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第八章 為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)

一、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人確立工作目標(biāo)

(一)工作目標(biāo)五要素

主要工作目標(biāo)。

與主要工作目標(biāo)相關(guān)聯(lián)的目標(biāo)。

按時間段劃分的細(xì)目標(biāo)。

目標(biāo)的可行性。

衡量工作目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)。

(二)設(shè)置目標(biāo)控制點

制訂階段性工作成果標(biāo)準(zhǔn)。

按計劃分段檢查工作情況。

(三)糾偏

發(fā)現(xiàn)未完成的目標(biāo)，及時督促其完成。

對不合理的工作目標(biāo)，及時進(jìn)行調(diào)整。

二、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人安排工作計劃

(一)年度工作計劃

將重點工作按大體時間段排列。

以例行重大活動和本年度新增大型活動為主。

重要工作，可規(guī)劃出階段性目標(biāo)。

(二)月份工作計劃

以年度計劃為指導(dǎo)，將本月重要會議、會談、出差、出訪及其他重要事項大體按時間順序排列出來。

(三)周工作計劃

參照月計劃，將重要會議、會談、出差、出訪及其他重要事項按時間順序排列出來。

(四)日工作計劃

將領(lǐng)導(dǎo)人24小時的工作，按上、下午分別排出順序，并進(jìn)一步標(biāo)注大體時間段。

三、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人編制工作時間表

工作時間表是在工作計劃基礎(chǔ)上更加細(xì)致的安排，也可以稱

為詳細(xì)工作計劃。工作計劃可以只列工作項目及其標(biāo)準(zhǔn)，工作時間表要將工作項目具體到起止時間。工作時間表的類型如下：

日工作時間表。

周工作時間表。

月工作時間表。

季工作時間表。

半年工作時間表。

年度工作時間表。

四、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人提高時間使用效率

要事及時。把領(lǐng)導(dǎo)人要處理的急事排序在前。

以結(jié)果確定行動。意義重大的事項優(yōu)先安排。

合理預(yù)約。對必要的接見、談判事宜，要提前安排預(yù)約。

適當(dāng)擋駕。對接待意義不大的不速之客，要為領(lǐng)導(dǎo)人擋駕。

五、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人記載工作情況

利用工作日記、周記、月記和季度、半年、年度匯總的方式

記載。

六、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人安排會議和重要活動

(一)安排會議

提前弄清會議召開時間、地點、人員范圍、目標(biāo)和任務(wù)。

本單位組織的會議，要提前準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)人講話、發(fā)言等材料。

外單位組織的會議，要提前與會議組織者聯(lián)絡(luò)，索要會議文件、材料，按時代領(lǐng)導(dǎo)人報到，并準(zhǔn)備好車輛等。

(二)安排約見

1.安排約會時間

配合領(lǐng)導(dǎo)人工作的時間表。

分辨約見活動的輕重緩急。

安排與外人約會，留出領(lǐng)導(dǎo)人處理本單位工作的時間。

2.安排約會的技巧

不在領(lǐng)導(dǎo)人外出剛回來安排約會。

不在臨近下班時安排約會。

不在領(lǐng)導(dǎo)人休息時間安排約會。

不在領(lǐng)導(dǎo)人上班后馬上安排約會。

不在周一上午或周五下午安排約會。

3.安排約會需要考慮的細(xì)節(jié)

提前了解被約見者的單位、姓名、電話和約會目的。

將有關(guān)資料交給領(lǐng)導(dǎo)人。

及時與對方溝通約會時間和內(nèi)容。

電話確定的應(yīng)作電話記錄。

特別重要的約會臨近時，要與領(lǐng)導(dǎo)人和對方確認(rèn)時間。

隨時提醒領(lǐng)導(dǎo)人，準(zhǔn)時赴約。

次日的約會，下班前要提醒領(lǐng)導(dǎo)人。

4.約會變更

對方變更，及時報告領(lǐng)導(dǎo)人。

己方變更,盡快通知對方并說明原因。

七、陪同領(lǐng)導(dǎo)人出訪或旅行

(一)制定出訪或旅行表

時間。包括出發(fā)時間、途中各階段時間、返回時間。

地點。出發(fā)地、中轉(zhuǎn)地、目的地。

交通工具。飛機(jī)、火車、汽車、輪船等。

具體事項。訪問、洽談、會議、宴會、娛樂活動等，以及領(lǐng)

導(dǎo)者個人的事務(wù)、活動。

除編制以上表格外，要特別注意搞清以下內(nèi)容：車次、航班，中轉(zhuǎn)和目的地的地名、賓館名、電話號碼；當(dāng)?shù)芈?lián)系人姓名、地址、電話號碼；要會晤的人員的單位名稱、所在地、電話號碼。出國訪問、旅行，還要提前弄清本國大使館所在地和電話號碼。

(二)事務(wù)管理

購買機(jī)、車、船票。

托運行李。

保管文件資料。

處置應(yīng)急事項。

借支和報銷差旅等費用。

八、領(lǐng)導(dǎo)人出行期間輔助人員未隨從時的工作

(一)領(lǐng)導(dǎo)人出行前

為領(lǐng)導(dǎo)人出行做好文字材料和資金物資準(zhǔn)備

建議確定單位臨時負(fù)責(zé)人，保障日常工作不停頓。

(二)領(lǐng)導(dǎo)人出行后

領(lǐng)導(dǎo)人處理一般性來文、來電、來訪。

與領(lǐng)導(dǎo)人保持聯(lián)系，重要事項的處理要征求領(lǐng)導(dǎo)人意見。

及時傳達(dá)、落實領(lǐng)導(dǎo)傳回的指示。

(三)領(lǐng)導(dǎo)人返回時

備車接站。

向領(lǐng)導(dǎo)人匯報其出行期間的工作情況。

匯報需領(lǐng)導(dǎo)人馬上解決的問題。

將重要文件資料交給領(lǐng)導(dǎo)人。

整理領(lǐng)導(dǎo)人帶回的文件資料。

代領(lǐng)導(dǎo)人向其出行期間給予幫助的單位和個人表示謝意。

幫助領(lǐng)導(dǎo)人報銷差旅費。

九、為領(lǐng)導(dǎo)人擋駕

(一)需擋駕的幾種情況

領(lǐng)導(dǎo)人在集中思考重大問題時。

領(lǐng)導(dǎo)人尚未拿出答復(fù)來訪者的妥善意見時。

領(lǐng)導(dǎo)人身安全受到威脅時。

領(lǐng)導(dǎo)人的家屬、親友頻繁求見時。

(二)擋駕方法

電話擋駕。不讓領(lǐng)導(dǎo)人接電話，轉(zhuǎn)告對方領(lǐng)導(dǎo)在忙或不在辦公室。

接待擋駕。代領(lǐng)導(dǎo)人接待，聽取和記錄來者意圖，轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)人。對無理取鬧者下逐客令。

書信擋駕。對以書信形式要求領(lǐng)導(dǎo)人辦理不能辦或辦不了的事情時，可代領(lǐng)導(dǎo)人回信說明情況。

十、中止領(lǐng)導(dǎo)人會客、會談

(一)需中止領(lǐng)導(dǎo)人會客、會談的幾類情況

有更重要的客人來訪時。

有更重要的事務(wù)需領(lǐng)導(dǎo)人馬上處理時。

約定時間已到，下一位客人在等候時。

約會人對領(lǐng)導(dǎo)人糾纏不休時。

(二)中止的方法

給領(lǐng)導(dǎo)人遞條子。提醒領(lǐng)導(dǎo)人有緊急事項需馬上處理，或

下一個人在等候。

給領(lǐng)導(dǎo)人打電話請求中止。

直接通知被會見人時間到了，領(lǐng)導(dǎo)人還有事。

十一、為領(lǐng)導(dǎo)人制定旅行計劃

時間。旅行出發(fā)、中轉(zhuǎn)、返回時間；旅行過程中各項活動或工作時間；旅行期間就餐、休息的時間。

地點。旅行中轉(zhuǎn)地和目的地名稱；旅行過程中開展各項活動或工作及食宿地點。

交通工具。出發(fā)、返回的交通工具，中途活動使用的交通工具。

活動內(nèi)容。訪問、洽談、會議、宴請、娛樂等活動的計劃安排，私人事務(wù)活動安排。

備注。提醒領(lǐng)導(dǎo)人注意的事項，如需攜帶有關(guān)文件、契約，對方民族習(xí)慣和其他注意事項等。

十二、為領(lǐng)導(dǎo)人預(yù)支和報銷差旅費

填寫領(lǐng)導(dǎo)差旅費預(yù)借申請單。注明領(lǐng)導(dǎo)人出差地點、事由、天數(shù)、所需資金，經(jīng)分管財務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)人簽批

預(yù)支差旅費。持分管財務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)人簽批的領(lǐng)導(dǎo)差旅費預(yù)借申請單，，請財務(wù)負(fù)責(zé)人審核，借款。

報銷差旅費。領(lǐng)導(dǎo)人回來后，幫助領(lǐng)導(dǎo)人填寫差旅費報銷單，并按規(guī)定梳理、粘貼將有效票據(jù)。由財務(wù)負(fù)責(zé)人按費用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定審核后，報銷差旅費。

還款。在報銷領(lǐng)導(dǎo)差旅費后，即時還清領(lǐng)導(dǎo)人出差前的借款。

十三、完成領(lǐng)導(dǎo)人臨時交辦事項

(一)領(lǐng)導(dǎo)人臨時交辦事項的特點

廣泛性。什么事項都可交辦。

臨時性。隨時交辦事項居多。

具體性。任務(wù)明確具體。

緊迫性。一般交辦事項都需要盡快完成。

(二)領(lǐng)導(dǎo)人臨時交辦事項的范圍

包括文書起草和辦理、會務(wù)、信訪、信息、調(diào)研、督查、聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、接待等方面的工作事項。

(三)辦理領(lǐng)導(dǎo)人交辦事項的原則

積極主動，千方百計。

既要符合政策，又要靈活變通。

件件有著落，事事有回音。

(四)辦理領(lǐng)導(dǎo)人交辦事項應(yīng)注意的問題

要態(tài)度和藹。凡事協(xié)商解決，不要打著領(lǐng)導(dǎo)人的旗號發(fā)號施令。

要堅持原則。按章辦事，不違法亂紀(jì)。

要一視同仁。不分親疏，不看人辦事。

十四、為領(lǐng)導(dǎo)人做好文字記錄

(一)文字記錄的一般過程

領(lǐng)導(dǎo)講述重要事情或作會議講話前，備好紙筆，隨時準(zhǔn)備記錄。

用心傾聽和判斷，快速做出記錄。

及時補充和修改，認(rèn)真整理記錄。

需領(lǐng)導(dǎo)人閱示的，應(yīng)及時將整理后的書面文稿報給領(lǐng)導(dǎo)人。

(二)文字記錄的方法

要點記錄法。

詳細(xì)記錄法。

速記記錄法。

特殊標(biāo)識記錄法。

筆記與錄音并用法等。

十五、速記基礎(chǔ)知識

(一)速記的含義

用有系統(tǒng)的、簡單的符號及各種有效有規(guī)則省略書寫方法快速、地記錄語言和傳達(dá)語言信息的高效率實用技術(shù)。

(二)速記的特點

效率性。用速記替代文字記錄語言，能把語言完整無誤地記錄下來，大大地減輕人們書寫過程中的勞動強度。

自識性。自己認(rèn)識，事后能夠比較地整理即可。速記方案不是法定的，誰都可以創(chuàng)制，只要寫得快、認(rèn)得出即可。

(三)常見速記方法

1.漢字速記

(1)單字速寫

草字寫法與快速連寫。

筆畫簡，方變圓，并偏旁，快相連。

(2)雙音節(jié)詞的略寫法

由單音節(jié)詞演變成的雙音節(jié)詞，將雙音節(jié)詞直接略寫為單音節(jié)詞。

雙音節(jié)的單純詞，又叫"聯(lián)綿詞"，寫出及時個音節(jié)，第二個音節(jié)就能推知而出。

由兩個意義相同或相近語素并列組合而成的合成詞，只寫出及時個音節(jié)，第二個音節(jié)省略。

由兩個意義相反或相對語素并列組合而成的合成詞，寫出及時個音節(jié)，第二個音節(jié)可用從左方往右下方書寫的斜線代替。

注釋格雙音節(jié)詞是語素通過注釋和被注釋的關(guān)系結(jié)合起來構(gòu)成的新詞，可省略被注釋音節(jié)。

(3)三音節(jié)詞的略寫法

帶虛化語素的三音節(jié)詞，可將后綴用拼音字母代替，字母附寫在及時個音節(jié)的右上方，第二個音節(jié)省略。

(4)詞組略寫法

并列式結(jié)構(gòu)詞組只記其中部分。

常用復(fù)音節(jié)詞組成的詞組只記一個音節(jié)的字。

(5)成語略寫法

只記詞首字。

(6)同義詞和近義詞的略寫法

意義卻相同或相近的，選用音節(jié)少、筆畫少、好寫的詞來寫。

(7)合體字替代法

把兩個以上的漢字合寫在一個字體里，略去部分偏旁部首。

(8)語句略寫法

略寫句子成分。

2.拼音速記

將拼音的聲符與韻符拼寫在一起，成為音節(jié)符號，用這些音符進(jìn)行"詞語連寫"和各種有規(guī)則的省略，達(dá)到"記意"的目的。

(1)拼音速記略符的創(chuàng)制原則

必須是常用詞、詞組、句子。

必須保留詞語的主要部分，并能便于聯(lián)想。

不能將符形與一般速符相混淆。

必須便于書寫與認(rèn)讀。

(2)拼音速記五要領(lǐng)

基線。練習(xí)本上的橫格線作基線，如果離開基線往上寫或往下寫，就讀別的音了

筆順。筆順分為3種：從右上往左下書寫的聲符有9個，收筆處均靠在基線上；從左下往右下書寫的聲符有2個，起筆處靠在基線上；從左往右書寫的聲符有10個，前3個是起筆處和收筆處靠寫在基線上，后7個是底部靠寫在基線上。

比例。聲符分為3級：大型符、中型符和小型符。比例是3：2：1。大型符比小型符大兩倍，中型符比小型符大一倍。大型符有8個，小型符有5個。

斜度。聲符的斜度有3種：與基線成50°左右的聲符有9個；與基線成20°左右的聲符有2個；與基線平行的聲符有10個。

曲勢。即曲線聲符彎曲的趨勢。起筆處趨勢較大的曲線聲符有8個；收筆處曲勢較大的曲線聲符有7個。

3.計算機(jī)速記

使用計算機(jī)記錄，實現(xiàn)語言信息實時文字錄入。

計算機(jī)速記的特點：

速度快。正常速度及語言信息同步，極限速度可達(dá)到兩倍語速。

效率高。一般比書寫普通漢字快3倍，甚至更快。

勞動強度低。無需后期翻譯整理。

4.專業(yè)符號速記法(略)