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福利院；孤殘兒童；影像檔案；管理措施

孤殘兒童影像檔案是福利院的一種特色檔案，是切實維護孤殘兒童合法權益的可靠依據，做好孤殘兒童影像檔案管理能促進孤殘兒童救助工作的扎實開展，并在進一步保障孤殘兒童基本生活、提供福利服務等方面發揮重要作用。因此，加強開展福利院孤殘兒童影像檔案管理工作已經成為檔案人員的重要職責。

一、檔案與影像技術的關系

（一）攝影技術準確即時記錄影像信息

攝影技術的意義在于它對人類信息的保存與傳播有重要作用，它和以往的自媒體不同，很少受到主觀因素的影響，對于福利院孤殘兒童影像的記錄最為真實、形象，且其保存和傳播不易出現失誤。依托攝影技術發展起來的電視、電影等共同構成了視覺影像，成為傳承、記錄福利院孤殘兒童成長信息的載體。

（二）影像技術普及簡化推動檔案進程

攝影技術在普及之前，圖像編碼相當復雜、困難，且成本很高，而隨著攝影技術逐漸普及、簡化，圖像編碼變得越來越簡單，特別是網絡技術和數碼影像的制作、傳播，手機拍照更是讓使用者能隨時享受拍攝和傳播影像帶來的樂趣，數碼相機、單反等讓業余和專業之間的劃分日益模糊。當下，很多報紙、電視臺都使用業余人員拍攝的影像，即平民影像，這一點可被應用于福利院孤殘兒童影像檔案管理[1]。影像媒介的平民化讓影像信息編碼、譯碼簡單化，擁有操作便捷、傳播效率高、傳播范圍廣、成本低廉等特征。

二、做好福利院孤殘兒童影像檔案管理的措施

（一）明確孤殘兒童影像檔案收集范圍

孤殘兒童并非簡單地疊加殘疾兒童與孤兒，而是生活在福利院的、無人撫養的、公民權以及生存、生活、受教育等權利得到法律保護的孤兒、棄嬰、殘疾兒童。一般情況下，福利院的孤殘兒童主要包括肢體殘疾兒童、各類型腦癱兒童、智力低下兒童、持續癲癇狀態兒童、自閉癥兒童等。對應地，孤殘兒童影像檔案就可理解為福利院等相關部門在日常業務中積累的、與孤殘兒童入院離院有關的、直接形成于其成長過程中的、富有保存價值的影像憑證與記錄[2]。

（二）建立福利院數字影像檔案工作室

各級檔案館應針對福利院建立起孤殘兒童數字影像檔案工作室，為福利院的孤殘兒童提供影像檔案拍攝服務，從而主動參與到福利院孤殘兒童重要活動檔案的形成過程，同時提供口述福利院歷史視頻檔案的服務，建立健全孤殘兒童影像檔案。當然，檔案館在建立福利院孤殘兒童數字影像檔案工作室之后還應專門配備工作人員，使其直接參與福利院的企事業單位領導看望孤殘兒童、各界愛心人士愛心捐贈等重大活動檔案的記錄工作，為相關單位提供孤殘兒童影像檔案拍攝記錄，以及策劃制作紀實片或宣傳片、沖印數碼照片、畫冊等服務，在拓寬孤殘兒童影像檔案收集渠道的同時消除福利院內部影像信息因外包加工制作而面臨的安全隱患，幫助檔案人員全面、及時地掌握福利院等機關單位需要歸檔的孤殘兒童影像信息資料的狀況，提高影像檔案管理效率。

（三）疏通孤殘兒童影像檔案收集渠道

要想完善收集福利院孤殘兒童影像檔案，保證檔案資料的齊全，選擇必要物資保障、疏通影像檔案收集渠道是非常關鍵的。因此，檔案人員要全面出擊，在通過福利院各個科室移交檔案室，接收孤殘兒童影像檔案的基礎上，針對形成于重大活動中的影像檔案可主動出擊、直接參與、跟蹤拍攝，如上所述；針對在重點科室、重點單位形成的孤殘兒童影像檔案則需檔案人員經常與其保持溝通，即時掌握實際情況，有針對性地加強影像檔案收集；針對攝錄人員等重點人物手中的孤殘兒童影像檔案則需檔案人員多方努力，可直接上門征集或收集。

（四）盡快建立福利院孤殘兒童影像庫

為提高福利院孤殘兒童影像檔案在使用過程中的質量，科學管理影像膠片，使其能被有效利用的主要措施就是盡快建立信息化孤殘兒童影像庫，其優勢在于：一方面，影像庫能再現孤殘兒童的情況，形象直觀，部分圖像資料還附帶著文字記錄，保存意義重大；另一方面，影像庫中的圖像實體能表現孤殘兒童的信息，圖像資料能真實反映孤殘兒童的學習與生活等情況，幫助福利院等機構從影像庫真實的影像中得到準確的信息，確保福利院孤殘兒童影像資料能齊全入檔。

（五）積極爭取有關部門的協同與配合

由于孤殘兒童影像檔案不僅形成于兒童生活中心，醫務科，康復中心、教育科、辦公室、家庭寄養中心等其他科室也會形成具有保存價值的、關于孤殘兒童成長情況的原始資料，所以檔案人員在收集影像檔案時必須積極與有關科室或部門加強溝通與協作，及時做好材料交接工作[3]。對于在實際工作中存在的部分業務科室保管影像材料不精心的情況，如工作或活動結束后簡單地把影像材料裝進塑料袋并堆置于櫥柜，時間一長往往易導致孤殘兒童影像資料的破損或散失。所以福利院各個科室在辦理完每一份影像材料之后都要及時收集、整理并核對，妥善保管孤殘兒童影像檔案，確保所有檔案不丟失。最后由檔案人員，專門負責收集、整理、保管形成孤殘兒童影像材料，做好福利院孤殘兒童影像檔案的收集與管理工作。

三、結語

孤殘兒童在福利院收養人群中占據的比率越來越大，入住福利院的孤殘兒童往往舉目無親、無依無靠，需要福利院、國家及全社會給予幫助，如何將孤殘兒童的影像檔案管理工作做好有重要的現實意義。為有效管理福利院孤殘兒童影像檔案，檔案人員務必要順應時展，掌握攝影技術與檔案的關系，有的放矢加強影像檔案管理，最終實現福利院孤殘兒童影像檔案管理的網絡化、規范化，為保障孤殘兒童權益服務。

作者：徐娜 單位：遼陽市福利院遼陽市兒童福利院

參考文獻：

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福利院；兒童；檔案；信息化

兒童福利院作為社會福利機構的重要組成部分之一，主要承擔對于社會上無所依靠的、無家可歸兒童的撫養、康復、教育等工作。而收養兒童在福利院生活的從始至終，應形成相應的具有保存價值的文字或影像資料，即收養兒童檔案。該檔案的規范管理，將更加有利于有效開展孤殘兒童救助,并對其提供更好的生活保障和福利服務。而隨著時代的進步，電子科技的發展，信息化的普及，檔案管理無論是在內容上還是在管理上都隨之進行著革新，從初始階段的簡單的編號、姓名、入出院時間等流水記述發展到如今增添了收養兒童撫養、治療、教育等情況并逐步實現信息化管理。

一、檔案管理信息化建設的重要性

檔案信息化體系由基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設五個方面構成，其中尤為重要的是基礎設施建設和檔案信息資源建設兩項內容。基礎設施上，充分運用計算機和網絡系統，使用綜合應用符合檔案管理標準規范的檔案管理軟件，提高檔案管理信息化、數字化、網絡化水平，能夠提供更好更便捷的服務，以高科技手段強化檔案管理和服務工作。而在資源建設方面，信息化檔案不但記載了入院兒童的生存與發展，也記錄了國家對兒童福利事業發展的歷程，隨著改革的不斷深入，信息全面而且豐富的福利院檔案在其中發揮了重要的指導和推動作用，不僅僅是簡單記錄，更為領導制定工作計劃，政策法規等方面提供重要依據。

二、收養兒童檔案信息化管理的障礙

我國社會福利事業發展較晚，對于收養兒童檔案的信息化管理仍然缺乏強大理論支持和規范性指導，我國收養兒童檔案的模式依然處于落后狀態，而檔案利用服務管理模式方面問題尤為明顯，相關信息錄入仍有以人工書寫錄入情況，檔案查詢也只能依靠翻查和人腦記憶，不但效率低下，更對檔案信息的準確性產生影響。而在信息統計方面，對于收養兒童基本情況記述不夠詳盡，如健康情況、性格特征、收養分布等數據只能粗略體現，這樣就容易造成數據前后不一致等問題。落后的管理方式和大數據量處理效率低下之間的矛盾就這樣產生，不但增大工作量，而且對工作的“質”也產生不利影響。

三、信息化時代兒童福利院檔案工作重點

（一）創新服務模式。

做好檔案工作的服務一直是檔案工作人員的目標，而隨著網絡信息時代的發展，服務的模式也應該更加適應時代形勢。要解放思想，摒棄傳統老實檔案管理思路限制。同時，強化服務意識，信息技術的革新并不意味著對于人工能力的削弱，檔案管理人員作為技術的操作者對檔案館閣分布、內容要形成全面認識，熟識其整理狀態和價值，這就需要培養高素質人才，在信息時代更要求工作人員進一步提高自身素質，提升業務水平和信息現代化技能，做好服務工作。

（二）強化信息編研。

檔案信息編研，是檔案工作中非常重要的一個環節，其主要作用是能夠提高檔案利用率，在當前檔案對社會需求的預測水平中得以體現，其主要對象主要是以館藏檔案為主，對歸檔內容進行研究，再次進出上對檔案進行再次加工。而為了滿足信息時代檔案工作提出的新要求，兒童福利院的檔案工作要進行相應改革，將原有傳統的對檔案資料簡單收集整理改善為對檔案資料進行深化研究及運用。這就要在編研選題上實事求是，立足于福利院的實際情況充分掌握的基礎上，確定編研主體。然后要會同其他部門通力合作，共同做好編研，和信息錄入，不能漏錄任性細節，尤其是圖像視頻資料，如接收兒童過程圖像視頻，兒童在收養家庭生活狀況圖像視頻等，都十分重要。這些對檔案內信息進行深入探索，特征等問題進行分析，研究其聯系，并對以上條件進行加工，以便于檔案的利用。

（三）強化檢索、完善服務。

對于檢索系統的完善，有助于提高工作效率，強化服務功能，這其中既要求對以往的案館指南、全宗、專題等目錄進行完善和改進，更需要對其進行信息化和網絡化進行改革，如提供網絡目錄檢索和全文檢索等服務。信息化的普及能夠保證完整檔案檢索體系的成型。同時要注重與其他福利院的合作，做到檔案信息聯網查詢，開發檢索渠道，拓展檢索平臺。更有助于有意愿收養家庭尋找適合收養對象。

（四）加強信息化業務學習。

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1.建立聽障兒童康復檔案的意義

檔案的建立是康復管理工作的需要，更是教育康復質量得以提高的保證。

1.1有利于教師全面正確地認識聽障兒童

聽障兒童聽不見，導致他們心理發展緩慢。要是檔案詳細記載了他們的基本情況和成長進步的過程。就可以幫助每一位教師對所教的聽障兒童做到心中有數，在教學過程中做到有的放矢。

1.2有利于明確聽障兒童的康復目標及研究目標實現的措施。

聽障兒童康復的培養目標是聽障兒童康復工作的出發點和歸宿。聽障兒童聽力、語言、智力及個性特征各有不同。在總目標的前提下還應該有具體的培養目標和具體的要求。檔案的建立為明確具體目標提供了依據，目標實現的措施實際上就是有效的康復過程。檔案提供的每一個聽障兒童特點，為教師針對性研究康復措施給予了方便，有利于教師把康復規律與聽障兒童實際結合起來，實現康復目標。

1.3建立檔案工作是教師工作的需要

聽障兒童康復工作是一項復雜又艱巨的工作，要求教師不僅要有熱情，還應該具有高度的責任心、事業心。在檔案建立過程中要求教師細致觀察、詳實記載、全面分析、制定計劃。而制定和實施詳細計劃需要教師具有較強的專業知識，而這些知識在很大程度上與檔案的建立、研究、利用有關。

1.4建立聽障兒童康復檔案是康復工作考核管理工作的需要

考核和管理，是聽障兒童康復檔案又是考核與管理的產物，并為考核與管理服務。因為管理是目標的管理，考核是圍繞康復目標有針對性的考核，這些都來源于檔案。

2.聽障兒童康復檔案的內容

2.1聽障兒童入訓前的基本情況

聽障兒童基本情況的資料：聽障兒童的病歷（包括出生時的情況、現在的身體情況、致聾原因、時間心以及治療情況），家庭情況（包括父母的文化程度、健康情況、家庭中有無耳聾史），聽障兒童的個性心理（包括了解聽障兒童的心理特征、性格、愛好等）。資料來源于詢問、觀察、填表、調查以及醫院的病歷。

2.2聽障兒童入訓前的聽力、語言、學習能力情況

這是聽障兒童康復檔案建立的重要組成部分，是確定聽障兒童康復起點的重要環節。

2.2.1收集聽障兒童聽力檢測及聽力補償的資料、有關評估資料。

2.2.2聽障兒童的語言測試資料包括：語音、詞匯、理解性語言、表達性語言四個方面的內容。對語言和詞匯的測試分為：模仿能力、認讀能力、聽辨能力。對理解性語言和表達性語言的測試分為：理解音節的多少，表達音節的多少。通過現場的錄音，家長的密切配合，初步判斷出聽障兒童的語言水平。得出言語評估的資料。

2.2.3關于聽障兒童學習能力的測試資料：主要是采用《希一內學習能力測試》，它通過穿珠、記顏色，辨認圖、看圖聯想、折紙、短時視覺記憶、擺方木、完成圖畫等活動，讓聽障兒童動手、動腦，測試出聽障兒童的學習能力。

2.3聽障兒童康復計劃和考核情況的資料

2.3.1長期計劃和短期計劃。長期計劃以一學期為準，短期計劃包括月計劃、周計劃。計劃的內容包括：教學目標，聽訓和語訓的內容、安排、措施。

2.3.2我們是分級分段考核。一共分三級，每級有八級，每段均有自已的康復要求，合格一段，上升一段，訓練效果好的可上升多段。每個聽障兒童考核的結果需存入檔案。

2.4離園報告及走向的有關資料

離園報告是指聽障兒童離開康復中心時的總結報告。它包括離園的原因、康復的情況及走向。原因指康復已達標、家庭原因、聽障兒童本身的原因。走向指上正常小學、幼兒園、學前班、回家訓練或上聾校。

2.5隨班就讀跟蹤調查的資料

主要是對聽障兒童在普小的情況進行調查的資料。包括學校環境、教師態度、聽障兒童的適應能力、學習成績和存在的問題，以及家長的普校教師的意見。

3.聽障兒童康復檔案的管理工作

3.1分類建立檔案目錄。以年為單位，分類進行編號，方便查找。

3.2檔案一般復制兩份，教師和檔案室各一份，有利于防止檔案流失和方便教師工作。

3.3建立檔案的進出制度。為了妥善保管好聽障兒童檔案，一定要建立檔案的進出制度，由專人負責在一定的時間內向老師和有關人員收集資料，并進行分類歸檔。借出檔案時，要寫清借物人的原因，并及時歸還檔案。

3.4定期研究檔案內容及有關的綜合資料。聽障兒童檔案不是一次就能完善，它需要不斷地研究改進，使檔案更科學。

3.5要善于將死檔案變成活檔案，充分發揮檔案的作用。

3.5.1檔案是由文字敘述的、是死的；要活用它，就要充分利用檔案考察教師工作，研究聽障兒童康復的規律。

3.5.2要通過建立檔案，促進教師平時認真觀察、善于記錄和完善教育康復工作。

3.5.3通過檔案評估教師教學、教研工作。及時肯定教師的經驗和成績。

4.聽障兒童康復檔案的利用

4.1利用檔案為康復研究提供依據。通過檔案提供各種數據，來分析探討一些問題，總結康復工作的規律。

4.2利用檔案進行全面教育質量的管理。檔案的建立是加強全面質量管理的重要措施。教師是從檔案的實際出發，根據聽障兒童各個方面的發展制定訓練計劃，提高聽障兒童康復的質量。

4.3利用檔案可以促進教師敬業精神。檔案的建立與完善是一項長期、細致而又嚴肅的工作，它要求教師具有高尚的情操，優良的工作作風。檔案工作可以培養教師的耐心、恒心、提高教師的專業知識水平，從觀察聽障兒童到聽障兒童制定訓練計劃，都需要教師有高度的責任心和事業心。通過檔案工作的建立和管理，增強教師的敬業精神。

綜上所述，建立和完善聽障兒童康復檔案工作是一項特殊的、至關重要的工作，它需要我們不斷地改進、完善，使檔案工作求真、務實。要充分利用檔案的建立和完善，搞好管理工作，提高康復效果。

參考文獻：

1.張虹，姬瑞環，《檔案管理基礎》，中國人民大學出版社，2005年2月

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最后，檔案管理信息化包括五方面內容，分別是基礎設施建設、應用系統建設、檔案信息資源建設、人才隊伍建設和標準規范建設。在上述五方面內容中，基礎設施建設是檔案管理信息化建設的根基，是檔案管理者利用計算機網絡技術，運用科學合理的檔案管理軟件，優化檔案管理質量，提高檔案管理水平，更是為檔案隨后的使用夯實基礎的一個要點。此外，收養兒童檔案記載了在福利院內生活兒童的生存與發展資料，記錄了我國福利事業的發展，信息化的兒童檔案能夠有效地豐富福利院檔案，還能夠為國家制定工作計劃、出臺法律法規提供依據。

2 現階段我國福利機構收養兒童檔案信息化管理問題分析

首先，受客觀條件制約，與西方發達國家相比，我國社會福利事業的發展相對較晚，與福利事業相關的收養兒童檔案信息化管理沒有指導性的理論依據，也因此我國收養兒童檔案模式仍然被局限于傳統檔案管理模式之中，檔案的服務作用的發揮因此備受阻礙。其次，由于傳統的檔案管理方式仍是我國福利機構收養兒童檔案管理的主要模式，也因此收養兒童檔案的信息錄入仍然以人工書寫為主，檔案的查詢完全依賴于人力翻查，檔案管理效率低下，檔案信息的準確性也因此難以保證。最后，以人工書寫為主的檔案以紙為媒介，紙質媒介在保存、搬運等等方面存在弊端，也因此信息統計難以詳盡，檔案中兒童健康、性格、收養分布等等數據難以細致表現，也因此極易出現前后數據差異問題，不僅影響了檔案的質量，更影響了檔案管理者的工作效率。

3 福利機構收養兒童檔案信息化管理的策略分析

3.1 創新檔案管理模式

檔案管理的最終目標是利用檔案服務于各種社會工作。隨著時代的不斷發展，網絡信息技術應用已經成為社會發展的一種必然，福利機構收養兒童檔案想要完成檔案管理的最終目標，就需要不斷的創新自身的管理模式，與時俱進的發展，如此才能夠跟得上時代形勢，符合社會需求。在創新檔案管理模式的時候，相關人士必須有意識到解放思想，盡可能的擺脫傳統檔案管理思路的限制，要不斷提高檔案管理的服務意識，要能夠正確全面的認識檔案管理，并根據新的思想確定檔案的內容、搜集等等工作，要能?蚴溝蛋腹芾沓浞值奶逑值蛋傅募壑怠V檔靡惶岬氖牽?檔案管理者是創新檔案管理模式的主要執行者，也因此，想要完美地完成上述工作，檔案管理者必須有極高的素質、極高的業務水平以及極強的信息現代化技能，如此才能夠保證檔案管理創新模式的建立少有阻礙。

3.2 提高檔案管理質量

檔案管理質量的提升能夠有效的提高檔案管理者的工作效率、提高檔案管理的服務性能。福利機構收養兒童檔案信息化管理需要不斷的完善檔案檢索系統，要不斷的改進案館指南、全宗、專題等，還要有意識地對檔案檢索系統進行信息化網絡化改革，逐步建立網絡目錄檢索，以提高檔案管理質量。值得一提的是，檔案檢索體系的形成不僅與信息化的普及聯系緊密，還與不同福利院之間的合作、交流相關。因此福利院方面應該加大與其他福利院的合作力度，共建檔案信息聯網查詢系統，以拓寬兒童檔案檢索平臺，以提高檔案管理的服務質量。

3.3 強化檔案管理的信息編研

對檔案管理工作而言，檔案信息編研是一個重點。檔案信息編研以研究館藏檔案為途徑，在研究檔案內容的基礎上加工檔案，并以加工檔案為依據預測社會需求。正因為檔案信息編研具備上述屬性，也因此檔案信息編研能夠有效提高檔案的利用率，還能夠滿足信息時代檔案工作的新要求。福利機構收養兒童檔案管理的信息編研工作應該加大力度改革傳統檔案資料的力度，要改變簡單收集、整理的檔案管理模式，要深化研究檔案、運用檔案。也因此，在編研選題的過程中，檔案管理者必須充分結合實際情況，要科學確定編研主體，要積極聯系各方力量，共同做好編研信息、錄入等等工作。當然，在條件允許的基礎上，檔案管理者還應對檔案內容進行深入探索，要深入的研究檔案之中包含的特征和問題，科學加工檔案，全面提高檔案利用率。

3.4 提高檔案管理者的專業素質

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傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。ERP系統實行后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質的數據與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，因此為會計檔案賦予了許多新的特點。

在傳統會計實務理念下，會計記賬憑證必須連續編號，《會計基礎工作規范》中規定，“填制記賬憑證時，應當對記賬憑證進行連續編號”。一般將記賬憑證與原始憑證一起管理，即記賬憑證從系統中打印出來后與原始憑證裝訂在一起，稱為“統一管理”模式。而ERP系統下則產生了與之對應的“分類管理”模式，包含了縱向分類管理和橫向分類管理兩個方面。首先，由于ERP系統下所有業務按流程管理，因此，一些主要的業務模塊產生的記賬憑證編號就可以單獨分類別連續編號，即縱向分類管理。縱向分類管理為ERP下的復核和審計提供了一個極好的管理平臺，使相關人員可以按業務類別對相關憑證進行快速追溯。其次，ERP系統下會計憑證的概念與傳統會計實務下會計憑證的概念已有所區別。ERP系統下的會計憑證一般應分為手工原始憑證、電子基礎憑證和會計記賬憑證，會計記賬憑證在計算機中存在的狀態也與傳統會計實務不太一致。以x廠為例，其現階段的會計憑證分為集成憑證(計劃部門、天然氣銷售等)、超級用戶憑證、財務中心日常業務生成憑證等。ERP系統下的會計記賬憑證在計算機中一般不可能僅僅以會計分錄的數據形式存在，還包含大量鏈接信息和集成數據信息，通過這些信息與電子基礎憑證進行關聯，其中包含大量的企業采購、生產銷售等其他經濟活動信息。會計記賬憑證實際上是企業的經濟活動信息在財務上體現的一個鏈接和集成平臺，而這個平臺無法打印在紙介上與相關原始憑證一同管理，因此必須將原始憑證從打印的記賬憑證下分離出來，單獨編號，并通過記賬憑證屬性項下的編號信息與手工原始憑證進行鏈接，形成橫向分類管理。這種橫向分類管理使會計記賬憑證的電子存儲成為可能。

傳統會計實務下的會計賬簿和會計報表是一種獨立的數據的概念，并不是實時數據，僅僅是對財務數據在一定時點或時期的反映形式，這些數據一旦形成，就不再需要其他數據的支持。即當一定時期的賬簿或報表形成后，即使憑證數據轉移或丟失，賬簿和報表數據依舊存在，而且不會發生任何變動。在這種情況下，會計賬簿和報表不但會占用大量的存儲空間，而且不利于數據信息的實時更新。而ERP系統下，會計賬簿與報表已經與其他各種查詢一樣成為由基礎數據支持的表格輸出形式。這種形式下，數據能夠實時更新，查詢數據及時準確，不存在因缺少個別系統管理步驟而引起查詢數據不及時的情況，因此，傳統“記賬”這一過程也就不復存在。當然，在這種情況下，系統也對數據安全性提出了更高的要求，因為一旦基礎數據存在差錯或丟失，就會使后續的查詢產生連續性差錯，從而造成會計信息的失真，并給企業生產經營帶來不可估量的損失。

ERP系統下的會計檔案有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。通過整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析，從而為企業或部門決策者提供可靠的決策依據；可以分析出本單位、本部門甚至某一地區過去、現在與將來的發展情況與發展趨勢，使決策者在遵循市場經濟規律的前提下，制定出適合自身發展的行為規范，改善經營管理，提高經濟效益；還可以利用EKP系統下的會計檔案的數據設計出有利于管理與決策的數據模型，建立一整套完善的決策支持系統；以實現會計檔案的再利用。

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國土資源信息化是充分利用現代信息技術，深入開發和廣泛利用國土信息資源，實現國土資源信息采集、存儲、處理、傳輸和服務的網絡化與智能化，全面提升國土資源事業各項活動的效率和效能的歷史過程。國土資源信息化建設是實現國土資源現代化管理的必由之路。國土資源信息化是未來國土資源管理模式的主要依托。作為21世紀高新技術的行業管理模式，它融現代管理、系統工程、計算機技術、網絡通訊技術、GIS技術、數據庫技術等多種應用技術為一身，代表了國土資源管理的方向。

檔案管理數字化是國土資源信息化的必然需求。隨著經濟社會的發展，社會各階層對檔案信息的需求日益增大，對檔案信息的要求也更加復雜，社會各階層，各部門之間對檔案信息的交流也更加頻繁。人們渴望足不出戶就能隨時隨地享受到便捷的檔案信息服務，迫切要求檔案管理部門之間建立一種檔案信息交流平臺。實現檔案館之間的檔案信息資源共享。檔案管理數字化是實現檔案管理現代化的重要手段， 當今信息時代，如果檔案工作不能緊跟社會步伐。瞄準社會對檔案信息資源的需求和加快創新，提高服務水平和管理效率，一味停留在傳統檔案管理止步不前，守著金山找飯吃，無疑是不現實的[1]。

本文立于國土資源信息化需求，基于SuperMap探討國土資源檔案信息管理系統，希望能給廣大檔案管理工作者提供一定的借鑒作用。

1 SuperMap概述

SuperMap以共相式思想的核心技術，為跨平臺提供了基礎；全面基于 SOA 的架構體系，方便系統集成和擴展；開放式服務架構，滿足任意層次的開發需求；靈活的企業級應用系統部署；以服務的方式提供完整的 GIS 功能，允許在權限范圍內被廣泛的訪問和使用；基于網絡的 GIS 服務，允許分布于各地且采用不同技術的資源協同工作；松散耦合的服務，允許與其他標準業務系統集成；支持多源服務無縫聚合，便于 GIS 數據和 GIS 功能共享；分布式多層次空間服務集群，通過多個 GIS 服務器的資源整合提高服務性能；支持廣泛的應用開發環境，Java、.NET、AJAX、Flex、Silverlight 、html5等；提供三維服務（數據、制圖與分析）、支持三維終端、支持二三維一體化應用。

基于SuperMap GIS軟件平臺開發GIS應用系統，主要專注于國土資源、電子政務和公眾服務、檔案管理、統計、軍事與公安等領域的GIS應用系統開發，可以根據用戶的需要開發其它領域的應用系統。其中，檔案管理可以直接為最終用戶開發檔案管理應用系統，也可以與開發商和系統集成商合作為最終用戶提供服務。與開發商和系統集成商的合作方式包括：直接參與項目開發、為用戶定制專業GIS應用模塊、提供成熟的行業應用源代碼和解決方案。

2 系統建設原則

2.1.標準化與規范化原則

為了確保系統的基礎性，實現檔案管理信息的共享應用，該項目的實施首先要建立統一的標準和共同遵守的規范，使系統產品――數據資源能為國土資源管理部門以及政府各部門所接受和使用。為此，在本方案中，對于檔案管理信息系統的建設將遵從國家、行業以及針對本項目制定的相關信息系統建設標準規范體系[2]。

2.2.創新性與先進性原則

緊密結合“十一五”的相關精神，在該系統的建設中突出自主創新以及重點突破，保持信息系統在技術上的先進性。在充分分析當前信息系統技術發展的現狀以及發展趨勢的基礎上，結合實際應用的業務需求，采用先進成熟的技術體系。同時，開發或配置先進、高效實用的系統軟件和應用軟件，使整個系統能協調一致地運行，以獲得最大的系統性能和效益。同時，充分考慮系統后續發展的技術和應用需求，為后續的維護和升級提供全面的保障，在設計和開發上具有一定的前瞻性，使系統具有較強的可擴展能力。

2.3.經濟性與實用性原則

系統建設方案將在實用的基礎上做到最經濟，以最小的投入獲得最大的產出。在硬件和軟件配置、系統開發和數據庫設計上充分考慮在實現系統全部功能基礎上盡量節約經濟成本。

同時，設計方案最大程度地滿足國土資源管理業務的需要，為業務管理提供最優的應用和管理工具。具體做到：界面友好、易于使用、便于管理維護、數據更新快捷和系統升級容易，具有優化的系統結構和完善的數據庫系統，具有與其他系統數據共享、協同工作的能力。滿足用戶在不了解技術的條件下，能夠很好的使用系統處理業務以及定制、調整和維護系統功能[3]。

2.4.開放性與合作性原則

開放性是系統設計好壞的重要衡量要素之一。由于機構、人員、業務處理過程以及業務表現方式都是處于不斷變化的過程中，所以在系統設計過程中需要具有良好的開放性。這種開放性主要體現在，具有方便的二次開發的能力、可定制維護能力、可快速移植的能力等等。以提高系統對業務調整的應變水平以及再開發的水平。合作性的原則表現在系統的技術思想以及實現對用戶應該是透明的，通過面向業務模型的開發體系使得合作雙方能夠很好的進行交流，能夠使局內業務人員在不了解系統技術細節的情況下參與系統的搭建式開發，另一方面，作為開發一方，需在與業務人員交流的基礎上全面了解業務處理的過程和細節。

3 檔案系統設計

3.1檔案系統總體設計

基于SuperMap建立檔案管理系統總體框架圖如圖1所示：

圖1 基于SuperMap建立檔案管理系統總體框架圖

3.2軟硬件環境

(1) 硬件環境

檔案管理系統系統所涉及的硬件主要為數據庫服務器、應用服務器、個人工作電腦以及打印機、掃描儀等設備，對硬件配置無特殊要求，當前主流服務器與PC機即可滿足需要。有條件的單位為進一步提高系統運行效率可依據當前的基本條件對設備進行擴充：

數據庫服務器可采用多機集群模式；客戶端提高處理器與內存容量，對經常處理圖形的用戶可適當采購配置較高的圖形工作站。

(2) 軟件環境

軟件環境主要是操作系統的選型，包括數據庫服務器、應用服務器端操作系統、各類微機和圖形工作站操作系統。

（1）數據庫服務器端操作系統

數據庫服務器端操作系統建議選擇Windows Server2003及以上版本的服務器操作系統。

（2）應用服務器端操作系統

數據庫服務器端操作系統建議選擇Windows Server2003及以上版本的服務器操作系統。

（3）各類微機和圖形工作站操作系統

客戶端操作系統建議選用Windows 2000/XP /2003Professional/Vista /Win7系列操作系統。

3.3安全與保密

① 安全與保密建設的內容

基于SuperMap的檔案管理系統的安全與保密主要包括中心機房的安全、網絡平臺系統的安全、信息系統的安全和數據的安全與保密。

機房的安全建設主要包括：配電系統、消防系統、空調系統、防雷系統、靜電屏蔽系統。

網絡系統的安全主要：內網平臺的安全、外網的安全、防病毒系統等。

信息系統的安全：主要包括系統的使用權限的確定和系統使用的安全性。

數據的安全與保密：主要包括數據存放的安全、數據操作的安全和數據使用分發的安全及數據傳輸的安全保密。

② 安全與保密建設要求

（1）各級國土資源部門檔案管理領導小組必須有負責網絡安全的專家或技術人員的參與。

（2）網絡安全建設方案必須和網絡建設方案同步生成，做到同步設計、同步建設、同步驗收。

（3）國土資源信息網與國際互聯網之間在物理上完全分開，廣域網信息系統必須有加密機制。

（4）縣級和縣級以上單位的土地、礦產資源數據應制定相應的保密級別。

（5）國土資源服務信息系統提供對外數據服務必須提交保密審查。

（6）合作單位在建設、研制和開發軟件、應用系統、建設數據庫的過程中必須在一定的保密機制下進行國土資源的數據使用。項目完結后，必須將數據和數據庫成果完全移交國土資源部門，除留下經雙方認可的必要的可用于演示的數據和數據庫外，其余應全部予以銷毀。凡涉及軍事用地、保密單位用地等及以上單位周邊用地的系統和數據庫建設，國土資源部門和合作單位必須進行保密教育，在保密機制的保障下進行系統和數據庫建設。

4 小 結

基于SuperMap的檔案管理系統是為了順應新時代新發展的時代潮流，是加強檔案管理效率提升的重要途徑， 同時其也是目前檔案事業機構應值得推廣的一項先進技術。

參考文獻

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1.1原料核算，費用報銷

我在2013年12月來到南寧公司，開始是從事原料核算方面的工作。首先，從原料的訂，購做起。對采購訂單的審核，然后是原料入庫，結算，付款一系列工作。從財務人員的角度對進場的原材料的質量，價格，數量進行審核，確保我們的原料是最優質的。

費用報銷工作過程中對照公司的各種報銷制度和發票管理辦法進行審核，在審核原始憑證時，對不真實、不合規、不合法的原始憑證敢于指出，果斷不予報銷；對記載不準確、不完整的原始憑證，予以退回重開。通過認真的審核和監督，保證了會計憑證手續齊備、規范合法，確保了會計信息的真實、合法、準確、完整，切實發揮了財務核算和監督的作用。

1.2成本核算，報表編制

2014年5月開始進行成本的核算。剛開始對月末成本核算不熟悉，很茫然。感到自己肩上的工作壓力，不能辜負領導，同事對我的信任，自己一定要做好南寧公司的成本核算工作。在蔣經理和同事們的幫助和指導下，結合理論知識和實際生產情況，經過半年的實踐和學習，對成本核算有了一定的認識和掌握。成本核算工作要求很精細，從原料，藥品，編織袋的耗用，到運費，動力成本的計提和分配，對成本造成影響的因素都必須精確。確保在月末成本核算的準確，進而使公司領導做出正確的決策。

在每月成本核算后，會進行當月財務報表的編制工作。會計報表，管理報表，經營分析表等等。在報表編制中，嚴格按照總部報表規范進行編制，同時完善金蝶報表取數設計，認真檢查。力爭在2015年的會計報表的準確性以及數據的勾稽審核上比2014年的報表工作大幅提高。

1.3稅務管理、會計檔案管理、ERP系統管理工作

每月月初完成上月稅款的納稅工作。嚴格按照國家稅法的要求計提稅款，并登錄國稅，地稅網站，按時申報上交。平時工作中，對國家稅務法律法規，加強學習。以適應日常的工作需要。

每月月中進行上月的憑證裝訂工作。做到會計憑證的規范，統一，整潔。按編碼要求對憑證編碼。日常工作中，對會計檔案進行日常歸類和整理，保證會計檔案的安全和完整。公司其他部門人員需借閱會計檔案時，應做到有相應的記錄，包括日期，時間，借閱人，借閱事由，歸還時間等。

在ERP系統管理工作中，我在總部信息處和系統管理員的幫助下，在日常工作中對南寧公司的ERP系統進行管理和維護。針對公司的老舊電腦比較多，系統老化，運行緩慢的情況，對部份電腦進行了系統重裝，提高電腦的性能。

2.工作中的不足

2.1在成本核算和平時五日測算工作中，應加強學習，認真領悟成本核算過程及原理，接受批評，總結經驗教訓，提高成本核算的準確性。

2.2 在原料核算和物資管理的工作中，下車間和到各崗位溝通不夠，造成公司內部的物資管理有不到位的情況。在今后工作中，認真檢查原始憑證，多和原料部、生產、品管同事相互溝通，多了解市場價格情況，多了解生產一線情況。

2.3在ERP系統管理工作中，有很多不明白的地方應加強學習，認真學習ERP系統管理的操作性文件，多向總部信息處和片區系統員溝通學習，提高ERP系統管理的水平。

二．2015年工作計劃

1.積極學習和規范ERP系統管理流程，保證工作質量，提作工作效率。

2.在物資管理，原料核算，費用報銷這方面，嚴格按照會計準則以及總部要求的會計核算要求處理。

3.加強細節意識，提高報表編制數據的準確性。

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社會福利，即針對特殊人群專門設定的社會救濟。而社會福利檔案管理是對社會福利院專門進行審核、審批等管理的服務性工作，用于對文字、圖表、聲像、電子數據等進行保存和記錄。檔案管理工作是社會福利院的重要環節，也是最基礎的工作。一旦檔案管理中出現問題，直接涉及到職工、院民的自身利益，因此，檔案管理工作關系到特殊群體的切身利益，其地位不容忽視。本課題針對社會福利檔案管理的內容、方式等展開論述，以期促進我國的檔案管理工作。

二、社會福利檔案的基本內容

所謂社會福利檔案，即通過審批和管理，保存社會福利中有價值的文字、圖表、聲像、電子數據等等，主要包括文件審批和日常管理。以下是通過不同領域對社會福利檔案進行分述：

1.社會救助檔案。社會救助檔案是指各民政部門通過審批，對需要幫助的群體進行救助，由各鄉鎮人民政府和居委會提供證明材料，本人提供申請書并提交身份證復印件等。社會救助檔案的主要職責就是對提交的所有材料進行審核和審批，制作匯總表格以及進行陽光救助活動的記錄并對其進行歸檔。

2.社會福利養老檔案。社會福利養老檔案是指由政府民政部門對符合社會養老的群體進行審批，由相關的職能部門對申請者進行調查制定調查表，對申請書和法人登記進行證明，對社會福利養老機構進行匯總并制定相應的表格，審核申請人的情況，對提供材料進行歸檔。

3.殘疾人福利服務檔案。殘疾人福利服務檔案是指對殘疾人的康復治療等活動進行記錄的有保存價值的相關材料。

4.孤殘兒童救助檔案。孤殘兒童救助檔案是指對先天性殘疾兒童和后天因素造成的殘疾兒童進行康復治療活動中，委居會和鄉鎮部門提交的證明材料和醫院提供的診斷證明，還有法定監護人戶口簿或身份證復印件等，匯總的日常救助工作和兒童救助活動記錄等材料的歸檔。

三、社會福利檔案管理方法

1.重視社會福利中檔案工作的重要性

當前，我國一些社會福利院，尤其是新建的一些福利院，沒有完全重視檔案管理的重要性，使我國的社會福利院檔案管理內容不齊全。或是只重視對紅頭文件等的手機，完全不顧其他相關文件的收集和管理；或是只針收集上級部門發的文件，不顧其他文件，等等。總之，我國現階段在社會福利院檔案管理中存在很多不利因素，這就要求相關的檔案管理工作者注重檔案的收集，將檔案的管理工作與社會發展相融合，促進和推動我國的社會福利檔案管理工作，實現其社會價值。

2.分析當前檔案管理不齊的原因，強化對檔案的收集和管理

作為檔案管理工作者，首先要有思想上的覺悟，端正態度，檢討并分析當前檔案管理不齊的可能原因，落實社會福利檔案收集和管理，采取相應措施改善存在的問題。對于管理人員來說，要對自己的工作有高度的責任心，重視工作中的細節，明確自己收集到的文件材料，并進行整理，對發放的資料和文件要嚴格把關，對資料和文件進行查對和審核。對上級下發的文件，確保整個登記、審查、審批等過程嚴格進行。要制定相應的管理政策和制度，做好年度歸檔和移交進室工作，確保文件齊全。

3.將收集社會福利事務檔案范圍擴大

目前，我國的福利院檔案管理工作者相對來說屬于緊缺狀態，因此，相應的檔案收集范圍也不是很大。由于社會的不斷進步，社會福利事務工作范圍越來越廣，對工作人員的要求也越來越多，需要收集的社會福利資料較多，基本包括社會福利事務、文書、康復教育以及專用檔案，而其中需著力加強的是社會福利事和專用檔案。由于資料收集的不完全，缺失的文件也較多，對于一些比較重要的檔案，例如征用土地通知書收集不完全，檔案室沒有總體的管理措施，都是以部門為主，導致一些有價值的檔案嚴重缺失。或由于檔案管理部門的人動，檔案收集和管理中間有間斷環節，最終導致一些檔案的缺失和不齊。因此，檔案管理工作的范圍要在原有的基礎上不斷擴大，做到管理齊全。

四、社會福利檔案管理工作的意義

1.為一些決策提供準確的信息，提升我國的社會福利服務水平

當前的社會福利檔案管理工作，在原先獨立、分散的各社會福利部門檔案管理基礎上，將各社會福利檔案材料進行規整和管理，這充分體現了我國社會福利檔案管理工作的真實面貌。經分析可以發現當前工作中的不足，不斷總結經驗，提升我國的社會福利服務水平，為一些決策提供準確的信息。

2.推進民生檔案管理工作， 改善民生，促進社會和諧

在加快和改進我國民生問題的基礎上，國家檔案局一些列政策，要求確保我國民生檔案的完整性，讓檔案管理推進民生發展，因此，要合理規范我國的民生檔案管理工作。

3.以開放的檔案管理體系，發揮社會福利檔案作用

當前的檔案管理工作是通過各部門自行管理進行的，也就是結構層次上相對來說不統一，整體整體功能無法優化。檔案管理體系應當進行動態開放，進行綜合性管理，不斷提升民政機關監督管理職能，擴大社會福利檔案面，進而推進其社會效益和經濟效益。

4.實現檔案信息的電子化管理

社會福利檔案管理通過標準化和規范化管理，進一步實現社會福利檔案信息的電子化管理。

五、結語

隨著我國社會福利事業的不斷發展，社會福利檔案管理工作也在不斷提升中。社會福利檔案管理應以科學發展觀的形式，不斷提升管理模式，進行統一規范的管理，拓展管理領域，為我國的社會福利事業發展做出更大的貢獻。

參考文獻：

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1.信息技術的優勢

幼兒園檔案管理采用信息技術后，以電子文件的形式保存。信息技術的應用使檔案管理工作更加靈活。通常情況下，這些電子文件可以根據需要修改并存儲在計算機中。同時，使用U盤，CD-ROM存儲工具，通過網絡也可以轉讓，借電子文件。信息技術的共享性和信息保存的持久性特點，有利于幼兒園檔案管理的效率的提高。計算機系統有效地實現了資源的共享，檔案中相關電子文檔的獲取和共享更加方便。用戶可以根據自己的需要有效地獲取信息和整合信息，大大縮短了檔案管理員的工作時間，提高了工作效率。信息技術的使用給檔案管理帶來了更多的時效性。由于使用計算機來管理電子文件，文件的存儲時間比紙質文件要長。同時，用戶可以根據自己的需要設置和劃定電子文檔的存儲期，有效地維護信息保存的持久性。

2.信息化環境下幼兒園檔案管理的規則

2.1管理精細化

幼兒園檔案記錄內容包括教學內容、行政管理、衛生保健、團隊建設、安全衛生保健、幼兒成長信息等全方位信息，檔案內容真實記錄幼兒園從建園到發展壯大的過程，記錄幼兒園工作人員的辛勤勞動。在具體管理中要考慮到所記錄內容特點和因素，并制定明確的目標。我們應該對各種檔案材料進行價值篩選，最終確定需要長期保存的檔案材料。采用信息技術把幼兒園日常生活和管理情況分類記錄，設置方便保存和讀取的方式，才能有利于幼兒園管理的順利進行。

2.2規范化管理

檔案作為幼兒園工作的重要記錄，也是評估某一時期幼兒園或教師管理水平的重要依據。因此，檔案的管理應規范化、制度化，檔案的收集、調用和歸檔的過程是嚴格的。目前，我國幼兒園檔案管理工作還處于不重視的狀態。幼兒園的領導者們并不知道檔案管理，而挑選出來的管理者通常是兼職的。兼職的檔案管理人員缺乏檔案管理的專業理論知識和方法，而且對信息技術管理檔案也一知半解。不具備規范管理的能力，有關檔案的收集、整理、分析等具體工作處于自主操作狀態缺乏專業的培訓，規范的管理意識淡薄。在管理特定的文件時，它們經常會任意堆積，導致紙張文件的丟失和書寫的弱化。

2.3系統化和整體化管理

目前，家長對幼兒在幼兒園身心素質的培養方面極度重視，幼兒園檔案的科學真實詳細記錄滿足家長了解孩子成長經歷的需求，也為孩子成年后，回憶童年留下寶貴資料，這正是檔案保存價值的體現。信息環境背景下，海量的數據，文件的類型和數量多的驚人。除了各種活動的原始記錄外，海量信息的情況也會出現，這應該是由信息化方法來分類和使用的。詳細的記錄和歸檔文件。這樣還能為幼兒園檔案的完整性提供有利條件。

2.4價值實現管理

文件管理不是目的，而是手段和方法。檔案管理作為幼兒園管理的重要組成部分，在一定程度上反映了幼兒園管理的水平和技能。在對兒童生活和學習的總結中，他們可以將參與某一活動的積極或創新方面表現為對已故兒童成長的評價的基礎。如果幼兒園的檔案管理只是機械地作為一種安排，或者是為了應付上級領導的審查，那么檔案管理就會失去其價值和意義。檔案管理最重要的價值是通過管理實現檔案的隱性價值，發揮檔案管理的作用和價值，促進幼兒園管理的進步。

2.5實現信息共享

信息條件提供了實現信息共享的便捷途徑。對于幼兒園檔案管理來說，幼兒園的發展活動和相關信息可以通過有效的網絡活動進行社會化。一方面，方便社會了解幼兒園的發展。另一方面，可以為同行業溝通交流提供便利，有利于幼兒園教育教學改革和幼兒園課程的改進。通過一系列高質量的課程設計和區域活動的發展，我們可以突出花園在管理過程中的特點和經驗。同時，也可以通過有效的溝通來反思當前工作中的問題。通過微博、在線圖書館等活動，我們可以與家長互動，讓家長了解更多孩子的行為。

3.幼兒園檔案管理信息化的途徑

3.1實現檔案的電子化管理

在信息的條件下，隨著計算機和互聯網技術的廣泛應用，實現無紙化辦公成為可能。對于幼兒園檔案管理，我們一定要善于利用這個重要的工作平臺。電子文件由人工輸入或掃描形成，文件由大數據存儲系統保存。同時，為了便于參考，文件可以逐個編號。在讀取數據時，方便地輸入文件數字或關鍵詞。并快速查找相關檔案信息。

3.2提高檔案管理規范化水平

檔案管理的規范化關鍵是，完善制度和強化規范管理意識。在信息環境背景下，檔案管理逐步追求效率和效益。文件管理一方面有必要驗證檔案的真實性和正確性，通過相關信息的方法，以確保檔案都有自己的價值，并且應該保存和管理，而不能盲目地收集數據的保存，并應進行必要的檢查。二是利用信息技術進行檔案存儲的連續編號，確保檔案的有序、合理管理，便于檔案的獲取和保存。

3.3明確檔案管理的目標

作為幼兒園的重要管理工作，檔案管理的目的不是收集和保存相關的信息，而是挖掘一些對當前和以后的管理工作有幫助的信息和資源。例如，通過孩子們的成長文件在過去的兩年里，它可以反映孩子的個體差異在哪些領域需要鍛煉提高，可以總結一些常見的問題和經驗，扮演著一個重要的角色在孩子的發展。

4結語

信息技術在幼兒園檔案管理中越來越受歡迎，其優勢在于信息共享和信息保存的持久性。信息社會無疑是支持幼兒園檔案管理的重要手段。在信息環境背景下，進一步探索挖掘幼兒園檔案的價值是幼兒園從業者的不懈追求。

參考文獻： 

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[2]常秀波. 利用現代信息技術提高幼兒園檔案管理[J]. 青春歲月. 2016（02） 

[3]何晅. 現代信息技術在幼兒園管理中的應用[J]. 中國教育技術裝備. 2015 （16） 

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在目前的大環境下，政策寬松，給企業和個人都帶來更好的選擇性，雙向選擇，所以造成了人員的流動性，社會學家對企業人員的流動性歷來褒貶不一，有的認為，企業遇到更適合的人才，更有利于企業的發展進步，如果人員在本企業但是能力得不到發揮，對人員本身也是一種禁錮。但是企業培養人才也是需要時間需要精力，剛培養的工作人員，流動走了，對企業也是帶來一定的損失。

當然此種情況給人事檔案部門也帶來新的工作壓力，檔案的接受和轉移，需要工作人員認真嚴謹，稍有不慎，則會給人員帶來很大的麻煩，因此，很多人員找到新的工作單位后，急于就任，投入工作當中，單位對檔案的要求程度不一，有的單位甚至不要求檔案信息，只要工作人員順利就職，完成工作任務即可，人員也對人事檔案的重要性重視程度不夠，這樣就給原有企業造成了棄檔，多年也無人問津，最后積壓為棄檔。人事檔案管理人員的一代一代更替，此類問題檔案，積壓的越來越多，這就造成了工作越來越難辦。

劉琴女士在人事檔案管理研究述評及趨勢展望一文中提到一點，本人深表贊同。就是關于流動人員的人事檔案研究，目前的情況是，人員的檔案只有其所在單位的人事管理部門，或檔案管理部門控制，沒有考慮到社會性，沒有成立社會性的 、中立的專門的人事檔案管理機構來處理這個綜合性的信息，造成檔案轉移難，手續繁多的局面。

2.紙質檔案的信息化

計算機的發展也給企事業單位人事檔案管理帶來新的發展機遇，新的工作模式，新管理方法，都體現了高科技發展給人們帶來的工作上的便利。新的檔案管理政策，逐漸體現的是人事檔案管理的信息化，電子化，自動化。然而，陳舊的檔案轉化為電子版，更新為新的檔案模式，就變成了最大的工作難點。

各個企業現行的檔案管理政策、模式、電子模板不一，給企業之間的人事檔案對接造成很大的難度，舊的紙質的檔案模式也不統一，其中的所含信息也不統一，這就造成工作人員在將其轉化成現行模板時，有很多都空白，導致檢索的時候錯、漏信息，達不到預期的目的，實現不了檔案的自動化，簡單化。

當然，企事業單位的人事檔案的管理工作當中，還有很多別的問題，比如人員流動過程中，很多人員可能要來來回回走很多次，才能辦妥檔案的轉移交接。人事檔案管理人的工作能力也高低不一，對積壓的陳舊檔案，很多死檔、棄檔，目前沒有統一的處理標準。造成很多有價值的檔案流失，也可能很多有價值的檔案被當作了廢檔放棄了，造成了損失。

二、目前針對以上幾點，本人作了以下研究，提出以下方案。

新的網絡管理平臺，要盡量兼顧所有企業的需要，及時更新換代，以使企業與企業之間所使用的網絡模塊統一化，這樣檔案轉移對接時，減少工作程序，更有效更快捷，這樣在解決新的工作問題的時候，逐漸把陳舊的檔案轉化為新版。及時處理流動人員的檔案問題，不積壓，不逃避問題。

篇11

（二）醫院辦公室文書檔案意識薄弱

長久以來醫院多偏重病案檔案，醫院文書與文書檔案相對于病案檔案來說,醫院文書檔案的相對重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認為文書檔案沒有存在的價值,相關的科室對于文書檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費程度極其嚴重，不能達到預想的可觀狀況。

（三）醫院在文書與檔案工作中存在的不規范現象

現下的檔案管理模式下存在這許多的不規范現象。例如：版記不全、文件使用不當、分類不明確、用紙不達標、辦理程序不規范、原稿文件缺損、裝訂不規范等現象。

（四）醫院文書檔案管理工作人員的專業素養有待提高

目前，我國的檔案專業人員隊伍在理論水平、文化水平、專業素養等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書檔案管理方面的必要專業知識，責任心主人翁意識的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現象，不符合辦公室文書檔案管理的規范準則。

二、針對醫院辦公室文書檔案管理工作的一些優化措施

（一）強化醫院文書檔案管理工作的規范銜接

實現文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質量關，實現標準化和規范化，在公文辦理完畢后，應及時整理立卷及歸檔。

（二）提高醫院文書檔案管理人員的專業技能和管理意識

醫院辦公室文書檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，充實和提高自己的檔案管理專業知識。做到與時俱進，辦公現代化是社會發展的必然趨勢，信息社會必然導致大量的電子文件的出現。實現醫院文書檔案管理的現代化。文書檔案管理人員則需要努力成為管理型、復合型和技術性的專業辦公室文書檔案管理人才。

（三）提高醫院文書檔案管理工作人員的積極性

健全相關的規章制度，加強檔案整理工作的檢查與監督，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作。把握好人員的變動和調入關，增強文書檔案管理工作人員的責任感。充分調動辦公室文書檔案管理人員的工作熱情，提高實事求是的工作態度，及時對從事相關文書檔案管理的人員進行相關的待遇到位。

（四）建立醫院文書歸檔的制度

具體到一個立檔單位，不僅要真實、客觀，要有歸檔的時間、范圍、要求，保證文件的完整。文書檔案整理的內容：檔案的系統化（檔案的分類、案卷的排列、檔號的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。

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社區衛生服務管理系統根據衛生部最新行業標準開發，緊緊圍繞社區衛生在“醫療、預防、保健、健康教育、康復、計劃生育指導”的特色服務，為社區居民建立海量存儲與共享的健康檔案和電子病歷庫，實現分析決策為主導的科學化管理，提高社區醫院的管理水平和經濟效益。通過系統的實施，提高社區衛生服務管理工作的質量和效率。

1 系統研究內容

醫療信息一體化是本系統的基礎內容，通過此平臺能使社區醫生更好地開展工作，使社區居民享受更好的服務是基本目的，因此 ，系統研究的內容包括：

1） 診療與健康檔案有機結合：將社區內人員每次的診療記錄動態記入健康檔案，使健康檔案能有效地反映人員的情況。對于婦女兒童重點人群，社區醫生可以非常及時清楚地了解病人的整體情況，對病人的健康狀況進行實時的管理，向病人提出良好的建議。

2） 建立醫療信息資源數據庫，實現數據共享，完成統計、查詢、報表等功能。

3） 提供數據Web服務接口：設計基于Web服務的數據調用接口，為衛生管理部門和高端醫院提供第一手的全面、準確健康數據資料。

2 系統設計與實現

2.1系統設計

系統模塊的設計基于社區衛生服務管理功能，涵蓋社區全科醫療、社區衛生服務中心管理、社區衛生管理、居民健康檔案管理、兒童保健、婦女保健等，完成社區衛生服務站的預防、醫療、康復、健康教育計劃生育、保健等功能。通過該平臺更加快捷、準確地和獲取信息，可以提供醫生與患者、患者與患者間的資訊、交流平臺，建立社區衛生信息化服務的雛形。系統整體框架見圖1。

圖1 社區衛生服務管理系統整體框架

2.2數據庫設計

建立數字化、規范化、標準化的醫療信息資源數據庫，實現數據共享，完成統計、查詢、報表等功能是對本系統數據庫設計的需求，具體有：（1） 以數據庫模式組織、儲存信息，按照國家的相關標準，最終形成數字化的患者診療信息，同時滿足經濟管理的要求。（2） 采用全表格式錄入，常用數據采用標準化字典配置，確保系統的穩定可靠。（3） 采用自定義組合查詢統計，靈活的報表設置，全面滿足各種查詢統計需求。（4） 對外提供Web服務接口，調用該接口完成系統與相關部門交換與共享數據的功能。

本系統數據庫設計中數據字典包含字典名稱、字典順序、字典內容，其中字典名稱表明了字典所屬類別，字典順序為程序下拉框中的顯示順序，即字典內順序。每個系統管理員都能維護各類數據字典，每個數據字典由多個管理員維護。每個管理員能管理許多醫生。每個醫生能管理許多的家庭，每個家庭是由一個醫生創建并維護的。家庭包含有家庭基本信息以及家庭主要問題、家庭指導計劃。每個家庭擁有許多的居民，一個居民僅在一個家庭中。居民包含了居民基本信息、居民健康信息、居民主要問題、居民次要問題、居民社區服務、兒童體檢登記、兒童計劃免疫、兒童五病登記、兒童營養不良記錄、兒童佝僂病預防投藥記錄、孕產婦卡記錄、分娩記錄、產后檢查記錄等信息。

2.3系統實現

基于Web 的社區衛生服務管理系統采用B/S 結構模式，該結構主要特點是集中管理：軟件程序、數據庫、的信息以及其他一些組件都集中在服務器， 用戶端除了操作系統及瀏覽器外無需其他軟件，即用戶以Web 頁面的形式與系統進行交互。社區衛生服務管理系統實現了家庭檔案管理、居民檔案管理、婦女保健管理、兒童保健管理等模塊，管理員、醫生、居民三種角色的相互協作。管理員能增加醫生、刪除醫生信息、修改醫生信息，并且能對數據字典進行增刪改查。醫生在響應的權限下，能對家庭檔案、居民檔案、婦女保健、兒童保健的信息進行增刪改查，包括了家庭主要問題、家庭指導計劃、居民健康信息、居民社區服務、居民主要問題、居民次要問題、孕產婦卡、分娩記錄、產后檢查、兒童體檢登記、兒童計劃免疫、兒童五病登記、兒童營養不良、兒童佝僂病預防投藥等信息。居民能查看所有醫生對其自身相關操作的歷史記錄。為了信息的保密與安全，系統還提供一定的安全機制。

3 結束語

社區衛生服務管理系統經過不斷地完善和改進，達到了設計需求。系統具有界面友好、易于操作、安全穩定等特點，并且有較強的可擴展性和移植性等特點。完整的社區衛生服務管理系統應當包括眾多模塊，在隨后的改進中需要逐步地將更多社區衛生服務管理的相關模塊加入到本系統中。

參考文獻：

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我院社區衛生服務中心成立于2009年，建立了居民電子健康檔案數據庫，主要包括居民個人健康檔案、健康教育、兒童保健、婦女保健、老年人保健、免疫接種、傳染病管理、慢性病管理、重性精神病管理等九大部分，其中居民基本信息是通過居民醫療保險數據庫中個人信息部分整合而來，通過身份證信息、參保信息、參合信息進行比對來進行有效識別，建立了自動檔案"因需建檔，隨診隨建"的機制，把居民健康檔案建成"活檔"。筆者結合社區衛生服務中心健康檔案管理工作的實踐經驗，與同行們對健康檔案管理與使用中存在的問題進行探討，報告如下。

1問題

1.1準確率低 健康檔案前期輸入的基礎數據錯漏較多，使用范圍小，部分為死檔。

1.2完整性差 健康檔案對老年人、婦女及慢性病人以前的健康狀況不甚了解，而且目前我國的醫療保健工作體制和工作方式也無法完整、詳細地記錄和保留一個完整的健康檔案。

1.3查閱人次少 如何利用健康檔案提供的基礎信息，開展醫療衛生服務服務還存在許多障礙，醫務人員不習慣利用檔案，仍然憑經驗看病，居民個人不知道利用檔案向醫生提供病歷，健康檔案幾乎成了死檔。

1.4居民知曉率不高 根據對社區服務中心所轄居民對社區公共衛生知識的掌握程度，分別從健康檔案、健康教育、兒童保健、婦女保健、老年人保健、免疫接種、傳染病管理、慢性病管理、重性精神病管理等方面對居民進行調查，發現總居民知曉率僅為53.2%。其中對的知曉率健康檔案、傳染病管理、重性精神病管理等知識僅達到分別是30.4%。

1.5信息采集難 建立居民健康檔案，前提是需要深入居民家庭，逐項核實，逐一登記，采集健康信息和收集相關材料。但居民的居住情況十分復雜，如人戶分離，留守老人居多等，對信息采集中涉及的問題只能得到模糊的解答，準確性欠缺；對精神病疾患等健康信息，很多居民更是諱莫如深，有的還存在抵觸情緒。

2對策

2.1提高準確性 首先保證身份的準確性，確保健康檔案數據采集建立在唯一身份識別基礎上進行，確保相同個體在不同機構和系統中的數據能夠準確匯總到同一份健康檔案，不會出現張冠李戴的現象。其次，數據盡量從業務系統中采集，盡量從客觀數據上采集，減少手動填寫、人工轉錄等方式，減少數據上報的差錯性。

2.2確保完整性 健康檔案內容不僅包括基本信息，還要有醫療服務信息、兒童保健信息、婦女保健信息、慢病管理信息、計劃免疫信息和健康體檢信息等，確保居民登錄健康網站時，能夠看到自己在不同時間、不同地點、不同機構和不同系統中的健康信息，真正形成以個人為中心，以健康活動為半徑，以生命歷程為周期的全面覆蓋網絡。

2.3做到及時性 將上述數據通過專用網絡及時上傳到信息平臺健康檔案當中，可以通過定時或者實時傳輸兩種方式，使居民可以及時查閱自己的健康信息。同時，對于已經遷走或去世的居民要及時合理銷毀個人檔案，減少儲存空間。

2.4活頁裝訂整理檔案 為了方便查閱和擴充健康檔案，要對健康檔案打孔活頁裝訂，并使用不同顏色和樣式的紙張做好目錄，有利于檔案檢索。另外，保證檔案案卷整齊，對于特殊載體材料，要做好編號，分類管理。

2.5使用居民健康卡 一方面通過健康卡的身份識別、信息采集和跨業務系統協同功能提高健康檔案數據質量，另一方面通過將健康卡的管理信息和賬戶信息上傳到健康檔案，使居民可以登錄健康網站查看卡的賬戶信息，如總額、消費額和余額信息。

2.6加強宣傳、廣泛參與 一方面以政府公信力為基礎，向全人群推廣社區衛生服務，尤其是對那些知曉率低的（如健康檔案等）免費社區公共衛生服務項目予以公示，提高居民知曉率；另一方面，對重點人群的需求做出有效判斷[2]。要充分發揮廣播、電視、報刊、網絡等媒體作用，積極宣傳建立城鄉居民健康檔案是居民享有均等化公共衛生服務的重要體現。提高居民的建檔意識，引導居民自覺參與建檔工作，努力提高建檔質量。

3體會

社區居民健康檔案（Healthcare Records/Archives）是記錄有關居民健康信息的系統化文件，是社區衛生服務工作中收集、記錄社區居民健康信息的重要工具[3～5]。動態健康檔案管理是完善檔案的重要工作。定期對居民做好健康檢查工作，利用家庭調查等方式，認真填寫居民健康檔案，并將居民平時就診資料進檔，逐漸完善居民健康檔案。要加強居民健康檔案動態性管理，對社區居民健康狀況做好跟蹤調查工作，及時調整健康檔案內容。

規范社區健康檔案網絡化管理。電子健康檔案信息的兼容性使居民在不同部門接受到的衛生服務信息與健康信息均記錄在電子健康檔案內，使衛生服務中心內各部門、衛生服務中心之間共用居民健康檔案信息，提高了居民健康信息的利用率，減輕居民看病難、看病貴的難題[6]。

實現健康檔案的基本信息資料等信息共享。要統一信息化規劃，合理利用信息資源，實現健康檔案的基本信息資料等信息共享，各個相關部門之間也要實現信息共享。做好相同地區檔案信息的交換和共享目的。

最后，要加強專業人才的培訓工作，實現復合型專業化管理人才，結合社區衛生服務工作的實際情況，采用科學有效方式加強工作人員全科醫師崗位培訓工作，加大專業化人才的培訓力度。只有技術過硬、素養合格的全科醫生才能更好的為社區居民服務，才能更大更全面發揮社區居民健康檔案的作用。

參考文獻：

[1]盧若艷，鄭振儉.福州市某區社區居民健康檔案管理現狀及其影響因素醫學與社會[J].2010，23（9）：53-54.

[2]張成勉，孫永發，吳華章.我困社區衛生服務中政府購買公共衛生服務項目的難點和建議[J].中國全科醫學，2009，12（4）：570-572.

[3]沈偉珍，龔幼龍，王光榮，等.居民電子健康檔案的建立與作用.中華醫院管理雜志，2006，22（8）：519-521.