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及時章 管理信息系統導論

考核內容

1.掌握數據?信息的概念,信息的性質,數據與信息的區別與聯系;

2.掌握系統?管理信息系統的概念?特點和性質;

3.理解管理信息系統的結構與類型;

4.了解管理信息系統的發展階段?

一?數據與信息

(一)數據

數據是指日常生產和生活中未經過加工的事實或對一種特定現象的描述 ,是人們為反映客觀世界而記錄下來的可以鑒別的符號集 .它可以是字母?數字?圖像?聲音或其他符號 .

(二)信息

1.信息的概念

隨著時代及人們認識的不同 ,人們對信息的定義也不同 .

(1)信息是加工后的數據 .

(2)信息是對客觀事物的反映 .

(3)信息是表征事物狀態的普遍形式 .

我們認為 ,信息 (normaton)是經過加工并對人類社會實踐和生產經營活動產生影響的數據 .信息與能源?物質構成了信息社會的三大支柱 .

2.信息的要素

(1)信源 :信息的者或信息的來源 .

(2)信宿 :信息的接收者 .

(3)信道 :信息傳遞的途徑或渠道 .

(4)媒介 :信息依附的載體 ,如紙張?光盤?磁盤等 .沒有媒介 ,信息就無法存在 ,更談不上傳遞和溝通 .3.信息的特征

信息是對客觀事物的變化和特征的反映 ,是客觀事物之間相互作用和相互聯系的表現形式 ,其特征如下 .

(1)客觀性 .信息的客觀性是指一切事物都是信息的來源 .客觀性是信息的基本性質 ,信息無處不在?無時不有 .

(2)共享性 .信息不同于能源和物質 ,其具有非消耗性 ,可同時被多方使用 ,共同享有 .

(3)時效性 .信息的時效性是指一條信息如果沒有及時地出去 ,就不能充分地發揮它的作用 ,隨著時間的推移 ,信息的效用會越來越小 ,直到全部消失 .

(4)可存儲性 .信息不是事物本身 ,信息可通過竹?帛?紙?磁盤?光盤等載體進行記錄和存儲 ,并通過光?聲?電等能量來傳遞 .離開了這些物質載體 ,信息就無法存在 .

(5)可傳遞性 .人們可通過各種手段將信息傳遞出去 .信息的傳遞既方便又快捷 ,成本也很低 .

(6)可處理性 .人們可通過一定的方法和手段來對信息進行處理 ,如擴充?壓縮?分解?提取?排序等 ,在處理信息時要注意避免信息失真 .

(7)再生性 (增值性 ).隨著時間的推移及環境的變化 ,信息可能會失去它原有的效用,但信息可以在其他的時空發揮新的效用 ,這就是信息的再生性或增值性 .因此應適當保存和管理過去的信息 .

(8)可轉換性 .信息的可轉換性表現為信息可以轉化為價值 .能源?物質?信息是人類的三大資源 ,它們既相互聯系 ,又相互轉換 ,能源?物質可以換取信息 ,有了信息 ,也可以間接獲得物質和能源 .

(三)數據和信息的區別及聯系

數據和信息既有區別又有聯系 ,數據是反映客觀事物而記錄下來的符號 ,而信息是為了向人們提供某一方面的數據 ,而對相關數據進行加工提煉得出的結果 .但是 ,并不是所有的數據都能轉化成信息 .二者的關系如圖1-1所示 .

圖1-1 數據與信息的轉化過程

從圖1-1中可以看出 ,數據是客觀世界存在的原始材料 ,而信息則是數據加工過的產品,這個過程是循環結構 .數據和信息不能分割 ,信息需要數據的形式來表示 ,數據經過加工?提煉又形成新的信息 ,它們在非正規場合是可以相互轉換的 .

二?系統?管理信息?管理信息系統

(一)系統

1.系統的概念

所謂系統 ,就是由若干個相互聯系和相互制約的因素結合在一起并形成的具有特定功能的有機整體 .系統的構成必須具備三個條件 .

(1)有兩個以上的組成成分 .

(2)兩個以上的組成成分相互聯系?相互制約 .

(3)整體具有特定功能的有機整體 .

2.系統的分類根據系統組成的要素和功能 ,可以將系統分為自然系統?人工系統?復合系統 .此外還有靜態系統和動態系統?封閉系統和開放系統等分類 .3.系統要素系統的要素包括輸入?處理?輸出?控制?反饋 ,其過程如圖1-2所示 .

(二)管理信息

管理信息是組織在管理活動中收集并整理后對企業生產經營活動?管理決策產生影響的各種數據的總稱 .管理信息的表現形式有報告?計劃書?協議等 .

(三)管理信息系統

1.管理信息系統的定義

管理信息系統 (managementinformationsystem,MIS)包括人?計算機技術?信息流三大要素 ,它借助計算機技術 ,對信息進行收集?存儲?加工?傳遞?更新和維護 ,是通過處理信息流來為企業組織提供決策支撐的信息處理系統 .

2.管理信息系統的特點

(1)管理信息系統的最終目的是為決策提供服務 .

(2)管理信息系統能夠對企業整個供應鏈進行有效和的管理 .

(3)管理信息系統是人機相結合的系統 .

(4)管理信息系統將先進的管理手段融入其中 .

(5)管理信息系統是多學科交叉而成的邊緣學科 .

三?管理信息系統的結構

管理信息系統的結構是指管理信息系統的組成及其各組成部分之間的關系 .一般來說 ,管理信息系統的結構主要包括概念結構?層次結構?職能結構 .

(一)概念結構

從概念來看 ,管理信息系統由四大部分組成 .

(1)信息源 .信息源就是原始信息的產生地 .

(2)信息處理器 .信息處理器根據不同的需求 ,對原始信息進行收集?分析?加工?存儲并轉化成所需要的信息 ,最終傳遞給信息使用者 .

(3)信息使用者 .信息使用者就是信息的歸宿 ,其應用信息來進行決策 .

(4)信息管理者 .信息管理者對管理信息系統進行設計和維護 ,在管理信息系統運行之后 ,對其進行協調 ,保障各個部分能夠正常運行 .

(二)層次結構

按企業所處的層次 ,對應管理信息的分類特點 ,可將管理信息系統分成以下三個子系統.

(1)操作層子系統.操作層子系統位于管理信息系統的最底層,它進行最基礎的業務處理,是監控組織的基本活動和交易的信息系統,常用的系統是交易處理系統 (transaction proces ingsystem,TPS).

(2)管理控制子系統.管理控制子系統是支持中層管理人員進行監督?控制?決策和行政活動的信息系統,常用的系統是管理信息系統 (MIS)和決策支持系統 (decisionsup- portsystem,DSS).

(3)戰略信息管理子系統.戰略信息管理子系統是支持高級管理層進行長期計劃活動的信息系統,常用的系統是專家支持系統 (executivesupportsystem,ESS).

(三)職能結構

按照在企業中的職能,可將管理信息系統分為銷售和市場營銷信息系統?制造和生產管理信息系統?人力資源信息系統?財務會計信息系統及辦公室管理系統等子系統.

四?管理信息系統發展的三個階段

20世紀五六十年代,是計算機在管理領域應用的起步階段,經過50年的發展,管理信息系統經歷了三個階段.目前,我國仍然處于第二階段.

(1)電子數據處理系統 (electronicdataproces ingsystems,EDPS)階段.該階段處于20世紀50~60年代,包括單項數據處理與綜合數據處理兩個子階段.單項數據處理子階段中,人們只是利用計算機代替手工操作處理簡單的數據問題,這時候數據處理水平較低.綜合數據處理子階段中,可實現一定程度的數據共享,可對多個業務數據進行綜合處理,初步顯示出計算機系統的優越性.

(2)管理信息系統 (managementinformationsystem,MIS)階段.20世紀70~80年代,隨著計算機網絡?數據庫等先進技術的出現和發展,很多企業開始實行計算機管理,并通過網絡連接,使得分布式的企業管理信息系統實現了數據共享.該階段的較大特點是能夠將組織中的數據高度集中地收集起來,進行快速的分析處理,從而統一使用.管理信息系統的標志是有一個中心數據庫和計算機網絡系統.此外,管理信息系統能利用定量化的科學管理方法,通過計劃?管理?控制?調節?優化?預測等手段來支持決策.

(3)決策支持系統階段.決策支持系統不同于前兩個階段的信息系統,管理信息系統只是為管理者提供預訂的報告,而決策支持系統能為決策者提供可能的方案和決策所需的信息.20世紀90年代至今,隨著計算機硬件?軟件水平的不斷提高和人工智能技術的不斷發展,決策支持系統?專家系統?戰略信息系統等更為高級的管理信息系統逐漸走向成熟.

綜上所述,電子數據處理系統?管理信息系統?決策支持系統各自代表了從計算機應用到管理信息系統的三個發展階段.電子數據處理系統是面向業務的信息系統,管理信息系統是面向管理的信息系統,決策支持系統則是面向決策的信息系統.決策支持系統可以是一個獨立的信息系統,也可以是管理信息系統中的高層子系統.

五?管理信息系統的發展趨勢

管理信息系統是隨著社會的發展而不斷發展的.20世紀90年代以來,決策支持系統與計算機網絡技術?人工智能技術等先進技術相結合,形成了智能決策支持系統 (inteligent decisionsupportsystems,IDSS)和群體決策支持系統 (groupdecisionsupportsystems, GDSS).電子數據處理系統?管理信息系統和辦公室自動化在商業中的應用形成了電子商務系統 (electronicbusines

procesingsystem,EBPS).此外,還出現了一些新興的概念,如經理管理信息系統?戰略信息系統?計算機集成制造系統和基于知識管理的信息系統等.

本章的考核重點是對數據?信息?系統的概念,對信息的要素和特征,對系統的分類和構成要素的理解和識記.此外,需理解和掌握管理信息系統的三種結構?管理信息系統的三個發展階段等問題.