摘要:
學(xué)術(shù)會(huì)議是學(xué)術(shù)交流的重要形式，也為期刊發(fā)展提供了理想交流平臺(tái)，參加學(xué)術(shù)會(huì)議更是科技期刊編輯提高業(yè)務(wù)能力的有效途徑。該文從學(xué)術(shù)會(huì)議的特點(diǎn)、會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中宣傳和組稿以及會(huì)后整理和跟蹤等方面探討編輯如何借助學(xué)術(shù)會(huì)議提升科技期刊學(xué)術(shù)水平和影響力。學(xué)術(shù)會(huì)議是學(xué)術(shù)交流和探討的動(dòng)態(tài)平臺(tái),科技期刊是學(xué)術(shù)成果展示的靜態(tài)平臺(tái)。專業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議，是編輯跟蹤學(xué)科前沿、結(jié)識(shí)專家學(xué)者、組稿約稿、宣傳展示期刊的好陣地。有準(zhǔn)備、有目的地參加學(xué)術(shù)會(huì)議，有助于編輯發(fā)現(xiàn)作者和審稿人、擴(kuò)大讀者群體、提高對(duì)稿件的鑒別力，也有利于專欄的約稿組稿，實(shí)現(xiàn)期刊的學(xué)術(shù)水平和影響力的雙提升。本文從學(xué)術(shù)會(huì)議和科技期刊的共通之處，以及編輯參加學(xué)術(shù)會(huì)議的會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中宣傳和會(huì)后跟蹤等角度，為學(xué)術(shù)期刊編輯高效地完成參會(huì)任務(wù)提供一些建議和方法。
1.學(xué)術(shù)會(huì)議與科技期刊的異同
學(xué)術(shù)會(huì)議和科技期刊有一定的共性的同時(shí)也存在一些差異，兩者共同為促進(jìn)學(xué)術(shù)交流、推進(jìn)科學(xué)研究發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。
1.1團(tuán)體性
學(xué)術(shù)會(huì)議和科技期刊通常都是由一個(gè)或多個(gè)組織或機(jī)構(gòu)舉辦（主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位），以學(xué)術(shù)交流和成果展示為主要目的和任務(wù)的活動(dòng)，不同的是學(xué)術(shù)會(huì)議以參會(huì)為主要交流形式，而科技期刊則以為主要的展示形式。學(xué)術(shù)會(huì)議的參會(huì)群體和科技期刊的受眾通常都是某一特定研究領(lǐng)域的專家、學(xué)者和學(xué)生（可以來自同一單位、同一地區(qū)，也可以來自不同單位和地區(qū)），都具有很強(qiáng)的團(tuán)體性和組織性。
1.2專業(yè)性
隨著科技的迅猛發(fā)展，專業(yè)分工日益明確，甚至同一專業(yè)各學(xué)科領(lǐng)域間也有較大差別，逐步形成了“小同行”。因此學(xué)術(shù)會(huì)議和科技期刊同樣作為成果和交流的平臺(tái)，都具有非常明確的主題和相當(dāng)程度的專業(yè)性。不同的是研究機(jī)構(gòu)或組織通過舉辦學(xué)術(shù)年會(huì)或?qū)ｎ}研討會(huì)等形式，進(jìn)行集中的信息交流，以集思廣益、啟迪思路，最終達(dá)到促進(jìn)科學(xué)技術(shù)發(fā)展、促進(jìn)重大課題的突破和完成、攻堅(jiān)克難等目的[2]；而科技期刊則通過開設(shè)專欄/?？男问?，讓一個(gè)小領(lǐng)域的研究成果得以聚集，讓這個(gè)領(lǐng)域的前沿進(jìn)展和學(xué)術(shù)精髓以論文的形式展現(xiàn)出來，充分向讀者透露該領(lǐng)域的著眼點(diǎn)和核心，讓不同學(xué)術(shù)見解可在一個(gè)核心內(nèi)容的平臺(tái)上表達(dá)。
1.3交流和傳播方式
學(xué)術(shù)會(huì)議與科技期刊兩者的交流方式存在差異:學(xué)術(shù)會(huì)議為科研人員提供了近距離學(xué)術(shù)交流與討論的機(jī)會(huì)和場(chǎng)所，并可以及時(shí)獲得反饋；科技期刊則主要通過文字、圖表等方式展現(xiàn)科研人員的學(xué)術(shù)成果以進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，很難在及時(shí)時(shí)間獲得反饋。但是正因?yàn)檫@種展示和交流方式的差異，用于學(xué)術(shù)會(huì)議交流和展示的成果可以是很初步的、甚至是一些想法和質(zhì)疑，能接收到這些信息的受眾只有參會(huì)人員，傳播范圍較窄傳播時(shí)間較短；而科技期刊因?yàn)樾枰?jīng)過同行評(píng)議和編輯出版流程，其成果往往是很成熟的，也具有更高的可信度，傳播范圍更廣、傳播時(shí)間更長(zhǎng)。但是它們二者又是相互促進(jìn)的:由于學(xué)術(shù)會(huì)議的參會(huì)代表和科技期刊的作者讀者群同屬一個(gè)研究領(lǐng)域，通常有較多重合，學(xué)術(shù)期刊可以通過在期刊版面、官方網(wǎng)站、微信公眾號(hào)刊載會(huì)議介紹、會(huì)議通知及會(huì)議新聞的形式傳播會(huì)議資訊，對(duì)會(huì)議具有較好的宣傳作用;一些學(xué)術(shù)會(huì)議還可以通過在學(xué)術(shù)期刊發(fā)表會(huì)議主題相關(guān)專欄/?？男问降臅?huì)議成果。從另一角度來看，期刊可以通過學(xué)術(shù)會(huì)議與作者讀者們面對(duì)面交流，接受更多作者讀者的意見和建議，甚至可以利用會(huì)議的平臺(tái)對(duì)擬出版專欄/?？鞲寤蛟u(píng)議，與此同時(shí)也在這個(gè)學(xué)科領(lǐng)域打響了期刊的知名度。
1.4定期性和延續(xù)性
眾所周知，學(xué)術(shù)期刊是具有一定出版周期的連續(xù)出版物。隨著科學(xué)的發(fā)展與變革，越來越多的學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)將其主辦的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)制度化、規(guī)范化、格式化、定期化，這不僅便于同行學(xué)者之間的學(xué)術(shù)交流，也便于會(huì)議的主辦方組織和管理。當(dāng)學(xué)術(shù)會(huì)議也像科技期刊一樣具有一定的延續(xù)性的時(shí)候，將吸引越來越多的參會(huì)代表，會(huì)議的主題和形式也將越來越推陳出新。
2.會(huì)前準(zhǔn)備
2.1確定會(huì)議類型
科技期刊相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域會(huì)議的舉辦頻率很高,而編輯的時(shí)間、精力和財(cái)力都很有限，根據(jù)不同的會(huì)議類型制定不同的參會(huì)策略非常重要。例如：以約稿組稿為主的，推薦選擇熱門學(xué)科的中小型研討會(huì)或青年/前沿論壇，一般參會(huì)人數(shù)在200人左右；以期刊知名度宣傳為主的，推薦選擇各學(xué)會(huì)主辦的年會(huì)，參會(huì)人數(shù)規(guī)模通常在1000人以上。英文科技期刊則應(yīng)重點(diǎn)集中在高水平的國(guó)際會(huì)議上，或者國(guó)際合作項(xiàng)目的項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告會(huì)。
2.2材料準(zhǔn)備
在確定參會(huì)后，建議流程化的完成一些參會(huì)的前期工作，以便高效地開展會(huì)議期間的任務(wù)。
1）會(huì)訊。在期刊的網(wǎng)站和社交媒體（如官方微博、微信公眾號(hào)）會(huì)議信息，并傳達(dá)期刊編輯也將參會(huì)的信息，在幫助會(huì)議主辦方擴(kuò)大影響的同時(shí)，也便于有需要咨詢出版信息的參會(huì)代表跟編輯面對(duì)面地交流。
2）內(nèi)插頁(yè)和宣傳頁(yè)。聯(lián)系會(huì)議的主辦方，在會(huì)議手冊(cè)中加印內(nèi)插頁(yè)，或者在會(huì)議材料袋里面加裝宣傳單頁(yè)，這種形式費(fèi)用不高，制作簡(jiǎn)單，且受眾面廣。會(huì)議手冊(cè)將會(huì)分發(fā)給每一位參會(huì)者，會(huì)議期間將反復(fù)翻閱，因此內(nèi)插頁(yè)閱讀率高；而宣傳單頁(yè)在參會(huì)者不感興趣的情況下，可能會(huì)直接被丟棄，利用率相對(duì)較低，比較適用于規(guī)模較小的會(huì)議。
3）展位/展臺(tái)。在經(jīng)費(fèi)允許的情況下，向?qū)W術(shù)會(huì)議主辦方申請(qǐng)專門的展位/展臺(tái)，能夠最直觀地、多方位地展示期刊形象。展位/展臺(tái)需要人員布置和值守，便于分發(fā)和大批量存儲(chǔ)期刊宣傳材料和期刊紀(jì)念品，也方便參會(huì)代表在會(huì)議期間到固定地點(diǎn)和編輯進(jìn)行面對(duì)面的交流，如專欄征稿、稿件審理，稿件進(jìn)度查詢，投稿咨詢和問卷調(diào)查等。
4）寄送與會(huì)議主題相關(guān)的期刊，或制作虛擬專輯。學(xué)術(shù)會(huì)議一般都有明確的主題，因此，編輯部所印制的會(huì)議宣傳資料和所選擇的贈(zèng)刊一定要緊扣會(huì)議主題，加深參會(huì)代表對(duì)期刊的印象、提高他們對(duì)期刊的興趣。如果期刊曾經(jīng)發(fā)表過一系列相關(guān)主題的文章，但是分別在不同的卷期上，制作虛擬專輯是一個(gè)很好的宣傳途徑，既可以印制紙質(zhì)虛擬專欄/專刊在會(huì)場(chǎng)贈(zèng)閱，也可以對(duì)這些論文進(jìn)行電子版的二次加工（一般只保留論文的題目、作者信息、重要方法和結(jié)論，并盡量圖多文少，提高可讀性，附上全文鏈接）在期刊網(wǎng)站或公眾號(hào)中推送，在會(huì)場(chǎng)以二維碼的形式分享。
5）與期刊編委互動(dòng)。查閱會(huì)議的日程，如果有本刊編委參會(huì)的，建議提前跟他們聯(lián)系，通過他們的個(gè)人影響力宣傳期刊，增加編輯在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)組稿約稿的可能性。具體的做法有提前制作期刊介紹PPT放在編委的會(huì)議報(bào)告中、制作以該與會(huì)編委為召集人的征稿啟事等。有想讓編委在會(huì)場(chǎng)引薦的專家學(xué)者，也建議和編委提前溝通，對(duì)于挖掘品質(zhì)稿源和拓展編委隊(duì)伍都很有益處。
6）查閱參會(huì)專家信息，提前制定約稿計(jì)劃。通過學(xué)術(shù)會(huì)議的網(wǎng)站和會(huì)議日程，了解即將到會(huì)做報(bào)告的專家的信息，重點(diǎn)查閱與期刊主旨相符的相關(guān)的發(fā)言專家的學(xué)術(shù)背景、寫作水平、發(fā)表著作情況、被引情況、學(xué)術(shù)嚴(yán)謹(jǐn)性，從而對(duì)于該專家的寫稿意向進(jìn)行初步判斷。尤其關(guān)注曾經(jīng)在本刊發(fā)稿或?qū)徃暹^的高水平專家，建議及時(shí)跟蹤相關(guān)文章的引用率或下載率，以便在會(huì)議上與其溝通，拉近與專家的距離，通過長(zhǎng)期的積累就可以獲得穩(wěn)定的高質(zhì)量專家?guī)旌妥髡呷?。如果要制定專欄約稿計(jì)劃，需要從報(bào)告人中確定合適人選名單以便與專欄召集人溝通，有計(jì)劃地進(jìn)行約稿。
3.會(huì)中宣傳和約稿
在前期準(zhǔn)備非常充分的前提下，編輯通過積極參與學(xué)術(shù)會(huì)議的全部過程，努力爭(zhēng)取到品質(zhì)的稿件或?qū)冢嵘诳膶W(xué)術(shù)水平；盡力提高期刊的顯示度，擴(kuò)大期刊的讀者群體；使期刊的媒介作用在學(xué)術(shù)會(huì)議的過程中進(jìn)一步加強(qiáng)，更大地發(fā)揮科技期刊促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的價(jià)值。若在會(huì)議活動(dòng)區(qū)有展臺(tái)的話，在與會(huì)期間隨時(shí)都要有專人值守，為來到展位/展臺(tái)的與會(huì)代表提供期刊樣本、虛擬專輯、宣傳頁(yè)和小紀(jì)念品，盡可能地向更多相關(guān)領(lǐng)域研究人員宣傳期刊。通常一些與會(huì)代表會(huì)向期刊編輯提出一些期刊現(xiàn)狀和的相關(guān)問題，都要及時(shí)有效地給予答復(fù)。在展位邀請(qǐng)參會(huì)代表關(guān)注期刊公眾號(hào)二維碼，也是擴(kuò)大期刊影響力的有效途徑。如果能設(shè)計(jì)有針對(duì)性的問卷調(diào)查，還能進(jìn)一步摸清行業(yè)從業(yè)人員的訴求、期刊的定位和不足之處。另外，充分利用會(huì)議分會(huì)場(chǎng)、展板區(qū)、茶歇區(qū)展示期刊也會(huì)獲得不少助益。學(xué)術(shù)會(huì)議的主題（特邀）報(bào)告往往由本專業(yè)領(lǐng)域有建樹的專家來主講，宏觀闡述該領(lǐng)域目前進(jìn)展情況、未來發(fā)展方向和趨勢(shì)、需要關(guān)注和解決的問題及建議，對(duì)編輯在大局層面上把握該學(xué)科的發(fā)展歷程和近期進(jìn)展都是十分必要和重要的。很多學(xué)術(shù)會(huì)議還會(huì)根據(jù)報(bào)告的主題涉獵的領(lǐng)域的不同，設(shè)立若干分會(huì)場(chǎng)，編輯應(yīng)根據(jù)會(huì)議手冊(cè)中的分會(huì)場(chǎng)信息（分會(huì)場(chǎng)主題、主持人、報(bào)告題目、報(bào)告人簡(jiǎn)介等）選擇與期刊主題密切相關(guān)的分會(huì)場(chǎng)參加。參加分會(huì)場(chǎng)的主要目的有三：1）發(fā)現(xiàn)前沿，了解熱點(diǎn)和焦點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)選題組稿的把握；2）聆聽發(fā)言，預(yù)判作者的寫作方向和學(xué)術(shù)水平，以確定目標(biāo)約稿人群，在報(bào)告結(jié)束后即當(dāng)面肯定其發(fā)言的水平并表達(dá)約稿意愿，如果能利用一些數(shù)據(jù)庫(kù)分析給約稿對(duì)象展示已發(fā)表的成果的被引情況以及本刊的優(yōu)勢(shì)，將更利于約稿的成功；3）建立專家人才庫(kù)，有利于在以后的工作中精準(zhǔn)地選擇審稿專家，從而促進(jìn)期刊學(xué)術(shù)質(zhì)量的提升。如果能與編委或熟知專家在同一個(gè)會(huì)場(chǎng),可以及時(shí)溝通組稿意向，利用專家的學(xué)術(shù)號(hào)召力組織專欄/轉(zhuǎn)刊。不少國(guó)際會(huì)議還會(huì)采用小組討論的形式，鼓勵(lì)與會(huì)代表通過深入交流，不斷激勵(lì)創(chuàng)新思維，碰撞智慧火花。編輯應(yīng)認(rèn)真聆聽和記錄所聽報(bào)告的閃光點(diǎn)和存疑之處，在討論中要不怕班門弄斧，主動(dòng)出擊參與討論。尤其對(duì)于一些跨學(xué)科的問題，編輯更要把不同的學(xué)科的方法和理論多進(jìn)行比較和結(jié)合，不但可以發(fā)現(xiàn)新問題、找到新方法、啟迪新思路，還讓與會(huì)代表會(huì)對(duì)期刊印象深刻，十分有利于開展合作。在信息時(shí)代，隨著智能手機(jī)的普及，信息處理的時(shí)效性越來越強(qiáng)。很多編輯原本在會(huì)后要做的工作，在會(huì)場(chǎng)就可以及時(shí)時(shí)間高效完成：如查詢會(huì)議上新認(rèn)識(shí)的專家詳細(xì)信息、完善和擴(kuò)充采編系統(tǒng)中審稿人資料等。比起會(huì)后撰寫會(huì)議報(bào)道，及時(shí)撰寫會(huì)議報(bào)道以及專欄的組稿意向和進(jìn)度，在會(huì)議期間就向外更具意義。撰寫圖文并茂的會(huì)議報(bào)道、為專欄征稿打廣告、推出與會(huì)議主題相關(guān)的虛擬專輯等，通過期刊官網(wǎng)、微信、微博或者主管和主辦單位的新聞網(wǎng)站推送期刊參加學(xué)術(shù)會(huì)議的消息。很多學(xué)術(shù)會(huì)議還會(huì)設(shè)置展板區(qū)，供一些沒有口頭報(bào)告的學(xué)者進(jìn)行成果展示。編輯通過觀看展板往往能發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)有潛力的中青年作者。與他們進(jìn)行深入溝通：一方面向他們宣傳期刊，收集聯(lián)系方式，定期發(fā)送期刊資訊，鼓勵(lì)他們向期刊投稿；另一方面是將他們納為潛在作者，關(guān)注其學(xué)術(shù)研究動(dòng)向，豐富作者人才庫(kù)，當(dāng)他們產(chǎn)出科研成果時(shí)主動(dòng)約稿。這樣，既為期刊培養(yǎng)忠實(shí)讀者，還能培養(yǎng)原創(chuàng)撰稿人。
4.會(huì)后整理
會(huì)后聯(lián)系是個(gè)趁熱打鐵的過程，利用好不僅能加深印象、增進(jìn)感情，還能進(jìn)一步確定懸而未決的事項(xiàng)。為新認(rèn)識(shí)的專家可以有針對(duì)性地推送本刊的文獻(xiàn)，讓其逐漸關(guān)注和了解本刊，為以后組稿約稿、邀請(qǐng)審稿、甚至作為編委打下基礎(chǔ)。對(duì)在會(huì)上給予幫助的編委要及時(shí)以郵件、電話或者短信等形式致謝，為今后進(jìn)一步合作打下基礎(chǔ)；由編委出面組稿的專欄，要及時(shí)和編委確定稿件數(shù)量、主題、作者和交稿時(shí)間，發(fā)送正式的約稿函，定期追蹤約稿論文的撰寫進(jìn)度。對(duì)于在學(xué)術(shù)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)已經(jīng)口頭同意撰稿的作者，可以郵件發(fā)送正式約稿函并附上期刊的稿件要求以及近期的論文模板，明確稿件的撰寫要求和質(zhì)量，并商量交稿日期。對(duì)于在會(huì)上見到的已經(jīng)在本刊發(fā)文的作者，會(huì)后可以郵件提醒作者文章發(fā)表后的情況（被引情況、下載量、社交媒體的轉(zhuǎn)發(fā)量等），并邀請(qǐng)作者加入學(xué)術(shù)互動(dòng)平臺(tái)，推送包括該作者文章在內(nèi)的會(huì)議虛擬專輯并建議作者本人分享和轉(zhuǎn)發(fā)，提高作者和期刊的“黏度”。運(yùn)用科普化并富有趣味性的語(yǔ)言報(bào)道會(huì)議成果，吸引大眾媒體的眼球，也是提升期刊顯示度的有力手段。
5.結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，隨著學(xué)術(shù)交流需求的日益增強(qiáng)，各個(gè)學(xué)科領(lǐng)域都會(huì)召開大量學(xué)術(shù)會(huì)議，學(xué)術(shù)會(huì)議為學(xué)者們搭建了一個(gè)很好的學(xué)術(shù)交流平臺(tái)，同時(shí)成為了編輯提升科技期刊辦刊水平的重要手段?？萍计诳矠閷W(xué)術(shù)會(huì)議的科研成果轉(zhuǎn)化和提供了重要的平臺(tái)，和學(xué)術(shù)會(huì)議一樣，都是學(xué)術(shù)交流的重要方式之一。為了尋求更多的與該領(lǐng)域?qū)W者面對(duì)面交流的機(jī)會(huì)，為了更地把握科研動(dòng)態(tài)以及選題組稿，為了更好地了解作者群和讀者群的需求，參加學(xué)術(shù)會(huì)議已成為了編輯的重要工作內(nèi)容之一。筆者從學(xué)術(shù)會(huì)議和發(fā)展科技期刊兩者的契合點(diǎn)出發(fā)，就會(huì)前準(zhǔn)備、參會(huì)宣傳和約稿、會(huì)后整理等方面進(jìn)行論述，探索編輯在學(xué)術(shù)會(huì)議活動(dòng)中工作的策略和方法，為提升期刊學(xué)術(shù)水平和影響力提供參考。
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