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及時(shí)節(jié) 兩招讓你脫胎換骨

兩招更勝100招，不學(xué)技能學(xué)什么？學(xué)做表！有人說(shuō)："我會(huì)用很多技能，但還是工作得很辛苦。"那你就要檢查一下，自己是否做對(duì)了表。

我們做的表通常分為兩種，一種是數(shù)據(jù)明細(xì)表，稱(chēng)之為"源數(shù)據(jù)表"；另一種是統(tǒng)計(jì)表，稱(chēng)之為"分類(lèi)匯總表"。前者不僅需要做，還必須用正確的方法做；后者卻不用做，因?yàn)樗鼈兛梢员?變"出來(lái)。在這本書(shū)中，我們就研究?jī)杉拢?/p>

及時(shí)件，設(shè)計(jì)一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、正確的源數(shù)據(jù)表；

第二件，"變"出N個(gè)分類(lèi)匯總表。

你可別小看，只要玩轉(zhuǎn)這兩招，以前遇到的種種難題，80%都會(huì)蕩然無(wú)存，一去不返。

搞定源數(shù)據(jù)，不背菜單也能玩

按照傳統(tǒng)觀念，Excel高手似乎就是把菜單命令背得滾瓜爛熟，組合函數(shù)玩得出神入化，還能自己編點(diǎn)小程序的人。于是，想要成為高手，頭懸梁錐刺股地"啃"技能書(shū)就變成一件再正常不過(guò)的事。但是，"啃"過(guò)的朋友一定知道其中的艱辛，那種味同嚼蠟般的干澀和枯燥常常導(dǎo)致大腦消化不良。并且，想從中找到自己工作所需的技能也實(shí)非易事。究竟Excel有多少招？為什么那么難記？看看下面兩張圖就略知一二。

很多吧？頭暈了！正因?yàn)槿绱耍蟛糠秩硕疾桓疑萃蔀楦呤郑舱J(rèn)為自己無(wú)法解決更多的Excel難題。可是，不知道大家有沒(méi)有想過(guò)這樣一個(gè)問(wèn)題：Excel難題真的要靠玩弄技巧才能解決嗎？還是我們從一開(kāi)始就做錯(cuò)了什么？要知道，在平房的地基上建高樓，有再大的本事也不行。于Excel，建立源數(shù)據(jù)表如同打地基，如果沒(méi)有正確的源數(shù)據(jù)，搞什么數(shù)據(jù)分析都是扯淡；如果一開(kāi)始就做對(duì)了源數(shù)據(jù)，不用學(xué)100招也能把工作做得很漂亮。所以，好的源數(shù)據(jù)表是一切表格工作的基礎(chǔ)。

聚焦匯總表，不用做來(lái)只用"變"

知道了源數(shù)據(jù)表的重要性還不夠，我們還必須搞清楚表格工作的目的。只有明確了工作目的，才能有的放矢地學(xué)習(xí)。使用Excel的過(guò)程中會(huì)遇到的難題，與我們的工作目的有很大關(guān)系。在這個(gè)用數(shù)據(jù)說(shuō)話的時(shí)代，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓举I(mǎi)個(gè)辦公用品也要做數(shù)據(jù)分析。我們忙忙碌碌地操作著各種表格，又是寫(xiě)公式，又是篩選、排序，或者把數(shù)據(jù)加過(guò)來(lái)減過(guò)去，歸根結(jié)底，都是為了得到一張分類(lèi)匯總表。 及時(shí)節(jié) 兩招讓你脫胎換骨

兩招更勝100招，不學(xué)技能學(xué)什么？學(xué)做表！有人說(shuō)："我會(huì)用很多技能，但還是工作得很辛苦。"那你就要檢查一下，自己是否做對(duì)了表。

我們做的表通常分為兩種，一種是數(shù)據(jù)明細(xì)表，稱(chēng)之為"源數(shù)據(jù)表"；另一種是統(tǒng)計(jì)表，稱(chēng)之為"分類(lèi)匯總表"。前者不僅需要做，還必須用正確的方法做；后者卻不用做，因?yàn)樗鼈兛梢员?變"出來(lái)。在這本書(shū)中，我們就研究?jī)杉拢?/p>

及時(shí)件，設(shè)計(jì)一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、正確的源數(shù)據(jù)表；

第二件，"變"出N個(gè)分類(lèi)匯總表。

你可別小看，只要玩轉(zhuǎn)這兩招，以前遇到的種種難題，80%都會(huì)蕩然無(wú)存，一去不返。

搞定源數(shù)據(jù)，不背菜單也能玩

按照傳統(tǒng)觀念，Excel高手似乎就是把菜單命令背得滾瓜爛熟，組合函數(shù)玩得出神入化，還能自己編點(diǎn)小程序的人。于是，想要成為高手，頭懸梁錐刺股地"啃"技能書(shū)就變成一件再正常不過(guò)的事。但是，"啃"過(guò)的朋友一定知道其中的艱辛，那種味同嚼蠟般的干澀和枯燥常常導(dǎo)致大腦消化不良。并且，想從中找到自己工作所需的技能也實(shí)非易事。究竟Excel有多少招？為什么那么難記？看看下面兩張圖就略知一二。

很多吧？頭暈了！正因?yàn)槿绱耍蟛糠秩硕疾桓疑萃蔀楦呤郑舱J(rèn)為自己無(wú)法解決更多的Excel難題。可是，不知道大家有沒(méi)有想過(guò)這樣一個(gè)問(wèn)題：Excel難題真的要靠玩弄技巧才能解決嗎？還是我們從一開(kāi)始就做錯(cuò)了什么？要知道，在平房的地基上建高樓，有再大的本事也不行。于Excel，建立源數(shù)據(jù)表如同打地基，如果沒(méi)有正確的源數(shù)據(jù)，搞什么數(shù)據(jù)分析都是扯淡；如果一開(kāi)始就做對(duì)了源數(shù)據(jù)，不用學(xué)100招也能把工作做得很漂亮。所以，好的源數(shù)據(jù)表是一切表格工作的基礎(chǔ)。

聚焦匯總表，不用做來(lái)只用"變"

知道了源數(shù)據(jù)表的重要性還不夠，我們還必須搞清楚表格工作的目的。只有明確了工作目的，才能有的放矢地學(xué)習(xí)。使用Excel的過(guò)程中會(huì)遇到的難題，與我們的工作目的有很大關(guān)系。在這個(gè)用數(shù)據(jù)說(shuō)話的時(shí)代，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓举I(mǎi)個(gè)辦公用品也要做數(shù)據(jù)分析。我們忙忙碌碌地操作著各種表格，又是寫(xiě)公式，又是篩選、排序，或者把數(shù)據(jù)加過(guò)來(lái)減過(guò)去，歸根結(jié)底，都是為了得到一張分類(lèi)匯總表。

數(shù)據(jù)這東西，只有被分門(mén)別類(lèi)地放在一起時(shí)才有意義，單個(gè)兒看，看不出啥名堂來(lái)。超市買(mǎi)東西不能只看小票吧，你一定要問(wèn)："一共多少錢(qián)？"家裝公司列出的裝修費(fèi)用詳單，就算已經(jīng)具體到每一顆螺絲的價(jià)錢(qián)，你也得問(wèn)："地板總共多少錢(qián)？吊頂、墻面分別又是多少錢(qián)？"所以，分類(lèi)匯總無(wú)處不在，而企業(yè)對(duì)這方面的要求更高。實(shí)際上，我們做的表格工作都在為此服務(wù)。

為了印證這個(gè)觀點(diǎn)，我特意請(qǐng)教了一位博學(xué)的財(cái)務(wù)經(jīng)理。我問(wèn)他："為什么人們都說(shuō)財(cái)務(wù)部的Excel水平較高？財(cái)務(wù)一定是企業(yè)擁有系統(tǒng)的部門(mén)，還需要用Excel做什么？"他這樣回答我："財(cái)務(wù)系統(tǒng)能解決科目的分類(lèi)，即前端數(shù)據(jù)錄入的問(wèn)題，也能出具標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)報(bào)表。但是，企業(yè)的管理需求靈活多變，所以我們需要從系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，進(jìn)行深加工，才能滿足管理層對(duì)于個(gè)性化財(cái)務(wù)報(bào)表的需求。要做這件事，就必須與Excel較勁。"有系統(tǒng)的部門(mén)尚且如此，其他部門(mén)又何嘗不是呢？

來(lái)看看下面幾張表以及它們所代表的意義。這幾張分類(lèi)匯總表有的龐大，有的精細(xì)，屬于最常見(jiàn)的二維匯總表。

記錄辦公用品領(lǐng)用情況明細(xì)，能得到領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)表。它可以作為制訂下個(gè)季度辦公用品預(yù)算的參考；另外，根據(jù)各部門(mén)的工作內(nèi)容，也能抽查部門(mén)辦公用品領(lǐng)用是否合理。

記錄銷(xiāo)售情況明細(xì)，能得到銷(xiāo)量統(tǒng)計(jì)表，由此發(fā)掘公司的明星銷(xiāo)售員，考評(píng)銷(xiāo)售人員績(jī)效，核算業(yè)務(wù)提成金額。

記錄各地各類(lèi)企業(yè)的年末從業(yè)人數(shù)，能得到關(guān)于年末從業(yè)人數(shù)的統(tǒng)計(jì)表。政府部門(mén)可以根據(jù)城市規(guī)模及發(fā)展規(guī)劃，評(píng)估企業(yè)從業(yè)人數(shù)是否合理，制訂下一年人員引入退出計(jì)劃。

于是我得出了一個(gè)重要結(jié)論：我們使用Excel的最終目的，是為了得到各式各樣用于決策的分類(lèi)匯總表。這些表無(wú)須靠手工做，Excel能讓我們像魔術(shù)師一樣把它們給"變"出來(lái)。

第二節(jié) 天下只有一張表

源數(shù)據(jù)表很重要，但它的設(shè)計(jì)理念卻很簡(jiǎn)單。設(shè)計(jì)Excel源數(shù)據(jù)表不同于設(shè)計(jì)PPT模板，不要千變?nèi)f化，只要始終如一。之所以新手、老鳥(niǎo)、"表"哥、"表"姐都能輕松掌握它，是因?yàn)樘煜轮挥幸粡堅(jiān)磾?shù)據(jù)表。它是一張中規(guī)中矩、填滿數(shù)據(jù)的一維明細(xì)表，我把它稱(chēng)為"天下及時(shí)表"。天下及時(shí)表有三大優(yōu)勢(shì)：通用、簡(jiǎn)潔、規(guī)范。

一個(gè)模板打天下

優(yōu)勢(shì)一：通用

按照常理，Excel模板無(wú)窮無(wú)盡，這也正是為什么Excel書(shū)籍可以不斷推陳出新的原因。今天講人力資源的50個(gè)經(jīng)典模板，明天說(shuō)生產(chǎn)管理離不開(kāi)的30個(gè)表格，后天又有財(cái)務(wù)管理中的20個(gè)范本，可是，你記住了多少？又有多少與你的工作相關(guān)？

之前一直讓我很困惑的事情是，大量的教材，大量的范例，我們又天天與Excel較勁，可事實(shí)上，Excel整體應(yīng)用水平卻普遍偏低，工作效率也不高。

有24小時(shí)我突然想明白了，很多人連源數(shù)據(jù)表和分類(lèi)匯總表的關(guān)系都沒(méi)有搞清楚，卻花大量精力去手工打造匯總表；他們不知道天下只有一張表的概念，結(jié)果源數(shù)據(jù)表被做得五花八門(mén)。我們以前所學(xué)的各種模板，沒(méi)有固定的標(biāo)準(zhǔn)，各行各業(yè)差異也很大，即使死記硬背了300種報(bào)表樣式，還是無(wú)法解決根本問(wèn)題，新的Excel難題依然會(huì)不斷涌現(xiàn)。如此學(xué)習(xí)，付出與收獲不成正比，難怪大家干脆不學(xué)，因?yàn)閷W(xué)了也會(huì)馬上忘記，倒不如現(xiàn)學(xué)現(xiàn)賣(mài)來(lái)得安逸。

事實(shí)上，源數(shù)據(jù)表只應(yīng)有一張，且只應(yīng)是一維數(shù)據(jù)格式。無(wú)論是銷(xiāo)售、市場(chǎng)數(shù)據(jù)，還是物流、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，都可以用相同的方式存放于源數(shù)據(jù)表中，區(qū)別僅僅在于字段名稱(chēng)和具體內(nèi)容。下面這幾張表內(nèi)容雖然不同，模樣卻如出一轍。

學(xué)會(huì)一個(gè)模板就能走遍天下，這是天下及時(shí)表概念的精華所在。在表格界，天下及時(shí)表可謂長(zhǎng)得老實(shí)憨厚，很容易被記住。

我的文件比你少

優(yōu)勢(shì)二：簡(jiǎn)潔

物流行業(yè)非常看重?cái)?shù)據(jù)管理，出入庫(kù)管理也好，貨物盤(pán)點(diǎn)也好，在途跟蹤也好，線路規(guī)劃、成本核算也好，都離不開(kāi)數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)，一方面由專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)如WMS(庫(kù)房管理系統(tǒng))、TMS(運(yùn)輸管理系統(tǒng))進(jìn)行處理，同時(shí)也有很大一部分必須依靠手工報(bào)表。物流工作由于要追蹤到每輛車(chē)、每張訂單、每個(gè)包裹，甚至每件商品，數(shù)據(jù)量非常龐大，報(bào)表也異常繁多。

按理說(shuō)，我做了7年物流工作，文件夾應(yīng)該是滿滿的，存放著各式各樣的報(bào)表。可是，我發(fā)現(xiàn)身邊的朋友只做了3年人事行政工作，報(bào)表卻比我的還要多。這些報(bào)表，有的只有一兩行，有的干脆就幾個(gè)數(shù)字。一項(xiàng)工作可以牽扯出幾十張Excel表，里面的數(shù)據(jù)大量重復(fù)，卻又沒(méi)有一份是完整的。相反，如果堅(jiān)持一項(xiàng)工作一張表格的原則，做好天下及時(shí)表，即便與很多數(shù)據(jù)打交道，Excel文件也可以很少。

文件少帶來(lái)幾個(gè)好處：首先，可以輕松地找到需要的數(shù)據(jù)；其次，較大限度地避免了重復(fù)性工作；然后，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)容易備份和交接；更重要的是，只要一項(xiàng)工作一張表，就可以將"變"表的技能發(fā)揮得淋漓盡致。

格式標(biāo)準(zhǔn)都會(huì)填

優(yōu)勢(shì)三：規(guī)范

有一種情況很常見(jiàn)：企業(yè)越大，內(nèi)部報(bào)表流通越不順暢。

有一件事讓我印象深刻。2010年年初，我給成都統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)做6天封閉式培訓(xùn)。24小時(shí)，培訓(xùn)結(jié)束后，有學(xué)員找到我，是一位老大姐。她告訴我，她是相關(guān)單位的人，統(tǒng)計(jì)局邀請(qǐng)她來(lái)參加這次培訓(xùn)。然后，她拿出一個(gè)優(yōu)盤(pán)，問(wèn)我能不能幫她解決一個(gè)問(wèn)題。我說(shuō)好，于是她打開(kāi)報(bào)表，說(shuō)："上面下發(fā)了這張表，要求我們每一個(gè)街道填報(bào)以后再上報(bào)。可這張表很難填，你看看有沒(méi)有什么辦法可以做得快一點(diǎn)。"

我仔細(xì)看了看這份表格，不符合Excel規(guī)范，就像一張只能用于打印的表，既有復(fù)雜的表頭，又有不合理的合并單元格，各字段還分類(lèi)不清，并且沒(méi)有限定標(biāo)準(zhǔn)的填寫(xiě)方法。我心想："照這樣填寫(xiě)，數(shù)據(jù)再一級(jí)級(jí)往上報(bào)，最終需要耗費(fèi)多少人力才能把數(shù)據(jù)理得清楚？何況率還無(wú)法保障。"面對(duì)此類(lèi)問(wèn)題，我?guī)缀醵际菑脑磾?shù)據(jù)表的規(guī)范入手解決。于是，我問(wèn)了她一個(gè)問(wèn)題："這張報(bào)表是否有修改的可能性？"她說(shuō)："不行，上面發(fā)的不能改。"

既然不能改，只好選用折中的方法：街道按照標(biāo)準(zhǔn)的源數(shù)據(jù)表格式記錄數(shù)據(jù)，然后想辦法把數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)到下發(fā)的報(bào)表中。雖然這需要用到很多數(shù)據(jù)處理技巧，但是能解決兩個(gè)問(wèn)題：及時(shí)，街道的數(shù)據(jù)收集工作不會(huì)白做，因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)的源數(shù)據(jù)可以保留下來(lái)，未來(lái)如果上面還有其他數(shù)據(jù)分析要求，這份源數(shù)據(jù)依然可用，這樣能夠避免重復(fù)勞動(dòng)；第二，完成了上面交代的任務(wù)，提供了規(guī)定樣式的報(bào)表。

瞧，玩弄技能通常都是無(wú)奈之舉，因?yàn)橐磺袕拈_(kāi)始就錯(cuò)了，它將會(huì)層層錯(cuò)下去。基層人員做得辛苦，加班加點(diǎn)填寫(xiě)大量數(shù)據(jù)，提交上去以后，中層人員整理得也很辛苦。由于表格不規(guī)范，數(shù)據(jù)修改和退回重填的情況肯定少不了，最終要出具分析報(bào)告，還得大費(fèi)周章。整個(gè)過(guò)程浪費(fèi)嚴(yán)重，工作結(jié)果也難讓人滿意。

如果咱用的是正確的源數(shù)據(jù)表，而且每個(gè)環(huán)節(jié)都能按照同樣的標(biāo)準(zhǔn)操作，得到標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，以上所有問(wèn)題則不攻自破。俗話說(shuō)：有規(guī)矩成方圓。這個(gè)道理放在Excel工作中，也成立。