引論：我們?yōu)槟砹?3篇智慧檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，使得信息的透明程度越來越大，智能化程度越來越高。檔案管理顯得越來越重要，智慧技術(shù)和智慧管理已經(jīng)成為新的發(fā)展趨勢。

一、新技術(shù)發(fā)展與數(shù)字檔案館的局限性

數(shù)字檔案館的產(chǎn)生，解決了傳統(tǒng)檔案存儲的很多問題，比如存儲的數(shù)量限度，傳播的途徑及安全性等等都有了很大的提高。給檔案的管理工作帶來了革命性改變。但是數(shù)字檔案館受很多因素的制約，有一定的局限性。在理念上，數(shù)字圖書館只是改變了外在的條件，但沒有在管理方面實(shí)現(xiàn)真正的革命，只是依托信息化實(shí)現(xiàn)了檔案本身的改革，并沒有在管理檔案實(shí)體上有革命性的進(jìn)展。在技術(shù)上，數(shù)字檔案館相比傳統(tǒng)檔案館，建立了多元化的享用中心，達(dá)到了信息鏡像化，使大眾利用起來更便捷，但是不能幫助管理人員對檔案開展業(yè)務(wù)工作和信息篩選，無法按照檔案信息用戶的思維進(jìn)行檔案的管理。在資源上，數(shù)字檔案館信息資源受到傳統(tǒng)檔案館檔案信息基礎(chǔ)的限制。它的核心資源是數(shù)字化的檔案信息，還有原生態(tài)的電子檔案。難以突破傳統(tǒng)檔案館既有的局限性。

解決這個(gè)問題需要新思路，還需要研發(fā)新技術(shù)。檔案部門在鞏固數(shù)字檔案館的同時(shí)，還需要提升它的建設(shè)成果。采用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，建立智慧檔案館，并探討如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化。將檔案信息化建設(shè)推向新階段。

二、智慧檔案的服務(wù)方向

智慧檔案館是在互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)的基礎(chǔ)上構(gòu)建的一個(gè)智能模塊，這個(gè)模塊可以實(shí)現(xiàn)管理的多元化，豐富檔案資源，還具有自動感知和處置檔案信息能力的功能，是一個(gè)提供檔案信息泛在服務(wù)的新型虛擬檔案館。

智慧檔案館能夠在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代化的各種高科技，如采集終端和各類有線、無線寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和移動互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)都聯(lián)通起來，并時(shí)時(shí)采集檔案的環(huán)境信息、檔案變化的動態(tài)信息。使智慧檔案館在信息提取方面擁有絕對的智能化，并能隨時(shí)對檔案的資源進(jìn)行反饋，對客戶實(shí)現(xiàn)智能服務(wù)。

這里能最大化地發(fā)掘數(shù)字檔案的資源和傳播優(yōu)勢，在數(shù)字檔案館信息化的基礎(chǔ)上，運(yùn)用更發(fā)達(dá)的通信技術(shù)和科技手段，對檔案的資源進(jìn)行分析整合，并感知?jiǎng)討B(tài)的檔案信息。在對檔案進(jìn)行收集整理的時(shí)候，對用戶的需求做出智能響應(yīng)和智能支持。為檔案館中人與人之間的交流和溝通提供了更便捷和人性化的基礎(chǔ)條件。

三、智慧檔案管理的特點(diǎn)

智慧檔案館的智能化，不僅要在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上進(jìn)行技術(shù)革新，還要在管理方面樹立智能管理的理念，建立更方便的管理模式，讓檔案的使用范圍更加廣泛。建立資源多元化，感知更全面，綜合處置能力更強(qiáng)的檔案室，建立更先進(jìn)的檔案管理體系。使檔案的處理工作在一個(gè)綜合處理平臺就能完成。

（一）資源多元化，檔案資源作為智慧檔案館的基礎(chǔ)。決定著智慧檔案館智能化程度的高低，資源越多，涉及的信息越廣，各個(gè)媒體和網(wǎng)站的信息都可以成為智能檔案館的信息構(gòu)成。智慧檔案館的資源多元化，還體現(xiàn)在它的管理模式上，由于資源面廣，不同的檔案有時(shí)需要不同的管理方式，所以資源多元化又造成了管理多元化。

（二）感知更全面，感知是一種預(yù)測能力，是智慧管理第一要求。在智慧檔案管理方面，既需要高科技的手段進(jìn)行自動化管理，也需要管理人員擁有高端的管理策略。在將互聯(lián)網(wǎng)和檔案實(shí)體聯(lián)系起來的同時(shí)，也需要對檔案內(nèi)容和檔案管理信息進(jìn)行交互式的信息交換和通訊。通過RFID 技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對檔案實(shí)體的感知、檔案內(nèi)容信息的感知、檔案管理信息的感知。對檔案內(nèi)容的感知，通過識別數(shù)據(jù)，整合檔案資源信息來抽取和挖掘檔案的內(nèi)容信息。對檔案管理狀況的感知，這主要是人為因素，通過管理人員的管理能力，管理技巧來智能化檢測和評價(jià)檔案的管理狀態(tài)。

（三）綜合處置能力更強(qiáng)。智慧檔案的管理先進(jìn)之處在于它具有完善的處理應(yīng)對和反饋機(jī)制。將檔案信息的需求特征通過解析和識別，對應(yīng)相應(yīng)的管理策略，利用管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)，對感知到的檔案信息進(jìn)行評價(jià)，進(jìn)一步獲得對檔案信息的處置能力。提高了檔案信息的保障機(jī)制和查全率。對檔案管理業(yè)務(wù)工作需求的應(yīng)對與處置，在檔案實(shí)體和管理信息上得到了綜合的分析。

建設(shè)智慧檔案館是一個(gè)長期的過程，更是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。在技術(shù)方面，管理方面的軟件方面都會遇到諸多問題。技術(shù)的發(fā)展和推進(jìn)，讓智慧檔案館的建設(shè)有了一定的基礎(chǔ)保障，但在管理方面還缺乏很多政策支持和理論支持，法律規(guī)范也不是很完善，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在很多方面都不是很完善。

參考文獻(xiàn)：

[1] 許德斌. 智慧城市新環(huán)境下的智慧檔案[J]. 山西檔案,2014（05）:72-74.

篇2

一是數(shù)字化檔案實(shí)現(xiàn)資源共享，消除“數(shù)據(jù)鴻溝”，推進(jìn)智慧城市建設(shè)。前些年，很多城市規(guī)劃管理的各類材料均以紙質(zhì)文件為主，即使各經(jīng)辦人有電子文件，也無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，且零星分散存放于各自電腦中，而且資料版本混亂、共享程度低，形成了嚴(yán)重的信息孤島和數(shù)據(jù)鴻溝。為了不斷推進(jìn)規(guī)劃管理向便捷化、數(shù)字化、精細(xì)化、高效化發(fā)展，確保實(shí)現(xiàn)城市規(guī)劃系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案和圖形數(shù)據(jù)的資源共享。在規(guī)劃管理信息平臺應(yīng)用之后，首先，項(xiàng)目從報(bào)建開始到審批結(jié)束，通過“邊辦理、邊歸檔”，自然而然地形成了業(yè)務(wù)檔案的累積，使這些數(shù)字化檔案成為運(yùn)用高科技手段服務(wù)智慧城市的點(diǎn)睛之筆。用戶在系統(tǒng)中可方便的查詢各類檔案，檔案利用效率得到很大提升。同時(shí)，通過對整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)總規(guī)、控規(guī)、專項(xiàng)規(guī)劃、規(guī)劃審批紅線等空間數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理，制定各類標(biāo)準(zhǔn)，建立更新機(jī)制，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一建庫、管理與一張圖應(yīng)用，解決了數(shù)據(jù)版本混亂、信息孤島問題，為規(guī)劃編制審批和管理提供了科學(xué)可靠的圖形支撐。信息技術(shù)普遍在規(guī)劃部門的應(yīng)用，促進(jìn)了“智慧城市”建設(shè)。

篇3

1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。

2.公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

4.歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。

5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。

6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。

7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

8.歸檔的具有永久、長期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

10.外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

二、歸檔范圍及保管期限（參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表）

三、歸檔時(shí)間：

1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。

2.凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

3.外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。

4.工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。

5.每年形成的會計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。

6.電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

7.榮譽(yù)檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

8.聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。

9.相關(guān)會議（技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議），在會議結(jié)束后歸檔。

10.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。

11.變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。

12.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。

13公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。

二、檔案查（借）閱制度

檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

1.凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時(shí)做登記。

2.本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。

3.借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。

5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

三、檔案的保密制度

1.凡屬密級檔案，必須正確地標(biāo)明密級，并妥善存放。

2.非綜合檔案室人員不得隨便進(jìn)入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。

3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

5.查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

6.檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。

7.定期對保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處 理。

四、檔案庫房管理制度

一、檔案入庫檢查：

1檔案出入庫房要清點(diǎn)、登記。定期對庫藏檔案進(jìn)行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

2.入庫底圖應(yīng)批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒（袋）內(nèi)。

3.定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

二、檔案庫房管理：

1.檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進(jìn)入。

2.檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。

3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

5.庫房內(nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計(jì)等設(shè)施，及時(shí)做好溫濕度記錄，溫度應(yīng)控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。

6.庫內(nèi)及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。

7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

9.對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告并采取措施予以處理。

10.每年9月定期對庫藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學(xué)管理積累資料。

五、檔案鑒定、銷毀制度

1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計(jì)檔案見會計(jì)檔案保存期限表。

2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

3.從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。

4.檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)充。

5.銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報(bào)告、會同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。

檔案銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字

六、檔案保管統(tǒng)計(jì)制度

一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施，以確保檔案的安全與完整。

二、檔案庫房嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。

三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計(jì)臺帳。

四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。

七、綜合檔案室主任職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深刻領(lǐng)會上級檔案部門關(guān)于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。

二、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。

三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。

四、組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。

五、定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，做好檔案工作計(jì)劃的制訂和落實(shí)。

六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃。

七、負(fù)責(zé)綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。

八、檔案工作人員崗位職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅(jiān)持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項(xiàng)工作做好服務(wù)。

二、負(fù)責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

三、積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。

篇4

業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要適應(yīng)，學(xué)用結(jié)合，并注意以下幾點(diǎn):——城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的時(shí)效性，即掌握檔案形成的

最佳指導(dǎo)時(shí)間；

——城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的針對性，即去指導(dǎo)什么，要精于什么；

——城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的連續(xù)性，即不人為中斷對某一檔案形成的系統(tǒng)指導(dǎo)；

——城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與法規(guī)相并使用的必要性，即指導(dǎo)效果是柔性的，執(zhí)行法律法規(guī)是強(qiáng)制性的。

一、城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的最佳時(shí)間

千里之行，始于足下，凡事從源頭抓起，就能事半功倍，抓工程檔案的質(zhì)量也是這樣，檔案工作的環(huán)節(jié)，

收集擺在首位，沒有收集，就沒有檔案，收集的多少、好壞就直接影響檔案的館藏與質(zhì)量，要規(guī)范、高效的展

開收集工作，必須認(rèn)真地對待收集的前端工作，即指導(dǎo)

要準(zhǔn)確、及時(shí)、到位。

建設(shè)單位與城建檔案部門簽訂承諾書后，即指導(dǎo)工作就開始了，首先告之建設(shè)單位下面實(shí)施城建檔案管理工作的程序及步驟，提示工程開工時(shí)及時(shí)與城建檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員聯(lián)系。開工時(shí)進(jìn)行業(yè)務(wù)交底時(shí)應(yīng)向建設(shè)單位了解，施工單位、監(jiān)理單位相關(guān)管理人員的姓名、電話，然后再與他們保持聯(lián)系，這樣可知道工程的進(jìn)度，指導(dǎo)抽查產(chǎn)生與工程同步形成準(zhǔn)確的資料。指導(dǎo)人員只有精通業(yè)務(wù)，工作踏實(shí)，才能主動去做，做到指導(dǎo)在先、管理在先、服務(wù)在先。事實(shí)證明，把好指導(dǎo)關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)，提交的三方資料的質(zhì)量就要好得多，只參加工程竣工驗(yàn)收，未能及時(shí)指導(dǎo)的資料就易殘缺不全，指導(dǎo)環(huán)節(jié)把關(guān)十分重要。

二、城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的內(nèi)容

精確的指導(dǎo)方法，是建設(shè)工程檔案正確形成的關(guān)鍵。建設(shè)工程檔案涉及單位很多，一個(gè)工程會產(chǎn)生多家的建設(shè)工程檔案，只有準(zhǔn)確地指導(dǎo)，才會形成正確的檔案。

以一個(gè)工程的全套檔案為例，至少要有三個(gè)部門形成，建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位。向這三個(gè)部門提

供歸檔資料的內(nèi)容與要求，指導(dǎo)他們正確地形成檔案。

（一）工程開工時(shí)業(yè)務(wù)交底內(nèi)容

1、宣傳《建設(shè)工程質(zhì)量條例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等有關(guān)法律、規(guī)章，落實(shí)各單位應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和要求。要明確三方職責(zé)，提示建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。

2、建設(shè)單位應(yīng)交的資料是由多個(gè)部門形成的，稍不注意，便可能無法完整移交。交給建設(shè)單位應(yīng)交資料目錄，講解具體內(nèi)容與要求，了解已經(jīng)辦了哪些手續(xù)，產(chǎn)生了哪些資料，告之保存方法等等。

3、告之施工單位及監(jiān)理單位收集資料中應(yīng)注意的事

項(xiàng)，首先要符合“三性”要求，其次要注意收集的連慣性。施工資料、監(jiān)理資料在不斷地完善與更新，新材料、新工藝的開發(fā)應(yīng)用，會產(chǎn)生新的資料。告訴他們除完善質(zhì)監(jiān)要求外，城建檔案部門也有特定的要求，只有把質(zhì)監(jiān)要求與城建檔案要求融為一體，才是合格的城建檔案。

（二）工程施工過程中的業(yè)務(wù)指導(dǎo)

由于業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員人手和業(yè)務(wù)量的問題，我們一般根據(jù)工程量的大小來決定是否有必要在施工過程中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，是否與施工單位、監(jiān)理單位資料員保持聯(lián)系，一般市重點(diǎn)工程、住宅小區(qū)或單體工程在5000平方米以上的。業(yè)務(wù)指導(dǎo)主要是督促檢查為主，內(nèi)容如下：①檢查質(zhì)評資料中施工管理人員名單是否與施工資料中簽章一致。②原材料合格證及復(fù)試報(bào)告是否齊全。③施工驗(yàn)評資料監(jiān)理簽章手續(xù)是否完備。④設(shè)計(jì)變更要注意收集及時(shí)標(biāo)注。⑤監(jiān)理月報(bào)的內(nèi)容填寫要真實(shí)齊全，是否與形成資料一致,監(jiān)理指令通知單有無及時(shí)回復(fù)到位。⑥工程資料是否與工程實(shí)體同步進(jìn)行等等。

（三）工程完工后的專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)

我市實(shí)行建設(shè)工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收制度，由業(yè)務(wù)人員進(jìn)行竣工驗(yàn)收前的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檔案驗(yàn)收申請通過后方可組織竣工驗(yàn)收，這其實(shí)是為了避免在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收時(shí)工程檔案驗(yàn)收走過場的現(xiàn)象。

對工程檔案的要求是多方面的，最明確的要求是，它既要滿足工程質(zhì)量監(jiān)督部門的要求，又要符合城建檔案部門的要求。本著為建設(shè)方、施工、監(jiān)理方著想，提高效率，允許施工單位、監(jiān)理單位向城建檔案館提交審核他們自己形成的工程資料，出于不同施工單位、監(jiān)理單位不同資料員之手的資料，由于認(rèn)識與操作的差異，所產(chǎn)生的資料或多或少存在不足，難免有需要補(bǔ)辦的，需要更改的，這就要及時(shí)提出整改意見。建設(shè)方的資料涉及很多部門，有些資料往往不能及時(shí)移交，不完整的現(xiàn)象也時(shí)時(shí)發(fā)生，這就需要督促其去補(bǔ)齊。

在檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作中，建設(shè)單位形成 的資料主要是看各項(xiàng)手續(xù)的辦理是否齊備，具備竣工驗(yàn)收條件；施工文件我們采取“三性”的要求，對其進(jìn)行驗(yàn)收。主要針對施工文件內(nèi)容的“三性”要求即“完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性”來審核。如：進(jìn)行簽字人員的筆跡核對，抽檢竣工圖上的設(shè)計(jì)變更標(biāo)注是否到位、抽檢施工資料土建資料核查表的資料份數(shù)填寫是否與安裝分部資料核查表一致、原材料檢測復(fù)試報(bào)告是否齊全等等；監(jiān)理文件我們著重抽查監(jiān)理文件形成是否與工程量一致，監(jiān)理通知單是否回復(fù)到位，監(jiān)理月報(bào)內(nèi)容填寫是否齊全完整與形成資料是否對應(yīng)等等。

（四）建設(shè)工程檔案接收時(shí)的審核

由指導(dǎo)產(chǎn)生，收集形成了好的工程資料，不一定是好的工程檔案，就象有好的鋼筋、水泥，沒有好的施工水平一樣造不出好房子。從工程資料轉(zhuǎn)化為工程檔案的過程中，一是要求建設(shè)、施工、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)人員規(guī)范操作，二是要及時(shí)指導(dǎo)、檢查與監(jiān)督。只有嚴(yán)格地按國標(biāo)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》執(zhí)行，對其整理上審核是否達(dá)到“兩化”即規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。如：案卷封面內(nèi)容填寫是否規(guī)范，卷內(nèi)目錄的各項(xiàng)內(nèi)容填寫是否與后面的文件頁次一致，卷內(nèi)備考表的內(nèi)容是否完整、齊全等。

三、城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的性質(zhì)

執(zhí)法主體合法、適用法律內(nèi)容合法、處理程序合法是構(gòu)成合法執(zhí)法的三大要件。具體行使城建檔案管理執(zhí)法的單位是事業(yè)性質(zhì)，必須經(jīng)建設(shè)行政主管部門委托，由政府法制管理部門辦理執(zhí)法證。這樣城建檔案管理部門及其工作人員才具備了合格的管理執(zhí)法資格。

城建檔案管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)具有這樣的性質(zhì)：城建檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)既是一種檔案行政管理、執(zhí)法監(jiān)督的職能活動，也是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)性活動，屬檔案工作的專業(yè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的范疇。

四、城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的必要性

工程檔案是城建檔案的一個(gè)重要組成部分，也是城建檔案館進(jìn)館最多的檔案，它的質(zhì)量好壞，直接反映了

我們城建檔案工作的好壞，從永久保存和利用這個(gè)角度出發(fā)，其意義重大且深遠(yuǎn)。為此，城建檔案管理人員在

業(yè)務(wù)指導(dǎo)中一定要按法規(guī)辦事，才具備了條件，把好建設(shè)工程檔案的質(zhì)量關(guān)。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，在竣工驗(yàn)收

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關(guān)鍵詞 ： 社會保障；改善民生；建設(shè)法制化

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2015）03-0318-02

作者簡介：張薊紅（1976-），女，河北承德人，研究方向?yàn)槿耸聶n案信息化。

0 引言

社會保障是一種對民生加以改善的比較基本的制度。黨在十的報(bào)告中曾明確指出要加強(qiáng)對社會的建設(shè)，將改善民生作為社會工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一。在進(jìn)行民生改建事業(yè)構(gòu)建過程中，也要求各個(gè)部門之間要進(jìn)行相互的協(xié)作，在這一構(gòu)建過程中，社會保障的檔案記錄過程起著重要的作用，本文基于對我國的社會保障局的檔案管理進(jìn)行現(xiàn)狀分析，從而對社會保障檔案管理進(jìn)行法制化建設(shè)的實(shí)施路徑加以探討。

1 社會保障建立法治檔案管理的基礎(chǔ)探析

對社會保障管理檔案進(jìn)行立法的建立基礎(chǔ)主要是社會檔案保障管理相應(yīng)的法律依據(jù)。因?yàn)閷ι鐣n案保障管理在立法方面的建設(shè)，主要還是在社會立法保障以及對檔案進(jìn)行管理立法的交叉范圍內(nèi)。因此在這一過程中的法律依據(jù)主要有在社會保障這一方面的法律以及法規(guī)，同時(shí)對地方性的立法以及一些具有規(guī)范性的相關(guān)文件。通過立法的角度進(jìn)行分析，在我國進(jìn)行社會檔案保障管理方面的立法基礎(chǔ)主要有以下幾方面組成。

1.1 國務(wù)院中各部委相關(guān)方面檔案制定以及社會保障局方面的規(guī)章 社會檔案在保障管理方面會涉及到人力資源以及國家檔案局還有社會保障局和民政部幾個(gè)部門，一些相關(guān)的規(guī)定也是圍繞著這幾個(gè)部門展開的。部門中相關(guān)的規(guī)章比較多，本文重點(diǎn)就兩方面展開探析，一是由國家檔案局加以實(shí)施，通過國務(wù)院審批的《檔案法實(shí)施辦法》，這一法規(guī)對社會檔案在保障管理方面進(jìn)行立法有著重要的意義。另一項(xiàng)法規(guī)就是由人力資源以及社會保障部還有國家的檔案管理局一同制定并實(shí)施公布的《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》，這是目前在我國唯一的一部有關(guān)于社會檔案保障管理方面的部門規(guī)章，是各個(gè)地方在進(jìn)行社會保險(xiǎn)的檔案管理方面法制性建設(shè)的依據(jù)。

1.2 省以及自治區(qū)和直轄市有關(guān)社會保障法制性建設(shè)地方性的法規(guī) 在進(jìn)行社會保障檔案管理方面相關(guān)建設(shè)的時(shí)候，在省自治區(qū)以及直轄市都是有著明確的檔案調(diào)理的；在對社會進(jìn)行救助方面，每一個(gè)省以及自治區(qū)和直轄市都專項(xiàng)制定了“最低生活保障的辦法”以及“社會救助辦法”這些規(guī)章制度。對社會保險(xiǎn)進(jìn)行制定的管理方面，各個(gè)省份以及自治區(qū)還有直轄市也相應(yīng)的制定了“失業(yè)保險(xiǎn)加以實(shí)施方法”，在進(jìn)行各個(gè)地方的社會檔案保障管理立法建設(shè)方面這些地方性立法也提供了比較重要的依據(jù)。

2 社會保障在立法管理建設(shè)方面現(xiàn)狀分析

在黨以及政府方面的文件中對于社會保障的表述有著并不統(tǒng)一的特性，但是通常會將社會保障以及社會救助還有社會福利作為比較基礎(chǔ)的相關(guān)制度。本文就這幾方面的制度進(jìn)行討論，對社會保障在進(jìn)行法制性建設(shè)管理方面的現(xiàn)狀加以分析。

對社會保障檔案進(jìn)行管理的工作是在社會保障工作中比較重要的部分，對其制度化方面的建設(shè)相對是比較晚的。浙江省是對社會檔案保障管理工作比較重視的，也是比較早在這方面加強(qiáng)建設(shè)的省份，其早在十五計(jì)劃開始之前，就有了“關(guān)于加強(qiáng)社會保障檔案工作的意見”這樣的制定內(nèi)容。十七大將對民生加快改進(jìn)步伐作為社會建設(shè)的工作重心之后，國家級檔案局就了關(guān)于加強(qiáng)民生的檔案管理方面工作意見，在全國范圍進(jìn)行對社會保障在檔案管理方面法制性的建設(shè)，中央以及地方政府也都相應(yīng)的有這一方面立法活動，在民政局以及辦公廳都有相關(guān)的一些法規(guī)建設(shè)。地方性的各級政府相繼了關(guān)于本地區(qū)對最低的生活保障方面檔案管理的建設(shè)辦法。社會保障部門以及人力資源，在國家檔案局《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理》實(shí)施之后，地方性各級政府分別推出有關(guān)對社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)方面進(jìn)行規(guī)范的檔案管理的建設(shè)文件。

社會保障的建設(shè)過程是一個(gè)具有比較廣闊包含內(nèi)容的體制，并對社會保障以及社會救助和社會福利這幾大領(lǐng)域進(jìn)行體系構(gòu)建。社會保險(xiǎn)主要包括五險(xiǎn)以及新農(nóng)合還有新農(nóng)保這些方面的內(nèi)容。社會救助是對低保以及五保還有災(zāi)害救助方面的內(nèi)容進(jìn)行構(gòu)建。社會福利主要是對老人以及婦女兒童還有殘疾人提供一定的福利。不過，就目前的中央以及地方政府的一些聯(lián)合性社會檔案在保障管理方面的法規(guī)性文件分析，主要有幾方面內(nèi)容的構(gòu)建，首先就是對最低保障方面檔案管理進(jìn)行構(gòu)建。我國的國家性檔案局在相關(guān)最低保障生活方面的通知中，就曾明確的對最低生活保障檔案加以分級進(jìn)行管理，采用主要將基層作為主導(dǎo)，分級的進(jìn)行負(fù)責(zé)，出臺相關(guān)法律法規(guī)的管理細(xì)則以及實(shí)施辦法。目前浙江以及上海還有甘肅多地都已經(jīng)推出了這一方面的相關(guān)文件。其次就是要將社會保險(xiǎn)在業(yè)務(wù)領(lǐng)域方面的檔案加以管理。人力資源以及社會保障局推出《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》以后，極大程度地推動了各個(gè)地方政府對相關(guān)方面立法加以推行的積極性。比如北京還有河北和青海很多省份都就社會保險(xiǎn)方面的業(yè)務(wù)檔案提出了實(shí)施辦法，以及管理方案。

3 對社會管理檔案進(jìn)行完善立法管理的途徑分析

社會保障在檔案管理方面進(jìn)行法制化的建設(shè)是可以通過各個(gè)部門之間進(jìn)行相互協(xié)作，從而完成推進(jìn)作用的，下面本文就具體對社會管理檔案進(jìn)行完善立法管理途徑進(jìn)行分析。

3.1 認(rèn)識內(nèi)涵，構(gòu)建基礎(chǔ) 認(rèn)識內(nèi)涵主要是對社會保障檔案方面內(nèi)涵要認(rèn)清。我國的中央政府對于社會保障方面的命名并沒有比較明確的法規(guī)，以及比較規(guī)范的文件。在地方的一些政府，也只有浙江省的勞動保障廳以及檔案局聯(lián)合制訂了浙江省方面的社會保障管理辦法，對有關(guān)養(yǎng)老保險(xiǎn)以及醫(yī)療保險(xiǎn)還有失業(yè)保險(xiǎn)方面業(yè)務(wù)的辦理，通過文字以及影像多種形式進(jìn)行管理記錄。在這樣的對保障檔案方面的建設(shè)，是混淆了保險(xiǎn)同保障的概念，這樣檔案的構(gòu)建，很大程度上是將進(jìn)行社會保障的管理范圍縮小了，因此加強(qiáng)對社會保障方面的內(nèi)涵認(rèn)識，是對檔案管理進(jìn)行立法的重要前提，也是實(shí)施法制化基礎(chǔ)建設(shè)的前提。

3.2 規(guī)劃統(tǒng)籌，避免分割 對統(tǒng)籌的規(guī)劃主要就是中央對國家檔案局進(jìn)行統(tǒng)籌的規(guī)劃，相應(yīng)的出臺一些法規(guī)條例對一些救助方面的檔案加以管理規(guī)范，在進(jìn)行社會救助方面管理檔案建設(shè)時(shí)應(yīng)該避免出現(xiàn)分割立法的現(xiàn)象?，F(xiàn)在很多立法在低保檔案進(jìn)行管理方面都是有著比較靈活的方法的，但是大部分檔案并不包含其他社會救助方面的內(nèi)容，也就使得出現(xiàn)了分割立法的形式，因此要加強(qiáng)對統(tǒng)籌的規(guī)劃，盡量避免分割的出現(xiàn)。

3.3 三步戰(zhàn)略，循序推進(jìn) 第一步就是對平行的單項(xiàng)部門法規(guī)進(jìn)行制定，也就是社會保險(xiǎn)相關(guān)的業(yè)務(wù)在檔案管理方面的規(guī)定，社會在業(yè)務(wù)救助相關(guān)的檔案規(guī)定，社會福利方面檔案滾利規(guī)定，通過各地方政府統(tǒng)一構(gòu)建。第二步就是要把相關(guān)內(nèi)容記錄在社會保障方面的基本法中，在實(shí)施頒布的社會保險(xiǎn)法中就有明確規(guī)定，對社會人員進(jìn)行繳費(fèi)檔案的管理要有明確的登記記錄以及支付結(jié)算方面的憑證。在社會保險(xiǎn)的檔案建立方面提供了比較完善的法律依據(jù)。第三步主要就是要在前兩步構(gòu)建基礎(chǔ)之上，當(dāng)時(shí)機(jī)成熟時(shí)，由國務(wù)院對社會保障進(jìn)行統(tǒng)一的在社會保障檔案立法方面管理的建設(shè)工作。

4 結(jié)語

基于對社會保障多方面建設(shè)現(xiàn)狀中存在的問題加以分析，本文就這一方面建設(shè)提出相應(yīng)的民生改善方法，對社會保障管理檔案的法制性作用加以分析，總結(jié)出相應(yīng)的辦法，希望可以有助于我國社會對檔案進(jìn)行法制性建設(shè)的立法實(shí)施。

參考文獻(xiàn)：

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為有效打造好決策的智庫功能，檔案管理機(jī)構(gòu)在認(rèn)真履行檔案管理職能的同時(shí)，還需樹立智庫意識，相應(yīng)進(jìn)行屬于智庫機(jī)構(gòu)的如下必要素質(zhì)準(zhǔn)備：

（一）依據(jù)檔案管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，進(jìn)行智庫功能的準(zhǔn)確定位。

就一個(gè)地區(qū)而言，可以說檔案管理資料內(nèi)容浩瀚，內(nèi)存具有一定時(shí)空跨度的大量信息，對實(shí)施科學(xué)決策彌足珍貴，所以從廣義上講，檔案管理機(jī)構(gòu)可在所有領(lǐng)域發(fā)揮決策的智庫作用。但是考慮檔案管理部門與政府其他部門的職能劃分，檔案管理機(jī)構(gòu)的智庫作用應(yīng)著重從以下三個(gè)方面發(fā)揮：一是在地區(qū)性經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展戰(zhàn)略的決策方面；二是在區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展一體化定位的決策方面；三是在特別重大的發(fā)展項(xiàng)目決策方面。在這三個(gè)方面，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)為決策機(jī)關(guān)從歷史發(fā)展的延續(xù)性、各類條件是否成熟性、環(huán)境限制性等方面，提出可能性與可行性方面的依據(jù)。至于諸如人事任免，一般性項(xiàng)目的決策，有關(guān)具體項(xiàng)目引進(jìn)或限制，相關(guān)政府職能部門更為專業(yè)，這類決策參謀就交由他們發(fā)揮。而檔案管理機(jī)構(gòu)在這方面智庫作用的發(fā)揮，也不應(yīng)是全程包攬所有智庫功能，而是從檔案管理的特殊功能出發(fā)，為決策層提供一方面的決策依據(jù)。

（二）安排熱心智庫的工作人員，進(jìn)行決策科學(xué)的定向培訓(xùn)。

通過培訓(xùn)，讓他們逐步具備決策人員應(yīng)有的素質(zhì)。使檔案管理人員在決策參謀作用發(fā)揮方面，具備“四能”業(yè)務(wù)技能，達(dá)到“四嚴(yán)”素質(zhì)水平和“四求”工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)?！八哪堋本褪且邆渚C合分析、文字表達(dá)、編研整理和計(jì)算機(jī)操作四種能力?！八膰?yán)”就是具有嚴(yán)肅的工作態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、嚴(yán)明的組織紀(jì)律和嚴(yán)格的自我約束。工作質(zhì)量的“四求”標(biāo)準(zhǔn)。一是求準(zhǔn)：就是圍繞決策議題，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)思路，站在全局高度，挖掘與提供緊貼課題要求、帶有全局性的情況和問題，能引起決策成員的深度思考。二是求實(shí)：就是實(shí)事求是地提供能夠反映矛盾和問題的資訊材料，不掩蓋矛盾，客觀地反映事物的面貌，真正做到喜憂兼報(bào)。三是求深：就是能深入發(fā)掘檔案資料中與決策課題密切相關(guān)的資訊材料，進(jìn)行深度分析與加工，從制度、體制、機(jī)制層面提供相關(guān)依據(jù)，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠了解掌握這方面的第一手歷史性材料。四是求新：就是克服僵化思想，不滿足于現(xiàn)狀，不固守傳統(tǒng)觀念，對現(xiàn)存檔案資料，用新的思維去分析，用新的眼光去判斷，用新的認(rèn)識去思考，用新的觀念去研究，最終做出新的推論，提供給決策層參考。

篇7

對于教學(xué)行為來說，教育教學(xué)檔案在教學(xué)過程中也發(fā)揮著重要的作用。在相關(guān)部門對于教學(xué)行為進(jìn)行管理和監(jiān)督的過程中，難免會碰到各種各樣的情況，這樣的情況下教育教學(xué)的檔案管理可以成為教育部門在處理各種問題的參照表。此外，當(dāng)很多教育部門在制定相關(guān)的教學(xué)措施、制度、政策時(shí)，需要全面縱觀整個(gè)教育事業(yè)在制度上的改革路程，達(dá)到全局的觀念，這樣能夠讓制度的制定和落實(shí)沒有漏洞，同時(shí)有了之前制度的基礎(chǔ)和落實(shí)，新制度的制定和完善將會更加輕松和簡單。

二、規(guī)范化與科學(xué)化的管理

提高單位檔案管理成效，首先就是要健全相應(yīng)的工作制度。良好的制度是保障各項(xiàng)工作內(nèi)容都在一定的工作秩序和流程上得以有效的開展，這是單位管理的前提和出發(fā)點(diǎn)、立足點(diǎn)。所以，我們必須要進(jìn)一步完善好每一個(gè)檔案管理的步驟，并且在制度的創(chuàng)新上做好相關(guān)的改革與創(chuàng)新工作，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲀?nèi)容和規(guī)范來約束每一個(gè)檔案管理工作人員，杜絕出現(xiàn)各類檔案信息外流、泄密的情況。此外，單位還應(yīng)該切實(shí)重視檔案管理部門的硬件投入，以現(xiàn)代化、科技化的檔案管理設(shè)施保障檔案管理成效的長足提高。比如良好的計(jì)算機(jī)、工作站、合理的溫度與濕度控制區(qū)。俗話說，好馬配好鞍。單位的檔案管理能力離不開相關(guān)配套設(shè)施的配合，所以基礎(chǔ)的工作設(shè)施和現(xiàn)代化的控制方式，需要給予后續(xù)的幫助和支持。

三、強(qiáng)化檔案管理人員責(zé)任意識

篇8

（二）形式主義

在我國經(jīng)濟(jì)政治以及綜合國力的高速發(fā)展的同時(shí)，社會管理的形式主義就是一個(gè)比較突出的的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象已經(jīng)引起人們的高度注意，大眾也已經(jīng)意識到這種現(xiàn)象所能帶來的社會危害。文字性文件和領(lǐng)導(dǎo)會議講話是管理的根本。但現(xiàn)實(shí)的管理過程中，常常被形式主義的管理方式所掌控：不少文件和領(lǐng)導(dǎo)講話缺乏創(chuàng)新性與現(xiàn)實(shí)性，大假空是其基本特點(diǎn)。

（三）記錄失誤

對于使命和責(zé)任的把握程度上的不足與失誤常常出現(xiàn)在現(xiàn)代管理工作當(dāng)中，管理人員不負(fù)責(zé)任管理態(tài)度是造成這一現(xiàn)象重要原因之一。目前社會存在的管理不足、記錄失誤以及模糊概括等情況，這與現(xiàn)在有些人私利心態(tài)嚴(yán)重，被金錢和權(quán)力蒙蔽了正義的雙眼現(xiàn)象有關(guān)。

二、社會管理不規(guī)范對管理檔案價(jià)值的影響

（一）造假對管理檔案價(jià)值的影響

檔案是指人們在各項(xiàng)社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。檔案的屬性決定了檔案的真實(shí)性，一份檔案如果失去了真實(shí)性，則該檔案也就失去了它所具有的價(jià)值。管理檔案價(jià)值中，檔案的真實(shí)記錄性質(zhì)被造假管理嚴(yán)重削弱，對于需要通過檔案來評估的人和事造假檔案也就失去了其本身的意義所在

（二）形式主義對管理檔案價(jià)值的影響

形式主義是現(xiàn)代社會的檔案管理過程中普遍存在的一種現(xiàn)象，檔案管理者往往以一種不負(fù)責(zé)任的態(tài)度進(jìn)行檔案記錄，使得檔案與真實(shí)情況有著較大的差距，在實(shí)際管理中的指導(dǎo)思想、戰(zhàn)略以及統(tǒng)籌規(guī)劃等不能通過檔案管理真實(shí)有效的體現(xiàn)出來。檔案的形式主義管理不但使檔案喪失真實(shí)性還會導(dǎo)致管理的抽象化。檔案的形式主義管理造成許多管理者對檔案管理利用失去動力，管理者往往拋棄現(xiàn)有檔案，以一種主觀的態(tài)度思想去指導(dǎo)工作，造成有檔不用，檔案擺設(shè)現(xiàn)象的出現(xiàn)。然而，管理檔案的目的就是使后來者能夠很好的依據(jù)利用它，被充分利用就是它的價(jià)值所在。

（三）記錄失誤對管理檔案價(jià)值的影響

現(xiàn)在社會管理存在管理要求低、規(guī)范力弱的普遍現(xiàn)象，相關(guān)管理領(lǐng)導(dǎo)任由隱瞞真實(shí)情況或避重就輕記錄的現(xiàn)象出現(xiàn)在管理檔案過程中，這樣的行為會嚴(yán)重導(dǎo)致檔案社會記錄不足，檔案工作在實(shí)際社會中的作用也得不到體現(xiàn)。

三、針對社會管理不規(guī)范現(xiàn)象的對策

（一）管理規(guī)范化

對檔案的社會管理進(jìn)行規(guī)范化，從源頭上杜絕檔案造假現(xiàn)象的發(fā)生。相關(guān)管理部門要制定詳細(xì)的檔案管理制度并嚴(yán)格實(shí)施，成立檔案管理監(jiān)督部門，對檔案的社會管理進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督。另外，各地的檔案管理部門還應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)貦n案管理出現(xiàn)的問題針對性的進(jìn)行分析討論，聽取專家意見，同時(shí)還可以通過向有關(guān)部門提出創(chuàng)新性意見或者建議，引起領(lǐng)導(dǎo)以及政府的重視。

（二）立卷歸檔審查

建立完善的立卷歸檔審查系統(tǒng)，及時(shí)補(bǔ)充管理檔案的不足，以免因檔案的缺漏造成重大失誤。嚴(yán)格的立卷歸檔審查工作能夠及時(shí)有效的幫助管理檔案發(fā)現(xiàn)問題，從而針對性的提出科學(xué)有效的解決方案。對查出的檔案造假、真空記錄等問題，要求相關(guān)部門及時(shí)修改補(bǔ)救。

篇9

一、檔案管理的社會化與建立“兩個(gè)體系”的關(guān)系

檔案管理的社會化的本質(zhì)屬性決定了它是檔案工作的基本職能,是檔案事業(yè)發(fā)展的主體內(nèi)容。就“兩個(gè)體系”建設(shè)而言,又具有特殊的意義:(1)強(qiáng)化檔案管理的社會化職能是建立“兩個(gè)體系”的關(guān)鍵環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”。建立“兩個(gè)體系”的重點(diǎn)是檔案資源的重新配置和檔案公共服務(wù)產(chǎn)品的再分配,關(guān)鍵就在于實(shí)現(xiàn)政府檔案管理的社會化職能的調(diào)整與完善。(2)檔案管理的社會化是“兩個(gè)體系”核心理念的重要體現(xiàn)。建立“兩個(gè)體系”的核心思想是以人為本,強(qiáng)化檔案管理的社會化職能,根本目的就是要通過轉(zhuǎn)變政府職能,更好地重視所有涉及人的檔案,重視檔案為人的全面發(fā)展服務(wù),是以人為本的政府管理服務(wù)理念在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)。(3)強(qiáng)化檔案管理的社會化職能是建立“兩個(gè)體系”的根本辦法。建立“兩個(gè)體系”需要檔案法制體系、管理體制、工作機(jī)制、服務(wù)方式等各方面的改革與創(chuàng)新。管理的社會化不僅為推進(jìn)建立“兩個(gè)體系”提供了科學(xué)的理論指導(dǎo),并以其系統(tǒng)性、規(guī)范性、實(shí)踐性成為實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)體系”建設(shè)目標(biāo)的根本方法。檔案管理的社會化不到位,“兩個(gè)體系”就無從談起,“兩個(gè)體系”的建立和完善也必然伴隨著檔案管理的社會化職能的不斷強(qiáng)化。

二、建立符合社會發(fā)展需求的檔案中介機(jī)構(gòu)

“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”體現(xiàn)了檔案管理的社會化,現(xiàn)階段,建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系,實(shí)現(xiàn)檔案管理的社會化,要建立符合社會發(fā)展需求的檔案中介機(jī)構(gòu)。檔案中介機(jī)構(gòu),是當(dāng)前一個(gè)非常熱門的話題。從名稱來看,有“檔案事務(wù)所”、“檔案咨詢服務(wù)中心”、“檔案事務(wù)服務(wù)中心”、“檔案技術(shù)服務(wù)中心”、“檔案托管中心”、“檔案寄存中心”等。我國目前的檔案中介機(jī)構(gòu)按生成途徑和運(yùn)作方式,可以分為由檔案館或檔案主管部門設(shè)立的、面向社會的公共性檔案中介機(jī)構(gòu)和以法人資格存在的、以市場化運(yùn)作的商業(yè)性檔案中介機(jī)構(gòu)。我國首家檔案寄存中心,1998年8月9日成立的深圳市檔案寄存中心屬于前者,其服務(wù)職能主要是將不具備充分保管條件及配備檔案保管主體成本過高的國有與非國有及破產(chǎn)企業(yè)、社會團(tuán)體、個(gè)人在工作、生產(chǎn)、經(jīng)營等各項(xiàng)活動中形成的檔案,寄存在市檔案館中。相對于傳統(tǒng)的檔案機(jī)構(gòu)來說,總體呈現(xiàn)弱勢。

市場經(jīng)濟(jì)條件下,需要的檔案中介機(jī)構(gòu)需具備以下條件:(1)政企分開、權(quán)責(zé)明晰、獨(dú)立經(jīng)營、自負(fù)盈虧。首先政企分開、權(quán)責(zé)明晰要求檔案中介機(jī)構(gòu)必須與檔案行政管理部門在人員、財(cái)務(wù)、職能等方面完全脫鉤,以獨(dú)立經(jīng)濟(jì)法人身份參與市場競爭,不得再承擔(dān)原有的行政職能,即真正實(shí)現(xiàn)組織中介性。其次要做到獨(dú)經(jīng)營、自負(fù)盈虧,必須保持檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性、完整性和客觀性。獨(dú)立性可以使檔案中介機(jī)構(gòu)不受行政部門影響,在檔案服務(wù)中保持獨(dú)立,不損害客戶的利益。(2)遵紀(jì)守法、規(guī)范經(jīng)營、誠實(shí)守信、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。從某義上講,規(guī)范化程度不夠是影響檔案中介機(jī)構(gòu)職能發(fā)揮的最大障礙。檔案中介機(jī)構(gòu)的規(guī)范化實(shí)質(zhì)上涉及的是其與服務(wù)對象的信用關(guān)系問題,檔案中介機(jī)構(gòu)如果不規(guī)范,其信用度將大打折扣。從外部來說,檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)自覺接受工商行政管理部門與檔案行政管理部門的監(jiān)管,前者是依據(jù)《公司法》、《中華人民共和國公司登記管理?xiàng)l例》對其經(jīng)營活動進(jìn)行依法登記注冊、年檢審計(jì);后者是依照《檔案法》等法規(guī)對其業(yè)務(wù)活動進(jìn)行監(jiān)管,以實(shí)現(xiàn)外部規(guī)范化管理。從自身來說。檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)體現(xiàn)社會服務(wù)性、技術(shù)知識性和商業(yè)經(jīng)營性。社會服務(wù)性指檔案中介機(jī)構(gòu)能為企業(yè)、社會組織或個(gè)人提供全方位的檔案服務(wù),包括檔案咨詢、檔案達(dá)標(biāo)升級整理、檔案保管、檔案設(shè)備引進(jìn)等。技術(shù)知識性指檔案中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行的各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)如技術(shù)咨詢服務(wù)、傳授檔案工作理論知識和技能、檔案價(jià)值鑒定等是建立在對檔案信息的加工、利用或提供檔案信息技術(shù)服務(wù)之上的。商業(yè)經(jīng)營性指檔案中介機(jī)構(gòu)作為一個(gè)經(jīng)工商注冊的企業(yè),有明確的服務(wù)方向和經(jīng)營范圍,有企業(yè)行為參與市場競爭,通過各種渠道和方式為客戶提供最好的檔案有償服務(wù),獲得收益,求得生存和發(fā)展。

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2 “財(cái)務(wù)集中制”形式

即在基層成立行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)會計(jì)核算中心，在保持各單位資金所有權(quán)、使用權(quán)，財(cái)務(wù)自主權(quán)、審批權(quán)不變的前提下，各單位不再設(shè)置會計(jì)機(jī)構(gòu)，不配備會計(jì)人員，只設(shè)報(bào)賬員，將招考來的會計(jì)的行政關(guān)系等轉(zhuǎn)到核算中心，割斷了會計(jì)人員與其服務(wù)單位的人事隸屬關(guān)系和經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系，將會計(jì)核算權(quán)從單位行政管理權(quán)分離出來，取消各單位的銀行賬戶，統(tǒng)一進(jìn)行會計(jì)核算、報(bào)送財(cái)務(wù)報(bào)告，保管會計(jì)檔案等財(cái)務(wù)活動，實(shí)行“集中管理，分戶核算”，融會計(jì)服務(wù)與監(jiān)督管理為一體。

3 目前，會計(jì)委派制下會計(jì)檔案管理存在的一些問題，主要表現(xiàn)為：

3.1 有的會計(jì)核算中心沒有或不及時(shí)向委托單位移交會計(jì)檔案

這不符合《檔案法》特別是《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定?！稌?jì)檔案管理辦法》第六條明確指出：“當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終結(jié)后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會計(jì)核算中心成立后形成的會計(jì)檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會計(jì)核算而形成的，盡管會計(jì)檔案的實(shí)體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個(gè)門類，應(yīng)當(dāng)保持一個(gè)單位全宗的完整性和連續(xù)性。

3.2 紙質(zhì)會計(jì)檔案與存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔

會計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會計(jì)檔案，包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來書面形式的會計(jì)數(shù)據(jù)。”《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：“實(shí)行會計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會計(jì)檔案進(jìn)行管理。

”保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性。然而實(shí)際工作中，會計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會計(jì)，形成大量的磁介質(zhì)會計(jì)檔案都保存在會計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會計(jì)檔案。

3.3 會計(jì)工作與會計(jì)檔案管理相脫節(jié)

會計(jì)檔案是會計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計(jì)業(yè)務(wù)工作中，是會計(jì)工作的延伸，也是會計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會計(jì)委派制管理下的會計(jì)人員對會計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是對會計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會計(jì)業(yè)務(wù)，輕會計(jì)檔案管理。在各單位制定的會計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視制訂詳細(xì)的具有可操作性的會計(jì)檔案管理制度，沒有把會計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會計(jì)人員崗位職責(zé)中。在會計(jì)人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計(jì)檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計(jì)檔案管理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會計(jì)檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。

3.4 會計(jì)檔案管理制度亟待完善

制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計(jì)核算中心并沒有制定較為完善的會計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會計(jì)檔案管理，沒有把會計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會計(jì)檔案。

4 針對會計(jì)檔案管理的上述問題，我認(rèn)為，醫(yī)院財(cái)務(wù)方面應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作：

4.1 加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，理順會計(jì)檔案管理體制

實(shí)行委派制管理的會計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案和存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。

4.2 加強(qiáng)會計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會計(jì)檔案的案卷質(zhì)量

篇11

關(guān)鍵詞 社會管理；檔案價(jià)值；影響

社會失范主要指不規(guī)范的社會行為，而人們對行為規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)有著不同的理解，社會失范管理狀況對檔案價(jià)值影響頗深。檔案是企業(yè)運(yùn)行軌跡的真實(shí)反映，也是了解信息資源的有效途徑。因此，為了最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值，必須加強(qiáng)對社會失范行為的管理工作。

1　社會管理失范概述

從字面意義上講，社會失范就是沒有或缺少社會規(guī)范。從社會學(xué)方面講，就是由于社會生產(chǎn)力與生產(chǎn)關(guān)系不平衡引起的社會現(xiàn)象，即人們的物質(zhì)生活水平發(fā)展速度較快，而精神文化程度有待進(jìn)一步提升。總之，社會失范是對人們價(jià)值觀的反映，社會失范是任何社會時(shí)期都會存在的一種現(xiàn)象。當(dāng)社會分工發(fā)展水平和道德發(fā)展程度不相匹配，某些方面受到不到有效控制，從而產(chǎn)生了失范現(xiàn)象。在被動遵守行為向主動擁護(hù)轉(zhuǎn)化的過程中，人們處于一個(gè)全新的生活環(huán)境中，他們賴于生存的準(zhǔn)則與規(guī)范失去了意義，人們的生活環(huán)境和價(jià)值結(jié)構(gòu)發(fā)生了根本性的改變，同時(shí)現(xiàn)行文化和道德中沒有明確規(guī)定達(dá)成目標(biāo)所應(yīng)采取的方法和形式。當(dāng)人們不能用符合規(guī)定的手段去實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)時(shí)，就會通過虛構(gòu)、機(jī)械服從、形式主義、逃避以及反抗等方式來達(dá)到目的，社會失范因此產(chǎn)生。

2　社會管理失范對檔案價(jià)值管理產(chǎn)生的影響

2.1　檔案記錄形式呆板，缺少創(chuàng)新性

管理形式雷同性強(qiáng)是社會失范的突出癥結(jié)之一，也稱作“形式主義”。社會管理失范促生了呆板的檔案管理形式，嚴(yán)重降低了檔案的內(nèi)在價(jià)值。現(xiàn)階段，信息互動頻率逐漸增加，單位之間的信息互補(bǔ)性進(jìn)一步加強(qiáng)，因此，檔案管理方案和管理模式范本就會流行于各個(gè)單位之間。會議和文件是管理的主要方式，無論是領(lǐng)導(dǎo)的言論，還是文件的內(nèi)容都要求具有真實(shí)樸質(zhì)的特點(diǎn)，嚴(yán)禁出現(xiàn)“套話”和“管腔”等形式主義的語言模式，然而受社會中形式主義的影響，領(lǐng)導(dǎo)演講和文件中大多出現(xiàn)了缺乏實(shí)用性、創(chuàng)造性的觀點(diǎn)，從而導(dǎo)致檔案中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。比如在不同級別的文件中屢次出現(xiàn)“科學(xué)發(fā)展”、“人本主義精神”和“和諧團(tuán)隊(duì)”等方面的內(nèi)容，極大地降低了檔案的保存價(jià)值。檔案管理方式也是提升檔案價(jià)值的關(guān)鍵因素之一，然而單位檔案管理模式多是沿用社會上通用的管理模式進(jìn)行管理，對增強(qiáng)單位競爭力無益，不利于企業(yè)的個(gè)性化發(fā)展。

2.2　檔案信息失真，可靠性降低

真實(shí)性體現(xiàn)了檔案的基本價(jià)值，但由于受各種社會失范形式的影響，檔案管理中出現(xiàn)明顯的信息失真和浮夸現(xiàn)象。比如，在現(xiàn)代社會中，某些單位為了逃避稅收，篡改經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)；有些行政領(lǐng)導(dǎo)為了減少自身責(zé)任，少報(bào)或者隱報(bào)管轄內(nèi)的安全責(zé)任事故或者自然災(zāi)害造成的損失，從而致使檔案記錄缺乏真實(shí)性，不利于國家及時(shí)做出指導(dǎo)政策。為了局部利益而背離客觀事實(shí)的做法較為常見，是形成管理失范現(xiàn)象的根源之一，客觀的社會實(shí)踐記錄才是確保檔案生命力的源泉。檔案失真包括兩個(gè)方面，即記錄內(nèi)容失真和管理過程失真，后者是前者的保障。內(nèi)容失真主要是指檔案記錄沒有真實(shí)反映社會實(shí)踐過程和實(shí)踐情況，以造假和虛構(gòu)出的文字或者數(shù)字記錄活動情形，無實(shí)質(zhì)性的檔案價(jià)值。管理過程失真，是為達(dá)到某種不正當(dāng)?shù)哪康?，而將真?shí)的記錄進(jìn)行銷毀或者更改，弱化檔案的原有屬性，不能真實(shí)地反映不規(guī)范的實(shí)踐過程。

2.3　檔案內(nèi)容缺失，完整性差

在現(xiàn)實(shí)的社會活動中，管理理性程度較弱，嚴(yán)重影響了檔案管理內(nèi)容的完整性。社會失范易導(dǎo)致人們做出一系列的不規(guī)范行為，比如，在會議上，某些單位領(lǐng)導(dǎo)為了推脫自身責(zé)任，而使用模棱兩可的語言作為處理意見，或者談話時(shí)避重就輕，甚至要求相關(guān)記錄人員對自己的發(fā)言不予記錄。在這種情況下，檔案內(nèi)容缺失較大，一些重大事項(xiàng)的處理決策和方案沒有得到及時(shí)、完整的記錄，或者方式較為含糊，不能為日后提供的參考依據(jù)。在社會管理缺失的環(huán)境下，各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度普遍降低，因此，不利于日后成績的發(fā)展。

受管理缺失的影響，由于各種背景因素的影響，檔案記錄長期處于一種片面的記錄狀態(tài)，若不加以制止，不但降低了檔案價(jià)值，而且容易造成檔案管理短板，人們對檔案完整性的追求也會逐漸消退，對社會的長遠(yuǎn)發(fā)展及其不利。

3　提升檔案價(jià)值的方法

3.1　優(yōu)化管理內(nèi)容，改變虛假的記錄習(xí)慣

在不同的社會中，檔案始終發(fā)揮著重要作用，傳統(tǒng)的檔案是密閉的、獨(dú)有的，檔案中的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)可以成為企業(yè)對外競爭的優(yōu)勢，也容易導(dǎo)致企業(yè)陷入孤獨(dú)的境況。在現(xiàn)代社會中，隨著信息公開程度逐漸加深，檔案內(nèi)容日益透明化，單位之間的信息互動越來越多，并在相互借鑒中取得共同進(jìn)步。如何使公共的檔案管理經(jīng)驗(yàn)成為單位特有的競爭性力，必須結(jié)合單位實(shí)際情況，對檔案管理辦法進(jìn)行革新。比如，對于單位內(nèi)外部的技術(shù)文件、重大過失的處理方法進(jìn)行收錄，并進(jìn)行長期保存，然而，檔案的保存期限并不是越長越好，對于價(jià)值較為一般的檔案通過鑒定文獻(xiàn)類型，設(shè)定保存期限，同時(shí)按照國家相關(guān)檔案保存管理?xiàng)l例，定期評定檔案的價(jià)值，及時(shí)更新和消除“過期”文件。

3.2　建立檔案管理體制，靈活創(chuàng)建管理機(jī)構(gòu)

開展檔案工作，必須要有相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)保障，專門的檔案管理部門也是提高檔案價(jià)值的重要途徑。一般情況下，檔案管理組織形式分為以下兩種，即集中式和分散式，檔案管理形式必須與企業(yè)的發(fā)展情況相對應(yīng)。目前，管理體制均有了很大的轉(zhuǎn)變，從單位的發(fā)展趨勢來看，一方面，單位內(nèi)部各部門之間的聯(lián)系日益緊密，朝著團(tuán)隊(duì)化組織方向發(fā)展，企業(yè)檔案的管理權(quán)逐漸公開化，單位領(lǐng)導(dǎo)需要進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)定設(shè)置專業(yè)的管轄部門，強(qiáng)調(diào)檔案管理的獨(dú)立性。另一方面，越來越多的單位采取單位總部檔案管理和項(xiàng)目管理檔案管理相結(jié)合的方式，即單位內(nèi)部設(shè)立自上而下的檔案管理機(jī)構(gòu)體系，任命總部的管理人員為檔案部門主管，各項(xiàng)目的檔案管理員為部門成員，進(jìn)行綜合管理。

3.3　創(chuàng)新檔案管理方法，吸收時(shí)代元素

檔案管理方法關(guān)系到信息的有效收集量和保存價(jià)值的大小，單位應(yīng)不斷更新檔案管理觀念，及時(shí)吸納優(yōu)秀的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)成形若干個(gè)范式，并在相應(yīng)的時(shí)期促進(jìn)了單位的發(fā)展。但是隨著社會的不斷前進(jìn)，信息化逐漸成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢，又創(chuàng)造出更多的檔案實(shí)體形式，為了更好地開展實(shí)體檔案和電子檔案工作，人們進(jìn)行了多次嘗試，但管理效果仍然沒有發(fā)生根本性的改變。要向同時(shí)做好不同類型的檔案管理工作，管理人員應(yīng)根據(jù)不同的檔案種類，確定相應(yīng)的檔案管理方法。比如，對于數(shù)量較大的、使用頻率高的檔案，使用膠片或者磁盤的形式進(jìn)行存儲，對于數(shù)據(jù)原始檔案，通過建立數(shù)據(jù)庫進(jìn)行存儲，對于機(jī)密性較強(qiáng)的檔案則可利用以上兩種方法進(jìn)行儲存。

4　結(jié)束語

綜上所述，文中主要通過“檔案記錄形式呆板，缺少創(chuàng)新性”、“檔案信息失真，可靠性降低”、“檔案內(nèi)容缺失，完整性差”三個(gè)方面論述了社會管理失范對檔案價(jià)值的影響，并提出相應(yīng)的方法，以提高檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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二、人事檔案管理的問題分析

人事檔案作為事業(yè)單位人力資源管理過程中的重要資料和信息來源，在實(shí)際應(yīng)用過程中的效果并不理想，檔案對人力資源管理的促進(jìn)作用并沒有充分發(fā)揮出來。當(dāng)前人事檔案管理過程中存在的問題主要有以下幾方面：

（一）人事檔案管理意識薄弱。從當(dāng)前事業(yè)單位的人事檔案管理工作來看，普遍存在的一個(gè)共性問題就是檔案意識不強(qiáng)，認(rèn)為檔案對自己工作的開展沒有太大的作用，將檔案視為資料的匯總、整理，因此，在檔案信息的填寫過程中存在敷衍甚至信息錯(cuò)誤的情況。一些人員為了能夠獲得好的評價(jià)，在檔案信息的報(bào)備過程中存在弄虛作假的情況，導(dǎo)致信息失真，影響相關(guān)的決策。而檔案管理人員對檔案管理工作重視度不高，檔案丟失、重要信息泄露、資料歸檔錯(cuò)位等情況時(shí)有發(fā)生。這些充分說明當(dāng)前的人事檔案管理工作存在思想意識上的疏忽。

（二）人事檔案管理方式落后。我國對于人事檔案的管理經(jīng)歷了長期的紙質(zhì)媒介時(shí)期，雖然近幾年信息技術(shù)的發(fā)展使得一些單位采用電子化、數(shù)字化的方式來進(jìn)行檔案信息的管理，但是由于受到傳統(tǒng)習(xí)慣的束縛以及一些單位出于管理成本的考慮，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，導(dǎo)致檔案信息的調(diào)閱、整理以及保存等存在諸多的不便，影響了檔案價(jià)值的發(fā)揮。

（三）人事檔案利用程度低。人事檔案作為一種資源，需要在實(shí)際的應(yīng)用中體現(xiàn)出其存在的價(jià)值。從當(dāng)前的實(shí)際情況來看，事業(yè)單位雖然能將職工的常規(guī)檔案進(jìn)行正常的歸檔整理，但是對這些信息背后所蘊(yùn)藏的深層次的價(jià)值沒有投入足夠的時(shí)間和精力來研究。人事檔案在輔助人力資源管理工作過程中并沒有發(fā)揮其提供人員晉升信息、掌握人員考核績效的功能。一些單位雖然擁有海量的人事檔案，但是真正來調(diào)閱的人少之又少，導(dǎo)致檔案成了一種長期的擺設(shè)甚至累贅。

三、發(fā)揮人事檔案價(jià)值的路徑

（一）強(qiáng)化人事檔案管理意識。意識是行為的先導(dǎo)。要充分發(fā)揮人事檔案輔助決策的價(jià)值，就要從檔案管理的思想層面下手。首先，事業(yè)單位要對職工尤其是檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的人事檔案管理知識培訓(xùn)，將檔案信息和管理的重要性深化到其內(nèi)心深處。其次，要對人事檔案管理工作進(jìn)行定期檢查，對職工檔案信息的真實(shí)性進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)核實(shí)糾正，防止不良影響的擴(kuò)散。

（二）豐富人事檔案管理方式。當(dāng)前信息技術(shù)在人事檔案管理中的功能日趨完善，并且促使互聯(lián)網(wǎng)安全性提升，通過信息化手段實(shí)現(xiàn)人事檔案的管理成為一種可能和發(fā)展趨勢。因此，事業(yè)單位要對檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，通過對檔案安全性、機(jī)密性的等級劃分來靈活使用紙質(zhì)與電子檔案管理方式。對于那些安全性要求比較高的檔案，則主要采用紙質(zhì)管理方式，而對于那些安全性要求一般，并且常規(guī)性使用的檔案信息，則宜采用電子化的管理方式，提升檔案管理的效率和應(yīng)用效果。

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1、提升高校辦學(xué)質(zhì)量

目前高校都逐步強(qiáng)化了職業(yè)化教育的辦學(xué)理念和辦學(xué)實(shí)踐，而增進(jìn)高校教育的職業(yè)化特質(zhì)則需要與企業(yè)展開深度合作。然而，由于高校與企業(yè)分屬于不同的組織類型，且受到不同體制環(huán)境的影響，使得校企合作更多體現(xiàn)在形式建構(gòu)領(lǐng)域，而在深度互動和互利雙贏上卻做得不夠。為此，通過挖掘高校的科研檔案資源來助力企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新，便能在雙贏的基礎(chǔ)上提升高校的辦學(xué)質(zhì)量。

2、助力地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展

高校所在區(qū)域的地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展，主要依托于產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展推動。如，物流產(chǎn)業(yè)、旅游產(chǎn)業(yè)、電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)等。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，許多地方產(chǎn)業(yè)發(fā)展存在著各自為陣的發(fā)展態(tài)勢，而未能在循環(huán)經(jīng)濟(jì)視角下獲得范圍經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。為此，通過利用高校的科研檔案資源、專家檔案資源，便能在智力和人力支持下幫助地方產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)走上一條綠色、健康的發(fā)展道路。

3、培養(yǎng)共生環(huán)境生態(tài)

盡管高校在隸屬關(guān)系上存在著不同的類別，但其在具體的區(qū)域內(nèi)辦學(xué)，必然會受到該區(qū)域社會經(jīng)濟(jì)政治環(huán)境的影響，而且在拓展高校辦學(xué)空間的潛在要求下，高校管理層也需要主動與地方政府接觸?？梢?，培養(yǎng)環(huán)境共生的生態(tài)，對于高校而言是至關(guān)重要的。高校通過突出檔案管理的社會化職能，便能為實(shí)現(xiàn)環(huán)境共生建立起良好的社會聲譽(yù)。

二、高校檔案管理的社會化職能分析

結(jié)合本人的工作體會，可以從以下兩個(gè)方面進(jìn)行分析：

1、助推社會主體的發(fā)展

實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的社會化職能，不能只見物不見人，其根本仍在于轉(zhuǎn)換高校檔案管理思路，并在高校管理層的牽頭下積極建立與社會各類主體的聯(lián)系。本文以科研檔案管理為視角，那么社會主體也主要指向了企業(yè)。正如上文所提到的，通過將高校科研檔案資源在知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的基礎(chǔ)上，與企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新實(shí)踐相結(jié)合，則能為企業(yè)帶來知識紅利。但這里也需要明確，即高校檔案管理若要切實(shí)助力社會主體的發(fā)展，其本身也需要進(jìn)行信息重構(gòu)。

2、實(shí)現(xiàn)社會化辦學(xué)目標(biāo)

貫穿本文的中心思想便是，突出高校檔案管理的社會化職能將實(shí)現(xiàn)雙贏的目標(biāo)。那么雙贏在高校這一側(cè)便體現(xiàn)在，促進(jìn)高校借助社會辦學(xué)資源來提升人才培養(yǎng)質(zhì)量。之所以能夠?qū)崿F(xiàn)這一目標(biāo)歸因于：首先，高校檔案管理的社會化助力社會主體發(fā)展，進(jìn)而社會主體將愿意與高校建立在教學(xué)上的深度合作；其次，高校通過與社會主體間建立起基于?n案信息交互的人員往來，便能優(yōu)化師資隊(duì)伍的知識結(jié)構(gòu)；再次，通過與當(dāng)?shù)厣鐣?jīng)濟(jì)發(fā)展建立深度互動，來倒逼高校專業(yè)設(shè)置和教學(xué)體系的優(yōu)化和整合。

從以上兩個(gè)方面所做的職能分析中可以看出，需要在辯證視角下來理解高校檔案管理的社會化職能。而且，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的社會職能，構(gòu)成了高校開放式辦學(xué)的重要支撐力量。

三、實(shí)踐措施

根據(jù)以上所述，以科研檔案管理為例，實(shí)踐措施可從以下四個(gè)方面來進(jìn)行構(gòu)建。

1、充分理解企業(yè)對檔案信息的需求特點(diǎn)

高校在實(shí)現(xiàn)檔案管理的社會化職能時(shí)，其本質(zhì)也屬于供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革。眾所周知，高?？蒲袡n案內(nèi)容主要以公開發(fā)表的論文、已申報(bào)的專利，以及課題結(jié)題等信息為主。這些信息分屬于不同的學(xué)科范疇，且所基于的問題導(dǎo)向也不盡相同。因此，無法直接與企業(yè)的需求結(jié)構(gòu)相對接。因此，高校專業(yè)所在院系的教學(xué)團(tuán)隊(duì)，應(yīng)與企業(yè)接觸充分理解企業(yè)對檔案信息的需求特點(diǎn)，然后再針對專業(yè)教師的科研檔案信息進(jìn)行資源重構(gòu)。

2、具體掌握企業(yè)技術(shù)和管理創(chuàng)新的短板

在與企業(yè)進(jìn)行接觸時(shí)，還需要掌握企業(yè)在技術(shù)創(chuàng)新、產(chǎn)品研發(fā)，或者組織架構(gòu)調(diào)整的長期愿景和近期所遇困境。只有在問題導(dǎo)向下來進(jìn)行檔案信息資源重構(gòu)，才能提升高校檔案管理的供給側(cè)優(yōu)勢。為此，這里就需要夯實(shí)企業(yè)一線調(diào)研的績效。所以建議，高校應(yīng)組建校企聯(lián)席會議制度，并在該會議召開的地點(diǎn)分別設(shè)置在高校專業(yè)所在院系和企業(yè)方。通過這種長效機(jī)制做保障，不僅能優(yōu)化科研檔案供給質(zhì)量，還能引導(dǎo)教師建立符合實(shí)踐需要的研究方向。

3、高校多部門協(xié)同對科研檔案資源進(jìn)行整合

在對高校科研檔案資源進(jìn)行整合時(shí)，需要發(fā)揮多部門協(xié)同的工作優(yōu)勢。在組織建設(shè)上，需要將專業(yè)所在院系、科研處、圖書館、學(xué)報(bào)編輯部等部門納入其中，在職能定位上則需要重點(diǎn)發(fā)揮院系、科研處的職能。圖書館依托自身的電子檔案信息采集能力，可以為科研檔案電子資源重構(gòu)提供技術(shù)支持。而且，之后所開展的檔案信息線上交互活動，也需要借助圖書館的信息平臺來實(shí)現(xiàn)。學(xué)報(bào)編輯部借助自身的職能優(yōu)勢，可以為具體的科研信息提供文獻(xiàn)梳理工作。

4、開展線上信息交互線下人員往來活動

為了實(shí)現(xiàn)檔案社會化管理對高校人才培養(yǎng)的助推作用，這里還需要開展線上信息交互和線下人員往來的活動。不難知曉，在本文以上的論述中已經(jīng)提及，這里需要強(qiáng)調(diào)的是：高校在實(shí)現(xiàn)其它類別檔案管理的社會化職能時(shí)，應(yīng)深刻理解檔案信息背后人力資源的主體作用，且正是依靠了這種主體作用才真正實(shí)現(xiàn)了檔案管理的雙贏目標(biāo)。