓財務系統(tǒng)走上信息系統(tǒng)的高速公路。

（二）改善會計電算化的運行環(huán)境

1.加強會計基礎(chǔ)管理工作。

會計電算化要向規(guī)范化、標準化的方向發(fā)展，就必須加強高校會計電算化的基礎(chǔ)工作，引進先進的電算化管理理念，改進高校會計工作傳統(tǒng)的管理模式。隨著會計電算化工作的進一步深入，與計算機應用相適應的管理制度建設(shè)將與軟件的應用并駕齊驅(qū)，會計電算化系統(tǒng)必須有一套與之緊密結(jié)合的組織措施，形成的會計電算化制度體系，才能充分發(fā)揮其效用，為進一步編制財務報告提供的依據(jù)。要完善電算化管理制度體系，包括高校會計人員上機操作規(guī)定、系統(tǒng)維護規(guī)定、檔案管理規(guī)定等等，做到有章可循，更好地對會計日常事務進行處理，保障會計信息和財務管理的安全、，為高校的發(fā)展提供財務管理保障。

2.重視復合型人才的培養(yǎng)。

高校要加強復合型財務人才的培養(yǎng)，使財務人員既掌握扎實的會計理論知識技能，還對計算機知識有深刻的了解，快速、周到、地掌握會計電算化的系統(tǒng)知識、能處理計算機一般性故障，培養(yǎng)出對會計電算化接受能力強、既懂會計知識又有一定計算機水平的復合型人才。高校應時刻關(guān)注會計電算化的發(fā)展，培訓會計電算化骨干力量，對在職財務人員進行培訓，更新知識結(jié)構(gòu)，為社會輸送新的血液，提高財務人員的會計電算化管理和應用水平，加快會計電算化進程。

3.做好會計數(shù)據(jù)的安全保密工作。

高校要加強會計電算化安全防范意識，把數(shù)據(jù)安全問題放在工作首位，在思想上高度重視，建立多級備份機制。對于財務數(shù)據(jù)應定期進行備份，要按照“積極預防、及時發(fā)現(xiàn)、快速反應、確保恢復”的要求做好數(shù)據(jù)備份工作，備份數(shù)據(jù)要保存在安全的多個存儲介質(zhì)上，必要時使用壓縮軟件、加密軟件對備份數(shù)據(jù)壓縮、加密。定期將必要的備份數(shù)據(jù)刻錄到光盤中，重要的數(shù)據(jù)好制作兩個以上拷貝且存放在不同的地點，保障數(shù)據(jù)在損壞后可以及時恢復。同時，對計算機操作系統(tǒng)制定合理的數(shù)據(jù)訪問的用戶賬號、權(quán)限設(shè)置、密碼，保障數(shù)據(jù)的安全。提醒用戶不使用簡單的密碼，并定期修改密碼，防止泄漏賬號及密碼。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件、財務軟件本身有安全漏洞，要及時安裝的補丁程序或升級，提高整個系統(tǒng)的安全性，更好地保障數(shù)據(jù)的安全。

（三）落實會計電算化檔案管理

實現(xiàn)電算化后，對會計檔案管理技術(shù)也提出了新的要求，為了更有效地做好電算化會計檔案管理工作，必須建章定制，制訂一系列管理辦法：1.建立完善的會計檔案保存制度。實行會計電算化后的會計檔案以計算機打印的書面形式保存，保存方法按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。2.妥善保管存有會計信息的磁性（光）介質(zhì)或其他介質(zhì)載體。如規(guī)定存有會計數(shù)據(jù)的磁盤應存放在防潮防磁的房間內(nèi)等。3.建立完善的會計檔案工作日常檢查制度。高校財務領(lǐng)導應定期地對電算化會計檔案工作進行實地檢查，加大監(jiān)督力度，促進高校會計檔案管理水平的提高。4.建立完善的電算化會計檔案調(diào)閱與使用權(quán)限制度。各高校應嚴格會計檔案調(diào)閱的審批程序和規(guī)章流程，嚴禁隨意拷貝、復制，隨意調(diào)閱會計檔案，加強會計檔案的安全性與保密性。5.報廢的計算機應將其硬盤徹底格式化，以防數(shù)據(jù)泄密。

（四）完善內(nèi)部控制制度

1.實施組織機構(gòu)控制。加強高校財務管理內(nèi)部控制制度建設(shè)，將會計系統(tǒng)中不相容的職責進行分離，即在財務人員之間進行分工，并制定相應的制度與之配套，設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來防止舞弊，保障會計信息的真實、。組織機構(gòu)的設(shè)置必須貫徹業(yè)務審核與計算機操作相分離、數(shù)據(jù)輸入輸出與數(shù)據(jù)審核相分離、系統(tǒng)維護人員與計算機操作人員相分離、系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件的保管與計算機相分離的原則。

2.強化內(nèi)部財務監(jiān)督。通過內(nèi)部監(jiān)督可以了解現(xiàn)有的一些內(nèi)控措施是否有效。在會計電算化運行過程中，審計人員對業(yè)務處理等進行評價和檢驗，有利于監(jiān)測財務軟件的性，提高財務核算質(zhì)量和管理水平，科學規(guī)范的管理制度是會計電算化安全之本。重視內(nèi)部監(jiān)督，定期進行內(nèi)部審計是規(guī)范和完善會計電算化管理，促進高校自我監(jiān)控、自我發(fā)展和完善的較好措施。

（五）加快會計信息化建設(shè)

會計屬于上層建筑，它隨著客觀經(jīng)濟環(huán)境的變化不斷發(fā)展和完善。高校會計領(lǐng)域在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下發(fā)生了深刻的變革，會計社會環(huán)境和會計信息使用者對信息需求的變化呼吁會計革命，互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展為高校會計電算化向網(wǎng)絡(luò)化方向的發(fā)展提供了保障。因此，必須重新構(gòu)建現(xiàn)代會計模型，將現(xiàn)代會計與信息技術(shù)相統(tǒng)一，構(gòu)成未來的會計信息系統(tǒng)。會計信息化更強調(diào)會計輸出結(jié)果的增值性，在完善財務會計信息化的同時，側(cè)重于財務信息使用者的需求。實現(xiàn)會計信息化改革目標，高校將通過互聯(lián)網(wǎng)和校內(nèi)局域網(wǎng)建立一個相對快捷開放、實時方便的信息交流系統(tǒng)，為財務部門和校內(nèi)其他部門之間，高校與外界之間保障暢通的信息交流提供便利，會計電算化向會計信息化發(fā)展將給高校財務工作帶來一次質(zhì)的飛躍。

高校會計電算化思考分析:關(guān)于高校會計電算化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的思考

摘　要:文章分析了我國高校會計電算化、網(wǎng)絡(luò)化對傳統(tǒng)財會工作的影響及其發(fā)展中存在的問題,提出了發(fā)展高校會計電算化、網(wǎng)絡(luò)化的途徑和對策。

關(guān)鍵詞:會計　電算化　網(wǎng)絡(luò)化

隨著高等學校資金籌集渠道的多元化和經(jīng)濟活動的日趨頻繁,高校會計核算已經(jīng)進入了電算化、網(wǎng)絡(luò)化時代。自20世紀80年代以來高校會計電算化經(jīng)歷了從無到有、從小到大的發(fā)展過程。據(jù)估算目前全國大約有90%以上的高校實現(xiàn)了會計電算化并逐步進入網(wǎng)絡(luò)化。會計電算化是指以電子計算機為主的當代電子技術(shù)和信息技術(shù)應用到會計實務的簡稱,是以電子計算機代替人工,實現(xiàn)記賬、算賬、報賬、查賬以及部分需由人腦完成的對會計信息(數(shù)據(jù))的統(tǒng)計、分析、判斷乃至提供決策的過程。作為一個以提供綜合經(jīng)濟信息為主要手段的控制系統(tǒng),高校電算化會計將會在未來高校經(jīng)濟發(fā)展和財務管理中起到舉足輕重的作用。

一、高校會計電算化、網(wǎng)絡(luò)化對高校傳統(tǒng)會計工作的影響

會計電算化、網(wǎng)絡(luò)化的推行,是高校會計工作方式的革命,也是高校會計工作的一次飛躍,它給會計工作提出了新的要求,同時也對傳統(tǒng)的高校會計工作產(chǎn)生了較大的影響。

1.傳統(tǒng)的會計工作方式發(fā)生了根本變化。會計實行電算化以后,會計核算工作脫離了手工操作狀態(tài),從憑證錄入、賬務處理到報表制作,由計算機完成,這是一次質(zhì)的飛躍,大大提高了會計工作效率。

2.高校會計網(wǎng)絡(luò)化實現(xiàn)了會計信息資源的共享。高校通過校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)建立了一個相對開放、實時、快捷方便的雙向多媒體信息交流系統(tǒng),為高校內(nèi)部各單位之間、高校與外界之間信息交流提供了便利。校內(nèi)各單位可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢部門賬務,實現(xiàn)會計信息資源共享。高校信息網(wǎng)的建設(shè)還使會計信息收集、加工處理和綜合利用的手段發(fā)生了變化,從廣度和深度上極大地擴展了會計報告的信息內(nèi)容,會計作為控制系統(tǒng)的本質(zhì)日益顯現(xiàn)、會計信息的利用效率極大地提高。

3.進一步規(guī)范了會計工作程序。推行會計電算化以后,各高校重新制定了會計核算、財務管理的規(guī)章制度,進一步對會計人員、財務管理人員的權(quán)限以及會計工作程序和會計檔案、資料保管等作出明確規(guī)定,比傳統(tǒng)會計工作更加嚴格,標準更高。

4.會計電算化、網(wǎng)絡(luò)化改變了傳統(tǒng)的高校內(nèi)部控制制度和方式。在傳統(tǒng)的會計方式下,由于其數(shù)據(jù)處理工具主要是算盤或計算器,大部分工作由手工來完成,因此,其內(nèi)部控制工作主要是放在對人的控制上。如通過定期會計檢查來監(jiān)督和考核會計人員的工作績效,這些制度和方法對保障會計工作質(zhì)量起到了一定作用。會計電算化改變了傳統(tǒng)的手工記賬方式下的數(shù)據(jù)處理手段、數(shù)據(jù)儲存載體和崗位間的制約方式。手工記賬方式下的各種處理步驟不復存在,審查、復核控制機制隨之削弱,會計電算化使內(nèi)部控制越來越依賴計算機系統(tǒng)。會計事項處理的無紙化和電腦操作的無形化使會計信息的真實性風險加大,所有這些由于會計實行電算化帶來的影響要求我們必須加強和重視會計電算化系統(tǒng)下的內(nèi)部控制,除了對人員的控制外,還要對電算化會計核算進行內(nèi)部控制。

二、高校會計電算化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展中存在的一些問題

高校會計電算化的發(fā)展是高校管理現(xiàn)代化與高校會計自身改革和發(fā)展的客觀需要,是時展的必然。但是我們必須看到,目前我國高校會計電算化、網(wǎng)絡(luò)化中尚存在著一些不容忽視的問題,對于這些存在的問題如何認識并逐步解決,直接影響著高校會計電算化、網(wǎng)絡(luò)化的進程,需要引起我們的高度重視。

1.會計數(shù)據(jù)載體的管理與保護問題。網(wǎng)絡(luò)時代的高校會計電算化,會計數(shù)據(jù)的載體由紙張變?yōu)榇沤橘|(zhì)和光電介質(zhì)載體,毋庸置疑,對于數(shù)據(jù)的備份和數(shù)據(jù)存儲載體的保護是我們必須要解決的首要問題。原始憑證的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成磁性介質(zhì)后,能否保障數(shù)據(jù)原件的真實性,法律能否接受計算機記錄的會計數(shù)據(jù)作為有效證據(jù),以及會計手續(xù)中電子簽字如何認證,都是一個不容忽視和需要在實踐中探索和解決的問題。

2.電算化基礎(chǔ)管理工作薄弱、內(nèi)部控制制度不完善、會計信息質(zhì)量有待進一步規(guī)范與提高。在高校的會計電算化中,存在管理制度的充實和完善慢于會計電算化特別是網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展進程的現(xiàn)象。內(nèi)部控制制度滯后和不完善導致對會計電算化中問題的發(fā)生缺乏預見性和預防性。有的高校在制定管理制度時只重視對計算機硬件或純軟件使用方面的風險,忽視了內(nèi)部人員對會計數(shù)據(jù)的非法訪問、篡改、泄密和破壞及外部不法分子惡意入侵等方面的風險,致使會計信息質(zhì)量下降。隨著網(wǎng)絡(luò)時代電算化會計的發(fā)展,計算機舞弊手段和犯罪現(xiàn)象與日俱增,會計電算化對會計信息質(zhì)量的真實性和安全性提出了新的挑戰(zhàn),如何加強內(nèi)部管理、建立完善的內(nèi)部管制制度、防范和制止計算機舞弊、保障會計信息質(zhì)量的真實、和完整是網(wǎng)絡(luò)時代高校會計電算化面臨的重要任務和難題。

3.會計軟件功能的設(shè)計與拓展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和會計電算化、網(wǎng)絡(luò)化的深入,會計核算軟件規(guī)模也越來越大,內(nèi)容越來越復雜,要連接的系統(tǒng)越來越多;同時軟件支撐環(huán)境,如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫類型、開發(fā)工具、軟件結(jié)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等發(fā)展很快,而這些新技術(shù)應用發(fā)展又不平衡,出現(xiàn)了技術(shù)應用上的多樣化。目前,我國會計軟件如:科發(fā)、用友、安易、浪潮、金蝶、新大中等一大批的會計軟件已經(jīng)被用戶接納并具有良好的售后服務,我國的商品化軟件市場已初步形成。會計軟件雖然品種眾多,但功能多仍以核算為主,各子系統(tǒng)之間又彼此分隔,缺乏會計數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶崟r性、一致性和系統(tǒng)性;缺乏一些能滿足市場經(jīng)濟下高校實行決策分析和會計核算分析需要的、通用性和靈活性強、具有綜合管理功能的會計軟件。

4.會計人員素質(zhì)的強化與提高。會計電算化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展需要大批復合型的會計人才,既懂會計又懂管理;既熟悉會計電算化知識,又熟悉網(wǎng)絡(luò)知識;既懂會計業(yè)務操作,又能解決實際工作中存在的問題。而目前相當一部分高校會計人員的專業(yè)知識薄弱,計算機技能偏低,常常出現(xiàn)雖然計算機技術(shù)不斷升級而會計功能徘徊不前的尷尬局面。人才因素在一定程度上成為制約我國高校會計電算化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展進程的重要因素。

5.會計分析、管理電算化差距較大。目前,大多數(shù)高校的會計電算化主要局限于會計核算方面,而在會計分析和財務管理電算化方面尚未充分發(fā)揮作用,不少會計人員對會計核算和財務管理之間的本質(zhì)不了解,重會計核算、輕會計分析和財務管理的現(xiàn)象較普遍。高校會計電算化要徹底實現(xiàn)會計工作由“核算型”向“管理型”的轉(zhuǎn)變,需克服財會人員傳統(tǒng)的理財觀念,對新形勢下的會計工作進行研究和探討,騰出更多的時間和精力進行會計信息分析并針對分析中發(fā)現(xiàn)的問題給管理者提出意見和建議,幫助其正確地進行決策、當好領(lǐng)導的參謀。

三、發(fā)展我國高校會計電算化、網(wǎng)絡(luò)化進程的主要途徑

1.重視組織管理,完善內(nèi)部管理規(guī)章制度建設(shè)。隨著我國加入wto,會計制度與國際社會的接軌已成為必然的趨勢,高校的各級領(lǐng)導都要高度重視,這也是實現(xiàn)會計電算化、網(wǎng)絡(luò)化的重要前提。高校的管理部門要具有長遠意識和現(xiàn)代管理意識,根據(jù)本單位實際情況不斷完善會計電算化的配套法規(guī),建立健全一整套電算化模式下的內(nèi)部規(guī)章控制制度,使高校會計電算化、網(wǎng)絡(luò)化工作有章可循,依章辦事,走上規(guī)范化的發(fā)展道路。其中應包括:(1)建立健全會計電算化人員崗位責任制、明確各崗位的職責范圍,實行不相容崗位分離制度。(2)完善日常操作管理制度、明確各人操作權(quán)限,對操作密碼嚴格指定專人管理并定期更換。(3)建立計算機硬件和軟件管理制度,配專人進行軟、硬件管理和維護,制定防病毒措施。(4)建立電算化會計檔案管理制度,存儲在計算機硬盤和磁盤中的會計數(shù)據(jù)等會計檔案應指定專人負責,謹防外部因素對會計檔案的破壞。(5)建立定期檢查管理制度,檢查會計數(shù)據(jù)是否按時備份,各種賬簿是否按時打印,明細賬與總賬的各會計賬戶余額是否平衡等。(6)建立會計各崗位的定期輪崗制度,加強各崗位間的制約和監(jiān)督。

2.加強網(wǎng)絡(luò)安全防范,保障系統(tǒng)正常運行。會計核算系統(tǒng)的性、會計信息的安全性及信息處理的正確性均依賴強有力的安全控制。影響系統(tǒng)安全的因素有火災、水災、地震等自然因素,也有利用計算機舞弊或犯罪的人為因素。系統(tǒng)的安全控制就是指防止這些因素危及系統(tǒng)安全,發(fā)現(xiàn)影響系統(tǒng)安全的問題,并解決這些問題使系統(tǒng)盡快恢復正常的所有措施。加強對電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的控制,明確管理員、操作人員、維護人員的職責范圍。盡可能地選用安全等級較高的操作系統(tǒng)產(chǎn)品,并經(jīng)常進行版本升級。同時,必須從計算機資源授權(quán)控制、會計數(shù)據(jù)資源控制、系統(tǒng)開發(fā)控制、系統(tǒng)維護控制、防病毒、防“黑客”等多方面入手,設(shè)置多級保密措施,提高數(shù)據(jù)的標準接口技術(shù),加強網(wǎng)絡(luò)安全防范。

3.加強“會計—計算機—管理”型復合人才的培養(yǎng)。我國會計軟件開發(fā)早期主要以計算機人員為主。由于他們對會計、審計、財務管理等方面知識了解較少,因而開發(fā)后期則是以計算機人員和會計人員相結(jié)合為主要開發(fā)力量。在這種情況下,雖然使會計電算化系統(tǒng)開發(fā)人員的知識結(jié)構(gòu)大大改善,但仍不能滿足實際需要。尤其是我國已加入wto后,高校涉外經(jīng)濟業(yè)務也出現(xiàn)并日漸增多,財務信息的報送范圍日益廣泛。這就要求財務會計人員不僅熟悉中國國情、還應了解國際慣例;具有較強的競爭觀念和風險意識,具備豐富的創(chuàng)新精神;精通財會業(yè)務,熟練掌握外語和計算機技術(shù)。培養(yǎng)一批具有多學科知識,綜合理論功底,精通會計與計算機理論與實務的高素質(zhì)、復合型人才。各級會計人員管理部門要經(jīng)常性地對電算化會計管理人員、會計人員、系統(tǒng)維護人員按不同要求、不同內(nèi)容進行培訓,同時應積極吸納高校會計電算化專業(yè)人才進入高校會計行列。高校現(xiàn)有的會計電算化工作者,應努力提高自身素質(zhì),學習各項業(yè)務知識,積極推進高校會計電算化工作更快更好地向前發(fā)展。

4.拓寬視野,進一步擴展會計電算化的網(wǎng)絡(luò)功能。目前,許多高校的校園網(wǎng)建設(shè)已初具規(guī)模,財務系統(tǒng)要充分利用校園網(wǎng)接口,將應收、應付款項的管理信息生成文件、傳送到各院(系)、部門催收或報賬。并將工資、公積金、各單位創(chuàng)收、各單位經(jīng)費開支狀況、學生交費、欠費情況的查詢系統(tǒng)放于網(wǎng)上,實現(xiàn)無紙化辦公。避免校內(nèi)各部門間因信息獲取滯后而造成的工作拖延和矛盾沖突,大大減輕財會人員查賬和到各部門傳送信息的工作量,提高工作效率。各高校間、高校主管部門間通過國家教育科研網(wǎng)實現(xiàn)會計電算化聯(lián)網(wǎng),既為校際間協(xié)作打好基礎(chǔ),主管部門也可以隨時掌握所屬高校的經(jīng)費預算、決算、經(jīng)費收支、政策執(zhí)行等情況,高校也可以通過網(wǎng)絡(luò)及時請示、匯報工作,真正發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的信息高速公路的作用。

5.加強高校內(nèi)部審計監(jiān)督職能,實行有效監(jiān)督和指導。內(nèi)部審計既是內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是加強單位內(nèi)部控制的一個有效手段。在會計電算化系統(tǒng)中,由于是“人機”對話的特殊形態(tài),因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴格的要求。筆者認為,高校的內(nèi)部審計必須包括以下幾個方面:(1)對會計資料定期進行審計,檢查電算化會計賬務處理是否正確、真實,審核費用簽字是否符合本單位內(nèi)控制度要求,憑證附件是否規(guī)范完整;(2)審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性,如查看賬冊內(nèi)容,做到賬表相符,對不妥或錯誤的賬表處理應及時調(diào)整;(3)監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;(4)對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查,防止存在漏洞;(5)檢查和監(jiān)督內(nèi)部會計控制制度的建立和執(zhí)行情況。為方便審計人員對財務的監(jiān)督和指導,可以在財務部門計算機局部網(wǎng)中,為審計部門設(shè)置計算機終端,嚴格控制使用權(quán)限,使財務和審計相互配合、相互促進,使財務管理工作水平進一步提高。高校會計電算化、網(wǎng)絡(luò)化是高等教育發(fā)展和會計制度改革的必然要求,高校的領(lǐng)導者應及時轉(zhuǎn)變觀念積極支持會計電算化的發(fā)展;高校的財務管理和從業(yè)人員要主動適應新形勢,更新認識、更新知識、積極參與會計電算化工作,充分發(fā)揮會計電算化對高校經(jīng)濟活動的預測、決策、控制功能,迅速、、、綜合地反映學校財務活動狀況,為領(lǐng)導決策提供快捷、的信息反饋、使高校的會計電算化事業(yè)蓬勃發(fā)展。

高校會計電算化思考分析:高校會計電算化檔案管理的思考

【摘要】 本文根據(jù)會計電算化檔案的特點,分析了高校會計電算化檔案管理存在的問題,提出了加強高校會計電算化檔案管理的對策。

【關(guān)鍵詞】 高校;會計電算化;檔案管理

會計檔案是重要的經(jīng)濟檔案和歷史資料,具有不可再生的特點,它是檢查以前年度發(fā)生的經(jīng)濟工作責任和進行績效評價的重要依據(jù)。高校領(lǐng)導在了解學校狀況、預測經(jīng)費開支、制定事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和科學決策時都必須借助會計檔案記載的各種信息,會計檔案是高校必不可少的經(jīng)濟信息資源,具有極為重要的經(jīng)濟意義的法律意義。會計電算化在為我們提供快捷、高效服務的同時,不同程度地存在著某些問題。怎樣做好會計電算化檔案管理,是擺在我們面前的一個新課題,需要不斷深入地研究和總結(jié)。

一、高校會計電算化檔案管理存在的問題

(一)會計電算化檔案管理內(nèi)容不夠完整

目前大部分高校雖已經(jīng)實現(xiàn)了會計電算化,但由于對會計電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗,因此大多數(shù)高校定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質(zhì)會計檔案,而沒有移交存儲會計數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會計檔案和開發(fā)使用的全套電算化會計的應用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進行了會計軟件的升級,而原有的會計軟件及資料卻未能及時進行整理歸檔,隨著時間的推移,不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用,會計檔案的完整性、安全性就得不到保障。會計電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用,但這種服務方式已經(jīng)制約了會計電算化檔案的利用,更無法適應會計電算化檔案的改革發(fā)展。

(二)會計電算化檔案自身存在的問題

1.機制記賬憑證內(nèi)容不完整。盡管機制記賬憑證上面已經(jīng)打印了制單、出納、記賬、審核和會計主管等,但是卻缺少上述相關(guān)人員的印章或者簽字。作為會計憑證,內(nèi)容不完整,責任不明確。

2.備份打印輸出不及時。有些高校不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出,過于依賴計算機存儲,沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料,從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

3.硬件設(shè)施未跟上。由于某些高校受條件限制,沒有配備激光打印機或噴墨打印機,致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標準,建立專門的會計電算化檔案保護措施;沒有選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份,沒有實行備用盤與存儲盤分離存放,導致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

(三)會計電算化檔案管理缺乏專門人員

會計電算化檔案管理要求管理人員既要懂會計專業(yè)知識,又要懂檔案業(yè)務知識和計算機知識。目前許多高校比較重視教學和科研的人才引進,對檔案的管理不夠重視, 有的高校甚至讓非專業(yè)人員管理檔案,遇有上級主管部門檢查時忙于應付, 檔案意識滯后。個別高校的檔案室多采用打開柜門,讓財務部門的同志自己查閱會計檔案,有的甚至沒辦任何手續(xù)就隨意借出檔案查閱,既不符合會計檔案管理的要求,也無法滿足高校對會計檔案的信息需求。

(四)會計電算化檔案管理制度有待完善

目前,國家關(guān)于會計電算化檔案管理的討論,大多是圍繞《會計電算化工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》等幾個文件,僅對會計電算化檔案的基本要求而談,未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范。隨著會計電算化的普及,會計檔案的內(nèi)容增多了,對環(huán)境的要求提高了,而很多高校沒有認識到這些變化,認為會計電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化,沒有及時修訂學校的會計檔案管理制度,沒有及時制定相應的會計電算化檔案保管人員的崗位職責,也沒有及時采取相應的保障措施來改善會計電算化檔案的保管環(huán)境等,會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。會計電算化檔案管理中存在的問題越來越突出,原有的管理方式陳舊,不能適應會計電算化檔案管理的要求。

二、加強高校會計電算化檔案管理的對策

(一)強化領(lǐng)導會計檔案的管理意識

各類檔案設(shè)備的購建,專職檔案管理員崗位的設(shè)置以及檔案

管理制度的出臺,都離不開單位領(lǐng)導的積極支持。因此,會計人員一方面要大力宣傳國家的財經(jīng)法規(guī)和管理規(guī)章,增強大家的會計電算化檔案管理意識;另一方面,積極主動地爭取領(lǐng)導的重視、關(guān)心和支持,強化領(lǐng)導的會計檔案管理意識,將會計電算化檔案管理工作納入學校整體工作的范圍加以考慮和安排,加大經(jīng)費投入,完善硬件環(huán)境,不斷升級軟件,確保會計檔案管理工作順利進行。

(二)提高會計檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)

會計檔案管理是一項專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強的工作,計算機技術(shù)的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求,會計檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)和能力是管好用好會計檔案的關(guān)鍵,針對目前高等學校檔案管理機構(gòu)中,缺乏既懂檔案管理知識又精通財會知識和計算機應用的復合型人才,不能適應新形勢下會計檔案管理工作需要的情況,高校領(lǐng)導應重視會計檔案管理人才培養(yǎng),進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設(shè),不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì),使他們盡快掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術(shù),不斷提高會計檔案管理水平。

(三)建立和健全會計電算化檔案管理的制度體系

國家制定系統(tǒng)的、細化的會計電算化檔案管理辦法,以法規(guī)制度的形式加以強制,在方法上指導各單位的會計電算化檔案管理工作,是做好會計電算化檔案管理的保障。財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》第四條規(guī)定“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保障會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查,防止毀損、散失和泄密”;第七條規(guī)定“各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度”。筆者認為,目前高校可根據(jù)財政部的《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》等管理規(guī)章,建立和健全一系列具體的、可操作性的會計電算化檔案的管理制度體系,保障會計電算化檔案的安全和完整,更好地為決策服務。具體可以制訂以下制度:

1.建立會計電算化檔案管理的定期備份制度。會計電算化檔案應定期備份到磁性介質(zhì)。一般準備三套軟盤循環(huán)使用,并設(shè)立備份登記簿,登記備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息。由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復制,以防止會計信息損壞。需要備份的內(nèi)容包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機內(nèi)憑證及總分類賬、明細分類賬、報表,應視同會計資料按月做兩套軟盤備份,交會計檔案保管員保管。注意應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù),盡量少采用軟盤存儲會計檔案。

2.建立會計電算化檔案管理的歸檔制度。會計電算化檔案,包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應視同會計檔案保管。要保存各版本的檔案備份,并在存儲介質(zhì)的標簽上注明軟件的種類和版本號,同時標注與哪個版本的會計軟件相對應。會計數(shù)據(jù)輸出之前,應妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報表應定期打印輸出,并由記賬人員、會計機構(gòu)負責人、會計主管人員等相關(guān)人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會計檔案管理員妥為保管,要制定輸出檔案的內(nèi)容、件數(shù)、保管人和使用人的登記制度。

3.建立會計電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲存盤分離存放在兩個建筑物內(nèi),即對所有的會計數(shù)據(jù)進行雙備份,每份要注明形成檔案的時間與操作員姓名,并貼上寫保護,貼上封簽,存放在兩個不同的地點,并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、刻錄的光盤等電子會計檔案進行編號,標明時間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊、報表等紙介質(zhì)檔案,按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理,但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會計機構(gòu)負責人等的簽章才能存檔保管,以明確經(jīng)濟責任,保障檔案的法律效力。在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存管理的體制下,可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄“備注”欄中注明相應的電子檔案的檔號及保存地址,以相互對照利用。

4.建立嚴格的會計檔案查閱、復制登記制度。每次調(diào)閱,必須有檔案管理人員在場監(jiān)督,根據(jù)調(diào)閱權(quán)限,在調(diào)閱登記簿中詳細登記調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和部門單位、調(diào)閱理由、調(diào)閱內(nèi)容、歸還日期、審批人員等,不得將保存的會計檔案借出。本院教職工來調(diào)閱或復制會計檔案,應經(jīng)會計主管人員同意,由本單位財會人員調(diào)閱、復制后再處理。外單位人員來調(diào)閱或復制會計檔案,必須持有單位正式介紹信,經(jīng)學院領(lǐng)導、會計主管人員批準后,由本單位財會人員調(diào)閱、復制后再處理。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會計檔案的安全性和完整性前提下,使會計電算化檔案得以充分利用。

5.建立電算化軟件內(nèi)的會計檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制

度。針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點,在進行管理時應注意:對硬盤上的會計檔案,應具有相應的安全保密措施加以保護;要有用戶設(shè)別控制管理;要有加密的機內(nèi)操作日志管理,監(jiān)督操作系統(tǒng);要有數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制,防止越權(quán)使用。對于普通數(shù)據(jù),可較大范圍共享;涉及單位機密的數(shù)據(jù),僅供一定需要的人員使用;而設(shè)計原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等,則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置,保障電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。

6.建立會計電算化檔案的銷毀制度。對保管期滿的會計電算化檔案,由檔案保管人員會同會計機構(gòu)向單位負責人提出銷毀意見,編制銷毀清冊,列明應當銷毀的檔案名稱、卷號、數(shù)量、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容,單位負責人在銷毀清冊上簽署意見。銷毀時,由單位檔案機構(gòu)、會計機構(gòu)和上級主管部門派員監(jiān)銷,并將實際銷毀內(nèi)容與銷毀清冊進行核對。銷毀后,監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字。對于保管期滿但涉及債權(quán)債務未了的、在建工程的、涉外業(yè)務的會計檔案,均不得銷毀。

7.建立會計電算化檔案的立卷制度。《會計檔案管理辦法》第六條規(guī)定,各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構(gòu)按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。高校一般可以根據(jù)檔案保管年限和管理類別進行立卷。每年保持檔案順序排列的穩(wěn)定性,沒有國家政策的調(diào)整,一般不予變更。

8.建立會計電算化各管理崗位責任制度。主要內(nèi)容包括:根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求設(shè)置各工作崗位的職責和標準;各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對各會計電算化崗位的考核辦法。保障管理的各項工作責任落實到個人。

9.建立會計電算化系統(tǒng)的管理工作規(guī)范。系統(tǒng)的管理工作要采取專人負責制;提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具;強化系統(tǒng)的安全防護功能,注意進行定期的補丁維護,避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全,導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

10.建立會計電算化檔案移交制度。當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構(gòu)保管一年,期滿之后,應當由會計機構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。移交時,要按移交清冊逐項移交,接替人員要逐項核對點收,交接雙方和監(jiān)交人員要在移交清冊上簽名。移交清冊應當一式三份,交接雙方各執(zhí)一份,存檔一份。

隨著高校會計電算化的不斷深入,高校應充分重視會計電算化檔案的管理,不斷解決存在的問題。可以利用會計電算化檔案的數(shù)據(jù)信息,設(shè)計和建立一套高校管理與決策的支持系統(tǒng),以充分實現(xiàn)會計電算化檔案的再利用。良好的會計檔案管理是保障會計數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是會計信息得以充分利用,更好地為決策服務的保障。

高校會計電算化思考分析:我國高校會計電算化思考

1．高校會計電算化應用的缺陷

在我國高校會計電算化的應用非常普及，應該不是一個認識問題也沒有應用障礙，主要缺陷是應用的范圍、深度和廣度，以及對于電算化所需軟件的選擇和研發(fā)。

1．1高校會計電算化的應用范圍狹窄。

財會人員真正地脫離算盤而進入電算化階段的歷史并不長，由手工系統(tǒng)到計算機的過度并不困難，兩者之間的簡單“對接”確實提高了工作效率和性。過去財會人員一把算盤，幾個賬本就是全部的家當，記帳、運算、做表、核對、報帳等繁瑣的過程的確費時費力，而且一旦抄寫失誤或者計算錯誤就會產(chǎn)生嚴重的后果。一般說來，傳統(tǒng)會計的數(shù)據(jù)是滯后的，它無法即時反映財務狀況，存儲和查閱相當麻煩，有些數(shù)據(jù)出來后對于領(lǐng)導決策來講已經(jīng)為時已晚。計算機具有強大的存儲記憶功能，海量的會計信息可以隨時篩選和查閱，計算的數(shù)據(jù)真實、、，可以及時時間為決策者提供參考，工作效率是手工會計系統(tǒng)無法匹及的。但是，許多高校的會計電算化僅僅實現(xiàn)了簡單的替代作用，把手工計算的過程電算化，采用相應的軟件模塊，從記帳憑證輸入開始，模仿人工完成記帳、計算、報帳、形成財務報告等程序。這實際上是會計電算化最基礎(chǔ)的應用，使得帳源、報表數(shù)據(jù)源、記帳憑證無法通過系統(tǒng)自動生成，存在著人為因素的干擾，與手工記賬沒有本質(zhì)的區(qū)別。

1．2會計電算化所能解決的財務管理問題有限。

在我國高校會計電算化基本解決了財務會計的電算化問題后，能夠用電算化完成管理會計職能的為數(shù)不多，把財務會計電算化與財務會計電算化有機結(jié)合的更少。比如在高校一般只有一個基本的信息收集、加工系統(tǒng)，它是以財務會計為核心的會計系統(tǒng)，而管理會計并不會同時構(gòu)建另一個獨立的系統(tǒng)。管理會計是通過財務會計的記帳、算帳獲得所需的數(shù)據(jù)和資料，同時也從其它渠道獲取有價值的信息，然后按需進行管理上加工處理。從中可以看出，管理會計的信息來源主要是財務會計基本信息系統(tǒng)，再從相關(guān)資料中獲得補充，建立起自己的數(shù)據(jù)庫。但是這種借用、整合、構(gòu)建并沒有形成完整的體系，管理會計電算化的制度、規(guī)范性、可操作性都不強，軟件的開發(fā)滯后，使電算化的應用仍然集中在財務會計上，管理會計能夠拓展的空間很大。

1．3軟件開發(fā)滯后于會計制度改革的步伐。

計算機會計應用軟件的開發(fā)相當迅速，不斷地有升級軟件出現(xiàn)，為高校財務人員的電算化提供了“軟性”武器。但是開發(fā)商往往根據(jù)軟件使用的頻率和認可度來進行設(shè)計和研發(fā)，更愿意在會計軟件、使用平臺、開發(fā)工具、使用環(huán)境等方面下功夫，而對于會計功能的拓展進展遲緩。比如對固定資產(chǎn)折舊方法的處理與選擇、對外幣匯率的選擇、存貨計價的選擇等方面新會計制度有著明確的規(guī)定，一旦確定下來無權(quán)擅自改動。這對于管理會計來說是硬性規(guī)定，但是財務會計軟件設(shè)計便沒有該項功能，用戶可以通過改變方法來達到某種目的，所以很難保障新會計制度的貫徹落實。

2．改進和完善高校會計電算化的思路

2．1整合財務會計系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)資源。

高校管理信息系統(tǒng)是由自身的內(nèi)部信息和外部的信息組成的，據(jù)此來實施對高校的管理，并為學校高層實施戰(zhàn)略決策提供依據(jù)。這個管理系統(tǒng)包含了電算化會計管理，它在整個系統(tǒng)中占有重要地位，所以要把它作為一個獨立的子系統(tǒng)來開發(fā)，并且與財務會計系統(tǒng)整合起來，形成一個有機的完整體系。

2．1．1會計電算化子系統(tǒng)的開發(fā)和應用。

會計信息是高校整個財務運作流程的真實反映，貫穿于高校招生、教學、培訓、管理各個節(jié)點，與管理系統(tǒng)中的其他子系統(tǒng)的信息緊密相連。所以，在高校整個管理體系中，會計電算化子系統(tǒng)的開發(fā)和應用是關(guān)鍵，要在會計電算化子系統(tǒng)中增加決策支持系統(tǒng)、預測支持系統(tǒng)等等，把高校的財務管理與行政管理、人事管理、后勤管理等鏈接起來，會計電算化的實用價值才能得到體現(xiàn)。

2．1．2與財務會計軟件的整合。

管理會計軟件開發(fā)的不足是一個普遍現(xiàn)象，這與高校領(lǐng)導的認識有關(guān)，也與對財務管理重視程度不夠有關(guān)，好像一個是必須的，一個處于從屬地位，這種認識有一定的市場。我們要在提高認識的基礎(chǔ)上，開發(fā)出與財務會計平行的系統(tǒng)，資源共享，與財務會計軟件整合起來，最終組成一個有機的整體體，實現(xiàn)會計電算化由核算模式向管理模式的實質(zhì)性轉(zhuǎn)變。

2．1．3提高會計電算化的應用效能。

顯然，會計電算化只是高校行政管理的一部分，它與高校管理信息系統(tǒng)的目標是統(tǒng)一的，在財務會計和財務管理電算化系統(tǒng)建成后，就要及時并入高校的行政管理的系統(tǒng)中。這樣既有益于高校進行的行政管理，又豐富了會計電算化的內(nèi)容，既提高了行政管理的效率，降低管理成本，又強化了會計電算化的應用效能。

2．2實行財務會計電算化的智能化管理。

實現(xiàn)智能化管理，就是要借助會計電算化實現(xiàn)人機交互，把電算化會計系統(tǒng)與現(xiàn)代財務審計工作結(jié)合起來，這就需要會計軟件融入審計工作的職能要求。會計電算化就是要較大限度地消除人為因素的影響，所有的原始憑證、記帳憑證帳簿、報表都要完整地存儲在計算機磁性介質(zhì)上，后續(xù)的帳務處理都在機器的程序化操作下自動完成，來自領(lǐng)導的、其它部門的、財務內(nèi)部的人為因素基本消除，給審計工作掃清了障礙。這就需要改進會計電算化的功能，首先是會計軟件的設(shè)計，憑證、總帳、報表之間應該具有雙向查詢功能;其次，該軟件要擁有多種會計核算方法以及處理程序，為審計人員多方式、多角度地開展審計工作提供可能。

2．3高校財務會計電算化軟件的選擇。

打仗必須要有好的武器和裝備才能打勝仗，這種“裝備”也有優(yōu)劣之分。目前我國的財務會計軟件良莠不齊，Microsoft的Excel、Lotusl－2－3等軟件有著良好的口碑，有的軟件卻是問題多多，有必要改進會計軟件設(shè)計的規(guī)范化，使財務軟件在合法合規(guī)的條件下運行。選擇那些嚴格遵循公認的會計原則和國家統(tǒng)一的會計制度設(shè)計的軟件，應該具有一定的通用性和專業(yè)性，能夠與其他的管理軟件進行無縫連接;軟件的界面要通俗易懂、流暢耐用、可操作性強，使一般的財會人員能夠很快上手操作，利于會計電算化的推廣;比如“自動轉(zhuǎn)帳憑證生成模塊”，就是設(shè)計人員根據(jù)收、付、轉(zhuǎn)和匯總記帳憑證的格式，事先設(shè)置好摘要欄、借貸方科目、金額欄(借或貸)以及金額的計算方法，其結(jié)果自動生成。會計人員很容易操作，而且可以保障會計報表數(shù)據(jù)源的真實以及計算的性。

3.綜述

高校財務會計電算化存在的問題不僅如此，需要改進的地方很多，關(guān)鍵是財務會計與管理會計系統(tǒng)的結(jié)合、與行政管理系統(tǒng)的整合以及在財務會計電算化應用基礎(chǔ)上軟件的選擇和開發(fā)。21世紀是以信息技術(shù)為中心的財務管理戰(zhàn)略趨勢，會計電算化是一種嶄新會計工作形式，必將在新形勢下繼續(xù)快速發(fā)展，為我國的高等教育事業(yè)的發(fā)展作出貢獻。

作者：鄭捷菲 單位：錫林郭勒職業(yè)學院