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00 00 第1節血淚案例：10年老會計把表格做死了

我是從基礎會計干起的，從出納、記賬會計、審核會計、資金管理、報表編制、財務分析、預算編制到制度建設等財務崗位，我基本都輪了一遍。在我的職場生涯中，遇到過很多基層財務和財務管理人員，他們普遍工作效率低，天天加班，唉聲嘆氣，慢慢的，眼睛也花了，頭發也白了，卻全然不知原因：使用Excel的姿勢不對。

你也許會想，不就是Excel嗎？我用了十多年了，從大學的時候就用，有什么用得對不對的，會輸入進去數字，會公式不就得了嗎？我只能說“同志，你的想法很危險！”

在財務的實際工作中，很多財務人員由于沒有一個完整和科學的Excel使用理念，導致工作效率低，錯誤頻出的事情時有發生。我們先看及時個案例(如圖1-1)，這是一個玩具批發商的財務人員做的表格，這個表格的意思是這樣的：表格的橫向標題是產品名稱，豎向為客戶名稱，該批發商的客戶大部分為個人，所以全部為姓名。中間的數據統計的是，產品的入庫、出庫和結存數量。設計這張表格的初衷是為了方便客戶，客戶拿貨的時候會一次性付款，但是由于客戶往往沒有地方放這些玩具，批發商就會允許客戶分次提貨，然后幫助客戶制成該表，結存的意思是每個客戶已經購買但是沒有提走的商品數量。

圖1-1玩具批發商銷售及庫存業務統計表

由于表格設計得有缺陷，無法統計客戶每次購買貨物和提取貨物的明細，所以，你會發現，這個表格的很多單元格的右上角有小紅點，這些小紅點就是批注。這家企業的財務人員為了記錄入庫和出庫明細，就加了很多批注上去。老板想看哪個客戶的出入庫明細，這家企業的財務人員就得把批注一個一個點開，然后用計算器重新加一遍，算出一個數字給老板看。如果老板想看50個客戶的明細，財務就得用計算器算50次，工作效率之低可想而知。

如果這家企業的財務懂得如何設計表格，那么老板想要所有客戶的交易明細，那他只需要用Excel的數據透視功能，1分鐘就可以給老板想要的數據。而不是加一個晚上的班，餓著肚子做出來，還得反復檢查，生怕數據出錯。

這家企業的財務人員工作已經有十來年的時間了，業務水平可以說還是可以的，一般的賬務處理工作都能應付，美中不足的地方就是不善于總結和學習新的事物，導致經常加班，卻又不能給老板提供有用的數據，所以其職場生涯始終平平庸庸，無法有大的能力提升，因為時間都被基礎工作占用了。第2節財務工作中的兩大類表格：上報表格和自用表格

上個例子只是財務職場工作中的不善使用軟件工具導致工作效率不高，職場發展受阻案例的“冰山一角”。其原因是沒有搞清楚表格的分類，所以從一開始設計表格時，架構就錯了，導致后期工作受阻。

實際上，財務職場中的表格主要分為兩大類，及時類是上報表格，第二類是自用表格。

上報表格

首先說下上報表格，它的特征是格式固定，不能更改。例如企業要對外報送的資產負債表、利潤表、現金流量表等等，還有稅務局、國資委、統計局等要求下屬企業統計的數據，集團公司要求下屬分子公司填報的數據等等。這些表格的格式都是固定的，不能更改。因為這些表格要不就是有一些規范要求，要不就是上級組織收到表格后要進行匯總，所以必須先按照要求和規定填報，格式不能更改。

自用表格

再說一下自用表格，自用表格的特征是風格各異，每個企業，每個財務人員根據企業規模、所處行業、業務性質以及個人的表格習慣、思維習慣等等會有不同的設計。例如企業中的職工薪酬臺賬、商業合同登記臺賬、部門費用預算執行情況表等等，都是自用表格的一部分。

自用表格的來源主要有三個：ERP系統導出的表格、自己設計的表格以及別人給的表格，具體如下：

(1)ERP系統導出的表格。ERP系統是企業資源計劃(Enterprise Resource Planning)的簡稱，是指建立在信息技術基礎上，以系統化的管理思想，為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP系統包括很多個模塊，例如財務管理模塊、人力資源管理模塊、采購管理模塊、供應管理模塊、制造管理模塊等等。本書主要聚焦與財務緊密沾邊的部分模塊，所以以下部分，我會將ERP系統叫做財務ERP系統。

目前市面上比較流行的財務ERP系統有ORACEL、SAP、金蝶、用友等等，盡管每個系統都很成熟，但是還是有很多財務基礎和財務分析的工作需要用Excel進行對接和二次處理。這是難免的，財務ERP系統對海量數據的大批量操作有其優越性，而Excel對個性化的表單定制和日常靈活多變的財務分析卻有著其內在的優勢。我建議結合起來使用，財務ERP系統是大菜刀，就像切菜一樣，用來大批量快速處理數據，而Excel是萬能刀，有很多靈活的功能，可以用來做雕工，非常實用。

需要注意的是，ERP導出來的數據，如果想要用Excel進行處理，就需要用Excel的規則，拿ORACLE系統舉例，從ORACLE系統導出的數據，一般是TXT格式的，用Excel處理時，需要進行數據引入，還要把不同字段的數據進行分列。

(2)自己設計的表格。自己設計的表格往往使用起來是比較靠譜的，但是前提是你掌握了本書的技巧，還要掌握領導的需求，比如，領導讓你設計一個合同臺賬，其實是想通過表格掌握哪些合同快要到期續簽，哪些合同需要催收相關款項或者需要及時支付貨款，以防斷貨。如果你僅僅是統計了合同名稱、簽訂合同時間還有往來方名稱這幾個字段，那說明你的功力還需要加強。

(3)別人給的表格。別人給的表格就不那么好應付了，由于你作為數據匯總者或者作為工作承接者使命巨大，往往意味著你需要花很多時間和精力去核對和處理別人給的表格。比如，你作為集團年度財務決算的負責人，下屬有十多家子公司，要想合并報表出具正確，首先你要檢查確認下屬公司上報上來的表格數據是正確的，要不就會產生天大的錯誤。而作為工作交接必備的電子臺賬，別人做過的工作你也要心里有數，要不時間長了，信息遺忘，可能會給公司造成損失。第3節如何設計高效的財務工作表格

剛才說了低效表格的危害和財務職場中的表格分類，現在說說如何設計高效的財務工作表格。

高效的財務工作表格實際上就是高效工作流程的體現。根據剛才說的表格分類，財務工作表格可以分為兩大類：上報表格和自用表格，其中，上報表格是格式固定，不能更改的；自用表格就比較靈活，但是也需要把握設計規律，要不就成了低效表格，變成了剛才的血淚會計加班史。

上報表格就不用說了，格式不能更改，也不用談什么自己設計了，按照要求上報才是正事。自用表格我們就還是得聊聊。自用表格目的主要是生成上報表格或者是統計某些數據上報給領導等等。不管是什么樣的目的，設計的原則總是要設計成一維的數據格式，還有設計的思路就是：確定主角 講個故事。

及時個問題：什么是一維數據？

要知道什么是一維數據，首先要弄清楚什么是二維數據，典型的二維數據就是我們財務常見的利潤表，如圖1-2，想知道某公司利潤表中的“本年營業收入”，需要通過橫向和縱向兩個標題來確定，首圖1-2利潤表-典型的二維數據表

先要找到橫向標題中的“本年累計數”，再找到縱向標題中的“營業收入”，兩個標題找到后，就可以確定“本年營業收入”為3628萬元。這種需要讀取兩個標題確定一個數據的表格就是二維表格。說白了就是兩個標題決定一個數據的內容。

接下來，我們再看看什么是一維表格，如圖1-3，這是一個普通美發店的消費登記表，假如我想看這個月有哪些客戶消費，那我只需要找到字段標題“客戶”，就可以查看，如果我想知道這個月的營業情況，那我只需要找到字段標題“消費金額”，就可以查看。一維數據，說白了就是一個標題決定下面所有數據的內容。

圖1-3一維表格

第二個問題：如何設計高效自用表格？

高效的自用表格，首先要保障結構：一維數據結構。然后，使用“確定主角 講個故事”的設計原則設計字段標題及內容，選擇有效和符合實際要求的字段是財務實務中非常重要的事情，而確定字段的過程，實際上就是一項業務的流程梳理。

還拿剛才的圖1-3一維數據表格舉例，這個表格需求是這樣的：店長想統計每個月的營業情況，然后從中可以判斷，哪項服務比較暢銷，哪項服務需求少，找出原因，再看看如何改進服務產品。另外，也可以統計出，哪些理發師的客戶比較多，可以考慮進行獎勵，哪些理發師業績較差，找出原因從而進行提升。

然后，我們再梳理一下業務流程，從業務流程來看，業務的起始點是顧客進入理發店，然后迎賓員引領顧客，并詢問顧客需要什么服務。顧客選擇相應的服務，并選擇為其服務的理發師，理發師為其提供理發、染發或燙發等服務，服務交付后，顧客在前臺買單付款，整個流程結束。然后每個月的月末，店長根據每個理發師的業績情況，計算相應的提成金額，并支付績效工資。

從整個流程來看，我們需要“確定主角 講個故事”的設計原則。首先，我們要確定主角，主角實際上就是整個流程的開始觸發事項(或者人)，從這個流程看，哪個事項是引發整個流程開始的事項呢？也就是說，哪個事項不發生，整個流程就不會啟動呢？答案當然是：客戶。那這里就可以確定，客戶為整個流程的“主角”。因為沒有客戶進店消費，就不會有后面的理發師提供服務、付款結算等等事項。

主角確定了。接下來，我們“講個故事”，“講個故事”就是根據流程設計每個字段。從上述的流程看，顧客進入店面消費，需要統計日期，也就是哪天來消費的，這個過程可以確定一個字段“日期”；接下來，理發師提供服務，可以確定兩個字段，即哪個理發師提供的服務，可以確定“理發師”編號字段，提供的什么服務，可以確定“消費項目”字段；，服務結束，顧客買單，可以確定“消費金額”字段；月末，店長計算績效提供獎金，可以確定“提成金額字段”。

這樣，我們通過“確定主角 講個故事”的設計原則，一共確定了6個字段，分別為“日期”“客戶”“理發師”“消費項目”“消費金額”“提成金額”。這個時候，你也許會問：我是設計好了，不過有什么用呢？，我不是還得通過篩選，設置公式，一個一個算出來店長上述的需求嗎？其實，你不必擔心……因為，之所以要這么設計表格，就是要為我們后面的“一秒鐘生成你想要的數據”做好基礎準備。

比如，店長想讓你分別統計這個月的客戶消費情況、服務產品銷售情況以及理發師業績情況(如圖1-4，圖1-5，圖1-6)，你只需要用Excel的數據透視表功能，幾秒鐘搞定。(數據透視表的具體操作方法見本書第四章，此處不再贅述)。是不是很神奇？ 0 0 圖1-4客戶消費情況統計

圖1-5服務產品銷售情況統計

圖1-6理發師傅業績情況統計

第4節基礎數據“十宗罪”

說完了表格的分類，以及如何設計表格，我們接下來聊聊基礎數據的“十宗罪”。基礎數據的“十宗罪”分別是：

(1)合并單元格；

(2)二維標題；

(3)空白單元格；

(4)空白行/列(有時是用于分隔好看)；

(5)數值和單位記錄到一起(220元)；

(6)小計行；

(7)文本型數值(如用于計算就是罪)；

(8)不合規日期；

(9)記錄不完整(王某某記錄為小王)；

(10)同一記錄描述不統一(人力資源部記錄為人力部、人事部、人力資源部，HR)。

如果你的基礎數據表格中，出現上述描述的10種情況，那么恭喜你!你即將或者已經進入整天加班的行列……上述“十宗罪”會讓你計算錯誤，篩選無效，數據透視表無法使用。之所以要把基礎數據的“十宗罪”描述出來，就是為了要避免上述錯誤，從而不讓基礎數據“十宗罪”阻礙你的數據處理效率。

圖1-7線上業務數據統計表我們看如圖1-7線上業務數據統計表，這個案例就綜合了數據“十宗罪”的所有錯誤。我們可以看到，整個表格看起來雜亂無章，雖然是一維數據結構，但是卻多了很多黃色的空白單元格橫插進去，日期字段下面的格式有些是錯誤的，每個點擊次數單元格數據的左上角都有綠色的小三角，說明這列數據的格式是文本格式，這種格式的數據往往是由于網絡下載所致，如果不轉換成真正的數字，會導致計算錯誤。另外，展現次數字段第二行有兩個數字相加的情況出現，會導致整理數據計算失效。還有交易金額，把實際金額加上了單位一同列示，會導致計算失效。錯誤有很多，都是我們財務職場中常見的不規范數據，今天我們在這個案例中都遇到了，那我們就一次性解決吧……

不規范情況1：標題出現合并單元格

處理思路：將標題寫在工作表標簽上，這樣既可以區分數據，又可以防止利用數據透視表處理數據發生錯誤的情況出現。

具體操作：鼠標選中及時行，點擊鼠標右鍵-選擇[刪除]，刪除及時行，然后將標題“2016年7-11月線上業務數據統計表”寫在工作表標簽上，也就是Excel界面左下角Sheet1處。具體操作如圖1-8，圖1-9。

圖1-8刪除表格標題

圖1-9將表格標題寫在工作表標簽處

不規范情況2：表格中有很多空行

處理思路：之所以有的財務人員會在表格中加入空行或者空列，有的是為了分辨不同類別的數據，或者區分不同的數據處理區域。但是，這樣的空行或者空列出現后，Excel強大的數據透視表功能就被廢止了，因為一旦透視就會發生錯誤，所以，必須把空行或者空列去掉。對付空行或空列的，主要是用定位功能，定位后，批量刪除。

具體操作：用鼠標選中B列，然后同時按下鍵盤上的CTRL和G(以下簡稱[CTRL G])，或者按下鍵盤數字鍵上的[F5]，之后，會出現定位對話框。點擊[定位條件]，選擇[空值]，點擊[確定]。這樣，表格上所有的空行就被選擇中了，然后，點擊鼠標右鍵，選擇[刪除]，再選擇[整行]，所有的空行就被刪除了。具體操作如圖1-10，圖1-11，圖1-12，圖1-13。處理完的效果，如圖1-14所示。圖1-10定位空行

圖1-11定位條件為[空值]

圖1-12批量刪除空行

圖1-13選擇“整行”刪除

圖1-14處理后的表格

這里需要說明一下的是，[定位]的功能相當于告訴Excel根據什么樣的需求，快速批量地選中單元格，[定位]功能可以選擇“空值”“公式”“常量”“可見單元格”“批注”“條件格式”“數據有效性”等等。有點類似轟炸機投射導彈前，需要先鎖定打擊目標，然后再精準投放。[定位]功能可以根據需要鎖定符合條件的單元格，然后批量進行操作，非常適合大批量錯誤數據處理。

不規范情況3：錯誤的日期格式

錯誤的日期形式，會導致Excel把日期當成文本，無法計算。比如，你想統計合同是否到期時，需要拿合同到期日和合同簽訂日期相減，從而計算出合同還有多少天到期，但是，如果你的日期格式錯誤了，這個是否到期就計算不出來了，你的基礎數據就白做了。所以，在審閱基礎數據時，務必看下日期格式是否正確。

處理思路：要處理錯誤的日期，首先要知道什么是正確的日期格式。正確的日期格式有4種，分別是：

(1)用短橫線“-”分隔的日期，例如“2017-7-7”或“2017-7”。

(2)用斜杠“/”分隔的日期，例如“2017/7/7”或“2017/7”。

(3)用中文直接錄入日期，例如“2017年7月7日”或“2017年7月”。

(4)用英文直接錄入日期，例如“7-JUL-17”或“JUL-17”。

這里需要說明的是，若填寫年和月份，沒有輸入具體哪天，則Excel默認輸入的日期為1日，例如“2017-7”，Excel默認為2017年7月1日。

錯誤的日期格式，最常見的是用“.”或者空格分隔日期，例如“201777”或者“20170707”。之所以有很多財務人員這么輸入，就是為了圖省事，結果反倒耽誤了大事。比較快速的處理方法用Excel自帶的[分列]功能。

具體操作：

STEP1：選中A列日期列，然后點擊[數據]菜單，選擇功能[分列]，進入第1個步驟：選擇分列方式，這里有兩個選項：[分隔符號]和[固定寬度]，這個步驟的意思是，你想用什么方法把這列數據分成多列數據，如果選擇[分隔符號]，就意味著你是要用符號進行分列，比如逗號，句號，空格，斜杠等等，將一列數據分成多列。如果選擇[固定寬度]，簡單來講就是手工插線進行分列，想在哪里分列就用鼠標左鍵點擊一下，插入分列線即可。這里我們是想改變日期格式，不想對日期列進行分列，所以直接點擊[下一步]。

STEP2：進入[分隔符號]選項，就是我們剛才說的，Excel問你用什么符號分列，這里還是一樣，我們是想改變日期格式，不想對日期列進行分列，所以直接點擊[下一步]。

STEP3：進入[列數據格式]選項，這里可以對列數據直接進行格式改變，這個功能很強大，可以將文本型格式轉換成數字，也可以將數字型格式轉換成文本，還可以將不規范的日期格式轉換為正確的日期格式。這個步驟，我們是為了將不規范的日期格式轉換為正確的日期格式，所以我們選擇[日期]，后面我們選擇[YMD]，也就是年月日的順序排列。，點擊[完成]。是不是發現之前用空格分隔的日期已經按照正確的格式顯示了。具體操作如圖1-15，圖1-16，圖1-17，圖1-18，圖1-19。圖1-15選中日期列，[數據]-[分類]

圖1-16默認選項，點擊[下一步]

圖1-17默認選項，點擊[下一步]

圖1-18[列數據格式]中選擇[日期]，格式選擇YMD(年月日)，點擊[完成]

圖1-19轉換后的效果

不規范情況4：文本型數字

處理思路：文本型數字的產生，很多情況下是由于財務系統或者網絡銀行下載表單后，沒有進行處理，導致出現文本型數字，文本型數字是不能夠進行計算的，一旦對其進行求和，就會發生錯誤，所以必須修改為正確的數字格式。

這里需要說明的是，Excel的格式問題，Excel中，格式分為3大類：數字；文本；日期及時間。

不信你可以試試，隨便找一個單元格，點擊右鍵，選擇[設置單元格格式]，就會出現[設置單元格格式]對話框，里面有很多格式分類，但是，你仔細觀察就會發現，其實我們可以對其進一步歸類，方便我們理解和掌握。格式的及時類是數字，包括常規、數值、貨幣、會計專用、百分比、分數、科學計數(特殊和自定義暫不考慮)，實際上貨幣、會計專用、百分比等等格式選項只是數字讓其以不同形式顯示，本質上還是數字格式；格式的第二類是文本；格式的第三類是日期和時間。這樣歸類是不是好理解多了？

一般而言，文本格式轉換為數字格式有三種快速的方法，都可以秒殺轉換，三種方法分別是：批量乘以1；利用系統智能提示轉換；分列。

具體操作：

方法一：批量乘以1。

STEP1：首先在任意一個單元格，輸入一個數字1，然后復制，選中要轉換格式的單元格區域，點擊鼠標右鍵，選擇[選擇性粘貼]。

STEP2：在這個選擇性粘貼菜單中選擇[乘]，這樣你選中的每個單元格就都批量乘以了一個1。相當于對每個單元格的文本都做了一次乘法的運算。這樣就使原來的文本格式轉換為數字格式了。具體操作如圖1-20，圖1-21。

圖1-20選中區域，點擊鼠標右鍵-選擇[選擇性粘貼]

圖1-21選擇[乘]

方法二：利用系統智能提示轉換。

STEP1：選中要轉換的文本格式單元格區域，這個時候會出現一個黃色的感嘆號標簽，點擊一下[感嘆號標簽]，進入選擇菜單。

STEP2：選擇[轉換為數字]，這樣原來文本型的格式就一下轉換為數字格式了。具體操作如圖1-22。

圖1-22選中轉換區域，點擊黃色[感嘆號標簽]，選擇[轉換為數字]

方法三：分列。

STEP1：選中要轉換的文本格式單元格[整列]。

STEP2：在[數據]菜單中，選擇[分列]功能。

STEP3：在出現的分列選項中，直接點擊[完成]，這樣就完成了轉換。這個方法是不是簡單又快速？原理是[分列]功能第三步可以轉換格式，我們上面的內容有說過，這個第三步轉換格式默認為常規，也就是說，通過分列直接把文本格式轉為常規的數字格式?？梢奫分列]功能確實是批量處理不規范數據的神器。具體操作如圖1-23，圖1-24，圖1-25。圖1-23選中要轉換文本格式的整列數據，并選擇[分列]