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Chapter 01Office2016要學好

目前，辦公軟件的應用范圍很廣，大到社會統計，小到會議記錄，都能看到辦公軟件的身影。本章首先對常見的辦公軟件系列進行概括性介紹，之后著重對Microsoft Office的新功能、界面等相關內容進行介紹。通過對這些內容的學習，使讀者對Office 2016有一個較的認識，從而為后期的學習奠定良好的基礎。

1.1 認識辦公家族

目前，電腦辦公族必須要掌握很多本領才能勝任各工作崗位的要求，如文檔的排版、表格的制作、演示文稿的設計等都是必須要掌握的。那么常見辦公軟件有哪些呢？

1.1.1 常見辦公軟件介紹

常說的辦公軟件即指可以進行文字處理、表格制作、幻燈片制作、簡單數據庫處理等工作的軟件，如微軟Office系列、金山WPS系列、永中Office系列等。下面將對這幾個系列的辦公軟件進行簡單介紹。

1. 微軟Office系列

Microsoft Office系列包括Word、 Excel、PowerPoint、 Access、 Outlook、 OneNote、Publisher、 InfoPath等組件，其近期版本為Office 2016。該辦公軟件，除在功能上得到更好的發展外，在安全策略上也有很大的改進，Office 2016中包含了一系列的安全性改進，如加強密碼的復雜性、查看下載文件的保護模

式、對Outlook中電子郵件線程更好的控制等。

2. 金山WPS系列

W P S是指文字處理系統，它的英文全稱為Word Processing System。WPS是金山軟件公司推出的一種辦公軟件。 WP集編輯與打印為一體，不但具有豐富的全屏幕編輯功能，而且還提供了各種控制輸出格式以及打印功能，從而使打印出的文稿既美觀又規范，基本上能滿足各界文字工作者編輯、打印各種文件的需要和要求。目前近期版本為WPS Office 2016，其中包括WPS文字、 WPS表格、 WPS演示三大功能軟件，是一款跨平臺的辦公軟件。 WPS既可以在Windows操作系統中運行，還可以運行在主流的Linux操作系統中。

3. 永中Office系列

永中集成Office是一款自主創新的的國產辦公軟件。傳統Office是將文字處理、電子表格等不同應用程序整合打包而成，各自采用獨立的程序，所產生的文件格式也各不相同。而永中集成Office開創性地將文字處理、電子表格和簡報制作三大應用集成在一套軟件程序中執行，各應用具有統一的標準用戶界面，各

應用產生的數據都保存于一個相同格式的文件中，有效地解決了Office各應用之間的數據集成問題。在使用過程中，用戶可以輕松切換應用，統一管理數據，較傳統的Office更為方便、高效。

1.1.2 Microsoft Office 2016簡介

Office 2016是由微軟推出的新一代辦公軟件，包含了多個應用組件和多個獨立組件。下面將對常見的組件進行簡單介紹。

1. Word 2016

Microsoft Word 2016即文檔編輯工具，主要用于創建和編輯具有專業外觀的文檔，如信函、論文、報告和小冊子等。利用Word用戶不僅可以創建和共享美觀的文檔，還可以對文檔進行審閱、批注。同時，能夠快速美化圖片和表格，甚至還能創建書法字帖。

2. Excel 2016

Microsoft Excel 2016即數據處理程序，主要用于執行計算、分析信息以及可視化電子表格中的數據等，它是Office所有組件里面功能最多、技術含量較高的一個。近期的2016版增強了數據的分析和呈現方式，改進了數據透視圖表的創建方法，并增強了公式的編輯功能。

3. PowerPoint 2016

Microsoft PowerPoint 2016即幻燈片制作程序，主要用于創建和編輯用于幻燈片播放、會議和網頁的演示文稿。在PowerPoint 2016中可嵌入和編輯視頻，通過添加淡化、格式效果、書簽場景并剪裁視頻，為演示文稿增添專業的多媒體體驗。

4. Access 2016

Microsoft Access 2016即數據庫管理系統，主要用于創建數據庫和程序來跟蹤與管理信息。該組件可以幫助信息工作者迅速開始跟蹤信息，輕松創建有意義的報告，更安全地使用Web共享信息。其特點是即便用戶不懂深層次的數據庫知識，也能用簡便的方式創建、跟蹤、報告和共享數據信息。

5. Outlook 2016

Microsoft Outlook 2016即電子郵件客戶端，主要用于發送和接收電子郵件，記錄活動，管理日程、聯系人和任務等。該組件中從重新設計的外觀到高級電子郵件組織、搜索、通信和社交網絡功能，以世界級的體驗來保持用戶的效率并與個人和商業網絡保持聯系。

6. Publisher 2016

Microsoft Publisher 2016即出版物制作程序，主要用于創建新聞稿和小冊子等專業品質出版物及營銷素材。其中包括用戶創建和分發高效而有力的打印、 Web和電子郵件出版物所需的所有工具。

7. Skype for Business 2016

近期版本可以接收離線消息，當你向處于離線狀態的某些人發送消息時，不會再收到“此消息無法送達”之類的消息，并且增加了改進的桌面共享、音頻和演示功能，使共享和協作變得更容易。

1.2 首次接觸Office 2016

與以往版本相比較而言，新版本的Office 2016無論是從工作界面，還是從功能應用上來講，都已發生了巨大的變化。

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1.2.1 Office 2016新功能

Office 2016推出后，便立即受到了很多人的關注，其簡潔的界面、強大的功能牢牢地吸引了電腦辦公用戶。下面將主要對其改進和新的功能進行介紹。

1. 文件菜單

文件菜單包含了Office各組件的基本操作，如保存、新建、打開、打印、幫助等命令。此外，可以打開“選項”對話框，從中便可以對Office組件進行自定義設置。

2. 快速訪問工具欄

Office 2016的快速訪問工具欄位于標題欄的左端，默認情況下由“保存”“撤銷”“恢復”三個按鈕組成，單擊該工具欄右側下拉按鈕，彈出“自定義快速訪問工具欄”快捷菜單，用戶可根據需求進行相應的設置，如下圖分別為PowerPoint和Word組件的快速訪問工具欄。

3. 功能區

Office 2016功能區與以往版本的大不一樣，新版本的功能選區能夠讓用戶輕松地找到某個操作命令。

當用戶在選擇命令的同時，將會顯示該命令對應的操作功能提示，其中列出了該命令的名稱、快捷鍵、使用特性等簡要描述。

4. 動態選項卡

在使用Office 2016的過程中，當用戶在制作文檔、表格、圖像、數據庫時，系統將會在功能區中動態地顯示一個或多個選項卡，以便為用戶提供更多的編輯操作。如下圖所示為Excel的SmartArt工具動態選項卡。

5. 浮動格式面板

在Office 2016中，當選定文本內容時，會顯示出一個浮動面板，從中可以對所選文本的字體格式和段落格式等進行相應的設置，從而避免了再到功能區中進行查找相應的命令，如下圖所示，即為浮動面板的顯示效果。

6. 屏幕截圖工具

在Office 2016的組件程序中增加了“屏幕截圖”功能，該功能的使用將會在很大程度上方便用戶安裝并使用其他截圖工具。該功能出現在“插入”選項卡中，它支持多種截圖模式，特別是能夠自動緩存當前打開窗口的截圖，只要單擊鼠標就能插入文檔中。