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其三，管理質量。主要是指設立、處理檔案過程中會計檔案本身存在的質量問題。例如：沒有使用統一的會計檔案封面，封面書寫不規范，簽名蓋章不齊全，裝訂不整齊等；沒有填寫賬簿啟用頁和科目使用情況表，賬簿中間的空頁沒有抽出，會計記賬在年度終了時沒有進行結轉下年等相應的處理；會計報表年報、月報不分，集合裝訂在一起，沒有編寫頁號，沒有編制案卷目錄等。

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會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，是國家和單位檔案的重要組成部分；隨著會計電算化事業的不斷發展，對電算化會計檔案的管理工作的要求也越來越高。

一、會計檔案的收集與整理

會計檔案是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據，是形成會計檔案的前提和基礎，其收集范圍一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算相關資料等四個部分。會計憑證除轉賬憑證、收款憑證、付款憑證、記賬憑證外還包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對賬單、銀行存款余額調節表等；會計賬簿包括總分類賬、各類明細分類帳、現金日記賬、銀行存款日記賬以及固定資產臺賬、低值易耗品臺賬等輔助登記備查簿。對于這些賬簿要分別整理立卷，按部門保管。訂本式賬簿以一本為一個保管單位；活頁式賬簿在整理時去掉空白頁，按科目順序整理成冊，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁；計算機生成的總賬、明細賬等應單獨組卷并加裝封面和扉頁，并準確認真填列各項內容。賬簿裝訂后應依次在每頁非裝訂線一側上角編頁號，每冊賬簿單獨編一個流水號，編號可用號碼機打印，也可用碳素或藍黑鋼筆編寫；會計報表分月、季度、半年度、年度會計報表。每類報表包括資產負債表、損益表、利潤分配表、現金流量表、成本費用表及各種附表、報表附注和決算說明等。會計報表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報表附注和決算說明應與報表一并組卷裝訂。各類會計報表應編寫頁碼，其方法與會計賬簿相同；屬于財務業務范疇其他會計核算相關資料，如經濟合同、數據統計資料、財產清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊等。會計電算化存儲在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。

二、會計檔案形成與保管

(一)上述會計檔案均應整理裝盒，并按要求填齊盒上各項內容

會計檔案收集整理應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，可暫由會計機構保管一年，期滿之后應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。

會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。年會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。月、季度財務報告(包括文字分析)3年；銀行對賬單、銀行余額調節表、固定資產卡片、固定資產報廢清理后5年；總賬、明細賬、會計憑證、會計移交清冊等保管期限為15年；銀行、現金日記賬保管期限等25年；年度財務報告決算(包括文字分析)、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等保管期限為永久。保管到期的會計檔案，由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，由檔案機構和會計機構共同派人到指定地點監銷。

三、會計檔案管理中存在的問題

(一)對會計檔案管理工作的重要性認識不足、 意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節。

(二)會計檔案資料收集不全。

(三)會計檔案管理人員綜合素質有待提高。

(四)財務檔案管理不完善、不規范、不重視。

(五)紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。

四、完善會計檔案工作管理的建議

(一)各單位領導從思想上引起足夠的重視，加強培訓。《會計檔案管理辦法》第四條明確規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。”可見從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化軌道。同時應依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能作為會計人員崗前培訓和考核的重要內容，有效地防范問題進而起到應有的重要作用。

(二)整理各類會計檔案，認真妥善保管。對存放的手工會計檔案，要及時認真細致地清理修整、妥善保管歸檔。會計電算化軟件系統、程序及存儲在磁性介質上的會計數據、資料，均應視同檔案及時整理、保存并妥善保管歸檔。 為查找方便，應按照類別、保管期限分開存放。無論手工還是電算化會計檔案管理都要做好防磁、防火、防潮、防熱、防凍、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作。重要會計檔案應有備份，存放在兩處不同的建筑物內。采用磁性介質存貯的電算化會計檔案，要定期進行檢查、復制備份，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失造成不必要的麻煩和損失。存放有磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染病毒。

(三)建立各種管理制度。根據本單位的具體情況，建立健全會計檔案的立卷制度、保管制度、查閱登記制度、保密制度、歸檔制度、銷毀制度等。保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、安全保密。對實現會計電算化形成的會計帳簿和會計報表的保管，應打印以紙質形式便于保管，其保存期限按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。

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1會計檔案管理中存在的問題

11會計檔案保管不規范保存好會計檔案是今后整理的關鍵，所有的信息都在這里面了，但是我們發現有的企業的會計檔案的管理還是很粗放的，責任不明確，有的是交由檔案室管理，有的直接交由會計自己管理，這就容易發生偏差，領導對檔案管理的流程也不是很熟悉。首先領導要明白檔案管理的條例，明確檔案管理的具體的人員，我們要有具體的科室人員來對企業的會計的檔案進行歸納和保存，切不可隨意的堆放。

12會計檔案立卷不規范企業雖然有相應的管理人員，但是還是缺乏對會計檔案整理的流程的具體的認識，有的公司雖然是有相應的會計的憑證，但是沒有進行仔細的粘貼，或者出現了會計信息不完整的情況，這個都會對之后的工作產生影響。另外，會計的憑證、會計的相關的賬簿和報表都應該是分開的，不能隨意的亂放，每個會計報表都是要按照一定的時間進行保存的，我們還要分時短期的、永久的，這都是我們需要注意的問題，另外還要對會計檔案進行有效及時的歸納，以免耽誤了時間。

13紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。企業出現了兩者不同步的現象，會對之后的審核或者校對造成很大的困難，工作能在同一時間進行的我們要在統一時間進行，如果出現了兩者不同的現象，此時我們需要馬上的校對。磁盤或者電子要保存好，另外有的企業的電子已經不能適應現代社會的需要，此時我們就要將企業的這些軟件進行及時的更新，并且進行仔細的保存，兩者而統一。

14會計檔案資料收集不全在進行會計檔案的整理的時候，我們除了對憑證、賬簿進行歸檔，還需要對有關這個會計的所有的資料進行有效的歸檔，為今后的查詢提供良好的基礎。

2解決會計檔案管理存在問題的措施

21加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制實行委派制管理單位的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。

22規范會計檔案立卷，裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表””與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計移交清冊”。

23規范會計檔案保管如果在企業的內部，我們已經做好了相應的檔案的管理的科室，我們就要做好相關的手續，確保每一次移交會計檔案的過程都是符合公司的流程，確保移交的檔案是正確的，如果企業沒有設立專門的科室，而是由個人負責，那么我們就需要為個人提供最基本的檔案的存放的柜子，并且確保存放的地方是安全的，并且要辦理相關的移交手續。

24規范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理，各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規定銷毀會計檔案時，在進行立卷移交的時候，我們要有專門的人員對其進行負責，并且要進行核對，在銷毀之前，要有專門的人員對其進行監督并且在冊子上進行蓋章，并且將具體的情況報告給上級。

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會計檔案管理是國家檔案的重要組成部分，它是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，會計檔案也是各單位的重要檔案，它是對一個單位經濟活動的記錄和反映。會計檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好會計檔案，是使單位經營管理、有序、高效運行的有效保證。

二、會計檔案的定義

通過會計檔案，可以了解企業每項經濟業務的來龍去脈，并能核對一個企業的經營管理狀況及財務遵紀守法情況，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

三、會計檔案的收集與整理

會計檔案的收集是形成會計檔案的前提和基礎。會計檔案一般可分為會計報表、會計憑證、會計賬簿以及其他會計核算資料等四個部分。(1)會計報表。報表按月、季、年進行每類。報表的說明與報表附注要相對應，包括利潤分配表、損益表現金流量表、成本費用表等各類會計報表應編寫頁碼，使之與其內向相對應。(2)會計憑證。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、應行存款余額調節表等。(3)會計賬簿和資料。包括賬簿以及與會計核算、會計監督緊密相關的數據資料，如經濟合同、數據統計資料、財產清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊等。

四、會計檔案形成與保管

(1)應設立專門保管機構，并專人管理。會計檔案管理一般當年的保管期為一年。期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。(2)會計檔案應進行歸類整理裝盒，并按要求填寫詳細的內容。這些的會計檔案由專業人員收集整理并負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。(3)會計檔案按照憑證的不同進行分期限管理。保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。年會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。總賬、明細賬、憑證等保管期限為15年：銀行、現金日記賬保管期限等25年；年度財務報告決算等保管期限為永久。(4)保管到期的會計檔案，由本單位檔案管理部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，由檔案機構和會計機構共同派人到指定地點集中處理。

五、會計檔案的作用

(1)借鑒作用。會計檔案可以提供比較詳細、完整的經濟、技術資料，為國家制定宏觀經濟政策作參考，同時可以為國家完善會計制度、加強會計管理提供借鑒。(2)監督功能。會計檔案是審計部門最重要、最直接的資料。可以清楚地從會計檔案中體現出來；如果存在弄虛作假、違法亂紀等行為，也可從會計檔案中反映和體現出來。因此它能起到最直接的監督作用。(3)反映功能。會計檔案從宏觀看能記錄和反映國家機關、社會團體、企業事業單位開展經濟業務活動的重要歷史資料和證據。從微觀看是反映各單位開展經濟業務辦理會計手續、進行會計核算、執行會計制度的情況。

六、會計檔案管理中存在的問題

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一、電子會計檔案的定義

會計檔案在我國檔案中占據著重要的位置，同時也是各個企業和事業單位重要的檔案資料。電子會計檔案主要指使用磁性介質的形式進行存儲的會計核算的專業材料，電子會計檔案對經濟業務進行及時的記錄，是反映經濟業務的重要資料依據。電子會計檔案主要有電子憑證、電子賬簿、電子報表、電子文件、會計操作說明和軟件以及一些電子會計核算資料。電子化會計檔案具有以磁性介質進行存儲、依賴計算機硬件環境、對安全保密管理工作要求比較高、信息處理方便快捷以及兼容性的特點。

二、電子會計檔案管理現狀分析

第一，沒有健全的電子會計檔案管理制度。因為電子會計檔案對我國企業和事業單位檔案管理人員而言是一個比較新鮮的事物，檔案管理人員對其沒有足夠的認識和了解，仍然使用傳統的管理制度對電子會計檔案進行管理，這樣的情況使電子會計檔案管理不能發揮其真正的意義和價值，在管理效率和管理水平上沒有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。為此，建立健全的電子會計檔案管理制度是企業和事業單位重要的任務。

第二，電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。現階段，我國多數企業和事業單位已經完成了檔案信息化建設，并且在建設完成后將財務會計軟件系統進行了升級操作。但是，檔案管理人員不能將以往的會計材料和文檔進行總結和整理，一些會計資料和文檔不能盡快的進行歸檔，從而導致電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。

第三，電子會計檔案管理人員的專業技術和素質有待提高。目前會計電算化在企業的事業單位使用的時間尚短，一些企業和事業單位的領導對會計電算化沒有足夠的認識和重視，在安排電子會計檔案管理人員時只是進行簡單的篩選，這樣的情況導致電子檔案管理人員的專業技術和素質存在一定的問題，甚至有的管理人員對會計電算化的工作流程和使用的技術等沒有深入的了解，這樣使電子會計檔案管理工作不能順利的進行，工作效率非常低，與此同時，企業和事業單位不能定期的對管理人員進行培訓，管理人員只能一直沿用傳統的管理方法進行管理，不能滿足社會發展對電子會計檔案管理的要求。

第四，電子會計檔案的材料和文檔存在一定的安全隱患。電子會計檔案的材料和文檔多數被記錄在磁盤和光盤等介質中，如果管理人員對磁盤和光盤沒有進行合理的保管，磁盤和光盤非常容易出現損壞的現象，從而導致電子會計檔案的資料和文檔全部或者部分丟失，對企業和事業單位帶來了一定的負面作用。除此之外，如果電子檔案管理人員對會計檔案沒有采取任何安全措施或者沒有及時的進行備份，存儲在電腦上的會計檔案的材料和文檔容易被一些黑客盜取，這種情況使企業和事業單位蒙受了一定的經濟損失。

三、提高電子會計檔案管理的措施

第一，建立完整的電子會計檔案管理制度。其一，建立完整的電子會計檔案歸檔立卷制度，根據我國相關規定的要求對企業和事業單位的相關賬簿、會計報表、記賬憑證、現金記賬和銀行存款記賬等書面材料進行打印并且進行立卷歸檔。其二，對電子會計檔案保存管理機制進行完善，建立科學的電子會計檔案保存管理機制，選擇質量較好的磁盤介質對電子會計檔案進行備份，同時需要保證備用磁盤和存儲盤獨立保存，對電子會計檔案的存儲介質采取一些防塵、防潮、防盜和防腐蝕的措施，對電子會計檔案材料進行分類和編號；其三，對現有的電子會計檔案借用制度進行完善，工作人員如果需要查閱電子會計檔案時需要經過財務部門領導的批準，辦理相應的借用手續。

第二，對電子會計檔案的特征進行明確。如果想要最大程度的做好電子檔案管理工作，管理人員需要對電子會計檔案的特征有足夠的認識，電子會計檔案具有易變性的特征，具體體現在如下方面：其一，電腦系統中的會計檔案信息具有一定的獨立性，工作人員可以隨時對其進行刪除或者增加操作，并且在更改后沒有任何的痕跡，這種情況使電子會計檔案容易出現自動更新和修改的危險；其二，電子會計檔案的載體具有不穩定性，因為其具有不穩定性的特點導致會計檔案信息可能會發生一些改變；其三，當一些新技術應用到電子會計檔案管理中時，信息會出現丟失和變化的可能。以上原因增加了電子會計檔案管理工作的難度，為了最大程度減少上述情況的出現，管理人員需要對電子會計檔案管理的特征進行明確，并且對各個特征可能出現的問題進行分析，采取相應的措施對其進行防范，從而讓電子檔案管理工作可以順利的進行，并且取得較好的效果。

第三，對電子會計檔案的內容進行明確。對電子會計檔案的內容進行明確是保證電子會計檔案管理工作順利進行的重要前提。隨著會計電算化的應用出現了一套新式的會計資料檔案，新式的會計資料檔案主要有：存儲在電腦硬盤中的會計數據、磁性介質和光盤中存儲的會計數據以及電腦打印的書面會計數據，會計數據主要有記賬憑證、會計賬簿、會計報表等等，與此同時需要將通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用和定點開發軟件相結合會計軟件的整套開發文檔資料和會計軟件程序等作為會計檔案進行保管和管理，從而使電子會計檔案具有一定的完整性和準確性，除此之外，我國相關法律規定電子會計檔案資料的來源必須真實可靠，為了保證其真實性和可靠性，管理人員需要對電子會計檔案的來源進行嚴格的把關，并且對電子會計檔案材料的形成、管理和使用過程進行全面的記錄，確保電子會計檔案完整、準確。

第四，配備專業管理人員，增強電子會計檔案風險意識。電子會計檔案具有一定的動態性和可操作性，電子會計檔案材料在歸檔完成和后期管理時，會出現意外刪除和感染病毒等風險，所以必須要引進和培養專業的管理人才。會計電算化產生后傳統的會計核算被計算機取代，電子會計檔案的材料會存儲在計算機的磁盤中，如果發生火災和竊取的情況，電子會計檔案的材料非常容易丟失，為了減少上述現象發生，我國企業和事業單位需要強化電子會計檔案風險管理意識，對可能出現的風險進行防范。主要包括如下內容：其一，對電子會計檔案的數據采取一定的保護措施。電子會計檔案管理人員應該對數據材料進行及時的備份，在進行備份時需要對光盤的質量進行檢查，保證其質量不會出現任何問題，根據所有的電子會計檔案歸檔的時間對其進行編號，在每年的年末對本年的電子會計檔案的數據進行整理和分類，并且需要明確標明數據的內容和時間；其二，做好電子會計檔案的保存工作，電子檔案室需要滿足防塵、防磁、防水、防潮和防震的要求，在條件允許的情況下，企業和事業單位可以在電子會計檔案室內安裝監控設備和防盜設備，如果出現任何異常時在第一時間發出提示。

四、結束語

上述文章對電子會計檔案管理工作的現狀進行了說明，并且對提高電子會計檔案管理提出了一些措施，希望對我國企業和事業單位的電子會計檔案管理工作提供一定的建議。

參考文獻：

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計算機在會計領域的普及和應用，使得企事業單位的會計核算系統越來越多地被計算機所取代，會計電算化成為會計工作的發展方向，成為促進會計基礎工作規范化和現代化的一種重要手段。為適應會計工作規范化、現代化的客觀要求，伴隨著電算化會計產生的與傳統形式的會計檔案既相互配合，又密切聯系的全新的電算化會計檔案管理成為會計工作發展的一個新的研究課題。

二、會計電算化下會計檔案管理新特點

要了解電算化下會計檔案管理的新特點，首先要明白會計電算化是什么。國內外對會計電算化定義可一般表述為：以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。通過對電算化會計的明確定義，筆者結合電算化應用的硬件基礎以及電算化規范，總結出以下幾點電算化會計檔案管理的新特點：

（1）會計檔案的載體本身發生了變化。根據1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數據，而且應當保存打印出的紙質會計檔案，這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、以其他磁性介質或光盤存儲的會計數據等形式在內的電子會計檔案。

（2）載體本身性質帶來的新的特點。由于不具備傳統會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質量、存放環境、存儲信息有效期等因素的影響。

（3）電算化操作流程及電算化信息系統維護要求帶來的會計檔案涉及范圍的新特點。在傳統的手工操作條件下，從原始憑證的制作到會計報表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價值的檔案資料僅指那些反映經濟業務的會計憑證、會計賬簿、會計報表及有關的附屬資料。實行會計電算化以后，所有的會計核算業務都是通過計算機來完成的。由于計算機是一種特殊的操作工具，財務人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行會計核算。處理。由于這些程序文件、數據結構文件以及各種代碼既是使電算化會計信息系統能夠運行的前提條件，又是保證電算化會計信息系統正常運轉的故障維護查詢資料，因而這些資料雖然不是會計核算活動的產物，沒有具體的數據和表格，但是由于沒有它們的支持，整個會計核算過程就無法進行，所以必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。

（4）電算化會計系統對人員的素質與系統安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識；而對系統安全性，則更因為網絡與計算機本身的原因而提高，同時也對個人安全操作使用提出了新的需要。

三、會計電算化下檔案管理存在的問題及成因分析

結合電算化下檔案管理的新特點，作者歸納實際電算化會計檔案管理存在的一些問題：

（1）會計檔案載體：電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。

（2）會計載體本身性質帶來的問題：電算化會計檔案需在一定的系統內才可視，因此目前許多企業因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用；《會計檔案管理辦法》第十二條規定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案，并對保存期限作了規定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限；沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度；未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。

（3）會計檔案管理制度不完善：由于電算化會計檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。

（4）缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才：眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。

有果必有因，筆者根據自己企業的實際電算化會計操作與規范要求，對以上問題發生的原因作出以下可能的判斷；

（1）對會計電算化本身理解的偏差：許多企業的會計人員，僅僅將電算化看成自動運算做帳的工具，而忘記了它本身所應包含的管理會計分析、預測、決策等功能，從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。

（2）尚未引起有關部門的重視：不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業務指導，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴重妨礙了電子文件、數據的歸檔。

（3）缺乏明確的規章制度：由于沒有完善的、針對電子文件的制度規范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。

四、如何改善電算化下的會計檔案管理

（1）完善硬件設施建設

提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業務的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

（2）完善電算化下會計檔案管理各項制度

a、建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。

b、建立電算化會計檔案的保管制度：根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。

c、建立嚴格的借用手續制度：查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。

d、建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。

e、建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制度。對電算化會計檔案的各項內容要規定不同的使用權限。普通數據，可較大范圍共享；涉及單位機密的數據，僅供一定需要的人員使用；而設計原程序文件、數據結構文件等，則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

（3）提高會計部門人員素質，完善人員配置結構

由于電算化會計，不僅僅是要實現傳統會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎；同時電算化軟件維護及系統安全的要求較高，這也需要會計部門相應增加一定數量的電腦高級人才，維護日常運作，開發更合理、高效的軟件。

（4）提高思想重視程度。實現會計電算化的企業單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，并督促有關制度的建立。現今不少實現會計電算化的企業單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經驗，因此，應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質，把磁性介質檔案資料的管理落到實處。

五、電算化下會計檔案管理展望

電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統形式的會計檔案相互配合、密切聯系。如果說傳統形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎，那么電算化會計檔案就是電算化獨特的個性，它代表著未來會計規范化、現代化的發展方向，因此要充分發揮電算化會計的強大功能，必須做好電算化會計檔案管理這一基礎會計工作。

參考文獻：

1.張前，《電算化環境對會計檔案的影響及管理要求》，《交通財會》，2001年第10期

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4.部莉君、趙偉，（會計電算化對會計的相關影響），《現代審計與會計》，2001年第12期

5.支華，《會計電算化下的會計檔案管理工作》，《財務與會計》，2002年9月

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1．會計憑證方面。會計憑證包括原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。每月裝訂一次，在裝訂之前應分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全，摘除憑證內的金屬物，對大的張頁或附件要折疊同記賬憑證大小，避開裝訂線，同時檢查憑證序號，看是否有顛倒，發現缺號要查明原因，檢查附件是否有漏缺。憑證裝訂做到整齊、美觀、堅固。最后，看憑證上的印章是否齊全。

2．會計賬簿方面。會計賬簿包括現金日記帳、銀行存款日記帳、總分類帳和明細分類帳。屬訂本式的帳簿，應貼上封面；屬活頁式的帳簿，應加以整理，將空頁抽出，用線繩裝訂成冊，一年裝訂成一本。使用活頁式帳簿，裝訂后再編寫帳頁順序號。應附“啟用表”和目錄，記明每個帳戶的名稱和頁次。每本帳簿立為一卷。賬簿應牢固、平整，封面應齊全、平整，已經實現會計電算化的帳簿，年終必須打印出全套總帳和明細賬本，會計主管人員簽章后裝訂。為了防止拆毀已經裝訂成冊的會計憑證應在裝訂處加貼封簽，并由會計主管人員簽章。

3．會計報表方面。會計報表會計報表是反映單位會計財務狀況和經營成果的書面文件，包括會計報表、附表、附注及文字說明、月度增值稅納稅申報表、季度年度企業所得稅納稅申報表以及匯算清繳表等等。季度和年度會計報表按一、二、三季度和年度分別裝訂成冊，每冊為一卷。

4．其他會計檔案。（1）文書部分包括各種經濟合同、協議及其附件；財務工作計劃，財務工作總結，財務決算資料，財務會議文件；財務分析資料；資信證明；工程決算資料等等；（2）報表部分：年度各項經濟技術指標完成情況報表；內部審計報告和其他重要會計檔案；（3）各類企業證照：包括企業稅務登記證，銀行開戶許可證；各類資格證明；以上這些會計資料和報表，由經辦人在每一項業務完成時及時整理存檔；也可以以年度一次整理，分類裝訂。

二、會計檔案的保管

（1）會計檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經辦人要整理裝訂，分類填制會計檔案目錄，寫明案卷號，一切手續完備后，保管人員才能接收。（2）會計檔案的存放應該做到：防火、防潮、防蟲、防盜、防霉爛。保證會計檔案完整無損。（3）實現會計電算化的，必須定期對硬盤上的會計數據建立備份。每月備份不得少于一次。恢復系統數據必須使用最新的正式備份。每年末對所有需備份數據采取刻錄光盤的形式備份，統一交檔案室編號歸檔管理。（4）必須妥善保管好會計數據的移動備份硬盤，移動備份硬盤應貼上標簽并用印章或封條簽封。存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進行轉儲。移動備份硬盤不得隨便亂放和外借。（5）會計檔案的移交。負責會計檔案的保管人員，應相對穩定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續后才能離開。（6）會計檔案保管年限。會計檔案的保管年限，按財政部有關會計檔案保管年限執行。一是會計憑證保管15年。二是會計賬簿保存15年，其中現金和銀行存款日記賬保存25年。三是會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。四是發貨票保管5年。保管年限期滿后方能銷毀。（7）會計檔案借閱的批準權限。本單位財務部內部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財務部的，經財務部負責人批準后，由檔案保管人提供；會計檔案存在檔案管理部檔案庫的，經財務部負責人準后，由檔案庫保管人員提供。查閱過程中檔案管理人員不得離開現場。本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務部的，要經財務部負責人批準，方能借閱；會計檔案存在檔案庫的，要經檔案管理部和財務部負責人批準，方能借閱。（8）會計檔案的銷毀。公司會計檔案的銷毀。應由檔案、審計和財務部對應銷毀的會計檔案共同進行鑒定，經公司主管領導審查后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報批準方能銷毀。會計部門保管的會計檔案的銷毀。應由會計部門編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。由檔案、審計部門鑒定、審批和監銷。會計檔案保管期滿應銷毀時，其中有的原始憑證還有使用價值的，應單獨抽出另行立卷保管。直至保管到確無使用價值時再銷毀。會計檔案銷毀后經辦人應在銷毀清冊上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時將監銷情況寫出書面報告，一式兩份，一份報本單位領導，一份歸檔備查。

總之，隨著市場經濟的不斷發展，會計檔案管理工作也應不斷創新，以適應會計發展的需要。

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(一)會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

(二)會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產明細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

(三)財務報告類。包括月度、年度財務報告、其他財務報告，報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文字說明。

(四)其他類。包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。

第二條會計檔案的整理。

會計年度終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。

（一）會計憑證

(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。

(2)分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

（二）會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

(1)會計賬簿在辦理完年度結賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容。

(2)會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

(3)活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。

(4)會計賬簿的裝訂順序：

a.會計賬簿裝訂封面；

b.賬簿啟用表；

c.賬戶目錄；

d.按本賬簿頁數，順序裝訂項頁；

e.會計賬簿裝訂封底。

(5)裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

(6)賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。

(7)裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

(8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

（三）會計報表

會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。

第三條會計檔案的歸檔保管。

（一）當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由業務人員保管一年，期滿后轉入檔案室并由專人保管。

（二）會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系列工作。

（三）機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

（四）磁性介質會計資料的歸檔。年度終了，系統管理員將當年賬簿、報表等會計電算化資料備份并詳細標注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度數據備份盤；同期的操作系統、相關應用程序軟件及會計核算系統軟件；操作人的密碼、操作日志等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質保存的會計資料，根據保管期限，由系統管理員定期復制，且應標識清楚，雙份歸檔，異地存放。

第四條會計檔案的保管期限。會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、10年、15年、25年5類。詳見附表一。

第五條會計檔案的借閱。

（一）建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

（二）凡需借會計檔案的人員，須經領導批準后，方可辦理調閱手續。

（三）借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

（四）借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經局領導批準，需要復制會計檔案的，須經局領導批準后方可復制。

第六條會計檔案的銷毀。保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規定的情形外，按照以下程序銷毀：

(一)會計檔案保管期滿，由檔案管理人員會同財務人員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數，起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

(二)局分管領導要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見．

(三)銷毀會計檔案時，應由同級檔案機構、財政部門和審計部門派人員監銷。

(四)監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

第七條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

在建項目尚未完成的會計檔案，保管期限已滿也不得銷毀。

第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙方應當辦理會計檔案交接手續。

移交會計檔案時，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱，卷號、冊數，起止年度和檔案編號，應保管期限，已保管期限等內容。

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盡管越來越多的企業重視檔案管理，但是仍然存在許多問題，與企業的發展不協調，無法充分發揮應有的作用，成為企業發展過程中亟待解決的課題。

一、目前企業會計檔案管理存在的問題

隨著社會的發展，企業會計檔案管理問題日益顯現，成為制約企業基礎管理工作發展的瓶頸。一是認識不足、重視不夠。許多企業認為作為企業財務會計部門的工作就是要按規定設置賬簿，進行核算，出具財務報告，整理檔案是可有可無的，以致不設置專兼職檔案管理人員，忽視會計材料的收集、整理和歸檔，財務業務與檔案管理嚴重脫節。二是定義不清、管理缺失。有些企業認識到了會計檔案管理的重要性，也設置了專兼職檔案管理人員，但是對會計檔案的定義不是十分清楚，造成歸檔不全面。由于對檔案管理知識和信息化管理知識的缺乏和重視，以及專業人才的嚴重不足，造成在事件回溯和證據采集過程中丟失有力的依據和資料，嚴重影響了檔案的完整性。三是人員素質不高、管理不到位。一方面，會計從業人員的檔案管理素質不高。會計檔案的收集和整理直接與會計從業人員打交道，會計從業人員的資料收集和整理直接關系到會計檔案整理的質量。另一方面，會計檔案管理人員的素質不高。會計檔案管理崗位屬于專業技術崗位，作為專業會計檔案管理人員熟悉檔案管理流程和管理要求，熟練掌握管理技能是最基本的技術要求。多數企業對所屬人員的專業、相關培訓和教育均未給予應有的重視，以致企業會計檔案收集不完整，檔案管理混亂，查詢不方便，甚至遺失等。四是制度不完善、管理不規范。據相關部門調查顯示目前多數企業在會計檔案管理方面沒有建立一整套立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理、檔案信息化管理工作無章可循。企業會計檔案管理的信息化管理制度缺乏，造成紙質檔案和電子檔案嚴重脫節，數據不一致，管理不同步，給檔案管理工作帶來了很大麻煩。

二、加強企業會計檔案管理的對策

針對企業會計檔案管理中存在的問題，筆者認為應該在以下方面加強管理。首先要加強領導，明確責任、提高認識。會計檔案管理不僅是檔案管理的組成部分，更是財務工作的重要環節，各企業應依法加強會計檔案管理工作，明確責任，確定職責。其次要明確定義、細化管理。為全面系統的做好企業檔案管理工作，企業培訓部門需適時組織培訓或者引進專業人才積極配合檔案管理部門對本企業檔案管理工作準確定位。檔案管理部門要明確會計檔案管理的內容，通過“6s”管理、“精細化管理”、“貫標體系建設”等方式加強對企業會計檔案的基礎管理，可以通過課題的形式進行攻關，實現檔案管理的深層次探索，從而形成適應現代企業制度發展要求的管理模式。再次要加強培訓，提高素質。財務會計部門各崗位是企業財務會計檔案整理的第一崗位，財務人員是會計檔案資料整理的第一人，直接關系到檔案整理的質量。各企業單位應重視和加強對本企業會計檔案管理人員的專業知識的培訓，不斷提高會計檔案管理知識和操作技能，招聘、吸收具有計算機知識和信息資源管理專業方面知識的員工從事企業檔案管理工作，熟悉會計工作的基本流程、基本規律和要求，熟練掌握

計檔案信息資源管理技能，監督指導本企業財務部門做好會計檔案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度，規范管理。會計檔案管理作為企業管理的重要組成部分，制度體系建設是檔案管理最基礎的工作，必須按照《會計法》和《檔案管理辦法》等法律法規的要求并結合自身實際建立健全本單位的檔案管理制度，明確檔案立卷、歸檔、移交、借閱、保管、安全、銷毀等一系列手續，保證有章可循。如對檔案的立卷、歸檔和移交要嚴格按照規定的時間、規定的格式和規定的要求進行。保管期滿銷毀的時候，必須由檔案管理機構和財務部門共同提出銷毀意見，報請單位負責人審批，編制銷毀清冊并詳細列明檔案項目等等。實行會計電算化和實現檔案信息化管理的企業要同步建立健全檔案信息化管理制度，進一步推進企業會計電算化、辦公自動化和檔案信息化的融合，明確流程，規范管理。

三、總論

會計檔案是國家檔案的重要組成部分，是企業的重要檔案，是對一個企業經濟活動的記錄和反映。通過會計檔案可以了解企業業務信息，可以檢查企業的遵紀守法行為，還可以為上級乃至國家制定決策提供參考等。會計檔案管理是一項系統性工作，需要企業在發展中不斷更新、不斷完善，只有充分認識會計檔案管理工作在企業發展中的重要地位和作用，加強監管，規范管理，提高從業人員的素質，才能保證為信息使用者提供高質量的資料。

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（一）會計檔案立卷不規范。有些單位會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；會計憑證封粘處沒有會計人員簽章；如今單位普遍實行電算化，會計賬簿、會計報表需自行打印保管，裝訂時未認真核對，張數有所缺失；有些單位賬簿裝訂后未編寫頁碼，也未編制有頁碼對應的賬簿目錄，給查詢工作帶來不便。

（二）會計檔案保管種類不齊。有些單位會計檔案只涉及會計憑證、會計總賬、明細賬以及年度會計報告等資料，對于辦法中規定的其他會計資料，如納稅申報表、稅務稽查文書、年度預算編制方案、資產管理報表等材料未系統的整理、裝訂、保管，查找以上相關歷史數據時，常因經手人員更換等現實因素，費時費力。

（三）會計檔案保管重紙質，輕電子。很多單位會計檔案保管除了文件類材料進行電子歸檔之外，其余會計報表、預算報表及資產報表等均未實現電子存儲與紙質檔案同步管理。會計、預算、資產等這些重要的報表不及時整理，進行電子備份存儲，容易因人員更替，辦公計算機更換等原因造成丟失。

（四）會計檔案重保管，輕銷毀。有些單位會計檔案移交后沒有按照永久、定期兩類分別保管。辦法規定會計檔案保管期滿，確無保存價值的，可以進行銷毀。然而實際工作中，因銷毀首先需要幾個部門共同對會計檔案進行鑒定，然后編制銷毀清冊、進行銷毀，流程嚴謹而繁雜，故有些單位在會計檔案室還未達到最大容量的情況下，忽視銷毀工作，造成會計檔案永久積累。

（五）會計檔案查借閱隨意。會計檔案作為記錄單位經濟業務的史料，是單位的商業機密資料。有些單位不僅未建立會計檔案查借閱制度，而且在未辦理相關審批和登記手續的情況下隨意將會計檔借閱他人查看或復印，數據安全保密意識薄弱。

二、規范會計檔案管理的措施

（一）重視會計檔案管理工作。新《會計檔案管理辦法》的頒布正是國家財政部重視在新時期、新形勢下加強會計檔案管理的體現。提高單位領導、財務人員對會計檔案重要作用的認識，轉變出具年度財務報告，完成財務考核指標便是終結年度財務工作的老觀念，會計檔案管理作為財務工作的最后一個環節，收好尾才算得上財務年度工作的圓滿完成。

（二）健全會計檔案管理制度。依據辦法和財經制度建立符合單位實際的會計檔案管理制度。明確會計檔案歸檔的內容范圍，劃分好移交單位綜合檔案室管理的資料和財務部門內部保管的資料。明確歸檔資料的存儲形式，紙質存儲或電子存儲，或紙質電子雙重存儲。明確歸檔程序、移交手續，分清財務部門和綜合檔案管理部門的各自職責。配備“五防”設施，完善檔案管理室的安全措施。建立電子檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事件和認為篡改。

（三）規范會計檔案立卷工作。封面和檔案盒上有關項目必須填寫齊全；粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章；自行打印的賬簿做好編制頁碼并附有頁碼對應的目錄；定期組織對會計檔案立卷、裝訂工作進行檢查，納入財務考核，使會計檔案管理走上規范化的軌道。

（四）遵守保管期限和履行銷毀手續。新辦法規定，會計檔案保管期限氛圍永久、定期兩類。定期保管期限分為10年和30年。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，單位檔案管理機構會同財務、審計、紀檢監察部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊，按照相關程序進行銷毀。

（五）完善會計檔案查借閱制度。建立會計檔案查閱、復制、借出登記制度，應設置“會計檔案查閱登記簿”，用來登記查閱人、查閱日期、查閱用途、歸還日期等。本單位人員查閱會計檔案，需經過財務部門負責人同意；外單位人員查閱會計檔案，要經過單位負責人批準，并出具正式介紹信。

（六）加強會計檔案管理知識培訓。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須加強財務人員對會計檔案管理及操作技能的培訓。檔案管理是一門學問，需要會計人員去認真學習、去積極探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身素質。

加強會計檔案管理可以促進單位財務管理整體水平的提高，可以充分發揮會計檔案的經濟價值，使會計檔案更好地為單位戰略發展和風險控制提供服務。

參考文獻：

[1]龍玉蘭.新形勢下會計檔案的規范化管理研究[J].經營管理者，2011（20）.

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文章編號:1004-4914(2010)07-157-02

會計檔案是經濟活動的歷史記錄和經濟效果的綜合反映,也是開展經營活動、進行經濟分析研究的重要依據和參考資料,規范、完整的會計檔案,可以幫助財務人員核查歷史,為工作提供事實依據,還可以從中學到相關的業務知識,借鑒到先進的管理方法,對會計工作起到推動作用。筆者根據多年管理會計檔案的經驗,談一談企業全面規范管理會計檔案的一些體會。本文提出外部會計檔案和內部會計檔案的管理理念,旨在更有效地利用會計檔案,服務企業,提高財務工作效率。

一、會計檔案管理現狀和不足

隨著經濟的發展和會計體系的日趨完善,財務管理的重要性在企業管理中日益凸現。理論界和企業界都提出企業管理以財務管理為中心的理念,而這一理念的核心內涵就是實行財務管理規范化、標準化。會計檔案管理工作是財務管理的最后環節,也是管理的一個薄弱環節。

1.會計檔案種類不全。根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規定,提出必須保管的會計檔案為四類。這四類主要包括會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類和其他類。筆者根據檢查掌握的情況來看,第四項其他類的會計檔案中所指的“其他應當保存的會計核算專業資料”,多為銀行對賬單和調節表以及各種榮譽證書,其他諸如會計檔案移交清單以及近年來增加的風險管理、內部控制評價等有利用價值的財務資料均未按會計檔案管理要求管理,查找起來非常困難,給工作帶來諸多不利。

2.會計檔案管理質量不高。沒有使用統一的會計檔案封面,封面書寫不規范,簽名蓋章不齊全,裝訂不整齊,沒有編寫頁碼等,查詢工作非常困難。

3.會計檔案保管條件較差。在經濟高速發展的今天,財務管理工作在企業發展中的地位越來越重要,但會計檔案管理工作作為財務工作的最后環節,并未引起企業足夠的重視,會計資料保管條件差,有的單位未設立保管庫房,隨意堆放,造成丟失。

4.會計檔案管理技術落后。由于空間的限制,很多單位的會計檔案在庫房重疊或零亂放置,查閱困難,沒有采用現代化管理手段,沒有利用信息化技術管理會計檔案。

5.會計檔案管理人員業務素質不高。很多單位管理會計檔案的人員不懂得會計檔案的規范管理,從接收開始至銷毀結束過程中的每一個環節,都不能按照規定建立統一的、規范的管理,如永久和定期未分別裝訂保存,未按編號順序由左至右、由上至下排放等等。

二、會計檔案管理內容

按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》、各企業經營管理具體情況以及財務管理特點,筆者認為將會計檔案應分為兩類分別管理,以提高會計檔案利用功效、提高財務工作效率。

1.會計檔案分類。隨著企業管理的規范化、標準化、流程化、細致化,財務工作內容和范圍也不斷延伸和細化,日后可保存利用的會計資料越來越多。

(1)外部會計檔案。是指按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規定的、定時移交檔案管理部門保管的會計檔案。這類檔案必須按規定移送至專設的檔案管理部門妥善保管。

(2)內部會計檔案。是指與財務管理和會計核算、會計監督緊密相關、由財務人員根據崗位分工,在辦理業務中形成的或搜集的(除外部會計檔外)具有連續利用價值的有關文字和數據資料,但未包括在國家規定的會計檔案管理范圍內。內部會計檔案由財務部門內部負責保管。

2.內部會計檔案管理內容。外部會計檔案可以說人人皆知,本文不再贅述,重點對電網企業根據財務部門崗位分工提出內部會計檔案管理的一些想法,供探討。

內部會計檔案根據業務傳遞及管理要求,明確崗位責任,細化崗位歸檔內容,主要分類有:

(1)預算管理類。預算管理是以企業戰略為導向,圍繞各項經濟活動,采用價值量和實物量等形式,通過預算對公司業務流、資金流、信息流和人力資源流進行整合,分配資源,落實責任,監控執行,考核評價,實現企業戰略目標的管理活動。

財務預算依據業務預算編制,業務預算是基礎、財務預算是核心,所以編制財務預算搜集的業務預算,包括年度預算和中長期預算等;上級單位預算的批復、預算分解方案、預算執行分析報告、年度業績考核、預算管理的有關文件以及其他預算資料。

(2)工程管理類。工程財務管理是企業財務管理的重要方面,項目繁多,涉及的資金量非常大,所以財務部門要管好工程的核算工作,必須做好日常資料的收集整理工作,如項目批準立項的有關資料、工程概預算、工程投資計劃、按項目編制的材料設備領用計劃和退庫匯總清單、工程管理有關文件、工程管理報表、工程項目審計報告等。

(3)資產管理類。資產盤點報告、資產調撥手續、資產管理有關文件、資產管理報表。

(4)稅政管理類。單位納稅申報表、進項稅抵扣表、單位代扣個人所得稅申報表、稅務稽查處理等有關外部檢查決定或意見書、稅政管理有關文件、稅政管理報表。

(5)合同管理類。購售電合同、并網調度協議、其他與電價有關的協議、其他經濟合同、合同管理臺賬。

(6)電價電費(包括各種財政性基金)管理類。營銷部門提供的各種報表(財務報表編制依據)、電價電費分析報告、電價電費管理文件、電價電費管理報表、電力交易電量結算單。

(7)財務稽核類。年度稽核計劃、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作報告、被稽核單位整改報告、年度稽核工作總結。

(8)其他類。年度財務工作計劃、年度財務工作總結、財務綜合分析報告、銀行賬戶開戶和銷戶手續、銀行票據登記簿(包括作廢票據)、發票領購申請表、發票存根、年檢登記、變動等資料、會計工作移交清單、各種債權債務訴訟的有關資料(包括書、判決書等)、往來詢證函、增值稅發票確認單、企業年度工作報告、企業內控評價報告、企業全面風險管理報告等。

三、內部會計檔案規范管理

1.會計檔案歸檔原則。

(1)財務部門各專責根據崗位職責,在日常工作中形成具有保存利用價值的資料,必須歸檔管理。

(2)歸檔的會計資料,必須遵循其自然形成規律,保持其有機聯系,充分考慮會計檔案的業務傳遞及崗位類型特點。

(3)會計檔案按外部會計檔案和內部會計檔案分類歸檔,按年度保持其完整性和時間銜接性。

(4)根據財務部門崗位設置情況,篩選各崗位有關具備連續性、系統性的內部會計檔案資料。

(5)內部會計檔案具有重點性和適用性。

(6)根據需要保管的檔案,制定統一格式,實行規范化、標準化管理,便于查詢利用。

(7)會計檔案管理專責具體負責會計檔案接收、整理、存放和移交等工作。

2.建立財務部門內部會計檔案管理流程。按照財務工作崗位要求、業務傳遞順序以及工作特點,制定財務部門內部會計檔案管理標準和崗位檔案移交程序,確定會計檔案在財務部門內部的歸檔內容,從種類、整理、裝訂、保管、移交以及借閱、銷毀等一系列過程進行規范,明確保管內容、保管流程和保管期限,保持會計工作的連續性和會計檔案的實用性。

3.會計檔案存放規定。不管是外部或內部會計檔案必須科學管理,要求單設庫房或柜架,排列科學、存放有序;外部會計檔案的電子檔案按照國家規定,必須一式三份,一份封存保管、一份異地保管、一份提供利用,注明內容、時間和姓名,貼好保護簽封,裝入特制的盒子。注意保密,防火、防盜、防光、防有害氣體、防熱、防潮、防蟲、防塵、防磁等,嚴防損毀、散失和泄密。

4.利用信息化平臺,積極采用會計檔案電子化、網絡化,提升科學管理會計檔案,提高會計檔案查閱速度和利用效率。

5.培養和建立一支檔案管理專業人才。會計檔案管理人員是集多種技能于一身的復合型人才,既要熟悉掌握檔案管理的理論及技能,又要精通財務專業知識,還要具備計算機信息處理技術,因此要加強業務技能培訓和職業道德教育,解決會計檔案制度化、規范化、標準化管理的根本。

6.內部會計檔案由財務部門內部指定專人負責管理,根據利用時間確定保管期限,內部會計檔案屬財務部門所有。

四、建立內部會計檔案管理的現實意義

會計檔案具有原始性和不可替代性,管理強調“及時收藏、妥善保管、充分利用”。建立內部會計檔案管理制度具有非常重要的現實意義。

1.有利于提升財務管理的整體水平。財務集約化、精細化、標準化管理,貫穿于財務工作始終,會計資料保存的越多、越細,借鑒的作用就越大,工作效率越高。但由于專門的檔案管理部門不能也不會收納規定以外的會計檔案,為了財務工作整體水平的提高,財務部門必須建立本部門內部會計檔案管理規定,明確內部會計檔案管理有關事項,確定各個環節規范管理標準,體現財務管理專業化和標準化水平。

2.快捷、便利查詢,最大限度地發揮檔案的服務功能。對于沒有集中保存在檔案管理部門的內部會計檔案,由于存放在財務部門內部,可以隨用隨查,不受時間、人員限制,查閱起來非常方便,檔案的利用功效得到了有效提高,極大地提高了工作效率。

3.便于財務人員更換(包括調離、輪崗等人員變動)后即刻開展工作。財務工作具有很強的專業性、連續性和系統性,為了防范財務風險,崗位設置必須符合不相容原則,同時財務工作必須定期輪崗制度,財務工作所具有的這些特性,決定了會計檔案保管的必要性和重要性。為了使輪崗或新老交替后的財務人員能盡快地熟悉、接任新工作,則查閱前任留存的工作資料(內部會計檔案)是最好最便捷的途徑,這樣就可以避免因人員更換造成工作無法即刻開展的被動局面,避免崗位換人后不能借鑒前者的工作長處,造成工作效率低下,影響整體財務工作。

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一、會計檔案的概念及特點

1.整體性。每一個會計年度產生的會計憑證、會計賬簿、會計報表之間是相互緊密聯系的整體，保持會計檔案管理的整體性和連續性，是整理好會計檔案的基礎。

2.穩定性。會計檔案雖然形式范圍廣、內容和種類繁多，但它的基本成分：會計憑證、會計賬簿、會計報表是具有穩定不變性的。

3.規律性。每一個會計年度產生的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，在反應一項經濟業務活動時，從業務發生到結束，都是連續不斷的記錄，具有相互牽制、緊密聯系、環環相扣的規律性。

4.專業性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經濟活動和財務收支緊密相關的，其內容是直接反映機關、企業、事業單位所有各項經濟業務收支情況，表現出會計檔案的專業性。

二、會計檔案管理分類

會計檔案管理包括會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計資料等會計核算的專業材料。

1.會計憑證：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

2.會計賬簿：總賬、明細賬、現金及銀行日記賬、固定資產卡片、及其他會計賬簿。

3.財務報表：財務報告、會計報表、及其他財務報告。

4.其他類：如銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

三、歸檔前應做好以下幾項工作

1.賬簿裝訂前的工作。首先按賬簿啟用表的使用頁數核對賬戶是否相符，賬頁是否齊全，序號排列是否連續；然后，按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄和排序整理好的賬頁順序裝訂。

2.活頁賬簿裝訂要求。將賬頁填寫齊全，去除空白頁和賬夾，并加具封底封面；多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起；在裝訂賬頁的封面上填寫好賬簿的種類，編好卷號，由會計主管人員、裝訂人或經辦人簽章。

3.賬簿裝訂后的其他要求。會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象；會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋印章；封面應齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號要一年一編，編號順序是總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細賬；舊賬裝訂完畢后，按規定要求進行保管。

四、加強會計檔案管理還應做好以下幾條

1.準確立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證專用裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章，封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢后必須按月先后順序放入會計專用檔案盒中，認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度結束封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。

2.及時歸檔。會計檔案是一種社會資源，為了加強會計檔案的管理，保證會計檔案的安全和完整，必須按規定交本單位檔案機構或檔案工作人員集中統一管理，任何個人都不得拒絕移交歸檔。《會計檔案管理辦法》規定：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可以由會計機構暫時保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一管理，未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。移交本單位檔案機構保管的會計檔案，應當保持原卷冊的封裝。確需個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

3.嚴格保管制度，確保安全。保管好會計檔案是充分發揮會計檔案作用的基礎，各級會計部門和檔案部門都應重視對會計檔案的保管。按規定要求選配政治素質高、專業技能強的管理人員和保管人員；配置適當規模的檔案庫、檔案架和其他必要的檔案設施；配備防盜、防火、防曬、防潮、防蛀的設施和實施安全措施，實行電算化會計檔案管理還要做防磁、防鼠咬等工作，逐步實現保管的規范化和標準化，真正做到妥善保管、有序存放、方便查閱、安全保密。

4.嚴格查閱制度。《會計檔案管理辦法》明確規定：各單位的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱和復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。會計檔案是歷史紀錄的原始材料，在數量上一般都是單份，且很多內容有一定的機密性，這決定了檔案提供利用時，應采取在檔案室內查閱的方式。

5.嚴格檔案銷毀制度。銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。會計檔案的銷毀應按照下列程序銷毀：

（1）由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

（2）單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

（3）銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員參加監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。

（4）監銷人員在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

6.加大會計檔案的監管力度。在各項會計業務檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。檔案部門應會同財務、審計部門定期出具財務檔案質量評估，就會計檔案的準確性、完整性、系統性出具意見書。

五、充分認識會計檔案在單位日常業務活動中的重要性

根據《會計法》的規定，各單位對會計憑證、會計帳薄、會計報告和其它會計核算資料應當建立檔案，妥善保管。會計檔案是記錄過去的各單位經濟活動，它以所有的原始數據為各單位提供可靠的信息，為各單位制定詳細財務規劃、計劃、調查取證以及進行財務決策提供重要依據。因此，它必須引起各級部門及單位的高度重視，為搞好會計檔案管理工作，建立健全了各項規章制度，要明確專人管理，對會計檔案工作實行規范化管理。

參考文獻：

[1] 艾文國.會計電算化[M].北京:高等教育出版社，2003.

[2] 《中華人民共和國會計法》.

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（一）電算化會計檔案的概念

電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數據、會計信息和計算機打印出來的書面形式的會計數據，具體包含記賬憑證、會計賬簿、會計報表以及會計軟件系統開發運行中編制的各種文檔和其他會計資料。與傳統的手工記賬、登賬的紙質會計檔案相比較，電算化條件下的會計檔案管理必須要借助于計算機硬件和軟件系統才能查看和取得，這是其特有的存在和存儲形式，在管理、保存的方式、方法上電算化會計檔案相對復雜，同時需要關注的問題也更具有靈活性。

2 電算化會計檔案管理中存在的問題

隨著電子信息技術的迅猛發展，許多企業都已經實現了會計電算化。會計電算化條件下，會計從業人員勞動強度大大減輕，工作效率也得到了一定程度的提升，但同時也不同程度地存在著某些問題。

（一）電算化會計檔案難以合理保存

電算化會計檔案主要包含紙質檔案和電子檔案兩部分。一方面，在現行的會計制度下，很多企業并未設置專門的會計檔案保管機構，紙質檔案的保管存在著檔案分類模糊、檔案柜凌亂等現象，在這種情況下，會計檔案存在容易丟失、篡改、銷毀不及時等問題，會給各企業帶來不必要的損失。另一方面，電子檔案的保管主要借助于一定的硬件和軟件環境，這在一定程度上加大了會計檔案的保管難度。目前，許多企業在電算化軟件升級后，面臨著不同版本下的會計數據不能被使用的情況。還有一些單位受條件限制，未選擇質量優良的存盤介質對會計信息進行備份，未實行備份盤與存儲盤分離存放，導致電子數據的丟失；部分企業的會計人員未養成每天備份數據的習慣，一旦計算機發生故障，部分賬務數據就會丟失，無法進行補救。

（二）會計檔案缺乏完整性

在我國，所有有條件進行獨立核算的單位，都需要將其全部的會計資料進行整理和歸檔保存，這就是會計檔案管理的完整性。這種完整性主要表現在以下兩個方面。一是企業應該依據相關的法規制度保管所有實際發生的經濟業務的會計數據；二是企業的會計檔案信息應當包含全部的會計核算資料。但在現在的企業會計檔案管理工作中，一方面會計信息的真實性難以保證，即由于會計信息是通過磁盤或光盤等磁性介質存儲，專業人員可以不留痕跡的對電子數據進行修改；另一方面，會計信息的完整性難以保證，即電算化條件下，由于大部分會計數據集中在磁盤、光盤等磁性介質上，如未經授權的人員復制、偽造、銷毀一些重要的會計數據，會導致會計信息不準確、不完整。

（三）企業缺乏必要的專業人才

傳統的會計工作主要依靠財務人員手工記賬、對賬等，但當電子計算機被引進到會計的日常工作中后，對人才多樣性的需求就越加明顯。一般的會計人員業務經驗豐富，但計算機知識相對匱乏，難以處理需要應用計算機進行的會計工作，并且一旦計算機出現故障，或者出現錯誤的操作就會使原本的工作成果丟失，甚至會影響到全部的會計檔案數據。而一般的計算機人員雖然熟悉計算機的操作流程，善于處理計算機故障，但對會計知識知之甚少，這就導致了會計電算化工作中無論是日常的數據處理還是會計檔案數據的保存都存在一定的風險。

3 電算化會計檔案管理的改進措施

會計電算化條件下會計檔案的保管呈現出的特殊性是由多種原因造成的，既有技術方面的原因，也有制度方面的原因。為了更有效的做好會計檔案的保管工作，我們必須要根據會計電算化條件下會計檔案的特點，對會計檔案管理工作進行必要的改革和創新，力求做好會計電算化條件下會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案的保管工作。

（一）完善電算化會計檔案管理制度

電算化會計檔案管理的難點主要在電子數據的管理，即存放在計算機內的數據保管難度相對較大，因此，只有通過完善相應的保管制度才能最大程度的降低保管風險。首先，應將會計檔案資料嚴格分類，單獨保存。企業可以將會計檔案按會計核算資料和會計文件分別歸類，會計核算資料包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等；會計文件包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、當期的賬務資料、其他核算子系統的數據文件等。其次，加強會計電子檔案的保管。企業應將電子數據進行數據備份，加密保存，并定期進行數據檢查以降低風險；將進行日常會計核算的計算機與互聯網脫離，以避免網絡黑客的攻擊；應在計算機系統軟件升級時，同步升級相關的原有資料文件。企業只有通過不斷地完善管理制度，才能有效避免會計檔案的丟失和損壞。

（二）加強會計檔案管理的法制觀念

企業會計檔案管理過程中缺乏完整性的根本原因是會計檔案管理的法律觀念淡薄，會計從業人員只有在思想上重視會計檔案管理工作，才能在行為上嚴謹，才能保證企業賬目的清晰性、數據的完整性，避免道德風險。一是企業應根據其企業章程和國家相關政策，制定一套完整的會計檔案保管、存檔、借閱、移交、銷毀制度，并將這一制度與國家相關的政策法規相銜接，保證其法律約束力。二是企業應開展必要的法制宣傳。定期組織相關人員參與法制宣傳教育，避免會計從業人員由于法律意識淡薄導致的篡改會計檔案、非法盜取會計資料的行為。三是企業應加強高層主管對基層會計人員的引導作用。財務會計檔案管理完整性的實現，與高層主管的指引作用密不可分。企業高層主管應經常巡視、檢查會計人員工作，監督基層管理者是否遵循企業的規章制度，并幫助下屬解決某些特殊問題。總之，企業會計檔案的完整性需要借助于制度的安排、法制宣傳、管理層的協調，只有以上三者的有效結合才能保證會計檔案管理的完整性。

（三）提高會計從業人員職業能力

人力資本作為企業重要的資源之一，應當得到企業的有效利用。在會計電算化部門，企業應引進綜合性人才以此來加強對會計電子檔案的管理，為提供更加有用的會計信息、進行更加精確的會計核算提供必要的基礎。在會計電算化管理工作中，企業需要的是同時具備計算機技術、會計檔案管理和會計核算的綜合性人才。一方面在引進專業的會計人才的基礎上，相應增加一定數量的精通計算機專業知識的電腦高級人才；另一方面，企業應結合自身的經營特點，有重點地培養一批既精通會計業務又熟悉電腦操作的綜合人才，推動企業會計電算化從業人員由“核算型”人才向“智能型”人才發展。

總之，會計檔案記錄和總結著企業所有的經濟業務，是企業發展歷程的重要資料。近年來，電算化會計檔案已經逐漸替代了傳統會計檔案，成為會計檔案管理工作的主流，因此，企業注重會計電算化條件下會計檔案的管理對企業的管理至關重要。隨著經濟的發展，企業會計電算化管理工作也應當與時俱進，以求形成合理的會計檔案管理制度，為企業經營奠定基礎。