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關于人事檔案管理制度很多高校目前還沒有相關的正式文件資料，在接觸人事檔案工作三年的時間里，我深刻的了解到人事檔案對于一個單位的重要性，它不僅與個人的工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，且具有法律效用，更是記載人生軌跡的重要依據，是個人身份、經歷、學歷、資歷、技術職稱、社會關系、獎懲等方面的重要證據。人事檔案還是社會公共信息中非常重要的一個組成部分，從人力資源開發、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。另外，人事檔案還有一些衍生職能，如以檔案為依托可以評定職稱、辦理社會保險和退休手續、提供出國政審和涉外公正材料、出具報考研究生的相關材料等等。

那么具體什么是人事檔案，人事檔案中都記載哪些內容？據我查閱準確資料稱：人事檔案是人事管理活動中形成的，它記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是從個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵出發等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。

要說人事檔案的重要性，我想它的概念足已經證明它的重要性。。其實放大的說，人事檔案是與公民個人關系最為密切的一種檔案，特別是在社會主義市場經濟迅速發展的今天，勞動力市場的逐步完善，人員流動日益頻繁，用人單位和公民個人在人事檔案移交等方面的手續不斷增多，人事檔案的主動配合管理對人事手續的正常辦理和相關待遇的享受起到了尤為重要的作用。

但在現在的社會中仍有許多自由人認為檔案已經不再重要了，有它沒它都一樣，從來都不去關心個人檔案，甚至都不愿去搭理它。但事實是這樣嗎？許多大學生走出校園，踏入工作崗位后往往會遇到這樣的問題：雖然與單位簽訂了勞動合同，但是沒有到單位的人事部門辦理相關的就業手續，等到要去辦理的時候，又過了畢業派遣期限，致使個人的工資定級、職稱申報、社會保險等未能及時辦理而受到影響，這是因為他們在畢業后未及時辦理存檔和落戶手續而帶來的嚴重后果。再例如：從離職人員的角度來考慮此問題，在單位干滿了一年，只要是非本人意愿離職的，都可以領取到失業救濟金，但是前提是本人檔案中的所有材料都要齊全。如果個人沒有及時處理好人事檔案的管理問題，那面臨的不僅是失業救濟金無法領取，而且直接影響了工齡計算、職稱評定、出具以檔案為依據的證明等，應該說后果很嚴重。最后，等到我們達到退休年齡的時候，勞動局這時就需要審核我們的檔案，查看檔案中上學時的學籍材料，工作時所簽訂的勞動合同，是否符合正常退休的條件，如果少一樣也都無法辦理退休。

從以上的幾個例我們可以看出檔案對于我們個人的重要性，它是伴隨我們每個人一生的，在關鍵的時候它起著舉足輕重的作用，所以一定要保管好個人的人事檔案。那么，作為一個單位，人事檔案的管理工作更是至關重要的。。從宏觀意思以上講，加強對人事檔案重要性的認識，將可以促進個人和單位的穩定發展，對構建社會主義和諧社會有重要意義。

那么結合我所在單位的實際現狀，我想從以下幾點制度來加強管理單位的人事檔案。因為我粗略了解到，很多單位目前還沒有具體的相關檔案管理制度，我也是在多方面搜集資料，積極學習，并結合實際情況歸納一些切實可用的管理制度，希望在以后的工作中可以相互借鑒學習，目的是為了更好的加強管理職工們的人事檔案，給單位和個人的工作帶來方便、快捷、嚴密的管理體系。

第一，人事檔案保管與保密制度。管理人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內容。查閱人員要愛護人事檔案，嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料等等。

第二，人事檔案材料收集制度。人事檔案管理人員要嚴格按照相關規定，及時收集、登記、檢查人事檔案材料，如發現缺少材料或材料不符合要求，應及時主動向有關部門及本人索取。人事檔案材料形成部門要及時將材料送交人事處檔案室。送交的檔案材料，必須是辦理完畢的正式材料，必須完整、齊全、真實，文字清楚，對象明確，手續完備。其中由組織上形成的材料應有形成材料的時間、組織印章或領導簽字，個人撰寫的材料還應有形成的時間、本人簽字等等。

第三，人事檔案材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。

第四，人事檔案檢查核對制度。。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。另外，檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：

（1）突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：

（2）對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

（3）發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。

第五，人事檔案的轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動、職務變動、學歷教育等等原因引起的，轉遞人事檔案時必須通過機要交通或派專人送取，并且轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

第六，人事檔案查（借）閱制度。任何人查閱他人檔案，都必須經主管領導批準，檔案管理人員，應根據領導批準查閱的內容，為查閱者提供相關資料，超出領導批準查閱范圍的，不得查閱；查（借）閱干部人事檔案的單位或個人，必須嚴格遵守保密制度和有關規定，嚴禁涂改、拆散、圈劃、抽取、增添、撤換、污損檔案材料，不得泄露或擅自向外公布檔案內容。人事檔案一般不外借，如必須借出使用時，要經主管領導批準，并嚴格履行登記手續，按期歸還。借用期間不得擅自轉借其他人。

綜上淺談，足以說明建立健全的保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵，所以在日常的人事檔案管理工作中，我們這些管理人員務必做到管理的規范化，標準化，準確化來積極的帶動現整個社會的人事檔案管理工作的規范化、科學化、現代化，來增強檔案管理工作的的活力和生命力，使人事檔案的管理工作有著更進一步的發展。

參考文獻：

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1.1《檔案工作業務建設規范》規定：“檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后方能離開崗位?！比欢趯嶋H工作中經常會忽視這一工作環節，存在如下問題： 一是檔案交接不及時。老檔案人員離了崗，新檔案人員進了崗，而檔案交接手續還未辦妥，以致出現檔案數量等問題責任不明、界限不清。使得人事檔案工作前后脫節。 二是檔案交接手續不嚴密。按工作性質和崗位職責要求，檔案人員交接應是一項認真細致、手續嚴密，責任重大的工作，而在一些醫院人事檔案人員離崗或調動工作時，移交不按程序辦事，手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現一些醫院人事檔案交接只有一串鑰匙的現象，忽視了檔案交接工作中的重要內容，忽視了檔案交接工作的基本要求。

1.2做好人事檔案交接工作，應采取如下措施：

1.2.1人事檔案交接要納入醫院的議事日程、工作程序和規章制度之中。做到人事檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續，然后再辦理調動手續，對未辦理檔案交接手續的人事檔案人員，不得簽發調動工作通知，不得辦理工資轉移手續，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中

1.2.2人事檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，對于移交方來說在正式移交之前主要做到對所保管的人事檔案進行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數；對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統有序；按檔案移交要求編制檔案移交文據及表格；撰寫人事檔案移交說明。對于接收方來說，在接收之前要做到了解移交單位職能活動內容和工作活動情況；向前任檔案人員了解檔案保管和人事檔案工作情況；必要時要了解或檢查人事檔案移交準備工作情況。只有交接準備充分，才能保證交接工作順利進行。

2 醫院流動人員人事檔案管理

2.1醫院流動人員出現檔案移交不及時，已辭職、辭退、解除勞動合同等流動人員人事檔案，有些沒有及時移交當地人才服務中心，有些沒有人事權的單位擅自保管流動人員人事檔案，造成部分流動人員人事檔案丟失、材料不齊全、手續不完備等情況。有些人由于種種原因不顧組織是否同意，舍棄檔案一走了之，新用人單位還可以在當地人事部門的幫助下為其重新建檔。人事費普遍過高，也是導致“棄檔”的重要原因。

2.2為了保證醫院流動人員人事檔案的真實性、嚴肅性，促進衛生事業單位人才合理流動時流動人員人事檔案的完整性、真實性，應該加強對其的管理，認真做到以下幾點。

2.2.1加大宣傳教育的力度，營造人事檔案規范化管理氛圍要加強領導，廣泛宣傳流動人員人事檔案管理的政策規定，提高檔案管理人員整體素質，建立檔案管理人員業務培訓機制，定期對檔案管理人員進行業務培訓，努力提高檔案管理人員的業務知識和管理水平。

2.2.2明確職責，理順關系。本著對流動人員高度負責的態度及時與他們進行溝通與協調，明確各自的人事檔案管理范圍。根據《流動人員人事檔案管理暫行規定》，專業技術人員和管理人員的檔案應當移交人才服務機構管理，并建議流動人員的人事檔案應當打破身份、學歷、職稱、行業等各種限制，由政府人事部門所屬的人才服務機構統一管理。同時強化流動人員人事檔案管理的公共服務職能，應以服務為主、適當收費的辦法減少“棄檔”現象。

3 結論

人事檔案是反映個人經歷、德才能績、工作表現的真實歷史記錄。醫院人事檔案管理是為醫院人力資源管理和利用創造條件、提供相關人事數據和信息支持的重要活動，在醫院人才開發中起到了人才“信息庫”和“資政院”的重要作用。在醫院人事檔案管理工作中，增強檔案管理意識，更新人事檔案管理的服務理念，改進人事檔案管理方法，提高人事檔案管理人員素質，人事檔案人員離崗離職之前認真做好檔案移交和做好醫院流動人員人事檔案管理工作，盡可能地將個人人事信息客觀、真實、系統、全面地提供給組織人事管理部門，積極對人事檔案進行開發、挖掘和利用，使其發揮最大化地利用效力，將是人事檔案工作者努力的方向，也是今后醫院人事檔案改革的主導方向。

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大學生個人檔案信息；云計算；信息安全；高校信息素養教育

一、云計算下大學生個人檔案信息安全維護的意義

（一）大學生個人檔案信息的詮釋

在網絡與大數據時代，隨著云計算（cloudcomputing）技術被逐漸推廣運用，與檔案有關的云數據服務平臺的運營者時常從高校內的檔案管理部門與其他職能部門處獲取到海量的大學生個人信息，進而將信息加以管理，由此形成個人檔案信息。按照歐盟數據保護工作組的《關于公共部門信息和私人數據保護的意見》以及美國國家檔案館（NARA）的相關文件的界定，大學生個人檔案信息（personalarchiveinformation）通常包括他們的個人情況（如姓名、家庭狀況）以及在校表現情況（如學習成績、獎懲情況、誠信記錄）等。[1]

（二）信息安全的意義及云計算下的安全風險

信息安全的維護是個人檔案信息管理與利用活動所應當遵循的重要準則。一般地，信息安全包括如下要素：一是完整性與真實性（Integrity）；二是保密性（Confidentiality）；三是可用性（Availability）。個人檔案信息需要被作為個體（如大學生）與組織（如校外企業）的利用者所獲取，以此來滿足他們的個性化需求（譬如大學生通過獲取自己和他人的信息來滿足就業和升學等發展需求，又如企業通過獲取信息來為大學生提供營利）。[2]然而云計算環境在提高了信息管理與利用效率的同時，也大大地增加了信息被篡改與披露的幾率，由此大學生個人檔案信息的完整性、真實性與保密性等安全屬性被損害，前述問題已在實證資料得到了清晰的反映。[3]

二、國外安全維護經驗的借鑒

美國、俄羅斯與歐盟的高校均培養學生在信息管理和利用當中所應具備的素質，其經驗值得被我國高校借鑒。美國美國圖書館協會和教育傳播與技術委員會為在校大學生制定了九條信息素養標準，其中最主要的標準就是信息技術的培養以及相關知識的獲??；美國大學與研究圖書館協會（ACRL）等機構以及華盛頓大學與密蘇里堪薩斯大學等高校依據前述標準，進一步制定了大學生信息素養的若干項執行標準與效果指標，其中最主要的一項即為，大學生能夠熟練地獲取與分析信息進而創造新信息。[4]近年來美國高校開始注重培養大學生的信息安全意識與道德，這體現在了該國檔案工作者協會（SAA）制定的行業自律規范當中。[5]

（二）俄羅斯與歐盟

根據實施于2015年1月的《俄聯邦關鍵網絡基礎設施安全方案》，高校教育者應當首先對大學生進行信息道德與意識的培養，在此前提下才向大學生傳授關于獲取與利用信息的知識與技能。為貫徹這一方針，該國聯邦政府在《俄羅斯教育現代化構想》中，將高校信息素養教育劃分為三個階段：第一階段主要培育學生的信息安全意識與信息道德；第二階段的主要任務是組織學生互動和參與；第三階段才是引導學生通過合理運用信息知識與技能來進行創新。[6]歐盟委員會數據保護工作組在于2014年修訂的《數據保護指令》第一章中也做了類似要求。

（三）比較和取精

通過比較我們不難發現，美國、俄羅斯與歐盟都全面地規劃了信息意識、道德、知識以及能力等方面的教育工作。不同的是，美國多數高校偏重于滿足可用性這一信息安全屬性的要求，而俄羅斯與歐盟的高校則更注重滿足信息完整性、真實性與保密性等要求。

三、以高校信息素養教育來維護信息安全的基本思路

（一）首先促使大學生維護信息的完整性、真實性與保密性，在此前提下引導他們實現信息的可用性

在云計算環境下，大學生個人檔案信息處于完整、真實與保密狀態是它得以被有效獲取與利用的前提。因為，按照科斯的解說，產權的清晰界定能夠促進人們對個人檔案信息資源的開發與利用。大學生應當是該信息的產權的最終享有者；[7](p140)另一方面，個人檔案信息的完整性、真實性與保密性體現著大學生的尊嚴與自由等基本人格價值。

（二）通過層次化的教育規劃，體現信息安全各要素的重要性差異

大學生通過信息安全意識的培養，得以維護信息的真實性與保密性；同時大學生通過接受信息道德教育，自覺避免對他人信息真實性與保密性的破壞。由此我國宜重點借鑒前述歐盟與俄羅斯經驗，將對大學生信息安全意識與信息素養的培育置于基礎與首要地位。

（三）分階段地實施規劃，以應對在大學不同階段里信息安全所面臨的不同風險

高校需要分階段地幫助大學生獲取知識和能力。按照美國教育學家A.S.Pardard闡發的通識教育（generaleducation）理論，大學生剛入學時就需要了解相關個人檔案信息管理的基本知識（如信息的內涵、特征、信息安全的重要性、各安全要素的具體要求），這些知識的獲取不太可能危及大學生個人檔案信息的完整性、真實性與保密性等安全屬性；[8]但是大學生往往需要在高年級才能深度學習有關知識并提升能力。由于這些活動難免會影響到信息真實性、完整性與保密性的維護，信息學家稱之為“增值利用”。[9](p288-311)

四、基本思路下的具體安全維護措施

（一）為維護信息的完整性、真實性與保密性，對大學生開展以信息安全意識與信息道德為主要內容的基礎素養教育。

為滿足個人檔案信息的完整性、真實性與保密性等安全要素的要求，高校需要開展以下方面的基礎信息素養教育工作：第一，培育大學生的信息安全意識。第二，培養大學生的信息道德。第三，向大學生傳授有關個人檔案信息管理的基本知識。

（二）為滿足信息的可用性要求，向大學生傳授信息知識并幫助其提升相關能力。

高校有必要向大學生傳授如下知識：第一，信息管理與利用對大學生發展的作用。第二，大學生獲得他人個人檔案信息的合法途徑以及在利用信息時中所享有的權利。大學生需要了解自己在利用他人信息時，應當如何處理自己作為利用者所享有的權利與本人的初始權利之間的潛在沖突；[7](p115)第三，信息管理與利用的具體手段。

五、結語

在數字與網絡時代，個人檔案信息安全的充分維護不能僅僅依靠對作為信息本人的大學生進行信息素養教育。在信息管理學與新制度經濟學視野中，檔案管理者與立法者還需要通過合理的制度安排，設定管理和利用者在收集、歸檔、傳輸和分析信息中應當遵循的制度規范，從而督促他們改變自身片面追求管理和利用效率而損害信息安全要素的不良偏好。在信息安全維護中，制度與信息素養教育是功能互補、相輔相成的。而對于如何協調發揮二者的作用，則尚需進一步探討。

作者：李儀 秦祖偉 祝順欣 單位：重慶三峽學院東南大學

參考文獻：

[1]齊愛民.數據權、數據的確立與大數據保護的基本原則[J].蘇州大學學報,2015,(1).

[2]王世偉.論信息安全、網絡安全、網絡空間安全[J].中國圖書館學報,2015,(2).

[3]羅軍,李靈風.公民檔案利用權利發展歷程研究[J].檔案與建設,2014,(11).

[4]杜玉霞.美國信息素養教育與研究的啟示[J].電化教育研究,2005,(10).

[5]李儀,張娟.個人檔案信息共享的規制措施研究[J].檔案管理,2015(3).

[6]肖秋會.俄羅斯信息法研究綜述[J].中國圖書館學報,2013,(6).

[7][德]柯武剛,史曼飛著,韓朝華譯.制度經濟學——社會秩序與公共政策[M].北京：商務印書館,2000.

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通過筆者近些年在人事部門的工作經驗，員工對人事檔案資料的運用主要表現在：①職工親屬關系證明。目前相關政府部門對材料的審核愈加嚴格，在人員死亡后的遺產公證時必須提供原始的親屬關系證明，這無疑要查閱個人的檔案資料。在現實中經常會出現由于以前對個人檔案資料重要性認識的不清晰而導致檔案資料缺失，無法直接從某個人的檔案資料中直接驗證，往往需要經過連帶關系人員的檔案資料拼湊方可進行驗證的情況。②干部的選用和提拔。由于國有企業的特殊性，在干部選用和提拔的程序上較為規范，往往對提任人員以往的經歷、考核資料等除了人事部門提供的說明材料外，還需調閱提任人員的個人檔案，從原料檔案數據中進行查驗，這時個人檔案資料的齊全、完整是非常重要的，往往直接影響了一個人的事業道路。③職工退休審核。目前社會保障部門在職工退休手續辦理時對年齡、工齡等涉及退休待遇的關鍵性問題審核嚴格，必須依據個人檔案中的原始資料進行確認。在現實中往往會出現職工對于參加工作時間提出疑問，如歷史造成的臨時工、行業等現象是否成為退休工齡的一部分，以及對于曾經下放的職工下放時間的確認等，如個人檔案中沒有相關可以證明的原料資料，社會保障部門是無法確認其早期工齡的，職工所在單位提供的后期證明往往無法成為職工工齡時間確認的依據。

3人事檔案管理在現實中存在的不足

①人事檔案收集、歸檔重干部、輕普通職工。由于筆者所在單位是一所歷史悠久的國有企業，雖然隨著人事制度的改革，在員工上崗、干部任用等方面已經打破了身份的限制，但在人事檔案管理方面仍沿襲了員工身份的劃類管理，對員工的檔案仍劃分為干部檔案和普通職工檔案。同時，在員工檔案資料的收集、整理、歸檔時仍不可避免地會對干部檔案有所偏重。②部分領導及員工對人事檔案管理工作不夠重視。首先，部分領導印象固化，將人事檔案的管理工作與普通的保管性事務性工作相等同，沒有意識到人事檔案管理的重要性，在他們看來，人事檔案管理工作只要做到不丟失、不泄密，同時又能應付外調、查檔就可以了，因此在日常工作中缺乏對檔案收集的意識，導致“檔到用時方恨少”的局面。其次，員工缺乏對檔案資料收集、保管和提交的意識。在日常工作中對于取得的學歷、職稱考試、獎勵等資料沒有及時收集并提交給檔案專職人員，只是習慣性地自己保存，隨著時間的推移難免會出現資料遺失或缺漏的情況。第三，員工在填寫如簡歷表等存檔資料時不夠重視，填寫隨意，對重要經歷、家庭關系成員等方面的信息或隨意填寫、或填寫不夠詳盡，導致檔案資料不齊全。③人事檔案的科學化、信息化水平有待提高。隨著科學技術的不斷發展，計算機的應用范圍不斷擴大，其作用在化辦公中尤為突出。然而在人事檔案管理方面，還沒有充分挖掘和發揮某些先進技術的作用，尤其是在人事檔案管理中還沒有廣泛應用計算機技術。筆者所在單位目前已經建立并使用了多個版本的檔案管理信息系統，僅對企業的文檔資料、圖像和圖書資料等進行了較為有效的管理，提高了這些文檔資料的查詢、使用效率。員工個人信息資料主要依賴于人事部門基礎的人力資源管理信息系統，信息量隨著時間的推移在逐步完善。但是信息只存在于數據庫中，無法將員工日常的部門和崗位變動、工資調整等與反映個人成長變化經歷的信息反映到個人檔案中，會導致將來調閱個人檔案相關資料時信息的缺失。④人事檔案管理工作任務繁重，專職檔案人員相對不足。筆者所在企業在崗職工1170余人，企業內部退養職工800余人，近2000份的人事檔案毫無疑問在整理、歸檔、查閱使用方面的工作任務是非常繁重的。企業目前專職檔案管理人員僅1人，人事檔案由人事部門的兼職檔案員協同管理。隨著員工數量的增多、個人信息資料的豐富化和多樣化，想做到人事檔案的全面性、及時性管理，在現有專業人員配置的情況下無疑是困難重重。

4加強人事檔案管理的一些建議

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1 醫院聘用制職工人事檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理意識薄弱

在檔案管理工作中，規范的檔案管理意識是檔案建設的前提和基礎。目前，大部分醫院檔案管理意識薄弱，檔案管理人員對職工檔案的重視程度較低、服務意識較淡薄，進而一定程度上不利于社會信息系統的完善，不利于醫院持續、健康發展。

1.2 檔案內容缺乏完整性

檔案信息完整是人事檔案開展工作的基本要求。在以往的人事檔案管理中，對檔案的完整性要求較高，即檔案管理人員要對檔案信息進行逐字逐句的檢查，以免出現差錯和遺漏。但是，醫院在執行職工聘用制以后，檔案信息的完整性落實的不到位，經常出現信息缺失現象。職工檔案信息不完整對職工以后的晉升、崗位調動具有重要影響。

1.3 檔案真實性較低

真實的檔案，能夠對醫院領導者提供合理的決策支持。如果檔案真實性較低，那么醫院領導者的決策會出現失誤，進而影響醫院的經濟效益?，F如今，職工在填寫基本的檔案信息時，為了實現個人利益，經常弄虛作假；隨著檔案流動性的增大，檔案篡改現象也日益頻發，進而導致檔案信息真實性在逐漸降低。

1.4 遺棄檔案現象嚴重

在聘用制的影響下，醫院大部分職工為了實現自由轉業，常常放棄個人檔案，進而導致檔案的重要性逐漸弱化。棄檔現象主要發生在未就業人員、出國人員以及跳槽人員等三種類型人身上。

2 醫院聘用制職工人事檔案管理信息化的基本措施

2.1 完善人事檔案信息化培訓

醫院聘用制職工在進行正式工作之前，醫院首先要針對聘用制工作人員開展系統性培訓，使員工在參加培訓的過程中深化個人檔案的重要性，使工作人員深刻意識到個人檔案所包含的重要內容以及在個人未來發展中所起的重要作用，個人檔案與職工的薪水、組織關系、就業保障等方面具有重要影響。隨著社會信息技術水平的不斷提高，職工人事檔案在管理的過程在實現信息化是未來發展的重要方向。檔案信息化管理即以網絡信息管理取代紙質化管理。

醫院職工通過系統培訓或者手冊宣傳等方法加強自身對檔案的認識，能夠促進醫院內部工作的穩定和平衡。與此同時，在網絡信息的發展中，職工檔案中補錄了繼續教育情況、文章發表情況、個人工作業績、社會化考試情況、干部評比情況等。進而職工在進行檔案填寫時，能夠在意識檔案填寫工作重要性的基礎上完善檔案信息，認真進行檔案填寫。

2.2 強化檔案管理人員的素質

檔案管理工作是醫院管理工作的必要組成部分，檔案信息化管理能夠促進醫院正常、有序運行。因此，檔案管理人員在開展檔案信息化管理工作的過程中，要強化自身素質、加強自身的職業修養。與此同時，還要增強工作責任感，在檔案管理工作中真正做到愛崗敬業、用心為人民服務。檔案管理者，一方面要不斷豐富自身的知識儲備，開拓自身的知識視野；另一方面要做到知識和觀念的及時更新，與時俱新的開展檔案管理工作。此外，檔案管理者要對檔案信息進行及時的總結和整合，避免出現信息不準確、信息缺失等現象，進而充分保障職工的利益，促進醫院的檔案信息化管理工作穩健發展。

2.3 提高檔案管理隊伍的水平

為了檔案管理信息化工作能夠有效開展，醫院檔案管理隊伍的發展要朝向專業化、系統化以及全面化。在檔案管理工作中，打破檔案管理工作的單一性，在聘用制的要求下，豐富檔案信息化管理的內容，建立網絡信息化、網絡技術化、人事管理、信息管理等系統性的檔案管理團隊，進而促進醫院實現一體化的管理水平。與此同時，醫藥要發掘和培養專業性信息人才，加大對創新型人才的打造和培養。此外，醫院要為檔案管理團隊提供較多的外出考察機會，在實踐考察的過程中，借鑒先進的信息化管理經驗，提高信息化管理水平，進而使檔案管理工作能夠及時滿足醫院的發展需要，促進醫院穩健發展。

2.4 加強檔案信息安全化管理

醫院傳統的職工人事檔案管理是以紙質管理方式為主，在實際的檔案管理工作中，這不僅浪費了時間和人力資源，而且還不利于加強檔案信息的安全性。實施檔案信息化管理，能夠在一定程度上提高人力資源利用的有效性，能夠提高檔案信息的安全系數。與此同時，醫院要根據本院發展的實際情況，建立科學、合理的檔案管理制定，進而為檔案管理提供可靠的制定保障。此外，為了降低檔案信息的風險，減少檔案信息的丟失，醫院要完善相關基礎設施建設，對檔案信息進行一式多份的保存，避免數據丟失。并且醫院還要做到信息安全意識普及，定期對電腦的病毒進行查殺，對電腦中存在的威脅及時處理和解決，進而對檔案信息進行全方面的保護和安全化管理。

3 結論

醫院聘用制職工人事檔案實施信息化管理，一定程度上順應了社會的發展趨勢，滿足了當今醫院的發展需要。與此同時，能夠實現醫院有效性管理、促進醫院實現社會效益和經濟效益雙贏。由此可見，醫院聘用制下，職工人事檔案在管理方面實現信息化具有重要的現實意義。

參考文獻：

[1] 王瑋.淺談醫院聘用制職工人事檔案信息化管理[J].中國衛生產業，2014（03）.

[2] 葛志勇.醫院人事檔案信息化管理的問題與對策[J]. 城建檔案，2013（10）.

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1 做好數據化檔案的前期準備工作

做好檔案的管理工作就要把檔案進行實現的分類。數據化檔案按照檔案的保密性質可分為，一般檔案、秘密檔案、機密檔案、絕密檔案。按照檔案的網絡連接又可分為互聯網檔案、局域網檔案、專線檔案、不聯網檔案。這些檔案越往上的安全登記越高，同時如果造成泄密，所造成的影響也就越大。所以要按照相應的檔案等級建立其相應的安全保護措施。

1.1 建立專門的檔案管理部門

檔案管理應該是獨立的部門，同時應該具有獨立的檔案管理辦公室，這是檔案管理的一個基礎之一。在檔案管理部門內部安裝相應的監控，同時一定要對其辦公室的出口，包括窗戶等進行監控，用時對相應的資料存儲設備也進行監控。同時監控的視頻窗口應該在監控室的一個醒目的地方，能幫助值班人員隨時的查看。另外根據相應的檔案的重要性，還可以使用相應生物體征識別的方式精心設置門鎖，一般多采用指紋職別的方式，但是指紋容易被復制，所以一般采用門卡、密碼、指紋等多種方式進行多重的方式防止數據的防盜。有些檔案是依靠局域網和專線等方式進行相應的數據傳遞的，但是針對于長距離布線的安全性一直是檔案工作的一個難點問題，如果讓不法分子找到了傳遞數據的專線就可能造成相應的檔案失竊的問題，但是可以利用數據加密的方式，保護檔案的安全性，數據加密是重要檔案的一個關鍵手段之一，它的特點就是就是讓他人竊取到了相應的檔案文件也不能對其檔案的內容進行解讀，隨著信息技術的發展所以檔案就更難以被破譯。檔案的安全保護系數最重要的就是與檔案的機要程度是相關的，如果一個重要的文件被放置于互聯網上，那么多完美的預防措施也沒有相應得作用，因為互聯網的漏洞過多。另外一個不怎在重要的文件，比如一些沒有什么價值的文章等，如果采用采用嚴密的保護，這明顯不利于檔案部門的管理，同時也支出了很多本可以省下的費用。對一般性檔案，因為被竊取后獲利小，很多非法人員是不愿意進行攻擊和竊取的，因為本身竊取檔案的行為就面臨著被逮捕的風險，并且非法人員竊取檔案也是需要一定的經費和時間的，所以對于一般檔案，做好監控工作和網絡的維護即可，不必如此大費周章，浪費大量資金。

1.2 完善相關法制

對于檔案的管理我國與之相關的兩部法律《保密法》和《檔案法》，但是這兩部法律有著一定的局限性，因為在其中檔案的價值難以被認定，所以經常造成相應的盜取檔案人員的判罰不公，同時檔案管理中國家的檔案被劃分相應等級，但對于相應的私企中檔案沒有一個明確的分級，同時檔案的性質比較難以界定。比如有食品企業，它對其他企業的產品進行調查，并評測消費者滿意度，同時建立一個完善的相關企業資料檔案。這種檔案是可以控制該行業發展的形勢，以及未來產品發展方向的。是競爭企業十分想要的檔案資料，但是這類的檔案在國家的法律檔案規定中，沒有相應的地位，在被竊取后維權也得不到應有的賠償。因此這就造成相應的檔案的重要性與法律規定的性質嚴重不符的現象。同時有些檔案的價值并不高，反而受到特別重要的保護，其中比較突出的就是學生個人檔案，學生個人檔案主要記載了學生的成績，和各個學期教師的相關評語，因為這個個人檔案最后會進入企業領導的手里，所以在檔案中很多教師都盡量的好評，即使有犯錯誤行為也不進行填寫，所以檔案的實際價值很低，但是個人檔案卻屬于國家秘密檔案的范疇中，個人信息的確屬于一種重要的信息，但是學生檔案的有效信息過少，所以可以適當的放寬學生檔案制度，然后采取一種簡單的檔案形式，減少相應的檔案減少工作。同時檔案的保護應該向一種更加準確，更加合理的方向上發展，改變檔案的分類的不公平制度，另外要加大退盜取企業檔案的處罰力度，然后對企業損失能夠做出合理的估算，幫助企業維護自身的合法利益。

2 遵循檔案數字化管理工作流程，引入有效監理制度

檔案數字化管理過程中，存在文件丟失或者泄漏的問題，但對于很多企業來說，部分檔案的保管十分重要，關系著公司重大事件決策，如投標方案，如果不妥善保存，被其他公司竊取，會給企業帶來嚴重的經濟損失，在檔案數字化管理過程中，應引入“第三方”監理制度。

2.1 細化檔案數字化管理程序細化檔案數字化管理程序，確保環節之間的緊密聯系性，遵循科學的管理方法和理念，嚴格規范每一份檔案的進出。數字化檔案管理主要依托計算機和互聯網，資料的進出具有一定隨意性，因此在文件需要被查閱或傳送時，必須做好相關保密措施，多維度審查借閱單位的資格，當文件被“返檔”時，應仔細核查文件是否缺失或整改，如果出現此類現象，應馬上報告管理層并追蹤借閱者，提高檔案數字化管理工作的效率。

2.2 確定監理單位與監理人在檔案數字化管理過程中，可以引入有效的監理制度，主要包括以下三個部分，首先，選擇合適的監理單位，管理部門應考核單位資質、成立時間和工作成果，結合檔案數字化管理工作量、工作人員等方面因素，通過比較分析等方式，綜合選擇最合適的監理單位。

結束語

在檔案的數據化過程中，檔案管理迎來了很多新的調整，但是數據化帶來的相應優點要更大于缺點，數據化的缺點就是增加了資料出現意外和被盜取風險，所以要控制這種風險就要學會相應的檔案管理方法。在提高檔案安全性的過程中，首先要認知到檔案本身的重要程度，然后根據檔案的程度選擇檔案安全管理的設備還有網絡模式。然后積極維護設備和網絡的安全。另一方面，國家應該加快相關法律的完善，加大偷盜檔案的處罰。在企業和有關檔案管理部門中應該加強人員的素質，提高檔案管理能力，多個方面出發就能減少檔案泄露的現象。

參考文獻

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高校學生檔案是學生在校期間形成的，反映學生德、智、體及家庭政治、經濟狀況的個人信息材料；是學生在校學習、生活、成長的真實記錄，是學?？疾?、錄選、培養、教育學生過程中的第一手資料；也是大學生就業及今后各級組織和用人單位選撥、錄用、考核人才的重要依據。高校學生檔案管理是國家人事檔案的組成部分，也是學校常規管理的重要組成部分。如何做好高校學生檔案管理工作，既是一個老生常談的問題，又是一個值得研究的課題。筆者通過調查和文獻查閱，對高校學生檔案管理工作的新思路進行分析和探討，提出自己的觀點，以期和大家共享交流，為全面做好這項工作盡一份力量。

1、高校學生檔案的重要性

目前，在市場經濟條件下，隨著人事制度改革的深化，工作崗位與人事檔案之間的依附關系逐漸減弱，因此大部分的高校畢業生認為，在商業社會中，用人單位不會太重視個人檔案，而是更重視當前個人的表現，只要能順利完成工作，用人單位不會關注檔案的。殊不知，忽視個人檔案會產生許多消極影響。

第一，影響個人利益。

有了檔案，就可以享受相關的勞動、人事、社會等的保障服務。不管是在原來單位供職的人員，還是辭職后另找工作崗位者，在領取失業金、辦理社會保險時，個人檔案記錄的職務、待遇、工齡、工資、社會保障年限等這些都是重要的依據。

第二，影響畢業生轉正定級和工齡計算。

許多畢業生找到工作后仍然是學生身份，從而影響了自己的轉正定級，也影響到工齡和退休金的計算。

第三，耽誤職稱評定和工作調轉。

有些畢業生的檔案既沒有提交單位，也并沒有存在政府指定的人才服務中心，職稱評定就會因手續的不全而受影響；有些人雖然在畢業后，把檔案存到了人才服務機構，但又沒有及時辦理就業手續，等到過了幾年調動工作的時候，才發現需要辦理參加工作后的所有手續，并要在轉正定級后才能正式調動。

第四，導致留學人員保險斷檔。

現在自費出國留學人數不斷在增加，但是，當眾多學子海外深造歸來、大展宏圖之時，卻發現由于人事檔案存放不當，自己無意間居然做了幾年的“無業人員”，給之后的工作帶來了諸多不便。

2、高校畢業生學生檔案管理中存在許多問題

2.1 畢業生對自己的檔案重視程度不夠

大部分的畢業生認為人事檔案“沒什么用了”，對人事檔案重要性的欠缺認識，不僅阻礙畢業生未來的職業發展，更影響人事檔案在人才資源開發利用中所起的作用。

2.2 檔案管理不規范

檔案管理部門沒有形成自己的實施細則和制度，另外，管理檔案人員在管理上流于形式，僅充當檔案保管員的角色，對學生檔案進行不規范的操作導致檔案內容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理的嚴肅性，降低了人事檔案工作效率。

2.3 檔案管理人員素質有待提高

目前檔案管理人員缺乏創新意識，不會或者不懂得使用新方法（比如利用現代化信息技術和計算機網絡技術等知識）、新思路管理檔案。

3、創新高校畢業生檔案管理的新思路

3.1 從思想上高度重視

采取多種途徑，增強檔案管理意識，要充分認識檔案的重要性，提高檔案工作的地位和作用，認識檔案工作給社會、給學校帶來的效益，從而使各級領導、師生員工提高對檔案管理工作的認識，使大家知道檔案工作不是可做可不做的，而是應該認認真真、扎扎實實、規范完整的做精、做好。

3.2 從檔案管理的基礎工作做起，保證檔案的完整性

第一，重視學生人事檔案的建檔質量，加強畢業生人事檔案管理，嚴格按照相關規定及時將畢業生檔案送達學生就業單位或相關人才服務機構。第二，創新管理模式，配備高素質的管理人員，實現現代化的檔案管理。隨著計算機網絡技術的廣泛應用，檔案的載體也多元化，諸如光盤、音像帶、錄音帶、圖片等等都需要在很好的環境條件下保管。因此要加大對檔案基礎設施建設的投入，建設多元化、高標準的檔案館和資料室。同時要配備必需的計算機、照相機、打印機、裝訂機等辦公設施、真正做到日常辦公有場所、收集整理有工具，存放檔案有庫房、查閱利用有保證。面對快速發展的科技創新時代，新的技術不斷涌現，要求檔案管理工作人員，除了有很好的政治素質外，還必須掌握多學科多領域的知識與技能，精通檔案專業知識并能掌握現代高科技知識，辦事效率高，能靈活運用電子計算機和光盤刻錄技術。因此學校要把那些政治強、作風好、業務精的同志選調到檔案管理崗位上，發揮其才智，管理好人事檔案。

3.3 建立畢業生信息反饋檔案

此措施可以為在校畢業生提供就業的相關信息，一個是間接的反映當前社會對大學生在知識、品德、專業技能以及心理等方面的具體要求，是高校學生能夠根據這些信息對自己進行有意識的設計，使自己適應社會的需要。二是諸如用人單位的用人條件等直接信息。學校可以根據這些信息調整自己的教學計劃，使培養出來的學生更加適應市場的需求。

3.4 加大學生檔案的信息化建設

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1、大學生畢業后的檔案留存現狀

經在工作中調查，大學生畢業后的檔案多放于高校與人才中心（人才市場）。

1.1 仍將檔案放置于高校

當前，高校畢業生多為自主擇業，有的畢業生畢業一兩年甚至畢業幾年時間仍沒有找到合適的工作，因沒有工作單位，就沒有辦理檔案移交手續，檔案仍存于高校中。有的畢業生已找到了工作，由于所找的工作單位對檔案要求不嚴格，對畢業生的檔案沒有強制性的轉移要求，學生本人也就將檔案問題放置一邊，甚至忘記個人檔案一事。有的畢業生即使找到了工作，也不愿將檔案轉入相應的人才市場，因為各地的人才市場每年數百元的存檔費對剛畢業的大學生們來說是一筆不菲的開支，不如放在高校之中，即無存檔費一說，又有安全性系數可言。

1.2 檔案放在各地人才市場

各省市的人才檔案管理中心一般經常對失去聯系超過5年的流動人員的人事檔案進行網上公示，以促使相關人員回人才交流中心交納檔案保管費。從各地公示的檔案中，公示的檔案份數規?？胺Q龐大。有的省市的人才中心在公示期滿后仍沒有前來辦理相關手續的畢業生，進行解除原檔案的托管關系。 部分人才市場，即使多次公示，許多檔案的相關人員一直也不露面，所存的檔案也成了“死檔”，有的檔案一二十年了，都無人前來過問，更何談交納檔案保管費了。

2、“棄檔”原因分析

當前的就業形勢十分嚴峻，大學生找工作難已成一個普遍的社會問題。由于人才流動的加快，幾十年前的那種受制于檔案、戶口的就業模式已早不適應于當今大學生就業的選擇。這一方面說明了社會的進步，另一方面，也引發了不重視檔案問題的趨勢，這種人才擇業模式，導致了整個社會漠視檔案的現象。由此也發生了大量“棄檔”現象的發生。

2.1 就業單位不重視檔案

在人事制度改革不斷深化的前提下，人事檔案的重要性有所減弱，它不再是就業單位考察、選拔人才的惟一標準。 大學生的擇業觀和思想上追求自由的個性，人才流動也處于頻繁的狀態，完整的人事檔案不再成為就業與人才進步的重要根據。由于畢業生工作單位的不確定性、不穩定性，致使有的大學生寧愿將個人檔案放在高校內，也不愿意轉到人才市場，除非找到了相對來講比較正式的工作單位，才想到去找自己的檔案。有的由于工作變動過于頻繁，最后主動放棄了個人的檔案。 部分事業單位在選拔人才時，不再以檔案為準，人力資源部門將本單位的人員分為事業編制、長期合同編制、短期合同編制、非固定工等三六九等的用人機制，也導致對檔案的要求不再那么嚴格。重視專業和技能，已成為最大的用人標準，檔案則放置一邊了。

2.2 對檔案的用途知之甚少

盡管人事檔案的作用正在進一步弱化，從而減少了檔案中客觀記錄的科學性。在當前的社會轉型期，人事檔案的作用仍不能由其他方面來代替。大學畢業生不重視自身檔案問題，很大程度上是由于對檔案的認識上有欠缺，對檔案的重要性認識不足。

3、長期不重視檔案易發生的問題

盡管檔案的作用在部分大學畢業生中沒有引起足夠的重視，但當他們在選擇就業時，尤其在報考國家公務員或事業單位崗位時，檔案是必須要過的一關。檔案中有不良記錄，勢必影響到大學生的就業選擇。重視并妥善安置自己的檔案，作為一個忽視的問題，擺在了大學生的工作日程上。

3.1 檔案放高校工齡難計算

沒有完整的人事檔案，用人單位將不能為其計算工齡。畢業生到人才交流服務中心辦理了人事后，人才中心將為其辦理轉正定級、年度考核、檔案工資審批等手續，計算成本工齡。畢業生檔案放在高校中，畢業生與學校之間無人事隸屬關系，學校沒有資格為畢業生出具涉及人事關系的證明。檔案留在學校，不但不能計算工齡，還會影響到今后的轉正定級及職稱評定事宜。

3.2 檔案保存不善沒有資格報考公務員

有的高校由于與畢業生的聯系不暢，把畢業生的人事檔案轉回原生源地的人事部門，而畢業生本人不想在自己的原籍就業。致使他沒有資格在目前居住的城市報考國家公務員，嚴重影響了個人的發展。

3.3 戶口難以落戶

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第一，學生檔案是學院檔案的組成部分，也是國家人事檔案的重要組成部分。需要加強管理，完善檔案管理制度，提高檔案的研究和應用價值。第二，隨著高職院校建校規模的擴大，招生人數增加，在教育體制改革的大背景下，學生應征入伍、出國留學、考公務員及就業渠道的多樣化，檔案的作用也越來越大。學校管理好學生檔案，能為用人單位人力資源管理提供便捷。第三，檔案管理也反映了高職院校的管理水平，對深化教學改革，提高教學質量和教學管理水平，以及對高職教育質量和學生素質的提升，都有著重要的意義。第四，高職院校學生檔案是高職院校評估的一項重要內容。尤其是在高職院校評估和升本過程中，檔案直接記載學校教學歷史，反映學校教學工作全貌，記錄學校人才培養的全過程，在人才培養水平評估工作中具有重要的作用。第五，高職院校學生檔案中記載著學生在各個時期的學籍卡、成績單、獎懲證明等，主要用于畢業生的轉正定級、工齡計算、社保福利、因公出國政審等。因此，建設、管理、使用好學生檔案是高職院校應盡的義務。

2高職院校學生檔案管理存在的問題

當前，很多高職院校往往把主要精力投入到教學管理以及招生就業上。在學生檔案管理方面還存在管理不夠嚴格、程序不夠規范、制度不夠完善等問題。

2.1檔案管理意識不強。高職院校的人才培養方式與高校有著一定的區別，往往注重學生技能的培養和實踐能力的提高，對學生的檔案管理不重視甚至是忽略。很多學校對檔案管理不重視，檔案管理部門對檔案材料的收集和整理不及時，通常是在學生畢業時才完善歸檔材料，出現問題存在互相推諉的現象。大多數畢業生對畢業離校后的個人檔案流向、人事托管等事項缺乏了解，可能影響到畢業生的戶籍去留，更直接影響他們上崗后的社會福利待遇、職稱評定等問題。加上社會造假成風，很多學生為提升自己的就業競爭力，篡改成績、私自填寫評語、夸大事實。

2.2檔案材料內容不齊全。學生檔案歸檔材料應包含：學生登記表、學籍登記表、獎勵處分材料、軍訓成績、入黨和入團相關材料、學年評語表、計劃內學生高考成績單、家庭情況調查表、體檢表及相關材料。多數高職院校在學生檔案材料的歸檔方面，對歸檔的范圍沒有明確的要求，已歸檔的材料達不到真實、完整、規范的要求，全面反映學生素質的客觀材料不完善，多主觀評價的內容，反映學生成長軌跡的客觀材料不足，對學生所做的操行評語過于簡單。特別是個人素質、組織能力、團隊協作能力及誠信等方面的信息材料過于粗略甚至是缺失，而這些往往是用人單位在選用人才時最為關注的信息。

2.3檔案管理部門檔案管理的手段落后。高職院校大多不設專門的檔案管理人員，且檔案管理的方法較為落后，沒有科學的檔案管理規章制度，致使學生檔案材料雜亂或缺失。

3加強高職院校檔案管理的措施

3.1建立健全規章制度。為加強和規范檔案管理工作，各院校應根據自身實際制訂出可行的管理制度和管理細則，保證檔案工作規范化、標準化、制度化。設置專職檔案管理人員，實行崗位負責制，使管理人員在工作中有章可循。提升檔案管理工作地位，加強檔案重要性的宣傳力度，創造出“人人參與、人人重視”的工作氛圍，使學校的工作人員都具有檔案管理很重要的意識。要使學生檔案管理工作規范化、制度化，學院應當設立專門的學生檔案管理部門，制定相應的管理規章制度和崗位職責制度，且要把這種規章制度和崗位責任制推行到各系（部），使各系（部）的教師及工作人員都重視學生檔案的管理工作。各系（部）都應至少有一個專門負責學生檔案的收集和整理工作的人員，讓其配合學院檔案管理部門的檔案管理工作，以保障學生檔案的完整性。

3.2增強檔案意識，宣傳引導畢業生保管好個人檔案。一方面，提高教職工的檔案意識，通過對檔案的合理利用，促進其檔案意識的提高。另一方面，增強學生對檔案工作重要性的認識，使學生能積極主動參與檔案的管理和維護。讓學生認識到個人檔案的重要性，因此，自覺重視檔案材料的填寫，能如實填寫檔案內容，且書寫清楚、格式規范，檔案制成材料符合要求。引導畢業生重視自己的檔案，減少或杜絕“死檔”的發生。另外，對于高職畢業生的檔案，高職院校要做好檔案轉遞工作，人力資源市場和公共就業服務機構需要加大對高職畢業生的服務力度，為畢業生提供檔案托管、人事、社會保險辦理和接續、職稱評定等服務，其中對未就業高校畢業生，可以適當減、免收檔案托管等費用。

參考文獻：

[1]杜君芳.簡析高職院校學生檔案的管理[J].濱州職業學院學報，2008，（04）.

[2]呂文花.高職學生檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺世界.2008，（05）.

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1. 是社保改革的重要條件

隨著社會保險改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統工程，若無安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部門的工作就會陷入困境；但如果沒有積極創新的檔案管理模式，同樣會影響到社會保險改革的步伐。

1.2 是各項基本業務的有力保障

一個參保人從辦理參保手續到離退休以及中間失業等享受社會保險的各項待遇，要經過諸多環節。在辦理參保手續時，首先要填寫個人詳細情況表等，作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納社會保險費、劃撥個人帳戶、計算利息，有時還要對繳費比例、繳費基數及養老金發放標準進行調整。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續等，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據；社會保險檔案管理的好壞、創新的多少，將直接關系到社保經辦機構、參保單位、參保部門對個人檔案的正常使用。

1.3 是社?；A工作的加速器

檔案資料的收集、整理實際上是對業務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業務工作進行回顧整理、總結，從中找出經驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動，為決策者提供準確的各項統計數據。傳統的檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是做好社會保險工作的前提條件，而更新現有的檔案管理模式將會為社會保險工作大大的提高辦事效率。

2 社會保險檔案管理的現狀

2.1 軟硬件設施方面投入低、基礎工作不便開展

社會保險檔案的專項費用較少、人員配備以及檔案室面積都達不到相應的要求，既不能滿足社保檔案的進一步擴大發展需要，也沒有為今后發展預留足夠的空間。

2.2 專兼職工作人員培訓少，業務水平亟待提高

社保經辦機構對檔案人員的業務培訓較少，開展經驗交流的機會也不多；雖然一些社保機構有較多高學歷的兼職檔案工作者，但檔案專業人才很少，未經檔案專業培訓的兼職檔案工作者往往專業知識掌握不夠，影響了檔案管理的日常工作。

2.3 未實現檔案數字化管理，影響查詢統計工作

隨著社會保險業務量的逐步加大，有的社會保險機構實施了檔案的簡單的數字化管理，但由于軟、硬、人三者沒有實現有機結合，有的缺乏相應軟件，有的缺乏專業人才，因而未能發揮出應有的效能。大部分社會保險機構仍然延用過去手工操作的陳舊管理模式，效率十分低下，查找資料費時費力，搞數據統計更為艱難，直接影響了工作的進展。

3 創新改變傳統檔案管理模式的設想

第一、提高認識，加強領導，加大社會保險檔案工作宣傳力度

利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會保險檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會保障意識，加大對社會保險檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委、領導對社會保險檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、設備落后、庫房緊張等現實問題，為建設和完善社會保險檔案工作創造良好氛圍和有利條件。積極組織社保工作人員學習檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感。

第二、健全制度，規范程序，理順社保檔案工作管理機制

依據《檔案法》，《保密法》等法規政策，制定社保檔案分類大綱和保管期限。對每一類檔案制定出相應的管理制度，從而構建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業務報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費，實現社會保險檔案的集中管理。

第三、加大專屬硬件投入，夯實社會保險檔案的基礎工作

各級社保經辦機構應克服資金緊張的困難，建立單獨或擴大現有檔案室的使用面積，購置先進的檔案密集柜以及符合省檔案管管理要求的檔案柜、檔案盒、卷皮等相關工具，配備監控系統、數碼照相機、掃描儀等，在檔案安全及日常維護中配置必要的設備，如加濕器、去濕機、紅外線殺菌劑、溫濕度周記儀、換氣扇、空調機以及各種防火防蟲設施、檔案維修工具等。

第四、定期開辦檔案管理培訓班，造就一支業務精湛的社會保險檔案管理隊伍

社會保險檔案工作是一項政策性、業務性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規和業務知識，具備計算機實際操作能力。首先，社保部門應與檔案行政管理部門加強聯系，積極組織社保檔案員進行培訓，制定出檔案管理人員的定期培訓計劃，開展經驗交流。其次要培養和造就一些具有檔案、圖書、經濟信息、科技信息、信息技術開發與服務等多方面才能的數字化檔案管理人才。這要求必須調整檔案管理人員結構和知識結構，培養一批具有相關專業知識的技術人員進行日常維護、維修，從而保障各種專業設施的正常運行。同時加快各級社會保險檔案管理人員的知識結構，加強現代知識的學習，掌握基本的計算機知識、網絡知識、數據庫管理知識及電子文件的管理知識，具備一定的適應數字化建設發展需要的基本技能。同時，要加強檔案管理人員的思想、作風建設，穩定隊伍，以保證檔案工作的連續性。

第五、更新檔案裝訂模式，增強社保檔案的實用功能

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大學生檔案；重要性；管理工作；建議

引言

很多大學畢業生將學生檔案寄回原籍后擱置不理，等到若干年后需要用到檔案的時候會遇到很多的問題，例如已經參加工作的學生考取的國家公務員崗位需要工齡限制，而存放檔案的區級人才市場不能提供相關證明；國企干部職員需要用人事檔案申報職稱、轉正定級，但是檔案所在的區級人才市場不能提供相關證明；畢業后選擇以考研或留學的方式出國深造需要用到學生檔案。另外，諸如養老保險的辦理、人事調動、社會福利的確定等公共福利也都與大學生檔案息息相關。由于大學生剛剛踏入社會并不能很好地理解檔案的價值，做出“棄檔”或“自行保管”等行為，最終使個人檔案變為“死檔”，最終使各項社會公共福利無法得到保障。大學生檔案的不正確存放和保管，既是學生對檔案重視意識的缺失，也是大學生檔案管理人員職責的缺失。

1.高校大學生檔案管理的重要性

大學生檔案是大學生在大學期間的所有獎懲、榮譽等綜合信息的真實記錄，是學生檔案的一部分。大學生檔案包括了學生從小學至大學的學籍卡；學生的大學畢業生登記表；學生各個時期的國家級、省級、院校級獎懲證明；學生各個時期的體檢卡；學生的初、高考以及大學每學年及綜合成績單；學生黨、團身份的全部證明材料等。目前，除了國企及一些企事業單位，很多高校畢業生的就業單位沒有提供學生檔案的存放和管理系統，學校也只能暫時存放兩年的時間，那些沒有接受單位的大學生檔案一般會被派送回原檔案存放單位，即大一時將檔案寄至大學的原籍單位，大部分原籍單位與學生戶籍所在地一致，為戶籍所在的市區級人才市場。大學生檔案是大學生在大學的生涯中一切經歷的翔實記錄，也是企業人事部門考核應屆畢業生的重要參考依據。高校的大學生檔案一般不經過個人，是在學生畢業之際由學校代為轉出，學生檔案轉出后如果沒有具有資格的單位接收，大學生檔案就會面臨著丟失、“死檔”等問題，這對于大學生就業及其就業單位人才的考核、選拔任用產生很大影響，尤其是國家人事單位及公務員考核十分注重大學生檔案。大學生檔案的重要性使得大學生檔案的管理工作不容馬虎。但是現今大學生檔案的管理與大學生檔案的重要性不相適應。大學生檔案的管理工作還有待完善。

2.高校大學生檔案管理工作存在的問題

2.1某些高校沒有專門的大學生檔案管理部門

目前部分高校將大學生檔案分配到學生所在的各個學院自行保管，沒有統一的大學生檔案管理部門，從而給大學生檔案的安全性帶來很多隱患。由于沒有專門的負責人員，大學生檔案隨便存儲，學生隨意翻看，使得大學生檔案的重要性和嚴重性缺失，也不利于學生檔案的完整存儲，容易發生檔案丟失、檔案確實材料、檔案受潮破損等管理失責問題。

2.2檔案室的大學生檔案管理技術落后

面對高校每年上千萬的注冊新生，檔案室的檔案管理技術顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校教務人員，檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調離。檔案的歸類采取傳統的編號、索引、查詢。檔案的管理技術水平較為落后。尤其是對于紙質材料的大學生檔案，每次調檔、查看檔案等行為要重復打開檔案再密封存檔，對檔案袋及檔案內容的破壞不可避免。

2.3大學生檔案的安全性有待提高

學生畢業時大學生檔案一般由學校代為轉發，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風險，另外部分高校將已經考取研究生、考取公務員、就業單位接收檔案的學生個人檔案直接交由學生代轉，大學生檔案的安全性難以得到保障。

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鑒于目前函授畢業生人事檔案工作的現狀，各高校函授點應強化函授檔案管理工作的就業服務功能，使得新的單位通過個人檔案全面了解畢業生的自然資料，增強畢業生的就業競爭力。一是應該實現檔案的信息和網絡化。符合條件的用人單位可以通過檔案管理平臺賬號及時查詢不涉及隱私的檔案信息。各檔案部門也應加強各式檔案包含函授檔案征信網、誠信檔案網、學籍信息網等系統。如果國家能夠將這些數據統一整合起來，把各種個人信息庫相銜接，就可以建成全面的個人檔案信息系統，既有利于各部門信息共享，也使函授畢業生受益。二是做好畢業生檔案轉交工作。有些高校要求高校函授點必須嚴格執行檔案傳遞制度，并要求畢業生盡快將檔案轉至單位或就業服務部門、人才機構等人事部門，避免給自己未來的工作單位和生活帶來不便。對于有就業單位的函授畢業生，要搞清楚單位性質。如果是政府機構、全額撥款事業單位、國營單位，應該有主管單位，主管部門是有人事管理權，可以接納檔案。其他單位工作就應交當地人才交流中心檔案管理中心，到時提取方便。函授畢業生一定要重視自己的檔案。對于打算把檔案暫時存放在學校的畢業生，第一時間要提出申請，在找到新的工作單位之后及時遷入新單位，以免給以后的生活工作帶來不必要的麻煩。

三、對函授檔案工作的思考

隨著物質水平的提高，教育水平也越來越高，函授學歷在社會上往往被忽視，函授檔案更是無人問津。我們如何改變這種現狀？使我們的函授工作上一個新臺階呢？

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一、干部人事檔案，管理與利用中主要存在的問題

（一）始終未能認識到檔案管理的重要性。長久以來，檔案管理人員甚至企業未對人事檔案管理予以足夠的重視，認為檔案管理不過是保存曾經的歷史信息記錄，甚至個別的新員工不知道有個人檔案的存在，也不知哪些該歸檔，從領導到具體的管理人員也存在得過且過的思想，導致長期不重視人事檔案，管理制度不嚴，人事檔案工作長期處于不被重視，被動應付的狀況。

（二）管理人員配置不足。目前許多單位的人事檔案管理人員都是兼職，沒有專職人員分管人事檔案工作，管檔人員平時沒有時間整理檔案，只在需要時才會去檔案室查閱，加之長時間的無專人管理，致使企業或單位的檔案管理工作根本無法達到標準化的要求。檔案存放凌亂、部分檔案內容缺失等問題更是常見，甚至有部分材料根本未經專業處理，只是機械地放入歸檔，入檔不及時，沒有分類、歸檔、鑒別。在平時工作中也常出現以往檔案歸檔不及時，導致部分檔案在使用時所查無據，影響工作中的使用。

（三）檔案交接方面的問題。首先，檔案交接不及時，部分單位根本未對檔案交接工作給予足夠的重視，領導也未能做到嚴格把關。于是，常常出現人員離崗，其檔案仍在原單位的情況出現。此外，由于未能及時辦理檔案交接手續，致使檔案數量、檔案真實性等問題責任不清，長此以往便會產生歷史遺留問題，更是無法得到有效解決。其次是檔案交接手續的不規范。根據檔案管理的相關規定，檔案交接是一項責任極其重大且不容一絲馬虎的工作，且應指定專人負責檔案的交接工作。然而現實是，由于基層單位檔案管理人員職位的頻繁變更或離崗，為方便起見，管理人員的交接未能按照規定程度來執行，該查不查、該簽字不簽字等現象更是屢見不鮮。再次是對檔案交接工作的監管不嚴格。按照檔案管理的相關規定，檔案交接過程必須接受領導的監督，待領導確認并簽名后方可生效。然而部分單位領導將檔案交接的監督工作視為其他事務，認為這是檔案人員之間的事而與自身無關。從而面對檔案交接工作，往往只是簽個字，沒有遵循首問負責制，甚至從不過問檔案交接的準備工作。1.人事檔案內容失真。在人事檔案審核工作中，經常發現個人檔案內容中出生年月公歷、農歷隨意填寫，有的出生年月隨意更改，有的檔案中甚至有多個年齡，嚴重影響檔案質量。又如：參加工作時間填寫不一致，由于本人不負責任地隨意填寫，給相關部門帶來不便，使得相關部門需投入人力、物力、時間去甄別鑒定。2.人事檔案材料不全。由于人們對人事檔案不重視，覺得履歷表、年度考核表經常填，有的人在填寫表格時，不根據要求填寫；有的人不知道應及時將學歷、培訓、職稱等材料存放單位的人事部門人事檔案中，導致個人檔案材料內容不全。