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如何利用項目管理讓工作更簡單、出色、可控

本書的三位作者中，敘澤特和科麗就是“非職業”項目經理出身，在我們的職業生涯中曾參與無數個項目，也算是久經沙場。雖然早年間我們的營銷項目、培訓項目甚至包括ISO9000的全球推廣項目都做得有聲有色，小有成就，但現在回想起來如果當年有人指導，工作上更加得法，也許能夠少走很多彎路。所幸在我們的摸爬滾打中，項目運作得還算成功，可還是免不了偶爾要承受巨大的壓力、犯一些不必要的錯誤，還可能未按時完成任務、返工重來，再加上這一路灑下的淚水——其實如果我們了解項目管理的基本知識，這些問題絕大多數都是可以避免的。

今天，在研究21世紀職場效率的過程中，我們發現“非職業”經理人所需要的方法和體系其實可以覆蓋很大的受眾群體，因為幾乎所有的腦力勞動者都在默默承擔著“非職業”項目經理的工作——從毫不起眼的小項目到超級大項目——而且個個都是半路出家，摸著石頭過河。腦力勞動者們本身就比較自律，也很聰明，盡管缺乏項目管理技能，還是可以推動項目前進，當然可能也會像我們一樣免不了光榮地負點小傷。幸運的是，商務專家和項目管理專家詹姆士•伍德將他的項目管理專業知識帶入我們的研究中，從中提取了適用于所有“非職業”的精華部分。

我們將和你一起分享這些我們培訓了數以千計非職業項目經理取得項目成功的基本方法。

富蘭克林柯維公司的一位客戶是其公司的項目管理部總監，對我們的項目和管理工具給出了如下評論：“去年一年，我們公司的項目費用超出預算250萬美元，而其原因并不在于那些大項目，因為大項目往往受到很好的監管并能夠及時地糾正，較大的問題來自于小項目，雖然規模小，但數量大，并且沒有得到重視，我從富蘭克林柯維公司的‘項目管理精華’中得到的較大收獲不是讓好的項目錦上添花，而是如何從我們內部的開支中節省出上百萬美元！”

為什么選擇本書

本書是為那些被聘來思考、創新和創造的人準備的，是為那些解決問題的人準備的，也是為那些行動派和改革派準備的，他們是說到做到，不畏困難的一群人。因此，本書準備了許多工具和實例幫助讀者理解材料，這既不是一本冗長的教科書，也不是一本參考指南，而是教會你如何實戰，通過真實的事例向你講述那些和你一樣的非職業項目經理如何應用這些知識使工作變得更簡單、出色、可控。

有趣的是，我們發現這種非職業項目管理方法帶來了奇妙的正面影響，它補充了在飛速發展、信息爆炸的21世紀人們所需的管理時間和生活的重要技能，將這種方法應用到你的工作和生活中，并持之以恒，你會發現自己有著驚人的潛力。

從本書中可以獲得什么

每章的開頭是一個運用該方法必須遵守的態度準則，隨后是相應的技巧和工具。如果你認同我們講述的故事和原則，就會從心底接受這些技巧，將其變為你和團隊能力的一部分，仔細消化和誦讀“項目管理精華”，通過每章末尾的“提問時間”來鞏固學習的內容。

本書將引領你的工作和生活步入一個新的階段，教會你如何地做好每件事——從圓滿完成一項重要任務，到規劃一場的婚禮。只要不斷地使用本書教授的方法，你就會發現自己一次次地得到成功的眷顧，并能夠避開項目經理們曾經走的彎路，從此一片坦途。

及時章 項目管理需要正確的思維方式、技能和工具

你是一名非職業項目經理嗎？

在回答這個問題之前，請先思考一下什么是項目。

在我們為遍布全球的客戶提供咨詢服務的過程中，曾經向上千個人提出同樣的問題：你們的職業生涯中有多少時間花在項目上？絕大多數客戶給出的答案是他們工作中有60%到80%的時間與項目有關，但當被問及他們的職務是不是“項目經理”時，幾乎所有人都立刻大聲否定：“當然不是！”他們的職務五花八門，但都和項目經理不沾邊。接著，我們又提出了一個問題：既然在工作中花這么長時間做項目管理，是否接受過相關的培訓？這時也鮮有人舉手回應，多數人的回答是他們從未接受過哪怕24小時的項目管理培訓，我們將這些人稱為非職業項目經理。

因此，如果你每天的主要精力都用在做項目上，那么你也是眾多非職業項目經理中的一員。我們當中許多人在不知不覺間就承擔起了項目管理的角色，每天拼死拼活地按時間結點推進項目、節省預算、防止組員(或者我們自己)把每件事都搞砸，就是為了不讓項目功虧一簣。

事實上，不是我們做的每個項目都能成功。美國賓夕法尼亞州牛頓廣場的項目管理學院(PMI)是世界上較大的專業機構之一，該學院為項目的管理制定了如下行業標準：

◎在項目管理領域僅有8%的組織或機構能夠被冠以“高效”的稱號。

◎45%的項目要么超期未完成，要么面臨被撤銷的命運。

◎僅有45%的項目實現了最初設定的目標。

◎在全世界范圍內每投入項目的100美元中，就有13.5美元的凈損失——而且是“永遠無法追回的損失”。

每個人都能成為成功的項目管理者

如果你失敗過，如果你對項目的過程不滿意，如果你覺得自己還可以將項目做得更好，你也許會覺得自己只要“再努力一點”就能夠成功。但你的問題不是出在不夠努力，沒有正確的思維方式、必要的技能和恰當的工具，再怎么努力也無法實現真正的成功。

那么如何去獲取這些元素呢？也許你要做的(或許你已經嘗試過的)及時件事就是拾起一本項目管理的書尋求解答。

市面上大概有上百本關于項目管理的教科書，但這些書絕大多數都是從一個職業、正規，或者說是“真正”的項目經理的角度來寫的，剩下的那些書則充斥著極其復雜、嚇人的程序或術語。

所以，當你捧起一本項目管理的書，讀上幾章，假裝自己已經“學會”那些公式和定義，再接著讀幾章之后，就會開始吃不消，甚至到變得抓狂。這時，你會開始懷疑自己是不是不夠聰明或者不夠耐心，以至于無法掌握這些內容，于是，你合上書本，把它放到架子上，然后對自己說：“既然一直以來我都做得很好，那么我肯定可以繼續保持”。與此同時，你的非職業項目經理的工作量則有增無減，為了讓項目更高效地運轉，你的壓力也會越來越大。

而這本書之所以與眾不同，就在于它奉行的兩個理念：

1. 項目管理是21世紀獨有的工作，在這個新的時代，每個人都是一個項目經理。

2. 項目管理不僅僅限于管理一個流程、一件事，最重要的是帶領團隊——而且是21世紀的團隊。這是一次思維方式的重大轉變，要發掘每個團隊成員的潛力，讓他們能夠參與到項目中，激勵他們在項目中展現出自己好的一面。

這本書不僅理念新穎，而且提供了、有效的公式，幫助你管理項目，教你如何領導21世紀的團隊——這是有頭腦、有思想的一群人，被稱為知識型員工，因此不要企圖控制他們，畢竟你又不是他們的老板，但只要能讓他們心悅誠服，這些人就會心甘情愿為你付出。

從失敗中學習

在開始之前，讓我們來分析為什么有的項目會以失敗告終。 PMI的研究結果表明，缺少正規項目管理流程(PMI稱之為低成熟度)的公司往往比流程健全的公司更容易遭受失敗，但即便是高成熟度的公司也經常會面臨挫折，下面列舉了我們聽到過的最普遍的失敗原因：

◎缺少支持或保障。

◎時間規劃不切實際。

◎需要與很多項目同時搶奪資源。

◎預期或目標不明確。

◎資源不充足。

◎團隊成員被搶走。

◎政策或立法。

◎團隊成員缺乏大局觀。

◎規劃不當。

◎缺乏領導力。

◎標準不固定。

◎缺乏預算管理或管理不當。

這些問題是不是很眼熟呢？全世界的人都在面臨同樣的問題，而每個問題都代表著相應的損失，同樣的， PMI的研究表明，失敗的項目往往要比最初的項目預算超支三分之一，無論你負責的是幾百萬美元的大項目，還是幾千美元的小項目，失敗的代價都是慘痛的。

然而預算的損失并不是最嚴重的，與此同時，誰來挽回錯過的機會？誰來解決客戶的不滿，彌補項目的倒退？誰來提高員工受挫的士氣呢？往往在項目結束時，有人會懷疑自己到底為項目付出了什么。而當項目失敗時，不論是職業或非職業的項目經理都會被打上能力不足的標簽，這時其他員工的士氣就會下降，參與感也隨之降低，長此以往，許多公司連最簡單的項目都不能出色地完成。

據PMI統計，在低成熟度的企業中，僅有：

● 39%的項目能夠按時完成。

● 44%的項目能夠在既定預算內完成。

● 53%的項目能夠達到最初的意圖或商業目標。

從成功中學習

分析過項目失敗的原因后，讓我們仔細看看項目為什么能夠成功，一個成功的項目：

◎達到或超出預期。

◎優化資源。

◎為后續的項目建立團隊信心和士氣。

當你的項目能夠在時間節點內完成并且不超出預算，很多人都會覺得你已經成功了。但你是否實現了項目成功的首要指標——達到或超出預期了嗎？你是否實現了經營目標，是否達到了質量要求，又是否實現了衡量成功的第二個標準——優化資源？許多項目經理能夠按時按量地完成項目，但他們自己也承認，在項目的質量、完整性或目標上會存在一定漏洞，而衡量項目成功的第三大要素——士氣，則常常被人們拋到腦后。但是有什么比一個摩拳擦掌、迫不及待想要開始下一個項目的團隊更寶貴的呢？

在當今這個弱肉強食、不擇手段的全球競爭時代，公司期望你具備優化資源的能力，用更少的資源來完成更多的事，保質保量地按時完成交付，不論你是不是職業的項目經理，都不得不想盡辦法較大程度地利用現有的人力、技術和預算資源。

管理項目，帶領團隊

在本書中，我們會不時在“項目管理者”和“項目領導者”兩個詞中轉換，如果想要提高效率，兩方面都要做到。當你負責一個項目時，首先要管理事務——目標、時間節點、日程安排和范圍，但你也同時充當領導者的角色，包括——團隊成員、客戶、咨詢公司，甚至你的“上司”。在帶領團隊的過程中，你的角色就是要引導他們心甘情愿地跟著你履行項目的流程。

對項目管理來說，高效地帶好團隊和嫻熟地完成管理流程同樣重要。想必你們都聽過一則寓言——下金蛋的鵝，故事里那個貪心的農夫為了拿到所有金蛋把鵝殺死最終一無所獲，如果從項目管理的角度來看，目標就好比金蛋，團隊就相當于那只鵝，因此項目的必勝秘訣就是人 流程=成功。

我也可以成為項目領導者嗎

“但我只是一個普通職員，一個小角色。”你也許會有這樣的疑惑。曾經有一個小伙子，也有和你一樣的想法，直到有24小時他被指派負責一個項目。

在著名的營銷領袖賽斯•戈丁年輕時，領導曾讓他負責一個項目，當時他全身心地投入這個項目，但他擔心他當時所在的那個業績堪憂的小公司并不能給予這個項目足夠的重視，而派給他的三個幫手也并不能像他一樣全力以赴。

于是他創立了一個公司內部刊物，賽斯回憶道：“突出宣傳了團隊中每個人的付出，包括他們取得的進展，以及介紹他們正在開拓的新領域，我印了很多份，分發給公司的每個人。這個刊物每兩周出一次，我會在上面提出我們的需求，記錄這個小團隊取得的出色成績……一個月之內，就有6名工程師來投奔我……很快這個團隊就擴大到了20人。”最終， 30個人加班加點地為賽斯的團隊效力，不出幾個月他們的產品成功發貨，拯救了公司。

他補充道：“為了這個項目大家馬力全開，因為他們希望能做一些有意義的事……20年后，當時團隊的成員還會談論起他們創造的奇跡。而當時年僅24歲，沒有經驗、沒有幫手的我，從此人生步入了一個新的階段。”

為什么賽斯能夠吸引這么多的人？因為他賦予了這些人價值。每個人都希望自己的存在有價值，更想做一些有價值的事。

能夠描述出項目管理的流程，不代表你可以成功地帶領團隊完成這些流程。你是不是經常期望其他人都像你一樣投入，這樣就可以推著他們往前走了呢？當今是知識型員工的時代，你不能“推著”別人前進，只能調動和激勵他們的積極性。

我也可以成為項目經理嗎

有些人擔心自己帶不好團隊，而有些人則正好相反——善于處理人際關系，卻對流程部分缺乏自信。如果是這種情況，你大可放心。項目管理不是什么尖端科學，盡管項目管理專家們搜羅了大量的相關知識并設計了許多復雜的電腦應用程序，你會發現基本原則很容易把握。一位專家評論道：“無論是5萬美元的調研項目，還是300億美元的大項目，基本原理都是一樣的。”

因此，你也不需要把這份工作想得太復雜。一位項目管理專家解釋道，只要保障基本原則正確，就不會出什么大問題，他說：“大多數復雜的項目之所以會失敗，主要因為項目經理們把眼光都放在復雜的程序上，而忘記了最簡單也最重要的事。”

簡單就好。事實上，即使沒有項目管理專業人士使用的工具，你也能很好地完成工作，正如之前介紹過的， PMI定義了一套非常簡潔明了的項目管理流程。本書中引用了PMI的《項目管理知識體系指導手冊》的部分內容，以便讓讀者了解書中一些原則的出處。

我們汲取了PMI經典項目管理流程的精華，并加入了自己對于項目成功的觀點。根據PMI的理論，項目管理分為五大體系，雖然從技術層面不能簡單地將其視為5個步驟或階段，但把它們當成5個步驟較容易理解，這5個步驟分別為：

1. 發起。

2. 規劃。

3. 執行。

4. 監管與控制。

5. 結束。

在后續的章節中，我們會對這幾個步驟及其相關的思考方式、技巧及工具進行詳細講解，同時你也會學到如何帶領及鼓勵團隊成員齊心協力，共同取得項目的成功。下一章將主要探討如何使用“人 流程=成功”的公式來實現目標。

總 結

項目已經成為21世紀工作的主要內容，與此同時知識型員工們不知不覺地扮演起“非職業項目經理”的角色，讓他們憑借以往的經驗和智慧實現成功，就好比讓新手開飛機一樣，其結果就是項目的失敗，并將給公司和個人帶來長期而巨大的損失。

人 流程，這個理念將是21世紀項目管理的轉折點，通過掌握一些非正式權力，并經過幾次實踐，你將變成一個“非職業”但所向披靡的項目經理。

提問時間

●?非職業及職業的項目經理有哪些區別？

●?為什么超過一半的項目都未能達成目標？

●項目成功的標志有哪些？

●“管理項目”和“帶來團隊”的含義是什么？

●“無論是5萬美元的調研項目，還是300億美元的大項目，基本原理都是一樣的。”這個觀點是否正確？