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第1章 "懶人"眼中的Excel

第1節(jié) 把Excel當系統(tǒng)

當你面對一個空白的工作簿時，先別急著往里面填內(nèi)容。Excel可不是電子版的記事本，每張工作表也不應該孤立存在。要知道，它其實是一個小型的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，以系統(tǒng)的思維、看待它，方能領悟制表、用表的一般規(guī)律。在我身上，這個方法屢試不爽。

最"荒謬"的三表概念

三表概念源于我的胡思亂想。在與Excel打了多年交道的某24小時，我忽然想要弄明白，為什么新建的工作簿默認為三張工作表，而不是兩張或者四張(如圖1-1)。結合自己做表的經(jīng)驗，以及使用系統(tǒng)和參與系統(tǒng)設計的體會，我發(fā)現(xiàn)，三張表才能構成一個完整的數(shù)據(jù)管理體系，缺一不可。從功能上劃分，它們分別是分類匯總表、源數(shù)據(jù)表和參數(shù)表，這就是三表概念。此時我恍然大悟，這竟然正是我一直遵循的制表、用表方法，只不過到現(xiàn)在才提煉出一個可以說得明白的概念來。

這個概念之所以被我形容為"荒謬"，是因為它并非由官方公布，僅代表我個人的觀點。究竟是巧合，還是微軟有意為之，我不得而知。但無論怎樣，三表概念讓我掌握了使用Excel的核心，并讓本來單薄的工作表變得立體起來；也使我對表格的思考不再停留于技巧層面，而是站在了數(shù)據(jù)結構和數(shù)據(jù)關系的高度上。

最靠譜的表格結構

三表概念的重點在于三張工作表所代表的不同意義。根據(jù)工作流程和目的來看，拋開查詢和對比不談，與數(shù)據(jù)打交道無非要做兩件事：記錄數(shù)據(jù)和分析數(shù)據(jù)。在這個過程中，還涉及數(shù)據(jù)記錄時的率和效率等問題。

源數(shù)據(jù)表的用途是存放所有的數(shù)據(jù)明細，所以錄入的動作應該在源數(shù)據(jù)表中完成；分類匯總表里體現(xiàn)的是數(shù)據(jù)的分析結果，這些結果往往只起到展示的作用，而不用在分類匯總表中進行過多的操作；參數(shù)作為輔助數(shù)據(jù)，通常被源數(shù)據(jù)表和分類匯總表所引用，它同時也為數(shù)據(jù)的錄入提供了保障，這部分數(shù)據(jù)存放于參數(shù)表中。

我們只需要規(guī)范地填寫好源數(shù)據(jù)，就能通過各種技術手段自動獲得分析結果。如圖1-2所示，這是利用三表概念制作的"車輛情況使用表"。其中，參數(shù)提供了"所在部門"錄入時的選項，較大程度避免了由于人為失誤造成的數(shù)據(jù)錄入錯誤；源數(shù)據(jù)逐條記錄了車輛使用的詳細情況；分類匯總結果不是靠手工做的，而是通過源數(shù)據(jù)自動生成的。

三張表中，需要手工打理的是源數(shù)據(jù)表，它是三表概念的核心，是一切分析結果的來源，也是最重要的數(shù)據(jù)資料。

致，有理念做支撐，才可以將實踐引向正確的方向。想也不想就埋頭苦干，只會事倍功半甚至前功盡棄。了解三表，就能了解數(shù)據(jù)之間的關系，以及工作的進程。先有、規(guī)范的基礎數(shù)據(jù)，然后才談得上數(shù)據(jù)分析，這兩個步驟缺一不可，但也不能混為一談。"表"哥、"表"姐們往往忽略了這個關鍵，沒日沒夜糾結于"制作"各種分析結果，到頭來得到的卻只是一堆一次性報表，時間就在這些無效而又痛苦的重復中，白白浪費了。

"調(diào)皮鬼"搗蛋——默認兩張表

調(diào)皮鬼是一枚熱愛Excel的小高手，他總能從別人覺得枯燥的事情中找到游戲的樂趣，因為Excel對他來講是一個可以捉弄人的大玩具。當聽說三表概念源自默認三張工作表之后，愛搗蛋的他硬要讓新建的工作簿默認為兩張工作表。只見他偷偷地在"工具"→"選項"→"常規(guī)"中，修改了一下"新工作簿內(nèi)的工作表數(shù)"(如圖1-3)，于是陰謀得逞。

第2節(jié) 天下只有一張表

理清了源數(shù)據(jù)和分析結果的關系，也知道源數(shù)據(jù)表是三表的核心，那這張至關重要的表到底應該長成什么樣子呢？作為一張的源數(shù)據(jù)表，表中的數(shù)據(jù)應該描述簡潔、字段完整、錄入規(guī)范、邏輯關系清晰。行業(yè)的不同、崗位的不同、工作任務的不同，只會使數(shù)據(jù)內(nèi)容不同，但并不影響表格的設計以及數(shù)據(jù)記錄的方式。所以，從樣式上講，天下其實只有一張表，這就是"天下及時表"。

以"不變"應萬變

汽車行業(yè)使用的表格與餐飲行業(yè)使用的表格有什么不同嗎？

行政部和銷售部使用的表格有什么不同嗎？

現(xiàn)金日記賬和現(xiàn)金流量表有什么不同嗎？

如果你曾經(jīng)認為以上這些表格應該各不相同，那很遺憾，在未來與表格打交道的漫長日子里，你必須不斷學習新的表格樣式，并且無法將過往的經(jīng)驗應用于新的環(huán)境之中。其實，只要換個角度看待這些表格，你會發(fā)現(xiàn)，它們?nèi)家粯印?/p>

汽車行業(yè)關注車型和車價，餐飲行業(yè)關注菜名和菜價，數(shù)據(jù)屬性是一樣的！

行政部關注耗材名稱和數(shù)量，銷售部關注產(chǎn)品名稱和銷售數(shù)量，數(shù)據(jù)屬性也是一樣的！

現(xiàn)金日記賬關注科目和金額，現(xiàn)金流量表也關注科目和金額，數(shù)據(jù)屬性還是一樣的！

將這個概念擴展到全天下也同樣適用：美國人用的表和印度人用的表只是語言不同，500強用的表和雜貨鋪用的表只是數(shù)量級不同，上級用的表和下級用的表只是數(shù)據(jù)的機密程度不同……

于是，我們發(fā)現(xiàn)，可以用相同的表格樣式、相同的數(shù)據(jù)記錄方法(如圖1-4)，來應對各式各樣的工作需求。有了"天下只有一張表"的認識，將大大降低你學習Excel的難度，也能讓你過往的經(jīng)驗在新的環(huán)境中依然有價值。

能成為"天下及時表"的源數(shù)據(jù)表必須具備以下幾個條件：

一維數(shù)據(jù)——只有頂端標題行，沒有左端標題列；

一個頂端標題行——只有及時行是標題(即下文提到的字段)，從第二行開始就是數(shù)據(jù)；

沒有合并單元格——不能出現(xiàn)任何形式的合并單元格；

連續(xù)的數(shù)據(jù)——數(shù)據(jù)區(qū)域中不能出現(xiàn)空白單元格、空白行，以及空白列；

的數(shù)據(jù)內(nèi)容——大致包括完整的字段、一致的描述，以及分列記錄的數(shù)值與單位。

懶人夢話

一朝學會，終生受益。這不是汽修學校的廣告，而是Excel的心聲。無論你是誰，服務于怎樣的公司，在做怎樣的工作，只要用好Excel，你就掌握了一項全球通用的技能。

以不變生"萬變"

擁有了的源數(shù)據(jù)以后，你就可以通過Excel各種強大的數(shù)據(jù)處理功能使其變化萬千。除了運用分類匯總的"神器"——數(shù)據(jù)透視表(如圖1-5)以外，掌握函數(shù)(如圖1-6)和相應的菜單功能也是玩轉三表必不可少的手段

要始終堅信一點，分析結果應該"變"出來，絕非靠手工一點點"做"出來。初學時，你可以說不懂具體技巧的運用，但一定不能說因為Excel做不到，于是自己就傻乎乎地埋頭瞎干。

懶人夢話

知道自己不懂不可怕，不知道自己不懂才真正可怕。前者頂多沒有學習的動力，但至少有清晰的目標，后者卻將低效視為常態(tài)，只能在矮子里充高個兒。

第3節(jié) 造智能表格，享"懶人"幸福

掌握了Excel設計和使用的核心理念之后，只需要輔以幾個關鍵性技巧，就能玩轉這個看似復雜，或許還有點高深莫測的桌面數(shù)據(jù)處理工具。就技術實現(xiàn)的環(huán)節(jié)，二八原則依然有效，雖然Excel能做的遠遠超出我們的想象，但回歸到最普遍的工作需求，使用少量常用的技巧即可打造出智能表格，并完成80%的表格工作。讓我們先預覽一下。

授權E表，坐享其成

用過企業(yè)系統(tǒng)的朋友應該知道，由于限定了條件，在系統(tǒng)中犯錯的概率相對較低。我的意思是，在這樣的系統(tǒng)中，王老五只能被選為"王老五"，而不會變成"王老伍"。但在Excel中，源數(shù)據(jù)卻常常由于描述不一致而慘遭破壞，并造成嚴重的后果，比如數(shù)據(jù)整個作廢。想要彌補也不是不行，輕則，一個人加班加點修正數(shù)據(jù)；重則，上下級單位幾十號人集體大戰(zhàn)Excel。通常，數(shù)據(jù)來源越復雜，這種現(xiàn)象越明顯。就算三令五申要求數(shù)據(jù)提供者不許犯錯，也無濟于事，錯誤的數(shù)據(jù)依然源源不斷地出現(xiàn)。

其實，Excel本身是有法子的，稱之為"數(shù)據(jù)有效性"，主要用于參數(shù)表和源數(shù)據(jù)表之間的互動(如圖1-7)。通俗地說，就是只有滿足了限定的條件才允許在單元格中錄入。你可別小看這個功能，于管理，它意義非凡；說操作，它可深可淺。

根據(jù)不同的案例，在后面的章節(jié)我將為大家介紹一級有效性、二級有效性，以及數(shù)據(jù)依次錄入等技巧的實現(xiàn)。

妙招生花，事半功百倍

按照正常的流程，我們應該先做源數(shù)據(jù)，再變出匯總結果。但有時候迫于無奈，只能得到匯總結果，而沒有源數(shù)據(jù)，并且在這種情況下，還被要求對多個匯總結果進行再匯總(如圖1-8)。既然無法改變"存在即合理"的殘酷事實，那么就只能想辦法提高自己的能力了。

對數(shù)據(jù)進行批量處理是Excel的強項，哪怕是我們熟悉得不能再熟悉的SUM函數(shù)，也能在這類工作中發(fā)揮出極其強大的批量處理能力，從而使不可能的匯總變?yōu)榭赡堋?/p>

我從上百種Excel技巧中，精心挑選了最常見也最震撼的批量處理技巧，足以讓你為之瘋狂。把它們搭配在五類表格的案例中，你就能真正體會到Excel無窮的魅力。

一技傍身——工作表間的快速切換

在多個工作表中反復切換，最有趣的方式莫過于使用快捷鍵：切換到下一個工作表按Ctrl+PgDn，切換回來則按Ctrl+PgUp。

不變的追求：牽一發(fā)而動全身

在與Excel相關的資料中，經(jīng)常能看到"牽一發(fā)而動全身"這個說法。這是Excel的精髓，也是我認為的較高境界。我對它的理解是，如果一個單元格的數(shù)據(jù)涉及十個匯總結果，那么當它發(fā)生變化的時候，與之相關的所有結果都相應地發(fā)生變化，這才是真正的"動全身"。也只有這樣，才能保障數(shù)據(jù)同步更新，并得到最的數(shù)據(jù)分析結果。

就三表概念而言，源數(shù)據(jù)表中某單元格的變化，應該導致同一行關聯(lián)單元格的自動變化，同時使分類匯總表中相應的匯總數(shù)據(jù)發(fā)生變化。要實現(xiàn)這種設想，所用到的技能非函數(shù)莫屬。

很多人都曾經(jīng)面臨過一個難題：當源數(shù)據(jù)表中"有東西進出"時(這個東西可以是辦公用品、庫房的商品、資金等)，如何才能得到當前庫存數(shù)和期初、期末庫存數(shù)？運用SUMIF函數(shù)的動態(tài)引用，恰好能地解決這個問題，從而讓Excel自動為我們提供最直觀的庫存現(xiàn)狀(如圖1-9)。

不僅如此，還有更多"牽一發(fā)而動全身"的思路和操作方法將在后面詳細地介紹給大家。

懶人夢話

"牽一發(fā)而動全身"是懶人偷懶的終極目標，但對于缺乏興趣和時間鉆研Excel技巧的"表"哥、"表"姐們，只要能在自己的工作中玩轉數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)，也就足夠了。至于掌握技巧的多與少，其實并不那么重要。畢竟，Excel也只是一個工具，而非工作的全部。

第2章 借雙慧眼識源表

第1節(jié) 認準主角是關鍵

每一張源數(shù)據(jù)表都有一個主角，與之同行的數(shù)據(jù)負責講述主角的故事，至于故事情節(jié)，則由該表所涉及的工作流程和目的而定。于是，當我們從無到有新建一張源數(shù)據(jù)表時，認準主角就成了關鍵。

先看一個最簡單的例子，一張采購明細表。顧名思義，既然是采購明細，采購的貨品自然應該是主角。而整張表的設計則圍繞采購事件展開，于是就有了什么時間采購的、向誰采購的、采購了多少、采購的單價這些字段(如圖2-1)。

下面增加一點難度，我們來設計一張美容院用的表格。設計的時候，首先要了解美容院的業(yè)務情況：客人來店里消費，有技師為其提供服務，美容院有各種消費項目，每個項目對應不同的產(chǎn)品，技師推薦產(chǎn)品有提成。從以上的描述可以看出，在這個案例中，主角明顯不止一個，客人、技師、消費項目、產(chǎn)品都可以成為主角。但是與電影不同，源數(shù)據(jù)表只允許有一個主角，而故事情節(jié)必須圍繞該主角進行。所以，在設計這張表的時候，需要認真分析美容院的工作流程和目的，以便地找到那個關鍵的角色。

根據(jù)工作目的，如果關注各種消費項目的情況，就應該以消費項目為主角；如果關注產(chǎn)品售賣的情況，就應該以產(chǎn)品為主角……依此類推。可是從流程來看，是客人到店后才引發(fā)了后續(xù)的商業(yè)活動，假設選擇了產(chǎn)品作為主角，用產(chǎn)品去對應客人，那么數(shù)據(jù)發(fā)生的順序就顛倒了，表格反而會影響美容院的正常工作流程。所以，在這個案例中，以客人為主角才是最適合的(如圖2-2)。

細心一點你就會發(fā)現(xiàn)，即使是以客人為主角，這張表所提供的數(shù)據(jù)依然能對消費項目、產(chǎn)品、技師進行分析。原因是，它們與主角同在一個故事當中，而Excel有辦法處理故事中的任意片段。

懶人夢話

用數(shù)值和字母組成的代碼，來替代容易重復的中文"主角"，將為后續(xù)的數(shù)據(jù)處理帶來不少便利。

第2節(jié) 火眼金睛挑毛病

僅僅認準了主角還不夠，還得學會辨認源數(shù)據(jù)表的品質(zhì)。也許是長期的使用習慣，或者是過分夸大了天下只有一張表的概念，要不就是還未掌握相關的技巧，在你的源數(shù)據(jù)表中，可能還存在以下這些缺陷。

常有一列錄序號，殊不知畫蛇添足

回想一下你的表格，及時列是否也是"序號"(如圖2-3)？

這種做法非常常見，雖然大家可能并不清楚為什么要這樣做，卻一直保持著這個習慣。我也真不能告訴你這就是錯的，相反，它還是還原數(shù)據(jù)初始順序的一種技巧。

我們都知道，在表格中按某個字段進行排序以后，數(shù)據(jù)的初始順序就被打亂了。如果數(shù)據(jù)本身不是以日期作為排序依據(jù)，想要還原幾乎是不可能的。可別告訴我你玩的是"撤消"(Ctrl+Z)，請千萬記住，它十分不。假如在排序之前制作一個輔助的序號列，像圖2-3所示那樣，就能讓Excel記住數(shù)據(jù)初始的位置。

可據(jù)我所知，大多數(shù)人并不是帶著這個目的來做序號列的。而且，數(shù)據(jù)的初始順序通常是以日期為依據(jù)。這樣的話，序號列就顯得畫蛇添足了。

一技傍身——快速生成序號列

利用Excel對數(shù)字規(guī)律的判斷，以及參照相鄰列快速復制的特性，當有需要時，即使在龐大的源數(shù)據(jù)中，也能快速生成序號。

及時步，在A2、A3單元格分別輸入數(shù)字1和2，并選中這兩個單元格(如圖2-4)。

第二步，將光標移至A3單元格右下角，使其呈黑色十字形，然后雙擊鼠標左鍵完成序列的填充(如圖2-5)。

聰明的Excel能夠自動判斷兩個數(shù)之間的步長值(也就是差值)，如果輸入的數(shù)字為1和3，則得到1、3、5、7、9……依此類推。