引論：我們?yōu)槟砹?3篇電子檔案管理論文范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
1.管理方式不同
電子檔案就其本質(zhì)特性來說有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級管理，也就是說檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個檔案號，這個檔案號具有唯一性，并且對檔案類型采用相應(yīng)的主題進行標(biāo)注；傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對較大，在管理過程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個位置進行儲存。
2.保管方式不同
電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，在現(xiàn)代技術(shù)與計算機的更新過程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不會面臨病毒入侵等網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。
3.歸檔方式不同
電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點在于消除了最初檔案歸類時出現(xiàn)錯誤的擔(dān)憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學(xué)的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進行歸檔時還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優(yōu)點
1.電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展
電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。紙張的節(jié)省不僅減少了資金的投入，還使樹木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護。同時，紙質(zhì)文件使用數(shù)量的降低，還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。
2.電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率
檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。
（二）電子檔案管理的弊端
1.電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機
如果長期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護手段可以采用云技術(shù)等。
2.企事業(yè)單位在進行電子檔案管理
由于其操作程序相對復(fù)雜，對檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時，還應(yīng)該加強管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。
3.電子檔案在進行數(shù)據(jù)共享與傳輸時，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險
例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。
4.雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高
國家也出臺了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對于一些具體的細(xì)則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護航。
篇2
(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程紙質(zhì)檔案時，應(yīng)當(dāng)同時移交一套工程電子檔案。”這就要求在紙質(zhì)檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習(xí)慣，所采用的應(yīng)用軟件不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。
(二)電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，人們可以借助形式的原始性來證實和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項形式上
一、電子檔案管理上的幾個關(guān)鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認(rèn)定。
1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。
2、真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。
3、完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4、安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。
(三)電子檔案的存儲載體的保護技術(shù)問題電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護層等部分組成。目前光盤常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。
1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長溫度范圍內(nèi),溫每升高10℃,其生長速度可加快1-2倍，霉菌生長的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學(xué)反應(yīng)會加快1－2倍。
2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。霉菌的生長濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內(nèi)正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕度有關(guān)。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。
3、光。光向外輻射時會產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。
4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會生成氧化性極強的原子氧，進而產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。
5、灰塵。灰塵會給電子文件保存載體帶來機械損傷。灰塵多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會增加酸、堿度。灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動而四處擴散。由于灰塵同時還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場所。灰塵落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細(xì)菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。
7、磁場和電場。電磁場的干擾，會使磁性物質(zhì)退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。
8、機械應(yīng)力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響。
(四)電子檔案的長期可讀性問題電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。但隨著科技的進步，電子計算機軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時所依賴的技術(shù)，在未來往往是已經(jīng)過時的技術(shù)。針對以上存在問題，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經(jīng)驗，提出以下一些對策建議：
(一)建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關(guān)人員進行
二、對策建議培訓(xùn)，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。城建檔案館也應(yīng)定期派專業(yè)技術(shù)人員對電子檔案的形成進行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
(二)采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
1、采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據(jù)。
2、簽署技術(shù)。在電子文件上進行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。
3、消息認(rèn)證。電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長度。
4、身份驗證。為了防止無關(guān)人員進入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進行訪問修改，在進入檔案管理系統(tǒng)時需要對用戶進行身份驗證，身份驗證可使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進行相關(guān)的5、防火墻。這是一種訪問控制技術(shù)。在某個機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構(gòu)的機要信息、專利信息從機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護網(wǎng)上電子文件的原始性、真實性。實現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。
6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。
(三)建立適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全
1、調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。采用去濕機，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。使環(huán)境溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善檔案庫房建筑，設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內(nèi)，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強度；（3）定期凈化空氣。
3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。
4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進入庫房的渠道、防氧封存等措施進行環(huán)境控制；(2)采用防霉劑進行化學(xué)預(yù)防；（3）采用物理或化學(xué)方法定期對電子檔案進行消毒：化學(xué)方法有：熏蒸或擦拭，常用化學(xué)藥劑有甲、鄰－苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠(yuǎn)紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。
5、避開磁場和電場。（1）電子檔案在整理、保管、利用時應(yīng)避開電動機、發(fā)電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設(shè)備；（2）可設(shè)置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。
6、防機械應(yīng)力。電子檔案載體存放時應(yīng)設(shè)法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響，以保證信息再現(xiàn)的準(zhǔn)確性。
7、定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣和方式進行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位，先對外觀進行檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等，然后酫進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗，發(fā)現(xiàn)有問題的載體，及時進行有效的修復(fù)。定期拷貝是當(dāng)前延長電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每2年應(yīng)拷貝一次，光盤每5年應(yīng)拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號保存。
8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。
(四)采用通用、統(tǒng)一的文件格式，確保電子檔案與計算機操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件的長期兼容在保存電子檔案時，把電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好被未來的計算機操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計算機操作系統(tǒng)同一公司的應(yīng)用軟件能讀取的格式。
(五)及時更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長期可讀性當(dāng)操作系統(tǒng)更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長期可讀。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時，保存相應(yīng)的檔案支持軟件和整個操作系統(tǒng)，并與電子檔案存儲在一起，恢復(fù)時，連同操作系統(tǒng)一同恢復(fù)，使之按本來的面目進行顯示。
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篇3
2、電子數(shù)據(jù)管理不夠規(guī)范
檔案、資料和數(shù)據(jù)是企業(yè)知識管理的重要組成部分，體量、載體、介質(zhì)的多樣化為檔案收集帶來了新的課題。國家《電子文件管理暫行辦法》、《國家電子文件管理工作規(guī)劃（2011—2015）》和《關(guān)于組織開展電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)“業(yè)務(wù)信息和電子文件交換系統(tǒng)”試點示范工作的通知》，對我市電子文件管理的原則、內(nèi)容和任務(wù)要求進行了進一步明確和部署。但是電子檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、安全化仍然較低，成為傳統(tǒng)檔案管理中的難點對象，重視紙質(zhì)檔案實體、忽視電子檔案管理的現(xiàn)象較為普遍，企業(yè)信息系統(tǒng)中的重要信息和數(shù)據(jù)，缺少可借鑒的檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，元數(shù)據(jù)不夠統(tǒng)一，管控效率較低。
二、當(dāng)前企業(yè)信息化環(huán)境下電子檔案管理工作現(xiàn)狀分析
由于電子文件對計算機設(shè)備的依賴性、內(nèi)容與結(jié)構(gòu)和存儲載體的可分離性、電子文件自身的不穩(wěn)定性以及認(rèn)識不足，使目前信息化環(huán)境下的電子文件歸檔收集工作尚顯薄弱。
1、信息壁壘加大電子檔案收集難度
隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，企業(yè)步入信息資源管理時代，各業(yè)務(wù)領(lǐng)域普遍開發(fā)應(yīng)用了信息系統(tǒng)。由于各系統(tǒng)的開發(fā)環(huán)境不同，各專業(yè)之間、部門之間存在著信息壁壘，加之檔案人員與業(yè)務(wù)人員溝通渠道有限，檔案人員很難及時進行收集和歸檔指導(dǎo)，使企業(yè)電子信息很難實現(xiàn)有效聚合和共享，文件、數(shù)據(jù)的利用率較低。
2、管理粗放加大電子檔案規(guī)范管理難度
目前，企業(yè)各級人員普遍未充分認(rèn)識電子文件的意義、功用和重要性，未對電子文件進行收集、整理、鑒定和歸檔；有的未采取安全防范措施，電子文件易被非法訪問、非法修改和損害；有的電子文件處于自生自滅狀態(tài)；有的只用計算機起草和打印文件，打印出紙質(zhì)文件后，作為草稿性的電子文件很多未被保存，或因存儲載體用于存儲其他信息而被刪除；有的對電子文件不分價值進行全部保存；有的僅保存在硬盤里，電子文件數(shù)量龐大，增加了管理和使用的時間和精力，需要對電子文件進行收集、管理和歸檔等相關(guān)控制。
3、電子設(shè)備的更迭對檔案征集提出考驗
科技的進步使計算機系統(tǒng)加快升級更新，老版本的電子文件無法在新的軟硬件環(huán)境中直接使用，不僅增加了電子文件有效利用的難度，也給電子檔案的收集管理帶來了極大的考驗。
三、電子檔案管理收集模式構(gòu)建策略
“泛在知識環(huán)境”下的電子檔案管理模式，應(yīng)按照全程管理、規(guī)范管理和安全保密、便于利用為建設(shè)原則，采取電子文件前端控制、全程管理等方法，加強通用業(yè)務(wù)電子文件和專業(yè)工作電子文件的管控，厘清現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件之間的管理要求，形成文件生成、辦理、交換、歸檔、保存等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范管理，構(gòu)建高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效率的電子文件管理體系和工作機制。
1、建立健全管理體系，提供堅強的組織保障
企業(yè)應(yīng)高度重視電子文件管理工作，明確各職能部門的管理職責(zé)和歸檔任務(wù)。辦公室負(fù)責(zé)電子文件的歸檔管理，科技信息管理部門負(fù)責(zé)系統(tǒng)運行維護，各個業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)具體實施。根據(jù)各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)電子文件的運行流向和檔案管理需求，建立以文件形成部門為核心的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、以檔案管理部門為重點的電子文件管理系統(tǒng)的電子檔案保管利用系統(tǒng)，形成電子文件管理層、維護層和業(yè)務(wù)層共同協(xié)作的工作格局。
2、加強前端控制，提升電子檔案管理質(zhì)量
隨著現(xiàn)代企業(yè)的科學(xué)管理程度不斷加深，傳統(tǒng)意義上“被動接收”和“看堆守攤”文件管理和檔案管理觀念已經(jīng)成為提升檔案工作效率和效果的桎梏。為確保電子文件真實可靠、完整安全，企業(yè)應(yīng)確定電子文件管控范圍，劃定通用業(yè)務(wù)、專業(yè)工作和其他需要管控的電子文件。通用業(yè)務(wù)文件包含協(xié)同辦公系統(tǒng)運轉(zhuǎn)的電子公文等內(nèi)容，專業(yè)工作文件包含電子商務(wù)、ERP等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)上形成的表單和數(shù)據(jù)等內(nèi)容。檔案人員應(yīng)通過調(diào)研、分析等手段，加強與業(yè)務(wù)人員的溝通，劃定檔案收集的文件范圍、元數(shù)據(jù)和背景信息、文件分類等內(nèi)容，將檔案管理提前延伸到文件的形成階段并建立檔案信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)對關(guān)鍵電子文件的直接管控。
3、創(chuàng)新管理手段，提升電子文件歸檔質(zhì)量
企業(yè)應(yīng)創(chuàng)新管控手段，對電子文件歸檔管理中全面實施標(biāo)準(zhǔn)化管理。一是對電子文件實行全方位、全過程、全覆蓋，把本單位所有應(yīng)歸檔的電子文件全部納入企業(yè)管控和檔案管理范疇，構(gòu)建“統(tǒng)一策劃、統(tǒng)一管控、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一技術(shù)、統(tǒng)一平臺”的工作局面。二是創(chuàng)新管理手段，充分利用融合職責(zé)、制度、標(biāo)準(zhǔn)、流程、績效等管理要素于一體的“五位一體”協(xié)同管理平臺，一方面優(yōu)化交接、歸檔、保管、銷毀、驗收、評估等檔案業(yè)務(wù)流程和歸檔標(biāo)準(zhǔn)、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和重要檔案管理表單，在“五位一體”協(xié)同管理平臺中與相關(guān)部門的工作崗位進行匹配，規(guī)范文件形成部門管理行為；另一方面，應(yīng)以工程項目檔案管理為重點，梳理工程建設(shè)節(jié)點的重要表單，在“五位一體”協(xié)同管理平臺中的各個基建業(yè)務(wù)流程中進行匹配，使工程管理人員清晰掌握檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理的要求與基建業(yè)務(wù)工作實現(xiàn)了有機融合，不僅可以提升歸檔效率，還能保障歸檔文件的質(zhì)量。
4、完善制度保障機制的建設(shè)
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1.2對原始檔案屬性的影響
檔案管理的基本要求就是保證它的原始記錄性，主要表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容和形式兩個方面。正是因為檔案具有原始記錄性這個基本屬性，才使得檔案具有法律憑證小勇。但在電子商務(wù)活動中形成的檔案，不僅檔案內(nèi)容容易被改動，而且其形式也可能發(fā)生變化，所以很難正確認(rèn)定其原始性。主要原因如下：電子商務(wù)檔案容易被改動，并且不會留下痕跡，這是與紙質(zhì)檔案相區(qū)別的地方。隨著現(xiàn)代電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子商務(wù)檔案依存的環(huán)境也在不斷變化，只有通過調(diào)整電子文件才能適應(yīng)不斷變化的環(huán)境，這就導(dǎo)致電子檔案很難一直保持其原始記錄性。電子商務(wù)檔案可以根據(jù)需要，采取不同的方式進行輸出。人們可以采用不同的字體、字號輸出電子文件，這樣也就失去了其最原始和最真實的字跡。目前，電子簽章技術(shù)尚未完全普及，在電子商務(wù)檔案文件上簽章依然難度較大，所以很難用簽章去鑒別電子商務(wù)文檔的真假。電子商務(wù)文檔的這些特點，使得我們無法用紙質(zhì)文檔的標(biāo)準(zhǔn)和方法去判斷它的原始記錄性，必須為其建立新的原始性概念。
1.3對檔案學(xué)理論的影響
電子商務(wù)文檔出現(xiàn)，也增加了檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容。傳統(tǒng)檔案學(xué)的研究對象主要是如何管理紙質(zhì)文檔。電子商務(wù)文檔的出現(xiàn)，不僅會補充和完善原先的檔案學(xué)研究內(nèi)容，也會補充和完善檔案管理的原則和方法。原先檔案管理的相關(guān)理論和管理方式都將會被重新審計，將會出現(xiàn)許多與電子商務(wù)檔案管理相關(guān)的研究課題。比如：如何保證電子商務(wù)檔案的原始記錄性、如何維護電子商務(wù)檔案的來源原則、如何防止計算機病毒的侵入、如何利用網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)保護電子商務(wù)檔案以及如何對電子商務(wù)檔案進行歸集和整理等，這些都是檔案學(xué)理論面對的新的課題。
2電子商務(wù)檔案管理應(yīng)采取的對策
2.1采取有效手段，保證電子商務(wù)檔案的原始記錄性
目前，保證電子商務(wù)檔案原始記錄性主要的技術(shù)手段有：信息加密技術(shù)、簽章認(rèn)定技術(shù)、信息識別、身份認(rèn)證、網(wǎng)絡(luò)防火墻等等。當(dāng)然，僅僅依靠企業(yè)檔案管理人員利用這些技術(shù)手段是無法保證電子商務(wù)檔案的原始記錄性的，還必須依賴企業(yè)信息技術(shù)人員的支持和配合。與此同時，還應(yīng)盡快建立和完善電子商務(wù)檔案相關(guān)的管理制度，并將電子商務(wù)檔案管理納入到企業(yè)的辦公自動化和信息管理系統(tǒng)，確電子商務(wù)檔案的及時歸檔和管理。因為在電子商務(wù)文件處理、形成、歸檔、保管以及利用的各個環(huán)節(jié)，其信息隨時都可能會被修改或者丟失，及時采取了先進的計算機網(wǎng)絡(luò)保護技術(shù)和手段，也必須有完善的電子商務(wù)檔案管理制度配合。實踐證明，只有建立并嚴(yán)格執(zhí)行科學(xué)的電子商務(wù)檔案管理制度，才能從根本上保證企業(yè)電子商務(wù)檔案的原始記錄性。。
2.2提高企業(yè)的檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)
電子商務(wù)的飛速發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子商務(wù)文件，這就要求企業(yè)的檔案管理必須進行變革，以適應(yīng)電子商務(wù)檔案管理工作的要求。企業(yè)檔案管理人員必須努力提高自己的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)，學(xué)習(xí)電子商務(wù)檔案管理知識，熟練掌握計算機日常操作，這樣才能滿足電子商務(wù)檔案管理工作的要求。因此，企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)通過各種途徑，更新企業(yè)檔案管理人員的知識體系和知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理人才，以適應(yīng)現(xiàn)代電子信息時代電子商務(wù)檔案管理發(fā)展的趨勢。
2.3建立科學(xué)、合理的檔案管理體制
一個文件是否生效，其主要標(biāo)志就是是否具有有效的簽章。目前，具有法律憑證效用的文件，都是以紙介形式保存的。因此，企業(yè)應(yīng)將重要的電子商務(wù)文檔備份存檔，這其中的原因在于電子文件容易修改，并且不穩(wěn)定性。因此，將電子商務(wù)文檔備份是保證其原始記錄真實性的一種有效手段。目前，主要采取的方式是在電子文件轉(zhuǎn)化為檔案后，歸檔保存兩套內(nèi)容相同、載體不同的檔案，把紙質(zhì)文檔與電子文檔同時歸檔。檔案管理人員在實踐操作中，可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄備注項標(biāo)明相應(yīng)的電子商務(wù)檔案的編碼及存放地址，同時在電子商務(wù)檔案目錄的備注項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存放地址。
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（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對于具備查考價值的電子文件及支持軟件都應(yīng)該及時歸檔，切不可以分散的方式進行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實性與有效性。對于文本文件，應(yīng)在最后定稿，若圖形文件發(fā)生了改動，那么便需要和當(dāng)初產(chǎn)品的技術(shù)狀況相同的版本進行同時歸檔保存。對于有技術(shù)條件的機關(guān)，允許使用電子文件簽署技術(shù)，這樣能夠?qū)﹄娮游募挠行赃M行確認(rèn)。再則，對于載體形式與質(zhì)量要求需實現(xiàn)統(tǒng)一性。檔案電子文件的載體規(guī)格、形式以及質(zhì)量，均需要檔案室工作人員作出統(tǒng)一的規(guī)定，把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件進行集中，進而制定成歸檔數(shù)據(jù)集，通過拷貝的方式傳輸?shù)骄邆淠途眯缘妮d體中，實行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進行統(tǒng)一登記表，登記內(nèi)容包括諸多項目，例如：硬件環(huán)境、軟件平臺、形成單位、應(yīng)用軟件、形成時間以及信息類別等。之后，檔案部門還需要對歸檔后的電子文件進行全面的檢驗。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關(guān)材料是否完善等均在檢驗的范圍之內(nèi)。
（三）加強電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內(nèi)容，即：鑒定對象、鑒定目的以及鑒定內(nèi)容。在電子檔案鑒定過程中，不但需要對文件內(nèi)容與相關(guān)形式特征進行有效分析，而且還需要對相關(guān)文件進行技術(shù)分析。所以，對于電子文件而言，無論是技術(shù)情況，還是文件自身的真實性與可讀性，均與保存價值有著必然的聯(lián)系。由此可見，在鑒定工作當(dāng)中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現(xiàn)出來，這樣才能充分體現(xiàn)出電子檔案的價值之所在。總體上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對歸檔文件進行確定，并對保管期限進行劃分。其次，在檔案室對歸檔文件進行接收時，需進行一次全面鑒定，包括內(nèi)容鑒定與技術(shù)鑒定等。最后，對于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿期之時再進行一次鑒定，對于確定已經(jīng)沒有了保存價值的電子檔案采取刪除或銷毀等處理措施。
二、加強電子檔案管理的有效策略
探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集鑒定文件、形成檔案整理檔案、形成檔案卷存儲案卷、編目”的原則及步驟。同時，在電子檔案逐漸增多的現(xiàn)狀之下，各級檔案管理部門便需要對電子檔案管理工作進行強化，這樣才能使檔案管理工作更具規(guī)范性與完善性。具體強化措施如下：
（一）做好電子檔案保管工作首先，電子檔案的存儲介質(zhì)需具備性能穩(wěn)定、檢索方便以及顯示還原性好等特點。對于軟磁盤，不可當(dāng)作長期保存的電子檔案載體進行使用。其次，電子檔案管理需具備一定的條件，庫房溫度、濕度需穩(wěn)定；庫房應(yīng)保持通風(fēng)、清潔及沒有腐蝕性氣體；地面無須鋪地毯與打蠟；裝具保持清潔無塵。最后，電子檔案歸檔需統(tǒng)一，并實行分庫保管。對于歸檔載體，需進行防寫處理，不可出現(xiàn)劃痕、觸摸記錄涂層等情況，以直立的方式存放。另外，對于一些非法軟件，檔案室中的計算機需杜絕使用，以此規(guī)避病毒感染。
（二）加強電子檔案的檢測及維護工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩(wěn)定性，而且磁信息還存在自然衰減情況，這樣加大了信息丟失及讀出錯誤等不良情況的發(fā)生率。所以，進行定期檢測及維護是非常有必要的。在對電子檔案進行檢測與維護過程中，需對諸多特點進行綜合考慮，包括環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)以及電子檔案自身的特點等，進而制定出更具合理性與科學(xué)性的技術(shù)方案及維護工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測及維護工作更具有效性。
（三）電子檔案在利用過程中需注意的問題，可知電子文件檔案利用管理包括了多項內(nèi)容，同時電子檔案在利用過程中還需要充分注意一些較為明顯的問題。首先，提升電子檔案信息安全的意識。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復(fù)用性以及系統(tǒng)依賴性等特點，在利用中其控制具有很大的難度，所以檔案工作人員需有謹(jǐn)慎的態(tài)度，在有必要的情況下對利用方式進行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現(xiàn)象得以有效規(guī)避。其次，完善與電子檔案有關(guān)的利用制度，例如利用資格審查、利用權(quán)限控制等制度。最后，為了使電子檔案的利用更具發(fā)展前景，需全面開發(fā)檔案利用方面的系統(tǒng)功能，同時創(chuàng)造有利條件，使利用者能夠感受到更方便、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
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（一）統(tǒng)籌安排合理規(guī)劃
電子文件管理是一個系統(tǒng)工程，最終是為數(shù)字檔案信息資源建設(shè)服務(wù)，以達(dá)到便于開發(fā)利用、造福社會的目的。具體實施起來涉及面廣，投資可觀，因此必須注重效益，在領(lǐng)導(dǎo)層面對各階段的目標(biāo)、任務(wù)、措施進行科學(xué)、合理地規(guī)劃部署，如：在工作實施之前展開深入調(diào)研、廣泛論證、集中討論，投資大的項目要形成可研報告；形成科學(xué)合理的電子文件利用體制機制，優(yōu)化軟硬件系統(tǒng)配置，處理好軟件系統(tǒng)服務(wù)器的兼容關(guān)系，建立方便高效的查詢體系等。
（二）嚴(yán)格制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
電子文件管理工作是一項長期開展的持續(xù)性工作，應(yīng)落實領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，組織相關(guān)數(shù)量的人力，明確責(zé)任分工，加強管理，扎實推進工作有序進行。具體工作中要制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格貫徹實施，一定階段即以標(biāo)準(zhǔn)驗收成果，不斷改進以保證后續(xù)工作的質(zhì)量。如：組建專門負(fù)責(zé)電子檔文件管理工作的工作機構(gòu)，主要負(fù)責(zé)電子文件管理工作、系統(tǒng)設(shè)備升級維護、網(wǎng)站建設(shè)維護等；制定電子文件管理中著錄項目統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字化技術(shù)參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。
（三）多方參與爭取合作
電子文件管理涉及社會的各行各業(yè)，應(yīng)千方百計爭取社會力量共同參與和支持，引導(dǎo)建立社會大眾積極充分利用電子文件這一社會資源的普遍意識，積極回應(yīng)獲得的利用反饋信息，以促進自身工作的不斷改進。如：宣傳網(wǎng)絡(luò)利用優(yōu)勢；發(fā)揮檔案學(xué)會等社會組織的作用；非重復(fù)性技術(shù)工作可以通過合同、委托等方式外包給企業(yè)。
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2應(yīng)用時間戳的過程符合電子檔案管理安全保密的要求
由于時間戳的產(chǎn)生并不需要將電子文件本身提交給時間戳服務(wù)機構(gòu)，因而電子文件本身可不通過網(wǎng)絡(luò)傳遞，在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的僅為根據(jù)HASH算法生成的消息摘要，而HASH算法的單向性保證了沒有任何人能夠根據(jù)消息摘要倒推出電子文件本身，從而電子文件本身的保密性得到了保障。這個特點非常適合電子檔案管理安全保密的工作需要。通常，時間戳服務(wù)機構(gòu)DTS是通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)提供服務(wù)的。無論是可以在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)上生成、存儲、傳輸?shù)姆敲茈娮訖n案，還是不允許在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)上生成、存儲、傳輸?shù)碾娮訖n案，只要將消息摘要計算過程和蓋戳過程進行適當(dāng)分離——在所在計算機或局域網(wǎng)絡(luò)上對該電子檔案數(shù)據(jù)文件事先進行消息摘要計算——然后通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)將消息摘要提交給時間戳服務(wù)機構(gòu)DTS，DTS對消息摘要和接收時間進行數(shù)字簽名生成時間戳返回，證明在特定時間已經(jīng)接收到該消息摘要，由于從消息摘要到數(shù)據(jù)原文的不可逆性，用戶只要將返回的時間戳和檔案原文一起妥善保管，即可證明檔案原文在特定時間已經(jīng)存在。蓋戳過程通過這種方式來實現(xiàn)，檔案原文始終是不上互聯(lián)網(wǎng)的，所以符合電子檔案管理的數(shù)據(jù)保密要求。
二在電子檔案管理中應(yīng)用時間戳的幾點建議
浙江省檔案館從2014年開始，在省直單位電子檔案的歸檔、移交接收等管理工作中，開展了電子檔案數(shù)據(jù)加蓋時間戳的試點，根據(jù)實踐經(jīng)驗，筆者總結(jié)出有關(guān)時間戳應(yīng)用的以下幾點建議：
1所依賴的時間戳服務(wù)應(yīng)具有較高的可信度
單從技術(shù)而言，時間戳服務(wù)可以有自建和外購兩種選擇，但是時間戳的可信度至關(guān)重要。如果采取自建的方式，必須采取相應(yīng)機制與措施（比如采用時間戳鏈接等改進方法）來提高時間戳的可信度，排除或降低由于計算機主板電池電量短缺、桌面時間任意設(shè)置等因素，致使對外提供的時間證明服務(wù)不可靠的可能。如果采取外購服務(wù)的方式，則應(yīng)盡可能選擇由可信度高的專門機構(gòu)來給電子檔案蓋戳。影響時間戳可信度的因素有很多，其中最重要的有：防偽性、時間戳的永久性、可審核性、獨立性、間隔、精確度等。選擇服務(wù)機構(gòu)時要充分考慮服務(wù)機構(gòu)在這些方面的能力與水準(zhǔn)。例如，浙江省檔案館選擇的是國家授時中心和北京聯(lián)合信任技術(shù)服務(wù)有限公司共同建設(shè)的聯(lián)合信任時間戳服務(wù)中心。這是一家我國權(quán)威第三方公共可信時間戳服務(wù)機構(gòu)，該中心由北京聯(lián)合信任技術(shù)服務(wù)有限公司負(fù)責(zé)技術(shù)支持和系統(tǒng)接入，由我國唯一法定時間源——國家授時中心負(fù)責(zé)授時和守時，從而保障時間的權(quán)威和準(zhǔn)確。
2加蓋時間戳的過程和電子檔案管理的業(yè)務(wù)流程
應(yīng)緊密結(jié)合電子檔案上加蓋時間戳需在什么時候操作，由誰來操作是時間戳應(yīng)用中必須考慮的問題。對此，大家有不同的觀點。關(guān)于何時加戳，有的認(rèn)為在電子檔案形成、歸檔、移交、接收、入庫、鑒定、利用、處置等各個環(huán)節(jié)都應(yīng)該分別加蓋時間戳，也有的認(rèn)為只要在移交、接收前后對電子檔案加蓋時間戳。關(guān)于由誰來操作，有的認(rèn)為必須由電子檔案形成部門加蓋，有的認(rèn)為必須由立檔單位檔案員加蓋，也有的認(rèn)為必須由檔案館工作人員加蓋。筆者認(rèn)為，根據(jù)時間戳的原理，開放檔案信息系統(tǒng)參考模型（OAIS），以及檔案管理工作的實際情況，加蓋時間戳的過程應(yīng)和電子檔案的流轉(zhuǎn)過程相結(jié)合，即當(dāng)電子檔案從一個單位流轉(zhuǎn)到另一個單位時，應(yīng)當(dāng)蓋戳，而若是同一個單位內(nèi)部的管理環(huán)節(jié)就不必蓋戳；蓋戳操作具體由誰完成不作限制，但是必須得到與該次流轉(zhuǎn)相關(guān)雙方的認(rèn)可。例如，電子檔案由檔案移交單位向國家綜合檔案館移交，意味著電子檔案保管職責(zé)主體從立檔單位檔案室變成了國家綜合檔案館，應(yīng)在檔案館接收之前由立檔單位或國家檔案館蓋上時間戳并經(jīng)雙方確認(rèn)；又如，檔案部門向利用者脫機提供經(jīng)過內(nèi)容與元數(shù)據(jù)補充（如賦檔號、鑒定等）或過濾（如去除草稿、文件處理單等）的電子檔案時，為證明檔案數(shù)據(jù)的來源與真實性，也可在提供脫機利用之前加蓋時間戳。
3應(yīng)根據(jù)管理需要選取加蓋時間戳的粒度和處理保存方式
加蓋時間戳的粒度是指需要加蓋一個時間戳的電子檔案數(shù)據(jù)的數(shù)量與層次。以電子檔案移交接收的一個批次為例，可以對全部數(shù)據(jù)整體打包加蓋一個時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是整個批次數(shù)據(jù)包；可以將全部數(shù)據(jù)按照光盤載體容量劃分成若干個數(shù)據(jù)單元分別打包，每個數(shù)據(jù)包加蓋一個時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是存儲載體數(shù)據(jù)包；可以對批次中電子檔案按每一件進行打包，對每件的數(shù)據(jù)包分別加蓋一個時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是檔案件數(shù)據(jù)包；也可以對批次中每件電子檔案的每一個文件（如正文、修改稿、文件處理單、附件、元數(shù)據(jù)文件等）分別加蓋時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是單個檔案數(shù)據(jù)文件。由于時間戳服務(wù)機構(gòu)加蓋時間戳通常是有償服務(wù)，同時又要考慮檔案的整體性、相關(guān)性以及日后管理操作的便利性，筆者建議加蓋時間戳的粒度以檔案件數(shù)據(jù)包為宜。因為進館以后電子檔案管理還要面臨整理、入庫、鑒定、銷毀等后續(xù)環(huán)節(jié)，這些操作大都以檔案件為操作對象。對時間戳服務(wù)機構(gòu)返回的時間戳的處理和保存方式主要有兩種：一是直接將時間戳的字符序列以獨立計算機文件的形式保存，為便于匹配和管理，這個文件可以與電子檔案的數(shù)據(jù)包文件名相同，擴展名一般是“.tsa”，后續(xù)管理中需要始終將電子檔案數(shù)據(jù)包文件和時間戳文件一并存放與管理；二是將時間戳嵌入到某些支持時間戳格式的電子檔案數(shù)據(jù)包文件中，例如可先將一份電子檔案的文件處理單、元數(shù)據(jù)等內(nèi)容以PDF文檔附件的方式打包進電子檔案PDF數(shù)據(jù)包，然后對該PDF數(shù)據(jù)包加蓋時間戳，并將返回的時間戳也嵌入進該PDF文件中一并保存并利用。
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（二）規(guī)范電子檔案利用方式
避免不可挽回?fù)p失。一是采用的利用方式應(yīng)視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式。二是依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進行有效地管理。一般情況下，對于內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監(jiān)控下進行。三是在采用通信傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內(nèi)容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。四是系統(tǒng)應(yīng)對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動進行相關(guān)記錄，作為對利用工作查證的依據(jù)。
（三）加強檔案工作人員管理
提高檔案保護意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強對檔案工作人員的管理，從思想上認(rèn)識到電子案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保電子檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度地被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效地保護。
二、電子檔案管理工作中應(yīng)注意的問題
（一）要重視電子文件的存放環(huán)境
電子文件的載體基本上是光盤和磁介質(zhì)。由于介質(zhì)的特殊性，電子文件的存放環(huán)境也十分關(guān)鍵。在光盤上存放，要避光、防潮、防有害氣體，存放時一定要采用書立式以防光盤的變形，影響數(shù)據(jù)的讀取。磁介質(zhì)包括軟磁盤和硬磁盤。軟磁盤穩(wěn)定性差，而硬磁盤穩(wěn)定性還可以，但是要防磁，遠(yuǎn)離磁場的干擾。為了保證介質(zhì)存放的萬無一失，必須電子文件與紙質(zhì)文件同進并存，以備有據(jù)可查。但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，加大資金的投入力度，不斷引進現(xiàn)代化辦公設(shè)備，爭取采用自動化監(jiān)控、庫房溫濕度的自動控制等先進技術(shù)，使電子文件檔案管理的環(huán)境更加有利于檔案的存放。
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1.2電子檔案在使用過程中的優(yōu)勢分析。由于高校的檔案管理涉及到人事管理、學(xué)生注冊、教學(xué)、科研和財務(wù)結(jié)算等多方面檔案材料，通過傳統(tǒng)方法來建立與管理檔案的工作強度較大且操作過程十分復(fù)雜繁瑣，電子檔案則克服了這些不便，在工作中呈現(xiàn)出優(yōu)勢。首先，一定程度上減輕了檔案工作人員的勞動強度，尤其是在進行檔案查找環(huán)節(jié)中，通過搜索文件分類號就可以找出所需文件及附件，不僅節(jié)約了時間，也極大的降低了檔案管理人員的勞動強度。其次，具有高效快捷的歸檔速度。通過網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)能夠?qū)崟r進行電子檔案資源共享，且正確度較高；電子文件是由各種媒體信息集成的，具有圖文聲像等直觀效果。再次，促使檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到了提升。電子檔案在推行過程中不僅提升了檔案管理工作人員的計算機水平，還要求這些人員必須擁有較廣博的知識，并通過不斷的知識更新才能適應(yīng)整個專業(yè)要求。高校的檔案管理人員要謹(jǐn)記檔案工作對高校的服務(wù)性與輔，通過不斷提升自我專業(yè)能力以達(dá)到提升高校檔案工作整體水平的最終目的。
2加強電子檔案管理的意義
加強電子檔案管理不僅促使高校管理者與檔案管理者從傳統(tǒng)管理理念轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理理念，還從真正意義上加速了檔案管理工作的發(fā)展。
2.1能夠滿足使用者多樣化的需求。越來越多的使用者隨著社會進步而對檔案提出更多的使用要求，原始的紙質(zhì)文字資料已無法滿足其快節(jié)奏生活，并且對原始視頻圖像等影音資料需求是傳統(tǒng)檔案模式所無法滿足的。而電子檔案則能夠通過視頻、圖片來進行再現(xiàn)，這種多樣性的信息保存方式逐漸發(fā)展為解決使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案工作的服務(wù)對象需求會隨著社會發(fā)展與科學(xué)進步而發(fā)生變化，只有加強電子檔案管理，才能隨著動態(tài)需求及時更新并有效提出解決方案。
2.2加強電子檔案管理能夠節(jié)約人力與物力。由于檔案工作具有一定的特殊性，采用傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人財物力，還可能存在損壞風(fēng)險。然而，計算機及其網(wǎng)絡(luò)不僅為歸檔提供了快捷的管理手段，還提供了信息利用的快速途徑，減輕管理者勞動強度的同時還將歸檔質(zhì)量和檢索速度大幅度提高了。電子檔案管理工作中將按“卷”立卷歸檔優(yōu)化為按“件”進行整理歸檔，使檔案管理工作效率得到了飛躍提高。
3加強電子檔案管理與應(yīng)用的對策
加強電子檔案利用管理與應(yīng)用具有重要意義，因此，需要從多角度開展、多方面配合電子檔案管理工作。
3.1通過建立檔案利用制度來整合各類檔案資源。建立檔案利用審批制度，通過對使用者調(diào)用檔案進行約束來保證其安全性，檔案管理部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案進行及時的收集管理，以保證電子檔案能夠及時更新。在進行電子檔案應(yīng)用的同時也可以兼用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來進行互補，即“雙套制”，通過檔案資源整合來創(chuàng)新檔案管理模式，推動實現(xiàn)電子檔案管理工作的發(fā)展。
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（三）可靠性原則電子檔案的存在離不開可靠性。由于電子文件可以不留痕跡的對其進行修改，無論是文件的簽署和對網(wǎng)絡(luò)信息進行控制都需要具有專門的技術(shù)，這樣就導(dǎo)致電子檔案的可靠性受到人們的質(zhì)疑。所以需要采取各種切實可行的技術(shù)措施、制定科學(xué)合理的制度規(guī)范，從而實現(xiàn)對電子文件可靠性的保障。同時在對電子檔案管理工作中，還要把好收集關(guān)，確保進館的檔案具有真實可靠性，同時還要對各個環(huán)節(jié)的操作規(guī)程進行嚴(yán)格遵守，做好備份，避免信息丟失，確保信息的真實性和可靠性。
二、電子檔案管理中應(yīng)該注意的問題
（一）集中統(tǒng)一管理近年來，隨著辦公自動化（F0A）和計算機輔助設(shè)計（CAD）、計算機輔助制造（CAM）技術(shù)的普及，使用計算機制作文件的機關(guān)越來越多，大部分機關(guān)將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，經(jīng)正式簽署后歸檔保存，原電子文件保存在各形成部門；也就是說，大部分電子文件沒有歸檔，處于分散保存狀態(tài)。從檔案工作的發(fā)展看，各機關(guān)檔案室應(yīng)當(dāng)積極創(chuàng)造條件將具有保存價值的電子文件歸檔，實行對電子檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案館也需要對接收電子檔案的問題開展調(diào)查研究、前期論證和創(chuàng)造軟硬件技術(shù)環(huán)境。電子檔案的統(tǒng)一管理有利于對這部分?jǐn)?shù)字化信息的檢索、利用和共享，有利于各機關(guān)、各地區(qū)對于電子檔案管理進行全面的統(tǒng)籌規(guī)劃，有利于加速檔案工作的現(xiàn)代化進程。
（二）紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔目前大部分機關(guān)將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件歸檔保存，是因為在電子文件的證據(jù)性、管理制度、管理技術(shù)與方法、管理設(shè)備、通訊設(shè)備等方面仍存在這樣那樣的問題。在這些問題沒有得到有效地解決之前，這種紙質(zhì)文件和電子文件“同時服役”的狀況有存在的合理性和必要性：一方面，在沒有充分的技術(shù)保障和科學(xué)的管理制度的條件下，檔案人員不能輕易用電子文件取代紙質(zhì)文件歸檔保存。另一方面，電子文件的歸檔也有其積極的意義。這樣就形成了雙套歸檔的局面。這是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時期不可避免的一種現(xiàn)象，不應(yīng)看作不必要的重復(fù)。可以預(yù)見，紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續(xù)相當(dāng)一個時期。隨著技術(shù)的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉(zhuǎn)化為檔案，但多種介質(zhì)檔案并存的狀況將長期存在。雙套歸檔帶來的直接影響是需要分別建立兩個管理系統(tǒng)，二者既有聯(lián)系，又各有特點，這給各級檔案管理部門提出了許多新的課題。電子檔案的管理原則上應(yīng)納入現(xiàn)行的檔案管理體系，能夠并軌的就實行并軌。
（三）實行文件、檔案一體化管理目前計算機信息系統(tǒng)中，文件與檔案之間的界限是無法分清的，大量電子文件的產(chǎn)生也加快了檔案一體化管理的進程，而且在電子文件的形成過程中，及電子文件的運轉(zhuǎn)階段，電子文件管理都需要以文件和檔案一體化的模式出現(xiàn)，這已是其必然的選擇。文件、檔案一體化管理并不是兩項管理工作的簡單累加，而是需要在合程管理和前端控制原則指導(dǎo)下重構(gòu)整個管理流程。
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(二)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在安全隱患
目前通用網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的功能主要包括:遠(yuǎn)程報表、遠(yuǎn)程審計、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上催賬、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上銀行等。基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，企業(yè)提高了會計文檔的多方位檢索速度，可以進行網(wǎng)上遠(yuǎn)距離傳送，使會計工作變得簡單、快捷。但眾所周知，網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客伺機而動，一旦計算機系統(tǒng)中病毒或被黑客攻擊，不僅會造成會計檔案的遺失、篡改，甚至?xí)孤镀髽I(yè)的經(jīng)濟信息。
(三)會計軟件升級與檔案讀取不兼容
在電子信息技術(shù)下，會計工作的錄入需要相應(yīng)的電算化軟件予以支持。而會計軟件的使用，又對計算機的硬件配置提出了一定的要求，不滿足配置的計算機無法安裝或運行軟件。同時由于會計電算化的軟件升級換代很快，在不同的版本下會計數(shù)據(jù)有可能不同，有的單位沒有把會計軟件的版本及軟件系統(tǒng)很好地保存，造成會計電算化檔案不能被調(diào)閱。
二、完善會計檔案管理的幾點建議
(一)明確會計檔案保管路徑，設(shè)置會計檔案管理專崗
鑒于目前紙質(zhì)和電子會計檔案并存的情況，企業(yè)應(yīng)按會計期間、會計資料內(nèi)容進行分類管理，明確保管路徑及保管形式，如電子檔案必須光盤和移動硬盤雙重存儲，以防損壞，不可讀。同時，設(shè)置會計檔案管理專崗并安排專人負(fù)責(zé)，建立會計檔案管理路徑查詢手冊，注明雙重歸檔下的存放、存儲路徑。
(二)明確會計工作權(quán)限，建立電子信息修改的備查簿
建立完善的內(nèi)部控制制度，嚴(yán)格實行崗位責(zé)任制。建立電算化軟件內(nèi)的會計檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對電子會計檔案的各項內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限，如：普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；機密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用。同時，要求會計軟件開發(fā)商，但凡登陸軟件進行操作，必留登陸痕跡，并選擇登陸任務(wù)，比如是完成新會計事項的錄入還是修改工作等。同時建立電子信息修改備查簿，對修改事項進行登記，以防私自篡改。
(三)建立內(nèi)外網(wǎng)分級會計信息錄入機制
將局域網(wǎng)和外網(wǎng)分級使用錄入，分離授權(quán)。注重網(wǎng)絡(luò)的管理，建立內(nèi)外網(wǎng)的使用準(zhǔn)入機制。盡量不要在網(wǎng)絡(luò)上傳遞有關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)。必須要通過網(wǎng)絡(luò)傳遞的，應(yīng)通過添加密碼或其他加密措施保護數(shù)據(jù)的安全。
(四)注意會計軟件供應(yīng)商的選擇，設(shè)置專門電子計算機維護崗
由于電子信息技術(shù)的不斷更新，經(jīng)濟活動的高速發(fā)展，會計工作不是一成不變的，會計軟件也是不斷升級調(diào)整的。這就要企業(yè)在進行會計軟件供應(yīng)商選擇的時候，要選擇售后完善的，技術(shù)過硬的公司，保證會計軟件在升級后，不僅能進行現(xiàn)有經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理，也能對以往的會計檔案進行調(diào)取、讀取，以防電子會計檔案形同虛設(shè)，無法使用。
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(一)目前成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理工作中存在的主要問題
1對學(xué)籍管理工作不夠重視，認(rèn)識模糊。一部分成教管理工作人員在思想上把成教當(dāng)成普教的附屬品，甚至還有少數(shù)分管成教工作的校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員將它看成創(chuàng)收的渠道，由于思想上不夠重視和認(rèn)識上模糊不清，故不能擺正成人教育的位置。這些體現(xiàn)在硬件設(shè)施不完善，沒有按崗配備專門人才，檔案管理混亂等。
2管理手段落后、模式陳舊。目前，仍有許多高校成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理仍然采用傳統(tǒng)手工操作或者沒有取消手工操作方式，沒有上升到“電子”的高度。學(xué)籍管理的常規(guī)性工作如新生名冊打印、教學(xué)計劃管理、畢業(yè)名冊打印等各類有關(guān)學(xué)籍檔案的管理，雖一部分使用了計算機，但僅采用單機操作，計算機的價值只是打印的工具而已。這些管理手段落后于形勢，跟不上時展的需要，阻礙了工作效率的提高和成人教育事業(yè)的發(fā)展。
3忽視學(xué)籍檔案管理隊伍建設(shè)和人員培訓(xùn)。成教學(xué)籍檔案管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要求管理人員有極強的計劃性、準(zhǔn)確性和原則性。但是許多地方高校普遍忽視了學(xué)籍管理隊伍的建設(shè)，學(xué)籍管理人員綜合素質(zhì)偏低，專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不合理，并且隨著學(xué)分制的實施，加強和完善學(xué)籍管理隊伍建設(shè)顯得十分必要。高校必須緊緊圍繞當(dāng)前時展對成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊、落后的管理理念，將科學(xué)、先進、高效的管理理念引進到學(xué)籍電子檔案管理領(lǐng)域。
4信息技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的難題制約著學(xué)籍電子檔案管理水平。從電子文件形成的過程和特點看，電子檔案仍像傳統(tǒng)檔案一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。但電子檔案管理有其自己的特點，它是無形的東西，裝載在某種介質(zhì)上，并且必須通過計算機或其他“懂”得其組成規(guī)則的工具才能看得到它，沒有傳統(tǒng)檔案的直觀性。可以說，保證電子文件的真實性和原始性的技術(shù)難題很多。
將手工管理的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息進入網(wǎng)絡(luò)，即從檔案的實態(tài)轉(zhuǎn)換到虛擬態(tài)，檔案信息與載體分離，網(wǎng)絡(luò)傳遞的是檔案，信息用戶得到的是復(fù)制品，而非檔案原件。網(wǎng)上黑客與病毒的客觀存在及用戶根據(jù)自己利益對信息的取舍，可能使檔案信息內(nèi)容更改。這些人為因素會影響電子檔案的真實性。
將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案時所用的載體相對于紙質(zhì)檔案對環(huán)境要求更高，壽命較短。載體的不穩(wěn)定性必然影響信息的真實性。網(wǎng)絡(luò)更新一段時間后，要找到電子檔案的原版比較困難，這必然使檔案憑證作用受到影響。(二)完善成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理的措施
1明確管理目標(biāo)，強化管理意識。成人高等教育要以培養(yǎng)“復(fù)合應(yīng)用型人才”、“能力創(chuàng)新型人才”和“社會急需和廣泛就業(yè)型人才”為目標(biāo)，以成人高等教育質(zhì)量為中心來開展工作。而學(xué)籍電子檔案管理作為成人高等教育的一項重要的基礎(chǔ)性工作，它的管理水平和質(zhì)量直接影響到成人高等教育的質(zhì)量。為了達(dá)到成人高等教育培養(yǎng)目標(biāo)來做好學(xué)籍電子檔案管理，必須高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求地做好學(xué)籍電子檔案管理過程的每一項工作。在明確管理目標(biāo)的同時，需要強化管理意識。高校成人高等教育學(xué)籍管理者的業(yè)務(wù)水平、政策水平和自身素質(zhì)直接影響學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量。因此，必須加強對學(xué)籍管理隊伍的培訓(xùn)和教育，使他們充分認(rèn)識和理解學(xué)籍電子檔案管理工作的性質(zhì)和重要性，自覺地認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)新知識，提高工作能力。要使他們通過不斷的學(xué)習(xí)，熟悉和掌握計算機技術(shù)，增強統(tǒng)計分析問題的技能；結(jié)合學(xué)籍電子檔案管理工作實際，善于總結(jié)摸索出學(xué)籍電子檔案管理的基本規(guī)律并不斷創(chuàng)新；樹立“以學(xué)生為本”的服務(wù)意識，全面提高學(xué)籍電子檔案管理水平和能力。
2完善管理制度，實行規(guī)范管理。現(xiàn)今所用的檔案管理制度是按紙質(zhì)文件檔案來制定的，已經(jīng)不能適用于現(xiàn)代化的學(xué)籍電子檔案管理技術(shù)。高校應(yīng)本著“與時俱進”的精神和堅持“以人為本”的原則并結(jié)合自身實際情況，在廣泛聽取學(xué)生意見的基礎(chǔ)上，將“電子檔案”充實到學(xué)籍檔案管理制度中去，并對原有的學(xué)籍檔案管理制度進行適當(dāng)合理的修訂，并對與之配套的一系列相關(guān)管理制度也給予重新修訂，使管理制度建設(shè)日趨完善。
規(guī)范和加強學(xué)籍電子檔案管理，對成人高等教育工作顯得尤為重要，根據(jù)學(xué)籍檔案管理具有長期性、復(fù)雜性的特點，我們必須實行管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。從招生到畢業(yè)，在這一過程的不同階段、環(huán)節(jié)，學(xué)籍電子檔案管理人員一定要本著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真對待，嚴(yán)格按照制度辦事，堅持原則，管理到位，做到制度面前人人平等，認(rèn)真做好學(xué)籍電子檔案管理工作。
3充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)，將電子檔案的優(yōu)勢最大化。隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，各高校都有自己的校園網(wǎng)。校園網(wǎng)是學(xué)校信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)設(shè)施，這為實現(xiàn)學(xué)籍電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、一體化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基礎(chǔ)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還必須開發(fā)出與之配套的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。
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2.電子文件收集難
辦公自動化的產(chǎn)生，改變了以往的發(fā)文模式，使文件收發(fā)更便捷，提高了工作效率，但加大了電子檔案收集難度。電子文件產(chǎn)生于學(xué)校各院系部處室，分散在各職能部門中，這些部門的兼職檔案員對電子檔案收集歸檔意識差，他們對檔案工作有散漫的心態(tài)，覺得電子檔案有就存，沒有就不存，不會自覺地去積累和保存平時工作中所產(chǎn)生的電子文件。有些因為計算機配置低的問題，有些因為更換兼職檔案員的問題，沒有做好交替工作，導(dǎo)致大部分的電子文件丟失，給電子檔案收集工作加大了難度。
3.電子檔案儲存載體保管條件要求
高電子檔案儲存載體主要是以光盤、磁盤、磁帶為主，而磁盤、磁帶容易被磨損、脫落、發(fā)霉、變形等，且不易恢復(fù)，因此，電子檔案載體保管條件相對紙質(zhì)檔案要高。如電子檔案儲存載體保管不當(dāng)，一旦受損，將直接影響電子檔案信息再現(xiàn)和再利用。
4.辦公自動化系統(tǒng)尚未和檔案管理系統(tǒng)銜接
隨著信息時代的飛速發(fā)展，大部分高職院校已經(jīng)推行使用辦公自動化系統(tǒng)(OA系統(tǒng))。如我校在2010年5月已開始使用OA系統(tǒng)，但在建立和設(shè)計時沒有考慮到檔案的歸檔問題，OA系統(tǒng)沒有和檔案管理系統(tǒng)相銜接，OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件不能直接導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)中，導(dǎo)致電子文件分散、混亂，收集和歸檔難度加大，歸檔不及時，甚至部分電子文件丟失。
5.電子檔案存在安全隱患
電子文件的產(chǎn)生是直接在計算機上形成，且在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳送，此方法雖方便快捷，但存在一定的安全隱患。如計算機受病毒感染、遭受黑客攻擊等，都會使文件信息受破壞，導(dǎo)致無法讀取。電子檔案在提供利用時，容易被刪除、修改、復(fù)制，而不留痕跡。
二、加強高職院校電子檔案管理的措施
1.完善電子檔案歸
檔管理制度要做好電子檔案歸檔工作，保證電子檔案收集歸檔完整性，必須建立健全歸檔制度。高職院校要結(jié)合本單位實際情況，制定《電子文件歸檔管理辦法》、《電子文件收集管理規(guī)定》、《兼職檔案員職責(zé)》及《檔案工作人員考核制度》等制度。高職院校在制定制度時，要將兼職檔案員的檔案工作作為年度考核的標(biāo)準(zhǔn)之一，檔案工作表現(xiàn)好的，好給予適當(dāng)?shù)莫剟睿源颂岣咚麄儗n案工作的積極性，做好學(xué)校檔案歸檔工作。
2.加強電子文件收集與歸檔管理
(1)電子文件的收集。高職院校檔案部門要對各職能部門產(chǎn)生的電子文件進行跟蹤，并對其進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，引導(dǎo)他們將具有保存價值的電子文檔、圖片和聲像資料按規(guī)定完整地保存起來，并按時通過網(wǎng)絡(luò)傳送或拷貝到載體中向檔案部門移交，及時歸檔。
(2)電子文件歸檔管理。電子文件歸檔是指經(jīng)過系統(tǒng)地簽定、整理，將有參考價值的電子文檔、圖片、聲像等材料，從計算機的存儲器或網(wǎng)絡(luò)上拷貝到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的歸檔過程。一是要做好電子文件的鑒定。檔案工作者在收集電子文件時，要鑒別電子文件的真假，其格式、排版要符合歸檔要求，通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送或U盤拷貝方式接收的電子文件要進行殺毒處理。二是要保證電子文件的完整性。電子檔案的完整性包含兩點，一是要記錄單位、機構(gòu)活動的真實全貌；二是電子文件的內(nèi)容信息和元數(shù)據(jù)(背景、結(jié)構(gòu))信息，與紙質(zhì)文件一樣，電子文件生成過程應(yīng)當(dāng)記錄起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等信息。無紙化辦公實行后，紙質(zhì)文件一般不走發(fā)文流程，以上信息也不會體現(xiàn)在電子正文中，確保電子檔案的完整性，要將有領(lǐng)導(dǎo)簽字頁和蓋章頁掃描成JPG或PDF格式，與正文合并成一個完整的PDF文檔存檔，并將紙質(zhì)文件一并保存，以實現(xiàn)檔案歸檔的雙軌制。三是電子檔案與紙質(zhì)檔案要保持相互關(guān)聯(lián)性。檔案人員要參照紙質(zhì)檔案的歸檔方法，按《高等學(xué)校檔案分類法》對電子文件進行分類整理，即按年度—類別—保管期限進行分類。首先要按年度分開，即不同年度的文件分開歸檔，其次按不同類別分開，再區(qū)分其保管期限，最后按時間順序排序編號，并打印電子檔案目錄，最后將文件內(nèi)容和目錄一并拷貝到可脫機的存儲載體上保存。檔案人員在編制電子檔案目錄時，要注明相同紙質(zhì)檔案的歸檔號，同時也要在紙質(zhì)檔案備考表中注明電子檔案的編號和存放位置，以方便日后參照利用。
3.保證電子檔案及載體的安全性
一是要配備電子防磁儲存柜。電子檔案的儲存載體是磁般、光盤、硬盤等，這些載體保存條件相對要求高，要保證它的安全性，必須做好防塵、防霉、防潮、防高溫、防擠壓等措施。為避免擠壓和擦花，光盤還要以書豎立擺放，所以必須要配備專業(yè)的電子檔案儲存柜。二是要做好備份和轉(zhuǎn)載工作。檔案室要配備刻錄機和照相機及光盤等設(shè)施，檔案人員要隨時對所歸檔文件做好備份工作。儲存在載體中的數(shù)字信息要定期載體和拷貝，要進行抽樣檢查和讀取，如發(fā)現(xiàn)問題要及時恢復(fù)。
