引論：我們?yōu)槟砹?3篇關(guān)于檔案管理的知識(shí)范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫(xiě)作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

首先，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進(jìn)一步擴(kuò)大。以為檔案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點(diǎn)永遠(yuǎn)都不會(huì)改變。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類(lèi)知識(shí)與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評(píng)估檔案駕駛的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機(jī)讀、光盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，新的載體形式將會(huì)不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會(huì)使檔案種類(lèi)混雜，分類(lèi)關(guān)系不清，這樣建立起來(lái)的檔案分類(lèi)體系將日趨完善、科學(xué)、合理。

第二，依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級(jí)化的結(jié)果。先進(jìn)和技術(shù)設(shè)備是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段。沒(méi)有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，任何思想和技術(shù)方法都無(wú)法落于實(shí)處。當(dāng)今社會(huì)，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備已運(yùn)用于社會(huì)生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域。檔案工作也是如此：計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計(jì)和檢索；微縮技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要的意義。總之，計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)、微縮復(fù)制技術(shù)的普遍應(yīng)喲內(nèi)個(gè)將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，使之進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列。

第三，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將為擔(dān)案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識(shí)經(jīng)濟(jì)不僅以為著知識(shí)的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，它更代表著先進(jìn)的、科學(xué)的管理思想和管理方法。在管理方法上知識(shí)經(jīng)濟(jì)更需要增強(qiáng)開(kāi)放檔案意識(shí)，樹(shù)立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學(xué)術(shù)自由精神。更需要引進(jìn)圖書(shū)館學(xué)，情報(bào)學(xué)的相關(guān)理論，加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，調(diào)整供求關(guān)系，加強(qiáng)定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門(mén)的職能與改善檔案管理相結(jié)合。

第四，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)檔案工作蛇的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀侵R(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的核心內(nèi)容。實(shí)質(zhì)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案人員一方面要具備較高的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、自然科學(xué)知識(shí)和相關(guān)應(yīng)用知識(shí)。這樣，才能使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、管理方法和優(yōu)秀人才結(jié)合起來(lái)，發(fā)揮出最大的效能泥腿動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。

二、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理就是知識(shí)資源管理

說(shuō)到知識(shí)資源管理，就不得不說(shuō)一說(shuō)知識(shí)管理。概括來(lái)講，企業(yè)知識(shí)管理一方面是管理企業(yè)知識(shí)，即知識(shí)的管理，它通過(guò)一定手段把知識(shí)的產(chǎn)生、沉淀、規(guī)范、傳遞、應(yīng)用等過(guò)程管理起來(lái)，使企業(yè)員工快速掌握知識(shí)，具備更強(qiáng)的工作能力，并發(fā)揮這些能力，促使企業(yè)工作質(zhì)量和效率水平得到提高，進(jìn)而取得利潤(rùn)。所以說(shuō)企業(yè)知識(shí)是企業(yè)利潤(rùn)的核心來(lái)源，知識(shí)管理實(shí)際也就是企業(yè)核心利潤(rùn)源的管理。另一方面是管理本身要知識(shí)化，也即知識(shí)地管理，它要求在管理工作中給管理者提供或配備恰當(dāng)?shù)闹R(shí)，使管理者既有能力、又高效率地開(kāi)展管理，所以這樣的知識(shí)管理是管理者工作素質(zhì)水平的有力保障，也就是企業(yè)核心素質(zhì)的管理。

1、知識(shí)資源管理正成為企業(yè)管理的核心之一

從上述知識(shí)管理看到其作為企業(yè)的核心管理的作用和意義。而企業(yè)知識(shí)大體上分為顯性和隱性兩大類(lèi)知

轉(zhuǎn)貼于

識(shí)。顯性知識(shí)就是已經(jīng)記載下來(lái)、能看、能聽(tīng)或能讀的知識(shí)；隱性知識(shí)是存在于大腦中、行為中、數(shù)據(jù)中，未被記載下來(lái)的知識(shí)。所謂知識(shí)資源狹義上的定義就是顯性知識(shí)。知識(shí)資源管理，也就是顯性知識(shí)的管理。當(dāng)然，顯性知識(shí)也是從隱性知識(shí)轉(zhuǎn)變而來(lái)的。

2、知識(shí)資源管理須遵從知識(shí)管理的規(guī)律

所謂知識(shí)管理的規(guī)律，就是推動(dòng)知識(shí)運(yùn)動(dòng)的規(guī)律。企業(yè)的知識(shí)管理符合下面的模型。可以看到知識(shí)資源管理也要經(jīng)歷了這個(gè)管理運(yùn)動(dòng)的過(guò)程；并且在企業(yè)中更有如下特點(diǎn)：

(1)“產(chǎn)生者”是企業(yè)各類(lèi)工作崗位上的員工；

(2)“沉淀”在企業(yè)的環(huán)境中，供大家共享；

(3)“規(guī)范”(優(yōu)化)是全體參與者共同的事，也必須經(jīng)過(guò)大家形成共識(shí)，并經(jīng)過(guò)專(zhuān)家加以確認(rèn)；

(4)“應(yīng)用”到工作中，支持需要它的員工進(jìn)行實(shí)際工作，是知識(shí)資源管理的最主要目標(biāo)；

(5)“創(chuàng)新”知識(shí)，是集體的創(chuàng)新，是讓集體系統(tǒng)地、規(guī)模地改變工作的方式、方法，進(jìn)而使企業(yè)工作步入新的境界

3、檔案知識(shí)管理必然上升到知識(shí)資源管理

檔案知識(shí)是典型的顯性知識(shí)，并且是經(jīng)過(guò)一定規(guī)范化處理(格式化編目、編號(hào))的顯性知識(shí)，當(dāng)然也是知識(shí)資源。當(dāng)我們認(rèn)識(shí)到檔案知識(shí)是知識(shí)資源，那么它的管理就要從知識(shí)資源管理的角度去認(rèn)識(shí)、去推動(dòng)。

(1)檔案知識(shí)管理上升到知識(shí)資源管理是完全可能的

因?yàn)闄n案知識(shí)是知識(shí)資源，且是規(guī)范化處理后的知識(shí)資源。按照知識(shí)資源的管理過(guò)程，它還將“應(yīng)用”到工作中，并“創(chuàng)新”知識(shí)、“創(chuàng)新”工作，這才符合檔案知識(shí)管理的規(guī)律，也才能“生存”下去．否則檔案知識(shí)管理就會(huì)很快走到盡頭。

(2)檔案管理上升到知識(shí)資源管理也是現(xiàn)實(shí)必需的

因?yàn)橥ㄟ^(guò)上升，檔案知識(shí)不在被看成信息，不再按信息管理的規(guī)律去管理，由此就能避開(kāi)信息時(shí)代檔案管理的問(wèn)題。

(3)知識(shí)資源管理還將給企業(yè)帶來(lái)新的價(jià)值

篇2

Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern

2005年，國(guó)際電信聯(lián)盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物聯(lián)網(wǎng)的概念，指出物聯(lián)網(wǎng)是基于各種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的一種全新的動(dòng)態(tài)網(wǎng)絡(luò)體系，它將信息和通訊技術(shù)領(lǐng)域從任何人之間隨時(shí)隨地地連接擴(kuò)展到了任何人和物之間隨時(shí)隨地的互聯(lián)。[1]該技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用為人與物、物與物之間的信息交換創(chuàng)造了一個(gè)全新的平臺(tái)。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主張更透徹的感知、更全面的互聯(lián)互通和更深入的智能化。此概念一經(jīng)提出，便受到了世界各國(guó)的關(guān)注，有關(guān)“智慧”的理論研究與實(shí)踐探索如雨后春筍接踵而至。

近幾年來(lái)，檔案學(xué)領(lǐng)域也掀起了研究智慧檔案館的概念、特征、頂層設(shè)計(jì)等內(nèi)容的熱潮，但是智慧檔案館的建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文著重探討在構(gòu)建基礎(chǔ)層次的全面感知型智慧檔案館的過(guò)程中，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案管理產(chǎn)生的重要影響，進(jìn)而提出基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的全面感知型智慧檔案館的檔案實(shí)體管理與服務(wù)模式。

一、智慧檔案館的概念

我國(guó)對(duì)智慧檔案館的研究尚處于起步階段，目前檔案學(xué)界對(duì)“智慧檔案館”還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一、明確的正式定義，不同研究視角的學(xué)者對(duì)智慧檔案館進(jìn)行了不同的描述。楊來(lái)青等人從智慧技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理領(lǐng)域的角度，認(rèn)為智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的檔案館模式。[2]畢娟認(rèn)為智慧型檔案館是以一種更智慧的方法，通過(guò)利用新的信息技術(shù)來(lái)改變用戶和檔案館系統(tǒng)信息資源交互的方法，提高檔案館服務(wù)的靈活、準(zhǔn)確、便捷，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)智慧化服務(wù)和管理的檔案館模式。[3]陶水龍則從建設(shè)實(shí)踐的角度出發(fā)，認(rèn)為智慧檔案館是應(yīng)用集成方法將系統(tǒng)與建筑優(yōu)化融合，通過(guò)對(duì)設(shè)施設(shè)備的自動(dòng)監(jiān)控，對(duì)各類(lèi)服務(wù)性資源的整合和綜合管理，將各職能系統(tǒng)和資源有機(jī)地結(jié)合，營(yíng)造安全、舒適、良好的綜合環(huán)境。[4]

雖然不同學(xué)者對(duì)智慧檔案館的定義有不同的見(jiàn)解，但是仍然存在一些共性認(rèn)識(shí)，即不是重點(diǎn)關(guān)注檔案信息資源的智慧管理，還是關(guān)注提供全面的泛在服務(wù)，智慧檔案館都離不開(kāi)新的信息技術(shù)，尤其是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，它是實(shí)現(xiàn)智慧檔案館全面感知化的重要保障。目前，隨著信息化的逐步推進(jìn)，物聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù)已經(jīng)成功應(yīng)用于物流倉(cāng)儲(chǔ)、零售、交通、門(mén)禁管理等眾多領(lǐng)域，特別是在圖書(shū)行業(yè)的廣泛應(yīng)用，為檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供了大量可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。部分省市檔案館已經(jīng)進(jìn)行了一些有益的嘗試，例如，在整合視頻監(jiān)控系統(tǒng)、幕簾報(bào)警系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)等基礎(chǔ)上，江蘇省太倉(cāng)市檔案局利用超高頻射頻識(shí)別技術(shù)，實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)檔案實(shí)體和數(shù)字檔案資源，實(shí)現(xiàn)了檔案實(shí)體的區(qū)域追蹤定位、移動(dòng)終端管理、自動(dòng)盤(pán)庫(kù)等功能，創(chuàng)新構(gòu)建了檔案的安全防范體系。筆者認(rèn)為，智慧檔案館是在傳統(tǒng)的實(shí)體檔案館和數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，利用新興的智慧技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案館內(nèi)多種資源的智慧管理，從而提供更加主動(dòng)、立體互聯(lián)的深層智慧化服務(wù)。

二、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的檔案實(shí)體管理

依托物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館形成了一個(gè)智慧的系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案、館舍、設(shè)備、用戶與檔案管理者隨時(shí)隨地地溝通和感知，[5]從而可以為檔案館中的任意物體提供智慧的互聯(lián)服務(wù)。但是無(wú)論是傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館還是智慧檔案館，其主要功能之一都要求實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體資源的保管和利用，主要是圍繞檔案實(shí)體進(jìn)行收集、整理、利用、統(tǒng)計(jì)等管理活動(dòng)并對(duì)檔案實(shí)體保管環(huán)境進(jìn)行維護(hù)，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用將使檔案實(shí)體的保管更加安全，利用更加便利。

（一）傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理

20世紀(jì)80年代以前，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行維護(hù)和管理的技術(shù)都較為簡(jiǎn)單，主要以手工方式完成檔案整理、檢索、利用等各項(xiàng)工作，如用手寫(xiě)方式對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行編號(hào)、手工編制檔案目錄、手工翻閱目錄進(jìn)行檢索、手工調(diào)檔、手寫(xiě)出具檔案證明等；同時(shí)采用較為簡(jiǎn)單的物理、化學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案實(shí)體的保管和保護(hù)，如采用在地面灑水的方式為檔案庫(kù)房加濕，采用放置木炭、生石灰、硅膠等方式為檔案庫(kù)房降濕等。[6]

隨著檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，依托現(xiàn)代信息技術(shù)，有效提高了檔案實(shí)體管理水平和檔案利用查找效率，基本實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案實(shí)體的目錄、全文等信息的收集、存儲(chǔ)和檢索。但是目前的檔案信息管理系統(tǒng)中，各種技術(shù)的應(yīng)用、流程的改進(jìn)大多是針對(duì)檔案虛擬信息的，由于檔案實(shí)體本身無(wú)法自動(dòng)發(fā)送和接受任何指令，因此在對(duì)這些虛擬信息進(jìn)行研究之后，并沒(méi)有有效的途徑反饋給檔案實(shí)體；而由于檔案信息管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)的都是檔案的虛擬信息，無(wú)法對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理，如果發(fā)生檔案實(shí)體丟失的情況，檔案信息管理系統(tǒng)無(wú)法得知。

同時(shí)，在目前的檔案利用過(guò)程中，檔案用戶通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)查閱到相關(guān)檔案，如需借閱檔案實(shí)體，主要依賴檔案的分類(lèi)擺放來(lái)進(jìn)行檔案實(shí)體的定位查找。然而，經(jīng)過(guò)頻繁的借閱和歸還，難免造成檔案錯(cuò)位放置，給工作帶來(lái)諸多不便，如需查找錯(cuò)位放置的檔案，將耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間。

另外，為了有效保障檔案實(shí)體的安全保管，目前多數(shù)檔案館會(huì)配備防火設(shè)備、防盜監(jiān)控和溫濕度控制等安全管理系統(tǒng)。但總體而言，這些系統(tǒng)的自動(dòng)化程度不高，很多還需要依賴人工管理實(shí)現(xiàn)，并且這些系統(tǒng)一般彼此獨(dú)立運(yùn)行，無(wú)法形成統(tǒng)一有效的整體管理，存在一定的安全隱患。

（二）基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案實(shí)體管理

引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在所有檔案實(shí)體上設(shè)置一個(gè)帶傳感能力的電子標(biāo)簽，將會(huì)徹底解決檔案館中檔案實(shí)體與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)之間缺乏溝通橋梁的難題。由于物聯(lián)網(wǎng)中每個(gè)聯(lián)網(wǎng)節(jié)點(diǎn)都具有獨(dú)立尋址的能力，因此通過(guò)植入傳感節(jié)點(diǎn)的方式可以實(shí)現(xiàn)對(duì)每一份檔案的實(shí)時(shí)感知和監(jiān)測(cè)。同時(shí)，通過(guò)建立物聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接，可以有效實(shí)現(xiàn)檔案資源共享和檔案實(shí)體快速靈活地查找、準(zhǔn)確地區(qū)域定位、圖形化導(dǎo)航索取、快速查庫(kù)等智能化管理。

通過(guò)為每一份紙質(zhì)檔案粘貼附有該檔案題名、存放位置等相關(guān)信息的電子標(biāo)簽，檔案管理人員可以利用讀寫(xiě)設(shè)備對(duì)檔案密集架上的檔案進(jìn)行盤(pán)查掃描，以檢測(cè)每一件檔案的狀態(tài)，并將掃描到的信息與檔案信息管理系統(tǒng)中的信息進(jìn)行比對(duì)更新，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案丟失或者錯(cuò)位放置的問(wèn)題。一旦出現(xiàn)檔案實(shí)體的錯(cuò)位放置，讀寫(xiě)設(shè)備就會(huì)報(bào)警提示，并通過(guò)精確的位置引導(dǎo)信息找到錯(cuò)位放置的檔案，使其正確歸位，從而提高檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案實(shí)體的監(jiān)管能力和檔案管理人員盤(pán)庫(kù)的工作效率。

物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，用戶在利用檔案的過(guò)程中，如果需要借閱檔案實(shí)體，借閱的過(guò)程將會(huì)變得更加方便與簡(jiǎn)捷。首先通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)查找到檔案目錄，隨后可以利用嵌入的傳感器節(jié)點(diǎn)去圖形化導(dǎo)航索取對(duì)應(yīng)檔案實(shí)體的物理位置并完成實(shí)體借閱。同時(shí)，由于每份檔案都具有獨(dú)一無(wú)二的電子標(biāo)簽，在通過(guò)讀寫(xiě)設(shè)備完成檔案實(shí)體借閱的過(guò)程中，檔案實(shí)體的檔號(hào)、題名、借閱人、借閱次數(shù)等多種信息被自動(dòng)地記錄到檔案信息管理系統(tǒng)中，為后期的檔案統(tǒng)計(jì)工作提供了極大的便利。

另外，檔案資源不可再生的特點(diǎn)要求保管檔案的庫(kù)房環(huán)境必須符合相關(guān)的要求。基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館中，可以將館內(nèi)的所有安全防護(hù)系統(tǒng)集成一體，形成一個(gè)統(tǒng)一的安全管理平臺(tái)。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，還可以在傳感器節(jié)點(diǎn)上增加更為復(fù)雜的深入感知能力，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體周?chē)臏貪穸取⒐饩€等信息的傳感，管理平臺(tái)通過(guò)預(yù)先設(shè)定的程序?qū)?kù)房溫濕度、光線等環(huán)境情況進(jìn)行不需人工干預(yù)的智能化調(diào)節(jié)。例如，當(dāng)檔案實(shí)體處于溫濕度不合適的環(huán)境時(shí)，傳感器節(jié)點(diǎn)能夠自動(dòng)向?qū)?yīng)的管理節(jié)點(diǎn)發(fā)送提醒信息，并采取有效措施消除安全隱患，從而有效降低了因溫濕度不適宜而導(dǎo)致檔案實(shí)體發(fā)生霉變或脆化等風(fēng)險(xiǎn)。管理平臺(tái)可以通過(guò)檔案實(shí)體中的傳感器節(jié)點(diǎn)和視頻監(jiān)控系統(tǒng)共同對(duì)檔案實(shí)體實(shí)施監(jiān)控，如果檔案實(shí)體未經(jīng)授權(quán)出庫(kù)，庫(kù)房門(mén)口的傳感探測(cè)器就能及時(shí)檢測(cè)并報(bào)警，同時(shí)管理平臺(tái)可以自動(dòng)以手機(jī)短信、E-mail等方式向預(yù)設(shè)的管理人員發(fā)送警報(bào)情況，從而便于管理人員能夠隨時(shí)隨地了解庫(kù)房情況。

因此，隨著傳感器節(jié)點(diǎn)的智能程度不斷提高，檔案實(shí)體被賦予了主動(dòng)思考和處理事務(wù)的智慧，可以感知自身狀態(tài)和周?chē)h(huán)境，并能與檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行信息交互，使得現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)不再是一個(gè)被動(dòng)的信息查詢系統(tǒng)，而真正起到了連接用戶和檔案實(shí)體的橋梁作用。檔案實(shí)體的自我感知能力和簡(jiǎn)單信息處理能力，也是構(gòu)建未來(lái)智慧檔案館的關(guān)鍵基礎(chǔ)。

三、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的服務(wù)模式

如果說(shuō)傳統(tǒng)檔案館以對(duì)檔案實(shí)體的保管為重，那么未來(lái)的智慧檔案館將更側(cè)重于服務(wù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的不斷深入，檔案信息的公_程度將越來(lái)越高，檔案信息的需求將越來(lái)越大，因此檔案信息的服務(wù)范圍、服務(wù)方式和服務(wù)質(zhì)量也將越來(lái)越重要。[7]智慧技術(shù)的應(yīng)用催生了智慧服務(wù)的革新，采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館，其應(yīng)用架構(gòu)將發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，它提供的服務(wù)模式也會(huì)隨之發(fā)生改變。

（一）由靜態(tài)被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹腔壑鲃?dòng)服務(wù)

現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間相互孤立，只能管理檔案的虛擬信息，無(wú)法直接管理檔案實(shí)體。檔案服務(wù)過(guò)程中，檔案實(shí)體更多時(shí)候呈現(xiàn)出的是一種靜態(tài)的、被動(dòng)地等待查找利用的傳統(tǒng)特性。

而物聯(lián)網(wǎng)由傳感網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、傳輸網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用控制網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成，具有全面感知、可靠傳遞和智能處理三個(gè)重要特征。[8]植入了傳感器節(jié)點(diǎn)的檔案實(shí)體可以主動(dòng)地向檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)送信息，實(shí)時(shí)更新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息；同時(shí)也可以隨時(shí)隨地接受檔案信息管理系統(tǒng)的管理，獲取應(yīng)用對(duì)象的信息，從而給檔案信息管理系統(tǒng)提供更為全面翔實(shí)的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)。當(dāng)用戶需要通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)查詢到某一檔案實(shí)體的相關(guān)信息時(shí)，檔案實(shí)體中的傳感器節(jié)點(diǎn)將對(duì)用戶尋找檔案實(shí)體的過(guò)程進(jìn)行引導(dǎo)，此時(shí)的檔案實(shí)體富有智慧，成為利用活動(dòng)中的主動(dòng)參與者。

（二）由水平單向服務(wù)過(guò)程轉(zhuǎn)變?yōu)榱Ⅲw互聯(lián)的服務(wù)過(guò)程

現(xiàn)階段的檔案館中，用戶、檔案實(shí)體和檔案信息管理系統(tǒng)之間主要形成如圖1所示的服務(wù)關(guān)系模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)是信息交換的核心，用戶和檔案實(shí)體之間無(wú)法直接進(jìn)行信息傳遞，只能通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行中轉(zhuǎn)。而檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間的聯(lián)系則呈現(xiàn)為明顯的服務(wù)單向性，即檔案信息管理系統(tǒng)僅在入庫(kù)前采集一次檔案信息，隨后，系統(tǒng)中只隨時(shí)記錄檔案的借閱信息。由于檔案實(shí)體本身缺乏信息接收的能力和傳遞的載體，檔案信息管理系統(tǒng)幾乎不再與檔案實(shí)體交互任何信息，從而導(dǎo)致檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間脫節(jié)。而檔案信息管理系統(tǒng)和用戶之間雖然可以進(jìn)行相互的聯(lián)系，但是更偏重的仍是用戶與檔案信息管理系統(tǒng)的聯(lián)系（比如用戶可以通過(guò)系統(tǒng)查詢檔案、訂閱電子檔案、申請(qǐng)借閱、網(wǎng)上延期等），檔案信息管理系統(tǒng)向用戶卻只提供比較有限的信息反饋服務(wù)（比如檔案催還提醒、檔案借閱審批通知等）。

而基于物聯(lián)網(wǎng)的智慧檔案館中，用戶、檔案實(shí)體和檔案信息管理系統(tǒng)之間則形成了如圖2所示的網(wǎng)狀服務(wù)模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體都是具有計(jì)算能力的智慧節(jié)點(diǎn)，相互之間可以進(jìn)行更為廣泛的信息交互。通過(guò)這種信息交換，檔案信息管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)的檔案虛擬信息與檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng)，從而加強(qiáng)了檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間的聯(lián)系。而用戶可以通過(guò)持有智能設(shè)備加入到該物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中，不僅可以和檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行順暢的信息交換，還可以通過(guò)手持設(shè)備和檔案上的傳感節(jié)點(diǎn)建立聯(lián)系、直接通信。當(dāng)用戶漫步在開(kāi)架檔案旁時(shí)，不僅能夠?qū)崟r(shí)感知到附近檔案的主題內(nèi)容等信息，而且可以由嵌入其中的傳感節(jié)點(diǎn)引導(dǎo)用戶快速高效地找到目標(biāo)檔案實(shí)體。

（三）由孤立的淺層檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)的深層信息服務(wù)

現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案實(shí)體的信息存儲(chǔ)有限，且實(shí)體信息很難更新，無(wú)法對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行實(shí)時(shí)有效的管理，缺乏足夠的檔案信息進(jìn)行用戶服務(wù)。其能夠?yàn)橛脩籼峁┑拇蠖嗍且粋€(gè)個(gè)孤立的檔案資料，既無(wú)法將所有檔案聯(lián)系為一個(gè)整體，也o法提供檔案管理與利用過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)信息，因此，目前的檔案服務(wù)往往局限于淺層的資料服務(wù)。

然而基于物聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建的智慧檔案館中，每個(gè)檔案實(shí)體都被賦予了智慧能力。物聯(lián)網(wǎng)的感知和控制能力使得應(yīng)用對(duì)象在提供感知信息后還能夠相互傳遞信息，同時(shí)各個(gè)智慧節(jié)點(diǎn)自身都具有智慧化的信息處理能力，它們又通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)形成了一個(gè)有機(jī)的整體，相互之間可以進(jìn)行信息的交換與共享，因此除了豐富的檔案內(nèi)容信息之外，還將產(chǎn)生大量的檔案全生命周期過(guò)程中的輔助信息。在此基礎(chǔ)上，能夠自動(dòng)分析用戶的需求，挖掘各種檔案知識(shí)，對(duì)各節(jié)點(diǎn)之間的檔案知識(shí)進(jìn)行匯聚和融合，從中獲得一些隱藏的有價(jià)值信息，從而為用戶提供綜合的深層次的信息服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著檔案進(jìn)庫(kù)量和利用量的快速增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的管理手段難以對(duì)所有檔案實(shí)體資源做到智能、高效、安全的管理和利用。基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館，能夠使檔案信息與檔案實(shí)體實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)更加高效、安全的智能化管理，服務(wù)模式也將比現(xiàn)階段有更為全面的發(fā)展。雖然智慧檔案館的研究仍處在探索階段，物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的實(shí)際建設(shè)也將面臨成本、人才等多方面的問(wèn)題，從而不能在短期內(nèi)完成，但是筆者堅(jiān)信，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和復(fù)合型人才的培養(yǎng)與儲(chǔ)備終將促進(jìn)智慧檔案館的健康發(fā)展。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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篇3

The analysis and ideas of the personnel file management current situation of the employed staff

ZENG Xuelan XIE Guangming LIU Shujun ZOU Xin

People's Hospital of Huizhou City in Guangdong Province, Huizhou 516001, China

[Abstract] In order to explore the new situation of employed personnel files management, the personnel file management current situation of the employed staff in our hospital since 2000 were analyzed. The extensive implementation of employment system, and the social management of personnel files bring new problems while they effectively improve the hospital staffing situation and the limitation of talent, such as management of personnel files. Combined with the nowadays status improvement is offered: Establish the social public management of personnel files for employment; build a talent information network，implement the sharing of human resource information.

[Key words] Employed staff; Personnel files; Management situation; Analysis

2000年以來(lái)，根據(jù)國(guó)家人事制度改革要求開(kāi)始實(shí)施“單位自主用人，個(gè)人自主擇業(yè)”的用人機(jī)制后，聘用制人員的人事檔案就推行“人事”的模式進(jìn)行管理，自此，人事檔案就成為了人力資源管理工作中的重要內(nèi)容。目前，本院聘用制員工已有876人，其人事檔案采用委托第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)即人才交流服務(wù)中心管理，原有的在編人員1 008人仍采用傳統(tǒng)的管理模式管理。在多年的人事檔案管理的實(shí)際工作中，人事檔案在發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也存在一些不可避免的問(wèn)題。

1 聘用制人員人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 人員流向與人事檔案脫節(jié)

人事帶來(lái)的醫(yī)院用人上的人檔分離，最大的優(yōu)點(diǎn)就是醫(yī)院使用人才不再受到現(xiàn)有人員編制限制，給醫(yī)院人才引進(jìn)提供了極大方便。但是，這也造成了聘用制人員檔案管理的一些新問(wèn)題，最突出的就是“棄檔”、“死檔”、“斷檔”、“假檔”、“自揣檔”[1]現(xiàn)象普遍，造成人員流向與人事檔案脫節(jié)。究其原因，主要有三方面：（1）用人單位和當(dāng)事人存在一種認(rèn)識(shí)誤區(qū)，認(rèn)為聘用關(guān)系就是“聘用期間我發(fā)工資你干活，合約結(jié)束停發(fā)工資你走人”的關(guān)系，均忽視了人事檔案管理的重要性。從用人單位角度看，在招聘人員時(shí)，擬聘人員即使不帶檔案，只要專(zhuān)業(yè)對(duì)口，人才適用照樣接收，這樣造成干部自動(dòng)離職、停薪留職甚至被開(kāi)除時(shí)，原單位出現(xiàn)了“有檔無(wú)人”，新單位出現(xiàn)“有人無(wú)檔”的人檔分離現(xiàn)象，使得有些干部的來(lái)歷不明，假學(xué)歷、假文憑、假政績(jī)的情況時(shí)有發(fā)生。從個(gè)人角度來(lái)說(shuō)，很少有人知道人事檔案的作用，更沒(méi)有積累和保護(hù)檔案的認(rèn)識(shí)。有些畢業(yè)生出于好奇心，私自拆開(kāi)檔案看里面究竟有什么，結(jié)果形成了“開(kāi)口檔案”，也有人更是“遺忘”了自己的檔案，抱著一種“走到哪里干到哪里”的無(wú)所謂態(tài)度……按照人事檔案的規(guī)定，這些情況都將給個(gè)人今后權(quán)益糾紛、學(xué)歷證明、社會(huì)保險(xiǎn)等方面帶來(lái)很多不必要的麻煩，甚至影響到未來(lái)發(fā)展。（2）學(xué)校的就業(yè)指導(dǎo)缺位。個(gè)別學(xué)校尤其是大中專(zhuān)學(xué)校是指導(dǎo)不到位甚至不負(fù)責(zé)任的。從到本院應(yīng)聘的人員來(lái)看，有部分人員從學(xué)校畢業(yè)后就一直自己拿著檔案，學(xué)校在學(xué)生畢業(yè)后就直接將其個(gè)人檔案交與個(gè)人，讓其將檔案交應(yīng)聘單位，根本不知道還有人事檔案這樣的管理，更不知道檔案的重要性。（3）各地政策的差異性導(dǎo)致。各地區(qū)的人事檔案規(guī)定不同，致當(dāng)事人被動(dòng)棄檔或斷檔。如個(gè)別地方制定了大中專(zhuān)生不予辦理人事的規(guī)定；有地方畢業(yè)1年內(nèi)沒(méi)辦理人事檔案的只能“托管”的規(guī)定；如畢業(yè)多年沒(méi)在正規(guī)人才交流中心辦理人事的，本市也無(wú)法接收其個(gè)人檔案等等。

1.2 人事檔案多頭管理，信息更新及利用難

目前本院人事檔案管理部門(mén)較多，有的由組織部門(mén)管理，有的在衛(wèi)生主管部門(mén)管理，工人檔案在醫(yī)院管理，其他聘用制人員則在人才交流中心人事，或在各自生源地或托管，也有極少的“自揣檔”，造成了管理難的局面。一些人事檔案信息的提取、傳輸和交流環(huán)節(jié)較難，更是導(dǎo)致人事檔案信息老化，難以保證人員檔案信息的及時(shí)更新和即時(shí)利用。目前，本院對(duì)于在政府部門(mén)管理的檔案尚能交接歸檔，但還有不少聘用制人員的檔案分流在各地，需歸檔的信息資料如年度考核、各類(lèi)資格考試、注冊(cè)考試等反映個(gè)人才能的資料，只能讓其每年到本院人事管理部門(mén)簽收取回，自行到本人檔案所在地歸檔以保證檔案完整。從人事檔案管理的角度看，人事檔案多點(diǎn)流向存在極大不便甚至存在隱患：（1）單位還留存大量人事檔案散頁(yè)，以備有人取回歸檔，既增加了單位的管理難度，同時(shí)由個(gè)人取走歸檔資料也不利于保證信息的真實(shí)性、及時(shí)性和安全性；（2）人事檔案利用困難。目前本院對(duì)調(diào)入單位的人員，仍采取到各處“借檔摘抄信息”的辦法了解情況和進(jìn)行工資計(jì)算，大大增加工作量和工作難度；（3）檔案利用價(jià)值低，功能弱化。由于難以及時(shí)收集信息歸檔，檔案不能滿足用人單位了解和掌握一個(gè)人全部信息的要求，不能滿足新形勢(shì)下社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相關(guān)領(lǐng)域?qū)€(gè)人資信材料的需求，不能有針對(duì)性地提供有權(quán)威的證明材料，尤其在任用提拔、計(jì)算工齡、出國(guó)政審等方面甚至容易出現(xiàn)失真情況。

1.3 存檔費(fèi)用高，“廢棄檔”清理難

經(jīng)了解，各地的檔案管理收費(fèi)按每月20～50元不等。若以每年250元計(jì)算，如果某人才市場(chǎng)托管2萬(wàn)份檔案，一年收取的管理費(fèi)為500萬(wàn)元。高額的存檔管理費(fèi)使得不少人放棄檔案，而清理“死檔”已經(jīng)成為存放檔案單位和中介機(jī)構(gòu)非常頭痛的事。如本院近年來(lái)解除人員或自動(dòng)辭職的人事檔案，由于本人一走了之，既不取回轉(zhuǎn)至相關(guān)機(jī)構(gòu)，也不調(diào)入其他單位，本院又不能丟棄或銷(xiāo)毀，導(dǎo)致積累的“棄檔”和“死檔”，至今不知如何處理，只能在檔案柜里繼續(xù)存放。

2 聘用制人事改革背景下的人事檔案管理的幾點(diǎn)設(shè)想

2.1 建立聘用制人員人事檔案管理社會(huì)化公共管理服務(wù)新模式

面對(duì)實(shí)施聘用制的大環(huán)境，人事檔案的管理也要適應(yīng)新形勢(shì)，要尊重人才流動(dòng)，增強(qiáng)信息意識(shí)，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，積極探索新的人事檔案管理手段，為組織人事工作參考利用提供服務(wù)。

2.1.1 增強(qiáng)人事檔案的規(guī)范化管理意識(shí) 隨著聘用合同制的普及，越來(lái)越多的人從“單位人”變?yōu)椤吧鐣?huì)人”。因此，各人事組織和勞動(dòng)部門(mén)、學(xué)校、用人單位都要順應(yīng)形勢(shì)要求，更新觀念，聯(lián)合管理，針對(duì)聘用制人員流動(dòng)特點(diǎn)，變管理為服務(wù)，變監(jiān)督為指導(dǎo)，加強(qiáng)人事檔案的規(guī)范化管理。一方面人事組織部門(mén)要規(guī)范檔案管理的制度建設(shè)，完善檔案機(jī)要轉(zhuǎn)遞程序的管理，注重各個(gè)環(huán)節(jié)的管理制度建設(shè)。另一方面，用人單位也要充分認(rèn)識(shí)到個(gè)人檔案是勞動(dòng)關(guān)系運(yùn)行中不可缺少的組成部分，對(duì)離職者或解聘者的任用和重新就業(yè)的勞動(dòng)權(quán)益有直接影響。因此，在進(jìn)行聘用前必須查檔，對(duì)沒(méi)有人事檔案或不按政策進(jìn)行人事檔案的人員不予接收，既避免后續(xù)的勞資糾紛，也使得應(yīng)聘者重新重視個(gè)人檔案。當(dāng)然，學(xué)校更要切實(shí)擔(dān)負(fù)起學(xué)生的教育和指導(dǎo)的職責(zé)，幫助學(xué)生樹(shù)立珍惜檔案觀念，了解檔案管理知識(shí)，避免“棄檔”、“自揣檔”現(xiàn)象發(fā)生。

2.1.2 建立統(tǒng)一機(jī)構(gòu)，集中管理 要改變目前多頭管理的現(xiàn)狀，設(shè)置專(zhuān)業(yè)化的人事檔案社會(huì)化管理機(jī)構(gòu)，將國(guó)有單位、獨(dú)資、合資和私營(yíng)企業(yè)等非國(guó)有單位員工的人事檔案[2]，還有暫時(shí)沒(méi)有找到工作的畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一管理起來(lái)，尤其各地人才交流中心應(yīng)該互動(dòng)互通起來(lái)，這對(duì)于保障人事檔案的完整性和安全性顯得尤為必要，甚至可以大大減輕用人單位和個(gè)人的負(fù)擔(dān)。

2.1.3 強(qiáng)化聘用制人員檔案材料的收集整理機(jī)制建設(shè) 要建立提供檔案有關(guān)材料的管理機(jī)制，規(guī)定單位集體存檔和個(gè)人存檔提供材料的責(zé)任和義務(wù)。與此同時(shí)，要進(jìn)一步更新和完善材料收集的內(nèi)容，擴(kuò)大歸檔內(nèi)容和范圍，將業(yè)績(jī)能力和誠(chéng)信記錄納入信息歸檔范圍，為資源共享建設(shè)提供信息基礎(chǔ)。

2.2 建立人才信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行人事檔案信息資源共享

只有人事檔案信息資源成為人才流動(dòng)和使用的堅(jiān)實(shí)平臺(tái)，才成真正實(shí)現(xiàn)人才資源共享，推動(dòng)各行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)和發(fā)展。這就需要探索建立流動(dòng)人員人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案保密制度的前提下，提供人事檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，同時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)上收集、整理、完善，形成人事檔案的精品，實(shí)實(shí)在在服務(wù)于用人單位，真正發(fā)揮人事檔案制度的優(yōu)勢(shì)。

2.2.1 實(shí)行信息化管理手段與技術(shù) 按管理權(quán)限逐層逐級(jí)建立流動(dòng)人員檔案局域網(wǎng)，通過(guò)局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)[3]，實(shí)行人才流動(dòng)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，建立流動(dòng)人員人事檔案信息庫(kù)，作為開(kāi)放式的人才信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和主要信息源，將不屬于保密范疇和不具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)的流動(dòng)人員人事檔案信息實(shí)行網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

2.2.2 明確職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范管理程序 在人事檔案信息管理中，要進(jìn)一步明確人才中心和用人單位之間對(duì)人事檔案的收集、整理和移交工作職責(zé)和管理程序。要給予用人單位一定的管理權(quán)限，由用人單位專(zhuān)人對(duì)人員信息進(jìn)行更新維護(hù)，人員信息實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，確保聘用制人員信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。這樣既可保證流動(dòng)人員與流動(dòng)檔案同步，使個(gè)人檔案信息更具連貫性，讓用人單位利用檔案更具時(shí)效性和全面性，也可避免檔案的人為涂改，減少“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象。

2.2.3 建立健全網(wǎng)絡(luò)人事檔案查詢管理制度 人事檔案社會(huì)化管理機(jī)構(gòu)將有資質(zhì)的用人單位納入網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)管理，用人單位在新人進(jìn)入時(shí)可憑單位的資質(zhì)申請(qǐng)，被認(rèn)證后給予人員信息網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)。人事檔案社會(huì)化管理機(jī)構(gòu)同時(shí)要建立和其他社會(huì)部門(mén)廣泛聯(lián)系，把保存在不同機(jī)構(gòu)的關(guān)于同一個(gè)人的所有檔案都建立關(guān)聯(lián)，利用身份證的唯一性作為代碼重新編號(hào)，使人事檔案的社會(huì)化管理的編號(hào)方式可以形成新的體系，人和檔案相互對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人檔案社會(huì)一體化，從而使人事檔案發(fā)揮資源整合功能[4]，在為社會(huì)各機(jī)構(gòu)和部門(mén)提供信息的過(guò)程中，能全面展示一個(gè)人的工作經(jīng)歷和工作狀態(tài)。

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篇4

一、高職院校在實(shí)施《高等學(xué)校檔案管理辦法》過(guò)程中存在的問(wèn)題

根據(jù)《辦法》的精神和要求，2008年12月江蘇省教育廳、江蘇省檔案局聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于認(rèn)真貫徹實(shí)施高等學(xué)校檔案管理辦法的意見(jiàn)》，目前全省高校中已掀起了一股貫徹實(shí)施《辦法》的。雖然同為高等學(xué)校，但與普通高校相比，高職院校在學(xué)校的歷史沿革、辦學(xué)方向、辦學(xué)性質(zhì)和學(xué)校規(guī)模等方面都具有一定的特殊性，因此在貫徹實(shí)施《辦法》過(guò)程中，高職院校應(yīng)當(dāng)從自身的實(shí)際出發(fā)，有效地將《辦法》的精神和要求落到實(shí)處。通過(guò)幾年的實(shí)踐，筆者初步感到高職院校在貫徹實(shí)施《辦法》過(guò)程中，主要存在以下三個(gè)方面的問(wèn)題。

（一）檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置問(wèn)題

關(guān)于高校檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置、性質(zhì)及其職責(zé)，《辦法》都作了具體的規(guī)定。其中對(duì)于檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置規(guī)定了兩種形式，即檔案館和綜合檔案室。而且要求只要具備建校歷史在50年以上、全日制在校生規(guī)模在1萬(wàn)人以上、或者已集中保管的檔案、資料在3萬(wàn)卷（長(zhǎng)度300延長(zhǎng)米）以上三個(gè)條件中的任何一項(xiàng)，就應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館。未設(shè)立檔案館的高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室。從目前高職院校的實(shí)際情況來(lái)看，大多數(shù)院校都基本具備上述三項(xiàng)條件，理應(yīng)按照《辦法》的規(guī)定設(shè)立檔案館或綜合檔案館。但一般高職院校都如同筆者所在的南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院一樣，均是由中專(zhuān)學(xué)校升格成為高等學(xué)校的，所以在規(guī)格上比普通高校要略低一些，這就決定了高職院校在教學(xué)機(jī)構(gòu)、行政管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置上都與普通高校都有所差別。尤其在設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)上，往往沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，限制了檔案工作人員工作創(chuàng)造性的發(fā)揮。檔案工作由于其工作性質(zhì)的緣故，在短期內(nèi)工作的好壞對(duì)學(xué)校大局影響不會(huì)很大，因此其重要性容易被忽視。正是由于這些原因的存在，在貫徹落實(shí)《辦法》中關(guān)于檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置問(wèn)題上沒(méi)能很好的得到解決。

（二）檔案人員的配備問(wèn)題

關(guān)于高校檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的配備及應(yīng)具備的條件、專(zhuān)職檔案工作人員編制及職數(shù)等，《辦法》也作了具體的規(guī)定。其中對(duì)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的條件也有具體要求，應(yīng)當(dāng)具備熱心檔案事業(yè)，具有高級(jí)以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷；有組織管理能力，具有開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)和精神；年富力強(qiáng)，身體健康等條件。這為高等學(xué)校檔案干部隊(duì)伍建設(shè)提供了強(qiáng)有力的依據(jù)，非常有利于高等學(xué)校檔案干部隊(duì)伍的建設(shè)。

檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平的高低，直接影響檔案事業(yè)的發(fā)展。高職院校檔案工作者中大多畢業(yè)于非檔案專(zhuān)業(yè)，有些人根本沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案的基本理論，也缺乏檔案管理工作的實(shí)踐，只能起到簡(jiǎn)單的保管作用，不能真正做到檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

對(duì)于普通高校來(lái)說(shuō)，選拔任用具有高級(jí)以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷的人員擔(dān)任檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，可以說(shuō)絲毫不成問(wèn)題。但是對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)，其教學(xué)、管理人員數(shù)量規(guī)模和結(jié)構(gòu)層次都相對(duì)局限，具備高級(jí)以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷的人員本來(lái)就有限，所以要求檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人也具有高級(jí)以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷，就顯得比較苛刻，一般高職院校都難以企求。

（三）歸檔門(mén)類(lèi)的確定問(wèn)題

《辦法》對(duì)高等學(xué)校文件材料的歸檔范圍作了明確規(guī)定，包括黨群類(lèi)、行政類(lèi)、學(xué)生類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、科研類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、儀器設(shè)備類(lèi)、產(chǎn)品生產(chǎn)類(lèi)、出版物類(lèi)、外事類(lèi)、財(cái)會(huì)類(lèi)等若干門(mén)類(lèi)，這是從全國(guó)高等學(xué)校的整體考慮而確定的，具有高度的概括性、普遍的針對(duì)性和廣泛的適用性，廣泛適用于各類(lèi)高等院校。高職院校主要從事高級(jí)技能教育，培養(yǎng)能獨(dú)立處理工藝技術(shù)中的“疑難雜癥”，能手腦并用有較高心智，具有一定的專(zhuān)業(yè)技術(shù)理論視野的應(yīng)用型高級(jí)技能人才，它的主要任務(wù)是對(duì)學(xué)生進(jìn)行技能教育，很少承擔(dān)科研任務(wù)、開(kāi)展產(chǎn)學(xué)研合作和外事往來(lái)。但目前高職院校還未能從實(shí)際出發(fā)，更為科學(xué)合理地確定歸檔門(mén)類(lèi)。

同時(shí)《辦法》還指出高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。目前高職院校在進(jìn)行歸檔相關(guān)文件材料時(shí)，沒(méi)有形成切實(shí)有效的歸檔制度。檔案管理上還存在一定的問(wèn)題，對(duì)文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁(yè)號(hào)或者件號(hào)，制作卷內(nèi)目錄等工作還沒(méi)有形成制度性管理。

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（四）檔案學(xué)術(shù)研究缺失問(wèn)題

《辦法》進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案工作的學(xué)術(shù)性要求，指出要將“編研、出版檔案史料，開(kāi)發(fā)檔案信息資源”列入了高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)，同時(shí)指出“有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專(zhuān)業(yè)的高年級(jí)開(kāi)設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課”。從目前高職院校檔案工作的學(xué)術(shù)研究來(lái)看，對(duì)檔案工作深入研究的力度不夠。大多數(shù)高職院校只是簡(jiǎn)單的把相關(guān)檔案材料歸檔整理，沒(méi)有很好的對(duì)檔案資料和管理進(jìn)行研究，沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的編研以及出版相應(yīng)的檔案史料。在沒(méi)有系統(tǒng)的對(duì)檔案工作進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的基礎(chǔ)上，對(duì)于在《辦法》中提及的開(kāi)設(shè)有關(guān)的檔案管理的選修課更是難以實(shí)施。

二、解決《高等學(xué)校檔案管理辦法》實(shí)施過(guò)程中存在問(wèn)題的路徑分析

（一）成立綜合檔案室來(lái)為學(xué)院保存和利用檔案提供服務(wù)

高職院校檔案機(jī)構(gòu)作為學(xué)校行政管理機(jī)構(gòu)的組成部分之一，理所當(dāng)然在規(guī)格上也比一般的普通高校的檔案機(jī)構(gòu)要略微簡(jiǎn)約一些。有鑒于此，筆者所在的學(xué)院并沒(méi)有設(shè)置檔案館，而是設(shè)置綜合檔案室，隸屬于院長(zhǎng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)明確規(guī)定，綜合檔案室作為學(xué)院保存和提供利用檔案的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，全面履行《辦法》規(guī)定的高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)履行的九個(gè)方面管理職責(zé)。從運(yùn)行狀況和實(shí)際效果來(lái)看，采用綜合檔案室這一機(jī)構(gòu)形式，更加適用于高職院校，完全能夠保證各項(xiàng)工作的有效開(kāi)展。

因此，各高職院校結(jié)合自身情況設(shè)置相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，充分發(fā)揮檔案工作在高校中的作用。

（二）選配高素質(zhì)的檔案管理人員，增強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)技術(shù)力量

穩(wěn)定專(zhuān)兼職檔案人員、提高其整體素質(zhì)是做好檔案工作的基礎(chǔ)。檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵在人，在檔案管理過(guò)程中，人始終是最重要的，檔案管理水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。只有選配高素質(zhì)的檔案管理人員，才能增強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)的技術(shù)力量。

筆者所在學(xué)院現(xiàn)共有教學(xué)、管理人員560余人，其中具有高級(jí)以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷的不足80人，僅占總數(shù)的1.4%，而且他們都在教學(xué)第一線。隨著招生規(guī)模逐年擴(kuò)大，他們都擔(dān)負(fù)著繁重的教學(xué)任務(wù)。因此要從教學(xué)第一線抽調(diào)本來(lái)有限的高級(jí)人才到檔案機(jī)構(gòu)工作，顯然有些不太現(xiàn)實(shí)。為此南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，選用一名具有館員任職經(jīng)歷的同志擔(dān)任綜合檔案室負(fù)責(zé)人，由于該同志十多年來(lái)一直從事本院檔案工作，具有較好的政治素養(yǎng)和較高的檔案管理業(yè)務(wù)水平，完全適應(yīng)工作需要，勝任綜合檔案室負(fù)責(zé)人這一職位。同時(shí)學(xué)院各系部均明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)做好各自所在系部文件材料的歸檔和移交。在選配兼職檔案員時(shí)既考慮了人員素質(zhì)，又考慮其業(yè)務(wù)水平。學(xué)院鼓勵(lì)專(zhuān)兼職檔案人員學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)和參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。各種培訓(xùn)注重針對(duì)性和實(shí)用性，重點(diǎn)加強(qiáng)電子文件、電子檔案管理新技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和實(shí)際工作能力。不斷提高學(xué)院檔案管理人員素質(zhì)和穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍。

（三）準(zhǔn)確進(jìn)行歸檔分類(lèi)，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化與規(guī)范化

由于高校各項(xiàng)活動(dòng)的特殊性，其檔案具有多樣性、客觀規(guī)律性、周期性等特點(diǎn)。因此應(yīng)針對(duì)其各種特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)化和規(guī)范化管理。從而提高檔案管理工作效率以及有效利用檔案。

筆者所在學(xué)院在確定歸檔門(mén)類(lèi)時(shí)，對(duì)《辦法》規(guī)定的相關(guān)門(mén)類(lèi)作了一些調(diào)整，省略了產(chǎn)品生產(chǎn)類(lèi)，并將外事類(lèi)歸入行政類(lèi)、科研類(lèi)歸入教學(xué)類(lèi)。同時(shí)突出記錄學(xué)院主要職能活動(dòng)和歷史面貌的黨群類(lèi)和行政類(lèi)、涉及民生的人事類(lèi)和學(xué)生類(lèi)、體現(xiàn)學(xué)院學(xué)生培養(yǎng)水平的教學(xué)類(lèi)，使得學(xué)院文件材料的歸檔范圍科學(xué)合理，更加符合高職院校的實(shí)際。

（四）加強(qiáng)檔案工作學(xué)術(shù)研究，推進(jìn)檔案管理工作的蓬勃發(fā)展

檔案管理的工作不僅在于各種文檔的歸檔整理，還要求對(duì)檔案工作進(jìn)行一定量的學(xué)術(shù)研究。只有豐富檔案管理工作的研究，才能更好的對(duì)檔案科學(xué)有效的管理與利用。

筆者所在學(xué)院，領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作。學(xué)院積極組織專(zhuān)兼職檔案管理人員參加相應(yīng)的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，提升其業(yè)務(wù)水平以及加深對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。學(xué)院出臺(tái)各項(xiàng)政策鼓勵(lì)檔案工作人員申報(bào)研究課題，以提升檔案管理工作的科學(xué)水平和檔案管理人員的自身素質(zhì)。檔案管理人員應(yīng)充分發(fā)揮高職院校的研究平臺(tái)，加強(qiáng)檔案管理工作的學(xué)術(shù)研究，進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作的蓬勃發(fā)展。

三、小結(jié)

在貫徹實(shí)施《辦法》的過(guò)程中，高職院校要秉承實(shí)事求是，一切從實(shí)際出發(fā)的原則，采取切實(shí)可行的措施和辦法。從硬件與軟件兩個(gè)方面來(lái)加強(qiáng)高職院校檔案管理工作，發(fā)揮檔案工作在高校中的作用。由于實(shí)踐比較有限，筆者將不斷摸索，繼續(xù)深化對(duì)貫徹實(shí)施《辦法》的認(rèn)識(shí)，逐步解決出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，把規(guī)范的精神和要求與學(xué)院的實(shí)際緊密結(jié)合起來(lái)，更好地推動(dòng)學(xué)院檔案工作的科學(xué)發(fā)展，為創(chuàng)建全國(guó)示范高職院校作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]高等學(xué)校檔案管理辦法.中華人民共和國(guó)教育部令第27號(hào)，2008年9月1日實(shí)行.

篇5

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)多元化的今天，檔案作為重要的信息資源，對(duì)企業(yè)的發(fā)展越來(lái)越重要。企業(yè)檔案不但要記錄歷史，還要服務(wù)現(xiàn)實(shí)，企業(yè)檔案已出現(xiàn)數(shù)字化管理新模式。借助檔案管理系統(tǒng)提供檔案信息的網(wǎng)絡(luò)檢索或?yàn)g覽。當(dāng)前進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)的企業(yè)，企業(yè)檔案工作備受冷落，大多只是實(shí)現(xiàn)了簡(jiǎn)單的檔案信息目錄網(wǎng)上檢索，傳統(tǒng)檔案管理模式無(wú)法適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，遠(yuǎn)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正的檔案信息化，只有轉(zhuǎn)變觀念，改革傳統(tǒng)檔案管理模式，認(rèn)識(shí)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的必要性，才能使檔案管理工作走出困境，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)地位低下。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足，重視支持不夠： 許多國(guó)有企業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)與人員被大幅裁減，檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施及工作人員的基本工作條件長(zhǎng)期得不到改善，檔案機(jī)構(gòu)往往成為被首先、重點(diǎn)清理的對(duì)象。檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，影響正常工作的開(kāi)展，檔案人員的薪酬水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他部門(mén)工作人員，檔案機(jī)構(gòu)在企業(yè)組織體系中地位下降，嚴(yán)重挫傷了檔案人員的職業(yè)自豪感和工作積極性，致使大量管理人才的流失，而且也制約了企業(yè)檔案工作的開(kāi)展。

企業(yè)檔案管理滯后于信息化發(fā)展。企業(yè)檔案管理滯后于信息化發(fā)展，許多企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)和人員面對(duì)新出現(xiàn)的電子文件，采取回避措施，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式卻難以適應(yīng)信息化發(fā)展，固守傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式，導(dǎo)致電子文件、檔案沒(méi)有實(shí)施管理或管理不當(dāng)。

企業(yè)檔案信息缺乏系統(tǒng)管理。伴隨著大規(guī)模是企業(yè)重組和企業(yè)合并，由于一些檔案材料分散保管于各部門(mén)，零散地分布在機(jī)構(gòu)成員手中，無(wú)法相互借鑒，沒(méi)有一個(gè)機(jī)構(gòu)來(lái)集中統(tǒng)一的管理本業(yè)的檔案，由于產(chǎn)權(quán)關(guān)系不明確，導(dǎo)致工作效率低下，工作失誤增多。在有的企業(yè)中由于管理不嚴(yán)，導(dǎo)致檔案材料被盜，如果企業(yè)檔案部門(mén)不進(jìn)行根本性的變革，企業(yè)“記憶”面臨著丟失的危險(xiǎn)，就難以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求。

二、知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理

知識(shí)管理是一個(gè)新的概念和事物，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，知識(shí)管理研究也興起一股熱潮，知識(shí)管理的對(duì)象是知識(shí)，管理的目標(biāo)是運(yùn)用知識(shí)。知識(shí)管理是為了有效地提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，而綜合企業(yè)內(nèi)部和的各種信息、知識(shí)，并加以識(shí)別、收集、科學(xué)的加工和充分的運(yùn)用，并通過(guò)建立知識(shí)共享機(jī)制，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的增值；利用企業(yè)所蘊(yùn)含的集體智慧提高企業(yè)的應(yīng)變和創(chuàng)造能力。在知識(shí)管理經(jīng)營(yíng)管理模式下，增強(qiáng)企業(yè)組織對(duì)環(huán)境的適應(yīng)能力，企業(yè)的發(fā)展不再受到資金和自然資源的限制，知識(shí)資源對(duì)于當(dāng)今企業(yè)具有舉足輕重的作用，知識(shí)管理有了強(qiáng)大的生命力和廣闊的發(fā)展前途。知識(shí)管理思想的內(nèi)涵，可以概括為知識(shí)管理是對(duì)企業(yè)產(chǎn)生的知識(shí)進(jìn)行管理通過(guò)獲取、存儲(chǔ)、學(xué)習(xí)、傳播、共享，運(yùn)用這些知識(shí)服務(wù)于企業(yè)的各項(xiàng)管理工作才是知識(shí)管理的最終目的。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)中，知識(shí)管理將為企業(yè)創(chuàng)新增添動(dòng)力，要使每個(gè)員工都能接觸并有效地運(yùn)用企業(yè)的知識(shí)，實(shí)現(xiàn)將合適的知識(shí)在合適的時(shí)間給合適的人。可以隨時(shí)隨地地找到最需要的知識(shí)，企業(yè)經(jīng)主要依靠知識(shí)來(lái)贏得競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)，最終實(shí)現(xiàn)成本最小，而收益最大。

企業(yè)檔案在知識(shí)管理中的作用。企業(yè)檔案是企業(yè)活動(dòng)的忠實(shí)記錄，企業(yè)的隱性知識(shí)占據(jù)了企業(yè)知識(shí)資源的主體，企業(yè)檔案忠實(shí)的記載了企業(yè)員工在從事生產(chǎn)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中的情況，隱性知識(shí)是企業(yè)知識(shí)資源的核心組成部分，而企業(yè)檔案就認(rèn)識(shí)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)，積累了大量的企業(yè)顯性知識(shí)；企業(yè)檔案有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)共享，知識(shí)共享是通過(guò)信息交流、傳遞實(shí)現(xiàn)的。有知識(shí)為人們所運(yùn)用，所掌握，知識(shí)才有價(jià)值。信息交流、傳遞的方式主要有兩種：語(yǔ)言和書(shū)面，書(shū)面交流是以文件、檔案等形式進(jìn)行知識(shí)的使用和交流。知識(shí)應(yīng)用范圍擴(kuò)大，價(jià)值實(shí)現(xiàn)也擴(kuò)大了企業(yè)檔案幫助保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)；企業(yè)檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新活動(dòng)的時(shí)候的過(guò)程、內(nèi)容、結(jié)果，是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展下的必然產(chǎn)物，是企業(yè)擁有某一知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律憑證。檔案的憑證作用可以有效地證明知識(shí)產(chǎn)權(quán)的所有者，當(dāng)發(fā)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，企業(yè)檔案可以有效地保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)。企業(yè)檔案可以提供尋找相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜业木€索，企業(yè)檔案為企業(yè)員工培訓(xùn)提供教材，當(dāng)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)龐大、員工人數(shù)眾多時(shí)，知識(shí)管理系統(tǒng)記錄了與企業(yè)相關(guān)的內(nèi)容，企業(yè)外部知識(shí)培訓(xùn)使企業(yè)員工能迅速融入本企業(yè)，學(xué)習(xí)并遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制；企業(yè)檔案反映企業(yè)文化，企業(yè)檔案形成和產(chǎn)生于企業(yè)家和企業(yè)員工各種企業(yè)活動(dòng)過(guò)程中，知識(shí)管理不僅是一項(xiàng)重要的管理活動(dòng)，更是一種管理理念，企業(yè)檔案不僅具備知識(shí)特征，還是企業(yè)一種重要的知識(shí)資源，已成為許多企業(yè)戰(zhàn)略行為和價(jià)值觀的一部分。

知識(shí)管理是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的方向，知識(shí)管理是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求，知識(shí)管理順應(yīng)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求，知識(shí)管理的技術(shù)支撐是現(xiàn)代信息技術(shù)。在整個(gè)社會(huì)生產(chǎn)系統(tǒng)中，知識(shí)產(chǎn)品的生產(chǎn)居于主導(dǎo)地位，作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理模式，其對(duì)企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的意義有： 知識(shí)管理的根本目是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值、提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，知識(shí)管理的出發(fā)點(diǎn)是知識(shí)是企業(yè)的戰(zhàn)略資源，知識(shí)管理的基本活動(dòng)是知識(shí)的積累組織、傳遞和應(yīng)用、創(chuàng)新。它可以促使人們重新認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案的價(jià)值，促使人們重新視定義企業(yè)檔案管理工作的目的，促使人們重新思考企業(yè)檔案管理的基本活動(dòng)，以促使人們重新考察企業(yè)檔案管理的技術(shù)方法。以知識(shí)管理思想指導(dǎo)企業(yè)檔案工作，企業(yè)檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作方式走出來(lái)，通過(guò)挖掘企業(yè)檔案的知識(shí)價(jià)值，采用先進(jìn)的信息技術(shù)，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案管理的要求。知識(shí)管理要求拓展和完善企業(yè)檔案管理職能，強(qiáng)化對(duì)檔案知識(shí)的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)施檔案管理的智能化服務(wù)，應(yīng)將檔案管理看成是企業(yè)知識(shí)管理的重要組成部分，檔案人員從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)管理者、知識(shí)提供者及決策咨詢者；知識(shí)管理要求企業(yè)完善和優(yōu)化館藏，檔案工作者必須投身于電子文件的產(chǎn)生和控制過(guò)程中，完善和優(yōu)化館藏資源是檔案工作的基礎(chǔ)和重點(diǎn)，利用檔案館豐富的數(shù)字化資源，重要手段則是數(shù)字化檔案館的建設(shè)，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)與手段，文檔信息數(shù)字化工作是數(shù)字化檔案館建設(shè)的另一主要內(nèi)容；知識(shí)管理要求企業(yè)提高檔案管理技術(shù)，對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)，更依靠上數(shù)據(jù)，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用，檔案信息化離不開(kāi)企業(yè)信息化，對(duì)檔案信息資源的深入開(kāi)發(fā)，必須建立健全適應(yīng)信息化要求的電子文件形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，納入企業(yè)整體信息化建設(shè)之中；知識(shí)管理要求檔案知識(shí)實(shí)現(xiàn)智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)智能化服務(wù)，可以通過(guò)企業(yè)知識(shí)庫(kù)的構(gòu)建、知識(shí)導(dǎo)航的提供、知識(shí)的咨詢等手段來(lái)實(shí)現(xiàn)；知識(shí)管理要求檔案工作者提高素質(zhì)，知識(shí)管理要求作檔案工作者必須提高自身素質(zhì)，檔案知識(shí)管理的關(guān)鍵因素是人才，掌握現(xiàn)代企業(yè)管理知識(shí)，要具備一定的信息分析和處理能力，以此提高檔案的管理水平。

三、知識(shí)管理背景下構(gòu)建企業(yè)檔案管理模式

面對(duì)機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案工作只有主動(dòng)去適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、積極為知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展，發(fā)揮檔案工作在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代應(yīng)有的作用。檔案知識(shí)是典型的顯性知識(shí)，符合檔案知識(shí)管理的規(guī)律，因此企業(yè)檔案實(shí)施知識(shí)管理是自身的要求；企業(yè)檔案實(shí)施知識(shí)管理是現(xiàn)實(shí)的要求，通過(guò)大家參與達(dá)成共識(shí)的知識(shí)資源優(yōu)化處理，解決了過(guò)去“按檔案方法分類(lèi)，不切實(shí)際”的問(wèn)題，避免了“知識(shí)類(lèi)檔案”還按照信息類(lèi)檔案進(jìn)行處理的錯(cuò)誤方式；企業(yè)檔案實(shí)施知識(shí)管理是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的要求，知識(shí)管理將以往的檔案知識(shí)規(guī)范化、統(tǒng)一化、創(chuàng)新化。

構(gòu)建檔案知識(shí)資源管理模式的目標(biāo)。管理的思想也在信息化的浪潮中發(fā)生了轉(zhuǎn)變，使檔案管理有了重大改觀。具體目標(biāo)是使檔案知識(shí)資源化、信息化，按信息管理方式分類(lèi)保存，以供搜索和查詢，按知識(shí)資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理，即歸類(lèi)沉淀，對(duì)將來(lái)的知識(shí)型文檔，設(shè)計(jì)、設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)模板；實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源支持領(lǐng)導(dǎo)決策，要充分了解分析領(lǐng)導(dǎo)或管理決策的事項(xiàng)及過(guò)程，設(shè)計(jì)、設(shè)立訂閱機(jī)制，委托專(zhuān)業(yè)人員或?qū)＜沂占R(shí)或信息資料；知識(shí)資源及時(shí)支持員工學(xué)習(xí)。構(gòu)建相應(yīng)分類(lèi)的關(guān)聯(lián)知識(shí)資源庫(kù)，配備相關(guān)知識(shí)的文件類(lèi)到關(guān)聯(lián)知識(shí)庫(kù)中，設(shè)立員工自學(xué)考試內(nèi)容；知識(shí)資源及時(shí)支持員工工作，要了解分析各項(xiàng)業(yè)務(wù)、事務(wù)工作，內(nèi)容及過(guò)程，按業(yè)務(wù)、事務(wù)過(guò)程環(huán)節(jié)及環(huán)節(jié)內(nèi)作業(yè)程序；知識(shí)資源管理制度化，用制度的形式確定知識(shí)資源管理的組織機(jī)構(gòu)。檔案知識(shí)資源管理依托網(wǎng)絡(luò)，用信息來(lái)實(shí)現(xiàn)，在應(yīng)用系統(tǒng)中對(duì)知識(shí)資源分層級(jí)設(shè)立安全訪問(wèn)權(quán)限。

檔案知識(shí)資源管理模式構(gòu)建方案包括檔案知識(shí)資源應(yīng)用功能系統(tǒng)、資源庫(kù)委托收集、整理系統(tǒng)、資源庫(kù)委托收集整理系統(tǒng)、知識(shí)資源庫(kù)管理系統(tǒng)。知識(shí)資源管理組織建設(shè)方案其組織結(jié)構(gòu)可以設(shè)計(jì)為知識(shí)資源管理團(tuán)隊(duì)和知識(shí)資源管理中心。建立檔案知識(shí)資源管理的制度體系，推進(jìn)和組織建設(shè)的要求。檔案知識(shí)資源管理方案實(shí)施步驟要開(kāi)展進(jìn)行調(diào)查研究，它包括管理制度方面的調(diào)查研究、硬件方面的調(diào)查研究、技術(shù)方面的調(diào)查研究、人才方面的調(diào)查研究；制定實(shí)施目標(biāo)，明確實(shí)施要素，建立保障系統(tǒng)，實(shí)施要素是方案的主體部分，需要建立包括檔案知識(shí)資源管理體制。

企業(yè)實(shí)施檔案知識(shí)資源管理的條件。企業(yè)實(shí)施檔案知識(shí)資源管理的條件，一定的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的前提。技術(shù)是檔案知識(shí)資源管理順利進(jìn)行的保證，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)情況是關(guān)系著檔案知識(shí)管理信息能否在網(wǎng)絡(luò)上的關(guān)鍵。檔案知識(shí)資源管理是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，所以資金是否充足也是檔案知識(shí)管理能否順利進(jìn)行得關(guān)鍵因素，此人才問(wèn)題關(guān)系到檔案知識(shí)資源管理的成敗。

因此要轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新工作方法，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，統(tǒng)籌協(xié)作，共同促進(jìn)檔案知識(shí)資源管理的發(fā)展。

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[5]李兆明.業(yè)檔案工作處于困境的原因及對(duì)策，北京檔案，2005，9

篇6

一、管理學(xué)視域中檔案管理與知識(shí)管理的異同

（一）檔案管理與知識(shí)管理的差異性

檔案管理以保存、管理、查閱、調(diào)動(dòng)等為主要工作環(huán)節(jié)，其工作重心是利用管理規(guī)范和技術(shù)手段確保檔案的真實(shí)性。因此在檔案管理工作中，規(guī)范化、制度化和程序化是關(guān)鍵特征，而在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化還要不斷提升檔案管理信息化程度。對(duì)于知識(shí)管理來(lái)說(shuō)，除了檔案管理的題中之義外，還需要對(duì)檔案信息的隱形管理，相比于強(qiáng)調(diào)規(guī)范化和制度化的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，知識(shí)管理需要更強(qiáng)的創(chuàng)新性和實(shí)用性，更加重視發(fā)揮知識(shí)的社會(huì)價(jià)值和應(yīng)用價(jià)值，通過(guò)知識(shí)管理來(lái)創(chuàng)造更多的社會(huì)生產(chǎn)力。

（二）檔案管理與知識(shí)管理的相似性

從管理對(duì)象、流程、目的、技術(shù)等四個(gè)方面來(lái)看，檔案管理與知識(shí)管理具備很大程度上的相似性，這種相似性是確保二者能夠產(chǎn)生互動(dòng)關(guān)系的基礎(chǔ)。首先，檔案管理與知識(shí)管理在管理對(duì)象方面存在相似性，二者均需處理由文字、圖像等構(gòu)成的信息文件，這就從根本上決定了探究二者關(guān)系的可操作性。其次，二者有著較為一致的管理目標(biāo)。從檔案管理和知識(shí)管理的流程來(lái)看，二者都需要經(jīng)歷產(chǎn)生－整理－存儲(chǔ)－利用等四個(gè)主要階段，檔案管理就是要把檔案文件由具體檔案產(chǎn)生部門(mén)接收到檔案管理部門(mén)，按照檔案管理體例進(jìn)行分類(lèi)整理，同時(shí)對(duì)于不同價(jià)值和不同管理年限的檔案分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行鑒定而后存儲(chǔ)，在此基礎(chǔ)上根據(jù)相關(guān)單位和個(gè)人的需要依照一定程度對(duì)檔案進(jìn)行提取利用。知識(shí)管理的過(guò)程也是大同小異，一般來(lái)說(shuō)也是從知識(shí)的產(chǎn)生階段開(kāi)始，對(duì)于不同的知識(shí)類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)管理，依據(jù)相關(guān)需要進(jìn)行知識(shí)利用與評(píng)價(jià)。最后，二者的管理技術(shù)也存在著相似之處，信息化時(shí)代給檔案管理和知識(shí)管理工作都帶來(lái)了技術(shù)上的大規(guī)模革新，信息化時(shí)代要求檔案管理和信息管理都要朝著信息化、電子化的方向發(fā)展，利用電子信息技術(shù)對(duì)檔案信息和知識(shí)信息進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，從而減少管理過(guò)程中的資源浪費(fèi)，提高管理效率。

二、檔案管理與知識(shí)管理的互動(dòng)關(guān)系

根據(jù)檔案管理和知識(shí)管理之間存在的異同，能夠在信息化背景下調(diào)動(dòng)二者的互動(dòng)發(fā)展，從而促進(jìn)檔案管理和信息管理的共同進(jìn)步。

（一）知識(shí)管理擴(kuò)大檔案管理的范疇

對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的管理方法和管理模式在信息化背景下出現(xiàn)了一定的局限性，通過(guò)信息管理的介入能夠有效擴(kuò)大檔案管理的范疇，提升檔案管理的效率。檔案管理局限于檔案、文件和情報(bào)之間的差別，由于不同檔案之間的權(quán)限差別，在現(xiàn)實(shí)利用方面存在一定困難。知識(shí)管理能夠?qū)n案、文件在內(nèi)的檔案管理內(nèi)容納入到管理范疇中，通過(guò)對(duì)管理內(nèi)容的有效處理構(gòu)建一個(gè)更為完備的檔案管理知識(shí)體系，這種擴(kuò)大了的知識(shí)體系能夠?yàn)闄n案管理提供一個(gè)不斷被開(kāi)拓的管理空間。同時(shí)，知識(shí)管理能夠有效推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)實(shí)利用，提升檔案管理的實(shí)用性價(jià)值。以企業(yè)檔案為例，在傳統(tǒng)的檔案管理范疇中，企業(yè)檔案管理服務(wù)基本維持在檔案的保管和調(diào)動(dòng)等最為表層的方面，實(shí)現(xiàn)檔案管理與知識(shí)管理的結(jié)合，能夠促進(jìn)檔案管理的更好利用，更為有效地發(fā)揮檔案管理在企業(yè)人事管理中的作用。

（二）檔案管理為知識(shí)管理提供制度規(guī)范

相比于已經(jīng)開(kāi)展相對(duì)成熟，體系相對(duì)完備的檔案管理工作而言，知識(shí)管理仍然停留在較為表面和較為基礎(chǔ)的層面上，尚未形成行之有效的管理制度和管理規(guī)范，而檔案管理恰恰能夠?yàn)檫@一工作提供有效幫助。首先，檔案管理工作能夠有效促進(jìn)知識(shí)管理的沉淀與積累，在企業(yè)知識(shí)管理過(guò)程中，對(duì)于隱藏性的價(jià)值較高的知識(shí)往往都存在于企業(yè)員工的個(gè)人大腦中，利用檔案管理能夠?qū)T工大腦中的知識(shí)信息通過(guò)文字形式落實(shí)下來(lái)，形成較為容易管理的知識(shí)檔案，這樣既能夠促進(jìn)知識(shí)的積累與沉淀，又能夠解決檔案管理深度不足的問(wèn)題。另一方面，檔案管理能夠?yàn)橹R(shí)管理工作提供交流和傳播的平臺(tái)，在知識(shí)傳播過(guò)程中，語(yǔ)言和文字是最為關(guān)鍵的兩種形式，檔案管理能夠?qū)⒄Z(yǔ)言交流的口語(yǔ)化變得更為簡(jiǎn)潔、高效，使得語(yǔ)言交流超越時(shí)間和空間的限制，在檔案管理過(guò)程中提供知識(shí)的交流途徑，為知識(shí)傳播提供一個(gè)更為持久、可靠的平臺(tái)。綜上所述，重視檔案管理與知識(shí)管理之間的互動(dòng)關(guān)系及同異之處，并且充分發(fā)揮二者的和諧互動(dòng)屬性能夠有效推動(dòng)二者的共同發(fā)展進(jìn)步。

作者:胡瀛瀅 單位:吉林省體育運(yùn)動(dòng)學(xué)校

參考文獻(xiàn)：

篇7

一、檔案管理與知識(shí)管理的概念

知識(shí)管理是以知識(shí)為核心的管理，圍繞著知識(shí)和與知識(shí)有關(guān)的一系列生產(chǎn)社會(huì)活動(dòng)。而知識(shí)是通過(guò)學(xué)習(xí)、實(shí)踐或者探索所獲得的認(rèn)識(shí)、判斷或技能，在人類(lèi)社會(huì)當(dāng)中，知識(shí)已成為一種重要資源，久而久之人們認(rèn)識(shí)到知識(shí)的稀缺和可靠，開(kāi)始追逐知識(shí)的獲取，最終演化成一門(mén)知識(shí)學(xué)科，于是知識(shí)管理作為一種最新的管理意識(shí)和形式，經(jīng)歷了多年的積累和發(fā)展，它融合了現(xiàn)代信息技術(shù)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)理論、企業(yè)管理思想和現(xiàn)代管理理念，在企業(yè)管理中知識(shí)管理是一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案管理亦稱檔案工作，是直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。廣義意義的檔案管理是指檔案的保管，而狹義意義的檔案管理是指對(duì)已經(jīng)收集、整理后的材料存入庫(kù)房形成的檔案進(jìn)行日常的管理工作。檔案管理作為一項(xiàng)管理工作，主要環(huán)節(jié)在收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和為檔案利用者提供服務(wù)。在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)當(dāng)中，眾多企事業(yè)單位實(shí)際經(jīng)營(yíng)活動(dòng)就是采取和使用企業(yè)管理進(jìn)行日常工作安排和產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，而檔案管理作為一項(xiàng)企業(yè)管理的重要內(nèi)容，逐漸得到?jīng)Q策者和領(lǐng)導(dǎo)者的重視，對(duì)于檔案管理本身來(lái)講，除了對(duì)檔案實(shí)體的管理以外，還有對(duì)檔案內(nèi)在信息的管理，在某種程度上來(lái)說(shuō)，實(shí)際上是對(duì)一種知識(shí)的使用價(jià)值的有效管理，因此檔案管理和知識(shí)管理二者很難割裂開(kāi)來(lái)。

二、檔案管理與知識(shí)管理異同關(guān)系

(一)檔案管理與知識(shí)管理的相同之處

1．二者的管理對(duì)象檔案管理的對(duì)象主要是文字、圖形、音頻、視頻等等文件材料，可以說(shuō)檔案管理具備信息屬性，而信息作為一種知識(shí)的表現(xiàn)形式，同屬于知識(shí)管理的范疇。知識(shí)管理的對(duì)象則主要是知識(shí)，而知識(shí)的組成部分為顯性知識(shí)和隱形知識(shí)，顯性知識(shí)主要是通過(guò)外部獲取的方式得到的，如圖書(shū)、報(bào)紙期刊等有形知識(shí)，而隱形知識(shí)是側(cè)重于無(wú)法用文字描述和表達(dá)的知識(shí)，更多的是以思想、經(jīng)驗(yàn)為代表的無(wú)實(shí)物形態(tài)的知識(shí)。我們可以看出檔案管理屬于顯性知識(shí)范疇內(nèi)，知識(shí)管理的管理對(duì)象包含了檔案管理的管理對(duì)象。2．二者的管理目的檔案管理的管理目的在于為檔案利用者提高更精準(zhǔn)、更快速的服務(wù)，側(cè)重滿足利用者的需求;而知識(shí)管理的管理目的是盡可能的實(shí)行知識(shí)的價(jià)值，為知識(shí)管理者提高知識(shí)理論體系，指導(dǎo)其作出正確的決策和判斷。可以說(shuō)二者在最終終端管理工作的達(dá)成都是為了滿足使用者需求實(shí)現(xiàn)管理的價(jià)值，二者出發(fā)點(diǎn)相近。3．二者的管理流程不管是傳統(tǒng)檔案管理模式還是現(xiàn)代化檔案管理模式，都有收集、整理分析、保管、分類(lèi)統(tǒng)計(jì)、利用的過(guò)程，而知識(shí)管理的流程主要是知識(shí)產(chǎn)生、收集、加工、整理、評(píng)價(jià)、利用，可以看出在某幾個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，檔案管理和知識(shí)管理的管理流程基本類(lèi)似。4．二者的管理技術(shù)隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，各行各業(yè)也都隨之與其相結(jié)合，可以說(shuō)在管理技術(shù)和手段上，新一代現(xiàn)代化檔案管理和知識(shí)管理都紛紛以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)支撐和傳播媒介，二者技術(shù)手段相同。

(二)檔案管理與知識(shí)管理的不同之處

1．范圍大小檔案管理管理范圍主要是檔案實(shí)體和信息管理，而知識(shí)管理的范圍較檔案管理廣泛，包含顯性知識(shí)與隱形知識(shí)，可以說(shuō)檔案管理的管理范圍僅僅涵蓋了顯性知識(shí)，而不具備隱形知識(shí)，知識(shí)管理二者皆備。2．重視利用程度在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，檔案管理一直受決策者和領(lǐng)導(dǎo)者的忽視，重視程度低，利用效率同樣低下，甚至就因?yàn)闄n案管理人員知識(shí)管理認(rèn)知較低導(dǎo)致檔案管理水平不高，隨著近些年檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程加快，情況有所好轉(zhuǎn)，但是知識(shí)管理從出現(xiàn)至今一直備受重視二者的重視利用程度差異明顯。3．機(jī)制體系完善度正是由于二者的重視程度差異較大，知識(shí)管理早早就形成了屬于自己的理論體系，以及系統(tǒng)有效的管理機(jī)制，而檔案管理理論水平較低，由于思想認(rèn)知問(wèn)題導(dǎo)致人員參與程度低，長(zhǎng)期處于體系不完整、機(jī)制不完備的狀況。

三、檔案管理與知識(shí)管理的相互作用

(一)知識(shí)管理提升檔案管理

正是由于傳統(tǒng)的檔案管理工作缺乏高水平的知識(shí)管理介入，現(xiàn)代化發(fā)展的檔案管理工作需要知識(shí)管理的作用。知識(shí)管理通過(guò)其自身先進(jìn)的理念來(lái)推動(dòng)檔案管理工作，提高管理人員和執(zhí)行人員的認(rèn)知水平和思想深度，在主觀上影響其促使檔案管理知識(shí)深化，形成檔案管理的知識(shí)及管理體系。同時(shí)隨著知識(shí)管理的不斷深入，數(shù)字信息技術(shù)的引進(jìn)也使得檔案管理手段豐富、工作效率提升。

(二)檔案管理推動(dòng)知識(shí)管理

檔案管理工作的工作主客觀條件得到改善，管理工作的大力開(kāi)展，有助于知識(shí)的沉淀和積累，形成的知識(shí)理論體系將培養(yǎng)出新一代管理人才，對(duì)知識(shí)的傳播與交流都起到了推動(dòng)作用，并在此過(guò)程中，知識(shí)管理可以得到深挖，通過(guò)新一輪的理解和完善，知識(shí)管理體系會(huì)更為深化和系統(tǒng)。

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篇8

1為什么要融合檔案信息管理與知識(shí)管理

隨著社會(huì)的進(jìn)步，我國(guó)知識(shí)經(jīng)濟(jì)建設(shè)模式越來(lái)越完善，對(duì)于科技的應(yīng)用也越來(lái)越頻繁，在這樣的發(fā)展形勢(shì)下，保證檔案信息管理體系建設(shè)更加完善最關(guān)鍵的就是融入知識(shí)管理的相關(guān)知識(shí)，只有在這樣的大趨勢(shì)下，才能夠有效促進(jìn)我國(guó)檔案信息管理更加完善。知識(shí)參與社會(huì)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展，利用知識(shí)的力量不斷壯大經(jīng)濟(jì)建設(shè)才是未來(lái)社會(huì)最主要的發(fā)展核心。所以說(shuō)，將檔案信息管理和知識(shí)管理相互融合是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大趨勢(shì)，只有在這種融合的形勢(shì)下，才能夠促進(jìn)檔案信息管理工作效率的提升，保證檔案信息管理更加完善和全面，才能將檔案信息管理作用發(fā)揮到最好。由于傳統(tǒng)的檔案信息管理流程比較長(zhǎng)，方式使用也比較落后，因此對(duì)于信息管理價(jià)值不高，要想保證實(shí)際存在的問(wèn)題能夠得到解決，就應(yīng)該將其與知識(shí)管理融合起來(lái)，這樣的發(fā)展方式才是解決檔案信息管理工作問(wèn)題的最主要以及最現(xiàn)代的方式。

2檔案信息管理與知識(shí)管理融合的可行性

2.1從檔案信息屬性的角度分析。檔案信息管理主體主要是知識(shí)數(shù)據(jù)，但是一般來(lái)說(shuō)，檔案信息是多重屬性的。從檔案信息屬性角度分析，檔案能夠?qū)⒃痉稚⒌摹o(wú)形的知識(shí)進(jìn)行有形的記錄，從而能夠直觀地表現(xiàn)在人們眼前。由于知識(shí)管理內(nèi)容和檔案信息管理內(nèi)容是相同的，同時(shí)，兩者都有特定的管理對(duì)象，因此兩者之間可以融合，從而可以促進(jìn)檔案信息管理工作效率的提升。

2.2從知識(shí)管理的現(xiàn)有研究成果分析。知識(shí)管理方式的不斷創(chuàng)新帶動(dòng)著我國(guó)管理體系的完善，目前，我國(guó)相關(guān)部門(mén)對(duì)于知識(shí)管理的研究力度已經(jīng)逐漸提升，正是由于知識(shí)管理方式得到創(chuàng)新，所以對(duì)于現(xiàn)代化檔案信息管理能夠起到很好的指導(dǎo)作用。而現(xiàn)階段我們需要做到的就是建立更加完整的管理機(jī)制。選擇合適的管理內(nèi)容作為管理對(duì)象。最后是在確定管理對(duì)象之后，有針對(duì)性的實(shí)行管理。實(shí)際上知識(shí)管理所擁有的條件已經(jīng)達(dá)到文章中提到的管理?xiàng)l件，這也使得檔案管理與知識(shí)管理之間的融合有了保障。

3知識(shí)管理對(duì)檔案信息管理的創(chuàng)新

3.1知識(shí)管理可以完善檔案信息管理職能。知識(shí)管理其實(shí)就是檔案管理革新的主要表現(xiàn)。知識(shí)管理可以影響到檔案管理的全部流程，不同的流程選擇的管理方式不同，但是對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)都是具有一定的影響。當(dāng)檔案管理工作中增加了知識(shí)管理之后，檔案管理的內(nèi)容都明顯的不同，甚至在工作方式上都出現(xiàn)了變化。這種變化可以體現(xiàn)在幾個(gè)方面。第一是對(duì)實(shí)體檔案上，在過(guò)去對(duì)檔案管理的時(shí)候，主要的管理內(nèi)容就是實(shí)體檔案，但是在轉(zhuǎn)變管理內(nèi)容之后，實(shí)體檔案的管理減少。現(xiàn)在更多的是對(duì)檔案的利用。而且管理的技術(shù)也變得先進(jìn)，使用高科技管理檔案，使得管理方式走向智能化。

3.2知識(shí)管理可以實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。業(yè)務(wù)流程再造，是對(duì)組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計(jì)，其既是知識(shí)管理的要求，也是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的重要手段。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個(gè)由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時(shí)，對(duì)信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對(duì)電子文件的管理推動(dòng)了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體。打破過(guò)去文件工作與檔案工作的界限，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)。該流程包括文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷(xiāo)毀的全過(guò)程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強(qiáng)文件、檔案的知識(shí)管理，同時(shí)強(qiáng)化了對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高工作效率。

4知識(shí)管理可以強(qiáng)化檔案知識(shí)智能化服務(wù)意識(shí)

工作人員在管理檔案的時(shí)候，對(duì)于工作的質(zhì)量也是有要求的，而采用知識(shí)管理的方式就是保證工作質(zhì)量的一種方法。信息化是檔案進(jìn)步的前提，有了信息化檔案才能管理才能更進(jìn)步，而且網(wǎng)絡(luò)也是檔案管理轉(zhuǎn)變的主要因素。增加知識(shí)管理可以讓檔案管理的管理內(nèi)容更全面，還能放檔案的服務(wù)性質(zhì)明顯上升。因此在對(duì)檔案管理的時(shí)候要使用現(xiàn)代化的技術(shù)，包括網(wǎng)絡(luò)，只有這樣才能保證管理檔案的智能化水平。

5知識(shí)管理有助于提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案的管理水平與管理人員的素質(zhì)有直接的關(guān)系，為了能夠保證管理工作的質(zhì)量，就要讓管理人員就有較高的素質(zhì)，現(xiàn)階段制約我國(guó)檔案管理事業(yè)發(fā)展的主要因素就是管理人員的素質(zhì)。對(duì)于檔案的管理采用知識(shí)管理以及信息管理，而這種兩種管理方式都是檔案管理方式創(chuàng)新的表現(xiàn)。但是這兩種管理方式對(duì)于檔案工作人員的素質(zhì)要求高，必須具有現(xiàn)代的管理知識(shí)，同時(shí)能夠?qū)芾韺W(xué)有一定的了解。保證其在管理的時(shí)候，對(duì)業(yè)務(wù)熟練。而且將信息管理與知識(shí)管理結(jié)合在一起，也可以有效的提高管理者的素質(zhì)。知識(shí)管理可以幫助工作人員為檔案建立一個(gè)完整的知識(shí)框架，而且讓管理人員具有現(xiàn)代信息技術(shù)，從而激發(fā)管理人員的內(nèi)在潛能。通過(guò)這種管理也可以讓檔案管理人員盡快的了解客戶的需求，然后為客戶提供服務(wù)。所以說(shuō)，檔案管理必須要進(jìn)行知識(shí)管理。很多人員在利用檔案資源的時(shí)候，格外重視對(duì)檔案中歷史信息的利用，這使得檔案信息資源的作用發(fā)揮的不明顯。

6結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)全文的論述，我們能夠更加清楚地看出優(yōu)化檔案管理工作的主要影響，正是由于社會(huì)的進(jìn)步會(huì)不斷促進(jìn)我國(guó)檔案信息管理工作的進(jìn)行，因此相關(guān)部門(mén)一定要重視這方面工作的改革，從而能夠從根本上提升我國(guó)檔案管理工作效率。知識(shí)時(shí)代最主要的特點(diǎn)就是利用更加先進(jìn)的技術(shù)以及知識(shí)，幫助社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)能夠更加順利的實(shí)施和開(kāi)展。檔案信息管理是知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的最主要表現(xiàn)。要想提升檔案信息管理體系更加完善，一定要更加大膽地對(duì)模式以及理念進(jìn)行創(chuàng)新和變革，從而能夠促進(jìn)檔案信息管理工作可以長(zhǎng)久發(fā)展。

篇9

對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō),這既是難得的機(jī)遇,也是嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),更是檔案和檔案管理活動(dòng)的革命。這要求檔案從業(yè)人員不僅要具有精深的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和廣博的相關(guān)學(xué)科知識(shí),而且要具有熟練駕馭現(xiàn)代高新技術(shù)的能力;不僅要繼續(xù)扮演好歷史事實(shí)的維護(hù)者、“社會(huì)記憶”的保護(hù)神的傳統(tǒng)角色,而且要盡快適應(yīng)檔案文件的監(jiān)督者的新角色;要求他們不僅能處理好原有的工作內(nèi)容,更要有能力處理新出現(xiàn)的事件和突發(fā)事件。

檔案是歷史最真實(shí)的維護(hù)者

檔案是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的伴生物,是人們?cè)谡巍⒔?jīng)濟(jì)、軍事、文化、科技等社會(huì)實(shí)踐中直接形成的原始記錄。它不是事后編寫(xiě)或隨意收集來(lái)的,因而它在印證歷史事實(shí)、糾正史籍訛誤方面有著其他資料無(wú)法比擬的權(quán)威性。在儲(chǔ)備人類(lèi)科學(xué)文化知識(shí)的所有文獻(xiàn)中,檔案的形式最繁多,內(nèi)容最豐富。檔案作為人類(lèi)文明和歷史的最真實(shí)的見(jiàn)證和維護(hù)者,常常具有以下特征:

社會(huì)的廣泛性。檔案勞動(dòng)是由國(guó)家規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)的,是有組織的、廣泛的社會(huì)化生產(chǎn);勞動(dòng)對(duì)象檔案來(lái)自整個(gè)社會(huì),勞動(dòng)的成果服務(wù)于整個(gè)社會(huì)。來(lái)源于社會(huì),服務(wù)于社會(huì)是檔案社會(huì)屬性的重要來(lái)源和體現(xiàn)。

知識(shí)的綜合性。檔案包含著人們的各種知識(shí)和正反經(jīng)驗(yàn),同時(shí)也包含著不同階級(jí)的意識(shí)形態(tài)。要對(duì)檔案進(jìn)行去偽存真、去粗取精、由表及里、由此及彼的整理和鑒定,需要多學(xué)科的文化知識(shí)和歷史唯物主義世界觀。同時(shí),檔案涉及極廣,人文、地理、天象、人類(lèi)的實(shí)踐等都是檔案的內(nèi)容。從自然到社會(huì),從文化到物質(zhì),從昨天到明天,一切的一切都賦予了檔案包容萬(wàn)象、傳承古今的綜合內(nèi)涵。

歷史的繼承性。我國(guó)有悠久的檔案工作歷史,有一套檔案工作的優(yōu)良傳統(tǒng)和一系列的檔案工作成果。檔案工作者要連續(xù)不斷地服務(wù)于整個(gè)社會(huì),就必須在前人勞動(dòng)的基礎(chǔ)上有所繼承、不斷創(chuàng)新,才能保持知識(shí)體系的完整性、科學(xué)性、連續(xù)性,以適應(yīng)新的需求。同時(shí),檔案工作者也需要把自己的經(jīng)驗(yàn)和技巧傳承下去,以供后來(lái)的同行們學(xué)習(xí)和借鑒。這就賦予了檔案工作承上啟下、傳承歷史、繼往開(kāi)來(lái)的特性。

探索的艱苦性。伴隨著人類(lèi)社會(huì)的歷史進(jìn)程,每天都在產(chǎn)生檔案。隨著館藏量的增多,每個(gè)工作人員對(duì)檔案內(nèi)容的繼承和借鑒需要深入了解,并要進(jìn)行有目的的記憶,才能提高這種人工腦力檢索的能力。同時(shí)他們長(zhǎng)期埋頭于“故紙堆”做整理等基礎(chǔ)工作,是“枯燥”和“乏味”的,從而使這種勞動(dòng)帶有探索的艱苦性。

從檔案勞動(dòng)的以上特征可以看出,檔案勞動(dòng)需要消耗勞動(dòng)者一定的體力和大量的腦力,屬?gòu)?fù)雜勞動(dòng)的范疇。檔案勞動(dòng)表現(xiàn)為對(duì)前人創(chuàng)造的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)(技術(shù))進(jìn)行收集、整理、加工、轉(zhuǎn)移使之系統(tǒng)化、實(shí)用化的復(fù)雜勞動(dòng)過(guò)程。

檔案工作者所需的道德修養(yǎng)

由于檔案工作的特殊性,它要求檔案工作者從以下幾方面來(lái)加強(qiáng)自身修養(yǎng):

要具有為檔案事業(yè)獻(xiàn)身的精神。作為一名檔案工作者,首先要樹(shù)立堅(jiān)定的事業(yè)心,熱愛(ài)本職工作,維護(hù)本職業(yè)的權(quán)益,在技術(shù)上精益求精,力爭(zhēng)掌握最好的職業(yè)技能。檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè),是人類(lèi)歷史文化科學(xué)得以承前啟后、繼往開(kāi)來(lái)的工作。同時(shí),檔案工作又是一項(xiàng)平凡的工作。檔案工作者所肩負(fù)的重大責(zé)任,往往都體現(xiàn)在大量繁瑣的業(yè)務(wù)工作中,貫穿在業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié),甚至每一份文件上。因此,檔案工作者應(yīng)該具有主人翁的工作態(tài)度,嚴(yán)肅認(rèn)真的工作作風(fēng),高度的政治責(zé)任感和強(qiáng)烈的事業(yè)心。

要實(shí)事求是地維護(hù)黨和國(guó)家的真實(shí)歷史面貌。檔案是歷史的真實(shí)記錄,其歷史性和真實(shí)性產(chǎn)生于人們的實(shí)踐活動(dòng),又成為人們實(shí)踐活動(dòng)的憑證。做好檔案工作不僅是當(dāng)前工作的需要,而且是維護(hù)黨和國(guó)家真實(shí)歷史面貌的重要事業(yè)。由于社會(huì)政治生活的復(fù)雜性,居心篡改或肆意破壞檔案的也不乏其人。因此,維護(hù)歷史真實(shí),同一切破壞檔案、篡改歷史記錄的行為斗爭(zhēng),這是檔案工作者的神圣職責(zé)和光榮使命。同時(shí),檔案工作者也不能主觀臆造檔案、武斷解釋檔案或片面提供檔案,而是必須從實(shí)際出發(fā),實(shí)事求是地解決和處理檔案管理中的具體業(yè)務(wù)問(wèn)題,絕不允許損毀或改變檔案的原貌。

要有積極主動(dòng)、誠(chéng)懇熱情的服務(wù)態(tài)度。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作,是專(zhuān)為他人“鋪路搭橋”、“做嫁衣裳”的工作。檔案的內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、科技、軍事、外交等各個(gè)方面,利用檔案的人也來(lái)自各個(gè)地方、各個(gè)階層、各行各業(yè)。檔案的被利用內(nèi)容之廣,服務(wù)范圍之大,都要求檔案工作者具有“為人民服務(wù)”的精神、良好的工作態(tài)度和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),以便使檔案的作用得到最大限度的發(fā)揮。

同時(shí),由于檔案工作還具有一定的機(jī)密性和較強(qiáng)的政治性(在特定時(shí)期,出于某些原因的考慮,某些檔案是要保密的。只有到了一定時(shí)期,那些保密的檔案才能逐漸解密),因此,檔案專(zhuān)業(yè)工作人員尤應(yīng)具備在檔案的保密期內(nèi)守口如瓶、嚴(yán)守秘密的政治素質(zhì)。

檔案工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)

人類(lèi)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)賦予檔案以十分豐富的內(nèi)容。對(duì)這些內(nèi)容豐富的社會(huì)歷史遺產(chǎn)進(jìn)行科學(xué)的管理,無(wú)疑對(duì)檔案工作者在知識(shí)結(jié)構(gòu)上提出了較高的要求。檔案工作各環(huán)節(jié)所進(jìn)行的一系列獨(dú)特而復(fù)雜的專(zhuān)門(mén)工作,又需要檔案工作者熟練掌握檔案學(xué)理論知識(shí)和實(shí)際操作技能。檔案工作者文化素養(yǎng)的高低直接影響著檔案工作效率的高低和發(fā)展速度的快慢。檔案工作者在知識(shí)結(jié)構(gòu)上的一個(gè)顯著特點(diǎn)就是知識(shí)面的廣與博。這一點(diǎn)應(yīng)當(dāng)成為檔案教育區(qū)別于其他專(zhuān)業(yè)教育的基礎(chǔ),也是檔案工作者加強(qiáng)其自身修養(yǎng)時(shí)必須注意的地方。檔案工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)該由以下幾方面構(gòu)成:

辯證思維的知識(shí)。檔案工作者特別要學(xué)習(xí)哲學(xué),掌握辯證唯物主義和歷史唯物主義的原理,還要學(xué)習(xí)政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、邏輯學(xué)等。沒(méi)有一定的理論修養(yǎng),沒(méi)有正確的思想觀點(diǎn),不僅不能正確地研究各種錯(cuò)綜復(fù)雜的檔案材料,甚至還會(huì)使我們的工作脫離正確的軌道。

檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。檔案工作者所需的基礎(chǔ)知識(shí)包括語(yǔ)文知識(shí)、歷史知識(shí)及現(xiàn)代化管理知識(shí)等。檔案主要是通過(guò)文字形式來(lái)記錄人類(lèi)實(shí)踐活動(dòng)的,檔案工作者在檔案的收集、整理、鑒定、提供利用等具體工作環(huán)節(jié)中也主要是憑借文字來(lái)進(jìn)行的。因此,檔案工作者應(yīng)該具有相當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言文字水平,包括古代漢語(yǔ)和現(xiàn)代漢語(yǔ),必要時(shí)還可以包括外國(guó)語(yǔ)、少數(shù)民族語(yǔ)言或古文字學(xué)等方面的知識(shí),以便能用高度概括、簡(jiǎn)練準(zhǔn)確的文字來(lái)表達(dá)和揭示檔案的內(nèi)容。由于檔案反映了人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的歷史進(jìn)程,每一個(gè)歷史時(shí)期形成的檔案都具有一定的時(shí)代特征。因此,熟悉和掌握檔案形成時(shí)期以及檔案內(nèi)容所涉及的歷史知識(shí),是檔案工作者從事具體業(yè)務(wù)工作最起碼的條件。除了掌握檔案學(xué)基本知識(shí)以外,還要掌握與自己所從事的專(zhuān)業(yè)工作相近的其他專(zhuān)業(yè)知識(shí)。例如:檔案行政管理人員應(yīng)該掌握一定的領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)、圖書(shū)館學(xué)、情報(bào)學(xué)等知識(shí)。同樣,不同行業(yè)、不同專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的檔案管理人員還需要掌握本行業(yè)、本領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。比如,醫(yī)院檔案管理者必須具備相關(guān)的醫(yī)學(xué)分類(lèi)、醫(yī)學(xué)分科等知識(shí)。只有掌握了相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí),才能更好地從事檔案工作。

篇10

檔案管理工作在發(fā)展過(guò)程中，與知識(shí)管理有著較為密切的關(guān)系。首先，兩者的管理對(duì)象一致。檔案管理的對(duì)象是檔案和文件，而知識(shí)管理所管理的是知識(shí)。檔案、文件屬于知識(shí)的范圍，因此是知識(shí)管理的重要內(nèi)容。其次，兩者有著相似的管理目的。檔案管理的本質(zhì)目的是為多項(xiàng)活動(dòng)提供檔案管理服務(wù)，并滿足用戶的需求，這也是檔案管理的落腳點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)。知識(shí)管理的本質(zhì)目的是將知識(shí)價(jià)值轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)管理和檔案管理都是在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間為人們提供需要的信息，目的相近。最后，兩者有相似的流程。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作流程為：檔案的接收、整理、鑒定、報(bào)關(guān)、統(tǒng)計(jì)以及服務(wù)，而知識(shí)管理的流程是知識(shí)的產(chǎn)生、征集、保存、加工、整理、評(píng)估和利用。檔案管理與知識(shí)管理都是對(duì)相對(duì)分散的對(duì)象進(jìn)行收集和保存，使它們集中化，接著通過(guò)整理和加工促進(jìn)其有序化，接著通過(guò)鑒定和評(píng)估促進(jìn)其優(yōu)化，最后實(shí)現(xiàn)它們的價(jià)值。

2、基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式建立策略

2.1 創(chuàng)設(shè)重知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式理念

基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式在建立過(guò)程中，首先應(yīng)該創(chuàng)設(shè)重知識(shí)管理的檔案管理模式理念，完成從傳統(tǒng)的檔案收藏中心到如今的知識(shí)創(chuàng)新中心的轉(zhuǎn)變，建立基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館不僅具備以往檔案館的管理功能，還應(yīng)該具備知識(shí)管理和服務(wù)功能，建立起以知識(shí)生產(chǎn)、處理為基礎(chǔ)，提供知識(shí)地圖、知識(shí)搜索等工具，以知識(shí)庫(kù)為中心的知識(shí)管理系統(tǒng)。另外，基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案管理，還應(yīng)該具備人本管理功能，不僅從技術(shù)的角度進(jìn)行知識(shí)的開(kāi)發(fā)和利用，還應(yīng)該從人的角度實(shí)現(xiàn)以人為本的知識(shí)管理，充分挖掘檔案管理人才的潛力，使得企業(yè)的檔案管理工作在知識(shí)管理的引導(dǎo)下，變得更加高效有序。

2.2 兼設(shè)知識(shí)服務(wù)的圖情檔案一體化管理

檔案學(xué)、情報(bào)學(xué)和圖書(shū)館學(xué)等同宗同源，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各個(gè)學(xué)科之間的交叉也越來(lái)越多，企業(yè)檔案管理工作中圖情檔一體化管理更是非常必要。以知識(shí)管理為背景，推行圖情檔一體化管理，是被動(dòng)的信息服務(wù)到主動(dòng)的知識(shí)服務(wù)的創(chuàng)新。信息服務(wù)是在用戶簡(jiǎn)單提問(wèn)的基礎(chǔ)上提供文獻(xiàn)檢索及傳遞服務(wù)，不會(huì)分析和考慮文獻(xiàn)和信息是否對(duì)用戶有較大的幫助。同時(shí)由于素材的限制，信息服務(wù)不會(huì)對(duì)提供的知識(shí)進(jìn)行科學(xué)的提煉和分析，不會(huì)關(guān)系到一些創(chuàng)新知識(shí)的管理和開(kāi)發(fā)。而知識(shí)服務(wù)就不同，知識(shí)服務(wù)能順應(yīng)社會(huì)發(fā)展并體現(xiàn)社會(huì)特征，其核心是知識(shí)創(chuàng)新、以人為本，目的是為用戶解決實(shí)際性的問(wèn)題，具有持續(xù)性、主動(dòng)性、創(chuàng)新性、效用性、知識(shí)性和針對(duì)性的特點(diǎn)。同時(shí)也能對(duì)顯性知識(shí)中的隱性信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)，根據(jù)用戶的問(wèn)題，進(jìn)行信息的動(dòng)態(tài)收集、選擇和分析，較深層次的加工、開(kāi)發(fā)出能為用戶解決問(wèn)題的知識(shí)。

2.3 提高檔案管理者知識(shí)水平促進(jìn)管理效果

檔案管理者在企業(yè)檔案知識(shí)庫(kù)中具有重要作用，掌握了企業(yè)全部的知識(shí)以及企業(yè)管理、生產(chǎn)或活動(dòng)的全部記錄，如專(zhuān)利文檔、技術(shù)文檔、商標(biāo)文檔和技術(shù)文檔等，能為企業(yè)實(shí)現(xiàn)巨大的效益。檔案管理者的管理技能和知識(shí)素質(zhì)是企業(yè)基于知識(shí)管理的檔案管理工作順利開(kāi)展的保障，首先，應(yīng)該對(duì)檔案管理者進(jìn)行宏觀管理知識(shí)的培訓(xùn)，促使他們掌握常規(guī)的檔案管理方法、項(xiàng)目管理方法和溝通方法等，同時(shí)具備基本的企業(yè)管理知識(shí)。其次，企業(yè)檔案管理者應(yīng)該具備處理檔案、情報(bào)和圖書(shū)這三部分信息的技能。知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)中，檔案、情報(bào)和圖書(shū)是企業(yè)檔案知識(shí)的來(lái)源，檔案管理者必須具備處理、融合這三種信息的能力，順應(yīng)時(shí)展。

2.4 宣揚(yáng)知識(shí)共享、鼓勵(lì)學(xué)習(xí)的企業(yè)文化

企業(yè)在建立基于知識(shí)管理的檔案管理模式時(shí)，一定要重視知識(shí)，不斷提高整個(gè)企業(yè)的學(xué)習(xí)力量。首先，應(yīng)該及時(shí)發(fā)現(xiàn)知識(shí)缺口。因?yàn)閮?nèi)外部原因，企業(yè)會(huì)產(chǎn)生對(duì)某項(xiàng)知識(shí)的需求，但自身的知識(shí)儲(chǔ)備和該需求不能匹配，即知識(shí)缺口。如今的經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)保持的重要資源，所以應(yīng)該及時(shí)發(fā)現(xiàn)知識(shí)缺口并彌補(bǔ)。其次，應(yīng)該突破學(xué)習(xí)阻礙，包括障礙、官僚作風(fēng)、溝通缺乏等。重點(diǎn)培養(yǎng)企業(yè)成員的團(tuán)隊(duì)精神和價(jià)值觀，強(qiáng)化知識(shí)共享，使得學(xué)習(xí)成為檔案管理的一部分。最后，應(yīng)該創(chuàng)建平等互動(dòng)的交流平臺(tái)。通過(guò)弱化等級(jí)觀念、簡(jiǎn)化層次結(jié)構(gòu)，讓員工能平等的反饋和傳播知識(shí)，形成開(kāi)放性、成長(zhǎng)性、學(xué)習(xí)型的知識(shí)共享平臺(tái)，如此才能有利于企業(yè)的知識(shí)更新，為基于知識(shí)管理的檔案管理模式的建立奠定豐厚的知識(shí)基礎(chǔ)。

3、結(jié)語(yǔ)

在知識(shí)管理的時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理不僅僅是檔案的收集和管理，更應(yīng)該是檔案的在再次開(kāi)發(fā)和重新利用。本文首先對(duì)知識(shí)管理和檔案管理二者之間的相關(guān)性進(jìn)行了分析，然后從重知識(shí)觀念的創(chuàng)設(shè)、圖情檔一體化的建立、管理者素質(zhì)的提高和知識(shí)共享企業(yè)文化的宣揚(yáng)四方面具體闡述了基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式的建立，對(duì)于企業(yè)提高檔案管理效率、促進(jìn)發(fā)展水平有一定的作用。

參考文獻(xiàn)

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2 檔隨人走與人檔適度分離并存

檔隨人走是人事檔案管理工作的一項(xiàng)重要制度。在人事管理工作中，干部的任免權(quán)限與主管單位是動(dòng)態(tài)的，人員流動(dòng)是客觀存在的，干部的主管協(xié)管單位經(jīng)常發(fā)生改變。為此，人事檔案要隨著人員的流動(dòng)，干部任免權(quán)限的改變，主管協(xié)管單位的變化，及時(shí)轉(zhuǎn)至新的主管部門(mén)，做到“檔隨人走”。“檔隨人走”是保持管人與管檔案相一致的有效措施；是保證干部人事檔案工作及時(shí)為組織、人事工作服務(wù)的必要條件；是維護(hù)人事檔案完整與安全的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)建設(shè)；也是干部人事檔案部門(mén)接收干部人事檔案和充實(shí)檔案內(nèi)容的重要途徑之一。

長(zhǎng)期的實(shí)踐證明，“檔隨人走”的最大優(yōu)點(diǎn)，是保持了人事檔案的完整性，使其能集中反映一個(gè)人一生的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、個(gè)性特點(diǎn)、業(yè)務(wù)專(zhuān)長(zhǎng)、工作表現(xiàn)、實(shí)際業(yè)績(jī)、工資待遇、廉潔誠(chéng)信、健康狀況等全面情況，便于組織、人事部門(mén)歷史地、全面地了解、考察、選拔、培養(yǎng)、使用干部，有利于充分發(fā)揮人事檔案的作用和避免“無(wú)頭檔案”的產(chǎn)生。但是，檔隨人走的制度，卻遇到了人員流動(dòng)頻繁的挑戰(zhàn)，實(shí)踐檢驗(yàn)證明，它并不是一條普遍適用的規(guī)律。檔隨人走取決于人員與單位之間處于相對(duì)穩(wěn)定狀態(tài)，流動(dòng)性不大；機(jī)關(guān)變動(dòng)少；人事檔案管理規(guī)范，轉(zhuǎn)遞制度健全等條件。從我國(guó)的現(xiàn)實(shí)情況看，在以公務(wù)員管理或參照公務(wù)員管理的黨政軍機(jī)關(guān)的干部人事檔案，仍可沿用“檔隨人走”的制度。一個(gè)干部（公務(wù)員）無(wú)論怎樣調(diào)動(dòng)或流動(dòng)，只要還在黨、政、軍系統(tǒng)內(nèi)，應(yīng)堅(jiān)持檔隨人走，一人一生只有一套人事檔案，是終身的，不得“重新建檔”。

3 管理模式走多元化之路

篇12

一、大數(shù)據(jù)的概念及其在高校人事檔案管理中的應(yīng)用

（一）大數(shù)據(jù)概念綜述

早在2011年5月，“大數(shù)據(jù)”一詞就被麥肯錫公司提出。大數(shù)據(jù)又被稱之為巨量資料，主要是指依托于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)而產(chǎn)生的海量的、形式多樣化的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。這種數(shù)據(jù)通過(guò)傳統(tǒng)的技術(shù)手段很難對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)、整理、存儲(chǔ)和處理[1]。可以說(shuō)，與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)相比，大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)量龐大、類(lèi)型繁多、價(jià)值密度低、處理速度快等特點(diǎn)。目前，大數(shù)據(jù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用于社會(huì)的很多行業(yè)，并帶來(lái)了巨大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

（二）大數(shù)據(jù)在人事檔案信息化管理中的應(yīng)用

一是收集。高校人事檔案信息較為龐雜，且形式多樣，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案應(yīng)用十分不方便。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，可對(duì)高校人事檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的收集，并將數(shù)量龐大的信息進(jìn)行精準(zhǔn)的分類(lèi)、存儲(chǔ)，為人事檔案信息化管理打下基礎(chǔ)。二是管理。高校人事檔案信息繁多、復(fù)雜，傳統(tǒng)的人工管理效率低下。而大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，通過(guò)計(jì)算機(jī)、云存儲(chǔ)等技術(shù)提高了人事檔案管理的效率，使得其管理更加有序、清晰。三是使用。通過(guò)大數(shù)據(jù)在高校人事檔案管理中的應(yīng)用，使得其在使用過(guò)程中直接通過(guò)計(jì)算機(jī)的檢索功能即可獲得，從而使得高校人事檔案的使用更加便捷，更有利于人事決策[2]。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

（一）信息化管理意識(shí)較弱，管理方式單一

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)高校對(duì)人事檔案管理意識(shí)較為薄弱，僅僅將人事檔案管理作為一項(xiàng)輔工作，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性。還有部分高校認(rèn)為人事檔案僅僅是政治時(shí)代個(gè)人功過(guò)是非的記錄，沒(méi)有太大的現(xiàn)實(shí)意義。正因如此，以致于在具體的檔案信息化管理過(guò)程中出現(xiàn)了人員配置不齊、硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)象。此外，高校人事檔案的管理方式較為單一，均是通過(guò)人工方式進(jìn)行，不僅降低了人事檔案的管理效率，還在很大程度上影響了人事檔案信息的共享。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施落后

受到傳統(tǒng)人事檔案管理觀念的影響，各大高校對(duì)人事檔案信息化管理投入的資金有限，導(dǎo)致其信息化管理過(guò)程中出現(xiàn)了硬件設(shè)備落后、軟件開(kāi)發(fā)滯后的問(wèn)題，這都在很大程度上限制了大數(shù)據(jù)在人事檔案信息化管理中的有效應(yīng)用。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的高校人事檔案信息化管理對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要懂得檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。然而，目前高校人事檔案管理人員整體素質(zhì)水平較低，并且存在明顯的老齡化現(xiàn)象，其觀念陳舊且無(wú)法掌握新興的信息化管理技能；還有一部分高校選擇兼職人員或者聘請(qǐng)檔案管理人員，在工作中缺乏責(zé)任心，無(wú)法認(rèn)真對(duì)待人事檔案的管理工作。

（四）缺乏健全、完善的管理制度

目前，我國(guó)高校仍缺乏一個(gè)健全、完善的人事檔案管理制度，以致于在具體的收集、整理、歸檔過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，甚至在借閱、轉(zhuǎn)出過(guò)程中出現(xiàn)檔案遺漏和損毀。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校人事檔案信息化管理的優(yōu)化對(duì)策

（一）更新人事檔案信息化管理理念，完善管理制度

大數(shù)據(jù)的發(fā)展是大勢(shì)所趨。在這種形勢(shì)下，高校必須要改變傳統(tǒng)人事檔案管理的觀念，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化管理的重要性，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)繁雜的檔案進(jìn)行收集、分類(lèi)、存儲(chǔ)和利用，并在此基礎(chǔ)上制定出符合高校實(shí)際情況的人事檔案信息化管理系統(tǒng)。此外，健全、完善人事檔案管理制度，還必須對(duì)目前人事檔案管理機(jī)制進(jìn)行修正，明確檔案管理人員的職責(zé)和管理細(xì)則，使其在管理工作中能夠嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行檔案的信息化管理。

（二）加大資金投入，積極構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)

在更新人事檔案信息化管理理念的基礎(chǔ)上，要加大資金投入，更新人事檔案管理所需的硬件設(shè)備、軟件技術(shù)。當(dāng)人事檔案管理的硬件和軟件完全達(dá)標(biāo)之后，即可在此基礎(chǔ)上構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)。在具體構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的過(guò)程中，首先要收集整理原始數(shù)據(jù)，并對(duì)其真?zhèn)芜M(jìn)行辨別。同時(shí)，建立以部門(mén)為單位的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，將每一份人事檔案的編號(hào)、姓名、性別、民族、出生年月、籍貫、政治面貌、學(xué)歷信息等相關(guān)資料進(jìn)行準(zhǔn)確的錄入。其次，基本信息錄入完成之后，對(duì)人事檔案進(jìn)行分類(lèi)處理，以便日后進(jìn)行查閱。最后，在人事檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)中，還應(yīng)將人事檔案與其相關(guān)的職能部門(mén)進(jìn)行鏈接，以便日后信息能夠及時(shí)更新。

（三）構(gòu)建“大檔案”思維

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校人事檔案管理工作必須要轉(zhuǎn)變思維模式，積極構(gòu)建“大檔案”，對(duì)人事檔案資料進(jìn)行全方位、多維度的收集、儲(chǔ)存和管理。在具體構(gòu)建“大檔案”的過(guò)程中，要以制定的端口為基點(diǎn)，準(zhǔn)確、快速地將檔案信息資料進(jìn)行全方位檢測(cè)，以提高高校人事檔案管理的效率。但同時(shí)要重視檔案信息的安全問(wèn)題，確保高校人事檔案信息不被竊取，確保其知識(shí)產(chǎn)權(quán)不被侵害。

（四）組建“大檔案”團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理

“大檔案”體系屬于一個(gè)規(guī)模較大、信息量齊全的數(shù)字化檔案庫(kù)。因此，在具體的管理中要準(zhǔn)確理解檔案信息內(nèi)容以及信息與信息之間存在的關(guān)聯(lián)性，以確保能夠真正發(fā)揮其自身的價(jià)值。

（五）提升高校人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

在高校人事檔案信息化管理過(guò)程中，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)也是一項(xiàng)非常重要的因素。在具體的管理過(guò)程中，檔案管理人員不僅要具有專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理知識(shí)，還要具有較高現(xiàn)代信息技術(shù)水平，同時(shí)還要具備較高的思想道德覺(jué)悟和一定的責(zé)任心。因此，高校在加強(qiáng)人事檔案信息化管理的過(guò)程中，要通過(guò)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、素質(zhì)教育等方式，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和思想道德素質(zhì)，同時(shí)還可以引進(jìn)一批高質(zhì)量的檔案管理人員和計(jì)算機(jī)信息化人才，從整體上提高人事檔案管理人員的質(zhì)量。綜上所述，高校人事檔案管理的水平直接影響高校的發(fā)展，而大數(shù)據(jù)的發(fā)展推動(dòng)了高校人事檔案的信息化管理。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，要針對(duì)目前高校人事檔案信息化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題采取積極有效的措施，對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化，真正提升高校人事檔案信息化管理的水平。

篇13

1 人事檔案知情權(quán)的涵義與內(nèi)容

1、人事檔案知情權(quán)的主要內(nèi)涵。人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)已被查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。而人事檔案的知情權(quán)則主要是指公民合法擁有對(duì)本人人事檔案材料內(nèi)容狀況及其保管利用情況等知曉的權(quán)利。個(gè)人人事檔案是公民個(gè)人信息的重要組成部分，人事檔案知情權(quán)應(yīng)屬于公民知情權(quán)的范疇。

2、人事檔案知情權(quán)的主要內(nèi)容：第一，當(dāng)事人對(duì)自己人事檔案中自己填寫(xiě)的內(nèi)容，用人單位、組織部門(mén)對(duì)自己各方面的評(píng)價(jià)意見(jiàn)、鑒定結(jié)果等內(nèi)容信息的知情權(quán)；第二，當(dāng)事人對(duì)自己人事檔案的管理狀況及被利用狀況。其中，管理情況包括：本人人事檔案所歸屬的管理部門(mén)、現(xiàn)保存地、保管狀況等；被利用情況包括：查閱本人人事檔案者、利用目的、利用時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱結(jié)果、利用者評(píng)價(jià)等。

2 人事檔案知情權(quán)的現(xiàn)狀

1、公民的人事檔案知情權(quán)重視不夠。目前，由于我國(guó)對(duì)人事檔案的知情權(quán)并沒(méi)有得到廣泛的宣傳，因此公民對(duì)本人的人事檔案信息的知悉和保護(hù)意識(shí)還很薄弱，甚至是思想上根本談不上保護(hù)的意識(shí)。雖然人事檔案中的部分材料是公民本人親自填寫(xiě)的或者是需要本人簽字確認(rèn)的內(nèi)容，可是事實(shí)上仍有相當(dāng)部分的內(nèi)容，是組織對(duì)本人情況的如實(shí)記錄，還有如鑒定、考核和考察材料以及政審材料都是本人只知道結(jié)果，不知道全部過(guò)程和具體內(nèi)容，甚至有些信息可能存在錯(cuò)漏，卻被直接歸檔，本人根本沒(méi)接觸過(guò)，當(dāng)真正利用時(shí)，已是對(duì)本人工作生活受到直接影響。由此可見(jiàn)，若公民本人不清楚這些信息的來(lái)源，結(jié)果是相當(dāng)可怕的。

2、人事檔案管理體制不健全。由于公民對(duì)人事檔案知情權(quán)的認(rèn)識(shí)不足和理解不夠深入，用人單位對(duì)人事檔案管理工作也缺乏重視，諸如在人事檔案工作人員在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、晉升機(jī)會(huì)、工作態(tài)度等方面重視不夠。特別是人事檔案管理工作人員不加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，一味地還是進(jìn)行機(jī)械式的管理，管理檔案內(nèi)容實(shí)現(xiàn)不了數(shù)據(jù)化形式，致使這項(xiàng)工作跟不上信息時(shí)展的需求。也是正因?yàn)閷?duì)這項(xiàng)工作的忽視，導(dǎo)致了很多資料不能及時(shí)歸檔，信息不能及時(shí)更新，也導(dǎo)致了一些所謂的“棄檔”和”死檔“的日益增多。

3、對(duì)人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用率低。人事檔案一般是由用人單位的組織人事部門(mén)、勞動(dòng)部門(mén)以及人才流動(dòng)服務(wù)中心等負(fù)責(zé)管理，現(xiàn)在我國(guó)檔案行政部門(mén)對(duì)檔案管理工作還缺乏有效的指導(dǎo)和監(jiān)督，使檔案管理工作無(wú)法取得實(shí)質(zhì)的成效，這就導(dǎo)致了檔案需求人無(wú)法對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行有效的獲取。大多數(shù)公民都認(rèn)為，只有在工作調(diào)動(dòng)的時(shí)候時(shí)才會(huì)用想到要用到人事檔案的，而真正用于人才的選拔、培養(yǎng)開(kāi)發(fā)、人才分配等方面的內(nèi)容卻少之又少，還沒(méi)充分發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的價(jià)值作用。

3 人事檔案知情權(quán)的保障依據(jù)

1、法律上的保障。從法律上看，雖然我國(guó)憲法中并沒(méi)有明確規(guī)定公民人事檔案的知情權(quán)，但知情權(quán)的理念與精神在憲法中始終有所體現(xiàn)。《中華人民共和國(guó)憲法》第二條規(guī)定“中華人民共和國(guó)的一切權(quán)利屬于人民”，既然人民是一切權(quán)利的所有者，那人民自然就享有知情權(quán)。人事檔案是伴隨人們一生的個(gè)人信息記錄，無(wú)疑屬于憲法保護(hù)的知情權(quán)范疇。現(xiàn)行的《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》標(biāo)志著我國(guó)政務(wù)信息公開(kāi)從此進(jìn)入了“有法可依”時(shí)代，并為保障公眾對(duì)公共信息的知情權(quán)提供了法律依據(jù)。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們維權(quán)意識(shí)的增強(qiáng)，保障人事檔案知情權(quán)，也是必然的發(fā)展趨勢(shì)。

2、事實(shí)上的保障。從人事檔案組成內(nèi)容上看，《干部檔案工作條例》將每份人事檔案材料分成十個(gè)類(lèi)別，主要內(nèi)容包括履歷材料、自傳材料、鑒定及考核材料、學(xué)歷和專(zhuān)業(yè)技術(shù)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工作及職務(wù)等材料和可供組織參考的其他材料。這些材料中，部分是由本人親自填寫(xiě)，有的是由本人填寫(xiě)后組織蓋章認(rèn)可的，還有的是組織根據(jù)本人情況如實(shí)進(jìn)行記錄填寫(xiě)，只有少數(shù)材料本人只知道結(jié)果但不知道具體內(nèi)容。因此，公民具有人事檔案知情權(quán)的事實(shí)的保障基礎(chǔ)。

4 實(shí)現(xiàn)人事檔案知情權(quán)的途徑

1、加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，增強(qiáng)公民保護(hù)人事檔案知情權(quán)的意識(shí)。公民不重視本人人事檔案的保護(hù)，歸根結(jié)底是不清楚人事檔案對(duì)本人的重要性，同時(shí)也與傳統(tǒng)人事檔案管理體制有關(guān)。組織人事部門(mén)、勞動(dòng)部門(mén)、檔案管理部門(mén)等單位要全力加強(qiáng)公民對(duì)本人人事檔案知情權(quán)的宣傳力度。在人事檔案材料的收集過(guò)程中，要向公民宣傳材料歸檔范圍，使公民清楚自己的檔案里有些什么內(nèi)容，自己要提供哪些材料是對(duì)自己有影響的，并且要讓公民清楚用人單位對(duì)自己人事檔案的利用對(duì)自己是能夠解決實(shí)際問(wèn)題的，如升學(xué)就業(yè)、工作調(diào)動(dòng)、檔案轉(zhuǎn)遞、下崗后人事檔案托管等方面。

2、修改和完善相關(guān)法律、法規(guī)，依法保障公民人事檔案知情權(quán)。雖然我國(guó)憲法明確保護(hù)公民的權(quán)利，可是對(duì)公民人事檔案知情權(quán)的保護(hù)卻是不夠明確。當(dāng)公民這方面的權(quán)利受到侵害時(shí)，公民無(wú)法通過(guò)相關(guān)法律來(lái)保護(hù)自己的權(quán)利。所以，必須修改和完善現(xiàn)有的檔案法律和人事檔案法規(guī)，保證公民可以合法地查閱本人人事檔案。當(dāng)公民提出要使用本人人事檔案時(shí)，必須要嚴(yán)格審核使用程序，對(duì)用檔過(guò)程務(wù)必全面監(jiān)督，增加使用的透明度。

3、加強(qiáng)人事檔案管理工作制度，有效保障人事檔案知情權(quán)。單位要重視檔案管理工作，要選擇工作責(zé)任心強(qiáng)、愿意守護(hù)著這一片清貧凈土的管理人員，嚴(yán)格杜絕松懈的工作態(tài)度、不規(guī)范不合法的檔案操作，不斷完善人事檔案管理規(guī)章制度，從最大限度地杜絕人事檔案材料的作假行為或歸檔疏漏等現(xiàn)象的出現(xiàn)。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲措施、職稱晉升等待遇，保證人事檔案的完整性、真實(shí)性、權(quán)威性、信用度、有效性，切實(shí)有效地保障公民對(duì)本人人事檔案真實(shí)情況知悉的權(quán)利。

4、加強(qiáng)人事檔案管理信息系統(tǒng)化管理，促進(jìn)人事檔案信息資源共享。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，人才的合理流動(dòng)性日益加強(qiáng)，已成為不可阻擋的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)。因此，加強(qiáng)人事檔案信息管理系統(tǒng)化建設(shè)是加快人事檔案管理信息化進(jìn)程的有效手段。在人事檔案管理中利用電子化技術(shù)，建立人事檔案電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)各單位之間的配合與協(xié)作，實(shí)現(xiàn)資源共享，促進(jìn)人事檔案信息化管理效率。

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