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1.中等專業學校檔案管理工作現狀分析

1.1領導不夠重視

就目前的學校檔案管理現狀來看，大部分學校的領導對檔案管理的認識較為膚淺，對加強檔案管理的重要性認識不足，沒有意識到檔案對教育事業的促進作用，認為學校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴格。

1.2檔案管理人員缺乏，素質較低

專業的檔案管理人員缺乏，現有的檔案管理人員業務水平低下是中等專業學校普遍存在的問題。有的中專學校的檔案管理人員只有一個人，而且是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業出身的或者不經過培訓就上崗，不具備最基本的檔案管理業務知識。檔案管理人員業務水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統培訓，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規范化。

1.3檔案信息載體結構單一

目前中等專業學校檔案館（室）的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進行加工，如調整與編目。這種機械的手工抄寫，不僅重復性勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行有效地開發利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調動頻繁，而造成磨損嚴重，且檢索速度慢，查找準確率低、查全率低。

1.4收集資料不夠完整

外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對學校外派人員參加會議的情況不了解造成了會議文件未能及時歸檔。某些教師對教學檔案的歸檔持抵觸態度，認為教案、自編講義等材料是自己在教學過程中取得的成果，屬于私有財產，若經檔案部門歸檔后就會成為公有財產，容易抹殺個人的成績，并且再利用時借用手續繁瑣，還是自己保管放心、方便。

1.5硬件設施不達標

有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設備不齊全，大部分學校檔案保管箱是20世紀七八十年代購置的，個別學校仍用木頭箱，很不規范，影響保管使用效果。

2．加強中等專業學校檔案管理工作的對策

2.1提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制提高和增強學校全體員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強對檔案工作的領導，主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當今新形勢教育教學改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，集中統一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。

2.2加強人員配備，搞好檔案實施建設

為了不使那些奠基性材料缺失，學校教學檔案要實行統一保存和科學管理，首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規律、有較好的政治素質和較強業務能力的同志來負責，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關保密制度，嚴格按規章辦事。其次，硬件建設是提高檔案水平的基礎，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立檔案室，教學檔案按文書類、教學類、學籍類、聲類分別設櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。2.3加強檔案信息化建設，提高現代化管理水平

檔案信息化建設是社會信息化發展不可缺少的組成部分，也是現代檔案工作的基礎，是檔案工作現代化的必由之路。首先觀念現代化，即要正確確立中等專業學校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，要正確確立中等專業學校檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。第三，檔案管理中實現技術現代化，即采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務質量。

2.4加強檔案的收集和整理

學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料、協議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

建立健全學校檔案，實行檔案管理，有利于對學校的正確評估，有利于對教師和學生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學校進行科學管理，有利于提高教育教學質量，只要努力把學校檔案建好、管好、用好，就一定能把學校辦出成績，辦出特色，辦出水平。

參考文獻：

[1]王莉.談高校檔案管理現代化建設[J]鎮江高專學報2003,16(4).

[2]劉索珍.中職學校教學檔案管理工作初探[J]衛生職業教育2005（17）.

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2.學生信息檔案信息應該表現出多樣性和豐富性

所謂具有多樣性，就是使用多種數據真實反映出學生的成長基本情況。目前，我國已經有比較完備的管理系統可以有效記載學生相關的靜態信息和數據，同時能拓展記載學生成長信息基本情況，更加方便。我們必須使用影像記錄等有效手段，將學生多方面成長信息同時記載和記錄，這樣不但有利于樹立學生的自信心，而且能夠實現自身價值，對于建設學校教學資源和展現教學水平都起著促進作用。

3.學生檔案信息服務應該具有靈活性

所謂靈活性，就是需要使用現代檔案管理方式，重新進行審理檔案管理規定內容，實現檔案管理方式的不斷創新。既要有利于學生發展，又要在不損害學生權益信息提取的同時，做到靈活利用，真正達到服務學生和服務社會的目的。

二、中職學校學生檔案管理創新措施

1.做好原始材料檔案管理工作

不管是企業人事管理還是學生檔案管理，都應該遵守檔案管理條例，從無到有和從簡單到復雜的工作程序。從形成來說，基本都是從最初的建立和逐漸收集信息最終發展成為比較完整的檔案資料管理；從管理來說，隨著信息資料不斷豐富和管理細節增加等，整體工作量隨之增加。做好最初的材料收集和管理是非常重要的環節。

2.創新檔案管理模式

當前我國就業形勢嚴峻，中職學校學生的檔案管理工作需要具有一定的超前性，檔案資料在學生就業中具有特殊作用，我們需要改變以前畢業生離開學校后再整理檔案的管理方式，從學生進入學校后就開始著手準備建檔工作，以免因臨時需要卻大費周章尋找，造成學生信息基本情況不完備和不準確等情況。在檔案流轉的整個程序中，應該建立一套比較完善的學生檔案管理系統，保證學生檔案資料具有完整性。在檔案材料收集和整體過程中，檔案管理人員應該及時更新學生的最新情況，及時收集各部門有關學生的最新動態，有關學生的入黨和獎懲情況等重要信息，做到及時歸檔，使學生檔案具有科學性和準確性，并且保證學生檔案保持最新狀態，真正加強中職學校學生檔案管理工作。

3.實現網絡化檔案管理

當前，我國一直在追求無紙化辦公，當然無紙化辦公應該進入到學生檔案管理中。各學校應該將計算機作為輔助工具，利用檔案數字化管理學生檔案，在具體操作過程中，應該建立相關檔案網站或者網頁，加強電子文件的管理和歸檔等情況，在網絡上實現歸檔和檢查，保障檔案信息的唯一性和準確性，防止因同名同姓等情況造成檔案信息混亂情況。與此同時，還應該規范管理學生檔案中的最初材料的內容、形式、格式等要求，利用當前先進設備和技術，將每屆學生的信息輸入到計算機中，建立學生檔案管理數據庫，使紙質檔案和電子檔案相結合，綜合管理學生檔案。

4.構建檔案管理反饋系統

及時準確地反映出畢業生的基本信息，根據已經畢業的學生反映出的基本情況和了解用人單位所需的專業人才的標準，進行研究和商討，及時調整學校招生計劃、設置專業、計劃教學、教學方式等，使學生能夠適應人才市場的需求，提高學生的基本技能和綜合素質。

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2.1學校的重視力度不夠

我國檔案管理的起步較晚而且發展的速度較慢，導致學校的高層管理人員對檔案管理的重視力度不太夠，經費和政策扶持力度不足。在檔案管理工作中，經常出現材料不齊全或者無法完整的采集材料等現象發生。相關的部門未能及時上交資料，導致許多重要的資料流失；同事，由于經費的不足，導致管理設施較為落后且不齊全，無法提高檔案管理的質量和水平。

2.2管理設施和制度不完善

學校檔案中大多是紙質的文件，因此對于管理的設施要求非常苛刻，通風、防潮、防霉和防火等條件都必須達到標準，一旦出現事故，將導致檔案的全部流失和損壞；同時，我國職業教育學校，沒有建立統一和系統的信息化管理導致，導致檔案管理水平較為落后，無法為學校管理水平的發展提供幫助。

2.3管理人員數量和質量不達標

職業學校的人才數量和質量不達標，嚴重地制約了檔案管理水平的發展。許多檔案管理人員由其他部門人員兼職，沒有經過專業的學習和培訓，導致檔案管理的水平較低，專業水平參差不齊，對檔案的管理和分類等各不相同，難以滿足現代化檔案管理的水平標準。同時，由于學校撥給的經費不足，檔案管理人員的數量始終無法滿足標準，形成了一個惡性循環。

3加強職業教育學校檔案管理的措施

檔案是學校的寶貴資源，是維持學校發展的重要保障。因此，學校應當加強對檔案管理的重視水平，主要方法包括：

①學校高層管理人員應當將檔案管理納入學校的日常活動中，潛移默化地影響學校的員工；

②學校應當安排專門的人員對檔案室進行管理和打掃，所有的人員應當清楚地了解自己的工作流程和職責；

③將學校檔案管理水平作為相關部門的考核和評判內容；

④學校應當定期組織對檔案管理人員的培訓，提高管理人員的水平和素質。

3.2制定科學和完善的檔案管理制度

制定科學和完善的檔案管理制度，是保障檔案管理有條不紊發展的前提，主要方法包括：

①設立獨立的檔案管理室，嚴格按照防火、通風、防潮和防霉的條件進行打掃和布置，配齊管理設施和設備，確保管理水平達標；

②建立系統的管理規章制度，規范每位管理人員的職責，以卻把責任到人，出現突發事件時，可以第一時間進行預后的管理。

3.3提高檔案管理人員的基本素質

提高檔案管理人員的基本素質，是提高檔案管理水平的重要保障，主要方法包括：

①定期對管理人員進行考核和培訓，加強管理人員學習的能力，規范檔案管理的水平；

②對于出現重大管理事故的員工，進行停崗培訓，直到操作水平達標后方可上崗工作等。

3.4使用現代化的管理系統

學校應當配有現代化的管理系統，為檔案管理的長期發展提供基礎，主要措施包括：

①使用信息化的管理操作系統，全面和科學地對檔案進行保存和分類，能夠快速地查詢檔案信息；

②配有完善的打印機、計算機等各項信息化設備，保障檔案的快速錄入和管理等。

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檔案是承上啟下的橋梁，是繼往開來的紐帶。服務于現實是檔案的一個重要功能，切實抓好檔案管理工作可以為領導決策提供借鑒，為學校工作提供保障。

檔案管理也是學校管理的重要組成部分，加強學校管理可以有效地促進學校工作。檔案工作要發揮其對日常教學工作的檢驗監督作用。

學校檔案一般分為文書檔案、教學檔案、業務考核檔案、學生檔案、基礎設備檔案、聲像檔案、財會檔案、人事檔案，但主要是文書檔案和教學檔案兩大類。

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中職學校的教學檔案管理主要是管理教學活動中的資料，包括教學類、管理類及綜合類三種檔案。第一，教學類檔案，主要包括教師教學課程的設計、規劃、實施方案及實施的情況；教師教學的課程標準、課程安排、教學任務、教學進度、教學培訓等；教師課件的設計、教學案例、教學模型；學生使用的教材管理、教師編輯教材的使用情況、考試試卷的來源、試卷的分析總結等。第二，管理類檔案，主要有對教師教學情況的考察、教學評估材料的收集、教師教學檔案的整理、學生課程表的安排、教師課程資料的準備、教師教學質量的檢查，教學師資力量的建設、教師進修材料的準備、學生學籍的管理等。第三，綜合類檔案，主要有相關教育部門對學校下達的教學任務、教學文件、教學計劃、教學質量的考察、學校管理制度及學校的課程設置等。

2．教學檔案管理的特點

教學檔案管理工作是中職學校教學的重要后勤保障，對中職學校教學有重要的作用，教學檔案的特點有：（1）中職學校的教學檔案專業性高，在中職學校教學中，學校會設置不同的專業，有不同的學科，由于各專業培養的人才不同，各專業的教學計劃、教學課程安排、學生使用的教材及教師的課程資料也不相同，各專業的教學檔案也不相同，因此，中職學校的教學檔案有很高的專業性。（2）中職學校的教學檔案來源比較廣泛，在中職學校教學過程中，相關教育部門對學校教學文件的下達、學校本身的實驗室、科研室、教學管理部門、學生服務部門、后勤部等許多部門都會給檔案管理提供豐富的資料，因此，中職學校的教學檔案管理有廣闊的資料來源。（3）中職學校的教學檔案形式具有多樣性，中職學校的教學存在多樣性，因此，中職學校的教學檔案資料也存在著多樣性。中職學校的教學檔案有文字、圖表、電子稿、視屏光盤等多種形式，學校教學檔案資料的多樣性，也能真實、準確地反映出教學的多樣性。

二教學檔案管理工作的重要性

1．教學檔案是學校形象的代表中職學校的教學檔案來源于學校的發展、改革等過程，真實地記錄了學校在教學、管理、運行等方面的發展情況，是學校形象的代表。通過學校的教學檔案，可以明確地了解中職學校的發展、中職學校教學工作的情況；也能幫助學校總結教學經驗，準確地定位中職學校的價值。同時，科學的教學檔案能有效地提高中職學校的形象，有利于提高學校的招生工作和學生的就業。

2．教學檔案管理能提高學校的教學質量中職學校的教學檔案記錄著許多成功的教學案例和教學經驗，教學檔案的合理運用能給教師教學指明方向，督促教師在學習成功經驗的同時，不斷地創新教學模式，有效地提高學校的教學質量。

三教學檔案管理存在的問題

1．中職學校檔案管理工作缺乏有力的監督部門

目前，在我國的中職學校教學檔案管理中，缺乏專門的中職教學學校檔案管理監督部門。中職學校的檔案管理一般都是受相關的檔案行政管理部門和教育行政部門直接管理。由于教育部門比較重視學校的教學工作，對學校的教學檔案管理工作檢查不嚴格，忽視了教學檔案對中職學校的重要性。

2．教學檔案收集資料不全

由于中職學校的部分教學檔案管理人員不是專業性人員，檔案管理工作人員不重視檔案資料的收集，在收集資料時經常丟三落四，不能有效地收集到完整的資料。有些檔案管理人員對資料進行整理時，不注重資料的分類管理，將資料隨便地放在一起，極大地降低了教育檔案資料的完整性，造成了教學檔案的不完整。

3．中職學校檔案管理工作沒有強力的制度保證

目前，在我國的學校檔案管理法中，沒有專門的中職學校檔案管理制度，中職學校的教學檔案管理使用的是高職學校的檔案管理方式，雖然中職學校的專業設置、教學安排、學生就業等方面與高職學校相似，但中職學校在教學目標、教學管理、教學模式等方面同高職學校有很大的差別，中職學校采用高職學校的檔案管理方式，有時根本不符合中職學校的實際情況，導致教學檔案不能真實地反映出中職學校的實際情況。

四加強教學檔案管理的措施

1．加強中職學校的教學檔案管理監督

中職學校要加大對教學檔案管理的監督工作，確保中職學校的教學檔案管理工作能有序地進行，同時中職學校要建議相關部門，將學校的教學檔案管理工作，看作學校工作的重要部分，列入日常工作檢查中，對學校的教學檔案管理工作進行嚴格的監督，獎勵檔案管理工作優秀的管理人員，批評違反檔案管理制度的管理人員，保證檔案管理工作的規范性。

2．增強中職學校教學檔案資料收集力度

中職學校要注意教學檔案設備的更新，檔案管理工作人員進行檔案資料收集時，要注意資料的健全度，以及檔案資料的細節收集，積極地參加學校組織的檔案資料收集培訓，不斷地提高自身收集檔案資料的專業能力。同時，中職學校要將先進的技術有效地運用在教學檔案管理中，要嚴格注意教學檔案資料的保密工作，做好檔案室的防火、防盜工作，檔案室的防火設備要齊全，檔案管理人員要做好教學檔案備份工作，確保檔案室能有序正常地運行。

3．完善中職學校教學檔案管理制度

中職學校要完善學校的教學檔案管理制度，結合高等學校的檔案管理制度，根據實際情況，建立符合自身發展的檔案管理制度，用嚴格的制度保證檔案管理工作的有效進行。同時，中職學校要加大檔案管理的監督力度，嚴格檢查檔案管理人員的工作，發現問題要及時糾正，對檔案進行規范化管理，確保中職學校的教學檔案管理的嚴肅性。

4．加強檔案宣傳工作

教學檔案管理在學校發展中有極其重要的作用，中職學校要充分地認識到教學檔案的特殊價值，教學檔案是一個成功的學校最寶貴的財富。因此，中職學校要加大對檔案管理工作的宣傳力度，讓每一位教師都能用謹慎、嚴肅的心態面對教學檔案，增強學校教師及其他職工的檔案意識，讓學校更多的教師了解檔案、重視檔案，營造一個關心檔案、支持檔案工作的良好環境。

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學校的檔案大多數都是以紙質形式進行保存，而且即使有電子檔案也依舊以紙質為準。規模較大的中高等院校的檔案管理工作中，有很大一部分是學生、教職員工的人事檔案，另外則是各類資料、圖書。中等學校每三年就畢業一批學生，而高等院校與較大的中高職校動輒就是數千人的在校生規模。因此，學校需要保存的學生檔案的數量巨大。綜合類的高校以及較大規模的高中等學校，基礎教育與專業教育對教育資源的需求量也十分巨大。

1.2檔案及文獻的重要程度高

規模較大的學校，比如一些高等院校保存的檔案的重要程度都很高，尤其涉及學歷檔案與科研資料。當前雖然教育部也有電子數據可以查詢學歷信息，但是一旦學歷學位證書遺失，最終回到學校補辦時，還是要以學校存底的檔案信息為依據。而高等院校中還保存有大量重要的科研信息，包括碩博士的論文原本、科研項目資料、科研成果等，因此更是不容有失。

1.3重要文獻資料使用頻繁易破損

學校的文獻資料主要集中在圖書館，尤其是高等院校，其圖書館的藏書規模往往很大，老牌院校還保存著一部分數十年甚至上百年歷史的珍貴文獻和圖書。當前中學以下的學校圖書館基本是完全開架，學生們能夠隨意借閱，不過多數都是較為常見的普通書籍。高等院校圖書館則采取開閉架并行與研究層次權限分級的方式。不過，紙質的重要文獻還是直接借閱，因此依舊容易使之破損。

1.4檔案與文獻查閱不便

由于檔案與文獻的數量巨大，為了有序保存與整理，往往需要一套復雜的分類與存放管理制度。因此在查閱時，往往需要耗費較多的時間進行查找。而直接借閱紙質檔案與文獻，當歸還時需要重新入庫，又需要逐冊進行歸類，一去一回十分繁瑣，不僅查閱者不便，還需要檔案管理人員大量的精力。

2檔案與文獻信息化管理系統概述

國家在1997年召開了全國第一次的信息化工作會議，并于2006年以后開始全面大力推廣，其信息化管理體系主要是包括以下幾個方面的內容：

2.1檔案及檔案信息數字化

將借閱頻率高、信息量大、重要程度高的紙質檔案進行數字化保存與借閱。主要還分為兩個方面，即人事方面的檔案信息和教育科研方面的文獻資料。人事檔案如教職工履歷信息、職稱信息、畢業學生的學歷、學位信息等；教育科研方面的文獻資料包括利用率極高的通識基礎教育書籍、專業書籍、科研資料、科研成果、論文等。數字化的形式有多種，常利用掃描技術、計算機圖形文字處理技術等將紙質檔案轉化為電子檔案存儲。檔案資料進行數字化后，還必須將檔案資料的信息進行數字化，即建立目錄與索引，才能將體系完善。

2.2檔案文獻管理的自動化

主要的方式是建立檔案數據庫，方便人事檔案信息的查詢、傳輸、存儲。現在已經建立較完善信息化檔案管理系統的學校，一般是利用數字圖書館與檔案數據庫的形式進行自動化管理實現查詢、借閱的自助化。數字圖書館一般只在校內可用，為了防范社會上的破壞與惡意利用，一般配合權限、賬戶與登錄線路的限制。利用計算機搜索技術，實現快速查詢，利用VPN通道等實現安全下載與上傳，配置專門的服務器進行數據的存儲。

3當前學校檔案文獻信息化管理中存在的問題及對策

3.1管理制度落后

當前，有不少學校，即使已經引入了信息化管理系統，仍然采用陳舊的管理系統，多數情況下還采取傳統模式與信息化體系并存的方式，尤其是借閱登記等管理，紙質登記與電子記錄并存，常常發生兩者不符的現象。因此，應該在管理制度上，將能夠信息化的手續實現信息化的管理。

3.2管理人員計算機技術水平較低

利用信息化系統進行檔案的管理，要求具備一定的計算機技能，比如熟悉電腦數據庫軟件的操作，維護人員更要有信息安全與計算系統維護方面的專業技能。同時，他們還應該具有較高的職業操守，對待檔案管理的工作能夠認真細致、耐心謹慎。不過，當前多數學校數字化圖書館與檔案數據庫依舊是原來管理傳統檔案的人員進行管理，計算機數據庫技能上普遍偏低，難以發揮信息化系統管理上的優勢，而且在信息安全上存在一些漏洞。

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（二）資金相對短缺，硬件建設不夠，信息化程度低

高校二級學院的檔案室建設，大都面臨著資金相對短缺的困難。場所大都是由學院提供，一兩臺計算機，計算機的作用主要是用來打印，其他硬件建設根本談不上，更不要談什么信息化了。這也是二級檔案室主要以紙質檔案材料為主的主要原因所在。不難看出，要加快檔案信息化發展，困難是資金。只有資金充裕，才能加強檔案的信息化建設，才能購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設備等，開通內部局域網，連接外部網絡，進行信息安全防護等。有了這些設備，才能把紙質檔案轉化為電子信息檔案，進一步促進二級學院檔案管理的信息化發展。

（三）管理人員復雜，檔案管理規范化程度不夠

高校檔案管理的信息化對檔案管理人員要求比較高，不僅需要有專門而系統的檔案專業知識，而且還要有信息化方面的技能。而現下高校普遍缺乏高素質的檔案管理專業人員，就更不要說什么二級學院了。這些二級學院的檔案室管理員大都是半路出家，或者直接從專任教師轉來，或者是由一些教學水平排后的教師轉來，亦或者是由課時較少的教師臨時借調兼任，情況比較復雜。二級學院檔案室管理人員專業素養低，直接導致了檔案管理規范化程度不夠。就紙質檔案材料而言，首先是體式不一，有的是手寫體，有的是打印體。其次，紙張大小不一。這具體體現在學生的平時成績支撐材料上，紙張大小不一，非常不美觀，不整齊。就電子檔案來說，沒有進行分類保管，到處亂存，更談不上什么保密措施了。

二、信息化背景下高校二級學院檔案管理的新舉措

（一）從手工到現代，從紙質到數字化

首先，實現傳統檔案業務工作的改變，真正做到從手工到現代的轉變。二級學院傳統的材料立卷歸檔，大多是手工和打印紙質稿相結合，一些材料必須要打印紙質稿，然后再手工簽字蓋章。在完成這些后，再立卷、歸檔，勞動強度比較大，且周期長。必須改變這種手工與打印紙質稿相結合的現狀，真正實現檔案業務的現代化處理。具體而言，就是利用網絡，將相關電子信息檔案輸入到計算機中，針對檔案信息的保密程度的不同，為不同人群設置一定的權限（絕對保密性的檔案信息設置為禁止查閱，一般保密性的檔案信息設置為驗證查閱，可以公開的檔案信息不設置查閱權限，對大眾公開查閱），這樣，可以方便不同的部門及人員查閱相關檔案文件信息。其次，實現傳統檔案管理模式的改變，真正做到從紙質到數字化的轉變。檔案信息的數字化就是指利用當前先進的數字化技術將紙質形式等載體方式存儲的信息轉化為可直接被計算機利用識別的形式，從而實現對數字化信息的合理有效的管理和利用。傳統的檔案工作是對實體檔案進行管理，而在數字化檔案管理中，檔案的管理完全虛擬化。信息的存取，按照設立的軟件程序進行整理、排序，然后輸出。具體而言，對于二級學院的學生考試材料，學生考試試卷直接通過掃描的形式轉化為數字化形式，而其他的相關材料只需要收集電子稿就可以了，然后再分門別類以學年、學期、科目等逐漸縮小的目錄文件保存并上傳就可以了。而對于學生的畢業論文和實習材料，把打印紙質稿的過程直接省略，只保存電子稿就可以了。也可以把紙質版的材料保存份，如果上級檢查，可以把這,)份給他們。當然，檢查人員也可以直接到網上查閱。這樣，既節約了紙張等打印的辦公經費，也節約了存放紙質材料檔案的空間，可謂一舉兩得。

（二）大力加強二級學院的軟硬件和數據庫建設

首先，加大資金投入，加快軟硬件基礎設施建設。軟件基礎設施是指必須開通網絡，即開通內部局域網，連接外部互聯網。硬件基礎設施是指必須購置先進的數字化的技術設備，像圖文影像掃描儀，數字化的音像制作系統、服務器、存儲設備等，這是提高檔案信息化的必要工具。其次，加強二級學院的數據庫系統建設。對于作為高校檔案館的組成部分、為教學單位服務的定位而言，二級學院檔案室可以直接利用高校檔案館的數據庫，成為學校數據庫的一個分支和組成部分，這就對高校檔案館的數據庫系統建設提出了更高的要求。

（三）提高檔案管理人員素質，加強檔案管理規范化建設

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2.高校教學檔案信息管理人員的管理方法還需改善

有些高校的資金有限，在教學檔案的信息化管理方面存在一定的滯后性，導致了我國的高校檔案管理工作用人工進行操作的情況比較多見，信息化的管理手段沒能運用到高校教學檔案的管理中去，降低了教學檔案的管理效率。還有一些高校雖然信息化管理設備齊全，但是信息化的設備形同虛設，沒有很好地應用到教學檔案的管理工作中去。與此同時，有些高校的檔案管理已經建立了大大小小的信息化數據庫，但是，卻是各自為政的局面。

二、高校教學檔案信息化管理的措施

1.高校教學檔案管理信息化建設的核心功能和模塊

整個教學檔案管理系統要以核心功能模塊為主，要成立一個數據整合中心，實現對學生教學檔案信息的收集和整理，將數據存儲在計算機的數據庫中，數據庫中的數據要包含學生詳細的個人信息，同時還包括學生的檔案和各種有效的資料。

2.要建設學生教學檔案管理信息平臺

教學檔案信息不僅僅要呈現在學校網站的主頁上，同時，也要在教學檔案管理信息化平臺上呈現出來，要確保信息的時效性，并將信息公開化，便于管理。對所有的學生進行統一化管理，將管理的權利交予學院的領導，并將平臺上的信息進行定期的檢查和整合。

3.要完善教學檔案服務系統的建設

每一年，當新生報到時，學校都要對宿舍進行整體的安排，運用信息化系統可以實現住宿費的自動化管理，確保學生都辦理了校園一卡通。可以將學生辦理學生證和注冊卡的信息進行準確的記錄，防止有任何遺漏。對高校的教學檔案服務進行評價可以采用信息化平臺，學生可以在課下運用信息化管理系統自行選課，選擇自己喜歡的課程，對教學檔案管理的效果進行有效評價。

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一、學校檔案工作存在的問題

目前，大部分學校的檔案管理工作還處于比較低的層次，僅僅是單純地、被動地記錄，它在學生日常管理、思想政治教育工作以及學生日后就業中的評價、約束和激勵作用沒有得到很好地開發和利用，檔案的種種功效沒有被活用。目前，學校檔案工作存在的問題主要體現在以下幾個方面：

1．檔案意識薄弱。

部分學校檔案工作人員大局觀念不強，意識狹隘，責任心不強，認為檔案工作只是檔案部門的事，不能將其與學校發展及各項建設結合起來，不能把工作業務與自身建設和發展結合起來。檔案保護工作是為學校各項工作服務的。由于學校工作過分強調為教學服務，在一定程度上導致了保護意識的減弱，表現在實際行動上就是對檔案工作抓得不緊，管得不嚴；對檔案資料疏于整理和保護。

2．管理混亂、不規范。

一是對檔案資料的收集、整理、錄入不規范，文書制作格式不統一。領導機構、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關內容不齊，沒有形成完整的檔案利用和管理體系。二是立卷工作不規范。對本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規范，電子文檔的掛接不全。三是檔案存放不合理，保護不當。各門各類檔案排列順序混亂給檔案查閱和利用工作帶來了很大的困難。電子文檔，如光盤，軟盤等介質檔案保護措施不當，造成重要檔案數據丟失或機密檔案泄露。

3．機制呆板、不靈活。

工作機制上，法律法規意識單薄，隨意性和盲目性強，崗位責任不明確；服務機制上，服務意識差，工作缺乏主動性和創造性；用人機制上，人員結構老齡化趨勢明顯，以經驗管理居多，制約了人才引進，形成了檔案部門是“鐵飯碗”的現象，工作人員“混”的思想嚴重。

4．業務人員素質普遍低下，思想僵化。

長期以來，有的學校檔案館室既是“養成過渡”“干部晉級”的好去處，又是“貴夫人”和老、弱、病、殘的養尊處優之地，安于現狀。再者，專職檔案人員大多是“半路出家”，不少檔案人員既缺乏專業知識的理論功底，又缺乏學術研究、史料研究、計算機管理的基本能力。

5．改革創新、自強意識不強。

學校檔案部門工作多處于被動狀態，這主要是因為其自身改革發展的指導思想存在局限性，導致發展思路片面、管理體制單一、工作方式封閉、服務手段落后。

有些檔案工作部門人員自覺低人一等，不愿去抓根本性、長期性、建設性的事情，對任務的艱苦性和復雜性以及與之有關的困難和問題認識不清晰，缺乏自強意識。

6．設施、設備老化，信息化設備配置不到位。

主要是還有少部分學校仍在用木制檔案柜裝檔案，檔案室控溫設備差，不利于檔案存放和安全。檔案設備存在單一、老化問題。而一些必需的信息化設備又不能及時配備到位，使得歸檔、存檔、開發資源工作效率低、耗力高，阻礙了檔案工作的高效開展。

二、學校檔案工作創新的必然性

在新形勢下，傳統的檔案工作已經不能適應教育改革與發展的需要，這就要求檔案工作必須解放思想、轉變觀念、樹立創新意識。這不僅是理論的創新本質要求，也是順應時展的必然要求。

創新的本質認為，創新是民族發展的動力，是社會前進的助推器。創新行為，首先要有創新意識，有強烈的創新欲望，才能有創新動力。時代前進的步伐和社會發展的要求，使得新時期的學校檔案工作必須不斷創新和進步。

同時，創新也是順應時展的必然要求。知識經濟的發展要求科技產業、運行機制、管理體制等都必須以知識為基礎，發揮智慧性創造力，依靠科技創新、知識和網絡來進行可持續發展。在這樣的背景下，社會對學校檔案事業的傳統格局和傳統的運作方式提出了許多新的需求。一是使用各類檔案的需求。傳統的紙質、文書、實物檔案已經不能滿足人們日益增長的使用需求，科技、專業、聲像檔案，以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息越來越多地被人們使用。二是擴大檔案資料的收藏和管理范圍的需求。電子檔案這類新載體檔案隨著數字科技信息的發展被廣泛使用，如何廣泛搜集、管理和保存這類檔案資料成為學校的一個重要課題。三是對檔案資料的需求服務逐漸多樣化、特殊化。除要求提供檔案原件進行摘抄外，還要求提供不同載體檔案的修復、保護、復制服務。要滿足各種各樣的需求，則要求檔案工作必須打破常規，創新管理和服務機制，才能符合時代教育發展的要求。

三、學校檔案工作的創新思考

學校檔案工作的創新，要以意識創新為前提，管理創新為根本，人員創新為主體，服務創新為內容，改變學校檔案工作被動滯后的局面，積極服務于學校其他部門、教職工、學生以及社會，發揮自身在新時代大背景下應有的功能和作用。

1．管理創新。

首先，要創新管理觀念。傳統的檔案管理視經驗為“至寶”，慣常的檔案工作僅僅滿足于立卷、歸檔、提供利用卷次等基本服務。而在市場經濟高速發展的今天，服務對象要求學校檔案工作部門提供的資料和服務范圍不斷擴大，學校檔案工作者若對新興的學科發展、社會需求了解不充分，不超前預備，則無法實現其真正意義上的服務功能。許多學校檔案部門都有大量來之不易的檔案資源成為死信息，毫無實用參考價值。因此，學校檔案部門要改變其角色定位，激活檔案工作。將檔案工作由事后搜集材料變為事前介入、事中參與、事后保護的管理新觀念。

其次，要創新管理模式。推行信息化、數字化、智能化管理，從立卷到工作手段都應遵循簡化、便利的原則。如組卷形式既要方便日后調檔，又能縮短立卷歸檔周期。紙質檔案、實物檔案分門別類存放，以光盤、軟盤為介質的電子檔案要注意防潮、防塵、防熱、防損。通過借助計算機來加強檔案的管理工作以及檔案信息的交流，提高管理效率和管理水平。除了各類檔案目錄的輸入、輸出和檢索等基本用途外，還可以擴大計算機應用的范圍，比如運用電子掃描技術對紛繁雜亂的圖紙圖像檔案進行縮微處理、采用條形碼來代替檔號，可大大提高利用和借閱歸還的速度。最后，要創新管理機制。要從源頭上解決學校檔案部門的機制弊端，就得實行競爭機制，積極推行全員聘任制。通過公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，增強檔案工作者的危機感，激發每個人的工作熱情。除此之外，還要建立相應的配套激勵機制，如創新的考核制度、分配制度、獎勵制度等，以此來杜絕檔案工作人員可能出現的“閑”“惰”“散”。

2．發揮學校檔案人員的創新主體作用。

學校檔案工作局面能否得到改善，關鍵在于專職檔案人員是否具有創新意識、創新精神和創新能力。要發揮創新主體的作用，學校檔案人員要做到三個“具有”。

一是具有創新意識。

教育的改革與發展促使許多學校進行人事制度改革、績效工資改革等，在這種環境下，檔案工作人員面臨著更大的壓力。因此，檔案人員有必要對自己重新定位并作相應的調整。改變被動的“伸手派”的作風，樹立積極主動的服務意識，努力讓學校的檔案工作創造經濟效益和社會效益。

二是具有扎實專業的業務技能。

檔案工作是一項兼顧業務性和管理服務性的工作，它要求從事檔案工作的專職人員，既要有扎實穩定的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。他們要熟悉檔案業務的各個環節、步驟，掌握各門類檔案、各載體檔案的管理辦法；面對傳統的條條框框和管理模式，要敢于創新，敢于突破。三是具有豐富知識和廣闊視野。信息社會的發展使得各行各業對檔案信息資源的互補和共享要求越來越高，檔案人員除了掌握一定的檔案知識和操作技能外，還應加強計算機技能的學習和應用，廣泛涉獵其它知識領域，擴大視野范圍。從事人事檔案管理的人員，要掌握勞動工資、職稱評審和崗位責任制等知識；財務檔案人員要熟悉憑證、臺賬等會計知識、財務審計知識；科技檔案工作者應該保證每一份科技檔案客觀真實、精確無誤地對應于與其相關的科技現象、科技活動、科技事物；學生檔案管理的人員應該了解當前就業形勢，國家相關的就業政策，學生的就業狀況等。

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高校學報檔案的信息網絡化管理是當前發展的必然趨勢，但如何做好這一工作，如何將信息技術與本校的學報檔案管理模式結合起來，利用互聯網、局域網、計算機、掃描儀、數碼產品等實現對檔案資源的收集、存儲、檢索和管理，是擺在學報管理人員面前的一大難題。針對現狀分析，目前的學報檔案管理中還存在如下問題以及不足之處：

1.1.1管理人員的業務素質有待于進一步提高

一方面，學報編輯部的主要工作是編輯、出版、發行，因此也大多數編輯人員把精力重點到學報質量上，對“存檔”工作意識較為淡薄，認為不是“正事”只要做好編輯校對工作就行了。長此以往，造成了管理人員對學報檔案管理規范不了解，工作不積極的現狀。這一狀態在很大程度上使學報檔案工作成了整個編輯出版工作中最薄弱的環節。另一方面，學校檔案管理部門作為一個教學輔助單位，長期得不到學校的充分重視，往往由非專業人員構成，因而在工作難免存在不少問題。首先，這個部門的工作人員常常不是學習檔案管理專業的人員，對這一領域的專業知識掌握不足，在這一崗位上也不能及時得到相應的正規培訓，大多都只能做做收集原始資料、整理檔案等初步的工作，對學報檔案簡單地進行整理分類、建檔保存的基本操作，缺乏進一步對其進行綜合開發利用的專業素養。其次，由于服從學校的人事安排等原因，高校的學報檔案管理普遍存在管理人員變更頻繁、長期不固定等弊端，這樣往往會導致學報檔案的資料管理工作缺乏一致性，學報檔案殘缺不全、時間上缺乏連續性等，最終的結果就是等到要調用數據時難以找到原始資料，無從查證。

1.1.2管理人員的思想觀念亟待轉變

由于高校的主要任務在于教學和科研，因此學報檔案管理人員往往會認為自己是教輔人員，工作即使再努力，也不會得到領導重視。這種思想觀念的存在也很大程度上影響了相關工作人員的工作熱情，經常出現人員“在崗并不愛崗，在職并不盡職”的現象。這種情況常常會導致兩方面的問題：其一，相關人員難以安心本職工作，忽視本職工作的重要性，容易產生職業倦怠情緒。其二，在崗人員缺乏上進心，因而也就缺乏鉆研業務的精神動力，學習新知識的動力不足，難以適應日新月異的知識更新。這一職能部門的主要工作是將學報檔案整理歸類并編寫卷綜等存儲備查，可以說，人員觀念的陳舊保守和不思進取是高校學報檔案管理存在的最大問題，在思想上習慣于傳統的簡單管理模式，業務上依賴于手工操作方法，對信息化管理認識不足。由于許多人員還沒有充分認識到檔案管理信息化的重要性，收集到的檔案資料長期束之高閣，很少有人問津，既沒有很好地分檔歸類，信息化處理文本信息、學報檔案信息更是無從談及，難以充分發揮檔案資料的價值。就現狀來看，許多高校學報檔案管理工作囿于種種原因，大多仍然停留在收集、分類、歸檔、保管等基礎層面上，無論是檔案管理計算機軟件的開發應用以及從業人員的業務培訓方面都存在巨大的發展空間，同時也具有較大的難度，有待進一步提升。可以說，提高學報管理的整體水平已經是當前高校管理工作的當務之急，不容忽視。

1.2信息化學報檔案管理的優勢

學報檔案的信息化管理，有助于宏觀信息的掌握及領導階層的決策分析。只有正確的數據資料才能導向科學合理的決策。隨著國家對高校科研成果的進一步重視，學報檔案的重要性也得到近一步體現。學報檔案是學報發展歷史演變軌跡的一種定格；所以，學報管理工作要得到不斷的改進與完善，就少不了檔案作為支撐材料和參考依據。學報資料都有作為檔案保存的價值。從學報檔案的性質來分析，信息化管理具有重要的優勢。（1）學報檔案具有一次性建立、長期使用的價值。學報管理部門為學校建起信息化的學報檔案，學校即可多次、長期使用。（2）學報檔案的信息化管理更有利于科學管理。數字化和信息化的檔案資源的在存儲和調用方面的優勢是傳統的紙質文本所無法比擬的。（3）系統完善的檔案也便于數據分析，在需要時，可以為校方及更高層領導決策層提供更為全面真實、準確可靠的數據資料。在網絡技術迅猛發展的大數據時代，高校可以利用高校學報資源與當地政府、企業加強聯系，積極拓寬融資渠道。例如，幫助地方政府、企業出專刊,為學校的信息化建設尋求足夠的資金來源。這一切，都依賴于學報檔案的信息化管理。由此看來，運用信息技術來處理、保存學報檔案已經是一種勢在必行的發展趨勢，這一舉措有利于提高檔案資源的利用效率，使學報檔案管理的整體水平得到明顯提高。

2信息化學報檔案管理策略分析

2.1建立健全機制促進人員素質的提高

信息化的學報檔案管理模式，首要的是提高相關工作人員的業務能力。從建立相應的創新激勵機制入手，從進人用人制度、工資分配制度、獎金獎懲制度等入手，將個人業務素質的提高作為考核職工的重要指標，有效激發檔案管理人員的創造性，使其充分發揮潛能。管理人員的業務素質是信息化檔案管理效率高低的關鍵，也是起決定作用的因素。只有轉變觀念，摒棄那種認為檔案管理部門就是一個消化、安排閑置人員的部門的觀念，從引進人才的業務能力開始作出明確要求，并加強在崗人員的培訓，不斷提高人員的檔案管理知識、信息資源的處理能力，使其掌握現代信息技術，具備相關崗位需要的專業技能。

其次，學報檔案信息化也是社會進步發展的客觀要求，順應現代社會發展的總體趨勢，忽視不斷學習就無法適應學校發展的要求。就學校的檔案管理人員而言，要想適應新時期對這一工作的要求，就不能安于現狀，需要正視個人在知識結構、業務能力等方面的不足，抓住時機，不斷充實自己的檔案學專業知識和網絡化管理知識，提高檔案管理的能力，才能更好地適應本職工作。應注重將計算機網絡與檔案管理相結合，提高個人對專業軟件的應用能力，注重學報檔案信息資源的收集、存儲、處理、調用、分析等綜合能力的培養，條件具備的人員還應該積極參與學報檔案系統管理軟件的開發、調試，建立稿件數據庫、作者數據庫、審稿專家數據庫等，提供準確、快捷數據資料，給學校管理部門，檔案的信息服務作用得以充分發揮。

最后，做好高校學報檔案的信息化管理，尤其要重視管理制度建設。完善的管理制度是做好工作的基本前提和有效保障，作為約束人們行為的有效準則，健全有效的規章制度保障了我們相關工作的順利開展。因此建立一套完整的工作制度可以規范各方面的行為，例如學報檔案原始數據的收集、制作、整理、歸檔、保管等，電子登記簿登記內容的規范性及統一性等。有些問題在傳統的檔案管理過程中已經積累了豐富的經驗，然而有一些問題卻是隨著信息化的過程逐步產生的，都需要相關工作人員的及時處理，因而有效的制度保障至關重要。

2.2利用信息技術完善學報檔案信息

高校學報檔案的信息化管理，首先重視信息的標準化。關于檔案管理的標準化，李杰在相關論文中指出：“是指在實現檔案實體管理逐步轉向信息管理的過程中所必須依賴的業務規范和技術標準。其內容歸納主要有以下五個方面：（1）檔案信息采集標準化；（2）檔案信息存儲標準化；（3）檔案信息管理標準化；（4）檔案信息網絡標準化；（5）檔案信息管理軟件標準化。”這五個方面是學報檔案信息化管理的前提和基礎。與以往的歷史檔案不同的是，隨著高校學報的發展，高校的學報檔案也呈現了不少新的特征，主要表現為：在使用過程中，很多檔案數據資料需要及時更新和增加是高校學報檔案的一個特點。這就要求相應的學報檔案數據庫的管理要實現保證學報檔案信息的實效性，檔案信息與學報期刊發行同時更新，同時，還要利用計算機強大的檢索功能，將期刊發行時間、卷數、期數等檔案管理中的各個要素都作為檢索條件，來編制有效的檢索工具，最終實現提供高效、便捷的查詢服務的目標。如果在管理上不采用信息化的手段，傳統的手工編制的文本信息很難做到同步調整、更新，更無從談及及時的資源共享。這就要求學校學報檔案管理人員學會使用各種現代化的辦公設備，及時收集各類檔案資料，及時錄入，及時更新數據，才能保證資料的時效性和使用價值。

高校學報檔案要實現真正意義上的信息化管理，還需要注重數據信息的及時性。一方面在于信息的采集，要求利用掃描儀、數碼相機等將原始資料轉化成數字化檔案資料，數字化存儲是檔案信息化的基礎，要使檔案信息能夠及時實現數字化轉換，這就要求學報檔案的管理人員能夠熟練操作各種現代化的設備、儀器，及時采集各種檔案資料，制作并錄入電腦中，形成數字化學報檔案。只有這樣，才便于利用計算機進行分類、檢索、分析，建立起完整、準確的檔案數據庫。另一方面要注意信息的維護和及時更新，檔案管理的關鍵在于數據庫資料要隨著學報狀況的變動而同步更新，最終達到通過互聯網及校園局域網等實現對學報信息的統一管理。

原始檔案經信息化處理之后，再利用計算機建立數據庫，利用校園網來實現數據信息的傳遞與共享，這就要求必須建立完整的學報檔案的電子數據，便于專業人員能夠對這些數據進行加工、整理、運算、分析，運用現代信息技術來管理，最大限度地提高學報檔案的利用效率。學報檔案信息要為高校的管理者提供科學的決策依據，以便決策者能夠從多角度對相關數據進行分析，以便相關職能部門能夠及時獲取信息、準確把握科研和教學的發展成果，為管理部門的科學決策提供資料。

2.3利用校園網真正實現信息一體化

隨著信息技術的深入發展和計算機網絡的普及，網絡資源日益朝著豐富和多樣化的方向發展，“信息集成自動化程度將迅速提高，電子化、數字化、網絡化是未來全球信息服務發展的基本標志。”網絡技術的發展和普及也使高校辦公自動化得以現實，因此在高校學報檔案管理工作中，有必要利用先進的數據庫以及網絡技術實現高校學報檔案信息的資源共享，利用數據庫和網絡技術實現區域內的信息共享和數字化輸入輸出，在保障信息安全和資料保密的前提下，實現和國家主管機關、各院校之間的信息自由交流、查詢、下載，這將是高校學報檔案管理發展的必然趨勢。要真正實現這一目標，高校學報檔案的管理就必須要注重兩個方面的問題：其一是要遵循國家標準，并借鑒社會上相關行業的管理標準和經驗，不能因為自己是高校，就忽視了行業內信息化的發展；其二則是要借用學校其他部門的技術力量，辦公自動化要與檔案信息化建設同步進行，檔案部門自身的力量難以解決信息技術問題，因此，搞學報檔案管理不能閉封自守，要打破高校檔案工作的僵化封閉局面，尤其是注重利用現代化的設備和信息傳輸技術，實現檔案資源共享。在充分滿足學報檔案管理基本要求的前提下，在校園網上及時公開學校期刊出版、發行情況，這一做法，有利于全校師生對本校學報資源的關心和了解，也有利于增強師生各方對學校科研和教學成果的關注和關心，對于構建和諧校園、促進關愛學校等校園文化的建設，將起到不可估量的作用。

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2.1加大檔案信息化管理工作的宣傳力度

加大檔案信息化管理的宣傳力度，切實使人們轉變檔案管理理念，一方面引起學校領導對檔案信息化管理的重視，加大檔案信息化管理的資金投入力度；另一方面，使檔案信息化管理人員明確檔案信息化管理工作的意義，提高自身素質，熟練掌握檔案信息化管理平臺的操作技巧，提高檔案利用效率。此外，還可以促使更多的企業參與檔案信息化管理技術的研發，使中等專業學校檔案信息化真正跟得上時代的發展，滿足社會的需求。

2.2提高管理技能

在信息化高度發達的新時代，人事檔案作為一項重要的特殊信息，對其進行現代化管理已是大勢所趨，也是檔案管理發展的必然方向。現代科技是以計算機、網絡通信等信息技術為核心的，借助計算機技術可以實現對流動人口信息的有效檢索以及存儲等功能，進行網絡化管理在目前有著十分現實的意義。相關部門應該加大對新技術新軟件的開發力度，并定期對管理人員的技能進行培訓，提高中等專業學校檔案信息化管理的科技含量，用技術去推動檔案管理工作，使檔案信息動態化管理不斷完善。

2.3建立健全檔案信息化管理規范體系

檔案信息化管理是一項綜合性非常強、涉及面非常廣的工作，為使工作能夠正常高效開展，需要有一套完善的規章制度進行規范約束，對檔案查閱、檔案更新、檔案查閱權限、檔案系統管理權限等各個操作環節的操作章程都應予以明確，建立統一的檔案信息化平臺。此外，當前我國畢業生進入社會后，在晉升、聘任、培訓、學歷、學位、考核時，都需要對檔案進行查閱或者轉檔，而學生的就業方向并不明確，這直接給檔案信息化管理的后期工作帶來困難與挑戰，因此，在相關體系的建立上，應該力求與時代同步，求實創新，與社會接軌，真正使其有使用價值。

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在學校檔案管理工作中建立系統、科學、民主的管理制度，對學校的和諧和更好地服務社會有著極為重要的作用。學校檔案管理無疑是學校協調、有序、高效運行的有效保證。

一、學校檔案管理工作中存在的問題

1．對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當一部分教職工包括部分學校領導對學校檔案工作的認識存在一些誤區，認為學校檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是學校的主要工作，不能給學校創造績效，只要不盲動，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行。輕視學校檔案工作的思想表明了一些人對學校檔案工作缺乏了解，忽視了學校檔案工作應適應學校的管理需求，才能有效發揮學校檔案的積極作用。

2．學校檔案管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段滯后

部分學校檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對學校檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太熟悉，檔案收集意識淡薄；部分學校，特別是中小學，檔案人員不到位，或根本缺欠，而且大多數學校檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案袋，沒有及時整理歸檔，部分學校根本就沒有檔案管理意識，該建立的檔案沒有建立，檔案流失現象時有發生，嚴重影響了學校檔案管理質量。其次一些歸檔的材料不夠真實和準確，嚴重影響了檔案的權威性、真實性。

3．學校檔案室硬件和環境設施不齊全

部分學校對檔案管理必要的條件解決落實不到位，個別學校沒有專用檔案室，有的學校檔案多、檔案室狹窄、潮濕、設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響了學校檔案的美觀、整潔及完整。有的學校必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備，有的學校檔案沒有規范的整理，東堆西放，查檔和調檔時無從下手，建檔與不建檔甚至沒有根本的區別。

4．立檔意識淡薄

立檔不是查漏補缺，并非蘿卜白菜一齊往檔案袋里收，必須有甄別，有選擇，能立檔的不能遺漏，不能立檔的不能硬往檔案袋里塞。不能抱著多一事不如少一事的心態。對有存檔價值的材料馬虎處理，對立檔工作缺乏理性定位，是立檔意識淡薄的主要表現。

5．對學生檔案不夠重視

學生檔案是學校檔案的重要組成部分，學生檔案包括學生個人檔案和學生整體檔案，學生個人檔案指面向學生個體設立的檔案，內含學生個人簡歷，家庭主要成員和社會關系情況、畢業生自我鑒定、學業成績、老師評語、獎懲情況等，學生整體檔案是指面向全體學生包容個體的檔案。全面完善學生檔案，真實、準確地規范學生檔案，是建設一流學校的重要前題。要有收藏家的心態，視學生檔案為至寶。

二、學校檔案管理工作的對策是提高檔案管理人員的素質

素質決定成效，責任決定成敗。學校檔案管理工作是一項嚴肅的系統工程，如果沒有一支素質較高，責任心強，知識技能過硬的專業隊伍，學校檔案管理的到位就只能是紙上談兵。要注意加強學校檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的人從事學校檔案管理工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。

1．學校檔案管理的好壞，在很大程度上取決于學校檔案工作人員素質、責任心

作為檔案工作人員，要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉學校檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為學校的不斷發展和更好地服務社會提供有利的資源。

2．健全學校檔案管理制度

建立學校檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，學校檔案的規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合學校特點和學校檔案管理實際，以適應學校檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工，既約束教師又約束學生。領導和教師的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而教職員工和學生是學校的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。學校檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

3．改進和完善學校的檔案功能

對學校檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使具有的功能更加符合學校對信息的需求，從而更好地為學校和社會服務。

4.采用信息化管理手段

信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對學校檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用現代科技成果和管理手段，提高學校檔案工作的效率和水平，以盡快實現學校檔案信息化管理。

5．做好學校檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平

學校檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。要明確服務方向,端正服務態度，樹立創新意識,提高服務質量。服務的好壞是衡量學校檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好學校檔案信息資源的作用,使其充分地為學校服務，為社會主義現代化建設服務，是學校檔案工作者義不容辭的責任和義務。