引論：我們?yōu)槟砹?篇如何提高文秘人員的現(xiàn)代企業(yè)會議效率范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

一、引言

在經(jīng)濟(jì)全球化的背景下，現(xiàn)代企業(yè)想要提升整體的競爭力，就必須依靠眾人的智慧和力量，群策群力。而會議，則為企業(yè)提供了這樣一個重要的平臺。對于現(xiàn)代企業(yè)來說，會議不可或缺，通過會議的召開，企業(yè)員工可以對企業(yè)的整體發(fā)展規(guī)劃、當(dāng)前的生產(chǎn)和經(jīng)營策略以及企業(yè)日常的生產(chǎn)活動進(jìn)行討論和決策，從而促進(jìn)企業(yè)科學(xué)、良性的發(fā)展。因此，高效、和諧的會議對于提高員工的參與性和積極性，加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部凝聚力，積極解決各種問題和矛盾起到非常重要的作用。然而，現(xiàn)實中有很多會議存在“會而不議、議而不決、決而不行、行而不果”的現(xiàn)象，導(dǎo)致會議效率低下，無法及時解決問題，制定的決策無法貫徹落實，影響了企業(yè)工作的正常開展。現(xiàn)代企業(yè)會議的組織與開展工作是文秘人員的日常主要工作之一，對于文秘人員來說，充分認(rèn)識會議及其功能，總結(jié)會議存在的問題，分析會議低效的原因，探索出高效辦會的有效措施和手段顯得尤為重要。這樣，不僅可以提升文秘人員的職業(yè)技能水平，同時，對于促進(jìn)企業(yè)的長足發(fā)展也有著積極的意義。

二、會議及其功能

所謂“會議”，就是指與會者聚集在一起，通過交流和探索，就某件事或某些事集思廣益、達(dá)成共識，從而達(dá)到統(tǒng)一思想、統(tǒng)一行動的目的。會議是企業(yè)開展信息交流、相互協(xié)調(diào)、制定決策、實現(xiàn)管理的重要手段和渠道。通過會議的召開，可以實現(xiàn)以下幾個功能：

（一）明確目標(biāo)，落實責(zé)任

每個會議都會圍繞一個或幾個主題來討論，通過會議的召開，與會者可以明確當(dāng)前和長期各階段的工作目標(biāo)和總體任務(wù)，落實各部門的職責(zé)和具體任務(wù)的分配，從而保障分工明確、責(zé)任到人、細(xì)化落實，促進(jìn)工作及時有效的開展。 

（二）溝通交流，集思廣益

有許多重要的信息資源可以通過會議的召開，達(dá)到有效地共享。與會者通過彼此間地交流與溝通，進(jìn)行“頭腦風(fēng)暴”，可以集思廣益，提出一些新想法、新觀點、新創(chuàng)意，達(dá)到相互學(xué)習(xí)、取長補(bǔ)短、共同提高的效果，也給企業(yè)的發(fā)展注入了新的活力。 

（三）分工合作，協(xié)調(diào)聯(lián)動。通過一些工作會、調(diào)度會、任務(wù)布置會的召開，各部門可以明確分工、通力合作，發(fā)揮協(xié)調(diào)聯(lián)動機(jī)制，使目標(biāo)任務(wù)得到進(jìn)一步落實。

（四）評議得失，總結(jié)提高

企業(yè)通過一些總結(jié)會的召開，可以將上一階段工作具體開展的情況進(jìn)行總結(jié)分析、評議得失，從而有助于各部門汲取教訓(xùn)、借鑒經(jīng)驗，更好地推動下一階段的工作開展。

三、現(xiàn)代企業(yè)會議存在的問題

（一）會議名目過多，開會頻繁

會議是集思廣益、群體決策的載體和工具。然而，在現(xiàn)代企業(yè)的會議開展過程中，存在會議名目繁多，開會頻率過高的現(xiàn)象，造成了“大事、小事、無事均開會”的“會海”現(xiàn)象。這樣，就會造成人力、物力、財力的浪費，導(dǎo)致實際工作效率的低下。

（二）會議目的不明確，內(nèi)容空泛

在現(xiàn)實中，很多會議往往從頭到尾都是一個領(lǐng)導(dǎo)或者主要領(lǐng)導(dǎo)的長篇大論，內(nèi)容空洞，有時甚至?xí)x主題、不著邊際，并沒有很好地實現(xiàn)會議集思廣益、有效溝通交流的功能。這樣的會議，往往導(dǎo)致與會者注意力不能集中，無法及時獲取到有效信息，影響會后工作的落實。

（三）會議議題過多，信息量過大

有些時候，領(lǐng)導(dǎo)看似“精簡會議”，但往往一開會就會把許多的議題集中在一個會議上進(jìn)行，這樣就會導(dǎo)致會議沒有重點，層次不清，信息量過大，與會者無法消化。這樣不僅不能把眾多的議題一一解決，同時，還會增加與會者的“厭會”情緒，不便于實際工作的開展。

（四）虎頭蛇尾，落實不利在很多情況下，會議在召開的過程中往往與會者討論非常熱烈，參與度極高。但在會后，對于會上制定的決策卻無人問津，不能很好地貫徹落實。這樣虎頭蛇尾的做法，就背離了當(dāng)初會議召開的目的，不便于具體工作任務(wù)的落實。

四、造成會議低效的原因

（一）會議目標(biāo)不明確

有些企業(yè)認(rèn)為開會是解決一切問題的靈丹妙藥，往往一遇到問題，甚至領(lǐng)導(dǎo)心血來潮就貿(mào)然開會。這種情況下，會議的組織者對于會議的目的、內(nèi)容、議題等不十分明確，容易在開會的過程中將簡單問題復(fù)雜化，對于已經(jīng)定性的問題還要反復(fù)討論、爭辯。這樣不僅浪費時間，同時還容易產(chǎn)生新的不必要的矛盾和爭端。

（二）會前準(zhǔn)備不充分

高效的會議必須要有充足的會前準(zhǔn)備。很多臨時召集的會議，與會者往往在開會前幾小時才收到會議通知，對于會議的議題、議程、相關(guān)背景知識、發(fā)言內(nèi)容準(zhǔn)備不充分，不能很好的參與會議的討論和發(fā)言。甚至有些會務(wù)人員由于準(zhǔn)備倉促，導(dǎo)致出現(xiàn)與會人員通知不全、會議材料準(zhǔn)備不充分、會議議程設(shè)計不合理、會議內(nèi)容過多或過少等現(xiàn)象，大大影響了會議的效率和質(zhì)量。

（三）會議管理不科學(xué)

很多企業(yè)將開會的權(quán)限下放到各部門，因而導(dǎo)致各部門大大小小的領(lǐng)導(dǎo)都有權(quán)就各自分管的業(yè)務(wù)召集開會，各自為陣，會議泛濫。同時，再加上會議組織者在會議時間和地點的選擇上考慮不周、主持人對于會場的把控力不強(qiáng)、與會發(fā)言者的思路不清等因素，容易導(dǎo)致與會者注意力不集中、會議發(fā)言跑題萬里，難以形成共識，無法達(dá)到會議的預(yù)期目標(biāo)。

（四）會后跟蹤落實不到位

開會的最終目的是將會中形成的決議、決策等落實到實際工作中。而很多企業(yè)沒有專門的部門或人員負(fù)責(zé)跟蹤落實會議布置的任務(wù)和具體工作，沒有定期、不定期地督查、催辦，從而使會議決策無法貫徹落實。

五、文秘人員提高現(xiàn)代企業(yè)會議效率的有效手段

（一）做好充足準(zhǔn)備

充足的會議準(zhǔn)備是有效會議開展的基礎(chǔ)。因此，文秘人員作為現(xiàn)代企業(yè)會議的組織者和具體工作的執(zhí)行者，在會議召開前要做好充分的準(zhǔn)備，認(rèn)真準(zhǔn)備好會前、會中、會后涉及到的各類文件和資料，及時通知與會人員，對于會議的目的、具體的內(nèi)容、討論的議題、設(shè)計的議程、預(yù)期達(dá)到的效果等方面要精細(xì)規(guī)劃，以便會議目標(biāo)明確，直奔主題和重點，高質(zhì)高效地解決實際問題，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

（二）加強(qiáng)科學(xué)管理

科學(xué)、規(guī)范的會議管理有助于高效會議地實現(xiàn)。文秘人員在制定會議策劃方案的過程中，設(shè)計會議議題時要科學(xué)、合理，不可過多也不可過于空洞；會議議程設(shè)計要符合邏輯性，按照先主要后次要、先共性后個性、先緊急后不緊急的議題討論順序來進(jìn)行；在會議時間、地點的選擇以及會議主持人的各項內(nèi)容的推進(jìn)和把控環(huán)節(jié)方面也要合理化設(shè)計，避免會議時間過長、發(fā)言局面混亂等現(xiàn)象。

（三）保持信息暢通

保持信息暢通是有效進(jìn)行溝通和交流的一個重要前提。文秘人員在整個會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)、會后督辦的過程可以借助企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)、ＱＱ、微信等平臺做到相關(guān)信息的暢通、。同時，可以創(chuàng)新展現(xiàn)形式，適時運用視頻、動畫等形式來展現(xiàn)會議內(nèi)容，讓與會者在耳目一新的同時加深印象，實現(xiàn)信息的有效捕捉和共享。

（四）重視跟蹤落實

會議的有效性最關(guān)鍵的就是體現(xiàn)在會后是否將會中形成的決議、決策能很好地貫徹落實。因此，文秘人員在日常的會務(wù)工作中要形成一套行之有效的會后落實跟蹤工作機(jī)制。可以通過下發(fā)會議紀(jì)要、會議簡報，制定并定期檢查填寫會議任務(wù)督辦表格等形式加強(qiáng)會后的跟蹤落實工作，確保每次會議能夠做到“會而有議，議而有決，決而有行，行而有果”。

（五）總結(jié)借鑒

“它山之石，可以攻玉”。為了更好地保障會議的高質(zhì)高效，會后的總結(jié)和反饋工作必不可少。文秘人員在會后要及時根據(jù)會議記錄的內(nèi)容形成會議紀(jì)要和會議簡報，并將會議涉及到的所有文件資料進(jìn)行整理和歸檔。同時，及時總結(jié)整個會議開展過程中的工作得失，分析不足、汲取教訓(xùn)、借鑒成功經(jīng)驗，從而可以提高文秘人員的辦會水平，有助于高效會議的實現(xiàn)。