新員工踏入職場的首要工作便是書寫文書，如給合作伙伴的問候信、聯(lián)絡(luò)文書，給上司的報(bào)告書、企劃書等。書中詳細(xì)介紹了這些"商務(wù)文書"通常所要遵守一定的寫作模式，比如收信人、寄信者、日期的位置、季節(jié)問候、收信人的公司名稱、敬稱等，如若不遵守，就顯得非常不禮貌，造成溝通障礙。同時(shí)，本書還對(duì)整理技巧、商務(wù)信息的搜集及利用、出席會(huì)議的基本注意事項(xiàng)、時(shí)間管理技巧等新員工可能需要的方法和要點(diǎn)加以整理及介紹。
初入職場的新鮮人，應(yīng)該明確的就是自己的新員工身份，以及該身份所對(duì)應(yīng)工作責(zé)任。如何撰寫商務(wù)文書(對(duì)內(nèi)、對(duì)外文書)，如何有效整理工作內(nèi)容、梳理工作進(jìn)展，如何搜集有效信息并加以分析、處理和利用，如何做好會(huì)議記錄、在會(huì)上發(fā)言，如何有效整理時(shí)間、安排工作日程……凡此種種，都是新員工必須快速掌握的基本工作技能。
這是一本對(duì)公司新人具有指導(dǎo)性和實(shí)用性的書籍，同時(shí)也可作為所有企業(yè)對(duì)新入職人員進(jìn)行培訓(xùn)的參考。
以商務(wù)類書籍的編輯為主，由企業(yè)經(jīng)營者、商務(wù)人士、作家等共同組成的研究協(xié)會(huì)，以商務(wù)活動(dòng)為研究主題，在日本具有極高的和榮譽(yù)。
及時(shí)章 掌握商務(wù)文書的寫作
1.1商務(wù)文書寫作中的注意事項(xiàng)
1.2商務(wù)文書的種類
1.3正確傳達(dá)信息的方法
1.4如何寫出具有邏輯性的文章
1.5如何寫出通俗易懂的文章
1.6用電腦寫商務(wù)文書成為主流
第二章 企業(yè)內(nèi)部文書的寫作實(shí)例
2.1什么叫企業(yè)內(nèi)部文書
2.2留言記錄也是一種內(nèi)部文書
2.3企業(yè)內(nèi)部文書的寫作模式
2.4通知
2.5每日、每周、每月的工作報(bào)告
2.6不定期的工作報(bào)告
2.7企劃書
2.8提案書
2.9會(huì)議紀(jì)要
2.10請(qǐng)示書
第三章 對(duì)外文書的寫作實(shí)例
3.1什么叫對(duì)外文書
3.2對(duì)外文書的寫作模式
3.3信封的書寫格式
3.4通知、委托書等
3.5催促信、抗議信、道歉信等
3.6答謝信、祝賀信、婚禮請(qǐng)柬等社交文書
第四章 有助工作進(jìn)展的整理技巧
4.1整理技巧的五個(gè)基本要領(lǐng)
4.2整理和收拾是不同的
4.3對(duì)需要的東西及不要的東西進(jìn)行合理分類
4.4辦公桌周圍的整理
4.5文件的整理
4.6名片的整理
4.7通過記事本整理工作內(nèi)容
4.8書籍的整理
4.9整理想法
第五章 信息搜集及有效利用的方法
5.1搜集商務(wù)活動(dòng)中的信息
5.2信息搜集的目的
5.3區(qū)分使用不同的信息源
5.4從報(bào)紙、雜志、書籍、電視、收音機(jī)中搜集信息
5.5在圖書館、資料中心進(jìn)行信息搜集
5.6活用搜索引擎——基礎(chǔ)篇
5.7活用搜索引擎——應(yīng)用篇
5.8通過人脈搜集信息
5.9分析信息
5.10處理信息
第六章 參 加 會(huì) 議
6.1確認(rèn)會(huì)議的目的
6.2會(huì)議的種類
6.3會(huì)議召開前的準(zhǔn)備
6.4會(huì)議室的準(zhǔn)備
6.5會(huì)議開始前需要確認(rèn)的事項(xiàng)
6.6參加會(huì)議時(shí)要注意的事項(xiàng)與禮節(jié)
6.7如何聽取會(huì)議內(nèi)容
6.8會(huì)議期間如何做好記錄
6.9會(huì)議發(fā)言
6.10恰當(dāng)?shù)奶釂柤盎卮鸱绞?/p>
6.11會(huì)議結(jié)束
6.12會(huì)議演講
6.13演講的準(zhǔn)備
第七章 時(shí)間管理技巧
7.1贏得時(shí)間就能贏得商機(jī)
7.2通過時(shí)間管理提高時(shí)間效率
7.3明確要做的工作
7.4決定優(yōu)先順序
7.5對(duì)工作量的估計(jì)
7.6制定時(shí)間表
7.7以年、月為單位的時(shí)間表
7.8以周、天為單位的時(shí)間表
7.9確認(rèn)日程安排
7.10實(shí)施計(jì)劃的技巧
7.11重新認(rèn)識(shí)時(shí)間效率
7.12學(xué)會(huì)擠時(shí)間
內(nèi)容、用詞要，要點(diǎn)明確、簡潔，易于讀者理解。
交談與寫作是與人交流的兩種方法。寫作與交談相比，具有如下特征："正確傳達(dá)給對(duì)方"、"可以一次性傳達(dá)給多人"、"可以重復(fù)閱讀"、"能夠保存"。
這些特征在商務(wù)場合中發(fā)揮著積極的作用，而書寫、閱讀、保存商務(wù)文書也是我們的日常工作的重要組成部分。
此外，交談是人類從1周歲左右就自然掌握的技能，但通過書寫來表達(dá)意思，是從3~4歲才開始練習(xí)的，因此如何寫好文章，也是大家今后需要學(xué)習(xí)的課題。
在商務(wù)領(lǐng)域中，人們大多通過文書來共享、傳達(dá)和保存正確的信息。因此商務(wù)文書要做到"內(nèi)容、用詞"、"要點(diǎn)明確"、"簡潔"、"易于讀者理解"等。
按照"5W2H"原則整合信息，可以查漏補(bǔ)缺、刪除重復(fù)的部分，寫出流暢的文書。
使用商務(wù)文書的目的中，最重要的是正確傳達(dá)信息。內(nèi)容難以理解，遺漏重要的事項(xiàng)，用不同的詞重復(fù)相同的內(nèi)容等都是不恰當(dāng)?shù)摹Ｒ虼宋覀冃枰凑?5W2H"(When：什么時(shí)候、Where：在哪里、Who：誰、What：做什么、Why：為什么、How：怎么樣、How much：多少或者How many：幾個(gè))原則來整合信息。而且，有時(shí)還要弄清事件的對(duì)象是誰，即Whom。特別是"對(duì)象"、"做什么"、"原因"這三點(diǎn)信息的主要部分，這是必須把握的要點(diǎn)。
即便是日常的電話記錄，也要盡量養(yǎng)成按照"5W2H"原則整理的習(xí)慣，這有助于報(bào)告書的寫作。
序言、正文、備注是內(nèi)部文書最基本的三個(gè)部分，不需要運(yùn)用禮節(jié)性的表達(dá)。
企業(yè)內(nèi)部文書是給企業(yè)內(nèi)部職員閱讀的文書，盡量避免禮節(jié)性的問候、寒暄、結(jié)語等，少用敬語，要分條書寫，通俗易懂，簡潔明了。
內(nèi)部文書大致由序言、正文、備注三部分構(gòu)成。序言中包括文書編號(hào)(各個(gè)公司有固定的編號(hào)方式，以便管理)、發(fā)送日期、發(fā)送人、接收人(收信者)等，正文包括題目、內(nèi)容、相關(guān)事宜(具體內(nèi)容)等、備注則包括添加的文件、負(fù)責(zé)人姓名等。文章結(jié)尾處要寫"完畢"二字。
各項(xiàng)內(nèi)容的安排也有基本的模式。
賬票等日常內(nèi)部文書一般有標(biāo)準(zhǔn)的模式，以及需要書寫的必要事宜。如果不是，則也有其特殊的寫作模式，因此視情況而定。
對(duì)外文書有開頭與結(jié)束語、季節(jié)的問候語、表達(dá)感謝的話、正文等必要的組成部分。
對(duì)外文書中的寫作規(guī)則包括恰當(dāng)運(yùn)用"開頭與結(jié)束語"、"季節(jié)的問候語"、"感謝的話"等，還要注意敬語的使用等。
開頭語是指為了表達(dá)對(duì)對(duì)方的敬意，在文書的開頭部分所使用的固定句式。而結(jié)束語則是文書的部分，有"告辭"之意。兩者要對(duì)應(yīng)使用。一般來說，"敬啟"(開頭語)與"此致敬禮"(結(jié)束語)對(duì)應(yīng)使用。
開頭語后，基本會(huì)接一些季節(jié)的問候語，如"初春之時(shí)"，或是"承蒙平日里的照顧"等感謝的話語(這些都稱為"序言")。如果要省略序言的話，一般省略的只是季節(jié)的問候語。
如果序言中寫的是對(duì)對(duì)方事業(yè)繁盛的祝福和平日的感謝，那么在結(jié)尾處要加上希望對(duì)方繼續(xù)支持的話語，并將自己的期望進(jìn)行簡單的歸納。
分類、整理、清掃、清潔、養(yǎng)成良好習(xí)慣是提高工作效率的基本要領(lǐng)。
上司命令自己找出資料時(shí)，在文件堆積如山的辦公桌上反復(fù)尋找，或是因?yàn)椴恢滥橙说拿旁谀睦锒鴮⒚瑠A翻來翻去……類似這樣的查找工作本身就會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間。而且，如果自己周圍的工作空間不夠整潔的話，那么工作效率也會(huì)受到影響。
在制造業(yè)中人們常常所說的"五個(gè)基本要領(lǐng)"是一個(gè)能保障工作高效進(jìn)行的方法，即分類、整理、清掃、清潔、養(yǎng)成良好習(xí)慣。而現(xiàn)在，這五個(gè)基本要領(lǐng)不僅適用于制造業(yè)，在其他很多領(lǐng)域中也得到了廣泛的運(yùn)用。
如今辦公室自動(dòng)化、信息化正逐步發(fā)展，但這五個(gè)基本要領(lǐng)仍需要我們自身來完成。如果能做到這五點(diǎn)，相信工作效率將會(huì)有大幅度的提升。
