引論：我們?yōu)槟砹?3篇電子合同歸檔管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
合同檔案記錄了企業(yè)在各類活動(dòng)中與自然人、法人或其他組織就設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而形成的合同、協(xié)議、意向書及其過程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個(gè)獨(dú)特的特點(diǎn)，就是憑證性、規(guī)范性和時(shí)效性。合同作為企業(yè)對(duì)外經(jīng)營活動(dòng)的憑證性依據(jù)，具有規(guī)范的形式要求和嚴(yán)格的時(shí)效屬性，規(guī)范的合同管理是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要保障，而合同檔案形成經(jīng)歷環(huán)節(jié)較復(fù)雜，材料多，參與人員廣、履行時(shí)間長，在管理過程中很容易造成疏漏。因此，如何規(guī)范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業(yè)合法利益的有力憑證和依據(jù)，如何使合同檔案更好地開發(fā)利用，是每個(gè)企業(yè)必須重視的課題。
一、健全規(guī)章制度，明確管理責(zé)任
合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關(guān)管理制度，明晰合同檔案管理責(zé)任，明確責(zé)任單位和責(zé)任人；目前企業(yè)的合同管理普遍是“誰主管誰負(fù)責(zé)、誰簽訂誰履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個(gè)職能部門中。檔案管理部門對(duì)合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會(huì)主動(dòng)將應(yīng)歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業(yè)維護(hù)經(jīng)濟(jì)利益的重要法律依據(jù)，因此為保障企業(yè)合法權(quán)益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關(guān)鍵。
在市場條件下，企業(yè)為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而簽訂的合同是民事合同，這種通過合同確立法律關(guān)系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問部門。一般而言，合同管理都采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的模式，企業(yè)法律顧問部門對(duì)一定金額以上的合同及重大合同進(jìn)行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問部門一般是會(huì)簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環(huán)處理環(huán)節(jié)，合同管理主管部門應(yīng)在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動(dòng)與法律顧問部門就企業(yè)經(jīng)營管理實(shí)際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對(duì)合同檔案管理負(fù)責(zé)，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時(shí)歸檔，企業(yè)合同檔案管理專責(zé)要做好統(tǒng)計(jì)、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規(guī)范合同檔案的分類整編，使企業(yè)檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達(dá)到優(yōu)質(zhì)高效，具備規(guī)范性和時(shí)效性。
二、強(qiáng)化合同檔案過程管理，確保合同檔案管理完整性
（一）合同檔案齊全完整的重要性
合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實(shí)物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補(bǔ)充協(xié)議或變更或解除合同協(xié)議、對(duì)方資信調(diào)查資料、來往文書、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談?dòng)涗洝F(xiàn)場簽證、會(huì)簽單及合同招投標(biāo)過程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環(huán)節(jié)多、實(shí)施時(shí)間長，如大型建筑工程需要幾年時(shí)間，特別有些單位只注重主合同的收集，對(duì)相關(guān)會(huì)議紀(jì)要、簽證、變更等助證材料收集管理不規(guī)范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴(yán)重的會(huì)影響了合同結(jié)算、合同糾紛的解決，部分經(jīng)濟(jì)合同還牽涉到合同參與人員的廉政問題。如某企業(yè)十幾年前進(jìn)行一項(xiàng)大型技改工程，其中基礎(chǔ)工程抽沙回填。有關(guān)管理人員十幾年后被誣告，說當(dāng)時(shí)該工程采取圍標(biāo)，招投標(biāo)造假，且在工程結(jié)算時(shí)隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機(jī)關(guān)到單位進(jìn)行取證，查閱了當(dāng)時(shí)合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標(biāo)文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標(biāo)和簽署合同過程的影像檔案和會(huì)議紀(jì)要，整個(gè)工程起止過程材料十分齊全、準(zhǔn)確，足以證明合同招投標(biāo)過程主要是合法合規(guī)的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據(jù)材料（如設(shè)計(jì)變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機(jī)關(guān)認(rèn)為該工程的合同檔案資料完整規(guī)范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當(dāng)事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規(guī)范性非常重要。
（二）明確、規(guī)范合同管理流程，保證合同檔案收集及時(shí)、完整
合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業(yè)工程程序、工作流程中規(guī)范各部門的工作行為，保證企業(yè)工作的規(guī)范化。合同主辦部門應(yīng)及時(shí)收集、整理合同簽訂、履行等相關(guān)資料。對(duì)方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時(shí)合同主辦部門就將合同正本及相關(guān)資料提交合同歸口管理部門歸檔；對(duì)于我方先行簽章的合同交付對(duì)方簽章后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間（如10個(gè)工作日等）內(nèi)取得對(duì)方簽章的正式合同文本，及時(shí)交合同歸口管理部門歸檔。履行時(shí)間長的合同當(dāng)雙方主要權(quán)利與義務(wù)履行完畢后應(yīng)及時(shí)交合同歸口管理部門。
（三）合同檔案的收集要求
合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范要求合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質(zhì)量。合同檔案的收集應(yīng)及時(shí)才能保證其齊全完整，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后應(yīng)實(shí)時(shí)歸檔，雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電子數(shù)據(jù)資料等是確認(rèn)雙方權(quán)利義務(wù)的重要憑證，合同主辦部門經(jīng)辦人應(yīng)隨時(shí)收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。
三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規(guī)范合同檔案的分類整編
（一）明確合同檔案的歸檔范圍
除在管理制度規(guī)范明確責(zé)任單位和責(zé)任人、健全責(zé)任網(wǎng)絡(luò)外，還要明確規(guī)范收集范圍。一般情況下，一般性合同應(yīng)歸檔的材料包括以下幾個(gè)方面內(nèi)容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會(huì)簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術(shù)協(xié)議，方案書等。（4）變更、轉(zhuǎn)讓、終止等合同補(bǔ)充協(xié)議 （有補(bǔ)充協(xié)議的不可缺） 。（5）合同資信資質(zhì)材料，包括：對(duì)方營業(yè)執(zhí)照、資格證、特種經(jīng)營許可證等資信資料；對(duì)方簽約人、法定代表人身份證明或授權(quán)委托書。（6）合同簽約依據(jù)性材料，包括：詢比價(jià)及招投標(biāo)資料、意向書、備忘錄、會(huì)談?dòng)涗洝⒅袠?biāo)單位選擇說明等。（7）合同履約過程材料，（履約過程有文件產(chǎn)生的應(yīng)歸檔）包括：送達(dá)回執(zhí)或確認(rèn)書、往來信函、電報(bào)、傳真、電子郵件、質(zhì)量異議書、催款通知書等。（8）合同驗(yàn)收材料，包括：合同竣工（交貨、發(fā)貨）確認(rèn)單、驗(yàn)收確認(rèn)書、測試報(bào)告、工作報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。（9）合同終結(jié)表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內(nèi)容外，還包括合同形成過程中的有關(guān)上級(jí)主管部門及政府（或相關(guān)部門）報(bào)批文件、批準(zhǔn)證書、領(lǐng)導(dǎo)批示等文檔資料。
合同檔案歸檔時(shí)一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關(guān)材料以及每份文件的頁數(shù)等方面都應(yīng)保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對(duì)每個(gè)項(xiàng)目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規(guī)范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時(shí)根據(jù)合同統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬與檔案移交清單認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量。有合同管理軟件運(yùn)行條件的單位可將電子文本實(shí)時(shí)邏輯歸檔，再按規(guī)定進(jìn)行合同檔案實(shí)體歸檔和電子版的物理歸檔。
（二）合同檔案的整理要求
合同檔案的整理必須保持一份合同內(nèi)相關(guān)資料的有機(jī)聯(lián)系，保證合同的完整性；應(yīng)當(dāng)充分利用原有的整理基礎(chǔ)，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。
（三）規(guī)范合同檔案的分類整理
合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實(shí)行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項(xiàng)一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負(fù)責(zé)合同履行過程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統(tǒng)一交合同歸口管理部門整理。對(duì)單項(xiàng)合同（如采購、單項(xiàng)工程、融資借貸）及系統(tǒng)性較強(qiáng)的合同（如建筑、財(cái)務(wù)等），在整編中可多設(shè)一級(jí)類目，使合同檔案間關(guān)系更加清晰。檔案管理部門要肩負(fù)起合同檔案指導(dǎo)責(zé)任，指導(dǎo)相關(guān)業(yè)務(wù)人員按規(guī)范做好合同材料的整理歸檔工作。
四、重視合同檔案信息開發(fā)利用，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益
合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統(tǒng)、方便、快捷的查詢信息系統(tǒng)相當(dāng)重要。檔案管理部門應(yīng)及時(shí)編制合同檔案檢索工具，及時(shí)有效地提供合同檔案利用服務(wù)。合同檔案的利用應(yīng)制度化，按保密規(guī)定設(shè)定利用者權(quán)限，并按規(guī)定進(jìn)行登記。檔案管理部門可對(duì)合同檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。
一是利用現(xiàn)代數(shù)字化管理手段建立合同管理應(yīng)用系統(tǒng)，并與檔案管理系統(tǒng)通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運(yùn)轉(zhuǎn)效率，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)瀏覽、快捷傳輸、實(shí)時(shí)歸檔、實(shí)現(xiàn)資源共享，便于服務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。
二是加強(qiáng)對(duì)企業(yè)管理人員業(yè)務(wù)和相關(guān)法律知識(shí)的培訓(xùn)，增強(qiáng)工作主動(dòng)性和提高法律意識(shí)，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。
三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實(shí)例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實(shí)例的編寫是凸顯檔案價(jià)值，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。
綜上所述，合同檔案的管理通過制度規(guī)范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關(guān)鍵點(diǎn)，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規(guī)范，對(duì)維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營持續(xù)發(fā)展具有重要意義。
篇2
在當(dāng)今這個(gè)社會(huì)，很多的財(cái)富都是由合同構(gòu)成的，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營離不開合同，合同不僅是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要文件，也是很多糾紛的根源。正因如此檔案合同的管理就顯得尤為重要。在合同檔案應(yīng)用越來越廣泛的情況下，如何加強(qiáng)合同檔案的管理是一個(gè)值得思考的問題，文章從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析了合同檔案的各項(xiàng)問題。
1、合同檔案的收集工作
合同要經(jīng)過起草、審核、審批簽署、責(zé)任方簽署才能簽訂完成，而合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，因而這一過程中的長時(shí)間流轉(zhuǎn)會(huì)給檔案部門的收集工作帶來一定的困難。為了更好的收集合同檔案，提高檔案管理質(zhì)量，第一，正式合同文本簽字儀式雙發(fā)都應(yīng)到場，根據(jù)合同法以雙方簽訂方蓋章來確定合同成立，在蓋章的時(shí)候?qū)贤M(jìn)行編號(hào)登記使其成為合同檔案的憑據(jù)，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后就即時(shí)收集歸檔。合同檔案的管理人員還應(yīng)用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光看待收集到的合同檔案材料，保證相關(guān)的文件如催告函件等也應(yīng)該及時(shí)收集和歸檔，避免合同檔案的遺漏及時(shí)效的損失。第二，檔案管理人員要通過對(duì)合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析，在合同審批的過程中應(yīng)該填寫合同審批單，審批單應(yīng)由經(jīng)辦部門填寫，記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門等相關(guān)信息，并實(shí)行一式三聯(lián)的統(tǒng)一格式，附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)，另外檔案部門在提供合同檔案利用的時(shí)候一般不應(yīng)提供合同文本的原件，而是提供復(fù)印件。對(duì)合同檔案的查閱應(yīng)該建立起管理制度，加強(qiáng)合同檔案的保密性。只有按上述規(guī)范操作才能真實(shí)反映每一份合同形成的全過程信息，進(jìn)而從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。
2、合同檔案的分類、電子歸檔和歸檔范圍
說到合同檔案的分類自然離不開合同的分類，參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍，一般可按照合同文件類型可按合同文件類型進(jìn)行分類，分為合同準(zhǔn)備前期文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件。筆者所在的企業(yè)，合同管理檔案作為一大類，是一級(jí)類目，合同種類作為二級(jí)類目，合同文件類型作為三級(jí)類目。《國家重大建設(shè)項(xiàng)目要求與檔案整理規(guī)范》和《核電文件檔案管理要求》對(duì)合同文件的歸檔范圍在規(guī)范性附錄中均有規(guī)定，可以參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍。
然而隨著檔案信息數(shù)字化處理技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，合同檔案工作從初期的手工操作、查詢、保管到目前的電腦查詢、信息下載、智能監(jiān)控保管，把人們從繁重單調(diào)的勞作中解放出來；同時(shí)也讓所保存的檔案原件得到了更好的保護(hù)。在檔案的查詢利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。當(dāng)前很多檔案館都在努力推行數(shù)字化管理，一方面對(duì)館藏檔案進(jìn)行掃描，建立信息管理系統(tǒng)；另一方面，對(duì)新進(jìn)館檔案實(shí)行電子報(bào)送，直接將電子檔案信息錄入已建立的信息管理系統(tǒng)。從實(shí)現(xiàn)合同檔案管理數(shù)字化、建立數(shù)字合同檔案館的長遠(yuǎn)目標(biāo)來看，實(shí)行電子歸檔是其中最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。筆者所在的企業(yè)根據(jù)規(guī)定合同檔案的歸檔范圍為：合同準(zhǔn)備前期文件包括前期準(zhǔn)備綜合性文，立項(xiàng)與相關(guān)文件，資格預(yù)審，詢價(jià)、報(bào)價(jià)，招標(biāo)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)文件、合同推薦及支持文件、談判及相關(guān)文件（含會(huì)議紀(jì)要、來往函件、談判中的臨時(shí)協(xié)議）等。合同簽訂文件包括合同簽字文本及附件、補(bǔ)充協(xié)議書、保函與其它。
3、明確歸檔責(zé)任部門，制訂合同檔案整理辦法
《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中規(guī)定“企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門或項(xiàng)目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)；企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對(duì)齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)；專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，并對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。”據(jù)此，我們可以肯定合同檔案歸檔責(zé)任部門應(yīng)為合同管理部門，并指定專兼職檔案人員。檔案部門主動(dòng)與合同部門溝通交流，確定歸檔的范圍，制定合同檔案整理模板，最后由合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，由合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同歸檔文件的收集和整理，并向檔案部門定期移交。并規(guī)定合同準(zhǔn)備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1季度內(nèi)向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1季度內(nèi)向檔案部門移交。這推進(jìn)了合同檔案整理的規(guī)范性和可操作性。
4、檔案部門跟蹤考核，以推動(dòng)合同檔案歸檔工作
在很多人的認(rèn)識(shí)里，文件整理歸檔是檔案部門的事，職能部門歸檔意識(shí)不強(qiáng)，要做好此項(xiàng)工作，必須要得到公司領(lǐng)導(dǎo)的支持，將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎(jiǎng)金系數(shù)掛鉤。筆者所在的企業(yè)就將文件是否及時(shí)歸檔、歸檔文件是否為原件納入到對(duì)各部門的績效考核中。檔案部門每年年初年度公司文件歸檔計(jì)劃，每月跟蹤考核，并在7月對(duì)歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成報(bào)告由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，通報(bào)公司各部門。且每年年初檔案部門會(huì)向合同部門搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對(duì)照清單核查是否已歸檔，統(tǒng)計(jì)未歸檔合同清單，發(fā)與合同部門，督促其在指定期限完成，否則將納入部門績效考核。此舉大大推動(dòng)了合同檔案歸檔工作的主動(dòng)性和及時(shí)性，并確保歸檔文件的原始性。
5、合同檔案工作遇到的問題和思考
合同檔案工作雖然滿足了企業(yè)一部分的需要，但在合同檔案工作中，發(fā)現(xiàn)仍存在一些問題。
1.檔案人員催促合同經(jīng)辦人及時(shí)移交檔案，合同經(jīng)辦人抱怨工作太多，沒有時(shí)間整理，或整理質(zhì)量較差。針對(duì)這個(gè)問題，筆者建議可以考慮采用合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同歸檔有關(guān)文件的收集和初步整理，合同部門設(shè)立專職檔案人員負(fù)責(zé)合同檔案的規(guī)范性整理，如制作案卷封面、目錄、備考表、頁號(hào)打印、裝訂等，并負(fù)責(zé)向檔案部門移交。專職檔案人員參與重大合同的招投標(biāo)和談判過程，便于掌握合同相關(guān)有關(guān)情況，利于理解合同檔案的系統(tǒng)性。專職檔案人員保持相對(duì)穩(wěn)定，檔案部門對(duì)其進(jìn)行定期的指導(dǎo)和培訓(xùn)。
2.檔案人員無法及時(shí)掌握合同簽訂情況，不能及時(shí)跟蹤。雖然制定了合同準(zhǔn)備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1個(gè)月內(nèi)向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1個(gè)月內(nèi)向檔案部門移交規(guī)定。但因?yàn)闄n案部門不能掌握合同是否簽訂，何時(shí)簽訂等信息，無法做到及時(shí)跟蹤。經(jīng)常有非合同部門人員到檔案部門借閱合同，發(fā)現(xiàn)合同沒有移交的情況。針對(duì)這個(gè)問題，可以考慮在信息系統(tǒng)合同管理模塊中加入檔案人員節(jié)點(diǎn)，合同管理模塊與文檔管理之間建立關(guān)聯(lián)，檔案人員可以通過合同管理模塊掌握合同簽訂情況，同時(shí)合同模塊也可以調(diào)閱與該合同相關(guān)的文檔，及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況。
6、加強(qiáng)合同檔案部門的管理工作
合同檔案還沒有作為一個(gè)單獨(dú)的管理門類，而是依據(jù)合同的的性質(zhì)、類別等分別納入不同檔案管理門類，不少單位經(jīng)常指定同部門或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案。如今企業(yè)的合同數(shù)目增多，使用的頻率也提高，同時(shí)伴隨合同信息資源的深層次開發(fā)，傳統(tǒng)的合同檔案管理工作與如今的形勢存在了矛盾，我們要推行“重合同，守信用”企業(yè)認(rèn)證工作，建立專業(yè)化的合同檔案管理部門，并不斷提高管理能力。
6.1檔案部門要加強(qiáng)其有關(guān)業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系
檔案部門要發(fā)揮主觀性配合業(yè)務(wù)部門定期檢查合同的辦理情況，加大法律宣傳提高業(yè)務(wù)部門的檔案意識(shí)，同時(shí)應(yīng)該明確合同檔案的具體內(nèi)容，了解合同的履行情況，并根據(jù)不斷變化的情況進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，清理遺漏的合同材料，對(duì)有期限規(guī)定的合同的辦理情況進(jìn)行通報(bào)和督促。
6.2檔案管理部門要實(shí)行合同安全統(tǒng)一管理
為了避免檔案的缺散流失，這就要求檔案管理部門對(duì)合同檔案文本進(jìn)行集中管理。統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作。
6.3開展檔案部門跟蹤考核管理
在每年初檔案部門首先要搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對(duì)照清單統(tǒng)計(jì)未歸檔合同清單，同時(shí)發(fā)與合同部門督促其在指定期限完成歸檔。接著年度公司文件歸檔計(jì)劃，進(jìn)行每月的跟蹤考核。在年中再次統(tǒng)計(jì)分析這半年的歸檔情況，形成報(bào)告由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，通報(bào)公司各部門。
6.4明確歸檔責(zé)任部門，制訂合同檔案整理辦法
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三、經(jīng)營公司行政辦為檔案的業(yè)務(wù)主管單位，對(duì)檔案形成部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。
四、處理部門在文件材料辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將具有保存價(jià)值的文件材料整理、組卷，并向單位檔案部門移交。
五、文件材料的歸檔實(shí)行隨辦隨歸的辦法。
六、 檔案的保管期限規(guī)定為永久、定期兩種。凡是反映單位主要職能活動(dòng)，有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保存。
七、電子版文件形成后，應(yīng)制成相應(yīng)的紙質(zhì)文件與電子文件一同歸檔，并保證兩者內(nèi)容、形式的一致。
八、經(jīng)營公司行政辦對(duì)營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件及電子版必須統(tǒng)一存檔管理，建立借閱登記和張貼存放登記制度。
九、經(jīng)營公司行政辦對(duì)員工個(gè)人檔案必須統(tǒng)一存檔管理，如身份證復(fù)印件，戶口本復(fù)印件，最高學(xué)歷復(fù)印件，駕照復(fù)印件，獲得的各類證書復(fù)印件，在公司工作期間獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)等。新員工入職時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場復(fù)印，每月15日-20日將新員工檔案提交集團(tuán)綜合管理部;員工花名冊(cè)電子版(基礎(chǔ)信息，培訓(xùn)信息，養(yǎng)老醫(yī)保信息)每月的15日-20日將電子版發(fā)集團(tuán)綜合管理部(利于保險(xiǎn)等增減變動(dòng));員工調(diào)動(dòng)時(shí)原單位將員工檔案交集團(tuán)綜合管理部，由集團(tuán)綜合管理部登記后轉(zhuǎn)移給新單位行政辦。
十、為了便捷工作，公司章程、股東會(huì)決議、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、房租合同等要求同時(shí)備份電子版存檔。
十一 、公司簽收的政府職能部門的批復(fù)文件，建設(shè)過程中的規(guī)劃、圖紙資料，公司下發(fā)的文件等必須由行政辦保存原件，并完善借閱手續(xù)。
十二、集團(tuán)存檔管理內(nèi)容：
1、營業(yè)執(zhí)照辦理或變更;
2、每年的審計(jì)報(bào)告存檔;
3、公司建設(shè)過程中政府職能部門或工廠紅頭文件、批復(fù)、圖紙等等(原件);
4、各公司的營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等電子版;
5、員工個(gè)人檔案：身份證復(fù)印件，戶口本復(fù)印件，最高學(xué)歷復(fù)印件，駕照復(fù)印件，獲得的各類證書復(fù)印件，在公司工作期間獲得的工廠公司各類獎(jiǎng)勵(lì)證書等。
6、員工花名冊(cè)電子版(基礎(chǔ)信息，培訓(xùn)信息，養(yǎng)老醫(yī)保信息)
十三、經(jīng)營公司行政辦檔案管理內(nèi)容：
1、營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件統(tǒng)一存檔管理，必須建立借閱登記和張貼存放登記;
2、員工檔案存檔(復(fù)印件)
3、營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件，電子版存檔;
篇4
Key words: project contract archives
任何一項(xiàng)工程都要有業(yè)主委托設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工，各方之間的責(zé)任與利益不同，只有通過合同才能形成相互聯(lián)系和相互制約的機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)工程的目標(biāo)。因而，作為合同文件的檔案管理在工程中顯得尤為重要，加強(qiáng)工程施工合同的歸檔管理和開發(fā)利用成為工程施工檔案管理部門面對(duì)的重要課題。合同管理是項(xiàng)目管理的核心，其始終貫穿于項(xiàng)目管理的全過程，因而我們要做好工程中的合同檔案管理工作，促進(jìn)工程中各方維護(hù)自身的利益，確保市場上各種工程活動(dòng)的協(xié)調(diào)有序地運(yùn)行。
一、對(duì)工程合同檔案的理解
工程合同是工程施工單位、承包人、建設(shè)單位、發(fā)包人完成某項(xiàng)工程項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)、建筑、安裝工作、建設(shè)單位接受工作成果并支付報(bào)酬的書面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都應(yīng)該收集、歸檔、整理組卷、裝訂、歸檔，并進(jìn)行長時(shí)間的保存。合同檔案內(nèi)容包括投標(biāo)、中標(biāo)書、信件以及數(shù)據(jù)、合同書、電傳、電報(bào)、傳真、電子郵件、電子數(shù)據(jù)交換等，其中市政工程承包合同實(shí)際包括勘察、設(shè)計(jì)、建筑、安裝合同。
二、工程合同檔案管理的任務(wù)
在工程建設(shè)的市場經(jīng)濟(jì)條件下，我們要培養(yǎng)工程合同意識(shí)，使工程各方都認(rèn)識(shí)到如果不簽訂合同將不利于自身和市場的發(fā)展。首先，在合同簽訂之前施工單位應(yīng)對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行分析和合同文本審查，評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，然后進(jìn)行工程合同的策劃，為報(bào)價(jià)、工程預(yù)算、合同談判與簽訂提供決策的信息與意見。其次，當(dāng)合同簽訂后，應(yīng)該對(duì)于合同實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤，收集合同實(shí)施過程中的信息資料，然后對(duì)此進(jìn)行分析，提出合同實(shí)施方面的意見、建議，建立合同實(shí)施的保證體系。
三、如何提高工程合同管理水平
3.1加強(qiáng)工程合同檔案管理質(zhì)量
工程合同管理對(duì)材料的收集是管理的基礎(chǔ)工作，對(duì)此，工程施工技術(shù)人員、監(jiān)理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的聯(lián)系，檔案管理人員也要跟隨施工進(jìn)度在在收集時(shí)做到有的放矢，保證材料收集的連續(xù)性與完整性。收集的材料除了要完整，還應(yīng)該確保其正確。因而工程監(jiān)理還應(yīng)該檢查合同內(nèi)容是否字跡清楚、齊全、完整，合同的書寫是否規(guī)范，合同文本上是否有雙方代表人的簽章與日期。還要保證作為企業(yè)檔案部門留存的建設(shè)工程施工合同必須是“第一手”的原始記錄，只有加強(qiáng)合同的收集與整理，才能防范工程管理中的漏洞，避免工程糾紛。
3.2建立健全合同檔案管理機(jī)制
21世紀(jì)是法制的社會(huì)，在工程建設(shè)過程中我們應(yīng)該簽訂合同，明確了發(fā)包人和承包人在工程中的權(quán)利和義務(wù)，因而企業(yè)要建立健全合同管理制度，使工程合同依法訂立，依法履行，以達(dá)到維護(hù)各方權(quán)益，提高效益的目的。首先，施工合同簽訂后的關(guān)鍵問題是如何依法履行。我們應(yīng)該遵守《民法通則》、《合同法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》、《建筑法》，規(guī)定合同雙方應(yīng)認(rèn)真履行各自的權(quán)利和義務(wù)，任何一方無權(quán)隨意變更或解除合同，任何一方違反合同規(guī)定，都必須承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。這樣充實(shí)完善檔案案卷，科學(xué)地規(guī)范檔案法規(guī)，更進(jìn)一步地加強(qiáng)檔案法規(guī)建設(shè)。其次，制定施工合同檔案的收集范圍、責(zé)任單位及責(zé)任人員和歸檔時(shí)限。合同管理人員要認(rèn)真履行自己的職責(zé)，保證縱企業(yè)各層次關(guān)系明確，在企業(yè)《工程技術(shù)資料管理辦法》中應(yīng)明確施工合同檔案管理的考核辦法，使檔案管理部門和人員產(chǎn)生激勵(lì)作用，確保建設(shè)工程施工合同歸檔渠道的暢通及歸檔的及時(shí)性和完整性。最后，工程合同檔案是一種寶貴的信息資源，檔案人員應(yīng)學(xué)會(huì)用現(xiàn)代的科學(xué)理論完善工程合同檔案管理，進(jìn)行動(dòng)態(tài)性、實(shí)時(shí)性的管理，及時(shí)全面地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并要做好必要的保密工作，維護(hù)企業(yè)自身的合法權(quán)益。
3.3建立健全合同管理網(wǎng)絡(luò)體系
建筑安裝施工企業(yè)具有跨地區(qū)跨省市、施工點(diǎn)多面廣、施工基地遷移頻繁等特點(diǎn)，因而在工程合同管理中往往會(huì)存在一些問題，為了保證工程合同檔案的收集同基本建設(shè)類檔案一樣要齊全完整，除了要按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則實(shí)行公司和分公司兩級(jí)管理，另外可建立起一個(gè)與企業(yè)組織機(jī)構(gòu)及管理模式相適應(yīng)的、信息暢通的、完整的、穩(wěn)固的合同管理網(wǎng)絡(luò)體系，做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作，更好的完善工程合同的渠道。第一，建立網(wǎng)絡(luò)體系就要求合同管理員經(jīng)常咨詢和查看各級(jí)合同檔案管理的工作狀況，每個(gè)季度各級(jí)合同檔案管理員將這段時(shí)期的檔案管理變化情況報(bào)道給公司合同管理員，加強(qiáng)雙方之間的聯(lián)系。第二，每年各級(jí)合同檔案管理員將各地的收集完整的合同檔案連同合同臺(tái)帳一并移交公司經(jīng)營部門，然后由公司交企業(yè)檔案部門留存。因?yàn)橥暾钠髽I(yè)建設(shè)工程施工合同管理網(wǎng)絡(luò)是信息暢通的渠道，輔以計(jì)算機(jī)的應(yīng)用則更快捷、容量大。第三，企業(yè)檔案部門收到工程合同后應(yīng)該按合同臺(tái)帳、合同編號(hào)進(jìn)行一一的對(duì)照，發(fā)現(xiàn)有缺的要及時(shí)進(jìn)行追回。接著企業(yè)檔案部門還要對(duì)檔案進(jìn)行分類，按照責(zé)任者、文件題名、時(shí)間、保管期限、文件字號(hào)、密級(jí)、檔案號(hào)制成檔案的二次文獻(xiàn)輸入計(jì)算機(jī)并組卷歸檔。
三、結(jié)束語
工程建設(shè)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的動(dòng)力，而良好的工程合同檔案的管理又能提高工程建設(shè)的效益，因此我們要不斷完善工程合同管理，提高工程檔案管理的質(zhì)量，以更好的為工程各方創(chuàng)造利益，為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
篇5
2015年12月，財(cái)政部、檔案局令第79號(hào)新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，明確提出電子會(huì)計(jì)檔案可以單軌制存檔，肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的合法性，為各單位節(jié)省成本，節(jié)約資源，提高工作效率。
1 高校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀
高校會(huì)計(jì)結(jié)算以自然年度為周期，主要來源于教學(xué)、科研、日常管理及建設(shè)等項(xiàng)目，由于高校的教學(xué)是以學(xué)年為周期，每到學(xué)期末、科研結(jié)題的時(shí)候財(cái)務(wù)部門最繁忙，財(cái)務(wù)報(bào)賬大廳好像春運(yùn)排隊(duì)購買火車票一樣，報(bào)賬人員需要跑幾天才能完成全部簽字并耗費(fèi)大量時(shí)間排隊(duì)報(bào)賬，財(cái)務(wù)人員每天面對(duì)大量報(bào)賬人員連喝水的時(shí)間都沒有，每一個(gè)人都或多或少有些煩躁情緒，報(bào)賬已經(jīng)嚴(yán)重影響教職工的正常工作。可見原有的會(huì)計(jì)管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)校園的高速發(fā)展，隨著高校教學(xué)、科研等數(shù)字化的發(fā)展，后勤集團(tuán)產(chǎn)業(yè)化，財(cái)務(wù)電算化軟件的更新，急需實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)管理電子化。
會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門保存一年后（特殊情況除外），移交到校檔案館，由于財(cái)務(wù)部門沒有專門的檔案庫房，不具備檔案保管條件，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案受潮、蟲蛀、損壞、缺失等狀況的發(fā)生；查閱人員在檔案館查閱、借閱檔案時(shí)，基本上是查閱人員自己到庫房翻找，再自行復(fù)印，在查找、復(fù)印過程中經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、損壞現(xiàn)象，耗時(shí)幾天甚至幾周時(shí)間才能完成查詢工作，嚴(yán)重影響審計(jì)等各項(xiàng)工作效率，也違反檔案管理工作條例，給檔案造成無法挽回的損失。因此會(huì)計(jì)檔案需實(shí)行電子化管理，進(jìn)行網(wǎng)上查閱，保護(hù)會(huì)計(jì)檔案，提高各部門的工作效率。
2 電子會(huì)計(jì)檔案管理
2.1 電子會(huì)計(jì)檔案管理的必要性及制度完善
電子商務(wù)平臺(tái)推進(jìn)了電子合同、電子發(fā)票的利用，各合作單位利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，信息的網(wǎng)上傳遞交流節(jié)省工作人員的查驗(yàn)時(shí)間，查閱人員通過輸入關(guān)鍵詞就能檢索到相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案信息，提高檔案館的工作效率、服務(wù)水平，檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案編研。
通過編研為利用者提煉出有價(jià)值的信息，為學(xué)校管理決策服務(wù)。在校園各辦公區(qū)域內(nèi)設(shè)置會(huì)計(jì)系統(tǒng)的終端設(shè)備，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的資源共享。
規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案的管理制度，財(cái)務(wù)部門配有專門的兼職檔案管理人員，規(guī)范會(huì)計(jì)資料的立卷歸檔及移交前的日常管理利用，維護(hù)電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全，財(cái)務(wù)部門在電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)制作填寫《電子會(huì)計(jì)檔案移交歸檔登記表》一式三份，一份財(cái)務(wù)備查，一份檔案館存檔，一份檔案館日常利用查找。檔案館制定詳細(xì)的電子檔案歸檔范圍、保管、保密制度，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，查閱、利用、歸還制度。歸檔電子檔案必須有電子簽名，配有專門的防磁柜保管會(huì)計(jì)電子檔案；電子源文件的元數(shù)據(jù)及背景信息存檔。完善電子會(huì)計(jì)檔案查詢系統(tǒng)，提高財(cái)務(wù)、審計(jì)人員查檔效率。
2.2 電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性完整性
歸檔電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的第三方認(rèn)證的電子簽名，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)聯(lián)同背景信息及元數(shù)據(jù)一同歸檔，保證電子會(huì)計(jì)檔案的完整讀取；所有數(shù)據(jù)均備份并異地保存，確保自然災(zāi)害不影響電子會(huì)計(jì)檔案的利用。電子發(fā)票的歸檔保存要進(jìn)行網(wǎng)上比對(duì)，保證接收電子發(fā)票的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。
2.3 電子會(huì)計(jì)檔案的安全性
電子會(huì)計(jì)檔案通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，大量的會(huì)計(jì)信息在網(wǎng)上公開，如何保護(hù)電子檔案的存儲(chǔ)、利用安全尤為重要。檔案館提供的在線瀏覽查閱的電子檔案應(yīng)為只讀文件，利用者只能看不能修改，與電子會(huì)計(jì)檔案原件分開存儲(chǔ)，管理人員定期檢查電子原件以防篡改；檔案管理人員賦予查閱人員不同的權(quán)限，對(duì)于重要檔案只能到館后查閱；設(shè)置防火墻，保證系統(tǒng)安全運(yùn)行，只有系統(tǒng)安全才能保證電子檔案的真實(shí)完整。
2.4 電子會(huì)計(jì)檔案人員素質(zhì)要求
定期組織會(huì)計(jì)人員參加檔案專業(yè)知R的培訓(xùn)教育，提高會(huì)計(jì)電子檔案的案卷質(zhì)量，會(huì)計(jì)檔案管理人員參加會(huì)計(jì)培訓(xùn)、繼續(xù)教育，熟練掌握會(huì)計(jì)軟件的操作技能，會(huì)計(jì)及檔案人員之間經(jīng)常溝通交流，增強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)和水平。
電子會(huì)計(jì)檔案是新生事物，檔案管理者適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案電子化的管理過程中，要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，形成有效的管理方法，創(chuàng)新管理思路；將來的會(huì)計(jì)軟件應(yīng)包含會(huì)計(jì)辦公系統(tǒng)和會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)辦理完畢，系統(tǒng)自動(dòng)生成電子會(huì)計(jì)檔案，并能提供檔案的利用、統(tǒng)計(jì)等工作。
參考文獻(xiàn)
篇6
1.1
根據(jù)股份公司現(xiàn)行制度，結(jié)合酒店公司特點(diǎn)，制定工程成本類合同管理制度。
1.2
適用范圍：本節(jié)經(jīng)濟(jì)合同管理規(guī)定適用于工程承包合同、貨物采購合同和技術(shù)服務(wù)合同。本規(guī)定不適用于：酒店管理公司管理合同、各酒店外租區(qū)租賃合同、開辦費(fèi)涉及的所有合同、人力資源涉及到的所有合同，這些合同或協(xié)議按特定的程序申報(bào)。
1.2.1
工程承包合同包括：工程承包、工程技術(shù)服務(wù)、酒店翻新改造之工程承包、各酒店項(xiàng)目部或各酒店項(xiàng)目公司辦公用房房屋裝修、新建及拆改等。
1.2.2
貨物采購合同包括：工程材料設(shè)備采購、酒店翻新改造之材料設(shè)備采購。
1.2.3
技術(shù)服務(wù)合同包括：可研分析、勘察設(shè)計(jì)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、室內(nèi)設(shè)計(jì)、造價(jià)咨詢等顧問類，檢測、面積測繪、宣傳推廣、模型制作等服務(wù)類。
2
合同辦理
2.1
合同起草
2.1.1
金額在2萬元以上的業(yè)務(wù)事項(xiàng)應(yīng)事先簽訂合同，直接委托合同由直接委托辦理部門負(fù)責(zé)起草，經(jīng)招標(biāo)確定合作方的合同由招標(biāo)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)起草。
2.1.2
金額在2萬元以下（含）的業(yè)務(wù)事項(xiàng)可不用簽訂合同，但應(yīng)參照股份公司管理制度中零星采購和緊急采購程序處理。
2.2
合同談判
所有經(jīng)濟(jì)合同的談判，至少有二個(gè)部門的二名以上經(jīng)辦人員參與談判。成本控制部必須參與所有經(jīng)濟(jì)合同的談判。
3
合同審批及簽訂
3.1
合同簽訂的主體：
3.1.1
工程承包、貨物采購合同由酒店項(xiàng)目部或酒店項(xiàng)目公司工程部辦理。
3.1.2
技術(shù)服務(wù)合同由酒店公司設(shè)計(jì)部辦理。
3.1.3
造價(jià)服務(wù)合同由酒店公司成本控制部辦理。
3.2
合同資料的報(bào)備：
3.2.1
合同簽訂后，由合同經(jīng)辦人員將合同簽訂相關(guān)檔案（包括申請(qǐng)單、審批單、報(bào)價(jià)單、合同文本及各審批人審批意見的電子版原件等）的完整資料上報(bào)酒店公司成本控制部。
3.3
未成立酒店項(xiàng)目部或酒店項(xiàng)目公司的合同由酒店公司本部相應(yīng)部門代為辦理，股份公司法務(wù)部代為審批法律意見。
3.4
審批程序
3.4.1
股份公司經(jīng)辦的酒店第一類招標(biāo)（采購）合同按股份公司管理制度執(zhí)行。
3.4.2
酒店公司經(jīng)辦的第二類招標(biāo)（采購）、地方類招標(biāo)（采購）及直接委托合同，逐級(jí)報(bào)酒店公司總經(jīng)理審批執(zhí)行。
4
經(jīng)濟(jì)合同的履行
4.1
合同管理責(zé)任部門：
4.1.1
工程承包、貨物采購、監(jiān)理合同：所屬酒店項(xiàng)目部或項(xiàng)目公司。
4.1.2
造價(jià)咨詢合同：酒店公司成本控制部。
4.1.3
各項(xiàng)目設(shè)計(jì)服務(wù)類及酒店技術(shù)服務(wù)類合同：酒店公司設(shè)計(jì)部。
4.1.4
酒店項(xiàng)目施工圖設(shè)計(jì)服務(wù)類合同：酒店項(xiàng)目部及酒店項(xiàng)目公司設(shè)計(jì)部。
4.1.5
合同管理責(zé)任部門的負(fù)責(zé)人是負(fù)責(zé)合同履行的主要責(zé)任人。
4.2
合同臺(tái)帳建立：
4.2.1
工程承包、貨物采購、造價(jià)咨詢及監(jiān)理合同臺(tái)帳：所述酒店項(xiàng)目部或酒店項(xiàng)目公司成本控制部負(fù)責(zé)建立。
4.2.2
設(shè)計(jì)服務(wù)類及酒店技術(shù)服務(wù)類合同臺(tái)帳：酒店公司設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)建立。
4.2.3上述合同臺(tái)帳每月25日?qǐng)?bào)酒店公司成本控制部審核后、由后者統(tǒng)一報(bào)股份公司成本控制部備案。
4.3
股份公司所屬項(xiàng)目公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)建立非前述合同臺(tái)帳，跟蹤監(jiān)督非前述合同執(zhí)行情況，并于每月月底將該臺(tái)帳電子版通過企業(yè)OA系統(tǒng)提交給酒店公司成本控制部存檔備案；各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)配合收集、整理和及時(shí)提交非前述合同執(zhí)行的相關(guān)資料。
4.4
前述合同執(zhí)行過程中、以及完畢后，合同管理責(zé)任部門應(yīng)依據(jù)《供方履約評(píng)估指引》的規(guī)定進(jìn)行合同執(zhí)行評(píng)估，經(jīng)酒店公司成本控制部審核后報(bào)股份公司成本控制部備案。
5
合同檔案管理
5.1
合同簽訂后，股份公司所屬項(xiàng)目公司財(cái)務(wù)部、酒店公司成本控制部、酒店公司檔案管理部門（即含各酒店項(xiàng)目部和各酒店項(xiàng)目公司行政部檔案員，下同）必須留存一份原件（正本或副本），其他部門需要留存合同的，由酒店公司檔案管理部門提供復(fù)印件。
5.2
篇7
（一）有利于綠色環(huán)保，減少資源浪費(fèi)。會(huì)計(jì)工作耗材成本巨大，日?qǐng)?bào)、月報(bào)、年報(bào)所需紙張加上色帶、打印機(jī)等各類耗材，無以計(jì)算，造成資源浪費(fèi)、環(huán)境污染。由于大量的會(huì)計(jì)報(bào)表、報(bào)銷單據(jù)及記賬憑證等都以紙質(zhì)檔案呈現(xiàn)，給檔案管理及檔案利用帶來諸多不便，以我校為例，一些科研項(xiàng)目結(jié)題審計(jì)、學(xué)科評(píng)估、教學(xué)評(píng)估等等不僅需要大量的原始票據(jù)憑證，還需要例如合同、協(xié)議、文件等原始憑證等，這些文件材料大部分都附在會(huì)計(jì)原始單據(jù)后面，這樣一來，一個(gè)項(xiàng)目查下來就要翻閱少則一年多則五、六年，甚至十年的原始會(huì)計(jì)憑證，另外由于復(fù)印、照相、掃描不清不詳，還要往返檔案館查找多次，耗資耗力耗材，給會(huì)計(jì)檔案的利用帶來諸多不利。如果實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案管理就不一樣了，新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，符合條件的電子會(huì)計(jì)資料和電子會(huì)計(jì)憑證都可以同紙質(zhì)檔案一同歸檔立卷。這樣會(huì)計(jì)檔案利用者就可以通過電子會(huì)計(jì)平臺(tái)迅速查到自己需要的會(huì)計(jì)原始憑證，既節(jié)省了時(shí)間又降低了耗材成本，節(jié)能減排，綠色環(huán)保。
（二）提高會(huì)計(jì)工作的效率，便于會(huì)計(jì)檔案管理。紙質(zhì)檔案在形成和保管、利用的實(shí)踐過程中，投入大量的人力、物力和財(cái)力，近年來紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，尤其是記賬憑證成倍增加，占用了大量的空間，一些館所由于缺少現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫房管理，出現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證擺放雜亂、無序的現(xiàn)象，給工作帶來極大不利，甚至造成嚴(yán)重的安全隱患。電子會(huì)計(jì)檔案管理的出臺(tái)，以它獨(dú)特的便捷性，提高了會(huì)計(jì)工作的效率，加速了會(huì)計(jì)信息資源的傳遞速度，進(jìn)而提升了會(huì)計(jì)檔案的利用率。
（三）有利于現(xiàn)代化會(huì)計(jì)大數(shù)據(jù)事業(yè)的發(fā)展。現(xiàn)代化信息時(shí)代的發(fā)展，要求財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)大?稻蕕鬧С幀Mü?一些會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的分析和研究，可以為決策者提供有價(jià)值的依據(jù)和決策。新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的出臺(tái)，將有利地推動(dòng)電子會(huì)計(jì)大數(shù)據(jù)的實(shí)現(xiàn)，為機(jī)關(guān)企事業(yè)管理者提供更準(zhǔn)確、更真實(shí)、更可靠的一手?jǐn)?shù)字信息，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做好參謀。
二、建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹⒁?guī)范的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度
電子會(huì)計(jì)檔案的管理需要以科學(xué)的態(tài)度、完善的管理進(jìn)行，它與紙質(zhì)檔案的管理無論在制度管理，還是業(yè)務(wù)流程，以及安全防范方面都存在著很大差別，為保證電子會(huì)計(jì)檔案的管理科學(xué)、規(guī)范，最大限度地開發(fā)、利用，應(yīng)該從規(guī)范管理、組織流程、建立安全防范體系幾個(gè)方面落實(shí)。
（一）制定完善的電子會(huì)計(jì)檔案的制度。新《管理辦法》明確了電子會(huì)計(jì)檔案的管理，規(guī)定電子會(huì)計(jì)檔案在接收、傳輸、保管、利用等環(huán)節(jié)，要遵循建立與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案相關(guān)聯(lián)的會(huì)計(jì)檔案檢索系統(tǒng)，并且強(qiáng)調(diào)同時(shí)要符合長期保管的條件。規(guī)定從外部接收的符合存檔條件的電子會(huì)計(jì)資料，同時(shí)其電子簽名必須符合《中華人民共和國電子簽名法》的要求。
（二）健全電子會(huì)計(jì)檔案的移交手續(xù)。規(guī)定指出，電子會(huì)計(jì)檔案在移交時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守電子會(huì)計(jì)檔案與其元數(shù)據(jù)一同移交的規(guī)定，并且要求電子會(huì)計(jì)檔案在形成過程中的文件格式必須符合國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定。強(qiáng)調(diào)如果是特殊的電子格式必須連同電子會(huì)計(jì)檔案的讀取平臺(tái)一同移交歸檔保存。
三、建立健全科學(xué)完善的電子會(huì)計(jì)檔案安全保障制度
電子會(huì)計(jì)檔案歸檔，應(yīng)當(dāng)從它形成的全過程加以監(jiān)控。首先應(yīng)當(dāng)從電子會(huì)計(jì)檔案的收集、傳輸、整理、保管開始，到最后的移交，形成電子信息一體化的電子會(huì)計(jì)檔案管理體系；對(duì)其形成過程中的準(zhǔn)確性、完整性、可用性及安全性一一進(jìn)行嚴(yán)格的檢測把關(guān)，真正符合規(guī)定的會(huì)計(jì)資料才可以接收歸檔。
（一）建立電子會(huì)計(jì)檔案安全保障體系。從管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)傳輸、到電子會(huì)計(jì)檔案的利用，檔案部門應(yīng)協(xié)同會(huì)計(jì)部門、信息技術(shù)管理部門一同建立安全有效的防范體系，嚴(yán)防電子會(huì)計(jì)檔案利用中的丟失及篡改。
（二）建立電子會(huì)計(jì)檔案的備份制度。防止自然災(zāi)害及人為破壞。
篇8
（一）合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)，管理觀念淡薄
在合同管理的過程中，簽約責(zé)任人的法律觀念和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，直接影響著以后合同管理的質(zhì)量和效率。由于高校不同于一般的企業(yè)法人，受傳統(tǒng)思維定勢的影響，管理者對(duì)學(xué)校合同管理重要性的認(rèn)識(shí)不足、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)、法律觀念相對(duì)淡薄。高校合同種類繁多，存在范圍廣，涉及周期長，所面臨風(fēng)險(xiǎn)的種類也是多樣的。合同談判簽約前，部分高校在對(duì)合同文本的合法性、合規(guī)性進(jìn)行必要的審核時(shí)，由于沒有設(shè)立專門的部門（機(jī)構(gòu)）和人員，審核往往難以做到嚴(yán)格把關(guān)。而在正式簽約時(shí)，又存在“應(yīng)付審計(jì)、走過場”的現(xiàn)象，草率簽訂合同，這就使得合同在簽訂之初就留下了較多的隱患，加大了法律風(fēng)險(xiǎn)。在合同履約過程中，缺乏必要的對(duì)履約情況進(jìn)行跟蹤、檢查、監(jiān)督。在合同履約完畢后，缺乏必要的績效評(píng)價(jià)機(jī)制。當(dāng)合同履約出現(xiàn)失誤時(shí)，也沒有相應(yīng)的追蹤問責(zé)體系，不易追究責(zé)任，更難挽回?fù)p失。
（二）合同多部門簽訂，無專門機(jī)構(gòu)管理
一些高校對(duì)合同管理重要性的認(rèn)識(shí)不足，缺乏統(tǒng)一歸口管理部門進(jìn)行集中管理，合同的責(zé)任歸屬不明確甚至是混亂，致使各部門之間各自為政，造成合同管理十分混亂。如：基建工程的勘察、設(shè)計(jì)、安裝、施工、監(jiān)理、檢測、以及影響房屋結(jié)構(gòu)的維修改造合同由基建部門或新校區(qū)建設(shè)辦公室管理；零星維修改造工程，包括水、電、設(shè)備、教室、學(xué)生宿舍維修改造等，合同由后勤或總務(wù)部門管理；資產(chǎn)的采購、處置，資產(chǎn)的出租出借及對(duì)外投資合同由資產(chǎn)管理部門管理；教材、教輔資料的采購合同，以及教育服務(wù)合同、聯(lián)合辦學(xué)合同由教學(xué)部門管理；圖書、期刊雜志、電子資源的采購合同由圖書館管理；融資合同由財(cái)務(wù)部門管理；科研合作、科技開發(fā)、科技咨詢、科技服務(wù)、成果轉(zhuǎn)讓合同由科技部門管理；開展國際（境外）合作辦學(xué)由外事部門管理等。這種由多部門分別進(jìn)行管理、簽訂的合同管理體制，當(dāng)產(chǎn)生履約糾紛、尤其是涉及多方主體時(shí)，各部門之間就難免地出現(xiàn)互相推諉扯皮現(xiàn)象，不利于及時(shí)、有效地解決問題。此外，合同的多部門管理、簽訂還會(huì)造成在合同歸檔過程中，合同及相關(guān)資料分散在學(xué)校的不同管理部門，一些合同文本和證據(jù)資料因不能及時(shí)歸檔和保存，或保存不善，甚至發(fā)生丟失，給高校帶來潛在的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和法律糾紛隱患。
（三）合同內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)，未經(jīng)嚴(yán)格審核批準(zhǔn)
高校各類對(duì)外合同的簽訂，都必須嚴(yán)格依照《中華人民共和國合同法》等相關(guān)法律、法規(guī)，在全面、充分表達(dá)雙方真實(shí)意圖的基礎(chǔ)上，對(duì)合同的實(shí)質(zhì)性條款（包括附件）盡可能進(jìn)行完備地約定。由于高校的合同內(nèi)控制度建設(shè)比較滯后，在合同管理流程中，往往缺少關(guān)鍵的合同審核環(huán)節(jié)，由于沒有設(shè)立專門的部門（機(jī)構(gòu)）和人員，或由于合同審核人員專業(yè)知識(shí)的欠缺，或相關(guān)的法律知識(shí)不足，從而在審核中無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)不當(dāng)或不利內(nèi)容和條款；也有的高校合同審核人員確實(shí)提出了恰當(dāng)?shù)男薷囊庖姡驗(yàn)閮?nèi)部部門之間溝通不暢，合同的經(jīng)辦人員沒有及時(shí)糾正這些不足。另外，業(yè)務(wù)主辦部門在實(shí)際簽訂合同時(shí)，有時(shí)礙于情面，或存在僥幸心理，自以為違約、糾紛不可能發(fā)生，覺得這類條款可有可無，忽視對(duì)違約責(zé)任、爭議解決等條款的約定。實(shí)際上，這些認(rèn)定違約責(zé)任、確定爭議解決辦法的條款正是日后處理合同糾紛的方法和依據(jù)，同時(shí)這些條款的存在，也可有效敦促雙方積極履行合同義務(wù)。
三、高校合同管理的對(duì)策分析
（一）加強(qiáng)教育，提高對(duì)合同管理工作的認(rèn)識(shí)
財(cái)政部于2012年11月29日了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，要求各行政事業(yè)單位自2014年1月1日起施行，以進(jìn)一步提升高校內(nèi)部管理水平。高校合同管理是新時(shí)期高校依法治校的重要內(nèi)容，是高校內(nèi)部控制的重要組成部分，它直接規(guī)范著高校的對(duì)外經(jīng)濟(jì)行為。高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門工作人員對(duì)合同管理工作的認(rèn)識(shí)提升以及他們的法制意識(shí)的增強(qiáng)是做好合同管理工作的重要保障。因此，應(yīng)對(duì)學(xué)校干部職工開展廣泛深入的普法宣傳教育，加強(qiáng)對(duì)專兼職合同管理人員的培訓(xùn)尤為重要與迫切。通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使他們進(jìn)一步增強(qiáng)法制觀念，依法履行管理職責(zé)；同時(shí)使廣大干部、職工認(rèn)識(shí)到，建立和完善合同管理機(jī)制，加強(qiáng)高校內(nèi)部控制，強(qiáng)化合同管理，是高校避免風(fēng)險(xiǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益、提升高校競爭力和發(fā)展?jié)摿Φ闹匾Ｕ希彩鞘袌鼋?jīng)濟(jì)的必然要求，對(duì)于在市場經(jīng)濟(jì)條件下維護(hù)學(xué)校的利益具有十分重要的意義。
（二）加強(qiáng)合同的制度化規(guī)范化管理
為保障合同在審核、簽訂、履行時(shí)以及出現(xiàn)糾紛后都能夠及時(shí)有效解決處理，不至于遇到問題束手無策，高校應(yīng)依據(jù)《合同法》等法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，建立健全一整套規(guī)章制度體系，制定一系列切實(shí)可行的高校合同管理制度，以加強(qiáng)合同的規(guī)范化管理，要從體制上、程序上、權(quán)限上規(guī)范和約束各職能部門履約的行為，以此規(guī)范學(xué)校的合同運(yùn)作和經(jīng)營行為。例如要完善簽訂合同的授權(quán)委托制度，防治受托權(quán)力的濫用和權(quán)力的過于集中，使學(xué)校法人代表———校長的授權(quán)委托行為規(guī)范化、合法化。同時(shí)還要建立和完善合同審核會(huì)簽制度、合同專用章使用管理制度、合同追蹤監(jiān)督體系、合同檔案查詢和保管管理制度等。通過一系列制度的精心制定、認(rèn)真執(zhí)行、監(jiān)督檢查，保證完整、準(zhǔn)確、全面履行合同，維護(hù)高校的合法權(quán)益。
（三）加強(qiáng)合同簽訂前的審核工作
合同訂立前，應(yīng)通過嚴(yán)格的審核會(huì)簽程序。合同審核可實(shí)行合同小組會(huì)簽制。小組成員可由業(yè)務(wù)主辦部門和相關(guān)職能部門如：校辦公室、招投標(biāo)辦、財(cái)務(wù)部門、紀(jì)檢審計(jì)等部門負(fù)責(zé)人以及相關(guān)專業(yè)人員組成。小組成員應(yīng)分工負(fù)責(zé)，密切配合，共同為維護(hù)學(xué)校經(jīng)濟(jì)利益把好關(guān)。可重點(diǎn)審核合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性。如當(dāng)事人的名稱、地址，合同標(biāo)的，質(zhì)量和數(shù)量，價(jià)款和酬金，付款的時(shí)間與方式，質(zhì)保金的收取與退還，后續(xù)的服務(wù)與維保，違約責(zé)任，解決爭議的方法等，是否都已在合同中具體載明清楚。審核合同時(shí)應(yīng)注意合同文字的規(guī)范、準(zhǔn)確，合同內(nèi)容在邏輯上應(yīng)保證前后一致，合同使用的概念切忌使用含混不清的語言，一個(gè)概念有多種解釋時(shí)要確定一種解釋避免糾紛。會(huì)審小組成員審核后應(yīng)在合同會(huì)審表上簽署意見。由業(yè)務(wù)主辦部門綜合以上專業(yè)意見拿出較成熟的方案，最后交校領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。凡對(duì)外投資、融資、合作辦學(xué)以及學(xué)校資產(chǎn)聯(lián)合經(jīng)營等重大經(jīng)濟(jì)合同（50萬元或100萬元以上）和重要合同（具體金額由各校根據(jù)情況確定）應(yīng)請(qǐng)法律專業(yè)人員對(duì)合同的內(nèi)容、條款進(jìn)行咨詢把關(guān)并簽署意見，經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)校長辦公會(huì)或?qū)W校黨委會(huì)審定后簽訂。高校在簽訂合同時(shí)不僅要講正面的合作，更要強(qiáng)調(diào)反面的責(zé)任。只有這樣，一旦發(fā)生合同違約時(shí)，才能確保高校合法權(quán)益不受損失。
（四）加強(qiáng)合同履行的監(jiān)督跟蹤管理
學(xué)校合同一旦訂立，就要開始履行。在此過程中，最重要也是最根本的是加強(qiáng)管理，提高執(zhí)行力，確保全面按時(shí)履約。相關(guān)部門要各司其責(zé)，業(yè)務(wù)主辦部門應(yīng)對(duì)合同履行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤監(jiān)督，指定專人跟蹤監(jiān)督合同的履行情況，按合同約定條款組織實(shí)施，對(duì)工程、物資、設(shè)備的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，嚴(yán)格監(jiān)督合同履行過程中是否按照合同規(guī)定辦理驗(yàn)收手續(xù)。涉及到合同中的付款條款，需經(jīng)雙方確認(rèn)后，由業(yè)務(wù)主辦部門辦理付款申請(qǐng)手續(xù)。學(xué)校財(cái)務(wù)部門應(yīng)依據(jù)合同履行收付款職責(zé)，并按審批權(quán)限，經(jīng)申請(qǐng)人、業(yè)務(wù)主辦部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)主管該項(xiàng)目的校領(lǐng)導(dǎo)審批、簽字確認(rèn)后辦理款項(xiàng)結(jié)算，杜絕違反合同規(guī)定超進(jìn)度付款現(xiàn)象的發(fā)生。監(jiān)察、審計(jì)部門應(yīng)認(rèn)真履行督查職責(zé)，保障學(xué)校合法權(quán)益不受損失。如屬相關(guān)部門履行不當(dāng)造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)部門或相關(guān)人員的責(zé)任。
（五）加強(qiáng)合同檔案的歸檔管理
高校要建立和完善合同檔案管理制度。合同歸檔可由校辦公室作為歸口管理部門，具體負(fù)責(zé)合同的歸檔、管理、查詢工作。校辦公室應(yīng)安排專人對(duì)合同檔案進(jìn)行整理、加工，對(duì)所有合同統(tǒng)一編號(hào)、分類歸檔、匯總列表備查。合同履行完畢后，業(yè)務(wù)主辦部門應(yīng)及時(shí)按檔案管理要求進(jìn)行整理，移送校辦檔案管理部門，不得隨意處置、銷毀或遺失。每一份合同正本、副本以及合同審核、會(huì)簽過程中提出的修改意見及與之相關(guān)的附件（如傳真件、文書、圖表等），變更、解除合同的協(xié)議（包括文書、電傳等）等資料，授權(quán)委托書、合同分批履行的情況記錄等材料均需妥善處理、及時(shí)整理歸檔，建立合同管理登記臺(tái)賬，為以后各方查閱使用提供方便。各部門因工作需要借用合同復(fù)印件，應(yīng)由借用部門負(fù)責(zé)人簽字，分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。校辦檔案管理部門負(fù)責(zé)及時(shí)收回借出的合同。各部門應(yīng)對(duì)合同進(jìn)行保密，校辦合同管理人員不得擅自將合同（原件或復(fù)印件）借給外部門（個(gè)人），也不得泄漏合同內(nèi)容。
篇9
公文歸檔；制度；范圍；時(shí)間；質(zhì)量；要求；歸檔
歸檔是檔案的主要來源，也是機(jī)關(guān)文書工作的最后一步，同時(shí)是檔案工作的起點(diǎn)，為了保證歸檔文件的完整，制定了相應(yīng)的歸檔制度。有很多法規(guī)性文件均對(duì)歸檔制度做了明確規(guī)定，所有立檔單位必須遵照?qǐng)?zhí)行。文件的歸檔工作包括歸檔的時(shí)間、范圍和歸檔文件的質(zhì)量要求。
1 公文的歸檔范圍
歸檔范圍是指已辦理完畢的文件材料應(yīng)歸檔及不應(yīng)歸檔的范圍，一般來說，文件反映本單位工作活動(dòng)，有一定保存價(jià)值的文件材料都應(yīng)該在歸檔范圍內(nèi)。根據(jù)相關(guān)文件規(guī)定，機(jī)關(guān)的文件材料主要指的是機(jī)關(guān)在自己工作中形成的各種文字記錄，一個(gè)機(jī)關(guān)需要?dú)w檔的文件材料，是由以下四個(gè)部分組成的：（1）機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中主要體現(xiàn)機(jī)關(guān)主要職能的，反映機(jī)關(guān)歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)以后發(fā)展及生存具有研究價(jià)值和利用價(jià)值的文字材料；（2）機(jī)關(guān)在本職工作中對(duì)國家、集體和人民的權(quán)益有一定促進(jìn)意義的憑證類的文字材料，這類材料歸檔后具有影響作用。（3）機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中體現(xiàn)出是在執(zhí)行上級(jí)規(guī)定的文件材料，以及同級(jí)和下級(jí)報(bào)送的重要文件的執(zhí)行情況的文件材料，為以后工作提供依據(jù)。（4）除上述文件材料外，還有一些材料對(duì)于本機(jī)關(guān)以后的工作具有查考價(jià)值的文件材料也在歸檔范圍之內(nèi)。
確定好文件材料歸檔范圍后，所有需要?dú)w檔的文件材料，要依據(jù)相關(guān)的規(guī)定向檔案部門進(jìn)行移交，做到有價(jià)值的文件材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，適時(shí)進(jìn)行歸檔。在檔案歸檔過程中，個(gè)人沒有權(quán)力把檔案歸為已有，也沒有權(quán)力拒絕應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行歸檔。
為做好文件歸檔工作，各歸檔單位要遵照以上的規(guī)定，根據(jù)本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，確定本機(jī)關(guān)的文件材料歸的范圍和歸檔文件的保管年限，并通過檔案管理的審查后嚴(yán)格執(zhí)行。
機(jī)關(guān)在確定歸檔范圍時(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：（1）在電子文件進(jìn)行歸檔的時(shí)候要把電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等一些相關(guān)資料都要做到相應(yīng)歸檔。（2）在紙質(zhì)材料歸檔的過程中，一些文件的發(fā)文稿紙以及文件處理單要和正式文件一起進(jìn)行歸檔。（3）多個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文或聯(lián)合召開會(huì)議時(shí)形成的文件材料應(yīng)由主辦單位歸檔文件的原件，其它單位歸檔形成文件材料的復(fù)印件。（4）有關(guān)刊物、簡報(bào)、圖書等一般性參考資料原則上不立卷歸檔，而應(yīng)單獨(dú)存放。（5）一個(gè)部門的文書檔案和科技檔案應(yīng)分別歸檔。
2 公文的歸檔時(shí)間
歸檔時(shí)間是指文書處理部門和業(yè)務(wù)部門將需要?dú)w檔的公文向檔案部門移交的時(shí)間。按照1983年4月中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定：“機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。”對(duì)于某些文件、特殊文件、保密文件或分散的單位文件，為了便于實(shí)際工作的查考利用，也可適當(dāng)延長歸檔時(shí)間。另外，電子文檔的歸檔時(shí)間較為靈活，如果采用邏輯歸檔的方式，應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，如果采用物理歸檔方式，則可以按照紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間定期完成。
因此，歸檔時(shí)間的確定，應(yīng)以各種文件材料的形成特點(diǎn)及規(guī)律為依據(jù)。正確規(guī)定歸檔時(shí)間，對(duì)維護(hù)檔案完整及業(yè)務(wù)部門和檔案室工作的順利進(jìn)行都有重要的意義。歸檔時(shí)間規(guī)定過短會(huì)影響文件在機(jī)關(guān)日常工作中的使用及檔案室其他工作的開展；反之，定得過長容易導(dǎo)致文件散失和損壞，會(huì)增加業(yè)務(wù)部門的負(fù)擔(dān)。
3 歸檔案卷或文件的質(zhì)量要求
根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《歸檔文件整理規(guī)則》等有關(guān)文件的規(guī)定，檔案室一般不接收未經(jīng)整理的零散文件材料。對(duì)歸檔案卷或文件的總的質(zhì)量要求是：在歸檔文件材料中要保持各文件之間的聯(lián)系，同時(shí)不能破壞文件材料形成的特點(diǎn)和規(guī)律，不同價(jià)值的文件要區(qū)別歸檔，方便檔案部門的利用和保管。在實(shí)際工作中應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
（1）歸檔文件必須齊全、完整。凡是在職能活動(dòng)中形成的對(duì)今后有查考利用價(jià)值的文件材料，均應(yīng)收集歸檔。歸檔文件的種類、份數(shù)及每份文件，均應(yīng)齊全完整。
（2）遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，層次分明。在立卷時(shí)應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起，不得分開；一個(gè)項(xiàng)目的材料，要把項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)束形成的材料組在一起，準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和過程，盡量做到一事一卷。
（3）區(qū)分不同價(jià)值的文件，分別組卷。在組卷過程中盡量歸檔文件不同的保管期限分別組卷，以便初步劃定保管期限，日后向檔案館移交，防止拆卷重組問題的產(chǎn)生。
（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系，系統(tǒng)排列。有相關(guān)聯(lián)系的文件要按照順序排列在一起，如正件在前，附件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；涉及會(huì)議的材料要按照時(shí)間順序進(jìn)行排列；會(huì)議文件按文件的重要程度排列；一般工作形成的材料，結(jié)論性的文件在前，依據(jù)性的文件在后；產(chǎn)品銷售合同應(yīng)按問題單獨(dú)組卷，再按供貨時(shí)間依序排列；上級(jí)政策性規(guī)定的普發(fā)文件按問題單獨(dú)組卷，卷內(nèi)文件依其重要程度排列。科技文件的排列按照國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T11822-2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》執(zhí)行。
（5）對(duì)于跨年度文件材料的組卷和排列。除產(chǎn)品、項(xiàng)目、設(shè)備、儀表、基建項(xiàng)目檔案外，不同年度的文件不能放在一起立卷。跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在批復(fù)年度立卷；沒有批復(fù)的放在請(qǐng)示年度立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議放在會(huì)議開幕年度立卷。
篇10
1 藥品生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)債權(quán)檔案的特點(diǎn)
1.1 應(yīng)收帳款債權(quán)檔案是公司債權(quán)檔案構(gòu)成的主體
以藥品生產(chǎn)、銷售為主的工業(yè)企業(yè)，其產(chǎn)品的直銷對(duì)象主要是各級(jí)醫(yī)院，醫(yī)藥商品經(jīng)營企業(yè)（各級(jí)醫(yī)藥批發(fā)公司）、連鎖藥房經(jīng)營公司。其銷售模式以信用限額銷售為主，現(xiàn)款銷售所占份額較少。應(yīng)收帳款債權(quán)占上年銷售總額15%-30%，成為公司債權(quán)構(gòu)成的主要部分。因此，應(yīng)收帳款債權(quán)檔案是公司債權(quán)檔案的主體，顯得尤其重要。
1.2 債權(quán)檔案數(shù)量很大，分布范圍廣
藥品生產(chǎn)企業(yè)往往品種、品規(guī)較多；營銷對(duì)象多，且分布在全國各地；物流配送是在信用限額內(nèi)按需配送，形成一種累計(jì)式債權(quán)。而不是簽定1份產(chǎn)品銷售合同對(duì)應(yīng)一次性完成配送。因此產(chǎn)生的銷售合同、銷售發(fā)票、送貨單據(jù)等債權(quán)資料數(shù)量很大，分布范圍廣。如管理不科學(xué)、責(zé)任落實(shí)不到位，在傳遞過程中極易造成遺失。
2 藥品生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)債權(quán)檔案的存在問題
2.1 債權(quán)檔案在形成部門分散排列歸檔，需要提供利用時(shí)查全率達(dá)不到100%
1.會(huì)計(jì)檔案中債權(quán)檔案不齊全且未集中排列。在實(shí)際操作中，會(huì)計(jì)做帳時(shí)，應(yīng)收帳款憑證附件只有送貨單、發(fā)票財(cái)務(wù)聯(lián)，隨帳務(wù)生成時(shí)間，分散裝訂成冊(cè)，不是按某個(gè)經(jīng)銷商某年度全部交易憑證集中排列，其中還缺少銷售合同及其他相關(guān)債權(quán)依據(jù)材料。因此，在企業(yè)清理債權(quán)時(shí)從會(huì)計(jì)檔案中查找某個(gè)經(jīng)銷商某個(gè)時(shí)間段的債權(quán)檔案費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，查找不齊全。
2.應(yīng)收帳款會(huì)計(jì)憑證附件之外的債權(quán)檔案由形成部門分散收集保管、排列整理不科學(xué)也存在查找不齊問題。
產(chǎn)品銷售合同，銷售管理臺(tái)帳、產(chǎn)品出庫管理臺(tái)帳、物流送貨單等形成于不同部門，在排列整理上缺少科學(xué)、規(guī)范，不利于查找，也造成債權(quán)清理時(shí)利用困難。
2.2 債權(quán)檔案生效要件不完善，準(zhǔn)確率達(dá)不到100%
1.銷售合同在簽訂環(huán)節(jié)存在簽字、蓋章等生效要件不全或與預(yù)留印件不相符的現(xiàn)象；
2.送貨單據(jù)簽章生效要件不全主要表現(xiàn)為：
（1）送貨單填寫不詳，如送貨匯總單填寫送貨件數(shù)、合計(jì)金額，無品種、規(guī)格、單價(jià)、金額及合計(jì)等明細(xì)簽章單。或者匯總單與明細(xì)單之間未建立生效關(guān)聯(lián)信息，造成送貨單無效。
（2）收貨人簽字與預(yù)留收貨人簽字不符。
3 加強(qiáng)債權(quán)檔案收集、歸檔管理的實(shí)踐探索
鑒于藥品生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)債權(quán)檔案的特點(diǎn)及存在問題，企業(yè)有必要加強(qiáng)債權(quán)檔案的管理，提高債權(quán)檔案形成環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確率、收集環(huán)節(jié)的完整率、保管環(huán)節(jié)的齊全率和查全率。使企業(yè)在債權(quán)風(fēng)控管理中避免因債權(quán)證據(jù)缺失而處于被動(dòng)地位，造成經(jīng)濟(jì)損失。
3.1 制定債權(quán)檔案專項(xiàng)管理制度，建立債權(quán)檔案形成、收集、歸檔管理網(wǎng)絡(luò)，明確債權(quán)檔案形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)的收集、移交歸檔職責(zé)
1.債權(quán)監(jiān)控中心為債權(quán)管理的主管部門，負(fù)責(zé)信用客戶、信用限額及債權(quán)檔案管理制度的制定、培訓(xùn)，并監(jiān)督、檢查、考核執(zhí)行情況。
（1）集團(tuán)公司債權(quán)監(jiān)控中心為銷售客戶及信用限額管理的主管部門，負(fù)責(zé)制定債權(quán)及債權(quán)檔案管理制度，并監(jiān)督、檢查執(zhí)行情況。下屬公司債權(quán)監(jiān)控分中心為本公司客戶及信用限額的具體管理單位（部門），負(fù)責(zé)執(zhí)行客戶信用限額管理制度和債權(quán)檔案的檢查、審核及歸檔管理。
（2）債權(quán)監(jiān)控分中心必須建立客戶電子信息檔案庫并進(jìn)行動(dòng)態(tài)維護(hù)。銷售客戶是公司的重要資源，不允許任何個(gè)人或團(tuán)體私自占用公司客戶資源。發(fā)生業(yè)務(wù)往來的客戶，統(tǒng)一實(shí)行申報(bào)審批制，經(jīng)公司正式審批后的客戶必須統(tǒng)一編制《銷售客戶目錄》以正式文件下發(fā)，未上目錄的客戶不得銷售。信用客戶必須提供齊全的信用資料，客戶信息系統(tǒng)根據(jù)客戶情況的變化（新增、名稱、地址、開票資料等信息變更）及時(shí)更新，動(dòng)態(tài)管理。客戶注銷必須結(jié)清貨款后才能予以注銷。客戶電子信息、紙質(zhì)客戶目錄及信用資料一同視為債權(quán)檔案歸檔保管。
2.各公司銷售財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)應(yīng)收帳款的對(duì)帳管理，強(qiáng)化對(duì)帳管理的及時(shí)性，確保債權(quán)的準(zhǔn)確性。
（1）企業(yè)授信額度實(shí)行時(shí)間授信和總額授信的雙控原則。銷售財(cái)務(wù)監(jiān)控授信債權(quán)總額及其存在時(shí)間，將授信總額控制在上年銷售額的15%-30%以內(nèi)。
（2）嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)對(duì)帳制度，每年對(duì)帳率要求達(dá)到100%。余額不平，找出不平的原因并加以說明和處理。形成的對(duì)帳余額調(diào)節(jié)表及情況說明要求加蓋財(cái)務(wù)專用章作為債權(quán)依據(jù)，移交債權(quán)中心與合同、送貨單一同歸檔。
3.銷售合同管理部負(fù)責(zé)銷售合同設(shè)計(jì)、用印、發(fā)出、回收審核。
（1）規(guī)范產(chǎn)品銷售合同文本的設(shè)計(jì)。
銷售合同文本統(tǒng)一規(guī)范設(shè)計(jì)，并詳細(xì)說明填寫要求，填寫示范樣本。對(duì)簽訂合同的業(yè)務(wù)代表、發(fā)貨人等相關(guān)人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)。
（2）規(guī)范合同填寫、簽字、蓋章等法律生效要件。
首先，要求信用客戶提品銷售合同簽訂人、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等合法字模、印模及授權(quán)委托書作為預(yù)留信用依據(jù)。
其次，簽訂產(chǎn)品銷售合同時(shí)，要求簽字蓋章手續(xù)必須齊全，并與預(yù)留字模、印模相符。
當(dāng)合同變更時(shí)，在“其它約定事項(xiàng)欄”注明變更情況并由雙方簽字確認(rèn)。合同作廢時(shí)，商務(wù)代表到經(jīng)銷商單位收回原合同并注明“作廢”或“無效”等字樣返還合同管理部。通過規(guī)范設(shè)計(jì)、填寫、審核、糾錯(cuò)等辦法，強(qiáng)化簽定合同的準(zhǔn)確性。
4.物流配送管理環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)送貨單制發(fā)、回收、審核，并移交一份給合同管理部門與相應(yīng)的合同附在一起歸檔。
（1）物流部門必須嚴(yán)格執(zhí)行發(fā)貨制度，收集配送對(duì)象的預(yù)留字模、印模。貨品送達(dá)后必須要求收貨人簽字蓋章，并與預(yù)留字模、印模一致。
（2）每次送貨、退貨單證齊全，送貨單上標(biāo)注銷售合同和送貨明細(xì)單、發(fā)票編號(hào)，幾種債權(quán)依據(jù)相互映證，以確保債權(quán)檔案的準(zhǔn)確性。
實(shí)踐操作中常會(huì)出現(xiàn)：授信客戶收貨印模、字模、托運(yùn)公司授權(quán)依據(jù)收集不全；送貨單無簽章；多品種送貨時(shí)，只有匯總送貨單簽章，未標(biāo)注送貨明細(xì)單編號(hào)，建立生效關(guān)聯(lián)信息。因此，送貨單據(jù)生效回收時(shí)應(yīng)按以上要求嚴(yán)格復(fù)核，確保送貨單簽發(fā)的準(zhǔn)備性。
3.2 銷售合同及送貨單的制發(fā)、回收、移交等嚴(yán)格執(zhí)行登記管理制度，保證債權(quán)檔案收集完整、齊全
所謂完整就是要求已簽訂生效的合同和相應(yīng)的送貨單據(jù)收齊、配套；齊全就是要求與某客戶簽訂的全部合同、送貨單、對(duì)帳單收齊配套。只有通過嚴(yán)格登記、追蹤管理制度來實(shí)現(xiàn)債權(quán)檔案的收集完整、齊全。
（1）銷售合同發(fā)出和執(zhí)行登記臺(tái)帳，按分銷公司及所銷產(chǎn)品登記。每月清理已履行和未能履行的合同，進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)溝通處理。
（2）嚴(yán)格執(zhí)行送貨登記管理臺(tái)帳。送貨臺(tái)帳要有送貨單發(fā)出、回收情況記錄。將簽收手續(xù)完備的送貨單財(cái)務(wù)聯(lián)移交銷售財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)記帳，第一聯(lián)移交合同部作為債權(quán)檔案附在相應(yīng)的銷售合同后，第三聯(lián)自存作為送貨臺(tái)帳記帳依據(jù)。
（3）銷售合同及送貨單簽發(fā)后，必須限期返回，丟失一份要登報(bào)公示并從重處罰責(zé)任人。
通過對(duì)債權(quán)檔案傳遞過程的跟蹤，確保債權(quán)檔案收集、及時(shí)、完整、齊全。
3.3 科學(xué)排列，規(guī)范整理債權(quán)檔案
1.科學(xué)排列，提高查準(zhǔn)率。
排列整理：銷售合同按產(chǎn)品、銷售區(qū)域（省）、經(jīng)銷商（購貨單位）、時(shí)間等要素進(jìn)行排列。年度內(nèi)將同一經(jīng)銷商的每一份銷售合同附上送貨單、按時(shí)間先后排列，再附上年度對(duì)帳余額調(diào)節(jié)表。
規(guī)范裝訂：合同、送貨單等應(yīng)歸檔債權(quán)憑據(jù)排列順序確定后，制作卷內(nèi)目錄及備考表，裝訂成冊(cè)。
3.4 歸口管理，提高債權(quán)檔案利用查全率
所有債權(quán)檔案由形成部門分片區(qū)、經(jīng)銷商排列，裝訂成冊(cè)后，編制移交清冊(cè)，每年移交債權(quán)中心審核，歸口集中保管、利用。確無債權(quán)糾紛后再移交檔案部門保存10年。當(dāng)債權(quán)法律糾紛產(chǎn)生時(shí)能快速提供債權(quán)依據(jù)，確保企業(yè)債權(quán)萬無一失。
參考文獻(xiàn)
篇11
一、高校檔案信息化建設(shè)的必要性
高校檔案承載著“記載校史校情，傳承大學(xué)精神”的重要使命，同時(shí)也是維護(hù)學(xué)校和師生根本利益的重要依據(jù)。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，高校館藏檔案案卷數(shù)也在逐年增加，同時(shí)，隨著國家的發(fā)展和社會(huì)的需求，每年各類人才流動(dòng)、戶籍變更、留學(xué)、移民的人數(shù)也在逐年攀升[1]34。以同濟(jì)大學(xué)檔案館為例，館里保存著建校一百多年的檔案27萬余卷，案卷每年以2萬余卷遞增，每年前來檔案館辦理各類檔案證明的達(dá)8000余人次，然而檔案館的工作人員不增反減，人均工作量不斷增長，勢必會(huì)在每年的畢業(yè)季等一些特殊時(shí)段形成業(yè)務(wù)量堆積的現(xiàn)象。針對(duì)這些問題，大力推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)成為亟待解決的問題。
二、高校檔案信息化建設(shè)的基本思路探索和應(yīng)用
高校檔案信息化建設(shè)是提高檔案工作水平的重要途徑，它的建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程。根據(jù)高校檔案的具體情況，歸納總結(jié)為三方面，即檔案資源數(shù)字化、管理過程智能化、檔案服務(wù)信息化。
1.檔案資源數(shù)字化。主要指直接歸檔的數(shù)字檔案和對(duì)館藏各種載體檔案的進(jìn)行數(shù)字化加工工作。（1）數(shù)字檔案的歸檔。數(shù)字檔案也可稱為“電子檔案”。電子文件是指依托計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化辦公條件和設(shè)備，存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體的文件，而具有查考利用價(jià)值并應(yīng)當(dāng)歸檔保存的電子文件就被稱為數(shù)字檔案，它必須依賴電子設(shè)備進(jìn)行閱讀和處理。在高校檔案形成過程中，會(huì)產(chǎn)生很多的數(shù)字檔案，比如電子公文(俗稱OA文件)就屬于此類檔案。電子公文是指通過學(xué)校協(xié)同辦公系統(tǒng)處理公文后形成的具有規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)，對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有相當(dāng)重要的保存價(jià)值。同濟(jì)大學(xué)在進(jìn)行電子公文歸檔的實(shí)際應(yīng)用中，創(chuàng)新提出在檔號(hào)編制規(guī)則中增加部門代碼，使同一部門的檔案相對(duì)集中，便于查找和利用。整個(gè)歸檔過程依舊采用電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)檔案“雙套制”歸檔模式，即在協(xié)同辦公系統(tǒng)中將電子公文數(shù)據(jù)通過接口傳輸至檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)歸檔，同時(shí)還須將已辦結(jié)的電子公文制成紙質(zhì)公文，與電子公文一同歸檔，電子公文與紙質(zhì)公文互為鏡像，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化。(2)館藏檔案數(shù)字化加工。長期以來，檔案館所存放的檔案大多是紙質(zhì)檔案，檔案利用也都是采用手工翻閱紙質(zhì)檔案來進(jìn)行。而如今信息時(shí)代的數(shù)字信息管理模式，已開始深刻地影響著檔案管理全過程。為了能迅速、方便、準(zhǔn)確地提供檔案利用，共享可公開的檔案信息資源，更好地滿足社會(huì)各界對(duì)檔案利用的需求，就必須進(jìn)行檔案的數(shù)字化加工工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理。同濟(jì)大學(xué)的館藏檔案數(shù)字化加工采用數(shù)字化外包的方式進(jìn)行。項(xiàng)目實(shí)施前，檔案館工作人員需要對(duì)檔案的種類、數(shù)量、案卷質(zhì)量以及檔案的整理方法、著錄方法、檔號(hào)編制方法等進(jìn)行詳細(xì)了解，制訂出一系列操作規(guī)范和規(guī)章制度，選擇綜合實(shí)力雄厚、擁有一定資質(zhì)的檔案數(shù)字化加工專業(yè)公司作為承包方。項(xiàng)目實(shí)施過程中，針對(duì)“調(diào)卷整理掃描還卷質(zhì)檢著錄總檢掛接備份”等流程及加工環(huán)境，對(duì)照國家檔案局《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》逐條檢查，全面管理。
2.管理過程智能化。主要包括部門立卷網(wǎng)絡(luò)化、庫房環(huán)境自動(dòng)化和檔案管理智能化三大方面。（1）部門立卷網(wǎng)絡(luò)化。部門立卷是指由檔案材料的形成部門在檔案管理部門的指導(dǎo)下，具體完成檔案從收集、整理、組卷、錄入管理系統(tǒng)、著錄目錄到系統(tǒng)，并定期移交歸檔的全部工作。立卷工作可分為平時(shí)立卷（預(yù)立卷）和年終立卷，兩者是相輔相成的。預(yù)立卷為年終立卷打下了基礎(chǔ)，年終立卷又可以檢驗(yàn)預(yù)立卷，以便根據(jù)工作的變化及時(shí)調(diào)整類目，為新的一年編制立卷類目提供根據(jù)。同濟(jì)大學(xué)檔案館使用的管理系統(tǒng)采用瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)，部門檔案員只要有一網(wǎng)的計(jì)算機(jī)就可以登錄到系統(tǒng)中，使用系統(tǒng)的各種功能進(jìn)行操作，檔案館工作人員可以同步實(shí)時(shí)監(jiān)督部門檔案員的立卷過程，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)指出和修改，降低了歸檔的錯(cuò)誤率。
3.庫房環(huán)境自動(dòng)化。檔案庫房是永久保管檔案的基地，加強(qiáng)檔案庫房管理是保護(hù)檔案的重要途徑。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，通過智能設(shè)備和信息技術(shù)進(jìn)行交互和控制，克服了傳統(tǒng)庫房管理存在的弊端，減少了人工工作量，提高了管理效率。同濟(jì)大學(xué)檔案館在庫房環(huán)境自動(dòng)化建設(shè)中，先后在庫房中更新安裝了紅外視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁———照明聯(lián)動(dòng)控制系統(tǒng)、溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)、空氣凈化系統(tǒng)、七氟丙烷自動(dòng)滅火系統(tǒng)，以及變頻控制電梯設(shè)備等。其中紅外視頻監(jiān)控系統(tǒng)通過在庫房內(nèi)安裝雙頭紅外攝像頭對(duì)庫房進(jìn)行24小時(shí)全面無死角、不間斷圖像監(jiān)控。庫房管理人員可以通過回放，調(diào)取任意時(shí)間段的庫房監(jiān)控錄像[2]51。門禁———照明聯(lián)動(dòng)控制系統(tǒng)，一改傳統(tǒng)的鐵鎖把門模式，通過門禁管理系統(tǒng)根據(jù)不同的時(shí)間段和工作需要，針對(duì)每一個(gè)庫房房門對(duì)不同的人員進(jìn)行授權(quán)，做到了庫房管理權(quán)限精細(xì)化。每一個(gè)進(jìn)出庫房的人必須刷卡才能打開門禁進(jìn)入庫房。通過刷卡，系統(tǒng)自動(dòng)記錄每個(gè)工作人員的出入信息，有力保證了庫房的安全。溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)和空氣凈化系統(tǒng)，在庫房營造了一個(gè)恒溫恒濕的檔案保護(hù)環(huán)境，最大限度延長檔案壽命。當(dāng)庫房溫度不在14℃—24℃之間，空調(diào)就會(huì)自動(dòng)開啟；相對(duì)濕度如果超出45%—60％，除濕機(jī)就會(huì)自動(dòng)開始運(yùn)作，進(jìn)行除濕工作。空氣凈化系統(tǒng)定期自動(dòng)開啟，有效提高全封閉的庫房空氣清潔度。同濟(jì)大學(xué)檔案館歷來就是學(xué)校的重點(diǎn)安全保護(hù)單位。因受到檔案館庫房層高的限制，庫房安裝采用了造價(jià)相對(duì)較高的七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)。七氟丙烷是無色、無味、不導(dǎo)電、無二次污染的氣體，具有清潔、低毒、電絕緣性好等特點(diǎn)，是一種滅火效率高的潔凈氣體滅火劑。如果庫房層高能滿足排設(shè)管道的高度，可安裝具有造價(jià)低、性能穩(wěn)定、安全性高等優(yōu)點(diǎn)的高壓細(xì)水霧滅火裝置。（3）檔案管理智能化。一個(gè)功能無比強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化的核心。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的廣泛運(yùn)用，檔案管理軟件日臻成熟完善。各個(gè)立卷部門，依托計(jì)算機(jī)和局域網(wǎng)進(jìn)行登錄系統(tǒng)，對(duì)檔案案卷進(jìn)行案卷和文件的著錄、修改、刪除、檢索、統(tǒng)計(jì)匯總、打印案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，一次錄入多次輸出，將原來案卷的檢索功能交給高效的計(jì)算機(jī)，提高檢索率和利用率。同濟(jì)大學(xué)檔案管理系統(tǒng)基于TCP/IP（網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)協(xié)議）協(xié)議，系統(tǒng)用戶不受地域限制，不需要安裝客戶端軟件就可操作。該系統(tǒng)不僅可以進(jìn)行全文自動(dòng)著錄與標(biāo)引、全文管理與全文檢索，還可以對(duì)圖像、錄音等多媒體檔案，通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程上傳至系統(tǒng)，并可以對(duì)各類檔案信息資料進(jìn)行靈活統(tǒng)計(jì)。檔案的存放離不開密集架。同濟(jì)大學(xué)在新置智能電動(dòng)密集架的時(shí)候，要求可通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)時(shí)檢測密集架的各種狀態(tài)，并進(jìn)行操作控制，同時(shí)要求做到密集架管理控制系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)智能連接，通過網(wǎng)絡(luò)，在電腦上直接對(duì)密集架進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)檔案密集架的智能化管理。
4.檔案服務(wù)信息化。目前主要是指在線提供檔案信息和遠(yuǎn)程辦理檔案證明兩部分。（1）在線提供檔案信息。信息技術(shù)的發(fā)展，使互聯(lián)網(wǎng)逐漸成為人們?nèi)粘Ｉ畹囊徊糠郑诟咝Ｔ跀?shù)字校園大環(huán)境下，上網(wǎng)用戶越來越多，在線提供檔案信息，不僅可以為廣大檔案利用者提供便利，同時(shí)也能更好地提高了檔案利用的效率。同濟(jì)大學(xué)檔案館通過檔案系統(tǒng)開放數(shù)字化檔案資源。需要在線查閱學(xué)校檔案信息者必須是通過學(xué)校統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)認(rèn)證的部門或個(gè)人，檔案查閱者首先向檔案館提出查詢申請(qǐng)，并簽訂《同濟(jì)大學(xué)檔案電子信息查詢安全協(xié)議》，經(jīng)審核通過后，系統(tǒng)管理員根據(jù)查閱者的工號(hào)開設(shè)查詢賬戶，根據(jù)不同級(jí)別、不同權(quán)限予以授權(quán)。授權(quán)后，查閱者即可在線查閱相關(guān)檔案信息。（2）遠(yuǎn)程辦理檔案證明。遠(yuǎn)程服務(wù)又稱RAS服務(wù),是指讓用戶可在局域網(wǎng)以外的地方用自己的電腦去訪問位于局域網(wǎng)絡(luò)中信息資源的技術(shù)，它被認(rèn)為是“以人為本”的服務(wù)。基于服務(wù)對(duì)象的需求這一外因，和提高工作效率這一內(nèi)因，同濟(jì)大學(xué)檔案館于2013年11月正式開通網(wǎng)上“檔案服務(wù)利用系統(tǒng)”，此系統(tǒng)為國內(nèi)高校首例[3]。同濟(jì)大學(xué)“檔案服務(wù)利用系統(tǒng)”，突破了身份認(rèn)證和財(cái)務(wù)收費(fèi)兩大瓶頸難題，通過前后臺(tái)的網(wǎng)上互動(dòng)，將電子商務(wù)的理念應(yīng)用到檔案的服務(wù)利用過程中，為檔案利用者提供一站式遠(yuǎn)程在線服務(wù)。用戶可根據(jù)需要隨時(shí)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行注冊(cè)、登錄、申請(qǐng)辦理相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)，通過檔案館人員后臺(tái)審核后，用戶可用網(wǎng)銀、支付寶等相關(guān)渠道支付所需費(fèi)用，并根據(jù)需要選擇快遞或至檔案館窗口自取已制作完成的檔案證明文件。此系統(tǒng)徹底打破時(shí)間和空間的限制，避免了利用者奔波之苦，真正做到了全天候的檔案服務(wù)，使“被動(dòng)服務(wù)”演變?yōu)椤爸鲃?dòng)服務(wù)”。系統(tǒng)開通至2015年4月，已由最初的13項(xiàng)出證業(yè)務(wù)增加到21項(xiàng)，匯總數(shù)據(jù)顯示，受理業(yè)務(wù)人數(shù)和數(shù)量快速增長，并持續(xù)保持在較高水平上。高校檔案信息化建設(shè)作為一個(gè)新鮮事物，在實(shí)施中可能還會(huì)有一些意想不到的困難和問題出現(xiàn)，伴隨著檔案信息化建設(shè)的深入，以及對(duì)檔案服務(wù)方式創(chuàng)新的不斷探索，高校檔案工作也一定會(huì)隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷改進(jìn)和提高，更好地為社會(huì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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篇12
近年來，高校繼續(xù)教育培訓(xùn)進(jìn)入了一個(gè)快速發(fā)展期，隨著其規(guī)模的不斷擴(kuò)大，在其內(nèi)部產(chǎn)生了大量的公文和檔案。由于教育培訓(xùn)領(lǐng)域自身所獨(dú)有的特點(diǎn)，使得管理者對(duì)公文、檔案的存取、調(diào)用要求更高。如何高效地處理這些公文以及有效、及時(shí)地使用這些檔案，是目前高校教育培訓(xùn)工作中面臨的一個(gè)重要問題。由此，文檔的電子化成為迫切的需要。而隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子文檔以其操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小、信息容量大等特點(diǎn)，具有傳統(tǒng)文件無法比擬的優(yōu)勢。在電子文檔大量產(chǎn)生的同時(shí)，如何保障電子文檔的有效利用，已經(jīng)成為人們所關(guān)注的重要問題。
一、概念及特性
文檔，即公文和檔案，公文是檔案的前身，檔案是公文的終結(jié)。電子文檔即電子公文和電子檔案，電子公文是由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成，電子公文流轉(zhuǎn)結(jié)束后就進(jìn)入了歸檔環(huán)節(jié)，形成電子檔案。電子文檔就是單位在日常運(yùn)作中創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)和最終生成的能為計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列，包括文字、圖表和圖像等電子化文件。電子文檔存儲(chǔ)密度高、容量大、體積小，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以在極短的時(shí)間里從任意地點(diǎn)進(jìn)行查閱、調(diào)用，管理方便。但電子文檔必須以計(jì)算機(jī)為媒介，對(duì)設(shè)備依存度較高，而且易于修改、復(fù)制、傳播。
二、教育培訓(xùn)文檔電子化的意義
(一)高校教育培訓(xùn)公文電子化的意義
高校教育培訓(xùn)的公文包括請(qǐng)示、資產(chǎn)請(qǐng)示、收文、報(bào)文、大型活動(dòng)審批、合同審批及管理、信息審核及、通知、各類函件等，要求時(shí)效性強(qiáng)，需要準(zhǔn)確、快速地完成。如果使用傳統(tǒng)的手工方式完成，則費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且易出差錯(cuò)。依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)文檔進(jìn)行高效有序的電子化處理，通過電子公文傳輸、交換、共享，加快了公文流轉(zhuǎn)速度，提高了辦公效率和資源利用率，實(shí)現(xiàn)了跨平臺(tái)的數(shù)據(jù)信息交換和信息共享，使各個(gè)層面的工作有機(jī)地聯(lián)系起來。
1．辦公效率大幅提高
電子公文與紙質(zhì)公文的種類、要素、工作流程、歸檔等基本相同。高校教育培訓(xùn)工作的日常內(nèi)部公文處理流程包括擬稿、審稿、定稿、簽發(fā)、分發(fā)、催辦、歸檔等，上級(jí)來文則有收文、登記、傳閱、催辦、督辦、歸檔等，原來依靠傳統(tǒng)的流轉(zhuǎn)程序時(shí)，就擬稿、審稿、定稿程序就會(huì)反復(fù)幾次修改，若是碰到領(lǐng)導(dǎo)出差的情況，只能等到領(lǐng)導(dǎo)出差回來才能簽批，出差幾天等幾天，再呈報(bào)到下一位領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，可能又因?yàn)閯e的原因而延誤了批閱。這些嚴(yán)重地影響了公文流轉(zhuǎn)的進(jìn)程和速度，制約了教育培訓(xùn)工作的開展。而電子公文相比紙質(zhì)公文來說方便、快捷、智能，依靠計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力以及網(wǎng)絡(luò)，不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，只要有互聯(lián)網(wǎng)，隨時(shí)隨地就可簽批。即使領(lǐng)導(dǎo)在大洋彼岸出差，也可以使用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)登錄辦公自動(dòng)化系統(tǒng)簽批公文。而且辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具備了提醒和催辦功能，從而極大地提高了辦公效率。
2．加快了文件傳遞的速度和提高了安全性
傳統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)方式在向上報(bào)文或向下級(jí)部門發(fā)送紙質(zhì)公文時(shí)，中間要經(jīng)過很多人工操作環(huán)節(jié)，才能到達(dá)相關(guān)部門。因受時(shí)間、空間限制，阻礙了公文信息的效用。而且靠人工在傳遞過程中，遺失的情況時(shí)有發(fā)生。而電子公文通過辦公自動(dòng)化平臺(tái)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)功能，無論是在制發(fā)上傳文件還是向下級(jí)信息，都會(huì)在短時(shí)間內(nèi)以點(diǎn)帶面的形式信息，減少了中間環(huán)節(jié)，大大縮短了公文流轉(zhuǎn)的時(shí)間，及時(shí)地傳遞了信息，其時(shí)效性能高的優(yōu)勢是紙質(zhì)公文不可比擬的。而且杜絕了文件在傳遞過程中丟失的情況，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)效性。
3．響應(yīng)低碳、環(huán)保、節(jié)約的號(hào)召
采用無紙化辦公的方式進(jìn)行電子公文的流轉(zhuǎn)，除了讓大家“省力”，極大提高工作效率之外，還大大減少了紙張的使用。除此之外，還大大減少其他如印刷、筆墨等辦公費(fèi)用。這無疑是對(duì)倡導(dǎo)低碳環(huán)保生活的響應(yīng)，為建設(shè)環(huán)保型、節(jié)約型社會(huì)貢獻(xiàn)了一份力量。
(二)高校教育培訓(xùn)檔案電子化的意義
1．提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平
傳統(tǒng)型檔案以手工管理為主，這種管理會(huì)因人的水平、能力、責(zé)任心等諸多因素使檔案管理工作質(zhì)量和水平產(chǎn)生很大差異。而電子公文轉(zhuǎn)化為電子檔案后，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計(jì)算機(jī)為工具，按檔案管理規(guī)范的要求進(jìn)行編制開發(fā)的專用數(shù)據(jù)庫，任何人進(jìn)行操作和管理，其差異都很小，從而提高了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。
2．文件信息得到充分交流與共享
多年來，高校檔案一直采用柜架式保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，而且查閱、利用非常不便。其管理、查詢與利用需要在庫房中進(jìn)行，無法做到信息共享，更談不上交流。這使得大量信息閑置于文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，而且原件容易損毀，還造成文件和信息查找困難。同時(shí)，由于傳統(tǒng)意識(shí)的影響，國人對(duì)檔案的重視程度不夠，大部分人忽略了它的意義，而高校教育培訓(xùn)的檔案管理有其獨(dú)特的特點(diǎn)，即查詢調(diào)用的需求非常頻繁。檔案電子化后，檔案管理由案卷級(jí)可以深入到文件級(jí)甚至內(nèi)容級(jí)，可以多用戶共享檔案信息，通過辦公自動(dòng)化平臺(tái)，根據(jù)用戶的不同職責(zé)設(shè)置不同的權(quán)限，分級(jí)共享信息。而且足不出戶便可查閱有關(guān)的目錄、索引和全文，既方便又快捷，使信息得以充分交流和共享。
3．便利的檢索功能提高了檔案文件的利用效率
在查閱紙質(zhì)公文時(shí)要根據(jù)時(shí)間和空間順序在公文檔案中進(jìn)行查找，如果年代久遠(yuǎn)則十分麻煩和費(fèi)力。而高校教育培訓(xùn)檔案電子化后，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)功能，鍵入相關(guān)內(nèi)容的關(guān)鍵字、詞或類目、時(shí)間、地域等進(jìn)行模糊或精確檢索，就可以在幾分鐘內(nèi)搜索到相關(guān)檔案信息，并且可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率。
三、存在的問題及當(dāng)前應(yīng)對(duì)方法
電子文檔的普及為我們的工作帶來了極大的方便，為高校的持續(xù)發(fā)展做出了貢獻(xiàn)，但是在應(yīng)用中還存在諸多問題尚需解決。以清華大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院為例，在向上級(jí)報(bào)文時(shí)，還是只能使用傳統(tǒng)的手工流轉(zhuǎn)程序，整個(gè)高校在整體上并沒有實(shí)行電子公文，也沒有統(tǒng)一規(guī)范，二級(jí)院系只是各自為戰(zhàn)，電子公文僅僅在院系內(nèi)部使用，出了院系的文件流轉(zhuǎn)還是只能依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)方式完成。在財(cái)務(wù)方面，報(bào)銷憑證還是需要紙質(zhì)文檔且需領(lǐng)導(dǎo)簽字才可生效完成報(bào)銷，電子文檔不具效力。另外，由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。
鑒于以上原因，文檔實(shí)行“兩套制”是有必要的，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。對(duì)于只能是紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的工作，事后再利用掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)。這也是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。從歷史和現(xiàn)實(shí)兩個(gè)角度看，以紙張為主要載體的傳統(tǒng)型檔案和以電子文件為代表的新形式檔案，都會(huì)同時(shí)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。
四、結(jié)語
總之，文檔電子化是信息時(shí)展的必由之路，是高校教育培訓(xùn)發(fā)展的需要，是高校檔案向信息化管理的必然趨勢，也是提高高校管理水平和管理質(zhì)量的重要手段。它革命性地改變了延續(xù)幾千年的傳統(tǒng)公文傳遞方式，其應(yīng)用亦必然會(huì)越來越深入和普及，必能大力促進(jìn)高校教育培訓(xùn)工作信息化的快速發(fā)展。而其完全電子化不可能一步到位，在工作中要力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展和實(shí)現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
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篇13
四月份完成了湖北省第九屆“守合同重信用”材料整理及申報(bào)工作，完成了院工商營業(yè)執(zhí)照年檢以及企事業(yè)單位組織機(jī)構(gòu)代碼證換證及年檢工作。并對(duì)全院各類資質(zhì)進(jìn)行了一次清理，按資質(zhì)證件的使用范疇及用途重新分類，制作成相應(yīng)的電子明細(xì)表，便于借閱人員查看，對(duì)日常資質(zhì)證件（原件及復(fù)印件）借用進(jìn)行了登記、維護(hù)管理工作。
五月份協(xié)助深圳分院、黃岡分院、珠海分院在當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)部門登記備案工作，以及完成了當(dāng)月的合同管理統(tǒng)計(jì)工作；協(xié)助院辦等部門，收集整理2002年院施工的重慶萬州草街子地質(zhì)災(zāi)害防治施工項(xiàng)目原始資料；以及各分支機(jī)構(gòu)投標(biāo)使用資質(zhì)借用歸還登記管理工作。
六月份完成了“全國工程勘察設(shè)計(jì)單位誠信單位”牌匾、證書申領(lǐng)工作。協(xié)助各分支機(jī)構(gòu)項(xiàng)目投標(biāo)工作，做出謀劃策之功效，如：南寧分院參加南寧藝術(shù)館工程勘察項(xiàng)目投標(biāo)，荊州分院武荊高速公路連接線粉噴樁檢測項(xiàng)目投標(biāo)等工作。按市建委工程勘察設(shè)計(jì)處和武漢勘察設(shè)計(jì)協(xié)會(huì)的要求，將我院基本情況等相關(guān)資料報(bào)送《武漢勘察設(shè)計(jì)》網(wǎng)站，建武漢勘察設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫。完成1-6月份半年度合同統(tǒng)計(jì)工作，以及生產(chǎn)經(jīng)營統(tǒng)計(jì)匯總工作。
七月份協(xié)助xxx科長順利完成了地質(zhì)勘察資質(zhì)（固體礦產(chǎn)勘察、水工環(huán)、液體礦產(chǎn)勘察）三個(gè)甲級(jí)資申報(bào)工作，這也是我第一次參與資質(zhì)維護(hù)管理工作，實(shí)現(xiàn)中學(xué)到了很多的知識(shí)，豐富了我的工作經(jīng)驗(yàn)，此項(xiàng)工作已圓滿完成并已為我院取得了三個(gè)甲級(jí)資質(zhì)。完成了我院《武漢市工程勘察設(shè)計(jì)行業(yè)誠信單位》申報(bào)工作，此項(xiàng)工作也得到了好的結(jié)果，我院被評(píng)為武漢市28家工程勘察設(shè)計(jì)誠信單位之一。
八至九月份協(xié)助并完成了測繪資質(zhì)年檢工作，新的測繪資質(zhì)也已領(lǐng)取，并對(duì)我院地災(zāi)類（勘察、施工、評(píng)估、設(shè)計(jì)）資質(zhì)復(fù)審材料進(jìn)行整理工作。
十至十二月份完成了報(bào)送國土資源部地質(zhì)災(zāi)害治理工程勘察設(shè)計(jì)施工和危險(xiǎn)性評(píng)估四個(gè)甲級(jí)資質(zhì)復(fù)審材料申報(bào)工作，此項(xiàng)工作已由國土資源部審批過兩項(xiàng)地災(zāi)施工和地災(zāi)評(píng)估甲級(jí)資質(zhì)，還將等待另兩項(xiàng)資質(zhì)審批。完成了報(bào)送局企業(yè)指導(dǎo)處《單位資質(zhì)和個(gè)人職業(yè)資格證書情況信息表》資料。完成了上報(bào)湖北省建筑行業(yè)十強(qiáng)申報(bào)工作。
二、合同管理以及分支機(jī)構(gòu)服務(wù)方面工作情況
在合同管理方面對(duì)當(dāng)年所簽訂的合同xxx多份合同進(jìn)行了編號(hào)、蓋章登記，合同項(xiàng)目顧客評(píng)審表進(jìn)行分類，并在OA系統(tǒng)上對(duì)所簽訂合同進(jìn)行了電子數(shù)據(jù)管理，并在規(guī)定的時(shí)間里完成了*年每月生產(chǎn)經(jīng)營統(tǒng)計(jì)匯總工作。對(duì)于各單位情況不同對(duì)合同管理也采取了不同方式催收歸檔工作，使其我院合同歸檔率占xxx%以上，有效防止了因合同原因而產(chǎn)生的不必要麻煩。
對(duì)于分支機(jī)構(gòu)服務(wù)方面也是任勞任怨只有各分支機(jī)構(gòu)有快件過來，都會(huì)想盡辦法為其辦理，并在最短時(shí)間內(nèi)給他們寄郵回去，以不耽誤對(duì)方工作為目的，從不因個(gè)人問題而延誤工作。
完成了*年度省、市勘察協(xié)會(huì)會(huì)費(fèi)上繳工作。
三、管理工作中的經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)
1、由于我以前從事出納工作，這是第一次接觸資質(zhì)管理、合同管理的工作，這其中有個(gè)角色的轉(zhuǎn)變，雖然出納工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理細(xì)則等，為以后的工作打下了良好的基礎(chǔ)，但由于資質(zhì)管理工作以及分支機(jī)構(gòu)生產(chǎn)經(jīng)營管理的性質(zhì)不同，使我在工作中有些被動(dòng)接受、缺乏創(chuàng)新的工作作風(fēng)。
