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高校會(huì)計(jì)電算化思考分析:當(dāng)前高校會(huì)計(jì)電算化存在的問(wèn)題及對(duì)策

【摘 要】 會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用是高校會(huì)計(jì)制度改革和高等教育發(fā)展的必然結(jié)果。本文探討了當(dāng)前高校會(huì)計(jì)電算化工作中存在的一些問(wèn)題，提出了選擇適用的會(huì)計(jì)核算軟件、改善會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)行環(huán)境、落實(shí)會(huì)計(jì)電算化檔案管理、完善內(nèi)部控制制度、加快會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的對(duì)策建議。

【關(guān)鍵詞】 高校； 會(huì)計(jì)電算化； 問(wèn)題； 對(duì)策

一、引言

會(huì)計(jì)電算化是信息時(shí)代的產(chǎn)物，隨著近年來(lái)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的蓬勃興起，高校會(huì)計(jì)電算化取得了突破性的進(jìn)展，形成了政府大力支持、高校積極參與、軟件商競(jìng)爭(zhēng)有序的格局。我國(guó)加入wto后，高校對(duì)財(cái)務(wù)信息的要求越來(lái)越高，財(cái)務(wù)管理從會(huì)計(jì)電算化的核算型向管理型轉(zhuǎn)變，對(duì)會(huì)計(jì)電算化提出了更高的要求，標(biāo)志著會(huì)計(jì)電算化新的一場(chǎng)革命的到來(lái)。與此相應(yīng)的是，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全問(wèn)題日益突出，制約了會(huì)計(jì)電算化的進(jìn)一步發(fā)展，在工作實(shí)踐中存在著一系列亟待解決的問(wèn)題。

二、高校會(huì)計(jì)電算化問(wèn)題分析

隨著高校會(huì)計(jì)電算化程度的日益提高，高校會(huì)計(jì)電算化軟件、基礎(chǔ)、安全和人才都出現(xiàn)了不同程度的滯后現(xiàn)象。

（一）會(huì)計(jì)電算化軟件開(kāi)發(fā)滯后

市場(chǎng)上的財(cái)務(wù)軟件可謂百花齊放，各軟件的水平參差不齊。我國(guó)高校財(cái)務(wù)軟件設(shè)計(jì)思想大多是考慮會(huì)計(jì)核算，不具有事前預(yù)測(cè)、事中控制、事后分析決策等管理會(huì)計(jì)功能，軟件沒(méi)有充分發(fā)揮電算化對(duì)強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理的作用，缺少財(cái)務(wù)分析功能，使得財(cái)務(wù)部門不能在資金管理、投資決策、分配政策等方面很好地發(fā)揮監(jiān)督和參謀助手作用。

1.會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)是對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)處理手段的“模擬”。會(huì)計(jì)電算化可以說(shuō)是傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的“計(jì)算機(jī)復(fù)制”，這種電算化僅僅是把計(jì)算機(jī)當(dāng)作高速運(yùn)算的工具，模擬手工會(huì)計(jì)模式去完成原有的數(shù)據(jù)處理任務(wù)，遵循的仍然是傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)循環(huán)理論，忽視了應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)去改造傳統(tǒng)會(huì)計(jì)，從而達(dá)到高校財(cái)務(wù)信息管理的需求。

2.會(huì)計(jì)電算化程度不深。目前，我國(guó)會(huì)計(jì)電算化僅僅實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的電算化，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)管理會(huì)計(jì)電算化，更不是完整意義上的會(huì)計(jì)電算化。完整意義的會(huì)計(jì)電算化應(yīng)該是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化和管理會(huì)計(jì)電算化的有機(jī)結(jié)合。既然財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與管理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)同源，管理會(huì)計(jì)電算化就可以采用財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化提供的數(shù)據(jù)生成管理報(bào)表。然而，由于管理會(huì)計(jì)的規(guī)范性和可操作性都不及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)，少數(shù)軟件開(kāi)發(fā)商雖已涉及到erp，但其技術(shù)還不夠成熟，離高校財(cái)務(wù)信息的實(shí)際需要相差甚遠(yuǎn)。

3.會(huì)計(jì)電算化信息共享程度不高，財(cái)務(wù)軟件局限于財(cái)務(wù)部門使用，其他部門不能及時(shí)查閱和掌握相關(guān)的財(cái)務(wù)信息，財(cái)務(wù)人員必須對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)輸出后進(jìn)行整理，提供決策的信息總是滯后于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生，同時(shí)也增加了財(cái)務(wù)部門的管理成本。

作為通用的高校財(cái)務(wù)軟件，應(yīng)該既符合高校實(shí)際情況，又要滿足各種類型學(xué)校的管理工作需求，這就需要軟件功能具有很強(qiáng)的靈活性。隨著高校間的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，如何加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理、控制費(fèi)用、增加收入都對(duì)高校財(cái)務(wù)軟件提出了更高的管理要求。

（二）會(huì)計(jì)電算化基礎(chǔ)工作薄弱

當(dāng)前，高校電算化管理工作薄弱，新的內(nèi)部控制制度、會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理工作存在著很多不足，使得會(huì)計(jì)電算化不能正常健康地發(fā)展。會(huì)計(jì)電算化基礎(chǔ)管理工作主要包括會(huì)計(jì)制度是否健全、核算規(guī)程是否規(guī)范、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否完整等，這是搞好電算化工作的重要保障。計(jì)算機(jī)處理業(yè)務(wù)，要求會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務(wù)處理及相關(guān)制度規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)順利運(yùn)行。會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用和發(fā)展把高校財(cái)務(wù)人員從繁重的手工工作中解脫出來(lái)，但高校會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的不健全，使得會(huì)計(jì)信息不能被合理使用，沒(méi)有充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化對(duì)高校會(huì)計(jì)工作的作用。

（三）會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)脆弱

1.數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)。在手工方式下，財(cái)務(wù)信息以賬、證、表等形式存儲(chǔ)在紙介質(zhì)上，修改過(guò)的會(huì)計(jì)憑證或賬簿可以從財(cái)務(wù)人員筆跡和印章上分清責(zé)任，但是電算化系統(tǒng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)直接存儲(chǔ)在磁盤(pán)上，對(duì)電子數(shù)據(jù)的非法修改可以做到不留痕跡，存在著檔案無(wú)紙化和電腦操作無(wú)形化帶來(lái)的數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)。利用計(jì)算機(jī)的舞弊具有很大的隱蔽性，被發(fā)現(xiàn)的難度較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更大，其造成的危害和損失也更大。因此，在電算化系統(tǒng)下做好安全保密工作意義重大。

2.管理安全風(fēng)險(xiǎn)。由于相關(guān)人員缺乏計(jì)算機(jī)信息安全基本知識(shí)，不遵守本部門的信息安全規(guī)則，造成數(shù)據(jù)損失等，很多財(cái)務(wù)工作人員普遍對(duì)病毒的危害性程度認(rèn)識(shí)不夠，任意從互聯(lián)網(wǎng)上下載資料，在計(jì)算機(jī)間、局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)之間交替使用軟盤(pán)和可移動(dòng)硬盤(pán)、u盤(pán)，將計(jì)算機(jī)病毒帶入財(cái)務(wù)系統(tǒng)中。另外，由于一些計(jì)算機(jī)的配置較低，安裝防病毒軟件后計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度會(huì)受到影響，一些員工對(duì)安裝的防病毒軟件私自卸載，造成整體防病毒工作的被動(dòng)。因此，往往由于某一個(gè)人使用過(guò)程中的疏忽而給整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。

3.非人為事故風(fēng)險(xiǎn)。如意外事故，包括非預(yù)期的、不正常的程序結(jié)束操作造成的故障、由于電源故障造成各種設(shè)備無(wú)法使用、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的輔助介質(zhì)部分或全部遭到破壞、已輸入數(shù)據(jù)的憑證丟失等。如果這些數(shù)據(jù)已經(jīng)及時(shí)備份尚可恢復(fù)，如果未及時(shí)備份，則造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)將長(zhǎng)期丟失，給高校造成不可估量的損失。

（四）會(huì)計(jì)電算化人才緊缺

會(huì)計(jì)電算化方面的專業(yè)人才缺乏一直是制約會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的“瓶頸”問(wèn)題。目前，相當(dāng)一部分高校財(cái)務(wù)人員的會(huì)計(jì)實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)豐富，但對(duì)計(jì)算機(jī)的軟硬件知識(shí)了解甚少，他們只能機(jī)械性地使用財(cái)務(wù)軟件，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，就束手無(wú)策。如果出現(xiàn)誤操作，可能就會(huì)使自己長(zhǎng)時(shí)間的工作成果付諸東流，嚴(yán)重的可導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)崩潰。人才因素在一定程度上成為制約我國(guó)高校會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程的重要因素。

三、高校會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的對(duì)策建議

（一）選擇適用的會(huì)計(jì)核算軟件

在會(huì)計(jì)電算化實(shí)施過(guò)程當(dāng)中，使用的財(cái)務(wù)軟件必須符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定，保障會(huì)計(jì)資料質(zhì)量和財(cái)務(wù)工作正常進(jìn)行。高校要重視財(cái)務(wù)軟件的選購(gòu)問(wèn)題，選擇適用于財(cái)務(wù)管理需要的會(huì)計(jì)核算軟件，一方面進(jìn)行大量的市場(chǎng)調(diào)研和測(cè)試，選擇能滿足高校內(nèi)部管理需要的、適合本校的財(cái)務(wù)軟件；另一方面，高校應(yīng)將應(yīng)用商品化財(cái)務(wù)軟件與自主開(kāi)發(fā)相結(jié)合。通常的商品化軟件總是只能反映某一類用戶共同的需求，而不能充分照顧到每一個(gè)用戶的具體情況。為了提高財(cái)務(wù)工作的效率，有實(shí)力的高校應(yīng)將商品化財(cái)務(wù)軟件和自主開(kāi)發(fā)結(jié)合起來(lái)，利用本校的計(jì)算機(jī)技術(shù)力量，對(duì)商品化財(cái)務(wù)軟件未能提供的功能加以補(bǔ)充，對(duì)其不完善的功能加以完善，服務(wù)于高校管理需要。

另外，從網(wǎng)絡(luò)技術(shù)角度出發(fā)，著眼于今后軟件的升級(jí)換代和功能的提升，應(yīng)充分考慮到網(wǎng)絡(luò)安全、第三方接口輸入輸出的開(kāi)放、大型數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等內(nèi)容，讓財(cái)務(wù)系統(tǒng)走上信息系統(tǒng)的高速公路。

（二）改善會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)行環(huán)境

1.加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理工作。

會(huì)計(jì)電算化要向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，就必須加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)工作，引進(jìn)先進(jìn)的電算化管理理念，改進(jìn)高校會(huì)計(jì)工作傳統(tǒng)的管理模式。隨著會(huì)計(jì)電算化工作的進(jìn)一步深入，與計(jì)算機(jī)應(yīng)用相適應(yīng)的管理制度建設(shè)將與軟件的應(yīng)用并駕齊驅(qū)，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)必須有一套與之緊密結(jié)合的組織措施，形成的會(huì)計(jì)電算化制度體系，才能充分發(fā)揮其效用，為進(jìn)一步編制財(cái)務(wù)報(bào)告提供的依據(jù)。要完善電算化管理制度體系，包括高校會(huì)計(jì)人員上機(jī)操作規(guī)定、系統(tǒng)維護(hù)規(guī)定、檔案管理規(guī)定等等，做到有章可循，更好地對(duì)會(huì)計(jì)日常事務(wù)進(jìn)行處理，保障會(huì)計(jì)信息和財(cái)務(wù)管理的安全、，為高校的發(fā)展提供財(cái)務(wù)管理保障。

2.重視復(fù)合型人才的培養(yǎng)。

高校要加強(qiáng)復(fù)合型財(cái)務(wù)人才的培養(yǎng)，使財(cái)務(wù)人員既掌握扎實(shí)的會(huì)計(jì)理論知識(shí)技能，還對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)有深刻的了解，快速、周到、地掌握會(huì)計(jì)電算化的系統(tǒng)知識(shí)、能處理計(jì)算機(jī)一般性故障，培養(yǎng)出對(duì)會(huì)計(jì)電算化接受能力強(qiáng)、既懂會(huì)計(jì)知識(shí)又有一定計(jì)算機(jī)水平的復(fù)合型人才。高校應(yīng)時(shí)刻關(guān)注會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展，培訓(xùn)會(huì)計(jì)電算化骨干力量，對(duì)在職財(cái)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，為社會(huì)輸送新的血液，提高財(cái)務(wù)人員的會(huì)計(jì)電算化管理和應(yīng)用水平，加快會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程。

3.做好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全保密工作。

高校要加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化安全防范意識(shí)，把數(shù)據(jù)安全問(wèn)題放在工作首位，在思想上高度重視，建立多級(jí)備份機(jī)制。對(duì)于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行備份，要按照“積極預(yù)防、及時(shí)發(fā)現(xiàn)、快速反應(yīng)、確保恢復(fù)”的要求做好數(shù)據(jù)備份工作，備份數(shù)據(jù)要保存在安全的多個(gè)存儲(chǔ)介質(zhì)上，必要時(shí)使用壓縮軟件、加密軟件對(duì)備份數(shù)據(jù)壓縮、加密。定期將必要的備份數(shù)據(jù)刻錄到光盤(pán)中，重要的數(shù)據(jù)好制作兩個(gè)以上拷貝且存放在不同的地點(diǎn)，保障數(shù)據(jù)在損壞后可以及時(shí)恢復(fù)。同時(shí)，對(duì)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)制定合理的數(shù)據(jù)訪問(wèn)的用戶賬號(hào)、權(quán)限設(shè)置、密碼，保障數(shù)據(jù)的安全。提醒用戶不使用簡(jiǎn)單的密碼，并定期修改密碼，防止泄漏賬號(hào)及密碼。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)軟件、財(cái)務(wù)軟件本身有安全漏洞，要及時(shí)安裝的補(bǔ)丁程序或升級(jí)，提高整個(gè)系統(tǒng)的安全性，更好地保障數(shù)據(jù)的安全。

（三）落實(shí)會(huì)計(jì)電算化檔案管理

實(shí)現(xiàn)電算化后，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理技術(shù)也提出了新的要求，為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作，必須建章定制，制訂一系列管理辦法：1.建立完善的會(huì)計(jì)檔案保存制度。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的會(huì)計(jì)檔案以計(jì)算機(jī)打印的書(shū)面形式保存，保存方法按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。2.妥善保管存有會(huì)計(jì)信息的磁性（光）介質(zhì)或其他介質(zhì)載體。如規(guī)定存有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁盤(pán)應(yīng)存放在防潮防磁的房間內(nèi)等。3.建立完善的會(huì)計(jì)檔案工作日常檢查制度。高校財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期地對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案工作進(jìn)行實(shí)地檢查，加大監(jiān)督力度，促進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案管理水平的提高。4.建立完善的電算化會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱與使用權(quán)限制度。各高校應(yīng)嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱的審批程序和規(guī)章流程，嚴(yán)禁隨意拷貝、復(fù)制，隨意調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的安全性與保密性。5.報(bào)廢的計(jì)算機(jī)應(yīng)將其硬盤(pán)徹底格式化，以防數(shù)據(jù)泄密。

（四）完善內(nèi)部控制制度

1.實(shí)施組織機(jī)構(gòu)控制。加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制制度建設(shè)，將會(huì)計(jì)系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，即在財(cái)務(wù)人員之間進(jìn)行分工，并制定相應(yīng)的制度與之配套，設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來(lái)防止舞弊，保障會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、。組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置必須貫徹業(yè)務(wù)審核與計(jì)算機(jī)操作相分離、數(shù)據(jù)輸入輸出與數(shù)據(jù)審核相分離、系統(tǒng)維護(hù)人員與計(jì)算機(jī)操作人員相分離、系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件的保管與計(jì)算機(jī)相分離的原則。

2.強(qiáng)化內(nèi)部財(cái)務(wù)監(jiān)督。通過(guò)內(nèi)部監(jiān)督可以了解現(xiàn)有的一些內(nèi)控措施是否有效。在會(huì)計(jì)電算化運(yùn)行過(guò)程中，審計(jì)人員對(duì)業(yè)務(wù)處理等進(jìn)行評(píng)價(jià)和檢驗(yàn)，有利于監(jiān)測(cè)財(cái)務(wù)軟件的性，提高財(cái)務(wù)核算質(zhì)量和管理水平，科學(xué)規(guī)范的管理制度是會(huì)計(jì)電算化安全之本。重視內(nèi)部監(jiān)督，定期進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)是規(guī)范和完善會(huì)計(jì)電算化管理，促進(jìn)高校自我監(jiān)控、自我發(fā)展和完善的較好措施。

（五）加快會(huì)計(jì)信息化建設(shè)

會(huì)計(jì)屬于上層建筑，它隨著客觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化不斷發(fā)展和完善。高校會(huì)計(jì)領(lǐng)域在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下發(fā)生了深刻的變革，會(huì)計(jì)社會(huì)環(huán)境和會(huì)計(jì)信息使用者對(duì)信息需求的變化呼吁會(huì)計(jì)革命，互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展為高校會(huì)計(jì)電算化向網(wǎng)絡(luò)化方向的發(fā)展提供了保障。因此，必須重新構(gòu)建現(xiàn)代會(huì)計(jì)模型，將現(xiàn)代會(huì)計(jì)與信息技術(shù)相統(tǒng)一，構(gòu)成未來(lái)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。會(huì)計(jì)信息化更強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)輸出結(jié)果的增值性，在完善財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息化的同時(shí)，側(cè)重于財(cái)務(wù)信息使用者的需求。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化改革目標(biāo)，高校將通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)和校內(nèi)局域網(wǎng)建立一個(gè)相對(duì)快捷開(kāi)放、實(shí)時(shí)方便的信息交流系統(tǒng)，為財(cái)務(wù)部門和校內(nèi)其他部門之間，高校與外界之間保障暢通的信息交流提供便利，會(huì)計(jì)電算化向會(huì)計(jì)信息化發(fā)展將給高校財(cái)務(wù)工作帶來(lái)一次質(zhì)的飛躍。

高校會(huì)計(jì)電算化思考分析:關(guān)于高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的思考

摘　要:文章分析了我國(guó)高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化對(duì)傳統(tǒng)財(cái)會(huì)工作的影響及其發(fā)展中存在的問(wèn)題,提出了發(fā)展高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化的途徑和對(duì)策。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)　電算化　網(wǎng)絡(luò)化

隨著高等學(xué)校資金籌集渠道的多元化和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的日趨頻繁,高校會(huì)計(jì)核算已經(jīng)進(jìn)入了電算化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代。自20世紀(jì)80年代以來(lái)高校會(huì)計(jì)電算化經(jīng)歷了從無(wú)到有、從小到大的發(fā)展過(guò)程。據(jù)估算目前全國(guó)大約有90%以上的高校實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化并逐步進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化。會(huì)計(jì)電算化是指以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的簡(jiǎn)稱,是以電子計(jì)算機(jī)代替人工,實(shí)現(xiàn)記賬、算賬、報(bào)賬、查賬以及部分需由人腦完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息(數(shù)據(jù))的統(tǒng)計(jì)、分析、判斷乃至提供決策的過(guò)程。作為一個(gè)以提供綜合經(jīng)濟(jì)信息為主要手段的控制系統(tǒng),高校電算化會(huì)計(jì)將會(huì)在未來(lái)高校經(jīng)濟(jì)發(fā)展和財(cái)務(wù)管理中起到舉足輕重的作用。

一、高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化對(duì)高校傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作的影響

會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化的推行,是高校會(huì)計(jì)工作方式的革命,也是高校會(huì)計(jì)工作的一次飛躍,它給會(huì)計(jì)工作提出了新的要求,同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)的高校會(huì)計(jì)工作產(chǎn)生了較大的影響。

1.傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作方式發(fā)生了根本變化。會(huì)計(jì)實(shí)行電算化以后,會(huì)計(jì)核算工作脫離了手工操作狀態(tài),從憑證錄入、賬務(wù)處理到報(bào)表制作,由計(jì)算機(jī)完成,這是一次質(zhì)的飛躍,大大提高了會(huì)計(jì)工作效率。

2.高校會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息資源的共享。高校通過(guò)校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)建立了一個(gè)相對(duì)開(kāi)放、實(shí)時(shí)、快捷方便的雙向多媒體信息交流系統(tǒng),為高校內(nèi)部各單位之間、高校與外界之間信息交流提供了便利。校內(nèi)各單位可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢部門賬務(wù),實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息資源共享。高校信息網(wǎng)的建設(shè)還使會(huì)計(jì)信息收集、加工處理和綜合利用的手段發(fā)生了變化,從廣度和深度上極大地?cái)U(kuò)展了會(huì)計(jì)報(bào)告的信息內(nèi)容,會(huì)計(jì)作為控制系統(tǒng)的本質(zhì)日益顯現(xiàn)、會(huì)計(jì)信息的利用效率極大地提高。

3.進(jìn)一步規(guī)范了會(huì)計(jì)工作程序。推行會(huì)計(jì)電算化以后,各高校重新制定了會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理的規(guī)章制度,進(jìn)一步對(duì)會(huì)計(jì)人員、財(cái)務(wù)管理人員的權(quán)限以及會(huì)計(jì)工作程序和會(huì)計(jì)檔案、資料保管等作出明確規(guī)定,比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作更加嚴(yán)格,標(biāo)準(zhǔn)更高。

4.會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化改變了傳統(tǒng)的高校內(nèi)部控制制度和方式。在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)方式下,由于其數(shù)據(jù)處理工具主要是算盤(pán)或計(jì)算器,大部分工作由手工來(lái)完成,因此,其內(nèi)部控制工作主要是放在對(duì)人的控制上。如通過(guò)定期會(huì)計(jì)檢查來(lái)監(jiān)督和考核會(huì)計(jì)人員的工作績(jī)效,這些制度和方法對(duì)保障會(huì)計(jì)工作質(zhì)量起到了一定作用。會(huì)計(jì)電算化改變了傳統(tǒng)的手工記賬方式下的數(shù)據(jù)處理手段、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存載體和崗位間的制約方式。手工記賬方式下的各種處理步驟不復(fù)存在,審查、復(fù)核控制機(jī)制隨之削弱,會(huì)計(jì)電算化使內(nèi)部控制越來(lái)越依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。會(huì)計(jì)事項(xiàng)處理的無(wú)紙化和電腦操作的無(wú)形化使會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)加大,所有這些由于會(huì)計(jì)實(shí)行電算化帶來(lái)的影響要求我們必須加強(qiáng)和重視會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下的內(nèi)部控制,除了對(duì)人員的控制外,還要對(duì)電算化會(huì)計(jì)核算進(jìn)行內(nèi)部控制。

二、高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展中存在的一些問(wèn)題

高校會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展是高校管理現(xiàn)代化與高校會(huì)計(jì)自身改革和發(fā)展的客觀需要,是時(shí)展的必然。但是我們必須看到,目前我國(guó)高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化中尚存在著一些不容忽視的問(wèn)題,對(duì)于這些存在的問(wèn)題如何認(rèn)識(shí)并逐步解決,直接影響著高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程,需要引起我們的高度重視。

1.會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)載體的管理與保護(hù)問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的高校會(huì)計(jì)電算化,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的載體由紙張變?yōu)榇沤橘|(zhì)和光電介質(zhì)載體,毋庸置疑,對(duì)于數(shù)據(jù)的備份和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)載體的保護(hù)是我們必須要解決的首要問(wèn)題。原始憑證的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成磁性介質(zhì)后,能否保障數(shù)據(jù)原件的真實(shí)性,法律能否接受計(jì)算機(jī)記錄的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)作為有效證據(jù),以及會(huì)計(jì)手續(xù)中電子簽字如何認(rèn)證,都是一個(gè)不容忽視和需要在實(shí)踐中探索和解決的問(wèn)題。

2.電算化基礎(chǔ)管理工作薄弱、內(nèi)部控制制度不完善、會(huì)計(jì)信息質(zhì)量有待進(jìn)一步規(guī)范與提高。在高校的會(huì)計(jì)電算化中,存在管理制度的充實(shí)和完善慢于會(huì)計(jì)電算化特別是網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展進(jìn)程的現(xiàn)象。內(nèi)部控制制度滯后和不完善導(dǎo)致對(duì)會(huì)計(jì)電算化中問(wèn)題的發(fā)生缺乏預(yù)見(jiàn)性和預(yù)防性。有的高校在制定管理制度時(shí)只重視對(duì)計(jì)算機(jī)硬件或純軟件使用方面的風(fēng)險(xiǎn),忽視了內(nèi)部人員對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的非法訪問(wèn)、篡改、泄密和破壞及外部不法分子惡意入侵等方面的風(fēng)險(xiǎn),致使會(huì)計(jì)信息質(zhì)量下降。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代電算化會(huì)計(jì)的發(fā)展,計(jì)算機(jī)舞弊手段和犯罪現(xiàn)象與日俱增,會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的真實(shí)性和安全性提出了新的挑戰(zhàn),如何加強(qiáng)內(nèi)部管理、建立完善的內(nèi)部管制制度、防范和制止計(jì)算機(jī)舞弊、保障會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的真實(shí)、和完整是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校會(huì)計(jì)電算化面臨的重要任務(wù)和難題。

3.會(huì)計(jì)軟件功能的設(shè)計(jì)與拓展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化的深入,會(huì)計(jì)核算軟件規(guī)模也越來(lái)越大,內(nèi)容越來(lái)越復(fù)雜,要連接的系統(tǒng)越來(lái)越多;同時(shí)軟件支撐環(huán)境,如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)類型、開(kāi)發(fā)工具、軟件結(jié)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等發(fā)展很快,而這些新技術(shù)應(yīng)用發(fā)展又不平衡,出現(xiàn)了技術(shù)應(yīng)用上的多樣化。目前,我國(guó)會(huì)計(jì)軟件如:科發(fā)、用友、安易、浪潮、金蝶、新大中等一大批的會(huì)計(jì)軟件已經(jīng)被用戶接納并具有良好的售后服務(wù),我國(guó)的商品化軟件市場(chǎng)已初步形成。會(huì)計(jì)軟件雖然品種眾多,但功能多仍以核算為主,各子系統(tǒng)之間又彼此分隔,缺乏會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶?shí)時(shí)性、一致性和系統(tǒng)性;缺乏一些能滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下高校實(shí)行決策分析和會(huì)計(jì)核算分析需要的、通用性和靈活性強(qiáng)、具有綜合管理功能的會(huì)計(jì)軟件。

4.會(huì)計(jì)人員素質(zhì)的強(qiáng)化與提高。會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展需要大批復(fù)合型的會(huì)計(jì)人才,既懂會(huì)計(jì)又懂管理;既熟悉會(huì)計(jì)電算化知識(shí),又熟悉網(wǎng)絡(luò)知識(shí);既懂會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作,又能解決實(shí)際工作中存在的問(wèn)題。而目前相當(dāng)一部分高校會(huì)計(jì)人員的專業(yè)知識(shí)薄弱,計(jì)算機(jī)技能偏低,常常出現(xiàn)雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷升級(jí)而會(huì)計(jì)功能徘徊不前的尷尬局面。人才因素在一定程度上成為制約我國(guó)高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展進(jìn)程的重要因素。

5.會(huì)計(jì)分析、管理電算化差距較大。目前,大多數(shù)高校的會(huì)計(jì)電算化主要局限于會(huì)計(jì)核算方面,而在會(huì)計(jì)分析和財(cái)務(wù)管理電算化方面尚未充分發(fā)揮作用,不少會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理之間的本質(zhì)不了解,重會(huì)計(jì)核算、輕會(huì)計(jì)分析和財(cái)務(wù)管理的現(xiàn)象較普遍。高校會(huì)計(jì)電算化要徹底實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作由“核算型”向“管理型”的轉(zhuǎn)變,需克服財(cái)會(huì)人員傳統(tǒng)的理財(cái)觀念,對(duì)新形勢(shì)下的會(huì)計(jì)工作進(jìn)行研究和探討,騰出更多的時(shí)間和精力進(jìn)行會(huì)計(jì)信息分析并針對(duì)分析中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題給管理者提出意見(jiàn)和建議,幫助其正確地進(jìn)行決策、當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。

三、發(fā)展我國(guó)高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的主要途徑

1.重視組織管理,完善內(nèi)部管理規(guī)章制度建設(shè)。隨著我國(guó)加入wto,會(huì)計(jì)制度與國(guó)際社會(huì)的接軌已成為必然的趨勢(shì),高校的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都要高度重視,這也是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化的重要前提。高校的管理部門要具有長(zhǎng)遠(yuǎn)意識(shí)和現(xiàn)代管理意識(shí),根據(jù)本單位實(shí)際情況不斷完善會(huì)計(jì)電算化的配套法規(guī),建立健全一整套電算化模式下的內(nèi)部規(guī)章控制制度,使高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化工作有章可循,依章辦事,走上規(guī)范化的發(fā)展道路。其中應(yīng)包括:(1)建立健全會(huì)計(jì)電算化人員崗位責(zé)任制、明確各崗位的職責(zé)范圍,實(shí)行不相容崗位分離制度。(2)完善日常操作管理制度、明確各人操作權(quán)限,對(duì)操作密碼嚴(yán)格指定專人管理并定期更換。(3)建立計(jì)算機(jī)硬件和軟件管理制度,配專人進(jìn)行軟、硬件管理和維護(hù),制定防病毒措施。(4)建立電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度,存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)和磁盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等會(huì)計(jì)檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé),謹(jǐn)防外部因素對(duì)會(huì)計(jì)檔案的破壞。(5)建立定期檢查管理制度,檢查會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是否按時(shí)備份,各種賬簿是否按時(shí)打印,明細(xì)賬與總賬的各會(huì)計(jì)賬戶余額是否平衡等。(6)建立會(huì)計(jì)各崗位的定期輪崗制度,加強(qiáng)各崗位間的制約和監(jiān)督。

2.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范,保障系統(tǒng)正常運(yùn)行。會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的性、會(huì)計(jì)信息的安全性及信息處理的正確性均依賴強(qiáng)有力的安全控制。影響系統(tǒng)安全的因素有火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然因素,也有利用計(jì)算機(jī)舞弊或犯罪的人為因素。系統(tǒng)的安全控制就是指防止這些因素危及系統(tǒng)安全,發(fā)現(xiàn)影響系統(tǒng)安全的問(wèn)題,并解決這些問(wèn)題使系統(tǒng)盡快恢復(fù)正常的所有措施。加強(qiáng)對(duì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的控制,明確管理員、操作人員、維護(hù)人員的職責(zé)范圍。盡可能地選用安全等級(jí)較高的操作系統(tǒng)產(chǎn)品,并經(jīng)常進(jìn)行版本升級(jí)。同時(shí),必須從計(jì)算機(jī)資源授權(quán)控制、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資源控制、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)控制、系統(tǒng)維護(hù)控制、防病毒、防“黑客”等多方面入手,設(shè)置多級(jí)保密措施,提高數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)接口技術(shù),加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范。

3.加強(qiáng)“會(huì)計(jì)—計(jì)算機(jī)—管理”型復(fù)合人才的培養(yǎng)。我國(guó)會(huì)計(jì)軟件開(kāi)發(fā)早期主要以計(jì)算機(jī)人員為主。由于他們對(duì)會(huì)計(jì)、審計(jì)、財(cái)務(wù)管理等方面知識(shí)了解較少,因而開(kāi)發(fā)后期則是以計(jì)算機(jī)人員和會(huì)計(jì)人員相結(jié)合為主要開(kāi)發(fā)力量。在這種情況下,雖然使會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)大大改善,但仍不能滿足實(shí)際需要。尤其是我國(guó)已加入wto后,高校涉外經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)也出現(xiàn)并日漸增多,財(cái)務(wù)信息的報(bào)送范圍日益廣泛。這就要求財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員不僅熟悉中國(guó)國(guó)情、還應(yīng)了解國(guó)際慣例;具有較強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)觀念和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),具備豐富的創(chuàng)新精神;精通財(cái)會(huì)業(yè)務(wù),熟練掌握外語(yǔ)和計(jì)算機(jī)技術(shù)。培養(yǎng)一批具有多學(xué)科知識(shí),綜合理論功底,精通會(huì)計(jì)與計(jì)算機(jī)理論與實(shí)務(wù)的高素質(zhì)、復(fù)合型人才。各級(jí)會(huì)計(jì)人員管理部門要經(jīng)常性地對(duì)電算化會(huì)計(jì)管理人員、會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員按不同要求、不同內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn),同時(shí)應(yīng)積極吸納高校會(huì)計(jì)電算化專業(yè)人才進(jìn)入高校會(huì)計(jì)行列。高校現(xiàn)有的會(huì)計(jì)電算化工作者,應(yīng)努力提高自身素質(zhì),學(xué)習(xí)各項(xiàng)業(yè)務(wù)知識(shí),積極推進(jìn)高校會(huì)計(jì)電算化工作更快更好地向前發(fā)展。

4.拓寬視野,進(jìn)一步擴(kuò)展會(huì)計(jì)電算化的網(wǎng)絡(luò)功能。目前,許多高校的校園網(wǎng)建設(shè)已初具規(guī)模,財(cái)務(wù)系統(tǒng)要充分利用校園網(wǎng)接口,將應(yīng)收、應(yīng)付款項(xiàng)的管理信息生成文件、傳送到各院(系)、部門催收或報(bào)賬。并將工資、公積金、各單位創(chuàng)收、各單位經(jīng)費(fèi)開(kāi)支狀況、學(xué)生交費(fèi)、欠費(fèi)情況的查詢系統(tǒng)放于網(wǎng)上,實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。避免校內(nèi)各部門間因信息獲取滯后而造成的工作拖延和矛盾沖突,大大減輕財(cái)會(huì)人員查賬和到各部門傳送信息的工作量,提高工作效率。各高校間、高校主管部門間通過(guò)國(guó)家教育科研網(wǎng)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化聯(lián)網(wǎng),既為校際間協(xié)作打好基礎(chǔ),主管部門也可以隨時(shí)掌握所屬高校的經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算、經(jīng)費(fèi)收支、政策執(zhí)行等情況,高校也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)請(qǐng)示、匯報(bào)工作,真正發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的信息高速公路的作用。

5.加強(qiáng)高校內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督職能,實(shí)行有效監(jiān)督和指導(dǎo)。內(nèi)部審計(jì)既是內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是加強(qiáng)單位內(nèi)部控制的一個(gè)有效手段。在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中,由于是“人機(jī)”對(duì)話的特殊形態(tài),因而對(duì)內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更嚴(yán)格的要求。筆者認(rèn)為,高校的內(nèi)部審計(jì)必須包括以下幾個(gè)方面:(1)對(duì)會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì),檢查電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理是否正確、真實(shí),審核費(fèi)用簽字是否符合本單位內(nèi)控制度要求,憑證附件是否規(guī)范完整;(2)審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書(shū)面資料的一致性,如查看賬冊(cè)內(nèi)容,做到賬表相符,對(duì)不妥或錯(cuò)誤的賬表處理應(yīng)及時(shí)調(diào)整;(3)監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;(4)對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查,防止存在漏洞;(5)檢查和監(jiān)督內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的建立和執(zhí)行情況。為方便審計(jì)人員對(duì)財(cái)務(wù)的監(jiān)督和指導(dǎo),可以在財(cái)務(wù)部門計(jì)算機(jī)局部網(wǎng)中,為審計(jì)部門設(shè)置計(jì)算機(jī)終端,嚴(yán)格控制使用權(quán)限,使財(cái)務(wù)和審計(jì)相互配合、相互促進(jìn),使財(cái)務(wù)管理工作水平進(jìn)一步提高。高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化是高等教育發(fā)展和會(huì)計(jì)制度改革的必然要求,高校的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念積極支持會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展;高校的財(cái)務(wù)管理和從業(yè)人員要主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì),更新認(rèn)識(shí)、更新知識(shí)、積極參與會(huì)計(jì)電算化工作,充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化對(duì)高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的預(yù)測(cè)、決策、控制功能,迅速、、、綜合地反映學(xué)校財(cái)務(wù)活動(dòng)狀況,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供快捷、的信息反饋、使高校的會(huì)計(jì)電算化事業(yè)蓬勃發(fā)展。

高校會(huì)計(jì)電算化思考分析:高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理的思考

【摘要】 本文根據(jù)會(huì)計(jì)電算化檔案的特點(diǎn),分析了高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問(wèn)題,提出了加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】 高校;會(huì)計(jì)電算化;檔案管理

會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案和歷史資料,具有不可再生的特點(diǎn),它是檢查以前年度發(fā)生的經(jīng)濟(jì)工作責(zé)任和進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。高校領(lǐng)導(dǎo)在了解學(xué)校狀況、預(yù)測(cè)經(jīng)費(fèi)開(kāi)支、制定事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和科學(xué)決策時(shí)都必須借助會(huì)計(jì)檔案記載的各種信息,會(huì)計(jì)檔案是高校必不可少的經(jīng)濟(jì)信息資源,具有極為重要的經(jīng)濟(jì)意義的法律意義。會(huì)計(jì)電算化在為我們提供快捷、高效服務(wù)的同時(shí),不同程度地存在著某些問(wèn)題。怎樣做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理,是擺在我們面前的一個(gè)新課題,需要不斷深入地研究和總結(jié)。

一、高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問(wèn)題

(一)會(huì)計(jì)電算化檔案管理內(nèi)容不夠完整

目前大部分高校雖已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化,但由于對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),因此大多數(shù)高校定期向檔案部門移交的只是打印出來(lái)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,而沒(méi)有移交存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和開(kāi)發(fā)使用的全套電算化會(huì)計(jì)的應(yīng)用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進(jìn)行了會(huì)計(jì)軟件的升級(jí),而原有的會(huì)計(jì)軟件及資料卻未能及時(shí)進(jìn)行整理歸檔,隨著時(shí)間的推移,不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用,會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性就得不到保障。會(huì)計(jì)電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用,但這種服務(wù)方式已經(jīng)制約了會(huì)計(jì)電算化檔案的利用,更無(wú)法適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化檔案的改革發(fā)展。

(二)會(huì)計(jì)電算化檔案自身存在的問(wèn)題

1.機(jī)制記賬憑證內(nèi)容不完整。盡管機(jī)制記賬憑證上面已經(jīng)打印了制單、出納、記賬、審核和會(huì)計(jì)主管等,但是卻缺少上述相關(guān)人員的印章或者簽字。作為會(huì)計(jì)憑證,內(nèi)容不完整,責(zé)任不明確。

2.備份打印輸出不及時(shí)。有些高校不及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)電算化形成的賬、表定期打印輸出,過(guò)于依賴計(jì)算機(jī)存儲(chǔ),沒(méi)有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯(cuò)誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就不能在最短時(shí)間、最小損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)資料,從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

3.硬件設(shè)施未跟上。由于某些高校受條件限制,沒(méi)有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒(méi)有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立專門的會(huì)計(jì)電算化檔案保護(hù)措施;沒(méi)有選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,沒(méi)有實(shí)行備用盤(pán)與存儲(chǔ)盤(pán)分離存放,導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

(三)會(huì)計(jì)電算化檔案管理缺乏專門人員

會(huì)計(jì)電算化檔案管理要求管理人員既要懂會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí),又要懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)。目前許多高校比較重視教學(xué)和科研的人才引進(jìn),對(duì)檔案的管理不夠重視, 有的高校甚至讓非專業(yè)人員管理檔案,遇有上級(jí)主管部門檢查時(shí)忙于應(yīng)付, 檔案意識(shí)滯后。個(gè)別高校的檔案室多采用打開(kāi)柜門,讓財(cái)務(wù)部門的同志自己查閱會(huì)計(jì)檔案,有的甚至沒(méi)辦任何手續(xù)就隨意借出檔案查閱,既不符合會(huì)計(jì)檔案管理的要求,也無(wú)法滿足高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案的信息需求。

(四)會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度有待完善

目前,國(guó)家關(guān)于會(huì)計(jì)電算化檔案管理的討論,大多是圍繞《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等幾個(gè)文件,僅對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的基本要求而談,未提及會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問(wèn)題及其防范。隨著會(huì)計(jì)電算化的普及,會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容增多了,對(duì)環(huán)境的要求提高了,而很多高校沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這些變化,認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化,沒(méi)有及時(shí)修訂學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理制度,沒(méi)有及時(shí)制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化檔案保管人員的崗位職責(zé),也沒(méi)有及時(shí)采取相應(yīng)的保障措施來(lái)改善會(huì)計(jì)電算化檔案的保管環(huán)境等,會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。會(huì)計(jì)電算化檔案管理中存在的問(wèn)題越來(lái)越突出,原有的管理方式陳舊,不能適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的要求。

二、加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理的對(duì)策

(一)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案的管理意識(shí)

各類檔案設(shè)備的購(gòu)建,專職檔案管理員崗位的設(shè)置以及檔案

管理制度的出臺(tái),都離不開(kāi)單位領(lǐng)導(dǎo)的積極支持。因此,會(huì)計(jì)人員一方面要大力宣傳國(guó)家的財(cái)經(jīng)法規(guī)和管理規(guī)章,增強(qiáng)大家的會(huì)計(jì)電算化檔案管理意識(shí);另一方面,積極主動(dòng)地爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和支持,強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí),將會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作納入學(xué)校整體工作的范圍加以考慮和安排,加大經(jīng)費(fèi)投入,完善硬件環(huán)境,不斷升級(jí)軟件,確保會(huì)計(jì)檔案管理工作順利進(jìn)行。

(二)提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作,計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及又對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作者提出新的更高的要求,會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是管好用好會(huì)計(jì)檔案的關(guān)鍵,針對(duì)目前高等學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)中,缺乏既懂檔案管理知識(shí)又精通財(cái)會(huì)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才,不能適應(yīng)新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理工作需要的情況,高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理人才培養(yǎng),進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè),不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),使他們盡快掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術(shù),不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。

(三)建立和健全會(huì)計(jì)電算化檔案管理的制度體系

國(guó)家制定系統(tǒng)的、細(xì)化的會(huì)計(jì)電算化檔案管理辦法,以法規(guī)制度的形式加以強(qiáng)制,在方法上指導(dǎo)各單位的會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作,是做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理的保障。財(cái)政部、國(guó)家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保障會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便檢查,防止毀損、散失和泄密”;第七條規(guī)定“各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度”。筆者認(rèn)為,目前高校可根據(jù)財(cái)政部的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等管理規(guī)章,建立和健全一系列具體的、可操作性的會(huì)計(jì)電算化檔案的管理制度體系,保障會(huì)計(jì)電算化檔案的安全和完整,更好地為決策服務(wù)。具體可以制訂以下制度:

1.建立會(huì)計(jì)電算化檔案管理的定期備份制度。會(huì)計(jì)電算化檔案應(yīng)定期備份到磁性介質(zhì)。一般準(zhǔn)備三套軟盤(pán)循環(huán)使用,并設(shè)立備份登記簿,登記備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會(huì)計(jì)信息損壞。需要備份的內(nèi)容包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報(bào)表,應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料按月做兩套軟盤(pán)備份,交會(huì)計(jì)檔案保管員保管。注意應(yīng)采用磁帶、光盤(pán)、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),盡量少采用軟盤(pán)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。

2.建立會(huì)計(jì)電算化檔案管理的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化檔案,包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書(shū)面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。要保存各版本的檔案?jìng)浞?并在存儲(chǔ)介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的種類和版本號(hào),同時(shí)標(biāo)注與哪個(gè)版本的會(huì)計(jì)軟件相對(duì)應(yīng)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報(bào)表應(yīng)定期打印輸出,并由記賬人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員等相關(guān)人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會(huì)計(jì)檔案管理員妥為保管,要制定輸出檔案的內(nèi)容、件數(shù)、保管人和使用人的登記制度。

3.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤(pán)與儲(chǔ)存盤(pán)分離存放在兩個(gè)建筑物內(nèi),即對(duì)所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份,每份要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,并貼上寫(xiě)保護(hù),貼上封簽,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤(pán)、刻錄的光盤(pán)等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào),標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表等紙介質(zhì)檔案,按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理,但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等的簽章才能存檔保管,以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任,保障檔案的法律效力。在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存管理的體制下,可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄“備注”欄中注明相應(yīng)的電子檔案的檔號(hào)及保存地址,以相互對(duì)照利用。

4.建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。每次調(diào)閱,必須有檔案管理人員在場(chǎng)監(jiān)督,根據(jù)調(diào)閱權(quán)限,在調(diào)閱登記簿中詳細(xì)登記調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和部門單位、調(diào)閱理由、調(diào)閱內(nèi)容、歸還日期、審批人員等,不得將保存的會(huì)計(jì)檔案借出。本院教職工來(lái)調(diào)閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意,由本單位財(cái)會(huì)人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。外單位人員來(lái)調(diào)閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案,必須持有單位正式介紹信,經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)后,由本單位財(cái)會(huì)人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。必須在確保高校會(huì)計(jì)檔案的安全性和完整性前提下,使會(huì)計(jì)電算化檔案得以充分利用。

5.建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制

度。針對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點(diǎn),在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意:對(duì)硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施加以保護(hù);要有用戶設(shè)別控制管理;要有加密的機(jī)內(nèi)操作日志管理,監(jiān)督操作系統(tǒng);要有數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制,防止越權(quán)使用。對(duì)于普通數(shù)據(jù),可較大范圍共享;涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù),僅供一定需要的人員使用;而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等,則只有主管人員或程序開(kāi)發(fā)人員才能使用。通過(guò)這樣設(shè)置,保障電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。

6.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的銷毀制度。對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)電算化檔案,由檔案保管人員會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)向單位負(fù)責(zé)人提出銷毀意見(jiàn),編制銷毀清冊(cè),列明應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案名稱、卷號(hào)、數(shù)量、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容,單位負(fù)責(zé)人在銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。銷毀時(shí),由單位檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和上級(jí)主管部門派員監(jiān)銷,并將實(shí)際銷毀內(nèi)容與銷毀清冊(cè)進(jìn)行核對(duì)。銷毀后,監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽字。對(duì)于保管期滿但涉及債權(quán)債務(wù)未了的、在建工程的、涉外業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)檔案,均不得銷毀。

7.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的立卷制度。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定,各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊(cè),編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。高校一般可以根據(jù)檔案保管年限和管理類別進(jìn)行立卷。每年保持檔案順序排列的穩(wěn)定性,沒(méi)有國(guó)家政策的調(diào)整,一般不予變更。

8.建立會(huì)計(jì)電算化各管理崗位責(zé)任制度。主要內(nèi)容包括:根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求設(shè)置各工作崗位的職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn);各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對(duì)各會(huì)計(jì)電算化崗位的考核辦法。保障管理的各項(xiàng)工作責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

9.建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的管理工作規(guī)范。系統(tǒng)的管理工作要采取專人負(fù)責(zé)制;提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù);配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能,注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù),避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全,導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

10.建立會(huì)計(jì)電算化檔案移交制度。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè),移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。移交時(shí),要按移交清冊(cè)逐項(xiàng)移交,接替人員要逐項(xiàng)核對(duì)點(diǎn)收,交接雙方和監(jiān)交人員要在移交清冊(cè)上簽名。移交清冊(cè)應(yīng)當(dāng)一式三份,交接雙方各執(zhí)一份,存檔一份。

隨著高校會(huì)計(jì)電算化的不斷深入,高校應(yīng)充分重視會(huì)計(jì)電算化檔案的管理,不斷解決存在的問(wèn)題。可以利用會(huì)計(jì)電算化檔案的數(shù)據(jù)信息,設(shè)計(jì)和建立一套高校管理與決策的支持系統(tǒng),以充分實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化檔案的再利用。良好的會(huì)計(jì)檔案管理是保障會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是會(huì)計(jì)信息得以充分利用,更好地為決策服務(wù)的保障。

高校會(huì)計(jì)電算化思考分析:我國(guó)高校會(huì)計(jì)電算化思考

1．高校會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用的缺陷

在我國(guó)高校會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用非常普及，應(yīng)該不是一個(gè)認(rèn)識(shí)問(wèn)題也沒(méi)有應(yīng)用障礙，主要缺陷是應(yīng)用的范圍、深度和廣度，以及對(duì)于電算化所需軟件的選擇和研發(fā)。

1．1高校會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用范圍狹窄。

財(cái)會(huì)人員真正地脫離算盤(pán)而進(jìn)入電算化階段的歷史并不長(zhǎng)，由手工系統(tǒng)到計(jì)算機(jī)的過(guò)度并不困難，兩者之間的簡(jiǎn)單“對(duì)接”確實(shí)提高了工作效率和性。過(guò)去財(cái)會(huì)人員一把算盤(pán)，幾個(gè)賬本就是全部的家當(dāng)，記帳、運(yùn)算、做表、核對(duì)、報(bào)帳等繁瑣的過(guò)程的確費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且一旦抄寫(xiě)失誤或者計(jì)算錯(cuò)誤就會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的后果。一般說(shuō)來(lái)，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的數(shù)據(jù)是滯后的，它無(wú)法即時(shí)反映財(cái)務(wù)狀況，存儲(chǔ)和查閱相當(dāng)麻煩，有些數(shù)據(jù)出來(lái)后對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)決策來(lái)講已經(jīng)為時(shí)已晚。計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的存儲(chǔ)記憶功能，海量的會(huì)計(jì)信息可以隨時(shí)篩選和查閱，計(jì)算的數(shù)據(jù)真實(shí)、、，可以及時(shí)時(shí)間為決策者提供參考，工作效率是手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)無(wú)法匹及的。但是，許多高校的會(huì)計(jì)電算化僅僅實(shí)現(xiàn)了簡(jiǎn)單的替代作用，把手工計(jì)算的過(guò)程電算化，采用相應(yīng)的軟件模塊，從記帳憑證輸入開(kāi)始，模仿人工完成記帳、計(jì)算、報(bào)帳、形成財(cái)務(wù)報(bào)告等程序。這實(shí)際上是會(huì)計(jì)電算化最基礎(chǔ)的應(yīng)用，使得帳源、報(bào)表數(shù)據(jù)源、記帳憑證無(wú)法通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)生成，存在著人為因素的干擾，與手工記賬沒(méi)有本質(zhì)的區(qū)別。

1．2會(huì)計(jì)電算化所能解決的財(cái)務(wù)管理問(wèn)題有限。

在我國(guó)高校會(huì)計(jì)電算化基本解決了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的電算化問(wèn)題后，能夠用電算化完成管理會(huì)計(jì)職能的為數(shù)不多，把財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化有機(jī)結(jié)合的更少。比如在高校一般只有一個(gè)基本的信息收集、加工系統(tǒng)，它是以財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)為核心的會(huì)計(jì)系統(tǒng)，而管理會(huì)計(jì)并不會(huì)同時(shí)構(gòu)建另一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)。管理會(huì)計(jì)是通過(guò)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的記帳、算帳獲得所需的數(shù)據(jù)和資料，同時(shí)也從其它渠道獲取有價(jià)值的信息，然后按需進(jìn)行管理上加工處理。從中可以看出，管理會(huì)計(jì)的信息來(lái)源主要是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)基本信息系統(tǒng)，再?gòu)南嚓P(guān)資料中獲得補(bǔ)充，建立起自己的數(shù)據(jù)庫(kù)。但是這種借用、整合、構(gòu)建并沒(méi)有形成完整的體系，管理會(huì)計(jì)電算化的制度、規(guī)范性、可操作性都不強(qiáng)，軟件的開(kāi)發(fā)滯后，使電算化的應(yīng)用仍然集中在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)上，管理會(huì)計(jì)能夠拓展的空間很大。

1．3軟件開(kāi)發(fā)滯后于會(huì)計(jì)制度改革的步伐。

計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)相當(dāng)迅速，不斷地有升級(jí)軟件出現(xiàn)，為高校財(cái)務(wù)人員的電算化提供了“軟性”武器。但是開(kāi)發(fā)商往往根據(jù)軟件使用的頻率和認(rèn)可度來(lái)進(jìn)行設(shè)計(jì)和研發(fā)，更愿意在會(huì)計(jì)軟件、使用平臺(tái)、開(kāi)發(fā)工具、使用環(huán)境等方面下功夫，而對(duì)于會(huì)計(jì)功能的拓展進(jìn)展遲緩。比如對(duì)固定資產(chǎn)折舊方法的處理與選擇、對(duì)外幣匯率的選擇、存貨計(jì)價(jià)的選擇等方面新會(huì)計(jì)制度有著明確的規(guī)定，一旦確定下來(lái)無(wú)權(quán)擅自改動(dòng)。這對(duì)于管理會(huì)計(jì)來(lái)說(shuō)是硬性規(guī)定，但是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件設(shè)計(jì)便沒(méi)有該項(xiàng)功能，用戶可以通過(guò)改變方法來(lái)達(dá)到某種目的，所以很難保障新會(huì)計(jì)制度的貫徹落實(shí)。

2．改進(jìn)和完善高校會(huì)計(jì)電算化的思路

2．1整合財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)資源。

高校管理信息系統(tǒng)是由自身的內(nèi)部信息和外部的信息組成的，據(jù)此來(lái)實(shí)施對(duì)高校的管理，并為學(xué)校高層實(shí)施戰(zhàn)略決策提供依據(jù)。這個(gè)管理系統(tǒng)包含了電算化會(huì)計(jì)管理，它在整個(gè)系統(tǒng)中占有重要地位，所以要把它作為一個(gè)獨(dú)立的子系統(tǒng)來(lái)開(kāi)發(fā)，并且與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)整合起來(lái)，形成一個(gè)有機(jī)的完整體系。

2．1．1會(huì)計(jì)電算化子系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。

會(huì)計(jì)信息是高校整個(gè)財(cái)務(wù)運(yùn)作流程的真實(shí)反映，貫穿于高校招生、教學(xué)、培訓(xùn)、管理各個(gè)節(jié)點(diǎn)，與管理系統(tǒng)中的其他子系統(tǒng)的信息緊密相連。所以，在高校整個(gè)管理體系中，會(huì)計(jì)電算化子系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用是關(guān)鍵，要在會(huì)計(jì)電算化子系統(tǒng)中增加決策支持系統(tǒng)、預(yù)測(cè)支持系統(tǒng)等等，把高校的財(cái)務(wù)管理與行政管理、人事管理、后勤管理等鏈接起來(lái)，會(huì)計(jì)電算化的實(shí)用價(jià)值才能得到體現(xiàn)。

2．1．2與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件的整合。

管理會(huì)計(jì)軟件開(kāi)發(fā)的不足是一個(gè)普遍現(xiàn)象，這與高校領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)有關(guān)，也與對(duì)財(cái)務(wù)管理重視程度不夠有關(guān)，好像一個(gè)是必須的，一個(gè)處于從屬地位，這種認(rèn)識(shí)有一定的市場(chǎng)。我們要在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，開(kāi)發(fā)出與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)平行的系統(tǒng)，資源共享，與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件整合起來(lái)，最終組成一個(gè)有機(jī)的整體體，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化由核算模式向管理模式的實(shí)質(zhì)性轉(zhuǎn)變。

2．1．3提高會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用效能。

顯然，會(huì)計(jì)電算化只是高校行政管理的一部分，它與高校管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)是統(tǒng)一的，在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)管理電算化系統(tǒng)建成后，就要及時(shí)并入高校的行政管理的系統(tǒng)中。這樣既有益于高校進(jìn)行的行政管理，又豐富了會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)容，既提高了行政管理的效率，降低管理成本，又強(qiáng)化了會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用效能。

2．2實(shí)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化的智能化管理。

實(shí)現(xiàn)智能化管理，就是要借助會(huì)計(jì)電算化實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互，把電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)與現(xiàn)代財(cái)務(wù)審計(jì)工作結(jié)合起來(lái)，這就需要會(huì)計(jì)軟件融入審計(jì)工作的職能要求。會(huì)計(jì)電算化就是要較大限度地消除人為因素的影響，所有的原始憑證、記帳憑證帳簿、報(bào)表都要完整地存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上，后續(xù)的帳務(wù)處理都在機(jī)器的程序化操作下自動(dòng)完成，來(lái)自領(lǐng)導(dǎo)的、其它部門的、財(cái)務(wù)內(nèi)部的人為因素基本消除，給審計(jì)工作掃清了障礙。這就需要改進(jìn)會(huì)計(jì)電算化的功能，首先是會(huì)計(jì)軟件的設(shè)計(jì)，憑證、總帳、報(bào)表之間應(yīng)該具有雙向查詢功能;其次，該軟件要擁有多種會(huì)計(jì)核算方法以及處理程序，為審計(jì)人員多方式、多角度地開(kāi)展審計(jì)工作提供可能。

2．3高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化軟件的選擇。

打仗必須要有好的武器和裝備才能打勝仗，這種“裝備”也有優(yōu)劣之分。目前我國(guó)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件良莠不齊，Microsoft的Excel、Lotusl－2－3等軟件有著良好的口碑，有的軟件卻是問(wèn)題多多，有必要改進(jìn)會(huì)計(jì)軟件設(shè)計(jì)的規(guī)范化，使財(cái)務(wù)軟件在合法合規(guī)的條件下運(yùn)行。選擇那些嚴(yán)格遵循公認(rèn)的會(huì)計(jì)原則和國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)的軟件，應(yīng)該具有一定的通用性和專業(yè)性，能夠與其他的管理軟件進(jìn)行無(wú)縫連接;軟件的界面要通俗易懂、流暢耐用、可操作性強(qiáng)，使一般的財(cái)會(huì)人員能夠很快上手操作，利于會(huì)計(jì)電算化的推廣;比如“自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證生成模塊”，就是設(shè)計(jì)人員根據(jù)收、付、轉(zhuǎn)和匯總記帳憑證的格式，事先設(shè)置好摘要欄、借貸方科目、金額欄(借或貸)以及金額的計(jì)算方法，其結(jié)果自動(dòng)生成。會(huì)計(jì)人員很容易操作，而且可以保障會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)源的真實(shí)以及計(jì)算的性。

3.綜述

高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化存在的問(wèn)題不僅如此，需要改進(jìn)的地方很多，關(guān)鍵是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)的結(jié)合、與行政管理系統(tǒng)的整合以及在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用基礎(chǔ)上軟件的選擇和開(kāi)發(fā)。21世紀(jì)是以信息技術(shù)為中心的財(cái)務(wù)管理戰(zhàn)略趨勢(shì)，會(huì)計(jì)電算化是一種嶄新會(huì)計(jì)工作形式，必將在新形勢(shì)下繼續(xù)快速發(fā)展，為我國(guó)的高等教育事業(yè)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

作者：鄭捷菲 單位：錫林郭勒職業(yè)學(xué)院