引論：我們?yōu)槟砹?3篇社保局檔案范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

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一、檔案規(guī)范化管理的意義

（一）做好社保檔案管理具有一定的政治意義。近兩年，我國提出城鄉(xiāng)一體化建設(shè)理念以來，提高了城鄉(xiāng)居民的社保意識(shí)，也提高了城鄉(xiāng)政府對(duì)于民眾權(quán)益的維護(hù)力度。因此為進(jìn)一步保證居民權(quán)益不受損害，同時(shí)進(jìn)一步提高廣大居民對(duì)于社保的了解程度與參保意識(shí)，應(yīng)建立相應(yīng)的檔案管理體系，準(zhǔn)確詳實(shí)記錄每一位參保人的社保信息，如其工作信息、參保年限、保險(xiǎn)待遇等。而且隨著時(shí)間的變化，參保人數(shù)也會(huì)有所增加，數(shù)據(jù)情況也會(huì)發(fā)生相應(yīng)變化，結(jié)合實(shí)際工作需要整理、制定出科學(xué)有效的社保檔案管理計(jì)劃，能有效減輕管理人員的工作量，提高數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確率。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作與居民的自身利益有著密切關(guān)系。依照我國的社會(huì)保險(xiǎn)制度，當(dāng)參保人到達(dá)規(guī)定年齡時(shí)，就能依照參保憑證領(lǐng)取相應(yīng)的社會(huì)福利待遇，但在這期間，需要辦理一系列相關(guān)證明手續(xù)，作用如下：一是能進(jìn)一步簡(jiǎn)化辦理流程，提高辦理效率。二是能有效保護(hù)居民相關(guān)權(quán)益，確定數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并為參保人建立個(gè)人賬戶，定期進(jìn)行保險(xiǎn)費(fèi)轉(zhuǎn)入，提高基金轉(zhuǎn)移效率。

二、城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理存在的問題

（一）管理制度建設(shè)不夠完善。其具體表現(xiàn)：沒有一項(xiàng)有效的操作指導(dǎo)方案與監(jiān)管系統(tǒng)。在老齡化不斷攀升的背景下，會(huì)不斷增加參保人數(shù)，因此各地區(qū)應(yīng)該結(jié)合居民文化程度、參保年齡等基礎(chǔ)資料制定相應(yīng)較為可靠的管理制度，提高居民操作的規(guī)范性。很多地區(qū)并未有較為詳細(xì)的操作指導(dǎo)方案，一些參保人在填寫資料時(shí)，由于沒有相關(guān)經(jīng)歷或是年紀(jì)較大，很容易出現(xiàn)信息填寫錯(cuò)誤的情況，并直接在表格上進(jìn)行涂改，直接降低了客觀性。有些地方雖然推薦使用電子設(shè)備進(jìn)行填報(bào)，但是該方式受網(wǎng)絡(luò)信號(hào)、系統(tǒng)速度影響較大，而且文字指導(dǎo)性較強(qiáng)，雖然對(duì)于一些年輕參保人而言，使用起來比較方便，但對(duì)一些年齡較大的參保人而言，其操作方面尚存在很多問題。

（二）管理人員專業(yè)能力有待提高。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一是信息素養(yǎng)提高方面，隨著信息化建設(shè)的推廣，城鄉(xiāng)居民社保管理逐漸在向信息化建設(shè)管理過渡。但是很多地區(qū)還存在人員信息素養(yǎng)不足的情況，不能很好利用相關(guān)程序進(jìn)行檔案管理、檢查，增加了許多無謂的檔案管理工作。第二是很多人員專業(yè)管理能力有待提高，許多地區(qū)檔案管理人員對(duì)于社保檔案管理并沒有較為完整的管理思路，并且缺乏相應(yīng)的檔案管理知識(shí)。因此表現(xiàn)在具體工作中，只是依照領(lǐng)導(dǎo)指示，進(jìn)行檔案內(nèi)容檢查、整理、歸類，沒有形成較為健全的管理架構(gòu)，這相應(yīng)降低了管理效率。

（三）電子檔案管理制度有待完善。電子檔案管理能有效提高檔案管理的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，可以將大量的紙質(zhì)材料檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案進(jìn)行存放，借助互聯(lián)網(wǎng)就可以調(diào)用數(shù)據(jù)。另外，提高了檔案的公開性，參保人依照個(gè)人社保號(hào)碼就可以在網(wǎng)上查詢到個(gè)人參保信息。雖然目前我國多省（市、區(qū)）都在積極建立線上居民參保檔案管理系統(tǒng)，但其主要功能只是在查閱與調(diào)取方面，并沒有發(fā)揮更多的功效，因此，需要進(jìn)一步提高管理部門對(duì)于線上系統(tǒng)的利用效率。

三、城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理水平提高策略

（一）建立相應(yīng)的指導(dǎo)監(jiān)督系統(tǒng)。各地區(qū)社保管理部門應(yīng)結(jié)合本地社保服務(wù)需要，建立相關(guān)的檔案管理制度，此方面可以借鑒省級(jí)指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，提高信息傳遞準(zhǔn)確率與速率。可在社保局大廳開設(shè)服務(wù)崗，并設(shè)置固定與流動(dòng)兩類服務(wù)人員，在大廳社保信息填寫區(qū)域張貼示范填寫與填寫要求，并放置空白表格，對(duì)于一些填寫有困難的居民，主動(dòng)幫助服務(wù)，并在填寫過后再次確認(rèn)信息。對(duì)于信息有誤的資料可通過短信與電話兩種方式進(jìn)行提示，幫助居民盡快修改信息，提高手續(xù)辦理速度。建立相應(yīng)的監(jiān)督管理體系，并依照檔案情況制定相應(yīng)的檔案管理制度，定期對(duì)檔案管理效率、準(zhǔn)確度等進(jìn)行檢查，不斷完善制度，使得社保檔案管理工作有章可循，依法依規(guī)。

（二）提升人員管理能力。要通過兩方面對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。第一個(gè)方面是專業(yè)能力培訓(xùn)，定期對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)能力培訓(xùn)，向其介紹一些檔案管理知識(shí)，提升其規(guī)范管理意識(shí)，并通過經(jīng)驗(yàn)總結(jié)尋找符合地區(qū)參保要求的檔案管理辦法，明確管理思路，提高管理的靈活性與實(shí)用性。第二個(gè)方面是加強(qiáng)信息素養(yǎng)能力提升，可以請(qǐng)相應(yīng)的技術(shù)公司人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，幫助管理人員提高操作能力，并配以相應(yīng)的使用手冊(cè)，方便查詢；也可結(jié)合實(shí)際需要建立合作關(guān)系，長(zhǎng)期提供技術(shù)支持服務(wù)，減少技術(shù)問題干擾。另外部門內(nèi)可適當(dāng)引進(jìn)該類信息檔案管理人才，因?yàn)楫?dāng)前很多地區(qū)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)不足，檔案管理人手較少，當(dāng)工作量較大的時(shí)候往往通過借調(diào)來提高管理效率。但是借調(diào)人員都存在一定程度的流動(dòng)性，其對(duì)于檔案內(nèi)容、管理辦法的了解程度也比較低，反而需要一段時(shí)間的適應(yīng)期，相應(yīng)降低了管理效率。通過引進(jìn)技術(shù)人才，不但可以有效解決人手不足的問題，還能降低管理人員的流動(dòng)性，建立專業(yè)的社保檔案管理隊(duì)伍，提高管理能力。

（三）調(diào)整電子化管理辦法。隨著目前各類電子設(shè)備的普及以及對(duì)人們生活方式的改變，信息化管理已經(jīng)成為一種不可逆的趨勢(shì)，因此社保管理部門更要加強(qiáng)對(duì)此方面的建設(shè)力度。第一，要加強(qiáng)推廣宣傳力度，通過建立相應(yīng)公眾號(hào)或與其他事業(yè)單位部門進(jìn)行合作推廣，提高城鄉(xiāng)居民的線上知曉率，并附贈(zèng)介紹相應(yīng)的填報(bào)、操作程序與規(guī)范要求，提高居民使用效率。第二，定期對(duì)電子系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，提高其數(shù)據(jù)傳輸力度，提高服務(wù)質(zhì)量。第三，結(jié)合社保管理需要進(jìn)一步進(jìn)行程序開發(fā)，提高其功能性與人社局其他服務(wù)的關(guān)聯(lián)性，幫助居民在填報(bào)信息的同時(shí)能完成其他信息的填寫操作，進(jìn)一步提高檔案管理的完整性。

（四）加強(qiáng)城鄉(xiāng)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)的利用效率。國家社保事業(yè)的有序發(fā)展，離不開檔案管理工作的規(guī)范展開，因此要進(jìn)一步提高其利用效率就要鼓勵(lì)城鄉(xiāng)居民積極參與，通過做好檔案收集整理工作，可以進(jìn)一步了解城鄉(xiāng)居民的生活狀態(tài)，并以此為基礎(chǔ)，進(jìn)一步擴(kuò)大宣傳，讓一些未參保的人員了解社保的優(yōu)勢(shì)，提高參與度。還能從這些信息中，得出哪些居民更需要得到社保服務(wù)及一些居民不愿參保的原因，并進(jìn)一步調(diào)整政策，幫助居民解決困難，提高對(duì)其合法權(quán)益的保護(hù)力度。

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在城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險(xiǎn)過程中，檔案資料能夠提供為其提供科學(xué)的指導(dǎo)和有利的依據(jù)，因此養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理非常重要。這些檔案資料的形式多樣、內(nèi)容豐富，能夠更好的展現(xiàn)參保人的實(shí)際情況，屬于我國檔案資源的有機(jī)組成部分。在當(dāng)前發(fā)展經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作的重要性更加凸顯，并且已經(jīng)成為我國城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦部門的首要工作任務(wù)。

一、城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的意義

1.事關(guān)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革進(jìn)程。隨著社會(huì)的進(jìn)步，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)正在實(shí)現(xiàn)全國并軌，在推行的過程中，養(yǎng)老保險(xiǎn)制度根據(jù)實(shí)際情況增加了很多切實(shí)符合人民利益的新內(nèi)容。鑒于中國社會(huì)的實(shí)際情況，所需要承擔(dān)起的社會(huì)系統(tǒng)的工作量是極其龐大的，想要完整無誤的記錄每個(gè)人的詳細(xì)信息，那么對(duì)整個(gè)保險(xiǎn)部門的工作都是一項(xiàng)極大的挑戰(zhàn)，也促進(jìn)了城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的進(jìn)一步改革。2.事關(guān)城鄉(xiāng)居民的切身利益。參保人自辦理參保手續(xù)開始再到退休之后享用養(yǎng)老保險(xiǎn)所提供的福利，在此過程中需要辦理很多手續(xù)。首先在辦理入保手續(xù)時(shí)，需要錄入詳細(xì)的個(gè)人信息，將其作為原始資料保存在個(gè)人信息檔案中，建立個(gè)人賬戶，之后所交的保險(xiǎn)費(fèi)都會(huì)將其劃到你的個(gè)人賬戶。新農(nóng)保制度和老農(nóng)保制度在進(jìn)行鏈接時(shí)，或者是居民和職工的養(yǎng)老保險(xiǎn)過渡之時(shí)，需要辦理保險(xiǎn)關(guān)系和基金的轉(zhuǎn)移手續(xù)，其原始的個(gè)人檔案信息記錄是以后享受社會(huì)保險(xiǎn)福利的重要依據(jù)。城鄉(xiāng)居民個(gè)人的養(yǎng)老保險(xiǎn)信息好壞程度極大的影響參保人所能享受的待遇。

二、城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的特點(diǎn)

1.涉及面廣。我國作為世界上的人口大國，據(jù)第六次全國人口普查數(shù)據(jù)顯示我國有近50%的人口分布在農(nóng)村，還有龐大的城鎮(zhèn)居民，我國的城鄉(xiāng)居民保險(xiǎn)所囊括的群體異常龐大，相對(duì)于其他保險(xiǎn)其工程量是極其巨大的。再從信息上看，所具有參保條件的參保人的信息錄入，開戶，繳納保險(xiǎn)費(fèi)，基金管理，保險(xiǎn)和基金轉(zhuǎn)移等等。整個(gè)業(yè)務(wù)檔案所涉及的信息繁冗復(fù)雜，數(shù)量龐大，包含方方面面的問題。2.變動(dòng)性大。農(nóng)村、城市的居民大都屬于城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的服務(wù)對(duì)象，這些對(duì)象基本都沒有固定工作，因此流動(dòng)性很大，戶籍也會(huì)隨著遷移而調(diào)動(dòng)。尤其是在城市規(guī)模不斷擴(kuò)大的今天，城市人口數(shù)量不斷增多，農(nóng)村人口向城市涌入的趨勢(shì)更加顯著，農(nóng)村勞動(dòng)力也大量向城市移動(dòng)，這些居民常年居住在城市，遠(yuǎn)離家鄉(xiāng)，并且工作單位也經(jīng)常發(fā)生變化。這就為檔案管理工作帶來了很大難度，居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案構(gòu)建到繳納中的很多問題都在變化。3.政策性強(qiáng)。我國城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)要遵從保基本、可彈性、覆蓋廣等基本原則，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理也必須要與其相適應(yīng)，要采取公平、公正的原則，給予不同參保群體的尊重，雖然這些群體具有一定流動(dòng)性、差異性，但是檔案管理必須要做到一視同仁。保存好參與保險(xiǎn)居民的信息、參保時(shí)限、待遇水平等內(nèi)容，這些都與參保人利益之間有密切聯(lián)系，同時(shí)也關(guān)系到黨的惠民政策是否能夠真正落實(shí)。

三、涉及城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的建議

1.建立和完善現(xiàn)有的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理機(jī)制。根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)操作流程的相關(guān)規(guī)定，要根據(jù)當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展實(shí)際狀況和養(yǎng)老保險(xiǎn)的特點(diǎn)，建立健全城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)信息檔案管理，做到有理可循，有章可遵。完善管理機(jī)制，及時(shí)入檔，及時(shí)歸檔，切實(shí)做到信息資料的真實(shí)完整，完善制度中檔案管理工作人員的權(quán)利與義務(wù)，績(jī)效考核以及獎(jiǎng)懲制度，做到城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的程序化和規(guī)范化，使得養(yǎng)老保險(xiǎn)信息檔案能夠成為切實(shí)的為人民群眾謀福利的最好依據(jù)。2.提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平。想要檔案管理工作實(shí)現(xiàn)效率化，檔案管理工作人員的作用是不可忽視的。因此，相關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，督促其進(jìn)步，提升工作人員的整體素質(zhì)。相關(guān)部門可以舉辦專家講座，專業(yè)化培訓(xùn)等，從而提升檔案管理工作人能夠熟練掌握工作內(nèi)容，工作流程，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，促進(jìn)我國城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的系統(tǒng)性和規(guī)范性。除此之外，檔案管理人員自己要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，促進(jìn)自己提升，樹立積極管理工作的觀念，從而增強(qiáng)檔案管理人員工作的自主性和責(zé)任感。3.提升檔案管理工作的信息化程度。隨著我國社會(huì)的快速發(fā)展，老齡化現(xiàn)象越加嚴(yán)重，導(dǎo)致城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)的相關(guān)工作量不斷增加，這也成為了城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理從紙質(zhì)化向信息化管理過渡的關(guān)鍵原因。在這種工作模式下，就需要信息檔案管理人員提升個(gè)人專業(yè)技能，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作技能的學(xué)習(xí)，掌握相關(guān)軟件的使用方式，增強(qiáng)對(duì)電子信息文件的分類，歸檔，整理系統(tǒng)化管理力度，促使城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作更加具有效率和質(zhì)量。結(jié)束語做好城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，能夠?yàn)槲覈青l(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)工作順利開展，提供更加有力的支持，并更好的保障居民利益，促進(jìn)和諧社會(huì)構(gòu)建。隨著養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的不斷發(fā)展，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作也呈現(xiàn)出了一些新的特點(diǎn)，本文對(duì)其相關(guān)管理對(duì)策進(jìn)行了分析，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)檔案管理者提供一些建議和參考。

參考文獻(xiàn)：

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一、人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作實(shí)施的重要價(jià)值分析

人力資源和社會(huì)保障局的發(fā)展與運(yùn)行，在實(shí)際運(yùn)行過程中會(huì)開展一系列的任務(wù)，這些任務(wù)的實(shí)施，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，這些都是一些珍貴性的文件。若想促進(jìn)人力資源和社會(huì)保障局的進(jìn)一步發(fā)展，應(yīng)重視檔案管理工作的高效實(shí)施，了解檔案管理的真正價(jià)值意義，運(yùn)用更為優(yōu)質(zhì)而科學(xué)的管理手段來提高檔案管理水平。實(shí)施人力資源和社會(huì)保障局建設(shè)時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理方法過于單一，主要是采取人工管理的方法，在檔案收集、整理、分析與歸檔上會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，且檔案存放會(huì)需要很大的空間與場(chǎng)所，這勢(shì)必會(huì)增加一定的成本與投資，這對(duì)于人力資源和社會(huì)保障局來說是一項(xiàng)重大的負(fù)擔(dān)。面對(duì)此類問題，應(yīng)充分發(fā)揮好人力資源和社會(huì)保障局的重要作用，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后、單一的檔案管理方法，充分利用好先進(jìn)的信息化技術(shù)，打造更為優(yōu)質(zhì)的檔案管理信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，進(jìn)而全面提高檔案管理效率與管理水平。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，其在檔案管理上效果更強(qiáng)，管理起來也就更為便捷、高效，能借助電子平臺(tái)來開展檔案管理工作，能以數(shù)字、電子數(shù)據(jù)的形式來達(dá)到數(shù)據(jù)分享的目的，能大大減少檔案?jìng)魉偷臅r(shí)間，也能縮小檔案儲(chǔ)存空間，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的實(shí)效性。

二、人力資源和社會(huì)保障局檔案管理中存在的主要問題

1.缺乏相應(yīng)的檔案管理機(jī)制。人力資源和社會(huì)保障局在實(shí)際運(yùn)行過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，為實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的科學(xué)性管理，必須要配備相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，借助檔案管理機(jī)制來達(dá)到更為理想的檔案管理效果。然而，就目前人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理現(xiàn)狀來看，檔案管理機(jī)制相對(duì)缺乏，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏規(guī)范性與制度性，成為當(dāng)前所面臨的一項(xiàng)實(shí)質(zhì)性問題。通常情況下，在檔案管理上，各部門間的配合性與協(xié)調(diào)性較差，單純的認(rèn)為檔案管理僅僅是檔案管理部門的責(zé)任，與其他部門無關(guān)，導(dǎo)致部門間的溝通力、協(xié)調(diào)力與合作力不夠，進(jìn)而會(huì)加重檔案管理的負(fù)擔(dān)，最終會(huì)對(duì)人力資源和社會(huì)保障局的發(fā)展形成威脅。此外，檔案管理制度的建設(shè)，管理方法存在差異，極易導(dǎo)致管理中出現(xiàn)權(quán)責(zé)交叉、重復(fù)與遺漏的情況，最終會(huì)嚴(yán)重威脅檔案管理效率。2.檔案管理設(shè)施不夠先進(jìn)，管理模式滯后。實(shí)施檔案管理工作時(shí)，檔案管理模式、管理設(shè)施等都是不可或缺的，只有具備足夠的檔案管理設(shè)施，應(yīng)用更為優(yōu)質(zhì)的檔案管理模式，才能更大程度上提高檔案管理水平。實(shí)施檔案管理工作量比較大，也會(huì)讓整個(gè)工作變得更為復(fù)雜，再加之人力資源和社會(huì)保障局缺乏相應(yīng)的管理設(shè)施，計(jì)算機(jī)設(shè)備不交缺乏，硬件設(shè)施存在著嚴(yán)重不足的情況，最終會(huì)威脅檔案管理水平，也會(huì)讓檔案管理工作變得不夠規(guī)范。同時(shí)，檔案管理的相關(guān)部門相對(duì)分散，設(shè)備采購不夠統(tǒng)一，若實(shí)施獨(dú)立性采購方法，極易發(fā)生重復(fù)性投資行為，極易導(dǎo)致資源浪費(fèi)問題，會(huì)對(duì)檔案管理工作形成制約。通常來講，檔案管理工作的實(shí)施始終采取以往的按卷整理與管理的方式，經(jīng)過不斷的運(yùn)行，此管理模式所存在的弊端也會(huì)逐步凸顯出來，工作量很大，會(huì)經(jīng)過多人的接手，且案卷的內(nèi)筒時(shí)不夠明確的，極易引發(fā)很多的問題，最終會(huì)影響檔案管理效果。

三、新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的主要措施

1.打造更為優(yōu)質(zhì)的檔案管理制度。人力資源和社會(huì)保障局的發(fā)展與建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)性管理，應(yīng)配備一定的檔案管理制度，借助管理制度來對(duì)檔案管理的具體流程、操作工序等進(jìn)行統(tǒng)一性的規(guī)劃，形成一個(gè)系統(tǒng)性的檔案管理體系。若想提高檔案管理水平，應(yīng)注重各部門間的密切交流與密切合作，對(duì)資源進(jìn)行合理的配置，還能實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。人力資源和社會(huì)保障局中所涉及到檔案資料主要包含個(gè)人檔案、醫(yī)療檔案、生育檔案、再就業(yè)檔案與養(yǎng)老檔案等，需要構(gòu)建更為完善的檔案管理機(jī)制，打造一個(gè)更為完善的激勵(lì)與教育機(jī)制，進(jìn)而可大大提高檔案管理水平。在檔案管理制度中，還要配備相應(yīng)的崗位權(quán)責(zé)制度，及時(shí)將責(zé)任落實(shí)到相關(guān)人員身上，以防止發(fā)生失誤。此外，還應(yīng)設(shè)置專項(xiàng)檔案室，從工作需求角度來看，對(duì)物資資金進(jìn)行科學(xué)的分配，以防止出現(xiàn)物力、人力浪費(fèi)問題。2.強(qiáng)調(diào)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。新時(shí)期，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的集中化管理，打造一個(gè)統(tǒng)一而規(guī)范性的檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)，以便更為科學(xué)而合理的開展檔案管理工作。實(shí)施檔案管理工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格督促管理者依照一定的標(biāo)準(zhǔn)來開展工作，打造更為優(yōu)質(zhì)的檔案管理氛圍，及時(shí)配備好數(shù)據(jù)庫應(yīng)用設(shè)施，便于提高工作者的計(jì)算機(jī)使用水平，能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時(shí)性更新，能實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的高效利用。此外，為保證檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與專項(xiàng)化，要將檔案室與辦公室進(jìn)行分開處理，進(jìn)而對(duì)檔案進(jìn)行整體性與系統(tǒng)化的管理，能有效提高檔案管理水平。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，是現(xiàn)代管理工作實(shí)施的一項(xiàng)重要內(nèi)容，且面對(duì)信息化時(shí)代的到來，應(yīng)將分工協(xié)作、先進(jìn)信息化技術(shù)為基本條件，打造更為統(tǒng)一而規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，以達(dá)到檔案信息共享的目的。3.配備足夠的信息化管理系統(tǒng)。為便于開展檔案管理工作，人力資源和社會(huì)保障局要及時(shí)引進(jìn)相應(yīng)的技術(shù)與電子設(shè)備，為檔案管理工作的實(shí)施提供重要的設(shè)備支撐，還要保證設(shè)備要及時(shí)更新?lián)Q代，以求更大程度上發(fā)揮好設(shè)備的重要作用，進(jìn)而提高檔案管理水平。只有配備好足夠的電子設(shè)備，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)、電子信息，能借助電子平臺(tái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速共享、傳遞。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，正確率很高，管理效率也很高，也不會(huì)讓檔案材料出現(xiàn)丟失或磨損的問題，最終會(huì)威脅檔案管理質(zhì)量。

四、結(jié)語

綜上所述，新時(shí)期，若想促進(jìn)人力資源和社會(huì)保障局的進(jìn)一步發(fā)展，應(yīng)全面開展檔案管理工作，把握好檔案管理的具體流程，并將檔案管理的具體責(zé)任進(jìn)行合理分配，能調(diào)動(dòng)相關(guān)人員參與檔案管理的積極性。檔案管理的開展，應(yīng)將信息化技術(shù)應(yīng)用其中，構(gòu)建完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，利用該系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行收集、分類、整理、分析與共享等，配備專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)與檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，可大大提升檔案管理的便捷度與高效性，以求更為深度保存檔案的實(shí)際價(jià)值，為人力資源和社會(huì)保障局業(yè)務(wù)的實(shí)施提供重要條件。

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篇4

今年3月份以來，區(qū)檔案局以加強(qiáng)社區(qū)民生檔案建設(shè)為重點(diǎn)，在全區(qū)12個(gè)街道辦事處，先后開展“社區(qū)居委會(huì)文件材料歸檔知識(shí)講座”活動(dòng)，對(duì)社區(qū)居委會(huì)主任和檔案管理員進(jìn)行了廣泛培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，使居委會(huì)主任和檔案管理人員加深明確了社區(qū)檔案工作的重要性和主要職責(zé)、任務(wù)，系統(tǒng)了解了社區(qū)檔案歸檔范圍、保管期限以及具體的整理操作步驟。全區(qū)200多個(gè)社區(qū)居委會(huì)在此基礎(chǔ)上，集中開展了社區(qū)檔案的整理工作，大多數(shù)社區(qū)居委會(huì)能夠按照區(qū)檔案局制訂的《南開區(qū)社區(qū)居委會(huì)文件材料歸檔范圍和保管期限表》管理社區(qū)檔案，全區(qū)12個(gè)街有11個(gè)街的社區(qū)居委會(huì)按照立卷歸檔新模式完成了社區(qū)檔案的整理工作，并將案卷目錄及時(shí)上交到街道辦事處，為下屆新的社區(qū)居委會(huì)開展工作奠定了基礎(chǔ)。目前社區(qū)居委會(huì)已規(guī)范建立起內(nèi)容包括公民醫(yī)療衛(wèi)生、計(jì)劃生育、勞動(dòng)就業(yè)、低保、特殊群體、重點(diǎn)優(yōu)撫對(duì)象、流動(dòng)人口、社會(huì)救助等方面的民生檔案。

二、主要特點(diǎn)

1、領(lǐng)導(dǎo)重視，社區(qū)建檔工作得到加強(qiáng)

各街道辦事處的領(lǐng)導(dǎo)十分重視社區(qū)建檔工作，對(duì)于社區(qū)是民生檔案產(chǎn)生和利用的重要基地和窗口有了充分的認(rèn)識(shí)，按照《南開區(qū)檔案局關(guān)于對(duì)社區(qū)居委會(huì)檔案整理情況進(jìn)行檢查的通知》的要求，積極配合做好基層社區(qū)居委會(huì)民生檔案的整理工作，在人、財(cái)、物上給予了一定的支持。如：嘉陵道街主任辦公會(huì)專題研究社區(qū)建檔工作，并規(guī)定時(shí)限，狠抓落實(shí)，在全區(qū)率先完成了社區(qū)居委會(huì)檔案整理工作。廣開街分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)社區(qū)檔案整理工作嚴(yán)格要求，在確保人力、物力的同時(shí)，要求并組織各社區(qū)居委會(huì)全體成員一起動(dòng)手整理檔案，將歷年檔案整理完畢。學(xué)府街加大對(duì)全街社區(qū)檔案工作的資金投入，撥專款統(tǒng)一為社區(qū)建檔工作購置檔案裝具，較好的解決了社區(qū)資金不足問題。

2、克服困難，確保檔案整理工作如期完成

各街檔案干部在時(shí)間緊、任務(wù)重的情況下，沒有放松對(duì)檔案整理工作的要求，正確處理好日常工作與指導(dǎo)社區(qū)建檔工作的關(guān)系。她們同區(qū)檔案局的同志一起，深入社區(qū)居委會(huì)指導(dǎo)、幫助規(guī)范建檔，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)，確保檔案整理工作取得實(shí)效。如：水上公園街檔案干部在懷孕特殊時(shí)期，克服困難，堅(jiān)持到每個(gè)社區(qū)居委會(huì)耐心進(jìn)行指導(dǎo)，保證了案卷目錄的及時(shí)上交，受到居委會(huì)主任的好評(píng)。社區(qū)居委會(huì)高度重視檔案管理工作，他們?cè)趽Q屆選舉前，工作任務(wù)十分繁雜的情況下，有的集體利用周六、周日加班，有的把文件材料帶回家進(jìn)行整理，確保了社區(qū)檔案整理工作的如期完成。

3、規(guī)范建檔，社區(qū)檔案管理水平得到提升

通過規(guī)范建檔，社區(qū)檔案管理從原來的完全利用手工檢索，逐漸轉(zhuǎn)變成有條件的社區(qū)利用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，實(shí)現(xiàn)雙重檢索，極大提高了檔案檢索速率和查準(zhǔn)、查全率，方便了社區(qū)檔案干部利用檔案開展工作。如：鼓樓街在計(jì)算機(jī)輔助管理檔案方面先行先試，面對(duì)社區(qū)居委會(huì)主任年齡偏大、對(duì)計(jì)算機(jī)不太熟悉等不利條件，街檔案干部加大指導(dǎo)力度，使全街所有社區(qū)居委會(huì)實(shí)現(xiàn)了微機(jī)管理檔案。還有的社區(qū)居委會(huì)干部充分利用業(yè)余時(shí)間，甚至把部分工作帶回家由子女幫忙完成計(jì)算機(jī)錄入，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)檢索利用，使基層社區(qū)檔案管理水平邁上了一個(gè)新臺(tái)階。

三、存在問題

雖然我區(qū)社區(qū)建檔工作取得了一些成績(jī)，但還存在一些問題，主要表現(xiàn)在：

1、社區(qū)建檔工作發(fā)展不平衡

個(gè)別單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)社區(qū)建檔工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠。街檔案干部由于兼職過多沒有擔(dān)負(fù)起對(duì)社區(qū)檔案工作的督促和指導(dǎo)的職責(zé)。

篇5

從以上二表的比較中可以看出，館藏檔案的數(shù)量以年平均9.95%增加；其中文書檔案所占比例下降，專門檔案和科技檔案所占比例均有所上升。館藏結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，得到改善，趨于合理。特別是關(guān)連著人民群眾生活方方面面的婚姻、城建執(zhí)照、房屋拆遷、獨(dú)生子女等內(nèi)容的檔案，即一部分民生檔案的種類與數(shù)量都增加了。隨之而來的是檔案利用的人數(shù)、范圍、目的等也相應(yīng)發(fā)生了變化。見本館從*至20*年檔案利用狀況綜合統(tǒng)計(jì)表。

分析此表可以看出：

1、每年利用檔案人數(shù)以年平均約8%遞增上升。說明館藏檔案數(shù)量增加、結(jié)構(gòu)優(yōu)化是檔案利用增加、利用范圍擴(kuò)大的前提。

2、調(diào)閱卷數(shù)相對(duì)于利用人數(shù)卻減少下降，說明了二點(diǎn)：一是檔案信息化正在不斷發(fā)揮作用。本館在20*年底建成了館藏檔案文件級(jí)目錄約80萬條的數(shù)據(jù)庫，到20*年底增加至93萬條。因此，檢索速度及查準(zhǔn)率都有所加快和提高，減少了檔案案卷的調(diào)用與翻閱查找，保護(hù)了檔案。二是公民利用檔案需求在隨著社會(huì)的發(fā)展變化而增加，但其所需檔案的查到率還不高。

3、關(guān)系到人民群眾生活的檔案，即民生檔案，其利用需求在不斷增加。表中的“其他利用”一項(xiàng)包括招工名冊(cè)（包括干部職工調(diào)動(dòng)）、知青下放（包括學(xué)歷證明）、婚姻登記、獨(dú)生子女、房產(chǎn)權(quán)屬、房產(chǎn)管理檔案、建筑執(zhí)照等。

4、表中的另一個(gè)“其他”項(xiàng)則包含了公證檔案、審計(jì)檔案、名人檔案等的利用。從整個(gè)利用情況看：涉及到個(gè)人待遇、身份證明的招工名冊(cè)、婚姻登記、學(xué)歷、獨(dú)生子女登記、建筑執(zhí)照等內(nèi)容的檔案利用率較高，而以學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、宣傳教育為利用目的的檔案利用率較低。當(dāng)然民生檔案的的概念是近幾來提出的，還沒有準(zhǔn)確的定義。但從一個(gè)側(cè)面反映出一個(gè)問題，即所謂的民生檔案是與廣大人民群眾生活的方方面面的切身利益息息相關(guān)，密不可分的。

二、檔案利用中出現(xiàn)的的問題

隨著社會(huì)公眾對(duì)檔案利用需求的擴(kuò)大，檔案利用的內(nèi)容和方式在發(fā)生著巨大的變化，對(duì)檔案利用的要求也日益提高。檔案利用依據(jù)的法律法規(guī)、檔案利用理論及方式都面臨著新的考驗(yàn)與挑戰(zhàn)，檔案利用工作中不可避免會(huì)出現(xiàn)種種問題。現(xiàn)將本館檔案利用中出現(xiàn)的問題一一提出。

1、公民利用檔案的權(quán)利與檔案利用限制的關(guān)系

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）第十九條及《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》（以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施辦法》）第二十二條規(guī)定公民有查閱開放和未開放檔案的權(quán)力，但查閱未開放檔案是有限制的。在具體的接待利用檔案中，如何把握對(duì)未開放檔案的提供利用與限制利用的關(guān)系，是有一定的難度的。如本館接收了區(qū)建設(shè)局*年至*年形成的建筑執(zhí)照檔案，對(duì)于這部分檔案的提供利用，工作人員會(huì)遇到二個(gè)問題：一、是否作為開放檔案來提供利用？因?yàn)榘凑铡稒n案法》第十九條“經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于三十年”。二、是否作為部分限制利用檔案？因?yàn)樵诮邮諘r(shí)，檔案形成部門并未對(duì)不宜開放的部分提出限制。因此在檔案提供利用的具體操作中，工作人員難以把握；作為公民其自由利用的需求沒有滿足而失望或不滿。這種情況同樣出現(xiàn)在房產(chǎn)檔案及拆遷檔案的提供利用過程中。

2、檔案利用的方式

按照《實(shí)施辦法》第二十二條“《檔案法》所稱檔案的利用，是指對(duì)檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄。”為利用者提供利用檔案，采用閱覽、復(fù)制的這二項(xiàng)方式不存在問題，只要公民符合利用條件即可。而采用摘錄方式提供利用檔案，在具體操作中也存在一定的難度和風(fēng)險(xiǎn)。仍以建筑執(zhí)照檔案為例。該專業(yè)檔案在其形成部門的利用有二個(gè)便利條件：一是其“部分限制”的政策很容易自行掌握與操作；二是采用何種利用方式即出具何種方式的檔案證明就能滿足公民的需要，檔案形成部門也容易自行掌握。而這二個(gè)問題是由專業(yè)檔案的特性所決定的，其檔案形成部門對(duì)專業(yè)檔案提供利用方式及提供利用程度、范圍掌握的準(zhǔn)確度、方便度肯定比較高。對(duì)于區(qū)級(jí)綜合檔案館在提供這些專業(yè)檔案時(shí)難免會(huì)遇到種種問題。如有的利用者要求本館提供摘錄式檔案證明，那么在一張“建房申請(qǐng)表”上，有許多公章、簽字、簡(jiǎn)易建筑圖、標(biāo)注的各種數(shù)據(jù)等檔案信息，遇到這種情況，采用復(fù)制方式出證，可以保證檔案證明的真實(shí)性。但卻不能滿足利用者的需求。

3、檔案利用中的出證問題

在檔案提供利用中會(huì)遇到單位或公民個(gè)人對(duì)未查到所需檔案提出開具未查到檔案證明的要求。檔案館依據(jù)所查到的檔案應(yīng)該為利用開具其所需證明；但對(duì)未查到檔案是否也應(yīng)該按其要求開具未查到證明呢？這在《檔案法》及《實(shí)施辦法》中并未明確規(guī)定。

但有關(guān)檔案利用理論則提出“檔案證明是指檔案館根據(jù)有關(guān)檔案用戶的詢問和申請(qǐng)為核查某種事實(shí)在館藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而編制的一種書面證明材料.制發(fā)檔案證明是檔案收藏部門開展檔案提供利用服務(wù)的方式之一”，以及由*師范大學(xué)出版社出版的《檔案信息化工作實(shí)用手冊(cè)》中“檔案工作基礎(chǔ)術(shù)語”，解釋檔案證明:“檔案館發(fā)給查詢者的一種認(rèn)證文件。說明館內(nèi)有無所查詢的文件、文件中有無所查詢的有關(guān)問題與事實(shí)的記載，以及該文件的存放地點(diǎn)”。那么，如果按照這種說法，如有單位或公民個(gè)人要求檔案館為其開具未查到檔案證明是應(yīng)該開具這種證明的。

但是作為檔案館是否有必要擔(dān)此之責(zé)和風(fēng)險(xiǎn)呢？近年來各級(jí)各類檔案館利用館藏檔案出具的證明,在解決戶口、工齡、工資、土地糾紛等問題中發(fā)揮了不可替代的憑據(jù)作用。一些人正是看中了檔案證明的這種獨(dú)特作用，想方設(shè)法到檔案館騙取證明。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，有人的因素。但出證制度不健全，特別是出證程序不完善也是重要原因。這就提醒我們應(yīng)當(dāng)不斷完善檔案館出證程序，以規(guī)范出證行為，保證檔案證明的真實(shí)性。

因?yàn)橐罁?jù)所查到的檔案開具證明是由檔案固有屬性及其價(jià)值決定的。檔案證明應(yīng)該是依據(jù)檔案的記載出具的憑證性文件。而沒有查到檔案被要求開具證明，則似乎有些不妥。但在本館的檔案利用中卻經(jīng)常會(huì)遇到這種情況。如有些單位來檔案館查詢單位職工的招工通知書，如未查到，則會(huì)要求檔案館為其開具未查到證明。有些個(gè)人來館查閱有無婚姻關(guān)系，經(jīng)查而未查到，也會(huì)要求出具無婚姻登記檔案證明。這讓接待人員很為難。但又沒依據(jù)性文件說服利用者，因而引起利用者的不滿。

4、檔案提前進(jìn)館與方便利用的問題

《中華人民共和國婚姻法》(20*年修正)第十七條“夫妻在婚姻關(guān)系存續(xù)期間所得的下列財(cái)產(chǎn)，歸夫妻共同所有”，第十八條“有下列情形之一的，為夫妻一方的財(cái)產(chǎn)：（一）一方的婚前財(cái)產(chǎn)”，法律規(guī)定讓人們認(rèn)識(shí)到確定婚前財(cái)產(chǎn)的重要性。而當(dāng)今社會(huì)人們的生活中會(huì)不斷地涉及到婚姻狀況的證明問題。如本館的婚姻登記檔案接收從五十年代形成之初到20*年12月31日止已全部進(jìn)館。那么凡是戶口在本區(qū)范圍內(nèi)的到法定婚齡的公民，如果需要開具婚姻狀況證明，則至少要到兩個(gè)地方，即先到檔案館查證有無婚姻登記檔案（結(jié)婚或離婚或未婚），再到婚姻登記處查閱20*年12月31日以后的婚姻登記檔案。這確實(shí)造成利用檔案的不便，而產(chǎn)生怨言。還有一些戶口遷進(jìn)遷出的公民，其戶口所在地的時(shí)間段不一定全在本區(qū)內(nèi)，但其會(huì)要求本館為其出具未查到婚姻登記檔案證明，這也在一定程度上讓查檔人員為難。

三、對(duì)檔案利用現(xiàn)狀的幾點(diǎn)思考

以上所述，是本館檔案利用工作之現(xiàn)狀，也許是個(gè)案。但經(jīng)筆者與同級(jí)同類檔案館的溝通、交流與探討，了解到這種現(xiàn)狀有一定的代表性，具有共性。區(qū)（縣）級(jí)檔案館中或多或少地出現(xiàn)上述檔案利用中問題。而目前一方面廣大公民利用檔案的需求在日益增長(zhǎng)，另一方面相關(guān)的法律法規(guī)存在著某些缺失或不配套，以及檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化程度不夠高，都制約著公民利用檔案的權(quán)力不能全部實(shí)現(xiàn)。那么就區(qū)（縣）級(jí)檔案館而言，如何嚴(yán)格實(shí)施法律法規(guī)，保障可以利用的檔案能夠最大限度地為廣大公民所用，以滿足公民不斷增長(zhǎng)的、多方面的、多層次的利用檔案的需要呢？筆者針對(duì)區(qū)（縣）級(jí)檔案館檔案利用的現(xiàn)狀做了以下幾點(diǎn)思考：

篇6

一、人社局在大學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

（一）對(duì)大學(xué)生檔案及檔案管理工作重視程度不夠

在當(dāng)前的人力資源和社會(huì)保障局里，一些檔案管理人員由于大學(xué)生檔案數(shù)量巨大和工作環(huán)節(jié)繁瑣等原因?qū)Υ髮W(xué)生檔案及檔案管理工作不重視，不能有效的發(fā)揮檔案管理部門的職能作用，沒有真正的為大學(xué)生提供檔案服務(wù)。一些偏遠(yuǎn)地區(qū)的人力資源和社會(huì)保障部門由于經(jīng)費(fèi)有效和人員不足等原因，對(duì)檔案管理部門的投入不足，對(duì)大學(xué)生檔案管理工作歸檔不及時(shí)、整理不迅速，甚至出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。有的檔案管理人員將生活中的情緒帶入工作中，對(duì)待工作不認(rèn)真，使得工作效率下降，嚴(yán)重影響了大學(xué)生檔案管理的質(zhì)量。在人社局里檔案管理人員與大學(xué)生接觸比較多，工作任務(wù)也非常艱巨。

（二）檔案管理工作思路不清晰，管理模式落后

有些檔案管理人員是由將要退休的人員擔(dān)任，這些人員往往不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，對(duì)檔案管理知識(shí)也只是一知半解，工作思想守舊，工作方法單一，思路不清晰，不能很好的提出具有創(chuàng)新精神的意見和建議，無法為新形勢(shì)下的檔案管理工作提出新的突破。同時(shí)，我國的機(jī)關(guān)單位在檔案管理方面一直遵循的是按“卷”整理，不可否認(rèn)這種工作模式有其可取的一面，但是也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到它的不足之處，比如檔案數(shù)量大容易出錯(cuò)，并且經(jīng)手人較多，在使用檔案時(shí)不方便，交接時(shí)工作量繁重。人社局檔案管理工作包含檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等等，管理模式落后必將會(huì)造成檔案管理工作的低效或者無效。

（三）檔案管理缺乏明確的目標(biāo)和考核機(jī)制

檔案管理工作在一些人力資源和社會(huì)保障局里被認(rèn)為是后勤部門，與其他行政部門相比并不重要，因此沒有為檔案管理工作制定明確的管理目標(biāo)和考核機(jī)制，造成檔案管理工作開展不順利，管理人員工作時(shí)沒有方向。尤其是對(duì)于大學(xué)生檔案管理，更沒有對(duì)檔案管理人員制定清晰的工作流程和職責(zé)，造成在工作中工作人員互相推諉，給大學(xué)生辦理業(yè)務(wù)造成不便。另外，由于人力資源和社會(huì)保障局的工作范圍廣，工作強(qiáng)度大，使得檔案部門與各職能部門之間溝通不及時(shí)、各部門之間溝通困難的現(xiàn)象，這樣就為人社局的檔案管理工作帶來嚴(yán)重的影響。

二、新形勢(shì)下加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理工作的有效策略

（一）優(yōu)化檔案管理人員的素質(zhì)，提升對(duì)檔案工作的重視程度

隨著《中華人民共和國檔案法》的實(shí)施，對(duì)檔案管理工作做出了明確的規(guī)定，使檔案管理工作逐步走上正規(guī)化和科學(xué)化的道路。在新形勢(shì)下，人社局檔案管理人員必須要做好大學(xué)生檔案管理工作，提高對(duì)于檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等一系列工作的效率，并且認(rèn)真思考在工作中的不足之處，提高對(duì)大學(xué)生檔案的重視程度。針對(duì)檔案管理人員不適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理模式的現(xiàn)狀，人社局要不斷優(yōu)化檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的內(nèi)訓(xùn)和外訓(xùn)，使他們認(rèn)識(shí)到工作的責(zé)任，增強(qiáng)自覺性和責(zé)任心。工作兢兢業(yè)業(yè)、妥善保管每一份檔案，為大學(xué)生提供全方位的服務(wù)。

（二）運(yùn)用信息技術(shù)提高工作效率，實(shí)施信息化和現(xiàn)代化的管理

隨著社會(huì)飛速發(fā)展和政治經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步提升，信息技術(shù)逐步成為機(jī)關(guān)單位工作中的有力武器，為提高工作效率奠定了基礎(chǔ)。在人力資源和社會(huì)保障局里，大學(xué)生檔案管理工作應(yīng)該積極采取現(xiàn)代化管理模式，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，并且由專人進(jìn)行管理和維護(hù)，將數(shù)量和種類繁多的檔案進(jìn)行歸檔，并且及時(shí)錄入電腦系統(tǒng)中，使借閱和提檔的工作效率得到改善。電子檔案的建立，不僅減少了紙質(zhì)檔案的磨損和丟失的概率，還減輕了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，促進(jìn)了工作標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。同時(shí)還要加大投入力度，建設(shè)職能完善和設(shè)備齊全的檔案管理辦公室，加強(qiáng)對(duì)檔案室的管理和監(jiān)督。

（三）建立完善的考核及運(yùn)行機(jī)制，為檔案管理工作提供依據(jù)

在新形勢(shì)下，人力資源和社會(huì)保障局必須要積極響應(yīng)國家號(hào)召，加大對(duì)大學(xué)生檔案管理各項(xiàng)工作的重視，出臺(tái)有效的考核和運(yùn)行機(jī)制，確保大學(xué)生檔案管理工作正常有效的開展。要將大學(xué)生檔案管理工作公開化和透明化，給大學(xué)生參與評(píng)價(jià)工作人員的機(jī)會(huì)，實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和群眾共同監(jiān)督的管理模式，將檔案管理人員的工作情況與其各項(xiàng)考核直接掛鉤，提高他們的工作主動(dòng)性和積極性。同時(shí)，還要加強(qiáng)各部門與檔案管理工作的協(xié)調(diào)，各部門要積極配合檔案管理工作，為檔案管理創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境，從而有效的保障全體大學(xué)生的利益，為社會(huì)發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。

三、結(jié)語

綜上所述，人力資源和社會(huì)保障局的大學(xué)生檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，需要全體檔案管理人員的共同努力，堅(jiān)持“全心全意為人民服務(wù)”的工作理念，運(yùn)用現(xiàn)代化的工作方式，與時(shí)俱進(jìn)，改革創(chuàng)新，使檔案管理工作更好的適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。大學(xué)生檔案影響著我國高素質(zhì)人才的吸納和流動(dòng)，是人事管理的重中之重。做好大學(xué)生檔案管理工作，提高檔案管理工作效率，創(chuàng)建大學(xué)生檔案管理新模式，成為了當(dāng)前人力資源和社會(huì)保障局檔案管理人員面臨的新挑戰(zhàn)。

參考文獻(xiàn)：

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一、城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案具有的特點(diǎn)

（一）檔案在服務(wù)對(duì)象與管理對(duì)象上具有社會(huì)性特點(diǎn)

養(yǎng)老保險(xiǎn)制度在我國的普及范圍越來越廣、貫徹日益深入，它的服務(wù)范圍在今日更是延伸到了整個(gè)社會(huì)各類體制之下的眾多從業(yè)人員。當(dāng)這些從業(yè)人員滿足養(yǎng)老的條件要求時(shí)，那么他就能夠領(lǐng)取養(yǎng)老金，這就使得社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案演化成為一項(xiàng)社會(huì)化的保障制度。

（二）檔案在來源上具有廣泛性特點(diǎn)、內(nèi)容上具有復(fù)雜性特點(diǎn)

我國的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度在全社會(huì)進(jìn)行推廣實(shí)施，這使得建立檔案和保管檔案的工作變得更加艱巨，挑戰(zhàn)性也更大。相對(duì)今日的城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理來說，以前的檔案管理對(duì)象可以說是相當(dāng)單一的，曾經(jīng)的檔案管理對(duì)象只是國有企業(yè)與集體企業(yè)的離退休工作人員。但是當(dāng)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度在整個(gè)社會(huì)開展之后，檔案的來源就變得五花八門，非常廣泛，而檔案的內(nèi)容也更是復(fù)雜多樣。

（三）檔案本身呈現(xiàn)出流動(dòng)性特點(diǎn)

相比之下，私人、合資以及外資的經(jīng)營體制的企業(yè)，其參加社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)人員比國有企事業(yè)單位流動(dòng)性更大，而鄉(xiāng)村居民參保也是具有很強(qiáng)的流動(dòng)性。所以這就造成了檔案管理的難度增加。但是我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展一天天地加劇，類似這種情況的從業(yè)人員數(shù)量也在不斷地增加。所以，收集和管理流動(dòng)性的社保檔案也應(yīng)當(dāng)成為檔案工作的一個(gè)重點(diǎn)。

二、加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的建議對(duì)策

（一）從領(lǐng)導(dǎo)上進(jìn)行加強(qiáng)，從認(rèn)識(shí)上進(jìn)行提高

城鄉(xiāng)居民的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作是一項(xiàng)對(duì)我國的社會(huì)保障制度進(jìn)行推廣的重要工作，它也是我國政府為建設(shè)和諧社會(huì)而不懈努力的歷史鑒證，它還是參保人參保后得到相應(yīng)的福利的重要憑證，它具有相當(dāng)強(qiáng)的專業(yè)性以及政策性。檔案管理的水平高低不僅僅關(guān)乎城鄉(xiāng)參保居民的切身利益，更影響著居民的參保熱情。只有我們的各級(jí)黨委、政府在思想上進(jìn)行統(tǒng)一，充分認(rèn)可檔案管理工作的重要作用和意義，提高使命感以及責(zé)任感，把居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理管理工作列入并提上黨委、政府的工作議程，指派專門的分管領(lǐng)導(dǎo)，讓這個(gè)事項(xiàng)有“領(lǐng)導(dǎo)管事”。

（二）在經(jīng)費(fèi)上加大投入，確保工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)

筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)把城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作列為各級(jí)財(cái)政預(yù)算的一部分，在經(jīng)費(fèi)投入方面做好保障。第一個(gè)就是確保充足的資金用于購買檔案工作不可或缺的一些硬件設(shè)備。比如在縣級(jí)居民養(yǎng)老檔案管理的工作室配置相應(yīng)的除濕機(jī)、檔案盒、密集柜、滅火器、電腦等設(shè)施設(shè)備，滿足防蟲、防火、防塵、防潮濕等“十防”標(biāo)準(zhǔn)，確保安全管理。還可以盡力為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理室配備復(fù)印一體機(jī)、計(jì)算機(jī)、打印紙，為村委會(huì)配置好傳真機(jī)，提高檔案管理效率。第二個(gè)是要在村里尋求協(xié)理員作為檔案收集與管理助手，并根據(jù)實(shí)際對(duì)村協(xié)理員適當(dāng)?shù)靥岣咂浯觯屍浔３止ぷ鳠崆椋ＷC“有經(jīng)費(fèi)辦事”。

（三）從技術(shù)上進(jìn)行加強(qiáng)，提高檔案工作人員管理水平

根據(jù)各地的具體情況舉辦定期或者不定期的業(yè)務(wù)檔案培訓(xùn)、專題講座等，增強(qiáng)檔案工作人員的管理水平。不斷強(qiáng)化臨近市、縣、鎮(zhèn)之間的相互觀摩、學(xué)習(xí)養(yǎng)老檔案管理工作，上級(jí)業(yè)務(wù)骨干深入到下屬單位指導(dǎo)各項(xiàng)檔案管理工作，進(jìn)行手把手的方法傳授，堅(jiān)持開拓職員的視野，學(xué)他人之長(zhǎng)補(bǔ)自己之短，做到“有能力辦事”。

（四）從機(jī)構(gòu)上進(jìn)行健全，從信息化方向進(jìn)行完善

城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案難歸檔、大數(shù)量、多環(huán)節(jié)，這要求我們的檔案部門務(wù)必建立健全由村到鄉(xiāng)鎮(zhèn)，再由鄉(xiāng)鎮(zhèn)到縣的三個(gè)級(jí)別的檔案收集的服務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)。對(duì)每一級(jí)的責(zé)任都要進(jìn)行明晰，對(duì)每一級(jí)的機(jī)構(gòu)都要完善，做到“有隊(duì)伍做事”。比如某個(gè)縣政府就推行這樣的一項(xiàng)管理制度，即縣政府每一年都要與所轄鄉(xiāng)鎮(zhèn)訂立《居民報(bào)工作責(zé)任書》，讓每一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)至少安排2名專職人員開展養(yǎng)老檔案的整理以及收集管理等工作，村里也有專門的村協(xié)理員，這就從工作力量上對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行了充實(shí)保障。

完全的人力方式管理城鄉(xiāng)居民的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案不僅花費(fèi)工作人員的更多精力，效率也不高。所以，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案更應(yīng)該注重信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理。在管理中可以把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息快速地變?yōu)橛跋窕?shù)字化信息，實(shí)行城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案電子化的管理方式，以計(jì)算機(jī)信息化管理代替人工檢索。建立起養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的歸檔編碼方案以及對(duì)應(yīng)的計(jì)算機(jī)檔案索引系統(tǒng)。這樣就不需要工作人員去調(diào)取實(shí)體檔案原件，只需要借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行圖片的檢索查閱掃描，就可以完成打印復(fù)制等功能。

三、結(jié)語

城鄉(xiāng)居民的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是一種重要的福利依據(jù)，它保障著的是廣大勞動(dòng)者能“老有所依”。養(yǎng)老保險(xiǎn)制度屬于我國社會(huì)保障制度不可或缺的一部分，是構(gòu)建和諧社會(huì)的重要手段。讓我們重視并想方設(shè)法提高城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理水平，在自己的崗位上發(fā)揮自己的光和熱，讓更多的群眾受益！

篇8

人力資源和社會(huì)保障局相關(guān)的檔案管理工作涉及廣泛，包括公務(wù)員管理、職稱評(píng)定、工資審批、人事調(diào)動(dòng)、人員招聘、勞動(dòng)合同與勞動(dòng)力鑒定、勞動(dòng)仲裁、職業(yè)資格證書、企事業(yè)職工退休審批、醫(yī)療保險(xiǎn)等多種內(nèi)容，同時(shí)也涉及到民政、財(cái)政、勞保、稅務(wù)與衛(wèi)生等多部門相關(guān)內(nèi)容，對(duì)于民眾利益關(guān)系重大。因此要做好相關(guān)檔案管理工作是構(gòu)建和諧社會(huì)的基本條件，相關(guān)責(zé)任較重，具有較大的社會(huì)價(jià)值。

一、人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的價(jià)值

檔案管理工作從國家層面來說，是國家秩序有效開展的基本工作內(nèi)容，為社會(huì)各項(xiàng)工作開展提供有效的人力資源保障。同時(shí)也對(duì)民生發(fā)展、黨與國家的事業(yè)、社會(huì)穩(wěn)定起著重要的保障作用。從個(gè)人角度而言，檔案管理相關(guān)工作與企事業(yè)單位員工個(gè)人的職位晉升，農(nóng)民就業(yè)、學(xué)生發(fā)展等起到一定輔助作用。隨著我國人事制度的不斷改革變化，經(jīng)濟(jì)的快速的發(fā)展，相關(guān)檔案管理工作也逐步受到重視與升級(jí)，在檔案管理的人員與技術(shù)上逐步的專業(yè)化與高科技化，同時(shí)也對(duì)相關(guān)從業(yè)人員來說提出了更多的挑戰(zhàn)，但是對(duì)于民眾而言提供了更多的便捷性。

二、傳統(tǒng)檔案管理方法優(yōu)劣勢(shì)

目前在一定層面上仍舊沿用傳統(tǒng)的按卷檔案管理方式，該種方式是長(zhǎng)久以來機(jī)關(guān)單位對(duì)文件歸檔的常用方式。該方式可以有效的依據(jù)文件材料所具有的規(guī)律與特點(diǎn)做對(duì)應(yīng)的整理，保持文件材料間的一定關(guān)聯(lián)性，有助于保管與使用，但是該方式也有其弊端。首先，組卷的操作過程較為繁瑣，依照不同特征做組卷的非確定因素較多。在組卷操作中，由于個(gè)人對(duì)組卷標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)定不同，以及實(shí)際的操作水平差異，會(huì)導(dǎo)致在立卷上有較大的差異性。其次，案卷標(biāo)題較為復(fù)雜。由于不同人操作，在案卷標(biāo)題的設(shè)定上會(huì)有一定差異性，甚至在同一個(gè)工作人員管理下，不同時(shí)間下所擬定的標(biāo)題也有一定差異性，隨著個(gè)人業(yè)務(wù)水平的提升，認(rèn)識(shí)程度的提高，在標(biāo)題的擬定與考慮上也會(huì)有較大的差異性，缺乏標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一性管理。其三，該歸檔管理工作一般處于人力手工處理，工作量較大，而工作效率相對(duì)較低，需要的人力資源也更多。立卷需要通過相關(guān)文件做對(duì)應(yīng)的歸并、裝訂、標(biāo)題擬定、審核等多流程，其中由于人工操作，因此不確定因素較多，無法有效統(tǒng)一操作或者達(dá)到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。其實(shí)，檔案使用不便捷，受到較大的時(shí)空局限性，同時(shí)不容易做好保密工作。在檔案中會(huì)涉及多個(gè)文件，當(dāng)使用者需要調(diào)取其中一份文件時(shí)，往往會(huì)隨同調(diào)取其他合并文件，一方面不便于文件攜帶保存，另一方面容易導(dǎo)致其他文件信息的泄露，不利于文件內(nèi)容的保密工作。甚至由于部分案卷存在過厚的裝訂，從而導(dǎo)致閱讀與復(fù)制操作更麻煩。特別是整卷內(nèi)容提供使用時(shí)，會(huì)導(dǎo)致相關(guān)檔案信息收到損耗與外泄。

因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式一方面操作較為繁瑣復(fù)雜，另一方面使用不便，安全性不高。對(duì)于該種問題需要積極的通過現(xiàn)代化檔案管理做有效的功能改善，提升檔案管理的安全、便捷與高效性。

三、人力資源和社會(huì)保障局檔案管理有效措施

（一）注重人員隊(duì)伍建設(shè)

在檔案管理工作上需要較大程度的人力操作支持，無論是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，還是采用現(xiàn)代化的數(shù)字化數(shù)據(jù)庫管理方法，都需要專業(yè)素養(yǎng)的工作人員做有效的操作支持，同時(shí)也需要管理人員具有前瞻性的管理理念，及時(shí)更新檔案管理方法，促進(jìn)檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。因此，首先需要注重人員專業(yè)性的納入。要在人員招聘引進(jìn)上更多的傾向于專業(yè)對(duì)口，保證工作人員有專業(yè)的工作經(jīng)驗(yàn)或者專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)支持，確保在思想上與技能上都能夠勝任相關(guān)工作。同時(shí)要注重人員的培訓(xùn)管理，采用分級(jí)培訓(xùn)制度，依據(jù)不同崗位、不同級(jí)別情況做對(duì)應(yīng)的培訓(xùn)課程安排，務(wù)必達(dá)到培訓(xùn)課程的有效性，避免籠統(tǒng)一刀切。同時(shí)鼓勵(lì)員工積極進(jìn)修深造，促使員工在綜合素養(yǎng)上不斷提升，同時(shí)開闊眼界促進(jìn)實(shí)際工作的有效創(chuàng)新改良。為了鼓勵(lì)員工積極提升自身專業(yè)業(yè)務(wù)能力，可以進(jìn)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)制度，讓員工有更為積極的進(jìn)取精神。

（二）強(qiáng)化信息化建設(shè)

隨著信息化時(shí)代的來臨，在各行各業(yè)與人們的生活中，無處不滲透著信息技術(shù)帶來的變革。在檔案管理工中也要逐步加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫，提升檔案管理工作中收集、整理、統(tǒng)計(jì)、鑒定與利用的高效便捷性，有效的打破檔案管理工作的時(shí)空局限性。能夠快速有效的通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持來達(dá)到檔案資料的收集、統(tǒng)計(jì)與調(diào)閱，有效的方便相關(guān)工作的開展。同時(shí)要注重檔案管理信息化建設(shè)的安全性，對(duì)于相關(guān)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)需要做好專用網(wǎng)絡(luò)和硬件設(shè)備，避免資料隨意的拷貝外泄，同時(shí)也防止其他干擾對(duì)數(shù)據(jù)庫造成的損毀。要嚴(yán)格做好信息化管理相關(guān)制度建設(shè)，讓所有操作能夠有規(guī)范可循，促使操作人員能夠在科學(xué)合理的操作下運(yùn)用數(shù)據(jù)庫，避免信息資源的外泄或者破壞等問題發(fā)生。

（三）改良管理理念

在檔案管理上，要具有前瞻性，能夠有效的利用當(dāng)下技術(shù)與人才資源做有效的檔案管理。要提升對(duì)檔案管理改良的進(jìn)度與水平，及時(shí)有效的吸收新進(jìn)理念與技術(shù)，促進(jìn)本身滯后管理狀態(tài)的改革。在管理層上，要注重學(xué)習(xí)檔案管理新理念，能夠有效的做好基層人員操作提升與管理技術(shù)改良的導(dǎo)向作用。促使相關(guān)管理制度的不斷的完善健全，讓所有管理能夠有章可循。

四、結(jié)束語

人力資源和社會(huì)保障局檔案管理需要充分受到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)可與重視，從而有效的人員、配套設(shè)備設(shè)施、制度的不斷改良完善，有效的促使各部門人員的有效配合，從而推進(jìn)檔案管理工作的有序開展。

篇9

伴隨著城市建設(shè)步伐的不斷加快，現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)已經(jīng)不斷滲透入如今的工程建設(shè)領(lǐng)域。隨之而來的就是大量建設(shè)電子文件的產(chǎn)生，從而形成了工程建設(shè)電子文件（檔案）與紙質(zhì)檔案共存的局面。雖然可以預(yù)計(jì), 建設(shè)電子文件（檔案）與紙質(zhì)檔案管理共存的二元格局將會(huì)持續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間, 功能的完全替代很難, 也并非必須。“無紙化”必然經(jīng)歷一個(gè)漫長(zhǎng)的漸進(jìn)過程。但是建設(shè)電子檔案的發(fā)展卻是大的趨勢(shì)，是與時(shí)俱進(jìn)的產(chǎn)物，是未來發(fā)展的方向，是建設(shè)數(shù)字城建檔案館的需要。只是建設(shè)電子檔案的安全利用、保管、法律地位沒有得到完全保證, 人們就需要以紙質(zhì)文件形式生效或?qū)⒓堎|(zhì)副本作為重要的備份加以保存。本文重點(diǎn)討論建設(shè)電子檔案的安全利用、保管和法律效力。

一、建設(shè)電子檔案利用中的安全管理

（一）采用的利用方式

對(duì)城建檔案部門來說，建設(shè)電子檔案提供利用，一般有三種：即提供拷貝，網(wǎng)絡(luò)通信傳輸，直接利用。城建檔案部門應(yīng)視利用者的情況提供利用方式，決不能隨隨便便地向任何利用者都提供全部利用方式。

（二）依據(jù)城建電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次，進(jìn)行有效的管理

一般來說，對(duì)于內(nèi)容不能完全開放的建設(shè)電子檔案，不宜提供拷貝的利用方式，對(duì)于提供拷貝程序的建設(shè)電子檔案的制作，必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。脫機(jī)建設(shè)電子檔案（載體）不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位或個(gè)人不得擅自復(fù)制、拷貝、修改、轉(zhuǎn)送他人。

（三）進(jìn)行加密處理

采用通信傳輸或直接利用等方式時(shí)，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)

容要進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期的

更換。

（四）利用的系統(tǒng)

系統(tǒng)應(yīng)對(duì)利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)

行相關(guān)記錄，作為對(duì)利用工作查證的依據(jù)。利用的系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)的容錯(cuò)能力，避免由于錯(cuò)誤操作所帶來的不可挽回的損失。

二、建設(shè)電子檔案保管中的安全管理

在建設(shè)電子檔案的檢測(cè)、維護(hù)、拷貝等操作過程中，應(yīng)當(dāng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點(diǎn)等綜合條件，來測(cè)定技術(shù)方案和工作模式，并采取有效措施，以確保建設(shè)電子檔案的安全可靠。根據(jù)建設(shè)電子檔案載體的特性，可以從以下兩個(gè)方面對(duì)其進(jìn)行安全保障：

（一）載體的選擇——保證建設(shè)電子檔案載體物理上的安全

建設(shè)電子檔案一般來說是存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上，所以要嚴(yán)格控制磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境。城建檔案部門一方面要對(duì)電子文件從生成到歸檔到檔案管理的整個(gè)過程做出完整記錄，另一方面，要在原有的技術(shù)基礎(chǔ)上開發(fā)新的高科技技術(shù)，對(duì)載體的保護(hù)、技術(shù)的保護(hù)等做出強(qiáng)有力的保障。另外，載體的選擇對(duì)建設(shè)電子檔案的穩(wěn)定性也起著非常關(guān)鍵的作用。建設(shè)電子文件一旦作為電子檔案長(zhǎng)期保存，就應(yīng)選擇標(biāo)準(zhǔn)化程度高、性能穩(wěn)定、有發(fā)展前途、價(jià)格便宜、容易檢測(cè)、顯示還原方便、能長(zhǎng)期保存的載體。

（二）對(duì)建設(shè)電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測(cè)和維護(hù)

建設(shè)電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上的，極易受到環(huán)境的影響。因此，為了延長(zhǎng)電子檔案載體的使用壽命和確保電子檔案信息的安全，就必須定期對(duì)其進(jìn)行檢測(cè)和拷貝，定期檢測(cè)，應(yīng)每年一次。采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個(gè)邏輯卷為單位。首先進(jìn)行外觀檢查確認(rèn)載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等，然后進(jìn)行邏輯檢測(cè)，采用專用或自行編制檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)。通過檢測(cè)發(fā)現(xiàn)有出錯(cuò)的載體，要進(jìn)行有效的修改或更新。還可以采取再生性保護(hù)措施對(duì)其進(jìn)行有效的維護(hù)。所謂再生性保護(hù)措施，是指將磁盤或光盤的數(shù)據(jù)制作備份，并分別存放，每4年拷貝一次，且原載體繼續(xù)保留的時(shí)間不少于4年，循環(huán)往復(fù)，直至銷毀為止。建立相應(yīng)的維護(hù)管理檔案，記錄每一次對(duì)建設(shè)電子檔案載體進(jìn)行的檢測(cè)、維護(hù)、拷貝等操作，這樣可以避免重復(fù)勞動(dòng)及發(fā)生人為的錯(cuò)誤操作。

三、建設(shè)電子檔案得不到利用就沒有價(jià)值，利用可以表現(xiàn)在工程設(shè)計(jì)、審核、鑒定以及建設(shè)工程司法審判領(lǐng)域等等。可見城建檔案館提供的建設(shè)工程電子檔案的法律憑證效力值得關(guān)注。

建設(shè)工程電子檔案文件首先要具備原始性和真實(shí)性, 這樣才能具有法律意義上的憑證作用。城建檔案忠實(shí)地記錄了整個(gè)建設(shè)工程的歷史事實(shí), 具有證實(shí)歷史的效用。如果沒有原始性,真是性也就沒有證據(jù)性可言。因此，首先做好前端控制工作。因?yàn)榻ㄔO(shè)電子文件具有易更改性和系統(tǒng)依賴性等特點(diǎn)，只有從“前端”進(jìn)行控制，才能保證“后端”的建設(shè)工程電子檔案的完整性、可讀性和可靠性。其次做好全程管理工作。全程管理就是對(duì)整個(gè)工程進(jìn)行全面管理。由于工程建設(shè)周期長(zhǎng)，等到工程竣工后再收集，一些重要的電子文件有的未存盤，有的被刪除，很難收集，造成很大的損失。因此在工程建設(shè)期間，城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)不定期到建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位，對(duì)建設(shè)工程檔案資料收集、整理、歸檔工作進(jìn)行檢查，結(jié)合工程特點(diǎn)，深入施工現(xiàn)場(chǎng)，幫助解決建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題，保證城建電子檔案的原始性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性。

建設(shè)電子檔案的原始性、真實(shí)性與建設(shè)電子檔案的法律證據(jù)作用在根本上是統(tǒng)一的。建設(shè)電子檔案的法律證據(jù)作用因其具有原始性和真實(shí)性而存在。兩者的關(guān)系具體表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

建設(shè)電子檔案的法律證據(jù)作用是建設(shè)電子檔案原始性、真實(shí)性的體現(xiàn)。法律證據(jù)作用離不開建設(shè)電子檔案的原始性、真實(shí)性。檔案保存的最終目的就是為了開發(fā)利用，建設(shè)電子檔案也是一樣。而作為法律證據(jù)只是利用的一種方式。建設(shè)電子檔案的原始性、真實(shí)性為建設(shè)電子檔案的法律證據(jù)作用提供了最基本條件。檔案學(xué)理論將檔案的憑證價(jià)值基于其原始性，建設(shè)電子檔案也不例外。因此，只有充分保證建設(shè)電子檔案的信息內(nèi)容的原始性和真實(shí)性才能具有憑證價(jià)值。證據(jù)具有三個(gè)基本特征：客觀性、相關(guān)性和法律性。 其中，證據(jù)的客觀性是指它的實(shí)質(zhì)，是第一性的。一份文件或檔案能否成為證據(jù)還要看它是不是同時(shí)具有這三個(gè)基本特征。 從中我們不難看出最基本的作為證據(jù)的特征就是它的客觀性，是指這份文件或檔案是不是真實(shí)地反映了當(dāng)時(shí)的客觀情況。即通常所說的是否是原始的歷史記錄。所以，撇開建設(shè)電子檔案的原始性和真實(shí)性，電子檔案的法律證據(jù)作用也就無從談起。它是建設(shè)電子檔案能否作為證據(jù)發(fā)揮其憑證價(jià)值即證據(jù)作用的最基本條件。

開展城建電子文件歸檔工作是數(shù)字城建檔案館建設(shè)的需要。建立數(shù)字城建檔案館是城建檔案工作信息化、現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，是城建檔案館的發(fā)展方向，而數(shù)字城建檔案館最基礎(chǔ)最重要的工作就是實(shí)現(xiàn)城建檔案信息的數(shù)字化。可見，建設(shè)數(shù)字城建檔案館是國家賦予我們檔案人員的使命，也是我們未來肩負(fù)的職責(zé)。

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3.經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案收集、整理水平受制約。縣、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）兩級(jí)檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善。周寧縣9個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)中無一鄉(xiāng)鎮(zhèn)建立完善的檔案室，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)用廢舊紙箱存放檔案，或者干脆將業(yè)務(wù)檔案直接放在地上，造成檔案混亂、甚至丟失，特別春季多雨季節(jié)，易出現(xiàn)紙質(zhì)材料的霉變現(xiàn)象。另外，村協(xié)理員居民保工作量大，補(bǔ)貼卻僅為100元每月，影響了他們檔案工作的積極性。

4.經(jīng)辦隊(duì)伍不穩(wěn)定，業(yè)務(wù)水平待提高。目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)沒有檔案機(jī)構(gòu)和專門的檔案人員。如周寧縣城居保經(jīng)辦人員（除縣經(jīng)辦機(jī)構(gòu)人員外）多為身兼數(shù)職人員，有的還是志愿者，且經(jīng)辦人員隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，嚴(yán)重影響業(yè)務(wù)檔案的收集整理工作；其次，收集、整理業(yè)務(wù)檔案能力有待提高。如在填寫參保表中，有的經(jīng)辦人員忘寫日期、露標(biāo)繳費(fèi)檔次，沒填經(jīng)辦人姓名，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、村（居）委會(huì)申報(bào)意見蓋章不清晰等問題都會(huì)導(dǎo)致業(yè)務(wù)檔案收集、整理的不規(guī)范。

5.業(yè)務(wù)檔案?jìng)鬟f環(huán)節(jié)多，收集整理耗時(shí)長(zhǎng)。居民保業(yè)務(wù)檔案在收集的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從參保群眾——村委會(huì)——鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）勞動(dòng)保障事務(wù)所——縣居民保中心，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)，都會(huì)影響業(yè)務(wù)檔案的收集、整理工作。其次，農(nóng)村居民外出務(wù)工者居多，人員流動(dòng)性大，居民保參保人的身份證、戶口簿復(fù)印件等材料收集難度加大。再次，較多村民文化程度不高，需要經(jīng)辦人員參保表，加大了經(jīng)辦人員的工作量，降低了工作效率，導(dǎo)致群眾辦理居民保業(yè)務(wù)等待時(shí)間變長(zhǎng)。

二、居民保業(yè)務(wù)檔案的收集、整理工作的措施

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)。居民保檔案工作是推廣國家社會(huì)保障制度，促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展的歷史鑒證，是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，是參保人參保、享受待遇的重要憑證。檔案管理質(zhì)量的高低直接關(guān)系到參保群眾的切身利益，也影響到廣大群眾參保的積極性。各級(jí)黨委、政府必須統(tǒng)一思想，充分提高對(duì)居民保檔案工作重要性的意識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，把居民保檔案工作列入黨委、政府工作日程，指定分管領(lǐng)導(dǎo)，做到“有領(lǐng)導(dǎo)管事”。如周寧縣、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）兩級(jí)均指定一名領(lǐng)導(dǎo)分管這項(xiàng)工作，做到一手抓參保工作，一手抓檔案工作。

2.健全機(jī)構(gòu)，完善網(wǎng)絡(luò)。居民保業(yè)務(wù)檔案數(shù)量大，環(huán)節(jié)多，歸檔難，必須建立健全村——鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）——縣三級(jí)檔案收集服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，明確各級(jí)責(zé)任，健全各級(jí)機(jī)構(gòu)，確保“有隊(duì)伍做事”。2011年以來，周寧縣政府每年與鄉(xiāng)鎮(zhèn)簽訂《居民保工作責(zé)任書》，要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要調(diào)整充實(shí)勞動(dòng)保障事務(wù)所工作力量，至少配備專職人員2名，并指定一名人員進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案的收集、整理工作。各村委會(huì)依托村協(xié)理員，做好參保材料的收集整理工作。

3.加大投入，保證運(yùn)轉(zhuǎn)。要將居民保工作納入各級(jí)財(cái)政預(yù)算，確保經(jīng)費(fèi)投入，一方面需要投入經(jīng)費(fèi)購買檔案工作所必需的硬件設(shè)施，另一方面要適當(dāng)提高村協(xié)理員的待遇，利于調(diào)動(dòng)其工作積極性，做到“有經(jīng)費(fèi)辦事”。如周寧縣居民保中心專門安排一間庫房，配置了密集柜、除濕機(jī)、電腦、檔案盒、滅火器等安全保管設(shè)施設(shè)備，達(dá)到防火、防潮濕、防塵、防蟲等“十防”要求，改善了硬件條件，為各鄉(xiāng)鎮(zhèn)配備了辦公桌、計(jì)算機(jī)、復(fù)印一體機(jī)、打印紙、鐵皮柜（存放業(yè)務(wù)檔案材料）、檔案盒，為部分村還配備了傳真機(jī)，并將居民保經(jīng)辦過程中需要的業(yè)務(wù)表格及時(shí)、充足的送至各鄉(xiāng)鎮(zhèn)。另外，周寧縣在兌現(xiàn)村協(xié)理員每月100元工資的基礎(chǔ)上，每完成一個(gè)居民的參保及檔案收集整理工作，給予村協(xié)理員2元的補(bǔ)助，一定程度上提高協(xié)理員工作積極性。

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一、全面提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，準(zhǔn)確定位檔案管理工作，這是新時(shí)期優(yōu)化人社局檔案管理工作的前提與基礎(chǔ)

正如學(xué)界其他研究者所闡述的那樣，目前我國人力資源和社會(huì)保障局內(nèi)部的檔案管理工作存在系列問題，這些問題需要我們各相關(guān)主體的高度重視和積極關(guān)注，如《淺談加強(qiáng)人社局檔案管理的舉措》（袁亮，赤子，2017年01期）一文中明確指出，目前我國人社局檔案管理過程中存在檔案管理部門管理機(jī)制不完善、管理人員專業(yè)素養(yǎng)有限以及內(nèi)部分配不合理等問題，而文章中敘述到的這些問題或多或少地存在于當(dāng)前各級(jí)人社局檔案管理工作中，而我們認(rèn)為導(dǎo)致這些問題長(zhǎng)期普遍存在的根源則在于思想認(rèn)識(shí)的不到位，相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作的重要性沒有全面而深刻的認(rèn)識(shí)，一些同志依然認(rèn)為檔案管理是可有可無的工作內(nèi)容，沒有實(shí)際的意義和價(jià)值，這對(duì)于檔案管理工作的開展是十分不利的，一些地區(qū)的人社局存在不重視內(nèi)部檔案管理工作的情況，檔案管理部門成了單位的“養(yǎng)老部門”，相關(guān)人員的知識(shí)背景和專業(yè)能力都存在很大的不足，完全不能適應(yīng)崗位的需要，這種情況的存在從根源上障礙了人社局檔案管理工作的優(yōu)化更新，是需要相關(guān)主體高度重視的命題。在上述特定語境下，全面提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，深刻理解檔案管理工作的意義，從而準(zhǔn)確定位人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作，這是新時(shí)期優(yōu)化人社局檔案管理工作的前提與基礎(chǔ)。

二、建立專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，這是不斷提高人社局檔案管理水平過程中的重要內(nèi)容

人力資源是當(dāng)前做好人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作過程中的核心因素，必須予以高度重視，事實(shí)上也只有做好人才隊(duì)伍建設(shè)這一基礎(chǔ)性工作，新時(shí)期人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理優(yōu)化改革才是一個(gè)值得期待的命題，這理應(yīng)成為當(dāng)前社會(huì)各界的普遍性共識(shí)。就實(shí)踐層面上而言，目前人社局檔案管理過程中的人才隊(duì)伍建設(shè)這一特定命題而言，人員專業(yè)化水平不高、工作態(tài)度不積極是較為普遍的問題，針對(duì)這些切實(shí)存在的問題，相關(guān)主體可以以以下兩個(gè)路徑為基本突破口：一方面人社局相關(guān)主體要高度重視檔案管理工作，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義，這是十分重視的內(nèi)容，在人員調(diào)配方面給予必要的支持，引導(dǎo)一些具有專業(yè)化檔案管理知識(shí)的優(yōu)秀人才進(jìn)入到檔案管理崗位，不斷充實(shí)和優(yōu)化人社局檔案管理部門的人員力量，這是實(shí)踐層面上需要特別重視的內(nèi)容；同時(shí)另一方面則需要切實(shí)強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，依托個(gè)體自主學(xué)習(xí)、統(tǒng)一專題培訓(xùn)等多元化形式，讓檔案管理相關(guān)人員在思想認(rèn)識(shí)上深刻理解自身工作的意義，同時(shí)在工作技能上有相應(yīng)的專題學(xué)習(xí)，這是建立健全檔案管理專業(yè)化人才隊(duì)伍過程中的重要策略，需要各相關(guān)主體的積極探索和不斷探索。

三、適應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)，不斷探索信息化時(shí)代語境下的檔案管理模式，這是至關(guān)重要的內(nèi)容

構(gòu)建信息化檔案管理模式是當(dāng)前我國優(yōu)化檔案管理工作整體體系中的核心命題，一定意義上構(gòu)成了檔案管理優(yōu)化工作的主要內(nèi)容，這方面的學(xué)術(shù)研究成果是相對(duì)豐富的，如《電子檔案管理在推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用》（楊實(shí)堯，科技與創(chuàng)新，2020年16期）、《行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略探析》（林俏瑾，蘭臺(tái)內(nèi)外，2020年25期）等專題論文都是這一基礎(chǔ)性范疇內(nèi)的研究文本，可以看到如何實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式與現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)的有機(jī)融合是這一過程中的核心命題，相應(yīng)的主題探究成果是多元化的。就學(xué)界的即有研究成果和目前人社局檔案管理的實(shí)際情況而言，檔案管理信息化需要注意的問題有以下幾點(diǎn)：首先是相關(guān)主體對(duì)推進(jìn)檔案管理信息化必要性與緊迫性的認(rèn)識(shí)，這是基礎(chǔ)性條件，也是目前直接制約檔案管理信息化的重要因素，需要各相關(guān)主體的高度重視和積極探索；其次，專業(yè)化人才隊(duì)伍的建設(shè)依然是最為核心的命題，兼具專業(yè)檔案管理知識(shí)和現(xiàn)代信息化素養(yǎng)的復(fù)合型人才是這一過程中的重要條件，各相關(guān)主體要采取多元化的策略引導(dǎo)和鼓勵(lì)高素質(zhì)的人才進(jìn)入到檔案管理的工作崗位；另外，以人民群眾的實(shí)際需求為基礎(chǔ)性依據(jù)，不斷提高檔案管理水平是促進(jìn)檔案管理信息化水平過程中的基礎(chǔ)性價(jià)值維度，作為政府職能部門，要自覺梳理“為人民服務(wù)”的基本宗旨，切實(shí)構(gòu)建服務(wù)型政府，從人民群眾的實(shí)際需求出發(fā)，不斷提高自身的服務(wù)質(zhì)量。

從整體上而言，本文基于當(dāng)前我國人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作過程中的普遍性問題，從三個(gè)方面闡述和探討了實(shí)踐層面上的優(yōu)化改革策略，具有一定的實(shí)踐指導(dǎo)意義。從本質(zhì)上而言，當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)語境下人力資源和社會(huì)保障局檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)性的宏觀命題，涉及到檔案管理和人社局內(nèi)部具體工作的方方面面，因此新時(shí)期人社局檔案管理的優(yōu)化工作要立足于檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，這一過程中既要對(duì)信息進(jìn)行必要的篩選與整理，保證信息的正確性，同時(shí)也要做好檔案的管理和保存工作，以更好地為特定的主體服務(wù)，這是一個(gè)任重而道遠(yuǎn)的命題，需要各相關(guān)主體的持續(xù)努力。

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篇13

檔案管理主要是通過對(duì)文字、圖表、聲像等材料做對(duì)應(yīng)的記錄、保管等工作，其主要內(nèi)容包括資料的收集、征集、整理、保管、編目、檢索、編輯、研究、統(tǒng)計(jì)匯總與使用等各方面功能的服務(wù)。檔案管理屬于人力資源和社會(huì)保障局的基本性工作內(nèi)容，對(duì)于企事業(yè)單位與個(gè)人的相關(guān)工作開展與需求提供服務(wù)，維持了社會(huì)的基本運(yùn)作。

一、傳統(tǒng)人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的不足

（一）缺乏勞動(dòng)保險(xiǎn)檔案的關(guān)注

實(shí)際檔案管理中，勞動(dòng)保障檔案具有較大的數(shù)量積累，在操作上也較為繁雜，對(duì)應(yīng)的檔案管理硬件條件較為滯后，甚至部分基層區(qū)域無法及時(shí)有效的做到相關(guān)檔案歸檔，保管工作沒有落到實(shí)處，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案遺失，對(duì)個(gè)人構(gòu)成較大的困難，降低了檔案管理的實(shí)際服務(wù)品質(zhì)，甚至引發(fā)用戶投訴等問題。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案缺乏完善的管理機(jī)制

社會(huì)保險(xiǎn)檔案具體所關(guān)聯(lián)的范圍較廣，社保檔案因?yàn)椴煌悇e被不同部門做對(duì)應(yīng)接管，進(jìn)而導(dǎo)致多方管理，缺乏統(tǒng)一性，部門之間的溝通存在一定障礙，甚至單個(gè)人的檔案由多個(gè)人分開管理，進(jìn)而不能達(dá)到統(tǒng)一完整的檔案信息歸檔，導(dǎo)致管理上存在更高的難度，給檔案使用的企事業(yè)單位與個(gè)人構(gòu)成一定困擾。

（三）檔案收集不完整

在檔案收集整理中會(huì)存在資料難以有效整理完全的情況，工作人員在實(shí)際的檔案資料收集整理中無法有效做到細(xì)致全面，進(jìn)而導(dǎo)致部分資料被遺漏或者損毀，對(duì)檔案的完整性構(gòu)成損害，降低了檔案管理的實(shí)際價(jià)值，甚至因此引發(fā)一定服務(wù)糾紛。例如在靈活就業(yè)人員或者自由職業(yè)者，在參保后檔案沒有得到及時(shí)的建檔或者不能及時(shí)有效的歸檔，進(jìn)而導(dǎo)致跨年度移交與歸檔相關(guān)工作存在問題，具體資料查詢存在困難。或者部分單位為了能夠方便的做到治療查詢，相關(guān)經(jīng)辦人沒有及時(shí)的移交相關(guān)材料，進(jìn)而導(dǎo)致具有較高價(jià)值的原版材料分散在業(yè)務(wù)承辦部門中，甚至在個(gè)人手中。這種做法只是在個(gè)人角度或者小范圍角度考慮，缺乏全局考量，導(dǎo)致檔案存在較多的空缺，影響了檔案的全面性管理價(jià)值，對(duì)后續(xù)檔案使用造成影響。

（四）檔案管理工作人員缺乏綜合素養(yǎng)

檔案管理更多情況下需要人力支持來完成具體的執(zhí)行工作，如果工作人員專業(yè)素養(yǎng)與技術(shù)缺乏，則會(huì)直接導(dǎo)致檔案管理工作無法達(dá)到規(guī)范合理性。在部分人力資源和社會(huì)保障局單位內(nèi)，檔案管理工作為了依照有關(guān)部門要求，成立了專業(yè)的部門，完善了相關(guān)機(jī)構(gòu)建設(shè)，部分部門與人員配合相關(guān)工作形成了管理網(wǎng)絡(luò)。但是這種網(wǎng)絡(luò)化管理只是表面形式，缺乏實(shí)質(zhì)性的功能發(fā)揮。產(chǎn)生相關(guān)情況有多重原因：首先，相關(guān)工作人員缺乏專業(yè)穩(wěn)定性，部分人員屬于兼職或者臨時(shí)性工作狀態(tài)，不能長(zhǎng)時(shí)間穩(wěn)定性的保持專業(yè)對(duì)口工作，進(jìn)而導(dǎo)致工作不積極，檔案收集與管理較為散漫，缺乏責(zé)任心，對(duì)于從事相關(guān)工作的人員缺乏專業(yè)規(guī)范的指導(dǎo)，操作較為隨意。其次，部分人員缺乏專業(yè)意識(shí)與技能，簡(jiǎn)單的認(rèn)為檔案管理只是將資料收集后裝訂整齊上交給對(duì)應(yīng)檔案室就可以，缺乏檔案整理規(guī)范的了解，同時(shí)也不知道上交資料的具體內(nèi)容與范圍，操作較為盲目，缺乏規(guī)范的流程要求。同時(shí)對(duì)于檔案的充分利用缺乏自主意識(shí)，檔案管理流于形式，檔案不完整、受損、錯(cuò)漏等情況無法有效避免，無法有效提升其利用價(jià)值。

二、人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的方法與應(yīng)用

當(dāng)下人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的各種問題主要是人們對(duì)檔案管理價(jià)值、技術(shù)、制度規(guī)范較為缺乏所致，需要不斷的加大人們對(duì)檔案管理價(jià)值的認(rèn)識(shí)，發(fā)揮先進(jìn)科技技術(shù)的功效，規(guī)范管理制度與流程，培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)人才，才能有效的做好檔案管理與利用，更好的服務(wù)于社會(huì)。

（一）強(qiáng)化檔案規(guī)范化意識(shí)

要提升領(lǐng)導(dǎo)到基層執(zhí)行人員的檔案管理規(guī)范化意識(shí)，做好管理工作日常規(guī)劃與監(jiān)督檢查，做好檔案管理工作宣傳，提升工作對(duì)其價(jià)值的認(rèn)識(shí)。對(duì)日常所做的檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)、使用等情況做對(duì)應(yīng)的記錄，完善相關(guān)管理流程，對(duì)于資料的狀態(tài)與存在位置做有效的了解，做好檔案的全程化監(jiān)管，哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題由相關(guān)環(huán)節(jié)工作人員承擔(dān)對(duì)應(yīng)責(zé)任。要完善監(jiān)督機(jī)制，對(duì)日常工作做頻繁性的考核監(jiān)督，提升工作人員的謹(jǐn)慎度。

（二）注重人才培養(yǎng)

要注重人才培養(yǎng)，準(zhǔn)確的尋找對(duì)口人才，不僅在專業(yè)上對(duì)口，滿足實(shí)際工作技能所需，同時(shí)也需要掌握工作人員心態(tài)，積極尋找具有穩(wěn)定性與長(zhǎng)久工作耐心的工作人員。日常做好工作人員專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，同時(shí)要做好對(duì)應(yīng)的思想教育，提升工作人員工作積極性與責(zé)任心。積極的建立工作創(chuàng)新機(jī)制，讓工作人員對(duì)日常工作所存在的問題做有效的反饋，同時(shí)征集對(duì)應(yīng)的工作提升改善建議，有效的促使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。尤其是一線工作人員，對(duì)于檔案管理工作有更為深刻的體會(huì)，其所提出的管理意見具有較大的實(shí)際價(jià)值，避免檔案管理工作閉門造車。要多派遣工作人員到檔案管理優(yōu)秀單位學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)其技術(shù)與整體團(tuán)隊(duì)建設(shè)的方法，有效的服務(wù)于本單位，促進(jìn)本單位管理更加的科學(xué)規(guī)范化，同時(shí)符合工作人員實(shí)際所需，展開人性化管理，促進(jìn)人才的穩(wěn)定性，讓工作人員對(duì)相關(guān)工作具有更高的忠誠度。

（三）加大信息化建設(shè)

要不斷地優(yōu)化信息化建設(shè)，促使各部門收集的資料統(tǒng)一上傳專業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，促使資料的共享與完善。要完善相關(guān)信息化系統(tǒng)與平臺(tái)建設(shè)，提升檔案管理的可靠性、安全性、多功能性，達(dá)到檔案價(jià)值的充分挖掘。尤其要注重工作人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理技術(shù)的培養(yǎng)，讓工作人員能夠有效的應(yīng)對(duì)信息化管理下的多種問題與操作方法，提升信息化管理的水平。

三、結(jié)束語

從國家層面來說，檔案管理屬于基本工作，可以有效的為相關(guān)工作開展提供對(duì)應(yīng)的人力資源信息保障，同時(shí)也是保證社會(huì)民生穩(wěn)定的基本保障內(nèi)容。從個(gè)體角度出發(fā)，檔案管理則影響著企事業(yè)單位個(gè)人就業(yè)、晉升等相關(guān)事宜。當(dāng)下我國人事制度隨著社會(huì)的發(fā)展也在不斷地變化中，相關(guān)檔案管理的價(jià)值也日益凸顯，相關(guān)檔案管理工作也日益高科技化，對(duì)于工作人員與相關(guān)管理的要求也日益提升，從而有效的為民眾提供便捷的檔案管理服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：