引論：我們?yōu)槟砹?3篇電子檔案的概念范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
檔案是檔案實(shí)踐得以存在的物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案理論與實(shí)踐都隨其變化而變化。在2003年，天津師范大學(xué)檔案學(xué)系劉新安教授提出了“檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成”的思想，他認(rèn)為“檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成是檔案物質(zhì)實(shí)體構(gòu)成的一種形態(tài)，是一種由‘文件實(shí)體集合’和‘檔案歷史聯(lián)系的記錄’兩種物質(zhì)構(gòu)成的形態(tài)”。②而檔案實(shí)踐的對(duì)象是檔案，當(dāng)檔案物質(zhì)實(shí)體出現(xiàn)了雙重構(gòu)成的形態(tài)后，“檔案的形成”也相應(yīng)地被分解為兩項(xiàng)實(shí)踐，一項(xiàng)是形成“文件實(shí)體的集合”，另一項(xiàng)是形成“檔案歷史聯(lián)系的記錄”，而只有形成了這兩種物質(zhì)，我們才能將它們整合為檔案。
雖然這兩項(xiàng)檔案實(shí)踐的目的都是為了形成構(gòu)成檔案的物質(zhì)，但就實(shí)踐的對(duì)象和性質(zhì)而言，“文件實(shí)體的集合”與“檔案歷史聯(lián)系的記錄”的形成是兩類不同性質(zhì)的檔案實(shí)踐?！拔募?shí)體集合”的形成屬于以“文件實(shí)體”為對(duì)象的檔案實(shí)踐，而“檔案歷史聯(lián)系的記錄”的形成則屬于以“檔案歷史聯(lián)系的信息”為對(duì)象的檔案實(shí)踐。“文件實(shí)體集合”的形成屬于“檔案實(shí)體管理”，而“檔案歷史聯(lián)系的記錄”的形成屬于“檔案信息整理”。這樣在“檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成”出現(xiàn)之后，檔案實(shí)踐就從傳統(tǒng)的一元檔案實(shí)踐，演變?yōu)椤皺n案實(shí)體管理”和“檔案信息整理”二元構(gòu)成的檔案實(shí)踐。③
基于“二元檔案實(shí)踐”理論的形成，我們可以站在現(xiàn)代檔案學(xué)理論的角度重新審視和設(shè)計(jì)數(shù)字檔案館的概念。
數(shù)字檔案館的概念設(shè)計(jì)
業(yè)內(nèi)人士在討論數(shù)字檔案館概念的時(shí)候，大多是關(guān)注傳統(tǒng)檔案館、電子檔案館、虛擬檔案館、數(shù)字化檔案館等概念的比較和區(qū)別。筆者認(rèn)為，在建設(shè)數(shù)字檔案館之前，很有必要對(duì)數(shù)字檔案館內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行細(xì)致和深入的分析，以便清晰、準(zhǔn)確地把握概念本身的內(nèi)涵，有效地開展工作。
“概念設(shè)計(jì)”是一個(gè)在現(xiàn)代設(shè)計(jì)領(lǐng)域使用頗多的詞語，被廣泛地用于產(chǎn)品設(shè)計(jì)、建筑設(shè)計(jì)甚至城市規(guī)劃設(shè)計(jì)之中。“概念設(shè)計(jì)”，可以歸納為一種以形象進(jìn)行設(shè)計(jì)描述，設(shè)計(jì)構(gòu)想不拘泥于具體的設(shè)計(jì)形式；它企圖憑借新觀念和新構(gòu)想，進(jìn)行一種理想化的設(shè)計(jì)描述，以求在其中誕生新的設(shè)計(jì)類型?！案拍钤O(shè)計(jì)”對(duì)未來的科技發(fā)展和人們的生活方式進(jìn)行合理預(yù)測(cè)，最終形成概念產(chǎn)品。概念產(chǎn)品的存在形式可以是三維實(shí)物，也可以是虛擬的電子模型或其他形式。 “概念設(shè)計(jì)”被看做是實(shí)施全新設(shè)計(jì)之前的理論思考和理論形態(tài)的設(shè)計(jì)，盡管也許會(huì)有技術(shù)實(shí)現(xiàn)上的難度或者缺陷，但其本身已經(jīng)是一個(gè)完整的設(shè)計(jì)形態(tài)了。④
（一）數(shù)字檔案館概念設(shè)計(jì)圖
如圖所示，數(shù)字檔案館首先是一個(gè)實(shí)體檔案館，也就是說數(shù)字檔案館是以單個(gè)檔案館為概念主體和行為主體，它是檔案館實(shí)體的一種新形態(tài)。⑤數(shù)字檔案館是由兩個(gè)實(shí)體子系統(tǒng)構(gòu)成的，即文件實(shí)體集合系統(tǒng)和檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)。
（二）文件實(shí)體集合系統(tǒng)
此系統(tǒng)由兩種不同載體形式的文件實(shí)體集合系統(tǒng)組成，即紙質(zhì)文件實(shí)體集合子系統(tǒng)和電子文件實(shí)體集合子系統(tǒng)。
1. 紙質(zhì)文件實(shí)體集合子系統(tǒng)
它是指?jìng)鹘y(tǒng)檔案館中原有館藏的紙質(zhì)檔案。這些紙質(zhì)檔案保持著進(jìn)館時(shí)的整理順序和庫房保存位置,保存這些紙質(zhì)文件的根本目的是為了保證檔案的憑證作用。在計(jì)算機(jī)技術(shù)普遍應(yīng)用的條件下，為了提高檔案用戶利用檔案信息的幾率，檔案工作人員會(huì)對(duì)這些紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。而這一過程生成的數(shù)字化文件不是當(dāng)時(shí)社會(huì)實(shí)踐下生成并遺留的真正文件，因此不能作為當(dāng)時(shí)社會(huì)實(shí)踐的實(shí)物憑證，尤其是在數(shù)字檔案目前還不具備法律憑證效率的情況下，保留紙質(zhì)文件的實(shí)體集合顯得尤為重要。
2. 電子文件實(shí)體集合子系統(tǒng)
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各單位為提高工作效率產(chǎn)生了大量的電子文件。在計(jì)算機(jī)條件下，可以采用多種方式將電子文件集合在一起，比如存放在硬盤、軟盤、光盤等載體上，形成電子文件實(shí)體集合子系統(tǒng)。
在電子文件實(shí)體集合子系統(tǒng)中，電子文件“實(shí)體”在硬盤上的物理存儲(chǔ)方式遵循著計(jì)算機(jī)自身固定的邏輯和算法。具體地說，計(jì)算機(jī)在確定電子文件“實(shí)體”存儲(chǔ)位置時(shí)，會(huì)考慮到文件的存取速度、存儲(chǔ)空間的有效利用等問題，因此人們很難判斷一份電子文件“實(shí)體”在計(jì)算機(jī)中的物理存儲(chǔ)位置，相應(yīng)地也就失去了對(duì)電子文件“實(shí)體”進(jìn)行排列的權(quán)力。此時(shí)的“電子文件實(shí)體集合”如同一堆未經(jīng)過整理的散亂的紙質(zhì)文件，顯然人們很難從這樣的“文件實(shí)體集合”中解讀出電子文件之間的歷史聯(lián)系。而文件之間一旦失去了這種內(nèi)在聯(lián)系，將不能稱之為檔案，為了體現(xiàn)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論中最為重要的歷史聯(lián)系，必須建立一個(gè)“檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)”來專門固化、記錄電子文件之間的歷史聯(lián)系，從而使檔案用戶通過一份份有序的電子文件解讀出他想要了解的那段歷史。
(三) 檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)
檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)是專門記錄電子文件之間歷史聯(lián)系的系統(tǒng)，它是由無數(shù)“檔案歷史聯(lián)系的記錄”組成的?！皺n案歷史聯(lián)系的記錄”也是一個(gè)電子文件，在這個(gè)電子文件中記載著一組具有歷史聯(lián)系的電子文件的代碼。打開“檔案歷史聯(lián)系的記錄”，我們看不到電子文件的具體內(nèi)容，只能通過這組代碼獲悉哪些電子文件是具有關(guān)聯(lián)的，這就像我們不可能從“檔案目錄”中看見文件的具體內(nèi)容一樣。當(dāng)檔案用戶提出查詢檔案信息的需求時(shí)，檔案工作者將首先通過“檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)”從歷史的角度檢索出具有關(guān)聯(lián)的文件代碼，再通過“文件實(shí)體集合系統(tǒng)”去查找檔案的具體內(nèi)容。
檔案歷史聯(lián)系記錄系統(tǒng)的出現(xiàn)，是數(shù)字檔案館系統(tǒng)的一次變革。它首先解決了檔案人員不能對(duì)電子文件進(jìn)行實(shí)體排列的問題，而且它的出現(xiàn)可以使我們獨(dú)立地發(fā)展記錄檔案歷史聯(lián)系的原理和技術(shù)，使記錄檔案歷史聯(lián)系的方法由傳統(tǒng)的“一維”發(fā)展到“多維”。這樣，我們可以把目光轉(zhuǎn)向紙質(zhì)檔案領(lǐng)域，紙質(zhì)檔案是利用文件實(shí)體的一維排列來固化檔案之間的歷史聯(lián)系，即我們只能選取檔案歷史聯(lián)系中的一個(gè)要素（如來源）對(duì)其進(jìn)行整理。這樣形成的紙質(zhì)檔案只能從一維的角度記錄歷史。“檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)”出現(xiàn)后，紙質(zhì)檔案整理時(shí)不再受傳統(tǒng)檔案整理方法的制約，可以運(yùn)用虛擬整理技術(shù)記錄紙質(zhì)檔案的歷史聯(lián)系，這時(shí)形成的紙質(zhì)檔案就具有了與電子檔案一樣的多維歷史聯(lián)系。這樣，“檔案歷史聯(lián)系記錄系統(tǒng)”出現(xiàn)后，可以運(yùn)用統(tǒng)一的技術(shù)方法來同時(shí)記錄紙質(zhì)檔案和電子檔案的歷史聯(lián)系，形成多維的歷史聯(lián)系的記錄，從而更加客觀、完整地記錄社會(huì)歷史。
結(jié)束語
1． 數(shù)字檔案館的本質(zhì)
數(shù)字檔案館，顧名思義，它是在計(jì)算機(jī)及其技術(shù)高度發(fā)展的條件下發(fā)展起來的一種新型檔案館。它并不僅僅指數(shù)字檔案館館藏信息的全部數(shù)字化，它是能同時(shí)融合紙質(zhì)檔案和電子檔案的一種高度整合的技術(shù)形態(tài)，其實(shí)質(zhì)是檔案歷史聯(lián)系的數(shù)字化，即當(dāng)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展到一定程度，能用同一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)將紙質(zhì)檔案和電子檔案歷史聯(lián)系數(shù)字化時(shí)，數(shù)字檔案館隨即形成或應(yīng)運(yùn)而生。
2． 數(shù)字檔案館的發(fā)展趨勢(shì)
數(shù)字檔案館是實(shí)體檔案館，而將多個(gè)數(shù)字檔案館中的信息利用虛擬技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，連接在一起形成一個(gè)虛擬的信息空間，就是我們平常所說的虛擬檔案館。⑥虛擬檔案館是一種虛擬的、無形的網(wǎng)絡(luò)空間，強(qiáng)調(diào)的是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文獻(xiàn)信息的一種方式。它的建立是以數(shù)字檔案館中的信息為基礎(chǔ)和支持的，是數(shù)字檔案館建設(shè)的必然發(fā)展趨勢(shì)。
當(dāng)前，檔案界同仁的首要任務(wù)是要認(rèn)清數(shù)字檔案館的本質(zhì)，加快數(shù)字檔案館的建設(shè)，最大限度地為社會(huì)提供檔案信息資源。
參考文獻(xiàn)
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[3]劉新安.二元檔案實(shí)踐及其體系[J]，檔案學(xué)通訊,2004（1）
篇2
這是一個(gè)非常寬泛的定義，在這個(gè)定義下所有計(jì)算機(jī)中的文件都是電子文件?，F(xiàn)在任何一臺(tái)個(gè)人計(jì)算機(jī)中都至少有十幾萬個(gè)這樣的文件，更不要說大型的服務(wù)器和存儲(chǔ)系統(tǒng)。顯然，把如此多的文件納入檔案管理的范圍是不適宜的，也是一項(xiàng)無法完成的任務(wù)。
應(yīng)該說在這里我故意混淆了概念，我所說的“計(jì)算機(jī)中的文件”是指計(jì)算機(jī)科學(xué)中的文件概念，而不是文書學(xué)、檔案學(xué)中的文件概念。作為一個(gè)檔案行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中的“文件”確實(shí)更可能指向文書學(xué)、檔案學(xué)中的文件，而非其他學(xué)科中的相似概念。但由于《電子文件歸檔與管理規(guī)范》沒有定義“文件”這個(gè)概念，因此我所做的混淆就不是完全的空穴來風(fēng)。事實(shí)上，我的確懷疑標(biāo)準(zhǔn)中的“文件”的含義更多地來自計(jì)算機(jī)科學(xué)。
在標(biāo)準(zhǔn)中還有關(guān)于電子文件分類的規(guī)定：
電子文件類別代碼：T——文本文件；I——圖像文件；G——圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；O——超媒體鏈接文件；P——程序文件；D——數(shù)據(jù)文件。
如果說文件概念還存在歧義，那么這個(gè)分類標(biāo)準(zhǔn)毫無疑問是計(jì)算機(jī)科學(xué)的。只有計(jì)算機(jī)科學(xué)中的文件我們才能嚴(yán)格按照這個(gè)分類劃分，而一份文書學(xué)、檔案學(xué)意義上的文件往往是上述多種類型的混合。
或許有人會(huì)說，對(duì)于一個(gè)事物的類別可以從多種角度劃分，在文書學(xué)和檔案學(xué)中，我們對(duì)于文件就是按照文種、行文方式甚至載體類型等多種角度劃分的，對(duì)于電子文件這種與計(jì)算機(jī)密切相關(guān)的文件形態(tài)，引入計(jì)算機(jī)科學(xué)的分類方式也不無道理。
必須承認(rèn)，這種反詰是有力的，我的本意也不是討論目前檔案界普遍流行的關(guān)于電子文件的定義和分類是否科學(xué)。但是這種定義和分類至少在檔案學(xué)角度上是不夠清晰的，或者說它離我們熟悉的、實(shí)踐中必須使用的概念、術(shù)語是有距離的。實(shí)際上，在對(duì)于電子文件管理對(duì)象的研究乃至整個(gè)電子文件管理的研究中一直存在著的一種泛技術(shù)化的傾向，即過于關(guān)注電子文件管理所需的計(jì)算機(jī)技術(shù)細(xì)節(jié)，而忽略了從檔案學(xué)角度去理解、研究電子文件；專注于從電子文件本身孤立地進(jìn)行研究，而忽略了在檔案工作大背景下討論電子文件管理與傳統(tǒng)檔案管理的關(guān)系。這種泛技術(shù)化的傾向在研究中未必不是一個(gè)必須的階段，但是在實(shí)踐中則造成了很多的問題。
二、泛技術(shù)化傾向給電子文件管理實(shí)踐帶來的問題
1、電子文件與傳統(tǒng)載體檔案的關(guān)系復(fù)雜
電子文件是一個(gè)單獨(dú)的檔案門類嗎?還是它僅僅是傳統(tǒng)檔案的一種不同形態(tài)?
檔案界在最初研究電子文件時(shí)是把電子文件作為一種新型載體的檔案來看待的，現(xiàn)在雖然我們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到電子文件與傳統(tǒng)檔案相比絕不僅僅是載體形式的變化，但是在管理中依然存在著把電子文件作為特殊載體檔案來管理的趨勢(shì)。這種趨勢(shì)是有其傳統(tǒng)的，在檔案管理的歷史上不斷有新型載體檔案的出現(xiàn)，如照片、音頻、視頻檔案等，這些新型載體檔案最終都衍生為一個(gè)專門的檔案門類，有著獨(dú)立的編號(hào)、獨(dú)立的目錄和獨(dú)立的保管要求。但是電子文件與過去那些新型載體不同，無論照片還是音頻、視頻，它們與更傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案之間雖然在內(nèi)容上存在著千絲萬縷的聯(lián)系，但彼此之間是補(bǔ)充關(guān)系，紙質(zhì)、照片、音頻、視頻可能同時(shí)用來記載一個(gè)活動(dòng)，但是它們的具體內(nèi)容和表現(xiàn)形式各不相同。但電子文件與傳統(tǒng)載體檔案的內(nèi)容和表現(xiàn)形式可以完全相同，呈現(xiàn)出一種替代關(guān)系。
如何在檔案管理中把握這種關(guān)系呢?一個(gè)現(xiàn)實(shí)的問題是，當(dāng)我們接收一個(gè)單位的傳統(tǒng)載體檔案和電子文件時(shí)，電子文件的目錄是應(yīng)該單獨(dú)建立數(shù)據(jù)庫還是并入傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫?如果單獨(dú)建立電子文件數(shù)據(jù)庫，那么同一份文件既有傳統(tǒng)載體又有電子文件，在檔案統(tǒng)計(jì)時(shí)如何計(jì)算?這些都是電子文件管理的細(xì)節(jié)問題，但是尷尬的是在檔案界對(duì)電子文件進(jìn)行的大量研究中我們很難找到這些細(xì)節(jié)問題的答案，甚至是解決思路，而這些細(xì)節(jié)又恰恰是我們開展實(shí)際工作必須解決的問題。
2、電子文件管理的指導(dǎo)和實(shí)踐之間存在錯(cuò)位
在所有關(guān)于電子文件管理的政策、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定中，都把電子文件以及電子文件歸檔后產(chǎn)生的“電子檔案”看做是真正意義上的文件、檔案。而在實(shí)踐中，幾乎所有的地區(qū)和單位都依然把傳統(tǒng)載體檔案當(dāng)作真正的檔案(即便它是根據(jù)“雙套制”原則由電子文件生成的)，而電子文件僅僅作為這些傳統(tǒng)載體檔案的一種更為方便利用的形式。換句話說，如果我們把所有的電子文件看成是傳統(tǒng)載體檔案經(jīng)過數(shù)字化加工而形成的電子副本絲毫不影響工作。究竟是電子檔案還是傳統(tǒng)檔案的電子副本，表面看起來是個(gè)定義問題，是個(gè)看問題的角度問題，但實(shí)質(zhì)上這個(gè)問題關(guān)系到我們電子文件管理研究和實(shí)踐的重點(diǎn)應(yīng)該放在哪里。
3、跛足的“雙套制”
現(xiàn)階段電子管理的一個(gè)重要原則就是“雙套制”，即“具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品”。這個(gè)原則從一出臺(tái)就在學(xué)術(shù)界飽受詬病，被指為保守、落后，阻礙電子文件管理的發(fā)展。如果說學(xué)界的批評(píng)還多少包含理想化的成分，顯得有些激進(jìn)，那么在實(shí)踐中“雙套制”帶來的困難已經(jīng)開始真正阻礙電子文件管理的發(fā)展?，F(xiàn)有的“雙套制”是不徹底的雙套制，僅僅是片面強(qiáng)調(diào)電子文件的紙質(zhì)化，而沒有把傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化與之結(jié)合起來。這就使得傳統(tǒng)載體檔案特別是紙質(zhì)檔案和電子文件不是嚴(yán)格的一一對(duì)應(yīng)，一方面很多紙質(zhì)檔案沒有電子副本，男一方面并不是所有的電子文件都生成了紙質(zhì)版本。傳統(tǒng)載體檔案與電子文件并存但不能一一對(duì)應(yīng)，這種不徹底的“雙套制”無論對(duì)于機(jī)關(guān)檔案室對(duì)電子文件的保管和利用還是對(duì)于將來向各級(jí)檔案館的移交都帶來了很多問題。
三、從實(shí)踐角度對(duì)電子文件管理對(duì)象的再認(rèn)識(shí)
電子文件管理是信息時(shí)代檔案工作面臨的最嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，對(duì)此我們必須有清醒地認(rèn)識(shí)。電子文件管理必須依據(jù)統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施的原則，有計(jì)劃、有重點(diǎn)、循序漸進(jìn)地展開，不能一蹴而就。開展電子文件管理實(shí)踐的首要問題就是要明確電子文件管理對(duì)象，根據(jù)電子文件的不同性質(zhì)和特點(diǎn)有針對(duì)性地開展工作。
我認(rèn)為納入檔案管理的電子文件可以大體上分為三類，即原生性電子文件、電子副本和資料性數(shù)字信息。
原生性電子文件是指在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生，并且在實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)中本身具有法律效力的電子文件，或者說是符合《電子簽名法》的要求，能夠直接被法庭采信的等同于書證的電子文件。只有這類電子文件是真正意義的電子文件，或者說是當(dāng)前電子文件管理學(xué)術(shù)研究中真正關(guān)注的電子文件。只有這種電子文件才需要我們?nèi)デ岸丝刂?、去全程管理，需要我們運(yùn)用IS015489、IS023081的原則，需要我們記錄多達(dá)百項(xiàng)的元數(shù)據(jù)來確保其真實(shí)性、完整性和有效性。這種類型的電子文件在我們身邊隨處可見，從自動(dòng)取款機(jī)提款到各種電子消費(fèi)，從企業(yè)網(wǎng)上年檢到網(wǎng)上申報(bào)納稅，這種電子文件在社會(huì)生活中發(fā)揮著重要作用。但是從檔案管理的角度來看，或者更明確地站在檔案事業(yè)的主體——檔案館的角度來看，這些電子文件并不是重要的檔案，甚至絕大多數(shù)都不在接收進(jìn)館的范圍內(nèi)。雖然不進(jìn)館的定期檔案我們也要管理，但是對(duì)于電子文件管理而言長期保存才是難題所在，而對(duì)于短期保存我們完全可以相信技術(shù)部門有很好的解決方案。
篇3
檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究，是理論檔案學(xué)的核心，也是應(yīng)用檔案學(xué)研究的前提和基礎(chǔ)。本方向研究檔案與檔案管理（事業(yè)）中的基礎(chǔ)性、宏觀性、前沿性的理論問題，主要包括：檔案這一社會(huì)事物的內(nèi)涵、外延及檔案的價(jià)值、特點(diǎn)，檔案工作和檔案事業(yè)管理，檔案學(xué)科體系的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)，檔案管理基本理論等。
（二）電子文件管理
本研究方向旨在面對(duì)電子文件的出現(xiàn)在文件與檔案管理、司法認(rèn)同、技術(shù)支持方面引發(fā)的一系列前所未有的挑戰(zhàn)而開展全方位的理論探討和創(chuàng)新研究。主要研究電子文件概念、種類和特點(diǎn)，電子文件管理原則、模式和標(biāo)準(zhǔn)，電子文件管理流程、方法和技術(shù)，以及電子文件的利用等。
（三）企業(yè)檔案管理
本研究方向在研究企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)的基礎(chǔ)上，以企業(yè)檔案管理、科技檔案管理和知識(shí)管理為研究對(duì)象。著重探討和研究在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的企業(yè)檔案管理、信息管理、知識(shí)管理的原則、模式、方法與技術(shù)，并為企業(yè)提供適用的檔案管理、信息管理和知識(shí)管理解決方案。
（四）歷史檔案與史學(xué)研究
檔案學(xué)與歷史學(xué)有著十分密切的關(guān)系。本研究方向主要研究歷史檔案的種類、分布、價(jià)值及其管理理論和方法，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行相關(guān)的史學(xué)研究。
（五）檔案保護(hù)技術(shù)
檔案保護(hù)技術(shù)是檔案學(xué)專業(yè)的一個(gè)重要的研究方向。本方向研究的內(nèi)容主要包括：檔案載體及記錄材料結(jié)構(gòu)、成分、性質(zhì)及耐久性；環(huán)境條件對(duì)檔案載體耐久性的影響；有害生物對(duì)檔案載體耐久性的影響及防治；檔案修復(fù)技術(shù)；現(xiàn)代信息安全性研究。
那么,就一般意義講,什么是衡量檔案學(xué)熱點(diǎn)問題的標(biāo)準(zhǔn)呢我認(rèn)為基本的標(biāo)準(zhǔn)包括以下幾種.
第一,近年來相對(duì)比較集中探討的檔案學(xué)前沿性理論和實(shí)踐問題.學(xué)術(shù)研究是有規(guī)律可循的.每門科學(xué)的建設(shè)和發(fā)展都有其自身的內(nèi)在矛盾規(guī)律.這種矛盾規(guī)律往往是通過一些前沿性的理論問題和實(shí)踐問題表現(xiàn)出來的.比如,我國進(jìn)入21世紀(jì)以后,檔案學(xué)研究的前沿性問題之一就是電子文件問題.這是因?yàn)槲覈臋n案工作對(duì)象發(fā)生了較大的變化,電子文件大量出現(xiàn),且因其具有許多不同于以往傳統(tǒng)形態(tài)檔案的特點(diǎn),傳統(tǒng)檔案學(xué)管理理論已經(jīng)無法合理地解釋和說明這種新的檔案現(xiàn)象,更無法科學(xué)地回答它所提出的各種具有挑戰(zhàn)性的管理理論和實(shí)踐問題.正是由于理論和實(shí)踐之間的這種矛盾的存在,才引發(fā)了越來越多的人關(guān)注這方面的研究,并將大量的外國檔案學(xué)的相關(guān)成果介紹進(jìn)來,同時(shí)結(jié)合我國的國情,進(jìn)行整理,吸收,改造和發(fā)展.
第二,對(duì)新世紀(jì)檔案學(xué)術(shù)研究具有一定導(dǎo)向性與前瞻性的理論問題.
第三,具有一定公眾關(guān)注度的實(shí)踐和理論問題.
二,檔案學(xué)熱點(diǎn)問題舉要
(一)與電子文件管理有關(guān)的基礎(chǔ)理論問題
1.電子文件的"真實(shí)性","完整性","原始性"維護(hù)問題.兩種重要管理理論的研究——電子文件全程管理理論和文件連續(xù)體模型理論.可參見《檔案學(xué)》2003第二期,傅榮校,周林女的"電子文件管理中的熱點(diǎn)理論問題研究類舉".對(duì)這兩種理論,我國檔案界目前只是停留在介紹階段,深入的研究尚未開展.
2.前端控制理論.與這種理論相關(guān)的研究課題有許多.如:
(1)檔案管理的前端控制思想;
(2)檔案鑒定中的前端控制;
(3)檔案集中過程中的前端控制;
(4)檔案保護(hù)的前端控制;
(5)檔案編目的前端控制;
(6)檔案利用的前端控制;
(7)在文件生命周期中檔案工作者的干預(yù)時(shí)機(jī)的選擇;
(8)電子政務(wù)建設(shè)中文檔前端控制思想的應(yīng)用;
(9)電子文件管理與紙質(zhì)文件管理中前端控制思想的比較等.
3.來源原則問題.來源原則所強(qiáng)調(diào)的"來源共同性",在電子文件的管理過程中,受到了質(zhì)疑.有的學(xué)者認(rèn)為:"源于各種不同結(jié)構(gòu)組織體的數(shù)據(jù)的產(chǎn)生,改變了單一來源的概念.電子計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)已經(jīng)超越了傳統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)的界限,而來源原則和尊重全宗原則恰恰是由這個(gè)界限所決定的."特里·庫克認(rèn)為:"電子時(shí)代檔案來源的概念需要重新考慮,醞釀和定義,它不僅指文件的形成機(jī)關(guān),更包括其形成目的,形成活動(dòng),過程,處理程序和職能范圍等."檔案人員的關(guān)注點(diǎn)從"實(shí)體來源",轉(zhuǎn)變?yōu)?變動(dòng),臨時(shí),甚至''''虛擬''''的機(jī)構(gòu)中文件形成者的職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)為重點(diǎn)的概念來源."庫克的"概念來源",實(shí)際上指的是文件的形成過程及背景,即文件是誰,在什么條件下,運(yùn)用哪些數(shù)據(jù),為了什么目的,采用了何種結(jié)構(gòu)形成的等方面的信息.那么在我國目前的情況下,究竟應(yīng)當(dāng)如何對(duì)待這種新的觀念,難道我們也必須以"概念來源"的新來源觀取代"機(jī)構(gòu)或?qū)嶓w"來源觀嗎
4.電子文件的特點(diǎn)問題.如"信息與載體可分離性"問題.劉東斌,劉偉的"電子文件具有信息與載體可分離性嗎"對(duì)人們普遍認(rèn)可的電子文件的"信息與載體可分離性"的觀點(diǎn),提出質(zhì)疑.他們認(rèn)為:"這一觀點(diǎn)與事實(shí)大相徑庭,完全不符合事實(shí).不僅電子文件的信息與載體不可分離,事實(shí)上與載體分離的信息根本就不會(huì)存在."
5.電子文件的元數(shù)據(jù)問題.戴維·比爾曼最早將元數(shù)據(jù)的概念引入檔案學(xué),并將文件和元數(shù)據(jù)形象地比作信函的內(nèi)容與信封,文件是元數(shù)據(jù)封裝起來的對(duì)象,元數(shù)據(jù)加上文件內(nèi)容就構(gòu)成了有證據(jù)作用的文件.元數(shù)據(jù)具有維護(hù)電子文件原始性,真實(shí)性和憑證性的作用.但是,目前人們對(duì)元數(shù)據(jù)的理解不同,主要觀點(diǎn)包括:
(1)元數(shù)據(jù)是關(guān)于文件的背景信息和結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù),是有關(guān)電子文件的技術(shù)性信息.[ICA]
(2)元數(shù)據(jù)是關(guān)于電子文件背景的描述信息.[澳大利亞]
(3)元數(shù)據(jù)是關(guān)于文件和文件集合的背景及其相互關(guān)系的結(jié)構(gòu)化描述和編目數(shù)據(jù).[英國]
(4)元數(shù)據(jù)是指構(gòu)成電子文件數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù),例如格式信息,字型,字體,數(shù)據(jù)詞典,數(shù)據(jù)庫描述,邏輯和物理模型,系統(tǒng)平臺(tái)和軟件資料等一切與生成和恢復(fù)電子文件有關(guān)的數(shù)據(jù),具有隱含性.[中國]
(5)元數(shù)據(jù)是"由電子文件系統(tǒng)自動(dòng)記錄的關(guān)于文件形成時(shí)間,地點(diǎn),人員,活動(dòng),文件系統(tǒng),結(jié)構(gòu)及內(nèi)容等方面的具體數(shù)據(jù)."[中國]
6.數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展問題.
7.電子政務(wù)條件下的文檔一體化管理問題.
8.電子文件的運(yùn)動(dòng)周期的劃分問題.
(二)檔案學(xué)傳統(tǒng)熱點(diǎn)——持續(xù)性和發(fā)展性的理性思考
1.文件與檔案的關(guān)系問題."轉(zhuǎn)化"關(guān)系的探討."半現(xiàn)行文件"概念的爭論.
2.檔案本質(zhì)和本質(zhì)屬性的紛爭."歷史的原始記錄"說,"保存?zhèn)洳樾?等.
3.檔案概念的拓展問題.檔案概念的外延的擴(kuò)大與縮小爭論.何嘉蓀是"擴(kuò)大外延"說的代表,主張把"收發(fā)文登記"宣布為"歸檔","把全部現(xiàn)行文件都宣布為檔案".黃存勛認(rèn)為:"可以借鑒美國等國家檔案界的意見,延伸文件的前檔案階段,以''''進(jìn)館''''作為文件轉(zhuǎn)化為檔案的標(biāo)志.換言之,應(yīng)該縮小檔案概念外延,僅將保存在檔案館的或已進(jìn)入永久保存階段的文件視為檔案."
4."實(shí)物檔案","口述檔案"概念之爭.
5.文件生命周期理論是否適用于我國的理論之爭.有人認(rèn)為:"該理論對(duì)我國并不適用."因?yàn)?我國沒有半現(xiàn)行文件這一概念",也沒有"文件中心".有的則認(rèn)為,該理論是現(xiàn)代檔案學(xué)發(fā)展的重要里程碑,是構(gòu)建文件與檔案學(xué)的重要理論基石,是我國檔案事業(yè)發(fā)展與變革的重要路標(biāo)與指南之一.
6.文件中心在我國建設(shè)與發(fā)展之爭論.有的認(rèn)為它的建立會(huì)增加機(jī)構(gòu)和資源浪費(fèi),而且同我國的文件與檔案管理理論不適應(yīng).有的則將它視為我國檔案機(jī)構(gòu)改革和發(fā)展的方向.有的認(rèn)為我國已經(jīng)有了比較完整的檔案室體系,根本沒有必要改掉后從新建立一套文件中心體系.有的則認(rèn)為兩者都是中間過渡性文檔管理機(jī)構(gòu),可以在不同的情況下并存.
7.文件中心的建設(shè)與模式選擇,運(yùn)作方式問題.
8.電子網(wǎng)絡(luò)條件下,文件中心的發(fā)展命運(yùn)問題.
9.文件運(yùn)動(dòng)的"回流"問題之爭.吳品才提出之后受到一些同志的挑戰(zhàn).焦點(diǎn)在于"文件運(yùn)動(dòng)是否應(yīng)與文件的實(shí)體形態(tài)聯(lián)系在一起討論".
10.檔案價(jià)值理論的爭論.主要涉及檔案價(jià)值的實(shí)質(zhì)及檔案價(jià)值概念的表述問題,特別是"勞動(dòng)價(jià)值問題".
11.檔案管理體制的變革問題.
12.檔案工作原則與規(guī)則的關(guān)系問題.
13.檔案種類劃分問題.
14.虛擬利用方式與傳統(tǒng)利用方式的關(guān)系.
15.館藏建設(shè)中的"官方文化"現(xiàn)象的變革.
16.確保電子文檔信息長期的真實(shí)性,完整性和可利用性的戰(zhàn)略問題.
17.信息時(shí)代,使檔案成為可供大眾利用的,最為廣泛的信息資源的問題.
18.檔案學(xué)理論和實(shí)踐的關(guān)系.理論是高于實(shí)踐還是實(shí)踐高于理論的問題始終在我們的檔案學(xué)研究中困擾著我們.一些同志往往以某種做法不符合"檔案學(xué)理論"為由,排斥實(shí)踐中出現(xiàn)的新觀點(diǎn),新做法;而不是自覺地檢討相關(guān)檔案學(xué)理論是不是還能夠具有指導(dǎo)實(shí)踐,解決新矛盾,新問題的品格.還有的同志以違背"馬列主義"為由,片面地抵制或消極對(duì)待外國的文化思想和先進(jìn)的文檔管理理念.有的同志以制造辭藻的形式,打造出所謂的理論,讓人們不知所云.例如,有的同志提出信息管理的"多源性,多媒體性,多語義性,多價(jià)值性,多時(shí)空性,多尺度性,多維性,多類別,多變量和多應(yīng)用主題……",一口氣列舉了十個(gè)"多",不知這種所謂的新理念對(duì)實(shí)際工作有何指導(dǎo)意義
(三)檔案學(xué)自身的基礎(chǔ)理論問題
1.檔案學(xué)研究對(duì)象的表述問題.
2.檔案學(xué)的學(xué)科性質(zhì)問題.
3.檔案學(xué)與文書學(xué)的關(guān)系問題.
4.檔案學(xué)的研究方法問題.如"二律背反","形而上"等提法問題.
5.現(xiàn)代管理理論對(duì)檔案學(xué)研究的影響.
(四)檔案管理信息化問題
1.檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中的信息管理問題.
2.文檔信息化服務(wù)中的技術(shù)因素與非技術(shù)性因素問題.
3.文檔信息化與文檔有效管理問題.
4.文檔核心信息資源的開發(fā)利用問題.
5.網(wǎng)上檔案信息的法律地位問題.
6.檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全問題.
7.檔案信息化建設(shè)的核心問題.資源建設(shè):檔案目錄數(shù)據(jù)庫和部分開放文檔的全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題;電子文檔信息資源的組織問題.
8.數(shù)字化檔案信息資源的管理和維護(hù)問題.效益與成本問題.
9.檔案管理信息化時(shí)代,檔案工作者的角色轉(zhuǎn)變問題.
(五)檔案實(shí)體管理應(yīng)用理論研究中的熱點(diǎn)及難點(diǎn)
1.關(guān)于保管期限粗分與細(xì)分之爭.其中最具代表性的是"兩分法"(進(jìn)館,不進(jìn)館)和"三分法"(永,長,短)之爭.有的主張與文件生命周期聯(lián)系,在分階段多次鑒定的基礎(chǔ)上,考慮保管期限的劃分問題,每次以兩分為主,在同一檔次內(nèi)部再細(xì)分.例如,歸檔前鑒定主要區(qū)分歸檔與不歸檔,進(jìn)館前鑒定主要區(qū)分進(jìn)館與不進(jìn)館,檔案館定期鑒定主要區(qū)分銷毀與繼續(xù)保存.在歸檔,進(jìn)館和繼續(xù)保存等檔次內(nèi)部,再根據(jù)有關(guān)檔案的實(shí)際情況靈活掌握,考慮是否再細(xì)分具體的保管年限.同一保管年限的檔案,還可按重要程度進(jìn)一步細(xì)分.檔案館檔案開放前的鑒定,在區(qū)分開放與控制使用的同時(shí),還可結(jié)合復(fù)查原定保管期限.
2.關(guān)于保管期限的標(biāo)時(shí)與否的爭論.
3.關(guān)于檔案鑒定方法的爭論.直接鑒定法受到一定的挑戰(zhàn).另外,職能鑒定法與內(nèi)容鑒定法的研究,以及對(duì)"宏觀鑒定戰(zhàn)略","文獻(xiàn)鑒定戰(zhàn)略"的質(zhì)疑等.對(duì)"宏觀職能鑒定理論"的質(zhì)疑,代表性的觀點(diǎn)包括:"宏觀職能鑒定理論的立論基礎(chǔ)尚不嚴(yán)密,且未提供切實(shí)有效的職能分析方法";"宏觀職能鑒定理論的理論實(shí)質(zhì)有悖于現(xiàn)有的基礎(chǔ)理論","宏觀職能鑒定論實(shí)質(zhì)上正是以''''實(shí)體價(jià)值論''''(即檔案價(jià)值是獨(dú)立于主體之外而存在的,它隨檔案的產(chǎn)生而產(chǎn)生,不論人們利用與否都是客觀存在的)作為其檔案價(jià)值觀的.以這種片面的檔案價(jià)值觀為理論實(shí)質(zhì)的宏觀職能鑒定論顯然存在著重大的理論缺陷.宏觀職能鑒定論僅從第一價(jià)值的角度出發(fā)來判定文件價(jià)值的大小,并未慮及文件的第二價(jià)值,這樣就明顯違背了雙重價(jià)值論."對(duì)鑒定過程的實(shí)質(zhì)問題:鑒定的過程是賦予文件價(jià)值的過程嗎如何處理好職能鑒定與內(nèi)容鑒定的關(guān)系檔案鑒定是否存在"國家模式"和"社會(huì)模式"呢即使不是完善的鑒定決定或鑒定程序,也要優(yōu)于文件的自生自滅嗎
4.電子文件的集中與捕獲問題.
5.電子文件的集中管理問題與分布式管理控制問題.
6.歸檔制度的建立與完善問題.
7.檔案實(shí)體分類方案的編制與應(yīng)用問題.
8.檔案分類的客觀性與一級(jí)類目分類標(biāo)準(zhǔn)的確定問題.
9.成套性與客體全宗問題.
10.實(shí)體分類與信息分類問題.
11.傳統(tǒng)著錄與電子文件著錄的區(qū)別問題.
12.信息社會(huì)中檔案編研工作的特點(diǎn)問題.
(六)檔案信息管理應(yīng)用理論研究熱點(diǎn)
1.公民權(quán)利與現(xiàn)行文件公開,保密問題.
2.開展現(xiàn)行文件利用服務(wù)過程中,檔案部門的角色定位問題.
3.知識(shí)管理與檔案信息利用服務(wù)工作的關(guān)系問題.
4.現(xiàn)行文件利用服務(wù)中心的建設(shè)與發(fā)展實(shí)踐對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理論的挑戰(zhàn)
(七)檔案史學(xué)研究方面熱點(diǎn)問題
1.檔案的起源問題.
2."檔案"的辭源問題.
3."信息","文件","公文"的辭源問題.
4.甲骨檔案中的"貞人"問題.
5.甲骨檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)問題.
6.文書檔案連鎖法的重新評(píng)價(jià)問題.
7.20世紀(jì)30年代和40年代我國檔案學(xué)理論研究的主要?dú)v史成就問題.
8.簡牘檔案的發(fā)現(xiàn)及其史料價(jià)值問題.
9.建國前我國檔案教育的成就與歷史教訓(xùn).
(八)專門檔案管理領(lǐng)域的熱點(diǎn)問題
1.專門檔案的定義問題.姚軍認(rèn)為:"專門檔案就是指人們?cè)谏鐣?huì)和自然活動(dòng)中某些專門領(lǐng)域形成的,用較為系統(tǒng)的,成熟的專門管理方法進(jìn)行管理的,或某些特殊形式,載體的檔案的總稱."
2.專門檔案的種類劃分問題."依據(jù)專門檔案的派生和分離情況為原則,將目前各種專門檔案歸入文書檔案范疇專門檔案,科技檔案范疇專門檔案和特殊載體專門檔案三大類."
3.人事檔案管理問題.
(1)現(xiàn)行人事檔案管理弊端:分散多頭管理.
(2)建立國家人事檔案中心問題.
(3)擅自建檔,造檔問題.
(4)擅自扣檔問題.
(5)擅自棄檔問題.
(九)檔案管理制度建設(shè),標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面的熱點(diǎn)問題.
1.《歸檔文件整理規(guī)則》的討論.內(nèi)容涉及取消立卷"是否有助于保持文件之間有機(jī)聯(lián)系"規(guī)則推薦的聯(lián)合分類法中的分類標(biāo)準(zhǔn)問題
2.《文書檔案保管期限表》的討論.
篇4
電子檔案一詞在國家頒布的規(guī)章或標(biāo)準(zhǔn)中出現(xiàn)較少，還沒有官方認(rèn)可的統(tǒng)一定義。參照紙質(zhì)文件與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，電子檔案也應(yīng)當(dāng)是由電子文件經(jīng)過歸檔、移交等流程轉(zhuǎn)化而來。盡快界定電子檔案的概念對(duì)于檔案部門做好電子文件歸檔和電子檔案的管理特別是長期保存工作非常緊迫和重要。對(duì)于電子檔案的內(nèi)涵，就目前的認(rèn)識(shí)水平，有幾點(diǎn)是明確的，一是電子檔案是由上述所說狹義的電子文件歸檔形成的，二是電子檔案應(yīng)當(dāng)包括元數(shù)據(jù)、內(nèi)容數(shù)據(jù)以及必需的過程數(shù)據(jù)，并且通過一定的方式互相關(guān)聯(lián)，三是電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)進(jìn)行真實(shí)、完整、可用方面的檢測(cè)，四是立檔單位向檔案館移交電子檔案應(yīng)當(dāng)履行法定程序。對(duì)于電子檔案的長期保存有些問題還未形成共識(shí)，一是對(duì)于形成時(shí)不符合格式要求的電子文件是否必須要轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式或通用格式，轉(zhuǎn)換后是否影響電子檔案的原始性與有效性；二是對(duì)于流式文件是否要轉(zhuǎn)換成版式文件作為檔案保存；三是各立檔單位的軟硬件環(huán)境是否要向檔案館移交；四是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)是否作為電子檔案保存。
數(shù)字檔案一詞使用也比較普遍，特別是各地在進(jìn)行數(shù)字檔案館項(xiàng)目的立項(xiàng)和建設(shè)過程中，作為核心建設(shè)內(nèi)容的數(shù)字檔案資源建設(shè)，是數(shù)字檔案一詞得到較多使用的重要原因。目前比較一致的看法是，數(shù)字檔案是館藏?cái)?shù)字信息的統(tǒng)稱，包括新接收的電子文件、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化形成的數(shù)字化檔案以及根據(jù)館藏需要收集的重要數(shù)字信息資料等。
二、關(guān)于檔案數(shù)字化的工作策略
檔案數(shù)字化工作是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必要途徑，從提高檔案利用的效率和確保檔案原件的安全角度出發(fā)，檔案數(shù)字化是每個(gè)檔案館、檔案室都需要做的基礎(chǔ)性工作。在開展數(shù)字化工作過程中應(yīng)當(dāng)把握下列幾個(gè)方面的原則。
完整性原則。應(yīng)當(dāng)有效保證檔案信息的完整性，一個(gè)案卷、一個(gè)專題或一個(gè)全宗的檔案應(yīng)當(dāng)全部進(jìn)行數(shù)字化，不能視檔案信息內(nèi)容的重要程度、敏感程度等刪減數(shù)字化內(nèi)容，避免人為造成檔案信息不完整現(xiàn)象出現(xiàn)，給檔案管理和提供利用造成障礙。
目錄優(yōu)先原則。對(duì)于館藏量較大、基礎(chǔ)工作比較薄弱的單位，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先建立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫，為開展全文數(shù)字化工作奠定基礎(chǔ)。要注重基礎(chǔ)工作的質(zhì)量。檔案數(shù)字化是應(yīng)用計(jì)算機(jī)等相關(guān)技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行高效管理，檔案數(shù)據(jù)的詳略、對(duì)錯(cuò)決定著數(shù)字化工作的成敗。應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案案卷進(jìn)行準(zhǔn)確無誤的分類、著錄、整理、編頁，建立高質(zhì)量的案卷目錄和文件目錄，為數(shù)字化工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從源頭上杜絕計(jì)算機(jī)管理的差錯(cuò)。
最小干預(yù)原則。要注重維護(hù)檔案原貌，必須減少對(duì)原件可能造成的損害。應(yīng)當(dāng)對(duì)數(shù)字化、縮微、仿真復(fù)制、鑒定整理等工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、合理安排，盡可能不拆卷掃描，杜絕多次拆裝卷和重復(fù)掃描。
方便利用原則。數(shù)字化的主要目的是方便利用，同時(shí)保護(hù)原件。對(duì)已經(jīng)數(shù)字化的檔案，要及時(shí)鑒定，劃分公開范圍和控制使用范圍，并將無限制開放的檔案及時(shí)向社會(huì)開放，確保可以公開的數(shù)字化檔案向社會(huì)提供利用，使檔案數(shù)字化真正成為檔案信息資源開發(fā)利用的有力手段，而不僅僅作為檔案信息保存的另一種形式。
三、關(guān)于數(shù)字信息轉(zhuǎn)存膠片、縮微膠片數(shù)字化及其與紙質(zhì)檔案數(shù)字化的關(guān)系
將數(shù)字信息轉(zhuǎn)存縮微膠片是保證電子文件可靠性、長期保存的重要選項(xiàng)，也是電子文件安全備份的措施Z--。但是，數(shù)字信息轉(zhuǎn)存膠片的存檔機(jī)及其相配套的沖洗設(shè)備投資較大，對(duì)工作人員的操作也有必要的專業(yè)要求，因此，在省級(jí)以下檔案館及多數(shù)檔案室并不需要配備相關(guān)設(shè)備，可以委托省級(jí)以上檔案館或相關(guān)專業(yè)公司進(jìn)行轉(zhuǎn)換。
縮微膠片數(shù)字化的目的是解決縮微膠片檢索速度慢、閱讀不方便的問題。已經(jīng)進(jìn)行縮微拍攝的檔案，為避免重復(fù)拆卷、掃描對(duì)檔案原件造成的損害以及其他安全隱患，應(yīng)當(dāng)不再調(diào)用原件進(jìn)行掃描，而利用縮微拷貝片或者母片進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。但是，對(duì)于有些檔案館早期拍攝的縮微膠片畫幅質(zhì)量不高、對(duì)案卷或文件進(jìn)行有選擇性拍攝、案卷整理不規(guī)范等情況，如果采用縮微膠片進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，會(huì)出現(xiàn)數(shù)字圖像質(zhì)量不符合標(biāo)準(zhǔn)要求、圖像與目錄掛接困難等問題，就應(yīng)直接調(diào)用紙質(zhì)檔案原件進(jìn)行掃描數(shù)字化。
數(shù)字信息轉(zhuǎn)存膠片是一項(xiàng)著眼于檔案資料長期保存、安全備份的戰(zhàn)略性的技術(shù)手段，縮微膠片數(shù)字化是為了提高檔案復(fù)制件的利用效率，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的作用體現(xiàn)在三個(gè)方面，一是避免使用檔案原件，保護(hù)檔案原件，二是能夠提高檔案利用的效率以及查全率、查準(zhǔn)率，三是檔案資料安全備份的一種技術(shù)方法。應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案資料保管、利用的不同要求以及自身的人員、技術(shù)、設(shè)備條件等，選擇相應(yīng)的技術(shù)方法。
四、關(guān)于電子文件中心、電子文件備份中心和數(shù)字檔案館三者的建設(shè)要求及其相互關(guān)系
在國家綜合檔案館建設(shè)電子文件中心的設(shè)想和要求是2005年開始在檔案部門提出的，2007年4月，為貫徹落實(shí)王剛同志有關(guān)電子文件管理工作的批示精神，國家檔案局在江蘇、安徽召開了“電子文件中心建設(shè)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)”，會(huì)議對(duì)全國檔案部門進(jìn)行電子文件中心建設(shè)的任務(wù)和要求進(jìn)行了全面部署。在2009年全國檔案局長館長會(huì)議上，電子文件中心作為各級(jí)國家綜合檔案館“五位一體”的“一位”，成為今后各級(jí)國家綜合檔案館的一項(xiàng)基本功能建設(shè)要求。對(duì)于電子文件中心的功能和建設(shè)要求，安徽省檔案局黃玉明副局長在《檔案學(xué)研究》2010年第2期刊發(fā)的《電子文件中心的定位與核心取向》一文中，已經(jīng)做了很好的、比較系統(tǒng)的闡述，這里不再贅述。
電子文件備份中心的名稱在各地檔案部門使用比較少，只是在個(gè)別地方檔案館，為了適應(yīng)當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)建設(shè)數(shù)據(jù)備份的要求，提出建立本地電子文件備份中心的項(xiàng)目需求。在2009年12月兩辦印發(fā)的《電子文件管理暫行辦法》文件中，明確提出了在各級(jí)國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)災(zāi)害備份的要求，建立本級(jí)電子文件備份中心或者異地備份庫的要求。這是從國家戰(zhàn)略高度，從電子文件的安全管理需要出發(fā)，國家賦予各級(jí)國家綜合檔案館在電子文件管理方面的一項(xiàng)新職能。電子文件備份中心建設(shè)應(yīng)當(dāng)緊緊圍繞電子文件管理、國家災(zāi)害備份的要求，結(jié)合各地檔案館的特點(diǎn)，明確定位和功能要求，建立相應(yīng)制度，配備相關(guān)設(shè)備和人員。
篇5
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢?，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
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“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代已經(jīng)到來，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)逐漸滲透到社會(huì)的各行各業(yè)之中，檔案管理也是現(xiàn)代信息化時(shí)代需要進(jìn)一步拓展的空間。大數(shù)據(jù)是信息化技術(shù)發(fā)展到一定程度之后的必然產(chǎn)物。在當(dāng)今社會(huì)中，更多的信息實(shí)現(xiàn)了電子化，數(shù)字化的發(fā)展模式，這樣就給我們查詢相關(guān)的信息帶來了更大的方便，我們可以運(yùn)用手機(jī)或者計(jì)算機(jī)調(diào)閱相關(guān)的信息，即：信息的大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來?；谶@一背景條件下，檔案管理的價(jià)值不僅僅停留在紙面上，更多需要基于計(jì)算機(jī)電子化、數(shù)字化的虛擬網(wǎng)絡(luò)之中，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)更廣泛的共享。
1大數(shù)據(jù)對(duì)于檔案管理的意義分析
1.1實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性
大數(shù)據(jù)的概念就是基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將相關(guān)的信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享。這樣思想運(yùn)用到檔案管理之中，可以實(shí)現(xiàn)不同檔案管理部門之間的資源共享。在查閱檔案的時(shí)候，調(diào)閱者可以得到更多全面的信息，相關(guān)的數(shù)據(jù)參考更多。大數(shù)據(jù)的概念實(shí)現(xiàn)了檔案管理的開放性，使得更多的資源可以向調(diào)閱者開放，幫助他們更加高效的查閱相關(guān)信息。
1.2實(shí)現(xiàn)信息的可靠性
由于大數(shù)據(jù)是將更多的檔案資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)一個(gè)龐大的虛擬數(shù)據(jù)庫。在這一數(shù)據(jù)庫中，我們可以更多準(zhǔn)確地找到自己所需要的資料和信息。在調(diào)閱的過程中，檔案資料的真實(shí)性有了進(jìn)一步的保證，我們可以更加放心的信任自己調(diào)閱的檔案資料。
1.3強(qiáng)化了自動(dòng)分析能力
在大數(shù)據(jù)的理念中，我們還加入了數(shù)據(jù)分析的環(huán)節(jié)。更多的大數(shù)據(jù)在被調(diào)閱之后，很多人都是難以有效看完這種檔案資料。這時(shí)候我們就需要依靠計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行有效分析，不斷拓展自動(dòng)化的分析，由于這種自動(dòng)分析是計(jì)算機(jī)事前設(shè)計(jì)好的，具有一定的科學(xué)性，自動(dòng)分析的結(jié)果具有更加可靠的屬性。因此，這種自動(dòng)分析能力可以幫助我們?cè)诖罅康臋n案數(shù)據(jù)中得到最為準(zhǔn)確、科學(xué)的結(jié)論。
2提升大數(shù)據(jù)在檔案管理價(jià)值的具體措施
2.1系統(tǒng)開展信息化建設(shè)
由于大數(shù)據(jù)需要基于當(dāng)前的不同檔案部門之間相互數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上，因此，實(shí)現(xiàn)所有部門之間的信息化改造是前提，不斷提升檔案部門標(biāo)準(zhǔn)化的信息技術(shù)改造。例如：使用同一個(gè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使得他們?cè)跈n案信息電子化改造過程中，最終可以實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息共享。這一點(diǎn)十分關(guān)鍵，只要有一個(gè)部門信息化系統(tǒng)改造不徹底或者是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不一致，都可能造成最終的數(shù)據(jù)共享的困難和問題。因此，在信息化改造的過程中，所有的部門需要相互協(xié)作，加強(qiáng)溝通，頂層部門需要進(jìn)行信息化系統(tǒng)的統(tǒng)一采購和安裝，同時(shí)針對(duì)技術(shù)人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，使得他們充分掌握系統(tǒng)的使用、維護(hù)和日常問題處理。在信息系統(tǒng)建立之后，我們需要進(jìn)行聯(lián)調(diào)聯(lián)試，查找數(shù)據(jù)共享過程中的問題，最終實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)的完善和優(yōu)化。
2.2加快紙質(zhì)檔案的電子化進(jìn)程
現(xiàn)代的大數(shù)據(jù)概念是基于網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的電子化數(shù)據(jù)信息。然而我們?cè)谶^去的幾十年中，所有的檔案都是紙質(zhì)的，為了保存這些珍貴的檔案資料，我們付出了很多的心血和汗水。要想實(shí)現(xiàn)檔案的大數(shù)據(jù)共享，第一步就是需要實(shí)現(xiàn)這種珍貴的紙質(zhì)檔案資料的電子化轉(zhuǎn)換。將相關(guān)的紙質(zhì)檔案掃描、拍照，形成一系列系統(tǒng)化的電子檔案，這樣才能進(jìn)一步輸入電腦，實(shí)現(xiàn)與網(wǎng)上數(shù)據(jù)對(duì)接。在紙質(zhì)檔案的電子化進(jìn)程中，我們需要進(jìn)一步掌握相關(guān)的技術(shù)，做好更多的防護(hù)措施，盡可能地保證那些珍貴紙質(zhì)檔案的完整性。
2.3構(gòu)建檔案信息化管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
檔案在進(jìn)行電子化改造過程中，我們的操作存在很多的不確定性。針對(duì)這些不同的選擇，我們需要進(jìn)一步構(gòu)建統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)。在進(jìn)行信息化建設(shè)過程中，只有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，最終形成的電子檔案才能在相互比較中具有一定的對(duì)等性。具體來說，我們需要規(guī)范電子檔案的文件格式，需要具備的基本材料，只有具備這些基本材料，才能構(gòu)成一個(gè)完整的電子檔案數(shù)據(jù)。同時(shí)，我們?cè)跈n案的電子化處理過程中，進(jìn)一步統(tǒng)一處理手段和方式，這樣處理出來的電子檔案才能進(jìn)一步統(tǒng)一，差異性才能降到最低。
2.4人員的信息化素養(yǎng)提升
信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)理念都是近年來最新的思想。檔案管理人員在日常的工作中只是單地了解過相關(guān)概念，對(duì)其應(yīng)用和操作知之甚少。我們需要進(jìn)一步加大對(duì)檔案管理人員的信息化技術(shù)素養(yǎng)提升。因?yàn)闄n案管理需要有人員進(jìn)行操作，同樣的檔案信息化建設(shè)、大數(shù)據(jù)的建立都是需要人員去實(shí)施，所以我們需要對(duì)這些操作、實(shí)施人員進(jìn)行信息化技術(shù)的培訓(xùn)。同時(shí)我們還需要進(jìn)一步引入一批專業(yè)化的信息人才，他們的進(jìn)入可以幫助我們實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍的優(yōu)化，進(jìn)一步幫助在崗人員相互學(xué)習(xí)和交流。信息化培訓(xùn)的形式可以多樣化。例如：自學(xué)與交流相結(jié)合，理論與實(shí)踐相結(jié)合等都是可行的。培訓(xùn)的時(shí)間可以集中在工作相對(duì)輕松的時(shí)間段，采用集中和分散教學(xué)相結(jié)合。
3 結(jié)語
檔案管理借助大數(shù)據(jù)的理念將實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍，其高效性、準(zhǔn)確性將得到進(jìn)一步提升。在大數(shù)據(jù)改造的過程中，檔案管理工作需要注重系統(tǒng)改造的統(tǒng)一性，加快紙質(zhì)檔案的電子化，構(gòu)建管理標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，從而為檔案管理價(jià)值的提升奠定基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
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一、元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)
“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”是西方檔案界提出的一種檔案整理技術(shù)。而西方產(chǎn)生這種技術(shù)的實(shí)踐基礎(chǔ)是，他們利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及其技術(shù)實(shí)現(xiàn)了“電子政務(wù)”，并且使“電子政務(wù)平臺(tái)”成為他們?nèi)粘Ｐ姓芾淼膶?shí)踐基礎(chǔ)和管理工具。
在這種特殊的條件下，電子政務(wù)系統(tǒng)本身不僅能產(chǎn)生著電子文件、而且也能提供電子文件的實(shí)體信息(數(shù)據(jù))，并且能根據(jù)電子文件生成的具體環(huán)節(jié)，提供隱含在具體環(huán)節(jié)背后的、電子文件與社會(huì)實(shí)踐及其過程之間的對(duì)應(yīng)信息——元數(shù)據(jù)(數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù))，即檔案實(shí)踐通常所稱的“檔案歷史聯(lián)系信息”。于是，嵌在電子政務(wù)平臺(tái)中的檔案整理系統(tǒng)就可以在電子政務(wù)的支持下，利用所采集的“元數(shù)據(jù)”完成“檔案歷史聯(lián)系”的整理，它不但獲得了“電子文件實(shí)體集合”，而且具有了足以使這一文件實(shí)體集合轉(zhuǎn)化為檔案的“檔案歷史聯(lián)系的記錄”。而“電子文件實(shí)體集合”和“檔案歷史聯(lián)系的記錄”這兩種物質(zhì)實(shí)體的獲得，就構(gòu)成了它所要得到的電子檔案實(shí)體。因此“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”本身是一個(gè)具有科學(xué)性、高自動(dòng)化程度的檔案整理技術(shù)體系。
由于現(xiàn)在西方和我國還只是將“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”嵌入到了電子政務(wù)系統(tǒng)，所以有人可能誤認(rèn)為，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)只適用于電子政務(wù)。其實(shí)不然，它不但能適應(yīng)電子政務(wù)的檔案整理，而且也能適應(yīng)諸如電子銀行、電子商務(wù)、電算化會(huì)計(jì)等等電子管理平臺(tái)的應(yīng)用。事實(shí)上，只要人們能為某一社會(huì)實(shí)踐的管理建立電子管理的平臺(tái)，那么元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)就能嵌入這個(gè)電子管理系統(tǒng)，成為適應(yīng)它的檔案整理技術(shù)。所以“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”本身是一種具有很寬實(shí)踐范疇的實(shí)用檔案整理技術(shù)。
“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”所具有的特征是，它徹底變革了傳統(tǒng)檔案實(shí)體整理的技術(shù)，成為“文件實(shí)體整理”與“檔案歷史聯(lián)系整理”分離的技術(shù)。這種文件實(shí)體與檔案歷史聯(lián)系整理的技術(shù)分離，使元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)中的“檔案歷史聯(lián)系整理”，不再受電子文件實(shí)體的干擾，而使檔案整理真正地進(jìn)入了多元的時(shí)代，使檔案整理原則從一維的“來源原則”，發(fā)展為具有“實(shí)踐主體”、“實(shí)踐客體”和“年代”的多維“歷史原則”?！霸獢?shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”所具有的“文件實(shí)體整理與檔案歷史聯(lián)系整理技術(shù)的分離”、“檔案歷史聯(lián)系整理的多維化”、“檔案整理原則的多元化”和“檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成”是其檔案整理技術(shù)的四大特征。
二、非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)
在檔案整理技術(shù)中“非元數(shù)據(jù)”與“元數(shù)據(jù)”是相對(duì)存在的兩種檔案整理技術(shù)。從概念上說，除了“元數(shù)據(jù)”的檔案整理技術(shù)之外，都屬于“非元數(shù)據(jù)”檔案整理的技術(shù)范疇。但本篇文章不再研究傳統(tǒng)的檔案實(shí)體整理，它包含的只是新提出的“以‘件’為單位的檔案整理技術(shù)”、“雙套制的檔案整理技術(shù)”和“不同載體的混合檔案整理技術(shù)”。
不管是“以‘件’為單位的檔案整理技術(shù)”，還是“不同載體的混合檔案整理技術(shù)”，它們的檔案實(shí)體整理與檔案歷史聯(lián)系整理都是相互分離的。“雙套制的檔案整理技術(shù)”比較特殊，從表面上看，它是用整理紙質(zhì)檔案的方法完成了電子檔案的整理，但它同樣告訴我們，也能夠用整理電子檔案的方法整理紙質(zhì)檔案。由此我們可以看出，中國檔案界提出的這些非元數(shù)據(jù)的檔案整理技術(shù)，具有一個(gè)共同特點(diǎn)，即它們都是“檔案實(shí)體整理”與“檔案歷史聯(lián)系整理”相互分離的檔案整理技術(shù)。由于這些“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”是“檔案實(shí)體整理”與“檔案歷史聯(lián)系整理”相互分離的技術(shù)，所以它們就同樣都能實(shí)現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系的多維化。它的檔案整理原則，也可以從一維的“來源原則”，過渡到具有“實(shí)踐主體”、“實(shí)踐客體”和“年代”的多維“歷史原則”。它們最終都要形成由“文件的實(shí)體集合”和“檔案歷史聯(lián)系的記錄”兩種物質(zhì)實(shí)體共同構(gòu)成檔案。
于是我們發(fā)現(xiàn)，中國提出的非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)雖然還存在著許多的缺點(diǎn)，但在“質(zhì)”上，這些非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)都具有“文件實(shí)體整理與檔案歷史聯(lián)系整理的分離”、“檔案歷史聯(lián)系整理的多維化”、“檔案整理原則的多元化”和“檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成”的四大檔案整理技術(shù)的特征。
三、兩種典型檔案整理技術(shù)的比較
我們的研究發(fā)現(xiàn)，雖然非元數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的技術(shù)環(huán)境、流程和操作方法有著很大的不同，但它們具有相同的四大特征，并且這兩種檔案整理技術(shù)具有相同的內(nèi)在結(jié)構(gòu)，完全可以用同一的《檔案整理結(jié)構(gòu)的模型》來認(rèn)識(shí)和解釋它們的機(jī)理和過程。或者說，是因?yàn)樗鼈兙哂邢嗤臋n案整理結(jié)構(gòu)，所以它們才具有它們的共同特征。所以非元數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)這兩種看似非常不同的檔案整理技術(shù)，其實(shí)是同一檔案整理結(jié)構(gòu)的兩種不同技術(shù)表現(xiàn)形式。
為什么會(huì)產(chǎn)生這兩種不同的檔案整理技術(shù)形式，或者說，西方為什么采用元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，而中國為什么要采用非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，而這是相同的檔案整理原理為適應(yīng)不同國家檔案實(shí)踐條件而產(chǎn)生必然結(jié)果。在中國，其實(shí)始終存在著兩種不同的檔案實(shí)踐和理論體系。一種是，從民國時(shí)期開始的“文檔連鎖法”，后來的“文檔一體化”和現(xiàn)階段提出的“文件中心”，與之相應(yīng)的則是文件生命周期理論；而另一種則是，與文書實(shí)踐分離的檔案實(shí)踐，在解放后，中國接受了前蘇聯(lián)的檔案實(shí)踐和“立卷人——檔案室——檔案館”的檔案實(shí)踐體制，同時(shí)也就形成了有別于西方的檔案學(xué)理論。
原理、價(jià)值和理念要過渡到實(shí)踐，就需要技術(shù)的中介，由于技術(shù)離實(shí)踐更近，所以它更要受到實(shí)踐的約束，先進(jìn)的技術(shù)并非在哪里都適用，對(duì)誰都是具有實(shí)用的價(jià)值。中國人民大學(xué)王健教授在國家社科基金項(xiàng)目“OA環(huán)境下的文件、檔案一體化管理研究”的技術(shù)報(bào)告中就客觀和直率地提出，在中國“無論是檔案行政管理機(jī)構(gòu)，還是檔案館，都無權(quán)指導(dǎo)各機(jī)構(gòu)的文件工作，……因而無法具備全面的一體化功能?！雹賹?duì)于在中國建立文件中心的問題上她也指出“全盤否定檔案室的態(tài)度是不科學(xué)的，完全撤銷檔案室的做法是不現(xiàn)實(shí)的，在保留檔案室的基礎(chǔ)上再重建一套文件中心是不必要的，簡單地將檔案室改名為文件中心也解決不了根本問題?！雹谶@些認(rèn)識(shí)對(duì)于認(rèn)識(shí)檔案整理技術(shù)的發(fā)展同樣有效。
我們應(yīng)特別注意，計(jì)算機(jī)化與現(xiàn)代化是兩個(gè)不同的概念，比如，一種檔案整理技術(shù)雖然沒有實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化，但如果它能實(shí)現(xiàn)多維的檔案歷史聯(lián)系聯(lián)系整理；而另一個(gè)雖然實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)化，但它形成的檔案歷史聯(lián)系卻是一維的，那么我們究竟應(yīng)該將哪種技術(shù)判斷為現(xiàn)代檔案整理技術(shù)呢？檔案整理技術(shù)現(xiàn)代化的關(guān)鍵是檔案整理技術(shù)內(nèi)容上的現(xiàn)代化，計(jì)算機(jī)化只是檔案整理現(xiàn)代化的一種外在的形式。
在自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的程度上，元數(shù)據(jù)顯然要高于非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)。但在中國發(fā)展元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，有著諸多檔案界自身無法克服的現(xiàn)實(shí)障礙，但只要我們放棄部分元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的高自動(dòng)化要求，那么就可以在不改變檔案工作體制、不需要實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”、能脫離電子政務(wù)環(huán)境、不用制定也不依賴“檔案元數(shù)據(jù)集”的條件下，創(chuàng)造出一種可應(yīng)用于文書和科技檔案、并適用于紙質(zhì)文件、電子文件和實(shí)物混合的、非常實(shí)用的檔案整理技術(shù)。所以不要簡單化地根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用程度，來論檔案整理技術(shù)的長短。
四、中國檔案整理技術(shù)前景的展望
通過“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”與“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”的比較研究，我們認(rèn)為：
中國檔案界，須在元數(shù)據(jù)和非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)之間做一抉擇，這是不能回避的。它不是單純的檔案理論和技術(shù)問題，而是干系到中國檔案事業(yè)未來發(fā)展的一次抉擇。它是檔案工作者、檔案學(xué)者和中國檔案事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者都必須傾心關(guān)注的問題。
不應(yīng)該排斥元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，但在相當(dāng)長的一段時(shí)期內(nèi)，“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”應(yīng)該是一條更適應(yīng)中國國情的檔案整理技術(shù)路線。我們甚至認(rèn)為，它是遲早要被國人所接受的一種檔案整理技術(shù)。
“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”雖然已經(jīng)有了基礎(chǔ)，但技術(shù)整體還處于相當(dāng)混亂的狀態(tài)。我國應(yīng)該在夯實(shí)它的檔案學(xué)理論基礎(chǔ)、簡約它的技術(shù)、注重它的實(shí)用性的前提下，統(tǒng)一制定中國的檔案整理技術(shù)規(guī)范。其結(jié)果應(yīng)該是創(chuàng)造出一種具有中國特色的檔案整理技術(shù)體系和理論。這也是中國檔案界在世界有所建樹的一個(gè)契機(jī)。
篇8
2004年10月，安徽省在全國率先啟動(dòng)的省級(jí)電子文件中心建設(shè)受到各方矚目，被《人民日?qǐng)?bào)》譽(yù)為檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理向現(xiàn)代管理的重大變革。同年10月，江蘇省檔案局提出“2008-2010年全省100％的國家綜合檔案館全面建成與電子政務(wù)相配套的電子文件中心”。2004年12月，江蘇省常州市電子文件中心正式運(yùn)行，成為市級(jí)電子文件中心的典型。2005年1月，蘇州張家港市電子文件中心成為國內(nèi)首家縣級(jí)電子文件中心。此后，許多省、市的電子文件中心投入建設(shè)并顯出燎原之勢(shì)。2007年4月，國家檔案局在常州和合肥召開了全國電T3C件中心建設(shè)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，標(biāo)志著電子文件中心建設(shè)達(dá)到了一個(gè)。
數(shù)字檔案館與電子文件中心關(guān)系辨析
數(shù)字檔案館與電子文件中心建設(shè)取得了一定成果，也存在一定的問題。主要問題在于應(yīng)該研究和明確二者的關(guān)系，說明它們?cè)陔娮游募芾碇邪缪莸慕巧泻螀^(qū)別，在社會(huì)中的定位有何差異?二者的關(guān)系理不清，實(shí)踐建設(shè)就會(huì)出現(xiàn)偏差，例如當(dāng)前存在的缺乏統(tǒng)籌、多頭無序，定位不明、關(guān)系不清，模式各異、功能效果各不相同等問題。
1 已有的對(duì)二者關(guān)系的闡述
闡明數(shù)字檔案館與電子文件中心的關(guān)系，首先要基于定義基礎(chǔ)之上。但二者尚未形成精準(zhǔn)的、被普遍接受的定義。對(duì)數(shù)字檔案館屬概念的定位，有信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、一種信息獲取方式等，所述內(nèi)涵與外延偏差較大，缺乏科學(xué)定義的應(yīng)有之義。實(shí)踐上基本“停留在館藏?cái)?shù)字化和建立檔案網(wǎng)站階段”，例如深圳數(shù)字檔案館真正實(shí)現(xiàn)的是館藏的數(shù)字化及其管理，缺乏電子文件管理的應(yīng)有之義。電子文件中心一般被描述為“在電子中產(chǎn)生的電子文件數(shù)量急劇增加的推動(dòng)下，順應(yīng)電子文件保管、利用的需要而建立起來的電子文件保管、利用中心?！痹撁枋鰶]能揭示本質(zhì)內(nèi)涵及與其他“電子文件保管、利用中心”的種差關(guān)系。
在定義尚不精準(zhǔn)的前提下，目前關(guān)于數(shù)字檔案館與電子文件中心的關(guān)系有如下一些主要觀點(diǎn)：數(shù)字檔案館是檔案信息化建設(shè)的高級(jí)形式和中長期目標(biāo)。在不能一步建立數(shù)字檔案館的情況下，近期先建立電子文件中心，而后以此為基礎(chǔ)建設(shè)數(shù)字檔案館；電子文件中心是數(shù)字檔案館的前端和入口，是連接數(shù)字檔案館與電子政務(wù)各系統(tǒng)的橋梁和紐帶；電子文件中心是政務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和數(shù)字檔案館的中間過渡階段；我國數(shù)字檔案館一直未能妥善解決的電子文件在線接收和存取問題，有望通過電子文件中心的出現(xiàn)得以解決。
2 筆者對(duì)二者關(guān)系的認(rèn)識(shí)
筆者認(rèn)為，從核心本質(zhì)上看，從長遠(yuǎn)發(fā)展上看，數(shù)字檔案館與電子文件中心從內(nèi)涵到外延并沒有什么差別。它們都是電子時(shí)代的新型文檔管理機(jī)構(gòu)概念，其實(shí)體除了人物之外還包括電子文件管理系統(tǒng)并且該系統(tǒng)是其建設(shè)的主體，建設(shè)的最終目標(biāo)都是為了解決電子文件的管理問題。作為新型文檔管理機(jī)構(gòu)，它們根植于檔案界的土壤但必須沖破傳統(tǒng)檔案工作領(lǐng)域，成為跨領(lǐng)域的、能夠?qū)崿F(xiàn)全程管理功能的整體運(yùn)作的系統(tǒng)。
既然二者沒有差別，為什么會(huì)存在名稱上的差異呢?筆者認(rèn)為，是源于從不同角度對(duì)于同一新生事物命名而形成的不同名稱。數(shù)字檔案館是在文獻(xiàn)機(jī)構(gòu)強(qiáng)調(diào)面向社會(huì)服務(wù)的過程中、尤其是數(shù)字圖書館取得較大進(jìn)展的推動(dòng)之下形成的名稱；電子文件中心則是在辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)建設(shè)和政務(wù)公開政策的推動(dòng)之下形成的名稱。從實(shí)際運(yùn)作情況看，數(shù)字檔案館強(qiáng)調(diào)通過公眾互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)以數(shù)字化手段為利用者提供方便、快捷的檔案檢索與查閱服務(wù)；而電子文件中心大多將功能嵌入電子政務(wù)網(wǎng)中，承擔(dān)著保管政府機(jī)關(guān)電子文件以及網(wǎng)上文件信息的功能。數(shù)字檔案館側(cè)重于面向社會(huì)服務(wù)；電子文件中心側(cè)重于為電子政務(wù)服務(wù)。無論如何，二者的本質(zhì)是相同的，只是實(shí)踐中根據(jù)建設(shè)需要所選用的名稱不同。數(shù)字檔案館易于得到社會(huì)公眾的關(guān)注和認(rèn)可，電子文件中心是為了向電子政務(wù)靠攏。不同的名稱，有利于向不同的部門和對(duì)象推廣新型檔案理念，以求得到相關(guān)發(fā)展經(jīng)費(fèi)，獲得更多的發(fā)展機(jī)遇。
在未來的建設(shè)中，數(shù)字檔案館與電子文件中心這兩個(gè)概念理當(dāng)二而存其一，保留一個(gè)淘汰另一個(gè)，從字面上看，筆者更加認(rèn)同電子文件中心這個(gè)概念，它簡單明了，既表達(dá)了以電子文件管理為核心任務(wù)又體現(xiàn)了與電子政務(wù)的天然聯(lián)系。其定義應(yīng)該是：以電子文件管理系統(tǒng)為主體，通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子文件等數(shù)字化檔案信息實(shí)現(xiàn)全程管理與社會(huì)化服務(wù)的新型文檔管理機(jī)構(gòu)。
數(shù)字檔案館與電子文件中心未來發(fā)展
1 理順文件與檔案管理流程
探索數(shù)字檔案館與電子文件中心的未來發(fā)展之路，必須克服當(dāng)前的外延式技術(shù)應(yīng)用模式，對(duì)其內(nèi)涵和價(jià)值進(jìn)行徹底的思考和追問。電子文件中心(數(shù)字檔案館)要想最終解決電子文件管理問題，首先要建立在理順國家整體文件流程的基礎(chǔ)之上，克服當(dāng)前文檔分治的局限，實(shí)現(xiàn)真正的文檔一體銜接。
理順文檔管理流程要從整體上進(jìn)行根本陛思考，對(duì)電子文件管理活動(dòng)進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合，將文件“從生到死”、“從頭到尾”的整個(gè)流程全面而系統(tǒng)地管理起來。筆者主持的一項(xiàng)國家社科基金項(xiàng)目中提出的“保存即歸檔模式”，對(duì)電子公文的管理過程進(jìn)行了根本勝思考，適用于電子文件中心建設(shè)。這種思考付諸實(shí)施的結(jié)果將導(dǎo)致政務(wù)流程的再造。機(jī)構(gòu)由傳統(tǒng)的以職能為中心的管理模式向以流程為中心的管理模式變革，打破職能部門的狹隘視野，從全流程的角度管理機(jī)構(gòu)文件活動(dòng)，提高機(jī)構(gòu)的整體績效。為此，電子文件中心不應(yīng)該是檔案機(jī)構(gòu)的改良，而應(yīng)該是這種再造后催生的新的管理體制下的新型管理機(jī)構(gòu)。
2 兼具管理、技術(shù)與服務(wù)功能
當(dāng)前數(shù)字檔案館與電子文件中心建設(shè)在功能上都不完善：數(shù)字檔案館側(cè)重于面向社會(huì)服務(wù)，前端管理薄弱；電子文件中心側(cè)重于為政府服務(wù)，長久保管功能薄弱。在未來發(fā)展中其功能必須得到完善。如表1所示，未來真正的電子文件中心應(yīng)是建立在整合了當(dāng)前傳統(tǒng)檔案館、信息中心、數(shù)字檔案館和電子文件中心等機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)之上，兼具管理、技術(shù)、服務(wù)功能于一體，同時(shí)面向社會(huì)和政府進(jìn)行服務(wù)的機(jī)構(gòu)。它一方面要實(shí)現(xiàn)政府信息資源共享，對(duì)國家中產(chǎn)生的、具有保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行集中收集、歸檔、統(tǒng)一管理；另—方面應(yīng)堅(jiān)持檔案化的思想，使電子政務(wù)過程中生成的電子文件如同紙質(zhì)文件一樣得到永久保存并為社會(huì)公眾查詢提供—站式服務(wù)。
3 建立起整體運(yùn)作體系
我國數(shù)字檔案館與電子文件中心建設(shè)多是以原有的檔案機(jī)構(gòu)為實(shí)施主體，對(duì)傳統(tǒng)檔案機(jī)構(gòu)的部分功能進(jìn)行改造，一切職能均由地方綜合檔案館行使。其建設(shè)仍囿于傳統(tǒng)檔案領(lǐng)域內(nèi)，并沒有真正地“走入合作圈”。這是我國數(shù)字檔案館與電子文件中心的先天不足，也是造成當(dāng)前建設(shè)缺乏統(tǒng)籌、多頭無序的關(guān)鍵所在。
未來的建設(shè)要打破舊有行政理念的傳統(tǒng)思維模式，理順各方關(guān)系，建立起整體運(yùn)作體系。從宏觀上、整體上統(tǒng)一管理策略，為所用應(yīng)用軟件系統(tǒng)及其平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)、接口等制定原則和標(biāo)準(zhǔn)；構(gòu)建全面一體的網(wǎng)絡(luò)，形成流暢的文檔資源流通渠道；整合文檔信息資源，提高共享程度；統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)，合并機(jī)構(gòu)職能。
4 成為一體化管理中心
未來的電子文件中心對(duì)于電子文件的管理，應(yīng)該既是保存、交換中轉(zhuǎn)，又是歸檔，同時(shí)進(jìn)行整理。從理論上講，它從電子文件制作完畢起就可以開始控制和管理電子文件及其信息。它成為電子文件交換中心，電子文件保存中心，電子文件利用中心。成為電子文件的匯集地，集文件管理與檔案管理于一體，集現(xiàn)行政務(wù)信息與歷史政務(wù)信息于一體，集政務(wù)信息中心、文件中心與檔案中心于一體，成為一體化的管理中心。
篇9
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》?試行稿 國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院?中國兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院 召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會(huì)”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》?GB／T17678－1999 把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件?僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件 最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
篇10
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢姡嘘P(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
篇11
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢姡嘘P(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
篇12
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢姡嘘P(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
篇13
根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：
1 現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
2 現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
3 電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢?，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，我國《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念--機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息?？梢姡瑥?fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。
4 結(jié)語
綜上可見，從機(jī)讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變，體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和歷史信息、動(dòng)態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問題的迫切需要，將使得企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類作業(yè)過程成為必然與可能。
