引論：我們?yōu)槟砹?3篇退休人員人事檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
退休人員管理是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展初期國(guó)企辦社會(huì)職能的表現(xiàn)形式之一，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入已經(jīng)逐漸成為國(guó)企轉(zhuǎn)型升級(jí)的制約。2019年，中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理的指導(dǎo)意見(jiàn)》，在全國(guó)范圍內(nèi)推行國(guó)企退休人員社會(huì)化管理，退休人員人事檔案同步移交。
(一)助力國(guó)企職能定位轉(zhuǎn)變
我國(guó)的國(guó)有企業(yè)在其發(fā)展過(guò)程中曾經(jīng)承擔(dān)了大量的公共性職能，除了需要完成生產(chǎn)任務(wù)、實(shí)現(xiàn)盈利目標(biāo)外，還具有退休人員管理，國(guó)企辦教育、國(guó)企辦醫(yī)療，職工宿舍物業(yè)與水、電、氣、消防安全管理等五方面的職能，導(dǎo)致企業(yè)負(fù)擔(dān)過(guò)重，嚴(yán)重拖累了生產(chǎn)效率。剝離企業(yè)辦社會(huì)職能是國(guó)有企業(yè)改革的核心。目前，國(guó)企職工住宅家屬區(qū)“三供一業(yè)”與教育、醫(yī)療職能移交改革已經(jīng)基本完成，推進(jìn)國(guó)企退休人員社會(huì)化管理是深化國(guó)有企業(yè)改革的重要課題，有助于理順政府與國(guó)企的職責(zé)界限，使國(guó)企從公共性職能中解放出來(lái)，集中精力專注主營(yíng)業(yè)務(wù)，提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。
(二)提高檔案管理服務(wù)水平
國(guó)有企業(yè)檔案管理部門并不是專業(yè)化的檔案管理機(jī)構(gòu)，由于各企業(yè)管轄的自身退休人員人事檔案數(shù)量較少，聘任專職檔案管理員人力成本較高，導(dǎo)致許多企業(yè)并不能從“按崗選人”的原則出發(fā)，而是選擇讓不具有檔案專業(yè)背景的其他崗位人員兼職做檔案管理工作，或者將檔案管理崗位作為安置年齡較大、因病退居二線人員的“照顧性”崗位，由此造成從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，缺乏必要的上崗培訓(xùn)與繼續(xù)教育，無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代國(guó)企退休人員人事檔案管理的要求。此外，由于檔案管理工作并非企業(yè)的盈利增長(zhǎng)點(diǎn)，許多企業(yè)高管對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏更新檔案管理設(shè)施設(shè)備的動(dòng)力，一些企業(yè)的檔案室都未能按要求配備除濕機(jī)和防火器材等，造成紙質(zhì)檔案霉變破損，檔案的保管存在安全隱患。國(guó)企退休人員人事檔案實(shí)行社會(huì)化管理可以有效地改善這種現(xiàn)實(shí)情況。政府部門對(duì)轄區(qū)內(nèi)的所有國(guó)企退休人員人事檔案進(jìn)行集中管理，管理規(guī)模與檔案總量遠(yuǎn)超以前單個(gè)企業(yè)管轄的體量，有助于形成規(guī)模效應(yīng)，還可以利用采購(gòu)談判低價(jià)采購(gòu)設(shè)備與耗材，有效降低成本。檔案管理人員分工協(xié)作、各司其職，一方面攤低了每份退休人員人事檔案管理的人工成本；另一方面也有助于組織規(guī)范化的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，優(yōu)化績(jī)效考核方案，通過(guò)交流協(xié)作營(yíng)造工作人員之間比、學(xué)、趕、超的良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍。
(三)保障企業(yè)退休人員利益
由于退休審批需要人事檔案材料佐證，職工到達(dá)法定退休年齡、辦理退休手續(xù)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)是企業(yè)人事檔案的高峰利用期。很多人誤以為國(guó)企人事檔案在人員退休審批結(jié)束后就毫無(wú)用處了，但實(shí)際上退休人員人事檔案的利用范圍涵蓋了政審佐證、繼承權(quán)確認(rèn)、社會(huì)保障權(quán)利證明等方面，對(duì)人事檔案整理與審核水平有較高的要求。根據(jù)有關(guān)學(xué)者的統(tǒng)計(jì)，國(guó)企退休人員人事檔案的利用機(jī)構(gòu)(人)中，社會(huì)保障部門占比最大。換言之，在國(guó)企退休人員人事檔案社會(huì)化轉(zhuǎn)型之后，社會(huì)保障部門(退管經(jīng)辦機(jī)構(gòu))既是檔案的管理機(jī)構(gòu)，也是利用檔案頻率最高的機(jī)構(gòu)，有助于社會(huì)保障部門(退管經(jīng)辦機(jī)構(gòu))從檔案用途的角度出發(fā)，深入剖析入檔材料的必要性與重要性，適時(shí)調(diào)整檔案類目，重塑管理流程，使國(guó)企退休人員人事檔案管理工作更好地為檔案利用服務(wù)，從而有效保障國(guó)企退休人員的合法權(quán)益。
二、國(guó)企退休人員人事檔案移交可行性
國(guó)企退休人員人事檔案移交社會(huì)化管理工作時(shí)間緊、任務(wù)重，管理模式變動(dòng)大，涉及國(guó)企退休人員人數(shù)眾多。在退休人員人事檔案移交過(guò)程中，國(guó)企和人事檔案接收機(jī)構(gòu)要以“送出去”“迎進(jìn)來(lái)”的姿態(tài)，主動(dòng)銜接，熱情服務(wù)，打消國(guó)企退休人員的顧慮。
(一)做好政策宣傳與咨詢服務(wù)工作
國(guó)企退休人員人事檔案移交實(shí)施社會(huì)化管理離不開(kāi)國(guó)企退休人員的理解和支持。由于國(guó)企退休人員人事檔案管理的模式運(yùn)行已久，許多退休人員不理解改革的動(dòng)因，容易產(chǎn)生檔案移交實(shí)行社會(huì)化管理可能會(huì)影響退休人員待遇的擔(dān)憂。政策宣傳與咨詢服務(wù)可以幫助國(guó)企退休人員充分了解實(shí)施退休人員人事檔案社會(huì)化管理的優(yōu)點(diǎn)，使他們明白退休人員人事檔案移交的步驟流程與方式方法，有助于提高退休人員對(duì)人事檔案移交工作的配合度與接受度。同時(shí)，國(guó)企退休人員人事檔案移交實(shí)施社會(huì)化管理也是一次促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)“供給側(cè)”與“需求側(cè)”交流融合的改革契機(jī)，政策宣傳過(guò)程中能夠收集到大量國(guó)企退休人員的意見(jiàn)建議，也可以為檔案管理部門改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量提供思路和依據(jù)，進(jìn)而有助于促進(jìn)由“政府、群眾、檔案”新型三元互動(dòng)模式取代傳統(tǒng)的“政府、檔案”二元互動(dòng)模式，有效提高行政效率。
(二)制定科學(xué)合理的移交方案
在實(shí)施國(guó)企退休人員人事檔案社會(huì)化轉(zhuǎn)型之前，由于國(guó)企退休人員人事檔案是由企業(yè)自行管理的，導(dǎo)致人事檔案管理的質(zhì)量參差不齊，檔案接收機(jī)構(gòu)對(duì)各個(gè)國(guó)企的檔案管理情況的掌握也不夠全面。因此，在開(kāi)展國(guó)企退休人員人事檔案移交工作之前，檔案接收機(jī)構(gòu)需要開(kāi)展調(diào)研和溝通銜接，摸排底數(shù)，列出責(zé)任清單，明確目標(biāo)任務(wù)。要積極了解掌握各移交企業(yè)退休人員人事檔案管理的現(xiàn)狀，依據(jù)移交人事檔案的總量、行業(yè)類別、社保歸屬地等進(jìn)行歸納分類，制定下發(fā)具有可操作性的移交方案，按照先易后難、分類分批原則，明確移交所需材料、經(jīng)辦流程、時(shí)間安排。還要認(rèn)真開(kāi)展政策培訓(xùn)，組織重點(diǎn)國(guó)企人事檔案管理人員召開(kāi)政策宣講會(huì)，提高國(guó)企檔案移交工作人員的業(yè)務(wù)經(jīng)辦能力。同時(shí)按照時(shí)間表倒排工作，掌握進(jìn)度，限時(shí)完成，保證國(guó)企退休人員人事檔案社會(huì)化管理改革有條不紊、忙而不亂。
(三)簡(jiǎn)化檔案移交流程
檔案接收機(jī)構(gòu)接收到國(guó)企退休人員人事檔案以后，要將信息同步共享到街道(社區(qū))，同時(shí)開(kāi)展人事檔案信息化加工。要暢通移交業(yè)務(wù)流程，在移交過(guò)程中，檔案直接在國(guó)企與檔案接收機(jī)構(gòu)之間進(jìn)行流轉(zhuǎn)，企業(yè)退休人員本人不用辦理任何手續(xù)，只需在接到社區(qū)通知后到社區(qū)報(bào)到并確認(rèn)相關(guān)信息。
(四)加強(qiáng)檔案移交中的過(guò)程控制
為保質(zhì)保量完成國(guó)企退休人員人事檔案移交任務(wù)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)落實(shí)國(guó)企退休人員人事檔案移交考核的口徑、指標(biāo)、工作要求，實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)防范預(yù)案，對(duì)檔案移交接收工作認(rèn)真進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。一是建立通報(bào)機(jī)制，對(duì)考核范圍中的重點(diǎn)企業(yè)形成移交情況進(jìn)度報(bào)表，定期通報(bào)情況；二是建立督查機(jī)制，對(duì)各檔案接收機(jī)構(gòu)按行政區(qū)劃歸屬進(jìn)行工作督查，加強(qiáng)溝通，及時(shí)指導(dǎo)。
(五)設(shè)置過(guò)渡期，確保平穩(wěn)移交
國(guó)有企業(yè)涉及的行業(yè)范圍廣泛，由于主管單位不一，往往遵循不同的檔案管理規(guī)范，實(shí)行統(tǒng)一管理難度較大。國(guó)企退休人員人事檔案管理的社會(huì)化轉(zhuǎn)型打通了檔案管理的前后端，促使各企業(yè)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)歸檔、合理組卷、規(guī)范裝訂，并要求涉及檔案移交的相關(guān)國(guó)有企業(yè)在過(guò)渡期內(nèi)保持一定力量協(xié)助檔案接收機(jī)構(gòu)做好企業(yè)退休人員人事檔案社會(huì)化管理服務(wù)的協(xié)調(diào)工作，如有檔案材料缺失需按規(guī)定進(jìn)行補(bǔ)充或提供情況說(shuō)明，以免因“三不管”與相互推諉損害退休人員的利益。
三、國(guó)企退休人員人事檔案日常業(yè)務(wù)改革
檔案移交只是國(guó)企退休人員人事檔案社會(huì)化轉(zhuǎn)型的第一步。社會(huì)保障部門(退管經(jīng)辦機(jī)構(gòu))成為國(guó)企退休人員人事檔案的管理部門之后，日常為企業(yè)退休人員提供檔案整理、查詢、調(diào)動(dòng)、出具證明等服務(wù)，需以“就近辦、簡(jiǎn)化辦、網(wǎng)上辦”為要求，推進(jìn)窗口服務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化建設(shè)，不斷提升企業(yè)退休人員的滿意度。
(一)流程再造
傳統(tǒng)的檔案政務(wù)服務(wù)模式以檔案服務(wù)機(jī)關(guān)的職能為中心，檔案管理人員具有資源優(yōu)勢(shì)與政務(wù)權(quán)利，容易滋生官本位思想。隨著行政體制改革向縱深推進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案政務(wù)服務(wù)模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。近年來(lái)，“一窗受理”成為政務(wù)服務(wù)領(lǐng)域的熱點(diǎn)名詞。由于辦事窗口是政府向群眾提供面對(duì)面服務(wù)的場(chǎng)所，可以在很大程度上影響群眾的滿意度。因此許多政府機(jī)構(gòu)對(duì)外辦事部門都以方便群眾辦事為目標(biāo)，將原本的各分項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理窗口統(tǒng)一歸并為綜合窗口。比如，由具有檔案管理職能的業(yè)務(wù)部門對(duì)綜合窗口工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使每一個(gè)綜合窗口都可以經(jīng)辦國(guó)企退休人員人事檔案業(yè)務(wù)。另外，安排領(lǐng)導(dǎo)干部輪流到辦事大廳值周，負(fù)責(zé)向前來(lái)辦事的外來(lái)人員提供引導(dǎo)、政策解釋、陪跑服務(wù)；實(shí)行窗口工作人員錯(cuò)時(shí)上下班制度，實(shí)行中午時(shí)段窗口對(duì)外辦公，最大限度減少辦事人員等候的時(shí)間等，這些都是提高檔案服務(wù)質(zhì)量的有益嘗試。當(dāng)然，“一窗受理”不應(yīng)僅僅拘泥于字面意義上的歸并辦事窗口，更應(yīng)該借“一窗受理”完成檔案政務(wù)服務(wù)的流程再造，使其成為“政府再造”的契機(jī)。“政府再造”理論是當(dāng)下政府改革中廣泛使用的政策工具，是指通過(guò)對(duì)政府行政部門與公共管理組織績(jī)效的根本性變革轉(zhuǎn)型，大幅提升效能、服務(wù)能力、創(chuàng)新能力與適應(yīng)能力。“政府再造”要遵循公共導(dǎo)向，檔案管理部門應(yīng)以便民利民為出發(fā)點(diǎn)，最大限度地簡(jiǎn)化辦事環(huán)節(jié)，最小化行政成本，從而提高檔案管理服務(wù)效能。
(二)精簡(jiǎn)相關(guān)材料
應(yīng)從企業(yè)、群眾的辦事需要出發(fā)，精簡(jiǎn)國(guó)企退休人員納入社會(huì)化管理服務(wù)審核所需材料。比如，社會(huì)保障部門(退管經(jīng)辦機(jī)構(gòu))可以利用信息化手段獲取國(guó)企退休人員的基礎(chǔ)信息，從而取代傳統(tǒng)的由退休人員手工填寫各類表格的信息采集方式。將功能相近的表格整合為一張表格也能夠有效縮短窗口業(yè)務(wù)的平均辦結(jié)時(shí)間，為“一窗受理”提速增效。
(三)檔案數(shù)字化
在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，紙質(zhì)檔案要實(shí)現(xiàn)在各部門間的流轉(zhuǎn)共享就必須通過(guò)“調(diào)檔”的方式進(jìn)行，檔案材料流動(dòng)緩慢且利用效率低下。如果業(yè)務(wù)申辦發(fā)起地與檔案保管地距離較遠(yuǎn)，經(jīng)常需要耗費(fèi)更多時(shí)間，無(wú)法“即辦即走”。因此，要實(shí)施改革，就需要信息技術(shù)的協(xié)助。檔案數(shù)字化是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的發(fā)展方向，是指通過(guò)使用掃描儀等設(shè)備，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工使其轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字圖像存儲(chǔ)在電子載體上，并且按照檔案材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，把數(shù)字圖像和目錄數(shù)據(jù)用關(guān)聯(lián)關(guān)系連接起來(lái)的處理過(guò)程。國(guó)企退休人員人事檔案移交實(shí)行社會(huì)化管理以后，可以分批次進(jìn)行檔案數(shù)字化。一方面，檔案數(shù)字化以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，有助于形成倒逼機(jī)制，促使檔案管理機(jī)構(gòu)及時(shí)做好紙質(zhì)材料的歸檔、整理、審核、檢查等工作，保證入檔材料的準(zhǔn)確真實(shí)、類目完整；另一方面，檔案數(shù)字化不僅能夠防止檔案的腐化霉變、破損遺失，還能夠提高檔案利用效率，有利于政務(wù)信息的公開(kāi)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通。
(四)打通檔案信息共享壁壘
國(guó)企退休人員人事檔案是企業(yè)退休人員人生經(jīng)歷的記錄與證明，是最好的身份信息佐證材料。在國(guó)企退休人員人事檔案移交實(shí)行社會(huì)化管理以后，凡是涉及行政業(yè)務(wù)的事項(xiàng)，如有關(guān)高齡、勞模、政治面貌、高級(jí)職稱等信息的數(shù)據(jù)采集，都可以在檔案移交環(huán)節(jié)完成，不再需要辦事企業(yè)與群眾自行填寫，實(shí)現(xiàn)讓數(shù)據(jù)“替群眾辦事”。在條件允許的情況下，將檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)延伸到社區(qū)，在行政審批權(quán)限范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享，通過(guò)多部門合作使檔案異地查詢、檔案業(yè)務(wù)異地“一窗受理”成為可能。
四、社會(huì)化轉(zhuǎn)型的成效與展望
國(guó)企退休人員人事檔案管理社會(huì)化轉(zhuǎn)型有效提高了企業(yè)與退休人員辦理檔案業(yè)務(wù)的便捷性，推動(dòng)了檔案數(shù)字體系的構(gòu)建與公共服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變；同時(shí)，也對(duì)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理能力提出了新的要求。開(kāi)放且充滿活力的政府、從群眾需求出發(fā)的服務(wù)理念，以及不斷提升的信息化水平是社會(huì)化轉(zhuǎn)型改革成功的關(guān)鍵所在。一方面，檔案管理部門應(yīng)鞏固現(xiàn)有改革成果，保持與國(guó)有企業(yè)的良好溝通，集思廣益，將好事辦得更好；另一方面，還應(yīng)注意分析國(guó)企退休人員人事檔案管理中出現(xiàn)的新形勢(shì)、新問(wèn)題，不忘初心，與時(shí)俱進(jìn)，努力完善健全檔案管理機(jī)制，更好地為企業(yè)退休人員服務(wù)。
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篇2
一、大專院校退休人員檔案管理存在的問(wèn)題分析
（一）缺乏足夠的重視。目前，我國(guó)的教育體制改革不斷深入，各大院校的領(lǐng)導(dǎo)管理層將工作重點(diǎn)放在的生源的擴(kuò)招、教學(xué)及科研等方面，而對(duì)檔案管理這項(xiàng)基礎(chǔ)性工作缺乏足夠的重視。尤其是針對(duì)退休人員的檔案管理工作，由于其年代久遠(yuǎn)、各項(xiàng)資料繁多，整理的工作量很大并且各個(gè)環(huán)節(jié)較為繁瑣，加上缺乏充足的資金投入，相應(yīng)的管理設(shè)備與硬件環(huán)境建設(shè)都不完善，導(dǎo)致檔案管理效率和質(zhì)量偏低，未及時(shí)有效的對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，檔案丟失情況嚴(yán)重，究其原因就是不重視檔案管理工作造成的。
（二）缺乏行之有效的管理機(jī)制。大專院校退休人員檔案管理存在的重要問(wèn)題：一是退休人員的檔案仍由學(xué)院檔案室保管，并沒(méi)有及時(shí)的移交給當(dāng)?shù)氐纳绫＝?jīng)辦機(jī)構(gòu)，這就容易出現(xiàn)檔案管理多重化的問(wèn)題。當(dāng)?shù)氐纳绫＝?jīng)辦機(jī)構(gòu)管理退休人員的參保資料，退休檔案則由學(xué)校檔案管理部門保管。二是副縣級(jí)干部退休后人事檔案在州老干局保管，而專業(yè)技術(shù)檔案仍在原學(xué)院保管，存在二者檔案分離不在一起保管，在二者之間的溝通協(xié)調(diào)上容易出現(xiàn)問(wèn)題，造成退休人員各項(xiàng)資料的調(diào)查不完整。不同的機(jī)構(gòu)采用不同的方法分別管理退休人員的退休檔案與參保資料，不利于檔案管理的高效開(kāi)展，無(wú)法充分保障退休人員的合法權(quán)益。
（三）管理人員素質(zhì)有待提高（進(jìn)一步加大對(duì)從事管理退休檔案人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)）。目前，大專院校的從事退休人員檔案管理人員對(duì)檔案管理存在認(rèn)識(shí)誤區(qū)，或者根本不重視檔案管理，缺乏提升自身專業(yè)素養(yǎng)的意識(shí)，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)態(tài)度不端正，甚至消極，隨意排放檔案資料，認(rèn)為檔案管理只是簡(jiǎn)單的資料擺放，并且采用傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行管理，缺乏現(xiàn)代化管理系統(tǒng)與技術(shù)的專業(yè)知識(shí)，無(wú)法滿足現(xiàn)代化檔案管理的需要。此外，檔案管理人員大多數(shù)都是身兼數(shù)職，缺少專業(yè)素養(yǎng)和文化知識(shí)，難以滿足新時(shí)期檔案管理建設(shè)的需求。
二、改進(jìn)大專院校退休人員檔案管理的對(duì)策
（一）提高對(duì)退休人員檔案管理的重視。只有深刻認(rèn)識(shí)到退休人員檔案管理的重要性，才能真正做好檔案管理工作。學(xué)校應(yīng)通過(guò)各種媒介積極開(kāi)展退休人員檔案管理重要性的宣傳，使各個(gè)組織機(jī)構(gòu)及人員都能深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，使他們充分認(rèn)識(shí)到丟失或損壞這些檔案資料，無(wú)論是從校方角度來(lái)說(shuō)，還是從某個(gè)人角度來(lái)說(shuō)，都會(huì)為其未來(lái)的發(fā)展和生活帶來(lái)不便。以此來(lái)加強(qiáng)對(duì)退休員工檔案管理的重視力度，從而更好的維護(hù)廣大退休職工的合法權(quán)益。
（二）建立健全退休人員檔案管理制度。管理制度是開(kāi)展檔案管理工作的基礎(chǔ)保障，也是促進(jìn)檔案管理工作高效開(kāi)展的必要條件。首先，在完善檔案管理組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置的前提下。大專院校應(yīng)提供充足的資金來(lái)建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專職管理人員，并明確其職責(zé)，規(guī)范管理流程，提高退休人員檔案管理的有效性。其次，建立專門檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)行信息化的有效管理。利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，構(gòu)建退休人員檔案管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫(kù)，建立電子檔案，將退休人員的信息存儲(chǔ)到管理系統(tǒng)中，在使用檔案資料時(shí)可通過(guò)檢索系統(tǒng)便捷化地調(diào)取檔案信息，提高檔案檢索與使用效率。
（三）加大資金投入。大專院校在經(jīng)費(fèi)中可以劃撥專門用于檔案管理的經(jīng)費(fèi)，增加退休人員檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)經(jīng)費(fèi)，配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，不斷完善其所需的軟、硬件建設(shè)，防止發(fā)生蟲(chóng)蛀、霉化等問(wèn)題損壞檔案資料。同時(shí)加強(qiáng)防盜方面的措施，保證資料房管理的安全性，最終確保退休人員檔案的真實(shí)性和完整性。
（四）增強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)。檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，必須強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)以及專業(yè)業(yè)務(wù)技能的提升，完善退休人員檔案管理。首先，通過(guò)向社會(huì)公開(kāi)招聘檔案管理人員，選擇責(zé)任心強(qiáng)，專業(yè)水平高，政治可靠，素質(zhì)高的工作人員；其次，針對(duì)現(xiàn)有管理人員要加強(qiáng)其業(yè)務(wù)技能和職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，并建立完善的激勵(lì)獎(jiǎng)懲制度，提高管理人員的工作積極性以及自身的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，建立一支高素質(zhì)、高水平的企業(yè)退休人員檔案管理隊(duì)伍，來(lái)有效提高退休人員檔案管理工作。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，針對(duì)大專院校退休人員檔案管理工作存在的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)提高對(duì)退休人員檔案管理的重視，完善檔案管理制度，加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入，并不斷增強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，切實(shí)提高退休人員的檔案管理水平。
參考文獻(xiàn)：
篇3
創(chuàng)建人事檔案管理服務(wù)目標(biāo)體系
企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要從頂層設(shè)計(jì)，以規(guī)劃為引領(lǐng)，創(chuàng)建全面、可持續(xù)發(fā)展的管理服務(wù)目標(biāo)體系，以推動(dòng)企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)事業(yè)的發(fā)展。南京市企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)的目標(biāo)，也是服務(wù)和滿足企業(yè)退休人員和社會(huì)的生產(chǎn)生活的需求。規(guī)劃的主要任務(wù)是根據(jù)國(guó)家檔案局要求，落實(shí)“三個(gè)體系”的建設(shè):一是建立覆蓋企業(yè)退休人員的檔案資源體系，二是建立方便企業(yè)退休人員的檔案利用體系，三是建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，這三個(gè)體系是統(tǒng)一的有機(jī)整體，安全保障體系是手段，資源體系是基礎(chǔ)，檔案利用體系是目的。
建立經(jīng)濟(jì)實(shí)用的人事檔案庫(kù)房
南京市企業(yè)退休人員人事檔案庫(kù)(館)的建設(shè)理念與實(shí)體建筑都需要進(jìn)一步發(fā)展。檔案庫(kù)建設(shè)是檔案安全保障的基礎(chǔ)，是檔案資源建設(shè)和企業(yè)退休人員人事檔案利用的依托，因此檔案庫(kù)房建筑必須符合檔案的長(zhǎng)期安全保管和便于提供利用的要求。國(guó)家檔案局、建設(shè)部和發(fā)改委在2007年對(duì)檔案館的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)作了規(guī)范要求，明確了建設(shè)規(guī)模和項(xiàng)目的構(gòu)成、房屋建筑面積指標(biāo)、選址與規(guī)劃布局、建筑設(shè)計(jì)和省市縣檔案館用房指標(biāo)分類。在檔案庫(kù)房建設(shè)的原則上，于海燕認(rèn)為需要遵循實(shí)用性、經(jīng)濟(jì)性、人本性和文化性原則［1］。實(shí)用性原則是指把實(shí)用和節(jié)儉放在第一位，盡可能考慮檔案保護(hù)的要求，為檔案提供最大可能的安全保障。經(jīng)濟(jì)性是指在節(jié)能降耗、環(huán)保低碳方面加強(qiáng)檔案館建設(shè)的投入，在檔案庫(kù)房建筑設(shè)計(jì)時(shí)充分考慮檔案庫(kù)房設(shè)施，合理采用新技術(shù)、新材料、新設(shè)備，注意可持續(xù)發(fā)展。人本性原則具體體現(xiàn)為無(wú)障礙設(shè)計(jì)，為殘疾人、老年人提供便利行動(dòng)的設(shè)施，同時(shí)在檔案用房布局中給檔案利用者提供方便。文化性原則是指檔案庫(kù)房建設(shè)要反映文化特性，具有文化個(gè)性，是人事檔案走近社會(huì)和企業(yè)退休人員的重要渠道。南京企業(yè)退休人員人事檔案庫(kù)房建筑是由800多平方米的地下室?guī)旆亢?00m2左右的服務(wù)大廳、60m2左右的兩間辦公室組成，而且區(qū)位比較分散，這與國(guó)家檔案庫(kù)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和庫(kù)房建設(shè)原則還有很大的差距，因此成立獨(dú)立檔案庫(kù)應(yīng)該成為可能條件下的首選，建筑區(qū)位選擇在市統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上要盡量符合交通便利條件，建筑面積根據(jù)企業(yè)退休人員人事檔案資源容量以及未來(lái)20—30年需求，應(yīng)在5000m2以上，建筑設(shè)計(jì)應(yīng)揉合南京古城風(fēng)貌精神，服務(wù)設(shè)施應(yīng)反映以人為本的理念。
強(qiáng)化人事檔案資源建設(shè)
南京市企業(yè)退休人員人事檔案要繼續(xù)貫徹“大集中、大服務(wù)、大檔案”的理念。檔案實(shí)行集中管理是確保檔案庫(kù)豐富信息的來(lái)源，隨著新增企業(yè)退休人員人事檔案的實(shí)時(shí)入庫(kù)的已退休人員人事檔案的分批次入庫(kù)，目前已入庫(kù)管理38萬(wàn)卷，23萬(wàn)企業(yè)退休人員人事檔案待入庫(kù)，每年還有近3萬(wàn)新增的企業(yè)退休人員人事檔案入庫(kù)，巨大的庫(kù)藏容量，是南京市人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)不斷滿足全市企業(yè)退休人員人事檔案的管理與服務(wù)多樣化需求的堅(jiān)強(qiáng)后盾。隨著入庫(kù)人事檔案數(shù)量的日益增加和檔案利用需求的明顯增長(zhǎng)，充分利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)退休人員檔案數(shù)字化管理應(yīng)成為當(dāng)前的主要工作目標(biāo)。檔案數(shù)字化把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。當(dāng)前南京市推進(jìn)企業(yè)退休人員檔案的必要性主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。一是妥善解決退休人員人事檔案存放的有效途徑。由于現(xiàn)有辦公用房條件限制，將檔案信息數(shù)字化以及紙質(zhì)檔案移交檔案主管部門或異地代保管，不失為解決退休人員檔案存放的一條有效途徑。二是提升檔案服務(wù)效率的現(xiàn)實(shí)需要。目前南京市人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)檔案管理部門每月接待退休人員檔案查閱量約1100卷、借閱180卷、復(fù)印2000余份。退休人員檔案數(shù)字化后，可以提供更快捷的查詢和其他利用服務(wù)，大幅提高檔案服務(wù)效率，滿足各類用人單位以及相關(guān)群體對(duì)檔案利用的需求。三是檔案管理與服務(wù)的發(fā)展趨勢(shì)。現(xiàn)代檔案管理正朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。退休人員檔案數(shù)字化后，存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)里的數(shù)字檔案，將可以提供方便、快捷的遠(yuǎn)程查閱和多點(diǎn)、多向查閱及其他利用，不僅提升我們對(duì)退休人員檔案的有效利用，還將全面提升我市退休人員檔案管理及服務(wù)的整體水平。同時(shí)，退休人員檔案數(shù)字化還將為我市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化積累經(jīng)驗(yàn)。當(dāng)前南京市推行企業(yè)退休人員檔案數(shù)字化的有利因素也有三個(gè)方面。一是信息技術(shù)有支持。現(xiàn)在檔案數(shù)字化技術(shù)已比較成熟，且檔案數(shù)字化工作在全國(guó)各地區(qū)檔案管理部門也有比較成功的做法，可以為南京市退休人員檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理提供有力的技術(shù)支持和可借鑒的寶貴經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，南京市人力資源和社會(huì)保障信息系統(tǒng)和市、區(qū)(縣)、街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))、社區(qū)(村)四級(jí)公共服務(wù)平臺(tái)，也為今后實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化利用奠定了良好的基礎(chǔ)。二是經(jīng)費(fèi)來(lái)源有保障。南京市每年可用于退休人員檔案管理的費(fèi)用約為260萬(wàn)元，且每年隨著退休人員的增加相應(yīng)增長(zhǎng)，加上目前的歷年結(jié)余409萬(wàn)元，基本上可以滿足退休人員檔案數(shù)字化管理的經(jīng)費(fèi)要求。三是規(guī)范管理有基礎(chǔ)。南京市企業(yè)退休人員檔案管理工作已基本實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，確保退休人員檔案均按規(guī)定整理、立卷、歸檔、入庫(kù)，配置了適宜安全保存檔案的專門庫(kù)房以及相關(guān)必要設(shè)施，建立了比較完善的各類管理服務(wù)制度，同時(shí)初步建立起了一支業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的檔案管理隊(duì)伍，為實(shí)現(xiàn)退休人員檔案數(shù)字化提供了有力保證。企業(yè)退休人員人事檔案數(shù)字化管理建設(shè)可遵循統(tǒng)一規(guī)劃，分步實(shí)施，技術(shù)可靠，永久保存的基本原則，依托人力資源和保障信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)數(shù)字化檔案管理子系統(tǒng)，安全、高效的管理和利用退休人員檔案，實(shí)現(xiàn)資源共享，有效保證檔案實(shí)體安全。目標(biāo)是將新增的退休人員檔案及時(shí)進(jìn)行數(shù)字加工處理，轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息后保存。在此基礎(chǔ)上，將現(xiàn)有庫(kù)存的人事檔案逐步進(jìn)行數(shù)字化處理加工;采用由小到大、由少到多、循序漸進(jìn)，逐步擴(kuò)大的形式，用3年左右的時(shí)間完成60多萬(wàn)企業(yè)退休人員檔案數(shù)字化任務(wù)。完整的檔案數(shù)字化建設(shè)流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、OCR文字識(shí)別、圖像處理、數(shù)據(jù)校對(duì)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、整理還原、案卷入庫(kù)等環(huán)節(jié)。其中掃描的主要工序有:高速掃描、去空白頁(yè)、質(zhì)檢、高掃補(bǔ)掃、頁(yè)碼錄入、頁(yè)碼特殊處理、影像自動(dòng)排序。數(shù)字化后的檔案采用BS架構(gòu)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)實(shí)時(shí)出入庫(kù)，后臺(tái)是一個(gè)Web服務(wù)器，前臺(tái)基于無(wú)線手持設(shè)備(如PDA等)，在庫(kù)房?jī)?nèi)連接放置在庫(kù)房中的無(wú)線路由器訪問(wèn)Web服務(wù)器進(jìn)行資料出入庫(kù)。在對(duì)企業(yè)退休人員人事檔案數(shù)字化的過(guò)程別要做好數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量的控制，加強(qiáng)數(shù)據(jù)錄入人員素質(zhì)培訓(xùn)，制定并逐步完善的錄入細(xì)則，強(qiáng)化數(shù)據(jù)質(zhì)量驗(yàn)收，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確可靠，為檔案資源的有效利用提供良好的基礎(chǔ)。在加強(qiáng)企業(yè)退休人事檔案數(shù)字化管理的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)已產(chǎn)生的企業(yè)退休人員電子化檔案建設(shè)的研究與管理，創(chuàng)建合適的電子檔案系統(tǒng)管理模式，豐富和規(guī)范企業(yè)退休人員人事檔案資源。在推動(dòng)企業(yè)退休人員人事檔案數(shù)字化的同時(shí)，需要注重對(duì)實(shí)體檔案的維護(hù)技術(shù)研究，實(shí)體檔案是歷史的真實(shí)記錄，有著證據(jù)學(xué)上的憑證及參考作用，具有不可替代的重要價(jià)值，加強(qiáng)對(duì)折痕、破裂、殘缺、水浸、成磚、霉變污染、酸化等類型破損檔案進(jìn)行分類研究、制訂合適的修復(fù)方案，也是當(dāng)前企業(yè)退休人員人事檔案資源管理的一個(gè)重要內(nèi)容。提高企業(yè)退休人員人事檔案資源的應(yīng)用和服務(wù)能力目前主要有三方面的技術(shù)。一是建設(shè)檔案檢索目錄。美國(guó)學(xué)者克萊弗登認(rèn)為評(píng)價(jià)信息檢索效果的指標(biāo)有六項(xiàng):收錄范圍、查全率、查準(zhǔn)率、響應(yīng)時(shí)間、用戶負(fù)擔(dān)和輸出形式［2］，對(duì)照此標(biāo)準(zhǔn)，南京市企業(yè)退休人員人事檔案信息檢索技術(shù)還需要進(jìn)一步推進(jìn)智能搜索引擎如語(yǔ)義搜索、群體搜索、基本內(nèi)容特征的多媒體檢索、羅盤搜索、整合搜索、垂直搜索、個(gè)性化搜索、社會(huì)化搜索［3］等來(lái)建構(gòu)信息檢索系統(tǒng)，來(lái)提高檔案資源管理服務(wù)水平。二是采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。隨著企業(yè)退休人員人事檔案數(shù)字與電子化檔案量的增加，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠提高管理效率，更好滿足社會(huì)和企業(yè)退休人員對(duì)檔案查找、利用的需求。數(shù)據(jù)挖掘可以從大量的集中數(shù)據(jù)中，發(fā)現(xiàn)隱含在其中規(guī)律性的、人們事先不知道的，但又是潛在有用的最終可被理解的信息和知識(shí)的非平凡過(guò)程，它可以擴(kuò)大檔案收集范圍，優(yōu)化庫(kù)存檔案結(jié)構(gòu)，提高整理效率、鑒定效率，提供個(gè)。［4］三是在適時(shí)推進(jìn)云計(jì)算技術(shù)。云計(jì)算是指一種全新的計(jì)算模式和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用模式，旨在通過(guò)網(wǎng)絡(luò)(互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng))以按需、易擴(kuò)展的方式獲得所需的硬件、平臺(tái)、軟件及服務(wù)等資源，可以提高檔案資源利用率，節(jié)省總擁有成本，增強(qiáng)IT靈活性和效率，被視為科技領(lǐng)域的新革命，對(duì)于建立統(tǒng)一、高效物檔案資源管理服務(wù)平臺(tái)、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源海量存儲(chǔ)與共享利用、打造低碳經(jīng)濟(jì)信息化建設(shè)模式、提升檔案服務(wù)、優(yōu)化檔案信息化人才結(jié)構(gòu)等有著重要意義。［5］南京市企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)可在四級(jí)服務(wù)平臺(tái)間開(kāi)展云計(jì)算試點(diǎn)，待技術(shù)成熟后可進(jìn)一步推廣。
加強(qiáng)人事檔案安全體系建設(shè)
檔案安全是企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)工作的生命線，尤其是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理服務(wù)后，檔案實(shí)體安全與檔案信息安全并重，是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。檔案安全體系主要包括安全管理體制、安全管理制度、安全設(shè)施配備、安全技術(shù)系統(tǒng)管理等，就安全管理制度而言，要特點(diǎn)注重信息安全與保密規(guī)范，按照《檔案法》、《保密法》等法規(guī)要求，確定企業(yè)退休人員人事檔案信息資源審查標(biāo)準(zhǔn)，處理好保密與公開(kāi)原則，在保障信息安全與保密基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)信息公開(kāi)和資源共享。異地備份是數(shù)字時(shí)代檔案信息安全管理的重要手段，提高檔案安全保障能力。異地備份是指將原始檔案資料數(shù)據(jù)化后，一成不變地進(jìn)行復(fù)制，并保存在相距300公里以上，不屬于同一江河流域、同一電網(wǎng)、同一地震帶的異地。容災(zāi)，是指為保證重要檔案數(shù)據(jù)在經(jīng)歷各種災(zāi)難后，仍能提供正常服務(wù)，并為此所進(jìn)行的一系列應(yīng)急計(jì)劃和建設(shè)行為。［6］南京市企業(yè)退休人員人事檔案的異地備份管理工作目前還沒(méi)有有效開(kāi)展，在檔案數(shù)字化工作完成后，可以在國(guó)家人力資源和社會(huì)保障系統(tǒng)內(nèi)或國(guó)家檔案管理機(jī)構(gòu)系統(tǒng)間建立異地備份管理關(guān)系，與相應(yīng)機(jī)構(gòu)簽訂協(xié)議，確保企業(yè)退休人員人事檔案服務(wù)資源的安全。
開(kāi)展人事檔案編研工作
篇4
一、加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義
退休人員檔案是由證明其個(gè)人經(jīng)歷、職業(yè)能力、工資水平及參加社會(huì)保險(xiǎn)等方面的文件材料組成，是歷史、全面、真實(shí)反映退休人員情況的重要依據(jù)。為了加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理工作，國(guó)家出臺(tái)了《關(guān)于積極推進(jìn)企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作的意見(jiàn)》（中辦發(fā)〔2003〕16號(hào)），各省（區(qū)、市）也根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和當(dāng)?shù)亍稒n案管理?xiàng)l例》分別出臺(tái)了推進(jìn)企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作的實(shí)施意見(jiàn)，從而明確了退休人員檔案管理的主體、條件、管理機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)、崗位設(shè)置、檔案材料保管等程序和檔案利用流程。
（一）加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理是完善社會(huì)保障體系建設(shè)的需要
按照建立與之相適應(yīng)的獨(dú)立于企業(yè)事業(yè)單位之外的社會(huì)保障體系改革設(shè)計(jì)，用人單位在依法繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)之后，不宜再承擔(dān)管理社會(huì)保險(xiǎn)對(duì)象的日常工作，建立社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)對(duì)象人事檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，既是管理鏈條的重要環(huán)節(jié)和實(shí)行社會(huì)化管理的基礎(chǔ)，也是社會(huì)保障體系發(fā)展完善的配套設(shè)施。
（二）加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的客觀要求
當(dāng)前，隨著國(guó)有企業(yè)改革深化和破產(chǎn)兼并企業(yè)的增加，一些企業(yè)退休人員會(huì)失去原單位的依托。如果不建立公共的社會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)，既不利于破產(chǎn)企業(yè)退休人員的人事檔案管理，也不利于現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和完善。如果實(shí)現(xiàn)對(duì)離退休人員的社會(huì)化統(tǒng)籌管理，就會(huì)減少因企業(yè)倒閉給社會(huì)和家庭帶來(lái)的壓力，保證國(guó)家的政治穩(wěn)定。
（三）加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理有利于促進(jìn)企業(yè)輕裝發(fā)展
實(shí)行人事檔案社會(huì)化管理，使退休人員一旦因達(dá)到退休年齡退出勞動(dòng)領(lǐng)域后，將人事檔案轉(zhuǎn)移到相關(guān)社會(huì)托管機(jī)構(gòu)，打破了傳統(tǒng)的檔案管理模式，也就打破了傳統(tǒng)的人事管理觀念，破除了退休人員由傳統(tǒng)的“單位人”“一包到死”的觀念，真正實(shí)現(xiàn)與企業(yè)脫鉤，可有效降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理成本，讓企業(yè)從具體的人力資源管理服務(wù)中解脫出來(lái)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展，防止出現(xiàn)企業(yè)越老、退休人員管理服務(wù)壓力越大的局面。
因此，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的新常態(tài)下，加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理，有利于增強(qiáng)對(duì)企業(yè)退休人員的服務(wù)功能，有利于真實(shí)反映退休人員的情況，保障退休人員的切身利益。
二、企業(yè)退休人員檔案管理存在的主要問(wèn)題
目前，企業(yè)退休人員檔案管理主要存在以下幾方面的問(wèn)題：
（一）檔案管理制度不完善
雖然各地已經(jīng)加大了對(duì)企業(yè)退休人員檔案的管理力度，但在檔案管理制度上仍然存在一定的缺陷，比如存在地區(qū)間發(fā)展不平衡的現(xiàn)象，發(fā)達(dá)地區(qū)在企業(yè)退休人員檔案管理方面較為先進(jìn)，而有的落后地區(qū)、小城鎮(zhèn)等沒(méi)有建立起相應(yīng)的檔案管理制度，影響了退休人員檔案管理的整體發(fā)展；又比如有的管理部門退休人員檔案管理制度不健全，對(duì)退休人員的資料收集不完整，在檔案管理制度中對(duì)檔案借閱、保密、利用等方面沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范化管理，導(dǎo)致檔案混亂現(xiàn)象突出，嚴(yán)重影響了企業(yè)退休人員檔案管理制度，缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
（二）檔案移交接收管理不規(guī)范
企業(yè)退休人員檔案的管理分別由省級(jí)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、市（州）養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、縣（市）養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)等承擔(dān)，并由各級(jí)各類企業(yè)的同級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)管和指導(dǎo)。綜觀各地管理辦法，均要求各參保企業(yè)和檔案托管單位盡快完成退休人員檔案移交的工作。但在實(shí)際工作中，檔案的移交和接收管理不夠規(guī)范，導(dǎo)致退休人員檔案材料不齊全、檔案分類混亂、缺少關(guān)鍵材料等現(xiàn)象十分突出，不僅影響了檔案利用，也容易引發(fā)關(guān)于檔案管理的糾紛。
（三）檔案托管機(jī)構(gòu)工作經(jīng)費(fèi)未納入政府財(cái)政預(yù)算
由于企業(yè)退休人員人事檔案管理工作，是國(guó)家社會(huì)保障體制改革建設(shè)衍生出來(lái)的配套服務(wù)工作，但由于退休人員數(shù)量多、專業(yè)性強(qiáng)、檔案利用量大，需要配備專業(yè)管理人員和必要的場(chǎng)地設(shè)施建設(shè)、維護(hù)投入。由于種種原因，作為公共服務(wù)重要組成部分的托管機(jī)構(gòu)一直沒(méi)能納入機(jī)構(gòu)編制、財(cái)政部門的管理，其正常的經(jīng)費(fèi)沒(méi)有納入財(cái)政預(yù)算，一直靠收取托管費(fèi)來(lái)維持。2015年國(guó)家取消檔案托管費(fèi)收費(fèi)項(xiàng)目后，一些托管機(jī)構(gòu)面臨經(jīng)費(fèi)無(wú)源的嚴(yán)重問(wèn)題。有些社會(huì)化檔案管理機(jī)構(gòu)也就以種種借口拒絕接受新退休人員的檔案，給檔案的社會(huì)化管理帶來(lái)不和諧因素。
（四）檔案利用率低，檢索效率低下
企業(yè)退休人員檔案的利用主要集中在辦理復(fù)查工齡、工傷轉(zhuǎn)退休、更改戶籍信息查詢、經(jīng)濟(jì)房及拆遷宜查詢、提供退休人員補(bǔ)辦《退休證》材料、為退休人員醫(yī)療清算提供材料、提供退休人員子女入黨與參軍政審材料、辦理死亡退休人員的喪葬撫恤費(fèi)和遺屬困難生活補(bǔ)助費(fèi)等方面，涵蓋的內(nèi)容較廣。但由于企業(yè)退休人員檔案管理的不規(guī)范，加之檔案信息化建設(shè)力度薄弱，導(dǎo)致檔案利用率低下，檔案查閱困難，在一定程度上影響了檔案管理水平的提高。
三、加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理的對(duì)策建議
（一）健全完善企業(yè)退休人員檔案管理機(jī)制
健全完善的管理機(jī)制是做好企業(yè)退休人員檔案管理工作的制度保障。有關(guān)管理部門應(yīng)建立科學(xué)、完善的管理機(jī)制，增強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理的針對(duì)性和有效性。同時(shí)加大退休人員檔案管理的信息化建設(shè)力度，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等，把企業(yè)退休人員檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚岣邫n案的利用效率。
（二）加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)退休人員檔案管理的認(rèn)識(shí)
有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)《檔案法》《社會(huì)保險(xiǎn)法》以及企業(yè)退休人員檔案管理實(shí)施辦法等法律法規(guī)的宣傳，提高檔案管理部門、企業(yè)、退休人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，營(yíng)造人人懂檔案、人人關(guān)注檔案管理的良好氛圍。
（三）做好檔案移交接收工作
檔案管理部門及企業(yè)檔案管理人員應(yīng)深入學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，強(qiáng)化企業(yè)退休人員檔案移交接收工作，從而在企業(yè)退休人員數(shù)量不斷增加、退休人員檔案頻繁移交的形勢(shì)下，做好人事檔案管理工作。
（四）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念
進(jìn)一步轉(zhuǎn)變企業(yè)退休人員檔案管理觀念，把以往的管理意識(shí)向管理、服務(wù)并重轉(zhuǎn)變，提高檔案管理的有效性和針對(duì)性，發(fā)揮企業(yè)退休人員檔案對(duì)社會(huì)和諧、老有所養(yǎng)、老有所為的重要作用。
（五）建立專業(yè)的退休人員檔案管理隊(duì)伍
由于這種社會(huì)化托管機(jī)構(gòu)是在不增加人員編制和人頭經(jīng)費(fèi)的情況下開(kāi)設(shè)的，可以通過(guò)面向社會(huì)公開(kāi)招聘的方式，招聘具有較高專業(yè)水平和責(zé)任心的大學(xué)生，通過(guò)進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)工作和職業(yè)道德教育，也可以通過(guò)在系統(tǒng)內(nèi)部選擇具有較強(qiáng)責(zé)任心，且具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員充實(shí)到企業(yè)退休人員的人事檔案管理，并建立長(zhǎng)效的培訓(xùn)機(jī)制，使檔案管理人員不僅具有較高的專業(yè)管理水平，更具有甘于寂寞、默默奉獻(xiàn)、熱心為企業(yè)退休人員服務(wù)的職業(yè)道德和良好品德，更好地為企業(yè)退休人員提供人事檔案方面的服務(wù)工作。
四、結(jié)語(yǔ)
總之，做好企業(yè)退休人員檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，企業(yè)及相關(guān)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理水平，增強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理服務(wù)水平。
⒖嘉南祝
篇5
2.企業(yè)離退休人員電子檔案的優(yōu)勢(shì)分析
一是提高辦公效率。一般的企業(yè)退休職工也就是幾十人幾百人，大的企業(yè)，退休職工也就上千人，若是由原企業(yè)管理完全可以不用電子化。但實(shí)行社會(huì)化管理服務(wù)后，一個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)管理的人數(shù)那就是一個(gè)龐大數(shù)字，幾萬(wàn)人甚至是幾十萬(wàn)人。要管理服務(wù)好如此眾多的企業(yè)離退休人員，單靠用原始的手工作業(yè)臺(tái)帳，顯然是不能適應(yīng)新的形勢(shì)的。而建立企業(yè)離退休人員電子檔案，這就大大提高了社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的辦事效率，能夠及時(shí)迅速快捷地為企業(yè)離退休人員提供咨詢、查詢、養(yǎng)老金調(diào)整等社會(huì)化管理服務(wù)。
二是有利于加強(qiáng)對(duì)企業(yè)離退休人員原始檔案的管理。 企業(yè)離退休人員人事檔案是企業(yè)退休人員在職期間招用、調(diào)配、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考核、選拔和任用等方面形成的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、工作變動(dòng)等有保存價(jià)值的文件材料。它是企業(yè)退休人員在職工作期間情況的真實(shí)記錄，是其辦理退休手續(xù)的依據(jù)和調(diào)整養(yǎng)老待遇的原始憑證。近年來(lái)隨著老齡化社會(huì)的來(lái)臨，企業(yè)離退休人員的數(shù)量增長(zhǎng)比較快，隨著國(guó)有企業(yè)改革深化和破產(chǎn)兼并以及私有企業(yè)的增加，一些企業(yè)退休人員失去了原單位的依托和人事檔案代管部門，其人事檔案管理較為混亂，出現(xiàn)遺失、損壞、霉變等。實(shí)行社會(huì)化管理服務(wù)后，若沒(méi)有好的庫(kù)房和設(shè)施，加上人工查詢?cè)龆啵箼n案容易受損。而將企業(yè)離退休人員的人事檔案經(jīng)過(guò)數(shù)碼相機(jī)翻拍建成電子檔案后，就可將原始的檔案進(jìn)行無(wú)菌化處理，真空封存，提高原始檔案保管質(zhì)量，延長(zhǎng)保管時(shí)間。非特殊的情況，不再打開(kāi)封存的原始檔案，一般的查詢，在電子檔案中查詢即可。
三是可以拓展和提高社全化管理服務(wù)的質(zhì)量。為了防止出現(xiàn)養(yǎng)老金冒領(lǐng)，確保養(yǎng)老保險(xiǎn)基金安全，每年都要進(jìn)行一至兩次的領(lǐng)取養(yǎng)老金資格認(rèn)證工作，任務(wù)重，工作繁，還有一定的難度，而建立完善的企業(yè)離退休人員基本信息庫(kù)，就可能克服很多問(wèn)題。通過(guò)對(duì)企業(yè)離退休人員的姓名、頭像、身份證號(hào)、居住地、聯(lián)系電話、親屬姓名及聯(lián)系方式等數(shù)據(jù)采集和補(bǔ)充，建立起離退休人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)，方便進(jìn)行查詢和數(shù)據(jù)管理。有條件的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可以通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)攝像、QQ視頻遠(yuǎn)程攝像等手段，建立并保存離退休人員頭像信息，能夠有效解決了身份證復(fù)印件、傳真件不清晰的問(wèn)題。這樣對(duì)行動(dòng)不便的離退休人員進(jìn)行認(rèn)證時(shí)能夠有更便捷的手段，提高認(rèn)證的精確度，確保社保基金的安全。
3.企業(yè)離退休人員電子檔案潛在的問(wèn)題
一是對(duì)系統(tǒng)依賴大。原來(lái)辦公都是手工作業(yè)，效率雖低，但卻留下最便于保存的各類手工作業(yè)臺(tái)帳。現(xiàn)在辦公都實(shí)現(xiàn)信息化網(wǎng)絡(luò)化，電子檔案大大提高辦事的效率，但同時(shí)也帶來(lái)一些問(wèn)題，一旦我們的信息系統(tǒng)出問(wèn)題，或網(wǎng)絡(luò)受到攻擊，就可能導(dǎo)致辦公癱瘓。從如此眾多的企業(yè)離退休人員的檔案中查找手工作業(yè)臺(tái)帳，那將耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間。
二是存在泄密的風(fēng)險(xiǎn)。各類企業(yè)離退休人員的電子檔案中存在著大量的有價(jià)信息，如個(gè)人的身份證號(hào)碼、電話號(hào)碼、家庭住址、社會(huì)關(guān)系等等，一旦流落社會(huì)上不法分子手中，就可能會(huì)被利用，給個(gè)人和社會(huì)帶來(lái)一定的危害。
三是容易忽略手工作業(yè)臺(tái)帳的保存。有了各類企業(yè)離退休人員的電子檔案，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的工作容易依賴系統(tǒng)辦工，有些同學(xué)還會(huì)認(rèn)為系統(tǒng)是絕對(duì)安全的，對(duì)手工作業(yè)臺(tái)帳重視不夠。
4.企業(yè)離退休人員電子檔案管理的幾點(diǎn)措施
一是嚴(yán)格接程序建立企業(yè)離退休人員電子檔案。在接收、歸檔時(shí)，要有手工作業(yè)臺(tái)帳，并將退休人員檔案基礎(chǔ)信息錄入計(jì)算機(jī)，以方便檔案的查閱、管理，做到當(dāng)天接收的檔案當(dāng)天錄入，當(dāng)天上架，當(dāng)天可以進(jìn)行信息查詢。建立電子檔案時(shí)要改變以往要件排放序列，要求按掃描要件整理排序，本著服務(wù)查詢的原則，結(jié)合對(duì)外服務(wù)工作中遇到的新情況，適時(shí)增減掃描內(nèi)容，盡量減少調(diào)檔，提高了電子檔案的利用率。
篇6
一、退休干部人事檔案管理中存在的不足之處
1.退休干部人事檔案管理意識(shí)弱
當(dāng)下諸多企業(yè)僅注重經(jīng)濟(jì)利益追求，檔案管理意識(shí)弱。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)僅將自己的精力與資金均投入于各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及產(chǎn)品銷售，對(duì)檔案管理工作并不關(guān)注，認(rèn)為退休干部與企業(yè)僅是雇傭關(guān)系，無(wú)需將精力與資金投在人事檔案管理工作上，導(dǎo)致企業(yè)退休干部檔案管理工作十分被動(dòng)，大多數(shù)情況下都難以應(yīng)付全局，各項(xiàng)工作完成質(zhì)量偏低，退休干部上訪或是存在爭(zhēng)議時(shí)則無(wú)原始資料查找。檔案管理人員對(duì)此項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)偏差，導(dǎo)致退休干部認(rèn)識(shí)檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展脫節(jié)。
2.退休干部人事檔案經(jīng)費(fèi)少
企業(yè)退休干部人事檔案管理工作的落實(shí)，要為此設(shè)置專門的庫(kù)房，派遣專業(yè)管理人員，建立相應(yīng)的保障措施與制度。但這些工作的落實(shí)均需充足的經(jīng)費(fèi)，以確保退休干部人事檔案管理工作有序展開(kāi)。
3.退休干部人事檔案管理欠缺
利益驅(qū)動(dòng)導(dǎo)致有人想要獲得企業(yè)退休干部原始檔案，企業(yè)退休干部人事檔案中的原始資料均是長(zhǎng)時(shí)間保存，具有相應(yīng)的商業(yè)價(jià)值與收藏價(jià)值，有人會(huì)由利益驅(qū)使而想方設(shè)法的獲取相關(guān)原始檔案資料。
二、退休干部人事檔案管理工作相關(guān)建議
1.加強(qiáng)企業(yè)對(duì)退休干部人事檔案管理的認(rèn)識(shí)度
要不斷加大宣傳力度，引導(dǎo)企業(yè)深刻認(rèn)識(shí)到退休干部人事檔案管理工作的重要性。可根據(jù)實(shí)際情況開(kāi)展各種活動(dòng)，運(yùn)用報(bào)紙、電視等媒體大力宣傳檔案相關(guān)法規(guī)與社會(huì)保障法規(guī)，引導(dǎo)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)深刻認(rèn)識(shí)退休干部人事檔案管理的重要性，并知道檔案丟失或者缺損后的危害，督促其自覺(jué)將退休干部人事檔案管理列入日程，真正重視退休干部人事檔案工作，根據(jù)實(shí)際情況給予相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)支持，全面維護(hù)退休干部的合法權(quán)益。
2.加大經(jīng)費(fèi)投入
要根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況加大資金投入，積極改善退休人員人事檔案管理?xiàng)l件與環(huán)境，健全和完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以確保企業(yè)退休干部人事檔案管理工作有序開(kāi)展。社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦部門要積極爭(zhēng)取并獲得政府支持，加大資金投入，同時(shí)建立專門的退休干部人事檔案管理庫(kù)房，為其配備計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備。庫(kù)房要做好防火、防盜、防潮等方面工作，保證退休干部人事檔案存放安全。
3.加強(qiáng)依法治檔
要不斷加強(qiáng)依法治檔，持續(xù)加大退休干部人事檔案管理力度。檔案管理行政機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作的開(kāi)展務(wù)必遵循依法治檔的原則，將退休干部人事檔案管理工作列入國(guó)家檔案管理內(nèi)容中，根據(jù)《檔案法》中的各項(xiàng)要求嚴(yán)格落實(shí)管理工作，強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格、執(zhí)法嚴(yán)格、監(jiān)督嚴(yán)格。全面維護(hù)退休干部人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性、規(guī)范性，促使檔案法制建設(shè)進(jìn)一步發(fā)展。
篇7
2 人事檔案管理的作用
2.1 提高人力資源的結(jié)構(gòu)配置
企業(yè)人力資源管理部門可以借助相關(guān)的員工人事檔案管理，實(shí)現(xiàn)高效的人員管理，所以企業(yè)人力資源規(guī)劃、人事檔案可以根據(jù)員工的專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)性能和專業(yè)品質(zhì)，將最合適的人員放在最合適的崗位，執(zhí)行工作任務(wù)。此時(shí)人事檔案可以促進(jìn)員工潛力的激發(fā)，幫助他們實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
2.2 有助于人力資源需求的合理性和科學(xué)性
對(duì)人力資源的需求產(chǎn)生干擾的因素往往來(lái)自企業(yè)內(nèi)部環(huán)境，輔助人事檔案管理可以幫助企業(yè)人力資源管理部門有一個(gè)一生都獻(xiàn)給了對(duì)人力資源的理解，并且可以參考企業(yè)長(zhǎng)、短期發(fā)展目標(biāo)，合理地估計(jì)和預(yù)測(cè)的需求，從而確保企業(yè)的連續(xù)性和穩(wěn)定性。此外，在規(guī)劃的過(guò)程中，人力資源管理人事檔案材料可以使企業(yè)高層管理者和決策者對(duì)人力資源有一個(gè)清晰的理解，是奠定一個(gè)好的基礎(chǔ)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，建立一個(gè)科學(xué)的人才體系，大大降低了好員工“跳槽”的現(xiàn)象。也就是說(shuō)，人事檔案可以促進(jìn)人力資源管理科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展，這是一個(gè)重要的形式。
3 人事檔案管理改革中存在的問(wèn)題
人事檔案管理改革的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)有一些難以解決的問(wèn)題，一方面，相關(guān)管理人員的人事檔案管理缺乏全面的認(rèn)知；另一方面，人事檔案管理人員不具備完善的管理體系，需要提高人事檔案管理的質(zhì)量。具體問(wèn)題表現(xiàn)為以下三點(diǎn)：
3.1 人事檔案管理改革人員缺乏正確的認(rèn)知
改革人事檔案管理和業(yè)務(wù)管理人員對(duì)于人事檔案管理、業(yè)務(wù)單元缺乏正確認(rèn)知，領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)有樹(shù)立正確的思想，在一定程度上不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，不能提高人事檔案管理的關(guān)注。與此同時(shí)，業(yè)務(wù)單位人事檔案管理的工作人員對(duì)人才檔案管理存在錯(cuò)位的認(rèn)知，忽視其重要性，很難真正實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)，導(dǎo)致人事檔案管理質(zhì)量低下。人事檔案管理改革存在問(wèn)題，如人才稀缺，有關(guān)部門沒(méi)有建設(shè)高質(zhì)量的人才團(tuán)隊(duì)，沒(méi)有錢，在提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量上很難發(fā)揮出重要作用。
3.2 缺乏完善的人事檔案管理系統(tǒng)
目前，人事檔案管理工作沒(méi)有建立完善的管理制度，人事檔案成員的行為管理系統(tǒng)無(wú)法使用，導(dǎo)致人才流失加劇問(wèn)題，很難提高業(yè)務(wù)單位人事檔案管理的質(zhì)量。同時(shí)，人事檔案管理人員檔案工作領(lǐng)域改革得較晚，沒(méi)有建設(shè)完善的改革機(jī)制，可能存在文件丟失的問(wèn)題，很難加強(qiáng)人事檔案的管理。
3.3 缺乏更高層次的信息化
隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷完善，引入相關(guān)的法律、法規(guī)和政府有關(guān)部門管理機(jī)制，可以努力提升信息技術(shù)水平，使人事檔案管理的效率得到提高，但結(jié)合當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)人事檔案管理，許多企業(yè)的人事檔案管理信息不完善，水平相對(duì)較低，電腦只是一個(gè)簡(jiǎn)單的打印作業(yè)配置，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)人事檔案信息電子化，也沒(méi)有互聯(lián)網(wǎng)接入功能，它會(huì)造成人力資源的浪費(fèi)，人事檔案管理錯(cuò)誤率會(huì)直接影響人事檔案管理的效率。
4 改革問(wèn)題的解決措施
隨著我國(guó)人事檔案管理的改革，相關(guān)的管理人員和技術(shù)人員必須完全解決各種問(wèn)題，提高人事檔案管理工作效率和質(zhì)量，提高人事檔案發(fā)展的影響力。具體措施包括以下：
4.1 樹(shù)立正確的認(rèn)知
在我國(guó)人事檔案管理的改革過(guò)程中，必須重視對(duì)意識(shí)的想法，主要是因?yàn)橐庾R(shí)的正確概念有利于改變?nèi)藗兊乃枷牒托袆?dòng)，提高管理的效率，第一，管理者必須重視員工的概念轉(zhuǎn)換，使其可以面對(duì)他們的工作，與此同時(shí)，人事檔案管理部門需要增加營(yíng)業(yè)額，提高人事檔案管理的質(zhì)量，營(yíng)造良好的工作環(huán)境；第二，我??國(guó)家相關(guān)的管理部門必須嚴(yán)格分析人事檔案管理要求，形成系統(tǒng)的人事檔案管理平臺(tái)；第三，相關(guān)管理部門也應(yīng)高度重視人才工作，提高員工的專業(yè)素質(zhì)，使其能更好地參與管理，保證人事檔案管理專業(yè)和系統(tǒng)的管理能力，使員工更熟練地掌握辦公軟件，通過(guò)這種方式提高人事檔案管理改革的工作效率。
4.2 建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍
人事檔案管理必須具備高質(zhì)量的人才隊(duì)伍建設(shè)，提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量。第一，我國(guó)人事檔案管理部門需要嚴(yán)格的招聘體系，招聘人員專業(yè)素質(zhì)高，要求按照規(guī)定和思想道德水平，提高人事檔案管理在我國(guó)的保護(hù)水平；第二，我國(guó)人事檔案管理部門在招聘員工時(shí)，應(yīng)定期進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，使其能掌握專業(yè)的人事檔案管理知識(shí)和技能，并提高他們的工作質(zhì)量；第三，我國(guó)人事檔案管理需要做好思想政治工作，提高效率和質(zhì)量的思想政治工作，加強(qiáng)思想政治建設(shè)系統(tǒng)。
4.3 建立“統(tǒng)一”、“分離”查詢和方便的管理系統(tǒng)
所謂的“統(tǒng)一”是人事部門的要求，檔案管理機(jī)構(gòu)必須相互配合，緊密聯(lián)系在一起，在很大程度上要避免人員的轉(zhuǎn)移和流動(dòng)。所謂的“分離”是在職人員檔案管理和退休人員管理要分開(kāi)，在職人員檔案保管在單位和部門，退休人員文件由另一個(gè)部門統(tǒng)一管理。一方面，它在很大程度上減輕了檔案管理工作的壓力；另一方面，檔案管理工作可以更清晰，更加方便管理。這個(gè)退休人員專業(yè)管理的方法，可以防止由于不注意導(dǎo)致的退休文件損壞或丟失，因此失去了重要的有價(jià)值的文檔。
4.4 建立社會(huì)公共權(quán)威檔案管理機(jī)構(gòu)的性質(zhì)
人事檔案管理可以建立一個(gè)社會(huì)公共性質(zhì)的檔案管理機(jī)構(gòu)的權(quán)威，而我國(guó)現(xiàn)有的人力資源機(jī)構(gòu)和人力資源市場(chǎng)中心一段時(shí)間內(nèi)難以解決這個(gè)問(wèn)題，一些人的檔案在歸檔后，他們將不會(huì)再接受這些檔案，這意味著一些人事檔案仍不能得到有效的保護(hù)，許多企業(yè)和機(jī)構(gòu)都保持自己的單位人事檔案，這造成其他人和退休人員文件沒(méi)有托管，因此建立一個(gè)社會(huì)公共性質(zhì)的檔案管理機(jī)構(gòu)的權(quán)威是必要的，它不僅有記錄的作用，還很大程度地方便了個(gè)人，如人的保險(xiǎn)信息是否有違法、違規(guī)的情況。
4.5 建立完善的創(chuàng)新體系
隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步，我國(guó)人事檔案管理應(yīng)該從單向到社會(huì)管理轉(zhuǎn)變，相關(guān)管理部門也需要改變管理方式，減少管理存在的問(wèn)題，同時(shí)企業(yè)還應(yīng)重視人事檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)資源共享，通過(guò)人事檔案的流動(dòng)，加強(qiáng)人才選擇的科學(xué)性和合理性，并?_到預(yù)期的目的。與此同時(shí)，我國(guó)人事檔案管理部門需要滿足社會(huì)的需要，減少人事檔案管理存在的問(wèn)題，加強(qiáng)人事檔案的管理。
4.6 開(kāi)發(fā)信息管理解決方案
篇8
（1）檔案模糊致使出生日期難以認(rèn)定。在山東省相關(guān)人員來(lái)油田鑒定退休職工檔案過(guò)程中出現(xiàn)過(guò)以下的情況：例如某一退休職工的出生日期不好認(rèn)定，2010年省相關(guān)鑒定人員認(rèn)定該退休職工的退休日期應(yīng)該為2011年的某月，但是到了2011年審查退休檔案時(shí)，該退休人員的退休日期又被認(rèn)定為2010年的某月，前后認(rèn)定的出生日期不同，該職工的退休時(shí)間也出現(xiàn)了不同，這樣對(duì)于單位和職工來(lái)說(shuō)都造成了麻煩，與職工的協(xié)調(diào)工作不好做。
（2）檔案資料不全工作時(shí)間不好認(rèn)定。由于檔案管理不善，部分職工的人事檔案中缺少相應(yīng)的資料，例如每年辦理退休時(shí)都會(huì)有一些退休職工的工作時(shí)間不好認(rèn)定，多數(shù)發(fā)生在赤腳醫(yī)生、下鄉(xiāng)知青、民辦教師等擬辦退休職工身上，這些都是發(fā)生在幾十年前的事情，原始資料很難找到的，這就造成了部分職工本人到處去尋找材料而未果的情況發(fā)生。
從以上兩個(gè)案例來(lái)看，檔案管理工作是關(guān)系到職工切身利益的大事，記載不清或者檔案卻是都會(huì)給職工、單位造成不必要的麻煩。完善檔案管理工作是一份長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，現(xiàn)在做得好不好有可能要到幾年甚至幾十年之后才能體現(xiàn)出它的效果。
二、申報(bào)退休遇到問(wèn)題的原因分析
（1）表象原因。一是由于歷史原因?qū)е碌穆毠さ臋n案不全，或者丟失檔案。遇到這種問(wèn)題是比較難解決的，因?yàn)槁毠すぷ髌陂g，或多或少的都有過(guò)工作單位變動(dòng)情況，有些單位檔案意識(shí)淡薄，檔案材料收集不齊，不能及時(shí)補(bǔ)充新材料，職工的檔案在崗位跨單位調(diào)動(dòng)時(shí)極易導(dǎo)致部分檔案材料內(nèi)容不完整，跟不上個(gè)人經(jīng)歷變化，職工個(gè)人接觸到自己檔案的可能性不大，所以即使丟失了檔案也不知道，等知道檔案丟失時(shí)也就到了退休的年齡，而崗位變動(dòng)是幾年甚至是幾十年之前的事情，要找回檔案幾率微乎其微，這就導(dǎo)致了職工的出生日期和工作時(shí)間難以斷定或者和職工本人的認(rèn)定不同。二是職工人事檔案記載不清。大多數(shù)單位沒(méi)有專職人員分管人事檔案工作，檔案長(zhǎng)期無(wú)人整理，沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格鑒定，個(gè)別職工的檔案有涂改現(xiàn)象，人事檔案中工作經(jīng)歷記載前后不一致，部分證明和檔案記載又有差異，增加了檔案審查鑒定工作的難度。
（2）本質(zhì)原因。在辦理職工退休中出現(xiàn)的各種現(xiàn)象只是一種表象，除了歷史原因造就外，追根溯源是檔案管理環(huán)節(jié)嚴(yán)重不規(guī)范所導(dǎo)致的結(jié)果。過(guò)去將創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益作為頭等大事來(lái)抓，對(duì)人事檔案卻不重視，檔案意識(shí)薄弱，沒(méi)有建立良好的檔案管理體系，檔案管理人員的文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不高，個(gè)人檔案意識(shí)更是薄弱，“棄檔”現(xiàn)象嚴(yán)重等原因?qū)е铝巳耸聶n案出現(xiàn)各種問(wèn)題，并且這一現(xiàn)象仍然還沒(méi)有徹底改變，可見(jiàn)人事檔案管理仍然需要關(guān)注，建立全局意識(shí)的人事檔案管理體系是必要的。
三、建立人事檔案管理體系
（1）加強(qiáng)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。檔案是職工退休時(shí)的基本依據(jù)，對(duì)于每一位職工來(lái)說(shuō)都是非常重要的人生資料，如果保存不善就會(huì)導(dǎo)致職工的切身利益無(wú)法得到保障。因此要提高各單位組織、勞資等人事管理部門對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)知程度，配備符合規(guī)定的軟硬件設(shè)施，按照檔案管理相關(guān)規(guī)定確保人事檔案管理的規(guī)范性、提高檔案的質(zhì)量和檔案信息的安全性。
（2）建立專職檔案管理隊(duì)伍。當(dāng)前油田部分單位檔案管理不規(guī)范，受到缺員的影響沒(méi)有專門的檔案管理人員從事職工人事檔案管理工作，大多數(shù)職工人事檔案管理人員是組織干事、勞資干事兼任，檔案管理工作成為了工作的薄弱環(huán)節(jié)。材料入檔不及時(shí)，借檔、查檔程序不規(guī)范的現(xiàn)象時(shí)常存在。因此各單位配備專職的人事檔案管理人員成為保障檔案管理的條件之一。
（3）加大檔案管理的培訓(xùn)工作。各單位檔案管理隊(duì)伍狀況、素質(zhì)參差不齊，專門學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)的人員不多，因此油田應(yīng)該適當(dāng)?shù)慕M織檔案管理人員進(jìn)行適時(shí)培訓(xùn)，提高各單位檔案管理人員的基本素質(zhì)，在油田范圍內(nèi)建立一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，為高質(zhì)量的檔案管理提供基本的人力保障。
（4）建立職工知悉人事檔案的相關(guān)機(jī)制。長(zhǎng)期以來(lái)，人們認(rèn)為人事檔案屬于保密內(nèi)容，除了負(fù)責(zé)保管和收集人事檔案的管理者能接觸到檔案外，個(gè)人可能一輩子都不知道自己的檔案里有什么材料。人事檔案作為職工個(gè)人經(jīng)歷和德才能績(jī)的客觀記錄，應(yīng)當(dāng)對(duì)職工公開(kāi)、透明，每個(gè)職工也都有權(quán)利知曉自己檔案的內(nèi)容狀況和保管狀況，讓職工及時(shí)知道檔案中缺少了那些材料，及時(shí)補(bǔ)救，可以避免事后很多不必要的麻煩，同時(shí)也提高了檔案管理的質(zhì)量。因此積極探索增加人事檔案透明度的方法，建立相關(guān)職工知悉人事檔案的機(jī)制可以有效的提高人事檔案的完整性和高質(zhì)量，避免出現(xiàn)十幾年之后才發(fā)現(xiàn)檔案缺失的現(xiàn)象。同時(shí)應(yīng)該重點(diǎn)考慮確保人事檔案的安全性，杜絕人事檔案造假等問(wèn)題，以及維護(hù)職工的隱私權(quán)，有條件的開(kāi)放部分相關(guān)信息，
篇9
一、人事檔案管理工作的重要意義
（一）人事檔案是個(gè)人工作的原始憑證。人事檔案起著憑證、依據(jù)和參考的作用，是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，個(gè)人求職、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及開(kāi)具考研等相關(guān)證明時(shí)，都需要使用檔案。同時(shí)，人事檔案還可以為單位求才提供大量豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。
（二）人事檔案是辦理個(gè)人待遇的證明材料。社會(huì)保險(xiǎn)和對(duì)單位職工個(gè)人而言，人事檔案管理部門可以根據(jù)個(gè)人人事檔案，為單位員工辦理和繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)金、失業(yè)保險(xiǎn)金;辦理大病醫(yī)療統(tǒng)籌，進(jìn)行工資調(diào)整;辦理職稱申報(bào)工作;計(jì)算退休年限;為員工出具相應(yīng)的證明材料等。
（三）人事檔案是選拔任用干部的重要參考資料。在考察任用干部時(shí)，人事檔案是十分重要的參考資料，直接關(guān)系到有關(guān)干部選拔的正確性。
（四）加強(qiáng)人事檔案管理是深化人事制度改革的需要。隨著人事制度改革的不斷深化，“單位人”必然要變成“社會(huì)人”。人社部門不但要履行人事管理的責(zé)任，同時(shí)還要承擔(dān)起對(duì)離退休人員的社會(huì)化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會(huì)系統(tǒng)工程，要求必須建立完整安全的個(gè)人信息系統(tǒng)，即安全有序的人事檔案系統(tǒng)。否則，人社部門的工作就會(huì)陷入被動(dòng)，一定程度上還會(huì)影響到人事制度改革的進(jìn)程。
二、人事檔案管理工作存在的問(wèn)題
（一）重視程度不夠。人事檔案數(shù)量繁多，工作環(huán)節(jié)復(fù)雜，但軟硬件投入?yún)s相對(duì)較少，人員配備少、經(jīng)費(fèi)缺乏的情況在各地普遍存在，有些單位甚至沒(méi)有專門檔案室，該歸檔的檔案不能及時(shí)歸檔，人事檔案保管存在一定的隨意性，部分工作人員存在概念不清、認(rèn)識(shí)不到位的問(wèn)題，人事檔案管理意識(shí)淡薄，影響了工作的順利開(kāi)展。
（二）專業(yè)人才缺乏。隨著社會(huì)的發(fā)展，人事檔案管理應(yīng)該從傳統(tǒng)手工管理向信息化手段管理過(guò)渡，人事檔案管理人員專業(yè)水平亟待提高。但是，人事檔案管理干部普遍存在著專業(yè)知識(shí)缺乏、技能單一、知識(shí)老化的現(xiàn)象，大部分人事檔案管理人員專業(yè)理論水平和業(yè)務(wù)工作能力不強(qiáng)，不能適應(yīng)工作的需要。還有一些單位沒(méi)有按照規(guī)定配備專職檔案管理人員，而多由辦公室人員兼任。這些非專業(yè)檔案管理人員，不僅缺乏檔案學(xué)、檔案管理學(xué)以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、修裱等有關(guān)檔案管理的專業(yè)知識(shí)和基本技能，專業(yè)的檔案管理知識(shí)和能力，檔案管理工作的專業(yè)化、規(guī)范化管理難以實(shí)施;一些檔案管理人員不掌握計(jì)算機(jī)操作、軟件應(yīng)用等現(xiàn)代化管理技術(shù)，影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量。
（三）管理模式陳舊。在一些部門，傳統(tǒng)的檔案管理模式依然存在;檔案的內(nèi)容多是文字性的材料，干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、日常表現(xiàn)、工作能力考核方面的評(píng)價(jià)較少。很多單位人事檔案管理還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)電子信息化，檔案管理的現(xiàn)代化水平不高。管理方法滯后，無(wú)法滿足人事制度改革的需要。近幾年隨著社會(huì)形勢(shì)的發(fā)展，有的人事檔案管理部門推行了檔案的信息化管理，但有的缺乏相應(yīng)軟件，有的缺乏硬件支持，有的缺乏專業(yè)人才，軟、硬、人三方面沒(méi)有協(xié)調(diào)統(tǒng)一，應(yīng)有的效能沒(méi)有充分發(fā)揮起來(lái)。一些失業(yè)、托管人員檔案以及破產(chǎn)、關(guān)停并轉(zhuǎn)企業(yè)退休人員檔案管理不規(guī)范、不齊全，檔案時(shí)刻面臨脫管、遺失現(xiàn)象。
（四）經(jīng)費(fèi)投入不足。檔案管理方面，一些單位投入嚴(yán)重不足，沒(méi)有按標(biāo)準(zhǔn)建立檔案室，柜子、電腦設(shè)備等基本設(shè)施缺乏，檔案經(jīng)常與其它材料混放，增加了管理難度。
三、工作對(duì)策
人事檔案管理是一項(xiàng)政策性強(qiáng)，系統(tǒng)性、科學(xué)性、專業(yè)性較高的工作，隨著人事改革制度的不斷深入，單位內(nèi)部、單位之間、地區(qū)之間的人員流動(dòng)越來(lái)越頻繁，對(duì)人事檔案管理工作提出了更高要求，需要齊抓共管，形成合力，才能將這項(xiàng)工作抓實(shí)抓好。
（一）提高思想認(rèn)識(shí)。要積極營(yíng)造強(qiáng)化人事檔案管理、重視人事檔案管理的良好社會(huì)氛圍，不斷加大對(duì)人事檔案工作的重視程度，取得各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作的重視與支持，切實(shí)解決人事檔案管理工作中存在的人員不足、資金短缺、庫(kù)房緊張等工作中存在的困難和問(wèn)題，全力營(yíng)造人事檔案管理工作的良好氛圍、創(chuàng)造更加有利的工作條件。
（二）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。人事檔案工作是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，要建立專業(yè)化的人事檔案管理隊(duì)伍，注重搞好檔案
管理人員思想政治、工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、保密意識(shí)等方面的培訓(xùn)，打造一支政治硬、業(yè)務(wù)精、能力強(qiáng)、作風(fēng)正的高水平檔案管理隊(duì)伍。同時(shí)，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，具備計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力。檔案管理人員要強(qiáng)化學(xué)習(xí)，樹(shù)立大局意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，不斷提高自身素質(zhì)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理水平。
篇10
3.信息化的提醒功能，可以及時(shí)提醒員工退養(yǎng)、退休等事宜。由于一個(gè)單位的員工較多，哪些員工什么時(shí)候可以退養(yǎng)、哪些員工什么時(shí)候可以退休，僅憑人事管理工作者的頭腦記憶不是一件簡(jiǎn)單的事情。由于信息化具有備忘提醒的功能，如果將所有的人事檔案全面實(shí)行信息化管理，就可以利用信息化來(lái)提醒人事管理工作者及時(shí)為退養(yǎng)、退休人員辦理手續(xù)，防止因工作繁忙造成工作的疏忽或耽誤
二、人事檔案信息化建設(shè)建議
篇11
一、高校人事檔案的內(nèi)涵及特征
（一）人事檔案的概念。人事檔案是機(jī)關(guān)、單位準(zhǔn)確記錄和反映一個(gè)人成長(zhǎng)歷練、學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷的文件材料，是個(gè)人信息的儲(chǔ)備庫(kù)，并且能夠給用人單位、組織部門提供人事、勞資、工資、學(xué)歷、職稱等方面的原始記錄，為考核每一個(gè)人提供最有利依據(jù)。
（二）人事檔案的基本特征。人事檔案具有全面性、現(xiàn)實(shí)性、流動(dòng)性、機(jī)密性四個(gè)特征。
1.人事檔案的全面性特征。人事檔案是與任何一個(gè)社會(huì)人的行為極為密切的一種檔案。包括員工的學(xué)歷學(xué)籍檔案、專業(yè)學(xué)習(xí)情況、工作履歷表、自傳、年度考核表、職務(wù)任免決定、評(píng)優(yōu)決定、職稱評(píng)聘材料、入團(tuán)入黨申請(qǐng)書，因此具有全面性特征，它既能如實(shí)記錄每個(gè)員工的個(gè)人信息，又能從側(cè)面概括出員工工作經(jīng)歷及全貌。
2.人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性特征。人事檔案是由各級(jí)人事、組織、勞動(dòng)各部門，在現(xiàn)職人員和離退休人員為單位建立的，由專門反映員工個(gè)人情況的文件材料所組成，人事檔案始終依據(jù)個(gè)人崗位職責(zé)的現(xiàn)實(shí)分工，真實(shí)記錄員工在工作、學(xué)習(xí)過(guò)程中所產(chǎn)生的現(xiàn)實(shí)狀況，按檔案管理要求和規(guī)范組建個(gè)人檔案材料，在用人單位提拔、任免、職稱評(píng)定方面及時(shí)提供和反映真實(shí)顯而易見(jiàn)的情況，凸顯人事檔案的現(xiàn)實(shí)性特征。
3.人員檔案兼具流動(dòng)性的特點(diǎn)。人才市場(chǎng)是流動(dòng)的，人才也是流動(dòng)的，人事檔案更具有流動(dòng)性的特點(diǎn)。如今高校人才流動(dòng)頻繁，對(duì)人事檔案的管理和利用也要順應(yīng)時(shí)代的步伐，按照人事檔案的管理原則，不管人員調(diào)動(dòng)到何處，檔案一定要同隨調(diào)人員一道，轉(zhuǎn)入到新的主管接收單位，在職人員到規(guī)定退休年齡、或者有去世的人員，檔案的保管部門也會(huì)相應(yīng)發(fā)生變化，因此在保管過(guò)程中一定要嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)范要求進(jìn)行整理收集。
4.人事檔案管理內(nèi)容的機(jī)密性。人事檔案對(duì)于個(gè)人和各個(gè)單位都十分重要，具有機(jī)密性特征。因此對(duì)于從事人事檔案工作的人員必須具備高度的責(zé)任心，還要恪守檔案的保密制度，對(duì)涉及到個(gè)人和單位的人事檔案的內(nèi)容，不管在任何場(chǎng)合都要按照檔案保密制度做好保密工作，對(duì)于確因工作需要必須查閱人事檔案的，要嚴(yán)格按制度規(guī)定審批和登記程序，對(duì)查閱事項(xiàng)辦理登記手續(xù)。
二、研究高校人事檔案信息化管理的必要性
高校人事檔案信息化管理是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理人才的重要手段。一個(gè)學(xué)校的人事工作水平的高低直接關(guān)系到是否能夠合理、公平選拔任用人才，通過(guò)人事檔案工作對(duì)預(yù)選人員進(jìn)行有計(jì)劃地篩選、調(diào)配、考核、聘任直至對(duì)其委以重任都起著舉足輕重的作用。高度重視高校人事檔案信息化建設(shè)是今后人事檔案工作的重點(diǎn)，信息化建設(shè)既能為高校選用人才提供準(zhǔn)確的信息依據(jù)，又為加強(qiáng)高校的教學(xué)與科研工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
傳統(tǒng)人事檔案主要以手工操作與紙質(zhì)管理為主，由單位專門人員對(duì)所需表格、資料進(jìn)行手工填報(bào)、整理，為今后提供服務(wù)利用，隨著現(xiàn)階段檔案信息量的急劇增加，還繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行管理不僅勞動(dòng)強(qiáng)度大，而且效率低，還容易造成差錯(cuò)率的增加。為適應(yīng)形勢(shì)所需，需要運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)方法，創(chuàng)新人事檔案管理工作方法、轉(zhuǎn)變管理理念，提高人事檔案工作質(zhì)量和效率，及時(shí)將原始人事檔案材料通過(guò)掃描、刻錄，逐一錄入計(jì)算機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)，并建立相應(yīng)的個(gè)人檔案文件夾、目錄，實(shí)行個(gè)人人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，對(duì)今后的及時(shí)查閱提供便利條件，充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)，提高檔案的利用率，更好地促進(jìn)對(duì)高校人事檔案的服務(wù)利用。
三、人事檔案管理存在的弊端
高校的人事檔案信息管理工作都會(huì)大量運(yùn)用到計(jì)算機(jī)，但由于目前所建的人事檔案系統(tǒng)還沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫(kù)功能各有不同，很難實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。
（一）高校檔案管理采編方法落后。檔案事業(yè)的發(fā)展對(duì)原始的檔案信息采編方法是一個(gè)較大的沖擊，落后的采編方法并不能適應(yīng)人事檔案事業(yè)發(fā)展的要求，都需要得到進(jìn)一步改進(jìn)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作重視程度不高，加之從事具體事宜的檔案人員個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)都不是很高，因此會(huì)造成對(duì)檔案信息工作采編整理不規(guī)范和不完整，造成較多的缺陷，不能適應(yīng)社會(huì)對(duì)人事檔案的查閱利用。
（二）人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，基礎(chǔ)較為薄弱。大多數(shù)單位的人事檔案工作領(lǐng)導(dǎo)都不夠重視，在此崗位上工作的人員很難做出顯著的成績(jī)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作不太重視，對(duì)檔案管理工作的投入就會(huì)極少，基礎(chǔ)設(shè)施也得不到有效的改善，會(huì)直接影響檔案工作人員的工作積極性和檔案管理水平的發(fā)揮。
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基于我國(guó)社會(huì)保障制度體系建設(shè)在維護(hù)國(guó)家安定、社會(huì)穩(wěn)定，促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、保障全體公民安居樂(lè)業(yè)所擔(dān)當(dāng)?shù)闹匾鐣?huì)角色，文章分析了在我國(guó)社會(huì)保障體系建設(shè)及運(yùn)行當(dāng)中，仍然面臨諸多矛盾和問(wèn)題，存在許多不盡人意的地方，尤其是企業(yè)人事檔案管理工作在社會(huì)保障體系建設(shè)中的不到位，引發(fā)了太多的糾紛，從而導(dǎo)致上訪、投訴案件的增多，給我國(guó)新常態(tài)下的社會(huì)穩(wěn)定造成影響。為此，筆者就此展開(kāi)論述。
1當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1．1企業(yè)改制導(dǎo)致職工檔案的管理缺失
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，改制企業(yè)的勞動(dòng)關(guān)系是否理順則成了重點(diǎn)和難點(diǎn)，有些改制企業(yè)在工作中忽視人事檔案的重要性，移交操作過(guò)于簡(jiǎn)單，如：有的改制企業(yè)把職工的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)以及人員名單交給社保部門就算完成改制任務(wù)，而遺留問(wèn)題及改制時(shí)因該完善的工作往往用一句簡(jiǎn)單的“企業(yè)已改制，檔案已托管到社保”加以推諉。由于改制企業(yè)職工的人事檔案移交管理不到位，繼而出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象：改制破產(chǎn)后企業(yè)職工人事檔案有的移交社保部門、有的移交主管部門、有的仍堆放在企業(yè)，有的干脆放在個(gè)人口袋里。然而檔案畢竟是個(gè)人的歷史資料，往往在關(guān)鍵時(shí)候體現(xiàn)它的作用。當(dāng)有政策出臺(tái)可享受優(yōu)惠而需要開(kāi)證明時(shí)，問(wèn)題就來(lái)了。檔案放在社保的，還可從社保開(kāi)具房改貨幣化補(bǔ)貼證明、出國(guó)經(jīng)濟(jì)收人證明、購(gòu)房經(jīng)濟(jì)收入證明、購(gòu)房貸款證明等。但是對(duì)子女教育、工齡認(rèn)定、辦理遺屬供養(yǎng)生活費(fèi)等證明，由于社保部門本身畢竟沒(méi)有檔案管理這項(xiàng)職能，也沒(méi)有時(shí)間和精力將人事檔案管理工作細(xì)化到家，所以很多時(shí)候這樣的證明社保部門無(wú)法開(kāi)具，給個(gè)人帶來(lái)一些不便和影響。可以說(shuō)，由于改制破產(chǎn)企業(yè)職工檔案移交管理的不到位，給檔案所有人、社保部門造成許多不利的影響，而且給原本就承擔(dān)繁重工作任務(wù)的社保機(jī)構(gòu)帶來(lái)額外的負(fù)擔(dān)。
1．2特殊工種記錄不完善
根據(jù)國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，特殊工種審批統(tǒng)一由各級(jí)地方勞動(dòng)保障部門根據(jù)企業(yè)上報(bào)材料對(duì)從事特殊工種名稱、從事時(shí)間、公示結(jié)果、企業(yè)上報(bào)備案材料及本人檔案記載等情況進(jìn)行核對(duì)，并嚴(yán)格把好審核、審批關(guān)，對(duì)沒(méi)有原始檔案或原始檔案沒(méi)有記載特殊工種經(jīng)歷的，不得作為特殊工種提前退休依據(jù)。根據(jù)以上政策，勞動(dòng)障保部門審定特殊工種的重點(diǎn)也是唯一依據(jù)，是國(guó)家和各省所定的特殊工種目錄中從事某項(xiàng)工種記載的原始記錄，因此，對(duì)提前退休特殊工種的審批，檔案管理尤為重要，這項(xiàng)工作做好了，既能保護(hù)在特殊崗位上職工的合法權(quán)益，也能遏制企業(yè)違規(guī)辦理職工提前退休、審批把關(guān)不嚴(yán)、審批條件掌握不一，甚至違反規(guī)定審批的不良現(xiàn)象。綜上，原始檔案的管理成了維護(hù)職工合法權(quán)益、規(guī)范職工退休審批制度，促進(jìn)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革的有力保證。目前由于改制企業(yè)或某些歷史原因，許多檔案遺失或檔案記錄不全。有的企業(yè)雖有檔案，也有記錄，但職工工作崗位轉(zhuǎn)換后，不及時(shí)記入檔案，很難保證檔案真實(shí)性與合法性；有的檔案記錄不全，工資單上反映特殊工種的補(bǔ)貼，不能證明職工自己從事的特殊工種職業(yè)崗位時(shí)間。所以說(shuō)，改制企業(yè)職工檔案管理工作的缺位，將給特殊工種的認(rèn)定帶來(lái)巨大的困難。
1．3合同制職工檔案管理存在的問(wèn)題
實(shí)行勞動(dòng)合同制是《勞動(dòng)法》的主要內(nèi)容，是加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)機(jī)制轉(zhuǎn)換的一項(xiàng)重大舉措，是企業(yè)人事制度建立，并與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制相適應(yīng)的必然要求，也是企業(yè)實(shí)行人員聘任制度的必然途徑。實(shí)行聘用制后，雙方可以協(xié)商約定聘用時(shí)間，打破了以前以崗位定終身的用人制度，用工形式日趨靈活，人才流動(dòng)更加頻繁。但目前有些企業(yè)對(duì)合同制職工的檔案管理不規(guī)范，有的甚至無(wú)勞動(dòng)合同，對(duì)續(xù)聘、解聘、崗位調(diào)整、職務(wù)升遷、工資待遇、獎(jiǎng)懲尚無(wú)據(jù)可尋，致使用人單位與職工之間矛盾沖突常有發(fā)生。企業(yè)隨意解除合同，損害了職工的切身利益，在發(fā)生勞動(dòng)爭(zhēng)議時(shí)往往因職工與單位沒(méi)有一份完整的用工記錄，沒(méi)有勞動(dòng)合同，給勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁帶來(lái)麻煩，更是影響到了勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁的公正性。
2對(duì)策與措施
2．1加大宣傳力度，以提高全社會(huì)的共識(shí)
與社會(huì)保障體系建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程相比，企業(yè)人事檔案管理工作目前存在著一定的差距，表現(xiàn)在：社保信息提供不準(zhǔn)確、不及時(shí)；改制單位職工檔案不完整；人事檔案管理基礎(chǔ)工作較為薄弱；部門與部門之間存在差距等。這一方面影響了政策的貫徹落實(shí)，另一方面也影響了政府部門的形象。所以提高各單位及企業(yè)人事干部對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)尤為關(guān)鍵。只有從基礎(chǔ)抓起，保證各企業(yè)所提供檔案的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，才能保證在落實(shí)各項(xiàng)社會(huì)保障待遇及開(kāi)展勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁等各項(xiàng)工作時(shí)的準(zhǔn)確、公正，更好地保障職工的合法權(quán)益。
2．2明確目標(biāo)任務(wù)、以突出工作重點(diǎn)為前提
一是加快社區(qū)檔案信息平臺(tái)建設(shè)。托管社保人員在檔案進(jìn)入社保后，由于從單位人轉(zhuǎn)向社會(huì)人，單位對(duì)職工推向社會(huì)就不再履行管理手續(xù)，而社保在收到“兩費(fèi)”后，就只停留在“兩費(fèi)”管理，而忽視了人員的其它管理，造成職工需要檔案時(shí)，無(wú)處可查，給職工本人和社保工作造成了許多麻煩。社區(qū)建立檔案信息平臺(tái)后，實(shí)現(xiàn)社區(qū)與社保計(jì)算機(jī)信息聯(lián)網(wǎng)，社保部門通過(guò)社區(qū)提供的各種信息，及時(shí)了解職工的生存狀況、健康狀況、工作變動(dòng)情況，以及其他有關(guān)信息，通過(guò)及時(shí)地歸檔，建立完整的個(gè)人信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為提供全面、準(zhǔn)確的檔案服務(wù)打下良好的基礎(chǔ)。二是加強(qiáng)特殊工種檔案的管理。涉及有特殊工種的用人企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)特殊工種管理檔案，將本企業(yè)職工從事特殊工種的名稱、從事特殊工種起止時(shí)間及變換工種（工作）崗位等情況做出完整人事檔案記錄，將單位從事特殊工種職工花名冊(cè)報(bào)當(dāng)?shù)貏趧?dòng)保險(xiǎn)部門登記備案或建立數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，確保勞動(dòng)保障部門對(duì)所轄提前退休的特殊工種的職工進(jìn)行年度檢查審核。對(duì)職工符合提前退休條件，在辦理提前退休手續(xù)時(shí)，勞動(dòng)部門根據(jù)每年年檢從事特殊工種的名稱、起止時(shí)間及累計(jì)從事特殊工種年限進(jìn)行審核，以此為據(jù)進(jìn)行公告，在無(wú)異議情況下，方可辦理提前退休審批，以便杜絕過(guò)程中的人情“風(fēng)”、鉆空子等不公正的現(xiàn)象。三是加強(qiáng)勞動(dòng)合同的管理。全面推行勞動(dòng)合同用工制度，不是一項(xiàng)孤立的工作，需要企業(yè)的嚴(yán)格管理和重視。所以，有關(guān)部門要加大《勞動(dòng)法》執(zhí)法力度，督促企業(yè)與職工簽訂規(guī)范合法的勞動(dòng)合同，并建立用工合同檔案管理制度，做到各種爭(zhēng)議案件有據(jù)可依，切實(shí)維護(hù)勞動(dòng)關(guān)系爭(zhēng)議雙方的合法權(quán)益。勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁實(shí)踐表明，勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的處理關(guān)鍵是事實(shí)清楚，材料準(zhǔn)確，檔案完整。而這些都離不開(kāi)檔案管理部門所做的基礎(chǔ)工作，所以說(shuō)檔案管理的成效直接影響著仲裁工作的準(zhǔn)確性、公正性。
2．3努力完善工作制度，以提高管理水平
俗話說(shuō)，沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓，要讓企業(yè)人事檔案管理工作為社會(huì)保障工作提供有效的服務(wù)，就必須建立一套較為完整的企業(yè)人事檔案管理制度，并由熟悉企業(yè)人事檔案管理的工作人員規(guī)范社保人事檔案管理。企業(yè)人事檔案收集手段要不斷改善，社保部門要盡早介入。要盡可能創(chuàng)造條件，并利用現(xiàn)代先進(jìn)管理手段，建立計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)，加強(qiáng)現(xiàn)有企業(yè)檔案室的管理。加強(qiáng)企業(yè)人事工作人員培訓(xùn)交流工作，讓他們樹(shù)立一種全新的檔案理念。只有做到企業(yè)人事檔案資料的真實(shí)和完善，才能實(shí)現(xiàn)社保工作的公平、公正，才能保障職工的合法權(quán)益。企業(yè)人事檔案的收集、保管和利用，正成為我國(guó)勞動(dòng)保障部門解決勞動(dòng)糾紛、認(rèn)定工齡、提前退休審批、養(yǎng)老保險(xiǎn)金認(rèn)領(lǐng)等各項(xiàng)工作必不可少的重要環(huán)節(jié)。所以應(yīng)積極探索企業(yè)人事檔案工作的新思路、新方法，善于創(chuàng)造性的開(kāi)展工作，努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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篇13
1.思想觀念滯后，與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求不適應(yīng)
首先是，目前很多醫(yī)院對(duì)離退休干部檔案管理相關(guān)工作缺乏足夠的重視。部分醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)甚至錯(cuò)誤的認(rèn)為離退休干部檔案管理無(wú)足輕重，無(wú)非就是管理一些資料，并沒(méi)有多大的利用價(jià)值。其次是離退休干部檔案管理與利用的責(zé)任意識(shí)相對(duì)比較落后。
2.檔案資料歸檔工作有待規(guī)范以及創(chuàng)新
首先是醫(yī)院離退休干部檔案的收集以及歸檔工作存在著比較大的被動(dòng)性。一般都是被動(dòng)的等待醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的安排。或者是上級(jí)下達(dá)了比較具體的資料收集任務(wù)，離退休干部檔案管理相關(guān)的工作人員才去突擊性的收集資料。這樣做的結(jié)果是往往由于時(shí)間倉(cāng)促，收集到的材料來(lái)不及進(jìn)行查證核實(shí)，這使得離退休干部檔案材料的真實(shí)性受到很大的影響，檔案的質(zhì)量大打折扣。其次是離退休干部檔案材料的來(lái)源渠道有待工作人員進(jìn)行疏通以及拓展，目前很多醫(yī)院的檔案管理部門缺乏能夠從不同側(cè)面獲得能夠反映離醫(yī)院退休干部真實(shí)情況的信息渠道。另外是目前醫(yī)院離退休干部檔案的歸檔制度有待進(jìn)一步規(guī)范，特別是對(duì)于不符合歸檔要求的材料處理缺乏及時(shí)性。
3.檔案利用功效的發(fā)揮存在著局限性
3.1檔案功能的發(fā)揮存在著局限性。一是檔案內(nèi)容過(guò)于單調(diào)、呆板，較難全面的反映離退休干部的真實(shí)情況。離退休干部檔案的履歷表過(guò)于簡(jiǎn)單，內(nèi)容過(guò)于單調(diào)程式化，缺乏能全方位了解離退休于部情況的個(gè)性化材料。二是離退休干部檔案利用價(jià)值不大。缺乏合理利用檔案資源的系統(tǒng)化管理與利用的運(yùn)作機(jī)制，使檔案信息資源在社會(huì)發(fā)展中作用沒(méi)有很好的凸顯出來(lái)。離退休干部檔案在改革實(shí)踐中的社會(huì)效益作用沒(méi)有得到很好的體現(xiàn)。
3.2離退休干部檔案管理和利用的方式方法存在著局限性。一是現(xiàn)行的干部檔案管理部門的工作方式方法比較落后，過(guò)分注重紙質(zhì)檔案，而容易忽略與之配套的電子檔案。二是對(duì)于計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用還僅僅停留在存檔的層面，沒(méi)有將現(xiàn)代化工作方式的優(yōu)勢(shì)很好地發(fā)揮出來(lái)，導(dǎo)致工作效率較低。三是干部檔案管理工作者的素質(zhì)與新時(shí)期的檔案管理工作要求不太適應(yīng)。很多檔案管理者年齡偏大，習(xí)慣于用老思路、老方法解決問(wèn)題，很難適應(yīng)新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問(wèn)題。有的檔案管理工作者雖然擁有高學(xué)歷，但卻缺乏足夠的專業(yè)素養(yǎng)和必備的工作經(jīng)驗(yàn)，理論與實(shí)際想脫離，說(shuō)起來(lái)輕而易舉，做起來(lái)卻費(fèi)力不討好，工作效果不佳。
二、加強(qiáng)離退休干部檔案管理與利用的相關(guān)策略
l.更新工作理念，重視檔案管理工作
一是更新領(lǐng)導(dǎo)的工作理念，切實(shí)重視檔案管理工作。部分領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從傳統(tǒng)的認(rèn)識(shí)誤區(qū)中走出來(lái)，把離退休干部檔案管理工作作為工作的重中之重狠抓落實(shí)。二是完善離退休干部檔案管理工作的責(zé)任與獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)于工作出色的工作人員予以獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于工作不力的人員予以相應(yīng)的處罰，以此增強(qiáng)檔案管理工作者的責(zé)任心，提高其積極性。
2.規(guī)范檔案資料歸檔，創(chuàng)新工作機(jī)制
一是完善檔案材料收集的長(zhǎng)效機(jī)制，并把普通收集與定向收集、長(zhǎng)期性收集與突擊性收集結(jié)合起來(lái)，完善科學(xué)、合理、有效的檔案收集機(jī)制，發(fā)揮檔案管理工作者工作的主動(dòng)性，克服其工作的盲目性、隨意性和應(yīng)付性，增強(qiáng)檔案資料的真實(shí)性，收集過(guò)程的規(guī)范性。二是疏通和拓展檔案材料的來(lái)源渠道。在法律和道德允許的范圍內(nèi)，拓展離退休干部檔案資料的來(lái)源渠道，力求材料來(lái)源的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、廣泛性和反映問(wèn)題的全面性。三是完善檔案歸檔制度，提高工作效率。充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，及時(shí)處理不符合歸檔要求的材料，利用現(xiàn)代通訊工具和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時(shí)督促、監(jiān)管檔案材料的辦理進(jìn)程。
3.創(chuàng)新檔案利用方法，提高檔案的有效利用率
