引論：我們?yōu)槟砹?3篇信貸檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

二、強(qiáng)化考核，獎(jiǎng)罰分明，確保信貸檔案管理有效開展

篇2

1.控制信貸風(fēng)險(xiǎn)源。通過對借款企業(yè)經(jīng)營狀況、管理水平、盈利能力、發(fā)展前景及信用狀況等資料的科學(xué)整理歸檔與分析，掌握客戶綜合信貸風(fēng)險(xiǎn)與單筆信貸風(fēng)險(xiǎn)程度，為確定貸與不貸、貸多貸少、期限長短等提供科學(xué)決策依據(jù)，堵住信貸風(fēng)險(xiǎn)源頭。

2.有效預(yù)警信貸風(fēng)險(xiǎn)。一是科學(xué)規(guī)范的借貸資料，可掌握貸款到期、逾期情況，確保及時(shí)采取措施，防范信貸風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生二是健全的信貸管理資料，可對企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)量、資金運(yùn)營狀況、償債能力、盈利能力等進(jìn)行分析與預(yù)測 ，測評企業(yè)貸款額度警戒線，合理掌握信貸投量，降低信貸風(fēng)險(xiǎn)概率三是翔實(shí)的借款企業(yè)經(jīng)營資料，可掌握企業(yè)原材料、產(chǎn)成品占用情況，分析產(chǎn)品的銷售動(dòng)態(tài)、市場行情和銷售貨款的回籠及應(yīng)收賬款情況，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)信貸資金運(yùn)行中潛在風(fēng)險(xiǎn)。

3.防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。一是完善采購環(huán)節(jié)管理檔案，加強(qiáng)對企業(yè)采購原材料或商品質(zhì)、價(jià)、量 “三控制” ，促進(jìn)企業(yè)“以銷定購、以效定購”，減少盲目采購引起的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)二是健全庫存管理檔案，隨時(shí)檢查商品庫存數(shù)量、成本情況，保證賬實(shí)、賬賬、賬表相符并可掌握庫存商品質(zhì)量情況，促進(jìn)庫存勤進(jìn)快銷，減少庫存潛在風(fēng)險(xiǎn)三是健全銷售資料檔案，及時(shí)掌握企業(yè)銷售實(shí)績與市場態(tài)勢，尋找誠實(shí)守信的客戶，促進(jìn)順價(jià)銷售及時(shí)掌握銷售貨款的回籠歸行情況，保證及時(shí)貸款本息足額收回，特別是對形成的銷售結(jié)算資金，通過及時(shí)、詳細(xì)記載發(fā)生的時(shí)間、金額、付款單位、形成原因等，及時(shí)采取催收措施，有效防范銷售環(huán)節(jié)的信貸風(fēng)險(xiǎn)。

4.規(guī)避企業(yè)改制風(fēng)險(xiǎn)。建立健全信貸檔案，可保證基層金融單位積極參與企業(yè)改革，堅(jiān)持“債隨資產(chǎn)走、資產(chǎn)與負(fù)債相統(tǒng)一”的原則，及時(shí)有效落實(shí)貸款債務(wù)可對企業(yè)改革成本來源進(jìn)行甄別，掌握企業(yè)實(shí)施人員分流的具體方案，制止企業(yè)人員帶錢、帶物分流，嚴(yán)防懸空、擠占挪用信貸資金也可以翔實(shí)的資料做好政府、部門的參謀，解決改革中遺留的政策性與有關(guān)經(jīng)濟(jì)問題，落實(shí)拖欠的各類補(bǔ)貼與債權(quán)債務(wù)，減少企業(yè)改制風(fēng)險(xiǎn)。

5.提供依法管貸依據(jù)。一是利于貸款實(shí)行依法管理。健全的信貸政策制度辦法資料，有利于貸款嚴(yán)格按照法規(guī)和政策制度辦事健全的借貸資料，有利于貸款嚴(yán)格按照地規(guī)和政策制度辦事健全的借貸資料，有利于貸款嚴(yán)格按照合同規(guī)定執(zhí)行，依法加強(qiáng)對企業(yè)經(jīng)營全過程的監(jiān)管、二是有利于保證訴訟時(shí)效。對到期貸款及時(shí)通知，對不良貸款及時(shí)催收，并收回回執(zhí)，有利于保證訴訟時(shí)效三是依法收貸依據(jù)。通過對信貸資料的分析，并以借貸資料為依據(jù)，實(shí)施對不良貸款及時(shí)實(shí)行依法訴訟對資不抵債、喪失發(fā)展空間、通過普通訴訟程序無法收回的，及時(shí)提出破產(chǎn)申請對依法破產(chǎn)的，及時(shí)申報(bào)債權(quán)，積極參與和監(jiān)督企業(yè)資產(chǎn)的清算、評估 、變現(xiàn)和分配，最大限度地減少信貸資產(chǎn)的損失四是翔實(shí)的信貸資料也是呆賬認(rèn)定及核銷申報(bào)的依據(jù)與條件。

可見信貸檔案在信貸風(fēng)險(xiǎn)管理中地位和作用日益凸現(xiàn)基層機(jī)構(gòu)必須提高認(rèn)識(shí) ，采取措施，健全信貸檔案管理制度，促進(jìn)信貸檔案不斷完善。不完善的檔案無法充分發(fā)揮其管理與防范風(fēng)險(xiǎn)方面的作用。在日常工作中，主要應(yīng)作好以下幾方面工作。

1.加大信貸資料收集力度，確保信貸檔案齊全完整。一是借貸資料。主要是信貸過程中形成的有關(guān)貸款資料文本。二是信貸管理資料。主要是銀行對企業(yè)信貸監(jiān)管過程中形成的有關(guān)資料。三是企業(yè)經(jīng)營資料。主要是企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、企業(yè)資產(chǎn)負(fù)債表等資料。四是信貸政策制度辦法類資料。五是其他資料。同時(shí)要制定系統(tǒng)的、可行的信貸檔案管理辦法，并落實(shí)信貸檔案專兼職人員，實(shí)行信貸檔案集中統(tǒng)一管理，切實(shí)解決以往信貸資料由經(jīng)辦信貸人員分散保管，容易造成資料遺失，確保信貸資料齊全完整。

2.開發(fā)檔案信息資源，為防范風(fēng)險(xiǎn)提供全方位服務(wù)。一是改革信貸檔案利用傳統(tǒng)的“坐等查閱”服務(wù)方式，建立新型的“快速服務(wù)、跟蹤服務(wù)、系列服務(wù)、全程服務(wù)”模式。二是積極做好信貸檔案的編研工作。利用現(xiàn)有借貸資料、信貸管理資料、企業(yè)經(jīng)營資料、政策導(dǎo)向資料等，進(jìn)行科學(xué)整理、歸類與分析，編研系統(tǒng)性的信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，為防范信貸資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)提供信息依據(jù)。三是開發(fā)挖掘市場信息資源。利用金融機(jī)構(gòu)點(diǎn)多、面廣的特點(diǎn)，加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)外的聯(lián)系，建立市場行情、價(jià)格等市場信息網(wǎng)絡(luò)，幫助企業(yè)聯(lián)系誠實(shí)可信的客戶，擴(kuò)大購銷業(yè)務(wù)，提高經(jīng)營效益，實(shí)現(xiàn)銀企雙贏。

篇3

第二種模式是政府牽頭并按企業(yè)機(jī)制運(yùn)營、按理事會(huì)模式管理的模式。該模式的典型代表城市是上海市。它主要是由第三方中介管理機(jī)構(gòu)一一上海資信有限公司按企業(yè)機(jī)制運(yùn)營、理事會(huì)模式來管理。該資信機(jī)構(gòu)也是上海市政府批準(zhǔn)建立并由中國人民銀行核準(zhǔn)的專門從上海市個(gè)人信用檔案管理的非金融服務(wù)機(jī)構(gòu)。理事會(huì)由巧家商業(yè)銀行、上海資信有限公司、中國人民銀行上海分行等單位組成，隨后稅務(wù)、司法、社保、工商等部門也加入其中。這也標(biāo)志著上海資信有限公司的征信范圍已經(jīng)不僅僅局限于銀行與金融機(jī)構(gòu)的信用信息，它已經(jīng)把征信范圍擴(kuò)展到了社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域與部門。

2 個(gè)人信用檔案管理模式存在問題分析

隨著社會(huì)的發(fā)展，特別是在快速發(fā)展的中國社會(huì)，“信用”顯得尤為重要。它既是一種無形的資產(chǎn)，也是每個(gè)公民、城市、機(jī)構(gòu)、企業(yè)、甚至一個(gè)政府的另一張“身份證”。良好的個(gè)人信用體系建立能夠提高交易效率，促進(jìn)資源優(yōu)化配置。既是經(jīng)濟(jì)順利發(fā)展的重要紐帶，也是誠信體系的重要組成部分。個(gè)人信用行為約束機(jī)制的缺失，使得坑蒙拐騙、合同違約、借貸不還等現(xiàn)象很普遍的存在在中國。在中國目前還沒有一個(gè)健全完善的個(gè)人信用制度，這是造成上述現(xiàn)象的主要原因，滯后的個(gè)人信用制度已經(jīng)成為嚴(yán)重制約我國社會(huì)發(fā)展的重要原因。我們可以從以下幾點(diǎn)來分析我國個(gè)人信用檔案發(fā)展滯后的原因：

（1）具有局限性

中國人民銀行是我國銀行的“銀行”，在我國每個(gè)轄區(qū)都有支行同時(shí)也是我國的職能部門。從表面看選擇中國人民銀行作為我國個(gè)人信用檔案管理的牽頭機(jī)構(gòu)似乎符合情理。但是深入分析，它的管理是具有局限性的。這種局限性主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，第一個(gè)方面是業(yè)務(wù)上的局限性，第二個(gè)方面是征信范圍的局限性。

首先我們來談業(yè)務(wù)方面的局限性，中國人民銀行的主要職能是起草有關(guān)金融機(jī)構(gòu)運(yùn)行的法律法規(guī)、制定和實(shí)施貨幣政策、維護(hù)國家金融穩(wěn)定、發(fā)行人民幣并管理人民幣流通等的。它對于管理我國金融有關(guān)方面的事情是行家，但是對于管理專門檔案的個(gè)人信用檔案的確是外行。作為牽頭或管理機(jī)構(gòu)，該機(jī)構(gòu)應(yīng)該負(fù)責(zé)制定個(gè)人信用檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)法律法規(guī)和征信范圍等規(guī)定。顯然選擇中國人民銀行是具有局限性的，我們應(yīng)該選擇一個(gè)對管理檔案比較在行的行家來作為我國個(gè)人信用檔案的牽頭或管理機(jī)構(gòu)。

其次我們來談?wù)餍欧秶木窒扌裕谠缙谥袊嗣胥y行就開始我國“銀行信貸登記系統(tǒng)”的建立，系統(tǒng)以各城市支行信貸數(shù)據(jù)庫的信息為基礎(chǔ)而建立，在當(dāng)時(shí)該系統(tǒng)主要局限于銀行五大類信貸業(yè)務(wù)方面?zhèn)€人信用信息。顯然在當(dāng)時(shí)中國人民銀行建立該系統(tǒng)的本意是為本機(jī)構(gòu)或商業(yè)銀行等金融機(jī)構(gòu)服務(wù)的。它所征集的有關(guān)個(gè)人信用檔案的內(nèi)容只局限于信貸或金融相關(guān)信息。根本沒有涉及例如司法、稅務(wù)、通信等社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，雖然在隨后的幾年里中國人民銀行把例如通信、稅務(wù)、司法等領(lǐng)域逐漸納入它的征信范圍，但是從數(shù)量上來講也明顯少于信貸檔案。中國人民銀行作為管理國家金融行業(yè)的職能部門來管理個(gè)人信用檔案，這勢必將具有征信范圍的偏向性。所以從征信范圍的角度來考慮，中國人民銀行也不能成為我國個(gè)人信用檔案的牽頭或管理機(jī)構(gòu)。

（2）缺乏對個(gè)人信用檔案的宏觀管理

我們可以把我國個(gè)人信用檔案的管理分為宏觀管理和微觀管理，宏觀管理是指為了維護(hù)個(gè)人信用檔案的完整與安全，使其充分發(fā)揮作用而對個(gè)人信用檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、決策、監(jiān)管、制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的過程。微觀管理是指對個(gè)人信用檔案的具體管理，例如征集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)庫的建立與數(shù)據(jù)更新等具體管理過程。我國現(xiàn)有的兩種管理模式，第一種模式是純粹的政府主管模式，另一種是政府牽頭并按企業(yè)機(jī)制運(yùn)營、按理事會(huì)模式管理的模式。這兩種管理模式對個(gè)人信用檔案都缺乏宏觀角度上的管理，中國人民銀行成立的“建立個(gè)人征信體系專題工作小組”它主要負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)各商業(yè)銀行間有關(guān)個(gè)人信用檔案的共享工作，它沒有從宏觀的角度來對全國個(gè)人信用檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、決策、監(jiān)管、制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)中國人民銀行是一個(gè)管理專門檔案的外行部門，即使對個(gè)人信用檔案有宏觀上的管理，該管理也是不專業(yè)不科學(xué)的。另一種是政府牽頭并按企業(yè)機(jī)制運(yùn)營、按理事會(huì)模式管理的模式，該管理模式本身就缺少一個(gè)對個(gè)人信用檔案宏觀管理的部門，上海資信有限公司只是能完成對個(gè)人信用檔案的微觀管理工作，對個(gè)人信用檔案的宏觀管理應(yīng)該由政府的某個(gè)職能部門來負(fù)責(zé)。所以綜上所述，我國現(xiàn)有對個(gè)人信用檔案的管理模式缺乏宏觀上的管理。

（3）缺乏網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持

個(gè)人信用檔案資料的分散性使得征集環(huán)節(jié)要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來支撐，網(wǎng)絡(luò)是個(gè)人信用管理模式建立的技術(shù)載體，傳統(tǒng)的匯總或登記式辦法已經(jīng)不能及時(shí)準(zhǔn)確地征集檔案了，和發(fā)達(dá)國家比，我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的還相對落后。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)基本集中在大中城市中，上網(wǎng)用戶有限、許多中小城市網(wǎng)絡(luò)建設(shè)還處于剛剛起步階段，在我國公民的社會(huì)保障號、證券開戶賬號、身份證號等賬號之間沒有沒有內(nèi)在聯(lián)系，個(gè)人信用檔案共享系統(tǒng)要?jiǎng)?chuàng)立，必須將這些賬號統(tǒng)一起來，這樣才方面利用者查詢，這就對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提出挑戰(zhàn)。落后的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)對我國建立個(gè)人信用檔案造成障礙。

篇4

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的管理工作，其內(nèi)涵了文件資料、歷史文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)資源等多項(xiàng)管理與服務(wù)內(nèi)容，是企事業(yè)單位數(shù)據(jù)資源價(jià)值的核心所在，當(dāng)前，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，電子文件、視聽資料、信息化資源等新型檔案管理內(nèi)容不斷涌現(xiàn)，自動(dòng)化、智能化管理手段更新發(fā)展，這給傳統(tǒng)檔案管理模式帶來了巨大的沖擊，尤其是對機(jī)構(gòu)龐大、下屬單位分散的企業(yè)，其檔案管理內(nèi)容、形式多樣、管理手段存在較大差異，存在的檔案管理問題更多，面對此種形勢，如何緊跟信息時(shí)代的步伐，緊抓機(jī)遇、攻克難關(guān)成為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的關(guān)鍵所在，具體而言，其應(yīng)該重塑檔案管理理念，加速信息化建設(shè)、提升管理人員素養(yǎng)、創(chuàng)新管理模式，以此抓住信息化時(shí)代的發(fā)展機(jī)遇，將檔案管理工作推向更高層級。

二、信息時(shí)代下傳統(tǒng)檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)

1.管理理念落后，尚未充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。檔案管理主要是對文獻(xiàn)資料、數(shù)據(jù)資源及信息資源等多項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行收集、歸整、分類，從而為檔案內(nèi)容的共享和查詢提供便利，這是檔案管理工作的根本價(jià)值體現(xiàn)，其內(nèi)容作為企業(yè)數(shù)字資源價(jià)值的集成體，能夠?yàn)槠髽I(yè)優(yōu)化發(fā)展提供有效借鑒和參考，但是傳統(tǒng)的檔案管理狀態(tài)較為混亂，管理層對于檔案管理工作的重要性和實(shí)用價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，存在嚴(yán)重偏差，認(rèn)為其只是文字材料的歷史記錄，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃設(shè)計(jì)，管理體制不健全、尚未形成系統(tǒng)的、規(guī)范的管理體制，致使管理分散、效率低下，使得檔案管理工作流于形式，極大的削弱了檔案管理效益，制約了管理效能的有效發(fā)揮，并成為阻礙企業(yè)發(fā)展的最大障礙。2.信息化建設(shè)相對落后，嚴(yán)重制約了檔案管理手段的更新發(fā)展。檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)的管理過程，其管理內(nèi)容、形式多樣，這增加了管理的難度性，傳統(tǒng)的檔案管理模式中多采用手工形式對文獻(xiàn)資料、數(shù)據(jù)信息等內(nèi)容進(jìn)行搜集、分類、整合、歸檔，對于勞動(dòng)力的依賴性較高，管理及維護(hù)成本較高，這在很大程度上降低了管理的經(jīng)濟(jì)效益，更影響了檔案內(nèi)容精準(zhǔn)、快速查詢，而且，紙質(zhì)檔案內(nèi)容很容易被篡改、損毀，增加了加檔案內(nèi)容鑒定困難性、縮短了檔案文件的生命周期，為此，加速檔案管理手段的創(chuàng)新發(fā)展是當(dāng)前的迫切之需，但是因?yàn)楣芾砝砟睢①Y金、設(shè)備等條件的限制，檔案管理的信息化建設(shè)一直較為落后，尚未跟上信息技術(shù)發(fā)展的步伐，并成為影響管理創(chuàng)新的主要瓶頸。3.管理體制缺失，影響了檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。檔案管理是企業(yè)運(yùn)行發(fā)展的關(guān)鍵支撐，其內(nèi)容與企業(yè)的經(jīng)營管理理念、經(jīng)營策略、人事管理等存在較大關(guān)聯(lián)性，規(guī)范、系統(tǒng)的內(nèi)容管理能夠?yàn)槠髽I(yè)運(yùn)營管理的創(chuàng)新發(fā)展提供有效借鑒和參考，但是這必須以標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的管理體制為基礎(chǔ)和前提，但是從目前檔案管理現(xiàn)狀來看，其尚處于一個(gè)無序管理狀態(tài)，管理制度建設(shè)的滯后性，使得檔案管理工作無章可循，管理秩序混亂、管理人員素質(zhì)低下、管理方法不規(guī)范，致使檔案管理彈性較大、漏洞百出，降低了管理效能，而且檔案管理作為一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展過程，其范圍和規(guī)模均在不斷擴(kuò)展、延伸中，這就增加了管理的難度性，加之沒有系統(tǒng)、規(guī)范的管理制度作為有效依據(jù)，使得檔案管理難上加難，無法實(shí)現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展。

三、信息時(shí)代下檔案管理工作的新路徑

1.重塑管理理念，強(qiáng)化對檔案管理重要性的認(rèn)知。檔案管理內(nèi)容是企業(yè)信息資源的核心所在，其集成了企業(yè)運(yùn)營發(fā)展的管理理念、行為規(guī)范、價(jià)值取向等內(nèi)容，是企業(yè)提升管理效率，增強(qiáng)核心競爭力的關(guān)鍵支撐，正是基于檔案的這種效用價(jià)值，使其成為企業(yè)管理工作的主要著力點(diǎn)，但是鑒于傳統(tǒng)管理理念的局限性，人們尚未認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和根本價(jià)值，致使管理效能低下，未發(fā)揮檔案管理的真正價(jià)值，而隨著信息技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，新型檔案管理內(nèi)容和管理手段不斷涌現(xiàn)，這給傳統(tǒng)管理帶來了前所未有的沖擊，而管理人員作為檔案管理的直接接觸者，也面臨著諸多挑戰(zhàn)，尤其是其管理理念的落后性成為制約管理模式創(chuàng)新發(fā)展的根源所在，為此，信息時(shí)代下，要實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的創(chuàng)新、管理效率的提升，首要的任務(wù)就是重塑管理理念，深化思想認(rèn)知，通過管理培訓(xùn)、新理念引入等方式，突破傳統(tǒng)管理理念的束縛性，強(qiáng)化對管理理念的延伸教育，讓管理人員從思想認(rèn)識(shí)上高度重視檔案管理工作，進(jìn)一步增強(qiáng)管理、服務(wù)意識(shí)，從而緊跟信息時(shí)展變化，創(chuàng)新管理模式，并根據(jù)主體的不同需求，提供有針對性的、規(guī)范化的服務(wù)，真正發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。2.創(chuàng)新管理模式，推進(jìn)檔案管理效能的提升。當(dāng)前，信息時(shí)代下，檔案管理的內(nèi)涵和外延都發(fā)生了根本性的變化，傳統(tǒng)的管理模式逐漸凸顯其自身弊端性，已經(jīng)無法適應(yīng)新時(shí)期的管理要求，而且國家“十二五”規(guī)劃早已經(jīng)將管理模式的信息化發(fā)展作為工作的重點(diǎn)，在此政策引導(dǎo)下，未來檔案管理的主要著力點(diǎn)管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，首先，要加速推進(jìn)檔案管理機(jī)制的完善發(fā)展，要制定一個(gè)系統(tǒng)性的管理制度，將檔案內(nèi)容的收集、分類、整合及歸檔等都納入細(xì)節(jié)規(guī)劃，制定統(tǒng)一的規(guī)章制度及流程，明確管理人員的職責(zé)分工和工作要求，由此，便能將檔案管理推行規(guī)范化、統(tǒng)一化管理方向；其次，強(qiáng)化信息化建設(shè)，傳統(tǒng)檔案管理模式多采用紙質(zhì)載體，在遭遇不可抗力或人為篡改時(shí)，檔案內(nèi)容的完整性和生命周期都容易受到威脅，而采用現(xiàn)代信息化手段，將其內(nèi)容通過電子掃描、視頻拍攝、數(shù)字存儲(chǔ)等融入到信息化管理系統(tǒng)中，不僅能夠確保檔案原始數(shù)據(jù)文件的完整性和安全性，而且便捷了檔案內(nèi)容的快速、精準(zhǔn)查詢，降低了管理成本、提升了管理效率，是檔案管理效能充分發(fā)揮的必要前提。3.提升檔案安全管理意識(shí)，促進(jìn)檔案管理安全機(jī)制的完善。檔案管理內(nèi)容與企業(yè)運(yùn)行機(jī)制、管理理念、商業(yè)機(jī)密等存在多種關(guān)聯(lián)性，為此，其管理的安全性對于企業(yè)的生存發(fā)展至關(guān)重要要，當(dāng)前，隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，其便捷性、共享性、即時(shí)性及高效性給檔案管理帶來了諸多便利，對于管理手段的創(chuàng)新發(fā)展和管理效率的提升都有積極的影響，為檔案管理帶來了新的發(fā)展思路，但是也伴隨著一些負(fù)面效應(yīng)，一些投機(jī)分子，借助檔案管理系統(tǒng)的漏洞，利用木馬程序、病毒及黑客手段攻破系統(tǒng)防護(hù)，非法侵入系統(tǒng)進(jìn)行破壞性操作或遠(yuǎn)程操控，竊取檔案管理內(nèi)容，這給企業(yè)造成了極大的威脅和損害，針對此種問題，管理人員要樹立網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理系統(tǒng)的操作技能，加強(qiáng)系統(tǒng)的防護(hù)功能，對重要數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行加密、備份，以避免遭受不必要的損失，同時(shí)，要加速推進(jìn)安全管理機(jī)制的建設(shè)，強(qiáng)化安全管理教育，建立安全監(jiān)管部門，明確其監(jiān)管范圍和職責(zé)內(nèi)容，并制定安全預(yù)警機(jī)制，在發(fā)現(xiàn)安全隱患時(shí)及時(shí)報(bào)警、采取防范措施，將安全風(fēng)險(xiǎn)控制在最小范圍內(nèi)，從而為檔案管理工作營造健康可持續(xù)的發(fā)展環(huán)境。

四、結(jié)語

當(dāng)前，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)生活的各個(gè)方面，而檔案管理作為企業(yè)運(yùn)行發(fā)展的重要內(nèi)容之一，自然也面臨著信息技術(shù)帶來的沖擊和機(jī)遇，而且我國“十二五”期間，已經(jīng)將檔案管理的信息化發(fā)展列為主要工作內(nèi)容予以重點(diǎn)推進(jìn)，為此，為了使得檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范，并確保其安全性和有效性，需要結(jié)合其現(xiàn)存問題，利用信息技術(shù)創(chuàng)新管理手段、轉(zhuǎn)變管理觀念、完善管理機(jī)制，從而充分發(fā)揮檔案管理工作的根本效用。

作者:吳明清 單位:欽州市國土資源局

參考文獻(xiàn)：

篇5

首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。

美國經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾·戈德海伯于1997年指出，在以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會(huì)中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對地過剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)，其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時(shí)可以提高檔案的管理效率。

網(wǎng)上利用的開展，將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。以往檔案人員為開發(fā)檔案資源，為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時(shí)查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。

其次，使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時(shí)歸檔，盡快地提供利用。平時(shí)在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計(jì)算機(jī)中，各級部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見，年終歸檔時(shí)，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。這在科研、教學(xué)、設(shè)備等各類檔案管理中同樣適用。在學(xué)校諸多檔案中，許多檔案在形成時(shí)已由計(jì)算機(jī)處理，檔案館的工作只剩下編制相應(yīng)的檔號，整理上架。而計(jì)算機(jī)管理方面則只需對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，已不再需要大量的數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)錄入影響檔案計(jì)算機(jī)管理的“瓶頸”問題，已不復(fù)存在。

校園網(wǎng)中各類數(shù)據(jù)庫的建立，使各類數(shù)據(jù)“數(shù)出一門”，使各類歸檔的數(shù)據(jù)能非常及時(shí)、準(zhǔn)確。學(xué)校內(nèi)的管理對象多，且具有一定的流動(dòng)性，如學(xué)生入學(xué)與畢業(yè)、教職工的調(diào)離與退休等，要想準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)、動(dòng)態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后，才能查知，而通過網(wǎng)上計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案卻能隨時(shí)準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況。

1.2高校檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果

首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲(chǔ)的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。

許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內(nèi)外的專家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢資料、學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計(jì)算機(jī)從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機(jī)讀文件，即電子文件也就應(yīng)運(yùn)而生。

1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟

1.3.1通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展

90年代以來，我國先后筑起中國互聯(lián)網(wǎng)（Chinanet）、中國教育科研網(wǎng)（CER?鄄net）、中國科技網(wǎng)（CSTnet）和中國金橋網(wǎng)(ChinaGBnet)，并均與國際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進(jìn)，很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng)，至1996年底，已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET，800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

1.3.2高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)初見成效

自動(dòng)化是高校檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的必由之路。自20世紀(jì)80年代后期以來，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力，開發(fā)出數(shù)百個(gè)自動(dòng)化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。

1.3.3經(jīng)費(fèi)緊張狀況得到初步緩解

經(jīng)費(fèi)不足是影響檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的最大障礙。加大投入取決于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對現(xiàn)代化檔案館地位和作用的認(rèn)識(shí)程度。通過Internet、CERnet網(wǎng)可以看到，網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)越性和作用是巨大的，作為學(xué)校信息服務(wù)中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門已經(jīng)初步認(rèn)識(shí)到檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要性和緊迫性。領(lǐng)導(dǎo)的重視，預(yù)示著經(jīng)費(fèi)的加大投入。檔案館自身通過多種創(chuàng)收渠道增加收入，增強(qiáng)了造血功能。近年來，許多高校撥專款給檔案館購置了性能較好的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、激光打印機(jī)等設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到了極大改觀。

2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問題

2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題

事實(shí)上現(xiàn)有的高校檔案工作計(jì)算機(jī)管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，這種管理模式的特點(diǎn)是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計(jì)算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實(shí)體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動(dòng)的投入。表現(xiàn)在：

首先是檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動(dòng)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計(jì)算機(jī)中錄入。編目的實(shí)際目的是為了讓計(jì)算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。

其次是檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體。這樣做檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理發(fā)展也失去了外在的動(dòng)力。

2.2高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領(lǐng)導(dǎo)的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動(dòng)。而國家目前尚沒有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi)，也影響了我國檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。

2.2.2標(biāo)準(zhǔn)化水平低

由于歷史的原因，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)。功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。

2.2.3數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后

經(jīng)過多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均有不同程度的浮躁情緒，急功近利傾向嚴(yán)重。主要表現(xiàn)在建庫缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，根本無實(shí)質(zhì)性的資源司共享。

2.2.4經(jīng)費(fèi)保障率低

目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價(jià)格在不斷下跌，但檔案館網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費(fèi)投入較少，用于檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)非常有限，無法購置好的硬軟件，建立高起點(diǎn)的檔案館網(wǎng)絡(luò)，更談不上對設(shè)備的及時(shí)更新。目前經(jīng)費(fèi)仍是影響高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。

2.2.5人員整體素質(zhì)低弱

在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對檔案人員提出了更高的要求———不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識(shí)的導(dǎo)航員。目前高校檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，館內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

3高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想

3.1采用客戶機(jī)/服務(wù)器(Client／Server)體系結(jié)構(gòu)模式

客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)模式是通過網(wǎng)絡(luò)把分散的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)連接起來，系統(tǒng)把這些計(jì)算機(jī)根據(jù)其功能劃分為服務(wù)器與客戶機(jī)C／S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)處理方式同以往的“文件共享型”網(wǎng)絡(luò)處理方式相比，其主要的不同點(diǎn)在于將一種應(yīng)用分解成為若干部分，如用戶界面、商業(yè)邏緝和數(shù)據(jù)庫，并將這些部分交給多臺(tái)機(jī)器(包括工作站、一個(gè)或多個(gè)服務(wù)器)分別執(zhí)行，共同實(shí)現(xiàn)整體應(yīng)用。用戶在工作站(前臺(tái))看到的通常是用戶界面，當(dāng)前臺(tái)需要調(diào)用某些數(shù)據(jù)時(shí)，工作站向被稱為后臺(tái)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器（Server）發(fā)出請求，服務(wù)器即對此做出響應(yīng)，并把處理的結(jié)果返回給前臺(tái)，這樣工作站就成了數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的客戶（Client）。

C／S模式實(shí)際上是一種軟件運(yùn)行和組織方式，不是指工作站、服務(wù)器等硬件結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，它必須依賴網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)而存在，并且充分利用了網(wǎng)絡(luò)的資源優(yōu)勢，但它對具體的網(wǎng)絡(luò)硬件、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)并無嚴(yán)格的要求。在WindowsNT、Netware上均可以構(gòu)造起實(shí)用C／S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。服務(wù)器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機(jī)即可。

3.2建立基于Web的服務(wù)體系

在學(xué)校綜合集成管理信息中，檔案工作將以計(jì)算機(jī)管理檔案信息為主要形式，通過計(jì)算機(jī)檢索查詢和提供檔案信息將成為主要的服務(wù)方式，因此為利用者提供的信息組織結(jié)構(gòu)應(yīng)是網(wǎng)狀的，用戶可以根據(jù)自己的意志沿著信息之間的關(guān)系鏈進(jìn)行瀏覽，而不是按照規(guī)定途徑進(jìn)行檢索和查詢檔案信息。手工勞動(dòng)則成為輔助形式。而讓利用者通過Web瀏覽器訪問，是目前先進(jìn)、有效和最為大家樂于使用的訪問方式，因此高校檔案館都應(yīng)建立自己的Web服務(wù)器，向校內(nèi)外檔案利用者提供檔案信息服務(wù)。目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，使得在PC機(jī)上Web建立站點(diǎn)變得相當(dāng)?shù)暮唵危恍柽x用適當(dāng)?shù)腤eb服務(wù)器軟件，有些操作系統(tǒng)，如WindowsNT，已把建立Web服務(wù)器的功能內(nèi)置在系統(tǒng)之中。今后，值得檔案部門炫耀的不是擁有幾臺(tái)微機(jī)而是有無Web服務(wù)器。

3.3檔案信息的管理離不開數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的選擇要建立在Internet／Web技術(shù)基礎(chǔ)上，也就是說，選擇數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不僅要支持C／S體系結(jié)構(gòu)，還要支持分布式處理。既要具備聯(lián)機(jī)事務(wù)、處理數(shù)據(jù)安全性與可靠性的支持能力，又要有較強(qiáng)的安全控制能力，同時(shí)還要適應(yīng)多種硬件平臺(tái)、多種操作系統(tǒng)，并具備同其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行連接和交換數(shù)據(jù)的能力。現(xiàn)在高校檔案部門使用的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)多用DBase，F(xiàn)oxBASE，F(xiàn)oxPro等編寫，這些程序嚴(yán)格講僅是一般操作系統(tǒng)的延伸，作為數(shù)據(jù)庫管理軟件在單機(jī)狀態(tài)下應(yīng)用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統(tǒng)，它們無論在功能上，安全性和數(shù)據(jù)完整性等方面都不能很好的滿足需要。應(yīng)該選擇適用于多種操作系統(tǒng)，多種硬件平臺(tái)的具有多用戶、多任務(wù)和能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行，具有客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，如Ora?鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的SQLServer等。這些軟件不僅具有上述功能特點(diǎn)，而且還提供數(shù)據(jù)庫互連工具（ODBC驅(qū)動(dòng)程序）、數(shù)據(jù)庫———Web連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點(diǎn)上的數(shù)據(jù)庫服務(wù)。

篇6

1 改革傳統(tǒng)檔案的管理模式

為了實(shí)現(xiàn)信息化條件下檔案管理現(xiàn)代化需要從以下幾個(gè)方面對傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容進(jìn)行改革。

1.1 將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是對實(shí)質(zhì)的檔案進(jìn)行管理，主要保管內(nèi)容包括紙質(zhì)、圖片、錄像等形式的資料，對這些資料的整理、收集、記錄、分類等都需要由人工進(jìn)行，越來越多的檔案資料使管理人員的工作內(nèi)容更加繁瑣，并且這些實(shí)質(zhì)資料還會(huì)占據(jù)一部分空間，影響檔案管理人員的工作效率。

因此需要將原有的實(shí)質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，檔案的數(shù)據(jù)化、電子化可以有效減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高其工作效率，并且電子存儲(chǔ)的方式更利于對檔案的存儲(chǔ)及查閱，促使檔案管理工作向著高效的方向發(fā)展。

1.2 實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)方式的轉(zhuǎn)變

新科技的不斷進(jìn)步，也改變了檔案存儲(chǔ)的方式。傳統(tǒng)的檔案在進(jìn)行存儲(chǔ)管理中，需要花費(fèi)較多的人力和時(shí)間，而且還需要有場地的支持。新的存儲(chǔ)方式的出現(xiàn)，使檔案資源能夠在較小的空間內(nèi)實(shí)現(xiàn)對較多內(nèi)容的存儲(chǔ)，對于檔案資源的高效管理具有重要意義。隨著數(shù)字化管理的不斷深入，檔案資源也需要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)換。將電子信息資源進(jìn)行數(shù)字化的管理，不僅可以提高檔案管理人員的工作效率，還有效的實(shí)現(xiàn)了資源的合理配置與優(yōu)化，進(jìn)而對于實(shí)現(xiàn)檔案資源的現(xiàn)代化管理。

2 建立現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)

檔案信息管理系統(tǒng)是檔案管理信息化中的重要組成部分，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，檔案部門需要建立完善的檔案管理信息平臺(tái)，通過信息管理系統(tǒng)的使用，提高檔案管理工作信息化及現(xiàn)代化的程度，在建立現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)中需要注意以下內(nèi)容。

2.1 建立科學(xué)的管理程序

計(jì)算機(jī)管理程序的設(shè)定，對于未來檔案管理工作的開展具有重要意義，因此相關(guān)管理設(shè)計(jì)人員在進(jìn)行該模塊工作時(shí)，需要結(jié)合檔案管理工作的特點(diǎn)，以及檔案館的實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)計(jì)，保證檔案管理人員能夠迅速掌握，推動(dòng)工作的順利開展。

2.2 建立健全的安全防護(hù)系統(tǒng)

檔案中包含著許多機(jī)密資料及數(shù)據(jù)，一旦泄露所產(chǎn)生的影響非常大，因此需要建立完善的安全防護(hù)系統(tǒng)，并對其進(jìn)行定期的檢查，做好日常的信息平臺(tái)維護(hù)工作，防止系統(tǒng)漏洞造成數(shù)據(jù)泄露，保證檔案資料的機(jī)密性。

3 完善檔案管理體制

在檔案管理信息化條件下，原有的檔案管理體制已經(jīng)無法滿足檔案管理現(xiàn)代化的需求，因此需要依據(jù)現(xiàn)代化管理手段對原有的檔案管理體制進(jìn)行改革，其可以從以下兩個(gè)方面進(jìn)行管理體制的完善。

3.1 強(qiáng)化檔案管理體制的作用

相關(guān)部門要根據(jù)當(dāng)前發(fā)展的現(xiàn)狀以及檔案管理的實(shí)際情況，將現(xiàn)代化信息技術(shù)體現(xiàn)在當(dāng)前的檔案管理原則以及條例之中，進(jìn)而使檔案管理人員在開展工作時(shí)具有可遵循的依據(jù)，從而保證工作的有序開展，保證檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

3.2 加強(qiáng)各檔案館對數(shù)字化、現(xiàn)代化管理的重視

當(dāng)前一些檔案管理部門雖然引進(jìn)了相關(guān)的技術(shù)設(shè)備，但卻仍將人工操作作為主要的管理方式，從而導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。因此需要相關(guān)部門加強(qiáng)對檔案管理工作現(xiàn)代化的重視，積極將現(xiàn)代化的管理模式應(yīng)用到檔案管理之中，從而避免造成資源的浪費(fèi)，提升其檔案管理的水平。

4 提高檔案管理人員的自身素質(zhì)

信息化條件下檔案管理的現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)主要依靠的力量就是檔案管理人員，但當(dāng)前的檔案管理人員在現(xiàn)代化的管理方面仍存在一定的欠缺，因此需要相關(guān)部門加強(qiáng)對該方面內(nèi)容的管理，從而推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。為此，需要檔案管理的相關(guān)部門從以下幾個(gè)方面著手進(jìn)行：

4.1 加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)積累

現(xiàn)代化的檔案管理也需要現(xiàn)代化的檔案管理人員，需要檔案管理人員具備多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，從而更好的推進(jìn)工作的開展。為此，要求相關(guān)部門通過培訓(xùn)等方式，為檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，豐富自身的專業(yè)知識(shí)創(chuàng)造條件。同時(shí)，要求檔案管理人員要自覺的對當(dāng)前新的知識(shí)與內(nèi)容進(jìn)行了解與掌握，從而實(shí)現(xiàn)對自身素質(zhì)的完善。

4.2 加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)技能的學(xué)習(xí)

檔案管理信息化需要管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)水平并且可以使用相關(guān)的技術(shù)與設(shè)備，因此需要對其管理技術(shù)及專業(yè)技能進(jìn)行培訓(xùn)，根據(jù)管理人員自身的素質(zhì)水平及檔案管理工作中的需要進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，從而使其可以更有效的開展檔案管理工作。

4.3 增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)

由于檔案管理工作的特殊性，需要保證檔案管理人員對檔案管理有一定的安全意識(shí)。首先，通過對檔案管理人員職業(yè)道德素養(yǎng)的培訓(xùn)與安全意識(shí)的教育，提高其在檔案管理工作中的安全意識(shí)。并且通過與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議的方式，利用法律效力來約束其行為，從而達(dá)到保證檔案管理工作安全性的目的。

結(jié)束語

綜上所述，為了實(shí)現(xiàn)在檔案管理信息化條件下的檔案管理現(xiàn)代化，需要從改革管理模式、建立管理系統(tǒng)、完善管理體制、加強(qiáng)人員素質(zhì)幾個(gè)方面入手，通過對傳統(tǒng)管理模式的改進(jìn)與完善，使檔案管理工作形成一套新的管理體系，在信息化檔案管理的基礎(chǔ)上，使檔案管理工作走向現(xiàn)代化。在信息化時(shí)代，檔案管理工作只有走向信息化與現(xiàn)代化才符合時(shí)展的要求，因此需要協(xié)調(diào)好二者之間的關(guān)系，從而保證檔案管理工作的有效展開。

篇7

1 檔案管理信息化的特點(diǎn)及內(nèi)容

1.1 檔案管理信息化的特點(diǎn)

在實(shí)施檔案管理信息化過程中，相關(guān)管理政策等均有上級管理部門統(tǒng)一規(guī)劃并實(shí)施。檔案管理引入信息技術(shù)，標(biāo)志著電子檔案管理模式的形成，同時(shí)也是政府、企事業(yè)單位信息化管理的重要轉(zhuǎn)變標(biāo)志。利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理，能夠充分發(fā)揮信息管理優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)資源的有效整合和利用，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，并依托網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，對于提高檔案管理質(zhì)量有著積極的促進(jìn)作用。

1.2 檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

1.2.1 構(gòu)建起完善的全國性統(tǒng)一平臺(tái)

檔案管理信息化需要一定的硬件設(shè)施為基礎(chǔ)，硬件建設(shè)也是實(shí)現(xiàn)信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。這就需要在地方檔案管理信息化建設(shè)中與國家檔案建設(shè)保持同步，只有這樣才能發(fā)揮電子信息平臺(tái)的整合作用。

1.2.2 實(shí)現(xiàn)規(guī)范化建設(shè)

檔案管理向信息化的轉(zhuǎn)變，必須有相應(yīng)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)組織需要進(jìn)行充分調(diào)研，根據(jù)既有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)逐漸探索與時(shí)展相適應(yīng)的信息化管理模式。

1.2.3 完善檔案資源建設(shè)

信息資源是檔案管理的重要內(nèi)容，同時(shí)也是制定組織發(fā)展戰(zhàn)略的重要依據(jù)。為了保證信息資源的實(shí)效性和實(shí)用性，在檔案管理中需要充分整合數(shù)據(jù)庫資源，建立數(shù)字檔案基地，從而實(shí)現(xiàn)公共檔案數(shù)字資源的有效補(bǔ)充。

1.2.4 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)的檔案信息化管理的技術(shù)支持，通常來說應(yīng)用系統(tǒng)需要具備良好的兼容功能，能夠保證常規(guī)檔案應(yīng)用需求，在軟件選擇上需要注重通用化和操作性。

1.2.5 培養(yǎng)信息化管理人才

檔案管理信息化的發(fā)展，關(guān)鍵因素在于與之相適應(yīng)的人才。因此，檔案管理單位需要切實(shí)把好人才培養(yǎng)、引進(jìn)觀，為檔案信息化管理創(chuàng)造更優(yōu)越的人才環(huán)境。

2 信息化時(shí)代檔案管理工作面臨的問題

2.1 管理信息規(guī)劃和體制落后

根據(jù)調(diào)查分析發(fā)現(xiàn)造成我國檔案管理工作信息規(guī)劃設(shè)計(jì)滯后的原因是多方面的：第一，我國檔案管理體制落后，檔案資源在空間分布上是相互分離的，受制于資金和權(quán)限等因素?zé)o法在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一設(shè)計(jì)和規(guī)劃檔案信息資源。第二，檔案信息化具有很大的不確定性，因?yàn)闄n案的數(shù)字化信息化正在建設(shè)中，處在不斷的發(fā)展變化過程中，這樣就不好設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng)，所以導(dǎo)致信息化檔案不夠全面和真實(shí)。對于檔案信息化首先要完成的是整合分裂的檔案資源，既要整理歷史檔案，工作中正在生成的檔案也要納入信息化系統(tǒng)，但是要實(shí)現(xiàn)信息檔案的共享還有一定的困難。

2.2 檔案管理服務(wù)手段落后

進(jìn)入信息化時(shí)代以來我國認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性和必要性，大力建設(shè)信息高速公路，大背景下我國檔案管理信息化水平不斷提高，但是距離社會(huì)的需要還有很大的距離。我國檔案資源不夠完整全面，在檔案查詢和對接方面技術(shù)落后，無法達(dá)到用戶的使用要求。很多檔案管理人員在工作中還是手工檢索和編輯，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料不按時(shí)歸還的現(xiàn)象，影響了檔案信息的完整性和安全性。

2.3 缺少高素質(zhì)的檔案管理人員

檔案管理看似是很簡單的工作，但是它需要強(qiáng)烈的責(zé)任心，因?yàn)闄n案管理枯燥乏味，需要良好的職業(yè)道德來支撐繁重的工作。檔案管理又有一定的專業(yè)性，需要檔案管理專業(yè)知識(shí)和一定的信息技術(shù)才能勝任，目前我國檔案管理人員很少是科班出身，缺少專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)，影響了檔案管理信息化的創(chuàng)新工作。

2.4 檔案管信息化創(chuàng)新缺少制度保障

檔案資料復(fù)雜、繁多，檔案管理需要科學(xué)制度的保障，這樣才能提高檔案管理的安全性和工作效率。但是目前我國檔案管理工作缺少標(biāo)準(zhǔn)化的制度保障，同時(shí)部門溝通不暢，導(dǎo)致單位信息流通不暢。這些弊端影響了信息化時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新，甚至導(dǎo)致信息外露影響檔案信息的安全，阻礙了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

3 信息化時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

3.1 創(chuàng)新信息化檔案管理理念

要?jiǎng)?chuàng)新信息化檔案管理工作理念，為信息化時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展奠定重要的理念基礎(chǔ)，并對其日常管理工作作出正確的思想指導(dǎo)，引導(dǎo)檔案管理工作朝著數(shù)字化、現(xiàn)代化和質(zhì)量化的方向發(fā)展。在日常檔案管理工作過程中，相關(guān)管理人員要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)思想，對檔案信息化管理工作給予高度重視，充分認(rèn)識(shí)到信息化對提高檔案管理工作質(zhì)量的重要作用。同時(shí)，相關(guān)工作人員要樹立創(chuàng)新意識(shí)，敢于拼搏和研發(fā)，管理理念要不斷與時(shí)俱進(jìn)，提升管理工作的實(shí)效性，以便更好地為人民服務(wù)。

3.2 檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新

首先在檔案收集和上傳方面要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。信息化時(shí)代檔案管理的重要一環(huán)是收集和錄入信息，和紙質(zhì)檔案資源相比，信息化的檔案Y源管理依靠工作人員的下載和上傳，在這個(gè)過程中出現(xiàn)問題就影響了檔案信息的真實(shí)性，所以工作人員必須充分利用信息技術(shù)，利用程序軟件實(shí)現(xiàn)資源的自動(dòng)化管理，確保檔案信息的真實(shí)有效。其次，實(shí)現(xiàn)資源在線查詢服務(wù)，信息技術(shù)的發(fā)展極大地方便了人們的生活，也改變了人們工作和生活的方式，人們更加依賴信息技術(shù)帶來的便捷性和時(shí)效性。傳統(tǒng)檔案管理必須去檔案館室查閱文獻(xiàn)，耗費(fèi)時(shí)間，檔案管理服務(wù)創(chuàng)新就是要利用信息技術(shù)開放檔案查詢端口，讓人們隨時(shí)隨地使用檔案資源。

3.3 提高檔案管理人員素質(zhì)

第一，每個(gè)勞動(dòng)者都需要具備一定的職業(yè)道德，檔案管理人員也不例外，愛崗敬業(yè)、一定的事業(yè)心和責(zé)任感是做好任何一份工作的前提。只有具備良好職業(yè)道德的檔案管理人員才能積極投入工作，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)工作中的問題并研究解決辦法，推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。第二，檔案管理有一定專業(yè)性，管理人員必須具備專業(yè)知識(shí)和一定的信息技術(shù)，關(guān)注社會(huì)變遷和檔案工作的發(fā)展，這樣才能勝任新時(shí)代的檔案管理工作，才能有創(chuàng)新管理的能力。另外，現(xiàn)代社會(huì)各界普遍對人才提出了創(chuàng)新要求，檔案管理人員也要有一定創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力，破除陳舊觀念和成規(guī)，用創(chuàng)新的方式解決工作中遇到的各種問題。

3.4 加強(qiáng)制度管理，確保檔案安全

檔案管理工作因?yàn)橹贫炔煌晟疲芾聿灰?guī)范，容易造成檔案機(jī)密的泄露影響檔案管理安全。所以，在進(jìn)行檔案信息化管理創(chuàng)新的同時(shí)必須高度重視檔案資源的安全問題。相關(guān)部門要建立科學(xué)嚴(yán)密的管理制度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全建設(shè)，確保我國檔案信息的安全。

4 結(jié)束語

在信息化時(shí)代，檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)對檔案的信息化管理，加強(qiáng)檔案資源的信息化建設(shè)，建立完善的檔案信息安全體系和檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案信息化管理的安全性和規(guī)范性，提高檔案信息化管理的質(zhì)量，把創(chuàng)新成果變成實(shí)實(shí)在在的產(chǎn)業(yè)活動(dòng)。

參考文獻(xiàn)

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篇8

1 “大數(shù)據(jù)”時(shí)代有關(guān)檔案信息安全問題概述

1.1 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全不穩(wěn)定問題

計(jì)算機(jī)是人們?nèi)粘Ｉ钪卸紩?huì)使用的一樣工具，起著幫助人們學(xué)習(xí)娛樂和生活的作用，但它的安全性一直都不能得到保證，而大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)的傳輸、數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、數(shù)據(jù)的查閱都離不開計(jì)算機(jī)，這樣就給檔案的信息安全帶來了隱患，雖然現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)不斷的在進(jìn)步，但依然存在很多安全問題，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境錯(cuò)綜復(fù)雜，計(jì)算機(jī)的硬件雖然及時(shí)更新，但也抵擋不住網(wǎng)絡(luò)上的人為攻擊，比如黑客和一些不法分子，利用病毒的入侵獲取檔案資源和各種信息數(shù)據(jù)，給檔案資料庫帶來嚴(yán)重的損失，導(dǎo)致檔案資源被泄露，網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)崩潰的現(xiàn)象。

1.2 信息存儲(chǔ)安全問題

在改變傳統(tǒng)檔案儲(chǔ)存的紙質(zhì)結(jié)構(gòu)后，我們使用最多的就是電腦磁盤，光盤，硬盤儲(chǔ)存，雖然給信息的儲(chǔ)存帶來方便，提高了檔案的便攜性，但是和紙張對比說，電子產(chǎn)品的壽命并不是永久的，它有一定的磨損率，在耐用性上面也不是很樂觀，對儲(chǔ)存的環(huán)境要求也相當(dāng)?shù)母撸诓贿m的環(huán)境中，有時(shí)候一杯水，或者一次磕碰都會(huì)帶來不可挽回的數(shù)據(jù)損失，如今科技發(fā)展快，生產(chǎn)計(jì)算機(jī)的商家因?yàn)楦偁庩P(guān)系，幾乎每天都在有所變化，我們固有的檔案資料儲(chǔ)存框架格式在計(jì)算機(jī)新科技的不斷更新中，可能會(huì)失效無法操作更改，數(shù)據(jù)庫的升級跟不上計(jì)算機(jī)的腳步，導(dǎo)致很多檔案的信息變成亂碼、破損甚至丟失。

1.3 非法訪問問題

從前的檔案安全管理，因?yàn)槭菣n案的實(shí)體性，只需要提防有不法分子偷偷進(jìn)入檔案館竊取檔案信息資料，或嚴(yán)格規(guī)定檔案管理者提取檔案必須進(jìn)行登記和寫清詳細(xì)情況便可，現(xiàn)在的檔案管理與網(wǎng)絡(luò)對接，網(wǎng)絡(luò)的范圍之大，背后的每個(gè)網(wǎng)民都可以使用其資源，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，非法訪問數(shù)不勝數(shù)，網(wǎng)絡(luò)上的不法分子通過網(wǎng)絡(luò)對檔案資料庫進(jìn)行攻擊，從而竊取其中的檔案信息，有些重要的檔案信息也在其中不保，非法入侵的頻繁得手，究其原因，主要是因?yàn)楣芾砣藛T有些對計(jì)算機(jī)操作不熟練，電腦不安裝殺毒軟件，防火墻未開，管理系統(tǒng)的密碼過于簡單，權(quán)限用戶的分配不合理，等諸多問題。導(dǎo)致不法分子可以輕松攻破電子檔案數(shù)據(jù)庫，隨意對其中的檔案資料進(jìn)行更改、竊取、閱讀，在防治非法訪問的問題上，也采取了辦法，但也都只是可以堅(jiān)持一段時(shí)間，不能長遠(yuǎn)防治，防治在進(jìn)步，黑客等不法分子的手段也在跟著變化，目前我國對徹底抑制網(wǎng)絡(luò)攻擊還沒有研究出完全的辦法。

1.4 風(fēng)險(xiǎn)的種類

1.4.1 自然環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)機(jī)房不符合規(guī)范要求，存在環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)因素。

1.4.2 硬件系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、客戶端、存儲(chǔ)設(shè)備等損壞、故障、老化風(fēng)險(xiǎn)。

1.4.3 應(yīng)用系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)用系統(tǒng)架構(gòu)、應(yīng)用系統(tǒng)功能、應(yīng)用系統(tǒng)性能等方面，不完備、設(shè)計(jì)存在缺陷。

2 提高“大數(shù)據(jù)”時(shí)代檔案信息安全的手段

2.1 制定目標(biāo)，減少風(fēng)險(xiǎn)

在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，明確我們要運(yùn)用檔案來做什么，只有明確了目標(biāo)，才能高效地進(jìn)行檔案管理，妥善保留有用的檔案信息，銷毀沒用的檔案信息，從而有效地節(jié)省查找檔案信息的時(shí)問。確定了目標(biāo)，才能把人力資源和時(shí)問資源利用在有用的檔案信息的查找和管理上，以提高服務(wù)質(zhì)量。此外，還應(yīng)該把檔案信息安全分類管理，可以將檔案信息管理安全分為檔案數(shù)據(jù)采集安全、檔案信息管理系統(tǒng)安全、檔案數(shù)據(jù)提供利用安全，設(shè)立專門的檔案部門，安排專門的檔案人員負(fù)責(zé)各個(gè)檔案部分的管理工作，每個(gè)環(huán)節(jié)都設(shè)立問責(zé)制，以提高檔案信息安全管理的質(zhì)量和效率；在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，由于數(shù)據(jù)內(nèi)容過于龐大，造成了檔案信息失真和不規(guī)律，一些錯(cuò)誤的信息參雜進(jìn)來使信息混亂，這對于檔案信息數(shù)據(jù)分析人員來說無疑是一個(gè)很大的挑戰(zhàn)，這就要求檔案信息數(shù)據(jù)分析人員在檢驗(yàn)和查詢時(shí)要注意信息的真實(shí)有效性。因此，在收集檔案大數(shù)據(jù)信息之后，檔案管理人員應(yīng)該積極進(jìn)行分析和效驗(yàn)，成立不同的數(shù)據(jù)模型，將數(shù)據(jù)分類存放，刪除不準(zhǔn)確的檔案信息，確保保管的檔案信息真實(shí)有效。

2.2 掌控“大數(shù)據(jù)”進(jìn)展，隨大數(shù)據(jù)的發(fā)展而發(fā)展

運(yùn)用“大數(shù)據(jù)”信息改變了各行各業(yè)的運(yùn)營模式的同時(shí)，也提高了工作效率。“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的信息具備數(shù)據(jù)量大、運(yùn)作速度快、更新速度快的特點(diǎn)，當(dāng)然還具備隨機(jī)性和復(fù)雜性，一般以文字、音頻、視頻為載體進(jìn)行儲(chǔ)存和傳播，但是很多文字、圖片、音頻、視頻會(huì)出現(xiàn)格式不符的問題，這是一大挑戰(zhàn)，信息的傳遞應(yīng)該更具便捷性。隨著人們對信息的處理工具要求更高，檔案信息應(yīng)該不斷借鑒“大數(shù)據(jù)”中非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫的處理方法，應(yīng)避免因?yàn)榉莾?nèi)容性問題導(dǎo)致的檔案信息流失的現(xiàn)象。

2.3 建立檔案數(shù)據(jù)庫，保證檔案信息安全

保障檔案信息安全的最重要內(nèi)容是完善信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，用戶通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)進(jìn)行交流和溝通，在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，信息數(shù)據(jù)庫的信息內(nèi)容直接關(guān)系到檔案信息是否安全。由于檔案信息具有數(shù)量繁多、種類繁多、構(gòu)造復(fù)雜等特點(diǎn)，增加了建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫的難度，檔案管理人員對于數(shù)據(jù)庫的精準(zhǔn)篩查是保障數(shù)據(jù)庫準(zhǔn)確性、穩(wěn)定性和完整性的前提條件。此外，建立檔案數(shù)據(jù)中心也是保障檔案信息安全的必要手段，隨著檔案數(shù)據(jù)信息的累計(jì)，檔案數(shù)據(jù)問題的不斷涌現(xiàn)，以往的檔案數(shù)據(jù)中心由于設(shè)備落后、空間狹小、監(jiān)控缺乏，己不足以支撐檔案數(shù)據(jù)信息的安全，因此，檔案數(shù)據(jù)中心的建立應(yīng)該以運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)為標(biāo)準(zhǔn)，以提供快速化、自動(dòng)化、管理集中化的服務(wù)。

結(jié)束語

檔案的信息安全工作，在大數(shù)據(jù)的時(shí)代下，顯得十分重要，檔案信息安全工作從不是一蹴而就的，它需要在多方面的下，長久堅(jiān)持陣地，在管理工作上制定上完善的管理機(jī)制，工作人員在檔案的安全信息管理方面認(rèn)真負(fù)責(zé)，只有這樣才能提高整體數(shù)據(jù)庫的管理，不能在出現(xiàn)安全問題時(shí)才想到挽回，確保檔案信息安全的穩(wěn)步向上發(fā)展路線，循序漸漸的完成，慢慢積累出安全問題的對策，長久的堅(jiān)持才能做到更好。

參考文獻(xiàn)

篇9

企業(yè)檔案客觀地記錄了本企業(yè)的歷史情況，是最可靠、最為直接的信息，是企業(yè)各職能部門在經(jīng)營、生產(chǎn)、管理等活動(dòng)中直接形成的，而非編造和加工的，是第一手信息。從檔案的本形態(tài)來看，它保留著最真實(shí)的歷史痕跡，為后人提供了重要的依據(jù)。就說文書檔案在按件裝訂、分類、編號、編目、裝盒排架等基礎(chǔ)工作中，每一份批示單、正本、附件、發(fā)文稿、有關(guān)人員修改的手稿等等都是構(gòu)成元素的原貌，是最基礎(chǔ)的，也是最重要的，同時(shí)也是后人的參照物。這些檔案收集的工作是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等活動(dòng)中的真實(shí)記錄，是企業(yè)信息產(chǎn)業(yè)的組成部分，相當(dāng)于樹的“根”，房屋的“地基”，在現(xiàn)代化企業(yè)管理的過程中起到至關(guān)重要的助推作用。正因?yàn)闄n案是根基、是參照物，這更要求管理者要有很強(qiáng)的管理意識(shí)和責(zé)任感。只有這樣才能保證資料的原始性，以及復(fù)核的準(zhǔn)確性和查證的正確性。嚴(yán)格按照《檔案法》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，根據(jù)國家檔案局的相關(guān)管理辦法及其他有關(guān)檔案管理工作的規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際進(jìn)行歸檔工作。檔案管理是現(xiàn)代化企業(yè)的管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展和維護(hù)企業(yè)及職工根本利益的一項(xiàng)十分重要的工作。

2.強(qiáng)化檔案是企業(yè)資產(chǎn)的觀念。

在現(xiàn)代化企業(yè)中，無論是文書檔案、科技檔案還是專門檔案，都是全體成員從事生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)的勞動(dòng)累積和智慧結(jié)晶，是企業(yè)發(fā)展歷程中的真實(shí)憑據(jù)。日積月累的檔案一旦丟失，后期就會(huì)動(dòng)用許多人力、物力、財(cái)力去尋找或補(bǔ)救相關(guān)事宜。從經(jīng)濟(jì)觀的角度來看，這些時(shí)間成本和經(jīng)濟(jì)成本都是非常重要的，所以檔案是企業(yè)的財(cái)富、是非常重要的資產(chǎn)。只有認(rèn)識(shí)到這點(diǎn)，我們才會(huì)更認(rèn)真的去收集、整理、保護(hù)、利用這些資產(chǎn)，才會(huì)用心做好檔案管理工作。

3.強(qiáng)化檔案在現(xiàn)代企業(yè)建設(shè)中具有唯一性的觀念。

企業(yè)檔案真實(shí)地記錄著企業(yè)從事生產(chǎn)經(jīng)營管理、科技創(chuàng)新和企業(yè)文化建設(shè)的全部情況，映證了企業(yè)成長的歷程。企業(yè)檔案從企業(yè)的創(chuàng)建開始產(chǎn)生，通過真實(shí)的記錄、收集（有缺陷的盡快修訂），耐心的整理，精心的鑒別、安全的保存，才達(dá)到有效的利用。這些是獨(dú)一無二的，唯一性的原始記錄為今天的企業(yè)建設(shè)起到更好的憑證支撐和信息支撐作用。假如不收集、不整理、不防火、不防盜、不防潮、不保密等，任其流失在市場中，那企業(yè)的損失是無法估測的，又何談建設(shè)、發(fā)展？

4.強(qiáng)化檔案具有實(shí)用效益的觀念。

每份檔案都是有價(jià)值的，只有精心整理好檔案資源，才能更好地利用。只有認(rèn)真的“收”、科學(xué)的“管”才能有效的“用”。曾經(jīng)有人說檔案是真金白銀，我覺得很有道理，因?yàn)閺闹胁檎业哪骋粋€(gè)數(shù)據(jù)可以為企業(yè)節(jié)約很多資金，減少很多不必要的環(huán)節(jié)……因?yàn)樗拇嬖冢捅苊庠偻顿Y大量的時(shí)間和資金等，無形中高效的參與了企業(yè)新的建設(shè)，其實(shí)用性更體現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)效益。

二、體制創(chuàng)新，才能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展

只有對企業(yè)檔案管理工作的機(jī)構(gòu)、制度和機(jī)制更新才能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。

1.擴(kuò)大企業(yè)檔案工作內(nèi)涵深化外延。

企業(yè)要發(fā)展，檔案工作就的調(diào)整思路，加快步伐跟上節(jié)奏。檔案資源的建設(shè)和整合工作需要開拓新思路。必須加快落實(shí)最新的國家檔案局10號令，明確歸檔范圍和期限，以及對照片、光盤等實(shí)物的歸檔……爭取達(dá)到與時(shí)俱進(jìn)，在實(shí)體整合的基礎(chǔ)上向信息整合轉(zhuǎn)變。整合不同的資源、資料、信息等等，采用現(xiàn)代化的管理手段，使檔案能靈活的、高效的利用。

2.制定完善企業(yè)檔案管理制度、創(chuàng)新機(jī)制。

企業(yè)要發(fā)展，就需要建立和完善適合本企業(yè)的檔案管理制度。集中保管檔案，明確管理職責(zé)。制定檔案工作流程，使其操作規(guī)范和安全。有了相關(guān)的制度的規(guī)范和約束，才能健康而有序的發(fā)展。明確檔案管理的職能部門和管理人員，制定企業(yè)文件材料歸檔的基本要求、歸檔范圍、歸檔期限、歸檔時(shí)間等，并依據(jù)制度對其他部門進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，以達(dá)到對檔案目錄匯集和使用調(diào)控。充分調(diào)動(dòng)大家的工作積極性，這樣有利于提高職工的檔案責(zé)任意識(shí)和義務(wù)意識(shí)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。促使辦公有序化、以便于文件材料的形成、積累、管理、歸檔良性運(yùn)行，才能給企業(yè)創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益。

篇10

檔案管理工作中，包含大量的信息資源，在信息時(shí)代背景下，相關(guān)工作人員在采集、保存以及傳遞相關(guān)信息資源的過程中，可以加大對信息技術(shù)的應(yīng)用力度，通過信息技術(shù)，促使檔案信息資源更加充分的利用具有重要意義。傳統(tǒng)的檔案管理工作開展過程中，信息資源的記錄、保存等工作都是人為操作的，而信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)和數(shù)字化管理取代了傳統(tǒng)的檔案管理工作流程，極大地提升了工作效率，同時(shí)工作中的誤差現(xiàn)象減少。[1]值得注意的是，在應(yīng)用信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)進(jìn)行檔案管理的過程中，必須統(tǒng)一由行政部門監(jiān)督和規(guī)劃下展開。

在信息時(shí)代背景下，檔案管理工作主要呈現(xiàn)出以下特點(diǎn)：首先，信息時(shí)代背景下，我國在積極進(jìn)行檔案管理工作的過程中，相關(guān)部門應(yīng)針對相關(guān)工作內(nèi)容以及性質(zhì)，制定健全的法律法規(guī)，對檔案管理工作流程以及內(nèi)容進(jìn)行明確的規(guī)范；其次，信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，促使電子檔案取代了傳統(tǒng)的實(shí)物檔案，這成為各個(gè)領(lǐng)域在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過程中的一個(gè)重要標(biāo)志；最后，同傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理極大地提升了工作效率。[2]

2 傳統(tǒng)檔案管理中的不足

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜性和系統(tǒng)性的工作，在對檔案進(jìn)行全面搜集的基礎(chǔ)上，進(jìn)行詳細(xì)的整理，工作人員針對整理以后的檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行專業(yè)的鑒定，將具有價(jià)值和應(yīng)用意義的檔案進(jìn)行妥善的保管，接下來是對大量的檔案進(jìn)行編目和檢索處理，在充分的統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)上，針對檔案不同的用途對其進(jìn)行編輯，最后提供給相關(guān)部門和工作人員進(jìn)行利用。收集到的全部檔案是檔案管理工作開展的主體，而利用檔案展開工作的人員是檔案管理的服務(wù)對象。[3]

然而，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，存在很多的不足：首先，運(yùn)輸困難。同單純的紙制品不同，檔案還包含絲帛等材質(zhì)，這導(dǎo)致檔案在運(yùn)輸過程中，如果產(chǎn)生碰撞等現(xiàn)象將造成其發(fā)生嚴(yán)重的損傷。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方法對運(yùn)輸提出了較高的要求。其次，保存困難。針對傳統(tǒng)的檔案管理工作來講，對信息資源的保持常應(yīng)用紙質(zhì)檔案的方式，少數(shù)檔案在保存的過程中，需要對影響、照片、絲織品等方式進(jìn)行利用，這些材質(zhì)對存放環(huán)境的要求較高，如果將其長期存放于潮濕或者陽光過于充足的地點(diǎn)，將造成其發(fā)生氧化和腐爛現(xiàn)象，從而導(dǎo)致信息資源的缺失。與此同時(shí)，在應(yīng)用這種方式進(jìn)行檔案管理的過程中，工作人員需要定期的對其進(jìn)行護(hù)理，而護(hù)理的過程也是非常復(fù)雜的，需要耗費(fèi)大量的人力和物力。最后，利用難度高。檔案管理過程中，需要面對較多的信息資源，工作人員對其進(jìn)行整理以及編輯的過程中，雖然耗費(fèi)了大量的時(shí)間，然而也不可能將其完全進(jìn)行分類，因此使用者在對其進(jìn)行利用的過程中，通常也需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行查找。[4]同時(shí)，還有很多檔案在保存過程中是孤本，只有在謄寫以后才能夠進(jìn)行利用等，這一過程中耗費(fèi)了大量的時(shí)間，同時(shí)檔案資源的利用率嚴(yán)重降低。

3 信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略

3.1 管理方面

在信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)以日新月異的速度飛速發(fā)展，能夠滿足人們?nèi)粘９ぷ骷吧钪懈鱾€(gè)領(lǐng)域的不同需求。因此，現(xiàn)階段針對我國檔案信息化管理相對分散的現(xiàn)狀，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)當(dāng)從檔案管理的需求出發(fā)，積極構(gòu)建專門的檔案管理系統(tǒng)。更重要的是，促使檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)集中統(tǒng)一性。在這一管理模式當(dāng)中，必須全面登記造冊全部的檔案，將所有的信息資源規(guī)范記錄到總系統(tǒng)當(dāng)中，提升檔案整體利用效率。同時(shí)，這一過程中，如果個(gè)別單位在運(yùn)行過程中，因技術(shù)或自然環(huán)境等客觀因素導(dǎo)致信息系統(tǒng)發(fā)生故障或者信息文件發(fā)生損壞和丟失的現(xiàn)象，也可以利用總系統(tǒng)當(dāng)中的文件繼續(xù)開展各項(xiàng)工作，不會(huì)造成更加嚴(yán)重的損失。[5]在實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一集中化檔案管理的過程中，應(yīng)保證各個(gè)相關(guān)部門能夠應(yīng)用統(tǒng)一的軟件和技術(shù)進(jìn)行檔案管理，促使檔案管理更加具有規(guī)范性，同時(shí)對于有效保護(hù)各項(xiàng)信息資源具有重要意義。

3.2 信息共享方面

信息技術(shù)應(yīng)用過程中，最大的優(yōu)勢就是拉近了人與人、部門與部門之間的距離，能夠進(jìn)行更加快速的信息傳遞和共享。針對檔案管理工作來講，由于我國始終存在各部門分散管理的特點(diǎn)，因此信息的交流和應(yīng)用程度也相對較低，信息資源的利用程度低，不利于相關(guān)領(lǐng)域提升工作效率，并實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展。在這種情況下，新時(shí)期我國在積極進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的過程中，不僅要構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建獨(dú)立的平臺(tái)，促使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)高度的共享。該平臺(tái)運(yùn)行過程中，工作人員應(yīng)對各種資源進(jìn)行分類，平臺(tái)使用者可以及時(shí)找到有助于自身工作的信息，有條理的選取和應(yīng)用資料。在這種情況下，檔案管理總部門在運(yùn)行過程中，應(yīng)積極制定相關(guān)措施，鼓勵(lì)下屬各部門在日常工作中加大交流力度，各部門在明確自身工作重心的基礎(chǔ)上，加大合作力度，提升對資源的利用率，從而為各項(xiàng)工作更加高效的開展奠定良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，各部門在日常上傳資料的過程中，也應(yīng)當(dāng)對資料的名稱、來源等進(jìn)行清晰的標(biāo)注，從而為使用者的查詢提供便利。

3.3 工作人員方面

篇11

檔案是一種借助紙質(zhì)形式和電子形式幫助人們記錄文字、聲像等信息的社會(huì)資源，它既保留了歷史的變革與發(fā)展歷程，又為人們利用信息提供了條件。隨著信息時(shí)代的到來，現(xiàn)代信息技術(shù)逐步滲透到了檔案管理工作之中，對此，我們應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的變化積極探索有效措施以促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新。

2.檔案管理工作創(chuàng)新的必然性及意義體現(xiàn)

信息時(shí)代下，傳統(tǒng)檔案管理方式的缺點(diǎn)日益顯現(xiàn)，總結(jié)起來有如下四點(diǎn)：第一，檔案管理工作理念落后。傳統(tǒng)的檔案管理理念為“重視收藏，忽視實(shí)用”，是一種相對狹隘的理念思想，無法適應(yīng)信息時(shí)代“信息量大，實(shí)用性強(qiáng)”的檔案管理要求。第二，檔案管理方式落伍。傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過手工編輯及檢索實(shí)施的，無法及時(shí)并完整地對檔案資料進(jìn)行歸檔。在信息時(shí)代下，這種傳統(tǒng)的工作方法已經(jīng)無所適從[1]。第三，工作隊(duì)伍整體素養(yǎng)較低。信息時(shí)代下的檔案管理工作要求相關(guān)工作人員掌握更多的檔案管理知識(shí)，并掌握相關(guān)計(jì)算機(jī)使用技能。第四，檔案資料的保密措施有待改善。傳統(tǒng)的檔案資料基本是以紙質(zhì)形式保存的，而信息時(shí)代下則增加了電子信息的形式，所以傳統(tǒng)的保存及保密措施已難以適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作。這些缺點(diǎn)的出現(xiàn)在客觀上要求檔案管理工作順應(yīng)時(shí)展，及時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新與改革。

現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)了電子信息的出現(xiàn)，尤其是電子檔案的自動(dòng)化收錄與管理實(shí)現(xiàn)了對于傳統(tǒng)檔案管理方式的突破，有效提高了檔案管理工作人員的工作效率及檔案使用人員的利用效率。另外，信息時(shí)代下檔案管理工人員不斷更新管理方式及服務(wù)方式，在客觀上實(shí)現(xiàn)了信息的時(shí)效性、服務(wù)的效率性、檔案使用的有效性。

3.信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新

3.1促進(jìn)檔案管理工作理念的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理工作重視檔案的收藏意義，卻忽視了檔案的實(shí)際使用意義，這樣的管理理念無法實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代下檔案資源的功能價(jià)值，對此，我們必須努力革新檔案管理的工作理念，既重視其收藏價(jià)值，更注重其實(shí)用價(jià)值。具體來說可從如下兩個(gè)方面著手：第一，促進(jìn)檔案管理工作人員形成現(xiàn)代創(chuàng)新意識(shí)。思想意識(shí)的創(chuàng)新是檔案管理工作創(chuàng)新的首要前提，是創(chuàng)新效果實(shí)現(xiàn)的必然要求，另外信息時(shí)代的到來促進(jìn)了檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化及社會(huì)化的轉(zhuǎn)變。所以工作人員必須順應(yīng)時(shí)代要求，及時(shí)摒除傳統(tǒng)的重藏輕用思想，敢于探索、敢于嘗試，努力實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子信息化，為日后的便捷管理及使用提供基礎(chǔ)。第二，促使檔案管理工作人員形成檔案使用的效率意識(shí)。首先，檔案管理工作人員要明確檔案整理的根本目的在于對檔案的使用。其次，工作人員要正視檔案管理，要以良好的心態(tài)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對待工作。最后，檔案管理工作人員要明確并重視檔案的實(shí)用價(jià)值，在工作中努力提高自己的效率意識(shí)[2]。

3.2促進(jìn)檔案管理服務(wù)方式的創(chuàng)新

檔案管理工作創(chuàng)新的基本承載體是服務(wù)方式的創(chuàng)新。對服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新的途徑有如下三種：第一，要努力加強(qiáng)對電子檔案資料的自動(dòng)化管理。信息時(shí)代下檔案管理工作的一個(gè)關(guān)鍵性問題就是電子檔案資料的自動(dòng)化上傳與整理，這種電子檔案資料通過簡單的下載便可實(shí)現(xiàn)科學(xué)及有效的使用。對此，必須努力加強(qiáng)對于電子檔案資料的自動(dòng)化管理，以實(shí)現(xiàn)檔案管理人員及檔案使用人員能夠在第一時(shí)間上傳、接收、收集并整理電子檔案信息[3]。第二，積極構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。傳統(tǒng)的檔案利用方式需要由專人到檔案部門進(jìn)行搜索和查詢，耗時(shí)較長，且工作效率相對較低，難以適應(yīng)信息時(shí)代對于信息實(shí)效性及有效性的要求。對此，我們應(yīng)有效利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，努力構(gòu)建具有開放性、廣泛性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。第三，促進(jìn)檔案部門之間的“十字聯(lián)合”，有效實(shí)現(xiàn)資源共享。所謂“十字聯(lián)合”是縱向聯(lián)合與橫向聯(lián)合的結(jié)合體。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人類所積累的信息量與日俱增，對于這些豐富的資源，單靠某個(gè)或某幾個(gè)檔案部門是無法實(shí)現(xiàn)對于所有信息的收集與管理的，這就要求檔案部門打破傳統(tǒng)的“各自執(zhí)政”局面，積極開展橫向和縱向聯(lián)合，以有效實(shí)現(xiàn)資源的共享。

3.3有效加強(qiáng)檔案資料的保密工作

現(xiàn)代信息技術(shù)就像一把雙刃劍，一方面給檔案管理工作帶來便利及機(jī)遇，另一方面給檔案資料的保密工作帶來隱患。在使用計(jì)算機(jī)的過程中，隨時(shí)都會(huì)出現(xiàn)設(shè)備故障、病毒感染、操作失誤、存儲(chǔ)丟失、人為破壞等問題，不利于檔案信息的保存與保密。對此，必須采取有效措施以加強(qiáng)檔案資料的保密工作，第一，檔案管理部門應(yīng)啟用安全性能高的軟件系統(tǒng)以保障系統(tǒng)安全。第二，禁止在檔案管理及使用過程中與外網(wǎng)鏈接，以避免黑客入侵。第三，對計(jì)算機(jī)進(jìn)行周期性的全面檢測、及時(shí)殺毒。第四，對于重要檔案資料及絕密檔案，應(yīng)采用專業(yè)保管設(shè)備及措施。第五，對檔案室的進(jìn)入權(quán)利進(jìn)行設(shè)置，避免人為破壞狀況的出現(xiàn)。

4.結(jié)語

檔案管理工作在日常生活中發(fā)揮著重要作用，我們必須順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展要求，積極探索更多有效措施促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)：

篇12

信息化時(shí)代的檔案管理是一個(gè)對管理的機(jī)構(gòu)以及人員要求較高的工作，但是從目前的狀況來看，檔案管理工作的人員并沒有“與時(shí)俱進(jìn)”，他們依舊停留在檔案的收集、分發(fā)查詢階段，并沒有深刻的了解信息化時(shí)代下檔案管理的精髓，而且他們對現(xiàn)代化的檔案管理的基本知識(shí)和操作技能比較缺乏。其次在檔案管理的基礎(chǔ)方面，一些單位做得也不好，他們沒有認(rèn)真的進(jìn)行檔案的歸檔、編目，甚至對于一些中小型企業(yè)來講，由于他們對于檔案管理工作的不重視，他們甚至無法進(jìn)行檔案的檢索。還有一些企業(yè)根本就是將檔案管理工作當(dāng)作是公司可有可無的一部分，他們經(jīng)常選擇性的“遺忘”檔案管理工作，或者是雇傭一些兼職人員去解決這些工作，敷衍了事。他們的這些做法已經(jīng)表明了他們對檔案管理工作的不重視，他們認(rèn)為只要做好檔案文件的歸檔、保管、無泄漏即可。但是他們卻不知道在信息時(shí)代的檔案管理工作非常重要，員工往往可以通過網(wǎng)絡(luò)獲取檔案中的一些知識(shí)從而達(dá)到豐富自己學(xué)識(shí)、提高自己的能力的目的，而檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)卻沒有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，這使得他們投入到檔案管理工作的資源少，而檔案管理的一些必備設(shè)備也處于緊缺狀態(tài)。

篇13

一、信息時(shí)代人事檔案的管理要求

信息化時(shí)代人事檔案管理工作，不僅將用人機(jī)制最基本的真實(shí)性、公信力設(shè)為基礎(chǔ)職能，還將基于當(dāng)前社會(huì)信息科技發(fā)展的大背景，全面推行人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)設(shè)置為根本目標(biāo)。而究其原因，一是便于當(dāng)?shù)卣块T在進(jìn)行相關(guān)的財(cái)政預(yù)算時(shí)，能夠有針對性地增加檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)投入，從而鼓勵(lì)相關(guān)研發(fā)部門更為積極地開發(fā)有利于全國聯(lián)網(wǎng)查詢、調(diào)檔、保證信息安全的計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用系統(tǒng)；二是在相關(guān)管理體系當(dāng)中，全面推行信息化和科學(xué)化管理和業(yè)務(wù)辦理流程，為現(xiàn)代化科技融入人事檔案管理工作當(dāng)中提供廣泛的社會(huì)基礎(chǔ)。當(dāng)然，這一切手段的實(shí)施，還應(yīng)當(dāng)借助穩(wěn)定的法律制度體系支撐，從而為各項(xiàng)檔案管理政策的實(shí)施提供必要的法律依據(jù)。

此外，還應(yīng)遵循動(dòng)態(tài)性原則。由于員工是不斷成長的，所以人事檔案也是需要不斷更新的，如果不及時(shí)更新檔案，就會(huì)造成信息的延遲，影響到人力資源部門的決斷。為此，檔案管理部門應(yīng)該及時(shí)根據(jù)時(shí)代的變化、員工狀況的變化、現(xiàn)實(shí)情況的變化，將最新的員工資料及時(shí)補(bǔ)充、記錄在案，強(qiáng)化人事檔案信息的實(shí)效性，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)記錄與動(dòng)態(tài)管理，同時(shí)要定期對原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無保存價(jià)值的內(nèi)容，及時(shí)更新人事檔案的信息，從而做出合理的、有預(yù)見性的決斷。

二、信息時(shí)代人事檔案的安全要求

概括地說，信息時(shí)代對人事檔案的安全要求主要有下述兩點(diǎn)：第一，檔案信息之所以會(huì)面臨危險(xiǎn)，有來自客觀環(huán)境及人為的各種介質(zhì)因素。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)成為人事檔案生成的重要載體時(shí)，以計(jì)算機(jī)為代表的硬件設(shè)施，其安全與否、其抗災(zāi)害能力如何就成為關(guān)系到檔案安全的重要因素。如，人事檔案存儲(chǔ)的外在介質(zhì)在遭遇不可抗力災(zāi)害（地震、火災(zāi)或其它類型的自然災(zāi)害）時(shí)，其固有的信息數(shù)據(jù)便很有可能隨著外在介質(zhì)的被破壞，而遭受嚴(yán)重?fù)p害；又如，人事檔案管理人員出現(xiàn)擅離職守，或工作失誤對計(jì)算機(jī)操作和檔案管理系統(tǒng)造成數(shù)據(jù)損壞、導(dǎo)致其無法還原和備份時(shí)，同樣容易造成人事檔案運(yùn)作系統(tǒng)的全盤崩潰。由此可見，人事檔案生成和管理過程中所涉及到的各類介質(zhì)以及工作人員的良性操作，是維護(hù)檔案安全的重要因素和環(huán)節(jié)。第二，信息化之所以會(huì)給人們生活帶來便捷、給檔案管理工作人員帶來快速和高效，離不開基于網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字信息所產(chǎn)生的傳輸性。當(dāng)今社會(huì)大量的檔案信息通過云端存儲(chǔ)、通過計(jì)算機(jī)在四通八達(dá)的網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中進(jìn)行點(diǎn)對點(diǎn)、甚至點(diǎn)對面的傳播，而這其中絕大部分信息都是具有一定隱秘性、不可對外泄露和公開的內(nèi)容，如果這些數(shù)據(jù)在云端被攻克，或個(gè)人信息傳輸記錄被網(wǎng)絡(luò)漏洞所竊取，那么人事檔案信息安全性將遭受全面喪失。

三、推動(dòng)人事檔案信息化進(jìn)程工作構(gòu)想

（一）科學(xué)設(shè)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)人事檔案管理模式中的員工個(gè)人信息一般為書面文字形式，信息內(nèi)容較少，查詢具有一定的難度，且管理也費(fèi)時(shí)費(fèi)力的，不符合時(shí)展的要求和人力資源部門工作的需求，為此，應(yīng)該充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，設(shè)計(jì)科學(xué)化的認(rèn)識(shí)檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動(dòng)接收檔案資料為開發(fā)檔案的潛在價(jià)值，主動(dòng)提供服務(wù)；同時(shí)，應(yīng)在建立內(nèi)部局域網(wǎng)平臺(tái)，形成資源共享，以便于人才管理。此外，鑒于當(dāng)前人事檔案管理工作現(xiàn)代化設(shè)施不足所引發(fā)的有關(guān)信息化進(jìn)程的滯后，需要積極爭取更多支持和投入，依托現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，來構(gòu)建積極完備的信息管理系統(tǒng)。具體地說，一方面需要政府加大財(cái)政上的投入與扶持，建立起統(tǒng)一、高效地信息檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享的同時(shí)，為用戶提供更便捷的咨詢服務(wù)；另一方面則要加強(qiáng)對于原始紙質(zhì)文字資料的收錄與編輯，將其統(tǒng)一納入網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，保障信息資源安全，防止丟失和遺漏。

（二）強(qiáng)化檔案信息技術(shù)安全定位

只有保障網(wǎng)絡(luò)電子信息共享化和安全化的平衡，人事檔案管理才能以一種更加和諧的狀態(tài)發(fā)展，為廣大民眾提供更好的服務(wù)。而信息技術(shù)在為人事檔案管理工作帶來快捷與高效的同時(shí)，也隱藏了一定的風(fēng)險(xiǎn)，存在著檔案信息外泄以及個(gè)人隱私信息公開的可能性，這就需要強(qiáng)化檔案管理工作中的安全意識(shí)，完善信息技術(shù)的安全定位。具體地說，首先，要注意原有紙質(zhì)檔案信息的保存環(huán)境，防治蟲蛀或因自然環(huán)境而毀壞；其次，要注意在紙質(zhì)檔案電子化過程中電子信息的保存位置，進(jìn)行必要的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控維護(hù)以及備份，確保資料的安全性和完整性；此外，還要定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的升級和排查，將電子信息的安全化使用納入有關(guān)的法律體系當(dāng)中，以免不法人員竊取相關(guān)信息而給檔案所有人造成難以彌補(bǔ)的損失和危害。

（三）構(gòu)建立體化的人才服務(wù)體系

信息化時(shí)代展開的有關(guān)人事檔案管理工作人員培訓(xùn)，應(yīng)當(dāng)圍繞下述三方面展開：一是從根本上提升人事檔案管理工作人員的信息化意識(shí)，在保障最基本的人事派遣、檔案寄存等方面的業(yè)務(wù)能力之余，要強(qiáng)化其對數(shù)據(jù)庫管理和操作、計(jì)算機(jī)應(yīng)用及電子信息錄入、檢索等方面的培訓(xùn)；其次，要將信息操作和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用學(xué)習(xí)能力作為競爭上崗的重要考評依據(jù)之一，以此促進(jìn)工作人員不斷提升專業(yè)能力和綜合素質(zhì)；第三，要以創(chuàng)新的思維、學(xué)習(xí)的理念不斷吸收新知識(shí)、新內(nèi)容，促進(jìn)工作和服務(wù)質(zhì)量的提升，培養(yǎng)檔案管理人員樹立強(qiáng)烈的責(zé)任感來保障檔案信息安全。

（四）積極開展信息安全業(yè)務(wù)培訓(xùn)

在信息化、數(shù)字化接踵而至的今天，人事檔案管理的工作人員更需要多角度、全方位提升其個(gè)人的綜合素質(zhì)，讓業(yè)務(wù)能力與現(xiàn)代化、科技化、信息化的社會(huì)發(fā)展軌跡相吻合，使之更加符合人事檔案管理工作及各項(xiàng)事宜發(fā)展所需。首先，要建立健全人才培訓(xùn)制度，以實(shí)際需求與現(xiàn)狀為參考作出調(diào)整與修正；其次，要面向社會(huì)廣泛吸納檔案管理人才，完善并落實(shí)人才引進(jìn)制度，將檔案管理專業(yè)，或擁有高級檔案管理職稱的人才納入旗下，儲(chǔ)備人才資源；再者，要定期備份檔案信息數(shù)據(jù)至云端，及時(shí)構(gòu)筑防火墻藝術(shù)、數(shù)字驗(yàn)證碼及密碼校驗(yàn)技術(shù)和入侵檢測技術(shù)來為其安全性提升打下籌碼，避免出現(xiàn)“一用皆可、一損俱損”的狀況出現(xiàn)。而在數(shù)據(jù)的備份時(shí)，還要充分考慮到原始數(shù)據(jù)所處地區(qū)可能會(huì)誘發(fā)的各類自然災(zāi)害或是其他會(huì)威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺(tái)，必要時(shí)可增加一定的資金和設(shè)備投入，以完善對于人事檔案的備份與數(shù)據(jù)更新，以備突發(fā)事件下的特殊需求。

四、總結(jié)與建議

人事檔案記錄著最真實(shí)、最全面地員工信息的材料，因此在人事檔案管理工作中，必須確保檔案的絕對真實(shí)與全面，并在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行認(rèn)真清查，詳細(xì)準(zhǔn)確地核對人員信息，剔除無效、虛假信息，對員工提供的虛假材料進(jìn)行甄別與清除，擴(kuò)展存檔范圍，將個(gè)人可公開信息分類儲(chǔ)備，強(qiáng)化檔案信息錄入，從而獲得最全面的員工信息，建立人才數(shù)據(jù)庫，為企事業(yè)單位人力資源部門提供最全面、最準(zhǔn)確的信息憑據(jù)。

目前，我國現(xiàn)行法律規(guī)定中明確指出檔案管理人員可以將自身在日常工作和服務(wù)中所面臨的問題以書面形式反映到有關(guān)法制部門，再由法制部門呈送給國家權(quán)力機(jī)關(guān)，以此依據(jù)目前的發(fā)展現(xiàn)實(shí)不斷完善管理規(guī)范，為此，人事檔案管理在信息化進(jìn)程中，還應(yīng)以完善的立法體系作為保障，系統(tǒng)地整理所面臨的共性問題，例如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)共享、信息資源公開等方面內(nèi)容，報(bào)送給有關(guān)部門報(bào)備，使之將其制度化、規(guī)范化，再通過構(gòu)建有效的法律制度和規(guī)劃來進(jìn)一步保障人事檔案更趨向于規(guī)范化管理。

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