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第1章 項目管理概述

[本章學(xué)習(xí)目標(biāo)]

了解項目的定義及其特點

了解項目生命周期以及生命周期中的重要角色

了解項目管理及管理的5個基本過程

了解項目管理的發(fā)展歷史及發(fā)展趨勢

了解項目管理的背景、管理方法與工具

在知識經(jīng)濟(jì)時代，幾乎所有的成果都是由項目創(chuàng)造的。例如，設(shè)計宇宙飛船，建造一棟大樓，開發(fā)一項新產(chǎn)品或開展一項科研課題，開發(fā)一個信息系統(tǒng)等。這些活動都是項目，都對組織和個人有戰(zhàn)略意義；都需要與其他潛在的項目進(jìn)行類比，決定它們的執(zhí)行優(yōu)先級；都需要制訂一個計劃，然后再執(zhí)行那項計劃，并在執(zhí)行計劃過程中進(jìn)行監(jiān)督和控制，使其能夠滿足或利益相關(guān)者的期望；在項目結(jié)束后還需要對小組或個體進(jìn)行評估，評估的結(jié)果作為知識固化下來，用于指導(dǎo)類似的項目。

項目可以是合千萬人之力的巨大工程，也可以是只需要一個人參與的簡單勞動。項目的工期有幾十天的，也有耗時數(shù)年的。通常一個典型的項目要包含如下五個元素：①組織元素；②工作元素；③成本元素；④時間元素；⑤資源元素。如果把項目看成一種特定的管理對象，那么項目管理即是管理學(xué)的一個分支。

1.1 項目

工業(yè)社會的特點是機(jī)械化流水作業(yè)，而在以知識經(jīng)濟(jì)為主的今天，改革與創(chuàng)新成為主旋律。人們會遇到各種各樣的事情需要以項目的方式來完成，項目正在改變?nèi)藗兊纳罘绞健?/p>

1.1.1 項目的定義

PMI給出的項目定義是："用來滿足項目利益相關(guān)者(stakeholder)特定需求的獨特性、臨時性的努力。"其中，項目利益相關(guān)者是對某個項目有特定興趣的那些實體，包括項目團(tuán)隊成員、項目發(fā)起者、利益相關(guān)者、雇員和社區(qū)；"獨特性"是指一個項目所形成的產(chǎn)品、服務(wù)或其成果，甚至活動在關(guān)鍵特性上不同于其他的產(chǎn)品、服務(wù)、成果或活動；"臨時性"是指每一個項目都有明確的起點和終點，所以是一次性和有始有終的一件事情，項目團(tuán)隊常常是在項目開始的時候形成，在完成的時候解散；項目是由相關(guān)活動組成的、有計劃的、有目標(biāo)的任務(wù)。一般的項目過程是：書寫說明書以明確設(shè)計目標(biāo)；進(jìn)行計劃和控制，在計劃中列出重要項目事件以便進(jìn)行管理審查及時糾偏；進(jìn)行變更控制，通常設(shè)立變更委員會、變更董事會或者相對博學(xué)的項目經(jīng)理，由他們評估變更對其他部門和要素的影響，之后決定是否批準(zhǔn)變更。

1.1.2 項目的特點

項目就是以一套獨特而相互聯(lián)系的任務(wù)為前提，有效地利用資源，為實現(xiàn)一個特定的目標(biāo)所做的努力。不同組織或不同專業(yè)領(lǐng)域的項目特性千差方別，但是從本質(zhì)上講，一般項目具有的共同特性可以概括如下：

(1) 目的性。項目都有一個明確界定的目標(biāo)，一個期望的結(jié)果或產(chǎn)品。它是為實現(xiàn)一個組織的特定目標(biāo)服務(wù)的。

(2) 有一個主要的發(fā)起人或用戶。大部分項目都有許多利益相關(guān)者，但必須有一個主要發(fā)起人，發(fā)起人一般提供項目的需求和資金。

(3) 一次性。每個項目都有自己明確的起點與終點，它需要完成一系列相互關(guān)聯(lián)的任務(wù)，而且是不重復(fù)的任務(wù)，以實現(xiàn)項目目標(biāo)。

(4) 制約性。每個項目都處在一個特定的環(huán)境下，并且需要來自各種不同領(lǐng)域的資源來執(zhí)行任務(wù)，這些資源可能包括人力、組織、設(shè)備、原材料和工具等。項目受到所處的客觀條件和資源的制約，各種資源必須有效利用，才能實現(xiàn)項目的目標(biāo)。

(5) 風(fēng)險性。每個項目都是的，項目開始前都是在一定的假設(shè)和預(yù)算基礎(chǔ)上制訂的計劃，很難估計項目所需的時間和成本，這就產(chǎn)生了不確定性，這種特性是項目管理具有挑戰(zhàn)性的原因之一。

(6) 過程性。項目是由一系列的項目階段、活動所構(gòu)成的一個完整的過程，在項目過程中人們通過不斷地開展計劃、組織、實施、控制和決策而終實現(xiàn)項目目標(biāo)并生成項目的產(chǎn)出物。

1.1.3 項目的分類

為了更好地認(rèn)識項目，人們還可以使用分類的方法去將項目按照不同的標(biāo)志進(jìn)行劃分，從而更好地揭示項目的特性和內(nèi)涵。而這種分類的任何結(jié)果都是對于項目特性更為深入的描述。本書將項目分為以下四種類型，如表1-1所示。

表1-1 項目的分類

1.1.4 項目的生命周期

項目的特點就是有始有終，為了管理上的方便，通常將項目從概念形成到完成結(jié)束劃分為若干個階段，這些不同的階段構(gòu)成了項目的生命周期。

項目不同，階段的劃分也不盡相同。例如，軟件開發(fā)項目可劃分為需求分析、功能與界面構(gòu)架的確定、初始設(shè)計、詳細(xì)設(shè)計、編碼、集成、Alpha測試、Bug處理與改進(jìn)、內(nèi)部發(fā)行版、商業(yè)發(fā)行版等階段；建設(shè)項目可劃分為可行性研究、設(shè)計、施工、驗收與移交等階段；藥物開發(fā)項目可劃分為基礎(chǔ)和應(yīng)用研究、發(fā)現(xiàn)與篩選藥物來源、動物實驗、臨床實驗、投產(chǎn)、登記與審批階段；汽車行業(yè)產(chǎn)品開發(fā)項目可劃分為圖紙設(shè)計、零件采購、樣件制造、測試及小批量生產(chǎn)階段。

項目各階段劃分的原則以階段的某種交付成果為標(biāo)志，階段的劃分可以降低大型復(fù)雜項目的難度，每個階段完成以后可以進(jìn)行專業(yè)評估以決策是否進(jìn)入下一階段，避免失敗。

盡管不同的項目生命周期的劃分方法不同，但是一般的項目都會有一個通用的生命周期，大致可以劃分為概念階段(conceptual)、設(shè)計階段(development)、實施階段(implementation)、終止階段(termination)四個階段。

(1) 概念階段。項目的發(fā)起是為了滿足某種需求或解決某種難題，概念階段就是對這些需求的識別、發(fā)現(xiàn)和確認(rèn)，并提出解決方案的過程。該階段的主要工作包括需求識別、項目論證、可行性分析與研究、解決方案建議書的準(zhǔn)備及組建項目團(tuán)隊。

(2) 設(shè)計階段。設(shè)計階段就是提出滿足需求、解決問題的方案。這一階段需要詳細(xì)估計所需資源的種類、數(shù)量以及所花費的時間和成本。該階段的主要工作包括目標(biāo)確定、范圍界定、工作分解、工作排序、成本估計、人員分工、資源計劃、質(zhì)量保障及風(fēng)險識別。

(3) 實施階段。實施階段就是執(zhí)行項目計劃。該階段的主要工作包括實施計劃、招標(biāo)采購、跟蹤進(jìn)展、控制變更、解決問題及履行合同。

(4) 終止階段。終止階段就是移交項目結(jié)果和評估項目績效。在移交之前，要檢查、測試項目的結(jié)果是否滿足客戶的要求，確保客戶能接受項目的產(chǎn)品服務(wù)，還要進(jìn)行績效評估和經(jīng)驗總結(jié)，以便為今后執(zhí)行相似項目積累經(jīng)驗。該階段的主要工作包括范圍確認(rèn)、質(zhì)量驗收、費用決算與審計、資料整理與歸檔以及移交與評價。

1.1.5 項目與日常運營的關(guān)系

人類有組織的活動可分為兩大類：一類是在相對封閉和確定的環(huán)境下所開展的重復(fù)性、持續(xù)性、周而復(fù)始的活動，稱為"日常運營"(operation)；另一類是在相對開放和不確定的環(huán)境下所開展的臨時性、獨特性、一次性的活動，稱為"項目"(project)，如中國古代的都江堰水利工程、現(xiàn)代的三峽工程等。項目與日常運營有一些共性：它們都需要由人來完成；都要受資源的限鍘；都需要規(guī)劃、執(zhí)行和控制。但是二者卻有著根本的不同，日常運營是工業(yè)時代的管理方式，它是面向職能的專業(yè)化管理模式，注重管理的效率，管理目的是從周而復(fù)始的工作中獲得相應(yīng)的回報；而項目是知識經(jīng)濟(jì)時代下的管理方式，它是面向活動的過程管理模式，注重的是做事的效果，管理的目的是獲得項目的成果。具體區(qū)別如表1-2所示。

表1-2 項目與日常運營的關(guān)系

1.2 項目管理

現(xiàn)代項目的復(fù)雜性，使得對項目管理的要求也越來越高。項目管理的目的在于盡可能地預(yù)測出項目在實施過程中可能面臨的問題與風(fēng)險，并對項目的活動進(jìn)行計劃、組織和控制，以便在各種風(fēng)險存在的情況下順利完成項目。任何項目要想取得預(yù)期成果都需要進(jìn)行管理，本節(jié)將討論項目管理的概念、內(nèi)涵以及它與日常運營管理的不同之處。

1.2.1 項目管理的內(nèi)涵

1.項目管理的定義

PMI對項目管理的定義如下："項目管理是通過應(yīng)用和綜合諸如啟動、計劃、執(zhí)行、控制和收尾的項目管理過程。"

2.項目的管理過程

在項目生命周期中，PMI又將每個階段分成5個不同的過程：啟動過程(initiating)、計劃過程(planning)、執(zhí)行過程(executing)、控制過程(controlling)和收尾過程(closing)。其各階段的關(guān)系如圖1-1所示。

圖1-1 項目管理5個過程的關(guān)系圖

(1) 啟動過程。啟動過程確定潛在的項目，隨后要評估它們對組織的重要性。通常在談及啟動時，大多數(shù)項目計劃活動已經(jīng)到位，下一步涉及的則是實際工作的開展及即將產(chǎn)生的大筆支出。為確保項目目標(biāo)的實現(xiàn)，需要委任項目經(jīng)理、建立合理的項目組織結(jié)構(gòu)、聘任積極性高的項目成員，并使其清楚自己在項目中擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧蛻?yīng)該履行的職責(zé)。

(2) 計劃過程。計劃過程是應(yīng)用范圍廣的過程之一，計劃制訂包括定義目標(biāo)，以及選擇方案來達(dá)成目標(biāo)。許多活動都要涉及計劃過程。它也是項目的關(guān)鍵層面，如范圍、時間、成本和風(fēng)險規(guī)劃。在這個階段，可以使用項目管理工具(如Microsoft Project)來創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)(work breakdown structure，WBS)、甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖等。

(3) 執(zhí)行過程。計劃制訂后就是執(zhí)行計劃。執(zhí)行過程需要協(xié)調(diào)人員和其他資源，在執(zhí)行過程中項目的實際交付物才能產(chǎn)生。

(4) 控制過程。控制過程用以在執(zhí)行過程中定期地監(jiān)控和度量進(jìn)度，以便于確定其與計劃之間的差異，并且在必要時采取糾正措施。因此，大部分項目控制都會發(fā)生在執(zhí)行階段。

(5) 收尾過程。在項目收尾的過程中，從項目正式被接受直到結(jié)束時就進(jìn)入收尾過程，在此過程中，所有的書面工作都要結(jié)束，責(zé)任方要簽署協(xié)議，結(jié)束項目。

3.項目生命周期中的重要角色

項目生命周期中有四個重要的角色，分別是客戶、承包商、項目經(jīng)理、項目工程師。

(1) 客戶(有的項目是委托人)。客戶是為項目出資并獲取回報的個人或組織，客戶可能是多層次的，國內(nèi)通常稱為業(yè)主。但在管理類項目中，客戶代表公司董事會或高級管理層，他們白己對項目進(jìn)行管理。

(2) 承包商。承包商是承擔(dān)項目，對項目實施負(fù)責(zé)以滿足客戶需求的機(jī)構(gòu)。