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及時章養成好習慣

良好的開始等于成功了一半，在開始學習Excel之前就要養成好習慣。了解規范數據源的重要性，這樣會給以后的學習帶來極大的便利。

了解Excel的四類表格

在講Excel之前先了解一下Access的三類表格。有些人或許會疑惑，不是說Excel嗎，怎么扯到Access上面去了呢？其實，Excel跟Access本是一家，兩者有很多地方都是可以相互借鑒的，只要對我們有好處就要去學。在開始學習Excel之前，了解一下Access是有好處的。

下面是MrExcel說過的話：

Access就是嚴格自律、修煉成仙的Excel，雖然少了Excel的隨意和靈活，但在某些方面的功力卻遠非Excel能比，如多表聯合分析、數據參照完整性、級聯更新和刪除、對數據的操作和查詢、宏、界面設計，以及和Excel的整合能力等，所有這些給我們的工作帶來了極大的便利！

這里涉及兩個關鍵詞：嚴格自律和多表聯合分析。嚴格自律一般指對明細表要求很嚴格，而多表聯合分析是指明細表通過跟參數表關聯而獲得匯總表，從而可以更好地分析數據。

下面一起來認識各類表格吧。

參數表

產品清單又名參數表。前期設置好后，有新產品就添加進去。模式基本上不會變動，只要輸入規范就行，只起到引用的作用，如通過番號查找品名或者型號，平常接觸的概率很低。圖1-1就是一張參數表，了解一下就可以了。

圖1-1?產品清單

明細表

圖1-2所示就是一張每天生產產品明細表。

圖1-2?明細表

這是一張極為普通的明細表，但里面包含了很多信息。

每一列都有標題，但標題無重復，沒有多行標題。

同一列為同一數據類型，各列數據格式的規范統一。

沒有合并單元格。

各記錄之間沒有空行、小計與合計行。

表格縱向發展，行數可達幾十萬行，列數控制在10列以內。

通過上面5點，我們可以清楚地知道，Access有很多限制，就如一個人做事情，不管做什么都很隨便，別人說他還反駁：差不多就可以啦！生活中的“差不多先生”很多，但這些人普遍混得不好，沒啥成就。相反，一個做事認真、嚴格要求自己的人，往往會得到上級的重視和同事的尊重。

我們平常80%的時間都在與數據打交道，所以需要特別重視。說這么多，只是想讓更多人從一開始學習就能意識到這個自律的問題，這樣才會給以后的學習帶來更多便利。Excel中有一個處理數據的利器――數據透視表，當數據源規范時，用它來處理數據將十分方便、簡單，取Access之長補己之短，Excel將越來越強大。

數據類型是一個挺重要的東西，經常會接觸，需要好好了解。

數據類型可以分成兩大類：文本和數值。產品屬于文本，金額屬于數值。當然日期也屬于數值，日期是一種特殊形式的數值，如圖1-3所示。

圖1-3?產品記錄表

還可以細分為：數值、貨幣、日期、分數……說白了，就是自定義格式的分類，如圖1-4所示。

圖1-4?數據類型

匯總表

匯總表可通過明細表跟參數表關聯“變”出來，至于怎么關聯以后會講到。如圖1-5所示，這類匯總表是最基礎的，只根據一個要求匯總。

圖1-5?匯總表

在Excel中匯總表包含兩種形式：一種是固定模板。如圖1-6所示，事先設置好模板，不允許改動，這時就得想辦法設置公式來將數據源引用到總表。

圖1-6?固定模板匯總表

另一種匯總表是不做要求的，可以靈活變動，如圖1-7所示，但要考慮以下兩個問題。

體現目的，一定要將說明的主要內容體現出來。

要容易匯總數據，可適當引用過渡表的數據。

通過上面的初步了解，我們知道Access中有三類表格，分別是參數表、明細表和匯總表。匯總表可以通過其他表格關聯獲取，不需要我們自己錄入數據。既然Access是修煉成仙的Excel，那我們就得向Access學習，從一開始就有三類表的概念，將Excel當系統用。

圖1-7?靈活變動匯總表

過渡表

其實Excel中還應該存在一種表格――過渡表。很多時候，通過明細表并不一定能夠直接得到匯總表，得經過一系列的過渡才能真正轉換成匯總表。如圖1-8所示，過渡表的作用就是起到統計匯總表需要的某項信息，如豬肉生產金額。

圖1-8?過渡表

有人也許會說，被你說得天花亂墜，我卻越聽越迷糊了。沒事，等下就會明朗了。

先來認識四類表格的示意圖，如圖1-9所示。

圖1-9?Excel的四類表格

明細表(原始數據)通過引用參數表的數據，經過一系列加工就可以變成匯總表。

也許你還不是很明白，別急，繼續看下去。讓我們當一回家庭“煮男”。

原材料：四季豆、蝦仁；

配料：油、鹽、蒜頭；

目標：鮮蝦四季豆。

俗話說：巧婦難為無米之炊。要做蝦鮮四季豆，首先就得有四季豆、蝦仁，但光有原材料肯定是制作不出蝦鮮四季豆來的，還需要從廚房找到一些油、鹽、蒜頭。原材料、配料齊全了，就得經過一系列的加工：

鍋里加水加鹽、煮開；

將四季豆摘洗好，下鍋；

再將四季豆出鍋，沖洗過冷水；

……

一道蝦鮮四季豆完成。

原材料(明細表)加上從廚房(參數表)挑選合適的配料，經過多次加工變成鮮蝦四季豆(匯總表)，而每次加工都只是臨時的(過渡表)，目的就是制作鮮蝦四季豆(匯總表)。

重新回到Excel中，認識一下這些表格的關系。

明細表就是日常登記數據詳細信息的記錄表，因為每個公司對產品都有一定的編號管理，所以存在一部分參數是固定對應的。為了節約登記時間及頻率，我們會盡量減少登記內容。在明細表中手工錄入產品名及數量，由于每種產品的單價及類型基本固定，這樣就可以設為參數表，直接引用就好。根據明細表中所列詳細內容按要求求出自己所要的結果，即為匯總表，如圖1-10所示。

圖1-10?產品表

說了這么多，只是為了讓你知道，表格之間是可以互相關聯的。理清四類表格，從一開始就養成好習慣，設置好參數表，規范明細表，善用過渡表，最終讓領導看到滿意的匯總表。

以身說法

成長是需要付出代價的，多從別人那里獲取失敗的經驗，這樣你就會少走很多彎路。閉門造車是不可取的，否則終將付出慘重的代價！

2010年初盧子接手中山隆成那邊的工作，中山隆成有事先設置好的表格模板，如圖1-11所示。像這種二維表格經常會見到，好處就是錄入數據簡單。那時沒有考慮到以后要對數據源進行匯總分析，也就沒去重新設置表格模板。雖然表格存在很多不合理，如合并單元格，因貪圖一時之便，后來害苦了自己。

圖1-11?中山隆成模板

領導要盧子對不良數據進行匯總，好查看每個月各類產品的出貨檢查情況。通過這張明細表進行匯總，得到這樣一張表，如圖1-12所示。

通過明細表獲得這張匯總表，對當時的我來說難度不亞于上青天。為了應付領導，我利用了各種轉換方法，費了九牛二虎之力才勉強做完，效率極低。

為了尋求更簡便的方法，我苦思一周無果。

圖1-12?匯總表

不得已在網絡上各處求助，終于皇天不負有心人，在wangjguo44老師的幫助下完成了這項艱巨的任務，在這里對他老人家說一聲：謝謝！

我曬出其中一條公式，有興趣的朋友可以研究一下。

=INDEX(小天使!G:G,RIGHT(TEXT(LARGE(MMULT((LOOKUP(ROW($5:$136),IF(小天使!$B$5:$B$136"",ROW($5:$136)),小天使!$B$5:$B$136)=$B$4)(MONTH(小天使!$I$4:$DJ$4)=$F$4)(小天使!$G$5:$G$136"檢查數")(小天使!$G$5:$G$136"其他")小天使!$I$5:$DJ$136,ROW($1:$106)^0) (LOOKUP(ROW($5:$136),IF(小天使!$B$5:$B$136"",ROW($5:$136)),小天使!$B$5:$B$136)=$B$4)(小天使!$G$5:$G$136"檢查數")(小天使!$G$5:$G$136"其他")(小天使!$G$5:$G$136"")0.1 ROW($5:$136)%%,ROW(A1)),"0.0000"),3)1

不知道你看到這里有什么想法？不過我可以肯定地告訴你，工作上不應存在任何炫耀技能的行為，公式越長，只能說明你的表格設置越不合理。這就是我前面花那么長的篇幅介紹Access的原因，其目的就是學會規范數據源。故事的結局是，我狠下心來對這張數據源“做手術”，將它變成一張標準的一維表格，然后用數據透視表輕松搞定，其結果如圖1-13所示。

圖1-13?轉換后的效果

VBA轉換代碼(好友無言的人提供)：

OptionExplicit

PublicSub二維轉一維

??DimArr,Brr(),iAsByte,iiAsInteger,TAsLong

??DimiRAsLong,iCAsByte,iRCAsLong,iTemAsLong

??Arr=Sheets("小天使").Range("A4").CurrentRegion

??iR=UBound(Arr):iC=UBound(Arr,2):iRC=iRiC

??iTem=1??＇計數器

??ReDimPreserveBrr(1ToiRC,1To9

??

??Fori=9ToiC

????Forii=2ToiR

＇??????Ifi=113Andii=80ThenStop

??????Brr(iTem,1)=iTem???????????＇序號

??????IfArr(ii,1)""AndArr(ii,1)"合計"Then

???????Brr(iTem,2)=Arr(ii,1)????????＇番號

???????Brr(iTem,3)=Arr(ii,2)?＇俗稱

＇??????ElseIfArr(ii,1)="合計"Then

＇＇????????MsgBoxArr(ii,1)&vbTab&ii

＇????????ii=ii 1

＇????????Brr(iTem,2)=Arr(ii,1

＇????????Brr(iTem,3)=Arr(ii,2)＇俗稱

??????Else

????????Brr(iTem,2)=Brr(iTem-1,2

????????Brr(iTem,3)=Brr(iTem-1,3)＇俗稱

??????EndIf

??????Brr(iTem,4)=Arr(ii,7)?＇不良內容

??????Brr(iTem,5)=Arr(ii,8)?＇等級

??????Brr(iTem,6)=Arr(1,i)?＇日期

??????IfArr(ii,7)"檢查數"ThenBrr(iTem,7)=Arr(ii,i)＇不良數

??????IfArr(ii,i)""AndArr(ii,7)"檢查數"ThenBrr(iTem,8)=1＇不良數次數

??????IfArr(ii,7)="檢查數"ThenBrr(iTem,9)=Arr(ii,i)???＇檢查數

??????iTem=iTem 1

????Nextii

??Nexti

??WithSheet4.Range("A2"

????.CurrentRegion.Clear

????.Resize(iRC,9)=Brr

????.Offset(-1,0).Resize(1,9)=Array("序號","番號","俗稱","不良內容","等級","日期","不良數","不良數次數","檢查數"

????.CurrentRegion.Columns.AutoFit

????.CurrentRegion.Borders.LineStyle=1

????.CurrentRegion.Borders.ColorIndex=3

??EndWith

EndSub

數據透視表匯總結果如圖1-14所示。

圖1-14?數據透視表匯總

如果你不會高級公式和VBA，好還是規規矩矩地做表格。

說了那么多，什么是二維表跟一維表呢？

左邊的二維表：金額491對應產品A跟4月1日；右邊的一維表：491對應金額，4月1日對應日期，A對應產品，如圖1-15所示。也就是說，一維表每個數據都只有一個對應值，而二維表每個數據有兩個對應值。

以前是因為沒有人告訴我數據源規范的重要性，以致我走了很多彎路。靠自己摸索是件很痛苦的事情。成功是有捷徑的，那就是站在巨人的肩膀上看問題、學習。

圖1-15?二維表與一維表

注重細節

在日本企業工作，要服從管理。日本企業一般有一套管理模式，在某一階段做什么事情是非常明確的，整個公司的工作模式基本上是按部就班。每個新人來到日企，公司會有專門的培訓，會告訴你做什么事情用什么樣的方法比較好，甚至填表這樣的事情也會有專門的人教你。因此想在日本企業工作，就需要具備很強的責任心，做事絕不能夠馬虎。

同時日本企業文化也提倡挑戰精神，在日本企業，主動思考的部下才會得到賞識。即使挑戰失敗也沒關系，但是不能自作主張，如果沒有得到上司的許可，失敗了，上司會發怒。在這種情況下，雖然上司不知情，但出現問題，上司也會因為“對部下的監督不力”而承擔部下失敗的責任。因此，挑戰前應該先與上司“商量”。

此外也要特別注重禮儀。早上到公司，“早上好”是一定要說的，要是對方是領導，那就一定再加上“敬語”；下班時要說“失禮了”或者“辛苦了”，如圖1-16所示。在和日本老板在一起步行時，一定要讓老板走在前面，還要注意自己的儀表打扮。日本公司把注重自己的形象看成是對別人的禮貌，日本男人要求穿西裝，日本女人還要求化淡妝。對中國人沒有強制性要求，但起碼要穿戴整齊。

其實很多外企都一樣，都有自己的一套管理模式。不管怎么說，都非常注重一些細節問題。下面通過幾個小事例來說說Excel的細節問題。

圖1-16?注意禮儀

計劃與實行

每年都有一個總計劃，再逐步細分成月、周、日計劃。每天再將實行的結果跟計劃比較，找到自己沒做好的，及時改正。圖1-17所示就是一個每周計劃與實行表，其他表格類似。

圖1-17?每周計劃與實行表

反饋

每天將所做的主要事情跟領導報告，如果出差在外，可以通過發送電子郵件把事情做簡要說明，必要時添加Excel文檔。如圖1-18所示，發送前一定要確認稱呼妥當，無錯別字，附件添加沒有，確認無誤后再發送。如果是重要郵件，一定要打電話確認領導有沒有收到。

圖1-18?發送電子郵件

為領導節約每一秒鐘

如圖1-19所示，在給領導發送表格前，先對需要說明的重要數據標示出來，并將鼠標指針停留在標示的單元格那里，保存表格后再發送給領導。這樣一來，領導一打開表格就可以看見你要給他看的重點數據，以免他再重新查找。雖然只是節約幾秒鐘，但是對領導來說每一秒都有寶貴的價值。

圖1-19?重點標示

站在領導的角度看數據

一般領導都是上了年紀的人，視力大都不好。我們在給領導表格時，要盡量將字號調整大一點，或者隔行填充顏色，如圖1-20所示，讓他能夠看清楚每個數據。

其實還有很多需要注意的細節，這個得靠自己慢慢摸索，別人說的你不一定適用，只有當你碰到這種事情時才會記憶深刻。另外再說一句，同事之間的關系也很重要，一定要處理好。

圖1-20?調大字號、隔行填充顏色

本章小結

Excel存在四類表格――參數表、明細表、過渡表和匯總表，最重要的是從一開始就學習規范明細表，這樣會給以后工作帶來極大的便利。其實做人又何嘗不是這樣，規規矩矩做人，遠離抽煙、酗酒、賭博等不良惡習……偶爾放縱自己一兩次也可以，不過不能養成壞習慣，只限于玩玩就行。好習慣一旦養成，日久必將給人留下好印象，以后有什么好事也會輪到自己。同時也要處理好和領導及同事間的關系，注意一些細節。能力再強，關系沒處理好也沒用。