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及時章信息系統

案例 引入與思考

廣州五十鈴客車有限公司

公司簡介

江鈴于20世紀80年代中期在中國率先通過引進國際上近期的卡車技術制造五十鈴汽車，成為中國主要的輕型卡車制造商，目前已擁有10萬輛/年水平的沖壓、焊裝、涂裝、總裝制造能力。節能、實用、環保的江鈴汽車產品，已經包括了凱運、順達及JMC輕卡、寶典皮卡、寶威多功能越野車、運霸面包車在內的四大系列車型。江鈴自主品牌的寶典皮卡、凱運及JMC輕卡系列的銷量連續占據中品質市場的主導地位。江鈴還將具有性價比優勢的汽車打入國際市場，海外銷售網絡已延伸到中東、中美洲的許多國家是中國輕型柴油商用車較大出口商，被商務部和國家發展和改革委員會認定為"國家整車出口基地"，江鈴品牌成為商務部重點支持的兩家商用車出口品牌之一。

一、客戶背景

廣州五十鈴客車有限公司(下文簡稱五十鈴)是由廣州汽車集團有限公司、日本五十鈴汽車公司和五十鈴(中國)投資公司投資的中外合資企業，其引進日本五十鈴汽車公司先進的客車制造技術，生產五十鈴20世紀90年代末投放市場的GALA SHD和GALA mio系列新型大、中型豪華客車。

二、客戶面臨的問題

隨著信息技術的飛速發展、Internet(互聯網)/Intranet(內聯網)技術和電子商務的廣泛應用，企業面臨的競爭環境發生了根本性變化，如顧客需求瞬息萬變、技術創新不斷加速、產品生命周期不斷縮短、競爭日趨激烈等。在這種形勢下，企業管理必須轉變：從生產導向向市場導向轉變，從粗放經營向成本控制轉變，從部門管理向企業級協同管理轉變。

三、國內企業的前車之鑒

目前，國內很多企業在經營中遇到了諸多困難，如銷售不暢、三角債泛濫、資金匱乏、庫存積壓、生產管理成本高等。造成這種現象的原因固然是多方面的，但都有一個共同點，那就是忽視以計算機管理為基礎的財務業務信息一體化建設。各部門不能及時得到相關信息，尤其是業務部門與財務部門不能很好地溝通，造成結算拖延、壞賬損失加大、信用下降、庫存與賬目不符等弊端，財務對各購銷存業務的發生情況也無法做到有效監控，作為企業整體來講，根本不能形成完整的分析決策體系。

五十鈴經過一系列分析，意識到了企業信息化建設的重要性，因此一上馬就開始進行財務業務一體化的籌劃。

四、硬件解決方案

五十鈴各部在同一座辦公樓辦公，為了給管理信息系統(management information system，MIS)提供硬件環境，公司在辦公樓內搭建了局域網，采用奔騰至強700[雙中央處理器(central processing unit，CPU)]服務器，整個網絡有15個工作站。

五、軟件解決方案

五十鈴管理信息系統以財務業務協同為目標，以庫存控制為重點，將企業的實際業務和用友財務軟件相結合，主要使用財務系統和購銷存系統兩大子系統，實行財務與業務的集成，對企業物流、資金流和信息流進行同步管理，使企業資源達到配置狀態，提高企業獲利能力。

及時節信息基礎知識

一、信息的概念

隨著人類社會向信息時代邁進，人們越來越清楚地認識到，信息資源是一種財富，在社會生產和人類生活中將發揮日益重要的作用。信息作為現代人類社會中最常見的用語，我們對它并不陌生，甚至可以說是非常熟悉。但這種熟悉并不等于我們對它有了科學性、專業化的了解和認識。在不同的學科中，信息的含義也有所不同。哲學家認為信息是認識世界的依據，數學家認為信息是一種概率，物理學家說信息是"熵"，而通信專家則把信息看做是"不確定程度"的描述，如此等等。不同的事物會給人們帶來不同的信息，人們正是通過獲得與識別自然界和社會的不同信息來區別不同的事物、認識世界和改造世界的。

人類自古對信息就有一定的認識。一千多年前，唐代詩人李中在《碧云集?暮春懷古人》中留下"夢斷美人沉信息，目穿長路倚樓臺"的佳句，這里，信息就指的是音信、消息。信息作為一個科學術語被提出和使用，可追溯到1928年R.Vhartly(哈特萊)在《信息傳輸》一文中的描述。他認為：信息是指有新內容、新知識的消息。1948年，C.E.Shannon博士在《通信的數學理論》中給出了信息的數學定義，認為信息是用以消除隨機不確定性的東西(即信息是肯定性的確認，確定性的增加)，并提出信息量的概念和信息熵的計算方法，從而奠定了信息論的基礎。美國數學家Norbert Wiener教授在其專著《控制論——動物和機器中的通信和控制問題》中，闡述信息是"我們在適應外部世界、控制外部世界的過程中，同外部世界交換內容的名稱"。1956年，英國學者Ashby提出"信息是集合的變異度"，認為信息的本性在于事物本身具有變異度。1975年，意大利學者G.Longo在《信息論：新的趨勢與未決問題》中指出：信息是反映事物構成、關系和差別的東西，它包含在事物的差異之中，而不在事物的本身。可見，至今為止，對信息的概念仍然是仁者見仁智者見智。

隨著社會的進步、經濟的發展，信息的概念也在不斷發展和變化，并且以其不斷擴展的內涵和外延，滲透到人類社會、經濟和科學技術的眾多領域。信息就是信息，既非物質，也非能量，它是物質、能量、信息及其屬性的標識。目前，關于信息比較有代表性的說法有以下幾種：

(1)信息是數據所表達的客觀事實。

(2)信息是指數據處理后所形成的對人們有意義的和有用處的文件、表格和圖形等。

(3)信息是導致某種決策行動的外界情況。

(4)信息是由實體、屬性、值所構成的三元組，即信息=實體(屬性1：值1;屬性2：值2； ；屬性n：值n)。例如，信息=貨車(品牌："解放"；噸位："5")。

本書認為，信息是關于客觀事實的可通信的知識，是信號、符號或消息所表示的內容，用以消除對客觀事物認識的不確定性，并實現對系統的控制。這是因為：及時，信息是客觀世界各種事物特征的反映。這些特征包括事物的有關屬性、狀態，如時間、地點、程度和方式等。第二，信息是可以通信的。大量的信息需要通過各種儀器設備獲得。第三，信息形成知識。人們正是通過人類社會留下的各種形式的信息來認識事物、區別事物和改造世界的。

二、信息的特征

1.真實性

信息的真實性是指信息接收主體接收到的信息應該都是符合事實的、真實有效的信息，只有真實的信息才能給接收主體帶來益處。然而，在現實生活中經常會出現虛假信息，虛假信息是沒有價值的，只能給信息接收主體帶來負面作用。虛假信息的產生，一方面是人為因素造成的，例如，信息發送主體出于某種目的而故意扭曲事實，有意傳遞虛假信息；另一方面是信息在傳遞過程中受到信息污染而導致的。

2.價值性

信息是一種資源，具有使用價值，人們可以利用信息獲取利益。信息雖然不是物質產品，但當它物化在信息載體上時就形成一種資源。信息的價值應受到充分的重視。信息是一種商品，與其他商品一樣具有交換價值，但又有別于普通的物質商品。它不但本身具有成本、價格等商品要素，還能夠影響市場中其他商品的價格和供需狀況。但是信息的價值性在許多情況下是隱含的，它只有在被人認識并利用的情況下才能發揮作用。

3.不對稱性

信息的不對稱性是指發生利益關系的雙方對相同事物所掌握的信息不一樣多。例如，在市場交易中，買方和賣方對于同一商品信息的了解程度是不一樣的。賣方對于商品的各種特性更為熟悉，而買方對于商品的了解多是來源于賣方的介紹。在大多數情況下，賣方會更多地選擇商品的優點介紹給買方，而有意回避商品的缺點。在這種情況下，對于商品信息掌握的不對稱性會導致交易的不公平性。對于任何企業來說，掌握的信息越充分，對其決策就越有利，反之則越不利。隨著信息技術的普及與應用開發，這種不對稱性會在相當短的時間內降至極低。另外，由于人們的文化水平、經驗、信息獲得途徑等不同，人們的認知程度會有所差距，這也會造成人們對事物認識的不對稱性，進而影響人們的行為。

4.滯后性

信息滯后于數據。信息的滯后時間包括信息的間隔時間和加工時間。信息的間隔時間是指獲取同一信息的必要間隔時間。例如，要獲得企業的"年度物流運輸成本"這一信息，必須在每年結束時才能獲取，因此"年度物流運輸成本"這一信息的間隔時間為"一年"。

信息的加工時間是指獲取某信息時數據加工所需要的時間。由于人們采用不同的手段、工具來加工數據以獲取信息，所以信息加工的時間不同。例如，"每年的物流運輸成本"這個信息若采用手工計算方式，需要一個人一個星期的時間，但如果采用微機加工的形式則可能只需數秒。使用信息技術的一個基本目標就是縮短信息的加工時間，減少它的滯后性。

5.時效性

信息的時效性是指信息從產生、收集、加工到使用的時間間隔及其效率。即當有價值的信息發生時，不僅要快速地傳遞，還應切實發生效用。一方面，信息從產生到被使用的時間越長，說明信息的時效性越差；這一時間越短，則說明信息的時效性越高。另一方面，接收到的信息要發揮作用。這是因為信息的價值是有時間性的，在一定的時間內使用信息能產生效益，過了這個時期，信息就不會產生效益了。例如，企業得到消費者的需求信息后如不及時進行處理和利用，就有可能錯失商機、失去消費者，從而造成損失。因此，信息如同一種產品，也具有生命周期，信息的生命周期是指信息從產生、收集、加工傳輸、使用到失效的全過程。

6.可傳遞性

信息可以借助一定的載體進行傳遞，使人們感知并接受。信息的傳遞過程涉及三個要素，即信源、信道、信宿。信源即信息發出的源頭，是信息傳遞過程的起點。信道即信息傳遞的通道，在傳遞過程中信息會借助于不同的載體以不同的方式在信道中進行傳遞，而不同的傳遞載體與傳遞方式會對信息傳遞的效率產生影響。信宿是信息的接收端，也是信息傳遞過程的終點。信息在傳遞過程中，會因為受到各種外界因素的影響而內容發生改變，產生信息污染。因此，在傳遞中，應根據具體情況選擇恰當的傳遞載體與傳遞方式，以較大限度地減少信息污染，確保信息傳遞的真實性與有效性。信息只有經過有效傳遞，才能發揮其應有的價值。

7.可共享性

信息與物質、能源較大的不同之處就在于信息具有共享性。物質和能源不能共享，因為物質和能源都屬于實物量資源，實物量的基本特性是可加性。即當一個主體將實物量資源轉移給另一個主體后，原主體就不再占有這一資源。而信息屬于非實物量資源，它在特性上是不可加的。即當一個主體將信息轉移給另一個主體后，原主體仍然擁有這一信息。這使得同一內容的信息可以在同一時間為多個主體所共同擁有，而且可以按接收者的需求被多次使用，在共享的基礎上再生和增值。使用信息的人越多，信息被使用的次數越多，信息的價值就越高，信息作為拓展新型生產力空間的張力就越大。

8.可擴散性

由于具有可傳播性，信息可以通過各種介質向外擴散。信息的擴散具有正負兩種效應。正效應是有利于知識的傳播，節省人力、資金等資源。例如，我們從前人那里獲取知識就體現了信息的正效應。負效應會造成信息的貶值，不利于信息的保密。對于某個企業或個人來說，當它所掌握的信息失密后，可能意味著這種信息所帶來的價值減少了。因此，在企業獲得新信息后，要充分利用信息的共享性，在信息的有效時間內使其在內部快速擴散，對外部則應該抑制信息擴散的負效應。

三、信息的分類

1.按信息的來源分類

按信息的來源不同可將其分為內部信息和外部信息。內部信息是組織經營、管理過程中從組織內部得到的一類信息，也往往用于管理及具體業務工作中。外部信息來自組織的外部環境，這類信息是組織進行高層決策的重要參考，如政府頒布的法律法規、相關政策、行業發展信息、行業競爭者的情況、從各種渠道獲得的國內外市場的各種信息等。

2.按信息的穩定性分類

按照信息的穩定性不同可將其分為固定信息和流動信息。固定信息有助于組織建立相應的固定信息文化，確定必要的數據結構體系，建立數據庫，避免不必要的數據存儲冗余，是組織重要的基礎信息。流動信息也稱為動態信息，具有明顯的時效性。它是隨著生產經營活動不斷更新的一類信息，這類信息能反映某一時刻生產經營的實際情況以及實際進程和存在的問題。

3.按信息的性質分類

按照性質的不同，信息可分為語法信息、語義信息和語用信息。

語法信息是信息的最基本層次，又稱句法信息，是按照信息的性質劃分信息的最基本、最抽象的一個層次，也是狹義信息論的研究對象