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第1章 新人破冰，巧助上下級

知識是世間很奇妙的東西，《禮記 學(xué)記》說，學(xué)然后知不足。這大概就是真正有學(xué)識的

人都很謙虛的原因吧，因?yàn)樗麄円娺^大山，知道天外有天，人外有人。每個(gè)人都是從新人

始，無一例外，不同的是聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻，如是而已！

1.1 智斗HR，通關(guān)BOSS

2015年年中，盧子打著一箭雙雕的小算盤，公司裁員主動辭職施恩同事，同時(shí)自己的書籍

也因宣傳到位榮登了及時(shí)的寶座。盧子覺得是時(shí)候放松一下尋找靈感來完成集齊七色、召喚神

龍的心愿了。

重新回到廣州，偶遇一家公司招聘Excel專員。這對于高中學(xué)歷就一門Excel看家本

領(lǐng)的人來說，無疑是再適合不過的工作了。但是欣喜未免太早，還是先看看他們的要求

吧：精通SUM、SUMIF、IF、VLOOKUP、INDEX、MATCH等十多個(gè)函數(shù)，還要熟悉用

Ctrl Shift Enter組合鍵生成數(shù)組公式，外加VBA；除此之外，還需要熟練PPT、Word軟件。

原來半年招不到人是有原因的。

盧子對自己的Excel還是很有信心的，這種量身定做的崗位肯定不會放過，趕緊準(zhǔn)備近期的

歷，獻(xiàn)上最帥的照片，暗自竊喜天上掉餡兒餅還不偏不倚地落在了自己口中。但是接下來并沒有

如預(yù)期般的順利，就像記憶中的考試，以為名列前茅，卻名落孫山。等了兩天沒消息，心中的竊

喜也慢慢消失了，事情本該到此結(jié)束，但是突然有24小時(shí)，這事又撞進(jìn)了盧子的腦袋，那就速戰(zhàn)速

決吧，拿起電話一通撥過去，面試就這樣敲定了。本來面試都會帶簡歷，但是盧子帶上自己和百

度就出門了。到了公司，HR淡淡地瞥了一眼，瞧見盧子兩手空空，悠悠地飄出來幾個(gè)字：簡歷拿

來吧。盧子不傻啊，趕緊及時(shí)句封上對方的口：我是書籍作者，Excel書籍作者，已經(jīng)出版4本Excel

書籍，擁有10年數(shù)據(jù)處理經(jīng)驗(yàn)。HR憋回各種考驗(yàn)問題，直接讓他通往老板了。好吧，既然都打到

BOSS了，裝備肯定要跟得上。老板坐鎮(zhèn)，還是要先規(guī)矩地介紹一下自己。于是盧子帶上的第2個(gè)

工具百度就閃亮出場了：我是陳錫盧。盧子本已打開網(wǎng)頁準(zhǔn)備百度“陳錫盧”給老板看，只見老

板自己動手百度了。盧子偷偷觀察老板的面色，八成是有戲了，看得這么認(rèn)真！

1.2 初來乍到，暗探虛實(shí)

入職及時(shí)天，老板召開會議，聚集公司各部門領(lǐng)導(dǎo)，會議長達(dá)兩小時(shí)。盧子什么也沒

記住，只是被一句話震驚了：公司90%以上的人都是計(jì)算機(jī)科班出身，銷售總監(jiān)曾在大學(xué)任

Excel老師。仿佛一陣電流穿過身體，盧子全身的細(xì)胞都瞬間清醒。會議結(jié)束了，盧子還未從

緊張中緩過來。趕緊找度娘問問吧，但是由于規(guī)模太小，網(wǎng)絡(luò)上的評價(jià)少之又少，只有其中

網(wǎng)友如是說道：有一朋友干了幾天就溜了，原因是達(dá)不到要求。不看還好，一看嚇一跳，本就

受驚嚇的盧子一下子成了驚弓之鳥，看來是遇到行家了！

突然，項(xiàng)目部的一同事打斷了盧子的思緒，將盧子由幻想的恐懼中帶入了現(xiàn)實(shí)的真切：聽

說你是公司新招的Excel專員，想必很牛吧，過來幫我看看這個(gè)表格吧，五分鐘哈，著急用。

盧子傻眼了：不帶這樣的，還呢，難道及時(shí)天就要現(xiàn)原形。盧子吃力地挪動步子走向他的

座位，還不忘祈求上蒼保佑。待到用力地睜開眼睛，盧子反而不相信自己的眼睛了。

如圖1-1所示，“數(shù)量”這一欄為什么要將數(shù)字跟單位混合在一起？“總價(jià)”這里又沒有

公式，難道用計(jì)算器算的？這下盧子納悶了，這難道是要先試試我水平？管他是真是假，我就

姑且裝作不知吧，來者不拒，難易都收。盧子一分鐘解決問題，卻留下滿肚子的疑惑。

圖1-1 項(xiàng)目采購清單

緊接著，盧子又陸續(xù)接收到其他部門的表格。

出納的出貨表，如圖1-2所示。大大小小的合并單元格滿天飛，日期輸入又不是標(biāo)準(zhǔn)格

式，難道這些數(shù)據(jù)只需錄入，不用做后期處理？

圖1-2 出貨表

在Excel界流傳著這樣一句話：判斷一個(gè)人Excel水平高低，就看他的表格中合并單元格數(shù)

量的多少，因?yàn)楹喜卧駭?shù)量和Excel水平成反比。

商務(wù)部的招標(biāo)信息表，如圖1-3所示。招標(biāo)信息24小時(shí)一個(gè)表格，這么多表格如何匯總？全

部記錄在一張表格里不是更容易處理嗎？

圖1-3 招標(biāo)信息

不對，差點(diǎn)上當(dāng)了，也許這些都是錯(cuò)覺，搞不好人家是用VBA搞定問題也說不定。能對這

些數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的財(cái)務(wù)，水平一定很高，盧子馬上驚醒并提高了警惕。說曹操，曹操就到，財(cái)

務(wù)的人來了。財(cái)務(wù)把盧子叫過去，給盧子說明了問題。

財(cái)務(wù)：如圖1-4所示是科目明細(xì)，如圖1-5所示是科目匯總，現(xiàn)在要對一級科目的借方跟貸方進(jìn)行匯總。

圖1-4 科目明細(xì) 圖1-5 科目匯總

我的操作方法是這樣的：如圖1-6所示，比如及時(shí)個(gè)是財(cái)務(wù)費(fèi)用，我就篩選出這個(gè)所有項(xiàng)

目，然后再統(tǒng)計(jì)。用同樣的方法統(tǒng)計(jì)出其他所有一級項(xiàng)目，非常麻煩。

圖1-6 篩選

盧子大吃一驚，這不就是一個(gè)SUMIF函數(shù)就解決的問題嗎？嘴上答道，好的，我來試試！

于是在科目匯總表的B2單元格輸入公式，再向下向右和向下填充公式，就能得到所有數(shù)據(jù)。

=SUMIF(科目明細(xì)!$A:$A,$A2,科目明細(xì)!D:D

盧子心想難道這是煙幕彈？先來點(diǎn)簡單的，等我掉以輕心，再拋個(gè)難題給我致命一擊。我可不

能上當(dāng)，時(shí)刻保持警惕，周旋到底。盧子一點(diǎn)也不敢松懈，并且非常努力地學(xué)習(xí)。

接下來的幾天又發(fā)生了一些事：如有同事篩選數(shù)據(jù)一個(gè)個(gè)復(fù)制粘貼的；還有同事填充公式

時(shí)由于表格數(shù)據(jù)太大，很難選擇區(qū)域而手足無措的，這時(shí)候盧子淡定地說雙擊，神奇的一幕出現(xiàn)

了，公式自動填充了。漸漸地，盧子清楚了，公司Excel水平是呈兩極分化的，確實(shí)有幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)比

較擅長，但絕大多數(shù)的員工都是屬于基礎(chǔ)入門水平。這下盧子總算可以把心放到肚子里了。

其實(shí)經(jīng)常有網(wǎng)友問盧子：是不是計(jì)算機(jī)專業(yè)的，Excel用得這么好？

盧子的回答都是：不是。我的Excel是自學(xué)的，就如同張無忌在光明頂秘道練就乾坤大挪

移，一樣的是機(jī)緣巧合，不一樣的是張無忌有小昭的陪伴，而我卻是孤身一人走火入魔，

也因?yàn)榫毩?xí)函數(shù)成了“單身汪”。

1.3 小施拳腳，解答疑難

正所謂“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，經(jīng)過一段時(shí)間的了解，盧子掌握了公司大概的情況。公

司每個(gè)人都在用Excel處理數(shù)據(jù)，但由于水平普遍不高，而且沒有專人負(fù)責(zé)管理這些數(shù)據(jù)，顯

得非常亂。而盧子就是要將這些雜亂無章的數(shù)據(jù)整理得看起來順暢、清晰，數(shù)據(jù)能夠隨時(shí)調(diào)

用，以了解公司的運(yùn)營情況。

1.3.1 招標(biāo)信息數(shù)據(jù)規(guī)范化

公司主要分成商務(wù)部、財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目部、業(yè)務(wù)部和人力資源部。

文中涉及的所有表格都是經(jīng)過特殊處理過的數(shù)據(jù)。

說明

首先就是對商務(wù)部的招標(biāo)信息表格進(jìn)行處理。招標(biāo)信息是從網(wǎng)站獲取的，每天查找到跟公司業(yè)

務(wù)有關(guān)的信息，然后復(fù)制粘貼到Excel表中。盧子看了下招標(biāo)信息的Excel表格，發(fā)現(xiàn)了一些問題。

如圖1-7所示，項(xiàng)目金額非常亂，單位不統(tǒng)一，有的是以萬為單位，有的是以元為單位，

還有的里面包含其他內(nèi)容，如“人民幣”。這樣的數(shù)據(jù)如果不進(jìn)一步處理，很難利用起來，連

最基礎(chǔ)的求和都做不了。

圖1-7 招標(biāo)信息表

盧子看到這里大概有了一個(gè)想法，就是先將數(shù)字提取出來，然后再統(tǒng)一單位。

在F2單元格輸入公式，按Ctrl Shift Enter組合鍵結(jié)束，雙擊向下填充公式。

=-LOOKUP(1,-MID(B2,MIN(FIND(ROW($1:$10)-1,B2&1/17)),ROW($1:$15

公式分步解讀如下。

“MIN(FIND(ROW($1:$10)-1,B2&1/17)”中，“ROW($1:$10)-1”就是得到0～9，

“B2&1/17”中的1/17包含0～9這10個(gè)數(shù)字，這樣保障一定可以找到數(shù)字，不會出錯(cuò)；MIN函

數(shù)就是獲取第1位數(shù)字的位置。

“MID(B2,MIN(FIND(ROW($1:$10)-1,B2&1/17)),ROW($1:$15))”中，從第1位數(shù)字開始提

取1～15位，因?yàn)樵贓xcel中允許的較大數(shù)字是15位，這樣保障能夠提取到所有數(shù)字。如果覺得

不夠直觀，可以在編輯欄用鼠標(biāo)選擇這部分，然后按F9鍵，這樣就可以解讀公式：

“-MID(B2,MIN(FIND(ROW($1:$10)-1,B2&1/17)),ROW($1:$15))”是將非數(shù)字的轉(zhuǎn)換成錯(cuò)

誤值，數(shù)字變成負(fù)數(shù)，同樣也可以用F9鍵查看：

LOOKUP函數(shù)忽略錯(cuò)誤值而查找滿足條件的值，用參數(shù)1能查找到-34.51；-LOOKUP

就是將負(fù)數(shù)轉(zhuǎn)變成正數(shù)。

在G2單元格輸入公式，按Enter結(jié)束，雙擊向下填充公式。

=IF(COUNTIF(B2,"萬"),1,10000

功能是用COUNTIF判斷是否包含“萬”字，包含的話就返回1，否則返回10000，這樣就能夠

統(tǒng)一單位。

現(xiàn)在把這2個(gè)公式合并起來，在F2單元格輸入公式，按Ctrl Shift Enter組合鍵結(jié)束，再雙

擊向下填充公式，效果如圖1-8所示。

=-LOOKUP(1,-MID(B2,MIN(FIND(ROW($1:$10)-1,B2&1/17)),ROW($1:$15)))/

IF(COUNTIF(B2,"萬"),1,10000

圖1-8 提取金額效果

如圖1-9所示，日期格式，有3種形式：年月日形式，以“-”作為分隔符號，以“.”為分

隔符號。其中第三種是不標(biāo)準(zhǔn)日期，需要用分列處理；其他兩種格式通過設(shè)置單元格格式即可

改變。

STEP 01 如圖1-10所示，選擇E列，切換到“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，單擊“分列”按鈕，彈出

“文本分列向?qū)?rdquo;對話框。保持默認(rèn)不變，連續(xù)單擊兩次“下一步”按鈕。

圖1-9 不規(guī)范的日期格式 圖1-10 使用分列功能

STEP 02 如圖1-11所示，選擇“日期”格式，單擊“完成”按鈕。

STEP 03 如圖1-12所示，選擇E列，將單元格設(shè)置為“短日期”格式。

STEP 04 如圖1-13所示，進(jìn)行美化處理。

圖1-11 按日期分列 圖1-12 設(shè)置日期格式

圖1-13 最終效果

處理完后，盧子把表格發(fā)給商務(wù)部媛媛，跟她說了兩個(gè)注意點(diǎn)。

(1)項(xiàng)目金額統(tǒng)一以萬元為單位，不要錄入單位，只錄入純數(shù)字。

(2)記錄時(shí)間以“-”作為分隔符號，不要錄入其他格式。

媛媛聽后回答：好。

這些不規(guī)范的東西，只是因?yàn)橐郧皼]有意識到，要做好是很容易的。