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學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視中學學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高中學學籍檔案質量顯得十分必要。

1.學籍檔案管理中存在的問題

收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，存在一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。

首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存。

立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。

檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。

2.完善學籍檔案工作的管理建議

增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。

建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。

加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德。

大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的中學校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。

逐步完善學籍管理機制。為了使學籍檔案管理工作落到實處，每學年教育局與檔案局應協同組織人員檢查貫徹落實情況，及時總結經驗，逐步完善學籍管理機制。

3.學籍檔案的利用中應該注意的幾個問題

采用現代化檢索手段。學生學籍檔案內容繁多，要能提供準確的服務，僅憑個人的記憶查找檢索會很困難且效率低下。因此，學籍檔案要采用計算機管理，根據學籍檔案的要求，應錄入姓名、班號、證書號碼等檢索條件。只有這樣，才能提高查全率和查準率。

嚴格利用審查。學籍檔案具有私密性，在提供利用時一定要注意相關的法律問題，必須按照有關規定要求利用者履行相關的手續，不徇私情，堅持規章制度辦事。

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一、學籍是對學生身份的確認，學籍狀

態反映著學生學習的過程與結果學籍是對學生身份的確認。只有通過高等學校學籍管理部門在“中國高等教育學生信息網”（以下簡稱“學信網”）注冊學籍，才能正式成為某高校的學生。只有注冊了學籍的學生，才能在修夠規定的年限且成績合格后，取得學歷證書。學籍狀態反映著學生學習的過程與結果。

（一）學生的各類學籍異動（休學、退學、轉學、留級、轉專業等），從一定程度上反映了學生的在校學習狀態。如休學，有的學生休學的原因為身體疾病，表示該部分學生在校期間，身體素質較差；有的學生休學的原因是思想壓力大，精神衰弱，說明該部分學生心理素質較差。再以退學來說，有的學生退學的理由是經濟困難而放棄了學業；還有的學生退學的原因是無法在規定的年限內完成相應的學分，因而不得不選擇退學。這些學籍異動在一定程度上反映了學生的學習狀態。

（二）學生的各類獎懲信息直接反應了學生的在校表現。學生的各種獎勵，如三好學生、優秀學生干部、優秀團干等或反映出學生思想積極上進、或反映出在校學習成績優異、或反映出學生具有較強的組織協調能力；而各種懲罰，如警告、記過、留校察看、開除等，則或反映學生違反校紀校規、或反映學生成績低劣。

（三）畢、結業結論，反映了最終的學習結果。在規定的年限內，修完規定的學分或規定的課程全部及格，將獲得畢業證書，相反，則只能結業離校。符合學位授予條件的學生，還被授予學位證書。畢業證書與學位證書則是對學生學習結果的最終宣判。因此，學籍確認了學生的身份，監控著學生的學習過程，反饋了學生的學習結果。

二、學籍檔案是學生學習身份與學習過程最有力的證據

學籍檔案主要包括：新生入學材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）、學生學籍異動材料（升級、留級、休學、復學、轉學、退學等）、學生成績總表、學生學籍卡、學生獎懲材料、學歷學位證明材料。新生入學材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）顯示著學生參加升學考試的類型、參加考試的年份，錄取院校及專業，甚至包括升學考試每門課程的分數。這些材料可以最有力地證明學生升學的有效性。學生的學籍卡記載了學生更為詳細的信息，包括學生的籍貫、生源地、社會關系、求學經歷、家庭住址等，更能有效證明學生的身份。學生的學籍異動材料（升級、留級、休學、復學、轉專業、轉學、退學等），可以成為學生身份變動或學習期限變動的有力憑證。學生成績冊、各種獎懲材料，可以有效說明學生在校課程學習的好壞，平時表現的優劣。也成為用人單位選聘學生的重要參考資料。

三、學籍管理與學籍檔案管理相輔相成、相互促進

學籍管理與學籍檔案管理雖分屬不同的部門，但二者是相輔相成、相互促進的。學籍管理的規范化有助于檔案材料的豐富與完善，檔案管理的規范化也有助于倒逼學籍管理的規范化。

（一）學籍管理的規范化有助于檔案材料的豐富與完善

學籍管理的規范化、制度化，必然會將每一項工作涉及的重要原始資料進行歸類存檔，必然有助于學籍檔案材料的豐富與完善。一個學生從入學到畢業，每一個階段、每一個重要事項都會留有一定的印記。如一入學，就有新生錄檢表、新生花名冊、新生登記表；最后畢業的時候，成績表、畢業生登記表及學歷學位證明的材料都會作為重要的原始資料進行存檔。學籍管理過程的規范化可以使學生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個負責的學籍管理人員在完成必要的學籍管理工作之后還需要把學生各類原始資料進行分類整理并存檔，工作不僅著眼于當前更要著眼將來，為學生、學校的歷史負責。

（二）檔案管理的規范化有助于倒逼學籍管理的規范化

檔案管理的規范化制度化，必然會對歸檔條目進行細分，同時要求各對口部門按照條目及時將所屬材料進行按類歸檔。這樣必然倒逼學校各部門，包括學籍管理部門進行規范操作，同時保存原始資料。因為要存檔，學籍管理必要的程序就不能省去。任何有關學生學籍的操作必須按照規范的程序進行并留存記錄；因為要存檔，任何負責人在簽字的時候就必須得謹慎，違反國家或學校規定的事情就不能隨便簽字，否則檔案會永遠記錄，簽發者必須承擔相應的責任。這樣，檔案的規范化、精細化管理倒逼學籍管理走向規范化。總之，學籍管理與學籍檔案的管理都是學校管理的基礎工作。沒有規矩不成方圓，在某種意義上，學籍管理與檔案管理是綱，綱舉目張。只有學校有著規范的學籍管理、規范的檔案管理，才能為教學的有序開展與學校的持續發展提供保障。

作者:李志君 單位:山西大學教務處館員

參考文獻：

[1]成小芬.近二十年高校學籍檔案管理研究綜述[J].宿州教育學院學報,2014,(2).

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中等職業學校是我國后初中階段學生職業學習的重要場所和時期，在學生人生中占有重要的地位，繼續發展者更是在其中儲存了努力奮斗的軌跡。學籍檔案就是其中寶貴的資源之一。為此，中職學校必須重視并加強學籍檔案管理工作。

健全中職學校學籍檔案管理也是貫徹執行國家教育相關法規必然要求。教育部《中等職業學校學生學籍管理辦法》明確規定學校必須“從學生入學之日起建立學生學籍檔案”

并要求各中職學校結合實際制定具體的實施細則和制度，對學生從入學之日到畢業之日的整個時期進行的質量考核管理。它涵蓋了學生的注冊入學、成績考核、升級與留、降級，紀律考勤、轉專業與轉學，休學、復學與退學以及畢業資格與授予畢業證書資格的審核、發放等。可見中職學校學籍檔案管理工作直接關系著學校的教學質量和學生個人的命運，搞好學籍管理工作，提高學籍管理現代化水平是我們每個中職學校工作的重要組成部分，不可缺失，亦不可輕視。

二、中職學校學籍檔案管理工作誤識

近年來，中職學校學籍檔案管理中普遍存在誤失，相當多的教職工對中職學校學籍管理缺乏正確的理解，他們普遍認為學生學籍管理只是教學管理部門管理者的事，與己毫不相干。一些教學管理人員責任心欠缺，對有關學籍管理的規章制度及相關內容不了解、不學習、更不求掌握;學生學籍管理的缺失又反過來影響了學校的教學秩序和教學質量。一些教師學籍管理知之甚少，對學生違紀現象不聞不問，甚至隱瞞實情;缺乏應對學生嚴重違紀問題的對策，處理無措，亦不愿上報;甚至被學生收買以助其弄虛作假、抬高成績等。一些學生亦只把自己視為學籍管理中的被動者，毫無關注個人學籍管理意識，甚至在要畢業才發現自己尚有缺考科目。

如此混亂狀況長期存在，致使中職學生管理等規章形同虛設，嚴重干擾了學校正常教學秩序。

產生如許問題根源很多。有管理機會的缺失。如因忙于新生入學軍訓、召開主題班會等形式進行入學教育，學籍管理者沒有時間和機會對學生宣講學籍管理的重要性，因新生還處于變動之中，更是難于及時開展有效的學籍管理教育，入學半年后學生才可適應新的學籍管理習慣。

也有學籍管理體制的缺失。中職學校學籍管理因各部門分治，沒有統一的管理體系，沒有統一的信息平臺，各學校都是單獨建立自己信息系統，無法共享信息，重復勞動不僅增加了工作量，而且制約了其準確性，導致了管理的無序、反饋的滯后、責任的模糊，嚴重脫離了教育現代化發展的步伐。

三、強化中職學校學籍管理意識

（一）強化服務管理理念

強化規范的管理制度是搞好中職學校學籍管理工作的關鍵，中職學校應根據教育部和上級有關部門關于學籍管理制度的各項規定，自覺制定本校學籍管理細則。同時強化以應各教學部門為主的學籍管理責任制，實行全過程動態管理。學校教務部門統一標準，強化監督檢查，強化日常目標管理。強化學籍管理專職人員責任，相關人員必須在新的管理模式下，圍繞學校的中心工作強化服務理念，在學校招生、畢業、專業設置、教育教學管理、學生思想教育等過程中始終強化責任感，強化服務功能，開放學籍管理內容，提高學籍管理的管理效率和項目。

（二）強化數字化的管理機制

數字化管理手段是中職學校實現高效、低耗、準確、科學的學籍管理信息有效機制。隨著中職學校招生專業和社會要求的不斷發展，社會和校際間的合作日益加強，人工陳舊的管理模式和手段已經無法保證學籍管理工作準確性和效率，必須在數字化模式下進行現代化的學籍管理，依托校園網、局域網建立中職學校學籍管理信息系統，將科學的數字化信息管理技術引入學籍管理工作中。將學生在中職學校期間的所有信息匯集在一起，建立學生學籍管理數字化檔案庫，可隨時查看調用和定量定性統計分析，使各教學部門和各管理部門能有效的互換信息，也便于各級領導和相關部門隨時掌握情況。同時，學生可通過數字化網絡直接查詢本人的學籍信息、考試成績、考勤記錄等內容，從而最大限度的實現部門與部門間、部門與個體間資源共享，實現中職學校學籍管理文件的自動化檢索、查勘、提示，提高中職學校學籍管理水平，使中職學校學籍管理全面邁入科學化、規范化。數字化時代。

（三）強化考試考查管理方式

學生課程考試考查在中職學校學籍管理中具有重要作用。它不僅可以檢驗教師的課堂教學效果，更可以檢驗學生對所學知識的理解能力和實際運用能力。同時它也是評定中職學校學生可否依照教學計劃學習的有力依據，是實施中職學校學生學籍處理的重要依據。為此，必須強化中職學校學生考試考查管理方式，根據國家法規、學校實際情況制定詳細具體的學生考試考查管理方式、職責及處理辦法，嚴格、明確規定考試各個環節、各種人員工作責任。使考試考查始終有章可依，違責必究。從而確保中職學校學籍管理權威性和有效性。

（四）強化學分制管理模式

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    一、當前中等職業學生學籍檔案管理存在的問題

    (一)人才培養模式的多樣化變革，帶來新的挑戰。

    人才培養模式的多樣化變革，給中等職業院校的檔案管理帶來了新的挑戰。具體表現在反映人才培養模式變革的材料沒有及時的進入檔案，規范性較差。有些中職院校主要注重《學籍卡片》、《考試成績登記表》、《高中學生思想品德考核表》等反映學生學科成績的材料。應該凸顯的《考生職業技能鑒定表》、實習、實訓等反映職業學校特點的內容還較少，難以保證學生檔案的客觀性與真實性。

    (二)電子檔案網絡化管理存在瑕疵

    學籍檔案管理的最終目標是實現檔案信息資源共享，而檔案網絡化管理正是使這一目標得以實現的一種行之有效的手段。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美，學生電子檔案的真實性、安全性還缺乏完善的管理制度來作保證(如系統用戶權限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續)，還有網絡的不安全性、計算機故障問題、電子檔案的長期保存、軟件技術的完善等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發展而魚待解決。

    (三)檔案作用發揮缺位

    在學生就業進入市場用人機制的大環境下，學生學籍檔案作為記載學生成長情況重要文本材料，發揮了它無法替代的育人和人力資源開發作用。目前中職學生學籍檔案管理存在的主要問題就是缺乏創新意識。沒有真正從服務中職學生實現成功就業的要求來實施管理。由此造成的學生學籍檔案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏過程管理。信息提供滯后于畢業生就業等現象，其服務就業工作的作用發揮也就缺位了。

    二、加強中職學校學生檔案管理的對策

    (一)提高認識，樹立現代化檔案管理理念

    隨著中職學校教育改革的不斷深入，檔案管理的現代化建設已提上了重要議程。檔案管理工作要想適應新形勢發展的需要，就要實現從上到下的思想轉變。一方面，作為學校領導要充分認識到學籍檔案管理在學校教育中的價值、地位和作用，意識到學校檔案管理現代化建設的重要性;進而轉變傳統的檔案管理理念，強化檔案管理意識，以科學發展觀指導學校檔案管理的現代化建設。另一方面，作為檔案工作人員，必須更新檔案管理理念，突出檔案管理的信息服務功能，加強對學校檔案信息的綜合分析和深度利用，實現學校檔案工作從簡單的管理型服務向研究開發型服務的轉變，把學校檔案管理部門建設成為人才工作、干部工作的信息庫和參謀部，使檔案人員立足于學校檔案資源的開發利用。

    (二)建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度。

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最近幾年，隨著社會的發展，高校學籍檔案越來越受到人們的重視。所以，高校學籍檔案管理應順應時展潮流，不斷提高自身管理水平，認真研究學籍檔案管理中存在的問題，積極籌措解決辦法，不但有利于高校檔案管理水平的提高，并且也可以提升高校辦學水平，促進高校教育改革的深入發展。

一、學籍檔案管理中存在的缺點

高校的學籍檔案管理工作在以前的發展中取得了很大的成績，體現了自身的價值與用途。但由于受到客觀條件的制約，也不可避免地存在一些缺點和不足。

（一）記錄范圍模糊。

當前，高校學籍檔案記錄的范圍沒有明確，關于檔案材料的收集不全面，檔案鑒定、材料整理、檔案管理和管理責任的制度不健全。高校的學籍檔案收集過程中，一些部門沒有認識到自身的職責，針對學生在校期間的一些表現沒有記錄在案，比如學生受到的獎勵、知識競賽獲獎、英語四六級考試、取得計算機等級證以及在校期間受到的懲罰等都沒有很好地整理，不能及時地收入檔案，甚至沒有記載，造成了學籍檔案的不完整性，失去了實用價值，嚴重阻礙了高校學籍檔案的發展，給今后學籍檔案的管理也帶來了很多困難。

（二）沒有認識到學籍檔案管理的重要性。

在高校學籍檔案管理中，有的學校沒有建立嚴格的檔案管理制度，沒有規范的工作流程，所以在學籍檔案管理方面較為混亂，不能很好地發揮人員與設備的作用。相當一部分工作人員依然運用傳統的檔案管理辦法，管理手段及思想陳舊，沒有意識到高校學籍檔案管理工作的重要性，沒有充分應用計算機等先進檔案管理工具，因此使高校學籍檔案管理處于被動地位，失去了許多創新發展的機會，影響了工作效率，使學籍檔案管理工作在學校教學、教研中沒有發揮應有的作用。

（三）不能保證檔案建設的質量。

在進行學籍檔案填寫時，都是由各個班級的班主任組織領導填寫工作。有的班主任老師認為學籍檔案用途很小，所以思想上不重視，以致于學生在填寫過程中筆的使用不統一，存在任意涂改與書寫混亂現象，甚至檔案中有的欄目出現空白，造成學籍檔案殘缺、內容填寫欠真實等，從而使學籍檔案建設的質量得不到有效保證。

（四）沒有必要的監督管理制度。

在高校的學籍檔案管理中，也要有嚴格的監督管理制度，從而使檔案管理工作有章可循，這樣才能保證學籍檔案的真實性與實用性。比如在學籍表格的填寫方面，有的高校把表格發給學生后不進行解釋，讓學生自行填寫，不能對學生的填寫工作進行有效地管理與監督。收回表格后不進行檢查即入檔，簡化了工作程序，因此失去了學籍檔案的應用價值。

二、提高高校學籍檔案管理水平措施分析

（一）明確管理責任，實行統一管理。

在高校學籍檔案管理工作中，要依據檔案建設的規律，制訂檔案建設的統一標準。在制度建設方面，要建立嚴格的檔案收集、檔案檢查、入檔整理、檔案轉移和責任分工制度，使檔案管理工作中每個工作崗位的人員都明確自身責任，照章辦事，規范操作。各個管理人員要嚴格按照檔案管理工作規定，完成學籍檔案的收集、整合、入檔、保密等各項工作，實行檔案標準化管理。與此同時，學校主管部門要統一協調，部署每個時期的檔案管理工作重點，從而使學籍檔案建設具有實用性與社會性。

（二）及時轉變工作思路，實行科學化管理。

第一，應該首先認識到，學籍檔案建設在高校的教學管理中具有非常重要的作用，學籍管理能夠給教學管理提供一定的參考材料。比如利用學籍檔案中有關學生成績的記錄，可以了解某一學科的教學情況，假如出現的教學問題較為嚴重，可以得到及時的解決，從而保證教學質量。第二，進行嚴格的學籍檔案管理，可以提高檔案的真實性與實用性。在學生畢業離開學校時，學生的學籍檔案也要隨著學生離開，學籍檔案轉變為人事檔案，應用于學生以后各個階段的工作與學習當中，具有不可替代的作用。第三，可以促進學生管理水平的提高。學籍檔案的管理工作主要針對學生，做好學籍檔案管理工作是對學生的發展負責。

從事高校學籍檔案管理工作的人員，要根據當前社會發展特點，研究檔案管理工作的規律，明確學籍管理與學生管理、學校教學教研的關系，積極使用計算機等先進的管理工具，不斷創新現代學籍管理辦法，保證學籍檔案的健康發展。在學籍檔案管理工作的制度、人員、設備、作用、質量等多方面綜合考慮，實現檔案管理的全面發展，把學籍檔案管理工作看成是由多個因素組成的整體，實行統一管理，使學籍檔案資源得到充分利用，實現資源共享，保證檔案資料的齊全，增加其安全性，從而使學籍檔案建設適應學校的需要，得到健康穩定的發展。

（三）切實提高學籍檔案質量。

只有使檔案資料具有實際應用的價值，才能得到人們的普遍認可。因此，在學籍檔案管理建設中，要保證資料的真實性與實用性，應做到下面幾項：（1）要認真對待檔案的填寫工作，保證填寫材料的齊全與真實，避免涂改與漏填；（2）統一使用黑色碳素筆填寫，為以后的檔案資料保存打下基礎；（3）依據年級和專業給檔案分類，做好檔案資料的保管工作；（4）做好檔案目錄索引的制作工作，方便以后檔案資料的使用。

（四）做好檔案管理的監督工作，提高檔案管理人員的素質。

高校檔案管理人員要經常深入檔案建設的基層單位，把國家關于學籍檔案建設的方針政策及時傳達到每位工作人員，并且要做好學籍檔案的檢查與監督工作，發現問題及時解決，保證檔案資料的真實性與完整性。與此同時，還要做好基層檔案建設人員的業務培訓工作，利用各種形式的業務進修與培訓，使這些人員的觀念跟上時代的要求，掌握必要的專業知識與技能，提高自身的實際操作能力，從而保證檔案管理工作的健康發展。

（作者單位：山東電子職業技術學院）

參考文獻：

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高校學籍檔案管理是依據國家教育行政主管部門頒布的有關法規，并結合學校實際制定的實施細則和規章制度，對學生從入學到畢業的整個過程所進行的教學質量考核和管理。它包括學生的入學注冊、成績考核、紀律考勤、升級與留、降級，轉專業與轉學，休學、復學與退學以及畢業資格與授予學位資格的審核及證書發放等。學籍檔案管理工作直接影響著學校的教學質量和社會聲望，如何搞好學籍管理工作，提高學籍檔案管理現代化水平成為了當今研究熱點話題。

一、學籍檔案管理的現狀

（一）對學籍檔案管理工作人員和重視不夠

許多學籍檔案管理人員只停留在常規的一般性管理上。使得在管理學籍檔案時措施不得力，對學生信息的收集更新不及時、不全面、對異動處理不嚴謹等。如在校學生經常會遇到休學、復學、轉學、退學等情況。如果在實際工作中，不能予以高度重視，不能及時提醒和引導這些學生，可能會對學生今后的學習和生活造成影響，影響學生正常的畢業。而且許多學校對于學籍移動檔案的保存和整理沒有統一的規定，一旦出現問題，部門之間相互推諉，權責不清，管理混亂，嚴重影響學籍管理工作的正常進行。

（二）學籍檔案管理中法治意識淡薄

近年來，高校與大學生之間的法律糾紛呈上升趨勢。在管理過程中侵犯大學生權利的現象時有發生，多是因為在實際的管理過程中管理者法治意識淡薄，沒有完整統一的程序機制，隨意性大，片面強調學校的權利，卻忽視學生群體的權利，容易侵害學生的知情權，申辯權等。

（三）學籍檔案管理政策宣傳不到位

大多數學生在入學時沒有或者很少接受學籍管理等方面的宣傳和教育，對學校的管理體制及相關學籍檔案管理規定意識模糊，缺乏了解。對校、院兩級部門的工作分工及職能至少甚少，遇到問題不清楚到哪個部門解決。而且藝術類高校學生的藝術實踐活動特別多，經常因演出等缺席正常學習、考試等，也由此帶來了學籍檔案管理問題，如果對相關政策沒有足夠的了解，將嚴重影響學生再到的學習。

二、高校學籍檔案管理存在的問題

近幾年來，在高校的學籍管理中，“松、軟、散”的現象普遍存在。部分教師和相當一部分學生對學籍檔案管理缺乏正確的理解，教師視學籍檔案管理為教學管理部門的事，與己無關；學生只把自己作為學籍檔案管理中的一個被動對象；有些教學管理人員對有關學籍檔案管理的規章制度不甚了解，或根本不當一回事，這在一定程度上影響了教學秩序和教學效果，助長了各種不良傾向。

三、產生問題的原因

（一）入學教育缺失

很多高校在新生入學后通過軍訓、發放學生手冊、召開主題班會等形式進行入學教育，在對新生由高中進入大學后的學習方法、規律和手段等方面，缺乏及時有效的入學教育，新生需入學半年到一年的時間才適應大學生活。

（二）學籍管理手段落后

高校學籍管理仍以分部門而治的多系統管理模式，沒有統一的信息管理平臺，每個部門都有自己的一套信息系統，增加了工作量，信息無法達到共享，重復勞動多、準確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現代化發展的需要。

（三）學籍檔案管理決策功能不足，支撐力度不夠

高校各級領導和職能部門對學生檔案數據要求更加全面、詳細、快捷、準確，且需求日益頻繁。而開學初的學籍注冊工作的制度支撐不夠，致使學院和學生都不重視學籍注冊工作。

四、高校學籍管理的對策

（一）提高學籍檔案管理現代化水平

學籍檔案管理工作是一項細致又繁忙復雜的業務管理工作，從事這項工作應具備廣博的科學文化知識，系統的教育理論知識和專門學科知識責任心，還應有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協調溝通能力及高尚的職業道德和敬業精神。只有全面掌握學籍檔案管理的特點，并在實踐中不斷地總結經驗，才能提高管理水平，使學籍檔案管理在培養人才中發揮更大的作用。

（二）規范管理，樹立“以服務為主”的觀念

建立健全規范的管理制度是搞好學籍檔案管理工作的基礎，并不斷對學籍管理制度加以修訂。學籍管理應以各教學系為主，實行過程管理。教務處工作應轉為統一標準、監督檢查等的目標管理。隨著高校自身發展的需要以及學籍管理服務對象的不斷變化，學籍管理工作應在新的管理模式下，圍繞學校的中心工作，如學校招生、畢業生就業、專業設置和申報、教育教學管理、學生政治思想教育等，樹立“以服務為主”的觀念，進一步增強服務功能，開放學籍管理內容和數據，提高學籍檔案管理的效率。

（三）利用信息技術，建立網絡化的學籍檔案管理

現代化管理手段是實現高效、公正、準確、科學的學籍檔案管理信息系統的基本條件。隨著招生專業和人數的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進行，應使用計算機進行學籍檔案管理，依靠校園網建立學籍檔案管理信息系統，將科學的信息管理技術引入學籍檔案管理工作中。將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學生學籍檔案管理庫，可隨時調用和統計分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。學生可通過網絡直接查詢學籍信息、考試成績、課表等，從而實現資源共享，實現學籍檔案管理文件的自動化檢索，提高學籍檔案管理水平，使學校學籍管理走向科學化、規范化。

（四）強化服務意識，提高學籍檔案管理人員的自身素質

現代高等教育對學籍檔案管理人員的素質要求越來越高，應加強學籍檔案管理人員自身素質建設，包括職業道德和業務水平的提高，還應定期對學籍檔案管理人員進行培訓，學習新的教育政策、法規和文件，了解掌握現代管理技術、方法和新形勢下的學籍管理特點，加強理論和計算機應用等知識的學習，拓寬知識面，增強實際運用和操作能力，逐步提高高校學籍檔案管理隊伍的整體素質水平。

（五）指導學生參與學籍檔案管理

讓學生把學校當成自己的家，主動參與學籍管理制度的制定，充分體現學校的民主性、同時讓學生了解學籍管理制度，做好自身的管理。以人為本的教育理念的目的是以人為本，調動人的積極性，讓人實現自我管理，可以說它的管理目的是為了不管理。應用于學生學籍檔案管理上，就是要以學生為本，以感情為主，學籍檔案管理人員應該使管理和思想教育相結合，這樣才能使學生心悅誠服，才能把育人正真體現在管理中也才能使學籍管理成為師生溝通與交流的橋梁，使之成為學生學習、成長和學會自我管理的動力源。

（六）注重學籍檔案管理人員的培養

提高學籍檔案管理員對工作重要性的認識，同時給學籍檔案管理者培訓或者學習提供機會。學籍檔案管理工作者還應該對學籍管理的方法、學籍管理的規律等進行不斷的研究，制定更加合理的學籍檔案管理規定，為教學服務。

（七）加大對學籍檔案管理的投入

隨著現代信息化社會的到來，學校應該引進新的學籍管理軟件，借助校園網實現學籍管理信息化。學生可以通過網絡查詢相關的知識。我們的管理只有做到為學生所用才是真正做到“以人為本”，人性化的體現。

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要想實現學籍檔案管理工作的創新，最重要的就是要創新觀念。而管理創新的實現，觀念創新最關鍵，并且在管理創新整個過程中始終貫穿。然而，在新形勢下，學籍檔案管理工作的發展卻出現了較多的教育改革問題，所以，應站在管理者的角度上，從實際出發，對原有管理理念進行合理地更新。而檔案管理工作人員則必須要對檔案管理創新的意義進行深入地認識，并且將成為檔案管理工作的最終目標[1]。

二、學籍檔案管理方式創新

因為經濟條件限制、行政管理條例的制約，所以使得高校檔案管理以及學籍管理模式都十分落后。手工操作會耗費較多的人力物力，并且十分容易產生錯誤，同時，計算機的單機整理不完整而且不及時，在網絡管理平臺中的違規招生問題也很容易出現管理的盲區[2]。由此可見，檔案部門最重要的就是應該對設備與技術進行更新，進而實現工作效率的提升，保證學籍信息錄入工作的質量。在此基礎上，還應該實現辦公系統的自動化，采用現代化的管理手段，并將學籍檔案管理工作同學校核心工作進行有機結合，進而為教學與科研工作提供便利條件。

三、學籍檔案管理內容創新

（一）學生基本信息錄入程序的簡化

在學生基本信息入檔工作過程中，以往的方法都是檔案管理工作人員根據學生升學檔案內容進行轉抄或者是錄入到單機計算機當中，而后，在學生入學以后補充學籍表內容。而這種方式就要求檔案管理工作人員需要定期向學生征集新信息的內容并補充記錄，這樣就加大了工作量，給工作人員增加了較大的壓力。構建網絡學籍檔案管理系統，檔案管理工作人員就可以將招生庫中的信息導入到學生的基本信息中，后期工作可以利用學生主體性來完成。開通學生權限，使其自主登錄到系統中，查看并核對其進本信息，并在不同的學習階段更新或者補充相應的資料信息。同時，相關的管理部門也可以通過網絡學籍檔案管理系統中學生的基本信息，并打印出學生需要的相關證件。

（二）成績信息管理一體化

學生成績信息涵蓋的內容較為廣泛，其中有平時成績、補考成績及重修成績等等，而且在學籍檔案管理工作中，成績管理是十分重要的部分。以往成績管理工作需要教師在校生花名冊中記錄平時成績，并且手工登記期末考試成績，而后將平時成績與卷面成績按照相應的比例來計算出期末的總評成績，最終將成績冊交予教研室，將書面成績上報學籍科，管理工作人員將最終成績錄入。以上原有的成績整理方式需要任課教師根據具體的比例來這算分數，并且在成績錄入的時候也很容易出現錯誤，步驟較為復雜。應用網絡學籍檔案管理系統，管理部門僅需要在系統中輸入所需的課程名稱與類別、學生的名單和具體比例的程序，任課教師在完成期末評卷以后可以登錄系統，將學生的平時成績與卷面成績輸入進去，這樣，系統就可以自動地生成學生的總評成績，在核查后就能夠直接上報給學籍科。

（三）學籍資料統一數據庫資源共享

按照教育部要求，應貫徹并實行高校學生學籍信息的電子注冊，并把教育部信息管理平臺當作重要的基礎，積極構建高效網絡學生學籍管理統一數據庫，最終實現資源的共享。而對于學生來講，就能夠隨時查看自身考試的成績；對于學員的領導而言，能夠對學生選擇選修課的數量及考查的成績進行深入地了解，進而達到課程優化設置的目的；對于學校相關部門而言，則能夠對學生學籍的異常情況進行查詢，并將學生學習資料打印出來。最為重要的就是，網絡學籍檔案管理系統內部還具備學生學歷學位證書管理功能，能夠有效地滿足社會各行業對學生學籍、學歷信息資料的驗證需求。在此基礎上，應實現高校網絡學籍檔案管理系統同教育部和教育廳信息管理平臺的連接，為上級部門掌握學生情況提供便利，更有利于調整并制定政策。同時，網絡學籍檔案管理系統還需要實現資源的共享，進而推動學籍管理工作的規范化與效率化。

四、學籍檔案管理人才資源創新

加快學籍管理工作人員的自身素質建設，定期對學籍管理干部進行培訓與教育，以培養其職業道德并提高業務水平。對先進的教育政策、法律法規進行學習，熟練掌握現代化的管理技術與方法，了解學籍管理的特點，進而不斷拓展自身知識面，提升實際運用的能力與操作的水平。

五、結語

綜上所述，學籍檔案管理工作十分繁雜，并且要求細致，所以，需要學籍檔案管理工作人員付出較大的努力，并具備耐心與責任心。由此可見，高校學籍檔案管理部門的工作人員應在長期實踐中學習并總結經驗，及時發現存在的問題，時刻關注檔案管理的新技術與新動態，找出新的規律，掌握學籍管理工作的發展方向，更好地開展高校學籍檔案管理工作。

參考文獻：

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學籍檔案與其它類檔案相比有許多共同之處,但它作為一種專門檔案,在其發展過程中也形成了自己的特點。

1.檔案材料的分散性和私密性。學籍檔案的這些材料分散在學校不同的職能部門,學生學籍冊、學籍異動記錄,畢業材料等形成于教務科;學生錄取名冊、獎懲材料等形成于學生科與招生就業辦。因此,學籍管理涉及的部門多、范圍廣,這就給學籍檔案材料的收集帶來了一定的難度。學籍檔案本身的某些內容具有內部保密性,如考試成績、學籍變更等,其掌握和使用都有一定的限制和范圍,不宜公開和擴散,這就使學籍管理材料在收集過程中要注意遵守相關的規定和完善必要的手續。

2.檔案材料內容的原始性和真實性。學籍管理是由教務處和學生工作處、招生就業辦公室在教育教學工作中自然形成的歷史記錄,有特殊的原始性,如新生錄取名冊、歷年成績記載、學籍變更情況、獎勵懲處材料等,都必須是原始記錄、原件原物。這樣才能客觀反映學籍管理中的真實情況,反映每個學生在學校期間德、智、體、美等方面的發展狀況,即學籍檔案本身固有的屬性。

二、建立規范化、標準化的學籍檔案

1.對在校學生學籍、成績實行“文檔一體化”管理。學籍表是學籍檔案的主體。按照廣東省勞動和社會保障廳統一印發技工學校學生學籍表中需填報的學生個人信息資料發給新生填寫,再按一定規律統一編定學號,堅持學號的惟一性原則,不得重號。

2.對收集來的檔案要及時整理,確保檔案的完整性和真實性。檔案工作分為:收集、整理、統計、保管、利用等幾個方面。由于學籍檔案來源比較分散、內容豐富,具有復雜多樣的特點,給學籍檔案的管理工作帶來了很多麻煩,因為整理、裝訂、保管等工作是很辛苦、很繁瑣的一項工作。做好學籍檔案工作的第一步是檔案管理、利用工作的基礎。如果檔案人員工作不認真、不細致,在收集整理學籍資料不完整、內容不真實的情況下,都會給學籍檔案的利用帶來損失,因此,我們要認識到學籍檔案收集和管理的重要性,充分發揮主動性、創造性,并對收集到的檔案室材料進行認真的分類整理,使學籍檔案發揮應有的作用。

3.學籍檔案管理工作的規范性、系統性、科學性在學籍檔案形成后,檔案管理工作人員要認識到做好學籍檔案管理工作的重要性,嚴格遵守檔案工作的保管、保密等有關規定,努力適應現代化科學技術,自覺地提高業務水平,積極參加培訓,使自身的素質跟上形勢的變化。并按照科學性、規范性、系統性的原則進行學籍檔案管理工作,避免在檔案管理工作中出現檔案材料的損壞、遺失、泄密,從而給學籍檔案的利用造成損失。

三、大力開發利用學籍檔案信息資源,主動提供服務

學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的,也是學籍檔案管理部門的職責。學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況,客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面的發展狀況,也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案不僅僅停留在把它保管好,更重要的是積極加以開發和利用,使領導和有關部門隨時了解和掌握學校的教學動態和信息,以及科研社會活動、學術成果等方面的動態和信息,以便為制定學校的發展規劃,正確合理的培養、選拔和使用人才服務,實現學籍檔案的使用價值,發揮其在學校的特殊作用。要提高檔案利用率的關鍵在于檔案管理人員要有更新觀念、強化主動服務的意識,運用計算機網絡檢索,管理好學籍檔案材料,積極投身到檔案信息資源開發工作中。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系,管理好學籍檔案至關重要。

四、加強檔案干部隊伍建設,提高檔案工作人員素質

檔案在收集過程中雖然目標是檔案實體,但是它的工作對象卻是各職能部門的辦事員。他們的檔案業務水平直接影響檔案收集的質量,要實現學籍檔案管理現代化、科學化,就必須加強檔案干部隊伍建設,提高檔案工作人員的素質。一要有較高的政治思想覺悟,具有較強的事業性和工作責任感,能適應形勢,轉變觀念,敬業愛崗,樹立良好的檔案意識,在具體的學籍管理工作中對資料數據作出敏捷的反映,以便及時地收集、整理、保管。二要加強基礎理論知識的學習。學籍檔案管理人員不僅僅要熟練學籍管理方面的政策和規定,還要努力學習檔案管理的基本知識和技能,為檔案的信息化、網絡化奠定基礎。三要運用計算機參與學籍檔案管理,運用計算機管理好學籍檔案,是學校教學管理現代化的一個大發展,充分運用現代化的管理工具和手段,提高管理水平,更好地為學校建設服務。

參考文獻:

[1]竺筠.加強調職院校的學生檔案管理工作中國成人教育,2007.9.

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一、成人教育相關概述

成人高等教育是對符合規定標準的在業或非在業成年人實施的屬于高等教育水平的教育，旨在滿足成年人提高自身素質或是適應職業要求的需要。它的主要形式有地方的廣播電視大學、職工高等學校以及教育學院等，也實行全國統一招生，是一種有目的、有計劃、有組織的高級專業教育活動。而成人教育的學籍檔案管理則是教務管理工作的組成部分，并且依據相關方法和程序，對學生的在校情況，包括學習以及活動等各個環節都進行審核與記載。但由于成人教育的對象主要是社會上的成人學生，他們年齡不同，素質有別，來源廣泛，加大了學籍檔案管理的難度。

二、成人教育學籍檔案管理中遇到的問題

1.學生檔案資料不完整。學生檔案資料殘缺不齊是成人教育學籍管理中存在的基本問題。在新生學籍注冊工作中，成人高等教育的具體操作就是為新生錄取信息進行核對以及入學資格審核，但對學生的姓名、性別以及身份證等關鍵信息是否正確而沒有進行審核，這是直接導致日后檔案管理遇到重重困難的開始。當然造成學生檔案殘缺的原因是有多方面的。一方面是學生的認識不到位，提供給學校的個人信息不完整，或是不準確，有時又因為沒有及時向學校提供更改了的信息，從而嚴重影響學籍資料的完整。另一方面則是學校沒有及時按照制度準確、全面地收集與建立學生的檔案材料，從而導致遺漏的現象。

2.學籍檔案管理的制度不健全。在當前科學技術高速發展，知識經濟與信息技術緊密結合的背景下，成人教育的學科發展出現了新局面。但是在學籍檔案管理方面，其模式卻沒有得到有效改善，從而無法滿足教育改革發展的需要。就目前來看，由于學籍檔案管理制度的不完善，學籍管理工作充滿了隨意性，重復勞動多，效率低下，致使檔案管理部門送往人事部門的材料雜而亂。

3.學籍檔案管理隊伍的素質不夠高。成人教育中的學籍管理工作是一項十分復雜繁瑣的任務，它工作量大，影響因素多，因此要求管理人員要具備較高的業務素質以及熟練應用信息技術的能力。但是，就目前而言，大多數的學籍檔案管理人員并沒有經過系統的專業培訓，現代化知識以及管理知識都比較欠缺。另外，學籍教學管理的人員在工作中經常會有應付了事的現象，這對提高檔案管理的效率和水平是有阻礙作用的。

三、提高成人教育學籍檔案管理的有效措施

1.建立全面的學生學籍檔案。就如上文所說，學生檔案資料不全面、不完整是學生學籍檔案管理中存在的基本問題，所以建立多方面和完整的學籍檔案是實現成人教育學籍管理科學化的前提條件。對此，成人學校可以建立新生個人信息檔案以及班級檔案等，同時以教學班級為單位，建立學生的通訊錄，詳細登記學生的聯系方式，從而方便檔案的尋找與管理。另外，還要注重檔案材料的收集與整理，使學生的學籍材料始終保持完整與真實。

2.建立健全學籍管理制度。成人教育學籍檔案的管理必須要有統一的標準和規章制度，使學籍管理有法可依，有章可循，從而體現管理的政策性，又符合實際。在建立學籍管理規定中，相關部門要充分考慮學生在工作與學習之間的矛盾，讓學習時間充足、學習能力強的學生提前修完學分，提早畢業，顯得有靈活性。另外，在實施的過程中，相關部門在制作各類表格方面要有統一性，從而為歸檔后的管理和裝訂工作打下基礎。

3.提高學籍檔案管理人員的整體素質。由于檔案管理工作是一種比較枯燥的，而且責任重大的工作，所以很多管理人員都不愿一直堅持從事該項工作。因此，學校要充分認識到成人教育學籍管理工作的重要性，在各部門都配備一支思想素質高、業務精通的專業管理人員，注重對他們業務的培訓，特別是運用現代信息技術進行學籍管理與檔案歸類的能力。

綜上所述，學籍檔案管理在成人教育當中是不可分割、非常重要的組成部分，它直接影響學生與用人單位之間的關系。因此，成人教育學校一定要重視該項工作，加強對該工作相關制度的完善和人員的培養，以促進成人教育的完備和發展。

參考文獻：

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一、我校函授學員學籍檔案中存在的問題

1.檔案管理人員業務素質不高

高等學校檔案人員的素質高低是檔案管理科學化、標準化、規范化、法制化的重要保證。目前高校具有檔案專業技術人員的比例相當少，兼職檔案人員頻繁調換，檔案人員的責任心不高，管理意識不明確，業務技能不熟悉，檔案管理人員不僅思想上不重視，對檔案的收集、整理、歸檔、裝訂也不重視。

2.檔案收集整理不規范

函授學員檔案有 一定的特殊性，有部分“先上車后買票”的學員。什么叫“先上車后買票”呢？就是先在校接受高等學歷教育然后再參加承認高考。這些學員的學籍管理相對就要麻煩得多。檔案管理人員不及時整理歸檔，檔案零亂、不裝訂、不收集甚至損壞和遺失。檔案移交脫節、借閱手續不清楚，有的檔案不完整，有漏缺現象，檔案目錄和內容嚴重不符等現象。特別是函授學員的學籍跨的年度時間很長，畢業時間一致，入學時間參差不齊，有的學院甚至要很多年才取得入學資格，不及時補充完整的資料，給今后的查找造成了很大的難度。

3.檔案管理方式和手段落后

函授學員的學籍檔案需要自動化管理的同時也需要檔案工作人員專業技術和責任心的加強。我校函授學院一直是采用手工管理的方式，難以適應現代化的信息管理要求。很多學員的學籍資料數據不完整，給學員以后的查找增添了麻煩，直接影響學員的切身利益。有的學員學籍變更材料不清楚，學員在校期間的一切活動嚴重脫節。有的函授學員成績總冊有成績，學員卡片又無成績，有的學員畢業了又缺畢業證編號等等問題。沒有現代化的管理就難以開展檔案信息的開發和利用，不完整的檔案就不能更好的發揮檔案的參考和憑證作用。加強計算機檔案管理系統，提高開發利用檔案信息資源的能力。

二、提高函授學員學籍管理的措施和建議

1.檔案工作是黨性、政治性很強的工作。為了適應高校檔案工作發展和管理現代化的需要，實現高校檔案業務建設各個環節標準化和規范化，加強高校檔案工作的監督、指導，更好的開發利用檔案信息資源，有效的為高校建設服務。必須提高檔案管理人員業務素質，檔案工作人員要政治上可靠，要有文化水平和一定的專業知識，不僅要學習檔案方面的專業知識，管理知識，還要學習自然科學、這會科學方面的知識，刻苦鉆研業務，以保證工作的順利進行。檔案管理人員要熱愛專業，忠于職守，埋頭苦干，全心全意為人民服務。穩定檔案工作隊伍，一般不要輕易調離檔案部門，確保檔案工作的完整性和持久性。提高檔案管理人員的信息化管理技能，以適應高校檔案信息化建設和發展的需要。

篇11

二、樹立良好的學籍檔案管理的觀念

更新觀念，確立適合學籍工作發展需要的檔案管理模式。要檔案管理人員積極參與學籍工作管理活動，及時發現了解學籍工作的發展動態，找準管理的切入點，積極地、有針對性地研究開發檔案信息資源，改進服務方式和手段，尋找適合的管理模式，以實現檔案資源的最佳配置，走出一條檔案管理新路，充分發揮檔案的作用，為教育事業的發展當好參謀助手。

三、建立學籍檔案分類的合理化

檔案建設的分類應遵循易保管、便利用的原則。一般說來，學籍檔案可分為四類。一是招生檔案的管理，包括學生報到、學校復查，復查合格后注冊、發放學生證的檔案；二是學生成績檔案，包括學生正常成績的記載及補考成績的記載等；三是學生學籍變更的檔案，包括學生的休學、退學、轉學、復學事宜的處理及相關檔案；四是畢業證書發放的檔案。檔案管理人員應根據《中國檔案分類法》和《教育檔案分類表》的分類標準, 結合學校和部門實際進行分類,并嚴格按類立卷,以便查找。

四、建立學籍檔案管理的信息化

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一般情況下，學籍檔案屬于學校中非常重要的檔案管理工作，在學校開展教育工作中具有非常重要的意義。做好文書檔案管理工作，對人們從教者來說是非常關鍵的職能體現。隨著國家經濟水平的不斷發展，人民的生活水平也在不斷的提升，人民看重經濟發展的同時，還更加注重對老年人的關心關愛。所以，老年人的娛樂活動項目也在逐年的增加，老年大學的發展趨勢也就越來越紅火，雖然老年大學發展得越來越好，但在學籍管理上也存在著一些問題影響著它的發展。第一，老年大學學籍管理普遍存在形式化的陋習。因為思想意識不高，師生沒能真正重視學籍檔案管理的作用，近年來，中國老年人的人口數量明顯增大，而且現在年輕人的工作壓力也相對較大，這也影響他們關注父母在老年大學的時間、精力。一是兒女的疏忽，二則是老年人自身不太了解情況，三是老年大學中工作人員一味求簡單的辦公模式，沒有重視學籍管理工作的重要性，導致了老年大學學籍管理普遍存在一個“形式化”的陋習。在人們平時的工作中，存在很大一部分老年人在學期結束后，才發現自己有很多應該學習的內容沒有涉獵到，這讓他們感覺到非常的遺憾。[1]第二，管理人員積極工作態度不高。因為老年人的受教育程度普遍不高，思想意識不夠與時俱進，所以他們對現在很多工作的概念不太清楚，而現在存在一些老年大學檔案管理的工作人員，利用老人們的這一點薄弱，懈怠工作，一味的追求快速完成工作，簡單的錄入信息就當即完成了檔案管理，記錄頁面沒有詳細的老年學生信息檔案。導致學籍檔案管理信息化程度偏低、或信息不完整等現象。在這種不健全的信息管理組織下，人們最怕遇到的問題是，一旦有組織或部門需要到檔案室查看相關的學籍檔案，工作人員將無法給出較為詳盡、較為準確的數據信息。將會給后期的工作帶來不必要的麻煩。[2]第三，老年大學學籍管理程序信息化不高。隨著科技的不斷發展，網絡時代已經全面的來領，網絡的誕生方便的人民的生活的同時，還在一定程度上為人們的工作做出了貢獻。比如說，信息管理這一塊，網絡化的信息管理不僅儲存信息容量更大，而且更容易查找，信息更容易攜帶，這大大地提高了工作人員的工作效率。雖然網絡信息時代有許多的好處，但就目前國內老年大學校內的情況而言，信息化、網絡化的管理程度還不高，這也就嚴重地影響了老年大學學籍管理工作的順利進行。[3]

三、老年大學學籍管理改革措施

第一，建立健全學生檔案信息管理系統。建立或者健全學生學籍檔案信息管理系統，想要建立健全的學生檔案管理系統，首先人們要保證學生基本信息的健全與完整，核對新生的基本數據，姓名、身份證號碼、性別等相關信息，是否與學校校的現有數據一致；然后就涉及管理系統的完善，從老年人的生活習慣、性格特點、興趣愛好等方面入手進行記錄，也會提高人們學籍檔案管理的工作效率。第二，加快網絡化、信息化的管理模式。隨著科技的不斷發展，網絡已經進入人們的生活、學習當中，在檔案管理的工作中如果能夠充分地利用網絡管理的優勢將大大的提高工作人員的工作效率，也將為檔案管理的調取帶來方便、快捷。加快網絡化、信息化的管理模式除了有以上的優點以外，還可以改變傳統的記錄模式，做到文字信息、圖片信息、聲音信息的相結合。形成一個更加完整的信息系統。所以，為了能夠更好的服務老人大學的生活，人們應該加快網絡化、信息化的管理模式。第三，加強與學生之間的交流。加強與學生之間的交流，了解老年學生的需求，了解老年學生的內心世界，將給人們收集老年人信息帶來更方便、更真實的渠道，有助于人們在老年大學中工作的進展。人們在開辦老年大學的時候，要充分了解老年人整個年齡的心理及身理特征，在生活中從心理與身理兩方面關心他們，拉近人們與老年人之間的距離。這樣不僅有助于人們完善學生的學籍檔案管理工作，還能進一步改善老年人的心理愉悅程度，讓他們在學校里擁有開心、快樂的學習環境。這也對人們學籍檔案管理工作有非常大的幫助。

四、結束語

人們作為老年大學工作人員，應該正確的、樂觀的面對前老年大學檔案管理工作中存在的問題，科學的分析問題所存在的原因，努力找到解決問題的方法。然后在問題的基礎上，提出了提高文書檔案管理水平的措施。通過探究，文書檔案管理工作是企事業單位的管理向規范化、科學化和制度化發展的重要標志。所以，人們一定不能忽視這方面的問題。通過提升對校師生對學籍檔案管理工作的重視力度，完善相關制度，且借助現代信息技術，推進學籍檔案管理工作，讓其呈現良性發展態勢。是人們不斷發展學籍檔案管理的目標。

作者:趙明輝 單位:山東省青州市老年大學

參考文獻：

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一、電大開放教育學籍檔案管理的現狀

電大開放教育學籍檔案管理方式，利用高效的信息化處理技術，可以更加有效提高辦公效率，并充分保證學員學籍檔案的安全性，具有以下諸多利用優勢：層次化學籍管理，突出不同專業、類別學員學籍檔案管理，利于電大開放教育學籍檔案管理的歸檔工作；電子規模化的數據錄入，在有限工作時間內實現最優工作效率，提高電大學籍檔案管理工作效率；信息化學籍檔案管理系統更能有效實現檔案資源的共享，通過全國各電大元宵的資源信息整合工作，集中學籍檔案管理工作。當前的電大開放教育學籍檔案管理工作，在實現信息化、數據化與系統化學籍檔案管理的同時，由于學籍檔案管理信息系統的復雜性，存在許多復雜問題：電大學籍管理人員對管理系統不夠熟悉，降低學籍管理工作效率；信息化學籍檔案管理系統具有復雜性與時效性，管理人員需要定期檢查更新管理系統，否則會出現系統過時導致的學員信息被注銷情況；信息化學籍檔案管理系統的運用減輕了管理人員工作負擔，但同時也使管理人員工作態度松懈，認為機器可以完全代替人力，不認真對待學籍檔案管理工作，造成許多細小環節失誤。另外，電大開放教育學籍管理系統中學員學籍檔案管理與學校招生、教學、考試等部門統一運作，管理系統又復雜龐大，其中某一細微環節出問題就會引發“蝴蝶效應”，導致整個教學系統出現運作障礙。

二、電大開放教育學籍檔案管理的優化策略

（一）學籍檔案管理人員素質優化

學籍檔案管理人員的思想政治、工作態度以及專業知識等各個方面素質，是影響電大開放教育學籍檔案管理工作效率的主要原因之一，管理人員需要嚴抓學籍檔案管理人員素質問題，定期進行素質培訓拓展工作。以此可以通過學籍檔案管理人員素質的優化提升，促進其樹立積極端正的工作態度，提高其對學籍檔案信息化管理系統的操作熟練性，有效優化電大開放教育學籍檔案管理整體效率。

素質培訓主要包括專業知識技能培訓、思想政治素質教育與工作態度樹立引導幾大重點：專業知識技能培訓要求著重于工作人員對學籍檔案信息化管理系統的認知，通過定期的知識傳輸與僅能操作訓練，加強其對學籍檔案信息化管理系統操作的熟練性；思想政治素質教育主要要求對信息錄入人員的思想教育，防止一些學員不正當目的賄賂工作人員修改成績等情況的發生，抵制此類惡習；工作態度樹立引導培訓則需要工作人員的積極配合，引導其端正工作態度，提高工作責任心與積極性，使其認真對待學籍檔案管理工作。

（二）學籍檔案管理系統加強

學籍檔案管理系統在整個電大開放教育學籍檔案管理中，處于最為重要的核心地位，管理人員需要不斷與時俱進，更新系統，完善學籍檔案管理系統中的缺陷，實現更加完善的電大開放教育學籍檔案管理工作。信息化學籍檔案管理系統中主要是通過對學員學籍中各類信息的分層管理，實現信息化學籍檔案管理，管理人員需要積極投入信息化管理系統，并定期檢查問題，進行性能測試，以便出現問題及時解決并做好故障預防工作。管理人員還需定期更新系統，避免由于系統更新不及時造成的學員學籍信息被注銷等嚴重故障。

其次，管理人員還需要將學籍檔案數據庫系統與分層化的管理系統緊密結合，并加大監控力度，保證學籍檔案信息化建設的安全性。電大開放教育學籍檔案信息化管理工作中，需要對信息化系統進行準確的風險評估，制定相對嚴格的監控系統，采用物理隔斷與網絡防火墻等嚴密措施，保全電大學員學籍等重要信息的儲存安全性。通過以上綜合性的系統加強措施，可以有效完善學籍檔案信息化管理系統的安全性，提高信息化管理系統的整體運作效率，減輕學籍檔案管理工作人員的工作壓力，從而達到綜合提高電大開放教育學籍檔案管理工作效率的目的。

（三）學籍檔案管理制度完善

通過學籍檔案管理人員素質的優化、學籍檔案管理系統的更新完善措施，管理人員還需制定完善、嚴格的學籍檔案管理制度。制度中需要根據電大開放教育學籍檔案管理工作的需求，完善學籍檔案的錄入、收集、整理與歸檔各個具體環節的細節化管理。如此可以有效實現學員各類具體信息的準確化，保證學籍檔案如案例、錄入與歸檔等工作人員認真負責的工作態度。

管理人員還可以通過制定嚴格的績效考核制度方式，嚴格要求學籍檔案管理工作人員的日常工作，嚴格檢查工作人員在學籍檔案管理工作中的表現以及出錯情況，嚴格要求其對學籍檔案信息化管理系統知識的充分掌握，通過績效考核給予工作人員相應的獎懲，提高工作人員工作積極性與緊迫性。從而可以有效確保電大開放教育學籍檔案管理工作人員較好的工作素質，提高學籍檔案管理工作的整體工作效果和質量，實現高質有效的電大開放教育學籍檔案管理工作。

三、結束語

電大學籍檔案管理目前應用信息化管理系統，有效實現辦公的自動信息化，提高工作效率。介于當前系統中其中存在的種種問題，學籍檔案管理人員需要不斷完善自身效率，定期檢查管理系統，并不斷致力于研發創新性的電大開放教育學籍檔案管理系統，實現學籍檔案管理的獨立性，避免其受管理中其他環節的影響，實現最優工作效率。

參考文獻：

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