引論：我們?yōu)槟砹?3篇辦公檔案數(shù)字化管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫(xiě)作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
配置了完備的硬件和軟件之后，要本著資源利用最大化的原則，建立和完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。其一，為了降低電子文件種類(lèi)的繁復(fù)性、確保電子文件的長(zhǎng)期保存，應(yīng)盡可能選擇少數(shù)幾種比較通用的文件格式，這一點(diǎn)可以通過(guò)立法來(lái)達(dá)到目的。其二，為了保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，還要對(duì)與電子文件相關(guān)的系統(tǒng)要素進(jìn)行規(guī)范設(shè)計(jì)和控制，例如流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的規(guī)范和控制。最后，為了避免對(duì)通用信息的存在形式形成依賴(lài)，還要對(duì)軟硬件進(jìn)行備份，分離數(shù)字信息的語(yǔ)義形式和格式形式，從而延長(zhǎng)載體材料的使用壽命。目前，我國(guó)和組織機(jī)構(gòu)的檔案網(wǎng)站正在不斷興建和完善，社會(huì)各界從網(wǎng)站上獲得了越來(lái)越多的信息資料，實(shí)現(xiàn)了檔案資源共享，解決了許多實(shí)際問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上，我們還要繼續(xù)加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。
三、規(guī)范數(shù)字化建設(shè)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的必要前提和基礎(chǔ)，但目前我國(guó)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度卻不高。首先，沒(méi)有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境，具體體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的型號(hào)各異、檔次參差不齊；軟件方面，其開(kāi)發(fā)也缺乏整體規(guī)劃性，嚴(yán)重降低軟件使用的廣泛性和實(shí)用性。其次，檔案信息本身也沒(méi)有形成一個(gè)完善、統(tǒng)一的分類(lèi)編碼，降低了信息的規(guī)范性。最后，在技術(shù)方面，仍然沒(méi)有形成一個(gè)完整的集網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和系統(tǒng)管理為一體的技術(shù)支持系統(tǒng)，進(jìn)而導(dǎo)致業(yè)務(wù)性、管理性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。這些標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一在不同程度和范圍內(nèi)影響著信息交流的質(zhì)量，阻礙著檔案管理數(shù)字化建設(shè)的步伐。因此，必須規(guī)范數(shù)字化建設(shè)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。具體做法是檔案管理部門(mén)必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化原則，嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范收集、編目及檢索等基礎(chǔ)性工作。此外，國(guó)家還要加強(qiáng)立法工作，出臺(tái)系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)化提供法律依據(jù)。
四、提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平
提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平要從兩個(gè)方面努力。一方面是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。具體措施是成立以主要領(lǐng)導(dǎo)為核心的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，增強(qiáng)決策落實(shí)力度；明確分工，落實(shí)任務(wù)和責(zé)任；銳意進(jìn)取，不斷開(kāi)拓，凝聚各部門(mén)合力，從而提高科學(xué)決策、處理問(wèn)題的能力，從而確保任務(wù)完成。另一個(gè)方面是加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。人才隊(duì)伍的建設(shè)分兩個(gè)方面，一是給組織內(nèi)具有扎實(shí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)功底和發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬盘峁┦┱共湃A的舞臺(tái)，并對(duì)已經(jīng)確定的重點(diǎn)培養(yǎng)人才加強(qiáng)培訓(xùn)，促進(jìn)其業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高；其二是根據(jù)檔案管理數(shù)字化的需要，組織還要積極引進(jìn)具有技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)并熟悉檔案管理的工作人才，為辦公室的檔案管理輸入“新鮮血液”。
篇2
一、文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化存在的問(wèn)題
（一）對(duì)檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)要求提高。在文書(shū)檔案管理中，電子檔案與電子文件的管理歸檔是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性結(jié)合比較強(qiáng)的工作，這就從根本上決定了檔案管理人員自身需要有很高的綜合素質(zhì)，才能勝任此項(xiàng)工作。具體地說(shuō)，高層次的知識(shí)素養(yǎng)只是檔案管理人員需要具備的一方面，除此之外還要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行熟練的掌握，同時(shí)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的技術(shù)、原則、方法和理論也要相當(dāng)熟悉，進(jìn)而才能以較高水平的專(zhuān)業(yè)技能與業(yè)務(wù)素質(zhì)將文書(shū)檔案工作的管理水平進(jìn)一步提高。
（二）電子文件的保密性受到削弱。電子文件和紙質(zhì)文件的區(qū)別在于缺少固定的形式同時(shí)又容易變化，這就導(dǎo)致文件內(nèi)容被人修改的可能性增加，并且修改后很難發(fā)現(xiàn)改動(dòng)痕跡。同時(shí)，電子文件還缺少特定的字跡，其字體、字號(hào)等都容易被修改，另外電子文件還無(wú)法像紙質(zhì)文件一樣進(jìn)行蓋章和簽名。因?yàn)檫@些電子文件的原始特性，使得電子文件的保密性受到極大的削弱，人們對(duì)文件是否是原件的判斷根本不能通過(guò)字跡、印章等特點(diǎn)完成，這也導(dǎo)致了電子文件自身的原始性無(wú)法被確定。上述問(wèn)題考驗(yàn)著網(wǎng)絡(luò)電子文件自身的保密性，同時(shí)也嚴(yán)重削弱了文件自身的保密性。
二、提高文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化的有效策略
文書(shū)檔案管理中，辦公自動(dòng)化的有效應(yīng)用具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也使文書(shū)檔案管理工作邁上了一個(gè)新的臺(tái)階。與此同時(shí)，文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化依舊是亟待解決的問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，本文從以下幾個(gè)方面進(jìn)行著手解決。
（一）積極進(jìn)行硬件建設(shè)，促使硬件環(huán)境的改善。文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化應(yīng)用的前提是必須擁有電子計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)以及其他類(lèi)型的數(shù)字化設(shè)備，所以，加快硬件設(shè)備的建設(shè)速度直接決定文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化的程度。另外，要想保證更多的工作人員可以更加主動(dòng)地參與到現(xiàn)代化技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用之中，就必須對(duì)文檔管理的硬件環(huán)境進(jìn)行改善，加快檔案管理設(shè)備的硬件建設(shè)速度，進(jìn)而完成文檔技術(shù)設(shè)備與管理技術(shù)手段的現(xiàn)代化，使得檔案管理水平得到進(jìn)一步的提高。
（二）促使檔案管理人員實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與專(zhuān)業(yè)化的有機(jī)結(jié)合。在實(shí)現(xiàn)檔案管理辦公自動(dòng)化的進(jìn)程中，檔案管理人員的現(xiàn)代化是重要的保證。以往的文檔管理模式較長(zhǎng)時(shí)間使用導(dǎo)致現(xiàn)階段的檔案管理工作還存有工作人員的現(xiàn)代化技術(shù)水平不高亦或是技術(shù)“文盲”的現(xiàn)象，這就致使部分現(xiàn)代化設(shè)備在檔案管理的過(guò)程中不能充分地發(fā)揮出自身的優(yōu)勢(shì)與作用，實(shí)現(xiàn)文檔信息管理的辦公自動(dòng)化也就是天方夜譚。所以在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)水平發(fā)展迅猛的新環(huán)境下，檔案管理的工作人員必須要對(duì)自身的憂(yōu)患意識(shí)與時(shí)代精神進(jìn)行強(qiáng)化，認(rèn)清時(shí)展的形勢(shì)，借助學(xué)習(xí)或者是培訓(xùn)來(lái)主動(dòng)掌握以往的檔案管理的技術(shù)、原則、方法以及理論等專(zhuān)業(yè)技能，除此之外，還應(yīng)該不斷增強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)的掌握能力，進(jìn)而完成自身專(zhuān)業(yè)化與現(xiàn)代化的有效結(jié)合。
（三）加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)化外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的合理布局。確保網(wǎng)絡(luò)安全，提高網(wǎng)絡(luò)完全的最主要和最有效的措施之一就是對(duì)辦公自動(dòng)化的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)進(jìn)行有效的隔離。換言之，第一步主要就是借助路由器對(duì)被屏蔽的IP地址與服務(wù)進(jìn)行過(guò)濾，隨后在文檔辦公自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)中選擇部分可以放行的地址。第二步是借助防火墻實(shí)現(xiàn)有效的隔離防護(hù)。通常來(lái)講，網(wǎng)絡(luò)中的防火墻基本都具有認(rèn)證機(jī)制，同時(shí)從整體來(lái)看，防火墻通常具有以下幾種基本功能：對(duì)部分被禁止的業(yè)務(wù)進(jìn)行封堵；檢測(cè)和告警網(wǎng)絡(luò)攻擊；管理進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的一些訪問(wèn)行為；記錄經(jīng)過(guò)防火墻的信息和活動(dòng)內(nèi)容。通過(guò)這樣的途徑不但可以保密文檔信息，還能將檔案管理時(shí)效性進(jìn)一步提高。
三、結(jié)語(yǔ)
總而言之，文書(shū)檔案管理工作是現(xiàn)階段社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大勢(shì)所趨，檔案資料的完整性與文書(shū)檔案管理水平息息相關(guān)，衡量一個(gè)單位管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)就是是否實(shí)行全面科學(xué)化的文書(shū)檔案管理。這就對(duì)相關(guān)部門(mén)提出了要求，必須要提高檔案管理者的素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視，促進(jìn)各個(gè)部門(mén)之間的交流與合作，完成文書(shū)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、安全化和規(guī)范化，保證我國(guó)文書(shū)檔案管理工作向健康化與正規(guī)化的道路發(fā)展，保障社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的最終實(shí)現(xiàn)。
篇3
一、醫(yī)院文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀
（一）存檔方式單一。以本院為例，作為市級(jí)專(zhuān)科醫(yī)院，本院文書(shū)檔案量相對(duì)較少，一直以紙張為主要存儲(chǔ)方式，沒(méi)有進(jìn)行電腦掃描存儲(chǔ)也沒(méi)有電子文檔資料，重要文件亦沒(méi)有備份，檔案原件被反復(fù)借閱、使用不可避免出現(xiàn)原件受損或遺失，而很多20年前的紙質(zhì)存檔文件則已經(jīng)出現(xiàn)發(fā)黃、破損等問(wèn)題。
（二）文件缺失嚴(yán)重。醫(yī)院很多文書(shū)資料需由不同科室提供，又有很多文件歸檔之前也經(jīng)由多科室傳閱，由于沒(méi)有電腦掃描存儲(chǔ)，只能等各科室傳遞完畢之后歸檔，通常原件已經(jīng)出現(xiàn)污損，甚至部分文件在傳閱中丟失；存檔之后，由于都是由檔案人員結(jié)合相關(guān)檔案文件要求然后根據(jù)個(gè)人理解對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)，確定是否應(yīng)該歸檔，是否屬于永久文件、30年文件或20年文件，檔案人員的專(zhuān)業(yè)水平?jīng)Q定檔案整理水平，不可避免出現(xiàn)文件歸檔類(lèi)別有誤以及某類(lèi)文件缺失。
（三）查詢(xún)困難重重。目前的查閱文件的方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，通常是：詢(xún)問(wèn)年限―查找收發(fā)文登記本―逐條尋找―查找登記號(hào)―逐件翻找文件―復(fù)印，遇到缺失的檔案或年份不詳?shù)臋n案甚至要將臨近所有檔案查找一遍，極大地增加了辦公室人員的工作量。
二、醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理的必要性
（一）實(shí)現(xiàn)存檔方式多樣化，最大限度地保護(hù)檔案原件。應(yīng)用電腦掃描、照相等手段，實(shí)現(xiàn)檔案?jìng)浞荩乐箼n案丟失無(wú)法彌補(bǔ)，改變傳統(tǒng)檔案只有紙質(zhì)化的方式，以電子方式對(duì)檔案進(jìn)行收藏、管理可以有效地保護(hù)檔案原件，防止檔案原件因過(guò)多借閱查找而損壞或丟失。
（二）辦公室文書(shū)檔案電子化可以更好地體現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合和共享。辦公室文件經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批示后需相關(guān)科室傳閱，文件不僅經(jīng)常拖遲歸檔而且易丟失，很多需全員知曉的政策性文件也難以傳達(dá)到全院，檔案實(shí)行電子化管理后，對(duì)于需相關(guān)科室閱讀的檔案文件及可以共享的檔案文件可以利用醫(yī)院局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)院內(nèi)共享，提高了檔案的時(shí)效性、應(yīng)用價(jià)值以及應(yīng)用范圍，同時(shí)也保證了文書(shū)檔案的完整性。
（三）大幅度提高辦公室工作效率，文件查找快捷。文書(shū)檔案電子化不僅使文件資料的存儲(chǔ)、分類(lèi)以及統(tǒng)計(jì)等方便有序，而且再次查閱時(shí)即使年份不詳，只需要關(guān)鍵詞查找，然后打印即可，檔案人員也不需要再在成堆的檔案中逐一翻閱查找，節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。
三、實(shí)現(xiàn)辦公室文書(shū)檔案管理電子化的障礙
辦公室文書(shū)檔案的電子化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，隨著醫(yī)院發(fā)展及辦公自動(dòng)化水平的不斷提高，越來(lái)越需要檔案管理擺脫現(xiàn)有傳統(tǒng)方式，利用材料提交系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)等應(yīng)用軟件及計(jì)算機(jī)自帶的關(guān)鍵詞查找功能等實(shí)現(xiàn)檔案的收集、管理、歸檔、查詢(xún)的規(guī)范化管理，建立全面的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但在實(shí)現(xiàn)電子化的過(guò)程中還面臨著許多阻礙，這主要涉及到主管文書(shū)檔案人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、人力物力財(cái)力以及檔案存儲(chǔ)安全等問(wèn)題。
（一）主管文書(shū)檔案人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平無(wú)法滿(mǎn)足檔案電子化后的要求。特別是年長(zhǎng)者，他們的專(zhuān)業(yè)水平毋庸置疑，在長(zhǎng)期的辦公室工作中也已形成一套自己的檔案管理方式，不過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用尚難以熟練掌握，在心理上甚至排斥，不愿改變現(xiàn)有狀態(tài)，而年輕的辦公室人員雖然可以熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)但在專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)上又有所欠缺，無(wú)法將紙質(zhì)檔案與電子檔案合理地融合歸納。
（二）初始的人力物力財(cái)力支出大。在電子檔案建立之初，首先必須對(duì)辦公室人員進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，并隨著技術(shù)的更新需要M行定期的相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，其次上網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)等都需要大量的資金投入，而后期的軟件細(xì)節(jié)規(guī)范化和軟件升級(jí)等都需要相關(guān)人員跟進(jìn)服務(wù)。
（三）檔案電子化后，由于存儲(chǔ)設(shè)備易破壞，文件安全問(wèn)題必須予以重視。一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，就可能造成系統(tǒng)無(wú)法工作，丟失部分資料，與此同時(shí)設(shè)備的更新也為電子檔案的長(zhǎng)久保管帶來(lái)困難，特別是有時(shí)文件在，但讀取設(shè)備損壞，便無(wú)法獲取文件。
四、實(shí)現(xiàn)辦公室文書(shū)檔案電子化的對(duì)策
辦公室電子文件檔案建設(shè)比紙質(zhì)文件整理的技術(shù)性要求更高、工作更細(xì)致。在做好紙質(zhì)檔案的整理、分類(lèi)、歸檔之外，辦公室人員在進(jìn)行電子檔案的建立時(shí)，必須熟練掌握電子檔案的數(shù)據(jù)化系統(tǒng)，通過(guò)不定期的培訓(xùn)與交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，結(jié)合本醫(yī)院的實(shí)際，結(jié)合數(shù)據(jù)化系統(tǒng)與紙質(zhì)檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)全部文件進(jìn)行分類(lèi)劃分，集中處理，此外計(jì)算機(jī)安全的維護(hù)，亦必須制定一套科學(xué)合理的管理制度，這就要求：
（一）工作中懂得思變。就以我院辦公室為例，今年以來(lái)我們以三級(jí)評(píng)審為契機(jī)，辦公室工作開(kāi)始實(shí)行精細(xì)化管理、電子化辦公，堅(jiān)持寫(xiě)每日工作日記，以詳細(xì)記錄辦公室日常工作及明日計(jì)劃，對(duì)于上級(jí)發(fā)文與本院發(fā)文實(shí)行電子目錄登記與紙質(zhì)版登記雙管齊下，并將上級(jí)發(fā)文按QQ通知與郵箱通知分類(lèi)存放以備相關(guān)科室查詢(xún)，對(duì)于本院發(fā)文按發(fā)文科室分類(lèi)存放，并利用一年時(shí)間將我院建院以來(lái)的60年檔案進(jìn)行了電子目錄的整理，辦公室、檔案室各存一份，從而有效地保證文件完整性、工作系統(tǒng)性，文件查詢(xún)更便捷。
（二）加快文書(shū)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的步伐，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)在人力物力財(cái)力方面的最大支持。實(shí)現(xiàn)部分檔案資源在內(nèi)部局域網(wǎng)資源共享，通過(guò)建立web為基礎(chǔ)的服務(wù)體系，將分散的檔案信息資源連接起來(lái)，開(kāi)發(fā)利用豐富的檔案信息資源，以快速、安全、可靠的途徑提供服務(wù)，適時(shí)與院內(nèi)外相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行交流與合作，為院內(nèi)職工提供更便捷的信息渠道，最大限度體現(xiàn)電子檔案價(jià)值；此外，還需要做好各科室的檔案歸檔意識(shí)，加強(qiáng)宣傳，由下而上轉(zhuǎn)變思維，爭(zhēng)取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)支持，使相關(guān)科室充分認(rèn)識(shí)和了解檔案的重要性，主動(dòng)配合辦公室人員做好醫(yī)院檔案材料的收集歸檔工作，尤其是電子資料，及時(shí)通過(guò)掃描、照相等信息化手段，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和照片、實(shí)物檔案的數(shù)字化處理后，以電子文件的形式進(jìn)行收藏、管理和使用，既可有效保護(hù)原件，更有利于檔案信息資源的整合和共享，讓領(lǐng)導(dǎo)看到電子檔案更規(guī)范更便捷更有利用價(jià)值，從而爭(zhēng)取最大限度的人力物力財(cái)力支持。
（三）實(shí)現(xiàn)辦公室工作人員隊(duì)伍年輕化，轉(zhuǎn)變舊思維觀念，樹(shù)立新的管理理念，推進(jìn)辦公室工作電子化進(jìn)程。辦公室人員是檔案工作的直接推動(dòng)者，他們能否認(rèn)可并熟練掌握電子檔案，關(guān)系檔案電子化能否順利進(jìn)行，所以對(duì)辦公室工作隊(duì)伍應(yīng)該逐步年輕化，增添新血液，在職稱(chēng)晉升方面建立激勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理理念的創(chuàng)新、管理流程的規(guī)范、管理團(tuán)隊(duì)的重組以及管理手段的革新，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化、信息化。
（四）完善安全制度，做好辦公室電子檔案的存儲(chǔ)、維護(hù)工作。建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度，對(duì)檔案計(jì)算機(jī)要專(zhuān)管專(zhuān)用，及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，對(duì)檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行安全設(shè)置，對(duì)移動(dòng)存儲(chǔ)安裝嚴(yán)格把關(guān)，定期檢測(cè)系統(tǒng)，多重加密備份，對(duì)于整理的電子文件在不同磁盤(pán)中各保存一份；對(duì)于保存文件的計(jì)算機(jī)要及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中的安全、穩(wěn)定，此外，對(duì)電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境也要嚴(yán)格按照檔案保管要求選擇，預(yù)防計(jì)算機(jī)突然損害造成的電子文檔無(wú)法修護(hù)。
五、Y語(yǔ)
綜上所述，隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和醫(yī)院信息化的迅速發(fā)展，醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案走向電子化是必然趨勢(shì)，對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案的電子化建設(shè)需要我們積極分析現(xiàn)階段存在的問(wèn)題及困難，努力尋求解決方法，重視人的因素，亦要加快辦公室管理理念創(chuàng)新，提高對(duì)電子文書(shū)數(shù)據(jù)化系統(tǒng)的應(yīng)用能力，從而盡快實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的電子化、現(xiàn)代化。
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篇4
一、對(duì)文書(shū)檔案應(yīng)用辦公自動(dòng)化進(jìn)行管理的優(yōu)點(diǎn)
首先，能夠顯著提高辦公效率。在以往的文書(shū)檔案管理工作中，工作人員大多是進(jìn)行手工操作，工作效率很低。而基于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的辦公自動(dòng)化具有強(qiáng)大的信息處理能力,它給文件資料的收集、分類(lèi)、儲(chǔ)存和統(tǒng)計(jì)以及查閱等都帶來(lái)了極大的便利,有效的提高了辦公效率。計(jì)算機(jī)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)一般包括文件管理、檔案管理、資料管理、主題自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)立卷及各種圖形、圖像的原件掃描和多媒體信息光盤(pán)存儲(chǔ)、全文錄入、智能模糊檢索等多項(xiàng)功能。計(jì)算機(jī)管理軟件通過(guò)不同功能模塊對(duì)文書(shū)檔案資料進(jìn)行邏輯分類(lèi)、組卷、打印等，使文件材料的收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得非常方便、快捷。檔案人員和文書(shū)人員在同一系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)操作，不但減少了許多重復(fù)錄入等工作，同時(shí)使文檔工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度大幅度下降。
其次，能夠改善卷宗質(zhì)量。文書(shū)人員使用管理系統(tǒng)，可以提高組卷的效率和質(zhì)量。由于這種組卷方法可以做到標(biāo)題準(zhǔn)確，且文件著錄、標(biāo)引規(guī)范，從而克服了組卷的隨意性，使歸檔材料的完整齊全率有了保證。加之公文處理系統(tǒng)的平時(shí)登記，就是應(yīng)歸檔文件清單。文書(shū)工作人員根據(jù)計(jì)算機(jī)所列的清單確定歸檔文件，防止了遺漏，確保了案卷的原始性、真實(shí)性。使用計(jì)算機(jī)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，既可使目錄的編制更加規(guī)范和便捷，而且還能提高編制速度。
第三，有利于檔案信息資源的共享利用。運(yùn)用辦公自動(dòng)化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。在計(jì)算機(jī)中可直接讀取原文，減少了檔案取出查找的次數(shù)而造成的磨損，最大限度地延長(zhǎng)檔案的使用壽命；隨著計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，進(jìn)行信息的橫向與縱向記錄比較，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率。文書(shū)檔案與檔案管理部門(mén)及其它主要部門(mén)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和交流。而文書(shū)檔案的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理是檔案管理現(xiàn)代化的重要方向，也為網(wǎng)絡(luò)時(shí)代奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
第四，文件傳遞的速度和安全性顯著提高。日常公文辦理過(guò)程中，傳統(tǒng)文件傳遞一般是靠郵政系統(tǒng)負(fù)責(zé)郵發(fā)或各部門(mén)通訊員負(fù)責(zé)傳遞，受到距離長(zhǎng)短的限制，從而影響了文件傳遞速度，另外文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生。而在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用之后，可直接查找所需的資料，或突破距離、空間限制直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件信息傳遞。克服了以往查閱者在手工查找的過(guò)程中翻閱整本案卷中無(wú)需的文件，速度既慢，效率又低的缺點(diǎn)，既提高了效率，又起到了一定的保密作用，對(duì)解密的檔案可做到資源共享；直接打印原文給查閱者，這樣就避免了復(fù)印時(shí)對(duì)檔案的損害和可能發(fā)生的泄密情況，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)效性。
二、文書(shū)檔案管理應(yīng)用辦公自動(dòng)化需要注意的問(wèn)題
雖然應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)來(lái)進(jìn)行文書(shū)檔案管理有很多無(wú)可比擬的優(yōu)點(diǎn)，但是隨之也帶來(lái)了一些負(fù)面影響。
1、文檔信息真實(shí)性的認(rèn)定和維護(hù)變得艱難。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，紙質(zhì)文檔的載體和記錄其上的外部特征如字跡、簽字、印章等密不可分，一同構(gòu)成文件原件身份的“證明人”。電子文件保密性受到限制。基于電子文件的特性，因而電子文件非常易于修改，而且修改后可以不留痕跡，可以在不同的計(jì)算機(jī)和載體之間傳遞和復(fù)制，雖然已有一些技術(shù)在一定程度上可防止電子文件和在“原稿”上增刪減、復(fù)制等，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，人們無(wú)法從字跡上分辨其原始性，不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷電子文件是否為原件。以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的真實(shí)性、可靠性、保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。
2、文檔信息的網(wǎng)絡(luò)生存環(huán)境使其面臨安全風(fēng)險(xiǎn)。由于文檔在計(jì)算機(jī)中生成，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸、處理，因而容易受到來(lái)自計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的多重威脅。一方面，互聯(lián)網(wǎng)上的非法訪問(wèn)難以計(jì)數(shù)，現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對(duì)黑客高手防不勝防；另一方面，內(nèi)部人員通過(guò)USB閃存驅(qū)動(dòng)器、WIFI調(diào)整解調(diào)器、智能電話(huà)、藍(lán)牙適配器、數(shù)碼音樂(lè)播放器、紅外線傳輸、電子郵件、FTP等各種方式將文檔信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)未經(jīng)授權(quán)二次擴(kuò)散和傳播出去。在內(nèi)外夾擊的“惡劣”網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，文檔信息難以“獨(dú)善其身”，文檔管理必然“險(xiǎn)象環(huán)生”，時(shí)時(shí)面臨安全風(fēng)險(xiǎn)。
辦公自動(dòng)化既是高科技產(chǎn)物,又是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,在在此項(xiàng)工作時(shí),需將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)應(yīng)用、安全保密法規(guī)及措施、單位內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度、文書(shū)學(xué)、檔案學(xué)、本單位業(yè)務(wù)需求、財(cái)力物力合理分配及推廣應(yīng)用、人員培訓(xùn)等多方面統(tǒng)籌考慮、綜合平衡，否則，一個(gè)方面存在薄弱或沒(méi)有做好，就會(huì)影響全系統(tǒng)各個(gè)環(huán)節(jié)工作的正常運(yùn)行和整體作用的發(fā)揮。
總之，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下為了更好的進(jìn)行文書(shū)檔案管理，就必須轉(zhuǎn)變思想、改變觀念，用信息化、科學(xué)化的頭腦來(lái)提高管理水平，做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷把新的技術(shù)應(yīng)用于文書(shū)檔案管理中，同時(shí)采用多種辦法克服辦公自動(dòng)化帶來(lái)的弊端和負(fù)面影響，從而才能不斷提高文書(shū)檔案的利用率，使之更好地為日常工作事務(wù)及管理決策層服務(wù)。
篇5
一、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
1.辦公效率大幅提高
計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴(lài)于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫(xiě)、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類(lèi)、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
3.電于文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤(pán)，大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)工其進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
二、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷模腋膭?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。
2.對(duì)檔案綜合管理人員要求高
對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動(dòng)化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法
文書(shū)檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，筆者提幾點(diǎn)方法。
1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)人辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類(lèi)型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)
一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過(guò)對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門(mén)間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過(guò)交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門(mén)和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
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篇6
所謂的辦公自動(dòng)化技術(shù)就是在應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上,將現(xiàn)代的辦公技術(shù)、設(shè)備與之相結(jié)合所形成的,在文書(shū)檔案管理的工作中,引用現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化技術(shù),可以有效的提高辦公工作的效率,并且還可以為它的發(fā)展帶來(lái)很大的變化.例如,辦公自動(dòng)化的應(yīng)用可以為文書(shū)檔案的儲(chǔ)存模式、管理方式以及工作人員對(duì)其的管理工作等方面提供豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),從而為后期能夠順利的運(yùn)用這項(xiàng)技術(shù)奠定基礎(chǔ).但是,電子文件檔案的運(yùn)用過(guò)程中需要結(jié)合很多的技術(shù)參數(shù),才能保障其有效的功能,因此它在使用時(shí)也極具復(fù)雜.所以說(shuō),辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理工作中的實(shí)際應(yīng)用還是一把雙刃劍,需熟練掌握.
2自動(dòng)化環(huán)境下文書(shū)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
2．1提高工作效率
由于計(jì)算機(jī)擁有強(qiáng)大的信息處理技術(shù),近幾年由于它的介入,使得文書(shū)檔案的管理工作在一定程度上實(shí)現(xiàn)了全方面的自動(dòng)化.在以往傳統(tǒng)技術(shù)手段下的文書(shū)檔案管理工作,管理人員每天的工作任務(wù)量較為繁多,并且還以純手工的管理方式進(jìn)行工作,使得檔案管理工作的過(guò)程變得極其復(fù)雜.現(xiàn)如今計(jì)算機(jī)和先進(jìn)技術(shù)的引入,使得這一工作過(guò)程變得簡(jiǎn)單、有序.
2．2實(shí)現(xiàn)信息資源的共享
在檔案進(jìn)行管理工作的過(guò)程中,結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)所形成的管理體系,可以使其在利用時(shí)的效率和質(zhì)量在不同程度上都得以提高,工作人員可以根據(jù)自己不同的需求對(duì)所選的文件信息做出響應(yīng),并且還可以對(duì)其進(jìn)行脫機(jī)處理,為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準(zhǔn)率.其次,可以借助第三方平臺(tái)及時(shí)了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點(diǎn)動(dòng)態(tài).
2．3提高穩(wěn)定性和使用周期
在以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式中,由于紙張容易受損不方便保存等原因,使得文書(shū)檔案在管理工作中只要稍有不慎就可能會(huì)導(dǎo)致發(fā)生遺失和損壞等現(xiàn)象.但是,辦公自動(dòng)化下的電子類(lèi)型的檔案就不會(huì)出現(xiàn)這種問(wèn)題,隨著文件儲(chǔ)存、取讀等工具設(shè)備的逐漸健全和完善,管理工作人員可以通過(guò)不同的電子載體各取所需,這些載體相對(duì)來(lái)說(shuō)都非常方便存、讀,以及有較長(zhǎng)的存儲(chǔ)時(shí)間,并且便于傳遞.最為重要的就是這種管理手段可以避免受環(huán)境因素的影響,不容易損壞,具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性.
3文書(shū)檔案管理中辦公自動(dòng)化的具體應(yīng)用
3．1規(guī)范管理體制
按照目前的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)講,很多單位對(duì)文書(shū)和檔案依舊實(shí)行不同部門(mén)的管理體制,這種部門(mén)的管理體制,使得文書(shū)檔案的管理工作不能夠統(tǒng)一化.因此,為了保證文書(shū)檔案管理工作的有序進(jìn)行,對(duì)它的管理體制進(jìn)行完善和規(guī)劃是無(wú)可避免的,無(wú)論是前期還是后期,文書(shū)檔案的管理工作都應(yīng)該要?dú)w屬于檔案管理部門(mén),并對(duì)其實(shí)施統(tǒng)一的監(jiān)督管理.
3．2操作的統(tǒng)一化
辦公自動(dòng)化件不僅具有要較強(qiáng)的兼容性,并且還要具備良好的應(yīng)用性能.所以,在它應(yīng)用的過(guò)程中除了要有強(qiáng)大的功能系統(tǒng)外,還將需要規(guī)范一些標(biāo)準(zhǔn).比如,確保數(shù)據(jù)的安全使用,促使電子文書(shū)檔案能夠在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下安全穩(wěn)定的運(yùn)行.
4辦公自動(dòng)化的環(huán)境下文書(shū)檔案的管理工作
在辦公自動(dòng)化的環(huán)境影響下,管理人員在技術(shù)和素質(zhì)方面都需要進(jìn)一步的提高和加強(qiáng),雖然電子文書(shū)檔案在使用過(guò)程中方便快捷,容易增刪改動(dòng),但同時(shí)它的保密性和安全性也就隨之受到了威脅和考驗(yàn),在這種情況下就要要求管理工作人員要有過(guò)硬的技術(shù)和扎實(shí)的素質(zhì)水平.為了保證電子檔案文件的安全管理,檔案管理的管理工作人員在具備相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的同時(shí),還將要具備計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)或者是其他技術(shù),要緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐不斷地提高自身的素質(zhì).比如,采用先進(jìn)的信息安全技術(shù),要定期的對(duì)存檔的電子文件進(jìn)行檢查和備份,防止電子文件受到隨意的修改,而影響它的完整性.
5結(jié)束語(yǔ)
綜上所述,辦公自動(dòng)化在今后的文書(shū)檔案管理工作中,有著廣闊的發(fā)展前景和應(yīng)用空間.實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、系統(tǒng)化是檔案工作的首要任務(wù),它不但可以提高檔案的利用率,還可以提高管理工作人員的辦公效率.其次,就是在結(jié)合辦公自動(dòng)化的技術(shù)下進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作的時(shí)候,要完善和健全它的管理體制,并且要建立統(tǒng)一的流程標(biāo)準(zhǔn),只有這樣才能充分的發(fā)揮出辦公自動(dòng)化的優(yōu)越性,促使文書(shū)檔案管理工作能夠做得更好.
作者:陳慶杰 單位:長(zhǎng)春財(cái)經(jīng)學(xué)院
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1．辦公效率大幅提高。計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)之一。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴(lài)于手工操作，結(jié)果往往費(fèi)時(shí)費(fèi)力。計(jì)算機(jī)管理軟件應(yīng)用后，使文件材料的收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分便捷、有序。傳統(tǒng)的文書(shū)管理工作有“三難”：一是立卷難，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)腦，操作難度大，工作程序枯燥煩瑣，工序多而繁，干起來(lái)枯燥乏味，掌握起來(lái)難；二是管理工作難，工作程序煩瑣，需人工操作量大；三是提供利用效率低下，查準(zhǔn)率不高。如果因文檔人員立卷水平不高，出現(xiàn)組卷不合理、所擬案卷標(biāo)題不能準(zhǔn)確提示卷內(nèi)文件內(nèi)容，查找起來(lái)就很困難。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了快速便捷的管理手段，這不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除立卷歸檔、檢索查找的繁難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量，檢索速度。文書(shū)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理的管理轉(zhuǎn)變后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過(guò)去的集中立卷，改變?yōu)槠綍r(shí)隨時(shí)整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁浚铱呻S時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，提高了立卷管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的和檢索利用的方便。
2．實(shí)現(xiàn)信息資源的充分交流與共享。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所凋剌的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，并不受空間的限制；并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。工作中我們充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立了OA智能化辦公系統(tǒng)，并進(jìn)一步規(guī)范文件歸檔、利用流程及審批權(quán)限，既較好的為單位領(lǐng)導(dǎo)提供信息資源，又確保信息的保密性。
3．增強(qiáng)文件保存的穩(wěn)定性與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性差，不易保存，在檔案工作過(guò)程中稍小注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤(pán)，大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞 ，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
二、制約文書(shū)檔案應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理的相關(guān)因素
1．電子文件保密性受限制。由于電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)在一定程度上可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多．人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名．也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷電子文件是否為原件。以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。
2．對(duì)檔案綜合管理人員要求較高。對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動(dòng)化，首先要求管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平。但是在醫(yī)院管理中，一般只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，提高檔案管理人員的素質(zhì)尚未納入計(jì)劃和要求，大部分檔案管理人員知識(shí)面較窄、學(xué)歷偏低，且平時(shí)檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，致使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢(shì)的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
2．3 檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平有待提高 檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多、亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒(méi)有充分發(fā)揮。
三、文書(shū)檔案應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理的對(duì)策
1．辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之問(wèn)設(shè)置物理隔離． 以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)隔離，是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全的最有效、最實(shí)用的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進(jìn)入辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制， 無(wú)論何種類(lèi)型防火墻，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。
2．提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上．檔案人員才能對(duì)這些設(shè)備(施)了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用，達(dá)到增強(qiáng)業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”的模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門(mén)問(wèn)、區(qū)域問(wèn)系統(tǒng)合作的力度，不斷擴(kuò)大自身的交際面。通過(guò)交流，學(xué)習(xí)兄弟單位成功的經(jīng)驗(yàn)方法，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷擴(kuò)充檔案管理
人員的信息源和創(chuàng)新思維。
參考文獻(xiàn)
1．徐莉．淺談文書(shū)檔案的計(jì)算機(jī)管理[J]．平頂山師專(zhuān)學(xué)報(bào)。2001．5
篇8
1.加強(qiáng)檔案管理自動(dòng)化的意義
每一份檔案對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展都有著特殊的意義，不但要對(duì)其進(jìn)行妥善保存，而且還要長(zhǎng)時(shí)間保存。但是過(guò)去以紙張為載體的檔案管理，經(jīng)常面臨著水、火、蟲(chóng)等災(zāi)害的威脅，單位經(jīng)常投入大量的經(jīng)費(fèi)來(lái)加強(qiáng)這方面的管理，同時(shí)也因檔案規(guī)模大，無(wú)法對(duì)其逐一進(jìn)行備份，每年都會(huì)有部分檔案因上述問(wèn)題而導(dǎo)致?lián)p壞，給單位的發(fā)展帶來(lái)了很大困擾。而且部分檔案需要經(jīng)常、反復(fù)的進(jìn)行查閱，這就無(wú)法避免的對(duì)原件造成了磨損，同時(shí)也有被遺失的風(fēng)險(xiǎn)。部分單位已經(jīng)選擇利用掃描錄入的方式對(duì)檔案進(jìn)行電子化處理，但是對(duì)于電子檔案的保護(hù)、管理、查閱也存在著很多問(wèn)題，需要我們進(jìn)一步探討。就目前檔案管理辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀來(lái)看，存在著標(biāo)準(zhǔn)化滯后，管理軟件繁多，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一化管理，這些問(wèn)題都影響了檔案管理整體水平的提高。現(xiàn)階段迫切解決的問(wèn)題并不是硬件設(shè)施建設(shè)的問(wèn)題，而是如何使硬件設(shè)備正常發(fā)揮出功能的問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)化、信息化，已經(jīng)成為社會(huì)各界所廣泛關(guān)注的問(wèn)題，它也是人類(lèi)社會(huì)發(fā)展的主要趨勢(shì)，檔案管理必須要順應(yīng)這一發(fā)展趨勢(shì)，利用好各種優(yōu)勢(shì)，做好自身建設(shè)。
2.將檔案管理與辦公自動(dòng)化相融合的措施
2.1做好宣傳工作，提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度
一項(xiàng)工作的能否順利展開(kāi)與前期的宣傳工作，以及單位領(lǐng)導(dǎo)干部的重視程度有非常重大的關(guān)系，所以，檔案管理人員必須要積極主動(dòng)的做好檔案管理的宣傳與匯報(bào)工作，以便得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視。檔案管理人員，可以在征得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的同意條件下，通過(guò)專(zhuān)題講座、培訓(xùn)教育以及發(fā)放傳單等方式向廣大單位員工宣傳《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等法律政策，目的是使單位從上到下都能夠?qū)n案管理信息化有一個(gè)必要的認(rèn)識(shí)，以爭(zhēng)取到領(lǐng)導(dǎo)、員工對(duì)檔案管理工作有一個(gè)充分的認(rèn)識(shí)和理解，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化打下基礎(chǔ)。
2.2統(tǒng)一規(guī)范，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
想要做好檔案管理辦公自動(dòng)化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行考慮：首先，加強(qiáng)檔案管理體制建設(shè)。據(jù)筆者了解，現(xiàn)階段我國(guó)很多單位的檔案管理與文件管理是分開(kāi)進(jìn)行的，分別隸屬于兩個(gè)管理部門(mén)，這就使得檔案管理部門(mén)無(wú)法對(duì)文件的前期進(jìn)行有效的控制。所以，我們必須要從管理體制方面入手，對(duì)管理體制加以規(guī)范。單位可以考慮在內(nèi)部對(duì)檔案管理與文件管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)管理，促進(jìn)兩者同步發(fā)展。使檔案管理部門(mén)能夠?qū)ξ募那捌谔幚磉M(jìn)行有效的控制，將文件的前期處理與控制納入檔案管理部門(mén)的職責(zé)范圍之內(nèi)，這樣就能夠使為文件順利歸檔打下基礎(chǔ)。其次，規(guī)范檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)文件前期處理、著錄要求、電子文檔格式以及歸檔流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理。最后，對(duì)技術(shù)操作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)的過(guò)程中，必須要考慮到兼容性、實(shí)用性以及高效性，對(duì)技術(shù)參數(shù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化設(shè)置，比如數(shù)據(jù)的安全標(biāo)準(zhǔn)、接口標(biāo)準(zhǔn)以及非同一類(lèi)型的數(shù)據(jù)實(shí)施轉(zhuǎn)化的標(biāo)準(zhǔn)等等，只有對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，才能夠提高工作效率，降低錯(cuò)誤發(fā)生的機(jī)率。
2.3完善對(duì)電子檔案的監(jiān)督管理職能
單位在選擇檔案系統(tǒng)管理軟件的過(guò)程中，必須要選擇已經(jīng)通過(guò)檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)認(rèn)證，可以廣泛使用的系統(tǒng)軟件。單位內(nèi)部在安裝管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，必須要有上級(jí)檔案管理部門(mén)參與驗(yàn)收工作。在對(duì)電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，必須一式三份，一份用于日常借閱，一份用于封存，一份另外保存?zhèn)溆谩Ｒ簿褪钦f(shuō)，從系統(tǒng)軟件購(gòu)買(mǎi)到安裝使用整個(gè)過(guò)程都必須進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，以防止為日后的使用埋下隱患。
2.4加強(qiáng)硬件設(shè)施、軟件設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)
在硬件設(shè)施建設(shè)方面，保證各部門(mén)之間硬件設(shè)施的兼容性與匹配性，保證計(jì)算機(jī)在安全環(huán)境下運(yùn)行，同時(shí)確保信息在傳送過(guò)程中的穩(wěn)定性與安全性。在軟件設(shè)施建設(shè)方面，要及時(shí)對(duì)安全漏洞進(jìn)行修補(bǔ)，更新殺毒軟件，防火墻、防毒軟件必須二十四小時(shí)開(kāi)放，以防止計(jì)算機(jī)病毒、黑客對(duì)系統(tǒng)的入侵與攻擊，以保證信息資源的安全性以及信息傳輸?shù)母咝浴?/p>
2.5對(duì)系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行有效隔離
在單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間設(shè)置一道物理隔離層，是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全性、有效性的前提。第一個(gè)保護(hù)層是路由器，路由器要將所有的IP地址進(jìn)行屏蔽，再有選擇的對(duì)部分地址接入到辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中。第二個(gè)保護(hù)層是防火墻。絕對(duì)大部分的防火墻都有認(rèn)證機(jī)制的，防火墻包括以五個(gè)基本功能，即：對(duì)進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)、信息實(shí)施過(guò)濾；對(duì)進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的訪問(wèn)進(jìn)行有效管理；封堵禁止操作的業(yè)務(wù)；對(duì)通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容進(jìn)行有效記錄；對(duì)攻擊網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的行為進(jìn)行檢測(cè)與提醒。
2.6加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)
任何一個(gè)體系的執(zhí)行，最終都會(huì)落實(shí)到人員身上，檔案管理也不例外，想要做好檔案管理工作，就必須要提高檔案管理人員的素質(zhì)，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理與辦公自動(dòng)化更好融合的一個(gè)重要前提。檔案管理人員除了要具有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，純熟的檔案管理知識(shí)，同時(shí)還要具有熟練的計(jì)算機(jī)操作技能，不斷努力學(xué)習(xí)，更新自己的知識(shí)架構(gòu)，與時(shí)俱進(jìn)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，發(fā)揮出自己應(yīng)有的作用。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)事故時(shí)有發(fā)展，電腦病毒日益泛濫，黑客的入侵技術(shù) 也在不斷更新，這些都會(huì)對(duì)要案信息管理構(gòu)成威脅。這就要求廣大檔案管理人員必須熟練掌握信息安全技術(shù)，努力提高自己的綜合素質(zhì)，為檔案管理工作以及單位事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的力量。
3.總結(jié)：
綜上所述，經(jīng)濟(jì)與科技的快速發(fā)展，使傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)人們對(duì)檔案管理的需求，辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)有其必然性，它必將會(huì)在提高檔案管理工作效率，以及工作質(zhì)量方面發(fā)揮出巨大作用，我們可以從做好宣傳工作，提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度；統(tǒng)一規(guī)范，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；完善對(duì)電子檔案的監(jiān)督管理職能；加強(qiáng)硬件設(shè)施、軟件設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)；對(duì)系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行有效隔離；加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)等方面入手。
參考文獻(xiàn)：
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篇9
辦公自動(dòng)化，是指以電子計(jì)算機(jī)為核心的各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備，迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息，提高辦公效率。應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴(lài)性。如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化為人類(lèi)社會(huì)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，改變傳統(tǒng)的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時(shí)也給文件與檔案管理帶來(lái)了巨大的變化。
文書(shū)檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。
1 應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
1.1 辦公效率大幅提高
計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴(lài)于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫(xiě)、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類(lèi)、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。
1.2 文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
1.3 電于文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤(pán)，大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
1.4 提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)工其進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
2 應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題
2.1 電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷模腋膭?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。
2.2 對(duì)檔案綜合管理人員要求高
對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動(dòng)化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
3 針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題提出了幾點(diǎn)方法
3.1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)人辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類(lèi)型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。
3.2 提高檔案人員的綜合素質(zhì)
一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過(guò)對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。
二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。
三是加大檔案部門(mén)間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過(guò)交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門(mén)和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
3、做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，而且，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮效用。
篇10
1、 辦公自動(dòng)化應(yīng)用于文書(shū)檔案管理中的優(yōu)勢(shì)
1.1能夠有效的提高辦公效率
采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，由于計(jì)算機(jī)對(duì)于文字信息的處理能力十分強(qiáng)大，文書(shū)檔案管理工作在計(jì)算機(jī)的幫助下，也就得到了有效的改善。文件資料的收集、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)也就變得簡(jiǎn)單易行，辦公效率也得到了極大的提高。
1.2能夠確保相關(guān)文件的穩(wěn)定性
相對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，電子文件檔案材料能夠保存的時(shí)間更長(zhǎng)。紙張的壽命都是相對(duì)的，而且還受到外部客觀環(huán)境的影響，一旦紙張受損，紙質(zhì)檔案相關(guān)文字信息丟失，將帶來(lái)不可挽回的損失。但是電子文件檔案材料則不同，可以選用的載體豐富多樣，包括VCD、DVD、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等等。而這些載體的優(yōu)越性顯著，使得保存資料不僅不易損壞，而且方便閱讀，查看，穩(wěn)定性顯著。
1.3有利于信息資源共享與交流
在原始文書(shū)檔案管理中，大量的文書(shū)檔案都被手工操作者置入文件柜中，不僅不方便查閱，造成查找困難，使得資源共享與交流困難，而大量的文件儲(chǔ)存柜存放文件，也一定程度上造成了資金的浪費(fèi)。運(yùn)動(dòng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，文書(shū)檔案管理也變得更加體系化，不再受到空間的限制，而且通過(guò)便捷的互聯(lián)網(wǎng)，文書(shū)檔案的查詢(xún)也變得簡(jiǎn)單、快捷，大大的提高了資源的利用率，有利于資源的共享與交流。
2、 辦公自動(dòng)化應(yīng)用于文書(shū)檔案管理中的不足
2.1電子文件保密性變?nèi)?/p>
電子文化和紙質(zhì)文件最大的區(qū)別在于，電子文件沒(méi)有了固定的形式，易于變化，即便是被修改后，也可以不留下痕跡。而紙質(zhì)文件則是一旦被修改，痕跡十分明顯。因此在一定程度上，電子文件的保密性就不如紙質(zhì)文件，電子文件還使得一些需要被高度保密的文件保密性變?nèi)酰@樣不利于文件信息的安全管理。目前雖然有一些相關(guān)的技術(shù)能夠防止他人在“原稿”上增、刪、改，對(duì)原文進(jìn)行偽造等，但是沒(méi)法有效地鑒定文件的原稿。它不像紙質(zhì)稿可以通過(guò)印章或署名進(jìn)行判斷。這些都是電子文化在保密性方面遭受的嚴(yán)峻的考驗(yàn)，電子文化的保密性存在隱患。
2.2對(duì)文書(shū)檔案管理人員的要求高
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在文書(shū)檔案管理中的運(yùn)用，就需要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作人員的素質(zhì)要求。僅僅懂得相關(guān)檔案管理的理論、方法和技術(shù)是不夠的，還需要有過(guò)硬的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)水平。因此文書(shū)檔案管理工作人員不僅需要達(dá)到一定的知識(shí)層次，還需要掌握一定的現(xiàn)代高技術(shù)，擁有處理相關(guān)問(wèn)題的綜合能力。當(dāng)前大部分檔案管理人員的技術(shù)水平不夠，相關(guān)理論知識(shí)跟不上，在辦公自動(dòng)化設(shè)備的使用上缺乏一定的主動(dòng)性，不利于檔案信息管理的電子化。
3 、文書(shū)檔案管理中辦公自動(dòng)化的應(yīng)用策略
3.1規(guī)范文書(shū)檔案管理體制
為確保辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)結(jié)合文書(shū)檔案管理的實(shí)際情況，規(guī)范文書(shū)檔案管理制度，為辦公自動(dòng)化的應(yīng)用以及文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展提供可靠的制度支持。當(dāng)前大部分單位在文書(shū)檔案管理工作中主要采取分部門(mén)管理的方式，此種情況下部門(mén)之間的交流有限，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作的協(xié)調(diào)性不足，嚴(yán)重影響文書(shū)檔案統(tǒng)一化管理的順利實(shí)現(xiàn)。因此在文書(shū)檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)對(duì)管理體制加以規(guī)范，實(shí)現(xiàn)文書(shū)與檔案的統(tǒng)一規(guī)劃與管理，從而全面提高文書(shū)檔案管理質(zhì)量和效率。
3.2加強(qiáng)硬件建設(shè)
在文書(shū)檔案管理工作中，為促進(jìn)辦公自動(dòng)化的合理應(yīng)用，應(yīng)當(dāng)基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)硬件建設(shè)，改善硬件環(huán)境，為文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理提供可靠的技術(shù)支持。也就是說(shuō)，應(yīng)當(dāng)促進(jìn)文書(shū)檔案管理技術(shù)手段和設(shè)備的先進(jìn)化合現(xiàn)代化，對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行合理應(yīng)用，保證文書(shū)檔案管理工作的高效開(kāi)展。
3.3制定業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)
在明確文書(shū)檔案管理制度的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)結(jié)合工作實(shí)際情況，制定規(guī)范化的業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文書(shū)檔案管理工作中文件的處理、歸檔以及電子文件格式等相關(guān)操作程序進(jìn)行規(guī)范，促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的順利規(guī)范開(kāi)展，全面提高文書(shū)檔案管理工作中辦公自動(dòng)化的應(yīng)用效率。
3.4實(shí)現(xiàn)檔案工作人員專(zhuān)業(yè)化與現(xiàn)代化的有機(jī)結(jié)合
文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循人的主體地位，并積極運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，準(zhǔn)確把握社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)，基于傳統(tǒng)檔案管理理論、原則及技術(shù)的基礎(chǔ)上，將其與現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)進(jìn)行協(xié)調(diào)配合，促進(jìn)專(zhuān)業(yè)化與現(xiàn)代化的有機(jī)結(jié)合，從而全面提高文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量。
4 、結(jié)束語(yǔ)
總而言之，辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用，能夠?qū)崿F(xiàn)人力物力資源的優(yōu)化配置，提高文書(shū)檔案管理工作效率，提高工作質(zhì)量，并合理控制文書(shū)檔案管理資金，推進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的高效開(kāi)展。因此在文書(shū)檔案管理工作中應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案工作實(shí)際情況，制定規(guī)范化的文書(shū)檔案管理體制，明確相關(guān)管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案工作人員專(zhuān)業(yè)化與現(xiàn)代化的有機(jī)融合，推進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的不斷進(jìn)步。
篇11
一、傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題
文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)管理、經(jīng)營(yíng)決策、問(wèn)題處理、信息交流、研究開(kāi)發(fā)等活動(dòng)的重要載體。是檔案工作中必不可少的內(nèi)容。傳統(tǒng)文檔的管理一般都是靠紙質(zhì)文件作為載體來(lái)保管的，這樣就需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力來(lái)進(jìn)行檔案的分類(lèi)存檔，過(guò)程比較繁瑣，不是很方便而且工作效率也不高。傳統(tǒng)文檔管理主要存在的弊端有以下幾方面：
（一）傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔的使用缺乏時(shí)效性
在傳統(tǒng)文檔管理下，如果想要借閱相關(guān)的文檔資料就必須要到所屬的檔案室去辦理手續(xù)才能借閱，并且還需要進(jìn)行繁瑣的登記。如果是在當(dāng)?shù)剡€好，但有時(shí)卻要去異地才能閱讀到，就時(shí)間上來(lái)說(shuō)這樣異地的奔波，不但浪費(fèi)了大量的時(shí)間，也同時(shí)耗去不少人力和財(cái)力，信息也沒(méi)有得到充分的共享，甚至還會(huì)影響到正常的使用，這樣就無(wú)法充分的體現(xiàn)文檔的價(jià)值，所以說(shuō)它缺乏時(shí)效性。
（二）傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔不宜長(zhǎng)久保存
在傳統(tǒng)文檔的管理下，文檔的材質(zhì)多數(shù)都是紙質(zhì)文件，而紙質(zhì)文件又是極容易損壞的，不利于長(zhǎng)久保存，尤其在借閱過(guò)程中，這種損壞是難免的。很多重要的檔案文件都是紙質(zhì)的，在傳閱的過(guò)程中由于不小心而使文件有損傷，有些可以修復(fù)，但也有無(wú)法修復(fù)的，這樣就會(huì)容易造成重要的歷史信息不能完整的被保留下來(lái)，成為一種遺憾。那些不能再生的重要原始檔案就會(huì)因?yàn)閾p壞而成為一種巨大的損失，無(wú)法彌補(bǔ)。所以說(shuō)紙質(zhì)文檔不利于長(zhǎng)久保存。
（三）傳統(tǒng)模式下的文檔管理的復(fù)雜化
在傳統(tǒng)文檔的管理下，如果想要借閱就必須要進(jìn)行詳細(xì)的登記，但是由于檔案的種類(lèi)形式的多樣，使其在整理歸類(lèi)上比較麻煩，不方便長(zhǎng)久的使用。而且在保管上有相當(dāng)復(fù)雜的流程，不但需要大量的人員來(lái)進(jìn)行分類(lèi)整理，還要進(jìn)行一定的維護(hù)，在還文檔時(shí)還要有一套流程來(lái)進(jìn)行登記。總是在重復(fù)著工作，卻效率很低。
二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書(shū)檔案管理的優(yōu)勢(shì)
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)帶來(lái)了新的改革，在文檔管理方面也有著它無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，給文檔管理工作帶來(lái)了極大的改變。技術(shù)的革新，使得文檔管理也日益科學(xué)化、合理化、規(guī)范化。但是文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化并不是一項(xiàng)孤立單獨(dú)的工作，它的最終目的是為了檔案能更好的被利用，發(fā)揮它應(yīng)有的價(jià)值。既然說(shuō)過(guò)了傳統(tǒng)文檔管理的弊端，現(xiàn)在就來(lái)說(shuō)下，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書(shū)檔案管理的優(yōu)勢(shì)。
（一）辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理使用的時(shí)效性強(qiáng)
在文檔管理中實(shí)行信息化管理，使文檔信息可以實(shí)時(shí)在線，需求者就可以通過(guò)一定的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行及時(shí)的查閱，使文檔信息能否充分的達(dá)到資源共享的目的。且查閱時(shí)所進(jìn)行的個(gè)人信息登記也變得簡(jiǎn)單明了，由于是計(jì)算機(jī)檢索，便自動(dòng)的保存了借閱者的信息，以此來(lái)方便借閱者進(jìn)行多次借閱，不用反復(fù)登記的麻煩。由于少了來(lái)回的奔波，減少了大量的時(shí)間與人力，沒(méi)有造成不必要的浪費(fèi)，在很大程度上提高了使用的效率，且能進(jìn)行及時(shí)的溝通，給使用者帶來(lái)極大的方便，因此說(shuō)在辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書(shū)檔案的使用時(shí)效性變?cè)鰪?qiáng)了。
（二）辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理中的文書(shū)檔案可以長(zhǎng)久保存
在傳統(tǒng)文檔管理中的文檔基本上都是紙質(zhì)載體，不宜長(zhǎng)久保存，且易損壞，造成一些不必要的損失。但是在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，文書(shū)檔案可以用多種載體來(lái)進(jìn)行保存，不再是單一的一種選擇。它可以用各種電子手段來(lái)進(jìn)行保存，如果需要可以實(shí)時(shí)的進(jìn)行查閱，方便了解所需的實(shí)體文檔的最新動(dòng)態(tài)。因?yàn)楸４娴亩鄻有裕簿涂梢员苊庠嫉奈臋n資料在借閱中產(chǎn)生的損傷，這樣既方便了需要者同時(shí)也能完整的保存下文檔資料不被損壞。這樣就延長(zhǎng)了文檔的使用壽命。
（三）辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理的精簡(jiǎn)化；
傳統(tǒng)文書(shū)檔案的管理有一套比較復(fù)雜繁瑣的流程，從文書(shū)信息的收集、歸類(lèi)、整理、立卷到最后的存檔，每一步都需要花費(fèi)大量的人力、物力來(lái)完成，且在過(guò)程中也容易出現(xiàn)差錯(cuò)，做起來(lái)很不方便。但是在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，有了計(jì)算機(jī)的協(xié)助，使復(fù)雜的工作變得簡(jiǎn)單，操作上也不需要耗費(fèi)太多的時(shí)間和精力，而且還能提高文檔的質(zhì)量，減少時(shí)間和空間，以便于使用。
文書(shū)檔案的管理也具有一定的保密性，在辦公自動(dòng)化環(huán)境中可以設(shè)定一定的局域來(lái)訪問(wèn)使用某些方面文檔的資料，從而來(lái)加強(qiáng)其保密性質(zhì)。因?yàn)楣ぞ叩姆奖悖彩刮臋n的查閱變得簡(jiǎn)單而快捷，甚至可以通過(guò)一些模糊查詢(xún)就可以搜到想要查閱的文檔信息。
總 結(jié)：
伴隨著科技的進(jìn)步，科學(xué)的發(fā)達(dá)，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理已經(jīng)漸漸地不能適應(yīng)人們所需，把傳統(tǒng)與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合，讓文檔管理由“卷”變成“件”逐步實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”的現(xiàn)代科學(xué)管理，這也是每個(gè)文書(shū)檔案管理人員所要掌握的基本技能。辦公自動(dòng)化是信息社會(huì)時(shí)代的重要標(biāo)志之一，為了更好的服務(wù)全人類(lèi)，文檔管理的現(xiàn)代化進(jìn)程將永不停止。
參考文獻(xiàn)：
篇12
（二）推動(dòng)文書(shū)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化進(jìn)程。辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)了文本歸檔，主要有兩方面的內(nèi)容：第一方面歸檔工作以紙質(zhì)文檔為對(duì)象；第二方面歸檔工作是以電子文書(shū)為對(duì)象。利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)文書(shū)進(jìn)行歸檔，在一定的標(biāo)準(zhǔn)與要求下進(jìn)行文書(shū)管理與檔案管理，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行規(guī)范，并對(duì)管理權(quán)限與具體內(nèi)容加以解釋說(shuō)明，這些內(nèi)容規(guī)范和權(quán)限，不但是文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化操作的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)，還給文書(shū)檔案管理工作提供了管理依據(jù)。
（三）提高文本的高效率和便捷度。辦公室自動(dòng)化最大的成效是改善了文書(shū)檔案工作的效率，計(jì)算機(jī)的運(yùn)用提升了文本檔案的效率，改善了以往傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案立卷難、管理工作難度大、工作效率差等弊端，便于使大部分的工作人員解放出來(lái)從事其他的工作，也大大的提高了工作的準(zhǔn)確性。文書(shū)檔案管理自動(dòng)化是信息全方位的展示，減少快速檢索和瀏覽的時(shí)間，從而提高便捷度。
二、文本檔案自動(dòng)化的應(yīng)用方法
（一）硬件?O施為基礎(chǔ)，改善硬件環(huán)境。文書(shū)檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化，是在擁有互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)和相關(guān)的電子設(shè)備基礎(chǔ)上完成的。提高文書(shū)檔案管理自動(dòng)化的首要是做好硬件設(shè)施建設(shè)，營(yíng)造良好的硬件環(huán)境，加強(qiáng)硬件設(shè)施裝備，是保障辦公人員順利完成工作的條件，也是提高辦公效率的基礎(chǔ)。
（二）合理布局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)之間設(shè)置物理隔離，這也是保護(hù)文書(shū)管理的關(guān)鍵性措施。就目前而言，主要有兩層保護(hù)，第一層是以路由器的為中心防護(hù)隔離，路由器發(fā)揮過(guò)濾被屏蔽的IP地址和服務(wù)的作用。先隔離IP地址，在選擇的放行需要的地址進(jìn)入，從而保護(hù)自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的安全。第二層是防火墻，防火墻能夠檢測(cè)出網(wǎng)絡(luò)攻擊并報(bào)警，還會(huì)得以經(jīng)過(guò)防火墻的信息內(nèi)容進(jìn)行記錄，對(duì)一些禁止進(jìn)入的內(nèi)容進(jìn)行屏蔽，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容進(jìn)出的監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)化的優(yōu)化作用，不但能夠提高文本檔案管理的保密效果，還可以增強(qiáng)文書(shū)檔案的時(shí)效性。
（三）對(duì)文書(shū)檔案工作人員的整體素質(zhì)有要求。文書(shū)檔案管理自動(dòng)化的能夠的順利進(jìn)行，離不開(kāi)現(xiàn)代化檔案管理人員的力量。而在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書(shū)檔案管理中，對(duì)工作人員的素質(zhì)要求沒(méi)有限制，沒(méi)有什么大的技術(shù)要求，有的甚至有的管理人員并沒(méi)有什么文化水平。但是，面對(duì)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，對(duì)管理人員的要求很?chē)?yán)格，管理人員一定要熟練的掌握計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備，通過(guò)自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)歸檔管理，對(duì)工作人員有了更高素質(zhì)的要求。因此，要求管理人員要不斷的加強(qiáng)學(xué)習(xí)，熟練應(yīng)用自動(dòng)化設(shè)備，在了解自動(dòng)化操作理論基礎(chǔ)上，不斷的加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的了解。為文書(shū)檔案自動(dòng)化管理，長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展儲(chǔ)備人才，滿(mǎn)足對(duì)技術(shù)人才的需求。此外，還要在自動(dòng)化操作中不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中存在的問(wèn)題，及時(shí)的對(duì)辦公系統(tǒng)化進(jìn)行完善和改進(jìn)。
篇13
1.國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的主要問(wèn)題
1.1對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度不夠
檔案數(shù)字化，一方面可以提升查閱效率，相較于傳統(tǒng)的查閱方式，數(shù)字化后的檔案查閱只需要幾分鐘甚至更短的時(shí)間就可以查閱到檔案原文的掃描件。另一方面數(shù)字化后的檔案可以封閉保存，沒(méi)有特殊情況不再使用，有利于保護(hù)原件。但是在國(guó)有企業(yè)，檔案管理工作沒(méi)有得到足夠重視，檔案數(shù)字化工作比較滯后，導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)檔案室變成無(wú)人問(wèn)津的部門(mén)，檔案管理人員責(zé)任心強(qiáng)的會(huì)默默無(wú)聞的工作著，責(zé)任心不強(qiáng)的檔案堆積成山，沒(méi)人整理，連查找都困難，更談不上檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)了。從根本上說(shuō)，檔案數(shù)字化建設(shè)與否，建設(shè)質(zhì)量的好壞，建設(shè)進(jìn)度的快慢，與國(guó)有企業(yè)的重視程度有關(guān)。
1.2軟硬件配備不足嚴(yán)重制約國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化工作的開(kāi)展
隨著信息化建設(shè)飛速發(fā)展，國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)也配備了一些計(jì)算機(jī)及掃描儀設(shè)備，但是這些設(shè)備是有使用年限的，由于資金不足等原因，設(shè)備更新緩慢，老的計(jì)算機(jī)與檔案管理軟件的要求不匹配導(dǎo)致軟件運(yùn)行緩慢甚至無(wú)法運(yùn)行，掃描儀老舊致使掃描圖像不清晰，甚至有的還沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理軟件。沒(méi)有好的檔案數(shù)字化工作所需的軟硬件設(shè)備，導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化工作無(wú)法開(kāi)展或進(jìn)展緩慢。
1.3檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)不兼容
目前，各軟件公司制作的檔案管理軟件和OA辦公軟件種類(lèi)繁多，國(guó)有企業(yè)也是根據(jù)自己的需要自行購(gòu)買(mǎi)檔案管理軟件和OA辦公軟件，致使檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)兩者不兼容，造成不能依托OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上錄入和查詢(xún)等，形成的數(shù)據(jù)也難以轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)共享。以昆明公交公司為例，昆明公交公司使用的OA辦公系統(tǒng)是電子政務(wù)網(wǎng)上的政府信息公開(kāi)系統(tǒng)，而檔案管理系統(tǒng)是珠海泰坦軟件公司開(kāi)發(fā)的檔案綜合管理系統(tǒng)，兩者是不能兼容的，政務(wù)網(wǎng)上的收發(fā)文要?dú)w檔，只能從政務(wù)網(wǎng)上下載下來(lái)，然后一條條的錄入檔案管理系統(tǒng)中，形成的電子文件也只能一條條對(duì)應(yīng)的導(dǎo)入檔案軟件中，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率低下。
1.4檔案管理人員素質(zhì)不高、配備不足
檔案管理人員素質(zhì)的高低決定著國(guó)有企業(yè)檔案管理水平的高低，隨著辦公自動(dòng)化的普及，對(duì)檔案管理人員也提出了新的要求，檔案管理人員除了會(huì)傳統(tǒng)的手工整理檔案外，還會(huì)利用現(xiàn)代化的手段對(duì)檔案進(jìn)行管理。但是在國(guó)有企業(yè)，檔案管理人員素質(zhì)高低不一，為了節(jié)約編制，一般使用秘書(shū)兼管檔案管理工作，專(zhuān)職人員少，檔案工作大多停留在手工管理階段，不利于檔案數(shù)字化工作的開(kāi)展。
1.5缺乏技術(shù)指導(dǎo)
檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)技術(shù)含量、操作規(guī)范度很高的工作，檔案數(shù)字化工作也正處在摸索和嘗試階段。在國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化工程中，檔案管理人員對(duì)掃描技術(shù)、掃描流程、掃描方式、色彩模式、掃描分辨率、存儲(chǔ)格式、掃描過(guò)程控制等掌握不夠，缺乏技術(shù)指導(dǎo)。
1.6安全問(wèn)題突出
國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的安全問(wèn)題主要有三個(gè)方面，一是缺乏安全保管電子檔案的設(shè)施，如光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、防磁柜等。二是數(shù)字化過(guò)程中的安全問(wèn)題，由于紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，紙質(zhì)檔案在從庫(kù)房拿出來(lái)數(shù)字化的過(guò)程中，難免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案丟失情況。三是網(wǎng)絡(luò)安全沒(méi)有保障，安全措施不到位，其他部門(mén)的電腦還連著外網(wǎng)等。
1.7檔案數(shù)字化制度欠缺
2005年國(guó)家檔案局的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》是紙質(zhì)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)，各省市也出臺(tái)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作提供了相關(guān)的技術(shù)指導(dǎo)，由于各國(guó)有企業(yè)紙質(zhì)檔案的種類(lèi)不盡相同，國(guó)有企業(yè)沒(méi)有根據(jù)自身情況制定檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，完全參照國(guó)家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和省市標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，致使在檔案數(shù)字化過(guò)程中，沒(méi)有制度可依，無(wú)章可循。
1.8有些檔案數(shù)字化工作重復(fù)
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，政府也在推行電子政務(wù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上收文發(fā)文，推進(jìn)無(wú)紙化辦公工作，使信息可以迅速、準(zhǔn)確地到達(dá)相關(guān)部門(mén)，從而極大的降低社會(huì)成本，提高文件傳閱速度。但在很多國(guó)有企業(yè)，由于各方面的原因，并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，政務(wù)網(wǎng)的文件還是習(xí)慣下載后打印出來(lái)給領(lǐng)導(dǎo)批閱后存檔，這一部分打印出來(lái)的政務(wù)網(wǎng)文件存檔后就不可避免出現(xiàn)再數(shù)字化的現(xiàn)象，造成重復(fù)和浪費(fèi)。
2.解決對(duì)策
國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，筆者認(rèn)為應(yīng)著力采取的對(duì)策主要有：
2.1加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化工作的領(lǐng)導(dǎo)
國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目的在于提高國(guó)有企業(yè)效率，提高領(lǐng)導(dǎo)決策和管理水平，國(guó)有企業(yè)應(yīng)該把檔案的數(shù)字化建設(shè)納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，把檔案的數(shù)字化建設(shè)納入國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)當(dāng)中，作為國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容來(lái)建設(shè)，明確主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員在檔案數(shù)字化建設(shè)方面的責(zé)任，在物力人力財(cái)力方面給予支持，有了領(lǐng)導(dǎo)的支持，檔案的數(shù)字化工作便能順利的開(kāi)展。
2.2增撥專(zhuān)項(xiàng)資金，配足軟硬件設(shè)施
為使檔案數(shù)字化工作能夠順利開(kāi)展，國(guó)有企業(yè)應(yīng)該把數(shù)字化工作所需的經(jīng)費(fèi)列入國(guó)有企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，增加撥付檔案數(shù)字化建設(shè)專(zhuān)項(xiàng)資金，重新為檔案室配足計(jì)算機(jī)、掃描儀、防磁柜、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、檔案管理軟件等設(shè)備，并根據(jù)需要進(jìn)行更新?lián)Q代和最新優(yōu)化升級(jí)，使之完全符合檔案數(shù)字化工作的需要，檔案部門(mén)要多與領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)商，爭(zhēng)取支持，以保證檔案數(shù)字化建設(shè)順利進(jìn)行。
2.3建設(shè)統(tǒng)一管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接
隨著辦公自動(dòng)化的普及，電子檔案數(shù)量不斷激增，建設(shè)統(tǒng)一管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接至關(guān)重要，國(guó)有企業(yè)要真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化，做到從文件到檔案的轉(zhuǎn)變不需要數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換與遷移，同時(shí)也提高檔案工作的效率。這就要求國(guó)有企業(yè)要加大資金投入，檔案部門(mén)要加強(qiáng)與軟件制作部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，使OA辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)具備符合檔案管理要求的功能，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接。
2.4加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)
人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案數(shù)字化工作順利開(kāi)展的先決條件，必須加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作人才隊(duì)伍建設(shè)。一是人員保障，檔案數(shù)字化工作量大，必須有足夠的人員才能完成，如有外包能力可以請(qǐng)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)完成，沒(méi)有外包能力的可以挖掘內(nèi)部潛力，從其他部門(mén)借調(diào)一些人員過(guò)來(lái)幫忙完成，并配備一名計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)的管理及相關(guān)業(yè)務(wù)工作。二是檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，根據(jù)檔案發(fā)展需要不斷提升專(zhuān)業(yè)技能，學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索和開(kāi)發(fā)利用，積極參加檔案知識(shí)培訓(xùn)班，自覺(jué)學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化各項(xiàng)規(guī)章制度，讀透研透其中的內(nèi)容并應(yīng)用到實(shí)際操作中，保障檔案數(shù)字化工作的有效開(kāi)展。
2.5加強(qiáng)與檔案部門(mén)聯(lián)系
積極到省市檔案局參觀學(xué)習(xí)數(shù)字化建設(shè)方面的經(jīng)驗(yàn)，請(qǐng)專(zhuān)家親自過(guò)來(lái)開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，傳授檔案數(shù)字化方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，及時(shí)掌握數(shù)字化工作的方法，參觀其他成功單位的檔案數(shù)字化情況，獲得旁人已經(jīng)取得的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，從而少走彎路，提高工作效率。
2.6加強(qiáng)檔案數(shù)字化的安全管理
檔案先進(jìn)的管理手段帶來(lái)工作效率的提高，同時(shí)也對(duì)檔案安全管理提出了更高的要求，可以從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)檔案的安全管理。一是加大資金投入，購(gòu)買(mǎi)存儲(chǔ)設(shè)備如光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、防磁柜等，確保檔案保管安全。二是加強(qiáng)檔案數(shù)字化流程的監(jiān)控，制定明確的責(zé)任制度，杜絕數(shù)字化過(guò)程中檔案丟失的現(xiàn)象發(fā)生。三是引進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理人員，制定檔案安全管理制度，按時(shí)進(jìn)行備份，定期開(kāi)展檔案安全保密檢查工作，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)整改，發(fā)生責(zé)任事故嚴(yán)肅處理，與檔案管理軟件聯(lián)網(wǎng)的電腦不能同時(shí)連著外網(wǎng)，所有的電腦實(shí)行專(zhuān)管專(zhuān)用，實(shí)行密碼登陸，做好防火墻等安全設(shè)置，并隨時(shí)更新病毒庫(kù)。
2.7完善檔案數(shù)字化工作制度
制定規(guī)范，明確標(biāo)準(zhǔn)，這是保證掃描質(zhì)量的重要步驟，國(guó)有企業(yè)檔案在進(jìn)行數(shù)字化工作之前，應(yīng)根據(jù)國(guó)有企業(yè)的實(shí)際情況，制定和完善檔案數(shù)字化工作制度，包括整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、圖像掃描技術(shù)規(guī)范、責(zé)任制度、安全保密制度等，并使檔案數(shù)字化責(zé)任具體到了崗位和人，嚴(yán)格質(zhì)量控制，明確工作流程，明確掃描方式、色彩模式、掃描分辨率、存儲(chǔ)格式、掃描過(guò)程控制等，在制度上保證了檔案數(shù)字化工作向更高質(zhì)量、更加規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。還可以實(shí)行激勵(lì)制度，對(duì)檔案數(shù)字化工作比較先進(jìn)的檔案部門(mén)進(jìn)行激勵(lì)，以物質(zhì)激勵(lì)和精神激勵(lì)相結(jié)合，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。
2.8實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，避免重復(fù)數(shù)字化
在國(guó)有企業(yè)的信息化建設(shè)中，國(guó)有企業(yè)可以利用內(nèi)部局域網(wǎng)，把不的檔案通過(guò)局域網(wǎng)向內(nèi)部開(kāi)放，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息資源聯(lián)網(wǎng)，無(wú)紙辦公，減少紙張，OA系統(tǒng)中形成的電子文件可以通過(guò)與檔案系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換，避免出現(xiàn)了在OA系統(tǒng)中形成的電子文件打印后再數(shù)字化的現(xiàn)象，造成重復(fù)和浪費(fèi)。同時(shí)要做好保密工作，要對(duì)外必要信息時(shí)，應(yīng)做到科學(xué)地把握保密和利用的關(guān)系，做好信息安全保密，同時(shí)要積極開(kāi)展服務(wù)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，開(kāi)展國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化工作，重在堅(jiān)持，要將檔案數(shù)字化建設(shè)納入國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)中，積極探索出最適合自身的數(shù)字化建設(shè)道路。
參考文獻(xiàn)：
