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第二節(jié) 及時(shí)整理資料是為了有效利用信息

我們身邊會(huì)有很多紙質(zhì)文件，如：企劃書和提案書、參考資料、合同、賬單、宣傳冊(cè)等等，這些是我們辦公環(huán)境的重要組成部分。無(wú)論電腦和“無(wú)紙化辦公”多么普及，信息流通仍然離不開這些紙質(zhì)文件。所以，如何科學(xué)地收納它們，是一項(xiàng)重要的整理技能。

但也無(wú)需考慮得太復(fù)雜。凡是過(guò)于復(fù)雜的事，一般都很難堅(jiān)持，整理也一樣，為了不半途而廢，我介紹的整理術(shù)都很簡(jiǎn)單。

先準(zhǔn)備下列幾樣工具吧：

②托盤

②透明文件夾

③口袋式的透明文件夾

④小文件柜(或抽屜式的小信箱)

⑤大紙盒

有了這些工具，再分三個(gè)步驟進(jìn)行整理，只要您邁出及時(shí)步，后面就很簡(jiǎn)單了。

文件分為“正在辦理狀態(tài)”和“保存狀態(tài)”

文件一般可分為兩類：

正在辦理狀態(tài)：與目前手頭工作有關(guān)的、或是看過(guò)后決定保留的文件。

已辦、需保存狀態(tài)：已處理完畢、但仍需要保存的文件，如合同、發(fā)票等。

也就是說(shuō)，正在辦理的文件，等到辦理完畢后，要么變成第二種狀態(tài)，即需要保存起來(lái)，要么就應(yīng)及時(shí)丟棄。整理時(shí)最基本的步驟就是-――首先把文件大致分為以上兩類。

正在辦理的文件因?yàn)槭褂妙l率高，應(yīng)盡量擺放得離手邊近一點(diǎn)，以方便隨時(shí)拿到。文件用完后應(yīng)及時(shí)存放，存放時(shí)也應(yīng)盡量使用透明文件夾，這樣可以對(duì)文件內(nèi)容一目了然。

而那些已辦好、需保存起來(lái)的文件，因?yàn)椴怀Ｓ茫ㄗh放進(jìn)書櫥或紙箱內(nèi)保存。如果放進(jìn)大文件夾保存的話，應(yīng)在文件夾側(cè)面貼上標(biāo)簽，標(biāo)上內(nèi)容，做到一目了然。

只要做到上述幾項(xiàng)，就可以說(shuō)達(dá)到了整理的效果，可以確保您工作時(shí)“需要的物品”都集中擺放在您手邊了。

“正在辦理文件”和“需保存文件”的整理方法

我自己工作時(shí)，喜歡用兩層的小托盤和透明文件夾來(lái)存放“正在辦理文件”。

每收到一份新的文件，我就把它放在小托盤的上層，能辦理的盡快辦理，辦完就處理掉，沒(méi)辦完就先保存起來(lái)。

正在辦理的文件，我喜歡把它們保存在透明文件夾內(nèi)，因?yàn)橥该魑募A既便于攜帶又一目了然。這些文件夾也應(yīng)盡量放在辦公桌的附近，以便于伸手就能拿到。

關(guān)于“已辦好、需保存”的文件，我也把它們大致分為三類：

②近期需要用到的

②需要存放起來(lái)的

③不知以后是否需要，暫且保存起來(lái)的

對(duì)我來(lái)說(shuō)，“近期需要用到的”東西包括經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表、市場(chǎng)統(tǒng)計(jì)表、企劃書等等。也包括眼下暫時(shí)用不到，但下個(gè)月，或幾個(gè)月以后將要用到的文件，這些我都會(huì)放在透明文件夾內(nèi)。

“需要存放起來(lái)的”文件，包括合同、發(fā)票等重要文件，我會(huì)把它們按類別分別放進(jìn)口袋式透明文件夾內(nèi)保管。一些較少用到的文件，我會(huì)把它們按內(nèi)容分類(如企劃書、請(qǐng)求書等)，放進(jìn)抽屜里保管。

“不知以后是否需要，暫且保存起來(lái)的”文件，往往和工作有關(guān)，“現(xiàn)在不需要，但不知哪天也許會(huì)用上”，這類文件因?yàn)槠綍r(shí)用得不多，所以沒(méi)必要整理得很細(xì)，只需要把它們保存在文件夾中，用紙箱裝起來(lái)就可以了。到了年底大掃除時(shí)，越是箱子下面的文件，越可以先丟棄。

至于那些既不屬于“正在辦理”、又不屬于“需要保存”的文件，直接處理掉就可以了。

統(tǒng)一大小和形狀

文件、發(fā)票等有各種大小和形狀，一般來(lái)說(shuō)，用A4紙打印的文件最多，郵件有明信片大小的，一些項(xiàng)目的詳細(xì)進(jìn)度表往往是用A3紙打印的。

我建議，盡量把文件統(tǒng)一成A4紙那樣大小比較好，如果文件大小不一，看上去會(huì)不整齊，還很容易弄丟。比如一些大尺寸的文件中常常會(huì)夾雜著小紙頁(yè)，不小心就會(huì)把小紙頁(yè)弄丟。再說(shuō)，購(gòu)買用于整理的文件夾時(shí)，如都是A4尺寸的，也比較統(tǒng)一，還可以節(jié)約成本。

實(shí)在有大尺寸的資料，就把它復(fù)印成A4尺寸再保存吧。從雜志上剪下來(lái)的信息、或是寫在小記事本上的內(nèi)容，如果比A4小，我建議要么把它們輸入電腦，要么用訂書機(jī)訂在A4紙上。

我個(gè)人很喜歡用訂書機(jī)，不光在把文件裝訂成冊(cè)時(shí)用，想把一些小紙頁(yè)固定到A4紙上時(shí)，我一般不用膠水，而是用訂書機(jī)一訂就好了。

我還建議，把大文件夾的顏色也統(tǒng)一起來(lái)吧。比如說(shuō)，藍(lán)色的用于存放“預(yù)算”類的，黑色的用于存放“資料”類的，這種方法很有效。但如果顏色種類太多，連本人都想不起來(lái)“某種顏色代表什么內(nèi)容”時(shí)，那就失去意義了。

總之，規(guī)則要簡(jiǎn)單到不費(fèi)腦子的程度，才是好的。

把正在操作中的文件放進(jìn)透明文件夾中

對(duì)于正在辦理中的文件，好的整理工具就是透明文件夾。既不需要把文件裝訂起來(lái)，必要時(shí)又可以在桌上攤開，不需要時(shí)隨時(shí)可以丟棄，如需加上新的紙頁(yè)也很方便，無(wú)色、透明的文件夾好用。

正在辦理的文件，好根據(jù)項(xiàng)目分開保存，只要是和這個(gè)項(xiàng)目有關(guān)的東西，統(tǒng)統(tǒng)放進(jìn)去，如一個(gè)放不下時(shí)，可分為幾個(gè)擺放，或使用那種有透明口袋的大文件夾也可以。

使用透明文件夾時(shí)如注意到以下細(xì)節(jié)就更好了：

(1) 給透明文件夾加上封面

封面可用A4紙，上面寫清項(xiàng)目和合作方名稱，以及開始日期

(好用6位數(shù)，如080801)，這樣的話，就算有很多類似的文件夾也不容易弄錯(cuò)。

所謂封面，也就是夾進(jìn)此文件夾最上面的那張紙，用WORD文檔的固定格式打出來(lái)放進(jìn)去就可以了，我因?yàn)榻?jīng)常用到，所以把這個(gè)固定格式的模板保存在電腦的桌面上了。

當(dāng)然，有時(shí)沒(méi)有封面也能知道其中的內(nèi)容，但畢竟有封面的話，可以對(duì)內(nèi)容一目了然，也不必再一一翻看，因?yàn)槟切┓吹臅r(shí)間也算是白白浪費(fèi)掉的。為了減少時(shí)間的浪費(fèi)，請(qǐng)給透明文件夾里的內(nèi)容加上封面吧。

(2) 保管在大文件夾內(nèi)

透明文件夾建議豎著放進(jìn)大文件夾內(nèi)進(jìn)行保管，因?yàn)闀?huì)頻繁用到，所以就把它們擺放在辦公桌附近吧，如文件柜上等。

要是辦公桌附近沒(méi)有擺放的地方，也可以把大文件夾整個(gè)地放進(jìn)辦公桌的抽屜里。

把透明文件夾放進(jìn)大文件夾時(shí)，如果數(shù)量不多，也就無(wú)所謂什么順序，如果數(shù)量比較多的話，為了避免日后找起來(lái)麻煩，就需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆诸悺?/p>

比如說(shuō)，有一種方法叫作“使用頻度分類法”，此分類法很有名，野口悠紀(jì)雄先生的《超整理法》一書中也有過(guò)介紹。

其實(shí)做起來(lái)很簡(jiǎn)單，就是“凡取出一份文件，還原時(shí)都從左側(cè)擺放”，其結(jié)果是，使用頻率高的文件，都集中在左側(cè)。

如果大文件夾都擺滿了，就可以把位于右側(cè)的、使用頻率低的文件歸為“已辦理、需保存”的那類或直接處理掉。

不過(guò)，別忘了上述方法只適用于“正在辦理的文件”，平時(shí)基本用不到的“已辦理、需保存”類文件好還是按項(xiàng)目或內(nèi)容進(jìn)行分類，然后按照五十音圖的順序排列起來(lái)比較好。

托盤的使用方法

請(qǐng)求書、合同、企劃書以及準(zhǔn)備仔細(xì)閱讀的郵件等，好用雙層托盤來(lái)擺放。頁(yè)數(shù)很多的話，可放進(jìn)透明文件夾中，因?yàn)槎际墙谝幚淼奈募酝斜P應(yīng)放在辦公桌上顯眼的地方。

雙層托盤的上層放新文件，下層放舊文件。具體的順序就是“新到文件”――“保留文件”――“待辦文件”――“已辦文件”，總之，是按照時(shí)間來(lái)排序的。

“新到文件”指那些剛收到的文件或傳真等等，明顯沒(méi)有用的就丟棄，剩下的先放進(jìn)托盤上層，等有空時(shí)再辦理。辦理時(shí)如果遇見(jiàn)一些問(wèn)題，無(wú)法馬上辦完時(shí)，就把它們放進(jìn)“保留文件”的托盤里去吧。

重要的已辦文件用大文件夾保管

整理那些已辦、需保存的文件最有用的工具就是大文件夾。大文件夾既有有固定頁(yè)數(shù)的，也有插孔型、可調(diào)節(jié)頁(yè)數(shù)的，我一般用可自由調(diào)節(jié)頁(yè)數(shù)的大文件夾。

使用這種大文件夾的幾個(gè)要點(diǎn)是；

(1)放進(jìn)大文件夾的替換用紙，我推薦使用一些著名品牌的“半袋”系列，它的價(jià)格雖比一般產(chǎn)品貴一點(diǎn)，但特別好用。當(dāng)放入多份文件時(shí)，很容易確認(rèn)后面文件的內(nèi)容。

(2)在大文件夾的側(cè)面加上標(biāo)簽，比如說(shuō)，關(guān)于我所擁有的公寓大樓的資料，我就在所有大文件夾的側(cè)面全部按照“登記冊(cè)”、“合同”、“租賃者資料”等分類注明。

關(guān)于標(biāo)簽中的項(xiàng)目名稱與順序，如“A公寓” 與“B公寓”，即使是兩套不同內(nèi)容的資料，也應(yīng)相互統(tǒng)一，這樣找起來(lái)會(huì)更加方便。

有一種專門打印不干膠目錄條的機(jī)器，只要把信息登記在內(nèi)，它就會(huì)按順序打印出所需要的目錄或標(biāo)簽。

(3) 按五十音圖順序排列

如果說(shuō)存放著正在辦理類文件的透明文件夾按照時(shí)間順序排列比較好的話，那么，已辦理需保存文件建議按照五十音圖的順序排列。

當(dāng)然，根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容和文件種類，也有其他比較好的分類方法，可以根據(jù)自己的需要選擇最合適的一種。

關(guān)于分類方法，主要有以下幾種：

按五十音圖分類

按項(xiàng)目分類(標(biāo)明某某項(xiàng)目或某某企劃)

按內(nèi)容分類(如報(bào)價(jià)表、工作日程表等)

按客戶名稱分類

按日期分類

但并不是說(shuō)，一旦決定按五十音圖分類，就必須全部按照五十音圖分類，也可以有例外。

比如說(shuō)，一般文件按照五十音圖分類，僅僅把合同書等特別重要的資料放在較為特殊的地方，總之，應(yīng)靈活一些，要記住分類的目的是使自己工作起來(lái)更方便。

決定分類方法時(shí)，應(yīng)以“是不是能立刻找到”、“還原時(shí)是否方便”、“是否便于拿出來(lái)”等原則為基準(zhǔn)，也應(yīng)注意不要過(guò)度分類。

需要暫時(shí)保管的東西

辦理完的文件、沒(méi)必要放進(jìn)大文件夾里的文件都應(yīng)及時(shí)丟棄。對(duì)于“不知是否還有用、先保管起來(lái)再說(shuō)”的文件，我喜歡用紙箱來(lái)保存。

一般放進(jìn)紙箱的文件，基本都是不會(huì)再翻看的，只能說(shuō)是為了“預(yù)防萬(wàn)一”才保存起來(lái)的。這些文件到了年底大掃除時(shí)就一并丟棄了吧。我覺(jué)得保存期為一年就足夠了，如果覺(jué)得“一年或許會(huì)用到一次”的資料，第二年卻根本沒(méi)用到的話，也盡快丟掉吧。