摘要:
催審是科技期刊編輯的日常工作之一。如何優(yōu)化各環(huán)節(jié)的催審形式，充分發(fā)揮編委及審稿專家的作用，保障期刊審稿工作高效率完成，對于期刊自身發(fā)展至關(guān)重要，也是關(guān)系編輯隊伍建設(shè)的重要課題。通過近一年的摸索實踐，該文剖析期刊審稿流程中編委和外審過期形式的不同特點，對癥下藥，對常規(guī)的系統(tǒng)郵件、通信軟件的催審形式進(jìn)行再思考，提出審稿提速的優(yōu)化策略。
期刊論文的審稿速度快慢關(guān)系到科研工作者成果發(fā)表的是否及時，也是衡量編輯工作效率的重要指標(biāo)，影響著期刊自身的形象，因此是每個編輯部應(yīng)該重視的課題。隨著中國科研管理體系的完善和科研成果數(shù)量的飆升，科技期刊特別是一些的期刊的收稿量日益增多。加之，編輯部的成員人數(shù)和精力有限，稿件審理的過期率也隨之升高。而期刊審稿效率低下不但影響了科研人員成果發(fā)表的時效性，也損害了期刊在學(xué)界的口碑，不利于樹立自身的良好聲譽(yù)。要盡快解決這一問題，迫切需要優(yōu)化現(xiàn)有的工作方式，針對各個環(huán)節(jié)特點個性化催審。
通常期刊論文審稿流程由送審、復(fù)審、終審幾個環(huán)節(jié)組成，而其中編委和外審專家在整個流程中占有十分重要的地位。如何根據(jù)不同環(huán)節(jié)選擇效率更高的催審方法，嚴(yán)格把控審稿流程中的時間節(jié)點，充分發(fā)揮編委的主動性，激發(fā)專家的審稿熱情，保障審稿正常快速進(jìn)行值得編輯進(jìn)一步學(xué)習(xí)和探討。筆者在近一年的日常期刊稿件催審工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，和編委、審稿專家、編輯部主任進(jìn)行學(xué)習(xí)和交流，分析各個流程的特點，比較并改進(jìn)原有的工作方法。本文基于Scholarone系統(tǒng)的審稿流程，從稿件審理中的2個重要角色：編委和審稿人所審稿件的過期特點出發(fā)，深入探討稿件審理提速的優(yōu)化形式，并對目前通用的催審方式和存在的問題進(jìn)行審視和改進(jìn)，以期對同行在期刊審稿流程提速方面提供借鑒。
1.編委審稿過期特點及對應(yīng)策略
編委是期刊審稿的中堅力量，在稿件的送審和復(fù)審中占據(jù)重要地位。目前科技期刊的專家審稿流程主要包括“主編―編委―外審”3個環(huán)節(jié)，編委在這個過程中的重要性不言而喻[3]。作為編委會的主要成員，編委應(yīng)充分發(fā)揮其學(xué)術(shù)影響力，不僅要保障期刊的學(xué)術(shù)質(zhì)量，也要提高送審的速度。編委所審理稿件過期的狀態(tài)主要分為2種，在投稿前期送審的過期情況包括：等待選擇審稿人過期和等待指定審稿人過期；在稿件等待最終建議過期時為等待編委給出審稿建議過期的狀態(tài)。等待選擇審稿人的情況需要編委選擇2～4名該領(lǐng)域?qū)＜遥劝l(fā)邀請信。對這一狀態(tài)的過期稿件進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)過期的稿件普遍具有以下特點：一般編委會選擇4～8名甚至更多的審稿專家進(jìn)行審稿，而同意率較低，催審后只有少部分的專家會回信。等待指定審稿專家過期的狀態(tài)一般出現(xiàn)在編委邀請的專家數(shù)與同意審稿數(shù)不等時，這時就涉及到稿件給出處理意見所需專家意見的低標(biāo)準(zhǔn)問題和專家未同意審稿過期的時間問題。等待編委給出審稿建議過期15d以內(nèi)的，一般在催審1～2次后才有回復(fù)，超過15d的則需要采用更直接的催審方式聯(lián)系專家，比如微信或者電話來問明情況，聯(lián)系是否存在郵件未查到、更換郵箱的問題，并且要及時與編輯部主任反映情況，決定是否需要更換編委等。
《自動化學(xué)報》編輯部積極與編委溝通聯(lián)系，總結(jié)出一系列的稿件審理策略。在編委送外審前，應(yīng)通讀一遍論文后再做處理，做到對內(nèi)容心中有數(shù)；選擇審稿人時，首先要明確審稿人的方向，除了利用審稿系統(tǒng)自動匹配審稿專家外，還可以通過谷歌學(xué)術(shù)、Mendely、CNKI等網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫搜索外審專家近期發(fā)表的論文判斷其目前的研究方向所審稿件是否一致。此外，應(yīng)充分考慮審稿人的年齡、學(xué)位、職稱情況，盡量選擇具有博士學(xué)位或副研職稱的青年學(xué)者作為審稿人。這些審稿人正處于科研事業(yè)的上升階段，已具備了一定的學(xué)術(shù)水平，對新知識接受能力強(qiáng)，而且他們有時間和精力對稿件進(jìn)行深度審讀，因此一般能在較短時間內(nèi)完成審稿工作。當(dāng)所選審稿人未同意審稿時，應(yīng)及時加送外審；稿件久催未回時，編委也需提供協(xié)助，以發(fā)郵件、電話或微信等形式進(jìn)行催審，確保稿件的審稿效率。在這個過程中，編委直接催審?fù)ǔＰЧ茫捎谌粘９ぷ髅Γ荒芗皶r關(guān)注稿件過期狀況，這時就需要編輯多跟編委溝通，及時處理稿件過期問題。
2.外審審稿過期特點及對應(yīng)策略
審稿過程中外審專家人數(shù)最多，且不一定是編委和編輯部的熟人，因此審稿的快慢也難以受控。一般在編委選擇送外審時，審稿系統(tǒng)會根據(jù)主題詞自動匹配審稿人選，并且與文章的研究方向進(jìn)行匹配。通常情況下，外審專家接到邀請審稿的通知后能及時審理，從原創(chuàng)性、學(xué)術(shù)質(zhì)量、可讀性、選題價值、參考文獻(xiàn)等幾方面給出定性的審稿評價、建議和結(jié)論。外審專家審稿過期的情況為“過期的審稿人回復(fù)”這一狀態(tài)，并且這一狀態(tài)過期的稿件數(shù)占總過期稿數(shù)量的一半之多。其中一個原因是審稿專家人數(shù)較多，一般一篇文章要匹配3～4名專家進(jìn)行審稿，其次也有可能是專家對該方向并不熟悉或者由于一些原因沒有收到邀請的郵件。對于一些編委熟悉的專家，編委可以直接聯(lián)系進(jìn)行催審，但也有大部分是不熟悉的專家，就要求編輯部從過期時間上進(jìn)行甄別，按情況處理。對于過期天數(shù)在15d以內(nèi)的專家，可以給編委發(fā)郵件，請他協(xié)助催審，或者編輯在系統(tǒng)里找到該專家的電話信息，打電話告知。實踐證明，這一部分催審稿件在發(fā)送第二封郵件或者打電話之后就會有回應(yīng)。但也有一些未及時審稿而導(dǎo)致過期時間較長的專家基本不會回應(yīng)審稿邀請，也不回應(yīng)不審稿的郵件，這時，編輯可以與編委和編輯部主任溝通，將其權(quán)限設(shè)置為不活躍的成員，以避免其他稿件再遇到該專家耽誤審稿進(jìn)度。另外，外審專家大多是本領(lǐng)域研究所或高校的科研工作者，他們既是高水平科研論文的撰寫者，也是科研論文深度評審過程中質(zhì)量把關(guān)的審者。因此，外審專家這個群體對于期刊編輯部拓展其領(lǐng)域內(nèi)潛在的學(xué)術(shù)資源至關(guān)重要。編輯部應(yīng)增強(qiáng)主動對接專家的服務(wù)意識。定期維護(hù)專家數(shù)據(jù)庫，了解審稿專家現(xiàn)狀，并且要合理控制審稿專家在審的稿件數(shù)量，特別是一些和科研項目申請沖突的時間點，要合理安排專家審稿數(shù)量，避免過于疲憊而應(yīng)付審稿；多與專家溝通，建立良好的互動，如參加國內(nèi)外學(xué)術(shù)會議、編輯部主辦的學(xué)術(shù)論壇，通過與科研人員的交流，組建、策劃一些熱點研究的綜述和主題專刊；編輯自身也要了解目前行業(yè)動態(tài)和對應(yīng)專家的科研進(jìn)展情況，提升學(xué)術(shù)素養(yǎng)，為專家做更品質(zhì)的服務(wù)。
3.通用催審方法的再思考
3.1常規(guī)郵件催審中的“非常規(guī)”
常規(guī)的郵件催審是目前編輯部的主要方法之一，無論是聯(lián)系國內(nèi)還是國外的作者都很方便。一般而言，Scholarone審稿系統(tǒng)會根據(jù)未處理稿件的時限，在剩余幾天時自動發(fā)送郵件提醒審稿人，而在審稿超期5d以后就需要人為催審。催審對象主要包括主編、編委、審稿人。主編根據(jù)論文內(nèi)容涉及研究方向選擇合適的編委、編委根據(jù)具體研究內(nèi)容和方法送外審，一般送2～4個外審，主編根據(jù)每一層級給出的建議，做最終決定。在這個流程中，若超過審稿預(yù)定時間，則需以郵件形式給對應(yīng)層級催審。郵件內(nèi)容包括稿件ID、當(dāng)前狀態(tài)、稿件信息和處理方法的鏈接。郵件的催審可以預(yù)先在審稿系統(tǒng)添加模板，在下次催審時直接應(yīng)用，模板要注意使用禮貌用語。實踐證明，在郵件催審過程中，除了要注意文章題目、編輯部名稱、角色名稱等基本信息，還應(yīng)添加已過期時間，讓未做任務(wù)更醒目，引起視覺和心理沖擊。此外還應(yīng)注意審稿專家的常用郵箱信息是否更換，定期更新專家數(shù)據(jù)庫，跟進(jìn)專家的動態(tài)。另外，在發(fā)送郵件的時間上也要注意不能間隔太密，否則會被郵件管理系統(tǒng)認(rèn)為是垃圾郵件而自動屏蔽，導(dǎo)致不能及時查收后續(xù)郵件而造成審稿延誤，編輯在處理過期稿件時要給專家預(yù)留處理時間，并且及時關(guān)注稿件近期狀態(tài)。
3.2軟件平臺“精準(zhǔn)”催審的若干工具
短信平臺催審也是目前比較常用的一種催審方式，具有及時性、性的特點。主要是利用第三方的通訊軟件作為交流平臺，以短信的形式用編輯部的座機(jī)號發(fā)送至對方手機(jī)告知目前的稿件狀態(tài)。編輯部可以在短信平臺上建立電子專家數(shù)據(jù)庫，輸入每位專家的手機(jī)號信息，定期維護(hù)。目前主要的短信平臺有統(tǒng)一通信、樂信、北斗通等。它們都是基于通信運營商的第三方短信服務(wù)平臺，廣泛應(yīng)用于政企事業(yè)溝通交流及工作通知。短信催審的特點是方便、直接、快捷，能夠有效地和審稿專家進(jìn)行溝通，及時處理審稿中出現(xiàn)的問題。但是僅限于通知國內(nèi)的專家，對于外籍專家來說并不方便，而隨著我國期刊的國際化進(jìn)程加快，期刊的編委、審稿人分布在全球各個國家，并且涉及時間、隱私和禮貌問題，因此該方式的廣泛應(yīng)用還有一定局限。對于短信方式來說，定期維護(hù)專家數(shù)據(jù)庫是保障催審運行的關(guān)鍵，在日常的系統(tǒng)維護(hù)中，及時更新短信平臺信息，可以使溝通更加順暢、高效。近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，社交軟件逐漸成為溝通方式的主流，如微信、QQ、釘釘?shù)仍诠ぷ髦斜蛔鳛橄嗷ヂ?lián)系的重要媒介。其在時效性上優(yōu)于郵件，對工作地點要求靈活，是一種可移動式的工作形式。社交軟件催審的優(yōu)點是時效性、互動性強(qiáng)，可以及時有效地對審稿情況進(jìn)行溝通。但在實際操作過程中，由于審稿專家的語言、國別的差異，很難有一款社交軟件能囊括所有的專家和編委。例如：我國使用微信和QQ交流的頻率比較高，歐美國家Facebook、Twitter占據(jù)主流。對于一些國際化的期刊，其審稿人分布在各個國家和地區(qū)，使用社交媒體軟件進(jìn)行溝通存在一定的技術(shù)障礙，因此在實踐中利用社交平臺進(jìn)行催審就需要考慮這些問題。
4.結(jié)論
隨著中國對科研重視力度加大及本國科研人員成果指數(shù)上升，我國期刊的收稿量不斷增多，在編輯部人員有限的情況下，稿件審理過期現(xiàn)象是普遍存在的。編輯部作為作者和專家之間的橋梁，能做的不僅僅是簡單的在時間頻率上增加催審次數(shù)，或者是單一的系統(tǒng)發(fā)郵件催審，更要根據(jù)實際情況判斷審稿過程特點針對性的催稿。通過多元化的催審形式，利用短信、微信等社交軟件與專家形成良好的溝通和交流，綜合多種溝通渠道，提升審稿效率，是科技期刊工作的發(fā)展方向。只有通過編輯積極主動、多渠道的催審，才能保障整個審稿流程的靈活性，保障稿件審理按時進(jìn)行。
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