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創(chuàng)意整理術(shù)01

手機(jī)掛件掛支筆

及時(shí)個(gè)要介紹的妙招是“必須隨身帶支筆”。俗話(huà)說(shuō)“筆桿子能當(dāng)槍使”。要是沒(méi)帶上這件武器，難得的靈光一閃也會(huì)很快消失在記憶的彼岸。

比如我們跟朋友天南海北地一通瞎聊。在那些不經(jīng)意間脫口而出的玩笑中，必定也有很多精辟之處。只是大家聊得正在興頭上，很少有人能記住它們。但一個(gè)人能否成為“創(chuàng)意黑客”(Idea Hacker)，就看。

不過(guò)話(huà)說(shuō)回來(lái)，為什么這些好點(diǎn)子總是很快就被忘記呢？那么經(jīng)典的主意，理應(yīng)給人留下深刻印象才對(duì)。可是事實(shí)是殘酷的，好記性不如爛筆頭。過(guò)不了多久，那些好點(diǎn)子就會(huì)從你的記憶中消失得無(wú)影無(wú)蹤，空留一聲嘆息：“哎呀，當(dāng)時(shí)想出了個(gè)超經(jīng)典的主意，是什么來(lái)著？”

事實(shí)上這是有原因的，因?yàn)楹玫膭?chuàng)意常常是一種“意外的收獲”。在《怎樣想出金點(diǎn)子》(阪急交流社)這本書(shū)中，詹姆斯?W?楊做了這樣的定義：“所謂金點(diǎn)子，是既有要素按新方式組合。”即使信息是舊的，也能按照新的排列方式進(jìn)行重組。這就是金點(diǎn)子誕生的瞬間。比如說(shuō)，醫(yī)院和快餐店兩個(gè)都是人們熟知的東西，如果我們將兩者合二為一，就能想出“得來(lái)速①”式就診機(jī)制。這也是個(gè)不錯(cuò)的點(diǎn)子。

不過(guò)這類(lèi)點(diǎn)子在記憶方面存在一些問(wèn)題，那就是組合方式是“新的”。正因?yàn)檫@種靈感是舊信息的新組合，是前所未有的，所以總是很難記住，過(guò)不了多久就會(huì)忘記。而且，一旦忘掉之后，就算你再怎么搜腸刮肚，回憶起的也只能是“隱約記得那是個(gè)意外組合方式的產(chǎn)物”。就算你再怎么努力想要重新梳理當(dāng)時(shí)的思路，也很難再抓住一丁點(diǎn)蛛絲馬跡了。

我?guī)е@樣的問(wèn)題，進(jìn)行了無(wú)數(shù)次試驗(yàn)。終于找到了一個(gè)隨時(shí)都能將靈感記下的方法。那就是“隨身攜帶一支筆，走到哪里在哪記”。

紙張倒是隨處可見(jiàn)。比如咖啡廳的紙巾、杯墊。如果你隨身攜帶名片，那么名片的背面也是個(gè)不錯(cuò)的選擇。可是筆卻不是想找就能找到的，去找別人借又太麻煩。所以我們有必要隨身攜帶一支筆。

上衣插一支，記事本里插一支，公文包里也插上一支。這樣一來(lái)，在大多數(shù)場(chǎng)合，我們都能確保筆不離手。還有一些能掛在鑰匙鏈或手機(jī)掛件上的微型筆可供我們使用。這樣我們就能跟“糟糕，沒(méi)帶筆！”的狀況說(shuō)拜拜了。

現(xiàn)在我來(lái)說(shuō)下筆的種類(lèi)。從可以適用于多種紙質(zhì)這點(diǎn)來(lái)說(shuō)，我個(gè)人推薦水性筆②。如果紙質(zhì)不夠好，就很難用油性筆往上寫(xiě)東西。比如說(shuō)咖啡廳的紙巾，用油性筆寫(xiě)起來(lái)就有點(diǎn)困難。而水性筆的話(huà)，雖然墨水會(huì)暈開(kāi)一點(diǎn)，但寫(xiě)起來(lái)還是很順暢的。

接下來(lái)我會(huì)為大家介紹一些妙招。比如如何把好的創(chuàng)意從腦子里輸出，然后如何對(duì)這些輸出的點(diǎn)子進(jìn)行管理。這些都是創(chuàng)意黑客的基本技能。

只有當(dāng)你開(kāi)始記錄你與靈感邂逅的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，你才能成為靈感的“鐘愛(ài)之人”。

創(chuàng)意整理術(shù)02

名片夾里暗藏創(chuàng)意

筆的問(wèn)題解決了，接下來(lái)是怎么解決筆記用紙的問(wèn)題。就像前文提到的那樣，這個(gè)問(wèn)題的結(jié)論是，不用太糾結(jié)于筆記用紙的問(wèn)題。你只要隨身攜帶一個(gè)小記事本即可。就算沒(méi)有記事本，地球上也到處都是可以記東西的紙。

真正的問(wèn)題其實(shí)在后面，那就是記了筆記的紙張很容易丟失。

很多人記了筆記后就不管了，這種情況最容易造成筆記的丟失。例如你把筆記扔到未經(jīng)整理的辦公桌上，它就很有可能變成“資料海洋”里的一顆塵埃，或者是一不小心錯(cuò)寫(xiě)在其他記事本上，結(jié)果必然是行蹤不明了。

那么，我們?cè)摪堰@些筆記保管在哪里呢？

如果是商務(wù)人士的話(huà)，他們有一個(gè)“法寶”，能夠確保記筆記的紙張不丟失，那就是名片夾。誰(shuí)都不會(huì)輕易丟掉別人遞來(lái)的名片，誰(shuí)也不會(huì)讓自己的名片無(wú)家可歸。如果把滿(mǎn)載創(chuàng)意的重要紙張放入名片夾，我相信是肯定不會(huì)丟失的。

我還經(jīng)常使用跟名片夾大小相當(dāng)?shù)募垙垇?lái)記筆記。如此一來(lái)，就能藏入名片夾，隨身攜帶了。

與希望大家能夠?qū)⑺⌒氖杖朊瑠A，帶著與好創(chuàng)意“交換名片”的想法來(lái)對(duì)待它。

?創(chuàng)意整理術(shù)03

盡快忘掉剛才想到的主意

當(dāng)別人問(wèn)你“為什么要記筆記”時(shí)，如果你回答“是為了記住那些點(diǎn)子”，那只能說(shuō)你級(jí)別太低，離“創(chuàng)意黑客”還有很長(zhǎng)一段距離。也許你會(huì)覺(jué)得這么說(shuō)不可思議，但高級(jí)別的“創(chuàng)意黑客”肯定會(huì)這樣回答：“記筆記是為了遺忘。”

人的記憶有長(zhǎng)期記憶和短期記憶之分。短期記憶顧名思義，是為了進(jìn)行短暫記憶而存在的。當(dāng)我們進(jìn)行復(fù)雜操作時(shí)，短期記憶會(huì)開(kāi)工，提供支持。

但是這種短期記憶的容量是有限的。如果我們想要記住靈機(jī)一動(dòng)而閃現(xiàn)的好點(diǎn)子，則用于其他操作的短期記憶容量就會(huì)減少。這和電腦工作的情況很像，如果我們同時(shí)打開(kāi)一堆程序，電腦運(yùn)轉(zhuǎn)速度就會(huì)變慢。

為了避免這種狀況的發(fā)生，高手們都會(huì)將點(diǎn)子記錄下來(lái)，然后便立即拋諸腦后。所以我們是在用記筆記的方法，。

但是也存在具有超強(qiáng)記憶力的人。這類(lèi)人過(guò)目不忘，見(jiàn)過(guò)一面就會(huì)記住，開(kāi)會(huì)無(wú)需筆記也能記住會(huì)議內(nèi)容。我們知道這種人實(shí)際上是動(dòng)用了長(zhǎng)期記憶，他們利用因果關(guān)系或背景故事來(lái)整理信息，將其收納于腦中。

另一方面，點(diǎn)子是用新方法重組舊信息而得出的產(chǎn)物。它是一種新的組合方式，且沒(méi)有背景故事作支撐。所以即使我們想用長(zhǎng)期記憶來(lái)記住它，也很難如愿。為此我們不得不依靠短期記憶來(lái)幫忙。如果企圖強(qiáng)行記憶的話(huà)，必然會(huì)導(dǎo)致工作效率低下。

我們說(shuō)“好點(diǎn)子也需爛筆頭”的原因就在如此。

?創(chuàng)意整理術(shù)04

盡早扔掉記錄了創(chuàng)意的筆記

接下來(lái)是。對(duì)，橫下心來(lái)，果斷扔掉。

記下筆記后，人容易安下心來(lái)，然后就會(huì)連記了筆記這件事都忘得一干二凈了。難得的一個(gè)好主意，卻沒(méi)法付諸實(shí)踐，只能慘遭遺忘，這種風(fēng)險(xiǎn)是存在的。

要說(shuō)筆記，那就是一塊生肉。只有上鍋蒸煎炸炒一番，才能成為噴香撲鼻的美味佳肴。如果你將它放在一邊，置之不理。它的命運(yùn)只能是鮮美不再，蠅蛆叢生。同理，為了記在紙上的點(diǎn)子能夠派上用場(chǎng)，我們需要養(yǎng)成一個(gè)習(xí)慣——不積壓筆記庫(kù)存，及時(shí)使用，用罷即扔。

為了扔掉這些筆記，我們有必要找個(gè)地方把筆記內(nèi)容重新整理一番。

整理筆記的平臺(tái)，記事本。哪怕只是單純地將筆記中記滿(mǎn)的點(diǎn)子仔細(xì)謄寫(xiě)到記事本上，我們的思維也能在這個(gè)過(guò)程中得到整理，這些點(diǎn)子也能接上地氣，變得越來(lái)越實(shí)用可行。沒(méi)有時(shí)間的人，也可以直接將記有筆記的紙貼到記事本中。即便如此，也比放任不管要有效得多。整理的關(guān)鍵是按時(shí)間順序記錄。這樣一來(lái)，等到日后再翻看時(shí)，我們就能一邊回憶大概的時(shí)間點(diǎn)，一邊進(jìn)行搜索。①

此外也有人找人聊天，以此整理自己的思路。因?yàn)槟阈枰驅(qū)Ψ絺鬟_(dá)信息，所以你會(huì)有意識(shí)地注意“要跟別人說(shuō)清楚”，原本零散的點(diǎn)子也會(huì)因此聯(lián)系在一起。而且有了對(duì)方的反饋，還能為你激發(fā)出新的靈感。②

我還推薦另一個(gè)方法：將想到的點(diǎn)子寫(xiě)進(jìn)郵件，發(fā)給別人看。這跟聊天時(shí)一樣，你會(huì)有意識(shí)地注意要跟人把話(huà)說(shuō)清楚，所以你的點(diǎn)子能在這個(gè)過(guò)程中得到整理，還能留下確切的記錄。

還推薦一個(gè)方法：寫(xiě)進(jìn)博客里。從1996年開(kāi)始，我便在網(wǎng)站上寫(xiě)日志。那時(shí)博客還沒(méi)流行起來(lái)。寫(xiě)著寫(xiě)著，我便養(yǎng)成了一個(gè)習(xí)慣，那就是把一些看似不起眼的小點(diǎn)子都記下來(lái)，以備日后之需。要是有讀者的話(huà)，那便更是干勁十足了。人們因你的點(diǎn)子，或驚訝或喜悅，

社交網(wǎng)絡(luò)服務(wù)(SNS)也是很給力的輸出平臺(tái)。Facebook采用實(shí)名注冊(cè)制度，朋友網(wǎng)絡(luò)中的人臉和名字都能保持一致。這樣的平臺(tái)讓你能放心發(fā)表你的點(diǎn)子。朋友們也會(huì)對(duì)你直言不諱，發(fā)表他們的意見(jiàn)和反饋。③

將這類(lèi)信息整理方法歸納成兩種輸出模式，結(jié)果便如下圖所示。如果我們只管流通型信息的話(huà)，最終什么都記不住，好點(diǎn)子也無(wú)法變成現(xiàn)實(shí)。而記事本或電子郵件，甚至博客和Facebook都能成為它的庫(kù)存平臺(tái)。

?創(chuàng)意整理術(shù)05

用語(yǔ)音筆記輸出你的創(chuàng)意

剛才我向大家介紹了一個(gè)輸出點(diǎn)子的方法——跟人聊天。但是在快節(jié)奏的社會(huì)，并不是隨時(shí)隨地都能找到一個(gè)人來(lái)認(rèn)真聽(tīng)你說(shuō)話(huà)的。即便找到了一個(gè)聊友，若是聊得忘乎所以了，那么好不容易閃現(xiàn)的靈感也會(huì)從指縫溜走，等于又繞回起點(diǎn)了。這時(shí)候語(yǔ)音筆記就能助你一臂之力。

著名作家西德尼?謝爾頓(Sidney Sheldon)等人的寫(xiě)書(shū)方式很有名——用口述的方法來(lái)寫(xiě)書(shū)。如果能把口述的寫(xiě)作方式運(yùn)用好，就能形成強(qiáng)大的輸出模式，這種模式強(qiáng)大到可以用來(lái)寫(xiě)書(shū)。實(shí)際上我在寫(xiě)這本書(shū)的時(shí)候，也嘗試了一下語(yǔ)音書(shū)寫(xiě)法。其威力之大，讓人不得不拍案稱(chēng)奇。

比如即便剛開(kāi)始張口說(shuō)話(huà)時(shí)點(diǎn)子還沒(méi)成形，說(shuō)著說(shuō)著，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)獲得了很多意想不到的收獲。你受到自己言語(yǔ)的觸發(fā)，大腦里就像即興劇開(kāi)演了一樣，故事情節(jié)不斷展開(kāi)。①這個(gè)語(yǔ)音筆記有幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。

一個(gè)是筆記要言簡(jiǎn)意賅，一段音頻只說(shuō)一個(gè)點(diǎn)子。這是我們需要貫徹的原則。當(dāng)我實(shí)際嘗試語(yǔ)音筆記后，發(fā)現(xiàn)話(huà)匣子一旦打開(kāi)，就很容易收不住。事后再倒過(guò)去重聽(tīng)，就會(huì)覺(jué)得非常痛苦。

還有一個(gè)是配合著走路的節(jié)奏，語(yǔ)調(diào)也會(huì)變得非常舒緩。行走的過(guò)程中，眼前的風(fēng)景不斷變換，你的心情也能隨之不斷轉(zhuǎn)變。

此外，邊走邊說(shuō)還有個(gè)好處。那就是不會(huì)招來(lái)別人奇怪的眼光。若是站在一個(gè)地方自言自語(yǔ)，很容易會(huì)被別人質(zhì)疑“那個(gè)人在干什么呀？”你自己也很難堅(jiān)持下去。語(yǔ)音筆記較大的一個(gè)障礙便是旁人詫異的目光——“他在錄音，很可疑呀……”所以我推薦這種“邊走邊錄”的方式。

順便一提，我使用的是iPhone的錄音功能。其他非智能機(jī)也有這種功能。正式的演講或研討會(huì)，我一般都用錄音筆來(lái)錄音。不過(guò)如果是想嘗試一下語(yǔ)音筆記的話(huà)，倒沒(méi)有必要專(zhuān)門(mén)去買(mǎi)個(gè)錄音專(zhuān)用設(shè)備。利用好手上的資源就足夠了。

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創(chuàng)意整理術(shù)06

用博客公開(kāi)創(chuàng)意，用社交網(wǎng)站擴(kuò)散創(chuàng)意

現(xiàn)在大家已經(jīng)習(xí)慣寫(xiě)博客了。它最早是用來(lái)寫(xiě)網(wǎng)絡(luò)日志的，而現(xiàn)在博客已經(jīng)不僅僅是網(wǎng)絡(luò)日志，更是記錄我們生活點(diǎn)滴和想法觀點(diǎn)的媒介，也是用來(lái)存儲(chǔ)點(diǎn)子的好平臺(tái)。

我(小山)正在運(yùn)營(yíng)一個(gè)共同執(zhí)筆的博客，當(dāng)做倉(cāng)庫(kù)使用。名叫BLOOM CAFE(www.bloom-cafe.com/)。這個(gè)博客有多位博主共同寫(xiě)作，發(fā)揮協(xié)同效應(yīng)，可以吸引許多讀者，這是其優(yōu)點(diǎn)。大家不妨也試試邀上幾位好友，開(kāi)個(gè)這樣的共同博客。

這種倉(cāng)庫(kù)型博客剛剛起步時(shí)，如不加以宣傳，想必也無(wú)人問(wèn)津。好不容易寫(xiě)出點(diǎn)什么，還是希望更多的人能來(lái)看看吧。我們可以利用Facebook的“好友推薦”按鈕①，或是使用Hatena網(wǎng)站的書(shū)簽功能②。設(shè)置好后，看過(guò)的人就能很容易地將你的文章推薦給別人。這樣信息便流動(dòng)起來(lái)了，你的讀者群也會(huì)隨之?dāng)U大。

這樣一來(lái)，我們便有了一個(gè)工作流程，即用博客存儲(chǔ)點(diǎn)子，再用SNS讓它流動(dòng)起來(lái)。

?創(chuàng)意整理術(shù)07

手機(jī)筆記法

說(shuō)到隨身攜帶、形影不離的工具，肯定是手機(jī)。最近以智能手機(jī)為代表，手機(jī)的功能越來(lái)越多。其實(shí)我們?cè)跇?gòu)思創(chuàng)意時(shí)，也可以使用這個(gè)工具。我在電車(chē)上，經(jīng)常使用，隨時(shí)記錄想到的東西。

手機(jī)讓我們即使沒(méi)有紙筆也能做筆記，最重要的是這樣記筆記的動(dòng)作非常自然。如果你掏出紙筆寫(xiě)寫(xiě)畫(huà)畫(huà)，別人一眼就能看出你在記些什么。而用手機(jī)記錄的話(huà)，在旁人看來(lái)就像是在發(fā)短信一樣，沒(méi)有什么奇怪的。

再者，電車(chē)還有個(gè)優(yōu)點(diǎn)。那就是它的環(huán)境很適合想主意。首先，頭上懸掛的廣告牌上滿(mǎn)載著時(shí)事信息，新產(chǎn)品的廣告也像走馬燈一樣不斷更換，不會(huì)讓你覺(jué)得膩味。人多也是一大優(yōu)點(diǎn)。每個(gè)人所擁有的信息量更是巨大。從發(fā)型、眼鏡、背包，到動(dòng)作、氣場(chǎng)、表情。可謂是大千世界，應(yīng)有盡有。總有一個(gè)能勾起你的興趣。

還有節(jié)奏。恐怕沒(méi)有一種交通工具可以像電車(chē)那樣讓人能夠親身感受到節(jié)奏了。所以在電車(chē)?yán)铮覀兛梢院苁娣亟邮芨鞣N各樣的刺激。這種環(huán)境對(duì)構(gòu)思點(diǎn)子而言，是求之不得的好場(chǎng)所。①

我還在構(gòu)思點(diǎn)子的方法上下了些功夫。例如我給自己定個(gè)題目：“想一個(gè)適合年輕女性喝的新酒類(lèi)商品。”并要求自己在車(chē)從新宿站開(kāi)往池袋站的這段時(shí)間內(nèi)完成構(gòu)思。首先，我會(huì)在車(chē)?yán)镎覀€(gè)符合目標(biāo)人群條件的女性。然后去思考如果是她的話(huà)，適合什么樣的酒。然后將想到的要素不斷列舉出來(lái)。接下來(lái)，將這些要素進(jìn)行組合，不斷醞釀出新的點(diǎn)子。

目標(biāo)人群就在你的眼前，想必你腦子里的形象也會(huì)不斷豐滿(mǎn)起來(lái)吧。在往返的車(chē)內(nèi)，輕輕松松想出二十來(lái)個(gè)創(chuàng)意也不在話(huà)下。

我事后再重新看一下這些筆記，像這樣有意識(shí)地把點(diǎn)子都存儲(chǔ)起來(lái)，今后寫(xiě)計(jì)劃書(shū)或開(kāi)發(fā)新業(yè)務(wù)時(shí)，就能隨時(shí)提取，隨時(shí)使用了。

如果你是智能手機(jī)用戶(hù)，推薦使用(http：//www.evernote.com/)的APP。在手機(jī)上裝了這個(gè)軟件，再裝一個(gè)到電腦上，你就能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的無(wú)縫式共享。它的普通賬戶(hù)是免費(fèi)的。

實(shí)際上這本書(shū)中的點(diǎn)子，幾乎都是在上下班的電車(chē)中記錄下來(lái)，然后謄寫(xiě)到電腦里的。恐怕車(chē)?yán)餂](méi)人能想到我是在用手機(jī)寫(xiě)書(shū)吧。

?創(chuàng)意整理術(shù)08

思維導(dǎo)圖筆記法

我最受不了耗時(shí)長(zhǎng)的會(huì)議，每次都處于游離狀態(tài)，等到回過(guò)神來(lái)的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)自己在開(kāi)小差，這總是讓我錯(cuò)過(guò)一些重要的數(shù)字。于是我告訴自己“要專(zhuān)心致志，不要開(kāi)小差”。可是我越努力地告誡自己要專(zhuān)心，就越?jīng)]法集中精力，神游得越厲害。

后來(lái)我用了思維導(dǎo)圖①做筆記，這種方法幫我解決了思維渙散的問(wèn)題。它的具體做法是以從中心向四周放射的方式做筆記，將想到的東西自由地進(jìn)行連接，不斷記錄。

筆記像樹(shù)枝一樣呈放射狀地生長(zhǎng)。例如廣告項(xiàng)目，有廣告手法的樹(shù)枝、廣告效果的樹(shù)枝、產(chǎn)品活動(dòng)日程的樹(shù)枝、廣告預(yù)算的樹(shù)枝等。我們可以同時(shí)給這些樹(shù)枝做記錄。所以就算會(huì)議途中，話(huà)題突然轉(zhuǎn)換，我們也能輕松應(yīng)對(duì)。

使用了思維導(dǎo)圖后，就算思維再跳躍，也能夠順暢地進(jìn)行記錄。就算開(kāi)始思考別的東西，思維導(dǎo)圖也有足夠的靈活性，讓你立刻開(kāi)始做新的筆記。這樣一來(lái)，反而能提高精神集中力。這種筆記方式能讓你體驗(yàn)到大腦運(yùn)轉(zhuǎn)不斷加速的感覺(jué)。

用了這個(gè)方法后，我們就能在聽(tīng)人介紹計(jì)劃的同時(shí)，把當(dāng)場(chǎng)撞擊出的靈感火花整理出來(lái)。這種高端技巧做起來(lái)卻是易如反掌，當(dāng)我們領(lǐng)會(huì)客戶(hù)的意圖后，他之后說(shuō)的話(huà)只需豎起一只耳朵，聽(tīng)個(gè)大概就行了。剩下的精力用來(lái)奮筆疾書(shū)，把當(dāng)場(chǎng)想到的創(chuàng)意和靈感落實(shí)到書(shū)面上。于是你就能永遠(yuǎn)跟“無(wú)聊會(huì)議”、“發(fā)呆會(huì)議”說(shuō)拜拜了。

此外，我們也能用思維導(dǎo)圖來(lái)做會(huì)議記錄。開(kāi)一場(chǎng)會(huì)，總有很多人說(shuō)很多話(huà)。想要認(rèn)真總結(jié)，可是相當(dāng)費(fèi)工夫的。不過(guò)，思維導(dǎo)圖適用范圍廣，即便會(huì)議上大家七嘴八舌，你方唱罷我登場(chǎng)，我們照樣能交出一份像樣的會(huì)議記錄。

就像這樣，當(dāng)會(huì)議信息不斷流動(dòng)的時(shí)候，我們就應(yīng)該選擇動(dòng)態(tài)的記錄方法。這是很重要的。普通的記錄方法適合線(xiàn)性、條理清楚、單向流動(dòng)的信息，不適合記錄非線(xiàn)性的信息。而思維導(dǎo)圖可以說(shuō)是專(zhuān)為存儲(chǔ)非線(xiàn)性流動(dòng)的信息而設(shè)計(jì)的記錄方法。

順便一提，這種思維導(dǎo)圖也能用電腦來(lái)制作。如果你想找個(gè)簡(jiǎn)單的入門(mén)軟件，那可以用FreeMind，它是免費(fèi)的。有個(gè)網(wǎng)站叫“玩轉(zhuǎn)FreeMind俱樂(lè)部”(www.freemind-club.com/)，上面有很多實(shí)用的方法，非常方便。這種軟件Windows版和Mac版都有，所以不同操作系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸也不成問(wèn)題。

如果你想制作成甘特圖，方便工作使用的話(huà)，推薦MindManager(www.mindjet.com)。

?創(chuàng)意整理術(shù)09

按時(shí)間順序管理記事本

前面我們看了如何記錄屬于流通型信息的創(chuàng)意，接下來(lái)我想思考一下與這些信息的存儲(chǔ)平臺(tái)——記事本有關(guān)的妙招。

我們會(huì)不斷往記事本里添加更多信息，所以如果不事先制定一個(gè)規(guī)則，進(jìn)行嚴(yán)格管理的話(huà)，到了緊要關(guān)頭就會(huì)出現(xiàn)手忙腳亂的情況：“我寫(xiě)到哪里來(lái)著？”

于是我們首先要做的是確保自己手中。我發(fā)現(xiàn)不少人按照領(lǐng)域或客戶(hù)分類(lèi)，同時(shí)使用好幾本記事本。可是記事本不斷增加，反而會(huì)讓我們忘記把創(chuàng)意寫(xiě)到具體的哪一本了。①

此外，如果出現(xiàn)一些跨領(lǐng)域或是同時(shí)跟兩個(gè)客戶(hù)有關(guān)的信息，我們就會(huì)糾結(jié)到底該寫(xiě)到哪一本里面，人們把這種問(wèn)題稱(chēng)為“蝙蝠問(wèn)題”。因?yàn)榇蠹铱偸窃谟懻擈鸬降资秋w禽還是走獸。

考慮到這個(gè)問(wèn)題，我決定還是一次只用一本記事本。

但是，現(xiàn)在又出了個(gè)新問(wèn)題，那就是“搞不清楚哪里寫(xiě)了什么”。各種紛繁的信息不斷增多，記事本就會(huì)變成一個(gè)黑匣子。為了避免這種混亂局面的發(fā)生，我們就需要有個(gè)“索引”，來(lái)告訴我們哪里有什么樣的信息。

人的大腦容易遺忘很多細(xì)節(jié)的東西，不過(guò)對(duì)時(shí)間順序倒是記得很清楚。例如我們一般不會(huì)把一周之前開(kāi)的會(huì)議和前天開(kāi)的會(huì)議混為一談。至于為什么不會(huì)弄混，那是因?yàn)檫@背后有一些背景故事。告訴我們“有這樣那樣的來(lái)龍去脈，所以變成了現(xiàn)在這樣”。

也許很多人會(huì)覺(jué)得這是很正常的，但某件事如果沒(méi)有背景故事的確很難讓人記住。例如一周之前吃的東西，要是沒(méi)有前后的脈絡(luò)，我們很快就會(huì)遺忘掉。①

這么一來(lái)，記住什么時(shí)候在記事本上記了筆記，就成了當(dāng)務(wù)之急。在記事本上記東西的時(shí)候，這就是方便查找信息的索引。為了不使日期順序發(fā)生混亂，我們必須翻到新的一頁(yè)，記錄新24小時(shí)的筆記。規(guī)則就是這么簡(jiǎn)單。

如此一來(lái)，等我們需要找跟某人開(kāi)會(huì)的記錄時(shí)，只需要打開(kāi)日程表，查看開(kāi)會(huì)時(shí)間，再根據(jù)時(shí)間去找到相應(yīng)的那一頁(yè)即可。

我們還需要將開(kāi)始使用記事本的日期寫(xiě)在封面上。這樣的話(huà)，我們就能從封面看出里面的內(nèi)容大概是什么時(shí)候記錄的了。

如果用這種方法添加索引，那即使是幾年前的記錄，我們也能根據(jù)開(kāi)會(huì)的日期找出它來(lái)。

?創(chuàng)意整理術(shù)10

資料整理到項(xiàng)目文件夾中

對(duì)于資料，我采取跟記事本不同的管理方法：使用“項(xiàng)目文件夾”進(jìn)行管理。具體做法是按照項(xiàng)目分類(lèi)管理資料。使用不同文件夾時(shí)，可以同時(shí)切換大腦模式，有效提高生產(chǎn)效率。

首先，請(qǐng)按照項(xiàng)目的數(shù)量準(zhǔn)備相應(yīng)的透明文件夾。如果可能的話(huà)，好是五顏六色的。透明文件夾也常用于傳遞資料文件，相信每個(gè)辦公室里都有富余的。(具有可持續(xù)性的整理法的關(guān)鍵便是使用這類(lèi)大量存在于辦公室里的工具。)

然后在透明文件夾的右上方貼上標(biāo)簽。上面寫(xiě)上開(kāi)始使用文件夾的日期和項(xiàng)目名稱(chēng)。這就是之前在“按時(shí)間順序管理記事本”那部分提到的。一看見(jiàn)日期，我們就大概了解里面裝些什么文件了。

順便一提，如果用馬克筆把標(biāo)簽裝飾得漂亮些的話(huà)，用著會(huì)心情愉快。①如果覺(jué)得麻煩的話(huà)，可以在便箋紙背面寫(xiě)上標(biāo)題，然后貼在透明文件夾的內(nèi)側(cè)也行。

做好了帶日期的項(xiàng)目文件夾后，只需把資料往里放，就算作是整理了。

然后我們?cè)儆?ldquo;”來(lái)進(jìn)行管理。這是野口悠紀(jì)教授在《超級(jí)整理法》中推薦過(guò)的方法。

首先，按照時(shí)間順序排列文件夾，確保越靠里的文件越老。然后，工作時(shí)抽出來(lái)的項(xiàng)目文件夾，放回去時(shí)要放到最前面。這樣一來(lái)，老的文件夾就被自動(dòng)地“排擠”到后面了，留在前面的都是經(jīng)常使用到的文件夾。

這樣一來(lái)，用不著的文件夾就被擠到后面。這種方法叫做“排擠式文件管理法”。日后再定期處理那些被排擠到最里面的文件夾即可。

我們像這樣用目前使用中的文件(它們位于“”)，用“