引論：我們?yōu)槟砹?3篇財(cái)務(wù)檔案歸檔要求范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫(xiě)作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。高校會(huì)計(jì)檔案就是高校建設(shè)、教學(xué)、科研過(guò)程中經(jīng)濟(jì)事務(wù)的主要載體。本文就高校會(huì)計(jì)檔案的管理工作談幾點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)。
1. 高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1.1檔案保管不規(guī)范
按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿(mǎn)之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。但是，在實(shí)際工作中，許多高校的財(cái)務(wù)部門(mén)，不能按要求將會(huì)計(jì)檔案及時(shí)移交檔案管理部門(mén)，原因主要有兩方面：一是財(cái)務(wù)部門(mén)人員不足，沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、歸檔工作；二是財(cái)務(wù)部門(mén)為了自己使用方便，不愿意將會(huì)計(jì)憑證、工資冊(cè)等會(huì)計(jì)檔案資料移交檔案室保管，以致超過(guò)了歸檔期仍遲遲不將這些資料歸檔。
1.2管理程序不合理
會(huì)計(jì)檔案管理程序不合理，主要表現(xiàn)在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷(xiāo)毀程序不符合規(guī)范等。整理立卷程序中沒(méi)有按照統(tǒng)一分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序不規(guī)范主要是檔案交接前沒(méi)有充分的準(zhǔn)備工作；移交點(diǎn)收不規(guī)范；沒(méi)有專(zhuān)人監(jiān)督，或監(jiān)督人員身份不稱(chēng)職，無(wú)法履行監(jiān)督人的職責(zé)；交接后的事項(xiàng)辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規(guī)范的表現(xiàn)。銷(xiāo)毀程序不規(guī)范主要存在未按照程序?qū)徟粰n案管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)未共同派人員監(jiān)銷(xiāo)。銷(xiāo)毀不符合保密要求，直接以廢品變賣(mài)形式代替。
1.3檔案資料不齊全
會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證類(lèi)、會(huì)計(jì)帳薄類(lèi)、財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)和其他類(lèi)。許多高校在收集會(huì)計(jì)資料時(shí)，往往將財(cái)務(wù)報(bào)表類(lèi)中的上級(jí)有關(guān)文件、財(cái)務(wù)制度財(cái)務(wù)活動(dòng)分析等仍然沒(méi)有歸檔，特別是電算化會(huì)計(jì)下的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等磁介質(zhì)重要資料，沒(méi)有按會(huì)計(jì)檔案的要求歸檔保存。高校普及會(huì)計(jì)電算化已有十年的歷史，對(duì)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，目前還沒(méi)有制定相應(yīng)的管理辦法，未將其納入會(huì)計(jì)檔案的管理范疇。不少學(xué)校只存放紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，對(duì)會(huì)計(jì)電算化后的電子文件、程序文件、數(shù)據(jù)等沒(méi)有及時(shí)備份、拷貝和歸檔。由此導(dǎo)致了電算會(huì)計(jì)檔案歸檔資料不完整，并在很大程度上影響了企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的正常使用，例如，進(jìn)行軟件的變更或升級(jí)時(shí)，如不能及時(shí)將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會(huì)計(jì)文件數(shù)據(jù)的背景信息，將導(dǎo)致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取。
1.4管理制度不完善
除《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》外，高校自身缺少具體的會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)則。這使得高校會(huì)計(jì)檔案工作在本行業(yè)上缺少針對(duì)性。同樣，不同高校內(nèi)部也存在著千差萬(wàn)別。尤其，在涉及校園一卡通、國(guó)庫(kù)集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報(bào)、文書(shū)合同等會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)缺少統(tǒng)一規(guī)范的措施，無(wú)據(jù)可依，無(wú)章可循。
2. 提升高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效策略
2.1明確會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍
對(duì)會(huì)計(jì)文件資料內(nèi)容進(jìn)行分析，屬于歸檔范圍的會(huì)計(jì)資料，要收集、整理、立卷歸檔。要明確不僅一級(jí)核算單位的會(huì)計(jì)資料屬于會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍，二級(jí)核算單位的會(huì)計(jì)資料、設(shè)備管理部門(mén)和房產(chǎn)管理部門(mén)建立的固定資產(chǎn)卡片，也屬于會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍，應(yīng)收集、整理、立卷，并按規(guī)定移交檔案管理部門(mén)歸檔保管。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的高校，從會(huì)計(jì)檔案管理安全、完整、方便利用的原則出發(fā)，不僅要將打印紙質(zhì)的會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等立卷歸案，也應(yīng)將電算會(huì)計(jì)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)信息電子數(shù)據(jù)、程序文件等列入歸檔的范圍，定期進(jìn)行備份，用光盤(pán)存儲(chǔ)保管，與紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案資料一并歸檔。
2.2嚴(yán)格執(zhí)行管理程序
按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的時(shí)間、內(nèi)容、程序要求來(lái)推進(jìn)工作的順利進(jìn)展。在整理立卷程序中按照統(tǒng)一分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序中按照移交前、移交時(shí)、移交后的要求規(guī)范執(zhí)行；檔案交接前做好充分的準(zhǔn)備工作；移交時(shí)認(rèn)真點(diǎn)收；專(zhuān)人監(jiān)督，監(jiān)督人員身份符合要求；完整辦理交接后的事項(xiàng)等。銷(xiāo)毀程序按照程序?qū)徟鷪?zhí)行；造冊(cè)登記；未了事項(xiàng)另行立卷；檔案管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同派人員監(jiān)銷(xiāo)；銷(xiāo)毀徹底，防止泄密等。
2.3完善檔案管理制度
建立健全高校會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度。同時(shí)，將校園一卡通、國(guó)庫(kù)集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報(bào)、文書(shū)合同等方面的會(huì)計(jì)檔案管理納入學(xué)校檔案工作的總體。要使高校會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化，必須制定高校會(huì)計(jì)檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《立卷歸檔制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案保管制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案保密制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案移交與銷(xiāo)毀制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案查閱制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序、使會(huì)計(jì)檔案管理工作有章可循。
參考文獻(xiàn)：
篇2
檔案管理組織架構(gòu)是系統(tǒng)管理的重要內(nèi)容。一般來(lái)講，具體單位都設(shè)有檔案管理機(jī)構(gòu)，有的單位綜合辦公室是檔案管理的職能部門(mén)，但也有企業(yè)技術(shù)部門(mén)是檔案管理的職能部門(mén)，主要是技術(shù)部門(mén)的檔案文件較多。檔案管理綜合部門(mén)的職責(zé)主要有負(fù)責(zé)安排和協(xié)調(diào)檔案部門(mén)工作，配備與任務(wù)相適應(yīng)的專(zhuān)職檔案人員。同時(shí)，有檔案儲(chǔ)存的各有關(guān)部門(mén)及企業(yè)分廠(chǎng)設(shè)相應(yīng)的兼職檔案員，業(yè)務(wù)受檔案部門(mén)指導(dǎo)，按時(shí)完成檔案部門(mén)所交辦的有關(guān)檔案工作。
二、完善檔案管理部門(mén)的工作內(nèi)容和責(zé)任
做好檔案管理的系統(tǒng)性工作，要明確相關(guān)部門(mén)的工作內(nèi)容和責(zé)任。企業(yè)檔案工作堅(jiān)持實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則。承擔(dān)負(fù)責(zé)檔案管理的職能部門(mén)要負(fù)責(zé)本單位及所屬各單位文件材料歸檔工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。企業(yè)要設(shè)置檔案室，檔案室的專(zhuān)職檔案人員負(fù)責(zé)企業(yè)檔案材料的收集、整理、歸檔、立卷工作。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類(lèi)檔案的管理有其獨(dú)特的地方，會(huì)計(jì)類(lèi)檔案按會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍進(jìn)行歸檔，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)整理，立卷裝訂成冊(cè)，在年度終了后，一般由財(cái)務(wù)部保管一年后，再編造清冊(cè)，歸集到專(zhuān)門(mén)的檔案室。財(cái)務(wù)檔案、資料的貯存基地和利用必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、法令和政策，維護(hù)檔案的完整與安全。
對(duì)于檔案管理人員來(lái)講，職責(zé)和責(zé)任很重要，檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。搞好檔案工作是檔案人員的首要任務(wù)，應(yīng)列入檔案工作的職責(zé)范圍，并有相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制作保證。同時(shí)要不斷提高檔案人員的素質(zhì)，積極開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
三、完善檔案歸集的流程
檔案管理的流程非常重要，首先要確定哪些是檔案?w集的范圍，就是說(shuō)什么樣的文件材料才可以作為檔案歸集。一般說(shuō)來(lái)有本企業(yè)財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、其他財(cái)務(wù)相關(guān)資料；本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料有利用或保存價(jià)值的；本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等帶來(lái)的文件材料；本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料并有保存和使用價(jià)值的；本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件材料并有保存和使用價(jià)值的等。檔案歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán)、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。分類(lèi)是可以設(shè)置二級(jí)分類(lèi)科目，二級(jí)科目可以按時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)。
對(duì)于檔案歸檔時(shí)間，不同企業(yè)有不同的要求，主要根據(jù)檔案的時(shí)效性來(lái)確定歸檔時(shí)間，比如科研技改和課題類(lèi)的資料可以完成1～2月后歸集；文書(shū)類(lèi)、管理性的文件可以在第二年進(jìn)行歸檔；財(cái)務(wù)類(lèi)的檔案一般在下一年再進(jìn)行歸檔；有些工藝變更、新品鑒定等時(shí)間性很強(qiáng)的資料可以隨時(shí)歸檔；基建項(xiàng)目文件材料一般在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。檔案歸檔手續(xù)一般要簡(jiǎn)潔并且完備，一般來(lái)講，歸檔資料的收集工作由單位內(nèi)部各部門(mén)的兼職檔案員負(fù)責(zé)。凡屬應(yīng)歸檔的各類(lèi)文件材料，材料必須完整、正確、統(tǒng)一。
財(cái)務(wù)類(lèi)的資料比較特殊，做好財(cái)務(wù)檔案管理工作必須對(duì)財(cái)務(wù)檔案做合理的分類(lèi)，從財(cái)務(wù)角度來(lái)講，可以分為會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表報(bào)告、其他資料等。檔案部門(mén)接收保管的會(huì)計(jì)類(lèi)檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，如果發(fā)現(xiàn)需要重新裝訂時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
四、細(xì)化檔案的使用、復(fù)制及銷(xiāo)毀管理
資料歸集后，調(diào)取和使用是經(jīng)常發(fā)生的事情，特別是經(jīng)常要復(fù)制一些圖紙和復(fù)制財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和資料，這種情況下，應(yīng)由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)申請(qǐng)單，經(jīng)有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后方能復(fù)制，需出檔案庫(kù)房復(fù)制的文件應(yīng)由責(zé)任檔案管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督復(fù)制。
檔案保管期限的確定和銷(xiāo)毀環(huán)節(jié)也很重要。原則上講，對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存，對(duì)企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案，分別為長(zhǎng)期或短期保存。一般管理類(lèi)、科技類(lèi)、人事類(lèi)、特殊載體類(lèi)檔案保管期限定為永久、定期兩種，定期實(shí)行標(biāo)時(shí)制，可分3年、5年、10年、20年等期限。各種會(huì)計(jì)檔案的保存期限，分為永久和定期保管，按國(guó)家規(guī)定定期保管可分為3年、5年、10年、15年、25年五種，各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
檔案的銷(xiāo)毀要有專(zhuān)門(mén)的流程，必要時(shí)要成立鑒定小組，對(duì)保管期限已滿(mǎn)，并確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)過(guò)鑒定小組鑒定寫(xiě)出鑒定報(bào)告，由公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，即可銷(xiāo)毀。
確定銷(xiāo)毀的檔案，要編制銷(xiāo)毀清單，在檔案目錄上注明注銷(xiāo)并報(bào)送檔案部門(mén)備案。銷(xiāo)毀工作由檔案管理人員執(zhí)行，銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)指定專(zhuān)人（一般兩人以上）銷(xiāo)毀和監(jiān)督，以防發(fā)生意外。會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀按會(huì)計(jì)檔案管理制度執(zhí)行。
篇3
二、完善歸檔流程
高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)本校實(shí)際，結(jié)合財(cái)務(wù)工作特點(diǎn)，制定會(huì)計(jì)檔案歸檔流程和規(guī)范，在會(huì)計(jì)檔案的形成、整理、保存、歸檔流程中建立質(zhì)量保證體系，并將會(huì)計(jì)檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)作為工作的重點(diǎn)。對(duì)會(huì)計(jì)檔案歸檔過(guò)程實(shí)施經(jīng)常化檢查。有一定規(guī)模的高校（可以設(shè)置檔案館的）財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)設(shè)立會(huì)計(jì)檔案人員協(xié)同財(cái)務(wù)總監(jiān)（財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人）監(jiān)督校、院二級(jí)管理的財(cái)務(wù)活動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，嚴(yán)格規(guī)范會(huì)計(jì)檔案歸檔程序。會(huì)計(jì)檔案在歸檔前，應(yīng)改變目前直接歸檔的模式，先由高校審計(jì)部門(mén)審計(jì)合格后才可移交給檔案部門(mén)。高校財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)配專(zhuān)人進(jìn)行及時(shí)地整理歸檔。首先，記賬憑證的整理。審查核對(duì)、排序，確保不遺失、不缺號(hào)、不漏號(hào)，按月整理齊全后，裝訂、粘貼封面，并把封面上要求填寫(xiě)的內(nèi)容填寫(xiě)完整，加蓋印章。其次，會(huì)計(jì)賬簿歸檔時(shí)要在首頁(yè)內(nèi)填齊《賬簿啟用表》的內(nèi)容，按不同類(lèi)別裝訂成冊(cè)；會(huì)計(jì)報(bào)表則按年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)分別整理立卷；工資發(fā)放花名冊(cè)要在工資發(fā)放完畢后及時(shí)整理，按月裝訂成冊(cè)；銀行對(duì)賬單收集齊全后按年裝訂成冊(cè)。高校財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、檔案部門(mén)應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)移交的會(huì)計(jì)檔案。
三、建立會(huì)計(jì)檔案信息公開(kāi)機(jī)制
學(xué)校檔案部門(mén)應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)、審計(jì)部門(mén)定期出具財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量報(bào)告，就會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性出具相關(guān)意見(jiàn)；對(duì)學(xué)校重大基建項(xiàng)目、科技專(zhuān)項(xiàng)等出具會(huì)計(jì)檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收意見(jiàn)并在一定范圍公布；對(duì)會(huì)計(jì)檔案利用者的異議，檔案部門(mén)應(yīng)高度重視，逐件落實(shí)，通過(guò)相關(guān)的利用監(jiān)督機(jī)制，確保會(huì)計(jì)檔案信息不泄露。
四、加大監(jiān)管力度
檔案部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)聯(lián)手，共同加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管，將會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理要求具體化，檔案部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)要與審計(jì)部門(mén)加強(qiáng)合作，在審計(jì)和專(zhuān)項(xiàng)檢查中進(jìn)行突擊檢查，同時(shí)發(fā)揮審計(jì)事務(wù)所等社會(huì)中介機(jī)構(gòu)的作用，依法加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檢查和審計(jì)監(jiān)督，對(duì)弄虛作假、偽造、變?cè)臁⒋鄹臅?huì)計(jì)檔案資料的違法行為要嚴(yán)肅處理，構(gòu)成犯罪的應(yīng)及時(shí)移交紀(jì)檢、公檢法等機(jī)關(guān)查處并依法追究刑事責(zé)任。
五、加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理
篇4
一、會(huì)計(jì)檔案管理工作現(xiàn)狀與存在問(wèn)題
1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，缺乏充分的認(rèn)識(shí)，意識(shí)淡薄，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識(shí)，只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，認(rèn)為只要出具了財(cái)務(wù)報(bào)告，提出了財(cái)務(wù)意見(jiàn)，作出了財(cái)務(wù)決定，該財(cái)務(wù)項(xiàng)目就結(jié)束了。相對(duì)忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)工作過(guò)程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情，根本不把財(cái)務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。會(huì)計(jì)人員上崗前，很少進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案基本知識(shí)與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會(huì)計(jì)人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來(lái)的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。
2會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范。有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒(méi)有封粘，或者已封粘但在封粘處沒(méi)有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫(xiě)不全；有些單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁(yè)賬簿沒(méi)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒(méi)有移交清單，沒(méi)有按照永久、定期兩類(lèi)分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會(huì)計(jì)檔案管理要求。有些單位的會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位檔案部門(mén)保管，而是由會(huì)計(jì)人員自行保管；有些單位沒(méi)有成立綜合檔案室，各類(lèi)檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專(zhuān)職檔案管理人員，但未接收會(huì)計(jì)檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求會(huì)計(jì)人員自行保管會(huì)計(jì)檔案；還有個(gè)別單位由于檔案柜不足，將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中，任意堆放。會(huì)計(jì)檔案管理及銷(xiāo)毀不規(guī)范。會(huì)計(jì)檔案管理不科學(xué)，存放沒(méi)有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀也不及時(shí)，到期該銷(xiāo)毀的不銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程有的也不規(guī)范。
3會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財(cái)會(huì)檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅(jiān)持原則，不認(rèn)真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開(kāi)假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會(huì)計(jì)核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國(guó)家宏觀(guān)決策、危害極大。
4會(huì)計(jì)檔案資料收集不全。有的單位只重視對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會(huì)計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案的齊全性和完整性。
5.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。有的單位將會(huì)計(jì)信息存人磁性介質(zhì)后，對(duì)磁盤(pán)、光盤(pán)中的會(huì)計(jì)信息疏于管理，造成會(huì)計(jì)信息的丟失；由于會(huì)計(jì)電算化軟件的升級(jí)換代很快，許多單位沒(méi)有把會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會(huì)計(jì)電算化檔案無(wú)法調(diào)閱。
二、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策
1.統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，規(guī)范管理。《檔案法實(shí)施辦法》第五條指出： “機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開(kāi)展。”《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。”由此可見(jiàn)，是否重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來(lái)依法加強(qiáng)管理，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。
2制定規(guī)范，健全會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的檢查，對(duì)做得好的要給予表?yè)P(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。反之，對(duì)于工作做得差的要提出批評(píng)，責(zé)令他們及時(shí)糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門(mén)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地使用、財(cái)產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長(zhǎng)久保管，方便查找利用。
3加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量，會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。《檔案法實(shí)施辦法》第八條則將“組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作人員培訓(xùn)”，作為縣級(jí)以上地方政府檔案行政管理部門(mén)的重要職責(zé)之一。《檔案法》第九條規(guī)定： “檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)。”因此，各單位應(yīng)該依法加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能，作為會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育，在財(cái)務(wù)檔案管理的過(guò)程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問(wèn)題，使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，對(duì)企事業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到重要的作用。
4規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀工作。規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，需要做好以下三個(gè)方面：第一，訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線(xiàn)，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫(xiě)齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門(mén)妥善保管，要明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專(zhuān)用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)，需要銷(xiāo)毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。
篇5
1會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)及作用
1.1會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識(shí)性和價(jià)值性，但由于它反映的對(duì)象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)，會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)如下：
（1）來(lái)源的廣泛性。會(huì)計(jì)檔案來(lái)源于具有獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。
（2）內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)性。會(huì)計(jì)檔案是通過(guò)會(huì)計(jì)核算的方法形成的，而這種方法是會(huì)計(jì)特有的專(zhuān)門(mén)手段。通過(guò)這種專(zhuān)門(mén)手段形成的會(huì)計(jì)檔案是與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會(huì)計(jì)檔案的專(zhuān)業(yè)性。
（3）形成過(guò)程的嚴(yán)密性。會(huì)計(jì)核算是利用設(shè)置賬戶(hù)、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財(cái)產(chǎn)清查和會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列專(zhuān)門(mén)方法，對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會(huì)計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程的嚴(yán)密性。
1.2會(huì)計(jì)檔案的作用
會(huì)計(jì)檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對(duì)外披露真實(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，其合法經(jīng)營(yíng)的全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)成果都儲(chǔ)存在會(huì)計(jì)檔案中。其次，企事業(yè)單位對(duì)外融、投資，都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)也都來(lái)源于會(huì)計(jì)檔案。第三，司法部門(mén)查處違法亂紀(jì)、貪污受賄問(wèn)題更需要財(cái)務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四，國(guó)家統(tǒng)計(jì)部門(mén)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中也有相當(dāng)一部分來(lái)源于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開(kāi)會(huì)計(jì)檔案，而且隨著經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)更加多樣化和復(fù)雜化，會(huì)計(jì)檔案則保留了全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的痕跡，為日后分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供依據(jù)。只有加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，才能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的重要作用，保證為國(guó)家、社會(huì)、各種機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息。
2會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理工作中存在的問(wèn)題
2.1對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠
有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識(shí)，只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，認(rèn)為只要出具了財(cái)務(wù)報(bào)告，提出了財(cái)務(wù)意見(jiàn)，作出了財(cái)務(wù)決定，該財(cái)務(wù)項(xiàng)目就結(jié)束了。相對(duì)忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)工作過(guò)程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情，根本不把財(cái)務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化贅理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少。也沒(méi)有參加過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。不少單位重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理，存在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。會(huì)計(jì)檔案管理制度也不完善，沒(méi)有配備專(zhuān)人管理會(huì)計(jì)檔案。有的單位甚至由出納會(huì)計(jì)兼管會(huì)計(jì)檔案，這是不符合規(guī)定的。
2.2會(huì)計(jì)檔案管理制度不夠健全
有些單位的財(cái)務(wù)部門(mén)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資金的管理比較重視，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理不夠重視，沒(méi)有建立一整套會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷(xiāo)毀等管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理工作無(wú)章可循。當(dāng)今社會(huì)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營(yíng)方式不斷更新，新情況、新問(wèn)題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會(huì)計(jì)檔案管理在內(nèi)的機(jī)制并未有效建立和健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管辦法。目前，我國(guó)在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競(jìng)爭(zhēng)力的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會(huì)計(jì)檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟(jì)為基本特征的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿(mǎn)足推進(jìn)體制改革和實(shí)現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
2.3會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范
會(huì)計(jì)檔案不規(guī)范主要有以下四個(gè)方面：第一，有些單位不能及時(shí)裝訂會(huì)計(jì)憑證，而是將會(huì)計(jì)憑證隨意放置在辦公桌上，或長(zhǎng)時(shí)間放在一個(gè)紙盒里；第二，裝訂會(huì)計(jì)憑證不是按照規(guī)范的要求進(jìn)行裝訂而是用訂書(shū)釘裝訂，或用一根繩子穿起來(lái)；第三，活頁(yè)賬簿裝訂時(shí)無(wú)封面，也不按規(guī)定編好頁(yè)碼裝訂成冊(cè)，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個(gè)檔案盒里；第五，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀難，會(huì)計(jì)檔案越堆越多。
2.4會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高
就目前一些部門(mén)和單位的實(shí)際情況看，存在一些財(cái)會(huì)檔案人員不堅(jiān)持原則，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開(kāi)假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設(shè)法偷稅。這不僅給國(guó)家稅收征管設(shè)置人為障礙，而且造成會(huì)計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國(guó)家宏觀(guān)決策、危害極大。
3完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策
3.1統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)
各單位要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要提高對(duì)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，設(shè)立檔案管理部門(mén)的一定要把會(huì)計(jì)檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門(mén)的，應(yīng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)中指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案的保管工作。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第3條規(guī)定，國(guó)家機(jī)關(guān)，社會(huì)團(tuán)體，企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應(yīng)建賬的個(gè)體工商戶(hù)和其他組織。應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案。第4條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)……”有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定，各單位都必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，如果不加強(qiáng)這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來(lái)依法加強(qiáng)管理，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。
3.2制定規(guī)范，健全會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度
要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的檢查，對(duì)做得好的要給予表?yè)P(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。反之，對(duì)于工作做得差的要提出批評(píng)，責(zé)令他們及時(shí)糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門(mén)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地使用、財(cái)產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長(zhǎng)久保管，方便查找利用。3.3規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀工作
規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，需要做好以下三個(gè)方面：第一，訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線(xiàn)，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫(xiě)齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門(mén)妥善保管，要明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專(zhuān)用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)，需要銷(xiāo)毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。
3.4加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員知識(shí)培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)
會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會(huì)計(jì)檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場(chǎng)正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；其次，會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專(zhuān)業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。作為一種專(zhuān)門(mén)檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專(zhuān)門(mén)檔案進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化管理。會(huì)計(jì)檔案的專(zhuān)業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識(shí)，還應(yīng)具備財(cái)會(huì)方面的基本知識(shí)，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。主要是通過(guò)每年的輪訓(xùn)學(xué)習(xí)更新知識(shí)，一方面，提高會(huì)計(jì)檔案法制意識(shí)和依法歸檔觀(guān)念；另一方面，提高業(yè)務(wù)水平，使企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學(xué)、更加適應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
4結(jié)語(yǔ)
在財(cái)務(wù)檔案管理的過(guò)程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問(wèn)題，從而使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進(jìn)而對(duì)企事業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。
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篇6
會(huì)計(jì)檔案是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織的財(cái)會(huì)部門(mén)或會(huì)計(jì)人員在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來(lái)備查考的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料，還包括實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的存儲(chǔ)軟件、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等。會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會(huì)計(jì)工作和經(jīng)濟(jì)管理工作中具有多方面的重要的利用價(jià)值，《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等都對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理做出了規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，是會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)工作。規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發(fā)生。因此，會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，必須充分重視和加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案的管理水平，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在各項(xiàng)事業(yè)中的重要作用。
1會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)及作用
1.1 會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識(shí)性和價(jià)值性，但由于它反映的對(duì)象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)，會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)如下：
（1）來(lái)源的廣泛性。會(huì)計(jì)檔案來(lái)源于具有獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。
（2）內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)性。會(huì)計(jì)檔案是通過(guò)會(huì)計(jì)核算的方法形成的，而這種方法是會(huì)計(jì)特有的專(zhuān)門(mén)手段。通過(guò)這種專(zhuān)門(mén)手段形成的會(huì)計(jì)檔案是與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會(huì)計(jì)檔案的專(zhuān)業(yè)性。
（3）形成過(guò)程的嚴(yán)密性。會(huì)計(jì)核算是利用設(shè)置賬戶(hù)、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財(cái)產(chǎn)清查和會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列專(zhuān)門(mén)方法，對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會(huì)計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程的嚴(yán)密性。
1.2會(huì)計(jì)檔案的作用
會(huì)計(jì)檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對(duì)外披露真實(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，其合法經(jīng)營(yíng)的全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)成果都儲(chǔ)存在會(huì)計(jì)檔案中。其次，企事業(yè)單位對(duì)外融、投資，都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)也都來(lái)源于會(huì)計(jì)檔案。第三，司法部門(mén)查處違法亂紀(jì)、貪污受賄問(wèn)題更需要財(cái)務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四，國(guó)家統(tǒng)計(jì)部門(mén)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中也有相當(dāng)一部分來(lái)源于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開(kāi)會(huì)計(jì)檔案，而且隨著經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)更加多樣化和復(fù)雜化，會(huì)計(jì)檔案則保留了全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的痕跡，為日后分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供依據(jù)。只有加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，才能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的重要作用，保證為國(guó)家、社會(huì)、各種機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息。
2會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理工作中存在的問(wèn)題
2.1 對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠
有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識(shí)，只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，認(rèn)為只要出具了財(cái)務(wù)報(bào)告，提出了財(cái)務(wù)意見(jiàn)，作出了財(cái)務(wù)決定，該財(cái)務(wù)項(xiàng)目就結(jié)束了。相對(duì)忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)工作過(guò)程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情，根本不把財(cái)務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化贅理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少。也沒(méi)有參加過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。不少單位重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理，存在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。會(huì)計(jì)檔案管理制度也不完善，沒(méi)有配備專(zhuān)人管理會(huì)計(jì)檔案。有的單位甚至由出納會(huì)計(jì)兼管會(huì)計(jì)檔案，這是不符合規(guī)定的。
2.2 會(huì)計(jì)檔案管理制度不夠健全
有些單位的財(cái)務(wù)部門(mén)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資金的管理比較重視，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理不夠重視，沒(méi)有建立一整套會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷(xiāo)毀等管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理工作無(wú)章可循。當(dāng)今社會(huì)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營(yíng)方式不斷更新，新情況、新問(wèn)題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會(huì)計(jì)檔案管理在內(nèi)的機(jī)制并未有效建立和健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管辦法。目前，我國(guó)在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競(jìng)爭(zhēng)力的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會(huì)計(jì)檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟(jì)為基本特征的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿(mǎn)足推進(jìn)體制改革和實(shí)現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
2.3 會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范
會(huì)計(jì)檔案不規(guī)范主要有以下四個(gè)方面：第一，有些單位不能及時(shí)裝訂會(huì)計(jì)憑證，而是將會(huì)計(jì)憑證隨意放置在辦公桌上，或長(zhǎng)時(shí)間放在一個(gè)紙盒里；第二，裝訂會(huì)計(jì)憑證不是按照規(guī)范的要求進(jìn)行裝訂而是用訂書(shū)釘裝訂，或用一根繩子穿起來(lái)；第三，活頁(yè)賬簿裝訂時(shí)無(wú)封面，也不按規(guī)定編好頁(yè)碼裝訂成冊(cè)，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個(gè)檔案盒里；第五，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀難，會(huì)計(jì)檔案越堆越多。
2.4會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高
就目前一些部門(mén)和單位的實(shí)際情況看，存在一些財(cái)會(huì)檔案人員不堅(jiān)持原則，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開(kāi)假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設(shè)法偷稅。這不僅給國(guó)家稅收征管設(shè)置人為障礙，而且造成會(huì)計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國(guó)家宏觀(guān)決策、危害極大。
3完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策
3.1 統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)
各單位要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要提高對(duì)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，設(shè)立檔案管理部門(mén)的一定要把會(huì)計(jì)檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門(mén)的，應(yīng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)中指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案的保管工作。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第3條規(guī)定，國(guó)家機(jī)關(guān)，社會(huì)團(tuán)體，企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應(yīng)建賬的個(gè)體工商戶(hù)和其他組織。應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案。第4條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)……”有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定，各單位都必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，如果不加強(qiáng)這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來(lái)依法加強(qiáng)管理，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。
3.2 制定規(guī)范，健全會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度
要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的檢查，對(duì)做得好的要給予表?yè)P(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。反之，對(duì)于工作做得差的要提出批評(píng)，責(zé)令他們及時(shí)糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門(mén)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地使用、財(cái)產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長(zhǎng)久保管，方便查找利用。
3.3 規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀工作
規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，需要做好以下三個(gè)方面：第一，訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線(xiàn)，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫(xiě)齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門(mén)妥善保管，要明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專(zhuān)用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)，需要銷(xiāo)毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。
3.4 加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員知識(shí)培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)
會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會(huì)計(jì)檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場(chǎng)正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；其次，會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專(zhuān)業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。作為一種專(zhuān)門(mén)檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專(zhuān)門(mén)檔案進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化管理。會(huì)計(jì)檔案的專(zhuān)業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識(shí)，還應(yīng)具備財(cái)會(huì)方面的基本知識(shí)，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。主要是通過(guò)每年的輪訓(xùn)學(xué)習(xí)更新知識(shí)，一方面，提高會(huì)計(jì)檔案法制意識(shí)和依法歸檔觀(guān)念；另一方面，提高業(yè)務(wù)水平，使企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學(xué)、更加適應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
4結(jié)語(yǔ)
在財(cái)務(wù)檔案管理的過(guò)程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問(wèn)題，從而使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進(jìn)而對(duì)企事業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。
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Problem in the accountant file science management work and its resolving counterplan
LIN Ceng
篇7
1. 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題：
1.1對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠， 缺乏充分的認(rèn)識(shí)， 意識(shí)淡薄，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理，沒(méi)有專(zhuān)職的財(cái)務(wù)檔案管理人員。會(huì)計(jì)人員上崗前，很少進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案基本知識(shí)與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會(huì)計(jì)人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來(lái)的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。
1.2有些企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)憑證的審核和監(jiān)督不夠。原始憑證的真?zhèn)巍⒔?jīng)濟(jì)信息是否全面等決定著會(huì)計(jì)信息資料的正確性和準(zhǔn)確性。但很多企業(yè)缺乏對(duì)憑證的客觀(guān)認(rèn)識(shí)，會(huì)計(jì)憑證裝訂后未粘貼，或已粘貼卻未落實(shí)責(zé)任人，會(huì)計(jì)憑證封皮項(xiàng)目填寫(xiě)不全；個(gè)別企業(yè)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，造成檔案管理缺乏有序性和合理性，甚至可能直接引起憑證被篡改等現(xiàn)象的發(fā)生。
1.3會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容不合理，不真實(shí)，有些企業(yè)甚至沒(méi)有真正的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，所謂檔案只是為了應(yīng)付相關(guān)檢查而設(shè)置，其內(nèi)容多為編造抄襲而來(lái)，檔案紙質(zhì)的憑證、賬簿、報(bào)表的歸檔管理亦不規(guī)范，電子檔案的存儲(chǔ)更是缺少必要介質(zhì)的備份建檔。有些企業(yè)雖然對(duì)立卷工作比較重視，但平時(shí)的管理則比較松懈，檔案借閱丟失現(xiàn)象嚴(yán)重，歸還后，不能及時(shí)歸檔，缺少必要的借閱登記管理及逐級(jí)審批報(bào)告等制度，大大降低了企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料的保密性和安全性，甚至可能直接或間接造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。
1.4會(huì)計(jì)檔案資料收集不全。有的單位只重視對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會(huì)計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案的齊全性和完整性。
1.5紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。 有的單位將會(huì)計(jì)信息存人磁性介質(zhì)后，對(duì)磁盤(pán)、光盤(pán)中的會(huì)計(jì)信息疏于管理，造成會(huì)計(jì)信息的丟失；由于會(huì)計(jì)電算化軟件的升級(jí)換代很快，許多單位沒(méi)有把會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會(huì)計(jì)電算化檔案無(wú)法調(diào)閱。
2. 完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策：
2.1統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)。各單位要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”辦法。對(duì)納入會(huì)計(jì)核算中心集中核算的企業(yè)，應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)管理自不變，資產(chǎn)所有權(quán)不變，資金使用權(quán)不變、債權(quán)債務(wù)不變、會(huì)計(jì)核算主體不變的五項(xiàng)原則，明確會(huì)計(jì)檔案管理的主體為各企業(yè)而非會(huì)計(jì)核算中心
2.2應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱管理工作。調(diào)閱時(shí)，要嚴(yán)格辦理相關(guān)手續(xù)。本單位人員調(diào)閱，需經(jīng)責(zé)任人及相關(guān)負(fù)責(zé)人同意并簽字；外單位人員借閱，要具備相關(guān)的調(diào)閱手續(xù)，同時(shí)經(jīng)本單位相關(guān)人等批準(zhǔn)后，方可調(diào)閱。在調(diào)閱過(guò)程中，只能調(diào)閱與調(diào)閱內(nèi)容有關(guān)的資料，原則上檔案原件不得解除，不得拆散，外單位調(diào)閱，如遇抄錄復(fù)制等特殊要求，需經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并辦理登記手續(xù)后，方可辦理。
2.3建立健全會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度。要使會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化，必須將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財(cái)務(wù)檔案工作人員職責(zé)》、《財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、《財(cái)務(wù)檔案保密制度》、《財(cái)務(wù)檔案移交、銷(xiāo)毀制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序、使財(cái)務(wù)檔案管理工作有章可循。
2.4規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀工作
第一，訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線(xiàn)，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫(xiě)齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門(mén)妥善保管，要明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專(zhuān)用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)，需要銷(xiāo)毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。
2.5落實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任人。提高會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練和專(zhuān)業(yè)程度，定期舉辦會(huì)計(jì)人員的知識(shí)培訓(xùn)，將會(huì)計(jì)檔案整理的工作從基礎(chǔ)學(xué)起，使會(huì)計(jì)人員熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)和操作技能，從源頭做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
2.6同步計(jì)算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級(jí)。在近幾年財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案查詢(xún)中，常常出現(xiàn)打不開(kāi)檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn)，通常由于計(jì)算機(jī)現(xiàn)在的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復(fù)到舊的版本即可解決，但該問(wèn)題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響工作效率，所以，在進(jìn)行管理系統(tǒng)升級(jí)時(shí)，需要同步升級(jí)舊的資料文件。
結(jié)束語(yǔ)：
總之，為進(jìn)一步規(guī)范財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理，財(cái)務(wù)部和國(guó)家檔案局共同了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并隨后進(jìn)行了修訂，從法律的角度上強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，因此，只有嚴(yán)格按照各項(xiàng)法律法規(guī)的要求，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，不斷研究新問(wèn)題，提高會(huì)計(jì)人員責(zé)任心和使命感，會(huì)計(jì)檔案工作才會(huì)取得不斷的進(jìn)步。
參考文獻(xiàn)：
篇8
一、要明確優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的范圍
優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的范圍從狹義上講包括：醫(yī)院會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算等書(shū)面形式的會(huì)計(jì)核算資料，上級(jí)部門(mén)下發(fā)的會(huì)計(jì)文件、制度、法規(guī)等財(cái)務(wù)管理資料，隨著會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展，很多磁質(zhì)的會(huì)計(jì)資料也成為財(cái)務(wù)檔案的管理范疇；從廣義上講，還包括收費(fèi)票據(jù)存根、作廢單據(jù)等。具體地說(shuō)：一方面，優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理滲透在日常財(cái)務(wù)管理的每一個(gè)方面；另一方面，完備、有序的財(cái)務(wù)檔案管理為醫(yī)院財(cái)務(wù)管理提供了原始、真實(shí)的資料。優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的第一步是按照文件規(guī)定和有關(guān)要求辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，第二步是財(cái)務(wù)檔案管理的具體操作，即日常對(duì)財(cái)務(wù)檔案資料的收集、整理、分類(lèi)和存檔保管。財(cái)務(wù)檔案管理必須做到明確責(zé)任，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度。
二、財(cái)務(wù)檔案的收集要及時(shí)、完整
（一）會(huì)計(jì)資料的收集
1.會(huì)計(jì)環(huán)節(jié)：要及時(shí)出齊當(dāng)日預(yù)處理會(huì)計(jì)憑證，憑證內(nèi)容要正確無(wú)誤，能清楚地反映會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，并確保附件完整。每月月底將處理完的會(huì)計(jì)資料和會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂成冊(cè)，年底將每月憑證及賬表等一并送交會(huì)計(jì)檔案人員進(jìn)行整理歸檔。
2.出納環(huán)節(jié)：要以“當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清”為原則，借、貸款完畢的憑證要及時(shí)登記現(xiàn)金、銀行存款日記賬，結(jié)出當(dāng)日余額，與實(shí)有現(xiàn)金庫(kù)存核對(duì)無(wú)誤，并要定期與銀行對(duì)賬單核對(duì)。經(jīng)編制“未達(dá)賬調(diào)節(jié)表”調(diào)節(jié)余額核對(duì)相符后，將借、貸款憑證按月逐日編號(hào)裝訂成冊(cè)。出納、會(huì)計(jì)主管或財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人簽章后，年終同現(xiàn)金、銀行存款日記賬一起順序歸類(lèi)，存檔保管。
3.檔案整理環(huán)節(jié)：財(cái)務(wù)檔案整理必須以會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)為主線(xiàn)，明確各崗位會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任，從會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，到歸檔手續(xù)的完備性、有效性，再到保管技術(shù)的先進(jìn)性，環(huán)環(huán)相扣，節(jié)節(jié)相關(guān)，隨會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)過(guò)程一同進(jìn)行。總之，財(cái)務(wù)檔案材料應(yīng)具有連續(xù)性、系統(tǒng)性、綜合性、完整性，凡具有保管價(jià)值的會(huì)計(jì)事項(xiàng)記錄、核算資料，都應(yīng)收集齊全，裝訂成冊(cè)，立卷編號(hào)，不能缺少和遺漏。財(cái)務(wù)管理類(lèi)的財(cái)經(jīng)文件、財(cái)會(huì)制度、經(jīng)濟(jì)合同、審計(jì)資料、竣工決算審計(jì)書(shū)等，這些資料在會(huì)計(jì)檔案中缺一不可。整理立卷時(shí)，發(fā)現(xiàn)缺少的資料，檔案管理人員應(yīng)立即向有關(guān)當(dāng)事人追回或采取必要的措施補(bǔ)救。
（二）其他財(cái)務(wù)檔案資料的收集
優(yōu)撫醫(yī)院的其他財(cái)務(wù)檔案資料包括各種收費(fèi)票據(jù)存根、作廢票據(jù)等，由于醫(yī)院的特殊性質(zhì)，這類(lèi)資料在優(yōu)撫醫(yī)院中大量存在。對(duì)于這類(lèi)資料，平時(shí)也要進(jìn)行收集、整理，對(duì)于各種文件性的財(cái)務(wù)資料要分門(mén)別類(lèi)，收到后及時(shí)編號(hào)，重要的還要進(jìn)行復(fù)印，及時(shí)送交檔案管理部門(mén)，以防止丟失；對(duì)于會(huì)計(jì)人員交接清單和會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清單也必須按會(huì)計(jì)檔案管理要求及時(shí)整理歸檔；對(duì)于各種收費(fèi)票據(jù)，使用完后也要由專(zhuān)職人員記錄好收費(fèi)票據(jù)號(hào)碼，整理后統(tǒng)一保管，這對(duì)于以后錯(cuò)誤查證、分清責(zé)任會(huì)起到不可估量的作用。
三、財(cái)務(wù)檔案管理要設(shè)置專(zhuān)職專(zhuān)人
優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作在明確會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)各崗位檔案處理要求的基礎(chǔ)上，要指定專(zhuān)門(mén)會(huì)計(jì)人員全面負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理，并保持相對(duì)穩(wěn)定。專(zhuān)職檔案人員要負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案資料的收集、裝訂、保管、存貯、分類(lèi)編目和銷(xiāo)毀，提供會(huì)計(jì)檔案的借閱和提出有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的建議。因此，財(cái)務(wù)檔案管理人員必須由具有系統(tǒng)財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和檔案管理相關(guān)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)的會(huì)計(jì)人員擔(dān)任，切不可隨意更換。要做好優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作，還必須建立規(guī)范化的財(cái)務(wù)檔案室，由分工負(fù)責(zé)的會(huì)計(jì)人員管理，從日常會(huì)計(jì)資料的收據(jù)、發(fā)票到憑證、賬簿、報(bào)表、會(huì)計(jì)文件進(jìn)行全面管理，都要做好明細(xì)分類(lèi)，編寫(xiě)存檔目錄和分類(lèi)卡片，登記財(cái)務(wù)檔案收和出的詳細(xì)記錄，完善管理各種財(cái)務(wù)檔案。
四、優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理要技術(shù)化、正規(guī)化
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1.有關(guān)項(xiàng)目檔案要求的條款。各部門(mén)簽訂的合同中，必須要結(jié)合合同內(nèi)容，編寫(xiě)具體條款，明確合同執(zhí)行完畢時(shí)合同乙方應(yīng)向甲方提交的項(xiàng)目檔案的范圍、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時(shí)間以及對(duì)所提交的項(xiàng)目檔案的整理、歸檔責(zé)任。這項(xiàng)條款使合同乙方單位在簽署合同時(shí)，就對(duì)檔案要求有了概念，也明確了檔案的有關(guān)要求，避免了合同結(jié)束時(shí)，就合同執(zhí)行中產(chǎn)生的資料的歸檔問(wèn)題發(fā)生扯皮現(xiàn)象。
2.有關(guān)檔案保證金的條款。在合同中設(shè)立有關(guān)檔案保證金的條款，預(yù)留項(xiàng)目檔案質(zhì)量保證金。這筆預(yù)留款的多少，由制定合同的各有關(guān)部門(mén)來(lái)確定。施工合同中，檔案保證金可與工程質(zhì)量保證金捆綁在一起，通常在合同價(jià)款的10％左右。這項(xiàng)條款加入了經(jīng)濟(jì)制約手段，把項(xiàng)目檔案的編制和提交作為工程實(shí)施的一項(xiàng)內(nèi)容，不完成就無(wú)法拿到完整的工程款，強(qiáng)制合同乙方單位及時(shí)認(rèn)真完成。
通過(guò)合同會(huì)審流程中加入檔案審核的環(huán)節(jié)，強(qiáng)化了各部門(mén)的檔案管理意識(shí)，在全公司范圍內(nèi)建立了通過(guò)合同簽訂環(huán)節(jié)控制檔案管理的概念，避免了合同資料歸檔時(shí)的扯皮現(xiàn)象，促進(jìn)了工程檔案歸檔工作。隨著公司員工檔案意識(shí)的不斷加強(qiáng)，經(jīng)協(xié)商，檔案部門(mén)、合同管理部門(mén)在修訂合同管理程序時(shí)，直接將檔案有關(guān)要求條款寫(xiě)入公司通用合同范本的專(zhuān)用條款中。也就是說(shuō)，按照公司合同范本，公司簽訂的每一份合同，都有關(guān)于資料要求的不可省略的專(zhuān)用條款，省去了檔案部門(mén)的審核過(guò)程，在簡(jiǎn)化合同會(huì)審流程的同時(shí)，達(dá)到了通過(guò)合同簽訂環(huán)節(jié)強(qiáng)化檔案管理的目的。
二、強(qiáng)化合同執(zhí)行過(guò)程中的檔案管理
工程開(kāi)展過(guò)程中，對(duì)工程資料進(jìn)行及時(shí)收集、整理和編制對(duì)于保證工程檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性至關(guān)重要，西氣東輸檔案部門(mén)注重合同執(zhí)行中的過(guò)程管理，強(qiáng)化過(guò)程培訓(xùn)、指導(dǎo)、檢查工作，及時(shí)了解工程資料產(chǎn)生、收集、編制情況，督促參建單位竣工資料編制工作。
1.加強(qiáng)項(xiàng)目檔案編制管理培訓(xùn)工作。根據(jù)實(shí)際需要，檔案部門(mén)在工程整體開(kāi)工前、分段開(kāi)工前、工程進(jìn)展中可組織開(kāi)展靈活多樣的各類(lèi)檔案培訓(xùn)。培訓(xùn)中明確項(xiàng)目檔案編制要求及各方責(zé)任，下發(fā)項(xiàng)目檔案編制手冊(cè)、表格模板等，指導(dǎo)項(xiàng)目檔案表格的填寫(xiě)方法等。做到項(xiàng)目開(kāi)工之初，各參建單位就清楚項(xiàng)目檔案的編制要求和方法。
2.不定期開(kāi)展項(xiàng)目檔案編制現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、檢查工作。參建單位因?yàn)楣て诿Α⑷藛T緊張等多方原因，項(xiàng)目檔案管理工作容易滯后，必須要有外力推動(dòng)參建單位實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案編制工作與工程建設(shè)同步的目標(biāo)。檔案部門(mén)積極主動(dòng)開(kāi)展工作，將檔案指導(dǎo)、檢查、督促工作延伸到工程一線(xiàn)。在西氣東輸工程開(kāi)展過(guò)程中，檔案部門(mén)開(kāi)展了大量的沿線(xiàn)竣工資料編制檢查、指導(dǎo)工作，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)檢查、指導(dǎo)，不僅能隨時(shí)了解各單位檔案收集、編制工作的進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題使之得到及時(shí)糾正和整改，還可提高項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)檔案管理的重視程度，配備足夠人力、物力進(jìn)行項(xiàng)目檔案編制工作，保證項(xiàng)目檔案編制進(jìn)度。
3.通過(guò)竣工資料監(jiān)理周報(bào)制度，強(qiáng)化工程檔案過(guò)程控制。西氣東輸工程橫跨新疆至上海十一個(gè)省、市、自治區(qū)，工程檔案過(guò)程監(jiān)控難度大，檔案部門(mén)充分發(fā)揮監(jiān)理職能，建立“竣工資料監(jiān)理周報(bào)制度”，要求監(jiān)理對(duì)所轄區(qū)段參建單位竣工資料工作定期檢查、巡回指導(dǎo)和監(jiān)督，每周匯總區(qū)段參建單位竣工資料編制情況，形成竣工資料監(jiān)理周報(bào)，上報(bào)到工程和檔案管理部門(mén)。通過(guò)監(jiān)理單位對(duì)參建單位竣工資料日常管理、時(shí)時(shí)監(jiān)督，加強(qiáng)參建單位對(duì)檔案、竣工資料的管理力度，從而實(shí)現(xiàn)了檔案部門(mén)對(duì)西氣東輸全線(xiàn)竣工資料的過(guò)程控制。
在合同執(zhí)行過(guò)程的跟蹤管理中，檔案部門(mén)會(huì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案編制工作嚴(yán)重滯后或忽視項(xiàng)目檔案管理的情況，通過(guò)協(xié)商工程管理部門(mén)，采取延遲支付合同進(jìn)度款措施，強(qiáng)制項(xiàng)目檔案管理薄弱的參建單位重視項(xiàng)目檔案編制工作，確保工程資料收集及時(shí)、編制整理規(guī)范，建立了全線(xiàn)竣工資料編制管理工作與工程建設(shè)同步的良好局面。
三、通過(guò)財(cái)務(wù)付款程序，嚴(yán)把合同付款關(guān)
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2 科研單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題
2.1 歸檔資料不完整，管理不善 部分科研單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案材料管理不規(guī)范，注重紙質(zhì)檔案的存檔保管，忽視了對(duì)會(huì)計(jì)電算化的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等磁性介質(zhì)重要資料，沒(méi)有按會(huì)計(jì)檔案的要求歸檔保存。有的單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，專(zhuān)業(yè)人員缺乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，對(duì)檔案室的投入不夠。保管場(chǎng)所不符合要求，存在安全隱患。
2.2 保管不規(guī)范 財(cái)務(wù)部門(mén)缺少專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、歸檔工作，不能按要求將會(huì)計(jì)檔案及時(shí)移交檔案管理部門(mén)；財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作觀(guān)念陳舊，工作被動(dòng)且缺少熱情，為了自己使用方便，不愿意將會(huì)計(jì)憑證、工資冊(cè)等會(huì)計(jì)檔案資料移交檔案室保管，以致超過(guò)了歸檔期仍遲遲不將這些資料歸檔。
2.3 重保管、輕利用 多數(shù)科研單位的會(huì)計(jì)檔案工作仍停留在建檔、管檔、很少加以利用的狀態(tài)，許多有價(jià)值的會(huì)計(jì)資源沉睡在檔案室。會(huì)計(jì)信息無(wú)法為使用者提供快速、高效的信息服務(wù)，這種落后的管理理念與方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代科研快速發(fā)展的需要。會(huì)計(jì)檔案作為科研單位會(huì)計(jì)信息的重要來(lái)源和載體，對(duì)科研改革與發(fā)展具有重要決策與參考價(jià)值的檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用，其地位與作用不容忽視。
3 加強(qiáng)科研單位會(huì)計(jì)檔案管理與利用的建議
3.1 提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí) 加強(qiáng)宣傳幫助、引導(dǎo)單位領(lǐng)導(dǎo)與廣大科技人員，正確認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案資源的價(jià)值，將會(huì)計(jì)檔案管理作為―項(xiàng)重要任務(wù)常抓不懈。充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案所提供的史料和證據(jù)對(duì)科研方針和策略的制定、經(jīng)濟(jì)問(wèn)題的查證、預(yù)防貪污所具有的不可替代的重要作用。充分利用會(huì)計(jì)檔案，對(duì)科研資金運(yùn)用過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的反映和監(jiān)督，達(dá)到用最少的科研投入獲取最大的產(chǎn)出，促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化。積極利用辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使會(huì)計(jì)檔案服務(wù)躋身于科研、生產(chǎn)的第一線(xiàn)，開(kāi)展特色服務(wù)，為科學(xué)研究提供會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息。
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目 的：為進(jìn)一步加強(qiáng)和健全企業(yè)綜合檔案管理工作，規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全，能更好的維護(hù)企業(yè)利益，反映企業(yè)的歷史面貌，記錄企業(yè)的業(yè)績(jī)文秘資源網(wǎng)，為企業(yè)開(kāi)拓經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)。
參考文件：總公司《檔案管理辦法》、《經(jīng)濟(jì)檔案管理辦法》（××字[2002]第111號(hào)）
附 件：《檔案庫(kù)房管理制度》
《檔案補(bǔ)充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》
《檔案鑒定與銷(xiāo)毀制度》
《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》
（一）
收文：
1、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件資料，應(yīng)由綜合辦及時(shí)分類(lèi)、簽收、登記、編號(hào)。各部室直接收到和帶回的文件，應(yīng)及時(shí)送到綜合辦統(tǒng)一登記處理，各部室和個(gè)人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時(shí)督促催收。
2、綜合辦收到文件后，應(yīng)按照ISO14001及OHSAS18001的有關(guān)程序及時(shí)辦理收文手續(xù)和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件立即辦，不得積壓。
3、文件由公司領(lǐng)導(dǎo)批辦后，按有關(guān)批示及時(shí)轉(zhuǎn)交承辦部門(mén)簽收辦理，并將承辦結(jié)果及時(shí)反饋到綜合辦，通過(guò)綜合辦反饋到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。綜合辦做好督辦事項(xiàng)的登記。
4、文件傳閱要嚴(yán)格登記手續(xù)，加速公文運(yùn)轉(zhuǎn)，每份文件在傳閱者手中一般不超過(guò)一天。閱文者應(yīng)在《文件承辦單》上簽字，并及時(shí)送還綜合辦。
5、涉及幾個(gè)部門(mén)合辦（合閱）的文件，要按公司領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)交由主辦部門(mén)組織辦理，并負(fù)責(zé)在辦完后立卷歸檔。
6、嚴(yán)格保密制度，按照文件的密級(jí)加強(qiáng)管理，按照文件規(guī)定的范圍傳閱，任何部門(mén)和個(gè)人不得丟失文件和外傳泄密，若丟失文件發(fā)生，應(yīng)立即逐級(jí)上報(bào)，嚴(yán)肅處理。
（二）
發(fā)文：
1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號(hào)主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團(tuán)字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等，均要有相應(yīng)人員簽字。
3、凡以公司名義上報(bào)的各項(xiàng)請(qǐng)示報(bào)告文件以及對(duì)外發(fā)出的正式文件，均按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸口，由主管部室的主辦人員起草擬稿，經(jīng)本部室負(fù)責(zé)人核稿報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如需其他部室會(huì)簽的文件，由主管部室會(huì)同相關(guān)部室會(huì)簽，會(huì)簽后再報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式，使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙，書(shū)寫(xiě)清楚，并連同手稿、附件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號(hào)并打印分發(fā)。
5、文件、資料、報(bào)表的打印，要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定辦理，主管部室負(fù)責(zé)校對(duì)，公文應(yīng)在最后打印打字員、校對(duì)員的姓名。
6、發(fā)文后，原稿連同附件交還主管部室，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保存、催辦、立卷和歸檔。
（三）
歸檔：
1、 公司設(shè)立檔案室，配備專(zhuān)職檔案管理員，其它各部室設(shè)立兼職檔案人員（各部室資料員、內(nèi)業(yè)），檔案室歸口綜合辦。
2、 歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號(hào)、編目等程序，專(zhuān)、兼職檔案員均應(yīng)按以下步驟歸檔。
（1） 收集：對(duì)經(jīng)核對(duì)已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門(mén)確定立卷范圍，刪除不需歸檔文件。
（2） 整理：遵循文件材料自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對(duì)應(yīng)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)，公司全部檔案共分為十一類(lèi)，即：綜合類(lèi)、黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、財(cái)務(wù)管理類(lèi)、審計(jì)類(lèi)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類(lèi)、建筑工程類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、科學(xué)技術(shù)類(lèi)、建筑設(shè)計(jì)類(lèi)、人事檔案類(lèi)。
（3） 檔案價(jià)值鑒定：對(duì)各部室分類(lèi)后的文件，根據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類(lèi)文件內(nèi)容的重要程度進(jìn)行鑒定，確定其保存價(jià)值，分為永（Y）、長(zhǎng)（C）、短（D）三種歸檔文件。
（4） 排列：部室同一保管期限、同一類(lèi)文件按發(fā)文時(shí)間順序排列。歸檔文件以“件”為單位，請(qǐng)示與批復(fù)可為一件。排列順序?yàn)椋号鷱?fù)在前，請(qǐng)示在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，圖紙、照片在后。專(zhuān)題會(huì)議、案件處理等材料分別集中排列。
（5） 裝訂：文件按“件”裝訂，永久、長(zhǎng)期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。
（6） 編號(hào)：歸檔文件按文件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端空白處加蓋歸檔章，填寫(xiě)年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)、保管期限等，以固定文件位置。
（7） 編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類(lèi)文件按室編件號(hào)順序裝盒，并逐件編制歸檔文件目錄和盒內(nèi)備考表，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核簽字后，檔案室檢查驗(yàn)收，辦理檔案移交手續(xù)。
3、 歸檔范圍內(nèi)的公文材料（詳見(jiàn)附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》）應(yīng)保證其全面性、有序性和保密性，且文件材料必須準(zhǔn)確地反映出公文的形成過(guò)程和公司在經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。
4、 由綜合辦負(fù)責(zé)對(duì)公司日常經(jīng)濟(jì)管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價(jià)值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示（包括各種圖、文、影像資料）等整理（立卷）、歸檔并負(fù)責(zé)妥善保管證件及文件。
5、 重要會(huì)議形成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料，由綜合辦負(fù)責(zé)收集并整理、歸檔。
6、 公司在各經(jīng)營(yíng)管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門(mén)按其業(yè)務(wù)范圍（責(zé)任分工詳見(jiàn)附件《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》），由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)收集、整理、核對(duì),并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應(yīng)歸檔的文件材料分類(lèi)立卷，由部門(mén)經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交，歸檔備查。
7、 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部保管一年。保管期滿(mǎn)后，由財(cái)務(wù)部編織會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核簽字后，歸檔備查。
8、 工程項(xiàng)目檔案應(yīng)與竣工驗(yàn)收同步完成立卷，由技質(zhì)部負(fù)責(zé)組織鑒定歸檔工作。
9、 設(shè)備儀器檔案在開(kāi)箱驗(yàn)收后,由主管部室審定,隨即歸檔。
10、
人事檔案中工資審定、職稱(chēng)評(píng)審、入黨入團(tuán)等材料須經(jīng)上級(jí)批復(fù)后，10～20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后，隨時(shí)歸檔。
11、
凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進(jìn)行計(jì)算機(jī)存檔的文件（如：工程設(shè)計(jì)圖紙、財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)備份、會(huì)議資料影音文件等），各部室應(yīng)按季度上報(bào)綜合辦，由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤(pán)備份存檔。
12、
涉及多部室聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存復(fù)印件或其他形式的公文副本。
（四）
利用：歸檔后的文件應(yīng)編制檔案總目錄和檔案分類(lèi)目錄等其他檢索工具，以備借閱（有關(guān)規(guī)定詳見(jiàn)附件《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》）。
（五）
統(tǒng)計(jì)：詳見(jiàn)附件《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》。
（六）
保管：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。
（七）
銷(xiāo)毀：詳見(jiàn)附件《檔案鑒定與銷(xiāo)毀制度》。
二、
印信管理程序：
1、 分公司印鑒、介紹信及營(yíng)業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用，一切用印、開(kāi)具介紹信、使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件及復(fù)印件都要通過(guò)綜合辦。
2、 綜合辦要確保印信工作的正常開(kāi)展，防止濫用和出現(xiàn)漏洞，加強(qiáng)對(duì)印鑒、介紹信及營(yíng)業(yè)執(zhí)照的管理。
3、 印信工作要根據(jù)情況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過(guò)相應(yīng)的批準(zhǔn)手續(xù)及用印登記，方能辦理。
4、 分公司法人章由財(cái)務(wù)部保管，除與財(cái)務(wù)工作有關(guān)的用印外，其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù)。
5、 需使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件或復(fù)印件的部室，應(yīng)向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復(fù)印，并應(yīng)及時(shí)歸還。復(fù)印件應(yīng)加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。
6、 介紹信開(kāi)出，內(nèi)容要明確具體，要填寫(xiě)有效期限、介紹信編號(hào)及持有人姓名，介紹信正文與存根應(yīng)一致，如介紹信開(kāi)出后未用，應(yīng)交回綜合辦，附于存根備查。
7、 介紹信持有人將介紹信遺失應(yīng)及時(shí)報(bào)告，涉及重要事項(xiàng)，還應(yīng)通知前往辦事的單位，以防事故。
8、 須嚴(yán)格遵守紀(jì)律不得開(kāi)假證明和空白介紹信，如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
9、 各部室印鑒（包括合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、采購(gòu)專(zhuān)用章等），應(yīng)由各部室專(zhuān)人保管，部門(mén)經(jīng)理監(jiān)督，加蓋印章亦應(yīng)履行相應(yīng)審批及登記手續(xù)。
10、 如工作業(yè)務(wù)需要加蓋總承包公司印鑒時(shí)，需由部門(mén)經(jīng)理填寫(xiě)《用印審批表》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。
11、 印鑒不準(zhǔn)出室，不得借給他人使用，各印鑒保管部室要及時(shí)清洗保養(yǎng)，以確保蓋印清晰。
12、 公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事故，要視情況追究責(zé)任。
三、
公函郵寄程序：
1、公司公函（包括財(cái)務(wù)匯票、工程檔案、合同文本等）需使用EMS（郵政特快專(zhuān)遞）郵寄的，由綜合辦統(tǒng)一辦理。
2、一般公函（對(duì)時(shí)間及安全系數(shù)要求不高的），本著降低成本減少辦公費(fèi)用的原則，由各部室按平信自行郵寄。
3、公函辦理EMS郵寄時(shí)，經(jīng)手人要嚴(yán)格登記手續(xù)，綜合辦應(yīng)及時(shí)處理，保證當(dāng)日遞送，不得拖延。
4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對(duì)外發(fā)出的各種信函，因私郵寄不予辦理。
四、
辦公設(shè)備及用品使用程序：
范 圍：公司的辦公設(shè)備是指辦公使用的計(jì)算機(jī)及其外設(shè)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設(shè)備。辦公用品是指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。
目 的：為了節(jié)約開(kāi)支杜絕浪費(fèi)，確保公司辦公設(shè)備及辦公用品的合理使用。
參考文件：總公司《行政辦公設(shè)備管理規(guī)定》（××字[2002]第125號(hào)）
1、 辦公設(shè)備由綜合辦根據(jù)需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購(gòu)置。
2、 辦公設(shè)備由綜合辦會(huì)同采購(gòu)部統(tǒng)一編號(hào)、建帳管理，各使用部門(mén)負(fù)責(zé)日常維護(hù)和保養(yǎng)。
3、 辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明原因，聯(lián)系維修，并建立相應(yīng)的維修臺(tái)帳。
4、 辦公設(shè)備報(bào)廢需由綜合辦會(huì)同財(cái)務(wù)部共同確認(rèn)，殘?bào)w由綜合辦處置。
5、 辦公設(shè)備使用要嚴(yán)格按照操作規(guī)程嚴(yán)禁自行拆卸部件。
6、 辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購(gòu)置管理。
7、 辦公用品要根據(jù)實(shí)際工作需要，于每周的周二上午按照部門(mén)所需，由專(zhuān)人一次性集中辦理領(lǐng)用手續(xù)。
8、 特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購(gòu)置。
9、 綜合辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購(gòu)清單進(jìn)行辦公用品的購(gòu)置，并將采購(gòu)物品分類(lèi)進(jìn)帳。
五、
圖書(shū)購(gòu)置、借閱程序：
1、 圖書(shū)資料由各部室經(jīng)理編制購(gòu)書(shū)計(jì)劃，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由各部室自行購(gòu)置。
2、 購(gòu)置圖書(shū)后，購(gòu)置人應(yīng)持圖書(shū)及發(fā)票到綜合辦辦理圖書(shū)入庫(kù)及借閱手續(xù)，由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財(cái)務(wù)部辦理有關(guān)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。
3、 圖書(shū)資料應(yīng)由綜合辦加蓋公司公章、編寫(xiě)圖書(shū)書(shū)號(hào)及進(jìn)行圖書(shū)資料的登記。
4、 綜合辦應(yīng)按照ISO14001及OHSAS18001的有關(guān)程序，在相關(guān)圖書(shū)資料上加蓋“有效版本”章。
5、 借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)圖書(shū)，因個(gè)人原因損壞、丟失圖書(shū)資料的要照價(jià)賠償。
六、
信息傳遞程序：
1、 公司上下級(jí)、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中起著重要意義。
2、 對(duì)于總公司下行的信息（包括Fax、E-mail、電話(huà)通知、信函等）由綜合辦統(tǒng)一查收，并做好記錄，報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)后下發(fā)相關(guān)部室承辦。
篇12
第二章檔案管理
第二條公司檔案實(shí)行集中與分級(jí)管理相結(jié)合的原則，檔案室在總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)全公司主體檔案的管理，并對(duì)部門(mén)及所屬單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第三條檔案室履行下列職責(zé)：
(一)貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;
(三)指導(dǎo)各部門(mén)和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。
第四條各部門(mén)確定人員負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時(shí)間定期交檔案室集中管理。
第五條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。
第三章檔案的歸檔
第六條歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。
一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料;
二、本企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)(包括境外機(jī)構(gòu))應(yīng)報(bào)本企業(yè)的文件材料;
三、本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等帶來(lái)的文件材料;
四、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
五、本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
六、本單位執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件材料。
第七條歸檔的時(shí)間:
一、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
二、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
三、外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。
四、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。
五、會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)整理歸檔，保管一年后向檔案部門(mén)移交。
六、電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
七、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。
第八條下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：
一、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料;
二、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料;
三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料;
四、其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。
第四章檔案的鑒定
第九條每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次清理，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面鑒別，確定各類(lèi)檔案的保管期限(文書(shū)、財(cái)務(wù)、科技檔案見(jiàn)具體辦法附表)。
公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。
第五章檔案的銷(xiāo)毀
第十條檔案銷(xiāo)毀的具體工作由檔案室管理室承辦，對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，立卷歸檔，永久保存。
第十一條送交檔案形成部門(mén)(分公司)對(duì)擬銷(xiāo)毀案卷的清冊(cè)進(jìn)行初審，經(jīng)處(分公司)級(jí)負(fù)責(zé)人簽字同意后，連同銷(xiāo)毀檔案的書(shū)面報(bào)告送總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
第十二條銷(xiāo)毀時(shí)要有檔案人員二人以上，并由主管部門(mén)派人監(jiān)銷(xiāo)，共同在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。
第六章檔案的保密安全
第十三條檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法及公司各項(xiàng)保密制度，認(rèn)真做好保密工作。
檔案管理人員，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續(xù)，認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。
第十四條借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間，不許轉(zhuǎn)借他人，不許帶入公共場(chǎng)所。
第十五條任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員，如有泄露和公布檔案內(nèi)容者，應(yīng)視情節(jié)輕重，按《檔案法》要求嚴(yán)肅處理。
第十六條檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時(shí)，一定要以檔案材料原始記載為依據(jù)，不得弄虛作假出假證;涉及企業(yè)機(jī)密的檔案材料，必須經(jīng)總經(jīng)理同意后再作決定，嚴(yán)防泄密。
第十七條檔案室禁止吸煙，嚴(yán)禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫(kù)房,明顯處要有安全防火設(shè)備。
第十八條非檔案管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)進(jìn)入。
第十九條檔案人員下班必須對(duì)檔案室進(jìn)行檢查，鎖好門(mén)窗、檔案柜，切斷電源后方可離開(kāi)。
第七章檔案的利用
第二十條凡需利用檔案者，均須填寫(xiě)文件查閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。
第二十一條案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。
第二十二條查閱文書(shū)、人事、財(cái)務(wù)、科技檔案，分別由總經(jīng)理辦公室、人事、黨委、財(cái)務(wù)、技術(shù)、設(shè)計(jì)等主管部門(mén)負(fù)責(zé)人簽批。抄摘檔案內(nèi)容，須主管部門(mén)同意才能帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)
有主管部門(mén)批準(zhǔn)并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容，由總經(jīng)理辦公室安排。
第二十三條本單位借閱檔案應(yīng)由本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，主管部門(mén)簽署意見(jiàn)后，經(jīng)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理、黨委書(shū)記批準(zhǔn)。
篇13
隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案管理越來(lái)越得到各部門(mén)的重視，而財(cái)務(wù)檔案管理方面卻相對(duì)較差，存在各方面的問(wèn)題，現(xiàn)歸納以下幾點(diǎn)：
1.財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)淡薄。財(cái)務(wù)檔案工作是保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí),承上啟下的一項(xiàng)重要工作,但在當(dāng)前各單位財(cái)務(wù)工作人手少、工作繁雜、檔案管理經(jīng)費(fèi)又較為緊張的形勢(shì)下,對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視不夠,存在應(yīng)付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視,以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變;有的甚至將一些資料據(jù)為己有,在工作調(diào)動(dòng)、崗位調(diào)整、離退休時(shí)一并帶走。
2.財(cái)務(wù)檔案沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)。除一些大型企業(yè)設(shè)有專(zhuān)門(mén)的財(cái)務(wù)檔案管理人員外，大部分企業(yè)機(jī)構(gòu)缺乏對(duì)財(cái)務(wù)檔案的重視和正確認(rèn)識(shí)，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的管理責(zé)任不明晰，該歸檔案部門(mén)管理還是財(cái)務(wù)部門(mén)管理不明確，出現(xiàn)了亂堆亂放的現(xiàn)象。歸財(cái)務(wù)部門(mén)存放的，年久丟失損壞的較多；歸檔案部門(mén)存放的，分類(lèi)不明確，沒(méi)有按會(huì)計(jì)流程編號(hào)，查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力。
3.會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容不全、不規(guī)范。應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案不但包括各種憑證、賬簿、報(bào)表，還應(yīng)包括納稅申報(bào)表及稅務(wù)的其他材料，各種票據(jù)的領(lǐng)用使用登記簿，財(cái)務(wù)人員移交清單及交接登記簿，會(huì)計(jì)電算化磁盤(pán)拷貝及光盤(pán)，各種經(jīng)濟(jì)合同、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告，借款合同及抵押合同，驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告及各種內(nèi)部審計(jì)報(bào)告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對(duì)于一些重要的應(yīng)永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無(wú)實(shí)據(jù)。
4.檔案室的設(shè)施不完善。有的企業(yè)沒(méi)有設(shè)專(zhuān)門(mén)的檔案室，有的企業(yè)將財(cái)務(wù)檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業(yè)檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損,也沒(méi)有配備一些專(zhuān)用設(shè)備，國(guó)家規(guī)定的《檔案法》中的防蟲(chóng)、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠(yuǎn)。
5.管理制度不健全。多數(shù)財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)沒(méi)有系統(tǒng)的規(guī)章制度，日常工作無(wú)章可循，基本上憑經(jīng)驗(yàn)辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀也不及時(shí)，到期該銷(xiāo)毀的不銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程有的也不規(guī)范。
二、做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議
1.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。要提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，首先應(yīng)從意識(shí)上著手，必須要讓領(lǐng)導(dǎo)層意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)于整個(gè)企業(yè)或者單位的重要性，讓領(lǐng)導(dǎo)層深刻了解財(cái)務(wù)檔案對(duì)整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要影響，提高檔案意識(shí)，能夠?qū)⒇?cái)務(wù)檔案工作納入到財(cái)務(wù)管理工作的議事日程上。
從事財(cái)務(wù)檔案管理的人員也應(yīng)強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，明白財(cái)務(wù)檔案不僅是對(duì)企業(yè)提供信息保障，還是對(duì)財(cái)務(wù)工作的監(jiān)督檢查。不僅是維護(hù)正常經(jīng)濟(jì)、工作秩序的法定書(shū)證，也是儲(chǔ)備會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識(shí)庫(kù)。
2.財(cái)務(wù)檔案管理由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。對(duì)于一些小型企業(yè)可由一名財(cái)務(wù)人員專(zhuān)或兼職財(cái)務(wù)檔案的管理工作，但出納人員不得兼任此項(xiàng)工作。由財(cái)務(wù)人員做這項(xiàng)工作，能很好的把握財(cái)務(wù)檔案工作中的細(xì)節(jié)，能按會(huì)計(jì)工作流程序時(shí)地將會(huì)計(jì)檔案整理成冊(cè)，不易造成編號(hào)混亂，利于查找。如企業(yè)檔案不是很多，也可由財(cái)務(wù)人員將財(cái)務(wù)檔案整理歸檔后，統(tǒng)一交由檔案室分別歸柜存放。
負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案整理的人員除了熟悉財(cái)務(wù)的處理流程外，還應(yīng)學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，參加上一些檔案部門(mén)組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這樣才能不斷提高自身水平，將財(cái)務(wù)檔案管理工作做得更好。
3.做好財(cái)務(wù)檔案的分類(lèi)，提高現(xiàn)代化管理水平。財(cái)務(wù)檔案信息電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。科學(xué)劃分財(cái)務(wù)檔案手續(xù)，充分利用檔案管理信息系統(tǒng)，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將檔案劃分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、預(yù)決算管理、票據(jù)管理、資產(chǎn)管理、重要合同、其他財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料等類(lèi)，對(duì)整理好的所有檔案資料進(jìn)行分類(lèi)錄入。
只有在檔案細(xì)分類(lèi)的基礎(chǔ)上，我們才能逐步建立財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并探索積極將電子文件歸檔管理和檔案信息化資源數(shù)據(jù)庫(kù)等檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容主動(dòng)納入建設(shè)規(guī)劃,探索利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)整合檔案信息資源,最大限度實(shí)現(xiàn)信息資源共享的有效途徑，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)化，網(wǎng)絡(luò)化。
4.加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。不斷加大財(cái)務(wù)檔案管理硬件投入，配備了專(zhuān)門(mén)的檔案柜、計(jì)算機(jī)、滅火器、濕度計(jì)、干燥劑、檔案憑證專(zhuān)用裝訂機(jī)、切紙機(jī)等專(zhuān)用設(shè)備，原則上應(yīng)有專(zhuān)門(mén)的財(cái)務(wù)檔案室，如企業(yè)規(guī)模小可統(tǒng)一歸入一個(gè)檔案室，檔案室應(yīng)由專(zhuān)人管理，外人不得入內(nèi)，檔案室內(nèi)應(yīng)通風(fēng)好，保持干燥整潔，這樣才能為財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為提高財(cái)務(wù)檔案管理水平的提高提供保障。
5.完善財(cái)務(wù)檔案管理制度。依據(jù)《會(huì)計(jì)法》和《檔案法》等法律法規(guī)，依法加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作，首先要建立和完善財(cái)務(wù)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，將財(cái)務(wù)檔案管理納入到整個(gè)企業(yè)工作的整體規(guī)劃中來(lái)，制定財(cái)務(wù)檔案管理的工作目標(biāo)，建立諸如《財(cái)務(wù)檔案工作人員守則》、《財(cái)務(wù)檔案查閱制度》等一系列規(guī)章制度，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作環(huán)節(jié)，使財(cái)務(wù)檔案工作真正做到有法可依、有章可循。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制定電子檔案管理辦法。
總之，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作是我們當(dāng)前財(cái)務(wù)管理中急待改進(jìn)和加強(qiáng)的重要工作，高度重視、積極行動(dòng)，從基礎(chǔ)工作做起，切實(shí)提高財(cái)務(wù)管理工作水平，加強(qiáng)和完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理,將成為各個(gè)企業(yè)在財(cái)務(wù)工作以及在整個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作中必須考慮的問(wèn)題,財(cái)務(wù)檔案管理的好壞將直接影響到企業(yè)的管理和效益。
參考文獻(xiàn):
[1]《中華人民共和國(guó)檔案法》
