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第1章 項目管理概述

[本章學習目標]

了解項目的定義及其特點

了解項目生命周期以及生命周期中的重要角色

了解項目管理及管理的5個基本過程

了解項目管理的發展歷史及發展趨勢

了解項目管理的背景、管理方法與工具

在知識經濟時代，幾乎所有的成果都是由項目創造的。例如，設計宇宙飛船，建造一棟大樓，開發一項新產品或開展一項科研課題，開發一個信息系統等。這些活動都是項目，都對組織和個人有戰略意義；都需要與其他潛在的項目進行類比，決定它們的執行優先級；都需要制訂一個計劃，然后再執行那項計劃，并在執行計劃過程中進行監督和控制，使其能夠滿足或利益相關者的期望；在項目結束后還需要對小組或個體進行評估，評估的結果作為知識固化下來，用于指導類似的項目。

項目可以是合千萬人之力的巨大工程，也可以是只需要一個人參與的簡單勞動。項目的工期有幾十天的，也有耗時數年的。通常一個典型的項目要包含如下五個元素：①組織元素；②工作元素；③成本元素；④時間元素；⑤資源元素。如果把項目看成一種特定的管理對象，那么項目管理即是管理學的一個分支。

1.1 項目

工業社會的特點是機械化流水作業，而在以知識經濟為主的今天，改革與創新成為主旋律。人們會遇到各種各樣的事情需要以項目的方式來完成，項目正在改變人們的生活方式。

1.1.1 項目的定義

PMI給出的項目定義是："用來滿足項目利益相關者(stakeholder)特定需求的獨特性、臨時性的努力。"其中，項目利益相關者是對某個項目有特定興趣的那些實體，包括項目團隊成員、項目發起者、利益相關者、雇員和社區；"獨特性"是指一個項目所形成的產品、服務或其成果，甚至活動在關鍵特性上不同于其他的產品、服務、成果或活動；"臨時性"是指每一個項目都有明確的起點和終點，所以是一次性和有始有終的一件事情，項目團隊常常是在項目開始的時候形成，在完成的時候解散；項目是由相關活動組成的、有計劃的、有目標的任務。一般的項目過程是：書寫說明書以明確設計目標；進行計劃和控制，在計劃中列出重要項目事件以便進行管理審查及時糾偏；進行變更控制，通常設立變更委員會、變更董事會或者相對博學的項目經理，由他們評估變更對其他部門和要素的影響，之后決定是否批準變更。

1.1.2 項目的特點

項目就是以一套獨特而相互聯系的任務為前提，有效地利用資源，為實現一個特定的目標所做的努力。不同組織或不同專業領域的項目特性千差方別，但是從本質上講，一般項目具有的共同特性可以概括如下：

(1) 目的性。項目都有一個明確界定的目標，一個期望的結果或產品。它是為實現一個組織的特定目標服務的。

(2) 有一個主要的發起人或用戶。大部分項目都有許多利益相關者，但必須有一個主要發起人，發起人一般提供項目的需求和資金。

(3) 一次性。每個項目都有自己明確的起點與終點，它需要完成一系列相互關聯的任務，而且是不重復的任務，以實現項目目標。

(4) 制約性。每個項目都處在一個特定的環境下，并且需要來自各種不同領域的資源來執行任務，這些資源可能包括人力、組織、設備、原材料和工具等。項目受到所處的客觀條件和資源的制約，各種資源必須有效利用，才能實現項目的目標。

(5) 風險性。每個項目都是的，項目開始前都是在一定的假設和預算基礎上制訂的計劃，很難估計項目所需的時間和成本，這就產生了不確定性，這種特性是項目管理具有挑戰性的原因之一。

(6) 過程性。項目是由一系列的項目階段、活動所構成的一個完整的過程，在項目過程中人們通過不斷地開展計劃、組織、實施、控制和決策而終實現項目目標并生成項目的產出物。

1.1.3 項目的分類

為了更好地認識項目，人們還可以使用分類的方法去將項目按照不同的標志進行劃分，從而更好地揭示項目的特性和內涵。而這種分類的任何結果都是對于項目特性更為深入的描述。本書將項目分為以下四種類型，如表1-1所示。

表1-1 項目的分類

1.1.4 項目的生命周期

項目的特點就是有始有終，為了管理上的方便，通常將項目從概念形成到完成結束劃分為若干個階段，這些不同的階段構成了項目的生命周期。

項目不同，階段的劃分也不盡相同。例如，軟件開發項目可劃分為需求分析、功能與界面構架的確定、初始設計、詳細設計、編碼、集成、Alpha測試、Bug處理與改進、內部發行版、商業發行版等階段；建設項目可劃分為可行性研究、設計、施工、驗收與移交等階段；藥物開發項目可劃分為基礎和應用研究、發現與篩選藥物來源、動物實驗、臨床實驗、投產、登記與審批階段；汽車行業產品開發項目可劃分為圖紙設計、零件采購、樣件制造、測試及小批量生產階段。

項目各階段劃分的原則以階段的某種交付成果為標志，階段的劃分可以降低大型復雜項目的難度，每個階段完成以后可以進行專業評估以決策是否進入下一階段，避免失敗。

盡管不同的項目生命周期的劃分方法不同，但是一般的項目都會有一個通用的生命周期，大致可以劃分為概念階段(conceptual)、設計階段(development)、實施階段(implementation)、終止階段(termination)四個階段。

(1) 概念階段。項目的發起是為了滿足某種需求或解決某種難題，概念階段就是對這些需求的識別、發現和確認，并提出解決方案的過程。該階段的主要工作包括需求識別、項目論證、可行性分析與研究、解決方案建議書的準備及組建項目團隊。

(2) 設計階段。設計階段就是提出滿足需求、解決問題的方案。這一階段需要詳細估計所需資源的種類、數量以及所花費的時間和成本。該階段的主要工作包括目標確定、范圍界定、工作分解、工作排序、成本估計、人員分工、資源計劃、質量保障及風險識別。

(3) 實施階段。實施階段就是執行項目計劃。該階段的主要工作包括實施計劃、招標采購、跟蹤進展、控制變更、解決問題及履行合同。

(4) 終止階段。終止階段就是移交項目結果和評估項目績效。在移交之前，要檢查、測試項目的結果是否滿足客戶的要求，確保客戶能接受項目的產品服務，還要進行績效評估和經驗總結，以便為今后執行相似項目積累經驗。該階段的主要工作包括范圍確認、質量驗收、費用決算與審計、資料整理與歸檔以及移交與評價。

1.1.5 項目與日常運營的關系

人類有組織的活動可分為兩大類：一類是在相對封閉和確定的環境下所開展的重復性、持續性、周而復始的活動，稱為"日常運營"(operation)；另一類是在相對開放和不確定的環境下所開展的臨時性、獨特性、一次性的活動，稱為"項目"(project)，如中國古代的都江堰水利工程、現代的三峽工程等。項目與日常運營有一些共性：它們都需要由人來完成；都要受資源的限鍘；都需要規劃、執行和控制。但是二者卻有著根本的不同，日常運營是工業時代的管理方式，它是面向職能的專業化管理模式，注重管理的效率，管理目的是從周而復始的工作中獲得相應的回報；而項目是知識經濟時代下的管理方式，它是面向活動的過程管理模式，注重的是做事的效果，管理的目的是獲得項目的成果。具體區別如表1-2所示。

表1-2 項目與日常運營的關系

1.2 項目管理

現代項目的復雜性，使得對項目管理的要求也越來越高。項目管理的目的在于盡可能地預測出項目在實施過程中可能面臨的問題與風險，并對項目的活動進行計劃、組織和控制，以便在各種風險存在的情況下順利完成項目。任何項目要想取得預期成果都需要進行管理，本節將討論項目管理的概念、內涵以及它與日常運營管理的不同之處。

1.2.1 項目管理的內涵

1.項目管理的定義

PMI對項目管理的定義如下："項目管理是通過應用和綜合諸如啟動、計劃、執行、控制和收尾的項目管理過程。"

2.項目的管理過程

在項目生命周期中，PMI又將每個階段分成5個不同的過程：啟動過程(initiating)、計劃過程(planning)、執行過程(executing)、控制過程(controlling)和收尾過程(closing)。其各階段的關系如圖1-1所示。

圖1-1 項目管理5個過程的關系圖

(1) 啟動過程。啟動過程確定潛在的項目，隨后要評估它們對組織的重要性。通常在談及啟動時，大多數項目計劃活動已經到位，下一步涉及的則是實際工作的開展及即將產生的大筆支出。為確保項目目標的實現，需要委任項目經理、建立合理的項目組織結構、聘任積極性高的項目成員，并使其清楚自己在項目中擔當的角色和應該履行的職責。

(2) 計劃過程。計劃過程是應用范圍廣的過程之一，計劃制訂包括定義目標，以及選擇方案來達成目標。許多活動都要涉及計劃過程。它也是項目的關鍵層面，如范圍、時間、成本和風險規劃。在這個階段，可以使用項目管理工具(如Microsoft Project)來創建工作分解結構(work breakdown structure，WBS)、甘特圖和網絡圖等。

(3) 執行過程。計劃制訂后就是執行計劃。執行過程需要協調人員和其他資源，在執行過程中項目的實際交付物才能產生。

(4) 控制過程。控制過程用以在執行過程中定期地監控和度量進度，以便于確定其與計劃之間的差異，并且在必要時采取糾正措施。因此，大部分項目控制都會發生在執行階段。

(5) 收尾過程。在項目收尾的過程中，從項目正式被接受直到結束時就進入收尾過程，在此過程中，所有的書面工作都要結束，責任方要簽署協議，結束項目。

3.項目生命周期中的重要角色

項目生命周期中有四個重要的角色，分別是客戶、承包商、項目經理、項目工程師。

(1) 客戶(有的項目是委托人)。客戶是為項目出資并獲取回報的個人或組織，客戶可能是多層次的，國內通常稱為業主。但在管理類項目中，客戶代表公司董事會或高級管理層，他們白己對項目進行管理。

(2) 承包商。承包商是承擔項目，對項目實施負責以滿足客戶需求的機構。