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及時節 兩招讓你脫胎換骨

兩招更勝100招，不學技能學什么？學做表！有人說："我會用很多技能，但還是工作得很辛苦。"那你就要檢查一下，自己是否做對了表。

我們做的表通常分為兩種，一種是數據明細表，稱之為"源數據表"；另一種是統計表，稱之為"分類匯總表"。前者不僅需要做，還必須用正確的方法做；后者卻不用做，因為它們可以被"變"出來。在這本書中，我們就研究兩件事：

及時件，設計一個標準、正確的源數據表；

第二件，"變"出N個分類匯總表。

你可別小看，只要玩轉這兩招，以前遇到的種種難題，80%都會蕩然無存，一去不返。

搞定源數據，不背菜單也能玩

按照傳統觀念，Excel高手似乎就是把菜單命令背得滾瓜爛熟，組合函數玩得出神入化，還能自己編點小程序的人。于是，想要成為高手，頭懸梁錐刺股地"啃"技能書就變成一件再正常不過的事。但是，"啃"過的朋友一定知道其中的艱辛，那種味同嚼蠟般的干澀和枯燥常常導致大腦消化不良。并且，想從中找到自己工作所需的技能也實非易事。究竟Excel有多少招？為什么那么難記？看看下面兩張圖就略知一二。

很多吧？頭暈了！正因為如此，大部分人都不敢奢望成為高手，也認為自己無法解決更多的Excel難題。可是，不知道大家有沒有想過這樣一個問題：Excel難題真的要靠玩弄技巧才能解決嗎？還是我們從一開始就做錯了什么？要知道，在平房的地基上建高樓，有再大的本事也不行。于Excel，建立源數據表如同打地基，如果沒有正確的源數據，搞什么數據分析都是扯淡；如果一開始就做對了源數據，不用學100招也能把工作做得很漂亮。所以，好的源數據表是一切表格工作的基礎。

聚焦匯總表，不用做來只用"變"

知道了源數據表的重要性還不夠，我們還必須搞清楚表格工作的目的。只有明確了工作目的，才能有的放矢地學習。使用Excel的過程中會遇到的難題，與我們的工作目的有很大關系。在這個用數據說話的時代，嚴謹的公司買個辦公用品也要做數據分析。我們忙忙碌碌地操作著各種表格，又是寫公式，又是篩選、排序，或者把數據加過來減過去，歸根結底，都是為了得到一張分類匯總表。 及時節 兩招讓你脫胎換骨

兩招更勝100招，不學技能學什么？學做表！有人說："我會用很多技能，但還是工作得很辛苦。"那你就要檢查一下，自己是否做對了表。

我們做的表通常分為兩種，一種是數據明細表，稱之為"源數據表"；另一種是統計表，稱之為"分類匯總表"。前者不僅需要做，還必須用正確的方法做；后者卻不用做，因為它們可以被"變"出來。在這本書中，我們就研究兩件事：

及時件，設計一個標準、正確的源數據表；

第二件，"變"出N個分類匯總表。

你可別小看，只要玩轉這兩招，以前遇到的種種難題，80%都會蕩然無存，一去不返。

搞定源數據，不背菜單也能玩

按照傳統觀念，Excel高手似乎就是把菜單命令背得滾瓜爛熟，組合函數玩得出神入化，還能自己編點小程序的人。于是，想要成為高手，頭懸梁錐刺股地"啃"技能書就變成一件再正常不過的事。但是，"啃"過的朋友一定知道其中的艱辛，那種味同嚼蠟般的干澀和枯燥常常導致大腦消化不良。并且，想從中找到自己工作所需的技能也實非易事。究竟Excel有多少招？為什么那么難記？看看下面兩張圖就略知一二。

很多吧？頭暈了！正因為如此，大部分人都不敢奢望成為高手，也認為自己無法解決更多的Excel難題。可是，不知道大家有沒有想過這樣一個問題：Excel難題真的要靠玩弄技巧才能解決嗎？還是我們從一開始就做錯了什么？要知道，在平房的地基上建高樓，有再大的本事也不行。于Excel，建立源數據表如同打地基，如果沒有正確的源數據，搞什么數據分析都是扯淡；如果一開始就做對了源數據，不用學100招也能把工作做得很漂亮。所以，好的源數據表是一切表格工作的基礎。

聚焦匯總表，不用做來只用"變"

知道了源數據表的重要性還不夠，我們還必須搞清楚表格工作的目的。只有明確了工作目的，才能有的放矢地學習。使用Excel的過程中會遇到的難題，與我們的工作目的有很大關系。在這個用數據說話的時代，嚴謹的公司買個辦公用品也要做數據分析。我們忙忙碌碌地操作著各種表格，又是寫公式，又是篩選、排序，或者把數據加過來減過去，歸根結底，都是為了得到一張分類匯總表。

數據這東西，只有被分門別類地放在一起時才有意義，單個兒看，看不出啥名堂來。超市買東西不能只看小票吧，你一定要問："一共多少錢？"家裝公司列出的裝修費用詳單，就算已經具體到每一顆螺絲的價錢，你也得問："地板總共多少錢？吊頂、墻面分別又是多少錢？"所以，分類匯總無處不在，而企業對這方面的要求更高。實際上，我們做的表格工作都在為此服務。

為了印證這個觀點，我特意請教了一位博學的財務經理。我問他："為什么人們都說財務部的Excel水平較高？財務一定是企業擁有系統的部門，還需要用Excel做什么？"他這樣回答我："財務系統能解決科目的分類，即前端數據錄入的問題，也能出具標準的財務報表。但是，企業的管理需求靈活多變，所以我們需要從系統中提取數據，進行深加工，才能滿足管理層對于個性化財務報表的需求。要做這件事，就必須與Excel較勁。"有系統的部門尚且如此，其他部門又何嘗不是呢？

來看看下面幾張表以及它們所代表的意義。這幾張分類匯總表有的龐大，有的精細，屬于最常見的二維匯總表。

記錄辦公用品領用情況明細，能得到領用統計表。它可以作為制訂下個季度辦公用品預算的參考；另外，根據各部門的工作內容，也能抽查部門辦公用品領用是否合理。

記錄銷售情況明細，能得到銷量統計表，由此發掘公司的明星銷售員，考評銷售人員績效，核算業務提成金額。

記錄各地各類企業的年末從業人數，能得到關于年末從業人數的統計表。政府部門可以根據城市規模及發展規劃，評估企業從業人數是否合理，制訂下一年人員引入退出計劃。

于是我得出了一個重要結論：我們使用Excel的最終目的，是為了得到各式各樣用于決策的分類匯總表。這些表無須靠手工做，Excel能讓我們像魔術師一樣把它們給"變"出來。

第二節 天下只有一張表

源數據表很重要，但它的設計理念卻很簡單。設計Excel源數據表不同于設計PPT模板，不要千變萬化，只要始終如一。之所以新手、老鳥、"表"哥、"表"姐都能輕松掌握它，是因為天下只有一張源數據表。它是一張中規中矩、填滿數據的一維明細表，我把它稱為"天下及時表"。天下及時表有三大優勢：通用、簡潔、規范。

一個模板打天下

優勢一：通用

按照常理，Excel模板無窮無盡，這也正是為什么Excel書籍可以不斷推陳出新的原因。今天講人力資源的50個經典模板，明天說生產管理離不開的30個表格，后天又有財務管理中的20個范本，可是，你記住了多少？又有多少與你的工作相關？

之前一直讓我很困惑的事情是，大量的教材，大量的范例，我們又天天與Excel較勁，可事實上，Excel整體應用水平卻普遍偏低，工作效率也不高。

有24小時我突然想明白了，很多人連源數據表和分類匯總表的關系都沒有搞清楚，卻花大量精力去手工打造匯總表；他們不知道天下只有一張表的概念，結果源數據表被做得五花八門。我們以前所學的各種模板，沒有固定的標準，各行各業差異也很大，即使死記硬背了300種報表樣式，還是無法解決根本問題，新的Excel難題依然會不斷涌現。如此學習，付出與收獲不成正比，難怪大家干脆不學，因為學了也會馬上忘記，倒不如現學現賣來得安逸。

事實上，源數據表只應有一張，且只應是一維數據格式。無論是銷售、市場數據，還是物流、財務數據，都可以用相同的方式存放于源數據表中，區別僅僅在于字段名稱和具體內容。下面這幾張表內容雖然不同，模樣卻如出一轍。

學會一個模板就能走遍天下，這是天下及時表概念的精華所在。在表格界，天下及時表可謂長得老實憨厚，很容易被記住。

我的文件比你少

優勢二：簡潔

物流行業非常看重數據管理，出入庫管理也好，貨物盤點也好，在途跟蹤也好，線路規劃、成本核算也好，都離不開數據。這些數據，一方面由專業系統如WMS(庫房管理系統)、TMS(運輸管理系統)進行處理，同時也有很大一部分必須依靠手工報表。物流工作由于要追蹤到每輛車、每張訂單、每個包裹，甚至每件商品，數據量非常龐大，報表也異常繁多。

按理說，我做了7年物流工作，文件夾應該是滿滿的，存放著各式各樣的報表。可是，我發現身邊的朋友只做了3年人事行政工作，報表卻比我的還要多。這些報表，有的只有一兩行，有的干脆就幾個數字。一項工作可以牽扯出幾十張Excel表，里面的數據大量重復，卻又沒有一份是完整的。相反，如果堅持一項工作一張表格的原則，做好天下及時表，即便與很多數據打交道，Excel文件也可以很少。

文件少帶來幾個好處：首先，可以輕松地找到需要的數據；其次，較大限度地避免了重復性工作；然后，業務數據容易備份和交接；更重要的是，只要一項工作一張表，就可以將"變"表的技能發揮得淋漓盡致。

格式標準都會填

優勢三：規范

有一種情況很常見：企業越大，內部報表流通越不順暢。

有一件事讓我印象深刻。2010年年初，我給成都統計系統做6天封閉式培訓。24小時，培訓結束后，有學員找到我，是一位老大姐。她告訴我，她是相關單位的人，統計局邀請她來參加這次培訓。然后，她拿出一個優盤，問我能不能幫她解決一個問題。我說好，于是她打開報表，說："上面下發了這張表，要求我們每一個街道填報以后再上報。可這張表很難填，你看看有沒有什么辦法可以做得快一點。"

我仔細看了看這份表格，不符合Excel規范，就像一張只能用于打印的表，既有復雜的表頭，又有不合理的合并單元格，各字段還分類不清，并且沒有限定標準的填寫方法。我心想："照這樣填寫，數據再一級級往上報，最終需要耗費多少人力才能把數據理得清楚？何況率還無法保障。"面對此類問題，我幾乎都是從源數據表的規范入手解決。于是，我問了她一個問題："這張報表是否有修改的可能性？"她說："不行，上面發的不能改。"

既然不能改，只好選用折中的方法：街道按照標準的源數據表格式記錄數據，然后想辦法把數據關聯到下發的報表中。雖然這需要用到很多數據處理技巧，但是能解決兩個問題：及時，街道的數據收集工作不會白做，因為標準的源數據可以保留下來，未來如果上面還有其他數據分析要求，這份源數據依然可用，這樣能夠避免重復勞動；第二，完成了上面交代的任務，提供了規定樣式的報表。

瞧，玩弄技能通常都是無奈之舉，因為一切從開始就錯了，它將會層層錯下去。基層人員做得辛苦，加班加點填寫大量數據，提交上去以后，中層人員整理得也很辛苦。由于表格不規范，數據修改和退回重填的情況肯定少不了，最終要出具分析報告，還得大費周章。整個過程浪費嚴重，工作結果也難讓人滿意。

如果咱用的是正確的源數據表，而且每個環節都能按照同樣的標準操作，得到標準的數據，以上所有問題則不攻自破。俗話說：有規矩成方圓。這個道理放在Excel工作中，也成立。