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本書操作版本為Microsoft Office 2013/2016，能夠有效幫助職場(chǎng)新人提升職場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，也能幫助財(cái)務(wù)、品質(zhì)分析、人力資源管理等人員解決實(shí)際問題。
1.《Word/Excel/PPT三合一效率手冊(cè)——早做完，不加班》既往開來，在《Excel效率手冊(cè) 早做完，不加班》之后，眾多論壇版主又一傾心力作！
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陳錫盧，網(wǎng)名盧子，微信公眾號(hào)：Excel不加班。20萬讀者支持的“Excel效率手冊(cè) 早做完，不加班”系列叢書作者，十年的Excel職場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)，精通Excel函數(shù)和數(shù)據(jù)透視表。
周斌，網(wǎng)名MindOffice，辦公軟件應(yīng)用培訓(xùn)師，擁有多年的職場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)和豐富的Office實(shí)戰(zhàn)案例，秉持“智慧辦公創(chuàng)造非凡價(jià)值”的專業(yè)態(tài)度，憑借財(cái)務(wù)、銷售、行政、管理等崗位跨行業(yè)的職涯歷練，擅長(zhǎng)對(duì)辦公軟件的實(shí)用、巧用、妙用，并對(duì)成人教學(xué)有獨(dú)特的見解，近年來致力于辦公軟件高效應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)的推廣。
錢力明，網(wǎng)名紳士貓，新浪微博貓眼軍師。寧波銳翼廣告工作室設(shè)計(jì)師、寧波思翔廣告有限公司設(shè)計(jì)顧問、視覺傳達(dá)課程講師、PPT商務(wù)應(yīng)用國際大賽專家評(píng)委，為大眾、卡地亞、寶珀等公司提供視覺設(shè)計(jì)服務(wù)。4年P(guān)owerPoint設(shè)計(jì)服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，3年視覺傳達(dá)課程培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)PowerPoint培訓(xùn)頗有心得，受到廣大學(xué)員及網(wǎng)友的喜愛。
目 錄
Word 效率手冊(cè)
第1章 簡(jiǎn)化篇
1.1解密段落前的小黑點(diǎn) …………………2
1.1.1換行與分頁 …………………………… 2
1.1.2孤行控制 ……………………………… 4
1.1.3與下段同頁 …………………………… 5
1.1.4段中不分頁 …………………………… 5
1.1.5段前分頁 ……………………………… 6
1.1.6取消行號(hào) ……………………………… 6
1.1.7取消斷字 ……………………………… 6
1.1.8取消顯示所有格式標(biāo)記 ……………… 7
1.1.9Word也“看臉” ……………………… 8
1.2文檔結(jié)構(gòu)傻瓜化 ………………………8
1.2.1Word玩“變臉” ……………………… 8
1.2.2利用“小樣”設(shè)置標(biāo)題 ……………… 12
1.2.3結(jié)構(gòu)調(diào)整就這么快 …………………… 14
1.3知識(shí)擴(kuò)展 …………………………… 15
1.4小結(jié)和練習(xí) ………………………… 16
第2章 美化篇
2.1目錄頁碼很簡(jiǎn)單 …………………… 18
2.1.1目錄自動(dòng)化 …………………………… 18
2.1.2頁碼是怎樣生成的 …………………… 20
2.1.3目錄頁與正文頁不同的頁眉頁腳 …… 24
2.1.4首頁不同的頁眉頁腳 ………………… 25
2.1.5奇偶頁不同的頁眉頁腳 ……………… 27
2.1.6費(fèi)腦的分欄頁碼 ……………………… 29
2.1.7縱橫頁面混排 ………………………… 32
2.1.8制作封面不算事兒 …………………… 34
2.2排版美化有捷徑 …………………… 35
2.2.1普通“設(shè)計(jì)濕” ……………………… 36
2.2.2文藝“設(shè)計(jì)濕” ……………………… 39
2.3各種編號(hào)不煩人 …………………… 42
2.3.1標(biāo)題編號(hào) ……………………………… 42
2.3.2圖表編號(hào) ……………………………… 46
2.3.3注解編號(hào) ……………………………… 48
2.4交叉引用、書簽與超鏈接 ………… 50
2.5知識(shí)擴(kuò)展 …………………………… 53
2.6小結(jié)和練習(xí) ………………………… 54
第3章 亮化篇
3.1表格圖表有套路 …………………… 56
3.1.1如何快速美化表格 …………………… 56
3.1.2如何在每一頁顯示表頭 ……………… 57
3.1.3如何快速填制并更新編號(hào) …………… 58
3.1.4如何對(duì)表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序 ……… 60
3.1.5如何對(duì)表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算 ……… 61
3.1.6如何拆分單元格 ……………………… 62
3.1.7如何制作圖表 ………………………… 63
3.2圖形圖片玩變通 …………………… 65
3.2.1玩轉(zhuǎn)SmartArt …………………………… 65
3.2.2形狀組合變形記 ……………………… 70
3.3知識(shí)擴(kuò)展 …………………………… 76
3.4小結(jié)和練習(xí) ………………………… 77
第4章 進(jìn)化篇
4.1面子工程輕松合并 ………………… 80
4.2長(zhǎng)篇大論就這么“控” …………… 85
4.3查找替換就這么牛 ………………… 90
4.4知識(shí)擴(kuò)展 …………………………… 95
4.5小結(jié)和練習(xí) ………………………… 96
Excel 效率手冊(cè)
第5章 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)
5.1如何養(yǎng)成好習(xí)慣 …………………… 98
5.1.1拒絕合并單元格 ……………………… 98
5.1.2名詞縮寫帶來的麻煩 ……………… 103
5.1.3統(tǒng)一日期格式 ……………………… 107
5.1.4數(shù)據(jù)與單位分離 …………………… 112
5.1.5不使用無意義的空格 ……………… 115
5.1.6保護(hù)工作表中的公式不被修改 …… 116
5.1.7數(shù)據(jù)備份很重要 …………………… 120
5.2如何快速錄入數(shù)據(jù) ……………… 120
5.2.1輸入序列數(shù)字 ……………………… 121
5.2.2填充日期序列 ……………………… 122
5.2.3錄入身份證號(hào)碼 …………………… 123
5.2.4批量為城市添加省份 ……………… 125
5.2.5使用“自動(dòng)更正”功能快捷輸入長(zhǎng)字符串 ………… 127
5.2.6特殊符號(hào)輸入 ……………………… 130
5.3如何強(qiáng)調(diào)異常值 ………………… 131
5.3.1標(biāo)記成績(jī)的學(xué)生 ……………… 131
5.3.2標(biāo)記前5名的成績(jī) …………………… 134
5.3.3為項(xiàng)目進(jìn)度標(biāo)記進(jìn)度條 …………… 135
5.3.4標(biāo)示重復(fù)項(xiàng)目 ……………………… 137
5.3.5將語文成績(jī)大于數(shù)學(xué)成績(jī)的標(biāo)示出來 … 140
5.4小結(jié)和練習(xí) ……………………… 142
第6章 數(shù)據(jù)處理
6.1如何將不規(guī)范數(shù)據(jù)源轉(zhuǎn)換成規(guī)范數(shù)據(jù)源 ……………………… 144
6.1.1將記事本的數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel ………… 144
6.1.2去除錯(cuò)誤值 ………………………… 149
6.2如何用邏輯函數(shù)進(jìn)行條件判斷 … 150
6.2.1IF函數(shù)判斷稱呼 …………………… 150
6.2.2IF函數(shù)嵌套判斷專業(yè)代號(hào) ………… 153
6.2.3IF函數(shù)嵌套的鞏固 ………………… 154
6.2.4AND函數(shù)滿足多條件獲取錄取情況 … 155
6.3如何用數(shù)學(xué)與統(tǒng)計(jì)函數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總 …………………… 157
6.3.1自動(dòng)求和妙用 ……………………… 158
6.3.2SUMIF(COUNTIF)函數(shù)對(duì)科目進(jìn)行單條件求和與計(jì)數(shù) …………… 161
6.3.3SUMIFS(COUNTIFS)函數(shù)對(duì)部門、科目進(jìn)行多條件求和與計(jì)數(shù) ……… 163
6.3.4SUMPRODUCT函數(shù)實(shí)現(xiàn)加權(quán)得分 ……………………………… 165
6.3.5TRIMMEAN函數(shù)去除較大值與最小值后求平均值 ……………… 166
6.4如何借助查找與引用函數(shù)在萬千數(shù)據(jù)中獲取對(duì)應(yīng)值 ………… 167
6.4.1VLOOKUP函數(shù)根據(jù)姓名查找職業(yè) … 168
6.4.2VLOOKUP函數(shù)根據(jù)姓名按順序查找多列對(duì)應(yīng)值 …………… 169
6.4.3VLOOKUP函數(shù)根據(jù)公司簡(jiǎn)稱獲取電話 …………………………… 172
6.4.4VLOOKUP函數(shù)模糊匹配獲取等級(jí) … 173
6.5如何借助文本函數(shù)進(jìn)行字符拆分與合并 ………………… 174
6.5.1LEFT、MID、RIGHT函數(shù)提取部分字符 ……………………… 175
6.5.2FIND函數(shù)輔助提取部分字符 ……… 176
6.5.3使用“&”將內(nèi)容合并起來 ………… 177
6.6小結(jié)和練習(xí) ……………………… 179
第7章 數(shù)據(jù)分析
.......
第8章 數(shù)據(jù)展現(xiàn)
......
PPT 效率手冊(cè)
第9章 軟件篇
......
第10章 制作篇
......
第11章 設(shè)計(jì)篇
.....
第12章 練習(xí)篇
.....
第13章 輸出篇
.....
第 6 章 數(shù)據(jù)處理
數(shù)據(jù)處理是對(duì)數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)、檢索、加工、變換和傳輸?shù)倪^程。
數(shù)據(jù)處理的基本目的是從大量的、可能是雜亂無章的、難以理解的數(shù)據(jù)中抽取并推導(dǎo)出對(duì)我們來說是有價(jià)值、有意義的數(shù)據(jù)。
舉個(gè)最簡(jiǎn)單的例子，家里各種各樣的東西一大堆扔在一個(gè)角落，這些東西因?yàn)闆]有區(qū)分顯得非常亂，看不出哪些是有用的，哪些是沒用的。如果抽出時(shí)間，將這些東西整理區(qū)分，重新擺放。在整潔的環(huán)境中，則可以快速地找到對(duì)你有價(jià)值的東西。家里的東西亂了要整理，數(shù)據(jù)亂了也要整理，經(jīng)過整理，留下對(duì)我們最有用的數(shù)據(jù)，其他都剔除。
6.1如何將不規(guī)范數(shù)據(jù)源轉(zhuǎn)換成規(guī)范數(shù)據(jù)源
很多時(shí)候，數(shù)據(jù)并不僅僅存在于Excel中，有可能來自網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫、文本……需要將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Excel中，然后進(jìn)一步處理才可以使用。
6.1.1將記事本的數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel
盧子：以前的數(shù)據(jù)都是直接在Excel中輸入的。如圖6-1所示，如果是在記事本中輸入的，你懂得如何導(dǎo)入到Excel中嗎？
木木：這個(gè)太簡(jiǎn)單了。
STEP 01 如圖6-2所示，打開記事本，選擇里面所有的內(nèi)容，按組合鍵Ctrl C。
圖6-1在記事本中輸入的數(shù)據(jù)圖6-2復(fù)制內(nèi)容
STEP 02 如圖6-3所示，打開Excel，選中單元格A1，按組合鍵Ctrl V就搞定了。
圖6-3粘貼內(nèi)容
盧子：現(xiàn)在這些數(shù)據(jù)是在同一個(gè)單元格，你知道怎么分開嗎？
木木：這個(gè)借助分列功能就可以分開吧。
STEP 01 如圖6-4所示，選擇區(qū)域A1:A15，切換到“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，單擊“分列”按鈕，彈出“文本分列向?qū)?rdquo;對(duì)話框，選中“分隔符號(hào)”單選按鈕，單擊“下一步”按鈕。
STEP 02 如圖6-5所示，選中“其他”復(fù)選框，輸入中文狀態(tài)下的逗號(hào)(，)，單擊“完成”按鈕。
圖6-4文本分列向?qū)У? 步
圖6-5文本分列向?qū)У? 步
怎么回事呢？如圖6-6所示，員工編號(hào)前面的0消失了，“帳號(hào)”列中的內(nèi)容變成6.26346E 16。
圖6-6數(shù)字出現(xiàn)異常
盧子：因?yàn)?ldquo;員工編號(hào)”與“帳號(hào)”兩列都需要將單元格設(shè)置為文本格式才行，否則就出錯(cuò)。
STEP 01 重復(fù)剛才的操作，在“文本分列向?qū)?rdquo;第2步設(shè)置后，單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入第3步，選中“員工編號(hào)”這一列，然后選中“文本”單選按鈕，如圖6-7所示。
圖6-7將員工編號(hào)設(shè)置為文本格式
STEP 02 如圖6-8所示，選中“帳號(hào)”這一列，然后選中“文本”單選按鈕，單擊“完成”按鈕。
圖6-8將賬號(hào)設(shè)置為文本格式
通過這小小的改變，如圖6-9所示，員工編號(hào)與賬號(hào)就恢復(fù)正常了。
圖6-9導(dǎo)入后數(shù)據(jù)正常了
木木：原來分列還有這樣的功能，學(xué)習(xí)了。
6.1.2去除錯(cuò)誤值
盧子：這樣雖然將數(shù)據(jù)分開，但里面還是包含了一些錯(cuò)誤值“#N/A”，這些看起來很不美觀。如何去除這些錯(cuò)誤值呢？
木木：哈哈，別的不會(huì)，替換這一招我用得非常熟練。
STEP 01 選擇任意錯(cuò)誤值的單元格后，復(fù)制。
STEP 02 如圖6-10所示，按組合鍵Ctrl H打開“查找和替換”對(duì)話框，將錯(cuò)誤值粘貼在“查找內(nèi)容”下拉列表框中，然后單擊“全部替換”按鈕。
圖6-10將錯(cuò)誤值替換為空
如圖6-11所示，替換后，錯(cuò)誤值就全部變成空白了。
圖6-11替換后的效果
盧子：木木好樣的，查找和替換以后對(duì)你而言，再無難題！實(shí)際上替換掉這些錯(cuò)誤值后還得重新確認(rèn)，
補(bǔ)充正確的信息，這樣得到的才是完整的信息。
6.2
如何用邏輯函數(shù)
進(jìn)行條件判斷
你是廣東的嗎？
你是學(xué)財(cái)務(wù)的嗎？
你是Excel愛好者嗎？
……
每天都會(huì)接觸到很多類似的問題，都圍繞著“是”或者“不是”展開。“是”在Excel中用TRUE表示，“不是”在Excel中用FALSE。而TRUE與FALSE就是邏輯函數(shù)，也就是說，我們每天都在跟邏輯函數(shù)打交道。
6.2.1IF函數(shù)判斷稱呼
盧子：如圖6-12所示，這是一份學(xué)生成績(jī)表，如何根據(jù)性別判斷稱呼，性別為男的顯示“先生”，性別為女的顯示“女士”？
木木：條件判斷不就是IF函數(shù)嗎，很簡(jiǎn)單。
STEP 01 如圖6-13所示，選中D2單元格，在編輯欄中輸入下面的公式。
=IF(C2="男","先生","女士"
圖6-12學(xué)生成績(jī)表
圖6-13輸入IF 函數(shù)
STEP 02 如圖6-14所示，按Enter鍵后，D2單元格自動(dòng)生成“先生”。把鼠標(biāo)指針放在D2單元格的右下角，出現(xiàn)“ ”時(shí)，雙擊單元格。
如圖6-15所示，填充公式后，所有稱呼都顯示出來。
盧子：不錯(cuò)，我再補(bǔ)充一下用法，你就當(dāng)復(fù)習(xí)，溫故而知新。
如圖6-16所示，IF函數(shù)有三個(gè)參數(shù)，每個(gè)參數(shù)都有不同的含義，只有明白了其中的含義，才能地設(shè)置公式。
圖6-14雙擊填充公式
圖6-15填充公式后的效果
圖6-16IF 函數(shù)語法
剛剛的判斷也可以改成下面的公式。
=IF(C2="女","女士","先生"
木木：再復(fù)習(xí)幾次，我都可以當(dāng)老師了，哈哈！
6.2.2IF函數(shù)嵌套判斷專業(yè)代號(hào)
盧子：剛剛性別只有兩種情況，非男即女。現(xiàn)在專業(yè)代號(hào)有三種，“理工”顯示LG，“文科”顯示W(wǎng)K，“財(cái)經(jīng)”顯示CJ。單個(gè)IF函數(shù)是無法直接完成的，你知道怎么做嗎？
木木：函數(shù)嵌套我還不會(huì)，教教我怎么做吧。
盧子：函數(shù)最有意思的地方就是嵌套，每個(gè)參數(shù)都可以嵌套不同的函數(shù)，從而變成非常強(qiáng)大的公式。與組合積木差不多，通過小小的積木，組合成龐大的模型。
=IF(E2="理工","LG",IF(E2="文科","WK","CJ"
如圖6-17所示，當(dāng)E2單元格中是“理工”時(shí)顯示LG，否則就顯示后面的IF(E2="文科","WK","CJ")。
圖6-17IF 函數(shù)分步解讀
執(zhí)行了及時(shí)次判斷后，再執(zhí)行第二次判斷。
當(dāng)E2是“文科”時(shí)顯示W(wǎng)K，否則就顯示CJ。
木木：聽起來還是有點(diǎn)模糊。
盧子：我再用一個(gè)示意圖來表示，你一看就懂。
如圖6-18所示，其實(shí)IF函數(shù)就跟找女朋友一樣，首先是判斷美丑，如果是美女再進(jìn)一步判斷是否聊得來。
圖6-18找女友示意圖
木木：原來你們男人都是這樣，看臉的。
盧子：其實(shí)女人也差不多，經(jīng)常都聽見女人說這么一句：你是個(gè)好人，如圖6-19所示。
圖6-19好人圖
木木：哈哈，沒錯(cuò)，盧子，你是個(gè)好人！
盧子：每次聽到這句話都有一種欲哭無淚的感覺。不說這個(gè)了，繼續(xù)回到IF函數(shù)的運(yùn)用上。
6.2.3IF函數(shù)嵌套的鞏固
盧子：利用前面的知識(shí)，獲取總分。來源為“本地”，總分為原始分加30；來源為“本省”，總分為原始分加20；來源為“外省”，總分為原始分加10。
木木：我試試，這個(gè)我應(yīng)該會(huì)做。
STEP 01 在I2單元格中輸入公式。
=IF(G2="本地",H2 30,IF(G2="本省",H2 20,H2 10
STEP 02 把鼠標(biāo)指針放在I2單元格右下角，出現(xiàn)“ ”時(shí)，雙擊單元格，填充公式。
依樣畫葫蘆，搞定！
盧子：寫得不錯(cuò)，但這個(gè)公式還可以進(jìn)一步簡(jiǎn)化。這里就涉及數(shù)學(xué)中的合并同類項(xiàng)，就是將相同的內(nèi)容提取出來，對(duì)表達(dá)式進(jìn)行簡(jiǎn)化，如圖6-20所示。
圖6-20合并同類項(xiàng)
其實(shí)Excel中的公式跟數(shù)學(xué)中的表達(dá)式也有點(diǎn)類似，可以做同樣的操作。“H2 ”這個(gè)是同樣的，所以可以提取出來，最終公式為：
=H2 IF(G2="本地", 30,IF(G2="本省", 20,10
木木：原來這樣，那我數(shù)學(xué)不好是不是不能學(xué)好公式？
盧子：數(shù)學(xué)好對(duì)學(xué)好公式有一點(diǎn)作用，但也不是的。再說，實(shí)際工作中只要能解決問題就行，不要執(zhí)著于公式的簡(jiǎn)化。簡(jiǎn)化公式這個(gè)只在學(xué)習(xí)的過程中可以用，實(shí)際上不提倡！
木木：這樣還好，要不然我都沒信心了。
真的很實(shí)用
很有趣且實(shí)用性較高
買了不后悔，贊贊贊贊
質(zhì)量好，五折，劃算
基礎(chǔ)實(shí)用型
質(zhì)量不錯(cuò)的
技術(shù)，專業(yè)，實(shí)用
給單位圖書館買的書，還不錯(cuò)。
書挺好的，沒問題。
